Inhoud Inleiding
11
1 Voorbereiding
13
1.1
1.2 1.3
Verhuiscoördinatie 1.1.1 U, de verhuiscoördinator 1.1.2 Verhuisassistenten 1.1.3 Wie doet wat wanneer? 1.1.4 Externe adviseurs 1.1.5 Wettelijke regelingen Begroting Personele gevolgen
2 Huisvesting 2.1
2.2 2.3
2.4
2.5
Bouwen, verbouwen 2.1.1 Bouwadvies 2.1.2 Wettelijke voorschriften en vergunningen 2.1.2.1 Wet milieubeheer (Wm) 2.1.3 Milieuvriendelijk bouwen en zuinige exploitatie 2.1.3.1 Energiebesparing 2.1.3.2 Waterbesparing 2.1.3.3 Schoonmaakvriendelijkheid 2.1.4 Asbest 2.1.5 ICT en telecommunicatie Risico-inventarisatie & -evaluatie Brandpreventie 2.3.1 Materialen 2.3.2 Rookmelders 2.3.3 Brandblussers 2.3.4 Sprinklerinstallatie 2.3.5 Bewegwijzering vluchtwegen 2.3.6 Instructie Toegangscontrole en sleutelsystemen 2.4.1 Sluitsystemen 2.4.2 Elektronische systemen voor sleutelbewaking en -uitgifte 2.4.3 Sloten en sleutels voor het nieuwe pand Telefoon 2.5.1 Omvang van de installatie 2.5.2 Telefooncentrale
13 13 14 14 14 14 15 16
19 19 20 21 21 21 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 28 28 29 29 29 30 31 31 31 32 5
DE KANTOORVERHUIZING
2.5.3 (Ver)bouw en telecommunicatie 2.5.4 Instructie 2.5.5 Informatie intern 2.5.6 Informatie naar buiten 2.6 Sanitaire voorzieningen 2.6.1 Plaats, indeling en capaciteit van de sanitaire ruimten 2.6.2 Toiletpapier 2.6.3 Afval 2.6.4 Zeep 2.6.5 Handen drogen 2.6.6 Luchtverversing 2.6.7 Schoonmaak 2.6.8 Extra’s 2.7 Parkeren 2.7.1 Opstellingen 2.7.2 Draaicirkels en parkeerrijen 2.7.3 Parkeerbeleid 2.7.4 Parkeerplaatsen voor gehandicapten 2.7.5 Vergunningparkeren 2.7.6 Handzenders 2.8 Fietsenstalling 2.8.1 Rekken 2.8.2 Bergingen 2.8.3 Beveiliging 2.8.4 Andere voorzieningen 2.9 ‘Inhuisbaarheid’ en toegankelijkheid 2.10 Personeelsrestaurant 2.10.1 Rol van personeelsrestaurants 2.10.2 Een nieuw personeelsrestaurant
3 Communicatie en pr 3.1 3.2 3.3
3.4
6
Informatie intern Ver-huisorgaan Rondom de verhuizing 3.3.1 Actuele telefoonlijst 3.3.2 Verhuisinstructie 3.3.3 Gebruiksaanwijzing nieuw pand 3.3.4 Welkom op de nieuwe werkplek Procedurewijzigingen 3.4.1 Orde, veiligheid, kostenbewaking 3.4.2 Milieu 3.4.3 Postverzorging 3.4.4 Receptie
35 36 36 37 37 37 37 38 38 39 39 40 40 41 41 43 43 43 43 43 44 44 44 45 45 45 46 46 46
49 49 49 50 50 50 50 51 52 52 53 53 53
INHOUD
3.5
3.6
3.7
3.4.5 Fotokopiëren 3.4.6 Faciliteiten van het personeelsrestaurant 3.4.7 Diversen Huisstijl 3.5.1 Het drukwerk 3.5.2 Een nieuwe huisstijl 3.5.3 Niet alleen papier Het verhuisbericht en de post 3.6.1 Verhuisbericht 3.6.1.1 Wie krijgt een bericht? 3.6.2 De post 3.6.2.1 Brievenbus 3.6.2.2 Postbussen 3.6.2.3 Antwoordnummer 3.6.2.4 Frankeermachine 3.6.2.5 Zakelijke Bewaarservice, Zakelijke Doorzendservice en Zakelijke Verhuisservice 3.6.2.6 Opvolgers inschakelen, opvolger zijn Informatie extern 3.7.1 Advertentie 3.7.2 De buren 3.7.2.1 De oude buren 3.7.2.2 De nieuwe buren 3.7.3 Open dag
4 Inrichting 4.1
4.2
4.3
4.4
Inkoop in verband met de verhuizing 4.1.1 Milieubewust inkopen 4.1.2 Arbo-bewust inkopen Meubels 4.2.1 Inventarisatie 4.2.2 Indelen van de kamers/vlekkenplan 4.2.2.1 Indelingshulpen 4.2.3 Toebedelen van meubilair 4.2.3.1 Inrichting van de individuele werkplek 4.2.4 Gehandicapten 4.2.5 Inkoop meubels 4.2.6 Plaats van printers en kopieerapparatuur Stoffering 4.3.1 Vloerbedekking 4.3.2 Raamstoffering en zonwering Bewegwijzering 4.4.1 Indeling van gebouw en afdelingen 4.4.2 Lettertype
54 54 54 54 54 56 56 57 57 58 59 60 60 60 60 61 61 61 62 62 62 62 63
65 65 65 66 67 67 69 69 71 72 73 73 74 74 75 76 76 77 77 7
DE KANTOORVERHUIZING
4.5
4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8 4.4.9 ICT 4.5.1
Verwijzingen Beletteringssysteem Tekst op borden Pijlen Kleuren Aanvullende tips Levering en bestelling Verplaatsing van apparatuur
5 De verhuizing zelf 5.1
5.2 5.3
5.4
5.5
5.6
8
Verhuisbedrijven 5.1.1 Erkende Verhuizers 5.1.2 Verhuizen op draaiboek 5.1.3 Offerte 5.1.4 Opslag 5.1.5 Buitenland Verzekeringen Schoonmaak 5.3.1 Het oude pand: schoon 5.3.2 Het nieuwe pand: brandschoon 5.3.2.1 Planning rond de verhuisperiode 5.3.2.2 Werkmethodes 5.3.2.3 Materialen Opruimen, afvalverwerking en archivering 5.4.1 Schiften en verzamelen 5.4.2 Oud papier 5.4.3 Afvalverwerking 5.4.3.1 Gewoon oud papier 5.4.3.2 Privacy-gevoelig oud papier en andere media 5.4.3.3 Chemisch afval 5.4.3.4 Oude metalen en groot vuil 5.4.4 Afvalpreventie 5.4.5 Milieucriteria 5.4.6 Ruimtebesparend en veilig archiveren 5.4.6.1 Microfilm 5.4.6.2 Computer-leesbare archivering 5.4.6.3 Archivering door derden (archiefmanagement) Sleutels 5.5.1 Sleutels van het oude pand 5.5.2 Meubilairsleutels Inpakken
78 79 80 80 80 80 81 81 81
83 83 83 84 84 86 86 86 87 87 88 88 89 89 90 90 91 91 91 92 92 93 93 93 94 95 96 96 97 98 98 98
INHOUD
5.6.1
Materialen 5.6.1.1 Dozen 5.6.1.2 Tape 5.6.1.3 Codeeretiketten 5.6.2 Werkwijze 5.6.2.1 Volgorde van inpakken 5.6.2.2 Borgen van meubilair 5.6.2.3 ‘Loslopende’ voorwerpen 5.6.2.4 Papier 5.6.2.5 Vloerbelasting 5.6.2.6 Reprografische apparatuur 5.6.2.7 Zeer zware voorwerpen 5.6.2.8 Vertrouwelijke stukken 5.6.2.9 Planten 5.6.2.10 Bedrijfskleding 5.7 Openbare orde en veiligheid 5.7.1 Diefstal en brand 5.7.1.1 Sloten 5.7.1.2 Toegangscontrole 5.7.1.3 Brandpreventie 5.7.2 Gemeente 5.7.3 De liften 5.8 Veiling 5.9 Vlak voor de verhuizing 5.10 Relaxed verhuizen
99 99 100 100 102 102 102 102 103 103 103 104 104 104 104 104 105 105 105 105 106 106 106 107 108
6 Na de verhuizing
109
6.1 6.2 6.3
6.4 6.5
De eerste werkdag Naweeën Verfraaiing 6.3.1 Bloemen en planten 6.3.2 Wandversiering Interne verhuizingen Milieuzorg na de verhuizing 6.5.1 ISO 14001 6.5.2 Onderhoud en materiaaltoepassing
Bijlage 1 Model verhuisinstructie Verhuismaterialen Inpakken Vertrouwelijke stukken Privé-eigendommen Bureaus en kasten
109 109 110 110 111 112 112 112 113
115 115 117 118 119 119
9
DE KANTOORVERHUIZING
Apparatuur Oud papier Archiefstukken Coderen Tijdens de verhuizing aanwezige personen Gevonden voorwerpen The day(s) after ... Vragen?
119 120 120 120 122 122 122 123
Bijlage 2 Meetsjabloon
125
Bijlage 3 Planningsschema
127
Bijlage 4 Literatuur en software
131
Literatuur Software
Bijlage 5 Adressen en websites Adressen Websites
Register
10
131 131
133 133 133
139
