DGOBR/DIR/TBGI
Contactpersoon Liesbeth Edelbroek E:
[email protected]
Inleiding
Datum 9 oktober 2014
Het huidige Rijksportaal stamt alweer uit 2007. De wereld is sindsdien sterk veranderd, terwijl de bestaande voorziening onvoldoende met die veranderingen is meegegroeid. Dit is in de kern de belangrijkste reden om na te gaan denken over een nieuw Rijksportaal. Het bestaande Rijksportaal was een belangrijke eerste stap om de individuele intranetten van met name de kerndepartementen te vervangen door een gemeenschappelijke voorziening. Het is nu tijd voor de volgende stap: het realiseren van een daadwerkelijk rijksbrede voorziening die rijksambtenaren in staat stelt te werken op een manier zoals de samenleving die vandaag de dag van hen vraagt. En waarmee we sneller en flexibeler op toekomstige veranderingen kunnen reageren en anticiperen.
Totstandkoming en opzet van deze beslisnotitie Het Opdrachtgeversberaad Rijksportaal heeft een Denktank ingericht om de contouren van een nieuw Rijksportaal uit te werken en de route naar besluitvorming voor te bereiden. De Denktank heeft die opdracht uitgevoerd in vier parallelle deelprojecten: 1. Zakelijke rechtvaardiging: een onderbouwing van de noodzaak om de ontwikkeling van een nieuw Rijksportaal te starten, op basis van een analyse van trends en ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid en breder in de samenleving. 2. Visualisatie: een onderzoek naar hoe een Rijksportaal het werk van de rijksambtenaar idealiter ondersteunt, op basis van workshops met medewerkers uit verschillende functies en organisaties en een aantal belangrijke dienstenaanbieders. 3. Redactie: een verkenning naar de organisatie van het maken, bewerken en (de)publiceren van Rijksportaal-content, inclusief de benodigde inhoudelijke en functionele ondersteuning, op basis van een workshop met redacteuren van ministeries, uitvoeringsorganisaties en dienstenaanbieders. 4. Stakeholdermanagement: gesprekken om de belangen en verwachtingen van de belangrijkste Rijksportaal-stakeholders scherp te krijgen, evenals hun rol in het proces. De opbrengst van de vier deelprojecten1 is vervat in deze beslisnotitie, die als volgt is opgebouwd: 1. Een korte beschrijving van de context en aanleiding voor Rijksportaal 2: wat maakt dat we de volgende stap moeten zetten? 2. Een beschrijving van de contouren van Rijksportaal 2: hoe sluit Rijksportaal 2 aan op de ontwikkelingen om ons heen en wat zijn dan de belangrijkste verschillen met de huidige situatie? 3. Een beschrijving van de belangrijkste succesfactoren: wat moeten we goed met elkaar regelen om Rijksportaal 2 te laten slagen? 4. Een voorstel voor een vervolgaanpak.
1
De onderliggende stukken staan in de samenwerkruimte Opdrachtgeversberaad Rijksportaal. Pagina 1 van 9
1. Context en aanleiding We starten met een korte beschrijving van de veranderende beleidsmatige en maatschappelijke context waarin de Rijksoverheid zich bevindt. Deze context is de aanleiding om na te gaan denken over een nieuw Rijksportaal. We beseffen ons overigens dat de twee dimensies (beleidsmatig en maatschappelijk) logisch met elkaar samenhangen en in feite niet los van elkaar kunnen worden gezien.
Beleidsmatige context: de Rijksoverheid in verandering De samenleving verandert voortdurend. De Rijksoverheid moet zich aan die veranderende samenleving aanpassen en waar dat kan op ontwikkelingen anticiperen. Dit continue veranderproces heeft de afgelopen jaren beleidsmatig vorm gekregen in drie opeenvolgende programma’s: het Programma Vernieuwing Rijksdienst (2007), het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst (2011) en de Hervormingsagenda Rijksdienst (2013). Met deze programma’s is de ontwikkeling ingezet naar een effectieve, efficiënte en dienstverlenende Rijksoverheid. Een Rijksoverheid die opereert als flexibele, horizontale netwerkorganisatie, wars is van bestuurlijke en ambtelijke drukte en die haar dienstverlening aan burgers en bedrijfsleven digitaal en transparant heeft georganiseerd. Met medewerkers die tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk samenwerken, over de grenzen van organisatieonderdelen en ketens heen. Daarbij ondersteund door zo generiek mogelijke ICT en een eenduidig aangestuurde, rijksbrede bedrijfsvoering, waarvan de uitvoering is belegd bij shared service organisaties.
Maatschappelijke context: de digitalisering van de samenleving De samenleving digitaliseert in een razend tempo. Mede als gevolg van deze digitalisering worden burgers mondiger en zijn zij beter geïnformeerd. Er ontstaan nieuwe, tijdelijke, horizontale verbanden, die vragen om andere, meer transparante manieren van beleid maken, toezicht houden, communiceren en samenwerken. De overheid is niet langer de vanzelfsprekende autoriteit, maar slechts één van de spelers in het netwerk. Het werken in Nederland flexibiliseert. Mensen gaan steeds tijd- en plaatsonafhankelijker werken, daarbij ondersteund door de cloud en met bring your own device. Er ontstaan nieuwe vormen van interactie en samenwerking en de nieuwe generatie werknemers houdt er een andere kijk op werk op na, met als kernwoord 'flexibiliteit'. Mensen werken steeds zelfstandiger in flexibele organisaties en in wisselende, zelfsturende teams. De scheiding tussen werk en privé vervaagt. Mobiele communicatie en sociale media zijn onlosmakelijke onderdelen van ons dagelijks leven geworden. Organisaties passen onder invloed hiervan steeds vaker ‘mobile first’ en ‘social business’ strategieën toe.
Pagina 2 van 9
2. Contouren Rijksportaal 2 In de ontwikkeling naar een effectieve, efficiënte en dienstverlenende Rijksoverheid is Rijksportaal 22 een logische volgende stap. En een noodzakelijke, om het werk van de moderne rijksambtenaar te kunnen blijven ondersteunen. In dit hoofdstuk schetsen we de contouren van dit nieuwe Rijksportaal. Contouren die een stevige koerswijziging inhouden ten opzichte van de huidige situatie. Het gaat nadrukkelijk om een schets op hoofdlijnen, die later verder moet worden geconcretiseerd en gedetailleerd in termen van functionaliteit, techniek en architectuur. Met daarbij direct een belangrijke kanttekening: we zullen nooit kunnen ontwerpen op de toekomst, omdat we die nu eenmaal niet kunnen voorspellen. Wel kunnen we met Rijksportaal 2 investeren in de snelheid, slagkracht en wendbaarheid die nodig is om op toekomstige ontwikkelingen in te kunnen spelen. De hier geschetste contouren creëren daarvoor de voorwaarden.
Een generiek raamwerk met een flexibel samen te stellen, dynamisch en modulair aanbod Rijksportaal 2 biedt een generiek raamwerk waarbinnen informatie, hulpmiddelen en diensten voor rijksmedewerkers modulair en gecompartimenteerd kunnen worden aangeboden en ontsloten. Iedereen - van shared service tot community van gebruikers - kan zulke modules (laten) ontwikkelen, mits zij rekening houden met de geldende en bindende gemeenschappelijke aansluitvoorwaarden. Het aanbod van modules varieert al naar gelang de actuele gebruikersbehoefte. Afhankelijkheden tussen individuele modules en hun aanbieders/eigenaren worden zo veel mogelijk gereduceerd. De denkrichting voor Rijksportaal 2 is hiermee eerder een continu veranderend, flexibel door de medewerker samen te stellen modulair aanbod dan een traditioneel intranet met een uitgebreide informatiestructuur waarbinnen bepaalde functionaliteiten geïntegreerd worden ontsloten.
De gebruiker centraal Een open deur, maar wel één die het verdient te worden ingetrapt. Rijksportaal 2 is opgezet en ingericht vanuit de behoeften, werkinhoud en werkprocessen van de individuele, zelfsturende medewerker. Dit principe werkt door in alle hierna beschreven contouren. De medewerker is meer in control. Hij is in belangrijke mate de regisseur over zijn eigen Rijksportaal, zonder dat vooraf voor alles is bedacht of bepaald wat hij moet doen. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Personaliseren Publiceren en bewerken Ondersteuning voor contextuele informatie Ondersteuning voor (realtime) feedback
Altijd en overal toegang Rijksportaal 2 biedt medewerkers van de Rijksoverheid toegang tot alle digitale informatie, hulpmiddelen en diensten die zij nodig hebben om hun werk op een efficiënte en effectieve manier uit te kunnen voeren en helpt zo de ambitie te verwezenlijken om als Rijksoverheid volledig digitaal te gaan werken.
2
We hebben gemerkt dat het woord Rijksportaal bepaalde associaties oproept, die niet passen bij de ambities die we met Rijksportaal 2 hebben. In een vervolgfase willen we daarom nadenken over een nieuwe, betere naam. Eén van de Rijksportaal-stakeholders had recent een gesprek met journalist Brenno de Winter, die (los van de Rijksportaaldiscussie overigens) de term ‘digitaal gastheerschap’ noemde. Wellicht een aardige denkrichting om te verkennen? Pagina 3 van 9
Medewerkers kunnen Rijksportaal 2 altijd (24/7), overal (op het werk, thuis, onderweg en in het buitenland) en vanaf ieder apparaat (PC, tablet en smartphone) raadplegen en gebruiken. Rijksportaal 2 maakt daartoe optimaal gebruik van mobiele technologie en diensten. De presentatie van Rijksportaal 2 past zich aan aan het gebruikte device, zonder in te boeten aan functionaliteit. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Responsiveness voor verschillende devices
Effectieve en efficiënte digitale dienstverlening Informatie, hulpmiddelen en diensten worden steeds vaker aangeboden vanuit rijksbrede shared services. Rijksportaal 2 faciliteert de digitale dienstverlening van deze shared services en helpt die dienstverlening te verbeteren. De behoefte van de individuele medewerker is hierbij het vertrekpunt. Interne administratieve lasten en bureaucratie worden zo veel mogelijk teruggedrongen. Medewerkers kunnen op Rijksportaal 2 snel, gemakkelijk en efficiënt praktische zaken regelen, zonder dat zij onnodige gegevens hoeven te overleggen of iedere keer dezelfde basisgegevens hoeven in te vullen. Hierbij past een - in termen van inlogs - zo drempelloos mogelijke toegang tot de diverse modules en een goede afstemming van de werkprocessen van de shared services. Waar mogelijk worden informatie en functionaliteiten eenduidig (volgens dezelfde ontwerpprincipes en look and feel) aan de medewerker gepresenteerd. Het voorgaande betekent trouwens niet dat de dienstverlening van de shared services technisch in Rijksportaal 2 moet worden geïntegreerd: het gaat erom de medewerker gebruiksgemak en een snelle en gemakkelijke toegang te bieden. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Single sign on Gestandaardiseerde gegevensuitwisseling Eenmalig gegevensgebruik Automatisch in- en aanvullen
Snelle en efficiënte toegang tot informatie Uit de workshops van het deelproject Visualisatie blijkt dat het zoeken van informatie en personen op dit moment de meest uitgevoerde taak is op het Rijksportaal. Dit brengt de nodige ergernis met zich mee. Informatie is moeilijk vindbaar, onvolledig of verouderd. Rijksportaal 2 moet beter in deze kerntaak gaan voorzien. Bijvoorbeeld door informatie thematisch, taakgericht en contextueel aan te bieden en te voorzien in goede zoek- en filtermogelijkheden. Ook zal de organisatie actief moeten sturen op de kwaliteit van content en het bijhouden van persoonlijke profielpagina’s. In het kader van nadenken over hoe medewerkers snel en efficiënt informatie tot zich kunnen nemen zou ook de vorm waarin informatie beschikbaar wordt gesteld (beeld in plaats van lappen tekst) eens tegen het licht kunnen worden gehouden. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Zoeken en filteren Ondersteuning voor contextuele informatie Personaliseren Volgen/abonneren Liken/waarderen Alerteren Profielpagina ‘plus’ Ondersteuning voor multimediale content Ondersteuning voor (geautomatiseerde) informatie-opschoning Integratie van externe bronnen Pagina 4 van 9
Ontkokerd en flexibel samenwerken en kennis delen Rijksportaal 2 stimuleert de ontkokering van de Rijksoverheid door minder de organisatieonderdelen en meer de inhoud van het werk en de bijbehorende werkprocessen centraal te stellen. Deze thematische, taakgerichte opzet zorgt ervoor dat medewerkers makkelijker op verschillende plekken in de organisatie kunnen werken, maakt het Rijksportaal minder ‘kwetsbaar’ voor organisatiewijzigingen en maakt dat werkprocessen beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Rijksportaal 2 biedt de mogelijkheid om over de grenzen van organisaties en ketens heen samen te werken en kennis te delen. Ook met externe partners. Het kent daartoe een open en transparant karakter en faciliteert beslotenheid waar de vertrouwelijkheid van het werk daarom vraagt. Informatie die zowel voor interne als externe doelgroepen relevant is, hoeft dan niet langer via aparte websites te worden ontsloten (denk aan Rijksacademie.nl, UBRijk.nl en Functiegebouwrijksoverheid.nl). Rijksportaal 2 legt een logische verbinding met de plekken waar samenwerking en kennisdeling buiten het platform zelf plaatsvindt. En haalt zo de buitenwereld binnen. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Drempelloos samenwerken met externen Delen Verbinding met externe samenwerkingsplatforms
Sociaal en interactief Rijksportaal 2 heeft een sociale en interactieve opzet, waarbij de focus ligt op de medewerker en zijn expertise. Het maakt gebruik van de mogelijkheden en interactieprincipes van sociale media om intern en extern in communities samen te werken en op een laagdrempelige manier kennis uit te wisselen. En ontsluit relevante (content van) sociale media als instrument voor professionele profilering en communicatie. Medewerkers krijgen - binnen door de domeineigenaren vast te stellen grenzen - meer mogelijkheden zelf informatie te publiceren, bewerken of delen. Rijksportaal 2 krijgt hiermee een persoonlijker gezicht, stimuleert interactie en wordt behalve voor ook meer van de medewerker. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Volgen/abonneren Delen Reageren Liken/waarderen Direct messaging/(video)chatten (Micro)bloggen Integratie van sociale media
Podium voor ambassadeurs De Voorlichtingsraad heeft haar visie op de interne communicatie van het Rijk vastgelegd in de notitie ‘De daad bij het woord - de potentie van 110.000 ambassadeurs’. Kern van deze visie is dat ambtenaren, in het veranderende samenspel met andere bestuurslagen, ondernemingen, maatschappelijke instellingen en burgers (de participatie/netwerksamenleving), meer dan ooit ambassadeurs van de Rijksoverheid en het openbaar bestuur zijn. Zij zijn het gezicht van de organisatie, kennen de doelen en ambities van die organisatie en weten daaraan in samenwerking met collega’s een bijdrage te leveren. Rijksportaal 2 is een belangrijk podium voor deze ambassadeurs en hun verhalen. Pagina 5 van 9
Verhalen over hoe medewerkers in de praktijk gestalte geven aan de opgaven van het kabinet, de drijfveren die zij daarbij hebben en de dilemma’s die zij daarbij tegenkomen. Door deze ambassadeurs de actualiteit binnen en buiten de Rijksoverheid in samenhang te laten duiden, brengen we het werken voor het openbaar bestuur tot leven, werken we aan ‘beroepstrots’ en zorgen we ervoor dat de organisatie intern beter is toegerust voor het leggen van relevante externe verbindingen. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: (Micro)bloggen Ondersteuning voor multimediale content
Gepersonaliseerd en op maat Rijksportaal 2 biedt medewerkers informatie, hulpmiddelen en diensten op maat. Dit aanbod wordt niet alleen samengesteld op basis van wat er formeel over een medewerker bekend is (zoals zijn organisatie, afdeling en functie) en wat hij zelf aan persoonlijke interesses en voorkeuren kenbaar heeft gemaakt, maar ook op basis van contextuele informatie: de specifieke situatie waarin een medewerker zich bevindt en het concrete gedrag dat hij vertoont. Denk bijvoorbeeld aan het pand waar hij aan het werk is, het tijdstip van de dag of het document dat hij op dat moment open heeft staan. Maar ook aan de mensen met wie hij samenwerkt, de zoektermen die hij recent heeft gebruikt of het onderwerp van zijn laatste LinkedIn update. Dit houdt het aanbod van informatie en diensten actueel en relevant. De medewerker kan het aanbod zelf verder personaliseren en hiermee Rijksportaal 2 als zijn persoonlijke gereedschapskist inrichten. Voorbeelden van gerelateerde functionaliteit: Ondersteuning voor contextuele informatie Personaliseren Volgen/abonneren Alerteren Agenda-integratie
Samenvatting Rijksportaal 2 stelt de gebruiker centraal, biedt altijd en overal toegang, faciliteert efficiënte en effectieve digitale dienstverlening, biedt snelle en efficiënte toegang tot informatie, maakt ontkokerd en flexibel samenwerken en kennisdelen mogelijk, heeft een sociaal en interactief karakter, is een podium voor ambassadeurs, biedt mogelijkheden voor personalisatie en levert informatie, hulpmiddelen en diensten op maat. Dit alles maakt Rijksportaal 2 tot meer dan alleen een bedrijfsvoerings- en communicatie-instrument of een ICT-systeem: het is een voorziening die medewerkers van de Rijksoverheid de tools in handen geeft die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
Pagina 6 van 9
3. Succesfactoren Rijksportaal 2 slaagt alleen als we een aantal wezenlijke zaken goed met elkaar regelen. We staan hier stil bij de belangrijkste succesfactoren. Uiteraard zijn de lessen die we de afgelopen jaren met het huidige Rijksportaal hebben geleerd hierin meegenomen. Ook hier geldt dat de succesfactoren in een vervolgstadium verder moeten worden uitgewerkt.
Governance De besturing van Rijksportaal 2 is eenvoudig en eenduidig en sluit aan bij de governance voor generieke dienstverlening zoals die rijksbreed is afgesproken. Alle onderdelen van Rijksportaal 2 hebben een duidelijke eigenaar. We maken onderscheid tussen het generieke raamwerk (inclusief ondersteunende generieke functionaliteiten als toegang, zoeken en content management) waarbinnen de verschillende modules (de aanbieders/leveranciers van content en transacties) worden ontsloten en de modules zelf. Het eigenaarschap van het generieke raamwerk is belegd bij één centrale partij. Het eigenaarschap van de modules is zo veel mogelijk belegd in lijn met de rijksbrede organisatie van het primair en secundair proces. Alle eigenaren zijn verantwoordelijk voor het relatiebeheer met hun eigen specifieke stakeholders. De bestaande overlegstructuur met een veelheid aan adviesgroepen en onderraden wordt sterk vereenvoudigd: elkaar ruimte en vertrouwen geven is belangrijker dan het nastreven van evenredige vertegenwoordiging. Zo zorgen we ervoor dat we sneller en krachtiger kunnen acteren.
Vraagbundeling De vraagbundeling van Rijksportaal 2 richt zich op het komen tot samenhangende, (waar mogelijk) gemeenschappelijke en generiek geformuleerde wensen voor het inrichten van nieuwe functionaliteit of het wijzigen van bestaande functionaliteit. Het gaat hier nadrukkelijk om de functionele WAT-vraag; het is aan de ontwikkelpartij(en) om de technische HOE-vraag te beantwoorden. Waarbij WAT en HOE wel met elkaar in gesprek moeten blijven om tot goede oplossingen te komen. Ook geldt dat de keuzes die in het proces van vraagbundeling worden gemaakt, goed moeten worden gecommuniceerd en verantwoord. Vraagbundeling vindt zo veel mogelijk plaats in lijn met het eigenaarschap van de op Rijksportaal 2 aangeboden modules. Voorkomen van polderen en het maken van scherpe keuzes zijn belangrijke vertrekpunten. Niet iedereen kan en hoeft volledig tevreden te worden gehouden. Liever sneller iets neerzetten, feedback verzamelen en op basis daarvan doorontwikkelen dan eindeloos doordiscussiëren met het oog op volledige consensus.
Ontwikkeling Met het oog op kwaliteit en efficiency zijn standaardisatie, hergebruik, het bieden van generieke oplossingen en het voorkomen van maatwerk de belangrijkste vertrekpunten als het gaat om de (door)ontwikkeling van functionaliteit. Het ontwikkelproces moet sneller, wendbaarder en flexibeler worden. Bijvoorbeeld door te werken in kleine, flexibele en gecontroleerde verbeterstappen, met continue feedback loops vanuit de vraagkant (die in dat kader moet zorgen voor een deskundige en gemandateerde vertegenwoordiging). Zo kunnen we sneller inspelen op veranderingen en verkleinen we de kans op teleurstelling bij oplevering. De spelregels ten aanzien van releasemanagement worden strikt toegepast: ontwikkelfases worden netjes afgerond om te voorkomen dat er in volgende fases problemen ontstaan. Pagina 7 van 9
Functionaliteiten moeten zo veel mogelijk los van elkaar kunnen worden ontwikkeld. Niet alles hoeft trouwens in huis te worden ontwikkeld en bedacht. De kans is groot dat er voor bepaalde wensen al goede (en vaak ongetwijfeld betere) oplossingen in de markt beschikbaar zijn die we binnen de geldende aansluitvoorwaarden kunnen inpassen.
Beheer We beschrijven beheer hier met opzet apart van ontwikkeling, omdat we het belangrijk vinden deze twee taken van elkaar te scheiden. Het beheer van Rijksportaal 2 wordt ingevuld met duidelijk afgebakende rollen: technisch beheer (van de generieke ictinfrastructuur), applicatiebeheer (van de generieke applicaties en databases) en functioneel beheer (van de informatievoorziening en gebruiksfuncties). Voor iedere rol is duidelijk welke werkzaamheden centraal en welke werkzaamheden decentraal worden belegd. Er wordt voldoende deskundige capaciteit vrijgemaakt om de beheerwerkzaamheden op professionele wijze uit te kunnen voeren en om snel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. En er worden heldere technische en functionele aansluitvoorwaarden geformuleerd waaraan een module moet voldoen om binnen Rijksportaal 2 te kunnen worden aangeboden en beheerd.
Redactie Redacteuren van ministeries, uitvoeringsorganisaties en dienstenaanbieders hebben passend binnen de geformuleerde contouren van Rijksportaal 2 - op het gebied van redactie drie prioritaire uitgangspunten geformuleerd die randvoorwaardelijk zijn voor succes: Alle content van Rijksportaal 2 heeft een duidelijke eigenaar/afzender die verantwoordelijk is voor de kwaliteit en actualiteit van die content. Medewerkers krijgen - binnen door de domeineigenaren vast te stellen grenzen meer mogelijkheden zelf informatie te publiceren, bewerken of delen. Redacteuren worden ondersteund met moderne, snelle, betrouwbare en laagdrempelige tools om content te beheren, liefst over meerdere kanalen. Waar mogelijk dwingen deze tools gezamenlijke afspraken over kwaliteit, actualiteit en redactieproces af. Ook de bijbehorende gebruikersondersteuning is professioneel georganiseerd (zie ook hierna).
Gebruikersondersteuning Er is grote behoefte aan meer en betere gebruikersondersteuning. Het gaat daarbij in de basis om ondersteuning aan: Medewerkers die niet precies weten hoe zij de mogelijkheden van Rijksportaal 2 kunnen gebruiken en benutten; Redacteuren en andere medewerkers die content publiceren en beheren en daar vragen over hebben; De eigenaren van de binnen Rijksportaal 2 aangeboden modules. Voor Rijksportaal 2 is het belangrijk de benodigde professionele (de)centrale gebruikersondersteuning te organiseren en helder aan medewerkers te communiceren waar zij met welke vragen terecht kunnen.
Expertiseborging en adoptie Essentiële kennis en expertise op het gebied van Rijksportaal 2 moet goed worden geborgd. Het gaat hierbij vooral om kennis en expertise die van wezenlijk belang is om Rijksportaal 2 geadopteerd en geïnternaliseerd te krijgen bij alle medewerkers.
Pagina 8 van 9
We moeten zo veel mogelijk voorkomen dat kennis en expertise op enig moment de deur uitloopt, bijvoorbeeld omdat de betreffende personen extern zijn ingehuurd, er niet goed is overgedragen en hun kennis niet goed is gedocumenteerd. Afhankelijkheid van externe kennis en expertise moet worden gereduceerd. En dus moet er aandacht zijn voor opleiding en ontwikkeling van de benodigde competenties van de betrokken eigen medewerkers.
Communicatie Het is belangrijk dat medewerkers de mogelijkheden van Rijksportaal 2 kennen en weten hoe ze die voor hun dagelijks werk kunnen benutten. Maar ook dat zij de ontwikkeling van de voorziening kunnen plaatsen binnen de veranderende beleidsmatige en maatschappelijke context waarin de Rijksoverheid opereert. Dat vraagt om een goede (organisatie van) de communicatie over Rijksportaal 2.
Afstemming met gerelateerde rijksbrede trajecten De ontwikkeling en realisatie van Rijksportaal 2 staat niet op zichzelf. De voorziening moet landen binnen de generieke ICT-infrastructuur van de Rijksoverheid. Een infrastructuur die volop in beweging is. Dit vraagt om een goede samenwerking en afstemming met gerelateerde projecten en programma’s. Op de eerste plaats met het programma Rijks Werk Omgeving (RWO) en de trajecten die de ICT-dienstverleners daaronder uitvoeren. Afstemming vindt plaats op projectmanagementniveau, architectuurniveau en via deelname van TBGI aan de Expertgroep RWO. Met de programmamanager RWO is geconstateerd dat er vooralsnog geen licht zit tussen de beoogde opzet van de RWO en die van Rijksportaal 2. Behalve met het programma RWO vindt ook afstemming plaats met de Rijks Application Store (RAS), Rijks Identity Management (RIdM) en de Rijkscloud.
… En nu dan echt Rijksbreed! Het potentieel van Rijksportaal 2 kan pas goed worden benut op het moment dat zo veel mogelijk onderdelen van de Rijksoverheid hierop zijn aangesloten. Van ministerie tot uitvoeringsorganisatie en alles daartussenin. De ambitie is Rijksportaal 2 uiteindelijk zo goed te maken dat het eigen intranetten en portalen in principe overbodig maakt. Daarom zullen we een aantal grote (uitvoerings)organisaties die nu nog een eigen voorziening hebben actief betrekken bij de ontwikkeling en realisatie van Rijksportaal 2. Samen zorgen we ervoor dat de bestaande drempels om Rijksportaal 2 te gaan gebruiken worden geslecht. Zodat we snel de nodige massa creëren.
Pagina 9 van 9
