INFORMATIEBLAD 2.2 rubriek: Tips voor het beïnvloeden van het sa-
onderwerp: Voor ouders in ouderinitiatief
menwerkingsverband
Met het Netwerk Ouderinitiatieven verstaan wij onder ‘Ouderinitiatieven’ groepen mensen in Nederland, die zich actief voor ouders inzetten om passend onderwijs succesvol te maken. Het gaat hier dus om groepen die min of meer structureel zijn en die dus op gezette tijden bij elkaar komen. Voor hen kunnen de tips en aan1 dachtspunten, welke beschreven zijn in het handboek voor adviesraden leerlingenvervoer , nuttig zijn. Hieronder hebben we het hoofdstuk Hoe ga je als initiatiefgroep of als adviesraad te werk? (nagenoeg) integraal opgenomen. Lees voor ‘adviesraad’ telkens ‘ouderinitiatief’; voor ‘gemeente’ kunt u vaak ‘bestuur samenwerkingsverband’ lezen. Voor wat betreft de diverse functies en taken die binnen een initiatiefgroep onderscheiden kunnen worden, is 2 geput uit een handboek voor ouderraden . Lees ‘ouderinitiatief’ voor ‘ouderraad’ en u kunt de nodige tips aan het laatste deel van dit informatieblad ontlenen. Inhoud Hoe regel je zaken binnen de initiatiefgroep 2 Interne taakverdeling 2 Vergaderafspraken 2 Doelstelling en beleidsplan 2 Organisatievorm 3 Geld en andere middelen 3 Presentatie naar buiten 3 Continuïteit 4 Mogelijkheden voor hulp of ondersteuning 5 Betrekken van een beroepskracht bij adviesraad of initiatiefgroep 5 Formeel aandacht vragen voor een onderwerp 5 Bespreken van het onderwerp 5 Brief 6 Inspreken 6 Informele vormen van aandacht vragen 6 Houding en machtsmiddelen 6 Houding naar de gemeente 6 De middelen waar u als adviesraad over beschikt 7 Hoe komt de initiatiefgroep of adviesraad aan zijn informatie? 7 Raadpleging van ouders, leerlingen en scholen 7 Informatie vanuit diverse bronnen 8 Betrokkenheid onderhouden 8 Netwerkontwikkeling en bondgenoten zoeken 8 1
‘Ouders praten mee… vlug en veilig naar school; startersmap en handboek voor adviesraden leerlingenvervoer’ (Utrecht, september 2004). De volledige inhoud van de map is te vinden op http://www.aandachtvooriedereen.nl/leerlingenvervoer.net-inhoud/startersmap-adviesraden-2568.html 2 ‘Handboek ouderparticipatie’ (Volg/Bosk Utrecht, 1998) 2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
1
Een werkgroep als werkvorm 9 Doel van de werkgroep 9 Tijd en middelen 9 Verantwoording 9 Deelnemers aan de werkgroep 9 Taakverdeling 10 Vergadertips 10 Organisatorisch 10 Inhoudelijk 10 Omgaan met conflicten 11 Hoe kan men constructief omgaan met conflicten 11 Enkele tips om conflicten te voorkomen 11 Omgaan met tegenslagen en teleurstellingen 12 Deskundigheid ontwikkelen 13 Functies 13
Hoe regel je zaken binnen de initiatiefgroep? Als de initiatiefgroep zich tot het samenwerkingsverband richt, zal de eerste vraag zijn, wie wordt vertegenwoordigd, hoe groot de achterban is en wat de initiatiefgroep precies wil. Met andere woorden de legitimatie. Het is dus zaak voor het initiatief om zich te organiseren. Niet alleen omdat een sterke organisatie serieuzer wordt genomen, maar ook omdat beter gewerkt kan worden als taken zijn verdeeld en werkafspraken zijn gemaakt.
Interne taakverdeling Het gaat dan om voor de hand liggende functies als voorzitter, secretaris en penningmeester. Maar ook om andere taken: wie gaat namens de initiatiefgroep als toehoorder naar relevante raads- of commissievergaderingen; wie treedt op als spreker tijdens hoorzittingen, overleggen met de gemeente etc.; wie onderhoudt contacten met de pers; wie schrijft persberichten en ingezonden stukken; wie verzamelt informatie, knipsels etc. over leerlingenvervoer; wie onderhoudt contacten met de achterban etc. Als hierover afspraken bestaan, voorkomt het dubbel werk of vergeten van zaken. Naar buiten toe geeft het ook duidelijkheid.
Vergaderafspraken Dit klinkt heel zwaar, maar het is goed om afspraken te maken over vergaderen. Hoe vaak wordt vergaderd. Wie maakt agenda en verslag. Wanneer wordt dit toegezonden etc. (…) Verderop vindt u nog enkele vergadertips.
Doelstelling en beleidsplan De aanleiding om bij elkaar te komen is vaak heel duidelijk. Onvrede over bezuinigingsplannen, een onveilige situatie, invoering van opstap- of overstapplaatsen, noem maar op. Toch is het goed om met elkaar stil te staan bij het doel van de initiatiefgroep. Het komen tot een adviesraad leerlingenvervoer is immers geen doelstelling op zich. Een adviesraad is een middel om via formeel, structureel overleg met de gemeente een doel te bereiken. En wat is dan dat doel? Het moet voor alle deelnemers aan de initiatiefgroep helder zijn. Ook is het van belang om een duidelijke doelstelling te hebben als de initiatiefgroep zich naar buiten presenteert.
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
2
Hoe concreter de doelstelling wordt geformuleerd, hoe duidelijker dit is voor alle betrokkenen. De doelstelling bepaalt ook de activiteiten die ondernomen moeten worden, en wanneer en hoe. Wat is nodig om te komen tot het doel, wat moet er gedaan worden? Het maakt het ook gemakkelijker om over de doelstelling te communiceren met anderen. Als er overeenstemming is over de doelstelling, kan een activiteitenplan of beleidsplan voor de komende periode gemaakt worden met een taakverdeling. In zo'n plan staat waarom u iets wilt doen, voor wie, en hoe. (…)
Organisatievorm Het is in de initiatieffase zinvol om stil te staan bij de organisatievorm. Waarschijnlijk volstaat het om als initiatiefgroep, werkgroep of klankbordgroep naar buiten te treden. Mogelijk is er behoefte aan een meer geformaliseerde vorm, zoals een vereniging of een stichting. Het voordeel van een stichting of vereniging is, dat de samenstelling en de doelstelling van het initiatief vastgelegd worden. Daarmee is ook de legitimatie vastgelegd. Voorts is de initiatiefgroep een zogenaamde rechtspersoon en dat is vaak noodzakelijk als subsidie wordt gevraagd of fondsen worden geworven. Bij een vereniging is voorts sprake van leden. Ouders zouden lid kunnen worden van de vereniging en zo een bijdrage leveren aan het initiatief. Eventueel kan een kleine bijdrage wordt gevraagd. Het is aan de initiatiefgroep om de verschillende mogelijkheden te overwegen. Bij een notaris kan meer informatie worden verkregen over de oprichting van een vereniging of stichting. Ook is informatie te verkrijgen via de website www.netwerknotarissen.nl. Aan de oprichting van een vereniging of stichting zijn kosten verbonden. (…)
Geld en andere middelen Aan elk initiatief zijn kosten verbonden, al is het maar voor koffie en thee en de postzegels. Maar vaak gaat het om meer. Soms zijn initiatiefnemers zo enthousiast, dat zij de aanloopkosten voor eigen rekening nemen. Toch is het belangrijk bij dit onderwerp stil te staan. Als de initiatiefgroep geen potje heeft voor onkosten, kan het betekenen dat iemand niet wil of kan deelnemen aan het initiatief, omdat de kosten een bezwaar zijn. Zoek dus naar een oplossing voor dit soort kleine kosten. Kosten kunnen beperkt worden als er door de gemeente, school of het welzijnswerk faciliteiten beschikbaar gesteld worden, zoals vergader ruimte of de mogelijkheid te kopiëren en brieven te versturen. Een subsidieaanvraag bij de gemeente, bijvoorbeeld voor bezoek studiedagen, literatuur, reis- en andere onkosten. Een fondsaanvraag. Een (vrijwillige) bijdrage van ouders of scholen. Wilt u de gemeente subsidie vragen, dan is in de bijlagen een voorbeeldbrief opgenomen om dit aan te vragen. Informeer vooraf of er een subsidieverordening is met een modelformulier, dat u moet gebruiken. (…)
Presentatie naar buiten Het is goed hier aandacht aan te besteden. Van belang is vooral, dat de informatie naar buiten toe duidelijk en eenduidig is. De doelstelling moet duidelijk zijn evenals de plannen die uitgevoerd gaan worden. Ook moet duidelijk zijn wie de contactpersoon is van de initiatiefgroep en hoe deze bereikt kan worden. Verder moet duidelijk zijn, namens wie de initiatiefgroep opereert. Te overwegen valt om een kleine folder, een flyer, te maken om de initiatiefgroep bekend te maken. Deze kan verspreid worden onder ouders en scholen. Ook kan deze met een begeleidend schrijven verstuurd worden aan de gemeente, de wethouder, de raadsleden en de vervoerder. Opbouwen van een vertrouwenspositie Een duidelijke presentatie is een goede start om het vertrouwen te winnen van de gemeente. Vertrouwen is de basis voor goede belangenbehartiging. Dat wil niet zeggen, dat geen kritiek meer kan worden uitgeoefend, maar wel dat de gemeente erop kan vertrouwen, dat de initiatief2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
3
groep namens de achterban optreedt en dat er voldoende kennis is van de materie en van hetgeen er leeft bij de achterban. Een andere manier om een vertrouwenspositie op te bouwen is te zoeken naar medestanders, die al het vertrouwen genieten van de gemeente. Denk daarbij aan schoolleiding, gemeentelijk platform gehandicaptenbeleid e.d. > Meer informatie: informatieblad 2.1. ‘Voor ouders algemeen’. Ook de kwaliteit van overleg en activiteiten kan bijdragen aan het winnen van vertrouwen. Dit geldt ook voor continuïteit van de organisatie. Als de gemeente te maken krijgt met steeds wisselende mensen en wisselende standpunten, zal dat niet bijdragen aan het vertrouwen. Tot slot: er is een spreekwoord, dat zegt: de toon maakt de muziek. Dat wil zeggen: zoek de juiste toon als zaken aan de orde worden gesteld. Speel het niet op de man of vrouw. > Meer informatie: informatieblad 3.1. ‘Een goed gesprek’.
Continuïteit Continuïteit is een belangrijk punt bij het opbouwen van een vertrouwensrelatie met de gemeente maar ook voor de (startende) adviesraad zelf. Continuïteit is belangrijk om mensen betrokken te houden op het moment dat de reden waarom ze aan de initiatiefgroep of de adviesraad zijn gaan deelnemen, is vervallen. Of hen betrokken te houden als de urgentie gaat ontbreken op het moment dat het overleg met de gemeente resultaten oplevert. Ook kunnen er allerlei andere redenen zijn om af te haken, zoals frustraties of teleurstelling. Hierop wordt verder in dit hoofdstuk nog ingegaan. Helaas bestaat er geen pasklare oplossing voor het bereiken van continuïteit. Wel zijn er aandachtspunten. Bespreek goed, wat de reden is om mee te gaan doen. Wil men langere tijd meewerken aan structurele veranderingen, of alleen om dat ene probleem op te lossen. In dat laatste geval kan ook overwogen worden om iemand op een andere manier bij de adviesraad te betrekken, bijvoorbeeld bij een projectgroep of een actiegroep. Of om een bepaalde taak op zich te nemen (het maken van een nieuwsbrief, het houden van enquêtes etc.) Geef mensen die benaderd worden voor de adviesraad ook de gelegenheid om nee te zeggen. Zet ze niet onder druk. Geef ze tijd om hun aarzeling te overwinnen door ze bijvoorbeeld uit te nodigen voor een eerste, vrijblijvende bijeenkomst. Hier kan men meer te weten komen over het werk, de sfeer proeven en na afloop beslissen of men wil meedoen. Probeer de initiatiefgroep of de adviesraad niet te klein te maken. Ten eerste zijn er dan meer mensen om het werk over te verdelen. Ten tweede is het minder erg als er toch iemand afhaakt. Maar een te grote groep is niet verstandig omdat dit vergaderproblemen kan opleveren. Houd bij de verdeling van de taken en rollen rekening met iemands interesses. Zorg ook daadwerkelijk voor taakverdeling, zodat niet alles op de nek van één of twee mensen terecht komt. Koester successen; maak deze bekend via de plaatselijke media en aan andere ouders via de schoolkrant of op een andere manier. Houd het werk interessant. Verspreid interessante informatie of nieuwtjes. Benader elk schooljaar de nieuwe ouders in het leerlingenvervoer. Misschien zit er iemand bij, die mee wil werken. Benader ook mensen van scholen en cliëntenorganisaties. Doe af en toe iets leuks met elkaar en heb aandacht voor elkaar.
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
4
Mogelijkheden voor hulp of ondersteuning Zowel bij de start als ook later kan het verstandig zijn om hulp te vragen. Hulp bij het werven van leden, hulp bij het voorbereiden van acties, hulp bij effectief leren vergaderen, hulp bij het vinden van de beste manier om de gemeente te benaderen, hulp bij het vinden van de juiste informatie over een onderwerp etc. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Het plaatselijke welzijnswerk of sociaal cultureel werk. Vaak is hier ook opbouwwerk aan verbonden en kunnen zij nieuwe initiatieven ondersteunen. Het lokaal platform van mensen met een handicap of chronisch ziekte. Zij hebben vaak al langere tijd ervaring met overleg met de gemeente en men kan u mogelijk verder helpen. Het RPCP (Regionaal Patiënten en Consumenten Platform). Ook daar is veel ervaring aanwezig om u verder te helpen. Soms is er ook een beroepskracht beschikbaar. Beroepskrachten van scholen kunnen wellicht een bijdrage leveren. Dit geldt ook voor beroepskrachten of bestuursleden van cliëntorganisaties en ouderverenigingen, zoals Bosk, Foss en Balans. Ga na bij welke organisaties de leden van initiatiefgroep of adviesraad zijn aangesloten en informeer naar mogelijkheden. Soms zijn er beroepskrachten, consulenten of beleidsmedewerkers in dienst. De ambtenaar leerlingenvervoer kan u wellicht behulpzaam zijn. Voor juridische vragen kunt u terecht bij de sociaal raadslieden ter plaatse. De landelijke koepels zoals Ieder(in) hebben een juridische dienst. (…)
Betrekken van een beroepskracht bij adviesraad of initiatiefgroep Als een beroepskracht meedoet, dan heeft dat voor- en nadelen. Duidelijk moet zijn wat de rol is van de beroepskracht: is deze beschikbaar als inhoudelijk deskundige; heeft hij/zij een ondersteunende taak, en wat houdt dat dan in; maakt hij of zij verslagen; geeft de beroepskracht adviezen aan de projectgroep; of komt de beroepskracht voor een specifieke klus? Een beroepskracht weet vaak veel, kent de wegen en heeft contacten. Dit zijn voordelen. Nadeel is dat het verleidelijk kan zijn om de touwtjes in handen te geven van de beroepskracht, waardoor de eigen inbreng minder wordt. Ten eerste houdt dit het gevaar in, dat het initiatief instort als de beroepskracht vertrekt. Ten tweede is de kracht van een adviesraad juist de motivatie vanuit de persoonlijke betrokkenheid van ouders bij het leerlingenvervoer. Deze mag niet verloren gaan door de inzet van een beroepskracht. Het is dus zaak altijd zelf verantwoordelijk en actief te blijven.
Formeel aandacht vragen voor een onderwerp Om verschillende redenen kan het nodig zijn aandacht te vragen voor een onderwerp, zoals: de plannen voor het vormen van een adviesraad; een bepaald onderwerp dat op de politieke agenda terecht moet komen; een onderwerp, dat al in behandeling is, vraagt om extra aandacht of toelichting; bij een voorgenomen beleidsplan moeten de gevolgen voor de doelgroep kenbaar gemaakt worden; e.d.
Bespreken van het onderwerp Het punt kan op de agenda worden geplaatst, als er reeds een overleg bestaat. Ook kan aan een ambtenaar of wethouder om een overleg gevraagd worden over het onderwerp. Zet voor het overleg kort op papier wat de
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
5
initiatiefgroep wil inbrengen. Handig tijdens het overleg maar ook om achter te laten na het overleg. Dan beschikt men in ieder geval over de informatie of argumentatie die overgebracht had moeten worden. Eventueel kunnen afspraken achteraf schriftelijk bevestigd worden.
Brief Een brief is een goede manier om een standpunt duidelijk te maken. Deze kan worden gericht aan het college van B en W. Eventueel kan een afschrift gestuurd worden aan de verantwoordelijk ambtenaar of de gemeenteraadsleden. Dit laatste hangt af van het onderwerp. Is het een onderwerp, waarover de raad een besluit moet nemen? Overweeg ook dat door een afschrift aan de gemeenteraad de kans bestaat dat gemeenteraadsleden zich gaan mengen in het proces van beleidsvoorbereiding of uitvoering. Dit wordt niet altijd op prijs gesteld door de verantwoordelijk wethouder en/of ambtenaar. Houd er rekening mee, dat zeker in grote gemeenten ambtenaren bevoegd zijn om veel zaken af te handelen. Als de gemeenteraad is ingeschakeld betekent het voor de wethouder of ambtenaar veel extra werk in het geval er snel tot overeenstemming gekomen had kunnen worden. Hij of zij moet dan de gemeenteraad formeel gaan informeren over zaken, die al geregeld hadden kunnen zijn. Het inschakelen van de gemeenteraadsleden moet dus weloverwogen en welbewust gebeuren in die gevallen, waar het niet lukt om tot overeenstemming te komen met de wethouder of verantwoordelijk ambtenaar.
Inspreken Als het punt op de agenda staat, kan gevraagd worden om spreektijd bij de raadscommissievergadering of de raadsvergadering. Bereid dit goed voor. Laat diegene het woord voeren, die dat goed kan. Zorg ervoor dat het standpunt ook op papier staat, zodat dit kan worden achtergelaten en bij de notulen gevoegd.
Informele vormen van aandacht vragen Naast formele vormen van aandacht vragen, zijn er ook manieren om belangen te behartigen buiten de officiële kanalen om. In hoofdzaak gaat het hier om twee manieren: het beïnvloeden van de publieke opinie; het persoonlijk benaderen van bepaalde mensen, die een belangrijke rol spelen (lobby). > Meer informatie: zie informatiebladen 3.
Houding en machtsmiddelen Of het er nu om gaat de gemeente te bewegen om een adviesraad in te stellen, of om invloed te hebben op beleidskeuzes van de gemeente rond het leerlingenvervoer, de wegen die bewandeld kunnen worden zijn dezelfde.
Houding naar de gemeente Het is belangrijk u te realiseren als adviesraad dat overheid en burgers andere verantwoordelijkheden en belangen hebben. Daarbij is het niet nodig tegenover elkaar te staan, maar naast elkaar. Het gaat erom dat partijen met elkaar om tafel komen, informatie en argumenten uitwisselen en soms concessies doen om te komen tot een resultaat dat voor iedereen acceptabel is. Het is het goed recht van burgers om voor hun eigen belangen op te komen. Dat is een recht waar ze gebruik van mogen maken. Het is echter verstandig om rekening te willen houden met de positie van de ander. Vooral is het belangrijk niet op de man te spelen. De ander zit daar uit hoofde van zijn functie en het is belangrijk de contacten zakelijk te houden. Ook als niet bereikt is, wat werd beoogd, heeft men de volgende keer weer te maken met dezelfde functionarissen. Wordt wel resultaat geboekt, dan is waardering ook op zijn plaats.
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
6
De middelen waar u als adviesraad over beschikt Om invloed uit te kunnen oefenen heeft een advies raad middelen nodig, ofwel macht. Een adviesraad beschikt over verschillende machtsmiddelen: De macht van het getal. Hoe meer mensen achter de adviesraad staan, hoe sterker deze staat. Het is dus zaak om zoveel mogelijk ouders en scholen als achterban te hebben. De adviesraad kan dan namens velen spreken. De macht van kennis en inzicht. Bij besluitvorming gaat het ook om inhoud. Een adviesraad beschikt bijvoorbeeld over kennis en inzicht over de gevolgen die bepaalde beleidswijzigingen voor de doelgroep kunnen hebben, of over kennis en inzicht in de eisen die een bepaalde handicap stelt aan het leerlingenvervoer. Dergelijke kennis kan worden gebruikt in het overleg met de gemeente. De gemeente heeft op haar beurt behoefte aan deze informatie om haar taak goed uit te voeren. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt hier verder op ingegaan. De macht van de publieke opinie. Politieke bestuurders zijn gevoelig voor de publieke opinie. In bepaalde gevallen kan deze ingezet worden om steun te krijgen voor de ideeën van een adviesraad. Dit is eerder in dit hoofdstuk aan de orde geweest.
Hoe komt de initiatiefgroep of adviesraad aan zijn informatie? Veel initiatieven worden gestart vanuit een emotie. Ontevredenheid of verontwaardiging over een aspect van het leerlingenvervoer. Dat is een goed startpunt, maar niet voldoende. Om een goede overlegpartner te zijn voor de gemeente en het nodige te kunnen bereiken voor het leerlingenvervoer heeft de initiatiefgroep of adviesraad informatie nodig. Informatie over: de knelpunten die door de achterban worden ervaren; de eisen die bepaalde handicaps stellen aan het leerlingenvervoer; de wet- en regelgeving rond het leerlingen vervoer en de jurisprudentie; keuzes of oplossingen in andere gemeenten; objectieve gegevens over de kwaliteit van het vervoer; etc. Goed geïnformeerd zijn draagt bij aan een vertrouwensrelatie met de gemeente, die noodzakelijk is om succes te kunnen hebben. Er zijn verschillende manieren om aan deze informatie te komen.
Raadpleging van ouders, leerlingen en scholen Informatie over knelpunten in het vervoer en over problemen als gevolg van specifieke handicaps is te verkrijgen van ouders, leerlingen en scholen. Het is dus zaak om deze regelmatig te raadplegen, bijvoorbeeld een keer per jaar. Hiervoor zijn verschillende methodes denkbaar: een eenvoudige vragenlijst die wordt verspreid onder deze groepen. Houd er rekening mee, dat leerlingen naar allerlei scholen gaan. Stel concrete vragen, zoals de lengte van de reistijd in minuten, het gebruik van gordels, het roken van de chauffeurs etc. Stelt u niet-concrete vragen, zoals: `vindt u de reistijd kort of lang' dan weet u eigenlijk nog niets, omdat u persoonlijk getinte antwoorden krijgt. Wat lang is, kan voor iedereen verschillend zijn. (…) Woon ouderavonden bij en vraag naar de ervaringen van ouders. Overleg dit tevoren met de organisatie, zodat er ook ruimte is voor het onderwerp. Spreek met zoveel mogelijk ouders, bijvoorbeeld bij school. Onderhoud contacten met de scholen. Wijs bijvoorbeeld een vaste contactpersoon aan per school. Soms is in de school iemand aangewezen voor het leerlingenvervoer. Anders kan het contact verlopen via de directeur van de school. Informeer ouders en scholen over de mogelijkheid om u telefonisch, schriftelijk of via mail op de hoogte te stellen van hun ervaringen. Vermeld deze mogelijkheden bijvoorbeeld in een informatiefolder, die alle ouders krijgen. Of hang posters op in de scholen.
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
7
Informatie vanuit diverse bronnen Informatie kan ook verkregen worden door contact te onderhouden met andere organisaties: met raden of platforms in andere gemeenten (in de regio of juist in gemeenten die vergelijkbaar zijn): informatie over keuzes of oplossingen in die gemeenten die eventueel bruikbaar zijn in de eigen gemeente; met cliëntorganisaties: informatie over eisen die aan het leerlingenvervoer gesteld moeten worden in verband met een specifieke handicap; met landelijke koepels: informatie over wet- en regelgeving die wijzigt. (…) > Zie de informatiebladen 1 over de wet- en regelgeving. Denk ook aan voor de hand liggende bronnen als de bibliotheek of internet. Er is ongelooflijk veel informatie beschikbaar. (…)
Betrokkenheid onderhouden Betrokkenheid is van groot belang voor het functioneren van een adviesraad. Dan gaat het om verschillende soorten betrokkenheid: van leden van de adviesraad zelf om zo de continuïteit van de adviesraad te waarborgen. Deze is van belang om voldoende mensen te houden in de adviesraad en om een betrouwbare gesprekspartner te zijn voor de gemeente; zie ook hierboven; van ouders, omdat van ouders de informatie moet komen die de adviesraad nodig heeft en omdat een adviesraad voldoende achterban nodig heeft om serieus te worden genomen door de gemeente; van scholen, ouderraden en oudervereniging, om dezelfde reden. Om deze betrokkenheid te onderhouden, zijn er enkele mogelijkheden: een nieuwsbrief, waarin iedereen op de hoogte wordt gehouden. Hieraan zijn kosten verbonden, waarvoor subsidie gevraagd kan worden. De kosten kunnen beperkt worden door de nieuwsbrief via mail te verspreiden. Bijna iedereen beschikt tegenwoordig over een mailadres. publiciteit via de lokale media over behaalde successen; een artikel in de schoolkrant; lever het praktisch aan, bijvoorbeeld in een Word-bestand; > Enkele voorbeeld-artikelen zijn op project-website beschikbaar.
een vermelding in de schoolgids; een vermelding op de website van de school (en samenwerkingsverband); presentatie van de adviesraad bij schoolevenementen. (…) Een mogelijkheid voor een ouderinitiatief om de betrokkenheid van ouders te vergroten, is het verzorgen van een workshop en een standje op een bijeenkomst welke door een school of het samenwerkingsverband wordt georganiseerd. Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van de website van het project: www.passendonderwijsenouders.nl of www.oudersenpassendonderwijs.nl
Netwerkontwikkeling en bondgenoten zoeken Om goed te kunnen functioneren is het van belang om rond de adviesgroep een netwerk te ontwikkelen en bondgenoten te zoeken. Dit heeft vele voordelen: het draagvlak wordt vergroot; uw stem is samen met anderen sterker; de macht van het getal; 2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
8
u hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden; concurrentiegevoelens worden voorkomen; u krijgt ingang tot andere organisaties via uw bondgenoten. (…)
Breng vooraf in kaart, wat uzelf te bieden heeft, waar de adviesraad voor staat, wat u wilt bereiken. Zoek dan naar organisaties met raakvlakken. Netwerkontwikkeling staat of valt bij het belang dat beide partijen hebben bij de samenwerking. U kunt deze organisaties benaderen door een afspraak te maken. In dat gesprek kan het volgende aan de orde komen: u stelt zich kort voor en vertelt iets over uw doel; u vraagt hoe de ander tegenover uw initiatief staat; u bespreekt mogelijke raakvlakken; u informeert naar mogelijkheden waarmee u de ander van dienst kunt zijn. Denk daarbij aan informatie die u kunt geven. u informeert of men bereid is om (structureel of incidenteel) mee te werken en op welke wijze dat zou kunnen; wil men niet meewerken, dan vraagt u of de ander op de hoogte gehouden wil worden van uw werk en omgekeerd. Dit houdt de mogelijkheid open voor samenwerking op een later moment.
Een werkgroep als werkvorm Om een activiteit uit het beleids- of actieplan van initiatiefgroep of adviesraad uit te voeren kan gedacht worden aan het vormen van een werkgroep. Deze gaat aan de slag met een bepaald onderwerp. Voordeel is, dat het een tijdelijke klus is, waar gemakkelijker mensen voor te vinden zijn dan als ze zich lange tijd moeten binden. Waar moet u aan denken bij het vormen van een werkgroep?
Doel van de werkgroep Stel vast, wat met het instellen van de werkgroep bereikt moet worden, waarom en voor wie.
Tijd en middelen Stel vast binnen welke periode de werkgroep zijn werk afgerond zou moeten hebben en welke middelen zij daarvoor beschikbaar hebben.
Verantwoording De werkgroep werkt in opdracht van initiatiefgroep of adviesraad. De werkgroep zal dus ook de resultaten verantwoorden aan initiatiefgroep of adviesraad. Te overwegen valt in de werkgroep iemand van de initiatiefgroep of adviesraad zitting te laten hebben. Deze kan er dan voor zorgen, dat regelmatig over en weer informatie wordt uitgewisseld, bijvoorbeeld over de voortgang. Het is natuurlijk niet de bedoeling, dat de werkgroep op deze manier wordt betutteld. Als een werkgroep wordt ingesteld, mag men verwachten dat er vertrouwen is in het werk van de werkgroep.
Deelnemers aan de werkgroep Belangrijk is om mensen met verschillende achtergronden en kwaliteiten in de werkgroep te plaatsen: een ervaringsdeskundige met het onderwerp; een sleutelfiguur, dat wil zeggen iemand die veel mensen kent die van belang kunnen zijn; een deskundige op het terrein van regelgeving, gemeente e.d.; mensen, die gewend zijn te organiseren; een sfeermaker, iemand die de moed erin weet te houden;
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
9
een belangrijk persoon; iemand met aanzien, die gemakkelijk entree heeft. Als zo iemand bereid is mee te werken, steunt dat uw doel. Tegelijkertijd moet u ermee rekening houden, dat deze mensen vaak erg druk zijn en het moeilijk is om afspraken te maken.
Het kiezen van mensen met verschillende invalshoeken is belangrijk om te voorkomen, dat het onderwerp eenzijdig wordt aangepakt en zaken worden vergeten. Ook een mix van doeners en denkers is belangrijk.
Taakverdeling Bij de start van de werkgroep worden de taken verdeeld. In ieder geval is het handig een voorzitter te benoemen. (Dit hoeft niet de vertegenwoordiger te zijn van de adviesraad.) Ook iemand voor de verslaglegging is nodig. Verder hangt het af van de taak van de werkgroep.
Vergadertips De meest voorkomende werkwijze van een initiatiefgroep of adviesraad is vergaderen. Vergaderen is belangrijk en nuttig, maar moet wel doelmatig gebeuren. Hierbij gaat het om organisatorische aspecten en om inhoudelijke aspecten.
Organisatorisch Stuur tijdig een uitnodiging voor de vergadering. Daarin staat in ieder geval: waar de vergadering plaatsvindt; wanneer en van hoe laat tot hoe laat; hoe kan iemand zich afmelden voor de vergadering (naam, telefoonnummer). Bij de uitnodiging is een agenda gevoegd. Een gebruikelijke indeling is als volgt: 1. Opening en mededelingen. 2. Notulen van de vorige vergadering. 3. Ingekomen stukken. 4. Agendapunt a. 5. Agendapunt b. etc. 6. W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt) 7. Rondvraag 8. Vaststelling volgende vergadering. 9. Sluiting. Bij de agenda worden meestal vergaderstukken gevoegd, zoals het verslag van de vorige keer en toelichting op agendapunten. Denk ook even na of er hulpmiddelen nodig zijn, zoals een flip-over of een beamer. Stel, iemand heeft zich niet afgemeld, maar is niet aanwezig. Stuur deze dan het verslag en de uitnodiging voor de volgende bijeenkomst. Komt hij of zij dan weer niet, neem dan contact op, om te informeren naar de reden (mogelijk kan hier iets aan worden gedaan) en om te bespreken of iemand toch betrokken wil blijven.
Inhoudelijk
Bij de start van het overleg is het van belang het doel van het overleg goed te bespreken. Soms moet dit doel nog goed afgebakend worden, soms is dat al gebeurd, maar is het van belang dat iedereen dit doel deelt. Houd rekening met het feit, dat deelnemers verschillende verwachtingen zullen hebben. Het is van belang dat dit vroegtijdig naar voren komt om frustraties achteraf of afhaken te voorkomen. Over agendapunten wordt van gedachten gewisseld. Naar aanleiding daarvan kunnen conclusies worden getrokken.
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
10
Niet alleen over hoofdzaken, maar ook over kleine zaken als wie belt naar een bepaalde instantie en dergelijke. De vuistregel is, dat de voorzitter een conclusie formuleert en vraagt of iedereen het hiermee eens is. Is dat het geval, dan is het besluit genomen. Als er bezwaar wordt gemaakt tegen een conclusie en dus een besluit, dan kan daar op twee manieren mee worden omgegaan. Er kan gestreefd worden naar eensgezindheid (consensus) en er kan aangestuurd worden op stemming. Bij consensus probeert men te komen tot overeenstemming van de hele groep. Dit kan men doen door heel goed naar de bezwaren te luisteren en daaraan zo mogelijk tegemoet te komen. Het uiteindelijke besluit is dan vaak een compromis. Voordeel is dat de groep zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt. Alle inbreng vanuit de groep wordt gebruikt. Consensus bereiken is alleen mogelijk als er voldoende tijd is om naar elkaar te luisteren en als er voldoende waardering is voor elkaar. Stemming kost minder tijd, maar er zijn ook altijd `verliezers'. Mensen die zich erbij moeten neerleggen. Als er wordt gestemd, houd dan rekening met het volgende: stem over één voorstel tegelijk; bepaal van tevoren wat de stemmogelijkheden zijn (voor, tegen, onthouding/blanco); spreek van tevoren af, wat de meerderheid is; bespreek de consequenties van een besluit, ook voor de tegenstanders. Het is niet altijd nodig een uitgebreid verslag te maken. In veel gevallen kan volstaan worden met een duidelijke besluitenlijst.
Omgaan met conflicten In elke groep kunnen conflicten voorkomen. Hoe moeilijk of vervelend ook, soms zijn ze nodig om de lucht te klaren. Conflicten komen vaak voort uit een sluimerende onvrede, die langzaam afbreuk doet aan het plezier van werken. De lieve vrede bewaren kan dan averechts werken. Soms moet het conflict worden aangegaan. Mensen gaan op verschillende manieren met conflicten om: conflicten worden ontlopen; men probeert zijn/haar eigen mening door te drukken; men geeft zijn eigen mening op vanwege de lieve vrede; men zoekt naar een compromis door allemaal iets in te leveren; men confronteert elkaar met het conflict, waarbij wederzijds de ideeën en meningen worden gerespecteerd.
Hoe kan men constructief omgaan met conflicten
Probeer het eens te worden over het conflict. Mensen praten soms langs elkaar heen, raken in conflict en komen er vervolgens achter dat men er eigenlijk hetzelfde over dacht. Stel dus vragen om het conflict te verduidelijken. Bekijk het eens vanuit de positie van de ander. Wees kritisch over ideeën, maar niet over mensen. Bedenk oplossingen, waarvan beide betrokkenen kunnen profiteren, een zogenaamde win-winsituatie. Ga ook na of de oplossing inderdaad tot tevredenheid heeft geleid. Soms houden mensen hun mond maar. Zoek overeenstemming op bepaalde onderdelen, als een oplossing voor het geheel niet lukt. Haal een onafhankelijk iemand erbij, die het beste met beiden voorheeft. Blijf altijd met elkaar praten.
Enkele tips om conflicten te voorkomen
Laat mensen uitpraten (binnen het redelijke). Vergader niet meer dan nodig is. Beslis zaken niet vooraf in kleine kring. Voer geen zaken uit, voordat anderen ervan weten. Voer genomen besluiten uit en kom er niet steeds op terug.
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
11
Omgaan met tegenslagen en teleurstellingen Om iets tot een goed eind te brengen, gaat men er voor 100 % voor. De verwachtingen zijn hooggespannen. Het is echter belangrijk de realiteit niet uit het oog te verliezen. Dat wil zeggen: vooraf een inschatting maken van de kansen en bedreigingen. Houd er vooraf rekening mee, dat er tegenslagen en teleurstellingen zullen zijn. Dit voorkomt dat mensen er de brui aan geven.
Sta vooraf stil bij de verwachtingen. Sta stil bij de investering, die mensen bereid zijn te leveren. Misschien moeten verwachtingen bijgesteld worden. Wellicht kunnen alternatieven bedacht worden voor het geval de doelen niet gehaald worden.
Met welke teleurstellingen kunt u te maken krijgen? Er moet veel meer tijd en energie in gestopt worden, dan verwacht. Anderen laten het erbij zitten en komen hun afspraken niet na. De resultaten laten lang op zich wachten. Het gestelde doel lijkt niet haalbaar. Niet iedereen is even enthousiast. Er is meer tegenwerking dan verwacht. De inzet wordt niet gewaardeerd. De initiatiefgroep of adviesraad wordt niet serieus genomen. U kunt van tevoren nadenken over de manier waarop u met deze teleurstellingen zou kunnen omgaan. Hou het leuk Allereerst moet het ouderinitiatief-werk behapbaar blijven voor de leden, anders is de lol er al snel af. Als deelname als een loden last wordt ervaren, is er iets mis. Misschien zijn de ambities te hoog, is het samenspel niet goed, wordt er niet efficiënt gewerkt, wordt er onvoldoende selectief met onderwerpen omgegaan, is er geen chemie tussen de leden van het ouderinitiatief, of zijn er andere omstandigheden waardoor het niet lekker loopt. Enkele algemene adviezen: wees reëel, herken en erken ieders deskundigheid en inbreng en vermijd het gevoel dat het hele ouderinitiatief het altijd over alles eens moet zijn. Zo’n brede consensus is niet altijd te bereiken. Heeft het ouderinitiatief het zwaar, neem dan gas terug en ga vervolgens nuchter en praktisch te werk. Start voorzichtig met enkele onderdelen en ervaar in de praktijk wat de deelnemers willen en kunnen aanpakken. Voelt het ouderinitiatief op een gegeven moment dat het lekker draait, dan is het eventueel tijd om het werkterrein te vergroten door breder of juist dieper op onderwerpen in te gaan. Een jaarplan kan dit ondersteunen. Het ouderinitiatief-werk leuk houden is makkelijker wanneer de raad de tijd neemt om regelmatig te evalueren en daaruit conclusies te trekken voor de toekomst: wat zijn ieders sterke en zwakke punten, waar kan de mr als geheel trots op zijn en wat valt er te verbeteren? Vraag gerust eens aan een externe deskundige (medewerker MEE-organisatie of een school), om een keer samen te reflecteren op doel en werkwijze. (vrij naar: Medezeggenschap van klasse; een uitgave van projectgroep WMS; Utrecht, november 2008)
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
12
Deskundigheid ontwikkelen Om goed als adviesraad te kunnen functioneren blijkt de nodige deskundigheid gewenst. Deskundigheid op het gebied van: kennis van regelgeving rond leerlingenvervoer, gemeentelijke procedures e.d.; vaardigheden, zoals onderhandelen, samen werken, vergaderen, schrijven van stukken; attitude, ofwel houding, zoals zelfbewustzijn, assertiviteit, mondigheid. Mogelijk beschikt niet ieder lid van de adviesraad over de deskundigheid die nodig is om zijn of haar taak uit te voeren. Nu zijn er natuurlijk allerlei cursussen om met name de laatste twee deskundigheden te ontwikkelen. Hiervoor kunt u eens informeren bij een instelling voor welzijnswerk ter plaatse of de Volksuniversiteit. Of u kunt contact opnemen met ouderorganisaties. Aan cursussen zijn in de regel kosten verbonden, waarvoor subsidie gevraagd zou kunnen worden aan gemeente of fondsen. (…) Het is niet de bedoeling, dat de leden van een adviesraad opgeleid worden tot beroepskrachten. De emotie van de leden, de betrokkenheid bij de problematiek van leerlingenvervoer is immers ook de kracht van een adviesraad. Het gaat erom deskundigheid te vergroten met behoud van de eigen kracht. > Meer informatie: informatieblad 4. ‘Meer informatie, trainingen en cursussen’.
Functies De voorzitter. De voorzitter geeft binnen de oudercommissie leiding aan vergaderingen en vertegenwoordigt als eerste de oudercommissie naar buiten toe. Taken die doorgaans onder de voorzitter vallen zijn: Voorbereiding van vergaderingen. Leiding geven aan vergaderingen. Bewaking van het beleid. De voorzitter vervult vaak een trekkersrol in beleidszaken; te denken valt aan: het opstellen van beleids- en werkplannen, het evalueren van het beleid in een jaarverslag. Vertegenwoordiging naar bestuur en directie. Als er belangrijk overleg met de school of het revalidatiecentrum plaatsvindt, is de voorzitter de eerst aangewezene om de oudercommissie te vertegenwoordigen. Representatieve taken. Bij feestelijke of plechtige gelegenheden krijgt de voorzitter dikwijls de vraag om namens de oudercommissie aanwezig te zijn en eventueel het woord te voeren. Deze uiteenlopende taken doen een beroep op veelzijdige kwaliteiten. Een goede voorzitter heeft overzicht in vergaderingen, inzicht in beleid, vaardigheden in het onderhandelen en is ook nog eens een goede spreker. Kortom: hij of zij is een schaap met vijf poten. Omdat deze dieren zeldzaam zijn, is het soms raadzaam een bepaalde taak over te dragen aan iemand die meer kwaliteiten op dat terrein heeft. De secretaris. De secretaris kan sommige functies van de voorzitter overnemen. Zo valt het schrijven van werkplannen en jaarverslagen vaak onder zijn of haar verantwoordelijkheid. Ook de inhoudelijke voorbereiding van een vergadering is dikwijls een taak, die door voorzitter en secretaris samen gedeeld wordt. Specifieke taken voor een secretaris zijn: De 'papieren' afwikkeling van vergaderingen: het rondsturen van uitnodigingen, agenda's, vergaderstukken, notulen. Dikwijls is de secretaris ook de notulist van vergaderingen. De behandeling van in- en uitgaande post. De secretaris handelt binnenkomende post zelf af of stuurt die door naar de verantwoordelijke persoon in de oudercommissie. De secretaris verzorgt ook de uitgaande post, tenzij het gaat om iets wat specifiek op het terrein van een ander ligt. De werkzaamheden van een secretaris kosten veel tijd. Daarnaast doet de functie een beroep op nauwgezetheid en vaardigheden op schrijfgebied. De penningmeester. 2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
13
De penningmeester is belast met geldzaken. Hij of zij is verantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven. Deze worden bij gehouden in een kasboek. Al doet de penningmeester het uitvoerende werk, de oudercommissie als geheel blijft verantwoordelijk voor het financiële beleid. De penningmeester houdt de oudercommissie regelmatig op de hoogte van wat er in kas zit. Eens per jaar krijgen alle ouders via het financieel jaarverslag een totaaloverzicht van inkomsten en uitgaven. De oudercommissie kan een kascommissie instellen, die regelmatig de boekhouding controleert. Het spreekt voor zich dat de penningmeester precies moet werken. Bij voorkeur is het ook iemand die enig kaas van boekhouden heeft gegeten. Verdere taakverdeling. Voorzitter, secretaris en penningmeester zijn algemene functies. Daarnaast kan een oudercommissie een taakverdeling op inhoudelijk gebied maken. (…) Ieder lid van de oudercommissie heeft zijn eigen interesses en kwaliteiten. De kunst is daar optimaal gebruik van te maken. Soms is het nodig een tijdelijke werkgroep uit de oudercommissie te vormen rond een bepaald thema. Sommige werkgroepen kunnen permanent zijn. (…) De werkgroepen mogen geen eilandjes worden. Ze doen regelmatig verslag in de oudercommissie, zodat alle leden op de hoogte blijven.
Dit informatieblad is een product van het project Ouders krijgen stem in samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs. Uitvoerder van het project is de BOSK, vereniging van mensen met een lichamelijke handicap. Bij de uitvoering waren diverse collega-organisaties nauw betrokken, m.n. Balans, Foss, NVA en Netwerk Ouderinitiatieven. Het project is financieel mogelijk gemaakt door:
© BOSK Utrecht, februari 2014
2.2. Tips: Voor ouders in ouderinitiatief
februari 2014
14
