IMIR Front Office Felhasználói Kézikönyv

IMIR 2007-2013 FRONT OFFICE - FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV PARTNERI JELENTÉS BENYÚJTÁSA MAGYARORSZÁG-HORVÁTORSZÁG HATÁRON ÁTNYÚLÓ EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM 2007-2013 Kiadás: 1.

Verzió 1.

Oldalszám: 1 / 53

IMIR 2007-2013 Front Office Felhasználói Kézikönyv Hazai projekt partnerek részére A Magyarország-Horvátország Határon átnyúló Együttműködési Programban (projektrész szint)

1.


Verzió 1.

Oldalszám: 1 / 53

TARTALOM 1.

B E V E Z E T ÉS ..........................................................................................................................- 2 -

2. 2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.3.

S Z O F T V E R K E Z E L É S I K O N V E N C I Ó K........................................................................- 2 MEZŐ HASZNÁLATI KONVENCIÓK ................................................................................................................ - 2 GOMB HASZNÁLATI KONVENCIÓK ............................................................................................................... - 5 Adatszintű gombok....................................................................................................................... - 5 Képernyőszintű gombok ............................................................................................................... - 6 Felhasználói konvenciók...................................................................................................................... - 6 -

3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2.

F R O N T O F F I C E A L K A L M A Z Á S H A S Z N Á L A T A ..................................................- 7 CREATE NEW PARTNER REPORT MENÜPONT ................................................................................................ - 9 Overview ..................................................................................................................................... - 12 Sheets to fill in............................................................................................................................. - 12 -

3.1.2.1. 3.1.2.2. 3.1.2.3. 3.1.2.4. 3.1.2.5. 3.1.2.6. 3.1.2.7. 3.1.2.8. 3.1.2.9. 3.1.2.10.

Main data............................................................................................................................................ - 14 PPR descriptions ................................................................................................................................. - 16 Activities ............................................................................................................................................. - 18 Other Activities ................................................................................................................................... - 21 Invoices............................................................................................................................................... - 27 Revenues ............................................................................................................................................ - 32 Indicators ............................................................................................................................................ - 35 Budget costs ....................................................................................................................................... - 36 Financial Progress ............................................................................................................................... - 37 Risk Management ............................................................................................................................... - 39 -

3.1.3. 3.2. 3.3.

Attachments ............................................................................................................................... - 40 P A R T N E R I J E L E N T É S B E A D Á S A ................................................................................................ - 42 P A R T N E R I J E L E N T É S H I Á N Y P Ó T L Á S A .................................................................................... - 44 -

4.

N Y O M V O N A L ................................................................................................................... - 44 -

5.

S Z Ó J E G Y Z É K .................................................................................................................... - 51 -

6. 6.1. 6.2.

I N F O R M Á C I Ó................................................................................................................... - 51 TECHNIKAI INFORMÁCIÓK ........................................................................................................................ - 51 ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK ...................................................................................................................... - 52 -

1.


Verzió 1.

Oldalszám: - 2 - / 53

1. B E V E Z E T ÉS Az IMIR 2007-2013 Front Office Felhasználói Kézikönyv célja, hogy részletesen ismertesse a hazai projekt partner által beadandó partneri jelentés Front Office-on keresztül történő előállításának és benyújtásának menetét, illetve a Front Office felület (továbbiakban: FO) használatához szükséges technikai tudnivalókat, konvenciókat.

2. S Z O F T V E R K E Z E L É S I

KONVENCIÓK

A Front Office felület könnyebb használata érdekében a következőkben röviden összefoglaljuk a rendszerbeli mezők és gombok általános használati módját, illetve bemutatunk néhány alapvető, a képernyők kezeléséhez szükséges felhasználói ismeretet. 2.1. MEZŐ HASZNÁLATI KONVENCIÓK A rendszerben számos mezőtípussal találkozhat a felhasználó. Az eltérő típusok eltérő tulajdonságokkal rendelkeznek, időnként pedig kitöltési módjuk is különbözik. Íme az egyes mező fajták: Üres mező: A rendszerben leggyakoribb, úgynevezett alapértelmezett adatbeviteli mező. Szöveges és numerikus karakterek rögzítésére alkalmas. (pl. név, kódszám) Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.

Sárga mező: Működése és használata teljes egészében megegyezik az Üres mező működésével, annyi különbséggel, hogy a Sárga mező kötelezően érintendő. A kötelezően érintendő mező jelentése, hogy kitöltése bár nem kötelező, viszont legalább egyszer bele kell kattintani a felhasználónak az egérrel, vagy át kell haladnia rajta a TAB billentyűvel ahhoz, hogy el lehessen hagyni a képernyőt. Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.


Verzió 1.


Piros mező: Működése és használata teljes egészében megegyezik az Üres mező működésével, annyi különbséggel, hogy a Piros mező kötelezően kitöltendő. A kötelezően kitöltendő mező jelentése, hogy a mezőbe való adatbevitel kötelező, addig nem hagyható el az adott képernyő, amíg nem történt adatbevitel, illetve amíg a rendszer úgy látja, hogy a felvitt adat formailag nem megfelelő (pl. dátumoknál nincs lekorlátozva a naptár, ennek ellenére például 30/06/2876-át vagy 15/03/0999-ét a rendszer nem fogadja el). Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.

Szürke mező: A Szürke mező tartalma nem módosítható, csak megtekinthető. Ezzel a mezőtípussal leggyakrabban a View... gomb használatakor lehet találkozni, ilyen üzemmódban csak az adatok megtekintése lehetséges. Használata azon esetben releváns, ha már nem történhet adatbevitel vagy adatmódosítás, vagy alapvetően a rendszer generálja az adott mező tartalmát (pl. azonosító, sorszám).

Kétféle táblázat létezik a rendszerben: 1.

az adatbevitel közvetlenül a táblázatban történik. Az adatbevitel a táblázat mellett található New gomb segítségével történik, az adatmódosítás pedig a Modify gomb megnyomásával lehetséges. Miután az alábbi képen látható módon aktiválódik a sor, a kívánt mezőre kell állni az egérrel, és annak duplakattintásával aktiválni azt, majd megkezdődhet az adatbevitel. Az adatbevitel végeztével az Enter billentyű lenyomásával véglegesíthető a mezőbe felvitt adat, az Enter újbóli lenyomásával pedig az adott sor.


2.

Verzió 1.


az adatbevitel közvetve történik a táblázatban. Új adatfelvitelhez a New... gomb, már meglévő adatmódosításhoz a Modify... gomb megnyomását követően egy felnyíló képernyőn történik az adatbevitel és a táblázatban a külön képernyőn rögzített adatok jelennek csak meg.

A táblázat felépítése előre rögzített, a felhasználó által szabadon nem módosítható. A szerkezet menüpontonként igazodik a szükséges funkcióhoz, az oszlopok és sorok száma, illetve a fejlécek megnevezése is ennek megfelelően változik. Szövegdoboz: Működése és használata teljes egészében megegyezik az üres mező működésével, annyi különbséggel, hogy a mezőben magasabb karakterszám fér el, így alkalmas bővebb leírások, ismertetők, magyarázatok megírására. Kitöltésére két lehetőség van: - a mező feletti egérkattintással ki kell jelölni a mezőt és a billentyűzettel felvinni a kívánt adatot, vagy - a billentyűzet TAB billentyűjével az adott mezőre lépni és ezt követően felvinni a kívánt szöveget.


Verzió 1.


Legördülő menü: a legördülő menük előre rögzített értékkészlettel rendelkeznek, így használatukkor ettől nem lehet eltérni. Abból ismerhetőek fel, hogy alaphelyzetben üres mezőhöz hasonlítanak, annyi különbséggel, hogy a mező jobb szélén látható egy kis lefele mutató nyíl. Ha a felhasználó az egérrel a kis nyílra áll és megnyomja az egér gombját, akkor legördül egy lista, és láthatóvá válik a mező teljes értékkészlete. A listából választáshoz a kívánt tételre kell állni az egérrel és újabb

kattintással bármelyik elemét ki lehet választani. Ezután a mező tartalma már a kiválasztott adatot mutatja.

2.2.

GOMB HASZNÁLATI KONVENCIÓK 2.2.1. ADATSZINTŰ GOMBOK

New: a New gomb használatával vihető fel új adat a rendszerben.

Modify: a Modify gomb használatával módosítható adat a rendszerben.

Delete: a Delete gomb használatával törölhető adat a rendszerben. A Delete gomb megnyomásakor feltesz a rendszer egy ellenőrző kérdést, melyben megerősítést vár a törlés végrehajtásáról, elkerülve ezzel a véletlen törlést.

View: a View gomb használatával megtekinthető a felvitt adat, de nem módosítható a rendszerben.


Verzió 1.


Add: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való egyenkénti hozzáadásnál használatos az Add gomb.

Remove: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való egyenkénti visszavonásnál használatos a Remove gomb.

All: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való összes hozzáadásnál használatos az All gomb.

Clear: előre rögzített értékkészlettel rendelkező listából való összes visszavonásnál használatos az Clear gomb.

More: előre rögzített adatok használatos a More gomb.

részletesebb

ismertetőjének

megtekintésére

2.2.2. KÉPERNYŐSZINTŰ GOMBOK

OK: Az OK gomb megnyomásával az addig felvitt összes adat mentődik, és a felhasználó elhagyja az oldalt.

Cancel: a Cancel megnyomására az addig felvitt adatok véglegesen elvesznek, és a felhasználó elhagyja az oldalt.

X a képernyő jobb-felső sarkában: az X gomb működése megegyezik a Cancel gomb funkciójával, az addig felvitt adatok véglegesen elvesznek, és a felhasználó elhagyja az oldalt.

2.3. FELHASZNÁLÓI KONVENCIÓK A FRONT OFFICE főképernyő konvenciói:


Verzió 1.


A Create New Partner Report menüponttal a partneri jelentés létrehozását indíthatja el a partner. A menüpont minden egyes használatakor új folyamat indul el!

A Continue Partner Report menüpont segítségével folytatni lehet a már megkezdett, de még be nem adott partneri jelentést. A Submit gomb lenyomása után már nincs mód az adott partneri jelentés tartalmának módosítására.

Az Amend Partner Report menüpont szolgál a hiánypótlásra visszaküldött partneri jelentések módosítására, adatok pótlására.

A View Partner Report menüponttal nézheti meg a partner a már korábban beadott partneri jelentéseket.

A Change Password menüpontban lehetőség van a jelszava megváltoztatására.

Az Exit menüpont használatával a felhasználó kilép a Front Office felületről és elhagyja az oldalt. A kilépést követően a korábban regisztrált azonosító és jelszó párosával bármikor újra beléphet és folytathatja munkáját (az OK gombbal elhagyott képernyők adatai mentődnek, ismételt belépés után, a partneri jelentés folytatásakor az addig berögzített adatok rendelkezésre állnak).

A Partner Report – Filling Partner Report Data képernyő foglalja magába a teljes jelentést. A képernyő alján található menüpontok a teljes partneri jelentésre vonatkoznak az alábbiak szerint: -

-

3.

Delete: a teljes partneri jelentés elvetése, valamennyi addig beírt adattal egyetemben; Exit: kilépés (az addig beírt adatok – az adatbeviteli képernyőkről való OK gombbal történő kilépéskor – természetesen elmentődtek); Check: a teljes partneri jelentés ellenőrzése a beépített szempontok alapján; Submit: ellenőrzött, hibátlan partneri jelentés benyújtása esetén a Submit gomb megnyomásával lehet beadni a kitöltött partneri jelentést (a Submit gomb véletlen lenyomásából eredő problémákat ellenőrző kérdésekkel kerüljük el).

FRONT OFFICE ALKALMAZÁS HASZNÁLATA

Az alábbi fejezet részletesen bemutatja az adott elszámolási időszakra vonatkozó partneri jelentés* elkészítésének, IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer Front Office felületén történő rögzítésének módját. *Partneri jelentés részei:


Verzió 1.


1. Partner Progress Report (PPR) – partner előrehaladási jelentés, melynek 2 fő része van: - Activity report – szakmai rész, - Financial report – pénzügyi rész; 2. Pre-financing settlement - state contribution report – előleg elszámolás összesítő dokumentum; (3. Egyéb csatolandó dokumentumok). A partneri jelentés létrehozásához szükséges Front Office alkalmazás egy link segítségével indítható, melyet a partner e-mailen keresztül kap meg a felhasználó névvel, a jelszóval, és a technikai útmutatókkal egyetemben. A magyar projekt partnerek a társfinanszírozási támogatási szerződéskötést, illetve a rendszerben történő projektrészük rögzítését (melyet a VÁTI Nonprofit Kft.-nek a hazai első szintű ellenőrzéséért felelős szerve végez el - a főszerződés adatai alapján) követően egyedi azonosítót kapnak. Az egyedi azonosító és a külön jelszó biztosítja, hogy minden partner csak a saját projektrészéhez és partneri jelentéseihez férjen hozzá. A link indításával a bejelentkező űrlap jelenik meg, egy egyszerű, két mezőből álló képernyő, melyen meg kell adni a központilag kapott azonosítót és a hozzátartozó jelszót.

A sikeres azonosító-jelszó páros megadásával elérhetővé válik a Project Partners főképernyő.


Verzió 1.


A képernyőn található menüpontok (a 2.3. pontban már említett) különböző funkciók elindítására szolgálnak: -

Create New Partner Report Continue Partner Report Amend Partner Report View Partner Reports Change Password Exit

3.1. CREATE NEW PARTNER REPORT

Új partneri jelentés rögzítése; Már megkezdett partneri jelentés folytatása; Benyújtott partneri jelentés hiánypótlása; Benyújtott partneri jelentések megtekintése; Jelszó (Password) cseréje; Kilépés a Front Office felületről. MENÜPONT

A partneri jelentés létrehozás folyamán először a Create New Partner Report menüpontot kell elindítani. A Create New Partner Report menüpont indítására a Reporting Period Selection ablak nyílik meg, az alábbiak szerint:


Verzió 1.


A képernyő a VÁTI által – a társfinanszírozási támogatási szerződés és az esetleges jóváhagyott módosítások szerint – Back Office-ban (IMIR 2007-2013 információs és monitoring rendszer FLC által használt része, továbbiakban: BO) rögzített információkat tartalmazza, melyek a következők: ID Elszámolási időszak sorszáma; From date Elszámolási időszak kezdete; To date Elszámolási időszak vége; E táblázatból (kétszeri rákattintással) ki kell választani azt az elszámolási időszakot (period), melyre a partner a partneri jelentését kívánja létrehozni, majd benyújtani. A táblázatban mindig megjelenik a soron következő period-ot közvetlenül megelőző period is. (Tehát ha a period04 következik, akkor a kis képernyő felajánlja a period03-period06-ig terjedő elszámolási időszakokat.) Fontos, hogy mindig a megfelelő periodot válassza ki a partner. • •

• • •

FONTOS! Mindig a társfinanszírozási támogatási szerződésnek megfelelő periodot kell kiválasztani! FONTOS! Mindig meg kell nézni (View PPR menüpontban, van-e már elkezdett partneri jelentés! – ha van, azt kell folytatni (Continue PPR), ha nincsen akkor kell újat kezdeni (Create New PPR– ezzel a menüponttal mindig új folyamat kezdődik)! FONTOS! Fejlécben ellenőrizni, hogy megfelelő periodban vagyunk-e, illetve a megfelelő sorszámú PPR-t készítjük-e! FONTOS! A feleslegesen/hibásan indított folyamatot Delete gomb segítségével törölni kell! FONTOS! Amennyiben a feleslegesen/hibásan megkezdett folyamatok nem kerülnek törlésre, és a Partner a soron következőbe kezdi tölteni a jelentés adatait, és ez után kívánja törölni a feleslegesen/hibásan megkezdett folyamatokat, azok kitörlésével a rendszer a helyes adatokat tartalmazó PPR sorszámát nem állítja vissza a soron következőre, ekkor minden megkezdett folyamatot törölni kell, és kezdeni elölről a helyes period helyes sorszámú PPR adatait rögzíteni!


Verzió 1.


Figyelmeztető üzenet: Amennyiben van már megkezdett folyamata a partnernek, azonban ennek ellenére mégis újat kezdene meg a Create New PPR menüpontra kattintva, egy kérdést tesz fel a rendszer, hogy biztosan folytatni kívánja-e az újonnan megkezdett folyamatot. Ezt követően a partner a Partner Report – Filling Partner Report Data képernyőre kerül:

E képernyő FEJLÉCÉBEN a létrehozandó partneri jelentés - a VÁTI által a társfinanszírozási támogatási szerződés és az esetleges jóváhagyott módosítások szerint BO-ban rögzített alap adatai láthatóak, az alábbiak szerint: - Project part ID Projektrész azonosító; - Projekt part title Projekt címe; - Partner report ID Partneri jelentés sorszáma, a rendszer automatikusan adja; - Project part acronymProjekt rövid címe – Acronym; - Reporting period Adott elszámolási időszak sorszáma, Adott elszámolási időszak kezdete – vége. E képernyő az alábbi 3 SHEET-et tartalmazza:

OVIERVIEW

Létrehozandó partneri jelentés gyors áttekintése a (fontosabb) általános és költségvetési adataira vonatkozóan.


SHEETS

ATTACHMENTS

TO FILL IN

Verzió 1.


Létrehozandó partneri jelentés adatainak rögzítése. Partneri jelentés dokumentumkezelés.

benyújtásával

kapcsolatos

3.1.1. OVERVIEW A Partner Report – Filling Partner Report Data képernyő alaphelyzetben az Overview sheeten áll. E képernyő funkciója tájékoztató jellegű (inaktív), adatrögzítés nem történik benne. A projektrészre vonatkozó alábbi információkról nyújt tájékoztatást: -

Partner name Project duration

Partner neve; Projekt megvalósítás időtartama: kezdete – vége;

valamint az adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt a k t u á l i s információkról: -

Guide

(Tájékoztatásra/iránymutatásra fenntartott rész)

REPORTED AMOUNTS - Total budget -

Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített összköltség; Revenues Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített bevétel; Total public eligible Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített elszámolható közkiadás (bevétellel csökkentett); IPA Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó közösségi támogatás; State Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó hazai támogatás.

3.1.2. SHEETS TO FILL IN Az Overview sheet melletti, Sheets to fill in ablakon keresztül történik a partneri jelentés tényleges adatrögzítése:


Verzió 1.


Belépéskor továbbra is látható az előzőekben említett FEJLÉC, valamint az alábbi, különböző adatok rögzítésére, megtekintésére alkalmas képernyők megnevezései:

Main data

Adott elszámolási időszakban történt változások bejelentése, időbeli ütemezések, esetleges késések; PPR descriptions A projektrész teljesített tevékenységeire vonatkozó általános információk; Activities Adott elszámolási időszakban teljesített tevékenységekre vonatkozó információk; Other Activities Adott elszámolási időszakban felmerült nyilvánosságra, beszerzésre, illetve közbeszerzésre vonatkozó információk; Invoices Elszámolandó összegek; adott elszámolási időszakban felmerült költségek számláinak adatai; Revenues Adott elszámolási időszakban (esetlegesen) felmerült bevételek; Indicators Adott elszámolási időszakra vonatkozó indikátorok; Budget Costs – Tájékoztató jellegű INAKTIV képernyő Adott elszámolási időszakban lejelenteni kívánt költségek összege költségvetési soronként; Financial Progress – Tájékoztató jellegű INAKTIV képernyő A projektrész pénzügyi előrehaladását mutatja; költség-forrás megosztásának aktuális helyzete a lejelentett/hitelesített költségek alapján; Risk Management Kockázatelemzéshez szükséges információk;


Verzió 1.


A felsorolásban lévő különböző képernyő megnevezésekre állva a Modify... gombra való kattintással van lehetőség a partneri jelentés adatainak rögzítésére, valamint a View… gombra való kattintással van lehetőség a partneri jelentés rögzített adatainak megtekintésére. 3.1.2.1.

MAIN DATA

A Main data képernyő Modify… gombbal történő indítását követően meg kell adni az adott elszámolási időszak kezdetét és végét.

-

Settlement period start Adott elszámolási időszak kezdete; Settlement period end Adott elszámolási időszak vége.


Verzió 1.


A Settlement period start és Settlement period end mezőkben a partnernek azt kell megadnia, hogy milyen elszámolási időszakra szeretné az adott jelentését beadni. A rendszer által előre megadott, és partner által berögzítendő (megadható) elszámolási időszak alapvetően megegyezik, azonban egyes esetekben lehetőség van az előre megadottól eltérni: 1. egy elszámolási időszakon belül több partneri jelentést beadni; pl. csak előkészületi költséget tartalmazó partneri jelentés esetében period01-et kiválasztva (Reporting selection 3.1 pont), period01 első 10 napját adja meg a partner, majd a period01-re vonatkozó normál számláit tartalmazó partneri jelentés esetében szintén period01-et választja ki a partner, és a 11. naptól a period végéig tartóan adja meg az elszámolási időszakot, illetve 2. több elszámolási időszakhoz 1 partneri jelentést készíteni és beadni; pl. abban az esetben, amennyiben a partner tervezett költséget egy adott periodra, azonban valamilyen oknál fogva mégsem adott be arról partneri jelentést. Ekkor a társfinanszírozási támogatási szerződés szerinti periodot kiválasztva a tényleges elszámolási időszakot adja meg a partner (gyakorlati példa: period01-re tervezett költséget, de nem jelentett a partner, majd period02-re jelenti le a period01 és period02 alatt felmerült költségeit. Ekkor period02-t kiválasztva, a Settlement start date-nél period01 kezdeti dátumát, majd Settlement end date-nél period02 vége dátumát kell megadni). A jelentések beadására vonatkozóan a rendszer az alábbi ellenőrzéseket végzi: 1. Az elszámolási időszakoknak folytonosnak kell lenniük, és nem fedhetik le egymást. 2. Egyszerre lehetséges több jelentés töltése, de a beadás csak periódusok szerinti, kötött sorrendben valósulhat meg. (Csak azután lehet a 2. jelentést beadni, ha már az 1. periódusra adtak be és nincs az első periódusra vonatkozóan több folyamatban lévő jelentés.) PROJECT PART CHANGES Ha az adott elszámolási időszakban a projektrésszel kapcsolatban bármi nemű változás történt, akkor azt a táblázat „Project part changes” pontjában kell részletezni. A PROJECT PART CHANGES – táblázat New gombra való kattintással az alábbi adatok rögzíthetőek a változással kapcsolatban: - Num. A projektrész adott elszámolási időszakában jelzett módosítás sorszáma, a rendszer automatikusan adja; - Description Az adott elszámolási időszakban történt bármi nemű módosítás leírása/bejelentése, melyek például a következők lehetnek: partner költségvetésének módosításának ténye, partner szervezet aláírásra jogosult


-

Submission

-

Approval

Verzió 1.


képviselőjének változása, a projektrész kapcsolattartó személyének változása, stb…(A Módosítás formanyomtatványt kitöltve mellékeli a partner a változást követő 8 napon belül.) A projektrész módosító kérvény benyújtásának dátuma (pl. vezető partner felé egy esetleges költségvetés átcsoportosítási igény, illetve VÁTI felé a contact person személyének változása); A projektrész módosítási kérvény jóváhagyásának dátuma (pl. a vezető partner által).

The project part implementation is on time according to the time plan defined in the subsidy contract Adott projektrész megvalósítása - időben - összhangban van a Főszerződésben tervezettekkel. (HA igen, akkor a kis cellába "pipát" kell tenni.) The estimated delay of the project part implementation (months) A projekt rész teljesülésének becsült késése (hónapokban meghatározva). (HA késik a megvalósítás, fel kell tüntetni, hány hónapot csúszik.) Final partner report Utolsó partneri jelentés (Utolsó partneri jelentés esetén a kis cellába "pipát" kell tenni).

3.1.2.2.

PPR DESCRIPTIONS


Verzió 1.


PPR descriptions Modify… gombbal történő indítását követően a Project Description nevű képernyőn látható kérdésekre kell szöveges formában leírást adnia a projektrésszel kapcsolatos előrehaladásról. A Short labels ablakban lévő minden egyes címre külön-külön ráállva kell felvinni az adatokat a Description szövegdobozba, a képernyő jobb alsó részében található Guide kitöltési útmutató alapján. PROJECT DESCRIPTION

-

Short labels

-

Description

-

Guide

Partner Progress Report (PPR) "Activity Report" egyes pontjainak címei (= A projektrész tevékenységeire vonatkozó kérdések, melyeket a rendszer automatikusan feltüntet); Partner Progress Report (PPR) "Activity Report"-ja egyes pontjaiban lévő, a projektrész egyes tevékenységeire vonatkozó leírások); (= Kitöltési útmutató)


3.1.2.3.

Verzió 1.


ACTIVITIES

Activities Modify… gombbal történő indításával megjelenik az Activities nevű képernyő, melyen a partner az adott elszámolási időszakban elvégzett tevékenységeiről ad számot. ACTIVITIES

ACTIVITIES (ALL) (A VÁTI által - az Application Form szerint - a BO-ban rögzített összes „activity”-t tartalmazza, a teljes projektre vonatkozóan.) - ID Tevékenység (Activity) sorszáma; - Name Tevékenység neve;


-

Start

-

End

-

Status

Verzió 1.


Tevékenység kezdete – a tevékenységhez megjelölt releváns periódusok kezdeti dátuma; Tevékenység vége – a tevékenységhez megjelölt releváns periódusok végső dátuma; Tevékenység státusza, mely a következő lehet: 1. Not started yet (még nem kezdődött el); 2. In progress (folyamatban); 3. Completed (befejezve, teljesítve).

ACTIVITIES IN REPORTING PERIOD Az Activities in reporting period -ban (az alsó táblázatban) lehetőség van az adott elszámolási időszakban releváns tevékenységeket hozzáadni a létrehozandó PPR-hez. Ezt az Add... gomb megnyomását követően megjelenő Type selection képernyőn lehet megtenni a tevékenység kiválasztásával (kétszeri rákattintással).

Az „Activity” kijelölésével a rendszer visszalép az Activities képernyőre, és megjeleníti a kiválasztott tevékenységet az Activities in reporting period-ban (a sheet alsó táblázatában). (A projektrész adott elszámolási időszakban felmerült/elvégzett összes activity-t - egyesével – ki kell választani.) A táblázatban ekkor az alábbi adatok láthatók: ID Tevékenység (Activity) sorszáma; Name Tevékenység neve; Start Tevékenység kezdete – még nem került megadásra; End Tevékenység vége – még nem került megadásra; Prev. Status Korábbi státusz, azaz az adott elszámolási időszakot megelőző elszámolási időszakban levő státusza; - Relevant Status Jelen státusz, mely még nem került kiválasztásra. -

Az adatok rögzítéséhez rá kell állni az „Activities in reporting period”-ba beillesztett „Activity” sorra:


Verzió 1.


A kiválasztást követően a Modify... gomb segítségével megnyíló Activity képernyőn definiálhatók a tevékenységben végbement változások, valamint a projekt-előrehaladás.

-

ID Name Start

-

End

Tevékenység (Activity) sorszáma; Tevékenység megnevezése; Tevékenység kezdete – a partnernek azt a dátumot kell itt feltüntetnie, amikor az adott tevékenységet elkezdte; Tevékenység vége – a partnernek azt a dátumot kell itt feltüntetnie, amikor az adott tevékenységet befejezte (Completed státusz esetén), vagy az elszámolási időszak végső dátumát (In progress státusz esetén);


-

-

Verzió 1.


Prev. Status

Korábbi státusz, azaz az adott elszámolási időszakot megelőző elszámolási időszakban levő státusza – inaktív; Relevant status Aktuális státusz, melyet legördülő menü segítségével egy előre meghatározott értékkészletből kell kiválasztani: 1. Not started yet (még nem kezdődött el), 2. In progress (folyamatban), 3. Completed (befejezve, teljesítve); Description of activity fulfilled Teljesített/elvégzett tevékenység (Activity) leírása; Deliverables/outputs A teljesített/elvégzett tevékenységek terméke, eredménye, outputja. Location Teljesített/elvégzett tevékenység helyszíne;

3.1.2.4.

OTHER ACTIVITIES

Other Activities Modify…gombbal történő indítását követően az „Other Activities” nevű képernyő jelenik meg.


Verzió 1.


MAIN INFORMATION AND PUBLICITY ACTIVITIES THAT HAVE BEEN CARRIED OUT DURING THE REPORTING PERIOD: Ebben a blokkban kell megadni az adott elszámolási időszakban teljesített különböző, nyilvánosságra vonatkozó eszközöket/eseményeket. Means of communication A nyilvánosságra vonatkozó eszköz/esemény megnevezése – inaktív; - Carried out A nyilvánosságra vonatkozó eszköz/esemény elvégzését/megtörténtét mutatja – inaktív. -

A táblázat jobb oldalán található New… gombra való kattintással megjelenik az alábbi képernyő, melyen a tényleges adatbevitel történik: MAIN INFORMATION AND PUBLICITY


-

-

Verzió 1.


Means of communication A nyilvánossággal kapcsolatos eszköz/esemény megnevezése, melyet egy előre meghatározott értékkészlettel rendelkező legördülő menüből kell kiválasztani; Responsible partner A nyilvánossággal kapcsolatos eszköz/esemény felelős partnerének neve; Other partner involved A nyilvánossággal kapcsolatos eszköz/eseményben másik érintett partnerek megnevezése; Number of persons reached A nyilvánossággal kapcsolatos esemény hány embert szólított meg; Start date A nyilvánossággal kapcsolatos esemény megkezdésének időpontja End date A nyilvánossággal kapcsolatos esemény befejezésének időpontja Carried out in both languages Amennyiben magyar és román nyelven is zajlott az esemény, ezt pipával jelöljék a box-ban; Carried out Amennyiben a nyilvánosságra vonatkozó esemény megtörtént, ezt pipával jelöljék a box-ban; Target groups Célcsoport bemutatása; Description of activity A nyilvánosságra vonatkozó eszköz/esemény részletes bemutatása.

SINGLE TENDERS: Ebben a blokkban kell megadni az adott elszámolási időszakban teljesített/elvégzett egyszerű eljárásokat (közbeszerzési értékhatár alatti, azonban 3 árajánlat köteles szerződéseket). -

Subject Budget line Amount Currency

A szerződés megnevezése – inaktív; Releváns költségvetési sor - inaktív; Az árajánlat összege – inaktív; Devizanem – inaktív.

A táblázat jobb oldalán található New… gombra való kattintással megjelenik az alábbi képernyő, melyen a tényleges adatbevitel történik. Ez a képernyő nem alapja a pénzügyi jelentéseknek, ez indikatív adat. SINGLE TENDERS


-

Verzió 1.


Subject Budget line

A szerződés tárgya; Releváns költségvetési sor, melyet egy előre meghatározott értékkészlettel rendelkező legördülő menüből kell kiválasztani; Responsible partnerA szerződés felelős partnerének megnevezése; Name of contractor A vállalkozó megnevezése; Date of completion A szerződésben foglalt tevékenység teljesítésének dátuma; Date of disbursement A szerződés pénzügyi teljesítésének dátuma; Date of contracting A szerződés megkötésének időpontja; Date of decision Az egyszerű eljáráshoz kapcsolódó döntés meghozatalának időpontja; Start date of procurement Az egyszerű eljárás megindításának időpontja; Other Egyéb megjegyzések az egyszerű eljárással/megkötött szerződéssel kapcsolatban; Currency Az egyszerű eljáráshoz kapcsolódó összeg devizaneme (EUR esetében EUR előtti box-ot kell bepipálni, EUR-tól eltérő más devizanem esetében az Other előtti box-ot kell):

E u r ó s t é t e l esetén (bal oldali ablak): - Exchange rate Inaktív; - Amount in EUR Az ajánlatban szereplő összeg (EUR); - Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (EUR); - Contracted gross amount A szerződésben szereplő bruttó összeg (EUR). N e m e u r ó s t é t e l esetén (jobb oldali ablak): - Other EUR-tól eltérő devizanem, legördülő menüből választható; - Exchange rate Átváltási árfolyam; - Amount in original currency Az ajánlatban szereplő összeg (eredeti pénznemben); - Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (eredeti pénznemben); - Contracted gross amount A szerződésben szereplő bruttó összeg (eredeti pénznemben). PUBLIC PROCUREMENT TENDER PROCEDURES: Ebben a blokkban kell megadni az adott elszámolási időszakban közbeszerzési eljárás keretében kötött szerződéssel kapcsolatos adatokat.


-

Subject Type of procedure Budget line Amount Currency

Verzió 1.


A szerződés tárgya – inaktív; A közbeszerzés típusa– inaktív; Releváns költségvetési sor– inaktív; Az ajánlatban szereplő összeg – inaktív; Devizanem – inaktív.

A táblázat jobb oldalán található New… gombra való kattintással megjelenik az alábbi képernyő, melyen a tényleges adatbevitel történik. Ez a képernyő nem alapja a pénzügyi jelentéseknek, ez indikatív adat. PUBLIC PROCUREMENT TENDER PROCEDURE

-

Subject A szerződés tárgya; Type of procedure A közbeszerzési eljárás típusa; Budget line Releváns költségvetési sor, melyet egy előre meghatározott értékkészlettel rendelkező legördülő menüből kell kiválasztani; Responsible partnerA közbeszerzési eljárás felelős partnerének megnevezése; Name of contractor Az alvállalkozó megnevezése; Date of completion A szerződésben foglalt tevékenység teljesítésének dátuma; Date of disbursement A szerződés pénzügyi teljesítésének dátuma; Date of contracting A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó szerződés megkötésének időpontja; Start date of procurement A közbeszerzési eljárás megindításának időpontja; Date of decision A közbeszerzési eljárás keretében benyújtott ajánlatok kiválasztásának/döntésének időpontja; Procurement number issued officially A közbeszerzési eljárás hivatalos sorszáma; Other Egyéb megjegyzések a közbeszerzési eljárás keretében megkötött szerződéssel kapcsolatban; Currency Közbeszerzés keretében szerződött összeg devizaneme (EUR esetében EUR előtti box-ot kell bepipálni, EUR-tól eltérő más devizanem esetében az Other előtti box-ot kell):


Verzió 1.


E u r ó s t é t e l esetén (bal oldali ablak): - Exchange rate Inaktív; - Amount in EUR Az ajánlatban szereplő összeg (EUR); - Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (EUR); - Contracted gross amount A szerződésben szereplő bruttó összeg (EUR). N e m e u r ó s t é t e l esetén (jobb oldali ablak): - Other EUR-tól eltérő devizanem, legördülő menüből választható; - Exchange rate Átváltási árfolyam; - Amount in original currency Az ajánlatban szereplő összeg (eredeti pénznemben); - Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (eredeti pénznemben); - Contracted gross amount A szerződésben szereplő bruttó összeg (eredeti pénznemben). A adatok OK gombbal történő jóváhagyását követően a rendszer visszalép az Other Activites képernyőre, melynek táblázataiban automatikusan megjelennek a rögzített információk.

Amennyiben az adatok tévesek, a Delete gomb segítségével lehetőség van a felvitt adatok (adott sor) törlésére vagy Modify gomb segítségével azok módosítására.


3.1.2.5.

Verzió 1.


INVOICES

Invoices képernyőt Modify…gombra való kattintással lehet megnyitni, ahol az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett számlákat kell berögzíteni. INVOICE

A képernyő jobb oldalán található New... gombra kattintva az Invoice nevű képernyőn (egyesével) rögzíthetők az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett számlák adatai.


Verzió 1.


Az Invoice képernyőn kell rögzíteni egyrészt a (normál) számlákat, illetve a (normál) számlák mellett az egyéb speciális tételeket, mint bérösszesítő (Staff cost), adminisztratív összesítő (Administrative cost), napidíj esetében per diem – illetve per diem járuléka (Travel and accomodation cost). Fontos! A számla képernyője addig nem hagyható el OK gombbal, míg a képernyő valamely mezője sárga, illetve piros színű. A sárga mezőkön mindenképpen át kell haladni (akár belekattintással), a piros színnel jelölt mezőkbe pedig adatot vár a rendszer. Multiply funkció: az Invoice képernyőn berögzített adatokra a rendszer elvégez egy olyan ellenőrzést, mely kiszűri, hogy egy adott számla elszámolása korábban már megtörtént-e? Ezt az ellenőrzést együttesen 2 mezőre végzi el: Invoice number és Supplier name. Amennyiben a rendszer e két mező együttes ellenőrzésével érzékeli, hogy az adott számlára már történt rögzítés, egyrészt a számlával kapcsolatos alap adatokat (Description, Dates, Net amount, VAT amount…) a rendszer automatikusan kitölti, és az egyéb mezők írhatóvá válnak, mint pl. Budget line, Reported amount. A reported amount mezőben automatikusan megjeleníti a rendszer azt a maximális összeget, ami még nem került lejelentésre. Ezzel a funkcióval könnyen megbontható egy számla teljes összege különböző Budget line-ok között. A későbbiekben az egyes speciális tételek berögzítésekor a VÁTI javaslatot ad az Invoice number mezőben feltüntetendő azonosító képzésére, azonban más megoldás is elfogadható. Az egyéb más megoldás esetében figyelembe kell venni a fentiekben leírt Multiply funkciót. (NORMÁL) SZÁMLÁK ESETÉBEN: MAIN DATA - Invoice number Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű dokumentum) azonosítószáma; - Description Termék / szolgáltatás megnevezése; - Supplier name Szállító neve;

bizonyító

erejű


-

KTK Code

-

Issued

-

Performance date Payment deadline Paid on Comment Budget line 1

-

Budget line 2 Budget line 3 Activity

-

Currency

Verzió 1.


KTK kód, melyet a rendszer tölt automatikusan (Gazdálkodási kód + a kiválasztott költségvetési sor alapján); Számla kibocsátásának dátuma. A dátumok megadása kétféleképpen történhet: manuálisan: nn/hh/éééé formátumban írható be a dátum, naptár segítségével: az Issued mező mellett található … gomb lenyomására megnyíló calendar ablakban az egérrel beállítható a megfelelő dátum; Teljesítés napja (dátuma); Fizetési határidő (dátuma); Kifizetés napja (dátuma); pénzügyi teljesítés dátuma; A számlával kapcsolatos bármely megjegyzés; Kiválasztandó költségvetési sor, melyre az adott számlát kívánja a Partner lejelenteni. Megadása a legördülő menüből történik. A Budget line mellett található mező jobb szélén látható nyílra kattintva lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható értékeket. A kiválasztásához az adott költségvetési sorra kell állni, és (egérrel) kattintással kell kijelölni. Al-költségvetési sor; Al-al-költségvetési sor; Tevékenység megnevezése. Megadása legördülő menüből történik. A számla eredeti devizaneme. Megadásához az egérrel a Currency mellett található jelölőnégyzetre kell állni, egér kattintásával aktiváljuk a mezőt. Két választási lehetőség van: EUR: Euro. Amennyiben a számla eredeti devizaneme EUR,

nem történik semmilyen árfolyam megadása, nem történik más (pl. HUF) devizanemre történő váltása. Other: EUR-tól eltérő más devizanem. Ebben az esetben a megadása a mellette található legördülő menüből történik. A mező jobb szélén látható egy nyíl, az egér kattintására lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható devizanemeket. Kiválasztásához a kívánt devizanemre kell állni, és az egér kattintásával kijelölni. Alapértelmezettként a HUF devizanem jelenik meg, azonban meg kell azt erősíteni – rákattintani, ezzel a sárga kijelölést eltüntetni.


-

Exhange rate

Verzió 1.


Árfolyam: „Other” devizanem esetén az alapértelmezett árfolyam 1 EUR, melyet a partnernek az általa kiválasztott árfolyamtípus alapján kell felülírnia. EUR devizanem esetén inaktív a mező.

AMOUNTS - Net amount: -

-

-

A számla nettó összege (fordított ÁFA esetében ez a mező üresen marad); VAT amount: A számla ÁFA értéke (fordított ÁFA esetében a fordított ÁFA összege); Gross amount: A számla bruttó összege, a rendszer automatikusan számolja; Reported amount: A számlából a lejelenteni kívánt összeg, figyelembe véve az elszámolhatósági szabályokat, illetve a Partnerszervezet ÁFA státuszát; Accepted amount: A lejelentett összeg (Reported amount) VÁTI által elfogadott összege; jelenleg inaktív, a hitelesítési tevékenység elvégzése után a rendszer automatikusan tölti, View Partner Report menüpontból az adott partneri jelentést kiválasztva More…gomb segítségével megtekinthető. Eligible amount: A számla elszámolható része, inaktív mező; Non eligible amount: A számla el nem számolható része, inaktív mező.

A továbbiakban az egyéb speciális tételekkel kapcsolatos, (normál) számláktól való eltérések (csak az eltérések) kerülnek feltüntetésre. STAFF COST - Invoice number

-

Description

-

Supplier name Issued Performance date Payment deadline

-

Paid on

-

Comment

-

Net amount:

Bérköltség esetében az alábbi módon generált azonosítót javasolt alkalmazni: Project part ID/jelentés sorszáma/staff/01 (pl.: 0028R1/01/1/staff/01, az utolsó egység 01-től n-ig). Munkavállaló projektben betöltött szerepe (Position in the project); Munkavállaló neve; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Egy havi bér esetében: a bérek / járulékok tényleges kifizetésének napja, amelyik a későbbi; több havi bér esetében: több hónap utolsó napja. Egy havi bér esetében: a bérek / járulékok tényleges kifizetésének napja, amelyik a későbbi; több havi bér esetében: több hónap utolsó napja. Mely hónapok bérét tartalmazza az adott Invoice képernyőn lejelentett összeg.

A „Segédtábla a személyi költségek kiszámításához” összesítő alapján több megoldás lehetséges: adott munkavállaló részére kalkulált EUR


-

Verzió 1.


összeg (bér + járulékai együtt) kerül feltüntetésre – ez vagy több havi összevont adat, vagy havonta külön-külön van megjelenítve. A képernyőn berögzített adatnak összhangban kell állnia az összesítő táblázatban szerepeltett adatokkal – visszakereshetőnek kell lennie. VAT amount: Bérköltség esetében üresen kell hagyni; Gross amount: Rendszer automatikusan számolja; Reported amount: Staff esetében egyenlő a Net amount-al.

ADMINISTRATIVE COSTS Azokat a számlákat, melyeket a projekt partner 100%-ban kíván elszámolni, (normál) számlaként kell berögzíteni, tételesen – a korábbiakban leírtak szerint. Azokban az esetekben, amikor a projekt partner arányosítva kívánja elszámolni a felmerült adminisztratív költségeit, továbbra is az Adminisztratív költség összesítőt kell kitölteni, és annak alapján berögzíteni a rendszerbe az elszámolni kívánt összeget, az alábbiak szerint: -

Invoice number

-

Description

-

Supplier name

-

Issued Performance date Payment deadline Paid on Comment

-

Net amount:

-

Adminisztratív költség (arányosított) esetében az alábbi módon generált azonosítót javasolt alkalmazni: Project part ID/jelentés sorszáma/admin/01 (pl.: 0028R1/01/1/admin/01, az utolsó egység 01-től n-ig). Javasolt az alábbi megnevezést alkalmazni: „Arányosított adminisztratív költség”; Felsorolva a szállítók neve (amennyiben sok lenne, csak azokat, melyek nagyobb mennyiségben fordultak elő – 3-4 szállító); Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Hónap utolsó napja/elszámolási időszak utolsó napja; Mely hónapok adminisztratív költségeit tartalmazza az adott Invoice képernyőn lejelentett összeg.

Az Adminisztratív költség összesítő alapján az adott EUR összeg kerül feltüntetésre. A képernyőn berögzített adatnak összhangban kell állnia az összesítő táblázatban szerepeltett adatokkal – visszakereshetőnek kell lennie. VAT amount: Arányos adminisztratív költség esetében üresen kell hagyni; Gross amount: Rendszer automatikusan számolja; Reported amount: Arányos adminisztratív költség esetében egyenlő a Net amount-al.


Verzió 1.


TRAVEL AND ACCOMODATION - Invoice number Napidíj (per diem) esetében az alábbi módon generált azonosítót javasolt alkalmazni: Project part ID/jelentés sorszáma/pd/01 (pl.: 0028R1/01/1/pd/01, az utolsó egység 01-től n-ig). Amennyiben a napidíj járuléka külön kerül elszámolásra: Project part ID/jelentés sorszáma/pdc/01 (pl.: 0028R1/01/1/pdc/01, az utolsó egység 01től n-ig). - Supplier name Az utazó személy neve; - Comment Ebben a mezőben szükséges feltüntetni, hogy a felmerült költség melyik utazáshoz kapcsolódik (pl. Bukarest 2010.05.10 – 2010.05.11). Útiköltség esetén a kiinduló város és a célhelyszín megnevezése (pl. repülőjegy esetében Budapest – Bukarest).

3.1.2.6.

REVENUES

A Revenues képernyőt Modify…gombra való kattintással lehet megnyitni, ahol az adott elszámolási időszakban felmerült bevételeket kell berögzíteni.


Verzió 1.


A megnyíló Revenues képernyő jobb oldalán található New…gombra kattintva jelenik meg az a képernyő, melyen az adatrögzítés ténylegesen elvégezhető.

MAIN DATA - Invoice Number -

-

Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) azonosítószáma; Activity Kapcsolódó tevékenység megadása legördülő menüből történik. Az Activity mellett található mező jobb szélén látható egy nyíl, az egér kattintására lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható tevékenységeket (melyek előzetesen a BO-ban rögzítésre kerültek a VÁTI által). Name of beneficiary Akinél a bevétel felmerült; Description A felmerült bevétel megnevezése; Revenue incurred Bevétel felmerülésének / befolyásának dátuma; megadása kétféleképpen történhet: manuálisan: a partner beírja a dátumot nn/hh/éééé formátumban


-

-

Verzió 1.


naptár: a Revenue incurred mező mellett található … gomb lenyomására megnyíló calendar ablakban az egérrel beállítja a megfelelő dátumot. Date of accounting Bevétel elszámolásának dátuma; megadása az előzőekhez hasonlóan történhet; Net revenues forseen at application Amennyiben a felmerült bevétel az Application Formban előre volt jelezve (be volt tervezve), egy kis pipával kell jelölni a megadott boksz-ban. Currency Bevétel devizaneme. Lehet EUR (ebben az esetben az EUR előtti bokszba kell belekattintani) vagy Other: EUR-tól eltérő más devizanem, legördülő menüből kell kiválasztani a megfelelőt.

A Currency mezőben választott értéktől függően (EUR, Other) aktiválódik a következő két keret egyike: AMOUNT IN ORIGINAL CURRENCY A megadott adatok (devizanem és árfolyam) alapján a rendszer automatikusan kalkulálja az EUR összegeket. - Total amount - Reported amount - Accepted amount

Teljes bevétel; Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege; A VÁTI által elfogadott érték; jelenleg inaktív (a partneri jelentés jóváhagyását követően a View Partner Report menüpontban megnyitva ezt a képernyőt, láthatóvá válik).

AMOUNT IN EUR Ebben az esetben az Amount in original currency keret mezői inaktívak. - Total amount Teljes bevétel; - Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege; - Accepted amount A VÁTI által elfogadott érték; jelenleg inaktív (a partneri jelentés jóváhagyását követően a View Partner Report menüpontban megnyitva ezt a képernyőt, láthatóvá válik).


3.1.2.7.

Verzió 1.


INDICATORS

Indicators képernyőt a Modify… gombra való kattintással lehet megnyitni. Ezen a képernyőn a programszinten rögzített már meglévő projektindikátorokhoz, illetve az adott projekthez/projektrészhez specifikusan berögzített indikátorokhoz vihet fel aktuális értéket a Modify… gomb segítségével a projekt partner.

A programszinten meghatározott projektindikátorok és a projektenként külön-külön meghatározott projekt specifikus indikátorok közül a partner feladata, hogy kiválassza azokat az indikátorokat, melyek az ő saját projektrészének megvalósításában relevánsak. Így a képernyőn szerepelnek olyan indikátorok is, melyek adott projektrész szinten nem értelmezhetőek/nem relevánsak, ezért nem kerülnek kitöltésre.


Verzió 1.


INDICATORS / PROJECT SPECIFIC INDICATORS - Type Mutató típusa: output vagy result; - Category: Mutató fajtája: general, horizontal, action specific, project specific. - Name Mutató neve; - Measurment unit Mutató mértékegysége; - Base value Adott mutató kiinduló értéke, AF szerint; - Actual value Ebben az aktív cellában kell feltüntetni a mutató jelenlegi kummulált értékét (korábbi PPR-k és jelen PPR értékeinek összege); - Planned value Mutató tervezett célértéke (amennyiben nem volt tervezett célérték, a cella mindig 0-t fog mutatni); az Application Form a projekt teljes egészére vonatkozó adatokat tartalmaz, külön projektrészekre lebontottat nem. 3.1.2.8.

BUDGET COSTS

Budget costs képernyőn nem történik adatrögzítés. (A jobb oldalon levő gombok közül csak a View…gomb aktív, a Modify…gomb inaktívvá vált, adatfelvitel nem lehetséges.)

A projekt partner a Budget costs képernyőn áttekintheti az adott jelentésben berögzített számlák alapján a költségvetését költségsoronkénti bontásban.


Verzió 1.


EXPENDITURES BY BUDGET LINES: - Budget line A program költségvetési sorai; - Amount Adott partneri jelentésben adott költségvetési sorára lejelenteni kívánt összeg; - Curr. Devizanem: EUR, inaktív, a rendszer automatikusan hozza. 3.1.2.9.

FINANCIAL PROGRESS

Financial Progress képernyőn a Budget costs képernyőhöz hasonlóan szintén nem történik adatrögzítés. (A jobb oldalon levő gombok közül csak a View…gomb aktív, a Modify…gomb inaktívvá vált, adatfelvitel nem lehetséges.)


Verzió 1.


A Financial Progress képernyő segítséget nyújt a projektrész teljes költségvetésének áttekinthetőségében, előrehaladásának nyomonkövetésében. A táblázatban a rendszer különböző csoportosításban jeleníti meg a projektrész teljes költségvetésével kapcsolatos adatokat az alábbiak szerint:

-

-

-

Amount type

A partner teljes költségvetésének forrásmegosztása, külön-külön forrásonként: 1. Total budget A projektrész teljes költségvetése; 2. Revenue contribution Bevétel; 3. Total public contribution A projektrész teljes elszámolható közpénze – Bevétel esetén a Total budget Bevétellel csökkentett része/Private önerő esetében, a private önerővel arányosan csökkentett elszámolható rész; 4. IPA contribution IPA forrás; 5. State contribution Hazai központi költségvetési forrás; Planned amount Adott projektrész költségvetésével kapcsolatos tervezett adatok; Previously reported Korábban hitelesített költségek; Current Adott jelentésben rögzített (elszámolandó) költségek; Accumulated A korábban hitelesített, valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összege; % A korábban hitelesített valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összegének (Accumulated) %-os aránya a tervezett költségvetéshez (Planned amount) képest; Remaining amount A projektrész költségvetésének fennmaradó kerete, összege.

Fenti táblázat alapján néhány összefüggés jelentése a következő: Total Budget – Planned amount: A projektrész teljes költségvetése. State contribution – Planned amount: Partner hazai központi költségvetési forrása, mely 100%-os előleg formájában kifizetésre kerül. Total Budget – Current: Adott jelentésben az összes elszámolandó költség, amit a projekt partner lejelent a VÁTI felé (amennyiben a benyújtott jelentés nem tartalmaz el nem számolható költséget, és Bevételt - a VÁTI-nak nem kell levonnia semmit, abban az esetben ez lesz az adott jelentés teljes hitelesített összege). State contribution – Current: Adott jelentésben a hazai központi költségvetési forrás előleg elszámolás összege.


Verzió 1.


State contribution – Remaining amount: A projektrész hazai központi költségvetési forrás eddig még el nem számolt előleg összege. 3.1.2.10. RISK MANAGEMENT Risk Management Modify… gombbal történő indításakor megnyíló

Risk Management képernyőn kell a partnernek a partner szervezettel kapcsolatosan néhány adatot megadnia, melyek a kockázatelemzéshez szükségesek.


Verzió 1.


A képernyőn rögzítendő tételek (a rendszer automatikusan HUF devizanemet jelenít meg): FISCAL INFORMATION ABOUT THE LAST YEAR - Amount of equity Saját tőke összege; - Short-term debts/liabilities Rövid lejáratú kötelezettségek összege; - Long-term debts/liabilitiesHosszú lejáratú kötelezettségek összege; - Fixed assets Befektetett eszközök; - Total assets Eszközök összesen; - Receivables Követelések összege; - Operating budgetary balance Működési mérleg eredménye (amennyiben nem áll rendelkezésre a szervezet típusától függően, a Mérleg szerinti eredményt kell feltüntetni). - Number of project partner Az adott projektben résztvevő partnerek száma (hazai és külföldi partnerek összesen). OTHER INFORMATION Experience in EU programmes

Amennyiben a partner korábban már részt vett EU-s program lebonyolításában, akkor e cellát be kell „pipálni”. - Date of fundation Projekt partner szervezet alapításának éve; - Co-financed project effected by irregularity Amennyiben a partner ellen korábban szabálytalansági eljárást kellett lefolytatni, akkor e cellát be kell pipálni. -

A képernyő OK gombbal abban az esetben hagyható el, amennyiben a Partner minden mezőt kitöltött/áthaladt rajta – nem látható a képernyőn sárga színnel jelzett mező. 3.1.3. ATTACHMENTS Az Attachements sheet a partneri jelentéssel kapcsolatos dokumentumkezelésre szolgál. Egyrészt a partneri jelentéssel kapcsolatos riportokat ezen a sheet-en állítja elő a rendszer, másrészt lehetőség van egyéb dokumentumok csatolására, melyet a partner elektronikusan is kíván csatolni a partneri jelentésében. A csatolandó dokumentumokkal kapcsolatosan méret korlátozás nincsen; azonban abban az esetben, ha a partner pl. nagyobb mennyiségű nagyobb méretű fényképeket szeretne csatolni, javasolt azokat külön CD lemezen benyújtani.


-

Filing number

-

Date

-

Type

-

Subject

Verzió 1.


Rendszer által automatikusan generált dokumentum regisztrációs száma; A rendszer által legenerált riport legenerálásának dátuma, illetve a partner által feltöltött dokumentum feltöltésének a dátuma; Rendszer által generált dokumentum esetében a legenerált dokumentum/riport neve jelenik meg, partner által feltöltött dokumentum esetében: „Uploaded”. Inaktív.

Upload…gomb: A partner a sheet jobb oldalán található Upload…gombra kattintva tudja csatolni az egyéb benyújtandó dokumentumait. Ekkor egy file-kezelő ablak jelenik meg, mely segítségével a partner ki tudja választani a csatolandó dokumentumot/dokumentumokat. A becsatolt dokumentum megjelenik a táblázat (soron) következő sorában. Report…gomb: A sheet jobb oldalán található Report…gombra kattintva megjelenik egy kis Type Selection nevű ablak, mely tartalmazza a rendszer által legeneráltatható dokumentumok listáját.


Verzió 1.


A kívánt dokumentumra 2x kattintva a rendszer előállítja azt, majd le is menti e sheet táblázatának (soron) következő sorába. A rendszer által előállított partneri jelentés dokumentumai lementhetőek, tárolhatóak és nyomtathatóak (az elkészítés bármely szakaszában). Az adatok rögzítése közben bármikor „minta riport” készíthető. Ekkor a legenerált riport neve mellett zárójelben megjelenik a (sample) felirat, illetve magán a megnyitott dokumentumon is feltünteti a rendszer piros színnel keresztbe az alábbi feliratot: „SAMPLE – Do not submit”! A következő fejezet tartalmazza a partneri jelentés beadásával kapcsolatos lépéseket, így abban a fejezetben olvasható a végleges riport előállításának módja. 3.2. P A R T N E R I J E L E N T É S

BEADÁSA

A Front Office felületen történő partneri jelentés beadásának lépésenkénti menete a következő: • A projekt partner a Front Office felületre való belépést, a Create New Partner Report menüpont megnyomását, majd a Reporting Period Selection képernyőn a kívánt reporting period kiválasztását követően kitölti az összes fent ismertetett képernyőt,

•

közben bármikor elvégezheti az automatikus ellenőrzést a Check gombbal, amelynek eredményeképpen láthatja, mi van még hátra, ill. mit töltött ki hiányosan. A projekt partner legeneráltathatja a szükséges dokumentumokat/riportokat a Front Office felületen az Attachments /Report... menüpontban, azokat kinyomtathatja, ellenőrizheti. Az így előállt dokumentumok figyelmeztető jelzéssel vannak ellátva (SAMPLE – Do not submit), nem regisztrálódnak, így nem is kapnak regisztrációs számot.


•

•

•

•

•

Verzió 1.


Miután a partner minden adatot berögzített, ami az adott elszámolási időszakkal kapcsolatosan felmerült, a Check gomb megnyomása és a listázott hibák* javítása addig folytatódik, míg a rendszer kiírja a „Check completed succesfully” üzenetet. Ha az ellenőrzés mindent rendben talált és a felhasználó a kinyomtatott dokumentumokat is helyesnek találta, továbbléphet a Next gombbal. A partner ezután is az Attachement sheet-en marad, de a megadott adatokat már nem tudja módosítani, csak a szükséges riportokat tudja legeneráltatni/kinyomtatni a Report... gomb segítségével (előző menüpontban leírtak szerint). Az így előállt dokumentumok már automatikusan regisztrálódnak és regisztrációs számot is kapnak. Az egyéb, rendszer által legenerált dokumentumok mellett elektronikusan is csatolandó dokumentumokat aláírja – ha szükséges –, ezután beszkenneli, az ennek eredményeképpen kapott képfájlt pedig csatolja Front Office felületen az Attachments sheet Upload… gomb segítségével (előző menüpontban leírtak szerint). A rendszerben legenerált, kinyomtatott papíron elküldendő dokumentumokat aláírja – ha szükséges –, borítékolja és elküldi postai úton. Ha a szükséges dokumentumok legenerálása/csatolása megtörtént, a partner a partneri jelentését benyújthatja a Submit gombbal (ellenőrző kérdésekkel bizonyosodunk meg arról, hogy valóban el akarja-e küldeni). A Submit gomb megnyomásával véget ér a folyamat, a partneri jelentés beadásra kerül.

*: A rendszer által generált Checkriport kétféle hibát tartalmazhat: 1. Tényleges hiba (ERROR); melyet a partnernek mindenképpen javítania kell a partneri jelentés beadása előtt (a rendszer kikényszeríti, a hibák javítása nélkül nem lehetséges a partneri jelentés benyújtása). 2. Figyelmeztető hiba/üzenet (WARNINGS); melyet a partnernek meg kell vizsgálnia, hogy hiba, vagy nem – pl. amennyiben az előre berögzített Spending forecast-ot meghaladja a partner az adott elszámolási időszakban a berögzített számlák alapján, figyelmeztet a rendszer. Ekkor vagy tévesen magas összeg került berögzítésre (partner javítja), vagy változott esetleg a partner költségvetése (partner benyújtja az alátámasztó dokumentumokat), vagy minden rendben van. Ilyen típusú üzeneteknél a rendszer csak figyelmeztet, és engedi továbbvinni a folyamatot. Ezután megkezdődik a partneri jelentés ellenőrzési, hitelesítési folyamata, melyben a projekt partner már nem érintett, ez alól kivételt képez az az eset, ha az ellenőrzés során a kontollerek úgy látják, hogy a partneri jelentés hiányos vagy pontatlan, mivel ebben az esetben visszaküldik a partneri jelentést a Front Office felületre a szükséges hiánypótlás, módosítás teljesítésére.


3.3. P A R T N E R I J E L E N T É S

Verzió 1.


HIÁNYPÓTLÁSA

A partneri jelentés esetleges hiánypótlási kötelezettségéről a partner rendszeren kívülről értesül és a hiánypótlást ebben az esetben a Front Office felület menüjének Ammend Partner Report menüpontja segítségével végezheti el. Ekkor a partner a fentiekben ismertetett képernyőkre kerül. A módosítás menete megegyezik a partneri jelentés beadásánál ismertetettekkel. Ha végzett az adatok módosításával, akkor korábban ismertetett módon a Check futtatását és a szükséges dokumentumok csatolását követően a Submit gomb megnyomásával beadhatja a partner riportot az újabb ellenőrzésre.

4. N Y O M V O N A L Az alábbi alfejezet útmutatást nyújt az adott partneri jelentés benyújtásához szükséges adatok - IMIR 2007-2013 rendszerben történő – rögzítéséhez. A könnyebb tájékozódás érdekében, az inaktív tételeket is tartalmazza (mely részeket a rendszer automatikusan generál a már rögzített adatok alapján, vagy az adott tétel jelen programban nem releváns). Elérési útmutató a P A R T N E R I hez:

JELENTÉS BENYÚJTÁSAKOR RÖGZÍTENDŐ TÉTELEK

Partner Report - Filling Partner Report Data Project part ID Projekt part title Partner report ID Project part acronym

I N A K T I V - Projektrész azonosító I N A K T I V - Projekt címe I N A K T I V - Partneri jelentés sorszáma I N A K T I V - Projekt rövid címe - Acronym I N A K T I V - Adott elszámolási időszak sorszáma; Reporting period Adott elszámolási időszak kezdete – vége 3.1.1. Overview - L é t r e h o z a n d ó p a r t n e r i j e l e n t é s g y o r s á t t e k i n t é s e (általános adatok és költségek) Main data Partner name I N A K T I V - Partner neve Project duration

I N A K T I V - Projekt megvalósítási időtartama: kezdete-vége

Guide Guide Reported amounts Total budget Revenues

I N A K T I V - (Tájékoztatásra/iránymutatásra fenntartott rész) I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített összköltség I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített bevétel


Verzió 1.

Total public eligible

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített elszámolható közkiadás (bevétellel csökkentett);

IPA

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó közösségi támogatás

State

I N A K T I V - Adott partneri jelentésben lejelenteni kívánt/hitelesített költségekre vonatkozó hazai támogatás


3.1.2. Sheets to fill in - L é t r e h o z a n d ó p a r t n e r i j e l e n t é s a d a t a i n a k r ö g z í t é s e 3.1.2.1. Main data - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k b a n t ö r t é n t v á l t o z á s o k (időbeli ütemezés, esetleges késés) 1.

Settlement period start

Adott elszámolási időszak kezdete

2.

Settlement period end

Adott elszámolási időszak vége

Project part changes Num.

I N A K T Í V - A projektrész adott elszámolási időszakában jelzett módosítás sorszáma

Description

I N A K T Í V - Az adott elszámolási időszakban történt bármi nemű módosítás leírása

Submission

I N A K T Í V - A projektrész módosító kérvény benyújtásának dátuma (pl. vezető partner felé egy esetleges költségvetés átcsoportosítási igény)

Approval

I N A K T Í V - A projektrész módosítási kérvény jóváhagyásának dátuma (pl. a vezető partner által)

3.

The project part implementation is on Adott projektrész megvalósítása - időben - összhangban van a Főszerződésben time according to the time plan defined in tervezettekkel. (HA igen, akkor a kis cellába "pipát" kell tenni.) the subsidy contract

4.

The estimated delay of the project part implementation (months)

A projekt rész teljesülésének becsült késése (hónapokban meghatározva). (HA késik a megvalósítás, fel kell tüntetni, hány hónapot csúszik.)

5.

Final partner report

Utolsó partneri jelentés (Utolsó partneri jelentés esetén a kis cellába "pipát" kell tenni)

Project Changes Number

I N A K T Í V - Az adott elszámolási időszakában jelzett módosítás sorszáma, a rendszer automatikusan adja

6.

Description

Az adott elszámolási időszakban történt bármi nemű módosítás leírása, melyek például a következők lehetnek: partner költségvetésének módosításának ténye, partner szervezet aláírásra jogosult képviselőjének változása, a projektrész kapcsolattartó személyének változása, stb…(A Módosítás formanyomtatványt kitöltve mellékeli a partner a változást követő 8 naptári napon belül.)

7.

Submission

A projektrész módosító kérvény benyújtásának dátuma (pl. vezető partner felé egy esetleges költségvetés átcsoportosítási igény)

A projektrész módosítási kérvény jóváhagyásának dátuma (pl. a vezető partner által) 3.1.2.2. PPR descriptions - A p r o j e k t r é s z t e l j e s í t e t t t e v é k e n y s é g e i r e v o n a t k o z ó á l t a l á n o s i n f o. 8.

Approval


Short labels

Verzió 1.


I N A K T I V - Partner Progress Report (PPR) "Activity Report" egyes pontjainak címei (= A projektrész tevékenységeire vonatkozó kérdések

Partner Progress Report (PPR) "Activity Report"-ja egyes pontjaiban lévő, a projektrész egyes tevékenységeire vonatkozó leírások) Guide I N A K T I V - (Kitöltési útmutató) 3.1.2.3. Activities - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k b a n t e l j e s í t e t t t e v é k e n y s é g r e v o n a t k o z ó infó Activities (all) ID I N A K T I V - Tevékenység (Activity) sorszáma Name I N A K T I V - Tevékenység neve Start I N A K T I V - Tevékenység kezdete End I N A K T I V - Tevékenység vége 9.

Description

Status

Activities in reporting period ID Name Start End

I N A K T I V - Tevékenység státusza, mely a következő lehet: 1. Not started yet (még nem kezdődött el); 2. In progress (folyamatban); 3. Completed (befejezve, teljesítve). I N A K T I V - Tevékenység (Activity) sorszáma I N A K T I V - Tevékenység neve I N A K T I V - Tevékenység kezdete I N A K T I V - Tevékenység vége

Prev. Status

I N A K T I V - Korábbi státusz, azaz az adott elszámolási időszakot megelőző elszámolási időszakban levő státusza

Relevant Status

I N A K T I V - Jelen státusz, mely még nem került kiválasztásra

Activity

10. 11.

ID Name Start End Prev. status

I N A K T Í V - Tevékenység (Activity) sorszáma I N A K T Í V - Tevékenység megnevezése Tevékenyésg kezdete Tevékenység vége I N A K T Í V - Korábbi státusz, azaz az adott elszámolási időszakot megelőző elszámolási időszakban levő státusza

12.

Relevant status

Aktuális státusz, melyet legördülő menü segítségével egy előre meghatározott értékkészletből kell kiválasztani: 1. Not started yet (még nem kezdődött el), 2. In progress (folyamatban), 3. Completed (befejezve, teljesítve);

13.

Description of activity fulfilled

Teljesített/elvégzett tevékenység (Activity) leírása

14.

Deliverables/outputs

Teljesített/elvégzett tevékenységek terméke, redménye, outputja

15. Location Teljesített/elvégzett tevékenység helyszíne 3.1.2.4. Other Activities - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k o b a n f e l m e r ü l t k ö z b e s z e r z é s r e v o n a t k o z ó info. Means of communication I N A K T Í V - A nyilvánosságra vonatkozó eszköz/esemény Means of communication megnevezése I N A K T Í V - A nyilvánosságra vonatkozó eszköz/esemény elvégzését/megtörténtét mutatja Main Information And Publicity Activities That Have Been Carried Out During The Reporting Carried out

16.

Means of communication

A nyilvánossággal kapcsolatos eszköz/esemény megnevezése


Verzió 1.


17.

Responsible partner

18.

Other partner involved

19.

Number of persons reached

20.

Start date

A nyilvánossággal kapcsolatos esemény megkezdésének időpontja

21. 22.

End date Carried out in both languages

A nyilvánossággal kapcsolatos esemény befejezésének időpontja Amennyiben magyar és szlovák nyelven is zajlott az esemény, pipával kell jelölni

23. Carried out 24. Target groups 25. Description of activity Single tenders Subject Budget line Amount Currency Single Tenders 26. Subject 27. Budget line 28. Responsible partner 29. Name of contractor 30. Date of completion 31. Date of disbursement 32. Date of contracting

A nyilvánossággal kapcsolatos eszköz/esemény felelős partnerének neve A nyilvánossággal kapcsolatos eszköz/eseményben másik érintett partnerek megnevezése A nyilvánossággal kapcsolatos esemény hány embert szólított meg

Amennyiben a nyilvánosságra vonatkozó esemény megtörtént, pipával kell jelölni Célcsoport bemutatása A nyilvánosságra vonatkozó eszköz/esemény részletes bemutatása I N A K T Í V - A szerződés megnevezése I N A K T Í V - Releváns költségvetési sor I N A K T Í V - Az árajánlat összege I N A K T Í V - Devizanem A szerződés tárgya Releváns költségvetési sor A szerződés felelős partnerének megnevezése Az alvállalkozó megnevezése A szerződésben foglalt tevékenység teljesítésének dátuma A szerződés pénzügyi teljesítésének dátuma A szerződés megkötésének időpontja

33.

Date of decision

Az egyszerű eljáráshoz kapcsolódó döntés meghozatalának időpontja

34.

Start date of procurement

Az egyszerű eljárás megindításának időpontja

35.

Other

Egyéb megjegyzések az egyszerű eljárással/megkötött szerződéssel kapcsolatban

36. Currency Az egyszerű eljáráshoz kapcsolódó összeg devizaneme E u r ó s t é t e l e s e t é n (bal oldali ablak) Exchange rate I N A K T Í V - Átváltási árfolyam 37. Amount in EUR Az ajánlatban szereplő összeg (EUR) 38. Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (EUR) 39. Contracted gross amount A szerződésben szereplő bruttó összeg (EUR) N e m e u r ó s t é t e l e s e t é n (jobb oldali ablak) 40. Other EUR-tól eltérő devizanem, legördülő menüből választható 41. Exchange rate Átváltási árfolyam 42. Amount in original currency Az ajánlatban szereplő összeg (eredeti pénznemben) 43.

Contracted net amount

A szerződésben szereplő nettó összeg (eredeti pénznemben)

44.

Contracted gross amount

A szerződésben szereplő bruttó összeg (eredeti pénznemben)

Public procurement tender procedures Subject Type of procedure Budget line Amount Currency Public Procurement Tender Procedures 45. Subject 46. Type of procedure

I N A K T Í V - A szerződés tárgya I N A K T Í V - A közbeszerzés típusa I N A K T Í V - Releváns költségvetési sor I N A K T Í V - Az ajánlatban szereplő összege I N A K T Í V - Devizanem A szerződés tárgya A közbeszerzési eljárás típusa


47. 48. 49. 50. 51. 52. 53.

Budget line Responsible partner Name of contractor Date of completion Date of disbursement Date of contracting Start date of procurement

54.

Date of decision

55.

Procurement number issued officially

56.

Other

Verzió 1.


Releváns költségvetési sor A közbeszerzési eljárás felelős partnerének megnevezése Az alvállalkozó megnevezése A szerződésben foglalt tevékenység teljesítésének dátuma A szerződés pénzügyi teljesítésének dátuma A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó szerződés megkötésének időpontja A közbeszerzési eljárás megindításának időpontja A közbeszerzési eljárás keretében benyújtott ajánlatok kiválasztásának/döntésének időpontja A közbeszerzési eljárás hivatalos sorszáma Egyéb megjegyzések a közbeszerzési eljárás keretében megkötött szerződéssel kapcsolatban Közbeszerzés keretében szerződött összeg devizaneme

57. Currency E u r ó s t é t e l e s e t é n (bal oldali ablak) Exchange rate I N A K T Í V - Átváltási árfolyam 58. Amount in EUR Az ajánlatban szereplő összeg (EUR) 59. Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (EUR) 60. Contracted gross amount A szerződésben szereplő bruttó összeg (EUR) N e m e u r ó s t é t e l e s e t é n (jobb oldali ablak) 61. Other EUR-tól eltérő devizanem, legördülő menüből választható 62. Exchange rate Átváltási árfolyam 63. Amount in original currency Az ajánlatban szereplő összeg (eredeti pénznemben); 64. Contracted net amount A szerződésben szereplő nettó összeg (eredeti pénznemben) 65.

Contracted gross amount

A szerződésben szereplő bruttó összeg (eredeti pénznemben)

3.1.2.5. Invoice - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k b a n f e l m e r ü l t k ö l t s é g e k s z á m l á i n a k a d a t a i Invoices No. INAKTÍV Description INAKTÍV Issued INAKTÍV Total amount INAKTÍV Rep. amount INAKTÍV Cu INAKTÍV Rep. amount INAKTÍV Eligible amount INAKTÍV Cu. INAKTÍV Supplier name INAKTÍV Invoice Main data Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) 66. Invoice number azonosítószáma 67. Description Termék / szolgáltatás megnevezése 68. Supplier name Szállító neve I N A K T Í V - KTK kód, melyet a rendszer tölt automatikusan KTK Code (Gazdálkodási kód + a kiválasztott költségvetési sor alapján 69. 70. 71. 72. 73.

Issued Performance date Payment deadline Paid on Comment

Számla kibocsátás napja (dátuma) Teljesítés napja (dátuma) Fizetési határidő (dátuma) Kifizetés napja (dátuma); pénzügyi teljesítés dátuma A számlával kapcsolatos bármely megjegyzés


74.


Budget line 1

Kiválasztandó költségvetési sor, melyre az adott számlát kívánja a Partner lejelenteni. Megadása a legördülő menüből történik. A Budget line mellett található mező jobb szélén látható nyílra kattintva lenyílik egy lista, mely tartalmazza a választható értékeket. A kiválasztásához az adott költségvetési sorra kell állni, és (egérrel) kattintással kell kijelölni.

Budget line 2

I N A K T Í V - Al-költségvetési sor, SEE program esetében inaktív

Budget line 3

I N A K T Í V - Al-al-költségvetési sor, SEE program esetében inaktív

Activity 75. Currency 76. Exhange rate Amounts in original currency 77. Net amount 78. VAT Amount Gross amount 79.

Verzió 1.

Reported amount Accepted amount

I N A K T Í V - Tevékenység megnevezése. Megadása legördülő menüből történik. A számla eredeti devizaneme Árfolyam A számla nettó összege (fordított ÁFA esetében ez a mező üresen marad); A számla ÁFA értéke (fordított ÁFA esetében a fordított ÁFA összege); I N A K T Í V - A számla Bruttó összege A számlából a lejelenteni kívánt összeg, figyelembe véve az elszámolhatósági szabályokat, illetve a Partnerszervezet ÁFA státuszát I N A K T Í V - A lejelentett összeg (Reported amount) VÁTI által elfogadott összege I N A K T Í V - A számla elszámolható része I N A K T Í V - A számla el nem számolható része

Eligible amount Non eligible amount Amounts in EUR 80. Net amount Nettó összeg 81. VAT Amount ÁFA Gross amount I N A K T Í V - Bruttó összeg 82. Reported amount A partner az adott számlából mennyit kíván elszámolni Accepted amount I N A K T Í V - VÁTI által elfogadott összeg Eligible amount I N A K T Í V - Számla elszámolható összege Non eligible amount I N A K T Í V - Számla nem elszámolható összege 3.1.2.6. Revenues - A d o t t e l s z á m o l á s i i d ő s z a k b a n f e l m e r ü l t b e v é t e l e k Main data Számlabizonylat (vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum) 83. Invoice Number azonosítószáma 84. Activity Kapcsolódó tevékenység 85. Name of beneficiary Akinél a bevétel felmerült 86. Description A felmerült bevétel megnevezése 87. Revenue incurred Bevétel felmerülésének / befolyásának dátuma 88. Date of accounting Bevétel elszámolásának dátuma Amennyiben a felmerült bevétel az Application Formban előre volt jelezve (be 89. Net revenues forseen at application volt tervezve), egy kis pipával kell jelölni a megadott boksz-ban 90. Currency Bevétel devizaneme Amount in original currency (EUR-tól eltérő devizanem esetén) 91. Total amount Teljes bevétel 92. Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege Accepted amount I N A K T Í V - A VÁTI által elfogadott érték Amount in EUR (EUR devizanem esetén) 93. Total amount Teljes bevétel 94. Reported amount Az adott jelentésben lejelenteni kívánt bevétel összege Accepted amount I N A K T Í V - A VÁTI által elfogadott érték 3.1.2.7. Indicators - I n d i k á t o r o k Type I N A K T Í V -Mutató típusa (Outpu/Results)


Name Measurment unit Base value 95. Actual value Planned value 3.1.2.8. Budget costs Expenditures by budget lines Budget line

Verzió 1.


I N A K T Í V - Mutató neve I N A K T Í V - Mutató mértékegysége I N A K T Í V - Mutató kiinduló értéke Mutató jelenlegi kummulált értéke (korábbi PPR + jelenlegi PPR) I N A K T Í V - Mutató tervezett célértéke

I N A K T Í V - A program költségvetési sorai I N A K T Í V - Adott partneri jelentésben adott költségvetési sorára lejelenteni Amount kívánt összeg Curr. I N A K T Í V - Devizanem (EUR) 3.1.2.9. Financiel Progress - K ö l t s é g - F o r r á s m e g o s z t á s a k t u á l i s h e l y z e t e Amount type 96. 97. 98. 99. 100.

Total budget Revenue contribution Total public contribution ERDF contribution State contribution Planned amount Previously repo Current

I N A K T I V - A partner teljes költségvetésének forrásmegosztása, külön-külön forrásonként A projektrész teljes költségvetése Bevétel A projektrész teljes elszámolható közpénze ERFA forrás Hazai központi költségvetési forrás I N A K T I V - Adott projektrész költségvetésével kapcsolatos tervezett adatok I N A K T I V - Korábban hitelesített költségek I N A K T I V - Adott jelentésben rögzített (elszámolandó) költségek

Accumulated

I N A K T I V - A korábban hitelesített, valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összege

Accumulated %

I N A K T I V - A korábban hitelesített valamint az adott jelentésben rögzített elszámolandó költségek összegének (Accumulated) %-os aránya a tervezett költségvetéshez (Planned amount) képest

Remaining amo

I N A K T I V - A projektrész költségvetésének fennmaradó kerete, összege

3.1.2.10. Risk Management - K o c k á z a t e l e m z é s h e z Fiscal information about the last year 101. Amount of equity 102. Short-term debts/liabilities 103. Long-term debts/liabilities 104. Fixed assets 105. Total assets 106. Receivables 107. Operating budgetary balance 108. Number of project partner

szükséges információk Saját tőke összege Rövid lejáratú kötelezettségek összege Hosszú lejáratú kötelezettségek összege Befektetett eszközök Eszközök összesen Követelések összege Működési mérleg eredménye (amennyiben nem áll rendelkezésre a szervezet típusától függően, a Mérleg szerinti eredményt kell feltüntetni) Az adott projektben résztvevő partnerek száma (hazai és külföldi partnerek összesen)

Other information 109. Experience in EU programmes 110. Date of fundation Co-financed project effected by 111. irregularity

Amennyiben a partner korábban már részt vett EU-s program lebonyolításában, akkor e cellát be kell „pipálni” Projekt partner szervezet alapításának éve Amennyiben a partner ellen korábban szabálytalansági eljárást kellett lefolytatni, akkor e cellát ki kell „pipálni”


Verzió 1.


3.1.3. Attachments - P a r t n e r i j e l e n t é s b e n y ú j t á s á v a l k a p c s o l a t o s d o k u m e n t u m k e z e l é s I N A K T Í V - Rendszer által automatikusan generált Filing number dokumentum regisztrációs száma Date

I N A K T Í V - A rendszer által legenerált riport legenerálásának dátuma, illetve a partner által feltöltött dokumentum feltöltésének a dátuma

Type

I N A K T Í V - Rendszer által generált dokumentum esetében a legenerált dokumentum/riport neve jelenik meg, partner által feltöltött dokumentum esetében: „Uploaded”.

Subject

INAKTÍV

5. S Z Ó J E G Y Z É K BO

Back Office, mely az IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer, hitelesítést végző szervezetek által kezelt része.

Elszámolási időszak Főszerződésben előre meghatározott időszakok, melyekre a partner elkészíti partneri jelentését. FO

Front Office, mely az IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer, hazai projekt partnerek által kezelt felülete.

Partneri jelentés Partner adott elszámolási időszakára készített jelentése, részei: 1. Partner Progress Report (PPR) – partner előrehaladási jelentés, melynek 2 fő része van: - Activity report – szakmai rész, - Financial report – pénzügyi rész; 2. Pre-financing settlement - state contribution report – előleg elszámolás összesítő dokumentum; (3. Egyéb csatolandó dokumentumok). Projektrész

A nyertes projekt, egy adott partnerére vonatkozó része.

6. I N F O R M Á C I Ó 6.1.

TECHNIKAI INFORMÁCIÓK

Az IMIR 2007-2013 rendszer működéséhez az alábbi technikai feltételek szükségesek: • •

Microsoft Windows XP/Vista/7 Microsoft Office / Open Office


• • • •

Verzió 1.


legfrissebb verzójú Java (www.sun.com/java) Internet kapcsolat Adobe Reader/Pdf reader Internet Explorer 6.0 vagy nagyobb verziója/ Mozilla Firefox 3.0 vagy nagyobb verziója

Amennyiben a rendszer 20 percig inaktív (nincs használatban), a kapcsolatot a kiszolgálóval megszakítja, és a következő üzenettel találkozhat a felhasználó: •

„Please try to log in again as network problem has occurred”

Normál esetben a folyamat az FO rendszerre történő újbóli belépéssel folytatható. Amennyiben a folyamat nem folytatható (hibaüzenet: „workstep is under processing in another session”), a programmenedzserrel való kapcsolatfelvétel szükséges. A rendszerben adott jelentéssel egyszerre csak egy felhasználó dolgozhat. A rendszerből előállítható dokumentumok generálásánál találkozhat a partner az alábbi üzenettel: • „Please contact the help-desk. File not found Path:…..” Ebben az esetben érdemes újból megpróbálni a dokumentum lehívását, amennyiben többszöri próbálkozást követően sem sikerül, a programmenedzserrel való kapcsolatfelvétel szükséges. 6.2.

ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK

Információ és segítség nyújtás a partneri jelentés - IMIR 2007-2013 monitoring és információs rendszer Front Office felületén keresztüli - benyújtásával kapcsolatosan: kérjük a partnereket, hogy az adott projekthez tartozó kapcsolattartóval/programmenedzserrel szíveskedjenek felvenni a kapcsolatot. Segítségnyújtás: munkanapokon H-Cs 9:00 - 16:00, illetve P 9:00 – 14:00.

IMIR Front Office Felhasználói Kézikönyv

Recommend Documents