BIJLAGE Bijlage nr. 1 Lastenboek
INHOUDSTAFEL. A. ALGEMENE BEPALINGEN. ................................................................................................................................2 1. Voorwerp en aard van de opdracht. ...............................................................................................................2 2. Duur van de overeenkomst..............................................................................................................................2 3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. ....................................................................................2 4. Indienen en openen van de offertes...............................................................................................................3 4.2 Opening van offertes ....................................................................................................................................4 5. Leidende dienst - leidend ambtenaar.............................................................................................................4 6. Beschrijving van de uit te voeren leveringen. ...............................................................................................4 7. Documenten van toepassing op de opdracht. ..............................................................................................4 7.1. Wetgeving. ....................................................................................................................................................4 7.2. Documenten betreffende de opdracht. ......................................................................................................5 8. Offertes. ..............................................................................................................................................................5 8.1. In de offerte te vermelden gegevens...........................................................................................................5 8.2. Geldigheidsduur van de offerte. .................................................................................................................6 8.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. ....................................................................6 9. Prijzen. ................................................................................................................................................................6 9.1. Prijzen...........................................................................................................................................................6 9.2. Prijsherziening. ...........................................................................................................................................6 10. Waarborg en dienst na verkoop....................................................................................................................6 11. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria......................................................7 11.1. Selectiecriteria............................................................................................................................................7 11.1.1. Uitsluitingscriteria. .................................................................................................................................7 11.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver..............................................10 11.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. ....................10 11.2. Regelmatigheid van de offertes. .............................................................................................................11 11.3. Gunningscriteria......................................................................................................................................11 11.3.1. Lijst van de gunningscriteria...............................................................................................................12 11.3.2. Eindquotatie. .........................................................................................................................................12 12. Borgtocht. .......................................................................................................................................................12 13. Opleveringen – Keuring van de geleverde goederen. ............................................................................14 14. Uitvoering van de leveringen.......................................................................................................................14 14.1. Termijnen en clausules............................................................................................................................14 14.1.1 Termijnen ...............................................................................................................................................14 14.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde ........................................................................................................................15 14.2. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd en formaliteiten. ...........................................15 14.2.1. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd......................................................................15 14.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde leveringen. ...........................................................................................16 15. Facturatie en betaling van de leveringen. .................................................................................................16 16. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen...............................................................................................16 17. Geschillen.......................................................................................................................................................16 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. ...................................................................................................................17 C. BIJLAGEN. ...........................................................................................................................................................31 OFFERTEFORMULIER ................................................................................................................................34
1
Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de Leidend ambtenaar Communicatie, Media en ICT
BESTEK nr. ICT/TEL ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING VAN EEN TELEFONIESYSTEEM IN HET KADER VAN DE CENTRALISATIE VAN DE ADMINISTRATIE
A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft de installatie en configuratie van een telefooncentrale met toebehoren, van een professioneel Wifi-netwerk en van performante LAN-switchen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie gaat 4 administratiehuizen centraliseren in een nieuw administratiehuis waar er zal gewerkt worden met flexibele werkplekken. De bestaande telefooncentrales (één per administratiehuis) moeten vervangen worden door één centraal communicatiesysteem. De VGC wil een kwaliteitsvolle oplossing gekoppeld aan een innovatieve techniek van de laatste generatie. De VGC wil ook zekerheid betreffende de toekomstige ondersteuning, beschikbaarheid en continuïteit van het product. De VGC wil zekerheid betreffende timing en installatietraject om de uitval van telefonie tijdens de omschakeling te minimaliseren. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht volgens globale prijzen (K.B. 8 januari 1996, art. 86).
2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de leveringen voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 14.1.
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest, vertegenwoordigd door het College, waarvan de kantoren gevestigd zijn te 1000 Brussel, Sainctelettesquare 17. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Wilfried Van Gucht,
[email protected] . Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Chris Van de Wiele,
[email protected] . 2
4. Indienen en openen van de offertes. 4.1 Indienen van offertes
De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. Offerte verstuurd via elektronische middelen Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen.
Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: -
het nummer van het bestek; de datum en het uur van de opening van de offertes.
Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: -
het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; het adres van de bestemmeling: Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de Leidend ambtenaar Communicatie, Media en ICT Sainctelettesquare 17 1000 BRUSSEL
Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte
Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 3
1° zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. 4.2 Opening van offertes
Op
30 mei 2011 om 14.00 u.,
wordt in het administratiehuis Sainctelette, Sainctelettesquare 17, 1000 Brussel, gelijkvloerse verdieping (onthaal) overgegaan tot de opening in openbare zitting van de offertes ingediend voor deze opdracht.
5. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.
6. Beschrijving van de uit te voeren leveringen. Een telefoniesysteem met zowel vaste als draadloze (Wifi) toestellen gekoppeld aan een telefooncentrale. Dit alles moet geplaatst worden in de nieuwe centrale site van de VGC (Renaissancegebouw). Het nieuwe systeem moet toekomstgericht zijn en flexibel uit te breiden zijn Doelstelling van de oplossing is: -
Voor de werknemers o Wel een persoonlijk telefoonnummer, maar geen persoonlijke telefoon. o Flexibel kunnen aanmelden op een toestel naar keuze (zowel vast als draadloos) o Mogelijkheid om draadloos te werken (centraal gecontroleerd en beveiligd)
-
Voor de beheerder van het systeem: o Het systeem eenvoudig kunnen beheren
-
Voor de bezoekers o Mogelijkheid om hen op een eenvoudige en beveiligde manier internettoegang te geven.
7. Documenten van toepassing op de opdracht. 7.1. Wetgeving.
-
4
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken;
-
-
Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes;
7.2. Documenten betreffende de opdracht.
-
Onderhavig bestek nr. ICT/TEL ; De goedgekeurde offerte.
8. Offertes. 8.1. In de offerte te vermelden gegevens.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is in 2 exemplaren bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : 5
de eenheidsprijs/eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW); het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW); het bedrag van de BTW; de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;
-
het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).
8.2. Geldigheidsduur van de offerte.
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 60 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. 8.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden.
De inschrijvers voegen bij hun offerte: -
alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 11 hierna); De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen
9. Prijzen. 9.1. Prijzen.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De leverancier wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de leveringen wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. 9.2. Prijsherziening.
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. 10. Waarborg en dienst na verkoop. De aanbestedende overheid kan gedurende één jaar, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats, van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer ze gebreken vertonen die geen gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. Op al de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. De inschrijvers mogen in hun offerte een langere waarborgtermijn voorstellen. De waarborg is enkel van toepassing voor zover het product door de houder steeds als een “goed huisvader” werd behandeld. De leverancier moet in geval van een geschil 6
terzake het bewijs leveren dat het product niet als een “goed huisvader” werd behandeld ; als hij dit bewijs niet levert zijn de modaliteiten inzake de waarborg beschreven in dit artikel van het bestek onverminderd van toepassing. 11. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. 11.1. Selectiecriteria.
De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 11.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 11.1.1. Uitsluitingscriteria.
Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium. §.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien, blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1°
aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en
2°
op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2.500 EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uiterste ontvangst van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer 7
schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2.500 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. § 2.
§.3.
Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver 1°
, voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
2°
in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de gunningsprocedure: De leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1°
deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
2°
omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
3°
fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4°
witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van dit uitsluitingscriterium kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium. 8
De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1°
in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
2°
aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.
Vierde uitsluitingscriterium.
De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dit zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 43 van het hierboven vermeld besluit.
Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW.
Zevende uitsluitingscriterium. 9
De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 11.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken. Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is.. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent. 11.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver.
Eerste criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. Bij zijn offerte voegt de inschrijver een lijst met de identiteit van het personeel dat aan deze vereisten voldoet, met opgave van de studie- en beroepskwalificaties waarover dit personeel beschikt. Tweede criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. 10
Bij zijn offerte voegt de inschrijver een lijst met de technici en technische diensten waarover hij beschikt. Derde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet over voldoende referenties aan leveringen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar. Indien het leveringen aan overheden betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen worden de leveringen aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver. Vierde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. In dit verband voegt de inschrijver bij zijn offerte een verklaring inzake de gemiddelde personeelsbezetting en de omvang van het kader van de laatste drie jaren. Voor personeel waarvoor bijdragen aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dient te worden betaald, moet een fotokopie van de twaalf kwartaalstaten worden gevoegd, waarop de namen van het tewerkgestelde personeel vermeld staan. Vijfde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting waarover hij zal kunnen beschikken voor de uitvoering van de leveringen. Zesde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van de leveringen die hij door een onderaannemer zal laten uitvoeren. 11.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
11.3. Gunningscriteria. Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
11
11.3.1. Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende :
1. Technische kwaliteiten: 40 punten De inschrijvingen worden gewogen volgens onder andere onderstaande criteria: - de gekozen technische oplossing - het gebruik van hedendaagse technologie - kwalitatieve producten - de toekomstgerichtheid van de oplossing - de functionaliteiten - de uitbreidbaarheid - het realiseren van koppelingen met derden - mogelijkheid tot hergebruik van huidige hardware 2. Ondersteuning: 30 punten De inschrijvingen worden gewogen volgens onder andere onderstaande criteria: - de informatie die gegeven wordt aan de opdrachtgever om tot een integrale oplossing te komen - de opleiding aan de opdrachtgever - de garanties - het onderhoudscontract met al dan niet eraan verbonden SLA - begeleiding bij de opstelling van het draaiboek - begeleiding bij de aanvraag en/of opzeg van telecomlijnen 3. Prijs: 20 punten 4. Uitvoeringstermijn: 10 punten De inschrijvingen worden gewogen volgens onder andere onderstaande criteria: Aanpak en planning van de installatie met als groot aandachtspunt het respecteren van de gevraagde uiterste datum van indienststelling.
11.3.2. Eindquotatie. De quotaties voor de gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid.
12. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het 12
statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. 6792004099-79 -- IBAN : BE 58 6792 0040 9979; SWIFT : PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5) hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
13
De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de leverancier voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de leverancier en op voorwaarde dat de leveringen zijn opgeleverd. Indien de uitvoeringstermijn dertig kalenderdagen niet overschrijdt, is een borgtocht niet vereist. 13. Opleveringen – Keuring van de geleverde goederen. De leveringen zullen nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid.
14. Uitvoering van de leveringen. 14.1. Termijnen en clausules. 14.1.1 Termijnen De leveringen moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend.
De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de leverancier verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de levering) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de leveringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de leverancier verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de leverancier, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van leveringstermijn aanvaard wordt.
14
In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de leverancier onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de leverancier een verlenging van de leveringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen (*) te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de leverancier, niet meer ontvankelijk. (*) Kortere termijn, in het bestek voor bepaalde opdrachten gemotiveerd (bv.: rekening houdend met de in het huidige bestek vastgelegde leveringstermijnen, zijn de betwistingen niet meer ontvankelijk …). 14.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, zoals ze opgenomen zijn in punt 11.1.1 van dit bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement kan, op basis van artikel 20, §1, 4° van de Algemene aannemingsvoorwaarden, bijgevoegd bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, aanleiding geven tot de toepassing van maatregelen van ambtswege voorzien in § 6 van hetzelfde artikel en meer bepaald tot de eenzijdige verbreking van de opdracht.
14.2. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd en formaliteiten. 14.2.1. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd. De leveringen zullen worden uitgevoerd op het volgende adres:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Renaissancegebouw
Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De kandidaat-inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de leveringen zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met de volgende persoon: Chris Van de Wiele,
[email protected] Het bezoek aan de plaats waar de leveringen zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon.
15
14.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde leveringen. Indien tijdens de uitvoering van de leveringen abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de leverancier worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De leverancier is verplicht om niet conform uitgevoerde leveringen te vervangen door goederen die overeenstemmen met deze die in dit bestek en in de offerte werden beschreven.
Op het ogenblik dat de leveringen zullen uitgevoerd zijn, zal een eerste evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde leveringen. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de leverancier. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde leveringen zullen door de leverancier moeten worden teruggenomen. Voormelde evaluatie dekt de verborgen gebreken niet. 15. Facturatie en betaling van de leveringen. De leverancier zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de leveringen (origineel exemplaar) naar het volgende adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat 41 1000 BRUSSEL Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten zijn beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijkertijd in het bezit is van een regelmatig opgestelde factuur, alsook van de andere eventuele vereiste documenten. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. 16. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.
17. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. 16
B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. Algemene beschrijving van het communicatiesysteem
1
Een telefoniesysteem met zowel vaste als draadloze (Wifi) toestellen gekoppeld aan een telefooncentrale. Dit alles moet geplaatst worden in de nieuwe centrale site van de VGC. Het nieuwe systeem moet toekomstgericht zijn en flexibel uit te breiden zijn Doelstelling van de oplossing is:
2 2.1
-
Voor de werknemers o Wel een persoonlijk telefoonnummer, maar geen persoonlijke telefoon. o Flexibel kunnen aanmelden op een toestel naar keuze ( zowel vast als draadloos) o Mogelijkheid om draadloos te werken (centraal gecontroleerd en beveiligd)
-
Voor de beheerder van het systeem: o Het systeem eenvoudig kunnen beheren
-
Voor de bezoekers o Mogelijkheid om hen op een eenvoudige en beveiligde manier internettoegang te geven.
Functionele beschrijving van het communicatie systeem De telefoonserver
Het communicatieplatform beschikt over een “open” en modulair architectuur die de integratie van nieuwe of toekomstige interfaces en communicatiemiddelen mogelijk maakt. Het ondersteunt alle huidige nationale standaarden alsook de belangrijkste en veel gebruikte internationale standaarden qua telecom. Met het oog op spraak / data integratie moet het aangeboden communicatieplatform uitgerust zijn met een geïntegreerde ethernet-interface om zo aansluitbaar te zijn op het datanetwerk (TCP/IP), hierbij mag dus geen gebruik worden gemaakt van externe gateways. Zowel het beheren van het communicatieplatform, het aansluiten van externe applicaties, als het aansluiten van CTI-opossingen (Computer Telephony Interface) moeten via deze zelfde netwerkconnectie mogelijk zijn. Het communicatieplatform bezit tevens een zeer uitgebreid pakket aan geavanceerde faciliteiten i.v.m. algemene diensten, gebruikers, operators, dataverbindingen, netwerken, beheer, enz..
17
Hardware
2.1.1
Het communicatieplatform bestaat uit een hoofdmodule die de gesprekken en de algemene werking behandelt, en uit nevenmodules die een gedistribueerd communicatiesysteem vormen. De hoofdmodule is standaard uitgerust met een geïntegreerde IP-interface die het mogelijk maakt om het communicatieplatform rechtstreeks op de LAN aan te sluiten en deze IP-interface zal minstens volgende diensten kunnen aanbieden : IP-netwerking, maakt het mogelijk om een homogeen en volledig transparant netwerk van meerdere communicatieplatformen te maken om zo één virtueel communicatieplatform op te bouwen. Toegang tot bijkomende telefoondiensten zoals onder andere taxatie, CTI-koppeling, operator toestel,…kunnen via de IP-koppeling gebeuren. Beheer van het systeem, of systemen in geval van een netwerk, kan via de IPkoppeling gebeuren. SNMP-agent, maakt de integratie mogelijk in standaard netwerksupervisie en beheersoftware.
Het communicatieplatform moet opgesteld kunnen worden in een lokaal zonder speciale klimatologische voorzieningen zoals airconditioning en moet uitgerust zijn met een eigen koelsysteem. Het communicatieplatform is beschikbaar in een 19” uitvoering dat in een standaard 19” patchkast kan geplaatst worden. De interne en externe aansluitingen kunnen rechtstreeks doorverbonden worden van op de interfacekaarten naar de verdelers door middel van RJ 45 – RJ 45 patch kabels. 2.1.1.1
Interne aansluitingen
Het communicatieplatform moet de aansluiting toelaten van analoge, digitale, IP en VoWifi toestellen, evenals van S0-apparatuur. Door toevoeging van kaarten in het communicatieplatform kan de installatie modulair aangepast worden aan de gewenste configuratie. De verhouding tussen de verschillende type aansluitingen moet volledig vrij kunnen bepaald worden. Alle toestellen moeten op het communicatieplatform aangesloten kunnen worden via een standaard CAT5 UTP netwerkbekabeling. Van op alle toestellen moet de mogelijkheid bestaan om DTMF-tonen te kunnen uitsturen, die overeenstemmen met de ITU-T aanbevelingen voor toepassingen zoals semafoon, raadpleging voice mail of Phone banking… Alle geleverde toestellen moeten voorzien zijn van een label met de CE-markering 18
2.1.1.2
Externe aansluitingen
Het communicatieplatform kan over één of meerdere digitale interfacekaarten beschikken uitgerust met “Basic Access” of 2B+D circuits. Deze interfacekaart is geschikt voor het aansluiten van ISDN T0 netlijnen en interne digitale met S0-interface volgens de Europese normen voor EURO-ISDN zoals gedefinieerd door ETSI, en dit in gemengde configuratie, hiervoor zullen de uitrustingen individueel S0/T0 instelbaar zijn. Het communicatieplatform kan eveneens aangesloten worden op het openbare ISDN-net d.m.v. “Primary Rate Access” of 30B+D circuits. De gebruikte digitale interfacekaart is geschikt voor het aansluiten van ISDN T2 netlijnen en interne digitale S2-interface volgens de Europese normen voor EURO-ISDN zoals gedefinieerd door ETSI. 2.1.2 2.1.2.1
Faciliteiten van het communicatieplatform. Systeemfaciliteiten en functies
Gebruikers van een communicatieplatform beschikken over een zeer groot aantal faciliteiten. Deze faciliteiten werken sterk efficiency verhogend. Een aantal faciliteiten is per gebruiker te activeren of te blokkeren. De onontbeerlijke faciliteiten en meest gebruikte zijn: 19
Account codes Afspraak herinnering/ Agenda Berichten Directeur / secretaresse schakeling Conferentie Discreet meeluisteren Herneem Heroproep Hot line Inbreken Laatst gekozen nummer herhalen Malicious Call tracing Multilijn /multi- gebuiker Multitoets Niet storen Omleiden; onmiddellijk, vertraagd, bij bezet, zowel intern als extern. Opslaan/herhalen Overschakelen Parkeren Parallelschakeling Pick-up van een oproep Ruggespraak Toezicht Vergrendeling door paswoord Verkeersklassen Verkorte nummering Vervangfunctie Desk sharing Voornummeren
Wachtende oproepen Wissel Zakelijk en privé verkeer
Het communicatieplatform dient minimaal over deze faciliteiten te beschikken. 2.1.2.2
Verkeersklassen
Elke interne aansluiting bezit een dienstklasse. Afhankelijk van deze dienstklasse kan de gebruiker al dan niet bepaalde interne of externe oproepen maken. Minimum 64 verschillende dienstklassen moeten gedefinieerd kunnen worden. Per toestel kunnen twee verkeersklassen worden gedefinieerd. Eén voor in de “dagstand” en één voor in de “nachtstand”. De overgang van dagstand naar nachtstand en omgekeerd gebeurt volgens een programmeerbaar tijdsschema. De gebruiker kan, indien toegestaan en middels een paswoord, de nachtstand doorbreken. 2.1.2.3
Groepen
Omdat in situaties met veel binnenkomende oproepen niet alle gesprekken door één persoon kunnen worden behandeld, is het wenselijk dat er meer personen ingezet kunnen worden. Alle gesprekken kunnen dan binnenkomen op hetzelfde nummer, waarna de oproepen verdeeld worden over de in de groep aanwezige toestellen. Voor een maximum aan flexibiliteit is het mogelijk elk type toestel in een groep te plaatsen. De gebruiker van een groep behoudt niettemin de normale functionaliteiten van het communicatieplatform en kan zich bovendien middels een code of voorgeprogrammeerde toets in of uit de groep te plaatsen. Het communicatieplatform kent uitgebreide mogelijkheden voor het samenstellen van groepen en de verdeling van oproepen binnen deze groepen. Er kunnen zowel analoge, digitale als IP toestellen in dezelfde groep aanwezig zijn. Oproepen kunnen binnen een groep op vier manieren worden verdeeld: vast hoofd, cyclisch, langste rusttijd en algemene oproep. 2.1.2.4
Omleiden
Het communicatieplatform moet de gebruikers minstens de volgende functies kunnen bieden inzake oproepafleiding : Voorwaarden De volgende voorwaarden waarop een afleiding worden geactiveerd moeten mogelijk zijn: Onmiddellijk De binnenkomende oproepen bestemd voor een intern toestel moeten onmiddellijk naar een andere bestemming gestuurd worden zonder rekening te houden met de toestand van het gewenste toestel. Vertraagd De binnenkomende oproepen bestemd voor een toestel moeten naar een andere bestemming gestuurd worden indien ze niet aangenomen werden op het gewenste toestel na verloop van een tijdspanne die vooraf in het systeem geprogrammeerd is. Er bestaan minstens 4 instelbare tijdspannen waarvan één vrij aan de gebruikers kan toegekend worden. Bij bezet 20
De binnenkomende oproepen bestemd voor een toestel moeten naar een andere bestemming gestuurd worden indien het gewenste toestel bezet is. Deze 3 voorwaarden moeten individueel per gebruiker kunnen toegelaten of verboden worden. De gebruikers dient ook op basis van herkomst van de inkomende oproep zijn omleiding te kunnen instellen : omleiden van alleen interne, alleen externe of interne en externe oproepen. De gebruiker die een oproepafleiding geactiveerd heeft op zijn toestel moet hiervan altijd verwittigd worden door een gesproken boodschap of door een speciale kiestoon. (instelbaar door de gebruiker) Bestemmingen De volgende bestemmingen voor de hierboven vernoemde afleidingen moeten mogelijk zijn: Intern nummer : vast of mobiel toestel, toestellengroep Operatortoestel Voicemail Extern telefoonnummer : vast of mobiel toestel. 2.1.3
Toestellen
De fabrikant biedt tenminste de hieronder beschreven modellen aan. De leverancier dient de toestellen op eenvoudige vraag, samen met de documentatie te kunnen voorleggen. Alle geleverde toestellen moeten voorzien zijn van een label met de CE-markering. 2.1.3.1
IP toestellen
Het IP-telefoontoestel zal op een dergelijke wijze ontworpen zijn dat de gebruikshandelingen en de telefoonfuncties exact dezelfde zijn als voor een traditioneel telefoontoestel. Het uitvoeren van telefoniefuncties dient te kunnen gebeuren door een “één druk op een toets”-bewerking. Alle functiemanipulaties moeten logisch opgebouwd zijn, zodanig dat het toestel gebruiksvriendelijk blijft en bedieningsvergissingen uitgesloten worden. Het moet mogelijk zijn een onderscheid te maken tussen een externe en een interne oproep op basis van een verschillend belsignaal voor externe en interne oproepen. Het IP-toestel moet minimum de G.711 norm ondersteunen voor de spraakcodering als de compressietechnieken G.729. Het IP-toestel moet kunnen werken als DHCP-client om automatisch een IP adres te krijgen van de DHCP server, of in statische mode. In dit geval zal het IP adres manueel geprogrammeerd worden in het toestel. Het IP-toestel moet een geïntegreerd QoS (Quality-of-Service) mechanisme hebben voor het versturen van de spraakpakketten met een zekere prioriteit over het datanetwerk. Volgende standaarden dienen hierbij gevolgd te worden: IEEE 802.1p/Q en ToS/Diffserv. De IP-telefoon moet gevoed kunnen worden langs de transmissielijn (outlet LAN) Deze ‘in-line powering’ moet voldoen aan IEEE 802.3af norm. 21
De IP-telefoon moet over een ingebouwde switch beschikken. Er wordt namelijk maar één netwerkaansluiitng voorzien per werkpost. De IP-telefoon wordt rechtstreeks verbonden met de switch en de pc wordt verbonden met de switchpoort van de IP-telefoon. Het display van de toestellen moet ingesteld worden in het Nederlands.
IP-toestel type 1: Het toestel dient minimaal te voldoen aan volgende eisen:
Headset aansluiting Scherm met 2 lijnen met contrastinstelling Directe toegang voicemail (afwezigheidstoets) Handenvrij, luisteren via luidspreker, call pick-up zonder de hoorn op te nemen 8 programmeerbare geheugentoetsen (directe toegang met leds) Navigatietoets, controle-lampje boodschappen 2 interactieve toetsen Voeding via LAN (802.3af) of per voedingsblok in optie 2 poorten switch 10/100 Ethernet (1 voor PC, 1 voor de LAN) In optie : 1 uitbreidings-module met 18 toetsen Wandbevestiging mogelijk
IP-toestel type 2: Het toestel dient minimaal te voldoen aan volgende eisen:
Headset aansluiting Scherm met 6 lijnen met contrastinstelling Directe toegang voicemail (afwezigheidstoets) Full Duplex Handenvrij, luisteren via luidspreker, call pick-up zonder de hoorn op te nemen Navigatietoets, controle-lampje boodschappen 2 interactieve toetsen Voeding via LAN (802.3af) of per voedingsblok in optie 2 poorten switch 10/100 Ethernet (1 voor PC, 1 voor de LAN) In optie : tot 2 uitbreidings-module met 18 toetsen
Opmerking : ook een standaard SIP-toestel moet kunnen aangesloten worden en moet dan kunnen werken als telefoontoestel met alleen basis-belfuncties. 2.1.3.2
Draadloze toestellen
Het draadloos toestel is een open standaard WLAN telefoon. Deze voice over IP-telefoon maakt gebruik van het draadloze computernetwerk (Wifi netwerk) om binnen de kantooromgeving mobiel te kunnen bellen. 22
Het toestel heeft een menu gestuurde bediening met een omvangrijk telefoonboek en moet bijkomend minimaal voldoen aan de volgende eigenschappen :
grafisch kleurendisplay programmeerbare polyphone ringtonen trilalarm weergave van beantwoorde en gemiste oproepen tot 4 uur gesprekstijd 50 uur stand-by tijd Wifi standaard 802.11 g/b Security en encryptie m.b.v. WEP en WPA
IP-softphone De IP-softphone is een software telefoon onder de vorm van een volledige IP applicatie dat de gebruikers toelaat om te communiceren via een LAN vanaf hun PCs en combineert bovendien de grote verscheidenheid aan klassieke telefonie services van het communicatieplatform aan de bijkomende en nieuwe multimedia services eigen aan de informatica. 2.1.3.3
Beschrijving: Deze implementatie is een softwarematige versie van een telefoontoestel op een PC. De gesprekken gebeuren via een hoofdtelefoon of een hoorn die op de USB-poort van de PC is aangeloten.De software IP-telefoonoplossing dient naast de normale telefoniefaciliteiten, minimaal te beschikken over onderstaande functies : Interface instelbaar door de gebruiker : taal, directories en toewijzen van toetsen Meertalige interface, minstens Frans, Nederlands en Engels Weergave nummer of naam van de oproeper of opgebelde Minstens 60 programmeerbare toetsen voor supervisie, intercepteren en oproepen van toestellen Inkomende oproepen logboek (onbeperkt aantal nummers) met mogelijkheid tot wederoproep Uitgaande oproepen logboek (onbeperkt aantal nummers) met mogelijkheid tot wederoproep Toegang tot de geïntegreerde telefoongids Persoonlijke gids met onbeperkt aantal nummers Gedeelde en/of gesynchroniseerde werking met Outlook contact fiches Pop up notificatie van een inkomende oproep File transfer Applicatie sharing Whiteboard Chat ”one-click” directe nummering vanuit de directories en oproepen logs “Drag&Drop” nummering, maakt het mogelijk om uit allerlei applicaties zoals Word, Internet Explorer, …, een nummer te selecteren en te vormen Integratie van de voornaamste functies zoals « Nummeren », « Afhaken » en « Inhaken » in de Microsoft Office applicaties dankzij een plug in Integratie dankzij macros Integratie in third party applicaties dankzij de ontwikkelings API
23
Als de softphone uitgeschakeld is, PC of applicatie uitgeschakeld, dient zonder tussenkomst van de gebruiker een omleidingsbestemming te worden voorzien voor de inkomende oproepen, bvb. secretariaat, voice mail of operator. De gebruiker is in staat om zelf zijn omleidingsbestemming in te stellen.
2.1.4
Geïntegreerd afhaaksysteem.
Het communicatieplatform is standaard uitgerust met een volledig en geïntegreerd synchroon afhaaksysteem. Dit houdt in dat dit systeem geen enkele externe apparatuur, bekabeling of interface benodigd en dus zowel fysisch als functioneel volledig in het communicatieplatform is geïntegreerd. Via het automatisch afhaaksysteem kan het communicatieplatform automatisch en simultaan een aantal synchrone berichten sturen naar de oproepers. Dit wil zeggen dat de oproeper steeds de boodschap vanaf het begint te horen krijgen. Het beheer van welke berichten in welke situaties gegeven moeten worden, gebeurt door de systeembeheerder lokaal of van op afstand via de geïntegreerde modem. De opslagcapaciteit van het geïntegreerd automatisch afhaaksysteem moet minstens 15 minuten bedragen. Het moet minstens mogelijk zijn om tot 20 correspondenten simultaan in verbinding te stellen met verschillende geregistreerde audio berichten en minstens 64 verschillende berichten moeten opgeslagen kunnen worden. De bedoeling is dat volgende berichten kunnen uitgestuurd worden: Een algemeen verwelkomingsbericht voor alle externe inkomende oproepen Een gepersonaliseerd verwelkomingsbericht per afdeling voor alle externe inkomende oproepen op de betreffende afdeling, en dit voor minstens 50 afdelingen Een bericht voor externe inkomende oproepen naar een operator Een bezet bericht voor een oproep met directe inkiezing naar een bezet toestel Een foutief nummer bericht voor een oproep met directe inkiezing naar een onbekend intern nummer Muziek in wacht Dankzij de digitale spraakopslag, wordt een goede audio kwaliteit verzekerd. Het geïntegreerd afhaaksysteem wordt gevoed vanuit het systeem en het geheugen is beschermd tegen stroomonderbrekingen van tenminste 72 uur. Bovendien is het mogelijk om van de opgeslagen berichten een back-up te maken lokaal op een PC of van op afstand met de geïntegreerde modem. De berichten kunnen worden ingesproken d.m.v. een gewoon analoog of digitaal telefoontoestel. Het is echter ook mogelijk de berichten in te brengen via een CD of professionele weergave apparatuur. Op deze manier kan het inspreken van de teksten door een externe firma gebeuren. De berichten zijn van het formaat .WAV en kunnen op eenvoudige wijze worden geïmporteerd. In geval wordt gekozen voor een gedupliceerde communicatieplatform zal deze dienst steeds beschikbaar zijn, dit wil zeggen ook als het systeem op de backup processorkaart of voeding werkt. 24
2.1.5
Geïntegreerde voicemail.
Het communicatieplatform moet het ook mogelijk maken om een voice mail box in de geïntegreerde voice mail aan te maken voor elke gebruiker, ongeacht het type toestel : analoog, digitaal, DECT, IP,... Dit houdt ook in dat dit systeem geen enkele externe apparatuur, bekabeling of interface benodigd en dus zowel fysisch als functioneel volledig in het communicatiesysteem is geïntegreerd. Minimaal onderstaande faciliteiten moeten aan de gebruikers geboden worden: 1 Voice mail box per gebruiker Lokaal of van op afstand te beluisteren Dankzij de interactieve toetsen van de digitale of IP-toestellen is het mogelijk om interactief te werken met de voice mail : weergave aantal gelezen ongelezen/ bodschappen op het display van het telefoontoestel, datum en uur van boodschap, mogelijkheid om naar het voorgaande of volgende boodschap te gaan, mogelijkheid om opnieuw te beluisteren of te wissen volgende identificatie en mogelijkheid tot het automatisch wederoproepen van de persoon die een boodschap heeft nagelaten zonder het nummer te moeten vormen. Personaliseerbare onthaalboodschap per gebruiker. Systeem onthaalboodschap, personaliseerbaar met naam van de gebruiker Weergave datum en uur van het bericht Beluisteren en wissen van berichten, toegang tot volgend, vorig bericht, herhalen Automatische signalisatie bij een bericht op het display van een digitaal of IP-toestel, via een gesproken boodschap bij het afhaken van een toestel of via een LED Beveiligde toegang tot de voice mail box Programmeren en wijzigen van het paswoord Wederoproep van de persoon (intern of extern) die een bericht heeft nagelaten zonder dat de gebruiker zelf het nummer moet vormen Programmatie van een doorschakelnummer naar keuze (intern of extern) De mail boxen worden automatisch aangemaakt bij het aanmaken van de toestellen en krijgen hierbij een standaard dienstklasse toegekend. De administrator zal een aantal dienstklasse kunnen aanmaken en toekennen aan de gebruikers. Deze dienstklasse definieert onder meer: maximale aantal boodschappen en opnametijd per voice mail box, maximale opnametijd per boodschap,… Hij zal over een aantal statistieken kunnen, beschikken die het gebruik van de voice mail weergeven (lijst voicemail boxen, bezetting kaart,…) De administrator zal gewaarschuwd worden indien de maximale opslagcapaciteit van de opname van boodschappen is bereikt. Alle opgenomen boodschappen worden voor een periode van minstens 72 uur bewaard in geval van een stroompanne. In geval gekozen wordt voor een meer performante en uitgebreide extern voice mail systeem, moet de geïntegreerde voice mail functie kunnen worden uitgeschakeld. 2.1.6 25
Beheersysteem.
2.1.6.1
Configuratiebeheer
Het beheer van het communicatieplatform moet mogelijk zijn van op afstand. De administrator kan zo elke communicatieplatform van een netwerk of van een multi-site, van op afstand beheren, hetzij via het LAN, hetzij via het WAN, vanaf een PC. Dit vermijdt onnodige verplaatsingen en betekent dus tijds- en geldbesparing. De gebruikersinterface moet gebruiksvriendelijk en ergonomisch zijn en moet minimaal de volgende eigenschappen hebben : de klassieke functies van een Web omgeving zoals multiwindows, uitgebreide navigatiemogelijkheden, de mogelijkheid acties te herhalen, … Voorbeelden van navigatiefuncties die wij verwachten : Short cuts die kunnen gebruikt worden om gemakkelijk de verschillende menu’s te doorlopen om gemakkelijk naar het vorige of volgende element te gaan in een lijst om gemakkelijk naar de vorige of volgende pagina te gaan om de favorieten en historiek van de navigatie te beheren Een snelzoekfunctie d.m.v. het ingeven van sleutelwoorden Een selectie per lijst maken Een herhalingsfunctie die kan toegepast worden op de volgende elementen of op een selectie van elementen. Het opslaan of ophalen van de configuratie De toegang tot het beheer is beveiligd door verschillende paswoorden, elk van die paswoorden geeft een verschillend toegangsniveau aan de gebruikers. Het logboek registreert alle pogingen tot connectie met het webbeheer. Kostenregistratie De functie van de kostenregistratie software is tweeërlei: in de eerste plaats is het nodig om informatie over de verschillende oproepen te verzamelen en op te slaan, daarnaast moet deze informatie verwerkt en in rapporten weergegeven kunnen worden. Voor iedere oproep via het systeem, intern of extern, inkomend of uitgaand, dient gedetailleerde informatie gegenereerd te worden. Met gedetailleerde informatie wordt minstens de volgende gegevens bedoeld: datum, tijdstip, nummer van oproeper en nummer ontvanger, duur van het gesprek in pulsen, duur van het gesprek in “uren : minuten : seconden”, prijs van het gesprek in EURO. 2.1.6.2
Bijkomend is het communicatiesysteem standaard uitgerust met een geïntegreerde buffer, zodat deze laatste kan genieten van de backup batterijen van het systeem. Deze buffer zal in staat zijn om minstens 20.000 communicatieticketten op te slaan indien het kostenregistratiesysteem niet beschikbaar is. Het kostenregistratiesysteem dient rapporten grafisch of in tabelvorm weer te geven alsook geëxporteerd als tekst, HTML of CVS. Gesproken gids Teneinde de beschikbare functies intensiever te kunnen gebruiken, moet het communicatieplatform beschikken over een gesproken gids. De gesproken gids bevat minstens 20 boodschappen en moet beschikbaar zijn op zowel de digitale, de IP als de analoge toestellen. 2.1.7
26
De gids moet aan de gebruikers uitleggen welke de mogelijkheden van het communicatieplatform zijn, rekening houdend met hun dienstklasse en de status van hun toestel op het ogenblik van de consultatie van de gids. De gesproken gids moet tegelijkertijd beschikbaar zijn in het Nederlands. De gebruikers kunnen individueel de gesproken gids in- of uitschakelen via codes, in geval van uitschakeling zullen de verschillende statussen van het toestel weergegeven worden via speciale kiestonen (functie geaccepteerd/geweigerd, toestel in afleiding,…) Belangrijke opmerking : van de bovenstaande rubrieken voorzien wij de volgende niet in eerste fase “Softphone”, “Kostenregistratie” en “Gesproken Gids”. Deze moeten later wel op het systeem kunnen aangesloten en/of geïmplementeerd worden. Er wordt van de inschrijver verwacht dat er aangegeven wordt in welke mate dit mogelijk is en wat de meerprijs hiervan is. 3 Installatie. 3.1 Inventaris : De volgende telefooncentrales zullen vervangen worden door het nieuwe centraal communicatiesysteem : Adres : Sainctelettesquare 17, Brussel : Aastra Nexspan L (2009) met digitale toestellen Adres : Lombardstraat 41, Brussel : Meridian Option 11 (1995) met digitale toestellen Adres : Leopold II-laan 178, Brussel : Meridian Option 11 (1996) met digitale toestellen Adres : Rogierlaan 214, Brussel : Matra 6501RMS (2006) met digitale toestellen 3.2 Modaliteiten: De VGC wil zekerheid omtrent timing en installatietraject om de uitval van telefonie tijdens de omschakeling te minimaliseren. Als de inschrijver voor de installatie beroep doet op onderaannemers moet dit duidelijk vermeld worden in de offerte. De VGC verwacht ook hulp bij het overzetten van de telefoonnummers en het opzeggen van bestaande contracten. De VGC verwacht dat de leverancier proactief meedenkt en samenwerkt met de firma die aangesteld is voor de inrichting van het gebouw voor het esthetisch integreren van de vaste toestellen en van de laadstations voor draadloze toestellen in de kantooromgeving.
27
De VGC verwacht van de inschrijver een voorstel voor hergebruik van de in 3.1 vermelde hardware voor de realisatie van het nieuwe project of voor het weghalen en de afvoer ervan.
4 Ondersteuning 4.1 Remote management. Het communicatiesysteem beschikt over een geïntegreerde modem om beheer van op afstand toe te laten om zo, onder andere, via het ISDN-netwerk de status van het systeem op te vragen. Daarnaast zal het ook mogelijk zijn om via diezelfde modem een nieuwe software-versie of firmware op te laden. De verschillende boodschappen, wachtmuziek en meldteksten zijn ook aan te passen via het ISDN-netwerk. Al deze operaties kunnen ook lokaal uitgevoerd worden via het TCP/IP-netwerk. 4.2 Waarborg en onderhoud. 4.2.1 Waarborg De inschrijver beschrijft wat de waarborg inhoudt en hoelang deze geldig is. 4.2.2 Onderhoud De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel voor een onderhoudscontract bij dat zowel de levering van de stukken, de werkuren als de verplaatsing dekt. De inschrijver duidt ondubbelzinnig aan welke SLA’s er hieraan verbonden zijn. De inschrijver geeft ook aan wat de standaardprijzen zijn voor interventies die niet onder het onderhoudscontract vallen. 4.2.3 Helpdesk/support. De inschrijver beschrijft hoe de helpdesk georganiseerd is, op welke manier de helpdesk kan gecontacteerd worden en hoe het proces van het behandelen van een helpdeskcall verloopt. Er moet ook duidelijk gespecifieerd worden of de afhandeling door eigen personeel gebeurt en wanneer er eventueel beroep gedaan wordt op een onderaannemer of op de fabrikant.
5 Installatievoorwaarden. De inschrijver beschrijft de minimum vereisten waaraan het LAN moet voldoen om de noodzakelijke kwaliteit te kunnen garanderen voor VoIP-communicatie. 6 Diversen. 6.1 Opleiding voor de administrator De inschrijver beschrijft de voorziene administrator opleiding. 6.2 Opleiding voor de gebruikers De inschrijver beschrijft de voorziene gebruikers opleiding. Elk toestel zal geleverd worden met een handleiding.
7 28
Capaciteit van het communicatieplatform.
Er dient een communicatieplatform geleverd te worden, minimum uitgerust als volgt: Externe toegangen 1 Digitale ISDN-netlijnen met ISDN30 interface (Primaty Rate Access) Interne lijnen 8 Interne analoge uitrustingen 300 Interne IP-uitrustingen genoegVoIP kanalen voor normaal telefoongebruik in een administratieve kantooromgeving (220 werkplekken). Er wordt van de inschrijver verwacht dat er aangetoond wordt in welke mate het aangeboden platform nog uitbreidbaar is. Toestellen 250 IP toestellen 50 VoWifi phones 8
Belangrijke modaliteiten.
De VGC vraagt 24 maand prijsgarantie voor de aankoop van bijkomende toestellen van de types (of hun technologische opvolgers) die door de inschrijver aangeboden worden. De installatie moet afgerond zijn tegen ten laatste 15 augustus 2011. 9
Netwerk.
9.1 Het Wifi-netwerk Het systeem dient voorzien te zijn van een centrale intelligente controller met bijhorende access points (AP’s). Alle gegevens van de gebruikers en het netwerk dienen bijgehouden te worden op het niveau van de controller. Om veiligheidsredenen zal geen enkele informatie op het niveau van de AP worden opgeslagen. De wireless infrastructuur dient gebruik te maken van open standaarden, niet van proprietaire standaarden. -
-
29
De wireless controller dient in staat te zijn om o Een automatische configuratie uit te voeren op basis van de gegevens verkregen uit de planningstool o Specificaties van de AP’s (zendvermogen, RF,…) aan te passen i.f.v. wijzigingen in het WiFi systeem door bijv. infrastructuurwijzigingen Het draadloze netwerk dient de mogelijkheid te bieden om o De instellingen van de bestaande LAN (bijv. VLAN structuur) over te nemen o Te integreren met de Active Directory server o Een hotspot functionaliteit te bieden voor bij voorbeeld bezoekers en dit door gebruik te maken van een in tijd beperkt geldige gebruikersnaam en paswoord.
-
-
-
-
-
o Een minimale bandbreedte per gebruiker in te stellen o QoS te ondersteunen o DiffServ pakketten te markeren o AP’s toe te voegen zonder bijkomende configuratieaanpassingen op de controller o Draadloze telefonie (VoWifi) te faciliteren, inclusief roaming. Authenticatie van de gebruikers op het WiFi systeem moet mogelijk zijn via o Web based AAA o MAC AAA o 802.1X AAA o Radius server met Active Directory o EAP-offloading moet mogelijk zijn. Encryptie dient te voldoen aan o De encryptieprotocollen WEP met dynamic Key-rotating, WPA/TKIP, WPA2/ AES dienen ondersteund te worden o Centraal beheer van de sleutels op het niveau van de controller o De ondersteuning van multicast, broadcast en unicast Bij opsporing van intrusie dient o De indringer door de AP geïdentificeerd, gerapporteerd en gesitueerd te worden o Een alarm uitgestuurd te worden door het WiFi systeem o De toegang ontzegd te worden aan de geïdentificeerde AP indringer Bij roaming tussen AP’s o Dient de gebruiker zich niet steeds opnieuw te authenticeren o Blijven de netwerkinstellingen (IP-adres, VLAN, ACL, …) behouden Redundantie dient mogelijk te zijn op o Het niveau van de AP’s : bij uitval van een AP nemen één of meerdere andere AP’s zijn taak over o Het niveau van de controller : bij uitval van de controller kunnen de AP’s zich aanmelden op een 2de controller Extra specificaties o De AP’s moeten een discreet uitzicht hebben en moeten kunnen werken zonder externe antennes. o AP’s mogen enkel gevoed kunnen worden via de ethernetaansluiting o AP’s dienen gelijktijdig zowel 802.11a als 802.11b/g te ondersteunen. o AP’s dienen local switching te ondersteunen. Hiermee wordt bedoeld dat de trafiek van AP naar AP de kortste weg dient te nemen, en niet steeds via de wireless controller verloopt. o De aangeboden wireless infrastructuur dient 802.11n ready te zijn. o Mogelijkheid tot load-balancing tussen AP’s moet mogelijk zijn. o Meshed netwerking moet ondersteund worden. Hiermee wordt bedoeld het wireless domein uit te breiden met extra AP’s die niet rechtstreeks aangesloten zijn op het bedrade netwerk. o Mogelijkheid bieden om outdoor AP’s te kunnen implementeren in het wireless netwerk.
De oplossing moet verder kunnen uitgebreid worden met: o AP’s die de standaard 802.11n ondersteunen o Plaatsbepaling o locatiebepaling gebaseerd op de WIFI technologie o geen specifieke zender (TAG’s) of software op de wifi toestellen nodig o kunnen localiseren van personen en apparatuur 30
o Locatie gebaseerde Wireless LAN toegang dan wel blokkering. o Inventory/asset management application o Een planningstool die in staat is om o Elektronische grondplannen van een gebouw in te laden o De positionering van de AP’s te bepalen al dan niet i.f.v. redundantie o De RF kanalen en het zendvermogen per AP te bepalen o Een theoretische weergave van het zendbereik in de 802.11a en de 802.11b/g standaard te tonen Er moeten minimum 23 AP’s voorzien worden, inclusief volledig redundante switchen, waaraan deze aangesloten worden. (zie verder in 9.2 bij level-core-switchen) 9.2 Het LAN Alle netwerktoestellen zullen via CAT6-kabel aangesloten worden aan Ethernet-switchen. De IP-telefoons en de AP’s moeten via PoE gevoed worden via deze switchen. We voorzien de volgende opstelling : Access switchen : 1 stack per verdieping voor de verdiepingen 1,2 en 3 voor minimaal 144 en maximaal 192 netwerkpoorten per verdieping. 1 stack voor verdieping 0 voor minimaal 72 en maximaal 120 poorten. In deze stack zijn ook de switchen inbegrepen voor het aansluiten van de AP’s. Er wordt van de inschrijver een voorstel verwacht voor zowel de minimale opstelling als de maximale opstelling. Deze stacks van access switchen zullen in overleg met de opdrachtgever redundant verbonden worden via CAT6-kabels met de core switchen via minstens 2 x 1 Gigabit-connecties over copper. De switchen moeten minimaal aan de volgende eigenschappen voldoen : Type 1 : Core switch. Aantal : 2. L2/L3 switch met 48 poorten 10/100/1000 Base-T Ondersteunen van VLAN’s. Min. 256 Vlans. Ondersteunen van VLAN-tagging IEEE 802.1Q Ondersteunen van QoS IEEE 802.1p & DSCP DiffServ. Ondersteunen van Spanning Tree STP (IEEE 802.1D), RSTP (IEEE 802.1w), MSTP (IEEE 802.1s). Ondersteunen van LACP (IEEE 802.3ad). Ondersteunen van IEEE 802.1x security. Management via CLI, Web, SNMPv3 en SSH. De switchen moeten gestacked worden via dedicated stacking poorten. Hotswappable Redundante voeding te voorzien. Non-blocking architecture. Type 2: 31
Access switch. L2/L3 switch met 24 poorten 10/100 Base-T Minimum 2 1000Base-T poorten over copper (voor uplink naar Core met CAT6-kabels) 24 10/100 Base-T poorten die PoE IEEE 802.3af ondersteunen. Alle poorten moeten terzelfdertijd via PoE devices (Ip-telefoons en AP’s) van stroom kunnen voorzien. Ondersteunen van VLAN’s. Min. 256 VLANs. Ondersteunen van VLAN-tagging IEEE 802.1Q Ondersteunen van QoS IEEE 802.1p & DSCP DiffServ. Ondersteunen van Spanning Tree STP (IEEE 802.1D), RSTP (IEEE 802.1w), MSTP (IEEE 802.1s). Ondersteunen van LACP (IEEE 802.3ad). Ondersteunen van IEEE 802.1x security. Management via CLI, Web, SNMPv3 en SSH. De switchen moeten gestacked worden via dedicated stacking poorten. Hotswappable Redundante voeding te voorzien. Non-blocking architecture. Belangrijke opmerking : Aangezien er zal gewerkt met VoIP-telefonie, moet er speciale aandacht besteed worden aan QoS en aan automatische herkenning en netwerkconfiguratie van de IP-phones. Er wordt van de inschrijver verwacht dat er beschreven wordt hoe dit in de voorgestelde oplossing in zijn werk gaat. 9.3 Waarborg en onderhoud Cfr. Paragraaf 4.2 en subparagrafen. 9.4 Installatie. De installatie en configuratie van de netwerkapparatuur moet afgerond zijn tegen ten laatste 15 augustus 2011 en moet afgestemd worden met de installatie van het communicatie-systeem. De configuratie moet gebeuren in overleg met de opdrachtgever.
C. BIJLAGEN. -
32
inlichtingenblad; een offerteformulier.
INLICHTINGENBLAD
BELANGRIJK : GELIEVE STRICT DE VOORSCHRIFTEN VAN ARTIKEL 89 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 NA TE LEVEN. DIT ARTIKEL VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 BEPAALT HET VOLGENDE: “De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.”
1. Aanduidingen op het offerteformulier. -
Voor een natuurlijke persoon die als inschrijver optreedt dient te worden vermeld: zijn naam, zijn voornaam, zijn hoedanigheid of beroep en zijn nationaliteit.
-
Voor de vennootschappen aanduiden: “De firma ................................................................. (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende (naam, voornaam, hoedanigheid)”.
-
Voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid aanduiden: “Ondergetekenden ......................................................... (voor partner van de tijdelijke vereniging: de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats, het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de ondernemingen van elke partner van de tijdelijke vereniging of het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de ondernemingen van de vereniging zelf, indien de tijdelijke vereniging ingeschreven is bij de Kruispuntbank van de ondernemingen, in tijdelijke vereniging voor onderhavige aanneming, verbinden zich hoofdelijk op hun roerende en onroerende goederen .......................................................”.
Bovendien, in de offerte vernoemen, diegene onder hen die ermede belast is de vereniging te vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid.
Voor de Belgische ondernemingen die personeel tewerk stellen moet het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de ondernemingen vermeld worden. -
Alle bijlagen dragen volgende vermelding : “Om gevoegd te worden bij mijn offerte van ...................... en er integraal deel van uitmakend” (gevolgd door handtekening en datum alsook de naam, voornaam en hoedanigheid van degene die ondertekent). 2. Indienen der offertes Zoals vermeld in het bestek moet de offerte, in dubbel exemplaar (twee originelen of één origineel en één kopie) verstuurd worden naar, of afgegeven worden op het adres van de aanbestedende overheid en op de vastgestelde dag en uur, vermeld in het bestek, onder de vorm zoals deze in het bestek duidelijk wordt beschreven.
33
OFFERTEFORMULIER Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de Leidend ambtenaar Communicatie, Media en ICT Sainctelettesquare 17 1000 BRUSSEL BESTEK ICT/TEL Algemene offerteaanvraag voor de levering van een telefoniesysteem in het kader van de centralisatie van de administratie De firma (volledige benaming) met als adres: (straat) (postnr en gemeente) (land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek ICT/TEL van de hiervoor omschreven levering vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de hierondervermelde globale prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW, van:
34
[in letters en in cijfers in EURO] waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en in cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:
[in letters en in cijfers in EURO] In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer IBAN BIC Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (straat) (postnr. en gemeente) () en F-nummer)
35
Gedaan:
Te
op 200.
De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD, <postnummer + plaats>,
PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD : Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de selectiecriteria en van de gunningscriteria; Technische documentatie. Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
36
NUTTIGE RAAD VOOR DE INDIENDING VAN DE OFFERTE De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht : -
de volledige identiteit van de aanbestedende overheid het nummer van het bestek; de datum en het uur van de opening van de offertes.
Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen : -
het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld: Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de Leidend ambtenaar Communicatie, Media en ICT Sainctelettesquare 17 1000 BRUSSEL
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van een overheidsopdracht bij algemene offerteaanvraag inzake telefonie in het kader van de centralisatie van de administratie nr. 20102011-0574 van 28-04-2011
De collegeleden,
Bruno DE LILLE
37
Brigitte GROUWELS
Jean-Luc VANRAES
