Inhoud 1.
Voorwoord................................................................................................................................... 3
2.
Doelstelling van de OR en de oudercommissies ......................................................................... 4
2.1
Schakel naar de ouders ........................................................................................................... 4
2.2
Schakel naar het schoolteam en directie ................................................................................ 4
2.3
Schakel naar Medezeggenschapsraad..................................................................................... 4
3.
Taken van de OR en de oudercommissies ................................................................................... 5
4.
Doel van de OR ............................................................................................................................ 5
5.
Invulling OR en oudercommissies ............................................................................................... 5
6.
Werven leden OR en oudercommissies ...................................................................................... 6
7.
Samenstelling OR......................................................................................................................... 7
7.1
De ouderraad bestaat uit ........................................................................................................ 7
7.2
Diverse functies ouderraadsleden en hun taken........................................................... 7
8.
Financiën ..................................................................................................................................... 8
9.
Oudercommissies ........................................................................................................................ 8
9.1
Sportcommissie ....................................................................................................................... 8
9.2
PR-Commissie .......................................................................................................................... 9
9.3
Onderwijscommissie ............................................................................................................... 9
9.4
Feestcommissie ....................................................................................................................... 9
10. Oudercommissie werkwijze ...................................................................................................... 10 11. Vergaderingen ....................................................................................................................... 10 12. Communicatiemiddelen ........................................................................................................... 11
Versie 1.0 20-8-2012
2
1. Voorwoord Dit handboek is bestemd voor alle leden van de oudervereniging van OBS de Border. Alle ouders, voogden en verzorgers van kinderen die als leerlingen van de OBS de Border staan ingeschreven, zijn automatisch lid van de oudervereniging. De Oudervereniging wordt bestuurd door de Ouderraad (hierna te noemen OR). De OR heeft diverse oudercommissies ingesteld. Deze oudercommissies verzorgen voor alle leerlingen van OBS de Border allerlei activiteiten, zoals het sinterklaasfeest, kerstviering, nationaal ontbijt, sportevenementen, practiviteiten en diverse onderwijsondersteunende taken die niet in het schoolpakket vallen of niet door de school zelf bekostigd kunnen worden. Het handboek beschrijft de taken en activiteiten van de OR en de oudercommissies. Tevens is het handboek geschikt voor diegenen die zich op de hoogte willen stellen van de afspraken/regels die binnen de OR en de oudercommissies gelden. Het OR en oudercommissies handboek dient te allen tijde beschikbaar te zijn voor alle ouders, teamladen en ander belanghebbenden. Het handboek wordt actief aangeboden aan elke ouder/verzorger van een nieuwe leerling van OBS de Border. Tevens zal het handboek op te vragen zijn bij de OR en op de website van de school terug te vinden zijn. Na het lezen van dit handboek heeft u als ouder/verzorger, schoolteamlid, (aanstaand) ouderraaden/of oudercommissielid of andere betrokkene, duidelijkheid over de functie en de werkwijze van de OR en de oudercommissies. 3
Versie 1.0 20-8-2012
2. Doelstelling van de OR en de oudercommissies De OR stelt zich ten doel om de samenwerking tussen de ouders, het schoolbestuur en het personeel met betrekking tot onderwijs en vorming van de leerlingen te bevorderen. De OR is er om de school te ondersteunen en te adviseren in zijn onderwijstaak, zodat de kinderen zich optimaal kunnen ontwikkelen in een prettige en veilige omgeving, die zoveel mogelijk aansluit bij hun thuissituatie. Om thuis en school op elkaar af te stemmen is contact met de ouders en betrokkenheid van de ouders bij de school noodzakelijk. Tevens is een belangrijk onderdeel het stimuleren en vergroten van de betrokkenheid van ouders bij de school. De OR is ook een schakel tussen de ouders en de medezeggenschapsraad, door deze te voeden met wat leeft onder ouders.
2.1
2.2
2.3
Schakel naar de ouders De OR dient als aanspreekpunt voor de ouders en vervolgens als spreekbuis naar de school De OR houdt de ouders d.m.v. een bijdrage in “Het Weeknieuws” van haar activiteiten op de hoogte. De OR betrekt ouders bij schoolse en buitenschoolse activiteiten en zorgt voor de coördinatie ervan. De OR peilt de mening van de ouders, daar waar nodig, om tot besluitvorming te komen. De leden van de OR verdelen onderling de verschillende activiteiten. De OR houdt regelmatig (openbare) vergaderingen en belegt een jaarvergadering.
Schakel naar het schoolteam en directie De OR kan als vraagbaak dienen m.b.t. (buiten)schoolse activiteiten. De OR ondersteunt of coördineert (buiten)schoolse activiteiten. Wederzijds informatie uitwisseling betreffende ontwikkelingen en activiteiten.
Schakel naar Medezeggenschapsraad De ouderraad en de medezeggenschapsraad bezoeken elkaars vergaderingen. Wederzijds informeren t.a.v. stand van zaken en van activiteiten. De ouderraad kan als vraagbaak/klankbord dienen bij meningsvorming.
Versie 1.0 20-8-2012
4
3. Taken van de OR en de oudercommissies
Het beheren van de ouderbijdragen. Het plannen, organiseren en uitvoeren van (buiten)schoolse activiteiten. De oudercommissies doen dit in samenwerking met de school en andere partijen. Activiteiten zijn o.a. sponsorloop, , Sinterklaas, Avondvierdaagse, schoolkrant “De Waterval” etc. Kennis en inzicht van ouders op het gebied van onderwijs bevorderen door het delen van informatie en het (incidenteel) organiseren van informatiebijeenkomsten. Het bevorderen van ouderparticipatie binnen de school. Adviseren aan het schoolbestuur, team, medezeggenschapsraad betreffende allerhande beleidszaken die de school betreffen.
4. Doel van de OR Het doel van de ouderraad is drieledig: 1. Optimaliseren van communicatie tussen school en ouders. De OR treedt op als klankbord voor het schoolteam en kan het schoolteam ongevraagd en gevraagd advies geven. De OR fungeert ook als vraagbaak voor ouders, waarbij de OR ouders met raad en daad kan bijstaan 2. Bijdragen aan de kwaliteit van het onderwijs en aan de leefbaarheid in de school. De OR maakt gebruik van de aanwezige expertise. In de OR en oudercommissies zitten ouders uit verschillende beroepsgroepen. Zij wenden hun expertise, kennis en ervaring aan voor school. Dit kan gevraagd en ongevraagd plaatsvinden. 3. Behartigen van belangen van de ouders en van leerlingen. De OR is de verbindende schakel tussen ouders en school. De OR ontvangt signalen van ouders en informeert de school over wat er leeft onder de ouders. Omgekeerd wordt de ouderraad geïnformeerd over wat er leeft onder het personeel en kan zij dit uitdragen naar de ouders
5. Invulling OR en oudercommissies De OR bestaat uit een dagelijks bestuur en afgevaardigden van de oudercommissies. Dit is een combinatie van ouders en leden van het schoolteam. Alle ouders met kinderen op de school kunnen deel uit maken van de OR en oudercommissies. Nieuwe leden, uitgebreid geworven onder alle ouders, worden gekozen door de zittende OR en oudercommissies. Een OR- of commissielid neemt in principe 3 jaren zitting in de OR of betreffende commissie. Deze termijn kan eenmalig verlengd worden met nogmaals 3 jaren. Het is echter wenselijk dat er gehouden wordt aan de eerste termijn van 3 jaren en er mogelijkheid wordt geboden voor alle ouders en leden om in te stromen in de OR en oudercommissies. Zodra er geen kinderen van een OR- of commissielid meer staan ingeschreven op OBS de Border zal het lidmaatschap van de OR of oudercommissie komen te vervallen. Alle OR- en oudercommissieleden dienen bekend te zijn bij alle ouders. Naast dat deze informatie op de website van de school staat zal bij het aantreden van een nieuw lid dit in Het Weeknieuws worden aangekondigd.
Versie 1.0 20-8-2012
5
6. Werven leden OR en oudercommissies Aan het begin van elk nieuw school jaar zal de OR een ledenlijst van de OR en de oudercommissies publiceren met daarin alle leden en de aflooptermijn. Tevens zal er duidelijk worden gemeld welke leden een aflopende termijn hebben in het lopende schooljaar. Deze posities staan open om ingevuld te worden aan het eind ven het schooljaar. Het werven van de nieuwe leden wordt centraal georganiseerd door de OR. Door de OR en oudercommissies moet worden aangegeven aan de OR voor welke positie een nieuw lid wordt gezocht. De OR zal middels een oproep in Het Weeknieuws en website de vraag kenbaar maken. Zo nodig zal het verzoek meerdere malen worden herhaald. Binnengekomen reacties worden gedeeld met de OR of oudercommissies die zelfstandig een keuze kunnen maken over de invulling van de vacante positie. De OR houdt het voorrecht de oudercommissies te adviseren. De OR en oudercommissies kunnen zelf een kandidaat voorstellen, echter heeft een kandidaat die zich centraal aanmeldt voorrang op de zelf aangedragen kandidaat. Het kan voorkomen dat er omstandigheden zijn dat een OR- of oudercommissielid per direct of binnen een niet te verwachtte termijn opstapt. De OR zal direct op de hoogte worden gesteld en zal de eerder beschreven procedure per direct worden ingezet. Er wordt geprobeerd om binnen twee maanden vanaf moment van het plaatsen van de eerste oproep minimaal 3 kandidaten te hebben. Als hiervoor nodig is om meerdere malen een oproep te plaatsen dan zal de OR hiervoor zorgen. Het is aan de OR en de oudercommissies te zorgen voor een gebalanceerde invulling van de posities. Deze balans verkrijgt men onder andere door ouders van kinderen bij voorkeur uit minimaal 3 verschillende groepen te hebben. De OR kan om advies worden gevraagd en advies geven m.b.t. invulling van leden van de Commissies. OR- en oudercommissielid zijn is op vrijwillige basis, echter niet vrijblijvend!
Versie 1.0 20-8-2012
6
7. Samenstelling OR 7.1
De ouderraad bestaat uit
1.
Dagelijks bestuur: voorzitter, secretaris en penningmeester Het dagelijks bestuur is verantwoording schuldig aan de ouderraad. Oudercommissie-afgevaardigden en leden van het schoolteam Afgevaardigden van de Oudervereniging ] Zoals verkeersouders, klassenouders en andere uitvoerenden van ouderactiviteiten.
2. 3.
7.2
Diverse functies ouderraadsleden en hun taken
Voorzitter: voorzitten van de vergaderingen opstellen van de agenda voert namens de ouderraad het woord en vertegenwoordigt haar in de externe contacten draagt zorg voor een ordelijk verloop van de vergaderingen eventuele problemen/conflicten oplossen aanspreekpunt voor OR- en oudercommissieleden, teamleden en directie bijdrage leveren aan Het Weeknieuws en website verzorgen van het jaarverslag op de algemene ouderavond initiëren/organiseren van extra activiteiten zoals bijv. informatieavonden voor ouders Nieuwe ouders een welkomstbrief toe doen komen Secretaris: draagt zorg voor archivering van stukken als (post, notulen enz.) stelt brieven op namens de ouderraad (zo nodig in overleg met de voorzitter) zorgt voor verspreiding van de agenda bijwerken (up-to-date) houden van het Handboek OR en oudercommissies. Penningmeester: beheert de financiën van de ouderraad op een transparante en adequate wijze geeft regelmatig inzage in de financiële stand van zaken aan de andere leden van de ouderraad is verantwoordelijk voor de inning van de ouderbijdrage en de gang van zaken hiertoe verricht betalingen namens de ouderraad stelt in samenspraak met de andere leden van de ouderraad een begroting op ten behoeve van het nieuwe schooljaar draagt zorg voor een financiële verantwoording op de jaarvergadering De overige ouderraadleden: wonen zoveel mogelijk de maandelijkse vergaderingen bij denken mee/handelen over allerlei zaken die besproken worden tijdens de vergaderingen hebben zitting in oudercommissie(s) en brengen inhoudelijk verslag uit helpen actief mee in de oudercommissie waarin men zit en indien nodig ook met andere commissie activiteiten
Versie 1.0 20-8-2012
7
8. Financiën De financiën van de ouderraad worden beheerd door de penningmeester. Er wordt gebruik gemaakt van een betaalrekening, spaarrekening en bij uitzondering van een contante kas. De ouderraad is verantwoordelijk voor het jaarlijks innen van de ouderbijdrage van de leerlingen van OBS De Border. Van deze bijdrage worden, gedurende het schooljaar, diverse activiteiten georganiseerd, zoals beschreven in hoofdstuk 6 van het handboek. Naast de ouderbijdrage zijn er ook andere opbrengsten die onder de verantwoording van de ouderraad vallen, oa sponsorloop, verkoop tijdens kerstdiner en opbrengsten papierinzameling. De ouderbijdrage is een “verplichte” vrijwillige bijdrage. De ouders/verzorgers krijgen bij aanvang van het schooljaar een brief via hun kind(eren), met het verzoek de ouderbijdrage over te maken. Aan het begin van het schooljaar wordt de Algemene Ouderavond georganiseerd. De penningmeester brengt financieel verslag uit van het voorgaande jaar en geeft toelichting op de begroting voor het lopende schooljaar. Aan de hand van het resultaat en de begroting voor het lopende schooljaar wordt bepaald of de ouderbijdrage wel of niet moet worden verhoogd.
9. Oudercommissies De ouderraad heeft een aantal oudercommissies ingesteld t.b.v. de organisatie van activiteiten. Deze Commissies vallen onder de verantwoordelijkheid van de ouderraad. 8
9.1
Sportcommissie
De sportcommissie heeft zich als doel gesteld om zoveel mogelijk kinderen van de Border te laten sporten en bewegen. Hierbij staat het spelplezier voorop, ieder kind moet op zijn of haar eigen niveau kunnen sporten, waarbij meedoen belangrijker is dan winnen. Jaarlijkse organiseert de commissie diverse sportactiviteiten zoals de sportdagen op de atletiekbaan voor de groepen 5 t/m 8, de sportdagen in de sporthal voor de groepen 3&4 en sport- en speldagen voor de groepen 1&2. Daarnaast wordt door de kinderen deelgenomen aan Regionale sporttoernooien zoals dammen, schaken, handbal en voetbal. De sportcommissie zorgt hierbij voor de communicatie rond de toernooien en regelt de inschrijving en de begeleiding door ouders. Het schoolsportprogramma waaraan wordt deelgenomen varieert per jaar. Naast deze sportactiviteiten wordt er jaarlijks deelgenomen aan de Avondvierdaagse. De sportcommissie zorgt hierbij o.a. voor de inschrijving, de begeleiding door leerkrachten en ouders, en ook voor de verzorging onderweg.
Versie 1.0 20-8-2012
9.2
PR-Commissie
De PR-commissie ondersteunt diverse taken op school en initieert zelf activiteiten.
9.3
Ondersteuning bij de schoolkrant De Waterval Zorgen voor voldoende sponsoring, zodat schoolkrant kostendekkend kan worden gemaakt. Begeleiden schoolkrantredactie groep 8 (wekelijkse vergadering, helpen bij onderwerpen. Helpen bij het in elkaar zetten schoolkrant, helpen bij tellen en verdelen aan groepen. Meedenken et het schoolteam m.b.t. mediacontacten (persberichten) bedenkt en organiseert elk jaar een inzamelingsactie voor een goed doel ( bijv. Novib / Edukans). Bedenken op welke manier geld ingezameld kan worden en voor welk goed doel, bijvoorbeeld voor het project „Scools‟ van de ontwikkelingsorganisatie Edukans. Regelen van oud papierinzameling De opbrengst wordt o.a. gebruikt voor de aanschaf van boeken voor de mediatheek Regelen van de batterijeninzameling. Met de opbrengst wordt speelgoed aangeschaft.
Onderwijscommissie
De Onderwijscommissie ondersteunt diverse onderwijs taken.
De schoolfotograaf. De planning en organisatie van de schoolfotograaf blijft een jaarlijks terugkomende taak van de onderwijscommissie. Mediatheek. Iedere week worden er nieuwe boeken gecodeerd en ingevoerd. Het systeem wordt door ons bijgewerkt en er is een handleiding geschreven zodat de werkzaamheden van de mediatheek ook door andere kan worden voortgezet. Niveau/avi-boeken Alle boeken moeten zijn omgenummerd. De boeken staan zowel in de schoolwoningen als in het hoofdgebouw in een eigen kast. Bestellen van educatieve/leesboeken De onderwijscommissie koopt zelf leesboeken en informatieve boeken voor de mediatheek. Bestellen en verspreiden van Okki/Taptoe/Junior Geographic e.d. Leefwereld. De ondersteuning voor dit onderwerp bestaat voornamelijk uit het op peil houden van de materialen.
Algemeen: Voor alle bovengenoemde onderwerpen geldt dat de onderwijscommissie hierover de communicatie richting ouders heeft verzorgd, over het algemeen via berichten in het Weeknieuws
9.4
Feestcommissie
De feestcommissie organiseert ieder jaar het Sinterklaasfeest, het lente ontbijt en het eindfeest. Daarnaast zorgen we ervoor dat tijdens de feestdagen met behulp van veel vrijwilligers de school in Sinterklaas-, kerst- en paasstemming gebracht wordt. Als team van ouders en leerkrachten komen we 8 avonden per jaar bij elkaar om de feesten te bedenken en voor te bereiden en om decoratiemateriaal te verzorgen. Daarnaast zijn we nog 3 avonden per jaar op school om samen met veel vrijwilligers de school te versieren voor Sinterklaas, kerst en Pasen. De uitdaging voor de feestcommissie is ieder jaar weer proberen zo veel mogelijk te doen tegen zo laag mogelijke kosten. Versie 1.0 20-8-2012
9
10.
Oudercommissie werkwijze
Elke Oudercommissies heeft zijn haar werkwijze beschreven in een oudercommissiehandleiding. Hierin staat o.a. in personele bezetting en taken van de oudercommissie als ook beschrijvingen/draaiboeken van de uit te voeren taken en organiseren van evenementen. De oudercommissie is inhoudelijk verantwoordelijk van deze oudercommissiehandleiding. De ouderhandleiding wordt aan het begin van het schooljaar gedeeld met de OR. De OR zal al deze oudercommissiehandleidingen bundelen tot 1 document en zal centraal beheerd worden.
11.
Vergaderingen
De Ouderraad komt jaarlijks minimaal 6 keer bijeen. In de eerste vergadering van het schooljaar wordt de planning gemaakt voor het schooljaar. Aanwezigheid: Het is van belang in verband met de voortgang van de oudercommissies en eventuele beslissingen die moeten worden genomen, dat zoveel als mogelijk OR-leden aanwezig zijn. Een bijeenkomst van de OR kan slechts plaatsvinden indien tenminste de helft plus 1 van de OR-leden aanwezig is. Als hier niet aan voldaan wordt, dient er een nieuwe bijeenkomst te worden gepland. Dit wordt bepaald door de voorzitter. Agenda De voorzitter stelt voor iedere vergadering een agenda op in overleg met de voorzitter. De agenda bevat een aantal vaste punten, dat in iedere vergadering wordt besproken: 1. Opening 2. Algemene mededelingen 3. Vaststellen notulen vorige vergadering 4. Oudercommissies en schoolteam 5. Penningmeester 6. MR 7. actiepunten 8. rondvraag 9. sluiting Het rondsturen van de agenda per mail gebeurt tenminste 7 dagen voor de te houden vergaderingen door de secretaris. Eventueel kunnen er agendapunten worden bijgevoegd. De verslaglegging van de vergaderingen wordt gedaan door de notulist. De notulist is een lid van de OR. De notulen worden binnen 14 dagen na de vergadering aan alle leden verspreid. Na goedkeuring van de notulen op een vergadering zal deze al dan niet in een aangepaste vorm worden geplaatst op de website. Er wordt hiervan ook melding gemaakt in Het Weeknieuws.
Versie 1.0 20-8-2012
10
12.
Communicatiemiddelen
Alle communicatiestromen staan beschreven in het OR-communicatiehandboek. (deze zal medio schooljaar 2012-+2013 verschijnen)
11
Versie 1.0 20-8-2012
