Implementasi Sistem Informasi Manajemen. Kepegawaian Di Badan Kepegawaian Daerah. Surakarta

Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Di Badan Kepegawaian Daerah Surakarta

Disusun Oleh :

Agusniar Rizka Luthfia

D0105028 SKRIPSI Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas Dan Memenuhi Syarat-Syarat Guna Mencapai Gelar Sarjana Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Jurusan Ilmu Administrasi

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009 1

2

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur terpenting bagi organisasi. Tanpa adanya unsur manusia sebagai pegawai, maka tujuan organisasi tidak akan tercapai seperti apa yang diharapkan. Berhasilnya suatu proses pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan sangat tergantung pada unsur manusia yang memimpin dan melaksanakan tugas-tugas serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Di dalam konteks pemerintahan, maka pegawai merupakan alat penggerak segala pekerjaan atau kegiatan-kegiatan penyelenggaraan negara, pemerintahan dan pembangunan. Peran pegawai negeri sipil sangat penting karena akan menghasilkan public goods dan services terhadap masyarakat. Pentingnya pegawai diungkapkan oleh Miftah Thoha (1983: 16), sebagai berikut:

3

“Bahwa tujuan apapun yang digariskan oleh setiap organisasi, berhasil tidaknya tujuan tersebut dicapai, tergantung langkah permulaannya yakni penataan tenaga kerja manusia. Tanpa usaha-usaha penataan tenaga kerja manusia ini, organisasi tidak akan dapat mencapai tujuannya.” Hal ini senada dengan pemikiran yang dikemukakan oleh Robert J. Eaton, CEO Chrysler Corporation, Amerika Serikat yang mengatakan bahwa, “The only we can beat the competition is with people” (dalam Moeljono, 2003). Pernyataan ini menegaskan bahwa ditengah-tengah pesatnya perkembangan teknologi, ternyata peran SDM (pegawai) dalam menentukan keberhasilan organisasi tidak dapat digantikan. Pentingnya peran pegawai dan pengelolaannya membuat pengelolaan SDM/aparatur menjadi salah satu isu strategik dalam pelaksanaan otonomi daerah. Apabila dulu Bagian Kepegawaian baik di Propinsi ataupun Kabupaten/Kota hanyalah sekedar berfungsi administratif, tanpa memiliki kewenangan penentuan dan perencanaan pegawai di daerah. Saat ini sebagai konsekuensi pelaksanaan UU No. 32 Tahun 2004 tentang Otonomi Daerah, Bagian Kepegawaian di Kabupaten/Kota bertambah fungsi dan kewenangannya dalam mengelola urusan kepegawaian di daerahnya. Kemudian Undang-undang No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian pasal 34A menegaskan: “Untuk kelancaran pelaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil di bentuk Badan Kepegawaian Daerah” (Pasal 34 A ayat (1) UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas UU No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian). Guna menjamin efisiensi dan efektivitas organisasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD), telah ditetapkan pedoman pembentukan BKD yaitu dalam

4

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 159 Tahun 2000. Pada pasal 3 disebutkan bahwa BKD mempunyai tugas pokok membantu Pejabat Pembina kepegawaian daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pelaksanaan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 dijelaskan pada pasal 2 yang menyebutkan bahwa BKD menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan penyusunan peraturan perundang-undangan daerah di bidang kepegawaian sesuai dengan norma, standar, dan prosedur yang ditetapkan pemerintah; b. Perencanaan dan pengembangan kepegawaian daerah; c. Penyiapan kebijakan teknis pengembangan kepegawaian daerah; d. Penyiapan dan pelaksanaan pengangkatan, kenaikan pangkat, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil Daerah sesuai dengan norma, standar, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundangundangan; e. Pelayanan administrasi kepegawaian dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural atau fungsional sesuai dengan norma, standar, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; f. Penyiapan dan penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah sesuai dengan norma, standar dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; g. Penyiapan penetapan gaji, tunjangan, dan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil Daerah sesuai dengan norma, standar, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; h. Penyelenggaraan administrasi Pegawai Negeri Sipil Daerah; i. Pengelolaan sistem informasi kepegawaian daerah; j. Penyampaian informasi kepegawaian daerah kepada Badan Kepegawaian Negara. (Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan BKD) Di dalam fungsi BKD tersebut tampak peran BKD sudah berkembang menjadi ikut merencanakan dan melaksanakan manajemen kepegawaian di daerah. Tugas di bidang kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment dan seleksi, pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, serta gaji dan kesejahteraan sampai jaminan sosial hari tua, yang membutuhkan banyak

5

kebutuhan pengolahan data. Demikian pula yang terjadi pada Badan Kepegawaian Daerah Surakarta yang dibentuk berdasarkan Perda Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tentang Perangkat Daerah Kota Surakarta. Pelimpahan wewenang pegawai dari instansi pusat vertikal ke Pemerintahan Daerah setelah berlakunya otonomi daerah mengakibatkan jumlah PNS di lingkungan Pemkot Surakarta mengalami peningkatan yang sangat signifikan. Sebagai Badan yang mengelola administrasi kepegawaian yang bersifat makro, mengingat jumlah Pegawai Pemerintah Kota Surakarta berjumlah 10.180 orang dan tersebar di berbagai unit kerja, maka dibutuhkan administrasi, manajemen, data dan informasi kepegawaian yang benar-benar baik. Berikut adalah daftar jumlah PNSD Surakarta tahun 2009: Tabel 1.1 Jumlah Pegawai Negeri Sipil Daerah Surakarta Tahun 2009 Satuan Kerja Perangkat daerah Badan Kepegawaian Daerah Badan Lingkungan Hidup BPP KB dan PA Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Dinas Kebersihan dan Pertamanan Dinas kebudayaan dan Pariwisata Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dinas Kesehatan Dinas Komunikasi dan Informatika Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Dinas Pekerjaan Umum Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Dinas Pengelolaan Pasar Dinas Perhubungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Dinas Pertanian Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Dinas Tata Ruang Kota Inspektorat Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kantor Kesbanglinmas Kantor Ketahanan Pangan Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu

Jumlah Pegawai 58 orang 37 orang 86 orang 48 orang 311 orang 97 orang 64 orang 579 orang 31 orang 38 orang 128 orang 134 orang 6398 orang 316 orang 209 orang 50 orang 56 orang 93 orang 48 orang 43 orang 32 orang 27 orang 14 orang 32 orang

6

Kantor Penanaman Modal Kantor Satpol PP Rumah Sakit Umum Daerah Sekretariat Daerah Sekretariat DPRD Kecamatan: Banjarsari 168 orang Jebres 143 orang Laweyan 147 orang Pasar Kliwon 114 orang Serengan 101 orang Unit Pelaksanaan Teknis Disdikpora: Banjarsari 34 orang Jebres 22 orang Laweyan 28 orang Pasar Kliwon 14 orang Serengan 8 orang Jumlah

14 orang 115 orang 58 orang 240 orang 45 orang 673 orang

106 orang

10.180 orang

(sumber : BKD Surakarta, Januari 2009) Dari tabel diatas terlihat cakupan pelayanan BKD Kota Surakarta tersebar di berbagai SKPD dengan total jumlah pegawai yang sangat besar bagi sebuah organisasi. Dari besarnya cakupan pelayanan BKD tersebut, masih dibedakan pula pegawai berdasarkan jabatannya. Dibawah ini adalah daftar jumlah PNSD berdasarkan jabatan: Tabel 1.2 Rekapitulasi PNSD Pemerintah Kota Surakarta Menurut Jabatan No Jabatan Jumlah 1. Jabatan Fungsional Tertentu 5.406 orang 2. Jabatan Fungsional Umum 3.845 orang 3. Jabatan Struktural 926 orang 4. Non-Jabatan 3 orang Jumlah 10.180 orang (BKD Surakarta, Januari 2009) Berdasarkan tabel diatas, dari seluruh jumlah PNSD Kota Surakarta terdapat kualifikasi jabatan dimana masing-masing PNS berdasarkan jabatannya mendapatkan peraturan yang berbeda sesuai dengan Undang-undang. Proses

7

administrasi bagi seluruh pegawai negeri sipil daerah yang berjumlah besar tersebut memerlukan dukungan sistem informasi yang memadai agar tercipta sistem recruitment yang baik, jalur karier yang jelas, penilaian kinerja (performance appraisal), dan pengembangan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Thomas G. Spates mengatakan bahwa manajemen pegawai itu hakikatnya adalah administrasi kepegawaian, sehingga dapat dikatakan bahwa dengan melakukan kegiatan administrasi kepegawaian yang baik, berarti telah memudahkan jalannya manajemen pegawai (dalam Miftah Thoha, 1983). BKD sebagai Badan yang melaksanakan fungsi manajemen kepegawaian dituntut untuk dapat memanfaatkan informasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi-informasi tersebut. Administrasi kepegawaian yang baik akan menghasilkan data yang tepat dan akurat sehingga sangat mempengaruhi jalannya pengambilan keputusan. Di era globalisasi saat ini, revolusi teknologi informasi dan komunikasi memberikan konsekuensi bagi para pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan (decision making) untuk pengembangan solusi akan sangat ditentukan oleh peranan sistem informasi (SI). Penggunaan komputerisasi dalam manajemen organisasi publik merupakan salah satu jawaban dari tantangan yang dihadapi oleh penyelenggaraan administrasi publik terkait dengan era globalisasi dan informasi yakni The Impact of Tecnology of Public Administration (Hughes dalam Warsito Utomo, 2006). Besarnya cakupan pelayanan, kompleksitas tugas dan tantangan teknologi ini mendasari penggunaan Sistem Informasi Manajemen

8

Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta dimana pokok-pokok pelaksanaannya telah tercantum dalam Keputusan Mendagri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. SIMPEG di BKD Surakarta telah dilaksanakan sejak tahun 2002, namun dalam pelaksanaannya, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat akan selalu mempengaruhi sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi. Pemanfaatan komputer baik teknologi perangkat keras maupun perangkat lunaknya juga semakin memungkinkan bagi pelaksanaan manajemen informasi yang terus lebih baik bagi sebuah organisasi. Berpangkal dari perkembangan teknologi tersebut, maka suatu sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) akan mengalami perubahan sistem dalam daur hidup kehidupan sistemnya. Implementasi sistem akan terkait dengan desain sistem yang telah diteliti dengan hasil antara lain bahwa desain SIMPEG yang telah ada sebelumnya yakni mengacu pada program SIMPEG yang telah dipakai oleh Bagian Kepegawaian sebelum dibentuk BKD Kota Surakarta, ternyata belum dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan data hingga kebutuhan informasi bagi pelaksanaan fungsi BKD, Badan Kepegawaian Negara (BKN), maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Kemudian pada akhir tahun 2007 hingga 2008 modernisasi administrasi kembali dikembangkan di seluruh instansi pemerintah termasuk pada BKD di berbagai daerah yang mulai dibangun dengan berbasis peningkatan Teknologi Informasi (IT) dengan maksud agar pekerjaan berjalan lebih efisien, akurat dan

9

tidak tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya. Akhir tahun 2007 BKD Surakarta juga melakukan pengembangan SIMPEG dengan pemrograman ulang SIMPEG. Hal ini dimaksudkan untuk menyempurnakan SIMPEG sebelumnya yang mengalami beberapa kendala seperti: data kepegawaian yang belum akurat, program yang tidak fleksibel, serta seringnya terjadi data ganda. Dengan kata lain, secara keseluruhan langkah ini dimaksudkan untuk meminimalisir kesalahan data berdasarkan kekurangan program sebelumnya. Penelitian ini merupakan kelanjutan dari hasil desain, yaitu mengenai implementasi sistem dalam manajemen informasi kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Surakarta. Dimana implementasi sistem dalam SIMPEG di BKD Surakarta setelah adanya pengembangan pada tahun 2007 ini sebenarnya bertujuan untuk menyempurnakan sistem informasi manajemen yang telah ada sebelumnya agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi terlaksananya sebuah menajemen kepegawaian yang lebih baik. Pengembangan SIMPEG di BKD Surakarta juga merupakan satu langkah dalam mewujudkan reformasi kepegawaian yang mana merupakan rencana strategis BKN tahun 20042009. Berangkat dari latar belakang tersebut, penelitian ini bermaksud untuk mengetahui deskripsi implementasi SIMPEG di BKD Surakarta setelah adanya pengembangan agar mampu menghasilkan informasi yang tepat atau informasi yang benar-benar dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan fungsi BKD, terutama

dalam

melaksanakan

tugasnya

yakni

memberikan

pelayanan

10

kepegawaian terhadap PNS di lingkungan Pemerintahan Kota Surakarta serta menyediakan informasi kepegawaian bagi stakeholders.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang tersebut diatas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimanakah implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) setelah pengembangan tahun 2007 di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta? 2. Hambatan apa yang muncul dalam rangka implementasi SIMPEG setelah pengembangan tahun 2007 di BKD Surakarta?

C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Tujuan Operasional a. Untuk mengetahui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dalam menunjang fungsi manajemen kepegawaian yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta. b. Untuk mengetahui hambatan yang muncul di dalam implementasi SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta. 2. Tujuan Individual

11

Untuk memenuhi dan melengkapi salah satu syarat akademis guna meraih gelar kesarjanaan Ilmu Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Penelitian Penelitian ini nantinya diharapkan dapat memberi manfaat: 1. Secara teoritis dapat dijadikan kajian analisis dari penelitianpenelitian yang akan dilakukan selanjutnya untuk pengembangan ilmu berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), disisi lain juga merupakan kelanjutan dari penelitian yang telah dilakukan sebelumnya berkaitan dengan implementasi SIMPEG di BKD Surakarta. 2. Secara praktis dapat memberi masukan-masukan bagi Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta dalam pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) selanjutnya. Serta dapat memberikan masukan bagi Pemerintah Daerah dalam meningkatkan dan memberikan gambaran pelaksanaan SIMPEG di lingkungan Pemerintahan Kota Surakarta. 3. Secara individual untuk melengkapi prasyarat gelar sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

E. Tinjauan Pustaka

12

Perkembangan tugas pokok di lingkungan organisasi pemerintah menuntut suatu organisasi pemerintah untuk menetapkan suatu sistem yang tepat dalam meningkatkan kinerja organisasi. Salah satunya adalah pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Dalam suatu instansi yang berkapasitas besar, SIMPEG mutlak dibutuhkan, terlebih pada instansi pemerintah yang memiliki jumlah pegawai yang besar dan luas. Dalam teori manajemen disebutkan bahwa persoalan administrasi pegawai merupakan setengah bagian dari manajemen kepegawaian. Untuk itu, dalam suatu organisasi pemerintah perlu menetapkan manajemen yang tepat dalam sistem informasinya. Hal ini dilakukan agar tercipta suatu informasi yang akurat sehingga nantinya dapat meningkatkan kinerja organisasi. Supaya organisasi-organisasi publik mampu meningkatkan efisiensi dan memberikan pelayanan umum yang lebih baik penanganan informasi modern tidak dapat dilakukan dengan sekedar komputerisasi yang berupa pengadaan perangkat keras komputer, tetapi juga pengembangan organisasi (organizational development) secara berkesinambungan. Pengembangan organisasi dimaksudkan agar organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab perubahan-perubahan yang terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang semakin kompleks. Sadar atau tidak, sebenarnya semua organisasi akan berusaha untuk memaksimalkan antara teknologi yang tengah berkembang dengan struktur yang diterapkan dalam rangka meningkatkan efisiensi (Perrow dalam Wahyudi Kumorotomo, 2004: 111). Dalam hal ini ada empat unsur yang mendorong atau mempengaruhi pengembangan organisasi, yaitu:

13

1. Manusia/perilaku; Unsur ini penting karena aktivitas organisasi ditentukan oleh interaksi antar individu atau antar kelompok, norma-norma informal, persepsi, peran, kepemimpinan, konflik dalam kelompok, dan sebagainya. Perilaku organisasi dalam banyak hal juga ditentukan oleh perilaku kelompok dan perilaku individu. 2. Teknologi; Teknologi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan orang terhadap objek dengan atau tanpa alat bantu perkakas atau alat mekanis, untuk mengadakan perubahan tertentu dalam obyek tersebut. Secara luas teknologi juga bisa berarti “penerapan pengetahuan untuk melaksanakan pekerjaan”. 3. Tugas (task) Efisiensi organisasi akan dicapai dengan menyusun tugas dan pekerjaan secara sistematis. Konsepsi inilah yang mendasari sistem pembagian kerja fungsional atau spesialisasi menurut jenis pekerjaan. 4. Struktur

dipergunakan

untuk

mengendalikan

organisasi

dan

membedakan bagian-bagiannya guna mencapai tujuan bersama (Wahyudi Kumorotomo, 2004: 111). Keempat unsur tersebut akan terkait satu sama lain mengikuti perkembangan organisasi. Kemudian pada penelitian ini pokok perhatiannya adalah untuk mengetahui deskripsi implementasi SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Surakarta. Implementasi sistem berdasarkan pengembangan

14

sistem informasi menurut McLeod didasarkan pada adanya konversi atau penyesuaian dalam equipment. Namun bukan hanya itu, pengembangan SIM juga tentunya akan diikuti dengan penyesuaian-penyesuaian dalam organisasi. Dalam penelitian ini, untuk mempermudah pemahaman menjadi sistematis teori-teori dan pendapat para pakar akan dihimpun dan dikelompokkan menurut konsep-konsep yang menjadi perhatian dari penelitian ini. Sistematika uraian dalam landasan teori ini dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Manajemen 2. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) 3. Manajemen Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) 4. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) E.1. Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, mengemukakan belum ada persetujuan mengenai istilah sistem informasi manajemen: “There is no agreement of the term Management Information system” (1974: 3). Hal ini senada dengan George M. Scott (2004: 100) yang menyatakan makna dari istilah sistem informasi manajemen ini ternyata masih longgar. Di Indonesia sendiri Sistem Informasi Manajemen mulai diadaptasi sekitar tahun 1970an. Sementara Gordon B. Davis (1998: 7) mengungkapkan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan istilah yang umum dikenal orang sebagai sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (terintegrasi) untuk menyajikan

15

informasi yang mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sedangkan W. Kumorotomo dan S.A Margono (2004: 7) menyatakan bahwa pada umumnya apabila orang membicarakan tentang sistem informasi manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disini dapat berarti penunjang tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut. Selanjutnya Wing Wahyu Winarno (2006: 2) menyimpulkan bahwa pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan untuk mencari data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik. Komponen sistem informasi yang paling utama adalah teknologi komunikasi, teknologi komputasi, dan teknologi informasi. Teknologi komunikasi digunakan untuk mengirimkan data dari satu tempat atau alat ke tempat atau alat yang lain. Teknologi komputasi adalah berbagai perangkat yang digunakan untuk mengolah data. Sedangkan teknologi informasi adalah berbagai metode untuk menyajikan berbagai bentuk informasi ke berbagai pihak yang memerlukannya. Secara sederhana, SIM adalah pengelolaan informasi untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan bersama. Dimana SIM saat ini menggunakan komputer untuk mempercepat pengolahan dan persebaran

16

informasi atau biasa disebut Computer Based Management Information System (CBIS). Suatu SIM yang berbasis komputer terdiri dari: manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten (Parker dalam W. Kumorotomo dan S.A. Margono, 2004: 16). Kriteria bagi suatu SIM yang efektif adalah bahwa sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi. Pengertian sistem informasi manajemen dalam penulisan ini akan meliputi konteks sistem, informasi, dan manajemen sebagai berikut: a.

Sistem Menurut Wing Wahyu Winarno (2006: 15), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan menghasilkan keluaran. Agar dapat menjalankan fungsinya, sistem akan memiliki komponen-komponen masukan (input), proses, keluaran (output), dan kontrol untuk menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan baik. Elemenelemen sistem meliputi: elemen input, elemen transformasi (proses), elemen output, dan elemen umpan balik (pada sistem tertutup). Raymond McLeod Jr. menjelaskan bahwa tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar dapat diperlihatkan berikut ini:

17

Gambar 1.1 Bagian-bagian Komponen Suatu Sistem Yang Dapat Mengendalikan Operasinya Sendiri Tujuan

Mekanisme Pengendalian Input

Transformasi

Output

Feed Back (Sumber: Raymond Mc. Leod Jr, 2001: 12)

Dari gambar 1.1 di atas bahwasannya sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir ke elemen input melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem informasi memang perlu diubah. Persoalan sistem memang seharusnya bertumpu pada prinsip-prinsip holistik dan intergratif, yang menuju pada pemikiran sinergisme. Konsepsi-

18

konsepsi sistem yang meliputi komponen input, proses, output dan feedback harus menjadi dasar pemikiran dalam sistem. Sekalipun demikian dalam sistem selalu ada kekuatan energi yang selalu menjadikan sistem berkembang yaitu energi dari lingkungannya yang berupa input. Sebaliknya juga ada energi yang membuat aus suatu sistem yaitu apa yang disebut entropy. Entropy adalah hambatan yang mengakibatkan terjadinya penundaan. Kekuatan yang bersifat entropy ini harus dicegah agar sistem tidak menjadi mati. Dalam suatu sistem kekuatan entropy ini dapat terjadi dalam setiap komponen yang pada gilirannya tidak menjadikan sistem menjadi meningkat kinerjanya, tetapi justru akan menjadi lemah (Susartono, dkk, 2003: 2). Dalam kaitannya dengan sistem pada SIMPEG di BKD Surakarta, sistem ini terkait dengan pengumpulan data personal seluruh PNS di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang diproses guna memenuhi tujuannya, yaitu menunjang kelengkapan informasi kepegawaian PNSD dalam menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang kepegawaian. Dalam pelaksanaan sistem ini ditunjang oleh energi dari lingkungannya berupa proses input data yang sangat dipengaruhi oleh kesiapan pegawai pelaksana SIMPEG dan prosedur kerja dan prosedur kontrol yang dilakukan pada pengumpulan, pemrosesan, sampai dengan menghasilkan output dan feedback. Sedangkan entropy dalam pelaksanaan SIMPEG ini adalah hambatan-hambatan yang tidak diselesaikan dengan baik dalam setiap komponen yang berpengaruh pada pelaksanaan sistem ini. b. Informasi

19

Menurut Wing Wahyu Winarno (2006: 1), informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. Istilah data dan informasi bagi kajian ilmiah mengandung perbedaan pengertian yang mendasar. Informasi harus dibedakan dengan data. Data merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal dan kode tertentu, atau semacamnya, tetapi jika telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang maka data tersebut berubah menjadi informasi. Murdick dalam Wahyudi Kumorotomo dan Subondo Agus M (2001: 11) mengatakan: ”Data merupakan fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau digunakan untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambilan kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan” Penekanan perbedaan antara data dan informasi ini dikuatkan oleh Sondang P. Siagian dalam pernyataan sebagai berikut: ”......yang diolah adalah data yang dapat dikatakan merupakan bahan ’mentah’. Sebagai bahan ’mentah’ data merupakan input yang setelah diolah berubah menjadi output yang disebut informasi” (2005: 76). Sedangkan Gordon B. Davis (1995: 28) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

20

Dari berbagai pandangan diatas telah jelas adanya perbedaan yang cukup signifikan antara data dan informasi. Data merujuk pada fakta-fakta yang harus diolah sedemikian rupa sehingga tidak mempunyai nilai apa-apa untuk pengambilan keputusan. Data biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi merupakan data-data yang telah terkumpul dan mampu disajikan dalam bentuk yang baik sehingga memiliki cakupan yang lebih luas serta bermanfaat bagi seseorang ataupun manajer dalam pengambilan suatu keputusan. Teori informatika menekankan bahwa agar benar-benar mampu memberikan dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar aplikasinya tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus memenuhi persyaratan kelengkapan, kemutakhiran, kehandalan, terolah dengan baik, tersimpan dengan rapi, dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya apabila diperlukan. Persyaratan-persyaratan tersebut hanya mungkin terpenuhi apabila data yang merupakan bahan baku untuk informasi, digali dari sumber-sumber yang tepat dan dengan mutu yang tinggi. Oleh karena itu, data yang dikumpulkan dari berbagai sumber memerlukan pengolahan lebih lanjut agar sifatnya berubah menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung proses pengambilan keputusan (Sondang P. Siagian, 2005: 16) Dalam Manajemen

kaitannya

dengan

Kepegawaian

informasi,

(SIMPEG)

dapat

adanya

Sistem

digunakan

Informasi

oleh

Badan

21

Kepegawaian Daerah Kota Surakarta sebagai bahan pengambilan keputusan, perencanaan, pembuatan kebijakan ataupun membantu tugas-tugas rutin BKD serta pemberian akses informasi kepada pihak yang membutuhkan pelayanan administrasi kepegawaian PNSD. c. Manajemen Pengertian manajemen menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Sistem Informasi, yaitu: ”Aplikasi dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personel, pengarahan dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien” (1997: 59). Sedangkan James A.F. Stoner mengemukakan hal yang senada sebagai berikut: ”Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan” (dalam T. Hani Handoko, 2003: 8). T. Hani Handoko (2003) menyebutkan, manajemen merupakan suatu proses yang sistematis dalam melakukan suatu pekerjaan, dimana dalam proses itu harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Sedangkan

Rino

A.

Nugroho

(rinoan.staff.uns.ac.id),

lebih

mengkhususkan lagi manajemen dalam konteks menajemen informasi yang diartikan sebagai pengelolaan sumber daya konseptual (informasi) yang meliputi: 1) pemrosesan data menjadi informasi yang berguna; 2) memastikan data sampai tepat waktu; dan 3) membuang informasi yang tidak berguna.

22

Dari berbagai pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu proses manajemen mencakup keseluruhan aktivitas dimana meliputi suatu unsur-unsur yang terkait satu dengan lainnya saling bekerjasama dan melakukan tindakan berdasarkan kepada kepentingan organisasi agar arah dan tujuan dapat terlaksana. Sedangkan manajemen dalam konteks Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) disini merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh instansi di dalam mendapatkan, mengelola data sehingga dapat memberikan suatu informasi dengan bekerjasama dengan pihak lain seperti SKPD-SKPD. SIM di BKD Surakarta merupakan suatu sistem yang diciptakan oleh BKD Surakarta sebagai suatu jaringan prosedur pengolahan data agar menjadi informasi yang dapat digunakan untuk menunjang fungsi operasi, pelaksanaan tugas-tugas rutin, perencanaan, pengendalian, dan dasar pengambilan keputusan bagi BKD Surakarta, pimpinan, atau pembuatan berbagai laporan oleh pihak-pihak lain yang berwenang dan berkepentingan.

E.2. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Dalam pendekatan sistem, satu sistem akan berhubungan dengan subsistem-subsistem lain dalam satu organisasi. Sedangkan dalam Administrasi Negara, sebuah pemerintahan merupakan suatu organisasi yang sangat besar, dimana kepegawaian adalah salah satu subsistemnya. Organisasi yang besar umumnya

beroperasi

dengan

memelihara

record

personel

yang

dikomputerisasikan (Zulkifli Amsyah, 2001: 34). SIMPEG merupakan suatu

23

aplikasi perangkat lunak (software) yang dipergunakan untuk mengelola data-data kepegawaian di lingkungan Pemerintah Daerah yang terintegrasi dan menyeluruh. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Depdagri dan Pemda menyebutkan bahwa: “Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah suatu totalitas yang terpadu yang terdiri atas perangkat pengolahan meliputi pengumpulan, prosedur, tenaga pengolah, dan perangkat lunak; perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, bergantung, dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian” (Keputusan Mendagri No. 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Depdagri dan Pemda). Tujuan SIMPEG di lingkup pemerintahan: 1) Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di aparatur Pemerintah. 2) Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi. 3) Menyediakan

Informasi

PNS

yang

akurat

untuk

keperluan

perencanaan, pengembangan, kesejahteraan, dan pengendalian PNS. 4) Membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama pembuatan laporan. (http://www.gecko.web.id/implementasi-ti/pengantar-sistem-informasimanajemen-pegawai/).

Sedangkan Shawn P. Mc. Carthy (Senior Analyst and Program Manager at IDC Government Insights) dalam Government Computer News menyatakan bahwa teknologi informasi di manajemen pemerintahan seharusnya:

24

1) Dikelola oleh ahli informasi yang memiliki keahlian teknik untuk memecahkan masalah sistem informasi. Hal ini agar dapat mempercayakan pada keahliannya dan menyetting sisi politik dan kerugian teknologi. 2) Memberi penghargaan manajer yang mempunyai keahlian IT mendasar. Sebagian besar manajer supervisi tidak memiliki keahlian IT sehingga berpotensi melewatkan sesuatu yang berharga. 3) Hindari membuang waktu dan uang. 4) Hindari ketergantungan. Tidak ada solusi yang sempurna. Beberapa teknologi yang lain mungkin bisa lebih baik, tetapi satu-satunya solusi adalah kerjasama tim. 5) Faktanya petunjuk-petunjuk politik, tuntutan publik yang tinggi, dan prioritas dana merupakan bagian dari pemerintahan. Maka sistem individu dan jaringan pemerintahan seharusnya didesain agar dapat sangat fleksibel, dengan tujuan yang dapat diperbarui (Shawn P. Mc. Carthy, Oktober 2007). Di dalam Keputusan Mendagri No. 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Depdagri dan Pemda dijelaskan bahwa elemen yang ada di dalam SIMPEG meliputi: 1. Formulir Isian Pegawai Formulir Isian Pegawai adalah formulir yang berisikan kumpulan data pegawai di Pemerintah Daerah. 2. Pembangunan Database Yaitu serangkaian kegiatan pembentukan database yang meliputi pengumpulan data, pengolahan data, dan pengamanan serta perawatan

25

sistem. 3. Pembangunan Sistem Yaitu serangkaian kegiatan yang meliputi pengadaan dan peningkatan kemampuan perangkat komputer, perangkat lunak serta jaringan komunikasi. Pembangunan dan pengembangan sistem meliputi perangkat

keras,

perangkat

lunak,

sumber

daya

manusia,

pengembangan dan peremajaan database dan jaringan komputer (Keputusan Mendagri No. 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Depdagri dan Pemda). Jadi, dapat disimpulkan bahwa SIMPEG di BKD Surakarta adalah suatu totalitas jaringan prosedur pengolahan data agar menjadi informasi yang terpadu yang terdiri atas perangkat pengolahan meliputi: pengumpulan, prosedur, tenaga pengolah, dan perangkat lunak serta perangkat penyimpanan yang saling berkaitan, bergantung, dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian untuk menunjang pelaksanaan fungsi BKD Surakarta. Kemudian dalam Jurnal Expanded Academic ASAP yang berjudul Balancing Human Resource System with Employee Privacy (November 2006), dikemukakan bahwa dibutuhkan perlindungan privasi dan keamanan dari informasi pegawai. Hal ini disebabkan selalu adanya resiko dari teknologi, sehingga Human Resource Privacy menjadi tantangan tersendiri. Dikatakan bahwa tugas sebuah bagian kepegawaian untuk memroses informasi kepegawaian dalam sistem, dan sebagian besar (lebih dari 90%) memasuki sistem melalui proses recruitment. Kemudian data dapat dipindahkan melalui proses manual dan

26

IT. Masing-masing tempat yang dituju informasi itu harus diperiksa dan dipastikan terlindung dan semestinya dihimpun ke tempat berikutnya di dalam sistem (Expanded Academy ASAP, November 2006).

E.3. Manajemen Kepegawaian PNS Alex Nitisemo (1982: 9) mengemukakan bahwa manajemen personal atau manajemen kepegawaian sebenarnya adalah merupakan alih bahasa dari kata “Personal Management”. Manajemen personal adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau dalam bidang kepegawaian, dimana merupakan suatu ilmu atau seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing, controlling, sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan. Dalam hal ini, Manullang (1984: 14) menyatakan bahwa:

“Masing-masing istilah personalia, personel, atau kepegawaian negara mengandung arti; keseluruhan orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi tertentu. Dengan demikian, manajemen personalia adalah manajemen yang menitikberatkan perhatiannya kepada persoalanpersoalan pegawai di dalam organisasi.” Sementara menurut Nitisemo (1991: 11) tugas manajemen personalia antara lain adalah menetapkan analisa jabatan, menarik karyawan, melatih, menempatkannya, memberikan kompetensi yang adil dan merata, memotivasi karyawan dan sebagainya. Hal senada juga diungkapkan oleh Musanef (1983: 12), bahwa manajemen kepegawaian

bertugas

untuk

melaksanakan

menitikberatkan pada usaha-usaha untuk:

kegiatan-kegiatan

dengan

27

1) Mendapatkan tenaga-tenaga kerja yang cakap dan mampu bekerja menurut kebutuhan organisasi. 2) Menggerakkan mereka untuk tercapainya tujuan organisasi. 3) Memelihara dan mengembangkan kecakapan serta kemampuan pegawai untuk mendapatkan prestasi kerja yang sebaik-baiknya. Jadi, tugas pokok dari manajemen kepegawaian adalah bagaimana usahausaha yang harus dilakukan untuk mendapatkan, memelihara, dan membina pegawai ke arah suatu kapabilitas dalam suasana kerja yang menyenangkan dengan syarat kerja yang memuaskan. Selain itu juga bagaimana memanfaatkan pegawai secara efisien, menyuplai pegawai dalam kualitas dan kuantitas yang dapat dipertanggungjawabkan. Menurut UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian: “Manajemen pegawai negeri sipil adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan, kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian.” Dari uraian diatas dapat di ambil kesimpulan bahwa manajemen kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) itu meliputi: 1) Pengadaan PNS; 2) Pemeliharaan PNS (meliputi pengaturan dan pengembangan kualitas); 3) Mutasi; 4) Penggajian; 5) Kesejahteraan (program pensiun, tabungan hari tua, asuransi kesehatan,

28

tabungan perumahan, dan asuransi pendidikan bagi putra-putri PNS); 6) Pemberhentian PNS/pensiun.

E.4. Implementasi Sistem

Untuk mengetahui gambaran implementasi SIMPEG, pembahasan teori akan difokuskan pada teori implementasi sistem. Implementasi merupakan bagian dari proses membuat pola pada sistem dan sebuah komponen perubahan, dimana pelaksanaan berarti strategi kelompok desain dan tindakan untuk melihat bahwa sebuah sistem berhasil dan memberi kontribusi untuk organisasi. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Henry J. Lucas bahwa: “Implementation is part of the process of designing a system and is component of change. Implementation refers to the design team’s strategy and actions for seeing that a system is successful and makes a contribution to the organization” (Henry J. Lucas, 2000: 520). Hal senada juga disebutkan oleh Tata Sutabri (2005: 289) yang menyatakan bahwa implementasi/penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Sedangkan George M. Scott (2004: 558) menyatakan bahwa penerapan sistem adalah proses pemasangan sistem yang baru dirancang, termasuk semua perlengkapan dan perangkat lunak yang dibeli. Penerapan sistem sangat bergantung pada keterampilan teknis dimana biasanya merupakan kegiatan terstruktur.

29

Dari

pernyataan-pernyataan

tersebut

dapat

disimpulkan

bahwa

implementasi sistem merupakan kegiatan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual mulai dari pemasangan sistem yang telah dirancang termasuk semua perlengkapan dan perangkat lunak yang dibeli hingga dapat memberi kontribusi bagi organisasi. Dengan demikian dalam hal kebutuhan pelaksanaan sistem informasi yang lebih efisien dan dapat diandalkan dalam membuat keputusankeputusan manajemen, unsur utama yang berpengaruh adalah unsur teknologi, yaitu teknologi otomasi atau komputerisasi. Namun teknologi otomasi atau teknologi komputer tidak begitu saja dapat dilaksanakan hanya dengan pengetahuan dasar tentang perangkat kerasnya. Pemahaman tentang pemenuhan kebutuhan perangkat lunak, perangkat otak serta kebutuhan tentang informasi didalam organisasi juga tidak kalah pentingnya. Andrea Caldelli dan Parmigiani dalam Journal of Business Ethics menyebutkan: “… therefore this approach to analyze MIS is a control-tool, but reminds connected to conduct, as it is the way action, procedures, and task are carried out as a consequence” (Andrea Caldelli dan Marisa Luisa Parmigianti, 2004: 160). Dari pernyataan tersebut dapat dilihat bahwa kebutuhan pengembangan organisasi bukan sekedar menyangkut perangkat keras teknologi pendukungnya, tetapi juga menyangkut tindakan yang dilakukan, prosedur yang dijalankan, dan tugas-tugas yang telah disusun sehingga dapat memberikan solusi untuk menjawab perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi maupun tuntutan terhadap organisasi.

30

Demikian juga menurut Charles S. Parker (1989: 622), Parker menyebutkan bahwa kita dapat melihat aktivitas pelaksanaan yang berlangsung di dalam sistem informasi manajemen dengan memeriksa enam lingkup utama dalam desain sistem. Steps In Design Process menurut Parker (1989: 626) meliputi: 1. Personnel (unsur pegawai) 2. Procedures (prosedur) 3. Input (masukan) 4. Processing (proses) 5. Output (keluaran) 6. Storage (penyimpanan) Hal ini senada dengan pendapat James O’ Brien yang mengatakan bahwa komponen sistem dari sistem informasi manajemen (SIM) terdiri dari: komponen sumber daya perangkat keras, komponen sumber daya perangkat lunak, komponen sumber daya SDM, komponen sumber daya data, dan informasi serta komponen sumber daya jaringan teknologi informasi (O’Brien, 2001: 12). Kemudian Burch and Strater dalam Information System: Theory and Practice, membahas bahwa dalam implementasi sistem faktor utama yang merupakan faktor kunci dari seluruh kegiatan sistem adalah faktor manusia atau orangnya. Oleh karena itu, tersedianya pendidikan dan pelatihan yang memadai merupakan faktor yang sangat penting dan menjadi landasan yang berkelanjutan yang sangat esensial bagi suatu sistem dalam pencapaian tujuannya (dalam Susartono, dkk, 2003: 5).

31

Pendapat James O’Brien serta Burch and Strater tersebut senada dengan pendapat Tata Sutabri, S.Kom, M.M. (2005: 96) yang menyebutkan jika orang ingin melihat sistem informasi suatu organisasi, maka akan ditunjukkan komponen fisiknya. Komponen fisik SIM untuk melengkapi suatu sistem pengoperasian terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, database, prosedur dan personil. Demikian juga dengan Wahyudi Kumorotomo dan S.A. Margono (2004: 19) yang menyebutkan bahwa secara teknis pelaksanaan SIM berbasis komputer meliputi empat bagian, yakni input, pengolahan, penyimpanan (di dalam storage devices maupun di dalam memory), dan output. Kumorotomo dan Margono juga menyebutkan dari ciri-ciri manusia dan kemampuan komputer dapat dilihat bahwa apabila keunggulan manusia dan komputer digabungkan akan kita peroleh kinerja yang sangat baik bagi SIM. Sebagian pakar bahkan mengatakan bahwa persoalan pokok di dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manajerial yang baik (2004: 17). Dari pendapat para ahli diatas terlihat adanya kesamaan pandangan oleh para ahli bahwa pelaksanaan sistem tidak hanya dilihat dari faktor teknologi, tetapi juga harus melihat bagaimana kolaborasi antara teknologi dengan organisasi, dimana faktor kunci dari seluruh kegiatan sistem adalah faktor manusia sebagai pelaksana sistem. Paula J. Vaughan (2001) dalam makalahnya yang berjudul System Implementation Success Factors; It’s Not just the Technology, menyebutkan berdasarkan penelitian ilmiah yang telah dilakukan

32

terdapat hal-hal yang penting untuk diikuti berkaitan dengan sistem pelaksanaan, diantaranya: 1. Interaction of technology and the organization (Interaksi antara teknologi dan organisasi). Walter M. Bortz mencontohkan interaksi ini yakni mengenai implementasi perubahan budaya pada lima tahun transformasi yang dilakukan di George Washington University dengan mengungkapkan bahwa “we must seek synergy of technology and organizational process. But merely pursuing technological change is not enough-we must implement a culture of change if we are to be successful in that transformation” (dalam Vaughan, 2001: 7). Dengan melihat konteks tersebut, berarti kita harus mencari sinergi antara teknologi dan proses organisasi. Namun, hal ini tidak cukup bila hanya mengikuti perubahan teknologi, tetapi juga harus diikuti dengan perubahan budaya jika ingin sukses dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, masalah pelaksanaan ini terkait dengan masalah manusia, bukan hanya pada teknologi. 2. User Involvement and participation (Keterlibatan dan partisipasi pemakai). “No single quality of management practice is more highly correlated with success than employee participation. System implementation often request ‘user participation’ ”. Barki and Hartwick dalam Paula J. Vaughan menyatakan:

33

“User participation as set of behavior, activities, and assignments that engage users throughout the system development process. This participation has multiple dimension: overall responsibility that the user may have with the project, the relationship between user and system, and hands-on-project-on project-related task. Increassing user participation in one or more of these dimensions enhances post development user involvement and attitude. The effectiveness of involvement as a success factor is also be enhanced if implementation recognize that: A user is involved when consider a system to be both important and personatity relevant.” (Paula J. Vaughan, 2001: 3). Disini nampak bahwa didalam manajemen tidak ada yang lebih menentukan kesuksesan dibanding partisipasi pegawai dalam penerapan itu sendiri. Yang dimaksud partisipasi pengguna tersebut adalah seperangkat perilaku, aktivitas, dan tugas yang wajib dilakukan pengguna (users) dalam proses pengembangan. Partisipasi ini memiliki beberapa dimensi, yaitu mencakup pertanggungjawaban yang dimiliki pengguna dalam proyek, hubungan antara pengguna dengan sistem, serta penangan proyek berhubungan dengan keterkaitan tugas. Peningkatan partisipasi pengguna adalah salah satu dimensi yang meningkatkan pengembangan keterlibatan pemakai dan perilaku pemakai. Keefektifan keterlibatan sebagai faktor kesuksesan juga meningkat jika dalam pelaksanaan mengenal bahwa: Seorang pemakai akan terlibat ketika dia peduli akan pentingnya sistem itu sendiri dan sistem itu relevan dengan pemakainya (personalnya). 3. Resistence and Skeptics (sikap perlawanan dan keraguan). Didalam penggunaan sistem baru terkadang terdapat penolakan atau keraguan pengguna. Mengurangi sikap perlawanan tersebut dibutuhkan

34

sebuah perubahan yang melibatkan pelaksanaan sistem, pendidikan individu, pemaksaan pada orang yang bersangkutan atau dengan kebijakan, persuasi pada orang yang bersangkutan, serta menambah partisipasi dengan tujuan mendapatkan komitmen mereka pada proyek. Pendidikan dan partisipasi merupakan pilihan yang lebih baik dari pada pemaksaan. Dengan kata lain pendidikan dan partisipasi langsung merupakan solusi terbaik dari adanya penolakan atau keraguan. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Paula J. Vaughan (2001: 4): “Elimining this resistance may require a change in personnel involved with the system implementation, educating the individual, coercing the resistor with edicts or policies, persuading the resistor, and/or by increasing user participation in order to earn their commitment to the project. Education and participation are far more preferable than coercion.” Dari teori-teori yang telah diungkapkan diatas, nampak bahwa persoalan utama dalam implementasi sistem adalah pada masalah personal pelaksana sistem itu sendiri yang harus disinergikan dengan teknologi dan jalannya organisasi melalui pelaksanaan prosedur dan alur kerja sistem. Untuk dapat melihat sinergi antara sistem informasi yang berjalan dengan sumber daya manusia pelaksana dan pemakainya, maka dalam penjelasan berikut akan dijelaskan hal-hal yang terkait dalam pelaksanaan sistem ini mencakup: sumber daya manusia, pelaksanaan prosedur, dan pelaksanaan alur kerja sistem.

E.4.1. Sumber Daya Manusia Aspek utama peranan sistem informasi adalah hubungan interface antara sistem manajemen dengan sistem operasinya dalam organisasi.

35

Bagaimanapun juga sistem informasi tersebut memerlukan manajemen, karena sistem informasi tersebut sedemikian luas dan kompleksnya. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan manajemen sudah seharusnya diarahkan pada kegiatan yang memastikan arah manajemen dan sistem informasi yang efektif. Kegiatan yang mengarah pada efektivitas manajemen dan sistem informasi tersebut adalah: 1) Pembuatan masterplan, 2) Pemilihan, pelatihan dan penugasan personel, 3) Pemberian tugas dan rincian tanggung jawab, 4) Pembuatan standard kinerja dan prosedur kerja, 5) Menegakkan

pengendalian

internal,

6)

Penegakan

prosedur

dan

permohonan pemakai/user (Susartono, dkk, 2003: 8). Didalam Parker (1989: 626), disebutkan bahwa untuk melihat sumber daya manusia yang menjalankan sebuah sistem, dapat dilihat dari pembagian kerja pegawai (work), kualifikasi pegawai (qualification), dan pelatihan (training) yang akan dijabarkan sebagai berikut: a. Pembagian Kerja Pegawai Raymond Mc. Leod Jr, dalam bukunya Management Information System (1998: 20) menyebutkan bahwa didalam pelaksanaan sistem informasi

terdapat

pegawai

yang

sepenuhnya

bertanggungjawab

mengembangkan data dan memelihara sistem berbasis komputer yang dinamakan spesialis informasi, yaitu merupakan salah satu dari sumber daya informasi. Lima sumber daya informasi yang lain adalah perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, pemakai, fasilitas, database dan informasi.

36

Terdapat lima golongan utama dari spesialis informasi, yaitu: 1) Analisis sistem Bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang, pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

2) Pengelola database Bekerjasama dengan pemakai dan analisis sistem menciptakan database yang berisi data diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database adalah kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur, disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Pengelola database mengelola sumberdaya yang penting ini. 3) Administrator Jaringan Bekerjasama dengan analisis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Administrator Jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi. 4) Programer

37

Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oeh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai. 5) Operator Komputer Operator komputer mengoperasikan peralatan komputer, memantau layar komputer, menyiapkan input data, memasukkan data ke komputer, menjadwal pekerjaan komputer, melaksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan prosedur yang telah ditetapkan. Dibawah ini merupakan perincian tugas spesialis informasi yang seharusnya dilakukan untuk mengelola sebuah sistem informasi manajemen:

Tabel 1.3 Rincian Tugas Spesialis Informasi No.

Spesialis Informasi

Perincian tugas

1.

Analis Sistem Informasi

Analis sistem adalah orang yang pekerjaannya menganalisis, merancang dan mengimplementasikan sistem informasi. Pekerjaan tersebut meliputi pendefinisian masalah, studi kelayakan, analisis, perancangan (teknologi, model, input, output, database, kendali) secara umum, perancangan (teknologi, model, input, output, database, kendali) secara rinci, implementasi dan pemeliharaan sistem informasi. Analis sistem membuat program spesifik untuk programer (M. Suyanto, 2005: 12).

2.

Pengelola Database

Pengelola data base bekerjasama dengan pemakai dan analisis sistem menciptakan database yang berisi data diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database adalah kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur, disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali (M. Suyanto, 2005: 12).

38

3.

Programer

4.

Administrator jaringan

Administrator Jaringan bertugas merancang, menciptakan, dan memelihara data base yang terintegrasi. Pekerjaan ini meliputi pemilihan dan penginstalan perangkat lunak dan perangkat keras yang cocok dan memilih media transmisi. Administrator Jaringan mengkoordinasikan diskusi antara pemakai group untuk menjelaskan isi dan format database. Dengan demikian data yang redudan dapat diperkecil. Administrator Jaringan juga bertanggungjawab atas intregasi dan keamanan database (M. Suyanto, 2005: 12).

5.

Operator Komputer

Operator Komputer, bertugas: a) Melayani peralatan/ instalasi komputer; b) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan prosedur yang telah ditetapkan; c) Menyiapkan input data; d) Memasukkan data ke dalam komputer; e) Mengawasi peralatan-peralatan komputer; f) Menjadwal pekerjaan komputer (M. Suyanto, 2005: 13).

Programer bertugas menyusun program berdasarkan spesifikasi program dari analis sistem. Program yang ditulis programer: a) Menggambar persoalan-persoalan tersebut pada komputer; b) Memberitahukan kepada komputer bagaimana persoalan baru diselesaikan; c) Memberi tahukan kepada komputer bagaimana cera untuk membuat laporan hasil komputerisasi (M. Suyanto, 2005: 12).

Spesialis informasi juga mempelajari dasar-dasar manajemen dan bagaimana cara bekerja sama dengan manajer dalam merancang sistem informasi. Pembagian tugas pada pegawai sangat penting dilakukan karena semakin besar ketidakpastian di dalam tugas, semakin tinggi tingkat kesulitan dalam pelaksanaannya (Kumorotomo dan S.A Margono, 2004: 63). b. Kualifikasi Pegawai Efektivitas dan keberhasilan operasional dari sistem informasi merupakan fungsi dari kualitas personel yang dipekerjakan dan digaji untuk bekerja dalam sistem tersebut. Tanpa pemilihan atau seleksi dan pelatihan personel yang cukup memadai akan ditemui kesulitan dalam

39

pengembangan sistem informasi yang memadai pula (Susartono, dkk, 2003: 9). Untuk itu, perlu dipilih personel yang capable dan menugasi mereka pelaksanaan tugas-tugas yang telah ditentukan, memantau kinerjanya dan membuat program-program pelatihan untuk karyawan baru serta meng-update pelatihan untuk seluruh pegawai. Kualifikasi pegawai tidak hanya menyangkut pada latar belakang pendidikan tetapi juga skill dan sikap yang mereka miliki untuk mengoperasikan sistem informasi. Apabila

suatu

sistem

informasi

ingin

diwujudkan

dalam

implementasi yang berhasil, maka pertama-tama setiap orang harus dibuat sadar akan peranan dan tanggungjawabnya dalam sistem, dan kedua, sistem apa yang sebenarnya dapat disediakan untuk orang-orang tersebut. Dalam

arti,

setelah

orang-orang

menyadari

akan

peranan

dan

tanggungjawabnya dalam sistem, kemudian sistem tersebut juga harus diusahakan dapat memenuhi kebutuhan orang dalam arti dapat memuaskan. Untuk hal itu dibutuhkan adanya proses pendidikan dan pelatihan dalam memperoleh atau mempengaruhi orang-orang. c. Pelatihan Menunjang atau tidaknya penerapan sebuah teknologi informasi tidak semata-mata ditentukan oleh hasil uji suatu sistem itu sendiri, tetapi lebih ditentukan oleh dapat diterima atau tidaknya sistem itu oleh pemakainya, tidak dapat diasumsikan pula bahwa setiap calon pemakai sudah menguasai teknik-teknik penggunaan atau aplikasi sistem baru tersebut. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA (2005: 23), ada dua

40

alasan mengapa pelatihan tersebut perlu dilakukan. Alasan pertama ialah agar mereka memahami dengan tepat bahwa sistem informasi yang baru “lebih baik” dari sistem informasi yang lama. Yang kedua ialah memberikan kepada mereka keterampilan yang diperlukan untuk mengaplikasikannya dengan tepat. Dua kategori personel yang harus mendapatkan tipe pendidikan atau pelatihan sistem baru adalah: 1) Pemakai informasi (users) Dalam katagori ini termasuk semua unsur manajemen, spesialis staf, personel-pesonel dari semua unsur fungsional, baik mulai pendaftar sampai pada staf akuntan dan pimpinan yang berkepentingan terhadap organisasi. Proses pendidikan ini dimulai dari tahap analisa sampai pada persyaratan-persyaratan informasi yang diperlukan. 2) Personel yang mengoperasikan (operating personel) Dalam katagori ini meliputi orang-orang yang terlibat dalam penyiapan input-proses data dan mereka yang memelihara dan mengoperasikan komponen lagic dan fisik. Dalam kategori ini diperlukan, adanya pelatihan baik pelatihan untuk tujuan melatih pengoperasian sistem baru juga pelatihan untuk kelanjutan terhadap implementasi sistem yaitu apabila sistem memerlukan perubahan sebagaimana memerlukan personel yang baru (Susartono, dkk, 2003: 6). Alternatif-alternatif yang dapat memberikan pelatihan untuk personel sistem informasi, termasuk pemanfaatan lembaga-lembaga pendidikan formal seperti universitas, akademi, institute perguruan tinggi, seminar profesi, konferensi, tugas belajar, dan lain-lain. Supaya pemakainan program dapat berjalan dengan baik, pelatihan bagi para pemakai (user training) sangat penting perannya. Dalam kaitan ini petunjuk-petunjuk pemakaian, manual, dan dokumentasi program harus dimanfaatkan benar-benar untuk menunjang keberhasilan pelatihan. Di dalam pendidikan dan pelatihan, perlu diperhatikan bahwa pendekatan di

41

dalam pelaksanaan latihan-latihan itu akan menentukan efektivitas dan hasil yang diperoleh. Pelatihan yang berupa kuliah atau kursus lebih tepat jika dilaksanakan untuk memberi pemahaman tentang bagaimana berfungsinya sebuah sistem baru. Sedangkan learning by doing akan lebih tepat untuk melatih pegawai-pegawai operasional yang baru. Menurut W. Kumorotomo dan S.A. Margono (2004: 60), jenisjenis pelatihan dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1) Seminar and group intruction (seminar dan kelompok) 2) Process Trainning (Training proses) 3) Tutorial Trainning (pengajar privat) 4) Simulation (simulasi) 5) One-The-Job- Trainning (Magang) 6) Information Center (pusat informasi)

E.4.2. Pelaksanaan Prosedur Sebuah prosedur adalah kumpulan dari peraturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki (Abdul Kadir, 2002: 70). Menurut Kumorotomo dan S.A Margono, permasalahan yang muncul pada segi birokrasi biasanya terdapat pada tahap prosedur (2004: 87). Menurut Charles S. Parker (1986: 626) perincian prosedur meliputi: prosedur kerja dan prosedur kontrol data. a. Prosedur kerja

42

Prosedur kerja adalah prosedur yang tertulis dalam bentuk garis besar, jadi perlu tanggung jawab masing-masing individu dalam sebuah sistem untuk membuatnya jelas. Prosedur kerja dimaksudkan agar seluruh kegiatan dalam rangka pelaksanaan kerja dan fungsi menjadi jelas, efektif, dan efisien. Pentingnya prosedur kerja juga untuk menyamakan persepsi dan langkah dalam melaksanakan kegiatan. BKD Surakarta sebagai organisasi publik merupakan organisasi yang mengikuti perspektif positif. Sehingga serangkaian prosedur yang mengarah pencapaian tujuan merupakan instrumen pokok yang harus ditetapkan sebelum semuanya dilakukan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisasi (Kumorotomo dan S.A Margono, 2004: 91). b. Prosedur Kontrol Prosedur

kontrol

adalah

prosedur

yang

menspesifikasi

bagaimana sesuatu dapat dikontrol. Dalam sistem komputer sejumlah kontrol harus diletakkan di tempat yang mendapatkan keamanan, ketepatan dan privasi data. Kegiatan sistem yang paling penting adalah kontrol dari kinerjanya, sebuah sistem seharusnya menghasilkan umpan balik tentang input, proses, output dan penyimpanan. Umpan balik ini harus dimonitor dan dievaluasi untuk menetapkan bahwa sistem menemukan standard kinerja yang dibangun. Kegiatan sistem yang layak harus diseimbangkan jadi produk informasi yang layak bagi pemakai.

43

“an important system activity is the control of its performance an if system should produce feedback about input, processing, output, and storage activities. This feedback must be monitored and evaluated to determine if the system is meetingestablished performance standards. The appropriated system activities must be adjusted so that proper information information products are produce for end user” (James O’Brien, 2002: 12). Prosedur kontrol ini meliputi: (a) Kontrol ketepatan: Sebuah data dapat hidup atau mati oleh ketepatan dari data. Maka ketepatan data harus dikontrol untuk menjamin kebenaran data; (b) Kontrol privasi: Untuk mendapatkan pengamanan dari sebuah informasi yang didapat, maka publikasi data harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak disalah gunakan pihak lain, juga untuk melindungi pemilik data. (c) Kontrol keamanan: Untuk menghindari kerusakan dan keakuratan data.

E.4.3. Pelaksanaan Alur Kerja SIMPEG Unsur teknologi informasi juga tidak dapat dilepaskan dalam kaitannya dengan pelaksanaan sistem. Sinergi antara teknologi dan pelaksanaannya oleh pegawai dapat dilihat dari pelaksanaan prosedur dan proses alur kerja sistem yang meliputi Sub Sistem Input, Sub Sistem proses dan Sub Sistem output. Proses alur kerja sistem ini dimulai saat data dikumpulkan dari semua sistem fisik dan lingkungan lalu dimasukkan ke dalam basis data. Piranti lunak pemrosesan data mengubah data menjadi informasi bagi

44

manajemen perusahaan, bagi individu-individu dan organisasi-organisasi di dalam lingkungan organisasi (McLeod dan G.P. Schell, 2007). a. Sub Sistem Input (Data Masukan) Laudon and Laudon (1991: 527) menyatakan bahwa input adalah “the data fed into the information system for processing to output”. Maka dapat dikatakan bahwa input merupakan data yang akan dimasukkan ke dalam sistem informasi agar dapat diproses menjadi output. Biasanya input merupakan kegiatan memasukkan berkas sebagai entry data seperti merekam dan mengedit. Pemakai biasanya meng-entry data langsung ke sistem atau merekam data dari kertas berkas. Efektivitas komputerisasi administrasi kepegawaian akan bergantung kepada upaya standarisasi formulir isian yang sesuai dengan sistem penyimpanan dalam perangkat keras komputer (Kumorotomo dan S.A Margono, 2004: 330). b. Sub Sistem Proses Ketika

persyaratan

output

dan

input

telah

terbangun,

selanjutnya perlu untuk mengakses keterlibatan ujian pemrosesan. Penentuan ini akan menyediakan: 1) Database (Basis Data) Pengolahan data yang dibutuhkan adalah pengolahan data yang spesifik dengan melewati basis data. Pada gilirannya akan mengacu pada sistem software dan komputer hardware yang

45

paling efektif memperoleh output kepada pengguna yang mereka butuhkan. Data yang terkomputerisasi akan lebih sistematis tetapi menuntut para pengisi data untuk cermat mengisi kode-kode yang akan dimasukkan ke terminal data-entry (Kumorotomo dan S. A Margono, 2004: 330). 2) Software (perangkat lunak) Menurut Raymond McLeod (1998: 222) perangkat lunak (software) digunakan untuk menggambarkan satu atau beberapa program dan melaksanakan tugas-tugas dasar tertentu yang diperlukan oleh semua pemakai komputer. Karena itu dalam banyak kepustakaan dalam SIM, perangkat lunak disamakan dengan bahasa pemrograman (programming language). 3) Hardware (perangkat keras) Perangkat

keras

mencakup

peranti-peranti

fisik

yang

merupakan elemen dari sistem komputer, suatu alat yang bisa dilihat dan diraba secara langsung, yang mendukung proses komputerisasi, seperti perangkat masukan, perangkat pemroses, maupun perangkat keluaran. c. Sub Sistem Output Laudon and Laudon (1991: 527) menyatakan bahwa output adalah ”what the information system produces” (apa yang dihasilkan oleh sistem). Output merupakan hasil dari pengolahan data yang telah

46

diproses. Bentuk yang ada pada output mengacu pada bentuk yang dihadirkan kepada pengguna. Kemajuan dan kecanggihan teknologi pada era komunikasi ini membawa

konsekuensi

dilakukannya

proses

pengolahan

data

dilakukannya pengolahan data secara cepat dan efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang sangat bervariasi (Kumorotomo dan S.A. Margono, 2004: 86).

E.4.4. Penelitian Relevan Yang Sudah Dilakukan Penelitian tentang sistem informasi manajemen (SIM) merupakan sebuah penelitian yang dapat dilakukan secara berkelanjutan, hal ini disebabkan karena perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang sangat cepat dan sarat perubahan. Dalam konteks penelitian SIM di BKD Surakarta, pernah ada penelitian yakni yang dilakukan oleh Wiwit Sujalmini pada tahun 2003 dengan judul “Studi Deskriptif Kualitatif Tentang Aplikasi SIMPEG di BKD Surakarta”. Dimana temuan dalam penelitian tersebut menunjukkan bahwa SIMPEG di BKD Surakarta pada awal pembangunan tahun 2002-2003 masih mengalami beberapa hambatan, diantaranya: masih mengalami keterlambatan dalam proses penerbitan data nominatif pada input data kenaikan pangkat serta terdapat kekurangan pada hardware. Ditambah penelitian yang dilakukan Wiwit Sujalmini hanya memfokuskan pada aplikasi secara prosedural di Bidang Mutasi Pegawai dalam kasus kenaikan pangkat (KP).

47

Manfaat penelitian tersebut bagi penelitian ini yaitu dapat memberikan gambaran tentang SIMPEG yang dijalankan oleh BKD Surakarta pada awal pembangunan SIMPEG, yakni antara tahun 2002 hingga tahun 2003. Sementara penelitian yang peneliti lakukan saat ini ingin melihat implementasi SIMPEG pada BKD Surakarta dalam cakupan yang lebih luas, melingkupi seluruh aspek pelaksanaan SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Surakarta, apalagi telah ada penyempurnaan berupa pemrograman atau pemuktahiran SIMPEG pada tahun 2007 lalu. Sedangkan untuk mengetahui bahwa suatu sistem itu merupakan sistem informasi yang baik, dapat dilihat dari informasi yang masuk ke dalam SIM. Informasi yang dihasilkan harus dapat digunakan dalam rangka pelaksanaan manajemen. Informasi yang dihasilkan itu harus merupakan informasi yang tepat, dalam hal ini informasi itu harus memenuhi kualitas informasi. Menurut James O’Brien dalam bukunya Management Information System (2002:14) terdapat karakteristik untuk mengidentifikasi sistem informasi yang berkualitas, yaitu dapat dilihat dari: 1. Content Dimension (Dimensi isi) Isi dari masukan informasi harus memenuhi syarat: a. Accurancy (Ketepatan): Information should be free from error (Informasi harus bebas dari kesalahan). b. Relevance (Hubungan): Information should be related to the

48

information needs of specific recipient for a specific situation (Informasi harus berhubungan dengan kebutuhan informasi dari pengguna yang khusus untuk situasi yang khusus). c. Completeness (kelengkapan): All the information that is needed should be provided (Semua informasi yang dibutuhkan harus disediakan). d. Conciouseness (Ringkas yang padat): Only the information that is needed should be provided (Hanya informasi yang dibutuhkan yang seharusnya disediakan). e. Performance (Kinerja): Information can reveal performance by measuring activities accomplished, progress made, or resources accumulated (Informasi dapat mencapai kinerjanya dengan mengukur kelengkapan kegiatan, membuat kemajuan, atau sumbersumber yang terkumpul). 2. Form Dimension (Dimensi Bentuk) Dalam kaitannya dengan dimensi bentuk, informasi di dalam sistem informasi harus memenuhi syarat : a. Clarity (Jelas): Information should be provided in a form that easy to understand (Informasi harus disediakan dalam bentuk yang mudah untuk dimengerti). b. Detail (Lengkap): Information can be provided in detail or summary form (Informasi dapat disediakan dengan lengkap atau bentuk kesimpulan).

49

c. Order

(Rangkaian):

Information

can

be

arranged

in

predertermined sequence (Informasi dapat diatur pada sebelum ditetapkan). d. Presentation (penyampaian): Information can be presented in narrative, numeric, graphic, or other form (Informasi dapat disampaikan dalam narasi, angka, grafik, atau bentuk lain). e. Media (Penyaluran): Information can be provided in the form of printed paper, documents, video display or other media (informasi dapat disediakan dalam bentuk tercetak, dokumen-dokumen, layar monitor, atau media lain). 3. Time Dimension (Dimensi Waktu) Dalam kaitannya dengan dimensi waktu, informasi yang masuk harus memenuhi syarat: a. Timelines (Ketersediaan waktu): Information should be up to date when it is needed (Informasi harus disediakan kapan pun dibutuhkan). b. Currently (Ketepatan Waktu): Information should be up to date when

it

is

provided

(Informasi

harus

terbaru

kapanpun

dibutuhkan). c. Frequency (Jenjang Waktu): Information can be provided about past, present, and future time period (Informasi dapat disediakan waktu lampau, sekarang dan periode yang akan datang).

50

F. Kerangka Pemikiran Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur yang sangat penting untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. Di dalam

pemerintahan

Kota

Surakarta,

perangkat

daerah

yang

bertugas

melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) adalah Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Surakarta. Berlakunya UU No. 29 Tahun 1999 yang kemudian berubah menjadi UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah selain berdampak pada peningkatan jumlah PNSD yang signifikan di lingkungan pemerintahan Kota Surakarta juga mengakibatkan bertambahnya kompleksitas tugas dan fungsi BKD, dimana tidak hanya mengurusi administrasi tetapi juga bertanggungjawab atas perencanaan, pengelolaan, dan pelaksanaan manajemen sumber daya manusia. Untuk melaksanakan fungsi-fungsinya tersebut, BKD memerlukan banyak pengolahan data yang ditindak lanjuti dengan ditetapkannya Keputusan Mendagri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Depdagri dan Pemda. Kelancaran proses pengembangan sumber daya manusia di sektor publik tidak terlepas dari efisiensi dalam bidang administrasi kepegawaian. Dalam kaitan ini merupakan salah satu pendukung yang penting untuk membina administrasi kepegawaian. Proses administrasi bagi seluruh PNSD di Surakarta saat ini sudah cukup besar yakni mencapai 10.180 orang. Hal ini memerlukan dukungan sistem informasi yang memadai agar tercipta sistem recruitment yang baik, jalur karier yang jelas, penilaian kinerja (performance appraisal), dan pengembangan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

51

Sedangkan perkembangan teknologi informasi yang demikian pesatnya mengharuskan pemerintah daerah untuk memanfaatan teknologi dalam sistem informasi manajemen searah dengan bertambahnya volume data, tuntutan kompleksitas tugas dan fungsi Badan, serta semakin tingginya tuntutan waktu pemrosesan data menjadi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi yang terus berubah searah dengan tuntutan-tuntutan tersebut bagaimanapun akan menuntut adanya perubahan dan pengembangan dalam sistem. Akibat dari perkembangan yang terwujud dalam pemaksimalan fungsi komputerisasi tentu akan merubah sistem dalam organisasi sehingga muncul persoalan desain sistem dan implementasi sistem yang lebih baru secara berkelanjutan. Oleh karena itu, dapat dikatakan pula bahwa penelitian ini merupakan upaya lanjutan dalam melihat implementasi SIMPEG setelah dilakukannya pengembangan tersebut apakah sudah dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan apakah belum atau dengan kata lain ingin melihat apakah sistem informasi yang baru “lebih baik” dari sistem informasi yang lama. Sehingga jika peneliti mencoba mengalurkan maka didapat penjelasan sebagai berikut yaitu SIMPEG pada tahun 2002-2003 dengan melihat perkembangan derasnya teknologi informasi ternyata belum mampu memenuhi kebutuhan yang diinginkan sebagaimana tergambar dalam penelitian Wiwit Sujalmini di atas. Kemudian ditambah oleh kesadaran dari pihak BKD sendiri didorong oleh tuntutan (follow up) dari adanya reformasi kepegawaian sebagaimana rencana strategis BKN 2004-2009 maka untuk menjawab kebutuhan tersebut BKD melakukan pemrograman ulang SIMPEG pada tahun 2007 lalu

52

untuk dapat mengatasi kendala-kendala dan mengurangi kesalahan-kesalahan pendataan pegawai yang dialami SIMPEG terdahulu (2002-2003). Untuk itu, penelitian ini sekaligus sebagai evaluasi untuk melihat apakah SIMPEG baru ini mampu memenuhi kebutuhan yang diinginkan juga untuk melihat implementasi dari SIMPEG baru yang sudah berjalan sejak tahun 2007 lalu. Maka dari itu, untuk dapat melihat pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta serta hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya dapat dilihat dari sinergi antara Sumber Daya Manusia dan teknologi yang digunakan. Hal ini dapat dilihat dari SDM pengelola SIMPEG, pelaksanaan prosedur yang mencakup bagaimana alur kerja SIMPEG dijalankan dengan teknologi yang ada setelah adanya pengembangan, sehingga kebutuhan atas manajemen kepegawaian dapat terpenuhi. Berikut skema kerangka pemikiran penelitian mengenai Implementasi Sistem Informasi Manajemen di Badan Kepegawaian Daerah Surakarta:

Gambar 1.2 Skema Kerangka Pemikiran Pelaksanaan SIMPEG di BKD Kota Surakarta

- Berlakunya Otonomi Daerah - Keputusan Mendagri No. 17 Tahun 2000 - Perkembangan TI - Reformasi Kepegawaian

Implementasi SIMPEG di BKD Surakarta

Sumber Daya Manusia a. Spesialisasi Pegawai b. Kualifikasi Pegawai c. Pelatihan

Terpenuhinya kebutuhan data dan informasi dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian

Pelaksanaan Prosedur a. Prosedur Kerja b. Prosedur Kontrol

53

Sub Sistem Input

Sub Sistem Proses

Sub Sistem Output

Feedback

G. Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini metodologi diartikan sebagai suatu cara untuk mengumpulkan, mencari atau menganalisis data guna mendapatkan kesimpulan yang sesuai dengan tujuan penelitian. Berdasarkan permasalahan yang akan diteliti dan tujuan yang ingin dicapai, maka penelitian ini termasuk dalam penelitian dasar. Menurut Sutopo (2002: 109), penelitian dasar bertujuan untuk pemahaman suatu masalah. G.1. Jenis Penelitian Penelitian ini dimaksudkan untuk mengkaji tentang pelaksanaan sistem informasi manajemen kepegawaian yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan data-data seluruh pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah daerah. Penelitian ini akan memfokuskan pada tahap pelaksanaan SIMPEG, karena pada tahap inilah dapat dilihat dengan jelas dan nyata realitas yang terjadi di lapangan. Keadaan tersebut akan dikaji dengan melihat pelaksanaan prosedur, Sumber Daya Manusia (SDM), serta alur kerja sistem berdasarkan pertimbangan teoritis yang dikemukakan oleh para ahli mengenai komponenkomponen yang digunakan untuk dapat melihat pelaksanaan sebuah sistem

54

informasi. Penelitian ini bertujuan mengetahui bagaimana pelaksanaan SIMPEG serta hambatan-hambatan yang mengikutinya. Berangkat dari persoalan tersebut, metode yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Pendekatan penelitian yang telah digunakan untuk mengkaji masalah ini adalah melalui pendekatan deskriptif. Metode penelitian deskriptif yaitu metode penelitian yang bersifat untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain. “...metode penyelidikan deskriptif lebih merupakan istilah umum yang mencakup berbagai teknik deskriptif. Diantaranya ialah penyelidikan yang menuturkan, menganalisa, dan mengklasifikasi; penyelidikan dengan teknik survai, dengan teknik interview, angket, observasi, atau dengan teknik test; studi kasus, studi komperatif,...” (Winarno Surakhmad, 1987: 131) menyatakan, penelitian deskriptif dimaksudkan untuk eksplorasi dan klarifikasi mengenai sesuatu fenomena atau kenyataan sosial, dengan jalan mendeskripsikan sejumlah variabel yang berkenaan dengan masalah dan unit-unit yang diteliti. Metode penelitian deskriptif mempunyai beberapa ciri, antara lain (1) tidak mempermasalahkan benar atau salah objek yang dikaji, (2) penekanan pada gejala aktual atau pada yang terjadi pada saat penelitian dilakukan, dan (3) biasanya tidak diarahkan untuk menguji hipotesis. Adapun ciri-ciri utama dari penelitian deskriptif adalah memusatkan diri pada masalah-masalah yang ada waktu sekarang atau kontemporer, data yang dikumpulkan pertama kali disusun, dijelaskan kemudian dianalisis. Kerja penelitian deskriptif bukan

55

saja memberikan gambaran tentang fenomena, tetapi juga menerangkan hubungan, membuat prediksi serta mendapatkan makna dari fenomena yang dikaji (Vredenburg, 1986: 34). Maka di dalam penelitian ini penekanannya adalah pada upaya menggambarkan dan memahami bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Surakarta serta hambatan yang muncul dalam pelaksanaannya.

G.2. Lokasi Penelitian Sehubungan dengan topik penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi manajemen maka peneliti mengambil lokasi penelitian di Kota Surakarta, dengan situs penelitian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Surakarta dengan pertimbangan sebagai berikut: a. Adanya pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di BKD Surakarta. b. Salah satu visi Kota Surakarta adalah meningkatkan kualitas SDM yang memiliki kemampuan dalam penguasaan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi guna mewujudkan inovasi dan integritas masyarakat madani, sehingga masalah pengembangan teknologi telah menjadi perhatian pemerintah Kota Surakarta. c. Kota Surakarta sedang mengalami pembangunan untuk menjadi kota yang mengikuti perkembangan Teknologi Informasi (Solo Cyber City)

56

d. Ketersediaan

data

mengenai

Sistem

Informasi

Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta.

G.3. Sumber Data Menurut Lofland dan Lofland (1984: 47) sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata, tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Didalam penelitian ini data diambil dari dua sumber data: a. Sumber Primer: informan atau narasumber yang terkait dengan dalam kegiatan pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Surakarta yakni: Kepala Bidang Pengembangan Pegawai; Kepala Subbidang Dokumentasi dan Pengelolaan Data Pegawai; Pelaksana SIMPEG di Bidang Pengembangan Pegawai; Pelaksana SIMPEG di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai; Pelaksana SIMPEG di Bidang Mutasi; Pelaksana SIMPEG di Bidang Diklat; Pelaksana SIMPEG di Bidang Sekretariat. b. Sumber sekunder: sumber-sumber tertulis dan arsip lain dari dokumendokumen administratif, keputusan dan ketetapan resmi, kesimpulan rapat, laporan, catatan khusus dan sumber-sumber lain yang mendukung.

G.4. Teknik Pengumpulan Data

57

Salah satu masalah pokok dalam sebuah penelitian sosial adalah bagaimana memperoleh data dan informasi yang akurat, obyektif dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh sebab itu diperlukan teknik pengumpulan data yang tepat agar diperoleh hasil penelitian yang akurat. Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Wawancara Mendalam (indepth interview) Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara dengan bentuk wawancara mendalam. Tujuan utama wawancara mendalam adalah untuk menyajikan konstruksi saat sekarang dalam suatu konteks mengenai data pribadi, peristiwa, aktivitas, organisasi, perasaan, motivasi, tanggapan atau persepsi, tingkat dan bentuk keterlibatan (Sutopo, 2002: 58). Wawancara di dalam penelitian kualitatif ini tidak dilakukan secara terstruktur ketat dan dengan pertanyaan tertutup, karena peneliti merasa tidak tahu apa yang belum diketahuinya. Dengan demikian wawancara dilakukan dengan cara yang tidak secara formal terstruktur, guna menggali pandangan subjek yang diteliti tentang banyak hal. Hal ini sangat bermanfaat untuk menjadi dasar bagi penggalian informasinya secara lebih jauh dan mendalam. Oleh karena itu dalam hal ini subjek yang diteliti posisinya lebih berperan sebagai informan daripada sebagai responden. Wawancara mendalam ini dapat dilakukan pada waktu dan kondisi konteks yang dianggap paling tepat

58

guna mendapatkan data yang rinci, jujur dan mendalam (Sutopo, 2002: 59). Wawancara

dilakukan

dengan

menggunakan

panduan

wawancara (interview guide) sebagai instrumen utamanya. Interview Guide digunakan untuk memfokuskan data pada topik yang hendak diungkap

serta

guna

menghindari

terjadinya

penyimpangan-

penyimpangan dari masalah yang diteliti yang mungkin tidak disadari dilakukan oleh peneliti. Wawancara tak terstruktur dipakai untuk menangkap gejala yang tak nampak dan kadang-kadang muncul dalam pembicaraan informal. Wawancara mendalam ini digunakan untuk memperoleh data yang lebih dalam, dimana indepth interview dilakukan setelah mendapatkan data yang dianggap penting dan perlu diperdalam dari wawancara terstruktur. Teknik wawancara ini dilakukan pada semua informan. b. Telaah Dokumen Merupakan teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan kepada subjek penelitian. Dokumen yang ditelaah dapat bermacam-macam, tidak hanya dokumen resmi tetapi juga berupa dokumen lain yang mendukung. Dokumen dapat diperoleh dari dokumendokumen administratif, keputusan dan ketetapan resmi, peraturan perundang-undangan, laporan, catatan khusus dan sumber-sumber lain yang mendukung. Telaah dokumen digunakan untuk memperoleh data yang relevan dengan penelitian ini. Selain itu digunakan pula oleh peneliti

59

untuk membantu menyusun ide-ide dalam penyusunan laporan penelitian, sehingga hasil penelitian pun mencapai analisis mendalam. c. Observasi (observation) Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang serupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada observasi langsung dapat dilakukan dengan mengambil peran ataupun tak berperan. Di dalam penelitian ini penulis melakukan observasi langsung tak berperan, dimana peneliti sama sekali tidak berperan sebagai pelaku dari obyek penelitian ini dan hanya bertindak sebagai pengamat saja. Hal ini sesuai dengan prinsip pokok dalam teknik observasi kualitatif yang diungkapkan oleh Adler dan Adler (dalam Denzin dan Licoln,eds, 1994: 378) yakni pertama, observer tidak boleh mencampuri urusan subyek penelitian: ‘…of the hallmarks of qualitative observation has traditionally been its noninterventionism’; Kedua, observer kualitatif harus menjaga sisi alamiah dari subyek penelitian. “qualitative observation is fundamentally naturalistic in essence: it occurs in the natural context of occurrence, among the actors who would naturally be participating in the interaction, and follows the natural system of everyday life”

G.5. Teknik Pengambilan Sampel (Cuplikan) Penelitian kualitatif cenderung menggunakan teknik pengambilan sampel

yang

bersifat

selektif

dengan

menggunakan

pertimbangan

berdasarkan konsep teoritis yang digunakan, keingintahuan pribadi peneliti,

60

karakteristik empiris yang dihadapi dan sebagainya. Teknik pengambilan sampel dalam penelitian kualitatif lebih tepat disebut sebagai teknik cuplikan. Jenis penelitian ini lebih mengarah pada jenis teknik pengambilan sampel/cuplikan yang dikenal dengan purposive sampling. Dengan teknik ini, peneliti cenderung untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam serta dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Teknik cuplikan ini sering juga dinyatakan sebagai criterion basic selection (Goetz & LeCompte, 1984).

G.6. Teknik Analisis Data Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti disarankan oleh data. Analisis data itu dilakukan dalam suatu proses. Proses berarti pelaksanaannya sudah mulai dilakukan sejak pengumpulan data dilakukan dan dikerjakan secara intensif, yaitu sesudah meninggalkan lapangan (Moleong, 2002: 104). Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis interaktif yaitu terdiri dari tiga komponen yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan (Sutopo, 2002: 91). a. Reduksi Data Merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari field note. Reduksi data juga merupakan bagian dari proses analisis yang

61

mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan. Proses reduksi ini terus berlangsung sesudah penelitian lapangan dan sampai laporan akhir penelitian selesai. b. Penyajian Data Merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Semuanya itu dirancang guna merakit informasi secara teratur supaya mudah dimengerti dalam bentuk yang lebih kompak. c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Dari awal pengumpulan data, peneliti harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan peraturanperaturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi sehingga memudahkan dalam pengambilan kesimpulan. Langkah ini merupakan tahap akhir dalam analisis data namun peneliti masih dimungkinkan untuk melakukan verifikasi kembali pada pengumpulan data sehingga simpulan menjadi lebih sempurna. Gambaran analisis interaktif yang digunakan yang digambarkan oleh Miles dan Huberman adalah sebagai berikut:

62

Gambar 1.3 Komponen-komponen Analisis Data Pengumpulan data

Reduksi data

Penyajian data

Kesimpulankesimpulan: Penarikan/verifikasi

Miles dan Huberman (1992: 20)

G.7. Validitas Data Dalam penelitian kualitatif sangat diperlukan teknik pemeriksaan validitas data sebagai instrumen untuk mencapai obyektivitas penelitian sosial. Kriteria dalam menentukan keabsahan data antara lain derajat kepercayaan, keteralihan, kebergantungan dan kepastian. Teknik pemeriksaan validitas

data yang digunakan dalam penelitian ini adalah triangulasi

data/sumber. Teknik triangulasi data/sumber dilakukan dengan pembandingan data yang diperoleh dilakukan baik data primer dengan data primer maupun data primer dengan data sekunder. Data primer merupakan data hasil pengamatan

63

dan wawancara. Sedangkan, data sekunder adalah data tertulis dari berbagai sumber. Triangulasi data disini digunakan dengan membandingkan data yang diperoleh dari berbagai informan, baik dari Kepala Bidang, Kepala Subbidang, Staf maupun dengan informasi yang diperoleh dari luar lokasi penelitian seperti data tertulis mengenani kondisi BKD ataupun perundangundangan. Hasil triangulasi ini juga akan dibandingkan dengan hasil pengamatan peneliti (observasi) sehingga kemudian akan dapat diambil kesimpulan yang tepat. Cara ini mengarahkan peneliti agar dalam pengumpulan data wajib menggunakan beragam sumber data yang tersedia artinya data yang sama atau sejenis akan lebih mantap kebenarannya apabila digali dari beberapa sumber yang berbeda. Triangulasi sumber juga bisa menggunakan satu jenis sumber data seperti menggunakan beberapa informan atau narasumber dari tingkatan atau kelompok yang berbeda untuk menggali data yang sejenis. BAB II DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

Deskripsi lokasi penelitian dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang lokasi penelitian. Dalam deskripsi lokasi ini, akan dikemukakan beberapa hal yang ada hubungannya dengan penelitian yang dilakukan. Pemaparan deskripsi ini, diharapkan mampu memberikan pengertian dan pengetahuan mengenai keadaan yang menjadi obyek penelitian, untuk dapat digunakan sebagai bahan untuk menilai keadaan lokasi penelitian secara obyektif.

64

A. Gambaran Umum Kota Surakarta A.1 Sejarah Kota Surakarta Kota Surakarta bermula dari sebuah desa yang dihuni oleh seorang Kyai yang bernama Kyai Sala sehingga disebut Desa Sala, dalam perkembangannya Desa seluas ± 44,04 Km² tersebut pada akhirnya dikenal sebagai Kota Surakarta (BIK, 2006). Sejarah

diawali

dengan

rusaknya

Keraton

Surakarta

akibat

pemberontakan “Geger Pecinan”, yaitu pemberontakan RM Garendi yang dibantu Adipati Maropuro dan barisan pemberontak Cina. Dengan rusaknya keraton tersebut maka pada tahun 1744 Desa Sala dipilih oleh Sunan Paku Buwana II menjadi Ibu Kota kerajaan yang kemudian disebut Surakarta Hadiningrat (BIK, 2006). Prosesi pindahnya Keraton Surakarta Hadiningrat ke Surakarta dilaksanakan pada tanggal 17 Februari 1745. Dengan demikian secara resmi Ingkang Insun Sinuhun Kenjeng Susuhunan Pakoe Boewono II bertahta di Keraton Surakarta. Tanggal itu pulalah yang kemudian ditetapkan sebagai Hari Jadi Kota Surakarta (BIK, 2006). Setelah

proklamasi

Kemerdekaan

Indonesia

sebagai

negara,

selanjutnya dalam perkembangannya Surakarta telah memenuhi standar kriteria sebagai Daerah Otonom berdasarkan UU No. 16 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kota besar dalam lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta yang disebut dengan Daerah Kotamadya Surakarta. Kemudian berdasarkan UU No.

65

5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di Daerah Kotamadya Surakarta disebut Daerah Tingkat II dan berdasarkan UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang disempurnakan dengan Undang-Undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah sebagai Kota Surakarta (BIK, 2006). Kota Surakarta memiliki semboyan BERSERI yang merupakan akronim dari Bersih, Sehat, Rapi, dan Indah. Selain itu Solo juga memiliki slogan pariwisata Solo the Spirit of Java yang diharapkan bisa membangun pandangan Kota Solo sebagai pusat kebudayaan Jawa.

A.2 Keadaan Wilayah Kota Surakarta merupakan salah satu kota di Jawa tengah yang berupa dataran rendah yang terletak diantara sungai Pepe, Jenes, dan Bengawan Solo, dengan ketinggian kurang lebih ±92 meter dari permukaan laut. Kota Surakarta terletak antara 110˚45’15”- 110˚45’35” Bujur Timur dan antara 7˚36’00” - 7˚56’00” Lintang Selatan dengan batas-batas administrasi sebagai berikut: a. Sebelah Utara berbatasan dengan Kab. Karanganyar dan Kab. Boyolali. b. Sebelah Timur, berbatasan dengan Kab. Sukoharjo dan Kab. Karanganyar. c. Sebalah Selatan, berbatasan dengan Kab. Sukoharjo. d. Sebelah Barat, berbatasan dengan Kab. Sukoharjo dan Kab. Karanganyar. Dengan luas wilayah sebesar 44.040.593 Ha, Kota Surakarta memiliki 5 Kecamatan yaitu: Kecamatan Laweyan, Kec. Banjarsari, Kec. Jebres, Kec. Pasar

66

Kliwon, dan Kec. Serengan yang terdiri dari 51 Kelurahan dengan jumlah penduduk sebanyak 534.540 jiwa. Sebagian besar lahan dipakai sebagai tempat pemukiman sebesar 61,68% dan untuk kegiatan ekonomi berkisar antara 20% dari luas lahan yang ada (BPS, 2008).

A.3 Pemerintahan Kota Surakarta Surakarta merupakan Daerah Tingkat II yang di kepalai oleh Walikota dibantu oleh Wakil Walikota. Untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dengan baik, dibentuk Struktur Organisasi Pemerintah Kota Surakarta dimana untuk menjalankan tugas-tugas pemerintahan Kota Surakarta memiliki memiliki organisasi-organisasi pemerintahan sebagai berikut:

Tabel 2.1 Rincian Organisasi Pemerintahan Kota Surakarta Jenis Organisasi Administrasi Pemerintah

Bentuk Organisasi Kecamatan Kelurahan Bagian Dinas Instansi Pemerintah Kantor Badan (Sumber: www.surakarta.go.id)

B. Gambaran Umum BKD Surakarta B.1 Sejarah dan Perkembangan BKD Surakarta

Jumlah 5 Buah 51 Buah 4 Buah 15 Buah 8 Buah 4 Buah

67

Secara historis Badan Kepegawaian Daerah (BKD) muncul sebagai konsekuensi pelaksanaan otonomi daerah dengan ditetapkannya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 yang kini telah diubah menjadi UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah, dimana dalam salah satu pasalnya mengisyaratkan adanya kewenangan pelaksanaan manajemen kepegawaian daerah. Sedangkan sebelum dilaksanakannya otonomi daerah Badan ini hanyalah Badan yang menjalankan fungsi administratif dan bernama Bagian Kepegawaian. Selanjutnya nama lembaga Badan Kepegawaian Daerah mulai disebut untuk pertama kalinya di dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undangundang Nomor 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok Kepegawaian pada pasal 34A yang menegaskan: ”Untuk kelancaran pelaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daerah”. Kemudian untuk melaksanakan pembentukan lembaga BKD diterbitkan Keputusan Presiden Nomor 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan BKD. Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah telah dilaksanakan penataan organisasi Perangkat Daerah yang berdasar pada Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah yang menempatkan fungsi manajemen kepegawaian yang semula dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian pada Sekretariat Daerah, dialihkan kepada lembaga tersendiri yang melaksanakan fungsi manajemen kepegawaian, yaitu Badan Kepegawaian Daerah. Oleh karena itu pada tahun 2001 dengan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001 jo Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 4 Tahun 2004 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja perangkat daerah dibentuklah Badan Kepegawaian

68

Daerah Kota Surakarta sebagai salah satu lembaga perangkat daerah Kota Surakarta, yang menempati kantor Komplek Balaikota Surakarta Jl. Jend. Sudirman No. 2 Surakarta Telp. 0271-642020 pswt. 465, 466, 467, 468 Fax. 0271-638088 Email: [email protected]. Sebagai lembaga yang mengemban amanat sebagai pengelola manajemen kepegawaian daerah, BKD menata diri dengan melakukan penataan baik dari segi sistem, personil maupun pelayanannya dengan mengacu visi dan misinya yang telah ditetapkan dan telah dijabarkan dalam program-program kerjanya.

B.2 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran a. Visi Visi BKD Surakarta yaitu: “Terwujudnya aparatur pemerintah Kota Surakarta yang profesional dan kredibel dalam melaksanakan pelayanan prima kepada masyarakat.” b. Misi, Tujuan dan Sasaran Misi: (1) Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman, dengan tujuan: (a) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif. Dengan sasaran: i. Meningkatkan semangat kerja PNSD terhadap tugas. (b) Mewujudkan jaringan kerja antar unit kerja dan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Dengan sasaran:

69

i. Meningkatkan kerjasama antar unit kerja mempercepat pelayanan kepegawaian. (c) Mewujudkan kesadaran disiplin PNSD Dengan sasaran: i. Pemahaman peraturan kepegawaian pada unsur pimpinan unit kerja. ii. Pemahaman disiplin kepegawaian bagi seluruh PNSD. (2) Meningkatkan mutu manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) dengan tujuan: (a) Terwujudnya perencanaan SDM yang tepat Dengan sasaran: i. Pengembangan sistem informasi kepegawaian. ii. Terwujudnya

sistem

informasi

manajemen

kepegawaian

(SIMPEG) iii. Tersedianya data informasi (b) Mewujudkan sistem pendidikan Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) Dengan sasaran: i. Meningkatkan motivasi belajar PNSD (c) Meningkatkan kesejahteraan PNSD dengan tujuan: Terwujudnya peningkatan kesejahteraan PNSD Dengan sasaran : i. Meningkatkan derajat kesejahteraan PNSD ii. Meningkatkan kesejahteraan bagi PNSD yang BUP dan meninggal.

70

B.3 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan Bab V pasal 27 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah kedudukan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Surakarta adalah sebagai unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kepegawaian, dipimpin oleh seorang Kepala yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota Surakarta melalui Sekretaris Daerah. Tugas Pokok BKD Kota Surakarta yakni menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijaksanaan daerah bidang kepegawaian (Peraturan Walikota No.28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi). Untuk menyelenggarakan tugas pokoknya, BKD mempunyai fungsi: 1. Penyelenggaraan kesekretariatan badan 2. Penyususnan rencana program, pengawasan, pengendalian, evaluasi, dan pelaporan 3. Pemeliharaan informasi kepegawaian 4. Pembinaan disiplin dan peningkatan kesejahteraan pegawai 5. Pengelolaan administrasi kepegawaian 6. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan pegawai 7. Penyelenggaraan sosialisasi 8. Pembinaan Jabatan Fungsional

B.4 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah

71

a. Bagan Susunan Organisasi BKD Surakarta Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi, dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta, struktur organisasi BKD Kota Surakarta adalah sebagai berikut:

72

b. Susunan Organisasi BKD Surakarta Berdasarkan Peraturan WaliKota Nomor 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi, susunan organisasi BKD Kota Surakarta terdiri dari: (1) Kepala Badan; (2) Sekretariat: (a) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan (b) Subbagian Keuangan (c) Subbagian Umum dan Kepegawaian (3) Bidang Pengembangan Pegawai: (a) Subbidang Perencanaan dan Formasi Pegawai

73

(b) Subbidang Dokumentasi dan Pengolahan Data Pegawai (4) Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai: (a) Subbidang Pembinaan Pegawai (b) Subbidang Kesejahteraan Pegawai (5) Bidang Pendidikan dan Pelatihan: (a) Subbidang Diklat Manajemen Pemerintah (b) Subbidang Diklat Teknis dan Fungsional (6) Bidang Mutasi: (a) Subbidang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian (b) Subbidang Jabatan dan Kepangkatan (7) Kelompok Jabatan Fungsional.

c. Uraian Tugas (1) Kepala Badan Kepala Badan bertugas memimpin pelaksanaan tugas pokok dan fungsi BKD Surakarta. Kepala Badan membawahi: (a) Sekretariat (b) Bidang Pengembangan Pegawai (c) Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai (d) Bidang Pendidikan dan Pelatihan

74

(e) Bidang Mutasi Pegawai (f) Kelompok Jabatan Fungsional. (2) Sekretariat Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Sekretariat mempunyai

tugas

melaksanakan

perumusan

kebijakan

teknis,

perencanaan pembinaan,

dan

penyiapan

pengkoordinasian

penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, dan umum dan kepegawaian. Untuk menyelenggarakan tugas-tugas tersebut, kesekretariat mempunyai fungsi: i. Penyiapan

bahan

rumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan; ii. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan; iii. Penyiapan

bahan

perumusan

kebiakan

teknis,

pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian;

75

iv. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Sekretariat membawahi: (a) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan, yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan

teknis,

penyelenggaraan

tugas

pembinaan, secara

pengkoordinasian, terpadu,

pelayanan

administrasi, dan pelaksanaan di bidang perencanaan, meliputi: koordinasi perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang lingkungan badan; (b) Subbagian Keuangan yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian, penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan

administrasi,

dan

pelaksanaan

di

bidang

keuangan, meliputi: pengelolaan keuangan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di lingkungan Badan; (c) Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,

pengkoordinasian,

penyelenggaraan

tugas

secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian, meliputi: pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan

76

tatalaksana, ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan Badan. (3) Bidang Pengembangan Pegawai Bidang pengembangan pegawai mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang perencanaan dan formasi pegawai, dan dokumentasi pengelolaan data pegawai. Untuk

menyelenggarakan

tugasnya,

Bidang

Pengembangan

Pegawai mempunyai fungsi: i. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perncanaan dan formasi pegawai; ii. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang dokumentasi pengelolaan data pegawai; iii. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang pengembangan pegawai membawahi: (a) Subbidang

Perencanaan

dan

Formasi

Pegawai

yang

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perencanaan dan formasi pegawai, meliputi: perencanaan kebutuhan pegawai, penyusunan usulan formasi PNSD Kota, penetapan formasi dan pengadaan CPNS;

77

(b) Subbidang Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang dokumentasi pengelolaan data pegawai, meliputi: pengelolaan sistem

informasi

penyusunan

Daftar

manajemen Urut

kepegawaian

Kepangkatan

(SIMPEG),

(DUK)

PNS,

penyimpanan, penataan dan perawatan database dan data tekstual kepegawaian PNS, fasilitas pengelolaan dokumen kepegawaian kota, layanan data tekstual kepegawaian PNS Kota, pembinaan pengelolaan arsip dan dokumen kepegawaian kota. (4) Bidang pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan kesejahteraan pegawai. Untuk menyelenggarakan tugasnya, Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai mempunyai fungsi: i. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan pegawai; ii. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kesejahteraan pegawai; iii. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

78

Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai membawahi: (a) Subbidang Pembinaan Pegawai mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan

di

bidang

pembinaan

pegawai

meliputi

pengawasan dan pengendalian atas pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian skala kota, koordinasi pengawasan dan pengendalian atas pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian kota, menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan manajemen PNSD skala kota, serta pemberian layanan administrasi kepegawaian; (b) Subbidang Kesejahteraan Pegawai yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kesajahteraan pegawai meliputi: pengelolaan administrasi kesejahteraan pegawai, melaksanakan tes potensi, evaluasi kinerja PNS individual (JFU), kesehatan PNS, dan pemberian penghargaan dan tanda jasa. (5) Bidang Pendidikan dan Pelatihan Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan perencanaan dan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendidikan dan pelatihan manajemen pemerintahan, teknis dan fungsional.

79

Untuk menyelenggarakan tugasnya Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai fungsi: i. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendidikan dan pelatihan manajemen pemerintahan; ii. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional; iii. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang Pendidikan dan Pelatihan membawahi: (a) Subbidang Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Pemerintahan yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendidikan dan pelatihan manajemen pemerintahan meliputi diklat kepemimpinan, ijin belajar, dan tugas belajar; (b) Subbidang Pendidikan dan Pelatihan Teknis dan Fungsional yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional meliputi peningkatan

keterampilan,

pengetahuan,

dan

perubahan

perilaku sesuai kompetensinya serta pelaksanaan ujian dinas dan penyesuaian ijazah.

80

(6) Bidang Mutasi Pegawai Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan perencanaan dan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kepangkatan, pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil. Untuk menyelenggarakan tugasnya Bidang Mutasi Pegawai mempunyai fungsi: i. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengangkatan untuk menjadi CPNS dan PNS, pemindahan PNS dan pemberhentian dari PNS; ii. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang jabatan fungsional dan struktural, dan pengelolaan kenaikan pangkat; iii. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dangan tugas dan fungsinya. Bidang Mutasi Pegawai membawahi: (a) Subbidang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian dari CPNSD dan PNSD; (b) Subbidang Jabatan dan Kepangkatan yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,

81

pembinaan dan pelaksanaan di bidang jabatan struktural maupun

fungsional

meliputi:

penetapan

pengangkatan,

pemberhentian PNSD dalam dan dari jabatan, penetapan kenaikan pangkat PNSD menjadi golongan/ruang I/b sampai dengan III/d, penetapan angka kredit jabatan fungsional, dan penetapan peninjauan masa kerja. (7) Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. Terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya.

B.5 Keadaan Pegawai di Kantor BKD Kota Surakarta Mengacu pada data pegawai Februari 2009, jumlah pegawai di instansi BKD Surakarta adalah 58 orang, dengan 1 orang pegawai sebagai pramu kantor. Keadaan pegawai dapat dilihat melalui tabel-tabel berikut: a. Keadaan Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Berdasarkan data Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta, tingkat pendidikan pegawai di BKD Surakarta berjenjang antara tingkat Sekolah Dasar hingga Magister. Secara terperinci dapat dilihat di dalam tabel 2.2 berikut:

82

Tabel 2.2 Keadaan Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Februari 2009 NO

BAGIAN

1 Kepala Dinas 2 Sekretaris

staf 3 Bid. Diklat

staf 4. Bid.Pengembangan Pegawai staf 5. Bid. Mutasi peg staf 6. Bid.Pembinaaan & kesejahteraan peg. Staf 7. Kelompok jab. Fungsional Jumlah

SD/ sederajat

SMP

1 -

-

-

SMA/ Sarjana Sederajat muda/D3

S1

S2

JML

-

4 3 -

1 1 -

9 1 3 1

1 1 1 1 -

1 1 16 1 8 1

-

-

2 7 -

3 -

4 1 4 1

-

9 1 11 1

-

-

1 -

-

7 -

-

8 -

1

0

17

5

31

4

58

(sumber: BKD Surakarta Februari 2009) Berdasarkan tabel diatas, dapat dilihat bahwa tingkat pendidikan pegawai di Kantor BKD Surakarta mayoritas adalah sarjana yang berjumlah 31 orang, yakni mencapai 53,44%. Dari data tersebut, diantaranya 11 orang Sarjana Ekonomi, 8 orang Sarjana Hukum, 6 orang Sarjana Ilmu Administrasi Negara, 4 orang D IV STPDN, 1 orang Sarjana Ilmu Komunikasi, 1 orang Sarjana Teknik Informatika. Ditambah lagi 4 orang berpendidikan Pascasarjana, diantaranya 3 orang Magister Manajemen, 1 orang Magister Teknik. Serta 1 orang DIII Kearsipan, 1 orang DIII Sistem Informasi, dan 1 orang DIII Teknik Informatika. Sedangkan pegawai dengan tingkat pendidikan SLTA hanya 17 orang atau 29,31% dari seluruh pegawai. Ditambah seorang pramu kantor dengan tingkat pendidikan Sekolah Rakyat

83

(SR) yang masuk dalam staf bidang sekretaris. Dari data diatas terlihat bahwa pegawai BKD Surakarta memiliki tingkat pendidikan yang tinggi. Dengan tingkat pendidikan yang tinggi ini pegawai BKD Surakarta memiliki potensi yang tinggi dalam pelaksanaan kerja.

b. Keadaan Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin Sedangkan berdasarkan data Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta, pegawai yang bekerja di kantor BKD Surakarta terdiri dari 27 orang laki-laki dan 31 orang perempuan dimana seluruh pegawai telah berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil. Secara terperinci dapat dilihat pada tabel 2.3 berikut ini:

Tabel 2.3 Keadaan Pegawai BKD Surakarta Berdasarkan Jenis Kelamin NO

BAGIAN

1 Kepala Dinas 2 Sekretaris

staf 3 Bid. Diklat staf 4. Bid.Pengembangan Pegawai staf 5. Bid. Mutasi peg staf 6. Bid.Pembinaaan & kesejahteraan peg. Staf 7. Kelompok jab. Fungsional Jumlah

JENIS KELAMIN (PNS) Laki-laki Perempuan 1 1 7 9 1 4 4 1

JML 1 1 16 1 8 1

4 6 -

5 1 5 1

9 1 11 1

5 -

3 -

8 0

27

31

58

84

(sumber: BKD Surakarta Februari 2009) c. Keadaan Pegawai Berdasarkan Golongan/Ruang Keadaan pegawai di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Surakarta berdasarkan golongan/ruang terdiri dari Golongan II berjumlah 14 orang, Golongan III berjumlah 38 orang, dan Golongan IV berjumlah 5 orang. Berikut adalah Data Kepegawaian berdasarkan Golongan/Ruang:

Tabel 2.4 Keadaan Pegawai BKD Surakarta Berdasarkan Golongan/Ruang NO

BAGIAN

GOLONGAN / RUANG

JML

I/a I/b I/c I/d II/a II/b II/c II/d III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b IV/c IV/d

1 Kepala Dinas

- - - -

-

-

-

-

-

-

-

-

-

1

-

-

1

2 Sekretariat Staf 3 Bid Pengembangan Pegawai staf 4 Bid Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai staf 5 Bid Diklat staf

- - - - - - - - 1

2

-

-

7

2

1

3

-

1 -

-

-

1 16

- - - -

-

-

-

-

-

-

-

-

1

-

--

1

- - - -

-

-

2

1

2

2

1

1

-

-

-

-

9

- - - -

-

-

-

-

-

-

-

1

-

-

-

-

1

3

1

1

3 1

1

1

2

2

2

8 1 8

85

6 Bid Mutasi staf

1 1

1

2

2

3

2

3

5 14 10

7

1 11

7 Kelompok Jabatan Fungsional

Jumlah

3

3

7

1

4

58

(sumber: BKD Surakarta Februari 2009) d. Keadaan Pegawai Berdasarkan Bagian Keadaan pegawai berdasarkan bagian dalam struktur organisasi dapat dilihat pada tabel 2.3 dibawah ini:

Tabel 2.5 Keadaan Pegawai BKD Surakarta Berdasarkan Bagian No. Bagian 1. Kepala Badan 2. Sekretariat : 16 orang -Sekretaris BKD - Subbagian perencanaan,evaluasi & pelaporan - Subbagian Keuangan - Subbagian umum dan kepegawaian 3. Bidang Pengembangan Pegawai : 10 orang -Kabid Pengembangan Pegawai -Subbidang perencanaan dan formasi pegawai -Subbidang dokumentasi Pengolah data pegawai 4. Bidang Pembinaan & Kesejahteraan Pegawai : 9 orang -Kabid pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai -Subbidang pembinaan pegawai -Subbidang kesejahteraan pegawai

Jumlah 1 1 2 5 8 1 3 6

1 4 4

86

5.

Bidang Pendidikan dan Pelatihan : 9 orang -Kabid Pendidikan dan Pelatihan -Subbidang diklat menajemen pemerintah -Subbidang teknis dan fungsional 6. Bidang Mutasi : 12 orang -Kabid Mutasi -Subbidang pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian -Subbidang jabatan dan kepangkatan 7. Kelompok Jabatan Fungsional Jumlah

1 2 6 1 5 6 58

(sumber: BKD Surakarta Februari 2009) Berdasarkan bagiannya, susunan organisasi BKD Surakarta terdiri dari seoarang Kepala Badan yang dibantu oleh sekertaris dan Bidangbidang. Masing-masing bagian mempunyai staf dan sub bagian masingmasing. Di Bidang Sekretariat, dikepalai oleh seorang Sekretaris Badan dengan dibantu oleh 16 staf yang terbagi ke dalam 3 Subbagian. Jumlah pegawai di Bidang Sekretariat paling besar, hal ini dikarenakan jumlah

87

pekerjaan yang ditangani terkait pelaksanaan tugas dan administrasi yang dilakukan bidang sekretariat lebih banyak. Sedangkan di Bidang Pengembangan Pegawai dikepalai seorang Kepala Bidang dan 9 orang staf yang terbagi ke dalam 2 Subbidang. Di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai dikepalai oleh seorang Kepala Bidang dan 8 orang staf yang terbagi ke dalam 2 Subbidang. Di Bidang Bidang Pendidikan dan Pelatihan, dikepalai oleh seorang Kepala Bidang dan 8 orang staf yang terbagi kedalam 2 Subbidang. Di Bidang Mutasi dikepalai oleh seorang Kepala Bidang dan 11 staf yang terbagi ke dalam 2 Subbidang. Serta tidak ada pegawai pada Jabatan Fungsional.

B.6 Kondisi Fisik dan Fasilitas Bangunan gedung BKD Surakarta terletak di Kompleks Balai Kota Surakarta Gedung B lantai 2 yang berada di Jalan Jendral Sudirman No.2 Surakarta 57111 Telp. 642020. Kantor BKD memiliki 11 ruangan dengan kondisi bangunan baik. Ruang antar bidang berdekatan satu sama lain sehingga memudahkan pegawai untuk bersosialisasi dengan bidang lain. Adapun fungsi beserta jumlah ruang dapat dilihat pada daftar tabel sebagai berikut:

Tabel 2.5

88

Fungsi dan Jumlah Ruang di BKD Surakarta No

Fungsi Ruang

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kepala BKD Rapat Kepala BKD Kerja Sekretariat Bidang Pengembangan Pegawai Laboratorium komputer Bidang Diklat Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan 7. Pegawai 8. Bidang Mutasi 9. Perpustakaan 10. Gudang 11. Rapat BKD Jumlah Ruang (Sumber : BKD Surakarta)

Jumlah Ruang 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11

Sedangkan fasilitas ruang lain yaitu kamar mandi berjumlah 6 ruang, 3 kamar mandi di sayap kanan kantor, dan 3 kamar mandi di sayap kiri kantor serta 1 ruang mushola. Fasilitas yang ada di dalam kantor BKD untuk menunjang pelaksanaan fungsi BKD khususnya dalam manajemen pegawai:

89

Tabel 2.6 Fasilitas dan Sarana Prasarana yang Menunjang Fungsi Pelaksanaan Administrasi dan Dokumentasi Pegawai di BKD Surakarta No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Jumlah Jenis Barang 1 Komputer (unit) 7 Komputer (unit) 1 Komputer (unit) 1 Komputer (unit) 1 Komputer (unit) 1 Komputer (unit) 1 Komputer (unit) 1 Komputer (unit) 1 Lap top 1 Lap Top 1 OHP dan layar OHP 2 Printer 3 Printer 1 Printer 1 Printer 1 Printer 2 Printer 1 Printer 1 Printer 13. 1 Scanner komputer 1 Scanner komputer 14. 1 Mesin absensi sidik jari 15. 1 LCD Projector (sumber: BKD Surakarta Januari 2009)

Tahun Pembelian 1997 1998 2002 2003 2004 2005 2006 2008 2003 2007 1999 1998 1999 2000 2003 2004 2005 2006 2007 2002 2006 2008 2007

C. SEJARAH SIMPEG DI BKD SURAKARTA Pelaksanaan

SIMPEG

dalam

pengelolaan

administrasi

kepegawaian di BKD merupakan dampak dari diberlakukannya otonomi daerah yang dilatarbelakangi oleh diterapkannya UU No. 22 tahun 1999 dan UU No. 43 tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian dimana dengan adanya kedua UU tersebut mengakibatkan pelimpahan pegawai dari beberapa instansi vertikal ke pemerintah daerah Kota Surakarta. Hal

90

ini mengakibatkan jumlah PNS di lingkungan pemerintah kota Surakarta meningkat tajam dibandingkan sebelum diberlakukannya otonomi daerah. Berubah dan berkembangnya tugas dan fungsi BKD yang diatur dalam UU No. 43 tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian mengakibatkan berkembangnya

kewenangan

BKD

Surakarta,

sehingga

layanan

kepegawaian seperti recruitmen, pengadaan kenaikan pangkat, pensiun, kenaikan gaji berkala (KGB), mutasi, ijin belajar, ijin penggunaan gelar menjadi tanggung jawab BKD. Pelaksanaan SIMPEG oleh BKD Surakarta dimulai pada tahun 2002 dengan persetujuan dari Tim Anggaran Eksekutif Pemerintah Kota Surakarta. Aturan yang dijadikan dasar pelaksanaan SIMPEG tersebut adalah Undang-undang No. 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Dimana sebelum pelaksanaan SIMPEG oleh BKD pertama pada tahun 2002 tersebut sebenarnya telah ada program SIMPEG yang dulu digunakan oleh Bagian Kepegawaian sebelum dibentuk BKD. Program SIMPEG awalnya telah disediakan oleh Depdagri, namun saat dilaksanakannya Otonomi Daerah, program SIMPEG tersebut dirasa tidak dapat mencukupi kebutuhan BKD untuk melaksanakan fungsi-fungsinya. Kemudian dilakukan pengembangan sekaligus pelaksanaan SIMPEG pertama pada tahun 2002 oleh BKD Surakarta dengan mendata ulang seluruh PNS di lingkungan Pemkot Surakarta. BAB III

91

HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS DATA

Di dalam bab ini peneliti akan menyajikan hasil penelitian sekaligus analisis data mengenai Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang dilaksanakan di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Surakarta. A. Gambaran Umum Pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta SIMPEG di BKD Surakarta pada hakikatnya adalah sistem informasi yang berfungsi menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan manajemen kepegawaian di lingkungan pemerintah Kota Surakarta yang dilaksanakan oleh BKD Surakarta. Dimana saat ini jumlah PNSD Pemkot Surakarta sudah mencapai 10.180 orang (BKD Surakarta, Januari 2009) sedangkan jumlah pegawai BKD sebagai pengelola data PNSD di lingkungan pemkot Surakarta hanya berjumlah 58 orang. Untuk menghasilkan informasi kepegawaian guna menjadi acuan dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan manajemen kepegawaian, BKD menjalankan sebuah sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Gambaran implementasi SIMPEG di BKD Surakarta ini akan tampak lebih jelas apabila ditelusuri sejak awal pembangunan pertama sistem informasi. Pada awalnya, implementasi SIMPEG oleh BKD Surakarta telah dijalankan sejak tahun 2002. Aturan yang mendasari implementasi SIMPEG ini adalah Undang-undang No. 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Dimana sebelum pelaksanaan SIMPEG oleh BKD pada tahun 2002 ini, sebenarnya telah

92

terdapat program SIMPEG yang digunakan oleh Bagian Kepegawaian sebelum dibentuknya BKD. Program SIMPEG awal tersebut memang telah disediakan oleh Depdagri, namun saat dilaksanakannya otonomi daerah, program SIMPEG tersebut dirasa tidak dapat memenuhi kebutuhan BKD untuk melaksanakan fungsi-fungsi

Badan.

Sehingga

dilakukanlah

pengembangan

sekaligus

pelaksanaan SIMPEG untuk pertama kali oleh BKD Surakarta pada tahun 2002 dengan mendata seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS) di lingkungan Pemkot Surakarta. Pendataan ulang pada saat itu dilakukan dengan bekerjasama dengan pihak Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam hal sosialisasi dan pengumpulan data. Sehingga dapat dikatakan pada tahun 2002 tersebut merupakan pembangunan awal SIMPEG dengan membangun database SIMPEG yang pertama. Pengembangan program SIMPEG saat itu dilakukan oleh rekanan yaitu Mat.com melalui lelang tender. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Lisino Soares,S.STP selaku Kasubid Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: “Sebenarnya dulu sebelum tahun 2002 itu sudah ada SIMPEG, waktu itu masih bagian kepegawaian dan kalau bagian itu memang masih sanggup menangani karena masih sekitar 3 juta PNS, tapi karena jumlah PNS itu bertambah, volume kerja besar jadi kita ubah. Jadi transisi kita memang seperti itu. Kita pilih rekanan karena menyesuaikan dengan dana yang diperoleh. Saat itu kita bekerja sama dengan Mat.com.” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Program SIMPEG pada pembangunan awal 100% dibuat oleh rekanan tanpa keikutsertaan pihak BKD. Kemudian SIMPEG terus mengalami perbaikan dan pengembangan karena dalam pelaksanaannya masih mengalami beberapa

93

kekurangan, diantaranya program yang belum fleksibel karena masih sangat tergantung pada rekanan dan sering terjadi duplikasi data. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP dalam keterangannya sebagai berikut: “… dulu program SIMPEG 100% dibuat oleh rekanan tanpa keikutsertaan pihak BKD, sehingga dari pihak BKD kesulitan ketika ada peraturan baru dari Pemda atau Pemerintah pusat terkait pada urusan administrasi kepegawaian, seperti perubahan istilah kepegawaian, konversi NIP, mutasi baru atau ketentuan nomor induk pegawai. Selain itu, data juga belum akurat karena masih sering terdapat data ganda. Hal ini dikarenakan siapa saja dapat menginput data ke dalam SIMPEG, sehingga ada input data berulang” (Wawancara tanggal 23 Februari 2009).

Hal ini dibenarkan oleh Bapak Moh. Imaduddin, A.Md dalam pernyataannya sebagai berikut: ”Pada awal pembangunan SIMPEG program 100% dibuat oleh rekanan tanpa campur tangan pihak BKD. Dalam SIMPEG lama juga masih terdapat data ganda, kerena belum ada filter” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009)

Dalam implementasinya, SIMPEG menggunakan sistem yang berbasis komputer yang mengalami pengembangan dari waktu ke waktu. Salah satu penyebabnya karena masih terdapat kekurangan dalam SIMPEG yang digunakan sebelumnya seperti uraian diatas. Hal ini diperkuat oleh keterangan yang diberikan oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Program SIMPEG ini sebenarnya selalu mengalami pengembangan dari waktu ke waktu. Tetapi pengembangan terbesar adalah pada tahun 2007 dengan kerjasama pembuatan program dengan rekanan dari luar. Sebelumnya pembuatan program pertama yaitu tahun 2002 dimana selanjutnya BKD Surakarta terus mengembangkannya sendiri hingga tahun 2007 ini dilakukan pemrograman ulang” (Wawancara tanggal 16 Februari 2009).

94

Hal senada juga diungkapkan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP dengan penegasan bahwa pengembangan terbesar dilakukan pada akhir tahun 2007 dalam pernyataannya: “Sebenarnya BKD selalu melakukan perbaikan program SIMPEG, namun pengembangan terbesar adalah pada akhir tahun 2007 kemarin, karena memang mengikuti perkembangan teknologi saat ini” (Wawancara tanggal 23 Februari 2009)

Berdasarkan

Laporan

Realisasi

Pengembangan

SIMPEG

Daerah

Surakarta, pengembangan tersebut dilakukan pada bulan Juli sampai dengan bulan Oktober tahun 2007. Pengembangan ini bekerja sama dengan rekanan, yaitu CV. Adhi Jasa Informatika melalui lelang tender yang telah dijalankan sesuai dengan Kepres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah. Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Ariani Indriastuti, S.H. selaku Kepala Bagian Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Dalam pemrograman ulang SIMPEG ini, BKD bekerja sama dengan pihak ketiga dengan isi program yang menyesuaikan dengan kebutuhan. Rekanannya yaitu CV. Adhi Jasa Informatika dari Jogja…” (Wawancara tanggal 16 Februari 2009).

Ditambahkan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP selaku Kasubid Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: “Saat pengembangan tahun 2007 kemarin, karena nominalnya dibawah 50 juta maka kita mengadakan lelang untuk memilih rekanan. Kita bandingkan mana yang terbaik, sesuai prosedur Kepres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

95

Hal ini menunjukkan bahwa dari segi struktur BKD dipengaruhi oleh lingkungan eksternal, yakni dalam hal ini adalah pemerintah. Realitas ini lebih lanjut berpengaruh pada proses pembuatan keputusan. Karena bagaimanapun juga kemandirian organisasi publik sangat ditentukan, antara lain oleh, faktor pendanaan. Dalam hal ini dapat dilihat bahwa pertimbangan alokasi dana juga merupakan pertimbangan yang sangat diperhitungkan dalam pengembangan SIMPEG. Ini diperkuat juga dengan pernyataan Ibu Ariani Indriastuti, SH berikut: “Salah satu hambatan dalam pelaksanaan dan pengembangan SIMPEG adalah anggaran pemerintah yang kurang. Anggaran ini berdampak pada pengadaan sarana prasarana. Pada pembuatan server, misalnya BKD menganggarkan 50, tetapi oleh Dewan diberikan hanya 40 sehingga memang yang didapat dibawah standard perencanaan, server itu tidak sesuai harapan, maksudnya yang kita butuhkan belum seluruhnya terpenuhi” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009)

Pada pengembangan tahun 2007 tersebut, juga dilakukan validasi data dengan memperbaiki database SIMPEG sehingga diharapkan data yang ada di dalam SIMPEG menjadi sempurna. Perbaikan database ini dilakukan dengan cara mengeluarkan seluruh data personal pegawai yang kemudian dibagikan kembali kepada seluruh PNS di Lingkungan Pemerintah Kota Surakarta untuk diteliti kembali oleh masing-masing PNS apakah terdapat kesalahan atau perubahan data. Setelah dikoreksi oleh PNS yang bersangkutan, data-data tersebut kembali dimasukkan ke dalam database SIMPEG yang baru. Hal ini sesuai dengan informasi yang diberikan oleh Ibu Ariani Indriastuti, S.H. selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Pada pembaharuan tahun 2007 itu, dilaksanakan juga validasi data, maksudnya agar data-data yang ada dalam SIMPEG menjadi sempurna sehingga jika pihak BKD ingin mengambil data dari SIMPEG diharapkan

96

tidak ada lagi kesalahan. Cara validasi datanya dengan mengeluarkan FIP (Formulir Isian Pegawai). Semua data di print out kemudian dibagikan ke seluruh PNS, kemudian dikoreksi oleh masing-masing pegawai, jika ada perubahan atau kesalahan dapat diperbarui atau diperbaiki oleh mereka masing-masing, kemudian oleh BKD diolah lagi. Sehingga data itu diharapkan menjadi sempurna” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009). Keterangan tersebut dikuatkan oleh pernyataan Bapak Lisino Soares, S.STP selaku Kasubbid Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai yang menjalankan peran sebagai koordinator pelaksana SIMPEG berikut: “…kita lakukan validasi data dengan mengeluarkan seluruh data pegawai untuk dikoreksi ulang oleh masing-masing PNS di seluruh pemkot Surakarta. Sehingga diharapkan data didalam SIMPEG ini menjadi valid” (Wawancara tanggal 23 Februari 2009).

Terjadinya validasi data ini merupakan sebuah proses perubahan besar dalam pengembangan dan pemutakhiran data SIMPEG sebagai langkah dilakukannya reformasi kepegawaian. Hal ini sangat penting mengingat untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dibutuhkan masukan data yang berkualitas pula. Hingga tahun 2008 pengembangan SIMPEG masih difokuskan pada validasi data yang belum selesai karena banyaknya data pegawai. Selain itu, pengembangan dan evaluasi SIMPEG juga masih terus berjalan, dan ini terus dilakukan hingga saat ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Moh. Imaddudin, A.Md selaku Administrator Jaringan sebagai berikut: “Hingga saat ini kami terus menyempurnakan data pegawai. Makanya data SIMPEG itu setiap hari ada perubahan karena memang jumlah pegawai mencapai 10.000 orang lebih. Berkasnya masih ada. Selain itu kami juga terus melakukan pengembangan secara bertahap untuk otomasi.” (Wawancara Tanggal 4 Juni 2009).

97

Program SIMPEG ini terdiri dari beberapa aplikasi yang dijalankan oleh masing-masing bidang di BKD dengan sistem terpusat dengan menggunakan Local Area Network (LAN) dimana dimasing-masing bidang tersebut terdapat penanggungjawab untuk memasukkan dan memperbarui (update) data SIMPEG sesuai dengan tanggung jawab tugasnya, sebagaimana yang diungkapkan oleh Bapak Moh. Imaduddin, A.Md selaku Administrator Jaringan sebagai berikut: ”Disini sudah dibuat sistem jaringan, jadi antara komputer-komputer sudah berhubungan. Di masing-masing bidang sudah ada penanggungjawabnya sendiri. Untuk jaringannya kita gunakan LAN” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Hal ini dibenarkan oleh Bapak Lisino Soares,S.STP dalam pernyataannya yang menyebutkan bahwa mulai 2002 sudah terdapat komputer ditiap-tiap bidang dan sudah terintegrasi (Wawancara tanggal 8 Juni 2009). Sedangkan untuk pelaksanaan tugas, masing-masing bidang mengambil data pada database yang sama. Dimana pengelolaan database menjadi tanggungjawab Bidang Pengembangan Pegawai. Dengan kata lain, pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta ini sebenarnya terpusat di Bidang Pengembangan Pegawai. Sedangkan bidang-bidang lain hanyalah sebagai pengguna yang bertugas memperbarui data SIMPEG sesuai dengan tugas bidang tersebut. Untuk dapat melihat gambaran jaringan aplikasi SIMPEG sistem LAN di BKD Surakarta dapat dilihat pada gambar berikut:

98

Gambar 3.1 Sistem jaringan Aplikasi SIMPEG Sistem LAN di BKD Surakarta Bid. Sekretariat

Bid. Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai

SERVER SIMPEG BKD SURAKARTA (Bidang Pengembangan Pegawai)

Bid. Diklat

Bid. Mutasi

(Sumber: BKD Surakarta) Meskipun pengiriman data antar Bidang sudah terintegrasi menggunakan LAN, namun pengiriman data antara BKD dengan SKPD ataupun Badan Kepegawaian Negara (BKN) masih dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi. Dengan kata lain proses pendataan masih berbasis dokumen tertulis, dan belum ada pendataan pegawai secara otomatis. Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan diatas, terlihat bahwa pengembangan SIMPEG di BKD Surakarta pada tahun 2007 ini pada dasarnya adalah pemaksimalan fungsi database. Selain itu validitas data sangat diperhatikan. Hal ini ditandai dengan pembangunan management user yakni aplikasi SIMPEG saat ini mengatur dengan jelas siapa saja yang dapat mengakses dan memasukkan data ke dalam SIMPEG melalui password serta penjagaan validitas data secara otomatis. Fasilitas yang dikembangkan diantaranya adalah pendataan detail seorang pegawai, pendataan data transaksi pengangkatan CPNS menjadi PNS penuh, serta pelaporan statistik yang akurat guna mendukung kebijakan Kepala BKD seperti laporan Formulir Isian Pegawai (FIP), laporan Bizzeting, laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), laporan penjagaan pensiun

99

dan laporan penjagaan kenaikan pangkat. Pengembangan yang dilakukan mengarahkan SIMPEG kearah otomasi dengan menambahkan fungsi penjagaan secara otomatis. Namun demikian perbaikan dan pembaruan teknologi ini juga harus didukung dengan adanya kolaborasi yang baik antara personil atau pegawai dengan teknologi tersebut. Faktor sumber daya manusia (SDM) dalam pelaksanaan

akan

sangat

mempengaruhi

pelaksanaan

sistem

disamping

kemampuan teknologi dan sistem yang dijalankan. Gambaran lebih jelas mengenai pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta setelah pemrograman ulang SIMPEG tahun 2007 akan dijabarkan pada pembahasan selanjutnya yang meliputi Sumber Daya Manusia (SDM) dan pelaksanaan prosedur, dimana didalamnya juga terdapat gambaran pelaksanaan alur kerja SIMPEG (meliputi pelaksanaan input, pelaksanaan proses, pelaksanaan output). B. Pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta B.1. Sumber Daya Manusia dalam Pelaksanaan SIMPEG Dalam pelaksanaan sistem, persoalan pokok terutama tergantung pada personil atau pegawainya. Dengan cakupan pelayanan yang banyak dan luas ini BKD harus dapat menghimpun informasi kepegawaian dari masing-masing SKPD agar dapat menghasilkan keputusan yang tepat, baik yang bersifat rutin maupun strategis. Maka dari itu, peran Sumber Daya Manusia (Pegawai) dalam pelaksanaan sistem informasi manajemen merupakan unsur yang sangat sentral. Karena secanggih apapun teknologi yang diterapkan dalam sebuah instansi jika tidak didukung dengan Sumber Daya Manusia untuk menjalankan, mengelola,

100

dan mengembangkannya, maka dapat dipastikan tidak akan membawa hasil yang maksimal. Kesiapan SDM yang akan melaksanakan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) ini dapat menggambarkan kesuksesan pelaksanaan sistem selanjutnya. Di BKD Surakarta sendiri jumlah pegawai yang menangani SIMPEG berjumlah 12 orang yang terdiri dari seluruh pegawai di Bidang Pengembangan Pegawai dan pelaksana di tiap-tiap bidang yang bertugas untuk memperbarui (update) data SIMPEG sesuai dengan tugas yang dijalankan. Jumlah pelaksana di bidang-bidang dapat dirinci sebagai berikut: Bidang Pengembangan 6 orang, Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai 1 orang, Bidang Mutasi Pegawai 3 orang, Bidang Diklat 1 orang, Bidang Sekretariat 1 orang. Berdasarkan keterangan yang diberikan oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH, selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai, jumlah ini dirasa sudah mencukupi dalam pelaksanaan SIMPEG, hal ini dapat dilihat dari sedikitnya masalah yang timbul dalam pelaksanaan sistem yang baru. Ini disebutkan dalam pernyataannya sebagai berikut: “Jumlah pegawai sudah mencukupi…yang menangani SIMPEG itu seluruh pegawai di bidang pengembangan ditambah operator di setiap bidang…Jika ada masalah dengan SIMPEG, sudah dapat diatasi sendiri, atau jika belum rekanan siap datang bila ada masalah, tetapi jarang sekali terjadi…” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Pernyataan tersebut senada dengan pernyataan Bapak Lisino Soares, S.STP, Kepala Subbidang Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut:

101

“Saya rasa jumlah pegawai yang melaksanakan SIMPEG sudah mencukupi, memang belum ada pelatihan khusus, namun kompetensi pegawai saya rasa sudah mencukupi untuk dapat melaksanakan SIMPEG dengan baik” (Wawancara tanggal 23 Februari 2009).

Hal tersebut juga dibenarkan oleh Bapak Moh. Imaddudin, A.Md selaku Administrator Jaringan yang merupakan pegawai di Bidang Pengembangan Pegawai. Namun ternyata hal ini berbeda dengan keterangan yang diberikan Ibu Viriani Noviasari Dewi, S.Sos selaku pelaksana SIMPEG di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai yang menyatakan bahwa jumlah pegawai yang bertanggungjawab pada pelaksanaan SIMPEG di Bidang ini dirasa masih kurang mencukupi dalam pernyataannya sebagai berikut: “Kalau di Bidang ini, saya merasanya kurang ya… Untuk update data ke SIMPEG memang belum bisa update terus, karena kesibukan juga ya. Dan penanggungjawabnya itu seharusnya lebih dari satu orang…Mungkin lebih pasnya 2 orang ya” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Hal ini memang dapat dimaklumi karena di Bidang Pembinaan Pegawai penanggungjawab SIMPEG masih merangkap tugas sebagai Pengolah data DP3 dan Rekapitulasi absen di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai. Disebabkan oleh banyaknya tugas yang juga ditangani oleh penanggungjawab SIMPEG di Bidang ini, maka update data sering tertunda. Sedangkan jumlah pegawai pelaksana SIMPEG di Bidang Mutasi Pegawai dirasa sudah mencukupi. Jumlah operator komputer di Bidang ini berjumlah 3 orang setelah terjadi penambahan pegawai pada bulan Maret 2009. Sebagaimana yang diungapkan oleh Bapak Taufik Setyawan selaku operator komputer di Bidang Mutasi sebagai berikut:

102

“Sekarang ada 3 orang, itu sudah cukup. Sekarang ada pak Kharis dan mas Beni… iya,baru…Sudah masuk sejak kenaikan pangkat terakhir kemarin” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Di Bidang Diklat, jumlah operator komputer juga dirasa sudah mencukupi, hal ini dinyatakan oleh Bapak Fakhtul Muslimin selaku Operator Komputer Bidang Diklat dalam sebagai berikut: ”Kalau yang kaitannya dengan SIMPEG saya rasa sudah mencukupi. Karena di Bidang ini SIMPEG hanya sebatas digunakan untuk menampung hasil dan untuk pencarian data. Pencarian data itu misalnya bisa untuk mencari data pegawai yang belum mengikuti diklat untuk direkomendasikan. Selama ini sudah bisa saya tangani sendiri” (Wawancara Tanggal 21 Juni 2009).

Demikian juga pada Bidang Sekretariat, jumlah penanggungjawab SIMPEG di Bidang ini sudah mencukupi. Meskipun penanggungjawab SIMPEG di Bidang ini masih merangkap tugas sebagai Pengadministrasi Barang Inventaris, namun memang Bidang Sekretariat hanya sebagai pengguna data SIMPEG saja, yakni terkait dengan pengangkatan PNS dan CPNS. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Muhammad Syamsu Rohman, SE. selaku penanggungjawab SIMPEG di Bidang Sekretariat sebagai berikut: “Kalau dalam kaitannya dengan pelaksanaan SIMPEG, sudah mencukupi karena memang yang dikerjakan disini terkait dengan SIMPEG nggak banyak. Hanya sebatas mencari data saja terkait pengangkatan PNS dan CPNS” (Wawancara tanggal 21 Juni 2009).

Hasil wawancara tersebut sesuai dengan pernyataan Bapak Moh. Imaduddin selaku Administrator Jaringan sebagai berikut: ”...Kalau di Bidang mutasi sekarang sudah mencukupi karena baru saja ada penambahan pegawai baru yang bertugas sebagai operator komputer, di Bidang Diklat meskipun hanya satu orang tetapi sudah mencukupi,

103

Mas Fakhtul Muslimin sudah ahli mengoperasikan SIMPEG dan tugasnya hanya update data saja. Begitu juga dengan Bidang Sekretariat yang hanya menggunakan datanya saja... Kalau Bidang Pembinaan memang penanggungjawabnya hanya satu dan merangkap jabatan”(Wawancara tanggal 21 Juni 2009).

Dari hasil wawancara diatas dapat dilihat bahwa kecukupan jumlah pegawai pelaksana SIMPEG di BKD Surakarta itu bersifat kontekstual karena memang pelaksanaan dan tugas-tugas yang dijalankan berbeda di masingmasing Bidang. Di Bidang Pengembangan sebagai pusat pengelolaan SIMPEG, jumlah pegawai yang menangani lebih banyak, yakni 6 orang. Jumlah tersebut dirasa sudah mencukupi kebutuhan pelaksanaan SIMPEG di Bidang tersebut. Demikian halnya dengan Bidang Mutasi, jumlah operator komputer sebagai pelaksana juga sudah mencukupi, jumlah tersebut juga dirasa telah mencukupi dalam pelaksanaan tugas. Sedangkan di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai, jumlah penanggungjawab SIMPEG dirasa kurang mencukupi karena hanya berjumlah 1 orang. Selain itu, juga terlihat adanya perangkapan jabatan oleh pegawai di beberapa Bidang. Hal ini menyebabkan update data intern BKD sendiri menjadi terhambat karena lebih mementingkan pelaksanaan tugas yang harus segera dilaporkan. Hal ini juga diakui oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai bahwa di BKD sendiri sebenarnya masih kekurangan pegawai, namun penambahan jumlah personil tidak disetujui secara keseluruhan, sehingga diatasi dengan perangkapan tugas selama dirasa tidak terlalu memberatkan (dalam wawancara tanggal 30 Mei 2009). Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya operator komputer di Bidang Sekretariat dan Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai, tugas meng-

104

update data dan memelihara SIMPEG di kedua Bidang ini masih ditangani oleh pegawai dengan jabatan sebagai Pengadministrasi Barang Inventaris di Bidang Kesekretariatan dan Pengolah data DP3 dan Rekapitulasi absen di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai. Tidak meratanya pembagian tugas dan terjadinya konsentrasi pekerjaan yang lebih banyak pada pegawai tertentu, diatasi dengan tidak tertutupnya kemungkinan pegawai yang satu membantu pekerjaan pegawai yang lainnya dengan ketentuan masih berada dalam satu bidang tugas, hal ini dimaksudkan agar pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dan mengatasi ketimpangan beban tugas. Pernyataan tersebut diungkapkan oleh Bapak Imaduddin selaku Spesialis Jaringan di BKD Surakarta, sebagai berikut: ”... untuk masing-masing pengelola sudah punya tupoksinya masingmasing…tetapi tidak setiap hari adanya pekerjaan itu merata, jadi kadang membantu tugas pelaksana SIMPEG yang lain, yang penting satu bidang dan sudah tahu bagian tugasnya masing-masing. Kita saling membantu yang terpenting bila ada tugas menumpuk dapat segera diselesaikan” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Hal ini dibenarkan oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan dalam pernyataannya: “...Kita saling bekerja sama. Kalau pas pekerjaan sedang banyak banyaknya kita saling membantu” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009)

Sedangkan dalam hal akuntabilitas pelaksanaan tugas pegawai dalam pengelolaan SIMPEG saat ini sudah dilakukan, hal ini dapat dilihat dengan adanya management user, sehingga pelaksanaan tugas dapat dikontol dan diketahui bila terjadi kesalahan atau ketidak-update-an data. Management user

105

ini pada prinsipnya digunakan untuk mengontrol data yang masuk ke dalam SIMPEG melalui penggunaan password sehingga dapat diketahui secara personal siapa yang memasukkan dan bertanggungjawab atas data tersebut. Kemudian untuk mengetahui kesiapan pegawai dalam pelaksanaan sistem ini dapat dilihat dari: pembagian kerja pegawai (spesialisasi), kualifikasi pegawai, dan latihan pegawai dalam pengolahan data.

B.1.1. Spesialisasi (Pembagian Kerja Pegawai) Di dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), terdapat spesialis informasi sebagai salah satu sumber daya infomasi, yakni pegawai yang sepenuhnya bertanggungjawab mengembangkan data dan memelihara sistem berbasis komputer. Terdapat lima golongan spesialis infomasi, yaitu analis sistem, pengelola database, spesialis jaringan, programer, dan operator komputer. Di dalam pelaksanaan SIMPEG, spesialisasi ini juga mutlak dibutuhkan. Dalam pelaksanaan SIMPEG yang dijalankan di BKD Surakarta, telah ada spesialisasi (pembagian kerja pegawai) ke dalam beberapa bidang. Pembagian kerja ini sudah ditertulis di dalam Daftar Urut Kepangkatan (DUK). Masing-masing pengelola sudah memiliki tugas pokok dan fungsinya (tupoksi) masing-masing seperti yang tertulis didalam Peraturan Walikota Nomor 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi

Badan

Kepegawaian Daerah dan juga pada uraian tugas staf yang diberikan oleh

106

Kepala Badan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: ”Sudah ada spesialisasi pegawai yang menangani SIMPEG. Untuk spesialisasinya dapat dilihat di DUK (Daftar Urut Kepangkatan) BKD...masing-masing pelaksana sudah ada pembagian tugasnya sendiri-sendiri” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009). Perincian tugas dan spesialisasi pegawai pengelola SIMPEG BKD Surakarta dapat dilihat pada Tabel 3.1 dibawah ini:

Tabel 3.1 Rincian Tugas Pelaksana Simpeg Di Badan Kepegawaian Daerah Surakarta No. Jabatan Pendidikan Perincian tugas 1.

Kepala Subidang Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai

Sarjana STPDN

Bertanggungjawab mengkoordinasikan pengelolaan SIMPEG, penyususnan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNSD, penyimpanan, penataan database, dan data tekstual pegawai, pembinaan pengelolaan arsip dan dokumen kepegawaian kota.

2.

Analis Sistem Informasi

Sarjana Teknik Informatika

v v v v v

3.

Administrator Jaringan

DIII Teknik Informasi.

v v v v v v v

Menyusun rencana kerja Bidang Pengembangan Pegawai Mengelola peraturan perundangundangan dan kebijakan teknis Menganalisa & mengelola statistik bidang kepegawaian Menghimpun & meneliti data formasi pegawai Mengaplikasikan SIMPEG di bidang perencanaan pegawai Membuat SIMPEG di bidang kepegawaian Mengelola database server SIMPEG & aplikasi SIMPEG Mengelola dan merawat database SIMPEG Memelihara & merawat jaringan komputer & intranet Melakukan update / peremajaan data SIMPEG Melaksanakan pengelolaan dokumen PNS perorangan Menyusun bezetting pegawai.

107

4.

Pengelola SIMPEG

DIII Sistem Informasi.

v v v v v v v v v

5.

Operator Komputer Bidang Mutasi

SMA IPA

v v

6.

Operator Komputer Bidang Diklat

SMA Umum

v v v v

7.

Pengelola Barang Sekretariat

Sarjana Ekonomi v Akuntansi v v v v v

8.

Pengadministrasi Karis Karsu Karpeg Bidang Pembinaan & Kesejahteraan Pegawai

Sarjana Komunikasi Masa

v

v v v v

Melaksanakan pengelola data pegawai baru Melakukan validasi & pemeliharaan data kepegawaian Mengelola DUK Menyiapkan bahan rencana pengelolaan data CPNS Penyiapan laporan perkembangan data kepegawaian Membuat profil data PNS setiap bulan Membuat laporan bezetting pegawai Menyiapkan data Baperjakat Melaksanakan pengelolaan dokumen PNS perorangan Melakukan entri data dan mengupdate data SIMPEG serta validasi data berkaitan dengan mutasi pegawai Melaksanakan Pengetikan SK Mutasi, SK KP, SK CPNS, SK Pensiun , SK PMK di Wilayah Kerja Badan Melaksanakan Komputerisasi atas suratsurat dinas Bidang diklat Mengelola surat surat diklat Teknis Fungsional Pengetikan surat tugas diklat Melakukan entri data dan mengupdate data SIMPEG serta validasi data berkaitan dengan Mutasi Pegawai Melakukan entri data dan mengupdate data SIMPEG serta validasi data berkaitan dengan Bidang Sekretariatan Melaksanakan urusan protokol Menyiapkan pelaksanaan sumpah janji PNS / jabatan Membantu administrasi pelantikan Mengurus administrasi barang inventaris Melaksanakan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan dinas Melakukan entri data dan mengupdate data SIMPEG serta validasi data berkaitan dengan Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai Mengelola KARPEG, KARIS & KARSU Mengelola Rekapitulasi daftar hadir kerja pegawai Pemerintah Kota Surakarta Mengelola Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Membantu mengelola DP3 PNS

(Sumber: Uraian Tugas Staf BKD Surakarta 2009).

108

Dari tabel 3.1 serta hasil wawancara diatas, terlihat bahwa telah ada pembagian tugas dalam spesialisasi pegawai dimana pelaksanaan tugas sesuai dengan spesialisasi telah dijalankan sesuai dengan uraian tugas dalam Struktur Organisasi Tata Kerja (SOTK). Selain itu terlihat telah adanya spesialisasi pegawai sesuai dengan kriteria pelaksanaan sistem informasi, yakni terdapat analis sistem informasi, pengelola SIMPEG, administrator jaringan, dan operator komputer. Namun, tugas yang dilaksanakan belum sesuai dengan tugas spesialis sistem informasi yang seharusnya dijalankan seperti yang telah disebutkan di dalam landasan teori pada bab sebelumnya. Fungsi spesialis sistem informasi belum dijalankan dengan maksimal karena idealnya, sekali sistem telah diimplementasikan, analis sistem kemudian bertindak selaku konsultan. Namun fungsi analis sistem disini baru sebagai pelaksana hal-hal teknis menyangkut pelaksanaan tugas-tugas rutin.

B.1.2. Kualifikasi Pegawai Kualifikasi pegawai berhubungan dengan kemampuan pegawai dalam mengoperasikan SIMPEG. Hal ini tidak hanya dapat dilihat dari latar belakang pendidikan pegawai yang mengaplikasikan SIMPEG, tetapi juga skill serta sikap dalam mengoperasikan sistem informasi. Berdasarkan latar belakang pendidikan, kualifikasi pegawai dapat kita lihat pada tabel jabatan dan tingkat pendidikan pegawai yang menangani SIMPEG dibawah ini:

109

Tabel 3.2 Jabatan dan Tingkat Pendidikan Pegawai Pengelola SIMPEG No.

Jabatan

2.

Analis Sistem Informasi Pengelola Data Base

3.

1.

Jumlah Pegawai 1

Tingkat Pendidikan Sarjana Tehnik Informatika

1

DIII Sistem Informasi

Administrator jaringan

1

DIII Tehnik Informatika

4.

Programmer

-

Rekanan

5.

Operator Komputer : Bid. Sekretariat

1

Sarjana Ekonomi

Bid. Pembinaan

1

Bid. Diklat Bid. Mutasi

1 3

Sarjana Ilmu Komunikasi Masa SMA Umum SMA IPA

(sumber: BKD Surakarta 2009) Berdasarkan tabel 3.2 diatas terlihat bahwa penempatan pegawai sudah sesuai dengan latar belakang pendidikannya. Untuk pegawai yang secara khusus menangani SIMPEG latar belakang pendidikannya rata-rata teknologi informasi. Namun di Bidang lain, latar belakang pendidikannya bervariasi sesuai dengan Bidang yang diampu, hal ini dikarenakan, meskipun mereka bertanggung jawab untuk update data SIMPEG sesuai dengan pelaksanaan tugasnya, namun mereka hanya sebagai pengguna SIMPEG. Artinya mereka menggunakan SIMPEG untuk menunjang pelaksanaan tugas mereka sesuai tupoksi. Kemudian peneliti juga melihat kualifikasi pegawai pada skill serta sikap yang dimiliki dalam mengoperasikan SIMPEG. Bila terjadi masalah dalam pelaksanaan pekerjaan terkait dengan program SIMPEG atau masalah teknis akan diselesaikan oleh Bidang Pengembangan Pegawai

110

sesuai dengan tupoksinya, bila masalah belum dapat diselesaikan maka akan didiskusikan bersama. Bila BKD ternyata tidak dapat mengatasi masalah sendiri, akan dipanggil pihak rekanan untuk mengatasi masalah, namun hal ini sangat jarang terjadi. Hal ini sebagaimana diungkapkan oeh Bapak Imaduddin,A.Md sebagai berikut: “…bagian pengembangan memang yang paling banyak dimintai bantuan untuk masalah SIMPEG dan data pegawai karena memang tupoksinya. Kalau bagian pengembangan juga mengalami kesulitan ya kami diskusi bareng...” (Wawancara tanggal 21 Juni 2009).

Ditambahkan oleh pernyataan Ibu Ariani Indriastuti, SH. selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Kalau hambatan dari masalah kepegawaian yang menangani SIMPEG dirasa belum ada masalah, selama ini bisa diatasi dan bila memang tidak bisa diatasi sendiri, pihak rekanan juga mau melakukan perbaikan bila ada kerusakan, tinggal telepon saja bila terjadi masalah atau kendala yang belum bisa diatasi oleh pihak BKD sendiri. Namun itu pun tidak sering terjadi.” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009). Hal ini telah sesuai dengan tupoksi. Namun dari hasil observasi pada penanganan

masalah

teknis

telihat

adanya

kecenderungan

lebih

mengandalkan penanganan masalah pada satu orang tertentu karena keahliannya. Hal ini juga diperkuat dalam hasil wawancara yang dilakukan kepada beberapa staf pelaksanan SIMPEG. Ibu Viriani Noviasari Dewi, S.Sos selaku penanggung jawab SIMPEG di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai mengatakan: “Kalau ada trouble gitu maintainnya di pengembangan. Ya konsultasi itu. Itu biasanya ke Mas Imad itu. Masternya.” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

111

Hal senada juga dikatakan oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan selaku Operator Komputer di Bidang Mutasi Pegawai sebagai berikut: “Kalau ada heng kita minta bantuan ke pengembangan… Biasanya ditanyakan ke Mas Imad… Nanti kita klaimkan ke sekretariat kalau memang ada kerusakan pada perangkatnya. Kalau ada kerusakan seperti itu, nanti kita panggil pihak ketiga untuk memperbaiki” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Hal ini juga dibenarkan oleh Ibu Ariani Indriastuti,SH. Selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: ”Kalau ada trouble biasanya kalau disini ditangani Mas Imad itu.. ahlinya” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Pernyataan ini juga dibenaran oleh Ibu Retno Wulaningrum, BcHk selaku Kasubid Perencanaan dan Formasi Pegawai yang pada saat wawancara berlangsung berada di ruangan tersebut. Berdasarkan wawancara diatas serta hasil observasi yang telah dilakukan, penggunaan teknologi pada SIMPEG telah sesuai dengan kualifikasi sumber daya manusia yang ada. Ketersediaan pegawai dengan latar belakang pendidikan teknologi informasi dan sistem informasi di Bidang Pengembangan Pegawai sangat membantu pada penyelesaian masalah yang berkaitan dengan sistem informasi. Kolaborasi antara sistem informasi dan SDM sudah berjalan, hal ini terlihat dari tidak adanya masalah besar pada pelaksanaan program baru dan cepatnya pegawai menerima perubahan. Ini dikuatkan dengan kesadaran bahwa meskipun perlu penyesuaian dan perubahan kebiasaan, setiap pelaksana SIMPEG

112

menyadari bahwa ke depannya SIMPEG sudah bisa diandalkan terutama validasinya seperti terlihat dari pernyataan Bapak Muh. Taufik Setyawan sebagai berikut: “Ya kondisi sekarang kita masih penyesuaian, karena kan masih baru. Saya yakin ke depannya beberapa waktu lagi SIMPEG ini sudah bisa diandalkan terutama validasinya. Kalau dulu kan nggak, jadi kebenarannya masih diragukan. Kalau kita kerja, datanya benar dan lengkap itu kan enak, cepat.”(Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Hal ini dikuatkan oleh pernyataan Ibu Viriani Noviasari Dewi, S.Sos sebagai berikut: “Kalau adaptasinya iya… jelas itu karena detailnya lebih banyak. Administrasinya harus teratur sekarang.. Jadi terperinci. Kalau yang dulu belum, dulu kan sudah mengenal seluk beluknya jadi lebih mudah… Jadi ke depannya memang SIMPEG itu memudahkan bidang lain untuk mendapatkan data, karena validitas data lebih lengkap dan bisa diandalkan” (Wawancara 23 Juni 2009).

Dengan adanya kesadaran tersebut, menunjukkan tidak adanya sikap perlawanan dan keraguan (resistence and skeptics) dalam menerima perubahan yang melibatkan pelaksana sistem. Hal ini dapat menambah partisipasi dan komitmen pegawai pelaksana SIMPEG dalam menjalankan sistem baru meskipun dituntut untuk melakukan pembiasaan dan perubahan. Sedangkan disisi lain, untuk pembuatan aplikasi baru atau perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja (SOTK) masih dibutuhkan bantuan dari rekanan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Imaduddin,A.Md dalam pernyataannya sebagai berikut:

113

“Sebenarnya pengembangannya masih banyak banget yang harus diperbaiki. Kendalanya karena ini dibuat oleh pihak ketiga jadi setiap perubahan melibatkan pihak ketiga tersebut, maksudnya dari pengembangan kemarin masih banyak yang harus dievaluasi sebelum kita mengembangkan pada hal yang lain.” (Wawancara tanggal 15 Juni 2009).

Pernyataan tersebut senada dengan pernyataan Bapak Lisino Soares, S.STP yang mengungkapkan: “Untuk format laporan baru, kita sudah bisa membuat sendiri. Tetapi untuk penambahan layanan atau penambahan fungsi pokok masih tergantung pada pihak ke tiga… Saya pribadi sih pengennya kita bisa mengembangkan sendiri agar lebih fleksibel jika terjadi perubahan SOTK” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Sebagaimana diungkapkan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP dan Bapak Moh Imaddudin, A.Md perihal keterlibatan pihak ketiga juga dikatakan oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH. Sebagai berikut: ”Kalau untuk pembuatan aplikasi baru, penambahan fungsi dan pengembangan SIMPEG kita memang masih menggunakan pihak ke tiga, jadi jika memang akan ada penambahan fungsi atau pengembangan pihak ketiga siap datang untuk penambahan...”(Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Dari wawancara diatas, dapat terlihat bahwa pegawai BKD Surakarta telah mampu menjalankan SIMPEG, hanya perlu penyesuaian dan perubahan kebiasaan. Sedangkan dalam hal pemrograman masih harus melibatkan pihak ketiga. Sehingga dari sini dapat dikatakan bahwa fleksibelitas dalam organisasi masih kurang dalam hal penyusunan program pengolahan data dan penentuan struktur atau format data secara mandiri.

114

B.1.3. Pelatihan Selama dilaksanakannya SIMPEG oleh BKD Surakarta pada tahun 2002 hingga saat penelitian ini dilakukan, pelatihan yang telah diberikan adalah pada saat pengembangan program SIMPEG pada tahun 2007, dimana pegawai dari BKD ikut dilibatkan dalam pembuatan program SIMPEG dan diberikan pertukaran informasi. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Imadudin, A.Md selaku spesialis jaringan sebagai berikut: “Pada intinya sebenarnya ada proses kerja sama dalam membangun program SIMPEG ini, jadi tidak sepenuhnya juga program ini di buat rekanan tanpa keikutsertaan pihak BKD sama sekali. Pihak BKD juga ikut dalam pembangunan program, disitu ada sharing informasi. Bila ada kesulitan atau penambahan aplikasi baru dari Bidang Pengembangan pegawai memberikan informasi kepada pelaksana SIMPEG” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009). Hal ini juga dibenarkan oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan dalam pernyataannya sebagai berikut: “Jika ada penambahan aplikasi baru pasti diberitahukan dan di sharing-kan ke Bidang. Atau bila ada kesulitan biasanya langsung kita tanyakan ke Bidang Pengembangan. Kemarin pada waktu pengembangan SIMPEG kita juga dilatih selama 3 bulan pada saat pemrograman ulang, tetapi tiap bidang hanya diambil pengguna rutin saja. Kalau di Bidang Mutasi yang ikut pelatihan hanya saya waktu itu” (Wawancara 23 Juni 2009). Pernyataan tersebut senada dengan informasi yang diberikan oleh Ibu Viriani Noviasari Dewi, S.Sos dalam pernyataan berikut: “Ada pelatihan selama 3 bulan selama pengembangan oleh rekanan, memang waktunya tidak ditentukan rutin. Itu yang diambil per-bidang cuma satu orang. Disini juga cuma satu…Ya memang ada hambatannya ke situ. Secara tidak langsung nanti yang ikut kemarin mengampu di bidangnya masing-masing. Kalau ada penambahan aplikasi baru, biasanya dari Pengembangan langsung diberitahukan ke Bidang, biasanya untuk menggunakan SIMPEG juga kita ke

115

laboratorium komputer, jadi pemberitahuan juga biasanya langsung dilakukan.” (Wawancara 23 Juni 2009).

Dari hasil wawancara diatas terlihat meskipun belum terdapat pelatihan yang diselenggarakan oleh Pemerintah, namun telah dilakukan pelatihan berupa pembelajaran oleh pihak rekanan selama 3 bulan selama pengembangan program SIMPEG. Hal ini juga diungkapkan oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH. sebagai berikut: “Mengenai pelatihan, pada saat pengembangan SIMPEG kemarin juga ada pelatihan, programnya dikasihkan kita juga sambil belajar, jadi seperti kursus. Dari rekanan memberi pembelajaran kepada pegawai BKD yang menangani SIMPEG sepulang dari kantor diberikan pendidikan, itu selama 3 bulan waktu pembangunan, tetapi tidak rutin” (Wawancara tanggal 31 Mei 2009).

Pembagian informasi sudah dilakukan setiap ada penambahan aplikasi baru atau saat ada pengembangan SIMPEG. Hal ini membantu pegawai dalam menerima program dengan bentuk aplikasi baru. Hanya saja pelatihan yang diberikan oleh rekanan ini hanya dilakukan pada pengguna rutin SIMPEG di masing-masing Bidang. Dimana pengguna SIMPEG dimasing-masing bidang yang mengikuti pelatihan tersebut secara otomatis menjadi pengampu penggunaan SIMPEG di Bidangnya. Dengan kata lain, pelatihan yang dilakukan di BKD Surakarta adalah pada tingkat pesonel yang mengoperasikan (operating personel). Idealnya pedidikan mengenai sistem baru dilakukan juga ditingkat pemakai informasi (users), termasuk didalamnya semua unsur manajemen, yakni Kepala Bidang khususnya pada Bidang Pengembangan Pegawai yang bertanggungjawab pada pelaksanaan

116

SIMPEG. Hal ini juga seperti yang diungkapkan oleh Ibu Ariani Indriastuti, S.H. selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Pelatihan kalau hanya untuk BKD kayaknya tidak perlu, kalau pemakai rutin itu sudah tidak masalah, yang kurang itu yang bukan pemakai rutin. Pemakai rutin itu yang ditiap-tiap bidang itu sudah ada operatornya” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Hakikat dari suatu penyelenggaraan pelatihan tidak hanya dalam hal pelaksanaan tugas rutin pada staf pelaksanaan yang berhubungan langsung dengan pengoperasian. Karena masalah yang sebenarnya dihadapi sebuah sistem bukan hanya pada pelaksanaan saat itu, tetapi juga pada pengembangan selanjutnya. Kemudian jumlah staf yang mengikuti pelatihan saat pengembangan sistem juga hanya melingkupi pelaksana rutin dan belum dapat digantikan oleh pegawai lain. Masih banyak staf terlebih manajer yang belum sepenuhnya memiliki pengetahuan tentang program SIMPEG yang sebenarnya masih dapat ditingkatkan kemampuannya melalui program pendidikan dan pelatihan.

B.2. Pelaksanaan Prosedur Prosedur merupakan sekumpulan aturan yang dipakai dalam mewujudkan

pemrosesan

data

dan

menghasilkan

keluaran

yang

dikehendaki. Pelaksanaan prosedur ini penting untuk menjamin telah dilaluinya proses administrasi dan kelengkapan data yang dibutuhkan. Perincian prosedur disini meliputi: a) prosedur kerja; b) prosedur kontrol.

117

B.2.1. Prosedur kerja Pelaksanaan prosedur kerja dalam pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta terkait dengan pengumpulan data pegawai dari SKPD hingga keluarnya SK dan informasi sebagai output sesuai dengan standar baku prosedur pelaksanaan kerja. Sejak pertama kali pembangunan SIMPEG di BKD Surakarta telah terjalin kerjasama dan kesepakatan antara SKPD dengan BKD dalam memberikan informasi kepegawaian. Berawal pada tahun 2002, saat terjadi pembangunan database pertama kali sejak diberlakukannya Otonomi Daerah dengan dasar pelaksanaan PUPNS (Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil) oleh BKN (Badan Kepegawaian Negara). Untuk keperluan PUPNS yang menjadi agenda BKN dan terkait realisasi pembangunan program SIMPEG, BKD melakukan pendataan pegawai dengan menggandakan dan mengedarkan Formulir Isian Pegawai (FIP) ke seluruh SKPD. Dimana pada saat tersebut, karena terdesak oleh waktu maka dalam upaya penyosialisasiannya BKD Surakarta melibatkan pengelola kepegawaian dari SKPD. Sosialisasi pengisian Formulir Isian Pegawai ini dilakukan oleh 3 tim meliputi tim untuk bagian dinas dan kantor, kecamatan, dan kelurahan. Jadi sosialisasi yang terjadi hanya pada saat awal pendataan pegawai tersebut, selanjutnya diikuti dengan pelaporan perubahan data secara rutin oleh SKPD yang bersangkutan berdasarkan komitmen bersama dan kesepakatan dengan BKD.

118

Berdasarkan sejarah pengumpulan data tersebut, dalam pelaksanaan SIMPEG secara keseluruhan BKD Surakarta tidak memiliki ketentuan prosedur kerja tertulis yang diatur dengan ketetapan, namun hanya bersifat kesepakatan dan kewajiban pelaporan saja dengan SKPD. Hal ini seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Lisino Soares, S. STP selaku Kepala Subbidang Dokumentasi Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: “Untuk prosedurnya kita tidak ada SOP secara langsung atau standarnya, tapi memang setiap bulan SKPD wajib melaporkan adanya perubahan data. Karena memang dari awal sudah ada komitmen bersama dan ada kewajiban untuk harus melaporkan” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Pernyataan ini dikuatkan oleh keterangan yang diberikan Ibu Ariani Indriastuti,SH selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Kalau dari SKPD ke BKD ada pelaporan setiap bulan. Memang hanya berupa data masukan dalam bentuk pelaporan yang seharusnya rutin dilakukan, itu tidak ada SOP-nya” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Hal ini juga senada dengan pernyataannya Bapak Mohammad Imaduddin, A.Md sebagai berikut: “Mengenai prosedur, sebenarnya untuk alur pelaksanaan sudah ada SOP-nya, alurnya masing-masing sudah ada mulai dari penyusunan formasi yang digunakan sebagai acuan kerja di intern Badan. Tetapi kalau dari SKPD ke BKD memang hanya berupa data masukan dalam bentuk pelaporan, hal itu memang seharusnya rutin dilakukan, tidak ada SOP-nya” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

119

Dari hasil wawancara diatas juga terlihat bahwa prosedur kerja untuk menghasilkan suatu ketetapan (SK) dilakukan berdasarkan prosedur kerja penetapan SK sesuai dengan jenis SK yang akan ditetapkan. Mengenai hal ini juga dikuatkan dengan keterangan yang diberikan Bapak Taufik Setyawan selaku operator komputer Bidang Mutasi sebagai berikut: “Kalau prosedur kerja di tiap-tiap bidang untuk menghasilkan suatu SK dengan memanfaatkan aplikasi SIMPEG, tentunya ada. Itu bisa dilihat di masing-masing bidang, seperti di Bidang Mutasi ini, tentu ada prosedur kerja yang telah ditetapkan untuk pembuatan SK kenaikan pangkat” (Wawancara 23 Juni 2009).

Selanjutnya, berdasarkan keterangan yang diberikan oleh Bapak

Lisino

Soares,

S.STP

selaku

Kasubbid

Dokumentasi

Pengelolaan Data Pegawai, BKD Surakarta tidak mempunyai kewajiban untuk melaporkan ke BKN ataupun BKD provinsi kecuali ada permintaan data dari BKN atau BKD Provinsi. Laporan yang rutin diberikan adalah berupa laporan pertanggung jawaban pada Walikota karena berkaitan dengan realisasi anggaran, hal ini diungkapkan dalam pernyataannya sebagai berikut: “Dari data input itu, kita nggak perlu melaporkan ke BKN ataupun BKD provinsi hanya bila dari provinsi meminta data. Sesuai permintaan mereka kita cukupi, tetapi memang kita sudah tidak memiliki hubungan hirarki kepada mereka dalam hal penginputan ini. Paling laporan dari kami hanya laporan SKPJ atau Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah karena berkaitan dengan realisasi anggaran, ini dilaksanakan tahunan, merupakan laporan tahunan pada Walikota, karena Walikota harus mempertanggungjawabkan” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

120

Namun apabila coba dilakukan crosscheck dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan BKD pasal 3 mengenai fungsi BKD yang menyebutkan bahwa salah satu fungsi BKD adalah: “Penyampaian informasi kepegawaian daerah kepada Badan Kepegawaian Negara” maka apa yang dijalankan di BKD Kota Surakarta belum selaras dengan Kepres No. 159 Tahun 2000 Tentang Pedoman Pembentukan BKD pasal 3 tersebut. Ketika hal ini dikonfirmasikan kepada Kepala Bidang Pengembangan Pegawai, peneliti mendapat keterangan bahwa BKD Surakarta menjalankan fungsi sesuai dengan Peraturan Walikota No. 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi, yang tidak menyebutkan bahwa BKD mempunyai kewajiban untuk melaporkan keadaan Pegawai di Pemerintah Kota Surakarta ke BKD Provinsi maupun kepada BKN. Kepala Bidang justru tidak mengetahui adanya Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 159 Tahun 2000 Tentang Pedoman Pembentukan BKD tersebut. Dari hasil penemuan di lapangan, terdapat surat disposisi dari BKD Provinsi Jawa Tengah kepada BKD Kota Surakarta untuk segera melaporkan perkembangan data mutasi kepegawaian, dimana didalam surat disposisi tersebut terlampir

daftar

rekapitulasi

Kabupaten/Kota

Se-Jateng

yang

melaporkan mekanisme kepegawaian ke Tingkat Provinsi, dan BKD Surakarta tidak pernah melaporkan mekanisme kepegawaian selama tahun 2008. Peneliti melihat tidak adanya pelaporan ke BKD Provinsi

121

dan BKN ini disebabkan karena terdapat 2 pandangan yang berbeda dari Pemerintah Kota Surakarta dan Pemerintah Pusat. Di tingkat Pemkot Surakarta merasa bahwa BKD selaku Badan yang bertanggung jawab mengatur bidang kepegawaian tidak memiliki kewajiban pelaporan kepegawaian ke Tingkat Provinsi maupun Pusat atas dasar Peraturan Walikota No. 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi, sedangkan di tingkat Pusat merasa bahwa BKD di tingkat Pemda mempunyai kewajiban melaporkan keadaan kepegawaian kepada BKD tingkat Provinsi berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 159 Tahun 2000 Tentang Pedoman Pembentukan BKD untuk membuat Laporan kepada Badan Kepegawaian Negara (BKN). Kemudian, perihal tidak adanya prosedur pengumpulan input data ini sebagaimana diungkapkan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP juga diakui oleh Kepala Bidang Pengembangan Pegawai, Ibu Ariani Indriastuti, SH yang mengutarakan bahwa walaupun tidak ada prosedur kerja (SOP) terkait pengumpulan input data tersebut namun dalam realitasnya tidaklah menghambat pelaksanaan SIMPEG (Wawancara tanggal 30 Mei 2009). Akan tetapi menurut peneliti, meskipun hal tersebut tidak menghambat pelaksanaan SIMPEG namun sebenarnya keberadaan prosedur kerja penting untuk menyamakan persepsi dan langkah dalam melaksanakan kegiatan. Terlebih BKD Surakarta sebagai organisasi publik merupakan organisasi yang mengikuti perspektif positif dengan

122

ciri struktural dimana BKD adalah bagian dari hirarki yang ada dalam Pemkot Surakarta. Sehingga serangkaian prosedur yang mengarah pencapaian tujuan merupakan instrumen pokok yang harus ditetapkan sebelum semuanya dilakukan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisasi. Sementara itu, dari pihak intern BKD sendiri dalam mengelola data yang masuk, pelaksanaan prosedur ini dapat dilihat dari pelaksanaan prosedur kontrol untuk menjamin pelaksanaan standar kerja.

B.2.2. Prosedur Kontrol Prosedur

kontrol

adalah

prosedur

yang

menspesifikasi

bagaimana proses dapat dikontrol. Dalam sistem komputer sejumlah kontrol harus diletakkan di tempat yang mendapatkan keamanan, ketepatan

dan

privasi

data

sehingga

kegiatan

sistem

akan

menghasilkan produk informasi yang layak dan akuntabel bagi pemakai informasi. Prosedur kontrol ini meliputi kontrol keamanan, kontrol ketepatan, dan kontrol privasi. Ketiga prosedur kontrol ini sudah dilakukan oleh BKD dalam menjalankan SIMPEG. Sebelum data masukan dimasukkan ke dalam sistem informasi, dilakukan prosedur kontrol untuk memutakhirkan data. Hal ini dilakukan untuk menjamin data yang masuk ke dalam sistem tidak terjadi kesalahan dan

tidak

disalahgunakan

oleh

pihak-pihak

yang

tidak

123

bertanggungjawab. Untuk lebih jelasnya, mengenai pelaksanaan prosedur kontrol yang telah dilakukan oleh BKD akan dipaparkan sebagai berikut: a. Kontrol ketepatan Kontrol ketepatan dilakukan untuk memastikan data yang masuk ke dalam sistem adalah data yang benar dan akurat. Kontrol ketepatan sudah dimulai dari proses input hingga output dengan pengecekan kebenaran data secara manual oleh pegawai. Selain itu juga telah ada penjagaan secara otomatis dari program aplikasi SIMPEG sejak pengembangan SIMPEG pada tahun 2007 dijalankan, yaitu bila data yang dimasukkan ke dalam SIMPEG tidak sesuai dengan data masternya, data tersebut tidak akan masuk. Dengan otomasi ini, dapat dipastikan bahwa data yang masuk ke dalam SIMPEG merupakan data yang valid dan tidak terjadi duplikasi. Prosedur dalam kontrol ketepatan dimulai sejak data diterima dari SKPD kemudian dicek kebenarannya. Misalnya pada data usulan kenaikan pangkat untuk Bidang Mutasi Pegawai, data usulan yang masuk dari SKPD ke BKD sebelum diproses lebih lanjut akan dikoreksi terlebih dahulu secara manual, apakah data yang diberikan sudah sesuai dan memenuhi syarat untuk proses kenaikan

pangkat

atau

belum.

Kemudian

dilakukan

juga

pengecekan dengan penjagaan melalui SIMPEG, secara otomatis

124

SIMPEG akan menyaring apakah usulan data pegawai tersebut memenuhi syarat untuk kenaikan pangkat. Jika tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka data pegawai yang bersangkutan tidak akan muncul, meskipun telah terdaftar dalam usulan kenaikan pangkat. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan dan kecurangan dalam proses kenaikan pangkat. Demikian

juga

dengan

perubahan

data

pegawai,

untuk

memasukkan perubahan data diklat misalnya, dilampirkan SK diklat pegawai yang bersangkutan, sehingga pihak BKD dapat mengecek kebenaran data sebelum data didalam SIMPEG dirubah. Namun kontrol ketepatan ini justru dirasa menghambat Bidang Mutasi Pegawai untuk melaksanakan tugas Kenaikan Pangkat (KP). Masalah terjadi pada saat penjagaan dilakukan dengan otomasi, data pegawai yang keluar menjadi lebih sedikit, padahal data yang diminta oleh Kepala adalah seluruh data pegawai yang diusulkan oleh SKPD, sehingga dapat dilakukan pertimbangan oleh atasan kenaikan pangkatnya. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan selaku Operator Komputer Bidang Mutasi Pegawai sebagai berikut: “Masalahnya pada sistem penjagaan. Sebelum ada usulan KP masuk kita buat penjagaan kenaikan pangkat. Kalau yang dimaui sama atasan itu kan biar tahu dulu nanti baru diseleksi. Kalau sekarang kan sistemnya terlalu banyak filter jadi data yang keluar kan sedikit” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

125

Hal ini diatasi dengan menggunakan SIMPEG lama untuk menginput data-data KP setelah data diperoleh secara keseluruhan, data di-update-kan kembali ke dalam SIMPEG baru. Cara ini tidak mempengaruhi validitas data karena setelah itu data dikontrol kembali saat pengusulan kenaikan pangkat. Masalah penjagaan secara otomatis ini memang diakui membuat proses input data menjadi lebih lama oleh beberapa staf yang peneliti wawancarai. Namun demikian, seluruh staf pelaksana SIMPEG tersebut juga menyadari bahwa SIMPEG saat ini sedang dalam proses pemutakhiran data, sehingga kedepannya pasti akan memudahkan kerja mereka karena seluruh data sedikit demi sedikit akan menjadi valid. Hal ini dapat terlihat pada wawancara yang telah dibahas sebelumnya mengenai kualifikasi pegawai. Berdasarkan keseluruhan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan, dapat dilihat adanya masalah dalam kontrol ketepatan, yakni belum adanya kesesuaian antara program dengan kebutuhan pengguna di Bidang Mutasi Pegawai. Untuk itu, perlu ditinjau kembali penggunaan penjagaan program SIMPEG untuk Bidang ini. Karena sebuah sistem yang digunakan harus diusahakan untuk sesuai dengan kebutuhan pengguna, dalam arti dapat memuaskan. b. Kontrol keamanan

126

Kontrol

keamanan

dimaksudkan

untuk

menghindari

kerusakan dan ketidakakuratan data. Prosedur kontrol keamanan ini dilakukan sejak data masuk ke BKD melalui laporan perubahan data pegawai oleh SKPD. Arsip yang masuk ke BKD diproses dengan menyimpan data perubahan ke dalam komputer server, kemudian menyimpan arsip di Bidang Kesekretariatan, untuk selanjutnya dilakukan backup data ke dalam CD setiap bulan. Hal ini

dilakukan

untuk

menghindari

adanya

kehilangan

dan

menanggulangi terjadinya kerusakan pada database. Seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Muhamad Imaduddin, A.Md sebagai berikut: “Untuk menanggulangi kehilangan atau kerusakan data kita back up ke CD itu sekitar sebulan sekali” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Selain backup data dengan CD, data-data SIMPEG juga disimpan berupa hard file dengan mem-print out data idealnya setiap bulan sekali. Namun hal ini belum maksimal dilakukan satu bulan sekali karena memang datanya sangat banyak, seperti yang diungkapkan

oleh Bapak

Moh.

Imaduddin,

A.Md

selaku

Administrator Jaringan sebagai berikut: “…selain itu ada juga yang di print dan disimpan dalam bentuk hard file. Idealnya ini juga dilakukan satu bulan sekali, tetapi karena data terus berubah, jadi tidak harus sebulan sekali kami print out” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

127

Kemudian untuk menanggulangi kehilangan data selama ini memakai recovery data dan akronis. Penggunaan recovery data ini digunakan untuk mencari kembali data yang telah hilang. Namun, kehilangan data jarang sekali terjadi. Yang sering terjadi bukanlah kehilangan data karena gangguan komputer tetapi karena yang bersangkutan lupa dimana menyimpan data. Hal ini seperti yang diungkapkan Bapak Imaduddin sebagai berikut: “Selama ini sebenarnya jarang terjadi kehilangan data..cuma kadang yang sering terjadi itu sebenarnya bukan hilang tetapi yang selama ini terjadi adalah yang bersangkutan itu lupa menyimpan dimana. Karena selama ini kita mapping dengan komputer-komputer lain. Sebenarnya masing-masing sudah ada user ID, dengan user ID itu bisa dipakai di komputer mana pun, tetapi kadangkadang masih ada yang menyimpan tidak di tempatnya masing-masing” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Kemudian berdasarkan keterangan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan pegawai, kontrol keamanan yang ada

saat

ini

sebenarnya

belum

sempurna

seperti

yang

direncanakan, karena kurangnya anggaran untuk pengadaan server. Hal ini juga dibenarkan oleh pernyataan Bapak Moh. Imaddudin, A.Md selaku Administrator Jaringan sebagai berikut : “Idealnya kan harus ada back up servernya. Back up server sebagai server cadangan. Server cadangan itu dipakai kalau biasanya server utamanya itu ada kendala atau kalo kadang kita kan butuh roll back data. Kalau kita mengubahnya pada di server tanpa ada backup datanya itu kan riskan, riskan kalau terjadi kerusakan data” (Wawancara tanggal 15 Juni 2009).

128

Dari wawancara yang telah dilakukan, sebenarnya tidak ada hambatan dalam pelaksanaan kontrol keamanan, namun fasilitas yang menunjang adanya kontrol keamanan belum sesuai dengan rencana pembangunan program SIMPEG, hal ini terkait dengan ketersediaan dana. Pemilihan media penyimpanan juga sudah didasarkan pada perkembangan teknologi, kebutuhan penyimpanan, dan efisiensi. Kapasitas penyimpanan juga telah memenuhi kebutuhan, serta jenis penyimpanan yang digunakan sudah memenuhi standar SIM modern. Hal ini membuktikan upaya yang dilakukan BKD dalam menyediakan fasilitas penunjang penyimpanan yang baik dan dapat memenuhi kebutuhan. Pengarsipan data dengan hard file juga menunjukkan keseriusan BKD dalam memelihara data yang telah ada. c. Kontrol Privasi Kontrol privasi telah dijalankan di dalam pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta dengan cara pembatasan kewenangan pegawai

dalam

menggunakan

SIMPEG,

caranya

dengan

menggunakan sistem management user yang memungkinkan pengaturan

akses

pengguna

sesuai

dengan

level

dan

kewenangannya dengan cara menggunakan password-password yang berbeda sesuai dengan level (Bidang) kerjanya. Hal ini seperti

129

yang telah disampaikan oleh Bapak Muhamad Imaduddin,A.Md, selaku pelaksana SIMPEG sebagai berikut: “…Privasi data dengan manajemen user dengan pembatasan kewenangan. Misalnya pada user KP, kita beri kewenangan khusus untuk pengelolaan KP, ketika dia login dengan user KP, maka menu yang lain tidak aktif” (Wawancara tanggal 9 Juni 2009).

Peneliti melihat dengan adanya kontrol dengan menggunakan sistem management user ini akuntabilitas data lebih dapat dijalankan, karena hak perubahan data hanya diberikan kepada mereka yang bertanggungjawab dan memiliki kewenangan. Kontrol privasi ini sangat penting, untuk menanggulangi penyalahgunaan data serta membuat pelaksana SIMPEG sebagai user lebih berhati-hati dalam mengelola SIMPEG. Sistem

management

user

dilakukannya publikasi data-data

ini

juga

memungkinkan

yang diperuntukkan bagi

masyarakat umum, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Moh. Imaduddin, A.Md selaku Administrator Jaringan sebagai berikut: “Dengan managemen user ini juga memungkinkan untuk publikasi data, jadi dapat disaring informasi yang bisa diberikan kepada stakeholders atau masyarakat umum. Biasanya yang menggunakan data ini dari mahasiswa yang melakukan penelitian, BPS, Taspen, Bank-bank seperti BPN dan BTN, juga instansi-instansi yang membutuhkan data kepegawaian” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009). Berdasarkan menyimpulkan

petikan

bahwa

wawancara

pelaksanaan

kontrol

dilaksanakan dengan baik oleh BKD Surakarta.

diatas privasi

peneliti sudah

130

B.3. Pelaksanaan Alur Kerja SIMPEG Setelah mengetahui Sumber Daya Manusia dan pelaksanaan prosedur yang dijalankan, untuk dapat menggambarkan pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta dengan lebih jelas, di dalam pelaksanaan prosedur kerja yang telah disebutkan diatas, dapat dirinci adanya pelaksanaan alur kerja SIMPEG. Di dalam pembahasan ini, peneliti akan menyajikan hasil penelitian mengenai alur kerja sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang telah peneliti lakukan di BKD Kota Surakarta meliputi Sub Sistem Input, Sub Sistem Proses, dan Sub Sistem Output sebagai berikut:

B.3.1. Sub Sistem Input (Data Masukan) Di dalam rangkaian kegiatan pelaksanaan SIMPEG yang dijalankan oleh BKD Surakarta, subsistem input merupakan proses awal dari sebuah perjalanan arus informasi. Dalam sub sistem input ini dikumpulkan data masukan dari SKPD-SKPD di lingkungan pemerintah Kota Surakarta maupun bidang-bidang kerja yang berada di internal BKD. BKD sebagai instansi pelaksana dari SIMPEG berkewajiban untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan data kepegawaian dari masingmasing SKPD. Sedangkan untuk mengetahui bahwa suatu sistem itu merupakan sistem informasi yang baik, dapat dilihat dari informasi yang masuk ke dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan itu

131

harus merupakan informasi yang tepat, dalam hal ini informasi itu harus memenuhi kulitas informasi. Karakteristik untuk mengidentifikasi sistem informasi yang berkualitas, yaitu dapat dilihat dari: a. Dimensi Isi dan Bentuk Keberadaan SIMPEG di BKD Surakarta tidak lepas dari program pengisian Formulir Isian Pegawai (FIP) yang pada awalnya telah dikeluarkan oleh Kantor Pusat Data Elektonik (KPDE) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah. Data yang digunakan sebagai masukan database SIMPEG adalah seluruh data PNS yang tercatat didalam Formulir Isian Pegawai (FIP) yang diedarkan ke seluruh SKPD oleh BKD, kecuali pada pengangkatan pegawai baru sejak pengangkatan CPNS. Data pegawai baru memang telah di catat oleh BKD ke dalam SIMPEG melalui pemberkasan CPNS dan pengangkatan PNS. Hal ini seperti informasi yang diungkapkan oleh Bapak Lisino Soares S.STP selaku Kasubid Dokumentasi dan Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: “Input data ini kita patokanya pada FIP...Semua mengacu dari FIP… jika semua sudah terpenuhi dan sudah valid maka program bisa kita gunakan”(Wawancara Tanggal 8 Juni 2009). Juga dikuatkan dan ditambahkan oleh pernyataan Bapak Moh. Imaddudin, A.Md selaku Administrator Jaringan dalam pelaksanaan SIMPEG sebagai berikut: “Kalau untuk sekarang datanya bisa dilihat dari apa saja bisa dilihat dari FIP, seperti itu data yang dimasukkan ke dalam SIMPEG. Input datanya di mulai sejak pemberkasan CPNS, kemudian setiap ada penambahan atau perubahan data dimasukkan sehingga menjadi data yang sekarang” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

132

Ditambahkan pula oleh Ibu Ariani Indriastuti,S.H. selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai bahwa input data juga di dapatkan dari formulir pelaporan perubahan data pegawai setiap bulan yang dilakukan oleh SKPD dalam pernyataannya sebagai berikut: “Bentuk input datanya adalah formulir-formulir yang setiap bulan diedarkan ke SKPD dan bentuknya sudah sesuai ketentuan peraturan dari Menpan. Sedangkan untuk formulir laporan setiap bulan sudah ada ketentuan formatnya dari BKD” (Wawancara tanggal 30 Juni 2009).

Kemudian dikuatkan dan ditambahkan kembali dengan pernyataan Bapak Lisino Soares, S.STP berikut ini: “Untuk perubahan data dari SKPD kita punya kok formulir per bulan. Jadi tiap bulan harus melaporkan. Ketika ada perubahan menambah jumlah atau mengurangi jumlah, kita ubah data nya. Jadi form itu sebagai fungsi penjagaan. Setiap perubahan dia punya kewajiban juga melampirkan FIP bila ada perubahan data. Dari SKPD sudah punya form FIP-nya, jadi begitu ada perubahan FIP ini harus dilampirkan, lain hal pada perubahan pendidikan, dengan melampirkan ijazah. Jadi kita punya bukti konkritnya” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Dari seluruh hasil wawancara diatas, dapat diketahui pula bahwa bentuk FIP sesuai dengan form yang telah ditentukan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan). Data-data yang ada di dalam Formulir Isian Pegawai (FIP) tersebut menjadi acuan dalam pemrograman SIMPEG. Selanjutnya setiap terdapat perubahan data pegawai dilaporkan melalui pengiriman formulir pelaporan rutin oleh SKPD kepada BKD setiap bulan. Pelaporan ini menggunakan formulir rekapitulasi perubahan

133

data pegawai yang formatnya telah ditentukan oleh BKD. Di dalam pelaporan ini, jika terdapat perubahan data, maka FIP dan bukti fisik wajib dilampirkan pada pegawai yang mengalami perubahan data. Maka dapat dikatakan bahwa data input (masukan) adalah formulir laporan rekapitulasi perubahan data pegawai dan Formulir Isian Pegawai (FIP) yang diisi oleh pegawai atau pun SKPD. Isi input data tersebut mencakup data personal pegawai secara detail. Berdasarkan bentuk dan isi FIP serta formulir perubahan data setiap bulan, dapat dikatakan isi dan bentuk input sudah jelas dan lengkap. Hal ini dikuatkan oleh pernyataan Ibu Dra. Sri Muldyahatmi, PNSD Dinas Dikpora saat ditanyakan mengenai kejelasan isi dan bentuk FIP saat pengisian yang menyatakan: “...tidak ada kesulitan, kalau tidak tahu tinggal tanya ke KTU (Kantor Tata Usaha) mana yang tidak jelas. Tapi selama ini jelas dan tidak ada kesulitan” (Wawancara tanggal 21 Juni 2009).

Hal senada juga dinyatakan oleh Ibu Ida Angklaita, salah satu PNSD Dinas Kesehatan Surakarta sebagai berikut: ”Iya pernah.. Kalau dalam pengisian paling hanya repot bongkar berkas saja. Tetapi isiannya sudah jelas dan tidak ada kesulitan untuk memahami. Menurut saya bentuk dan isi dari Formulir Isian pegawai ini sudah jelas dan mudah dipahami” (Wawancara tanggal 3 Agustus 2009).

Setelah data-data tersebut masuk ke BKD dan dilakukan pengecekan data yang masuk dengan tanda bukti terlampir kemudian perubahan data dimasukkan ke dalam database SIMPEG dimana pada saat itu pula juga terjadi pengecekan kebenaran data yang masuk dengan

134

otomasi komputer. Disini terlihat bahwa dalam proses input data masih mengandalkan kemampuan manual pegawai. Namun ketika data diketikkan ke dalam komputer, sistem komputasi melakukan penjagaan otomatis dengan tidak menerima duplikasi data dan perbedaan data dengan data master. Dari sini terlihat adanya kolaborasi antara kemampuan personel dan teknologi komputasi yang digunakan dalam menjamin validitas data yang masuk ke dalam SIMPEG. b. Dimensi Waktu BKD Surakarta sebagai Badan yang bertugas mengelola seluruh data kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta telah berupaya mendapatkan data-data pegawai secara detail dan akurat dari berbagai SKPD, untuk itu peran aktif dari SKPD juga sangat dibutuhkan agar input data tidak tersendat dan pelaksanaan manajemen kepegawaian dapat dilakukan dengan baik dan tepat waktu. Diakui oleh Kepala Bidang Pengembangan Pegawai bahwa ketepatan waktu pelaporan perubahan data pegawai seringkali melebihi waktu yang telah ditentukan. Hal ini terlihat dari pernyataan Ibu Ariani Indriastuti, SH. berikut: “Terkadang pengiriman laporan lebih dari satu bulan, tetapi dipastikan meskipun terlambat, SKPD selalu melaporkan perubahan data pegawainya. Jika terlalu lama tidak melaporkan, padahal data akan dipakai, kita ingatkan melalui telepon, biasanya langsung dikirim setelah itu” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Dalam kasus tertentu, berdasarkan keterangan dari Kepala Bidang Pengembangan Pegawai dan salah satu staf di BKD Surakarta, BKD

135

melakukan pengambilan data pegawai dengan mendatangi langsung lokasi yang belum mengirimkan perubahan data. Hal ini terjadi di Dinas Dikpora, karena jumlah pegawai di Dinas ini cukup banyak dan tersebar di berbagai sekolah, administrasi kepegawaian Dinas Dikpora sendiri masih belum tertib, sehingga untuk menanggulanginya, BKD mendatangi sendiri ke sekolah terkait. Mengenai hal ini seperti yang disampaikan oleh Ibu Ariani Indriastuti, S.H. selaku Kepala Bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Tapi kalau memang terlambat BKD langsung mengambil lewat sekolah, karena jika menunggu akan memakan waktu lama. Tetapi sekarang sudah membaik, biasanya kalau terlambat dan BKD sudah menelpon, langsung mengirimkan personelnya untuk mengantarkan data karena juga sudah ada koordinasi” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Pernyataan ini juga dibenarkan oleh Bapak Moh. Imaduddin, A.Md sebagai berikut: “Oh… soal itu, iya benar.. Memang kemarin kita mengambil langsung dari sekolah, karena sekarang guru-guru masih menjadi satu dengan pegawai Disdikpora. Terlalu lama jika menunggu pelaporan itu” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Hal ini mengindikasikan keseriusan BKD untuk mendapatkan data yang lengkap dan tepat waktu. Dalam rangka pengumpulan data, BKD juga telah melakukan koordinasi dengan SKPD dengan komunikasi melalui telepon, dengan surat edaran, dan jika perlu sekali BKD mengumpulkan bagian-bagian kepegawaian dari SKPD-SKPD. Untuk itu diperlukan pula kerjasama dari pihak SKPD terkait untuk memperbaiki

136

administrasi kepegawaian di instansinya serta kedisiplinan dalam pelaksanaan pelaporan sesuai dengan komitmen yang telah disepakati. Didalam manajemen partisipasi pegawai dalam penerapan itu sendiri paling menentukan kesuksesan pelaksanaan suatu sistem informasi. Partisipasi ini dilihat dari pelaksanaan tanggung jawab, hubungan pengguna dengan sistem, dan penanganan berkaitan dengan pelaksanaan tugas. Dari intern BKD sendiri, disebutkan oleh salah satu staf bahwa terdapat masalah pada saat penginputan yakni pada pegawai kadang ada perubahan data tetapi tidak segera dimasukkan ke dalam SIMPEG karena berkas yang dicari tidak ada, hal ini disebabkan banyaknya berkas yang harus di-entry ke dalam program SIMPEG. Mengenai hal ini juga telah disebutkan sebelumnya mengenai spesialisasi pegawai, bahwa karena adanya perangkapan tugas maka terkadang data SIMPEG tidak segera diupdate. Disini nampak masih adanya kekurangan dalam hal keterlibatan dan partisipasi pemakai (user involvement and participation), yakni mengenai pertanggungjawaban, keterlibatan pemakai, dan perilaku pemakai. Hambatan lain dalam pelaksanaan input ini adalah mengenai sumber daya manusia dari pihak SKPD. Kurangnya kesadaran untuk melakukan tertib administrasi membuat pihak SKPD kurang peduli pada masalah administrasi kepegawaian. Hal ini diungkapkan Ibu Ariani Indriastuti, SH. sebagai berikut:

137

“Kendala dalam pelaksanaan SIMPEG ini berkaitan dengan sumber daya dari SKPD, karena SDM dari SKPD lain juga seharusnya memiliki kesadaran pentingnya melakukan tertib administrasi kepegawaian” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Hal senada juga diungkapkan oleh Bpak Lisino Soares, S.STP dalam pernyataan berikut: ”Kendalanya itu bukan hanya dari BKD tetapi juga dari SKPD. Untuk dapat melaksanakan SIMPEG ini dengan baik kompetensi SKPD juga sangat diperlukan. Kalau SDM dan kesadaran tertib administrasi dari SKPD belum optimal, akan berimbas juga pada pelaksanaan di BKD” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Pentingnya administrasi kepegawaian juga harus disadari bersama, karena kesalahan atau keterlambatan data akan merugikan kedua belah pihak. Selain itu proses input data ini juga sangat dipengaruhi oleh pelaksanaan kerja oleh pegawai. Dalam pelaksanaan input data saat ini memang terdapat perbedaan dengan input data sebelum pemrograman ulang SIMPEG dilakukan. Sehingga sedikit terkendala pada pembiasaan pegawai. Dalam SIMPEG yang berjalan sekarang, pegawai dituntut untuk lebih teratur dalam melakukan input data karena masing-masing bagian memang sudah ada pembatasan sesuai tupoksinya selain itu form isian input juga lebih banyak dan terpisah-pisah sehingga menuntut ketekunan dan kecermatan yang lebih. Hal ini juga diakui oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan selaku operator komputer di Bidang Mutasi Pegawai: “Iya kalau SIMPEG sekarang sepertinya tidak efisien ya… lebih lama. Kalau yang dulu kita ngentri aja. Dulu kan mandiri. Sekarang harus entri kalau ada kesalahan kita kembali lagi ke SIMPEG baru ke e-arcvhieve. Data yang lama dihapus baru dipanggil lagi datanya”(Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

138

Hal tersebut dibenarkan oleh pernyataan Bapak Imaduddin, A.Md sebelumnya sebagai berikut: “Paling masalahnya memang sekarang dituntut untuk lebih teratur menyimpan data. Hambatannya hanya ketika beberapa user tidak menyimpan data pada tempatnya. Langkah mengatasinya dengan selalu mengingatkan saja agar menyimpan data pada tempatnya, agar mudah dicari” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Masalah tidak praktisnya input data ini seringkali terbentur dengan waktu deadline tugas yang harus dikejar. Akibatnya terkadang pegawai menggunakan SIMPEG lama untuk mengerjakan dan menyimpan data. Seharusnya data yang dikerjakan pada SIMPEG lama kemudian dipindahkan kembali ke SIMPEG baru, namun terkadang belum sempat dikerjakan karena dituntut untuk melaksanakan tugas lain. Hal ini menyebabkan sebagian data belum tersimpan di dalam SIMPEG baru. Mengenai hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Muh.Taufik Setyawan selaku operator komputer di Bidang Mutasi sebagai berikut: “Karena terlalu banyak filter jadi data yang tersaring sedikit. Dan waktu prosesnya sekarang manjadi lebih lama karena memang masih pengembangan. Cara mengatasinya dengan SIMPEG lama, yang pendidikannya ini nanti saya pindahkan ke SIMPEG yang baru lagi” (Wawancara 23 Juni 2009).

Terkait dengan penggunaan SIMPEG lama, dikuatkan pula oleh pernyataan Bapak Moh. Imaddudin, A.Md sebagai berikut: “Sebenarnya yang di-SIMPEG baru ini juga diberikan menu dengan interface yang dibuat sama dengan SIMPEG yang lama, tapi memang saya sendiri sengaja tidak menyarankan user untuk

139

menggunakan itu, jadi biar sekalian penyesuaian dengan sistem yang baru” (Wawancara tanggal 21 Juni 2009).

Berkaitan dengan masalah ini, berimbas pula pada beberapa data pegawai yang belum lengkap. Data yang tidak lengkap dikosongkan dengan cara memberi simbol-simbol pada data yang masih kosong agar data tetap dapat diproses. Hal ini sangat berpengaruh pada kelengkapan input data, seperti informasi yang diberikan oleh Bapak Moh. Imaduddin, A.Md sebagai berikut: “Biasanya sebelum SK itu keluar kita perbaiki data semaksimal mungkin. Biasanya kalau memang mepet sekali terus data berkasnya belum dapat, paling ada variabel data tertentu yang di kayak kemarin itu, misalnya nomor ijasahnya nggak tau ya ditulis xxxxxx…karena dari sistem itu kan lengkap. Lengkap itu ya walupun isinya xxxxx itu tadi. Makanya kenapa datanya setiap hari berubah itu karena setiap hari ada perbaikan meskipun tidak ada penerimaan data baru” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

B.3.2. Sub Sistem Proses Merupakan suatu tahap berikutnya dalam perjalanan arus informasi, dimana di dalam SIMPEG ini merupakan mekanisme pengolahan data untuk kemudian di simpan ke dalam suatu database. Didalam pengolahan data di dalam database ini akan sangat mengacu pada sistem software dan hardware yang efektif sehingga memperoleh output sesuai dengan kebutuhan. a. Database Data-data yang disimpan dalam data base ini adalah data pegawai yang masuk ke dalam BKD dari laporan-laporan kepegawaian rutin,

140

laporan perubahan data pegawai, dan Formulir Isian Pegawai (FIP). Hal ini seperti yang disampaikan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP selaku Kasubid Dokumentasi dan Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: “Database di sini berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data, yang kemudian dimasukkan ke dalam SIMPEG dan setelah masuk langsung diproses menjadi bank data jadi sewaktu-waktu kita sudah siap datanya. Jadi pada intinya kita sudah siap data” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Didalam sub sistem proses ini, data yang masuk dari seluruh unit kerja

diolah

dan

digolong-golongkan

sehingga

nantinya

akan

menghasilkan output data yang konsisten dengan input data. Hasil akhir yang nantinya dihasilkan pada output data harus sesuai dengan proses pengolahan yang ada. BKD Surakarta sudah melakukan penjagaan kesesuaian data, yaitu dengan menggunakan penggolongan-penggolongan data menjadi data master, data pegawai dan data transaksi. Data master berisi menu-menu untuk pembuatan tabel referensi, dengan kata lain digunakan untuk menyimpan data yang sifatnya tidak berubah (statis), perubahannya hanya untuk penambahan. Penggunaan data master ini sebagai data acuan, dimana pengisian data yang lain juga harus mengacu pada tabel master ini. Penjagaan yang dilakukan BKD yaitu, jika data yang inputkan tidak sesuai dengan data master, maka data tersebut tidak bisa masuk ke dalam sistem. Hal ini seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Moh. Imaduddin, A.Md sebagai berikut: “Data master itu isinya berarti menu-menu yang kaitannya nanti untuk tabel referensi … Data referensi itu tabel acuan … Berarti nanti pengisian di data transaksinya itu harus mengacu ke situ …

141

Kalau tidak sesuai dengan yang di tabel masternya itu mesti tidak bisa masuk … dia data statis. Perubahannya itu paling untuk penambahan” ( Wawancara tanggal 15 Juni 2009).

Kemudian input data yang masuk digolongkan juga ke dalam data pegawai dan data transaksi. Data pegawai ini sebenarnya untuk melihat tampilan pegawai dan data-data pegawai secara khusus, dimana data itu tidak diperlukan dalam proses kepegawaian yang lain. Sedangkan data transaksi digunakan untuk menyimpan data yang setiap saat bisa berubah (bersifat dinamis). Form pendataan pada menu data transaksi merupakan form yang berbasis data berkas. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Bapak Moh. Imaduddin,A.Md sebagai berikut: “Data pegawai itu…Sebenarnya data pegawai itu hanya untuk melihat tampilan pegawai.Terus kalau yang untuk data transaksi itu berisi transaksi kepegawaiannya” (Wawancara Tanggal 15 Juni 2009).

Dari proses diatas dapat dilihat bahwa sub sistem proses disini merupakan kelanjutan dari input data yaitu dengan memasukkan input data ke dalam aplikasi SIMPEG dengan menggolongkan data-data yang diterima sesuai kebutuhan. Penggolongan data dalam database SIMPEG dapat dirinci sebagai berikut:

142

Tabel 3.2 Penggolongan data dalam database SIMPEG di BKD Surakarta Data Master terdiri dari: Data Agama, Data Jenjang Pendidikan, Data Bahasa, Data Propinsi, Data Kabupaten, Data Fakultas, Data Jurusan, Data Status Perkawinan, Data Status Anak, Data Jabatan, Data Pangkat, Data Gaji Pokok PNS, Data Kenaikan Pangkat, Data Diklat, Data Pelanggaran Disiplin, Data Organisasi, Data Status Perkawinan, Data Jenis Pegawai, Data Jenis Mutasi, Data Jenis Cuti, Data Penyakit, Data Status Pegawai. Data Pegawai terdiri dari: Data Berkas CPNS, Data Induk Pegawai, Pendataan Catatan Kesehatan, Pendataan karpeg, Pendataan Karis/Karsu, Pendataan Askes, Pendataan NPWP, Pendataan Taspen, Pendataan izin kawin, Pendataan Izin cerai Data Transaksi terdiri dari: Pengangkatan CPNS, Pengangkatan PNS penuh, Pendataan diklat pra jabatan CPNS, Pendataan Diklat Pegawai, Pendataan Penataran Pegawai, Pendataan Pelatihan Pegawai, Pendataan Seminar Pegawai, Pendataan Tugas Luar Pegawai, Pendataan Kenaikan Pangkat, Pendataan mutasi jabatan, Pendataan kenaikan gaji berkala, Penyesuaian masa kerja, Pendataan Izin Tugas belajar, Pendataan Kembali dari Tugas Belajar, Pendataan kukuh gelar, Pendataan Keorganisasian, Pendataan Penghargaan Pegawai, Pendataan penguasaan bahasa, Pendataan cuti pegawai, Pendataan pelanggaran disiplin, Pendataan bebas tugas (Sumber: Laporan Realisasi Pembangunan SIMPEG Kota Surakarta 2007).

Pengklasifikasian data ini dilakukan untuk memudahkan user mengambil data untuk kemudian digunakan masing-masing bidang untuk melaksanakan tugas. Didalam pengolahan data ini akan sangat mengacu pada sistem software dan hardware yang efektif sehingga memperoleh output sesuai dengan kebutuhan.

143

b.

Hardware (Perangkat Keras) Pada dasarnya proses pengembangan, perubahan dan perbaikan

sistem sangat terkait dengan pelengkapan/peralatan sistem. Penggunaan komputer sebagai media di dalam menjalankan sistem informasi mutlak dibutuhkan karena dengan adanya komputer tersebut telah menempatkan komputer sebagai pengolah data di dalam kedudukan yang sangat penting. BKD dalam melaksanakan SIMPEG juga tidak lepas dari adanya sarana komputer tersebut. Dimana teknologi komputerisasi merupakan aspek penunjang di dalam SIMPEG itu sendiri. BKD sebagai pelaksana dan pengembang dari SIMPEG memang diharuskan memiliki berbagai sarana pendukung. Sampai saat ini BKD sudah memiliki sejumlah perangkat keras pendukung dan sebuah laboratorium komputer seperti yang dikemukakan oleh Bapak Lisino Soares, S.TP sebagai Subbagian Dokumentasi dan Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: “Di sini ada laboratorium komputer untuk mendukung pelaksanaan SIMPEG. Perangkat keras seperti komputer dan perangkatnya, termasuk printer, dll sudah memenuhi. Selain ada lab, di masingmasing bidang juga ada komputer dan printer. Totalnya ± ada 20 komputer. 7 di lab komputer dan lainnya tersebar di bidangbidang” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Penggunan peralatan komputer tersebut juga telah dilengkapi dengan printer dan scanner. SIMPEG yang ada di BKD Surakarta menggunakan teknologi perangkat keras komputer dengan perangkat keras pendukung seperti memory, hard disk, monitor, CD room, printer. Pada saat ini jumlah komputer yang ada di BKD sudah mencukupi karena

144

didukung adanya laboratorium komputer untuk mendukung pelaksanaan SIMPEG. Memang tidak tidak semua komputer tersebut kondisinya baik dan sudah terdapat aplikasi SIMPEG. Diantara 20 komputer yang ada terdapat 9 komputer yang dilengkapi dengan aplikasi SIMPEG. Minimal disetiap bidang terdapat satu buah komputer yang terdapat aplikasi SIMPEG. Untuk menjalankan aplikasi SIMPEG dan menyimpan database SIMPEG, digunakan sebuah komputer server, dimana idealnya harus terdapat backup server sebagai server cadangan seperti yang telah diungkapkan dalam kontrol keamanan sebelumnya. Jadi, perangkat keras yang dipakai dalam SIMPEG di BKD Surakarta terdiri dari dua spesifikasi yaitu server dan work station (client), dimana terdapat 1 server dan komputer client yang ada di laboratorium komputer dan dan work station (client) yang ada di bidang-bidang minimal satu komputer dengan aplikasi SIMPEG di setiap Bidang. Spesifikasi hardware yang digunakan untuk pelaksanaan SIMPEG di BKD Surakarta dapat dirinci sebagai berikut: a. Hardware komputer server: 1. Prosessor Pentium IV 2,4 Ghz 2. Hardisk 2x120 GB 3. Memory RAM 2GB 4. Monitor 15’ 5. DVD RW 6. LAN Card

145

b. Workstation / Client (di laboratorium komputer) 1. Prosesor Pentium IV 2,4 Ghz 2. Hardisk 80 GB 3. Memory RAM 1 GB 4. Monitor/ LCD (15’/ 17’) 5. CDRW c. Printer Laserjet 4 unit Deskjet 7 unit Dotmatrix 2 unit (A3) dan 1 unit (A4) UPS 3 unit Namun penggunaan komputer client di bidang-bidang lain bervariasi,

hal

ini

diungkapkan

oleh

Bapak

Imaduddin

selaku

Administrator jaringan sebagai berikut: “Beberapa klien bervariasi tetapi semuanya Pentium 4. Yang di lab komputer ada 7 komputer, satu komputer server dan 3 komputer yang terdapat program SIMPEG. Sisanya di bidang-bidang” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Peralatan ini sudah digunakan secara maksimal, karena mulai dari pemrosesan data hingga pencetakan SK sudah dilakukan menggunakan teknologi komputasi. Hanya saja kondisi komputer dan printer sangat kontras di Bidang-bidang. Di Bidang pengembangan misalnya, kondisi komputer baik dan mencukupi, demikian juga di Bidang sekretariatan, namun di Bidang Mutasi dan Pembinaan dan kesejahteraan Pegawai kondisi komputer kurang baik dan sering terjadi masalah (trouble). Hal ini

146

dibuktikan dengan ungkapan Bapak Muh. Taufik Setyawan selaku Operator Komputer Bidang Mutasi Pegawai: “Sarana dan prasarana belum mencukupi. Komputernya kurang ya…kalau pekerjaannya banyak itu ya menghambat… Komputernya ada 2 di bidang mutasi. Keduanya ada aplikasi SIMPEGnya. Kalau printernya ada satu tapi sudah akhir. Sudah mau dimasukkan gudang itu” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Hal senada juga dikatakan oleh Ibu Viriani Noviasari Dewi, S.Sos selaku pelaksanan SIMPEG di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai sebagai berikut: “Komputer disini yang ada aplikasi SIMPEG-nya baru satu. Kalau komputernya yang satu itu sering henk. Kalau printernya ada 2, kondisisnya baik. Jadi saya sih cenderungnya kalau butuh SIMPEG ya langsung ke laboratorium komputer aja” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Kondisi yang hampir sama dikemukakan oleh Bapak Fakhtul Muslimin selaku Operator Komputer di Bidang Diklat sebagai berikut: “… kalau komputer kebetulan memang agak lama. Dapat bagian yang komputer lama. Dulu 3 tinggal 2. Yang terakhir itu karena banyak error jadi belum digunakan lagi, biasanya ya ke laboratorium kalau butuh SIMPEG...” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Hal ini mengakibatkan meskipun di Bidang-bidang telah tersedia komputer namun untuk menggunakan program SIMPEG masih sering dilakukan di laboratorium komputer. Kondisi yang berbeda terlihat di Bidang Pengembangan Pegawai dan Bidang Keskretariatan yang kondisi komputernya baik. Berdasarkan keterangan yang diberikan oleh beberapa staf, Bagian Pengembangan

147

Pegawai memang merupakan pusat pemeliharaan dan pelaksanaan SIMPEG sehingga komputer yang ada seluruhnya dalam kondisi baik. Disamping itu juga karena Laboratorium Komputer berada di Bidang Pengembangan Pegawai ini. Sedangkan Bidang Kesekretariatan kondisi sarana dan prasarananya dapat dipastikan baik, karena mengurusi keuangan Badan, sehingga kebutuhan akan sarana prasarana lebih cepat ditindak lanjuti. c. Software (Perangkat Lunak) Perangkat

lunak

yang

digunakan

dalam

SIMPEG

pada

pengembangan tahun 2007 telah mengalami pembaruan. Perangkat lunak disini adalah berupa teknologi software yang digunakan dalam aplikasi SIMPEG. Perangkat lunak komputer dapat digolongkan menjadi 3, yaitu bahasa pemrograman, perangkat lunak sistem, dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak (software) yang digunakan di BKD Surakarta berupa aplikasi-aplikasi program yang pada dasarnya menggunakan Window Server 2003 pada komputer server dan window XP pada komputer client sebagai sistem operasi (operating system) nya. Sedangkan untuk aplikasi SIMPEG menggunakan Delphi dan PHP, serta database yang

digunakan

adalah

database

oracle

9.1

sebagai

bahasa

pemrogramannya, sedangkan sistem jaringannya dengan window land mapping, seperti keterangan Bapak Muhamad Imaduddin, A.Md. selaku pelaksana SIMPEG di bidang Pengembangan Pegawai sebagai berikut: “Program software yang dipergunakan sebagai penunjang pelaksanaan SIMPEG adalah sistem operasi window 2003, aplikasi

148

SIMPEG Delphi, PHP, dengan data basenya oracle 9.1, sistem jaringannya window dengan LAN” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Dari perangkat lunak tersebut kemudian dibuat aplikasi-aplikasi program dari berbagai sistem informasi yang tercakup di dalam SIMPEG di BKD Surakarta. Perangkat lunak yang digunakan dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di BKD Surakarta dapat dirinci sebagai berikut: 1) Window Server 2003 (komputer server) 2) Window XP (komputer client) 3) Aplikasi SIMPEG menggunakan Delphi for PHP 4) Database Oracle 9.1 Berdasarkan spesifikasi diatas peneliti melihat software yang digunakan sudah memenuhi kebutuhan untuk membuat aplikasi SIMPEG. Dalam pelaksanaan SIMPEG, perangkat lunak yang digunakan dirasa sudah berjalan baik karena memungkinkan untuk terus dilakukan pengembangan dengan software yang ada.

B.3.3. Sub Sistem Output (Hasil Keluaran) Setelah data-data input diproses, kemudian informasi dihasilkan dan diberikan kepada perangkat output. Output merupakan suatu hasil dari proses perjalanan informasi untuk kemudian digunakan dalam rangka memberikan informasi yang berguna bagi pelaksanaan fungsi BKD dalam menjalankan manajemen dan pelayanan kepegawaian. Output dari

149

SIMPEG ini nantinya juga digunakan sebagai sumber informasi guna pengambilan keputusan di bidang kepegawaian. Dimana wujud dari pelaksanaan SIMPEG di BKD ini adalah Surat-surat Keputusan, Informasi Kepegawaian, rekapitulasi PNSD, Bizzeting, Daftar Urut Kepegawaian, Analisa Baperjakat dan banyak lagi informasi yang dihasilkan untuk digunakan sebagai sumber informasi baik bagi pelaksanan tugas intern BKD Surakarta sendiri maupun untuk stakeholders. Untuk mengetahui bahwa informasi yang dihasilkan tersebut merupakan informasi yang memenuhi kulitas informasi maka karakteristik untuk mengidentifikasi sistem informasi yang berkualitas dapat dilihat dari: a. Dimensi Bentuk Output data dapat dibedakan menjadi dua, yaitu hard-copy dan soft-copy. Media yang digunakan untuk output data dalam bentuk hardcopy adalah printer dan disimpan juga di dalam program SIMPEG sebagai soft-copy yang dapat diakses kembali bilamana diperlukan. Untuk bentuk hard-copy, output yang biasanya dihasilkan adalah Surat-surat Keputusan, rekapitulasi data PNSD, Bizzeting, ataupun Daftar Urut Kepegawaian (DUK). Selama ini output yang dikeluarkan BKD ada yang terdapat standard bakunya, ada pula yang tidak. Output yang sudah ada standar bakunya yakni pada penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) karena nantinya akan digunakan untuk Baperjakat (Badan Pertimbangan Jabatan

150

dan Kepangkatan). Sedangkan format laporan yang lain sesuai dengan kebutuhan atau permintaan pengguna. Hal ini diseperti yang disampaikan oleh Bapak Imaduddin sebagai berikut: “Yang ada format bakunya itu DUK. Ini jadi memang kolomnya harus seperti ini. Kalau formatnya dari BKN. Kalau yang paling baku itu ini, karena nanti dipakai untuk Baperjakat” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Untuk output berupa SK yang dikeluarkan oleh BKD juga telah sesuai standard baku yang mengacu pada aturan dari BKN. Hal ini seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Lisino Soares, S.TP sebagai berikut: “Out put SIMPEG ini banyak ya… ada sekitar 40 bentuk output. Jadi output ini sudah mencakup semua data PNS, tinggal meminta data seperti apa, kita hanya mengeluarkan. Yang berupa lembaran atau print out itu SK misalnya, Untuk output SK itu kita harus mengacu standard. Kita mengacu pada aturan dari BKN. Jadi kalau output itu sebagai suatu produk hukum, kita ada standardnya” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Dari wawancara diatas juga dapat diketahui bahwa bentuk output dari SIMPEG ini dapat berkembang hingga memungkinkan menghasilkan output informasi yang bervariasi. Isi output ini juga dikeluarkan dalam bentuk rekap data, sehingga isi output sudah jelas, ringkas dan padat informasi. Beberapa SK dapat dicetak langsung dari program SIMPEG, dengan kata lain pembuatan SK tersebut sudah berjalan dengan otomasi. Diantaranya adalah SK Kenaikan Pangkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Mutasi Internal, SK Mutasi eksternal, dan SK ijin Belajar. Seperti

151

keterangan yang diberikan oleh Bapak Moh. Imaduddin,A.Md sebagai berikut: “Ini ada beberapa SK yang sudah siap dicetak dari SIMPEG, SK yang dapat langsung diolah di SIMPEG ini adalah yang sudah ada e-archive nya. Yaitu KP (Kenaikan Pangkat), KGB (Kenaikan Gaji Berkala), mutasi internal, mutasi eksternal, Ijin belajar” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

Dalam pengembangan selanjutnya, BKD merencanakan seluruh pengolahan data ini akan dilakukan melalui e-archive hingga pencetakan SK dapat dilakukan secara otomatis. Pembuatan e-archive dilakukan berdasarkan penggolongan data-data tersebut di dalam database. E-archive ini bersifat mengolah database, dengan kata lain setelah data tersimpan dalam database, segala perubahan data dilakukan pada e-archive. Dari penggolongan data tersebut kemudian ada yang sudah di buat e-archive sebagai tempat mengolah data secara otomasi ada pula yang belum, karena masih dalam proses pengembangan. Sebenarnya data transaksi yang ada didalam SIMPEG hanya untuk menguji kebenaran data, dengan kata lain data transaksi hanya aplikasi yang sifatnya sementara. Keberadaan menu data transaksi diperlukan untuk tetap memelihara data kepegawaian yang telah ada, selain itu, menu data transaksi juga sangat penting sebagai pengujian validitas transaksi data. Untuk melakukan perubahan data di dalam e-archive, cukup dengan memanggil NIP pegawai, seluruh variable yang dibutuhkan akan tersedia, kemudian data dirubah, dan dilakukan cetak Surat Keputusan melalui e-archive. Untuk selanjutnya, perubahan

152

data di update kembali ke dalam SIMPEG. Hal ini seperti informasi yang diberikan oleh Bapak Moh Imaduddin, A.Md sebagai berikut: “Dalam pengembangan ini kita membangun e-archive agar SK juga bisa dicetak langsung…Sebenarnya yang SIMPEG, itu kan karena ini pengembangannya bertahap ya… sebenarnya data transaksi yang ada di SIMPEG itu hanya istilahnya aplikasi sementara … untuk menguji … Kalau e-archieve itu kan sifatnya ini… dia mengolah database-nya … nah.. Ketika pegawai itu mengalami perubahan data. Nanti diproses e-archieve-nya itu kita panggil NIP nya, Itu nanti kan keluar semua variable yang kita butuhkan. Kita lakukan perubahan… sampai selesai, sampai SKnya dicetak melalui e-archievenya itu, terus setelah itu data di update kan ke SIMPEG lagi.” (Wawancara Tanggal 15 Juni 2009).

Layanan-layanan

yang

dapat

diproses

melalui

e-archive

diantaranya Kenaikan Gaji Berkala (KGB), Kenaikan Pangkat, Mutasi Internal Pegawai, Ijin belajar, pengangkatan CPNS dan PNS. Layananlayanan yang telah tersimpan dalam e-archive ini dapat langsung dicetak dalam bentuk SK. Sedangkan pada layanan-layanan kepegawaian yang belum ada e-archivenya, SK dibuat dengan Microsoft Office, Microsoft Word, atau Microsoft Exel namun kedepannya BKD Surakarta berencana untuk membangun e-archive pada seluruh layanan yang masih diproses secara manual. Hal ini seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Moh. Imaduddin,A.Md sebagai berikut: “Ini ada beberapa SK yang sudah siap dicetak dari SIMPEG, SK yang dapat langsung diolah di SIMPEG ini adalah yang sudah ada e-archive-nya. Yaitu KP (kenaikan Pangkat), KGB (Kenaikan gaji berkala), mutasi internal, mutasi eksternal, Ijin belajar, Pengangkatan CPNS dan pengangkatan PNS. Untuk yang belum ada e-archive nya SK dibuat dengan office, word, atau exel, setelah jadi SK baru diarsipkan di SIMPEG” (Wawancara tanggal 4 Juni 2009).

153

Kemudian ditambahkan di dalam wawancara selanjutnya dengan Bapak Moh. Imaduddin,A.Md sebagai berikut: “Ya itu nanti memang ada rencana dibuatkan tapi belum tau kapan. Sebenarnya pengembangannya masih banyak banget yang harus diperbaiki. Kendalanya karena ini dibuat oleh pihak ketiga jadi setiap perubahan harus melibatkan pihak ketiga tersebut, maksudnya dari pengembangan kemarin masih banyak yang harus dievaluasi sebelum kita mengembangkan pada hal yang lain” (Wawancara tanggal 21 juni 2009).

Untuk beberapa layanan yang belum dibuat e-archive, proses pembuatan SK sebagai output belum terotomasi. SIMPEG saat ini masih dalam tahap pengembangan kearah otomasi. Output SIMPEG juga telah dipergunakan oleh seluruh Bidang di BKD untuk melaksanakan tugasnya masing-masing. Di Bidang Diklat, informasi dari SIMPEG digunakan untuk membuat ijin SK tugas belajar dan ijin penggunaan gelar. Informasi yang didapatkan dari SIMPEG ini juga digunakan untuk pencarian data seperti pangkat terakhir, atau jabatan terakhir yang digunakan untuk penjagaan, sehingga dapat diketahui berapa CPNS atau PNS yang belum mengikuti diklat untuk direkomendasikan jika ada pengadaan Diklat. Jadi di Bidang Diklat, SIMPEG terutama digunakan untuk melakukan penjagaan penugasan Diklat bagi Pegawai Negeri Sipil. “Kalau untuk kepentingan data secara keseluruhan itu memang produk-produknya yang dihasikan dari Diklat itu kayak ijin SK tugas belajar, ijin belajar nanti diinputkan setelah produk itu diinputkan ke SIMPEG. Jadi hanya sebatas digunakan untuk menampung hasilnya itu tadi sama untuk pencarian data” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

154

Di Bidang Sekretariat, SIMPEG digunakan untuk pembuatan SK CPNS dan Pengangkatan PNS pada tahun 2008 yang lalu. SIMPEG juga digunakan untuk keperluan pendataan pemberkasan CPNS. Hal ini seperti diungkapkan

oleh

Bapak

Moh.

Syamsu

Rohman,

SE.

Selaku

penanggungjawab SIMPEG Bidang Sekretariat sebagai berikut: “Kalau di sekretarat itu untuk yang tahun kemarin itu kan yang pembuatan SK CPNS dan pengangkatan PNS…Output dari SIMPEG disini cuma SK pengangkatan PNS. Itu sudah sampai ke pencetakan disini” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Di Bidang Mutasi Pegawai, SIMPEG digunakan untuk pelaksanaan tugas Kenaikan Pangkat, mutasi keluar dan masuk, pengangkatan dan pemberhentian, pensiun, KGB (Kenaikan Gaji Berkala), mutasi guru ini internal di Surakarta, pengangkatan jabatan fungsional, baik sebagai bahan informasi dalam pelaksanaan tugas maupun dalam pembuatan Surat Keputusan. Mengenai hal ini sesuai dengan keterangan yang diberkan oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan selaku Operator Komputer Bidang Mutasi sebagai berikut: “Yang dihasilkan oleh bidang Mutasi, KP, mutasi keluar dan masuk, pengangkatan dan pemberhentian, pensiun, KGB (kenaikan Gaji Berkala), mutasi guru ini internal di Surakarta, pengangkatan jabatan fungsional” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai, informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG dapat digunakan untuk menelusuri riwayat personal

pegawai.

Data-data

SIMPEG

sangat

diperlukan

untuk

155

menetapkan dan menganalisis pelaksanaan hukuman disiplin, seperti yang diungkapkan

oleh

Ibu

Viriani

Noviasari

Dewi,

S.Sos

selaku

penganggungjawab SIMPEG di Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai sebagai berikut: “Kalau SIMPEG itu kalau disini kecenderungannya itu lebih ke informasi pegawai yang bersifat umum. Sebenarnya nggak output SIMPEG-nya yang digunakan, tetapi disini SIMPEG itu hanya sebagai tempat mendapatkan informasi mengenai daftar riwayat pegawai terkait untuk menganalisis pelaksanaan hukuman disiplin” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

b. Dimensi Waktu Untuk mencetak sebuah output berupa laporan rekapitulasi, format Surat Keputusan yang telah ada e-archive-nya, hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja, dan dapat dioleh secara otomatis dari database yang ada. Hal ini seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Lisino Soares, S.STP sebagai berikut: “…untuk output rekapitulasi sudah dapat langsung dilakukan otomatis. Proses cetaknya capat, tinggal print saja. Untuk SK juga begitu, SK yang sudah ada e-archive-nya itu sudah siap cetak, tinggal di print saja” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Sedangkan dalam hal ketepatan waktu keluarnya Surat Keputusan (SK), keluarnya SK diusahakan selalu tepat waktu. Hal ini berdasarkan keterangan beberapa staf serta Kepala Bidang, karena memang pertanggungjawabannya juga ke eksternal. Untuk pembuatan SK Mutasi Pegawai misalnya, keluarnya SK Kenaikan pangkat selalu tepat waktu,

156

yaitu sebelum Terhitung Mulai Tanggal (TMT). Hal ini seperti keterangan yang diberikan oleh Bapak Muh. Taufik Setyawan sebagai berikut: “Keluarnya SK Sebelum TMT, sebelum TMT biasanya sudah jadi. Misalnya SK itu 1 Oktober sebelumnya sudah jadi” (Wawancara tanggal 23 Juni 2009).

Output SIMPEG yang berupa informasi kepegawaian sudah dimanfaatkan secara optimal, bahkan dapat dikatakan sebagai ujung tombak manajemen kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Surakarta. Informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG juga digunakan oleh Kepala Badan

dan

kepegawaian.

Kepala

Bidang

untuk

melakukan

Untuk

Kepala

Badan,

SIMPEG

tugas

manajerial

digunakan

dalam

perencanaan program Kerja Tahunan Badan Kepegawaian Daerah dan untuk

membuat

kebijakan

di

Bidang

Kepegawaian,

seperti

penandatanganan Surat Keputusan Kepala Badan dan SK Mutasi Pegawai. SIMPEG juga digunakan oleh kepala Bidang. Misalnya, SIMPEG digunakan oleh Kepala Bidang Pengembangan Pegawai untuk berbagai perencanaan, seperti untuk menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan Badan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Ibu Ariani Indriastuti, SH. sebagai berikut: “Selama ini SIMPEG berperan besar dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian. Informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG dimanfaatkan untuk berbagai perencanaan. Kalau saya sendiri memanfaatkan informasi kepegawaian untuk keperluan penyusunan rencana strategis dan penyusunan program kerja tahunan Badan” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

157

Selain itu, informasi dari SIMPEG juga digunakan oleh Walikota Surakarta untuk menentukan pencalonan Kepala Badan. Hal ini dinformasikan oleh Kepala Badan Pengembangan Pegawai, Ibu Ariani Indriastuti, SH. sebagai berikut: “Dalam pencalonan Kepala Badan, dari SIMPEG dapat langsung memunculkan nama-nama kandidat yang telah memenuhi ketentuan, lengkap dengan seluruh data kepegawaiannya sehingga dapat langsung diberikan informasi lengkap kepada Walikota” (Wawancara tanggal 30 Mei 2009).

Informasi dari SIMPEG juga digunakan untuk kepentingan stakeholders yang lain, seperti Badan Pusat Statistik, untuk memperoleh data dan informasi Bidang Kepegawaian di Kota Surakarta. Mahasiswa juga mengambil data yang dihasilkan dari SIMPEG utnuk keperluan Penelitian.

Stakeholders

lainnya

adalah

bank-bank

negara

yang

menggunakan rekap data kepegawaian untuk keperluannya. Untuk mengetahui spesifikasi output SIMPEG di BKD Surakarta berdasarkan penggunanya dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 3.3 Spesifikasi Output Berdasarkan Penggunanya No

Pengguna

Output

1.

Walikota Surakarta

Nama-nama kandidat calon Kepala Badan yang memenuhi syarat dalam hal riwayat kepegawaian.

2.

Kepala BKD Surakarta

Informasi kepegawaian untuk merencanakan program kerja tahunan Badan Data dan informasi untuk membuat kebijakan di bidang kepegawaian Daftar riwayat pegawai untuk memutuskan kelayakan Kenaikan Pangkat PNS

158

3.

Sekretaris Badan

Rekapitulasi informasi PNS dan CPNS untuk keperluan pendataan PNS dan CPNS SK pengangkatan CPNS dan PNS

4.

Kepala Bidang Pengembangan Pegawai

Rekapitulasi keadaan pegawai untuk menyusun renstra dan proker tahunan Data-data kepegawaian yang dibutuhkan untuk menghimpun, mengolah, dan menyajikan data serta informasi untuk menyusun rencana strategis dan rencana tahunan Badan

7.

Kepala Bidang Diklat

Rekapitulasi data diklat PNSD untuk menyusun rencana diklat menajemen pemerintahan/ kepemimpinan dan untuk menyusun program kerja tahunan Bidang Diklat, Data penjagaan diklat, Data pegawai terkait pengiriman diklat, SK ijin belajar PNSD, Rekapitulasi daftar PNSD yang sudah mengikuti diklat untuk diolah, dikumpulkan, serta dianalisa.

8.

Kepala Bidang Mutasi Pegawai

Penjagaan data Kenaikan pangkat, data mutasi keluar dan masuk,rekap dan data pengangkatan dan pemberhentian PNS,rekap dan data penjagaan pensiun PNSD, data KGB (kenaikan Gaji Berkala), mutasi guru internal di Surakarta, data pengangkatan jabatan fungsional.

(Sumber: data diolah dari Laporan Analisa Beban Kerja tentang Tugas Manajerial Pegawai di BKD Surakarta).

SIMPEG sangat berperan dalam menghasilkan output berupa informasi. Dengan penggunaan SIMPEG ini informasi dapat disajikan secara cepat, tepat, dan sesuai dengan data yang diinput dari seluruh SKPD. Namun dalam proses pembuatan output tersebut masih beberapa kali terjadi masalah, masalah yang pernah muncul adalah terdapat data beberapa pegawai yang tidak muncul. Hal ini disebabkan karena data dari Bidang

tidak

lengkap

dan

tidak

dikomunikasikan

ke

Bidang

Pengembangan Pegawai sejak awal, akibatnya ada data pegawai yang

159

tidak muncul di SIMPEG. Padahal sudah didesak waktu keluarnya output. Upaya yang dilakukan BKD untuk mengatasi hal ini yaitu dengan melacak daftar master. Salah satu contoh kasus yang terjadi baru-baru ini adalah tidak munculnya data 5 orang pegawai. Hal ini diatasi dengan melacak data masternya, tatapi hal ini terkadang juga mengalami kendala saat tempat asal SKPDnya tidak terisi, hal ini coba diatasi lagi dengan mengecek data dari SKPD lalu mengontak SKPD yang bersangkutan dan dilakukan kroscek data. Hal ini disampaikan oleh Bapak Lisino Soares,S.TP selaku Kepala Subbidang Dokumentasi dan Pengelolaan Data Pegawai sebagai berikut: ”Kemarin pernah ada data yang tidak muncul. Bila datanya tidak lengkap dan dari Bidang tidak mengkomunikasikan sejak awal. Jadi ada data yang hilang. Padahal kita sudah didesak waktu... Kontrolnya dari sini jika ada kejadian seperti itu, dia akan masih tercover, jadi didata master masih ada. Karena itu kita lacak masternya, tapi sulitnya bila yang belum ada itu dari SKPDnya tidak tersisi, kita kesulitan melacaknya. Ini baru terungkap ketika data akan digunakan. Kita mau melacak dia dari Dinas mana itu sulit. Kita bukannya tidak mau menyelesaikan ini tapi memang waktunya mendesak dan sulit. Mengatasinya, misalnya harus keluar SK, SKPD kan juga mengeluarkan usulan kenaikan pangkat, kita lihat itu, jadi kita kontak SKPD-SKPD itu, jadi dari SKPD itu mungkin belum kirim, atau bilangnya iya, tetapi belum sampai. Komunikasi pengin seperti itu, begitu macet tapi tidak laporan ke kami. Jadi kita tidak tahu, karena kita lakukan secara manual ya seperti itu. Seolah-olah kan terlambat itu. Masalahnya kadangkadang antara bidang dengan kami” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Peneliti kemudian mengkonfirmasikan hal ini kepada Bapak Moh. Imaduddin, A.Md selaku Administrator Jaringan dan sebagai pelaksana yang menangani program SIMPEG secara langsung. Ternyata hal tersebut

160

terjadi karena memang datanya belum lengkap, dan ini diatasi dengan memberikan variabel data tertentu pada data yang masih kosong, sehingga SK tetap dapat dicetak. Hal ini sebagai penjagaan agar keluarnya output selalu tepat waktu, seperti informasi yang diberikan sebagai berikut: “Biasanya sebelum SK itu keluar kita perbaiki data semaksimal mungkin. Biasanya kalau memang mepet sekali terus data berkasnya belum dapat, paling ada variabel data tertentu yang di kayak kemarin itu, misalnya nomor ijasahnya nggak tau ya ditulis xxxxxx. Tetapi tetap bisa keluar SK, karena dari sistem itu kan lengkap. Lengkap itu ya walaupun isinya xxxxx itu tadi. Kalu kosong ya tidak bisa keluar. Makanya kenapa datanya setiap hari berubah itu karena setiap hari ada perbaikan meskipun tidak ada penerimaan data baru” (Wawancara tanggal 8 Juni 2009).

Dari hasil konfirmasi tersebut ternyata peneliti menemukan masalah yang dihadapi saat pelaksanaan output berhubungan dengan input data yang dilakukan sebelumnya. Berdasarkan masalah yang muncul diatas, terlihat bahwa belum seluruhnya data pegawai terisi dengan data yang lengkap. Meskipun terdapat beberapa permasalahan seperti kasus tersebut, output dari SIMPEG harus semaksimal mungkin dapat disampaikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan tidak melampaui batas waktu yang ditentukan. Setelah mengetahui pelaksanaan alur kerja SIMPEG yang meliputi Sub Sistem Input, Sub Sistem Proses, dan Sub Sistem Output secara singkat dapat dilihat alur proses sistem informasi manajemen kepegawaian yang dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Surakarta sebagai berikut:

161

Gambar 3.2 Alur Kerja SIMPEG di BKD Surakarta

INPUT SKPD FIP dan Laporan perubahan data pegawai

PROSES Database SIMPEG BKD Data Master Data Pegawai Data Transaksi

OUTPUT Rekapitulasi-rekapitulasi informasi kepegawaian Surat Keputusan Riwayat Kepegawaian PNSD

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) melakukan input data dari Formulir Isian Pegawai (FIP) dan laporan perubahan data pegawai yang diperoleh dari SKPD. Kemudian data yang masuk dimasukkan ke dalam database SIMPEG dengan digolong-golongkan ke dalam data master, data pegawai dan data transaksi untuk selanjutnya diproses menjadi output sesuai dengan kebutuhan dan permintaan. Output SIMPEG ini berupa informasi kepegawaian yang digunakan oleh BKD Surakarta untuk pelaksanaan tugas dan fungsi Badan serta informasi yang dibutuhkan oleh stakeholders, sesuai dengan permintaan. Secara konkrit output SIMPEG berbentuk rekapitulasi-rekapitulasi informasi kepegawaian, suratsurat keputusan dan riwayat kepegawaian PNSD. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

162

Setelah dikemukakan hasil penelitian dan analisis data dalam penelitian ini, kemudian akan dirumuskan adanya kesimpulan yang megarah pada jawaban pertanyaan dalam perumusan masalah.

1. Pelaksanaan SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Surakarta Pelaksanaan sistem informasi manajemen kepegawaian saat ini ternyata telah mengalami perubahan yang cukup signifikan baik dari sisi teknologi yang digunakan dalam program SIMPEG maupun pada kualitas data. Pengembangan SIMPEG telah dilakukan secara berkelanjutan dengan menyesuaikan kebutuhan, kemampuan dan tuntutan yang ada. Perubahan yang merupakan progress terbesar adalah validitas data SIMPEG di BKD Surakarta karena selain penjagaan secara otomatis di dalam program SIMPEG, BKD juga telah melakukan pemutakhiran data (pembaruan data). Dapat dikatakan pula saat ini tidak ada duplikasi data serta kesalahan data pegawai sudah jauh berkurang dibandingkan sebelum pengembangan. Di dalam konteks pelaksanaan sistem ini, penulis melihat pelaksanaan berdasarkan Sumber Daya Manusia (SDM), Pelaksanaan Prosedur, Pelaksanaan alur kerja sistem (subsistem input, subsistem proses dan subsistem output). Disisi sumber daya manusia (SDM), sebenarnya BKD Surakarta telah memiliki SDM dengan kualifikasi yang baik dilihat dari latar belakang pendidikannya, perencanaan SDM-nya pun sudah baik, terbukti dengan adanya spesialisasi pegawai yang sesuai dengan standard

163

pelaksanaan sistem informasi, hanya saja dalam prakteknya tugas-tugas yang diberikan belum sesuai dengan tugas sebenarnya dari spesialis sistem informasi itu sendiri. Sedangkan disisi pelatihan, telah dilakukan pelatihan berupa pembelajaran oleh pihak rekanan selama 3 bulan selama pengembangan program SIMPEG. Pembagian informasi sudah dilakukan setiap ada penambahan aplikasi baru atau saat ada pengembangan SIMPEG. Hal ini membantu pegawai dalam menerima program dengan bentuk aplikasi baru. Hanya saja pelatihan yang diberikan oleh rekanan ini hanya dilakukan pada pengguna rutin SIMPEG di masing-masing Bidang. Dimana pengguna SIMPEG di masing-masing bidang yang mengikuti pelatihan tersebut secara otomatis menjadi pengampu penggunaan SIMPEG di Bidangnya. Pelatihan yang dilakukan masih kurang bila dilihat dari sisi kuantitas peserta maupun penyelenggaraan. Pelatihan yang dilakukan di BKD Surakarta masih terfokus pada tingkat personel yang mengoperasikan (operating personel). Idealnya, pendidikan mengenai sistem baru dilakukan juga di tingkat pemakai informasi (users), termasuk didalamnya semua unsur manajemen, yakni Kepala Bidang khususnya pada Bidang Pengembangan Pegawai. Karena masalah yang sebenarnya dihadapi sebuah sistem bukan hanya pada pelaksanaan saat itu, tetapi juga pada pengembangan selanjutnya. Di dalam SDM sebenarnya terdapat satu bagian penting selain pelaksana sistem itu sendiri, yakni manajer yang mana disini memiliki jabatan sebagai Kepala Bidang Pengembangan Pegawai. Manajer

164

bersikap terbuka pada perubahan, hal ini ditandai dengan pengembangan yang terus dilakukan secara berkelanjutan. Kepala Bidang menyadari pentingnya perbaikan teknologi. Namun pelatihan yang pernah dilakukan hanya dalam ranah praktis, yakni cara pemakaian program SIMPEG, dan hanya ditujukan untuk pemakai rutin. Dalam hal ini BKD Surakarta cenderung menyerahkan pengembangan SIMPEG pada pihak ke tiga atas dasar pertimbangan dana yang turun. Dari sisi pelaksanaan prosedur, belum ada prosedur kerja tertulis, dan hanya merupakan kesepakatan antara BKD dengan SKPD dalam hal pelaporan perubahan data. Hal ini berimbas pada pelaporan perubahan data kepegawaian dari SKPD yang melebihi waktu yang telah disepakati, yakni satu bulan sekali, meskipun koordinasi dengan SKPD juga sudah diupayakan oleh BKD Surakarta. Kemudian berdasarkan penemuan di lapangan, ternyata masih terdapat dua peraturan yang berbeda yang digunakan sebagai pelaksanaan tugas Badan, yakni di tingkat pusat terdapat Keppres RI No. 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan BKD dan di tingkat daerah (Kota Surakarta) terdapat Peraturan Walikota No. 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi. Perbedaan antara dua peraturan ini adalah dalam Keppres RI No. 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan BKD pasal 2 salah satu fungsi BKD adalah menyampaikan informasi kepegawaian daerah kepada BKN, namun di dalam Peraturan Walikota No. 28 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tupoksi

165

hal ini tidak disebutkan, sehingga berimbas pada pelaporan data ke tingkat pusat yang pada tahun 2008 lalu belum dilakukan. Pelaksanaan prosedur kontrol telah dilakukan oleh BKD Surakarta, yang meliputi kontrol ketepatan data dengan pengecekan manual data yang masuk dan dengan otomasi didalam program komputerisasi; kontrol keamanan dengan melakukan backup data, menyimpannya dalam bentuk hard file, serta menggunakan server berkapasitas besar, hanya saja masih belum tersedia backup server untuk menanggulangi kerusakan komputer server; sedangkan kontrol privasi dilakukan dengan penggunaan password dan management user sehingga data tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berhak mengakses data. Alur kerja SIMPEG telah berjalan sesuai dengan alur yang harus dijalani dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajmen (SIM), yakni mencakup sub sistem input, sub sistem proses, dan sub sistem output. Di dalam proses pelaksanaan SIMPEG itu sendiri, pengumpulan data oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta dari unit-unit Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) masih dilaksanakan secara manual. Hanya antara bidang-bidang intern BKD yang terintegrasi dengan menggunakan Local Area Network (LAN). Meskipun pengumpulan masih dilakukan secara manual, namun hal ini beralasan untuk menjamin validasi data yang masuk, yakni agar data masuk bersama berkas sebagai syarat administrasi. Untuk isi dan bentuk input sudah jelas, dan lengkap. Namun, masih

166

ditemui input data yang tidak tepat waktu, baik dari sisi SKPD ataupun dari sisi intern BKD. Disisi sub sistem proses, database sudah difungsikan secara optimal, pengolahan data juga telah dilakukan secara optimal, di bidang teknologi komputerisasi dan informasi juga telah mancukupi karena adanya laboratorium komputer, hanya saja masih terjadi ketimpangan kondisi perangkat keras di bidang-bidang, hal ini dapat menghambat efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kerja pegawai. Penggunaan software juga telah sesuai dengan kebutuhan. Teknologi software yang digunakan telah memperhitungkan kebutuhan ke depan dan perkembangan teknologi informasi. Sedangkan disisi subsistem output, output dari SIMPEG ini telah dimanfaatkan oleh seluruh pihak baik di tingkat staf di bidang-bidang, Kepala Subbidang, Kepala Bidang, sampai dengan Kepala Badan untuk menjalankan fungsi BKD dan pengambilan keputusan, dengan kata lain data yang diperoleh dari SIMPEG telah menjadi ujung tombak dari manajemen kepegawaian yang dilakukan oleh BKD. Selain itu, output juga telah dimanfaatkan oleh stakeholders yang berkepentingan. Output yang dihasilkan selama ini selalu tepat waktu, terutama untuk output yang berupa ketetapan (Surat Keputusan) serta relatif sedikitnya masalah yang timbul dalam pelaksanaan serta penanganan masalah yang dilakukan oleh BKD tidak pernah memakan waktu lama sehingga mengganggu pelaksanaan SIMPEG. Namun masih terjadi permasalahan dalam

167

subsistem output, yakni masih adanya data pegawai yang tidak dapat dimunculkan. Hal ini terkait dengan kelengkapan input data.

2. Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan SIMPEG Hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan SIMPEG antara lain masih kurangnya keterlibatan dan tingkat partisipasi pemakai terkait pembiasaan pegawai pada sistem baru. Hambatan lain yang terjadi yakni masih kurangnya pelatihan dari Pemerintah Daerah dan Pemerintah Pusat berkaitan dengan pelaksanaan SIMPEG. Selain itu, tidak ada prosedur kerja (SOP) terkait pengumpulan input data dapat menghambat pelaksanaan input data. Keberadaan prosedur kerja penting untuk menyamakan persepsi dan langkah dalam melaksanakan kegiatan. Terlebih BKD Surakarta sebagai organisasi publik merupakan organisasi yang mengikuti perspektif positif dengan ciri struktural dimana BKD adalah bagian dari hirarki yang ada dalam Pemkot Surakarta. Sehingga serangkaian prosedur yang mengarah pencapaian tujuan merupakan instrumen pokok yang harus ditetapkan sebelum semuanya dilakukan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisasi. Disamping itu, masih terdapat dua peraturan yang berbeda yang digunakan sebagai pelaksanaan tugas Badan, yakni di tingkat pusat dan di tingkat Daerah. Kemudian hambatan yang timbul dalam pelaksanaan alur kerja sistem salah satunya juga muncul karena kurangnya konsistensi pemakai dengan sistem informasi yang baru, disamping masalah kuantitas pegawai

168

yang masih terdapat rangkap jabatan di bidang-bidang tertentu. Dalam pelaksanaan alur kerja sistem ini juga terdapat hambatan yang disebabkan karena ketimpangan kondisi hardware, khususnya komputer dan printer yang ada di bidang-bidang yang menghambat pelaksanaan tugas. Dengan merujuk pada tiga bahasan utama diatas, peneliti menyimpulkan bahwa pelaksanaan SIMPEG dapat dikatakan telah berjalan dengan baik karena telah memberikan kontribusi yang besar bagi pelaksanaan fungsi Badan yakni untuk melaksanakan proses manajemen Kepegawaian pada seluruh Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) dalam lingkup Pemerintahan Kota Surakarta. Namun, pelaksanaan SIMPEG ini dapat dikatakan belum optimal, karena masih mengalami beberapa hambatan dan masalah yang disebabkan oleh beberapa kekurangan dalam pelaksanaannya. BKD Kota Surakarta sebenarnya memiliki potensi yang tinggi untuk dapat mengembangkan SIMPEG menjadi jembatan menuju reformasi kepegawaian.

B. Saran Dalam realisasi dari hasil penelitian ini dapat dirumuskan suatu rekomendasi dan saran yang sifatnya rasional. Oleh karena itu saran yang dapat ditunjukkan dalam penutup penelitian ini adalah:

169

a. Berdasarkan belum adanya pelatihan

yang diselenggarakan oleh

Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah terkait pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen,

maka

peneliti

menyarankan

diadakannya

pendidikan atau pelatihan untuk menambah wawasan dan pengetahuan baik di tingkat staf pelaksana (operating personel) ataupun di tingkat manajer yakni Kepala Bidang Pengembangan Pegawai. b. Hambatan pada pelaksanaan SIMPEG yang berkaitan dengan kuantitas pegawai di beberapa Bidang dapat diatasi dengan menegakkan disiplin pegawai, sehingga saat data sudah siap di-update, segera di-update-kan kedalam SIMPEG agar tidak terjadi keterlambatan update data. c. Ketimpangan ketersedian perangkat keras pendukung dapat diatasi dengan pemerataan ketersediaan komputer di setiap Bidang, terutama pada komputer dengan aplikasi SIMPEG. d. Disediakannya backup server karena merupakan perangkat yang sangat penting mengingat server SIMPEG memegang peranan yang sangat vital dalam menyimpan seluruh informasi kepegawaian PNSD di lingkungan Pemkot Surakarta. e. Kerjasama antara Badan Kepegawaian Daerah Surakarta dan Dinas Komunikasi dan Informatika sebaiknya dilakukan. Hal ini untuk mengatasi pemenuhan kebutuhan data bagi stakeholders dan masyarakat yang membutuhkan informasi tentang keadaan pegawai di Pemkot Surakarta dan sebagai sarana komunikasi antara BKD Surakarta dengan

170

SKPD untuk dapat lebih mengontrol pelaporan perubahan data pegawai dari SKPD. DAFTAR PUSTAKA

Buku: Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Davis, Gordon. B. 1974. Management Information System: Conceptual Foundations, Structure and Development. New York: Mc.Graw Hill. Faisal, Sanapiah. 2003. Penelitian Kualitatif: Dasar-dasar dan Aplikasi. Malang: YA3. Goetz, J.P. dan LeCompte, M.D. 1984. Ethnography and Qualitative Design In Educational Research. New York, NY: Academic Press, Inc. Hani, Handoko T. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Hasibuan, Malayu S, P. 1987. Manajemen: Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta: CV. Haji Masagung. John, Lofland dan Lyn H. Lofland. 1984. Analizing Social Settings: A Guide to Qualitative Observation and Analysis. Second Edytion. London: Wadsworth Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Kumorotomo, Wahyudi dan Subando Agus Margono. 2004. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gajah Mada University Press. Laudon, Kenneth C dan Laudon, Jane, P. 1991. Management Information System: Organization and Tecnology in the Network Enterprise. New Jersey: Prentice Hall International Edition. Lucas, Henry J. 2000. Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga. Manullang. 1984. Management Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia Balai Aksara.

171

McLeod Jr. Raymond dan George P, Scell. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-10. Terj. Ali Akbar Yunianto dan Afia,R. Jakarta: Salemba Empat. McLeod, Raymon. 2006. Management Information System. New Jersey: Premtice Hall. Miles, Matthew B. dan Michael Huberman. 1992. Analisis Data Kualitatif. Terj. Tjetjep Rohendi Rohidi. Jakarta: UI-Press. Moekijat. 1991. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PT. Remaje Rosdakarya. Moeljono, Djokosantoso. 2003. Budaya Korporat dan Keunggulan Korporasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Moleong, Lexy J. 1995. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya Musanef. 1983. Manajemen Kepegawaian di Indonesia. Jakarta: Gunung Agung. Nitisemo, Alex S. 1982. Manajemen Personalia: Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Ghalia Indonesia. Norman K. Denzin dan Yvonna S. Lincoln. 1994. Handbook of Qualitative Research. California: Sage Publications. O’Brien, James. 2001. Management Information Systems; Managing Information Techology in The Internet Worked Enterprise. New York: McGraw Hill. Parker Charles S. 1989. Management Information Systems: Strategy and Action. Singapore: McGraw-Hill Publishing Company. Saksono, Slamet. 1988. Administrasi Kepegawaian. Yogyakarta: Kanisius Scott, George M. 2004. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Siagian, P Sondang. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Bumi Aksara Surakhmad, Winarno. 1978. Dasar dan Tehnik Research Pengantar Metodologi Ilmiah. Bandung: Penerbit “TARSITO” Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset.

172

Sutopo, H B. 2002. Pengantar Penelitian Kualitatif. Surakarta: Pusat Penelitian UNS. Suyanto, M. 2005. Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Thoha, Miftah. 1983. Administrasi Kepegawaian Daerah. Jakarta Timur: Ghalia Indonesia. Utomo, Warsito. 2006. Administrasi Publik Baru Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Vredenbregt, Jacob. 1978. Metode dan Teknik Penelitian Masyarakat. Jakarta: PT Gramedia Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Penelitian dan Karya Ilmiah: Susartono, dkk. 2003. Implementasi Sistem Dalam Manajemen Informasi Akademik Pada Program Studi Administrasi Negara. Penelitian. Universitas Sebelas Maret. Sujalmini, Wiwit. 2003. Studi Deskriptif Kualitatif Tentang Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Surakarta. Skripsi. Universitas Sebelas Maret.

Makalah dan Jurnal: Caldelli, Andre dan Marisa Luisa Parmigiani. 2004. “Management Information System- A Tool for Corporate Sustainability.”Journal of Business Ethics. Kluwer Academic Publisher, hal. 159-171. Expanded academic ASAP. “Balancing HR Systems with Employee Privacy (Human Resource Information System)”. HR Focus 83.11 (November 2006): hal. 11. McCarthy, Shawn P,. 2007. “A Government IT Manifesto”. Government Computer News. 26.27 (Oktober 2007): hal. 43.

173

Vaughan, Paula, J,. 2001. “System Implementation Success Factors; It’s Not Just the Tecnology”. University of Colorado at Boulder. Diakses melalui http://www.edu/resource/SystemimplementationSuccesFac/148284 pada 9 Juni 2009.

Internet: Data BPS tahun 2008 dalam http://yanrehsos.depsos.go.id/index.php?option=com_content&task=view&id =126&Itemid=11 diposting 12 Juli 2008, diakses pada 25 Juni 2009. http://www.gecko.web.id/implementasi-ti/pengantar-sistem-informasimanajemen-pegawai/ Mochtar, Masni Rani,. 2008. “Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E-Government dalam Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian.” www.bkn.go.id/pidato/inka.htm; diakses pada tanggal 9 Oktober 2008. Nugroho, Rino. A, 2009. “Pengantar Sistem Informasi rinoan.staff.uns.ac.id; diakses pada tanggal 15 April 2009.

Manajemen”.

www.surakarta.go.id; diakses pada tanggal 3 Februari 2009.

Peraturan dan Perundang-undangan: Undang-undang Republik Indonesia No. 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah. Undang-undang Republik Indonesia No.43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas UU No.8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian. Keputusan Presiden Republik Indonesia No.159 Tahun 2000 Tentang Pedoman Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah Republik Indonesia. Keputusan Mendagri No. 17 Tahun 2000 Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Peraturan Walikota Nomor 28 Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tupoksi Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta

Sumber Lain:

174

Badan Informasi dan Komunikasi. 2006. Buku Informasi Kota Sala. Surakarta: BIK Kota Surakarta.