Huishoudelijk reglement Inhoud : Hoofdstuk 1:
Clubblad & Website
Hoofdstuk 2:
Aansluiting
Hoofdstuk 3:
Gelden
Hoofdstuk 4:
Vergaderingen
Artikel 1 : Artikel 2 : Artikel 3 : Artikel 4 : Artikel 5 :
Bestuursvergaderingen Algemene Vergadering v.z.w. Ledenbijeenkomst Vergaderingen met A.P.W.C. v.z.w. Vergaderingen met V.W.F. v.z.w.
Hoofdstuk 5: Artikel 1 : Artikel 2 : Artikel 3 : Artikel 4 : Artikel 5 :
Vergoedingen
Algemeen Vaste vergoeding Spaarkaart Promotietochten Forfaitaire vrijwilligersvergoeding
Hoofdstuk 6:
Verzekering
Hoofdstuk 7:
Wandelprogramma
Hoofdstuk 8:
Kledij
Hoofdstuk 9:
Busreizen
Hoofdstuk 10: Gedrag op de weg Hoofdstuk 11: Functies bestuur Hoofdstuk 12: Datum wijzigingen huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement
28 / 02 / 2013
Wandelclub Zandstappers vzw
1
•
Hoofdstuk 1 : Clubblad & Website
Het clubblad verschijnt om de drie maand, telkens de laatste week van maart, juni, september en december. Teksten, artikels en informatie voor het clubblad dienen te worden bezorgd bij de Infoverantwoordelijke tenminste drie weken voor het verschijnen. Ingezonden artikels, door de leden opgesteld, zijn steeds welkom. De Infoverantwoordelijke bepaalt of de artikels al dan niet kunnen verschijnen in het clubblad. Iedere inzender blijft verantwoordelijk voor binnengebrachte teksten. Het bestuur is niet verantwoordelijk voor door derden binnengebrachte publicaties. Het clubblad draagt de naam " Het Stapvoetje ". De club heeft ook een website " www.zandstappers.be "
•
Hoofdstuk 2 : Aansluiting
De club is aangesloten bij de Vlaamse Wandelfederatie v.z.w., afgekort V.W.F. v.z.w., bij het Antwerps Provinciaal Wandel Comité v.z.w., afgekort A.P.W.C. v.z.w. en staat bekend onder de naam Wandelclub Zandstappers v.z.w. (A044). De statuten en huishoudelijk reglement van de V.W.F. v.z.w. en A.P.W.C. v.z.w. zijn ter inzage op de zetel.
•
Hoofdstuk 3 : Gelden
Alle verrichtingen gebeuren bij voorkeur via de bankrekening van KBC " 733 - 3511965 - 13 " met melding van de betreffende activiteit zoals : "Lidgeld …..", "Busreis …..","Clubfeest", "Weekend", enz., dit om vergissingen te voorkomen. Indien het saldo op de zichtrekening te hoog is, wordt dit overgedragen op een spaarrekening.
•
Hoofdstuk 4 : Vergaderingen
Artikel 1 : Bestuursvergaderingen De bestuursvergaderingen vinden elke maand plaats en dit telkens de eerste maandag van de maand. Van deze datum kan door onderling overleg afgeweken worden en wordt op het einde van elke bestuursvergadering gemeld. Een verslag van deze vergadering wordt telkens opgesteld ten laatste veertien dagen na de vergadering en na goedkeuring op de eerstvolgende bestuursvergadering in gepaste versie gepubliceerd in ons clubblad. Artikel 2 : Algemene Vergadering v.z.w. De Algemene Vergadering v.z.w. vindt minstens één maal per jaar plaats (in de loop van het eerste kwartaal). Artikel 3 : Ledenbijeenkomst De ledenbijeenkomst vindt één maal per jaar plaats in de loop van het eerste kwartaal volgend op de Algemene Vergadering v.z.w. Artikel 4 : Vergadering met A.P.W.C. (Antwerps Provinciaal Wandelsport Comité) Bij de vergaderingen met het A.P.W.C. zullen er steeds maximum twee bestuursleden aanwezig zijn. Normaal vertegenwoordigt de Voorzitter de club, bij afwezigheid wordt hij vervangen door een ander bestuurslid, aanwezigheid wordt verwacht. De datum en plaats worden tijdig meegedeeld. Artikel 5 : Vergaderingen met V.W.F. (Vlaamse Wandelfederatie) Bij de vergadering met de V.W.F. zullen er steeds maximum twee bestuursleden aanwezig zijn. Deze vindt plaats éénmaal in het voorjaar en éénmaal in het najaar. Normaal vertegenwoordigt de Voorzitter de club, bij afwezigheid wordt hij vervangen door een ander bestuurslid, aanwezigheid wordt verwacht.
Huishoudelijk reglement
28 / 02 / 2013
Wandelclub Zandstappers vzw
2
•
Hoofdstuk 5 : Vergoedingen
Artikel 1 : Algemeen De Raad van Bestuur beslist over de terugbetaling van de onkosten gemaakt door de leden in het belang van de club, enkel op vertoon van factuur of een geldig boekhoudkundig document. Elk geval wordt afzonderlijk bekeken. Grote aankopen dienen besproken te worden in de bestuursvergadering. Artikel 2 : Vaste vergoeding Kilometer vergoeding van € 0,25/km wordt toegekend voor de verplaatsingen naar vergaderingen van V.W.F., A.P.W.C., of andere vergaderingen om de club te vertegenwoordigen. Er wordt ook een kilometervergoeding toegekend voor de verplaatsingen die gedaan worden in het belang van de club, o.a. verplaatsingen voor het inrichten van tochten, halen van materiaal, etc.. Dit bedrag kan te allen tijde worden aangepast. Artikel 3 : Spaarkaart Ieder lid ontvangt een spaarkaart. Op deze kaart kunnen ze telkens ze gaan wandelen een stempel laten zetten door de organiserende club. Doch telkens maar één stempel per wandeling. Deze volle kaart kan men inruilen voor een busreis, een clubfeest, aankoop kledij, etc., NIET voor betaling lidgelden. Een volle spaarkaart (nieuwe versie - 44 stempels) is € 6,00 waard. Dit bedrag kan te allen tijde worden aangepast. Artikel 4 : Promotietochten Jaarlijks worden een aantal wandelingen op de voorkeurkalender vermeld als promotiewandeling. Dit houdt in dat ieder lid op vertoon van een volledig ingevulde identificatiestrook uit ons tijdschrift ’t Stapvoetje zich bij de aangeduide organiserende club kan aanbieden voor een gratis inschrijving. Soms krijg je er ook een gratis basisconsumptie bij. De kosten hiervan worden na datum verrekend met deze club door de penningmeester na toezending van de inschrijvingen. Artikel 5 : Forfaitaire vrijwilligersvergoeding Een aangesloten lid die vrijwillig helpt op één of meerdere van onze tochten ontvangt een forfaitaire vrijwilligersvergoeding van 1 stempel (waarde = € 2,5) voor een halve dag en 2 stempels (waarde = € 5,00) voor een hele dag helpen, eventueel aangevuld door 1 of 2 stempels voor het helpen klaarzetten van controleposten, afpijlen, klaarmaken van …. De stempels kunnen gebruikt worden voor het betalen van een busreis, clubfeest, aankoop kledij etc., NIET voor betaling van lidgeld. De waarde van de stempels kan te allen tijde worden aangepast.
•
Hoofdstuk 6 : Verzekering
Een lid van Wandelclub Zandstappers v.z.w. die in het bezit is van een geldige lidkaart van de Vlaamse Wandelfederatie v.z.w. is verzekerd op alle wandeltochten die ingericht worden door erkende wandelclubs van het V.W.F. , AKTIVIA, V.V.R.S., etc.. Men is ook verzekerd op de heen- en terugreis. Tevens ben je verzekerd op alle activiteiten die ingericht worden door de club. Het is aangeraden om het ongevallenformulier (ook te vinden op onze website) steeds bij te hebben op een wandeltocht. Bij ongeval moet je dit document immers laten invullen door de behandelende geneesheer en moet er een bevestiging van het ongeval door de organiserende club gebeuren. Breng daarna het formulier zo snel mogelijk binnen op de zetel (of op het secretariaat). De wandelclub Zandstappers v.z.w. is verzekerd bij ARENA NV – Polisnummer 1.119.356/A via de Vlaamse Wandelfederatie v.z.w.. De verzekeringspolis is ter inzage op de zetel.
Huishoudelijk reglement
28 / 02 / 2013
Wandelclub Zandstappers vzw
3
•
Hoofdstuk 7 : Wandelprogramma
Het wandelprogramma verschijnt vier maal per jaar onder de vorm van een voorkeurkalender. De bedoeling van deze voorkeurkalender is om zich meer te concentreren rond één wandeltocht. Ieder lid is echter vrij de keuze te maken welke wandelingen ze willen doen. Elk lid kan zijn tochten en afstanden noteren in een daarvoor geschikt wandelboekje dat te verkrijgen is op de zetel tegen betaling. De club zal vanaf 2013 een trofee “De meest verdienstelijke wandelaar” uitreiken. Dat is de wandelaar die op einde van het jaar de meeste punten heeft verzameld. De wandelaar kan punten verdienen door te helpen of deel te nemen aan onze eigen tochten (3 punten), deel te nemen aan de promotietochten en clubwandelingen (2 punten) en deel te nemen aan de voorkeurwandelingen (1 punt). Jaarlijks zal aan de leden gevraagd worden de voorkeurwandelingen te vermelden op een daarvoor bestemd formulier of leden die over internet beschikken kunnen via onze website hun deelname bijhouden (via Ledenpagina - Document - Documenten beschikbaar enkel voor leden). Er zijn jaarlijks wandelgidsen van de federatie ter beschikking voor de leden tegen zeer democratische prijzen. Onze club richt 3 georganiseerde tochten in, die opgenomen worden in de wandelkalender van de federatie : - onze officiële tocht "Hartje der Kempen" telkens de 33ste zondag van het jaar (opgelet indien 1 januari op een zondag valt dan hebben wij de tocht één week later) - op 1 mei onze "Meiklokjestocht" (indien deze op een zondag valt en in concurrentie is met een officiële tocht zal onze "Meiklokjestocht" verhuizen naar een andere datum) - onze "Midweektocht" de 3de of 4de dinsdag van oktober
•
Hoofdstuk 8 : Kledij
Kledij kan bekomen worden door de leden aan een schappelijke prijs, berekend in functie van de kostprijs en dit op de zetel. De verkoopprijs zal vermeld worden in ons clubblad en de website. Alsook wordt er gevraagd deze kledij zoveel mogelijk te dragen op de wandeltochten. De club heeft ook T-shirts voor de helpers tijdens onze tochten. Deze worden enkel gedragen op onze tochten en blijven verder eigendom van de club, doch mogen door de leden mee naar huis genomen worden, maar kunnen eender welk moment teruggevraagd worden.
• Hoofdstuk 9 : Busreizen De club richt per jaar enkele busreizen in om te gaan wandelen bij andere wandelclubs. Ieder lid kan een busreis voorstellen bij de kalenderverantwoordelijke. Deze zal beoordeeld worden op de bestuursvergadering om in de wandelkalender opgenomen te kunnen worden. Een lid dat ingeschreven is voor een busreis maar de dag van de busreis niet aanwezig is, en niet heeft geannuleerd ten laatste 24 uur voor de afreis, wordt NIET terugbetaald. Annulaties die gebeuren VOOR 24 uur voor de afreis worden doorgeschoven naar een volgende busreis naar keuze.
• Hoofdstuk 10 : Gedrag op de weg De plaats van de voetganger op de openbare weg wordt geregeld door artikel 42 van het Koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende van het algemene reglement op de politie van het wegverkeer (staatsblad van 9 december 1975). Onder openbare weg verstaat men alle wegen, grote of kleine, die voor het publiek open staan. De bermen, voetpaden en sloten worden hieronder begrepen. Enkele tips uit artikel 42: * Wanneer de voetgangers de rijbaan volgen, moeten zij zich zo dicht mogelijk aan de rand van de rijbaan houden en behoudens bijzondere omstandigheden links van de door hen gevolgde richting gaan. * Wanneer de voetgangers het fietspad volgen, moeten zij voorrang verlenen aan de fietsers. * De voetgangers moeten de begaanbare voetpaden of verhoogde bermen volgen en, zo er geen zijn, de andere gedeelten van de openbare weg. * Wanneer op minder dan 30 meter afstand een oversteekplaats is, moeten de voetgangers deze oversteekplaats gebruiken.
Huishoudelijk reglement
28 / 02 / 2013
Wandelclub Zandstappers vzw
4
• Hoofdstuk 11 : Functies bestuur Voorzitter : - roept de vergaderingen en bijeenkomsten samen of geeft opdracht daartoe en leidt ze. - stelt verslagen op voor de R.v.B. en de A.V. - zorgt voor de naleving van de statuten en van het huishoudelijke reglement. - heeft het recht op de vergaderingen en/of bijeenkomsten de discussies te sluiten en de vergaderingen te schorsen indien hij dit nodig acht. - vertegenwoordigt de club wanneer en waar daartoe aanleiding bestaat. - kan een deel van de bevoegdheden aan een ander overdragen maar blijft verantwoordelijk. - is bevoegd uitgaven te doen tot een bedrag van 2.500 euro. - doet de aan- en verkoop van o.a. kledij, stickers, badges, wandelboekjes, etc.. - geeft op het einde van het jaar een eindinventaris door aan de penningmeester. - zorgt voor alle inschrijvingen (busreizen en andere clubactiviteiten).
Secretaris : - behandelt de briefwisseling. - houdt het ledenbestand bij. - houdt de statistieken bij van het aantal wandelaars op onze tochten en geeft deze tijdig door aan V.W.F. en alle andere instanties. - zorgt voor de jaarlijkse documenten nodig voor aanvraag subsidies op allerlei vlak (VWF, Sportraad, etc.). - houdt alles bij van verzekeringen en verstuurt de nodige documenten aan de betrokken instanties.
Penningmeester : - zorgt voor de financiële administratie. - brengt maandelijks tijdens de bestuursvergadering verslag uit over de toestand van de geldmiddelen van de club. - brengt jaarlijks op de A.V en ledenbijeenkomst. verslag uit over de kastoestand van de club. - is verplicht aan de R.v.B. en aan de A.V. desgevraagd alle inlichtingen te verstrekken en inzage der boeken toe te staan. - alle bewijsstukken dienen in overeenstemming met de wettelijke termijnen bewaard te blijven. - kasboeken en dergelijke behoren bij het archief. - verricht voorts alle werkzaamheden die volgens bestaande gebruiken aan zijn taak verbonden zijn, o.a. betalen van facturen. - is bevoegd uitgaven te doen tot een bedrag van 2.500 Euro.
Notulist : - maakt de notulen op van al de vergaderingen van de club.
Kalenderverantwoordelijke : - staat in voor het samenstellen van de wandelkalender. - legt tijdig de nodige contacten zodat de definitieve kalender kan overhandigd worden aan de Infoverantwoordelijke na goedkeuring op de bestuursvergadering, voor het verschijnen in het clubblad. - zorgt in samenspraak met het bestuur voor de busreizen en verrassingsreizen en legt deze tijdig vast bij een touroperator.
Vademecumverantwoordelijke : - zorgt voor de aanpassingen van de statuten en het huishoudelijke reglement en de publicatie ervan.
Huishoudelijk reglement
28 / 02 / 2013
Wandelclub Zandstappers vzw
5
Public-Relations : - vertegenwoordigd de club en zorgt voor sponsoring clubblad, etc.
Infoverantwoordelijke : - zorgt voor de volledige opstelling van het clubblad. - legt tijdig de nodige contacten zodat het definitieve clubblad op tijd kan gedrukt worden. - is verantwoordelijk voor de website en onderhoud ervan.
Materiaal & Bevoorrading : - zorgt voor het materiaal en bevoorrading op onze wandeltochten of andere clubactiviteiten. - is verantwoordelijk voor alle materialen toebehorend aan de club, houdt alles in goede staat en laat waar nodig, na overleg met het bestuur herstellingen uitvoeren. - houdt ook de inventaris bij van alle materialen aanwezig in de club. - geeft op het einde van het jaar een eindinventaris door aan de penningmeester. - zorgt voor het materiaal en de verdeling ervan, dat nodig is bij de wandeltochten of organisaties, zoals tenten, tafels, stoelen, drank enz. Dit in samenspraak met de verantwoordelijken van de kontroleposten. - doet alle bestellingen voor onze tochten en bijeenkomsten
Parkoersmeester : - geeft tijdig door welk en hoeveel materiaal er moet aangekocht worden voor afpijling van de tochten en geeft op het einde van het jaar een eindinventaris door aan de penningmeester. - zorgt voor het uitstippelen van het parkoers. Indien nodig zorgt hij ervoor afspraken te maken met de eigenaars van bepaalde gronden om deze te mogen betreden (liefst schriftelijk). - vraagt toestemming voor afpijling aan de instanties. - zorgt voor de controleposten en maakt tijdig afspraken met de eigenaars van deze posten (liefst schriftelijk). - zorgt samen met de Materiaalverantwoordelijke voor de verdeling van de materialen, drank en eten nodig op de tochten. - zorgt voor helpers om de afpijling te doen. - zorgt voor het zo snel mogelijk verwijderen van de pijlen. - zorgt voor het plaatsen van de borden van splitsing, controle, start, etc.. - brengt regelmatig verslag uit aan het bestuur aangaande het parkoer. - zorgt voor het plaatsen van de borden WANDELTOCHT op de afgesproken plaatsen de dag voor de activiteit en voor het verwijderen ervan op de dag van de activiteit na 15u00 of ten laatste de dag nadien.
Bestuursleden : - helpen voornoemde leden van het bestuur bij het uitvoeren van hun functie.
BIJ AFTREDEN of OVERDRACHT Alle taken en toebehoren (administratieve en geldelijke) dienen te worden overgedragen aan de opvolger of teruggegeven aan de club zo vlug mogelijk na de aanvaarding van het ontslag en uiterlijk op de einddatum van de overeengekomen opzegtermijn. Op een A.V. kan beslist worden om deze overdracht sneller te laten verlopen teneinde een vlotte overname te kunnen bewerkstelligen.
Huishoudelijk reglement
28 / 02 / 2013
Wandelclub Zandstappers vzw
6
• Hoofdstuk 12 : Datum wijzigingen Huishoudelijk reglement * Opstellen huishoudelijk reglement : * Wijziging huishoudelijk reglement: * Wijziging huishoudelijk reglement: * Wijziging huishoudelijk reglement: * Wijziging huishoudelijk reglement: * Wijziging huishoudelijk reglement: * Wijziging huishoudelijk reglement: * Wijziging huishoudelijk reglement:
1 januari 2003. 1 januari 2004. 1 november 2005. 1 september 2008. 1 december 2010. 28 februari 2012. 7 januari 2013. 28 februari 2013.
Raad van Bestuur Voorzitter Jef Vermetten
Huishoudelijk reglement
Secretaris Paul Alen
28 / 02 / 2013
Penningmeester Marc Geentjens
Wandelclub Zandstappers vzw
7
