IMIR Front Office Felhasználói Kézikönyv

IMIR 2007-2013 FRONT OFFICE - FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV PARTNERI JELENTÉS BENYÚJTÁSA AUSZTRIA-MAGYARORSZÁG HATÁRON ÁTNYÚLÓ EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM 2007-2013 Kiadás: 1.

Verzió 57.017

Oldalszám: 1 / 45

IMIR 2007-2013 Front Office Felhasználói Kézikönyv Hazai projekt partnerek részére Az Ausztria - Magyarország Határon átnyúló Együttműködési Programban (projektrész szint)


Verzió 57.017

Oldalszám: 2 / 45

TARTALOM T A R T A L O M ...............................................................................................................................................2 1. B e v e z e t és.............................................................................................................................3 2. S z o f t v e r k e z e l é s i k o n v e n c i ó k .....................................................................3 2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.3.

3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.2.1. 3.1.2.2. 3.1.2.3. 3.1.2.4. 3.1.2.5. 3.1.2.6. 3.1.2.7. 3.1.2.8. 3.1.3. 3.2. 3.3.

4. 5. 6. 6.1. 6.2.

Mező használati konvenciók .........................................................................................................3 Gomb használati konvenciók ........................................................................................................7 Adatszintű gombok ......................................................................................................................7 Képernyőszintű gombok..............................................................................................................8 Felhasználói konvenciók ...............................................................................................................8 F R O N T O F F I C E A L K A L M A Z Á S H A S Z N Á L A T A ...............................9 CREATE NEW PARTNER REPORT menüpont ..............................................................................11 Overview......................................................................................................................................13 Sheets to fill in .............................................................................................................................14 Main data.....................................................................................................................................15 Invoices ........................................................................................................................................17 Revenues .....................................................................................................................................24 Indicators .....................................................................................................................................27 Transfers from the LP ..................................................................................................................29 Budget costs ................................................................................................................................31 Financial Progress ........................................................................................................................32 Risk Management........................................................................................................................35 Attachments ................................................................................................................................36 P a r t n e r i J e l e n t é s b e a d á s a ......................................................................................39 P a r t n e r i J e l e n t é s h i á n y p ó t l á s a ........................................................................40 N y o m v o n a l .......................................................................................................................40 S z ó j e g y z é k .......................................................................................................................44 I n f o r m á c i ó .......................................................................................................................45 Technikai információk .................................................................................................................45 Általános információk .................................................................................................................45


Verzió 57.017

Oldalszám: 3 / 45

1. B E V E Z E T ÉS Az IMIR 2007-2013 Front Office Felhasználói Kézikönyv célja, hogy részletesen ismertesse a hazai projekt partner által beadandó partneri jelentés Front Office-on keresztül történő előállításának és benyújtásának menetét, illetve a Front Office felület (továbbiakban: FO) használatához szükséges technikai tudnivalókat, konvenciókat.

2. S Z O F T V E R K E Z E L É S I

KONVENCIÓK

A Front Office felület könnyebb használata érdekében a következőkben röviden összefoglaljuk a rendszerbeli mezők és gombok általános használati módját, illetve bemutatunk néhány alapvető, a képernyők kezeléséhez szükséges felhasználói ismeretet. 2.1. MEZŐ HASZNÁLATI KONVENCIÓK A rendszerben számos mezőtípussal találkozhat a felhasználó. Az eltérő típusok eltérő tulajdonságokkal rendelkeznek, időnként pedig kitöltési módjuk is különbözik. Íme az egyes mező fajták: Üres mező: A rendszerben leggyakoribb, úgynevezett alapértelmezett adatbeviteli mező. Szöveges és numerikus karakterek rögzítésére alkalmas. (pl. név, kódszám) Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.

Sárga mező: Működése és használata teljes egészében megegyezik az Üres mező működésével, annyi különbséggel, hogy a Sárga mező kötelezően érintendő. A kötelezően érintendő mező jelentése, hogy kitöltése bár nem kötelező, viszont legalább egyszer bele kell kattintani a felhasználónak az egérrel, vagy át kell haladnia rajta a TAB billentyűvel ahhoz, hogy el lehessen hagyni a képernyőt.


Verzió 57.017

Oldalszám: 4 / 45

Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.

Piros mező: Működése és használata teljes egészében megegyezik az Üres mező működésével, annyi különbséggel, hogy a Piros mező kötelezően kitöltendő. A kötelezően kitöltendő mező jelentése, hogy a mezőbe való adatbevitel kötelező, addig nem hagyható el az adott képernyő, amíg nem történt adatbevitel, illetve amíg a rendszer úgy látja, hogy a felvitt adat formailag nem megfelelő (pl. dátumoknál nincs lekorlátozva a naptár, ennek ellenére például 30/06/2876-át vagy 15/03/0999-ét a rendszer nem fogadja el). Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.

Szürke mező: A Szürke mező tartalma nem módosítható, csak megtekinthető. Ezzel a mezőtípussal leggyakrabban a View... gomb használatakor lehet találkozni, ilyen üzemmódban csak az adatok megtekintése lehetséges. Használata azon esetben releváns, ha már nem történhet adatbevitel vagy adatmódosítás, vagy alapvetően a rendszer generálja az adott mező tartalmát (pl. azonosító, sorszám).


Verzió 57.017

Oldalszám: 5 / 45

Kétféle táblázat létezik a rendszerben: 1.

az adatbevitel közvetlenül a táblázatban történik. Az adatbevitel a táblázat mellett található New gomb segítségével történik, az adatmódosítás pedig a Modify gomb megnyomásával lehetséges. Miután az alábbi képen látható módon aktiválódik a sor, a kívánt mezőre kell állni az egérrel, és annak duplakattintásával aktiválni azt, majd megkezdődhet az adatbevitel. Az adatbevitel végeztével az Enter billentyű lenyomásával véglegesíthető a mezőbe felvitt adat, az Enter újbóli lenyomásával pedig az adott sor.

2.

az adatbevitel közvetve történik a táblázatban. Új adatfelvitelhez a New... gomb, már meglévő adatmódosításhoz a Modify... gomb megnyomását követően egy felnyíló képernyőn történik az adatbevitel és a táblázatban a külön képernyőn rögzített adatok jelennek csak meg.

A táblázat felépítése előre rögzített, a felhasználó által szabadon nem módosítható. A szerkezet menüpontonként igazodik a szükséges funkcióhoz, az oszlopok és sorok száma, illetve a fejlécek megnevezése is ennek megfelelően változik.


Verzió 57.017

Oldalszám: 6 / 45

Szövegdoboz: Működése és használata teljes egészében megegyezik az üres mező működésével, annyi különbséggel, hogy a mezőben magasabb karakterszám fér el, így alkalmas bővebb leírások, ismertetők, magyarázatok megírására. Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a -

kívánt adatot, vagy a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.

Legördülő menü: a legördülő menük előre rögzített értékkészlettel rendelkeznek, így használatukkor ettől nem lehet eltérni. Abból ismerhetőek fel, hogy alaphelyzetben üres mezőhöz hasonlítanak, annyi különbséggel, hogy a mező jobb szélén látható egy kis lefele mutató nyíl. Ha a felhasználó az egérrel a kis nyílra áll és megnyomja az egér gombját, akkor legördül egy lista, és láthatóvá válik a mező teljes értékkészlete. A listából választáshoz a kívánt tételre kell állni az egérrel és újabb

kattintással bármelyik elemét ki lehet választani. Ezután a mező tartalma már a kiválasztott adatot mutatja.


Verzió 57.017

Oldalszám: 7 / 45

GOMB HASZNÁLATI KONVENCIÓK

2.2.

2.2.1. ADATSZINTŰ GOMBOK

New: a New gomb használatával vihető fel új adat a rendszerben.

Modify: a Modify gomb használatával módosítható adat a rendszerben.

Delete: a Delete gomb használatával törölhető adat a rendszerben. A Delete gomb megnyomásakor feltesz a rendszer egy ellenőrző kérdést, melyben megerősítést vár a törlés végrehajtásáról, elkerülve ezzel a véletlen törlést.

View: a View gomb használatával megtekinthető a felvitt adat, de nem módosítható a rendszerben.

Add: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való egyenkénti hozzáadásnál használatos az Add gomb.

Remove: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való egyenkénti visszavonásnál használatos a Remove gomb.

All: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való összes hozzáadásnál használatos az All gomb.

Clear: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való összes visszavonásnál használatos az Clear gomb.

More: előre rögzített adatok használatos a More gomb.

részletesebb

ismertetőjének

megtekintésére


Verzió 57.017

Oldalszám: 8 / 45

2.2.2. KÉPERNYŐSZINTŰ GOMBOK

OK: Az OK gomb megnyomásával az addig felvitt összes adat mentődik, és a felhasználó elhagyja az oldalt.

Cancel: a Cancel megnyomására az addig felvitt adatok véglegesen elvesznek, és a felhasználó elhagyja az oldalt.

X a képernyő jobb-felső sarkában: az X gomb működése megegyezik a Cancel gomb funkciójával, az addig felvitt adatok véglegesen elvesznek, és a felhasználó elhagyja az oldalt.

2.3. FELHASZNÁLÓI KONVENCIÓK A FRONT OFFICE főképernyő konvenciói:

A Create New Partner Report menüponttal a partneri jelentés létrehozását indíthatja el a partner. A menüpont minden egyes használatakor új folyamat indul el!

A Continue Partner Report menüpont segítségével folytatni lehet a már megkezdett, de még be nem adott partneri jelentést. A Submit gomb lenyomása után már nincs mód az adott partneri jelentés tartalmának módosítására.

Az Amend Partner Report menüpont szolgál a hiánypótlásra visszaküldött partneri jelentések módosítására, adatok pótlására.

A View Partner Report menüponttal nézheti meg a partner a már korábban beadott partneri jelentéseket.

A Change Password menüpontban lehetőség van a jelszava megváltoztatására.

Az Exit menüpont használatával a felhasználó kilép a Front Office felületről és elhagyja az oldalt. A kilépést követően a korábban regisztrált azonosító és jelszó párosával bármikor újra beléphet és folytathatja munkáját (az OK gombbal elhagyott képernyők adatai mentődnek, ismételt belépés után, a partneri jelentés folytatásakor az addig berögzített adatok rendelkezésre állnak).


Verzió 57.017

Oldalszám: 9 / 45

A Partner Report – Filling Partner Report Data képernyő foglalja magába a teljes jelentést. A képernyő alján található menüpontok a teljes partneri jelentésre vonatkoznak az alábbiak szerint: -

-

3.

Delete: a teljes partneri jelentés elvetése, valamennyi addig beírt adattal egyetemben; Exit: kilépés (az addig beírt adatok – az adatbeviteli képernyőkről való OK gombbal történő kilépéskor – természetesen elmentődtek); Check: a teljes partneri jelentés ellenőrzése a beépített szempontok alapján; Submit: ellenőrzött, hibátlan partneri jelentés benyújtása esetén a Submit gomb megnyomásával lehet beadni a kitöltött partneri jelentést (a Submit gomb véletlen lenyomásából eredő problémákat ellenőrző kérdésekkel kerüljük el).

FRONT OFFICE ALKALMAZÁS HASZNÁLATA

Az alábbi fejezet részletesen bemutatja az adott elszámolási időszakra vonatkozó partneri jelentés* elkészítésének, IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer Front Office felületén történő rögzítésének módját. *Partneri jelentés részei: 1. Partner Report (PR) – partner pénzügyi előrehaladási jelentés 2. Pre-financing settlement - state contribution report – előleg elszámolás összesítő dokumentum; 3. Activity Report: JTS által megadott forma, IMIR rendszeren kívül állítandó elő, csatolandó 4. Egyéb csatolandó dokumentumok A partneri jelentés létrehozásához szükséges Front Office alkalmazás egy link segítségével indítható, melyet a partner e-mailen keresztül kap meg a felhasználó névvel, a jelszóval, és a technikai útmutatókkal egyetemben. A magyar projekt partnerek a társfinanszírozási támogatási szerződéskötést, illetve a rendszerben történő projektrészük rögzítését (melyet a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.-nek a hazai első szintű ellenőrzéséért felelős szerve végez el - a főszerződés adatai alapján) követően egyedi azonosítót kapnak. Az egyedi azonosító és a külön jelszó biztosítja, hogy minden partner csak a saját projektrészéhez és partneri jelentéseihez férjen hozzá.


Verzió 57.017

Oldalszám: 10 / 45

A link indításával a bejelentkező űrlap jelenik meg, egy egyszerű, két mezőből álló képernyő, melyen meg kell adni a központilag kapott azonosítót és a hozzátartozó jelszót.

A sikeres azonosító-jelszó páros megadásával elérhetővé válik a Project Partners főképernyő.

A képernyőn található menüpontok (a 2.3. pontban már említett) különböző funkciók elindítására szolgálnak: -

Create New Partner Report Continue Partner Report Amend Partner Report View Partner Reports Change Password Exit

Új partneri jelentés rögzítése; Már megkezdett partneri jelentés folytatása; Benyújtott partneri jelentés hiánypótlása; Benyújtott partneri jelentések megtekintése; Jelszó (Password) cseréje; Kilépés a Front Office felületről.


3.1. CREATE NEW PARTNER REPORT

Verzió 57.017

Oldalszám: 11 / 45

MENÜPONT

A partneri jelentés létrehozás folyamán először a Create New Partner Report menüpontot kell elindítani. A Create New Partner Report menüpont indítására a Reporting Period Selection ablak nyílik meg, az alábbiak szerint:

A képernyő a Széchenyi Programiroda által – a társfinanszírozási támogatási szerződés és az esetleges jóváhagyott módosítások szerint – Back Office-ban (IMIR 2007-2013 információs és monitoring rendszer FLC által használt része, továbbiakban: BO) rögzített információkat tartalmazza, melyek a következők: ID Elszámolási időszak sorszáma; From date Elszámolási időszak kezdete; To date Elszámolási időszak vége; E táblázatból (kétszeri rákattintással) ki kell választani azt az elszámolási időszakot (period), melyre a partner a partneri jelentését kívánja létrehozni, majd benyújtani. A táblázatban mindig megjelenik a soron következő period-ot közvetlenül megelőző period is. (Tehát ha a period04 következik, akkor a kis képernyő felajánlja a period03-period06-ig terjedő elszámolási időszakokat.) Fontos, hogy mindig a megfelelő periodot válassza ki a partner. • •

• •

FONTOS! Mindig a társfinanszírozási támogatási szerződésnek megfelelő periodot kell kiválasztani! FONTOS! Mindig meg kell nézni (View PPR menüpontban, van-e már elkezdett partneri jelentés! – ha van, azt kell folytatni (Continue PPR), ha nincsen akkor kell újat kezdeni (Create New PPR– ezzel a menüponttal mindig új folyamat kezdődik)! FONTOS! Fejlécben ellenőrizni, hogy megfelelő periodban vagyunk-e, illetve a megfelelő sorszámú PPR-t készítjük-e! FONTOS! A feleslegesen/hibásan indított folyamatot Delete gomb segítségével törölni kell!


•

Verzió 57.017

Oldalszám: 12 / 45

FONTOS! Amennyiben a feleslegesen/hibásan megkezdett folyamatok nem kerülnek törlésre, és a Partner a soron következőbe kezdi tölteni a jelentés adatait, és ez után kívánja törölni a feleslegesen/hibásan megkezdett folyamatokat, azok kitörlésével a rendszer a helyes adatokat tartalmazó PPR sorszámát nem állítja vissza a soron következőre, ekkor minden megkezdett folyamatot törölni kell, és kezdeni elölről a helyes period helyes sorszámú PPR adatait rögzíteni!

Figyelmeztető üzenet: Amennyiben van már megkezdett folyamata a partnernek, azonban ennek ellenére mégis újat kezdene meg a Create New PPR menüpontra kattintva, egy kérdést tesz fel a rendszer, hogy biztosan folytatni kívánja-e az újonnan megkezdett folyamatot. Ezt követően a partner a Partner Report – Filling Partner Report Data képernyőre kerül:

E képernyő FEJLÉCÉBEN a létrehozandó partneri jelentés - a Széchenyi Programiroda által a társfinanszírozási támogatási szerződés és az esetleges jóváhagyott módosítások szerint BOban rögzített - alap adatai láthatóak, az alábbiak szerint: - Project part ID Projektrész azonosító; - Projekt part title Projekt címe; - Partner report ID Partneri jelentés sorszáma, a rendszer automatikusan adja; - Project part acronymProjekt rövid címe – Acronym; - Reporting period Adott elszámolási időszak sorszáma,


Verzió 57.017

Oldalszám: 13 / 45

Adott elszámolási időszak kezdete – vége. E képernyő az alábbi 3 SHEET-et tartalmazza:

OVIERVIEW

Létrehozandó partneri jelentés gyors áttekintése a (fontosabb) általános és költségvetési adataira vonatkozóan.

SHEETS

Létrehozandó partneri jelentés adatainak rögzítése.

ATTACHMENTS

TO FILL IN

Partneri jelentés dokumentumkezelés.

benyújtásával

kapcsolatos

3.1.1. OVERVIEW A Partner Report – Filling Partner Report Data képernyő alaphelyzetben az Overview sheeten áll. E képernyő funkciója tájékoztató jellegű (inaktív), adatrögzítés nem történik benne. A projektrészre vonatkozó alábbi információkról nyújt tájékoztatást: -

Partner name Project duration

Partner neve; Projekt megvalósítás időtartama: kezdete – vége;

valamint az adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt a k t u á l i s információkról: -

Guide

REPORTED AMOUNTS - Total budget -

(Tájékoztatásra/iránymutatásra fenntartott rész)

Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített összköltség; Revenues Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített bevétel; Total public eligible Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített elszámolható közkiadás (bevétellel csökkentett); ERFA Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó közösségi támogatás; State Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó hazai támogatás.


Verzió 57.017

Oldalszám: 14 / 45

3.1.2. SHEETS TO FILL IN Az Overview sheet melletti, Sheets to fill in ablakon keresztül történik a partneri jelentés tényleges adatrögzítése:

Belépéskor továbbra is látható az előzőekben említett FEJLÉC, valamint az alábbi, különböző adatok rögzítésére, megtekintésére alkalmas képernyők megnevezései:

Main data

Adott elszámolási időszakban történt változások bejelentése, időbeli ütemezések, esetleges késések; Invoices Elszámolandó összegek; adott elszámolási időszakban felmerült költségek számláinak adatai; Revenues Adott elszámolási időszakban (esetlegesen) felmerült bevételek; Indicators Adott elszámolási időszakra vonatkozó indikátorok; Transfers from the LP: A vezető partnertől kapott ERFA támogatással kapcsolatos utalások adatai Budget Costs – Tájékoztató jellegű INAKTIV képernyő Adott elszámolási időszakban lejelenteni kívánt költségek összege költségvetési soronként; Financial Progress – Tájékoztató jellegű INAKTIV képernyő A projektrész pénzügyi előrehaladását mutatja; költség-forrás megosztásának aktuális helyzete a lejelentett/hitelesített költségek alapján; Risk Management: Kockázatelemzéshez szükséges információk;


Verzió 57.017

Oldalszám: 15 / 45

A felsorolásban lévő különböző képernyő megnevezésekre állva a Modify... gombra való kattintással van lehetőség a partneri jelentés adatainak rögzítésére, valamint a View… gombra való kattintással van lehetőség a partneri jelentés rögzített adatainak megtekintésére. 3.1.2.1.

MAIN DATA

A Main data képernyő Modify… gombbal történő indítását követően meg kell adni az adott elszámolási időszak kezdetét és végét.

-

Settlement period start Adott elszámolási időszak kezdete; Settlement period end Adott elszámolási időszak vége.


Verzió 57.017

Oldalszám: 16 / 45

A Settlement period start és Settlement period end mezőkben a partnernek azt kell megadnia, hogy milyen elszámolási időszakra szeretné az adott jelentését beadni. A rendszer által előre megadott, és partner által berögzítendő (megadható) elszámolási időszak alapvetően megegyezik, azonban egyes esetekben lehetőség van az előre megadottól eltérni: Több elszámolási időszakhoz 1 partneri jelentést készíteni és beadni; pl. abban az esetben, amennyiben a partner tervezett költséget egy adott periodra, azonban valamilyen oknál fogva mégsem adott be arról partneri jelentést. Ekkor a társfinanszírozási támogatási szerződés szerinti periodot kiválasztva a tényleges elszámolási időszakot adja meg a partner (gyakorlati példa: period01-re tervezett költséget, de nem jelentett a partner, majd period02-re jelenti le a period01 és period02 alatt felmerült költségeit. Ekkor period02-t kiválasztva, a Settlement start date-nél period01 kezdeti dátumát, majd Settlement end date-nél period02 vége dátumát kell megadni). A jelentések beadására vonatkozóan a rendszer az alábbi ellenőrzéseket végzi: 1. Amelyik időszakra (periodra) a partner nem tervezett költséget (spending forecast), arra nem kell jelentést beadnia. 2. Az elszámolási időszakoknak folytonosnak kell lenniük, és nem fedhetik le egymást. 3. Egyszerre lehetséges több jelentés töltése, de a beadás csak periódusok szerinti, kötött sorrendben valósulhat meg. (Csak azután lehet a 2. jelentést beadni, ha már az 1. periódusra adtak be és nincs az első periódusra vonatkozóan több folyamatban lévő jelentés.)

Calculation method of expenditures relating to the 20% area: A 20%-os területekre gyakorolt hatásának számítási módszere, melyet legördülő menüből kiválasztani a projektrészre vonatkozót ( Tevékenységek alapján, Célcsoportok alapján, Statisztikai népességi adatok alapján) Final partner report Utolsó partneri jelentés (Utolsó partneri jelentés esetén a kis cellába "pipát" kell tenni).


3.1.2.2.

Verzió 57.017

Oldalszám: 17 / 45

INVOICES

Invoices képernyőt Modify…gombra való kattintással lehet megnyitni, ahol az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett számlákat kell berögzíteni.


Verzió 57.017

Oldalszám: 18 / 45

INVOICE

A képernyő fenti táblázata fölött amennyiben a Budget Lines előtti boksz be van pipálva, megjelennek a költségvetési sorok, illetve az adott jelentésben az egyes költségvetési sorokra lejelenteni kívánt összegek. Bármelyik költségvetési sorra állva egyrészt - a képernyő jobb oldalán található New... gombra kattintva az Invoice nevű képernyőn (egyesével) rögzíthetők az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett számlák adatai (inaktív a költségvetési sor, hiszen már megtörtént a kiválasztása), másrészt - a képernyő lenti részén található Invoices táblázatban láthatóak a már berögzített számlák (az ahhoz a költségvetési sorhoz tartozóak). Amennyiben a képernyő fenti táblázata fölött a Budget Lines előtti boksz nincsen bepipálva, a költségvetési sorok nem jelennek meg. Ekkor a költségvetési soroktól függetlenül egyrészt - a képernyő jobb oldalán található New... gombra kattintva az Invoice nevű képernyőn (egyesével) rögzíthetők az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett számlák adatai (aktív a költségvetési sor, hiszen még nem történt meg a kiválasztása), másrészt a képernyő lenti részén található Invoices táblázatban láthatóak a már berögzített számlák (költségvetési sortól függetlenül, az összes berögzített).


Verzió 57.017

Oldalszám: 19 / 45

Order by: legördülő menüből választható, mely értékek szerint lehet a már berögzített számlákat megjeleníttetni az Invoice táblázatban (lehetőség van a rögzítés sorrendjét kiválasztani (Recording order) – összhangban azzal, ahogy a Partner lefűzi a számlákat a papír alapú jelentésében). A képernyő jobb oldalán található New... gombra kattintva az Invoice nevű képernyőn (egyesével) rögzíthetők az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett számlák adatai.

Az Invoice képernyőn kell rögzíteni egyrészt a (normál) számlákat, illetve a (normál) számlák mellett az egyéb speciális tételeket, mint bérösszesítő (Wages, social security and related taxes), adminisztratív összesítő (Overheads), napidíj esetében per diem – illetve per diem járuléka (Travel expenses). Fontos! A számla képernyője addig nem hagyható el OK gombbal, míg a képernyő valamely mezője sárga, illetve piros színű. A sárga mezőkön mindenképpen át kell haladni (akár belekattintással), a piros színnel jelölt mezőkbe pedig adatot vár a rendszer. Multiply funkció: az Invoice képernyőn berögzített adatokra a rendszer elvégez egy olyan ellenőrzést, mely kiszűri, hogy egy adott számla elszámolása korábban már megtörtént-e? Ezt az ellenőrzést együttesen 2 mezőre végzi el: Invoice number és Supplier name. Amennyiben a rendszer e két mező együttes ellenőrzésével érzékeli, hogy az adott számlára már történt rögzítés, egyrészt a számlával kapcsolatos alap adatokat (Description, Dates, Net amount, VAT amount…) a rendszer automatikusan kitölti, és az egyéb mezők írhatóvá válnak, mint pl. Budget line, Reported amount. A reported amount mezőben automatikusan megjeleníti a rendszer azt a maximális összeget, ami még nem került lejelentésre. Ezzel a funkcióval könnyen megbontható egy számla teljes összege különböző Budget line-ok között.


Verzió 57.017

Oldalszám: 20 / 45

A későbbiekben az egyes speciális tételek berögzítésekor a Széchenyi Programiroda javaslatot ad az Invoice number mezőben feltüntetendő azonosító képzésére, azonban más megoldás is elfogadható. Az egyéb más megoldás esetében figyelembe kell venni a fentiekben leírt Multiply funkciót. (NORMÁL) SZÁMLÁK ESETÉBEN: MAIN DATA - Invoice number Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) azonosítószáma; - Description Termék / szolgáltatás megnevezése; - Supplier name Szállító neve; - KTK Code KTK kód, melyet a rendszer tölt automatikusan (Gazdálkodási kód + a kiválasztott költségvetési sor alapján); - Issued Számla kibocsátásának dátuma. A dátumok megadása kétféleképpen történhet: manuálisan: nn/hh/éééé formátumban írható be a dátum, naptár segítségével: az Issued mező mellett található …

-

Performance date Payment deadline Paid on Comment Budget line 1

-

Budget line 2 Budget line 3 Activity

-

Specific

-

Common Act. Currency

gomb lenyomására megnyíló calendar ablakban az egérrel beállítható a megfelelő dátum; Teljesítés napja (dátuma); Fizetési határidő (dátuma); Kifizetés napja (dátuma); pénzügyi teljesítés dátuma; A számlával kapcsolatos bármely megjegyzés; Kiválasztandó költségvetési sor, melyre az adott számlát kívánja a Partner lejelenteni. Megadása a legördülő menüből történik. A Budget line mellett található mező jobb szélén látható nyílra kattintva lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható értékeket. A kiválasztásához az adott költségvetési sorra kell állni, és (egérrel) kattintással kell kijelölni. Al-költségvetési sor; Al-al-költségvetési sor; Tevékenység megnevezése. Megadása legördülő menüből történik. Speciális költségtípus megadása (20%-os területen felmerült költség, Közös költség) Közös tevékenység A számla eredeti devizaneme. Megadásához az egérrel a Currency mellett található jelölőnégyzetre kell állni, egér kattintásával aktiváljuk a mezőt. Két választási lehetőség van:


Verzió 57.017

Oldalszám: 21 / 45

EUR: Euro. Amennyiben a számla eredeti devizaneme EUR, nem történik semmilyen árfolyam megadása, nem történik más (pl. HUF) devizanemre történő váltása. Other: EUR-tól eltérő más devizanem. Ebben az esetben a megadása a mellette található legördülő menüből történik. A mező jobb szélén látható egy nyíl, az egér kattintására lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható devizanemeket. Kiválasztásához a kívánt devizanemre kell állni, és az egér kattintásával kijelölni. Alapértelmezettként a HUF devizanem jelenik meg, azonban meg kell azt erősíteni – rákattintani, ezzel a sárga kijelölést eltüntetni.

-

Exhange rate

AMOUNTS - Net amount: -

-

Árfolyam: „Other” devizanem esetén az alapértelmezett árfolyam 0 EUR, melyet a partnernek az általa kiválasztott árfolyamtípus alapján kell felülírnia. EUR devizanem esetén inaktív a mező.

A számla nettó összege (fordított ÁFA esetében ez a mező üresen marad); VAT amount: A számla ÁFA értéke (fordított ÁFA esetében a fordított ÁFA összege); Gross amount: A számla bruttó összege, a rendszer automatikusan számolja; Reported amount: A számlából a lejelenteni kívánt összeg, figyelembe véve az elszámolhatósági szabályokat, illetve a Partnerszervezet ÁFA státuszát; Accepted amount: A lejelentett összeg (Reported amount) Széchenyi Programiroda által elfogadott összege; jelenleg inaktív, a hitelesítési tevékenység elvégzése után a rendszer automatikusan tölti, View Partner Report menüpontból az adott partneri jelentést kiválasztva More… gomb segítségével megtekinthető. A rendszer az Accepted amount mező aktuális tartalmát abban az esetben jeleníti meg, amennyiben az adott invoice Checked állapotú. Ellenkező esetben a mező aktuális tartalmát nem jeleníti meg a rendszer. Függetlenül attól, hogy az FO-n látszik-e az Accepted amount vagy sem, a rendszer azzal számol mindenhol (pl. az Eligible ill. Non eligible amount mezők kitöltésénél). Ez csak az alábbi időleges állapotban jelent problémát (pontosabban információ nélküli állapotot) a FO user számára: Invoice-nál, amikor az még nem Checked állapotú, de a kontroller már átírta az Accepted amount-ot az alapértelmezettről (alapértelmezetten ez megegyezik a Reported amount-tal). Ez az állapot akkor fordulhat elő, ha a


-

Verzió 57.017

Oldalszám: 22 / 45

folyamat még BO-ban van (Check/Modification, Completion via BO vagy Inform Partner lépésben), és nem lett (még) jóváhagyva, vagy FO-n van hiánypótlás céljából. Eligible amount: A számla elszámolható része, inaktív mező; Non eligible amount: A számla el nem számolható része, inaktív mező.

A továbbiakban az egyéb speciális tételekkel kapcsolatos, (normál) számláktól való eltérések (csak az eltérések) kerülnek feltüntetésre. WAGES, SOCIAL SECURITY AND RELATED TAXES - Invoice number Bérköltség esetében az alábbi módon generált azonosítót javasolt alkalmazni: Project part ID/jelentés sorszáma/staff/01 (pl.: 0028R1/01/1/staff/01, az utolsó egység 01-től n-ig). - Description Munkavállaló projektben betöltött szerepe (Position in the project); - Supplier name Munkavállaló neve; - Issued Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; - Performance date Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; - Payment deadline Egy havi bér esetében: a bérek / járulékok tényleges kifizetésének napja, amelyik a későbbi; több havi bér esetében: több hónap utolsó napja. - Paid on Egy havi bér esetében: a bérek / járulékok tényleges kifizetésének napja, amelyik a későbbi; több havi bér esetében: több hónap utolsó napja. - Comment Mely hónapok bérét tartalmazza az adott Invoice képernyőn lejelentett összeg. -

-

Net amount:

A „Segédtábla a személyi költségek kiszámításához” összesítő alapján több megoldás lehetséges: adott munkavállaló részére kalkulált EUR összeg (bér + járulékai együtt) kerül feltüntetésre – ez vagy több havi összevont adat, vagy havonta külön-külön van megjelenítve. A képernyőn berögzített adatnak összhangban kell állnia az összesítő táblázatban szerepeltett adatokkal – visszakereshetőnek kell lennie. VAT amount: Bérköltség esetében üresen kell hagyni; Gross amount: Rendszer automatikusan számolja; Reported amount: Staff esetében egyenlő a Net amount-al.

OVERHEADS Azokat a számlákat, melyeket a projekt partner 100%-ban kíván elszámolni, (normál) számlaként kell berögzíteni, tételesen – a korábbiakban leírtak szerint. Azokban az esetekben, amikor a projekt partner arányosítva kívánja elszámolni a felmerült adminisztratív költségeit, továbbra is az Adminisztratív költség összesítőt kell kitölteni, és annak alapján berögzíteni a rendszerbe az elszámolni kívánt összeget, az alábbiak szerint:


-

Invoice number

-

Description

-

Supplier name

-

Issued Performance date Payment deadline Paid on Comment

-

Net amount:

-

Oldalszám: 23 / 45

Adminisztratív költség (arányosított) esetében az alábbi módon generált azonosítót javasolt alkalmazni: Project part ID/jelentés sorszáma/admin/01 (pl.: 0028R1/01/1/admin/01, az utolsó egység 01-től n-ig). Javasolt az alábbi megnevezést alkalmazni: „Arányosított adminisztratív költség”; Felsorolva a szállítók neve (amennyiben sok lenne, csak azokat, melyek nagyobb mennyiségben fordultak elő – 3-4 szállító); Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Mely hónapok adminisztratív költségeit tartalmazza az adott Invoice képernyőn lejelentett összeg.

Az Adminisztratív költség összesítő alapján az adott EUR összeg kerül feltüntetésre. A képernyőn berögzített adatnak összhangban kell állnia az összesítő táblázatban szerepeltett adatokkal – visszakereshetőnek kell lennie. VAT amount: Arányos adminisztratív költség esetében üresen kell hagyni; Gross amount: Rendszer automatikusan számolja; Reported amount: Arányos adminisztratív költség esetében egyenlő a Net amount-al.

TRAVEL EXPENSES - Invoice number

-

Verzió 57.017

Supplier name Comment

Napidíj (per diem) esetében az alábbi módon generált azonosítót javasolt alkalmazni: Project part ID/jelentés sorszáma/pd/01 (pl.: 0028R1/01/1/pd/01, az utolsó egység 01-től n-ig). Amennyiben a napidíj járuléka külön kerül elszámolásra: Project part ID/jelentés sorszáma/pdc/01 (pl.: 0028R1/01/1/pdc/01, az utolsó egység 01től n-ig). Az utazó személy neve; Ebben a mezőben szükséges feltüntetni, hogy a felmerült költség melyik utazáshoz kapcsolódik (pl. Bukarest 2010.05.10 – 2010.05.11). Útiköltség esetén a kiinduló város és a célhelyszín megnevezése (pl. repülőjegy esetében Budapest – Bukarest).


3.1.2.3.

Verzió 57.017

Oldalszám: 24 / 45

REVENUES

A Revenues képernyőt Modify…gombra való kattintással lehet megnyitni, ahol az adott elszámolási időszakban felmerült bevételeket kell berögzíteni.


Verzió 57.017

Oldalszám: 25 / 45

A megnyíló Revenues képernyő jobb oldalán található New…gombra kattintva jelenik meg az a képernyő, melyen az adatrögzítés ténylegesen elvégezhető.

MAIN DATA - Invoice Number -

-

-

-

Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) azonosítószáma; Activity Kapcsolódó tevékenység megadása legördülő menüből történik. Az Activity mellett található mező jobb szélén látható egy nyíl, az egér kattintására lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható tevékenységeket (melyek előzetesen a BO-ban rögzítésre kerültek a Széchenyi Programiroda által). Name of beneficiary Akinél a bevétel felmerült; Description A felmerült bevétel megnevezése; Revenue incurred Bevétel felmerülésének / befolyásának dátuma; megadása kétféleképpen történhet: manuálisan: a partner beírja a dátumot nn/hh/éééé formátumban naptár: a Revenue incurred mező mellett található … gomb lenyomására megnyíló calendar ablakban az egérrel beállítja a megfelelő dátumot. Date of accounting Bevétel elszámolásának dátuma; megadása az előzőekhez hasonlóan történhet; Net revenues forseen at application Amennyiben a felmerült bevétel az Application Formban előre volt jelezve (be volt tervezve), egy kis pipával kell jelölni a megadott boksz-ban. Currency Bevétel devizaneme. Lehet EUR (ebben az esetben az EUR előtti bokszba kell belekattintani) vagy Other: EUR-tól eltérő más devizanem, legördülő menüből kell kiválasztani a megfelelőt.


Verzió 57.017

Oldalszám: 26 / 45

A Currency mezőben választott értéktől függően (EUR, Other) aktiválódik a következő két keret egyike: AMOUNT IN ORIGINAL CURRENCY A megadott adatok (devizanem és árfolyam) alapján a rendszer automatikusan kalkulálja az EUR összegeket. - Total amount Teljes bevétel; - Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege; - Accepted amount A Széchenyi Programiroda által elfogadott érték; jelenleg inaktív (a partneri jelentés jóváhagyását követően a View Partner Report menüpontban megnyitva ezt a képernyőt, láthatóvá válik). A rendszer az Accepted amount mező aktuális tartalmát abban az esetben jeleníti meg, amennyiben az adott PPR állapota Approved. Ellenkező esetben a mező aktuális tartalmát nem jeleníti meg a rendszer. Függetlenül attól, hogy az FO-n látszik-e az Accepted amount vagy sem, a rendszer azzal számol mindenhol (pl. az Eligible ill. Non eligible amount mezők kitöltésénél). Ez csak az alábbi időleges állapotban jelent problémát (pontosabban információ nélküli állapotot) a FO user számára: Revenue-nál ha a kontroller már átírta az Accepted amount-ot az alapértelmezettről (alapértelmezetten ez megegyezik a Reported amount-tal), de még nincs elfogadva a PPR, és a folyamat még BO-ban van, vagy FO-n van hiánypótlás céljából. AMOUNT IN EUR Ebben az esetben az Amount in original currency keret mezői inaktívak. - Total amount Teljes bevétel; - Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege; - Accepted amount A Széchenyi Programiroda által elfogadott érték; jelenleg inaktív (a partneri jelentés jóváhagyását követően a View Partner Report menüpontban megnyitva ezt a képernyőt, láthatóvá válik). A rendszer az Accepted amount mező aktuális tartalmát abban az esetben jeleníti meg, amennyiben az adott PPR állapota Approved. Ellenkező esetben a mező aktuális tartalmát nem jeleníti meg a rendszer. Függetlenül attól, hogy az FO-n látszik-e az Accepted amount vagy sem, a rendszer azzal számol mindenhol (pl. az Eligible ill. Non eligible amount mezők kitöltésénél). Ez csak az alábbi időleges állapotban jelent problémát (pontosabban információ nélküli állapotot) a FO user számára:


Verzió 57.017

Oldalszám: 27 / 45

Revenue-nál ha a kontroller már átírta az Accepted amount-ot az alapértelmezettről (alapértelmezetten ez megegyezik a Reported amount-tal), de még nincs elfogadva a PPR, és a folyamat még BO-ban van, vagy FO-n van hiánypótlás céljából. 3.1.2.4.

INDICATORS

Indicators képernyőt a Modify… gombra való kattintással lehet megnyitni. Ezen a képernyőn a programszinten rögzített már meglévő projektindikátorokhoz, illetve az adott projekthez/projektrészhez specifikusan berögzített indikátorokhoz vihet fel aktuális értéket a Modify… gomb segítségével a projekt partner.


Verzió 57.017

Oldalszám: 28 / 45

A programszinten meghatározott projektindikátorok és a projektenként külön-külön meghatározott projekt specifikus indikátorok közül a partner feladata, hogy kiválassza azokat az indikátorokat, melyek az ő saját projektrészének megvalósításában relevánsak. Így a képernyőn szerepelnek olyan indikátorok is, melyek adott projektrész szinten nem értelmezhetőek/nem relevánsak, ezért nem kerülnek kitöltésre. INDICATORS / PROJECT SPECIFIC INDICATORS - Type Mutató típusa: output vagy result; - Category Kategória - Name Mutató neve; - Measurment unit Mutató mértékegysége; - Base value Adott mutató kiinduló értéke, AF szerint; - Actual value Ebben az aktív cellában kell feltüntetni a mutató jelenlegi kummulált értékét (korábbi PPR-k és jelen PPR értékeinek összege); - Planned value Mutató tervezett célértéke (amennyiben nem volt tervezett célérték, a cella mindig 0-t fog mutatni); az Application Form a projekt teljes egészére vonatkozó adatokat tartalmaz, külön projektrészekre lebontottat nem.


3.1.2.5.

Verzió 57.017

Oldalszám: 29 / 45

TRANSFERS FROM THE LP

Transfers from the LP Modify… gombbal történő indításakor megnyíló

Transfer form the LP képernyőn kell rögzíteni a vezető partnertől kapott ERFA támogatással kapcsolatos utalások adatait.


Verzió 57.017

Oldalszám: 30 / 45

A táblázat automatikusan tartalmazza azokat az elszámolási időszakokat és jelentéseket, melyekre már van lezárt hitelesítési folyamat. A képernyő jobb oldalán található Modify gombra való kattintással aktiválódik a táblázat kijelölt sora, és írhatóvá válnak az egyes mezők.

-

Period

-

PPR

-

Issued on

-

Eligible amount

-

ERDF %

-

Validated amount Received

-

Credited amount

-

Pending amount

-

Currency

Az érintett beszámolási időszak sorszáma; inaktív, a rendszer automatikusan hozza; Az érintett, korábbi partner jelentés száma; inaktív, a rendszer automatikusan hozza; Az adott Hitelesítési nyilatkozat kiállításának dátuma (Széchenyi Programiroda általi aláírás); a rendszer automatikusan hozza, de felülírható; A Hitelesítési nyilatkozaton szereplő teljes hitelesített összeg (Total eligible amount); inaktív, a rendszer automatikusan hozza; A közösségi forrás intenzitása; inaktív, a rendszer automatikusan megjeleníti az adott projektrész Total budget ERDF %-t – 85%; A hitelesített összeg ERDF része; Az a dátum, amikor a hitelesített összeg ERDF része partner szervezet bankszámláján jóváíródott; A partner szerve

IMIR 2007-2013 Front Office Felhasználói Kézikönyv

Hazai projekt partnerek részére A Szlovénia - Magyarország Határon átnyúló Eg Programban (projektrész szint)

zet bankszámláján ténylegesen jóváírt összeg; A kifizetett és az elsőszintű ellenőrzéshez már benyújtott, de költségnyilatkozattal el nem ismert költségek ERFA része; Devizanem: EUR; inaktív, a rendszer automatikusan hozza.


Verzió 57.017

Oldalszám: 31 / 45

A következő képernyő egy adatokkal feltöltött táblázatot mutat. Látható, hogy a mezők kitöltése után Enter gombra való kattintással kell jóváhagyni az egész sort; ekkor hagyható el a képernyő az OK gomb megnyomásával.

3.1.2.6.

BUDGET COSTS

Budget costs képernyőn nem történik adatrögzítés. (A jobb oldalon levő gombok közül csak a View…gomb aktív, a Modify…gomb inaktívvá vált, adatfelvitel nem lehetséges.)


Verzió 57.017

Oldalszám: 32 / 45

A projekt partner a Budget costs képernyőn áttekintheti az adott jelentésben berögzített számlák alapján a költségvetését költségsoronkénti bontásban.

EXPENDITURES BY BUDGET LINES: - Budget line: költségvetési sorok; - Eligible amount: költségvetési soronként tervezett értékek; - Previously reported: előző partneri jelentések során elfogadott költségek - Current report: adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt összeg; - Number: adott költségvetési sorra felrögzített számlák száma - Accumulated: az előző és a mostani PPR-ben lejelentett, és lejelenteni kívánt költségek összesenje - %: %-os értékben az adott költségvetési sor felhasználtságának az aránya - Remaining amount: még felhasználható keret a költségvetési soron


Verzió 57.017

Oldalszám: 33 / 45

FINANCIAL PROGRESS

3.1.2.7.

Financial Progress képernyőn a Budget costs képernyőhöz hasonlóan szintén nem történik adatrögzítés. (A jobb oldalon levő gombok közül csak a View…gomb aktív, a Modify…gomb inaktívvá vált, adatfelvitel nem lehetséges.)

A Financial Progress képernyő segítséget nyújt a projektrész teljes költségvetésének áttekinthetőségében, előrehaladásának nyomonkövetésében. A táblázatban a rendszer különböző csoportosításban jeleníti meg a projektrész teljes költségvetésével kapcsolatos adatokat az alábbiak szerint:

-

Amount type 1. 2.

A partner teljes költségvetésének forrásmegosztása, külön-külön forrásonként: Total budget A projektrész teljes költségvetése; Revenue contribution Bevétel; Előre tervezett bevétel esetén, a Total eligible public contribution összegéből levonjuk a bevétel azon részét, mellyel a partner meghaladta a tervezett bevételt. Ha nem volt előre tervezett bevétel, akkor a jelentett bevétel teljes összege


-

-

Verzió 57.017

Oldalszám: 34 / 45

levonásra kerül a Total eligible public contribution összegéből. 3. Total public contribution A projektrész teljes elszámolható közpénze – Bevétel esetén a Total budget Bevétellel csökkentett része/Private önerő esetében, a private önerővel arányosan csökkentett elszámolható rész; 4. ERDF contribution ERFA forrás; 5. State contribution Hazai központi költségvetési forrás; Planned amount Adott projektrész költségvetésével kapcsolatos tervezett adatok; Previously reported Korábban hitelesített költségek; Current Adott jelentésben rögzített (elszámolandó) költségek; Accumulated A korábban hitelesített, valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összege; % A korábban hitelesített valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összegének (Accumulated) %-os aránya a tervezett költségvetéshez (Planned amount) képest; Remaining amount A projektrész költségvetésének fennmaradó kerete, összege.

Fenti táblázat alapján néhány összefüggés jelentése a következő: Total Budget – Planned amount: A projektrész teljes költségvetése. State contribution – Planned amount: Partner hazai központi költségvetési forrása, mely 100%-os előleg formájában kifizetésre kerül. Total Budget – Current: Adott jelentésben az összes elszámolandó költség, amit a projekt partner lejelent a Széchenyi Programiroda felé (amennyiben a benyújtott jelentés nem tartalmaz el nem számolható költséget, és Bevételt - a Széchenyi Programirodának nem kell levonnia semmit, abban az esetben ez lesz az adott jelentés teljes hitelesített összege). State contribution – Current: Adott jelentésben a hazai központi költségvetési forrás előleg elszámolás összege. State contribution – Remaining amount: A projektrész hazai központi költségvetési forrás eddig még el nem számolt előleg összege.


3.1.2.8.

Verzió 57.017

Oldalszám: 35 / 45

RISK MANAGEMENT

Risk Management Modify… gombbal történő indításakor megnyíló

Risk Management képernyőn kell a partnernek a partner szervezettel kapcsolatosan néhány adatot megadnia, melyek a kockázatelemzéshez szükségesek.


Verzió 57.017

Oldalszám: 36 / 45

A képernyőn rögzítendő tételek (a rendszer automatikusan HUF devizanemet jelenít meg): FISCAL INFORMATION ABOUT THE LAST YEAR - Amount of equity Saját tőke összege; - Short-term debts/liabilities Rövid lejáratú kötelezettségek összege; - Long-term debts/liabilitiesHosszú lejáratú kötelezettségek összege; - Fixed assets Befektetett eszközök; - Total assets Eszközök összesen; - Receivables Követelések összege; - Operating budgetary balance Működési mérleg eredménye (amennyiben nem áll rendelkezésre a szervezet típusától függően, a Mérleg szerinti eredményt kell feltüntetni). - Number of project partner Az adott projektben résztvevő partnerek száma (hazai és külföldi partnerek összesen). OTHER INFORMATION - Experience in EU programmes

Amennyiben a partner korábban már részt vett EU-s program lebonyolításában, akkor e cellát be kell „pipálni”. - Date of fundation Projekt partner szervezet alapításának éve; - Co-financed project effected by irregularity Amennyiben a partner ellen korábban szabálytalansági eljárást kellett lefolytatni, akkor e cellát be kell pipálni. A képernyő OK gombbal abban az esetben hagyható el, amennyiben a Partner minden mezőt kitöltött/áthaladt rajta – nem látható a képernyőn sárga színnel jelzett mező. 3.1.3. ATTACHMENTS Az Attachements sheet a partneri jelentéssel kapcsolatos dokumentumkezelésre szolgál. Egyrészt a partneri jelentéssel kapcsolatos riportokat ezen a sheet-en állítja elő a rendszer, másrészt lehetőség van egyéb dokumentumok csatolására, melyet a partner elektronikusan is kíván csatolni a partneri jelentésében. Ide kell csatolni az Activity Reportot elektronikus formában.


Verzió 57.017

Oldalszám: 37 / 45

A csatolandó dokumentumokkal kapcsolatosan méret korlátozás nincsen; azonban abban az esetben, ha a partner pl. nagyobb mennyiségű nagyobb méretű fényképeket szeretne csatolni, javasolt azokat külön CD lemezen benyújtani.

-

Filing number

-

Date

-

Type

-

Subject

Rendszer által automatikusan generált dokumentum regisztrációs száma; A rendszer által legenerált riport legenerálásának dátuma, illetve a partner által feltöltött dokumentum feltöltésének a dátuma; Rendszer által generált dokumentum esetében a legenerált dokumentum/riport neve jelenik meg, partner által feltöltött dokumentum esetében: „Uploaded”. Inaktív.

Upload…gomb: A partner a sheet jobb oldalán található Upload…gombra kattintva tudja csatolni az egyéb benyújtandó dokumentumait. Ekkor egy file-kezelő ablak jelenik meg, mely segítségével a partner ki tudja választani a csatolandó dokumentumot/dokumentumokat. A becsatolt dokumentum megjelenik a táblázat (soron) következő sorában. A dokumentum csatolását követően a sor mellett található Modify menüpont segítségével szükséges a Subject mező kitöltése.


Verzió 57.017

Oldalszám: 38 / 45

A benyújtás csak abban az esetben lesz lehetséges, ha az összes felcsatolt dokumentumnál a partner megadja a csatolt dokumentum tárgyát, ellenkező esetben a rendszer hibaüzenet formájában jelzi ennek szükségességét. Report…gomb: A sheet jobb oldalán található Report…gombra kattintva megjelenik egy kis Type Selection nevű ablak, mely tartalmazza a rendszer által legeneráltatható dokumentumok listáját.

A kívánt dokumentumra 2x kattintva a rendszer előállítja azt, majd le is menti e sheet táblázatának (soron) következő sorába. A rendszer által előállított partneri jelentés dokumentumai lementhetőek, tárolhatóak és nyomtathatóak (az elkészítés bármely szakaszában). Az adatok rögzítése közben bármikor „minta riport” készíthető. Ekkor a legenerált riport neve mellett zárójelben megjelenik a (sample) felirat, illetve magán a megnyitott dokumentumon is feltünteti a rendszer piros színnel keresztbe az alábbi feliratot: „SAMPLE – Do not submit”! A következő fejezet tartalmazza a partneri jelentés beadásával kapcsolatos lépéseket, így abban a fejezetben olvasható a végleges riport előállításának módja.


3.2. P A R T N E R I J E L E N T É S

Verzió 57.017

Oldalszám: 39 / 45

BEADÁSA

A Front Office felületen történő partneri jelentés beadásának lépésenkénti menete a következő: • A projekt partner a Front Office felületre való belépést, a Create New Partner Report menüpont megnyomását, majd a Reporting Period Selection képernyőn a kívánt reporting period kiválasztását követően kitölti az összes fent ismertetett képernyőt, közben bármikor elvégezheti az automatikus ellenőrzést a Check gombbal, amelynek eredményeképpen láthatja, mi van még hátra, ill. mit töltött ki hiányosan. • A projekt partner legeneráltathatja a szükséges dokumentumokat/riportokat a Front Office felületen az Attachments /Report... menüpontban, azokat kinyomtathatja, ellenőrizheti. Az így előállt dokumentumok figyelmeztető jelzéssel vannak ellátva (SAMPLE – Do not submit), nem regisztrálódnak, így nem is kapnak regisztrációs számot. • Miután a partner minden adatot berögzített, ami az adott elszámolási időszakkal kapcsolatosan felmerült, a Check gomb megnyomása és a listázott hibák* javítása addig folytatódik, míg a rendszer kiírja a „Check completed succesfully” üzenetet. Ha az ellenőrzés mindent rendben talált és a felhasználó a kinyomtatott dokumentumokat is helyesnek találta, továbbléphet a Next gombbal. • A partner ezután is az Attachement sheet-en marad, de a megadott adatokat már nem tudja módosítani, csak a szükséges riportokat tudja legeneráltatni/kinyomtatni a Report... gomb segítségével (előző menüpontban leírtak szerint). Az így előállt dokumentumok már automatikusan regisztrálódnak és regisztrációs számot is kapnak. • Az egyéb, rendszer által legenerált dokumentumok mellett elektronikusan is csatolandó dokumentumokat aláírja – ha szükséges –, ezután beszkenneli, az ennek eredményeképpen kapott képfájlt pedig csatolja Front Office felületen az Attachments sheet Upload… gomb segítségével (előző menüpontban leírtak szerint). • A rendszerben legenerált, kinyomtatott papíron elküldendő dokumentumokat aláírja – ha szükséges –, borítékolja és elküldi postai úton. • Ha a szükséges dokumentumok legenerálása/csatolása megtörtént, a partner a partneri jelentését benyújthatja a Submit gombbal (ellenőrző kérdésekkel bizonyosodunk meg arról, hogy valóban el akarja-e küldeni). A Submit gomb megnyomásával véget ér a folyamat, a partneri jelentés beadásra kerül. *: A rendszer által generált Checkriport kétféle hibát tartalmazhat: 1. Tényleges hiba (ERROR); melyet a partnernek mindenképpen javítania kell a partneri jelentés beadása előtt (a rendszer kikényszeríti, a hibák javítása nélkül nem lehetséges a partneri jelentés benyújtása). 2. Figyelmeztető hiba/üzenet (WARNINGS); melyet a partnernek meg kell vizsgálnia, hogy hiba, vagy nem – pl. amennyiben az előre berögzített Spending forecast-ot meghaladja a partner az adott elszámolási időszakban a berögzített számlák alapján,


Verzió 57.017

Oldalszám: 40 / 45

figyelmeztet a rendszer. Ekkor vagy tévesen magas összeg került berögzítésre (partner javítja), vagy változott esetleg a partner költségvetése (partner benyújtja az alátámasztó dokumentumokat), vagy minden rendben van. Ilyen típusú üzeneteknél a rendszer csak figyelmeztet, és engedi továbbvinni a folyamatot. Ezután megkezdődik a partneri jelentés ellenőrzési, hitelesítési folyamata, melyben a projekt partner már nem érintett, ez alól kivételt képez az az eset, ha az ellenőrzés során a kontollerek úgy látják, hogy a partneri jelentés hiányos vagy pontatlan, mivel ebben az esetben visszaküldik a partneri jelentést a Front Office felületre a szükséges hiánypótlás, módosítás teljesítésére. 3.3. P A R T N E R I J E L E N T É S

HIÁNYPÓTLÁSA

A partneri jelentés esetleges hiánypótlási kötelezettségéről a partner rendszeren kívülről értesül és a hiánypótlást ebben az esetben a Front Office felület menüjének Ammend Partner Report menüpontja segítségével végezheti el. Ekkor a partner a fentiekben ismertetett képernyőkre kerül. A módosítás menete megegyezik a partneri jelentés beadásánál ismertetettekkel. Ha végzett az adatok módosításával, akkor korábban ismertetett módon a Check futtatását és a szükséges dokumentumok csatolását követően a Submit gomb megnyomásával beadhatja a partner riportot az újabb ellenőrzésre.

4. N Y O M V O N A L Az alábbi alfejezet útmutatást nyújt az adott partneri jelentés benyújtásához szükséges adatok - IMIR 2007-2013 rendszerben történő – rögzítéséhez. A könnyebb tájékozódás érdekében, az inaktív tételeket is tartalmazza (mely részeket a rendszer automatikusan generál a már rögzített adatok alapján, vagy az adott tétel jelen programban nem releváns). Elérési útmutató a P A R T N E R I hez:

JELENTÉS BENYÚJTÁSAKOR RÖGZÍTENDŐ TÉTELEK

Partner Report - Filling Partner Report Data Project part ID Projekt part title Partner report ID Project part acronym

I N A K T I V - Projektrész azonosító I N A K T I V - Projekt címe I N A K T I V - Partneri jelentés sorszáma I N A K T I V - Projekt rövid címe - Acronym


Verzió 57.017

Oldalszám: 41 / 45

I N A K T I V - Adott elszámolási időszak sorszáma; Adott elszámolási időszak kezdete – vége 3.1.1. Overview - L é t r e h o z a n d ó p a r t n e r i j e l e n t é s g y o r s á t t e k i n t é s e (általános adatok és költségek) Main data Partner name I N A K T I V - Partner neve Reporting period

Project duration

I N A K T I V - Projekt megvalósítási időtartama: kezdete-vége

Guide Guide Reported amounts

I N A K T I V - (Tájékoztatásra/iránymutatásra fenntartott rész)

Total budget

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített összköltség

Revenues

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített bevétel

Total public eligible

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített elszámolható közkiadás (bevétellel csökkentett);

ERFA

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó közösségi támogatás

State

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó hazai támogatás

3.1.2. Sheets to fill in - L é t r e h o z a n d ó p a r t n e r i j e l e n t é s a d a t a i n a k r ö g z í t é s e 3.1.2.1. Main data - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k b a n t ö r t é n t v á l t o z á s o k (időbeli ütemezés, esetleges késés) 1.

Settlement period start

Adott elszámolási időszak kezdete

2.

Settlement period end

Adott elszámolási időszak vége

Invoice Main data 3.

Invoice number

4. 5.

Description Supplier name KTK Code

6. 7. 8. 9. 10.

Issued Performance date Payment deadline Paid on Comment

11.

Budget line 1

Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) azonosítószáma Termék / szolgáltatás megnevezése Szállító neve I N A K T Í V - KTK kód, melyet a rendszer tölt automatikusan (Gazdálkodási kód + a kiválasztott költségvetési sor alapján Számla kibocsátás napja (dátuma) Teljesítés napja (dátuma) Fizetési határidő (dátuma) Kifizetés napja (dátuma); pénzügyi teljesítés dátuma A számlával kapcsolatos bármely megjegyzés Kiválasztandó költségvetési sor, melyre az adott számlát kívánja a Partner lejelenteni. Megadása a legördülő menüből történik. A Budget line mellett található mező jobb szélén látható nyílra kattintva lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható értékeket. A kiválasztásához az adott költségvetési sorra kell állni, és (egérrel) kattintással kell kijelölni.

Budget line 2

I N A K T Í V - Al-költségvetési sor, SEE program esetében inaktív

Budget line 3

I N A K T Í V - Al-al-költségvetési sor, SEE program esetében inaktív


Activity 12. Currency 13. Exhange rate Amounts in original currency 14.

Net amount

15.

VAT Amount Gross amount

16.

Reported amount Accepted amount

Verzió 57.017

Oldalszám: 42 / 45

I N A K T Í V - Tevékenység megnevezése. Megadása legördülő menüből történik. A számla eredeti devizaneme Árfolyam A számla nettó összege (fordított ÁFA esetében ez a mező üresen marad); A számla ÁFA értéke (fordított ÁFA esetében a fordított ÁFA összege); I N A K T Í V - A számla Bruttó összege A számlából a lejelenteni kívánt összeg, figyelembe véve az elszámolhatósági szabályokat, illetve a Partnerszervezet ÁFA státuszát I N A K T Í V - A lejelentett összeg (Reported amount) SZPI által elfogadott összege I N A K T Í V - A számla elszámolható része I N A K T Í V - A számla el nem számolható része

Eligible amount Non eligible amount Amounts in EUR 17. Net amount Nettó összeg 18. VAT Amount ÁFA Gross amount I N A K T Í V - Bruttó összeg 19. Reported amount A partner az adott számlából mennyit kíván elszámolni Accepted amount I N A K T Í V - SZPI által elfogadott összeg Eligible amount I N A K T Í V - Számla elszámolható összege Non eligible amount I N A K T Í V - Számla nem elszámolható összege 3.1.2.2. Revenues - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k b a n f e l m e r ü l t b e v é t e l e k Main data Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) 20. Invoice Number azonosítószáma 21. Activity Kapcsolódó tevékenység 22. Name of beneficiary Akinél a bevétel felmerült 23. Description A felmerült bevétel megnevezése 24. Revenue incurred Bevétel felmerülésének / befolyásának dátuma 25. Date of accounting Bevétel elszámolásának dátuma Amennyiben a felmerült bevétel az Application Formban előre volt 26. Net revenues forseen at application jelezve (be volt tervezve), egy kis pipával kell jelölni a megadott bokszban 27. Currency Bevétel devizaneme Amount in original currency (EUR-tól eltérő devizanem esetén) 28. Total amount Teljes bevétel 29. Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege Accepted amount I N A K T Í V - A SZPI által elfogadott érték Amount in EUR (EUR devizanem esetén) 30. Total amount Teljes bevétel 31. Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege Accepted amount I N A K T Í V - A SZPI által elfogadott érték 3.1.2.3 Indicators - I n d i k á t o r o k Type I N A K T Í V -Mutató típusa (Outpu/Results) Name I N A K T Í V - Mutató neve Measurment unit I N A K T Í V - Mutató mértékegysége Base value I N A K T Í V - Mutató kiinduló értéke 32. Actual value Mutató jelenlegi kummulált értéke (korábbi PPR + jelenlegi PPR) Planned value I N A K T Í V - Mutató tervezett célértéke 3.1.2.4. Transfer from the LP - K ö z ö s s é g i (E R F A) t á m o g a t á s u t a l á s á n a k v i s s z a i g a z o l á s a


33. Period 34. Issued on 35. Eligible amount ERDF % 36. Validated amount 37. Received 38. Credited amount Currency 3.1.2.5 Budget costs Expenditures by budget lines Budget line

Verzió 57.017

Oldalszám: 43 / 45

Legördülő menüből kell kiválasztani azt az elszámolási időszakot, amely időszakra vonatkozó ERDF utalás tényét be kívánja rögzíteni a projekt partner Az adott Hitelesítési nyilatkozat kiállításának dátuma (SZPI általi aláírás) A Hitelesítési nyilatkozaton szereplő teljes hitelesített összeg (Total eligible amount) I N A K T Í V - Az adott projektrész Total budget ERDF %-t max. 85% A hitelesített összeg ERDF része Az a dátum, amikor a hitelesített összeg ERDF része partner szervezet bankszámláján jóváíródott A partner szervezet bankszámláján ténylegesen jóváírt összeg I N A K T Í V - Devizanem (EUR)

I N A K T Í V - A program költségvetési sorai I N A K T Í V - Adott partneri jelentésben adott költségvetési sorára Amount lejelenteni kívánt összeg Curr. I N A K T Í V - Devizanem (EUR) 3.1.2.6. Financiel Progress - K ö l t s é g - F o r r á s m e g o s z t á s a k t u á l i s h e l y z e t e Amount type 39. 40. 41. 42. 43.

Total budget Revenue contribution Total public contribution ERDF contribution State contribution Planned amount Previously repo Current

A projektrész teljes költségvetése Bevétel A projektrész teljes elszámolható közpénze ERFA forrás Hazai központi költségvetési forrás I N A K T I V - Adott projektrész költségvetésével kapcsolatos tervezett adatok I N A K T I V - Korábban hitelesített költségek I N A K T I V - Adott jelentésben rögzített (elszámolandó) költségek

Accumulated

I N A K T I V - A korábban hitelesített, valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összege

Accumulated %

I N A K T I V - A korábban hitelesített valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összegének (Accumulated) %-os aránya a tervezett költségvetéshez (Planned amount) képest

Remaining amo

I N A K T I V - A projektrész költségvetésének fennmaradó kerete, összege

3.1.2.7. Risk Management - K o c k á z a t e l e m z é s h e z Fiscal information about the last year 44. Amount of equity 45. Short-term debts/liabilities 46. Long-term debts/liabilities 47. Fixed assets 48. Total assets 49. Receivables 50.

I N A K T I V - A partner teljes költségvetésének forrásmegosztása, külön-külön forrásonként

Operating budgetary balance

szükséges információk Saját tőke összege Rövid lejáratú kötelezettségek összege Hosszú lejáratú kötelezettségek összege Befektetett eszközök Eszközök összesen Követelések összege Működési mérleg eredménye (amennyiben nem áll rendelkezésre a szervezet típusától függően, a Mérleg szerinti eredményt kell feltüntetni)


51.

Number of project partner

Verzió 57.017

Oldalszám: 44 / 45

Az adott projektben résztvevő partnerek száma (hazai és külföldi partnerek összesen)

Other information Amennyiben a partner korábban már részt vett EU-s program lebonyolításában, akkor e cellát be kell „pipálni” 52. Date of fundation Projekt partner szervezet alapításának éve Co-financed project effected by Amennyiben a partner ellen korábban szabálytalansági eljárást kellett 53. irregularity lefolytatni, akkor e cellát ki kell „pipálni” 3.1.3. Attachments - P a r t n e r i j e l e n t é s b e n y ú j t á s á v a l k a p c s o l a t o s d o k u m e n t u m k e z e l é s I N A K T Í V - Rendszer által automatikusan generált Filing number dokumentum regisztrációs száma 109.

Experience in EU programmes

Date

I N A K T Í V - A rendszer által legenerált riport legenerálásának dátuma, illetve a partner által feltöltött dokumentum feltöltésének a dátuma

Type

I N A K T Í V - Rendszer által generált dokumentum esetében a legenerált dokumentum/riport neve jelenik meg, partner által feltöltött dokumentum esetében: „Uploaded”.

Subject

INAKTÍV

5. S Z Ó J E G Y Z É K BO

Back Office, mely az IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer, hitelesítést végző szervezetek által kezelt része.

Elszámolási időszak Főszerződésben előre meghatározott időszakok, melyekre a partner elkészíti partneri jelentését. FO

Front Office, mely az IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer, hazai projekt partnerek által kezelt felülete.

Partneri jelentés

Partner adott elszámolási időszakára készített jelentése, részei: 1. Partner Report (PR) – partner pénzügyi előrehaladási jelentés 2. Pre-financing settlement - state contribution report – előleg elszámolás összesítő dokumentum; 3. Activity Report: JTS által megadott forma, IMIR rendszeren kívül állítandó elő, csatolandó 4. Egyéb csatolandó dokumentumok

Projektrész

A nyertes projekt, egy adott partnerére vonatkozó része.


Verzió 57.017

Oldalszám: 45 / 45

6. I N F O R M Á C I Ó 6.1.

TECHNIKAI INFORMÁCIÓK

Az IMIR 2007-2013 rendszer működéséhez az alábbi technikai feltételek szükségesek: • • • • • •

Microsoft Windows XP/Vista/7 Microsoft Office / Open Office legfrissebb verzójú Java (www.sun.com/java) Internet kapcsolat Adobe Reader/Pdf reader Internet Explorer 6.0 vagy nagyobb verziója/ Mozilla Firefox 3.0 vagy nagyobb verziója

Amennyiben a rendszer 20 percig inaktív (nincs használatban), a kapcsolatot a kiszolgálóval megszakítja, és a következő üzenettel találkozhat a felhasználó: •

„Please try to log in again as network problem has occurred”

Normál esetben a folyamat az FO rendszerre történő újbóli belépéssel folytatható. Amennyiben a folyamat nem folytatható (hibaüzenet: „workstep is under processing in another session”), a programmenedzserrel való kapcsolatfelvétel szükséges. A rendszerben adott jelentéssel egyszerre csak egy felhasználó dolgozhat. A rendszerből előállítható dokumentumok generálásánál találkozhat a partner az alábbi üzenettel: • „Please contact the help-desk. File not found Path:…..” Ebben az esetben érdemes újból megpróbálni a dokumentum lehívását, amennyiben többszöri próbálkozást követően sem sikerül, a programmenedzserrel való kapcsolatfelvétel szükséges. 6.2.

ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK

Információ és segítség nyújtás a partneri jelentés - IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer Front Office felületén keresztüli - benyújtásával kapcsolatosan: kérjük a partnereket, hogy az adott projekthez tartozó kapcsolattartóval/programmenedzserrel szíveskedjenek felvenni a kapcsolatot. Segítségnyújtás: munkanapokon H-Cs 9:00 - 16:00, illetve P 9:00 – 14:00.

IMIR Front Office Felhasználói Kézikönyv

Recommend Documents