Inhoud. Algemene informatie - 1 -

Inhoud ALGEMENE INFORMATIE .........................................................................................................................3 FACTURATIE .................................................................................................................................................4 1. INLEIDING ................................................................................................................................................4 2. BEGRIPPEN ...............................................................................................................................................5 Leveringen........................................................................................................................................6 Facturen ...........................................................................................................................................6 Betalingen ........................................................................................................................................7 Detailboeken ....................................................................................................................................7 ORGANISATIE FACTURATIE ....................................................................................................................8 3. VOORKEUREN - KENGETAL ......................................................................................................................8 Voorkeuren.......................................................................................................................................8 Kengetal ...........................................................................................................................................9 4. HOOFDGROEPEN.....................................................................................................................................10 5. PERSONEELSGROEPEN ............................................................................................................................11 Fiche ..............................................................................................................................................11 Personeel........................................................................................................................................11 Toewijzing personeel......................................................................................................................12 6. DOELGROEPEN. ......................................................................................................................................13 Doelgroepen klasgroepen ..............................................................................................................13 Doelgroepen personeel ..................................................................................................................14 Doelgroepen artikelen....................................................................................................................14 7. DETAILBOEKEN ......................................................................................................................................16 Onderscheid types Detailboeken ....................................................................................................16 Aanmaak detailboeken ...................................................................................................................17 8. VERGRENDELING DETAILBOEKEN ..........................................................................................................20 Tijdelijke vergrendeling detailboeken ............................................................................................20 Definitieve vergrendeling detailboeken..........................................................................................20 BASISGEGEVENS........................................................................................................................................22 9. RUBRIEKEN ............................................................................................................................................22 10. ARTIKELEN ............................................................................................................................................23 Fiche ..............................................................................................................................................23 Doelgroepen...................................................................................................................................23 Leveringen......................................................................................................................................24 Facturen .........................................................................................................................................24 Creditnota’s ...................................................................................................................................24 11. REKENINGPERIODES ...............................................................................................................................25 12. TEKSTEN ................................................................................................................................................26 INGAVE LEVERINGEN – FACTUREN – BETALINGEN. ....................................................................27 13. LEVERINGEN ..........................................................................................................................................27 Per levering....................................................................................................................................27 Aanmaken van een levering.......................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Opvragen van leveringen ...............................................................................................................33 Wijzigen van leveringsgegevens.....................................................................................................34 14. FACTUREN .............................................................................................................................................35 Voorbereiding facturen vanuit leveringen .....................................................................................35 Individuele aanmaken van een factuur/ creditnota ........................................................................37 Groepsgewijs..................................................................................................................................39 15. BETALINGEN ..........................................................................................................................................40 Algemeen........................................................................................................................................40 Documenten aanmaken Per betaling .............................................................................................41 Binnenkomende betalingen (Coda 128) .........................................................................................42 Domiciliëringsopdrachten..............................................................................................................44 16. OPVRAGING VAN FACTURATIEGEGEVENS ..............................................................................................46

Algemene informatie

-1-

Facturen en betalingen per leerling...............................................................................................46 Facturen en betalingen per personeelslid ......................................................................................46 17. AFDRUK .................................................................................................................................................47 Algemeen........................................................................................................................................47 Openstaande per klas .....................................................................................................................49 Aanmaningen .................................................................................................................................49 Boekhoudkundige totalen ...............................................................................................................49

Algemene informatie

-2-

Algemene informatie Volgende extra velden worden in de handleiding gebruikt: •

Instellingen

•

Informatie – tips

•

Voorbeelden

Deze komen overeen met onderstaande iconen:

Dit icoon duidt een instelling (al dan niet van het programma) aan. In het menu Bewerken kan je gebruikmaken van de VK – Voorkeurinstellingen en Huidig venster om je persoonlijke gebruiksinstellingen aan te passen.

Dit icoon duidt een informatieveld aan. Hierin wordt extra informatie gegeven over de omschreven functionaliteit.

Dit icoon duidt een praktisch voorbeeld aan. De gegevens uit het programma worden vertaald naar een voorbeeld uit de praktijk.

Algemene informatie

-3-

Wis@d

Facturatie

Facturatie

1.

Inleiding

De module facturatie biedt je de mogelijkheid facturen voor ingestelde rekeningperiodes aan te maken en/of af te drukken. De betaling van deze facturen wordt opgevolgd door gebruik te maken van de betalinggegevens van de bank. Je kunt gebruik maken van CODA-bestanden om de betalingen op te volgen, maar je kan betalingen ook manueel in het systeem invoeren. Facturatiegegevens kunnen steeds opgevraagd en afgedrukt worden. En je kunt ook werken met deelbetalingen en betaalplannen om facturen op te splitsen over meerdere betalers of meerdere betaalperiodes De verschillende functionaliteiten van de module Facturatie worden besproken in onderstaande hoofdstukken. De organisatie van de facturatie wordt uitgelegd in een apart hoofdstuk.

Wees consequent in het gebruik van codes in de facturatie. Een code is vrij kort en wordt vaak in hoofdletters genoteerd.

Inleiding

-4-

Wis@d 2.

Facturatie

Begrippen

We verduidelijken enkele begrippen uit de module facturatie adv een voorbeeld. De leerlingen van ASO “De Tandem” gaan op uitstap naar Technopolis in Mechelen. Hiervoor maken ze gebruik van een reisbus. De leerlingen betalen € 8 inkom en nemen ’s middags een drankje in de cafetaria. Aan het einde van de maand juni wordt deze uitstap aangerekend op hun individuele factuur.

?

Begrip

Omschrijving

Wie

Leerlingen of personeelsleden

de leerlingen uit ASO “De Tandem”

Wat

Artikels

reisbus – inkom – drankje

Rubrieken

artikels zijn gegroepeerd in de rubriek UIT

Wat

Levering/ factuur

de activiteiten van de lln komen op een levering/ factuur

Wanneer

Rekeningperiode

de lln krijgen de factuur op een gegeven ogenblik mee naar huis

Figuur 1

Begrippen

-5-

Wis@d

Facturatie

Leveringen Wanneer je over een deelnamelijst van een activiteit beschikt, kan je deze activiteiten invoeren als leveringen. Deze koppel je aan een gegeven rekeningperiode. Op het ogenblik dat je facturen wenst te maken, verzamel je alle leveringsgegevens en verwerk je deze in een factuur. Werkwijze Invoer

Omschrijving

Groepsgewijs

Je voert de leveringgegevens in en selecteert voor welke klasgroepen/ leerlingen – personeelsgroepen/ personeelsleden de levering gemaakt wordt.

Op basis van criteria

Indien je werkt met criteria en je maakt je levering groepsgewijs aan, kan Wis@d automatisch de leerlingen selecteren die aan de criteria voldoen. Je dient de leerlingen niet zelf aan te duiden. Meer info volgt in het hoofdstuk ‘Werken met criteria’

Per levering

Indien gewenst kan je voor 1 leerling een levering aanmaken. Deze werkwijze wordt minder vaak gebruik

Wanneer je over een lijst met de uitstapgegevens van de klas beschikt, kan je deze uitstap als levering groepsgewijs invoeren. Je maakt detaillijnen met de verschillende gegevens over deze activiteit.

Om het ingeven van leveringen te vergemakkelijken / versnellen kan je de leveringen groepsgewijs aanmaken. Dwz dat je een levering voor meerdere leerlingen / personeelsleden aanmaakt. Je maakt één levering groepsgewijs aan en selecteert de groep(en) leerlingen / personeelsleden op welke deze levering van toepassing is.

Facturen Om je leerlingen/ personeelsleden aan het einde van een rekeningperiode een rekening / factuur te kunnen sturen, dien je deze eerst aan te maken. Je kan deze facturen op verschillende wijzen invoeren. Werkwijze aanmaak

Omschrijving

Vertrekkend vanuit leveringen

Indien je vertrekt vanuit bestaande leveringen, verzamelt Wis@d voor jou alle leveringgegevens voor een bepaalde rekeningperiode en maakt op basis hiervan een nieuwe factuur.

Groepsgewijs

Indien je geen leveringen hebt aangemaakt, kan je rechtstreeks facturen aanmaken.

Per factuur

Facturen aanmaken voor één leerling kan eveneens door te vertrekken vanuit de module ‘Per factuur’

De uitstap naar Technopolis zal vermeld worden op de factuur van juni. In de gedetailleerde omschrijving worden de busreis, de inkomprijs en het drankje met hun respectievelijke prijzen vermeld.

Begrippen

-6-

Wis@d

Facturatie

Betalingen Als instelling is het belangrijk dat je de mogelijkheid hebt bepaalde betalingsgegevens op te volgen en af te punten. Dit afpunten kan automatisch of manueel gebeuren. •

Automatisch: werken met CODA-bestanden die je van de bank doorgezonden krijgt. Deze lees je in de betalingsmodule van Wis@d in.

•

Manueel: je punt de betalingen manueel af adhv de gegevens op de rekeninguittreksels.

Wis@d laat je eveneens toe gebruik te maken van domiciliëringen. Hiervoor dien je te beschikken over een betalingsprogramma.

Na het ontvangen van de betalingsgegevens van de bank maak je een nieuw betalingsdocument aan (eventueel adhv een CODA-bestand). Facturen die niet betaald werden blijven openstaan. Hiervoor kan een herinnering gestuurd worden.

Detailboeken Alle informatie omtrent facturen, leveringen, betalingen wordt bijgehouden in digitale classeurs of detailboeken. Je hebt 4 soorten detailboeken: facturen, leveringen, betalingen en creditnota’s. Meer uitleg hierover vind je terug in het hoofdstuk Organisatie facturatie.

Begrippen

-7-

Wis@d

Organisatie Facturatie

Organisatie facturatie

3.

Voorkeuren - kengetal

Voorkeuren Je hebt 3 voorkeuren die je kunt aan- of afvinken (zie fig. 2). -

‘Gebruik van hoofdgroepen’. Hoofdgroepen kun je gebruiken wanneer meerdere scholen in dezelfde databank zitten. Via het gebruik van hoofdgroepen kun je de organisatie gescheiden houden. Elke school werkt dan met z’n eigen artikels, rubrieken, en rekeningperiodes. Wil je niet dat elke school aparte artikels, rubrieken en rekeningperiodes heeft, vink dit dan uit.

-

‘Gebruik van doelgroepen mbt selectie van leerlingen en personeelsleden’. Hiermee maak je groepen leerlingen of personeelsleden aan zodat je per detailboek kunt bepalen op welke leerlingen of personeelsleden dit detailboek betrekking heeft. In een doelgroep leerlingen kun je leerlingen van 1 instelling of meerdere instelling plaatsen. Of je kunt ook een deel van de leerlingen van een instelling in die groep opnemen. Deze laatste vorm kan je bv. gebruiken indien je de facturatie van verschillende vestigingsplaatsen gescheiden wilt houden. Voor elke doelgroep maak je dan ook de nodige detailboeken aan.

-

‘Gebruik van doelgroepen mbt selectie van artikelen’. Hiermee maak je groepen van artikels aan, zodat je per detailboek kunt specificeren met welke artikels gewerkt mag worden. Deze vorm kan bv gebruikt worden indien je niet met hoofdgroepen werkt, er meerdere instellingen in de databank zitten en dat iedere instelling maar een beperkt deel van het artikelbestand mag / wil gebruiken.

Figuur 2

Organisatie

-8-

Wis@d


Kengetal Het kengetal zorgt ervoor dat de documenten in de detailboeken leveringen en/of facturen een uniek nummer krijgen. Het documentnummer bestaat uit 3 delen. Het kalenderjaar, een automatisch ophogend deel per nieuw document en het kengetal. Je kunt kiezen uit 3 mogelijkheden van opbouw voor het documentnummer (zie fig. 3): -

maximum 2 cijfers: het documentnummer wordt opgebouwd uit 4 cijfers voor het kalenderjaar, 2 cijfers voor het kengetal en nog 4 cijfers die automatisch opgehoogd worden bij het aanmaken van nieuwe documenten. De 4 cijfers voor het kalenderjaar worden automatisch aangepast bij de overgang naar het volgende kalenderjaar. Het kengetal kan een cijfer zijn van 1 tem 99. De laatste 4 cijfers worden automatisch opgehoogd van 1 tem 9999. Je kunt dus per kengetal 9999 verschillende documentnummers verkrijgen.

-


-


Figuur 3

-

De keuzes die je in dit scherm maakt, gelden voor elke instelling die met de facturatie wilt werken.

-

De manier van werken die je kiest (met of zonder doelgroepen of hoofdgroepen) is onomkeerbaar. Denk goed na welke manier je wilt gebruiken.

-

Zorg ervoor dat dit scherm enkel door de beheerder geraadpleegd en gewijzigd kan worden. Zodat niet eender wie aanpassingen kan doen.

Het geheel van hoofdgroepen, detailboeken en doelgroepen klasgroepen hangt nauw samen. De keuzes in de voorkeuren bepaalt hoeveel hoofdgroepen, doelgroepen klasgroepen (en/of personeelsgroepen) en detailboeken je hebt aan te maken.

Organisatie

-9-

Wis@d

4.


Hoofdgroepen

Indien je in punt 3 aangevinkt hebt dat je met hoofdgroepen wilt werken, kan je deze hoofdgroepen in het scherm ‘Organisatie – Hoofdgroepen – Fiche’ aanmaken. Anders hoef je dit scherm niet te bekijken. Zo kan je voor elke instelling of vestigingsplaats een hoofdgroep aanmaken. Je kunt bv. ook voor meerdere instellingen, die willen samenwerken, 1 gezamelijke hoofdgroep aanmaken. Kies een code en omschrijving die duidelijk aangeeft wie er verondersteld is met deze hoofdgroep te werken. Achteraf kan je filters aanmaken op deze hoofdgroepen zodat elke gebruiker direct in de juiste hoofdgroep terecht komt bij het openen van facturatieschermen.

Zorg ervoor dat dit scherm enkel door de beheerder geraadpleegd en gewijzigd kan worden. Zodat niet eender wie aanpassingen kan doen.

Hoofdgroepen

- 10 -

Wis@d 5.


Personeelsgroepen

Wil je ook facturen aanmaken voor personeelsleden, dan moet je minstens 1 personeelsgroep aanmaken.

Fiche Eerst maak je via de ‘fiche’ een nieuwe personeelsgroep aan. Hierna ken je personeelsleden toe via het scherm ‘Toewijzing personeel’ (zie fig. 4).

Figuur 4

Personeel Dit scherm geeft je een overzicht van alle personeelsleden die in een personeelsgroep zitten. Personeelsleden kunnen in meerdere personeelsgroepen tegelijk zitten. Hier kun je personeelsleden verwijderen uit de groep door eerst het gewenste personeelslid te selecteren en dan op het ‘Verwijder’-icoontje te klikken. Via het ‘Toevoeg’-icoontje kun je ook personeelsleden toevoegen.

Personeelsgroepen

- 11 -

Wis@d


Toewijzing personeel Onderaan dit scherm kies je de instelling waarvan je de personeelsleden wilt ophalen. Door op de knop ‘Haal op’ te drukken krijg je een lijst van alle personeelsleden die een opdracht hebben in de gekozen instelling. Je vinkt de gewenste personeelsleden aan die je in de personeelsgroep wilt onderbrengen. Druk op de knop ‘Verwerk’ om deze personeelsleden op te nemen in de personeelsgroep. Of het zou ook kunnen dat er reeds personeelsleden in de groep zitten. Deze zijn in dit scherm dan al aangevinkt na het ophalen van de gegevens. Je kunt de aangevinkte personeelsleden afvinken die je uit de lijst wilt verwijderen en op de knop ‘Verwerk’ drukken om ze daadwerkelijk te verwijderen uit de personeelsgroep. Het overzicht wordt leeggemaakt. In het scherm ‘Personeel’ vind je alle personeelsleden die in de groep zitten.

Nieuwe personeelsleden in de instelling zul je aan deze groep moeten toevoegen zodat je er ook facturen voor kunt aanmaken.

Personeelsgroepen

- 12 -

Wis@d 6.


Doelgroepen.

Welke doelgroepen je hier moet aanmaken wordt bepaald door de voorkeuren (zie punt 3). Zijn de voorkeuren zo ingesteld dat je niet met doelgroepen werkt, dan hoef je deze schermen niet te bekijken.

Doelgroepen klasgroepen Bij elk detailboek geef je op met welke groep van klassen (= doelgroep klassen) je wilt werken. Een doelgroep klasgroepen kan bestaan uit alle klassen van een instelling of een deel van de klassen van een instelling, dit zijn dan bv. de klassen van een bepaalde vestigingsplaats.

De lijst van klasgroepen in een doelgroep is schooljaar gebonden. Elk schooljaar zul je de lijst van klasgroepen in de doelgroep moeten aanpassen klassen van huidig schooljaar toevoegen en klassen van vorig schooljaar verwijderen. Zo werk je elke schooljaar met de leerlingen die dat schooljaar een loopbaan hebben in de instelling/klasgroepen.

Fiche Eerst maak je via de ‘fiche’ een nieuwe doelgroep klasgroepen aan. Hierna ken je de klasgroepen, zoals ze in de schoolstructuur zitten, toe via het scherm ‘Toewijzing klasgroepen’ (zie fig. 6.1).

Figuur 6.1 Klasgroepen Dit scherm geeft je een overzicht van alle klasgroepen die in de doelgroep zitten. Klasgroepen kunnen in meerdere doelgroepen tegelijk zitten. Hier kun je klasgroepen verwijderen uit de groep door eerst de gewenste klasgroep te selecteren en dan op het ‘Verwijder’-icoontje te klikken. Via het ‘Toevoeg’-icoontje kun je ook een klasgroep toevoegen. Wil je dit in groep doen, zie dan het volgende puntje.

Doelgroepen

- 13 -

Wis@d


Toewijzing klasgroepen Onderaan links dit scherm kies je de instelling waarvan je de klasgroepen wilt ophalen en onderaan rechts ook het schooljaar. Door op de knop ‘Haal op’ te drukken krijg je een lijst van alle klasgroepen die dat schooljaar in de gekozen instelling ingericht worden. Je vinkt de gewenste klasgroepen aan die je in de doelgroep wilt onderbrengen. Druk op de knop ‘Verwerk’ om deze klasgroepen op te nemen in de doelgroep. Of het zou ook kunnen dat er reeds klasgroepen in de groep zitten. Deze zijn in dit scherm dan al aangevinkt na het ophalen van de gegevens. Je kunt de aangevinkte klasgroepen afvinken die je uit de lijst wilt verwijderen en op de knop ‘Verwerk’ drukken om ze daadwerkelijk te verwijderen uit de doelgroep. Het overzicht wordt leeggemaakt. In het scherm ‘Klasgroepen’ vind je alle klasgroepen die in de doelgroep zitten.

Doelgroepen personeel Bij elk detailboek geef je op met welke groep van personeelsleden je wilt werken. Zie punt 5 hoe deze groep(en) aan te maken. Fiche Definieer een doelgroep die je bij de detailboeken kunt gebruiken om te verwijzen naar de personeelsleden waarop het detailboek betrekking heeft. Personeelsgroepen Via het ‘Invoeg’-icoontje en ‘Verwijder’-icoontje kun je hier personeelsgroepen toevoegen of verwijderen zodat je in deze doelgroep een lijst opstelt van personeelsleden waarmee je wilt werken. Onderaan het scherm kies je de personeelsgroep die je wilt toevoegen (zie fig. 6.2). Door op het ‘Bewaar’-icoontje te drukken heb je deze personeelsgroep toegevoegd aan de doelgroep personeel. Je voegt dus een personeelsgroep toe en niet afzonderlijke personeelsleden. Personeelsleden toevoegen of verwijderen aan een groep doe je via ‘Facturatie – Organisatie – Personeelsgroepen’.

Figuur 6.2

Doelgroepen artikelen Deze doelgroep kan je gebruiken om voor verschillende detailboeken een selectie te maken van artikelen uit de volledige lijst van artikelen. Zo krijg je bij het ingeven van leveringen/facturen maar een beperkte lijst artikelen te zien uit de verzameling van alle artikelen. Dit versnelt de selectie van de artikelen en de ingave van de leveringen/facturen. Doelgroepen

- 14 -

Wis@d

FISCAAL ATTEST

Organisatie Facturatie Voor de ingave van de leveringen die in aanmerking komen voor het fiscaal attest, heb je zeker 1 doelgroep artikelen nodig. Je kan deze doelgroep bv. FISCATT noemen. Zorg ervoor dat enkel de artikelen die in aanmerking komen voor het fiscaal attest in deze doelgroep zitten.

Fiche Maak die doelgroepen aan die je bij de detailboeken wilt gebruiken om te verwijzen naar de selectie van artikelen waarmee je in dat detailboek wilt werken. Artikelen Dit scherm geeft je een overzicht van alle artikelen die in de doelgroep zitten. Artikelen kunnen in meerdere doelgroepen tegelijk zitten. Hier kun je artikelen verwijderen uit de groep door eerst het gewenste artikel te selecteren en dan op het ‘Verwijder’-icoontje te klikken. Via het ‘Toevoeg’-icoontje kun je ook een artikel toevoegen. Wil je dit in groep doen, zie dan het volgende puntje. Toewijzing artikelen Onderaan links dit scherm kies je de rubriek waarvan je de artikelen wilt ophalen (zie fig 6.3). Door op de knop ‘Haal op’ te drukken krijg je een lijst van alle artikelen die in de gekozen rubriek zitten. Je vinkt de gewenste artikelen aan die je in de doelgroep wilt onderbrengen. Druk op de knop ‘Verwerk’ om deze artikelen op te nemen in de doelgroep. Of het zou ook kunnen dat er reeds artikelen in de groep zitten. Deze zijn in dit scherm dan al aangevinkt na het ophalen van de gegevens. Je kunt de aangevinkte artikelen afvinken die je uit de lijst wilt verwijderen en op de knop ‘Verwerk’ drukken om ze daadwerkelijk te verwijderen uit de doelgroep. Het overzicht wordt leeggemaakt. In het scherm ‘Artikelen’ vind je alle artikelen die in de doelgroep zitten.

Figuur 6.3

Doelgroepen

- 15 -

Wis@d 7.


Detailboeken

De bewegingen van artikelen worden vastgelegd in een detailboek. Dit detailboek kan je vergelijken met een digitale classeur / map waarin alle documenten van een bepaald type worden bewaard (leerlingen / personeel – leveringen / facturen / betalingen). Aan de hand van deze detailboeken kunnen overzichten worden afgedrukt of opvragingen gebeuren.

Figuur 7.1

Onderscheid types Detailboeken Je hebt minstens 3 detailboeken (lev – fact – bet) nodig voor je instelling, maar waarschijnlijk dien je er meer aan te maken in de organisatie bij detailboeken.

Type detailboek

Omschrijving

Leveringen

Dit detailboek bevat alle leveringen die voor een leerling / personeelslid gedaan werden.

Facturen

Dit detailboek geeft een overzicht over de factuurgegevens. Werk met unieke kengetallen voor facturen.

Creditnota’s

Dit detailboek geeft een overzicht van de creditnotagegevens.

Betalingen

Dit detailboek geeft een overzicht over de betalingsgegevens. Voor elk betalingsinstrument wordt een detailboek betalingen aangemaakt (bv. BANK – CONTANT).

Detailboeken

- 16 -

Wis@d


Aanmaak detailboeken Voor elk detailboek zul je via het scherm ‘Fiche’ een nieuw detailboek aanmaken.

Zorg ervoor dat je op de knop ‘Invoegen’ klikt wanneer je een nieuw detailboek wilt aanmaken. Anders ga je de gegevens van het detailboek dat geselecteerd is wijzigen.

Algemeen

Maak je detailboeken niet te gedetailleerd. (vb. per graad is geen goed idee). Openstaande facturen kunnen immers enkel per detailboek opgevraagd worden.

•

Creëer een nieuw record

•

Voer een code en omschrijving in

•

Selecteer het type detailboek

•

Selecteer het type identificatie (leerlingen – personeel)

•

(Voer desnoods de gegevens voor de doelgroepen in)

•

(Vul desnoods ‘Bankrekening’ en ‘type betaling’ in voor een betalingsdetailboek).

Je hebt MINSTENS 3 detailboeken nodig: leveringen, facturatie en betalingen

Afdruk document tabblad ‘Hoofding’ Volgende paramaters laten je toe de hoofding van de factuur te personaliseren. •

Opschrift verzender : tekst in de hoofding van het document (zie punt 9)

•

Titel document : de titel wordt ingevuld a.h.v. het type. Indien je je document een andere titel wil geven, kan je dit hier bepalen.

•

Kengetal documentnrs : Bij de opbouw van het documentnummer (bv. het factuurnummer), zal rekening gehouden worden met wat je hier invult als kengetal. De opbouw van een documentnummer kan je bepalen in de voorkeursinstellingen (zie punt 3).

•

Formulier document/Formulier rappel: Indien je zelf een formulier voor een factuur/rappel hebt aangemaakt, kan je hier de naam van het formulier invullen. Dit formulier verwijst naar een zelfgemaakt/aangepast formulier uit de map Lokaal.

Vertrek voor deze formulieren altijd van het formulier RekFac.wrp.

Detailboeken

- 17 -

Wis@d


Afdruk document tabblad ‘Detail’ •

Groepering: je kan de afdruk groepen per rubriek / artikel. 1. Geen groepering: spreekt voor zich, alles verschijnt op het document zoals je het ingegeven hebt. 2. Groepering op artikel: indien je meerdere keren hetzelfde artikel (via type lijn 6 of 7) hebt ingegeven, dan worden deze nu samengenomen in 1 lijn. Het aantal wordt opgeteld. 3. Groepering op rubriek: indien meerdere artikelen tot eenzelfde rubriek behoren (via type lijn 6 of 7), dan worden deze samengenomen en wordt de prijs van deze artikelen samengeteld. Op het document verschijnt 1 lijn per rubriek met het totaalbedrag. 4. Groepering op artikel behalve type lijn 7: dezelfde artikelen die ingegeven zijn via type lijn 6 worden gegroepeerd (de aantallen worden opgeteld), en als hetzelfde artikel ook nog ingegeven is via een type lijn 7, dan wordt dit apart genomen zodat ook de omschrijving mee afgedrukt wordt op het document. 5. Groepering op rubriek behalve type lijn 7: dezelfde artikelen die ingegeven zijn via type lijn 6 worden gegroepeerd per rubriek, en als hetzelfde artikel ook nog ingegeven is via een type lijn 7, dan wordt dit apart genomen zodat ook de omschrijving mee afgedrukt wordt op het document. Je krijgt dus een totaalbedrag per rubriek.

•

Artikellijnen minimum: het aantal lijnen dat minimum getoond wordt per blad. min. 10 Bij het afdrukken van 1 artikel worden automatisch 9 extra blanco lijnen afgedrukt.

•

Artikellijnen maximum: het aantal lijnen dat maximum getoond wordt per blad. max. 30 Bij het afdrukken van 40 artikelen springt het document automatisch naar het volgende blad na de 30ste lijn.

Afdruk Lay out 3 - Tabblad Voet •

Overschrijving: selecteer het type van de overschrijving geen overschrijving onbedrukte overschrijving: Je gebruikt papier waarop onderaan een blanco overschrijvingsstrook staat. Je wilt dat de gegevens van de begunstigde worden afgedrukt. Je dient wel de velden ‘Bankrekening’, ‘Naam begunstigde’, ‘Straat begunstigde’ en ‘Gemeente begunstigde’ in te vullen zodat deze gegevens op de overschrijvingsstrook afgedrukt worden . voorbedrukte overschrijving: Je gebruikt papier waarop onderaan een voorbedrukte overschrijving staat. De gegevens van de begunstigde worden niet afgedrukt. Je dient deze velden dan ook niet in te vullen. vermelding OGM op factuur: Je drukt een voorbedrukte overschrijving af met een bijkomende mededeling op de factuur die de klant aanspoort te betalen m.b.v. de gestructureerde mededeling.

Detailboeken

- 18 -

Wis@d •


Bankrekening: bankrekeningnummer dat afgedrukt moet worden bij een onbedrukte overschrijving. Het bankrekeningnummer kan je aanmaken via ‘Schoolstructuur – Keuzelijsten – Parameters – parametertype NRBR’

•

Naam/straat/gemeente begunstigde: Naam, adres en gemeente van de begunstigde voor op de afdruk van de onbedrukte overschrijving.

•

Identificatie domiciliëring/Toepassen domiciliëring: Indien je met domiciliëringen wilt werken, zet dan ‘Toepassen domiciliering’ op ‘Ja’ en vul ‘identificatie domiciliering’ in zodat deze gebruikt kunnen worden bij het aanmaken van de domicilieringsbestanden (zie punt .

•

Betaalplan/Betaling meerderen: Indien je wilt dat het factuur over meerdere betaaldagen kan worden uitgespreid, dan dien je hier zeker ‘Ja’ in te vullen. Wil je dat het factuur over meerdere partijen kan worden verdeeld, dan vul je hier ‘Ja’ in. Meer info hierover in punt

•

Vaste tekst onderaan: Door op de functietoets ‘F7’ te drukken kom je direct in het scherm ‘Facturatie – Basisgegevens – Teksten’ terecht. Meer info ivm het aanmaken van teksten in punt .

Detailboeken

- 19 -

Wis@d

8.


Vergrendeling detailboeken

Hiermee kan je detailboeken tijdelijk of definitief vergrendelen zodat er geen wijziging meer kan gebeuren t.e.m. de periode die je opgegeven hebt bij het vergrendelen.

Tijdelijke vergrendeling detailboeken Je krijgt al de detailboeken opgesomd zoals in fig 8.1. Zijn de kolommen ‘Jaar’ en ‘Maand’ ingevuld, dan is het detailboek al vergrendeld. Selecteer de detailboeken die je wilt vergrendelen. Onderaan in de velden achter ‘Tot met jaar en maand’ vul je de nodige gegevens. En druk op de knop ‘Vergrendelen’. Hiermee vergrendel je de detailboeken t.e.m. de opgegeven periode. De gegevens in deze perioden kun je niet meer aanpassen. Voor een detailboek dat al vergrendeld is, bv. t.e.m. de periode ‘2006 8’, kan je de vergrendeling uitbreiden, bv. vergrendelen t.e.m. ‘2006 12’. Selecteer het detailboek, bij ‘Tot met jaar en maand’ vu le ‘2006 12’ in en druk op de knop ‘Vergrendelen’.

Een tijdelijke vergrendeling kan je opheffen door in dit scherm een eerdere ‘Tot met jaar en maand’ periode in te geven. Stel dat je het detailboek vergrendeld hebt t.e.m. periode ‘2006 8’, en je wilt in de periode ‘2006 5’ nog iets aanpassen, dan geef je via dit scherm bij ‘Tot met jaar en maand’ de periode ‘2006 4’ op en klik je op ‘Vergrendelen’. Nadat je een detailboek vergrendeld hebt, kun je het niet meer volledig ontgrendelen. De eerste periode kun je niet ontgrendelen.

Figuur 8.1

Definitieve vergrendeling detailboeken Je krijgt al de detailboeken opgesomd zoals in fig 8.2. Zijn de kolommen ‘Jaar’ en ‘Maand’ ingevuld, dan is het detailboek al vergrendeld. Selecteer de detailboeken die je wilt vergrendelen. Onderaan in de velden achter ‘Tot met jaar en maand’ vul je de nodige gegevens. En druk op de knop ‘Vergrendelen’. Hiermee vergrendel je de detailboeken t.e.m. de opgegeven periode. De gegevens in deze perioden kun je niet meer aanpassen. Voor een detailboek dat al vergrendeld is, bv. t.e.m. de periode ‘2006 8’, kan je de vergrendeling uitbreiden, bv. vergrendelen t.e.m. ‘2006 12’. Selecteer het detailboek, bij ‘Tot met jaar en maand’ vul je ‘2006 12’ in en druk op de knop ‘Vergrendelen’.

Detailboeken

- 20 -

Wis@d


Een definitieve vergrendeling kan je NIET opheffen.

Figuur 8.2

Detailboeken

- 21 -

Wis@d


Basisgegevens

9.

Rubrieken

Elke activiteit, dienst, gegeven, … dat gefactureerd moet kunnen worden, moet als artikel in het systeem ingevoerd worden. Om deze artikels logisch te kunnen ordenen in het systeem, plaats je elk artikel in een rubriek. Eerst maak je een aantal rubrieken aan, omdat elk artikel direct in een bepaalde rubriek geplaatst dient te worden. Een rubriek is een verzameling waarin artikels terecht komen die onder dezelfde noemer geplaatst kunnen worden.

De artikels inkomprijs, busreis zouden in de rubriek UIT kunnen zitten. Het drankje kan in een rubriek DRANK zitten. Dit is naar eigen keuze, en in onderling overleg met het personeel van de boekhouding te overleggen.

Functie

Omschrijving

Nieuwe rubriek aanmaken

Open Facturatie – Basisgegevens – Rubrieken Klik op Fiche Maak een nieuw record aan

7-rekening

Rubrieken

Voor elke rubriek kan een 7-rekening ingevoerd worden •

Artikels uit dezelfde rubriek worden op dezelfde 7-rekening geboekt

•

Een 7-rekening kan voor meerdere rubrieken gebruikt worden

- 22 -

Wis@d


10. Artikelen Elk artikel dat je wilt aanrekenen aan een leerling of personeelslid moet gedefinieerd worden in de artikelenlijst.

Fiche Functie

Omschrijving

Nieuw artikel maken

Open Facturatie – Basisgegevens – Artikelen Klik op Fiche Maak een nieuw record aan

Rubriek

De rubriek waarin het artikel geplaatst wordt = eveneens de 7-rekening waarop het artikel geboekt wordt

Eenheidsprijs

Indien de prijs op voorhand geweten is, kan je deze reeds invoeren

De prijs kan bij het aanmaken van leveringen/facturen/creditnota’s nog ingevoerd/aangepast worden. Memo

FISCAAL ATTEST

Extra informatie die je wilt opslaan bij een artikel.

Geef alle artikels die in aanmerking komen voor het FISCAAL ATTEST eenzelfde kenmerk, bv. FA.

Doelgroepen

Deze optie geldt enkel indien je in de voorkeuren hebt aangegeven dat je met doelgroepen artikelen werkt.

In dit scherm krijg je een overzicht van alle doelgroepen waarin het artikel terug te vinden is. Je kunt hier een artikel uit een doelgroep verwijderen door de doelgroep te selecteren waaruit je het wilt verwijderen en bovenaan in de menubalk op het ‘Verwijder’-icoontje te klikken. Of je kunt het artikel toevoegen aan een doelgroep door eerst op het ‘Invoegen’-icoontje te klikken boven in de menubalk. Dan selecteer je onderaan in het veld ‘Doelgroep’ (zie fig 10.1) de nieuwe doelgroep en je bewaart alles.

Figuur 10.1

Artikelen

- 23 -

Wis@d


Leveringen Per artikel krijg je een overzicht van het aantal en de prijs per schooljaar (zie fig 10.2), gebaseerd op de leveringen. Je kunt ook een gedetailleerd overzicht bekijken per maand of per jaar, in respectievelijk het scherm ‘Maandoverzicht’ en ‘Jaaroverzicht’.

Figuur 10.2

Facturen Per artikel krijg je een overzicht van het aantal en de prijs per schooljaar, gebaseerd op de facturen. Je kunt ook een gedetailleerd overzicht bekijken per maand of per jaar, in respectievelijk het scherm ‘Maandoverzicht’ en ‘Jaaroverzicht’.

Creditnota’s Per artikel krijg je een overzicht van het aantal en de prijs per schooljaar, gebaseerd op de creditnota’s. Je kunt ook een gedetailleerd overzicht bekijken per maand of per jaar, in respectievelijk het scherm ‘Maandoverzicht’ en ‘Jaaroverzicht’.

Maak de artikelen niet te gedetailleerd. Het detailniveau laat toe achteraf meer of minder gedetailleerde totalen op te vragen. Je hebt de mogelijkheid bij een artikel een extra omschrijving toe te voegen op de levering / factuur. Artikelen kunnen niet meer verwijderd worden indien deze reeds gebruikt werden.

Artikelen

- 24 -

Wis@d


11. Rekeningperiodes Een levering / factuur krijgt een nummer en wordt verbonden aan een rekeningperiode. Deze rekeningperiode kan overeenstemmen met de maanden uit de kalender, maar is niet noodzakelijk. Voorbeelden van rekeningperiodes kunnen oa zijn: Januari, februari, maart, … maar ook solidariteitsactie, 11 november, …

Best neem je als codes voor rekeningperiodes die overeenstemmen met de maanden van kalender volgende notatie aan: 0906 (september 2006) … 0107 (januari 2007), 0207 (februari 2007), … In het veldje ‘Schooljaar’ vul je voor het schooljaar 2006-2007 bij alle rekeningperiodes die betrekking hebben op dat schooljaar ‘2006’ in. Dus ook voor de maanden januari t.e.m. juni van het kalenderjaar 2007. september 2006 schooljaar 2006 januari 2007 schooljaar 2006 juni 2007 schooljaar 2006 september 2007 schooljaar 2007

Rekeningperiode

- 25 -

Wis@d


12. Teksten Teksten die regelmatig terugkomen op leveringen, facturen en creditnota’s kunnen hier aangemaakt worden. De types die men kan bepalen zijn: •

Detailteksten

•

Hoofdingteksten

•

Voetteksten Je wil een hoofding met de gegevens van de school op alle facturen uit het detailboek SITO5_FACTLLN. Een factuurhoofding zou er als volgt kunnen uitzien (zie figuur 12.1).

Figuur 12.1

Deze hoofdingtekst maak je als volgt. •

Maak in Basisgegevens – teksten een nieuw record aan. Geef dit record een code – omschrijving en selecteer een type (in dit geval hoofding).

•

Ga naar het detail van deze fiche en voer de verschillende lijnen in. Elke nieuwe regel is een aparte lijn. Let hierbij op de volgorde ! (zie fig 12.2)

Figuur 12.2

Teksten

- 26 -

Wis@d


Ingave leveringen – facturen – betalingen. 13. Leveringen Voor elk item dat meegerekend wordt op de factuur van een rekeningperiode, kan een levering aangemaakt worden. Je bent echter niet verplicht een levering voor een activiteit aan te maken. Je kunt ook direct facturen aanmaken. Eerst via leveringen werken heeft als voordeel dat je het invoerwerk kunt spreiden en toch alles op bv. 1 factuur per rekeningperiode kunt groeperen.

Per levering Nadat je het juiste detailboek en periode gekozen hebt, krijg je in het menu-item ‘Documenten’ alle leveringen te zien die je aangemaakt hebt in die bepaalde periode van het desbetreffende detailboek. Elk document komt overeen met 1 levering van 1 leerling/personeelslid. Je kunt hier dus meerdere leveringen terugvinden voor eenzelfde leerling/personeelslid. Aanmaken van een levering Dit doe je wanneer je slechts voor één leerling/personeelslid een levering wilt aanmaken.

Werkwijze

Omschrijving

Nieuwe fiche aanmaken

Maak een nieuw record aan.

Jaar en maand Document Datum Identificatie

Rekening

Leveringen

Wordt automatisch ingevuld ahv van de periode die je geselecteerd hebt. Dit kun je nog altijd aanpassen. Uniek nummer dat automatisch toegekend wordt ahv kengetal. Verander dit nummer niet. Datum van document, deze komt niet noodzakelijk overeen met de leverlingsdatum. Selecteer de leerling/personeelslid op wie de levering betrekking heeft. Via het vergrootglas krijg je enkel die leerlingen/personeelsleden te zien die via doelgroepen (indien dit ingesteld is bij de voorkeuren) aan het detailboek gekoppeld zijn. Selecteer de rekeningperiode (op welke factuur) waaraan de levering gekoppeld wordt.

- 27 -

Wis@d


Werkwijze

Omschrijving

Detail aanmaken

Definieer hier de artikelen die je met deze levering aan de leerling/personeelslid wilt toekennen.

Type lijn Omschrijving Aantal Prijs Korting % Tekst Datum levering Volgorde

Er zijn 7 lijntypes. Voor meer info zie verder. Afhankelijk van het lijntype kun je hier een (bijkomende) omschrijving meegeven. Duid het aantal keren dat je dit artikel wilt toekennen. Indien je bij de definitie van een artikel een prijs hebt opgegeven, dan wordt deze hier voorgesteld. Deze prijs kun je altijd aanpassen. Geldt er een korting op een artikel, dan kun je deze ingeven. Dit is een percentage dat op het totaalbedrag verrekend wordt. Per detaillijn kun je nog een bijkomende mededeling specifiëren. De leveringsdatum van de detaillijn. Volgorde waarop de detaillijn op de levering voorkomt.

Info bij lijntypes: Type 1: omschrijving – prijs Type 2: omschrijving – aantal – prijs

Type 1 en 2 worden in Wis@cc bij DIVERS geboekt Type 3: korte omschrijving (als aanvulling op een artikelomschrijving)

Deze springt in onder Omschrijving Type 4: mededeling (begint onder artikelcode bij afdruk) Type 5: commentaar (aan voet document onder totaalbedrag) Type 6: artikelcode – aantal – bedrag Type 7: artikelcode – aantal – bedrag – omschrijving De omschrijving wordt achter het artikel geplaatst op de levering

Type 6 en 7 worden het meest gebruikt bij het aanmaken van leveringen

Negatieve bedragen kunnen enkel ingevoerd worden door een negatief aantal in te voeren.

Meerdere gebruikers kunnen aan leveringen werken, maar ze kunnen niet hetzelfde detail voor een bepaalde levering tegelijkertijd wijzigen. Oudere leveringen kunnen pas bewerkt worden wanneer je de knop ‘bewerken’ gebruikt (beveiliging). Leveringen waarvan een factuur werd aangemaakt kunnen niet meer gewijzigd worden (beveiliging).

Leveringen

- 28 -

Wis@d


Per identificatie Nadat je het detailboek en de identificatie (= leerling of personeelslid) gekozen hebt, selecteer je het menu-item ‘Leveringen’. Bovenaan het nieuwe scherm kies je de ‘rekeningperiode’. Nu krijg je alle detaillijnen te zien die op een levering staan die aan deze rekeningperiode gekoppeld zijn. Zolang er nog geen facturen aangemaakt zijn voor deze leveringen, kun je hier nog aanpassingen doorvoeren. Druk hiervoor eerst op de knop ‘Bewerken’ (rechts bovenaan).

Groepsgewijs Aanmaak documenten Wanneer je leveringen voor meerdere leerlingen/personeelsleden wenst in te voeren, maak je gebruik van de groepsgewijze invoer. De tabbladen worden van links naar rechts ingevuld, waarna de verwerking gestart kan worden (zie fig 13.1)

Figuur 13.1

Tabblad Algemeen

Omschrijving

Detailboek

Selecteer het detailboek (de classeur) waarin de levering bewaard dient te worden.

Jaar en maand

Deze maken het mogelijk je levering achteraf op eenvoudige wijze terug te vinden.

Datum document

Datum waarop het document aangemaakt wordt.

Eerste document

Wordt automatisch voorgesteld ahv laatst gebruikt documentnr en kengetal.

Schooljaar

Wordt automatisch ingevuld ahv werkdatum, en zal ook bepalen welke keuze van rekeningperiodes je hebt.

Rekeningperiode

Bepaal aan welke factuurperiode je de leveringen wilt toevoegen.

Volgorde aanmaak

Via deze keuze bepaal je op welke manier de leveringen aangemaakt worden, m.a.w. op welke manier de nummering van leveringen gebeurd:

Leveringen

- 29 -

Wis@d

Organisatie Facturatie • Per groep, per sorteernaam: de nummering begint bij de eerste groep waarin de leerlingen/personeelsleden gesorteerd worden op sorteernaam, dan wordt overgegaan naar de volgende groep totdat ze allemaal verwerkt zijn. Binnen elke groep krijg je een mooi oplopende nummering van de leveringen. • Per groep, per klasnummer, per code: de nummering bij de eerste groep waarin de leerlingen/personeelsleden gesorteerd worden op klasnummer en/of per code. Dan wordt overgegaan naar de volgende groep totdat ze allemaal verwerkt zijn. Binnen elke groep krijg je een mooi oplopende nummering van de leveringen. • Per sorteernaam: over alle groepen heen worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op sorteernaam. In deze volgorde worden de leerlingen/personeelsleden overlopen waarbij telkens de nummering ophoogt. Binnen elke groep zal de nummering niet mooi oplopen. Dit kan het terugvinden of verwijderen van leveringen complexer maken. • Per klasnummer, per code: over alle groepen heen worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op klasnummer en/of code. In deze volgorde worden de leerlingen/personeelsleden overlopen waarbij telkens de nummering ophoogt. Binnen elke groep zal de nummering niet mooi oplopen. Dit kan het terugvinden of verwijderen van leveringen complexer maken.

Selectief

JA: de tabbladen Groepen en Identificaties zijn zichtbaar waardoor je een selectie kunt maken van leerlingen/personeelsleden waarvoor je leveringen wilt aanmaken NEEN: leveringen worden aangemaakt voor alle personeelsleden/leerlingen

Bijkomende criteria

Meer informatie in het hoofdstuk ‘werken met criteria’.

Inzage resultaat

Tabblad ‘Resultaat’ is zichtbaar waardoor je direct kunt inkijken welke aantallen je aan de desbetreffende leerlingen/personeelsleden levert.

Leerlingen op werkdatum

Aangevinkt krijg je enkel de leerlingen/personeelsleden te zien op het tabblad ‘Identificaties’ die op de werkdatum een loopbaan/opdracht hebben in de instelling. Niet aangevinkt krijg je alle leerlingen/personeelsleden te zien die een loopbaan/opdracht hebben in de instelling.

Inzage resultaat: hier kan je tijd besparen zodat op het tabblad Resultaten en de knop [Start Verwerking] zichtbaar is (en geen gegevens).

Leveringen

- 30 -

Wis@d


Na de invoer van deze gegevens, kan je de leveringsgegevens invoeren. Een leveringsdocument wordt opgebouwd door verschillende lijnen aan het document toe te voegen. Tabblad Art

Omschrijving

Nieuwe lijn aanmaken

Maak een nieuw record aan. Een nieuwe lijn wordt toegevoegd in het overzicht

Type lijn

Selecteer het lijntype

Rekeningperiode

Selecteer de rekeningperiode (op welke factuur) waaraan de levering gekoppeld wordt

Aantal/ prijs/ korting

Afhankelijk van het lijntype kan je hier de gegevens hier aanpassen •

Kopiëren artikellijnen

Artikels waarvoor geen prijs gedefinieerd werd, dienen hier zeker aangepast te worden

Indien je artikellijnen vanuit andere documenten wenst te kopiëren, kan je gebruik van maken.

Tot slot kan je individuele aanpassingen doen voor elke ID op het tabblad resultaten. Hier kan je gebruik maken van de standaardfuncties om het overzicht naar je hand te zetten. •

Verplaatsen van kolommen

•

Sorteren van kolommen

Leveringen

- 31 -

Wis@d


Aanmaken Per Levering

Leveringen

- 32 -

Wis@d


Opvragen van leveringen Per levering (periode) Leveringsdocumenten kunnen opgezocht worden per levering. Je vertrekt vanuit het scherm Leveringen – Per levering. Werkwijze

Omschrijving

Periodes

Na het aanklikken van periodes in het lokaal menu kan je een periode kiezen uit de tab periodes. Dit is de periode waarin het leveringsdocument gemaakt werd.

Documenten zoeken

Selecteer de tab documenten en maak gebruik van de zoekoperator om een document terug te zoeken in de lijst.

Fiche – Detail

Indien je het document gevonden hebt, klik je op fiche – detail. Hier kan je de gegevens van het leveringsdocument bekijken en/of afdrukken.

Per identificatie Deze werkwijze kan je gebruiken om alle ingevoerde levering op te vragen per rekeningperiode. Werkwijze

Omschrijving

Identificaties

Maak gebruik van de zoekoperator om leerlingen/ personeelsleden op te zoeken in de overzichtslijst.

Leveringen

Selecteer een rekeningperiode om de reeds ingevoerde leveringen voor die rekeningperiode op te vragen.

Leveringen

- 33 -

Wis@d


Wijzigen van leveringsgegevens Indien er foutieve gegevens ingevoerd werden voor een levering, kunnen deze aangepast worden zolang er geen facturen werden gemaakt op basis van deze leveringen. Aanpassingen per levering Werkwijze

Omschrijving

Levering opzoeken

Zoek het leveringsdocument terug •

Per levering (adhv de periode) – Fiche/ Detail

•

Per identificatie (adhv de ID – rekeningperiode)

Bewerken

Klik op de knop [Bewerken] om het leveringsdocument te kunnen aanpassen

Opslaan

Pas het leveringsdocument aan

Bewaren

Klik op de knop [Bewaren] om de gewijzigde gegevens te verwerken

Groepsgewijze aanpassingen Indien een leveringsdocument voor meerdere personen dient aangepast te worden, maak je gebruik van de groepsgewijze aanpassingen. Werkwijze

Omschrijving

Verwijdering detaillijnen

Hiermee kan je detaillijnen verwijderen uit leveringen

Wijzigingen detaillijnen

Hiermee pas je velden uit detaillijnen aan

Verwijdering documenten

Hiermee kan je leveringsdocumenten verwijderen

Leveringen

- 34 -

Wis@d


14. Facturen Bij Facturen/ Creditnota’s krijg je een overzicht van alle documenten die zich in je detailboeken facturen/ creditnota’s bevinden. Je kan er eveneens facturen op verschillende wijzen aanmaken.

Voorbereiding facturen vanuit leveringen In de volgende procedure ga je een factuur aanmaken op basis van bestaande leveringsdocumenten. Context: je hebt groepsgewijs een aantal leveringen aangemaakt voor een aantal groepen/ identificaties. Deze leveringen heb je bij het aanmaken gekoppeld aan een rekeningperiode. Nu ga je alle documenten van deze rekeningperiode waar nog geen factuur voor bestaat, verwerken tot één individuele factuur voor die periode per leerling.

Onderstaand voorbeeld toont de eerste stap uit dit proces. Figuur 4.1 Hoofding factuur

Facturen

- 35 -

Wis@d


Werkwijze

Omschrijving

Stap 1: Voorbereiding leveringen

•

Selecteer het detailboek met het type leveringen

•

Selecteer de rekeningperiode

Figuur 4.2 Omzetten van leveringen: Vertrek vanuit LEV

Werkwijze

Omschrijving

Stap 2: Voorbereiding facturen

•

Selecteer het detailboek met het type facturen waarin je de aangemaakte facturen wil plaatsen

•

Voer de datumgegevens in

Figuur 4.3 Omzetten van leveringen: Naar FACT

Documentnummer: Let erop dat je geen 2 dezelfde documentnummers creëert! Dit is in het bijzonder belangrijk indien je bij de betalingen werkt met CODA bestanden om de facturen af te boeken. Indien er meerdere identieke factuurnummers zijn, is het mogelijk dat de verkeerde factuur wordt afgeboekt.

Werkwijze

Omschrijving

Stap 3: Selectie groepen/ identificaties

•

Selecteer de groepen/ identificaties waarvoor je een factuur wil aanmaken.

Stap 4: Afdruk

•

Druk de facturen af naar de printer/ scherm. Indien gewenst kunnen deze op een later tijdstip afgeprint worden.

De eerste keer dat je facturen gaat afdrukken, kan je best een afdrukvoorbeeld op scherm vragen om de lay out na te kijken. Wanneer je tevreden bent over je afdrukvoorbeeld kan je nadien de facturen rechtstreeks naar de printer afdrukken.

Facturen

- 36 -

Wis@d


Individuele aanmaken van een factuur/ creditnota Indien je slechts één factuur wil aanmaken, kan je dit best rechtstreeks doen zonder dat je hiervoor eerst een levering dient aan te maken. Hiervoor vertrek je vanuit het scherm Facturen/ Per Factuur Werkwijze

Omschrijving

Stap 1: Selectie detailboek

•

Selecteer het detailboek waarin je de factuur wenst te classeren

Stap 2: Selectie periode

•

Selecteer de periode waarin de factuur wordt aangemaakt.

Er gaan meerdere tabbladen open. De toepassing gaat automatisch naar de laatste periode. Door het tabblad documenten aan te klikken, kan je een overzichten met alle documenten voor een periode opvragen.

Werkwijze

Omschrijving

Stap 3: Aanmaken nieuwe factuur

•

Maak een nieuw record aan. Je factuur krijgt een uniek nummer.

Stap 4: Gegevens invullen

•

Voer gegevens voor de rekeningperiode – leerlingID in.

Stap 5: Detailinformatie invoeren

•

Voer de verschillende artikelen in door gebruik te maken van Detail in het lokaal menu. Dit werkt naar analogie met het toevoegen van artikels voor een levering. Vervolgens bewaar je je document.

Het volgnummer van het document wordt automatisch ingevuld. Boekhoudkundig dient binnen een detailboek de nummering uniek te zijn en (eventueel in reeksen) ononderbroken.

Figuur 4.4 Aanmaak van een factuur per ID

Facturen

- 37 -

Wis@d


Figuur 4.5 Invoering van artikel

Facturen

- 38 -

Wis@d


Groepsgewijs Aanmaken facturen Het groepsgewijs aanmaken van facturen verloopt naar analogie met de module Leveringen – groepsgewijs. Facturen worden rechtstreeks groepsgewijs aangemaakt wanneer je de leveringen wil overslaan. Bij voorschotfacturen kan je een factuur aanmaken zonder hiervoor eerst een levering aan te maken. Hierbij heb je mogelijks slechts één artikel, dat voor iedereen zeer duidelijk is.

Wijzigen/ Verwijderen detaillijnen Je kan groepsgewijs detaillijnen wijzigen/ verwijderen op een factuur. In volgende onderdelen kunnen gegevens uit een detaillijn gewijzigd worden: •

Omschrijving

•

Aantal

•

Prijs

•

Korting

•

Tekst

•

Datum

Om gegevens te wijzigen ga je als volgt te werk. •

Voer de parameters betreffende de te wijzigen/ verwijderen facturen in.

•

Selecteer de detaillijn die je wenst te wijzigen/ verwijderen. Indien je foute gegevens invoert, zal het resultaat van deze wijziging leeg blijven.

•

In het tabblad Resultaten kan je je wijzigingen bekijken.

Figuur 4.6 Omzetten van leveringen: Naar FACT

•

Indien nodig kan je identificaties uitvinken, of gegevens wijzigen.

•

Tot slot klik je op Start verwerking om de gegevens op te slaan.

Facturen

- 39 -

Wis@d


15. Betalingen Algemeen Overzicht De deelmodule betalingen gebruik je om betalingen van leerlingen/ personeel op te kunnen volgen. Het afpunten van deze betalingen kan zowel manueel gebeuren als door gebruik te maken van Coda-bestanden. Een Coda-bestand bevat informatie van betalingen die voor een bepaald rekeningnummer en over een bepaalde periode gebeuren. De nieuwe functionaliteit spreiding betalingen zorgt ervoor dat je betalingen over meerdere partijen kan spreiden alsook dat je betalingsplannen voor leerlingen kan opstellen. Voor elk rekeningnummer waarop de leerlingen/ leerkrachten kunnen betalen dien je een apart detailboek betalingen aan te maken. Indien de leerlingen bepaalde betalingen cash betalen, maak je hiervoor best een apart detailboek betalingen aan.

Externe referentie Bij externe referentie (referentie naar het betalingsdocument, waardoor het achteraf opzoeken vereenvoudigd wordt) kan je referentiegegevens invoeren. Indien je werkt met domiciliëringsopdrachten of CODA-bestanden, wordt hier een externe referentie ingevuld die je best ongewijzigd laat. Figuur 5.1 Externe referenties

Een leerling betaalt de factuur van mei 2005. Bij externe referentie voer je Verboven Bart mei 2005 in. Voor CASH-betalingen gebruik je een apart detailboek betalingen.

Betalingen

- 40 -

Wis@d


Documenten aanmaken Per betaling Indien je niet over een betalingsprogramma beschikt dat Coda-bestanden van je financiële instelling ontvangt, dien je betalingen manueel af te punten. Hiervoor gebruik je het scherm Betalingen – per betaling. Zorg ervoor dat je de rekeninguittreksels bij de hand hebt.

Werkwijze

Omschrijving

Betalingsdocument aanmaken

•

Selecteer het detailboek betalingen waarin je de betaling wil afpunten.

•

Selecteer de periode uit het lokaal menu

•

Maak een nieuw record aan

•

Je kan best het nummer van je rekeninguittreksel gelijk laten lopen met dat van je betalingsdocument.

•

Klik op detail in het lokaal menu

•

Maak een nieuw record aan

•

Voer de gestructureerde mededeling in bij factuur zonder het controlegetal (laatste 2 cijfers)

•

Klik op [Haal factuur]

•

Klik op Opslaan

•

Klik op Identificatie

•

Zoek de leerling terug in het overzicht

•

Klik op Openstaande

•

Selecteer de factuur die je wenst af te punten

Bedrag aanpassen

•

Indien de leerling een ander bedrag betaalde dan het gewenste factuurbedrag dien je dit aan te passen in het veld bedrag.

Opslaan

•

Klik op het icoon om op te slaan en voer eventueel verdere betalingsgegevens voor het uittreksel in.

Betalingen afpunten

Betaling met OGMnummer

Betaling zonder OGMnummer

Bewaar je wijzigingen indien dit niet reeds gebeurd was.

Figuur 5.2 Betalingen opzoeken

Betalingen

- 41 -

Wis@d


Binnenkomende betalingen (Coda 128) Wanneer je instelling over een softwarepakket beschikt dat CODA-bestanden kan ontvangen (vb Isabel – Publiweb – …) kan je deze CODA-bestanden laten inlezen door Wis@d. De betalingen worden automatisch afgepunt door de toepassing. In het tabblad resultaten kan je eventuele fouten afvinken alvorens je deze gaat verwerken. Hiervoor vertrek je vanuit het scherm Betalingen – Binnenkomende betalingen (Coda 128) Let op: eenzelfde CODA-bestand mag geen 2x ingelezen worden, want dan worden facturen 2x afgeboekt. (Facturatie – Betalingen – Per betaling zorgt ervoor dat je een betalingsdocument kan verwijderen.)

Algemeen Werkwijze

Omschrijving

Selectie CODA-bestand

•

Selecteer het CODA-bestand op je harde schijf

Selectie detailboek

•

Selecteer het detailboek waarin het betalingsdocument bewaard dient te worden.

Aanpassen datumgeg

•

Pas eventueel de datumgegevens aan

Haal op

•

Haal de betalingsgegevens uit het CODA-bestand op (bestand wordt ingelezen). De velden onderaan worden ingevuld.

Indien je rekeningnummers aanpassen op ja zet, zal Wis@d het rekeningnummer dat gebruikt werd voor de betaling automatisch invullen in de steekkaart van de leerling (lokaal menu – Gezin – Andere)

Figuur 5.3 CODA inlezen

De naam van het betalingsbestand wordt ingevuld als referentie bij het betalingsdocument.

Betalingen

- 42 -

Wis@d


Resultaat Via de gekende knoppen in de knoppenbalk kan je ook een aantal handige afdrukken van het CODA-bestand maken. Je ziet dus welke facturen er allemaal zullen afgeboekt worden. Als je een detaillijn selecteert, worden onderaan de velden (Identificatie, Factuurnummer, Bedrag...) ingevuld met de gegevens die beschikbaar zijn in het CODA-bestand. Voor een betalingsdocument dat een CODA-bestand vertegenwoordigt, is het niet aan te raden om de detaillijnen te wijzigen of toe te voegen. Hierdoor creëer je verschillen met het effectieve CODA-bestand wat kan leiden tot vergissingen. Een ouder betaalt de rekening van zijn kinderen in één betaling met één mededeling ipv de 2 afzonderlijke facturen. •

Knop [Openstaande]: een nieuw scherm wordt geopend waarin de openstaande facturen voor de onderliggende Identificatie worden getoond. Je hebt de mogelijkheid om in dit scherm 1 of meerdere openstaande facturen te selecteren die afgeboekt moeten worden.

•

Factuur: Dit veld staat automatisch ingevuld met de (gedeeltelijk) betaalde factuur en is niet aanpasbaar.

•

Bedrag: Het bedrag dat betaald werd (gegevens uit CODA-bestand) wordt hier ingevoerd. Dit kan aangepast worden (in bijzondere gevallen noodzakelijk zoals in het voorbeeld).

Indien alle gegevens correct zijn kunnen deze verwerkt worden. De relevante facturen worden afgeboekt met het getoonde bedrag en een betalingsdocument wordt aangemaakt in het gespecifieerde betalingsdetailboek. Indien het betaalde bedrag kleiner is dan het factuurbedrag, blijft deze factuur openstaan.

De externe referentie voor ingelezen CODA-bestanden laat je best op de standaard voorgestelde waarde staan. Indien dan bijvoorbeeld een CODAbestand 2x wordt ingelezen (en dus een foutieve dubbele afboeking gebeurd), is het eenvoudig terug te vinden dat het om hetzelfde bestand gaat. Ook bevat de bestandsnaam meestal een datumindicatie, wat opzoekingen vergemakkelijkt.

Betalingen

- 43 -

Wis@d


Domiciliëringsopdrachten Voorbereiding Leerlingenfacturen kunnen betaald worden door gebruik te maken van een domiciliëring. Een domiciliëringsbestand wordt naar de bank verstuurd en de betalingen worden uitgevoerd. Hiervoor moet je eerst volgende configuratiegegevens controleren. •

In de steekkaart van de leerling vul je het domiciliëringsnummer in. Dit kan je invoeren door In/ Uitschrijvingen aan te klikken en vervolgens naar het tabblad Andere te gaan.

•

In het detailboek facturen zorg je ervoor dat het domiciliëringsnummer correct ingevuld wordt en dat je het gebruik van domiciliëringen activeert.

Figuur 5.4 Voet aanpassen

Domiciliëringsopdrachten In deze module maak je een bestand aan voor de bank waarin de gegevens staan die nodig zijn voor de domiciliëringsopdracht. Op deze wijze kan de bank de betalingen laten uitvoeren. Tevens krijg je de mogelijkheid voor deze betalingen automatisch een betalingsdocument aan te maken, alsof deze betalingen reeds uitgevoerd zijn. •

Selecteer het detailboek facturen

•

Selecteer de rekeningperiode

•

Selecteer het detailboek (type betalingen) waarin het aangemaakte betalingsdocument zal bewaard worden.

•

Boeken in financieel: Indien je hier kiest voor Ja, worden de facturen automatisch afgeboekt. Indien je hier kiest voor Nee, blijven de facturen open staan. Dit is afhankelijk van de afspraken met de bank. Je vraagt dus best na bij de bank hoe ze domiciliëringen terugkoppelen naar de klant. Als de bank een lijst bezorgt met facturen die niet konden gedomicilieerd worden (wegens onvoldoende krediet), dan kies je hier best voor Ja. Alle facturen worden initieel afgeboekt en de facturen waarvoor de domiciliëring niet is gebeurd, zet je dan manueel terug op te betalen. Een factuur terug openzetten doe je door de corresponderende detaillijn in het betalingsdocument te verwijderen (via Facturatie – Betalingen – Per Betaling). Indien de bank de gebeurde domiciliëringen teruggeeft in de vorm van een CODA bestand, kies je hier best voor Nee. De facturen worden pas afgeboekt bij het inlezen van het CODA bestand.

Betalingen

- 44 -

Wis@d


Onderstaande parameters dien je correct in te voeren. •

Jaar en Maand: het boekjaar en de maand van het betalingsdocument. (kalenderjaar)

•

Datum opmaak: de datum van het betalingsdocument.

•

Datum uitvoering: de datum dat de domiciliëring moet uitgevoerd worden.

•

Identificatienr afgever: een nummer dat je moet aanvragen bij de bank.

•

Afdruk na verwerking: afdrukmogelijkheden

•

Bestandsnaam: de naam van het domiciliëringsbestand + map waarin het wordt bewaard, invullen. Standaard stelt het programma een naam voor (formaat: JJJJMMDD.D0x).

•

X = getal tussen 0 en 9 Dit is afhankelijk van de afspraken met de bank. Je vraagt dus best na bij de bank hoe ze domiciliëringen terugkoppelen naar de klant.

•

Ook de reeds verwerkte facturen Facturen die afgeboekt worden, worden op status ‘Verwerkt’ gezet. Stel dat om 1 of andere reden, het betalingsdocument dat die afboekingen bevat, moet verwijderd worden (bijvoorbeeld foutief domiciliëringsbestand). Dus de facturen komen terug open te staan, maar de status staat nog steeds op ‘Verwerkt’. Dit veld zorgt ervoor dat die facturen toch terug opnieuw worden verwerkt bij de heraanmaak van de domiciliëring en dus correct worden afgeboekt.

•

Voer de naam van de schuldeiser in. Dit wordt opgenomen in het domiciliëringsbestand.

Onderstaande figuur geeft een overzicht van alle parameters die ingevoerd kunnen worden. Figuur 5.5 Werken met domiciliëring

Betalingen

- 45 -

Wis@d


16. Opvraging van facturatiegegevens Facturen en betalingen per leerling De module Opvraging laat toe facturatie- en betalingsgegevens voor leerlingen op te zoeken en hiervan een overzicht te krijgen. Schooljaren In dit scherm krijg je een overzicht per schooljaar van het totaal gefactureerde bedrag en het totaal betaalde bedrag voor de geselecteerde leerling. •

Klik op Documenten voor een overzicht van alle facturen en betalingsdocumenten aangemaakt voor de geselecteerde leerling.

•

Klik op Enkel facturen voor een overzicht van alle facturen aangemaakt voor de geselecteerde leerling.

Openstaande facturen In dit scherm krijg je een overzicht van alle openstaande facturen voor de geselecteerde leerling.

Facturen en betalingen per personeelslid Opvraging laat toe facturatie- en betalingsgegevens voor personeelsleden op te zoeken en hiervan een overzicht te krijgen. Schooljaren In dit scherm krijg je een overzicht per schooljaar van het totaal gefactureerde bedrag en het totaal betaalde bedrag voor het geselecteerde personeelslid. •

Klik op Documenten voor een overzicht van alle facturen en betalingsdocumenten aangemaakt voor het geselecteerde personeelslid.

•

Klik op Enkel facturen voor een overzicht van alle facturen aangemaakt voor het geselecteerde personeelslid.

Openstaande facturen In dit scherm krijg je een overzicht van alle openstaande facturen voor het geselecteerde personeelslid. Selecteer een openstaande factuur om de Fiche en Details te raadplegen.

Opvraging

- 46 -

Wis@d


17. Afdruk Algemeen Facturen Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen afdrukken of herdrukken. Facturen in lijstvorm Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen drukken in lijstvorm (d.i. enkel de detaillijnen zonder hoofding). Bijkomende mededeling Deze mededeling verschijnt op de voet van de afdruk. Je kunt deze mededelingen aanmaken via Facturatie – Basisgegevens – Teksten. Enkel de teksten met als type voet worden getoond bij Bijkomende mededeling. Indien je echter in de Fiche van het betreffende detailboek al koos om deze voettekst af te drukken, moet je er hier niet meer voor kiezen want dan zal de tekst dubbel verschijnen. Artikeltotalen per rekening op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat geleverd is van elk artikel in een bepaalde rekeningperiode. •

Datum afdruk: deze wordt getoond in de voet van de afdruk.

•

Selectie groepen Ja: correcte totalen komen op de afdruk tenzij een datum levering niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de levering niet opgenomen bij de afdruk. In dat geval zullen de totalen, indien je alle klasgroepen selecteert, niet overeenstemmen met de afdruk zonder selectie van klasgroepen. Indien je kiest voor ja, krijg je de mogelijkheid om te selecteren op groepen (personeelsgroepen of klas groepen) via een extra tabblad. Indien je kiest voor nee blijft dit tabblad verborgen en is het enkel mogelijk om voor de ganse groep, gekoppeld aan het detailboek (dus ofwel personeel ofwel leerlingen) een afdruk te bekomen.

•

Selectie groepen Nee: correcte totalen komen op de afdruk.

Rubriektotalen per rekening op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat geleverd is van een rubriek in een bepaalde rekeningperiode. Artikeltotalen per rekening op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat gefactureerd is van een artikel in een bepaalde rekeningperiode. Rubriektotalen per rekening op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat gefactureerd is van een rubriek in een bepaalde rekeningperiode.

Afdruk

- 47 -

Wis@d


Artikeltotalen per klas op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat geleverd is van elk artikel in een bepaalde rekeningperiode gegroepeerd per leerling, per klas. •

Nieuwe pagina klas Ja: voor elke klas wordt op een nieuwe pagina gestart.

•

Alle leerlingen klas Nee: leerlingen waarvoor niets is geleverd in de desbestreffende rekeningperiode worden niet getoond op de afdruk.

•

Volgorde Leerlingen: deze is instelbaar op klasnummer of computernummer

Afdruk

- 48 -

Wis@d


Artikeltotalen per klas op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat gefactureerd is van elk artikel in een bepaalde rekeningperiode gegroepeerd per leerling, per klas.

Openstaande per klas Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van de openstaande facturen in een bepaalde rekeningperiode gegroepeerd per leerling, per klas.

Aanmaningen Via dit scherm kan je aanmaningen drukken voor openstaande facturen. In het detailboek Facturen van waaruit je de aanmaningen drukt, kan je het formulier opgeven welk moet gebruikt worden voor de afdruk bij Formulier Rappel. Als je daar niets invult, wordt het standaard formulier genomen. Selecteren van leerlingen •

Indien je werkt met detailboeken Facturen met type identificatie Leerlingen kan je hier volgende keuze maken:

•

Alle leerlingen: druk aanmaningen voor alle leerlingen die een openstaande factuur hebben in het desbetreffende detailboek / schooljaar / rekeningperiode.

•

Enkel de huidige leerlingen: druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die zijn ingeschreven op de Werkdatum.

•

Enkel de uitgeschreven leerlingen: druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die zijn uitgeschreven op de Werkdatum.

•

Alle leerlingen van huidig schooljaar: druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die een inschrijving hebben in het huidig schooljaar.

Volgorde Afdruk Dit veld bepaalt de volgorde, de sortering waarin de aanmaningen worden afgedrukt. Keuze uit: •

Naam + Factuurnummer

•

Naam + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer

•

Klas + Naam + Factuurnummer

•

Klas + Naam + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer

•

Klas + Klasnummer + Factuurnummer

•

Klas + Klasnummer + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer

•

Schooljaar + Rekening + Factuurnummer

•

Schooljaar + Rekening + Klas + Naam + Factuurnummer

Boekhoudkundige totalen Via dit scherm kan je overzichten drukken die van pas komen voor de boekhouding. •

Afdruk

Indien je wilt dat alle leerlingen met hun facturen en betalingen ook in de boekhouding worden opgenomen, vind je een oplossing bij Facturatie – Extra – Export WisAcc of Export ProAcc.

- 49 -

Wis@d

Teksten


- 50 -

Inhoud. Algemene informatie - 1 -

Recommend Documents