Hulpmiddel bij het waarderen

Hulpmiddel bij het waarderen van

gebonden archiefstukken voor

digitalisering

Afstudeerscriptie BA Cultureel Erfgoed

Ilse Korthagen Studentnummer 607514 2011-2012 06-26479696 [email protected] Marianne Philipsstraat 3hs 1064 EX Amsterdam

Reinwardt Academie Begeleider: Gerdie Borghuis 04-06-2012

Ilse Korthagen Studentnummer 607514 2011-2012 06-26479696 [email protected] Marianne Philipsstraat 3hs 1064 EX Amsterdam

Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten Faculteit Cultureel Erfgoed Reinwardt Academie Dapperstraat 315 1093 BS Amsterdam

Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering

Inhoud Voorwoord

4.

Samenvatting

5.

Summary

6.

Inleiding

7.

Het Nationaal Archief

12.

Werkwijze

14.

Hoofdstukindeling

16.

Begripsafbakening

17.

1. Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering

18.

1.1 Conditie, conservering en restauratie

21.

1.1.1 Raadpleegbaarheid

25.

1.1.2 Hanteerbaarheid

26.

1.1.3 Stabiliteit

27.

1.1.4 Behandelen van autonoom verval

28.

1.1.5 Restauratie

29.

1.2 Vorm en de aantasting daarvan

31.

1.2.1 Raadpleegbaarheid

31.

1.2.2 Hanteerbaarheid

33.

1.2.3 Kwetsbaarheid voor beschadigingen

34.

2. Een schets van het werkveld

37.

2.1 Archiefinstellingen

38.

2.1.1 Het Nationaal Archief

40.

2.1.2 Regionale Historische Centra

40.

2.1.3 Gemeente- en streekarchieven

41.

2.1.4 Archiefinstellingen en wetgeving

41.

2.2 Het beleid van de overheid in grote lijnen

42.

2.2.1 Deltaplan voor cultuurbehoud

44.

2.2.2 Metamorfoze

44.

2.2.3 Het Geheugen van Nederland

45.

2.2.4 Digitaliseren met beleid

46.

2.2.5 Digitaal Erfgoed Nederland (DEN)

46.

2.2.6 Een blik over de grenzen en vooruit

47. 1


3. Digitaliseren

50.

3.1 Doelstelling

50.

3.1.1 Conservering

50.

3.1.2 Digitale beschikbaarstelling en -zichtbaarheid

52.

3.1.3 Substitutie

54.

3.2 Wijze van digitaliseren

55.

3.2.1 Eenvoudig digitaliseren

55.

3.2.2 Aangepast digitaliseren

56.

3.3 Budget

4. Verantwoordelijkheden en belangen van stakeholders

57.

59.

4.1 Projectcoördinatoren

60.

4.2 Archivarissen

62.

4.3 Restauratoren

68.

4.4 Imaging specialisten

71.

4.5 Digitaliseringbedrijven

72.

5. Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering

75.

5.1 Waarden `

77.

5.1.1 Waardenkaart te digitaliseren archiefstukken

79.

5.1.2 Toelichting waardenkaart

80.

5.2 Waarderen

87.

5.2.1 Doel van het waarderen

87.

5.2.2 Wie waardeert?

88.

5.2.3 Van waardenkaart tot waardenprofiel: de vragenlijst

89.

6. Tijd voor beslissingen!

91.

6.1 Beslissingsmodel: hulpmiddel of valkuil?

91.

6.2 Het beslissingsmodel

91.

Conclusies & aanbevelingen

100.

2


Bronnen

104.

Literatuur

104.

Publicaties internet

105.

Websites

107.

Geïnterviewde personen

112.

Afbeeldingenlijst

113.

Verklarende woordenlijst

116.

Bijlagen

125.

I Archiefregeling - relevante artikelen

125.

II Archiefwet - relevante artikelen

129.

III Archiefbesluit - relevante artikelen

131.

IV Beroepscode voor Archivarissen - hoofdpunten

133.

3


Voorwoord In 2010 heb ik stage gelopen bij het Nationaal Archief en Hoogduin Papierrestauratoren. In het kader van die stage heb ik voor stagiaires en nieuwe medewerkers een draaiboek geschreven over het digitaliseringklaar maken van archieven. Een aantal vragen rond dit onderwerp bleven toen liggen en ik ben dankbaar dat ik het jaar daarop weer op de afdeling Conservering en Restauratie van het Nationaal Archief terecht kon om deze vragen te beantwoorden. Daarvoor, maar ook voor de intensieve begeleiding en voor de steun als het even tegen zat, wil ik Gabriëlle Beentjes bedanken. Er zijn meer mensen die ik graag wil bedanken voor hun bijdrage aan dit verslag: Gerdie Borghuis voor de begeleiding vanuit de Reinwardt Academie en de motiverende gesprekken. Mijn (oud)collega’s van Hoogduin Papierrestauratoren en Mooie Boeken voor de inspirerende werkplekken. Hans van Dormolen, Robèrt Gillesse, Elizabet Nijhoff Asser, Marike van Roon, Jeroen Bloothoofd, Willem Jan van Wijgeren, Marc Holtman, Erik van der Doe, Tanja de Boer, Carlijn Agterberg, Rob van Santen, Henny van Schie, Charles Jeurgens en Rick van Velden: ik heb jullie de oren van het hoofd mogen vragen. Heel erg bedankt voor jullie tijd en alle nieuwe inzichten. Tot slot wil ik Charlotte Marsman, Kathryn Rhee en Evert Korthagen bedanken voor heel veel grote dingen, maar ook kleinere zoals het speuren naar spelfouten. Dat deze scriptie een jaar later verschijnt dan in eerste instantie de bedoeling was, is het gevolg van mijn steeds verder ontwikkelende passie voor de conservering en restauratie van boek en papier. In dit jaar heb ik een schakeltraject gevolgd bij de Universiteit van Amsterdam. Volgend jaar wil ik beginnen met mijn opleiding tot boeken papierrestaurator. Ik heb geprobeerd dit rapport zo objectief mogelijk te schrijven, maar mijn belangstelling voor restauratie kan hier en daar doorschemeren.

Amsterdam, juni 2012

Ilse Korthagen

4


Samenvatting Digitale beschikbaarstelling van de collectie is voor archiefinstellingen een kerntaak geworden. Niet alle archiefstukken zijn echter direct fysiek geschikt om te digitaliseren. De manier waarop daarmee wordt omgegaan is van vele factoren afhankelijk en bij elk project weer maatwerk. Gabriëlle Beentjes, senior adviseur conservering en coördinator van het restauratie atelier van het Nationaal Archief, heeft daarom een ´beslismodel conserveren/digitaliseren´ ontwikkeld. Hiermee kan systematisch en relatief snel bepaald worden wat een gewenste en realistische voorbereiding is. In het model staan vijf beslissingsmomenten waarin waarden direct een rol spelen, maar om welke waarden gaat het precies? Op dit gebied vraagt het model om toelichting en ondersteuning. Daarin voorziet dit rapport, waarin de volgende hoofdvraag wordt beantwoord: hoe kan efficiënter bepaald worden op welke wijze gebonden archiefstukken voorbereid kunnen/mogen worden op digitalisering? Deze vraag is, behalve met behulp van literatuuronderzoek, beantwoord door middel van diepte interviews met specialisten uit het veld. De voorbereiding van archiefstukken op digitalisering kan twee vormen aannemen. Als de conditie van de stukken niet direct geschikt is voor digitalisering, dan kan de voorbereiding bestaan uit conservering en/of restauratie. Ook kan besloten worden dat de stukken voor digitalisering niet worden behandeld. Waardeverandering/-verlies van de stukken kan dan het gevolg zijn. Is de vorm van de stukken niet direct geschikt om te digitaliseren, dan kan de voorbereiding inhouden dat die vorm wordt aangetast. In sommige gevallen is het echter een optie om de manier van digitaliseren aan de vorm aan te passen of om informatieverlies op de digitale kopie te accepteren. De vorm blijft dan intact. Digitalisering van cultureel erfgoed is de afgelopen jaren ondersteund met verschillende initiatieven van de overheid. Ook internationaal staat digitalisering van collecties op de agenda. De ambities voor de toekomst zijn hoog. Des te meer reden om goed na te denken over hoe we in dit proces om willen gaan met de originele stukken. Dit is onder andere afhankelijk van de doelstellingen van een digitaliseringsproject. Dit kan zijn digitale beschikbaarstelling van de collectie. Conservering van de originele stukken of juist de vernietiging daarvan kan echter ook het doel zijn. Digitaliseren van gebonden stukken kan op verschillende manieren: zowel op de meest eenvoudige manier, in een bookscanner met een glasplaat, als op een aangepaste manier. Het beschikbare budget bepaald onder andere waarop de keuze uiteindelijk valt. Aan de digitalisering van archiefstukken werken verschillende stakeholders mee: project coördinatoren, archivarissen, restauratoren, imaging specialisten en digitaliseringbedrijven. Ze hebben elk eigen verantwoordelijkheden en belangen, die mede worden bepaald door regels en beroepscodes. Stakeholders kunnen de waardering van archiefstukken systematisch uitvoeren en verwoorden met het in dit rapport geïntroduceerde ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’. Het hulpmiddel bestaat uit een waardenkaart en een vragenlijst. De waardenkaart geeft een overzicht van waarden die aan archiefstukken toe te kennen zijn. Stakeholders kunnen op de kaart aankruisen welke waarden ze voor de betreffende stukken relevant vinden. Naar aanleiding van de ingevulde waardenkaarten stellen zij gezamenlijk een waardenprofiel op met behulp van de hierboven genoemde vragenlijst. Het waardenprofiel dient vervolgens als handvat bij de beslissingsmomenten in het model waarbij waarden een rol spelen. Het beslissingmodel is bedoeld als ondersteuning van de gedachtegang over de voorbereiding. Op zichzelf is het model geen argument voor een beslissing. Stakeholders worden gestimuleerd om na te denken over de punten die in het model naar voren komen en deze zelf te beargumenteren, bijvoorbeeld aan de hand van het bovengenoemde hulpmiddel. 5


Summary Making the collection digitally available has become a core task for archive institutions. However not all archival material is immediately physically suitable to digitize. The way in which this is dealt with depends on many factors and for each project has to be tailor-made. Gabrielle Beentjes, senior conservation advisor and coordinator of the restoration studio of the National Archive, has for this reason developed a ‘decision making model for conservation/digitization’. With this, it can be determined systematically and relatively quickly what a desirable and realistic preparation is. In the model there are five decision moments in which values play a direct role, but what are these values exactly? In this area the model needs explanation and support. This report, in which the following main question is answered: how can be determined in which way bound archival material can/may be prepared for digitization?, will do just that. This question is answered, alongside literature research, by means of in-depth interviews with specialists in the field. The preparation of bound archival material for digitization can take on two forms. If the condition is not immediately suitable for digitization, the preparation can consist of conservation and/or restoration. A decision can also be made not to treat the archive before digitization. A change or loss of value could then be a consequence. If the shape/form of the archival material is not suitable to digitize, then the preparation can mean that the shape/form needs to be affected. In some cases it is however an option to adapt the method of digitization to the shape/form or to accept loss of information on the digital copy. The shape/form then stays intact. The digitization of cultural legacy has been supported these last years by various government initiatives. Digitization of collections is also on the international agenda. The ambitions for the future are high, all the more reason to think carefully about how we want to deal with the original archival material. This depends on, among other things, the objectives of a digitizing project. This can be making a collection digitally available. Conservation of the original pieces or, on the contrary, destruction of these, can be the objective. Digitization of archival material can be achieved in various ways: in the most simple way, in a book scanner with a glass plate or in a specially adapted manner. The available budget also determines which choice will eventually be made. Various stakeholders participate in the digitization of archival material: project coordinators, archivists, conservators, imaging specialists and digitizing companies. They each have their responsibilities and interests, that are restricted by regulations and professional codes. Stakeholders can carry out the evaluation of archival material and put this into words using the ‘tool for evaluation of bound archival material before digitizing’. The tool consists of an evaluation card and questionnaire. The evaluation card gives an overview of values that can be attributed to archival material. Stakeholders can mark on the questionnaire which values they find relevant for the pieces in question. With reference to the completed evaluation cards they can formulate a joint value profile using the above mentioned questionnaire. The value profile then serves as aid in the decision moments in the model in which values play a role. The decision making model is intended as a support for the thought process involved in the preparation. In itself the model is no case a motivation for a decision. Stakeholders are encouraged to think about the points that arise in the model and to substantiate these, for example, by means of the above mentioned tool.

6


Inleiding Archiefinstellingen zien het anno 2012 als één van hun kerntaken om archieven niet alleen fysiek, maar juist ook digitaal beschikbaar te stellen.1 Regelmatig worden dan ook archieven geselecteerd voor digitaliseringsprojecten. Niet alleen voor de eindgebruikers die thuis toegang krijgen tot de gedigitaliseerde informatie is dat positief.2 Digitaliseren kan ook goed uitpakken voor de originele archiefstukken. Zo worden deze bij digitaliseringsprojecten van Metamorfoze (2.2.2) bijvoorbeeld na het digitaliseren niet meer geraadpleegd, zodat verdere mechanische schade door hanteren wordt voorkomen. Daarnaast vinden aan de stukken conserverende handelingen plaats en worden ze uiteindelijk veilig opgeborgen in een klimaatgecontroleerde opslag.3 De informatie wordt overgezet op een andere drager en blijft digitaal raadpleegbaar. Belangrijk is hierbij dat de kopieën van dusdanige kwaliteit zijn, dat ze de originelen kunnen vervangen.4 Dit laatste wordt ‘Preservation Imaging´genoemd (3.1.1).5 De conservering van originele stukken en de beschikbaarstelling van digitale kopieën kunnen ook twee tegenstrijdige doelstellingen zijn. Problemen dienen zich aan wanneer archiefstukken fysiek niet direct geschikt zijn om te digitaliseren. Bij stukken die te strak ingebonden zijn, moet men zich bijvoorbeeld afvragen of de vorm ter voorbereiding op digitaliseren (tijdelijk) aangepast kan en mag worden (afb. 1).6 Digitaliseren gaat dan dus juist gepaard met aantasting van de originele objecten.

1

Nationaal Archief, Missie. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/missie

2

Over de rol van de gebruiker in digitaliseringsprojecten wordt op het moment onderzoek gedaan door Gabriëlle Beentjes.

3

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011). p. 3. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze_ABC_Richtlijnen_ conservering_aug2011.pdf

4

Metamorfoze, Handboek Metamorfoze ABC (Den Haag: 2011). p.11. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze_ABC_Handboek_a ug2011.pdf

5

H. van Dormolen, Richtlijnen voor Preservation Imaging Metamorfoze, Beeldkwaliteit, versie 1.0 januari 2012 Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Richtlijnen_Preservation_Imagin g_Metamorfoze_1.0.pdf

6

G. Beentjes,‘Wat doe je wel, wat doe je niet? En waarom dan? Een beslissingsmodel voor het digitaliseringklaar maken van archieven’, Archievenblad 115-4 (2011) p.14-18.

7


De manier waarop met originelen wordt omgegaan ligt dus niet bij voorbaat vast, maar is bij elk project weer maatwerk. De werkwijze waarop de keuze uiteindelijk valt, is afhankelijk van veel verschillende factoren: de vorm en conditie van de stukken, het doel en het beschikbare project voor een project en de verantwoordelijkheden en belangen van stakeholders ten opzichte van de originele objecten.

7

Afb.1. Het boek is te strak ingebonden, waardoor tekst verdwijnt in de vouw.

Omdat steeds met deze factoren rekening gehouden kan en/of moet worden, is het bepalen van de geschikte voorbereiding voor veel instellingen een lastige en tijdrovende klus. Bovendien ligt voor stakeholders onverantwoord waardeverlies op de loer, wanneer belangen niet goed worden afgewogen bij het nemen van beslissingen. Om toch systematisch en relatief snel te kunnen bepalen wat een gewenste en realistische voorbereiding zou kunnen zijn, heeft Gabriëlle Beentjes, senior adviseur conservering en coördinator van het restauratie atelier van het Nationaal Archief, het ´beslismodel conserveren/digitaliseren´ ontwikkeld. Het model is inmiddels bij het Nationaal Archief in gebruik, maar wordt bij voortschrijdend inzicht aangepast.8 Ook Metamorfoze heeft in het nieuwe Handboek Metamorfoze ABC aandacht voor het beslissingsmodel.9

7

I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

8

Nationaal Archief, Beslismodel voorbereiding digitalisering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/informatiebeheer-archiefvorming/archiefconserveren/preventie/behoud-door-verfilming-digitalisering/beslismo

N.B. op de website staat inmiddels een verouderde versie van het model. 9

Metamorfoze, Handboek Metamorfoze ABC (Den Haag: 2011). p. 21. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze_ABC_Handboek_a ug2011.pdf

8


Het model begint bij het moment dat een archief10 is geselecteerd voor digitalisering. De verschillende stappen representeren steeds beslissingsmomenten die zich in de praktijk van een digitaliseringproject aan kunnen dienen. Als uitkomst kun je bijvoorbeeld krijgen: ‘niet digitaliseren (te hoge kosten)’, ‘digitaliseren, de vorm mag aangepast worden’ of ‘digitalisering heeft waardeverlies tot gevolg’ (afb. 28, hoofdstuk 6). Opvallend in het model is de stelling: ‘raadpleegbaarheid gaat altijd vóór’. Hiermee wordt bedoeld dat het eerste doel van het bewaren van archieven is, dat ze geraadpleegd moeten kunnen worden (bijvoorbeeld om bestuurlijke beslissingsprocessen te controleren). De stelling komt twee maal in het model terug met alle gevolgen van dien. Door het Nationaal Archief wordt raadpleegbaarheid voorop gesteld, desnoods ten koste van bepaalde waarden van de stukken (5.1).11 De vraag blijft spelen of het ethisch verantwoord is om unieke objecten (wat archiefstukken per definitie zijn), als beherende instelling aan waardevermindering bloot te stellen. In het model zijn vijf beslissingsmomenten waarin waarden direct een rol spelen (afb. 22. Hoofdstuk 5): 

Heeft het object andere waarden dan puur tekstuele informatiewaarde?



Wordt/worden deze waarde(n) aangetast als de vorm van het object aangepast wordt aan de digitalisering methode?



Wordt verlies van informatie(waarde) op de digitale kopie geaccepteerd?



Wordt verandering van de eerder gedefinieerde waarde(n) geaccepteerd?



Kunnen de waarde(n) hersteld worden door vorm te herstellen na digitalisering?

Maar om welke waarden gaat het dan precies? Gabriëlle Beentjes schreef zelf al in een begeleidend artikel: is de vorm van het stuk niet geschikt om te digitaliseren op de meest eenvoudige manier, dan wordt de lastige vraag gesteld of het object nog andere waarden heeft dan puur tekstuele waarden. Een heel erg lastige vraag, omdat hier veelal weinig onderzoek naar gedaan is. De belangen van de betrokken partijen lopen bovendien vaak uiteen.12 Op dit gebied vraagt het model om toelichting en ondersteuning!

10

In het model staat steeds ‘archief’, terwijl in dit onderzoek steeds wordt gesproken over ‘archiefstukken’ om verwarring met ‘archiefinstelling’ of ‘-bewaarplaats’ te vermijden. Met árchieven´ wordt in deze tekst archiefcollecties bedoeld.

11

G. Beentjes,‘Wat doe je wel, wat doe je niet? En waarom dan? Een beslissingsmodel voor het digitaliseringklaar maken van archieven’, Archievenblad 115-4 (2011) p.14.

12


9


En daarin voorziet dit onderzoeksrapport, waarin de volgende hoofdvraag beantwoord wordt: hoe kan efficiënter bepaald worden op welke wijze gebonden archiefstukken voorbereid kunnen/mogen worden op digitalisering? Gebonden archiefstukken leveren op dit gebied in het bijzonder uitdagingen op: de boekconstructie kan raadpleegbaarheid (en dus digitalisering) soms aardig in de weg zitten. Deze tekst richt zich daarom alleen op gebonden archiefstukken. Het onderzoek heeft als doel het beslissingsmodel van Gabriëlle Beentjes toe te lichten, aan de kaak te stellen en te ondersteunen en vervolgens in combinatie met het model een bruikbaar handvat te vormen bij beslissingen met betrekking tot het bepalen van een geschikte voorbereiding. Dit rapport zal het beslissingsmodel wezenlijk aanvullen door bespreking van de stakeholders van een digitaliseringsproject en hun belangen (hoofdstuk 4). Daarnaast zal het ontwikkelde ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ de stakeholders de mogelijkheid bieden om de eigen waardering van archiefstukken systematisch uit te voeren en te verwoorden (hoofdstuk 5). Door het definiëren van toe te kennen waarden en door belangenafweging, kunnen de beslissingen uit het model goed beargumenteerd genomen worden. Onacceptabel verlies van waarde door ongefundeerde beslissingen wordt zo voorkomen. De besluitvorming met betrekking tot het bepalen van de juiste voorbereiding zal met behulp van het beslissingsmodel en het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ sneller en soepeler verlopen, wat beherende instellingen uiteindelijk tijd en geld zal besparen.

10


De hoofdvraag ´hoe kan efficiënter bepaald worden op welke wijze gebonden archiefstukken voorbereid kunnen/mogen worden op digitaliseren?´ is opgesplitst in de volgende deelvragen:

1. Wat zijn de mogelijkheden op het gebied van de voorbereiding? 

Wat zijn de problemen waar men in de praktijk tegenaan loopt?



Welke invloed heeft de aard van archiefstukken op deze problemen? 

Welke invloed heeft de vorm?



Welke invloed heeft de conditie?



Welke invloed heeft de raadpleegbaarheid van de tekstuele informatie?

2. Hoe ziet het werkveld eruit waarin de digitalisering van archieven plaatsvindt? 

Welke rol spelen archiefinstellingen?



Welke rol heeft de overheid gespeeld/speelt de overheid?



Wat zijn de ontwikkelingen internationaal gezien en naar de toekomst toe?

3. Welke invloed heeft het digitaliseren op de voorbereiding? 

Welke invloed heeft het doel van het digitaliseren?



Welke invloed heeft de manier van digitaliseren?



Welke invloed hebben de kosten van het digitaliseren?

4. Welke verantwoordelijkheden en belangen hebben de stakeholders ten opzichte van de voorbereiding van de originele stukken? 

Wie zijn de stakeholders?



Hoe verhouden de stakeholders zich tot elkaar?



Welke belangen hebben de stakeholders bij de voorbereiding?



Op welke regels en beroepscodes zijn de belangen mede gefundeerd?

5. Hoe kunnen archieven gewaardeerd worden voor digitalisering (op de beslissingsmomenten in het beslissingmodel waarin waarden een rol spelen)? 

Welke waarden worden toegekend?



Welke waarden zijn overdraagbaar op de digitale kopie?



Wie wordt betrokken bij de waardering?



Welke vragen moeten beantwoord worden om te komen tot een bruikbaar waardenprofiel?

6. Hoe kan het beslissingsmodel worden toegepast? 

Wat zijn de voor- en nadelen van een beslissingsmodel?



Welke stappen worden in het model doorlopen?

11


De doelgroep van deze tekst bestaat uit de mensen die uiteindelijk de beslissingen uit het beslissingsmodel (toelichting van de dilemma’s: hoofdstuk 1, van het beslissingmodel: hoofdstuk 6) zullen moeten nemen. Welke functie deze mensen bekleden kan per organisatie en per vraag variëren van archivaris tot restaurator. Ook de andere stakeholders van digitaliseringsprojecten in archieven behoren tot de doelgroep. Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van de Bachelor Cultureel Erfgoed in opdracht van de Reinwardt Academie. De begeleider vanuit de opleiding was Gerdie Borghuis, docent Informatiemanagement. Gedeeltelijk heeft het onderzoek plaatsgevonden op de afdeling conservering en restauratie van het Nationaal Archief onder begeleiding van Gabriëlle Beentjes.

Het Nationaal Archief De collectie van het Nationaal Archief (afb. 2 & 3) bestaat uit archieven van de rijksoverheid, de provincie Zuid-Holland, maatschappelijke organisaties en privé-personen. Samen zijn deze archieven 93 kilometer lang en ze gaan tot bijna duizend jaar terug in de tijd. Behalve uit documenten als brieven, bestaat de collectie ook uit kaarten, tekeningen en foto’s.13 In 2010 is het ‘e-depot’ in gebruik genomen, waardoor ook digitale archieven naar het Nationaal Archief overgebracht kunnen worden en daar veilig bewaard blijven. Hierin worden onder andere de masterbestanden opgeslagen die in het kader van Metamorfoze-projecten geproduceerd zijn (2.2.2).14 Het Nationaal Archief heeft als doel in 2013 uit een fysiek en digitaal ‘archiefgebouw’ te bestaan, zodat in deze tijd van nieuwe media de eindgebruikers actief bij het archief worden betrokken. Dat komt onder andere terug in het derde punt van de missie van het Nationaal Archief: wij dienen ieders recht op informatie en geven inzicht in het verleden van ons land door: 1. ons in te zetten voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie, en optimale zorg voor alle rijksarchieven 2. de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en 3. on site en on line te presenteren. 4. De organisatie is hierbij actief op drie niveaus: het archiefbestel als geheel, de integrale rijksarchiefcollectie èn onze eigen collectie. 15

13

Nationaal Archief, Over de collectie van het Nationaal Archief. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/over-collectie-het-nationaal-archief

14

Metamorfoze, Handboek Metamorfoze ABC (Den Haag: 2011) p. 6.Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze_ABC_Handboek_a ug2011.pdf

15


12


In Morgen is vandaag al verleden tijd, het visiedocument van het Nationaal Archief van 20082013 is beschreven in welke stappen het fysieke en digitale archiefgebouw gerealiseerd wordt:

1. Collectie: borging, verspreiding en vergroting van de kennis over de unieke collectie 2. Openbaarheid: van Informatie op Orde naar Informatie Actief Openbaar 3. Digitaal knooppunt: knooppunt voor de digitale overheid 4. Publiekswerkplaats: inrichting van een digitale en fysieke archiefwerkplaats voor een groot publiek 5. Kennis- & besteltaken: versterking van de kennisfunctie voor de (inter)nationale archiefwereld 6. Ondernemerschap: een nieuwe structuur voor een ‘ondernemende’ dienst. 16 Het Nationaal Archief benadrukt bovendien het volgende: “volledige digitale dienstverlening in een digitaal Nationaal Archief is uitsluitend mogelijk als […] ook de originele bronnen digitaal beschikbaar zijn.” In het Visiedocument 2009-2014 ‘E-archief in ontwikkeling’ staat voor de volgende doelstelling omschreven: “Binnen 10 jaar is 10% van de voor het publiek meest interessante delen van de totale collecties digitaal beschikbaar”.17

18

19

Afb.2.& 3. Het Nationaal Archief.

16

Nationaal Archief, Morgen is vandaag al verleden tijd, visiedocument 2008-2013. Geraadpleegd: 2012-05-29 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/morgen_is_vandaag_al_verleden_tijd_visiedocument _2008-2013.pdf

17

Consortium van Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief, E-Archief in ontwikkeling, visiedocument 2009-2014. p.5. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.vng.nl/Documenten/Extranet/Cultuur/Archieven%20en%20musea/earchief_in_ontwikkeling.pdf

18

I.Korthagen, 2012, Den Haag.

19

I.Korthagen, 2012, Den Haag.

13


Werkwijze Vanwege eerdere werken stage-ervaringen bij Hoogduin Papierrestauratoren en het Nationaal Archief was het werkveld al bekend gebied voor aanvang van het onderzoek. Een aantal verkennende gesprekken met Gabriëlle Beentjes resulteerde in een samenwerking en de hierboven geformuleerde vraagstelling. Zij was op dat moment bezig het beslissingsmodel te bespreken met specialisten in het veld en het werd voordurend aangepast. Dat bood de mogelijkheid om mee te denken over de uiteindelijke versie. Gabriëlle Beentjes heeft bovendien een begeleidend artikel geschreven bij het beslissingsmodel voor het Archievenblad en Restauratoren Nederland.20 Dit artikel was het startpunt van het literatuuronderzoek. Bijna gelijktijdig met de start van het onderzoek kwam het boek van Anna Bülow, ´Preparing collections for digitization´ 21 uit, wat een belangrijke publicatie is geworden voor dit rapport. Daarnaast werd net een nieuwe versie uitgebracht van het Metamorfoze Handboek. 22 Metamorfoze is in Nederland de belangrijkste organisatie op het gebied van digitalisering van het papieren erfgoed (2.2.2). Metamorfoze werd in 2011 opgesplitst in twee trajecten: enerzijds het Archieven en Bijzondere Collecties traject, waarin het Nationaal Archief voor het eerst een begeleidende rol speelt. Anderzijds bleef de Koninklijke Bibliotheek verantwoordelijk voor het Boeken-, Kranten- en Tijdschriften-traject. Binnen het eerste traject was voor het eerst extra aandacht voor de behandeling van originele stukken. Dit heeft zich geuit in de publicatie van ‘Richtlijnen Conservering Metamorfoze ABC’.23 Dit is een richtlijn voor erfgoedinstellingen en restauratieateliers binnen Metamorfoze projecten. Een andere grote inspiratiebron is de Koninklijke Bibliotheek geweest met hun collectiebehoudsplan 2010-2013 24 waarin gebruik werd gemaakt van Siginificance25; een publicatie over het waarderen van cultureel erfgoed.

20

G. Beentjes,‘Wat doe je wel, wat doe je niet? En waarom dan? Een beslissingsmodel voor het digitaliseringklaar maken van archieven’, Archievenblad 115-4 (2011) p.14-18.

21

A. Bülow, Preparing collections for digitization (Londen 2011).

22

Metamorfoze, Handboek Metamorfoze ABC (Den Haag: 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze_ABC_Handboek_a ug2011.pdf

23

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze_ABC_Richtlijnen_ conservering_aug2011.pdf

24

Koninklijke Bibliotheek, Collectiebehoudsplan 2010-2013. Fysiek en digitaal integraal (Den Haag 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.kb.nl/hkc/collectiebehoudsplan/collectiebehoudsplan_20102013.pdf

25

Heritage Collections Council, Significance. A guide to assessing the significance of cultural heritage objects and collections (Canberra 2001).

14


De kennis uit de literatuur is vervolgens aangevuld door een aantal diepte-interviews met specialisten uit het veld (zie onderstaande lijst). Omdat de gesprekken op locatie plaatsvonden, werden ze regelmatig gecombineerd met een rondleiding door het bedrijf/de instelling. Dit, in combinatie met de persoonlijke gesprekken, bracht de theorie echt tot leven. De geïnterviewde personen: 

Carlijn Agterberg Hoofd Afdeling Digitalisering, Koninklijke Bibliotheek



Elizabet Nijhoff Asser Boek- en papierrestaurator en eigenaar, Mooie Boeken



Tanja de Boer Hoofd Collectiebehoud, Koninklijke Bibliotheek



Jeroen Bloothoofd Accountmanager , Pictura – Imaginis



Erik van der Doe Coördinator Archieven, Metamorfoze



Hans van Dormolen Imaging Specialist, Koninklijke Bibliotheek en Metamorfoze



Robèrt Gillesse Senior officer, Stichting DEN



Marc Holtman Senior medewerker dienstverlening (projectleider digitalisering), Stadsarchief Amsterdam



Charles Jeurgens Hoofd Beleidsontwikkeling Selectie & Bestel, Nationaal Archief (ten tijde van het interview, inmiddels niet meer werkzaam bij het Nationaal Archief)



Marike van Roon Adjunct Hoofdconservator en Conservator Universiteitsgeschiedenis, Universiteit van Amsterdam



Rob van Santen Senior Accountmanager, Karmac



Henny van Schie Senior medewerker toegangen (archivaris), Nationaal Archief



Rick van Velden Projectleider Digitale Content, Nationaal Archief



Willem Jan van Wijgeren Fotograaf en eigenaar, Studio Buitenhof 15


Hoofdstukindeling Hoofdstuk 1 gaat over het voorbereiden op digitalisering. Deze voorbereiding kan twee vormen aannemen. Wanneer de conditie van de stukken de aanleiding is van de voorbereiding, dan kan de behandeling bestaan uit conservering en/of restauratie (1.1). Is de vorm van de stukken echter de reden om tot voorbereiden over te gaan, dan kan de behandeling inhouden dat de vorm wordt aangetast (1.1.2). Het tweede hoofdstuk is een verkenning van het werkveld waarin het digitaliseren van archiefstukken plaatsvindt. Eerst wordt aandacht besteed aan archiefinstellingen (2.1). Vervolgens wordt een overzicht gegeven van stimulerende initiatieven van de overheid op het gebied van de digitalisering van archieven (en cultureel erfgoed in het algemeen) (2.2). Hoofdstuk drie is gewijd aan het daadwerkelijke digitaliseren. Allereerst wordt gekeken naar de doelstellingen (3.1). De verschillenden manieren waarop gebonden stukken gedigitaliseerd kunnen worden, worden vervolgens toegelicht in 3.2. In 3.3 komen de kosten van digitalisering en het beschikbare budget aan bod. De stakeholders van een digitaliseringsproject komen in het vierde hoofdstuk aan het woord: projectcoördinatoren (4.1), archivarissen (4.2), restauratoren (4.3), imaging specialisten (4.4) en digitaliseringbedrijven (4.5). Steeds wordt toegelicht hoe zij zich tot elkaar verhouden, welke belangen ze hebben met betrekking tot de voorbereiding en op welke regels en codes deze belangen gefundeerd zijn. Het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ wordt in hoofdstuk 5 geïntroduceerd. De beslissingen uit het model waarbij waarden een rol spelen, kunnen door gebruik van het hulpmiddel goed overwogen worden genomen. Het eerste onderdeel van het hulpmiddel is een waardenkaart met bijbehorende toelichting (5.1). Vervolgens wordt uitgewerkt hoe met behulp van de waardenkaart een waardenprofiel kan worden opgesteld door de stakeholders (5.2). In het laatste hoofdstuk is het tijd voor beslissingen: op welke manier kunnen deze worden genomen? De voor- en nadelen van beslissingmodellen in het algemeen komen kort aan bod in 6.1. Vervolgens wordt een advies gegeven over het gebruik van het model van Gabriëlle Beentjes (6.2). Bovendien wordt bij elk beslissingsmoment uit het model verwezen naar de relevante stukken tekst in dit rapport, die in zijn geheel een complete toelichting is bij het model.

16


Begripsafbakening Voor definities wordt verwezen naar de verklarende woordenlijst (p.116). Woorden die in deze lijst terug te vinden zijn, worden onderstreept weergegeven (tussenkopjes niet meegerekend). In deze verklarende woordenlijst worden verschillende bestaande terminologieën gecombineerd. Hiervoor is gekozen omdat termen die binnen de ene beroepsgroep dagelijks worden gebruikt, voor andere stakeholders misschien volstrekt onbekend zijn. Met behulp van deze lijst kunnen de verschillende stakeholders elkaars taal toch goed begrijpen. Ten behoeve van de leesbaarheid wordt in deze tekst steeds gesproken over àrchiefstukken´ of ‘stukken’ in plaats van ‘gebonden archiefstukken’. Met ‘beslissingsmodel’ wordt steeds het model van Gabriëlle Beentjes bedoeld.

17


1. Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering De voorbereiding van archiefstukken op digitaliseren, vormt niet de eerste stap binnen een digitaliseringstraject. Voordat archiefstukken het punt in het proces bereiken waarover het beslissingsmodel gaat, zijn ze door een selectieprocedure gegaan en uitgekozen om gedigitaliseerd te worden. De hele collectie digitaliseren is voor geen enkele instelling realistisch, al was het alleen maar vanwege de kosten die daaraan verbonden zouden zijn. De selectie van de stukken heeft alles te maken met de doelstelling van het digitaliseren: gaat het om het vergroten van het publieksbereik of is conservering van de originele stukken het uitgangspunt?26 Hieraan wordt meer aandacht besteed in hoofdstuk 3. Digitaal Erfgoed Nederland adviseert om bij die selectie aan de hand van de volgende aspecten steeds na te gaan of de stukken geschikt zijn voor digitalisering: materiaalsoorten (vormtype), omvang (in de zin van aantallen), registratie en ontsluiting, aanvullende documentatie, reeds bestaande reproducties en reeds digitaal beschikbare onderdelen. Tot slot is het belangrijk dat de beoogde doelgroep goed wordt bediend met de digitalisering van de geselecteerde archiefstukken.27 De stukken moeten, anders gezegd, waardevol genoeg bevonden worden door de eindgebruikers. Pas nadat de stukken geselecteerd zijn (bijvoorbeeld door de archivaris of de afdeling publiek), wordt door middel van een steekproef nagegaan of de stukken ook fysiek geschikt zijn om gedigitaliseerd te worden.28 Dit gebeurt door de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor conservering en restauratie van de collectie. Zijn de stukken niet direct geschikt, dan kan een bepaalde voorbereiding daar wellicht verandering in brengen. Het loopt anders wanneer stukken geselecteerd worden (bijvoorbeeld door een restaurator) juist omdat ze in een slechte conditie verkeren. In de Archiefwet is vastgelegd dat archiefstukken tijdig op een nieuwe drager overgezet moeten worden, wanneer (onder andere vanwege veroudering van de gebruikte materialen) informatieverlies dreigt (Bijlage I, ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden, § 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden (vervolg) , Artikel 14). Maar is dat praktisch mogelijk? De conditie van de stukken moet wel goed genoeg zijn om ze te kunnen digitaliseren. Wederom kan een geschikte voorbereiding uitkomst bieden.

26

Bülow, A. Preparing collections for digitization (Londen 2011) p.50.

27

DEN, Digitaliseringsplan (voorbeeld). Geraadpleegd: 2012-05-16

28


http://www.den.nl/standaard/48/Digitaliseringsplan-%28Voorbeeld%29

18


In de inleiding kwam naar voren dat het bepalen van de geschikte voorbereiding van archiefstukken op digitalisering vaak lastig en tijdrovend is. De aard van het te digitaliseren materiaal bepaalt in grote mate of men in de praktijk tegen problemen aanloopt en welke dat dan zijn. Deze problemen (en een aantal mogelijke uitkomsten) worden in dit eerste hoofdstuk alvast als ruggengraat voor de rest van de tekst uiteengezet. Als de conditie van archiefstukken goed is en de stukken zijn bovendien volledig raadpleegbaar29, dan kunnen ze meestal zonder problemen gedigitaliseerd worden. In het beslissingmodel kom je al snel uit op ‘conserveren en digitaliseren op de ´meest eenvoudige manier’30 (afb. 18, hoofdstuk 3). (Met ‘conserveren’ van archieven wordt binnen de context van digitaliseringsprojecten bedoeld: het zodanig behandelen van originele objecten dat het hanteren, transporteren en digitaliseren kan plaatsvinden zonder risico van informatieverlies31. De conditie van de stukken is dus bepalend voor wat ‘conservering’ precies inhoudt. In bovengenoemde situatie zal het slechts gaan om minimale conserverende ingrepen, zoals het repareren van scheuren of het terugvouwen van ezelsoren (afb.4). Dit wordt ook wel ‘eerstelijns conservering’ genoemd.

32

Afb. 4. Door ezelsoren kan tekst niet raadpleegbaar zijn.

29

In de Archiefregeling wordt gesproken over ‘toegankelijk’ hiermee wordt zowel vindbaar als leesbaar bedoeld (Bijlage I, ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, § 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden (vervolg), Artikel 20). In deze tekst gaat het steeds alleen om de leesbaarheid, oftewel de fysieke raadpleegbaarheid van de tekstuele informatie/inhoud.

30

Hiermee wordt bedoeld: digitaliseren in een bookscanner. De stukken liggen daarin helemaal open, meestal in een boekenwieg. Voor elke opname wordt een glasplaat op de te digitaliseren bladzijdes gedrukt, zodat deze helemaal vlak komen te liggen.

31

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011). p.4. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze_ABC_Richtlijnen_ conservering_aug2011.pdf

32

I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

19


Problemen zijn pas aan de orde wanneer archiefstukken niet op de meest eenvoudige manier gedigitaliseerd kunnen worden omdat hun vorm, conditie, en/of raadpleegbaarheid 33 dat in de weg zit.34 Bij deze stukken moet onderzocht worden of een voorbereidende behandeling digitaliseren (op de meest eenvoudige manier) toch mogelijk maakt. De voorbereiding komt in de praktijk neer op twee bijna tegenovergestelde behandelingen (en consequenties): als de conditie van de archiefstukken zorgt voor complicaties bij het digitaliseren, dan kan conservering en/of restauratie uitkomst bieden (1.1). De archiefstukken gaan er dan fysiek op vooruit. Is het echter de vorm die zorgt voor complicaties, dan kan de voorbereiding inhouden dat die vorm juist wordt aangetast (1.2). Waarde(n) vermindering is dan vaak het gevolg. Een mengvorm is mogelijk als zowel de conditie en de vorm niet direct geschikt zijn om te digitaliseren (afb. 5). Bepaalde fysieke aspecten gaan er dan op vooruit, terwijl andere er juist op achteruit gaan. Het is in deze tekst niet de bedoeling om conserveringsmethoden uitvoerig te beschrijven.35 Ter illustratie zullen ze af en toe wel kort aan de orde komen.

36

Afb. 5. Mengvorm: zowel een afwijkende vorm als een slechte conditie.

33

Slechte raadpleegbaarheid is een mogelijk gevolg van de conditie en/of de vorm van archiefstukken De raadpleegbaarheid wordt in het model echter expliciet genoemd, omdat archiefstukken door archiefinstellingen bewaard worden om geraadpleegd te kunnen worden. Is dat niet het geval, dan kan dit betekenen dat rigoureuzere beslissingen als verantwoord worden beschouwd.

34


35

Voor een richtlijn bij het behandelen van schade wordt verwezen naar: Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011). p. 8-10. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze_ABC_Richtlijnen_ conservering_aug2011.pdf en

I. Korthagen, Draaiboek digitaliseringklaar maken archieven (2010). 36


20


1.1 Conditie, conservering en restauratie In principe zullen archiefinstellingen er ook zonder digitaliseringsprojecten naar streven archieven in goede staat te bewaren.37 Na onderstaande korte toelichting wordt preventieve conservering van archieven dan ook buiten beschouwing gelaten. Archiefstukken dienen zuurvrij verpakt te zijn in standaard archiefdozen (afb. 6)38. De materialen die daarbij gebruikt mogen worden, staan specifiek omschreven in de Archiefregeling (bijlage I, ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden § 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden, Artikel 9 t/m 13). 39 Als stukken in het kader van een digitaliseringsproject omgepakt worden, dan is het verstandig om eerst contact op te nemen met het uitvoerende digitaliseringbedrijf. De aanpak kan dan op de werkwijze binnen dat bedrijf aangepast worden, wat een hoop tijd en geld kan schelen, citaat.1. Mocht het archief actieve schimmels en insecten bevatten, dan moet het ontsmet worden door middel van gammadoorstraling. Na doorstraling moeten de stukken gereinigd en indien nodig opnieuw verpakt worden.40 Archiefstukken dienen opgeslagen te zijn in een depot dat voldoet aan de voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten (tijdelijk) of archiefbewaarplaatsen (voor blijvende bewaring).41

37

Nationaal Archief, Normen goede staat. Geraadpleegd: 2012-05-17 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/normen_goede_staat_2.pdf

38

Instituut Collectie Nederland, ICN-Kwaliteitseisen voor archieven, bibliotheken en musea (Amsterdam: 2002). Geraadpleegd: 2012-05-17 http://www.cultureelerfgoed.nl/sites/default/files/documenten/ICN-Kwaliteitseisen-voor-archievenbibliotheken-en-musea_2002.pdf

39

Rijksoverheid, Archiefregeling. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_18-05-2012#Hoofdstuk2

40


41

Rijksoverheid, Archiefregeling. Hoofdstuk 4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en –bewaarplaatsen. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_18-05-2012#Hoofdstuk4

Rijksoverheid, Archiefregeling. Hoofdstuk 5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_18-05-2012#Hoofdstuk5 Rijksoverheid, Archiefregeling. Hoofdstuk 6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen Geraadpleegd: 2012-05-18 http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_18-05-2012#Hoofdstuk6 Deze hoofdstukken zijn vanwege de grote hoeveelheid artikelen niet in bijlagen opgenomen.

21


42

Afb. 6. Standaard archiefdozen.

Citaat 1.

“We zien regelmatig dat dingen in de voorbereiding anders gedaan hadden kunnen worden, waardoor het digitaliseringtraject en alles wat erna komt, veel eenvoudiger kan. Soms zijn de archieven heel ingewikkeld ingepakt. Dat neemt een gigantisch volume in en op het moment dat je aan het scannen bent, ben je eigenlijk de helft van de tijd bezig met in- en uitpakken.. Herverpakken vindt vaak op het verkeerde moment plaats. De voorbereiding is tot slot het ideale moment om iets te voorzien van een barcodesticker of een voorloopvel met een barcode, waardoor je het hele proces volledig kunt automatiseren. Als dat meteen gebeurt, hoeft niet alles opnieuw gehanteerd te worden.” Vraaggesprek met Jeroen Bloothoofd, Accountmanager van Pictura – Imaginis, gehouden op 23-09-2011.

Dit gezegd hebbende is het tijd om over te gaan op conservering en restauratie binnen de specifieke context van digitaliseringsprojecten.

42


22


Sommige schade 43 is misschien een doorn in het oog, maar hoeft niet altijd behandeld te worden ten behoeve van digitalisering. Pas als de conditie ervoor zorgt dat de stukken niet geheel raadpleegbaar 44 of slecht hanteerbaar zijn of als ze niet in stabiele staat verkeren, dan gaat conservering en/of restauratie echt een rol spelen binnen digitaliseringprojecten. Is dit het geval, dan wordt bekeken waar de behandeling precies uit moet bestaan. De volgende vraag is of de conservering en/of restauratie ook (financieel) mogelijk en wenselijk is. Het doel van een digitaliseringproject speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de behandeling (3.1). Is conservering van de originele stukken het hoofddoel, dan wordt meer aandacht besteed aan het behandelen daarvan. Autonoom verval (bijvoorbeeld inktvraat, kopervraat en verzuring) 45 kan in deze gevallen een halt toe worden geroepen, wat om speciale behandelingen vraagt (1.1.4). Is digitale beschikbaarstelling van de inhoud het belangrijkste streven, dan wordt alleen het ‘hoognodige’ aan de originele stukken gedaan. Uitgangspunt van de conservering is dan de stukken eenmalig hanteerbaar en raadpleegbaar te maken, zodat digitalisering mogelijk is. Eenmaal digitaal beschikbaar, worden de originelen doorgaans minder gehanteerd.46 Gaat het om een heel bijzondere archiefstukken, die na digitalisering bijvoorbeeld ook tentoongesteld worden, dan is een uitvoerige restauratie voor of na digitalisering wellicht wel op zijn plaats. Esthetiek zal dan waarschijnlijk een grotere rol spelen bij de behandeling. Voordat conservering en/of restauratie plaatsvindt, wordt met andere woorden een conserveringsniveau bepaald, dat overeenkomt met de voor het digitaliseringsproject gestelde doelstellingen (citaat 2.).

43

Voor een overzicht van schadevormen die voorkomen bij archieven wordt verwezen naar: E. van der Doe, ed., Schadeatlas archieven. Hulpmiddel bij het uitvoeren van schade-inventarisatie (Den Haag 2007).

44


45


46

Bülow, A. Preparing collections for digitization (Londen 2011) p.142

23


Citaat 2.

“De vraag bij restauratie en conservering is steeds: hoe ver ga je erin? Bij restauratoren is het ook wel duidelijk dat het niet altijd een tien kan zijn. Het is iets wat je per project bekijkt. Als je er qua budget ruimte voor hebt, dan kun je zeggen: we doen er wat meer aan. Een andere keer doe je alleen die handelingen die ervoor zorgen dat de stukken gedurende het proces niet verder beschadigd raken.” Vraaggesprek met Rick van Velden, Projectleider Digitale Content van Nationaal Archief, gehouden op 19-092011.

Wanneer restauratoren beoordelen of archiefstukken fysiek geschikt zijn voor digitalisering, moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat medewerkers van digitaliseringbedrijven minder voorzichtig met de stukken omgaan dan gebruikelijk is bij medewerkers van archiefinstellingen. Het is bijvoorbeeld niet vanzelfsprekend dat ze ervaring hebben met kwetsbaar materiaal. Bovendien verwerken ze onder tijdsdruk veel materiaal achter elkaar. Daarnaast brengt het digitaliseren zelf ook risico’s met zich mee.47 Het is daarom goed als restauratoren van tevoren weten hoe het digitaliseringsproces in elkaar zit en welke apparatuur voor het digitaliseren wordt gebruikt.48 Met deze factoren in het achterhoofd wordt vervolgens gekeken of voorbereiding van de stukken uitkomst biedt. In de rest van deze paragraaf volgt een overzicht van schade waarbij dat doorgaans het geval is.

47

Bülow, A. Preparing collections for digitization (Londen 2011) p.92-93.

48


24


1.1.1 Raadpleegbaarheid De raadpleegbaarheid van archiefstukken is, zoals eerder gezegd, van het grootste belang. Wanneer (een deel van) de tekstuele informatie niet raadpleegbaar is door schade, dan moet deze schade hersteld worden. Voorbeelden van dit soort schade zijn (mechanische) verklevingen (afb. 7, 8 & 9). Deze kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer meerdere bladzijden door vocht hun interne stevigheid verliezen en vervolgens aan elkaar vast opdrogen. De bladzijdes zijn niet meer terug te brengen in hun originele staat. Wel kan besloten worden om de verkleving los te snijden en schade te accepteren, in ruil voor informatie die weer vrij komt.49

50

Afb. 7. Verkleving van bladzijden.

51

Afb. 8. Mechanische verkleving.

52

Afb. 9. Verkleurde en vastgeplakte bladzijden.

49

I. Korthagen, Draaiboek digitaliseringklaar maken archieven (2010).

50


51

Mooie Boeken, 2011, Amsterdam.

52


25


1.1.2 Hanteerbaarheid Wanneer archiefstukken door schade niet hanteerbaar genoeg zijn om te kunnen digitaliseren, dan zal ook daar voorafgaande wat aan gedaan moeten worden. Hierbij kan gedacht worden aan ernstige papierschade zoals inktvraat in een vergevorderd stadium (afb. 10), waarbij bladzijdes bij het omslaan volledig uit elkaar kunnen vallen. Ook papier dat vervilt is door aanraking met vocht kan slecht hanteerbaar zijn doordat het heel dun en zacht geworden is (afb. 11). Bij veel grote scheuren (afb. 12) ligt meer schade op de loer en de digitaliseerder zal bovendien niet blij zijn met de tijd die hij kwijt is aan het uitvogelen welke helft waarbij hoort!

53

Afb. 10. Gefragmenteerd door inktvraat.

54

Afb. 11. Zwak door vocht en schimmel.

55

Afb. 12. Grote scheuren.

53


54


55


26


1.1.3 Stabiliteit Naast raadpleegbaarheid en hanteerbaarheid, is ook stabiliteit van de stukken een belangrijke voorwaarde om te kunnen digitaliseren. Als schade door hanteren en/of digitaliseren kan verergeren (afb. 13), dan kan dit ook een reden zijn om tot behandeling over te gaan. Bij dreiging van materiaal- of (en vooral) informatieverlies moet de behandeling ervoor zorgen dat de stukken stabiel genoeg zijn om zo min mogelijk schade op te lopen tijdens de digitalisering.

56

Afb. 13. Schade zorgt voor dreigend informatieverlies.

Als schade ervoor zorgt dat de stukken niet geheel raadpleegbaar of slecht hanteerbaar zijn of als het papier instabiel is, dan kunnen de volgende acties ondernomen worden: 

De schade wordt behandeld door een restaurator, de stukken worden vervolgens gedigitaliseerd (of andersom als de conditie dat toelaat). Waardeverandering/-verlies van de originelen wordt zoveel mogelijk voorkomen. Hiervoor moet wel voldoende budget beschikbaar zijn (3.3).



De schade wordt niet behandeld, de stukken worden toch gedigitaliseerd. Ze lopen het risico meer te beschadigen: waardeverandering/ -verlies bij de originelen kan dan het gevolg zijn. Voor restauratoren zal deze optie onethisch zijn (4.3)

56


27


1.1.4 Behandelen van autonoom verval Naast het behandelen van schade die zorgt voor slechte raadpleegbaarheid of hanteerbaarheid van de stukken of instabiel papier, wordt ook het behandelen van autonoom verval weleens gecombineerd met digitalisering (bijvoorbeeld bij Metamorfoze projecten57). Behandeling hiervan gebeurt meestal na het digitaliseren (en behoort daarom niet tot de voorbereiding), tenzij de stukken door toedoen van het autonome verval alsnog in een of meer van bovengenoemde categorieën belanden, zoals het geval kan zijn bij inktvraat in een vergevorderd stadium (afb.14).

58

Afb. 14. Inktvraat in een vergevorderd stadium.

Autonoom verval is verval dat zelfs onder de meest geschikte (klimatologische) omstandigheden doorgaat, omdat de oorzaak ervan in het object zelf ligt. De afbraakprocessen stoppen pas als het object is vergaan, of als een ingrijpende behandeling het verval een halt toe roept. Typen autonoom verval zijn inktvraat, kopervraat en verzuring. Inktvraat wordt gestopt door middel van een fytaatbehandeling. Dit is een natte behandeling die zowel plaatselijk (alleen op de plekken waar de schadeveroorzakende ijzergallusinkt zich bevindt) als op het volledige stuk uitgevoerd kan worden. Omdat de plaatselijke behandeling vaak tijdrovend (en dus duur) is en omdat stukken vaak geheel met ijzergallusinkt zijn beschreven, wordt vaak gekozen voor de volledige behandeling. Om alle bladzijdes te kunnen behandelen, moet het stuk uit de band gehaald worden. Bovendien kan de natte behandeling bijvoorbeeld zorgen voor lichte veranderingen in het formaat van het papier.

57


58


28


In eerste instantie zijn de stukken losbladig beter en sneller te digitaliseren. Bij de fytaatbehandeling wordt het papier echter verstevigd met dun Japans papier (‘gedoubleerd’). Dit veroorzaakt een contrastvermindering tussen het papier en de tekst, waardoor deze zowel analoog als digitaal minder goed leesbaar kan worden.59 Bovendien is er altijd het risico dat er iets mis gaat met de behandeling. Het zou veel erger zijn als dat gebeurt voordat de informatie digitaal veilig gesteld is. Fyteren gebeurt daarom, zoals eerder werd gezegd, bij voorkeur na het digitaliseren. Ook ontzuren kan plaatselijk, maar gebeurt meestal per batch archiefstukken. Dit wordt gedaan volgens de Bookkeepermethode. Deze methode houdt in dat stukken volledig in een niet-waterig ontzuringsbad worden ondergedompeld. De stukken hoeven hiervoor niet uit de band gehaald te worden. Na het bad blijft echter wel een dun laagje magnesiumoxide achter op de stukken, wat ervoor kan zorgen dat de tekst (analoog en digitaal) minder goed leesbaar is.60 Omdat de stukken daarbij niet extra verstevigd worden (zoals wel het geval is bij fyteren, door middel van Japans papier), wordt ontzuren altijd na digitalisering gedaan. Ontzuren maakt daarom geen onderdeel uit van de voorbereiding. Fyteren en ontzuren kunnen beide waarde(n)verandering of –verlies tot gevolg hebben, maar daar tegenover staat een langere ‘levensduur’ van de stukken.

1.1.5 Restauratie Restauratie kan (veel) verder gaan dan puur het waarborgen van de raadpleegbaarheid, hanteerbaarheid en stabiliteit van de stukken. Het vindt eveneens plaats na het digitaliseren, zodat eventuele schade die tijdens het digitaliseren is ontstaan, meteen weer hersteld kan worden. Ook hier kan het verlies van contrast op de digitale kopie door de versteviging van Japans papier een rol spelen. Bijvoorbeeld wanneer besloten is dat materiaal toch aangevezeld of alleen gedoubleerd wordt, terwijl de conditie wel goed genoeg is om de stukken te kunnen digitaliseren.

59


60

G. Beentjes, ‘Ontzuren, een ‘vergeten’ conserveringsmaatregel’, Metamorfoze nieuws 02 (2011) p. 9. Geraadpleegd: 2012-05-16 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/metamorfozenieuws2011-02.pdf

29


Wanneer een stuk al uit de band ligt, wordt deze pas na digitaliseren gerestaureerd omdat, zoals eerder ook naar voren kwam, stukken losbladig beter en sneller te digitaliseren zijn. Achteraf restaureren kan ook aan de orde zijn als de vorm wordt aangetast (1.2) zodat digitaliseren op de meest eenvoudige manier mogelijk is. Besloten kan worden om de verloren waarden achteraf te herstellen, door de vorm terug te brengen in een staat die de ‘oorspronkelijk staat’ zoveel mogelijk benaderd. Het blijft echter een reconstructie. Ook het maken van een ‘conserveringsband’ is een optie.61 Dit is een simpele band, slechts ter bescherming van de documenten.

61


30


1.2 Vorm en de aantasting daarvan Naast de conditie kan ook de vorm (oftewel de verschijningsvorm, waar bijvoorbeeld constructie en bindwijze onder vallen) van archiefstukken de oorzaak zijn van complicaties bij het digitaliseren. Is het de vorm die digitalisering in de weg zit, dan moeten de volgende vragen worden gesteld: kan de manier van digitaliseren worden aangepast aan de vorm van de stukken (3.1.2)? En is daar ook geld voor (over) (3.3)? Een aanpassing zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat stukken niet helemaal open gedigitaliseerd worden, maar in een hoek van negentig graden (waardoor de ruggen veel minder onder spanning komen te staan). Als de manier van digitaliseren niet aangepast kan worden aan de vorm van de stukken, dan beginnen grote dilemma’s de kop op te steken: kan de vorm van de stukken aangetast worden zodat ze gedigitaliseerd kunnen worden op de meest eenvoudige manier? Wat gaat dan precies aan waarde(n) verloren? En is dat wel wenselijk en verantwoord? In deze paragraaf draait het dus niet meer om een behandeling die verbetering van de conditie van de stukken tot gevolg heeft (op natte conserveringsbehandelingen na, maar die hebben naast digitalisering ook conservering als doel), maar juist om een vormaantasting met mogelijk waardeverlies tot gevolg. De beslissingen op dit gebied zijn daarom veel minder makkelijk gemaakt. Om te kunnen beargumenteren of de vormaantasting verantwoord is, moet eerst duidelijk worden welke waarde(n) archiefstukken precies hebben, waar deze zich manifesteren en of deze door de vormaantasting veranderen (hoofdstuk 5). Hieronder wordt een overzicht gegeven van de problemen die men in de praktijk tegen kan komen met betrekking tot de vorm. Net als in paragraaf 1.1 is in deze paragraaf raadpleegbaarheid en hanteerbaarheid het uitgangspunt van de voorbereiding. Daarnaast moet de vorm zelf geen schade aan de stukken kunnen veroorzaken.

1.2.1 Raadpleegbaarheid Ook als gevolg van de vorm van archiefstukken kan tekstuele informatie slecht raadpleegbaar zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij boeken die te strak zijn ingebonden.62 Tekst loopt hierdoor in de vouw. In sommige gevallen is de tekst analoog wel goed leesbaar, maar op de digitale kopie niet. Als de tekst echt wegloopt in de vouw, is deze zowel analoog als digitaal niet raadpleegbaar (afb. 1, inleiding). Omdat raadpleegbaarheid vóór gaat, moet hier iets aan gedaan worden. Aangepast digitaliseren zal voor dit probleem geen oplossing bieden.

62


31


De eerste vormaantasting waaraan gedacht kan worden is het ‘kraken’ van de rug: het herhaaldelijk openen op verschillende punten in het boek, waardoor de lijm in de rug voorzichtig wordt gebroken. Omdat stukken hierdoor verder open kunnen liggen, is het mogelijk dat de tekst in de vouw zo voldoende zichtbaar wordt. Wanneer dit onvoldoende effect heeft is een rigoureuzere vormaantasting misschien een optie: het uit de band halen van de stukken. De tekst in de vouw wordt dan weer goed leesbaar doordat de losse katernen wel helemaal open kunnen en het digitaliseren gaat beter en sneller.63 Het nadeel is dat het boek nooit meer helemaal de oude zal zijn, ookal wordt het weer terug in de band gezet. Een lastige beslissing wordt het pas echt, als duidelijk wordt dat daar geen geld voor (over) is.

If disbinding is proposed there are many factors to consider and the benefits should be weighed carefully against the costs and risks. The removal of bindings will have an impact not only on resources and timescales, but also on the long-term preservation and use of the collection. 64

63


64


32


1.2.2 Hanteerbaarheid De vorm kan eveneens de oorzaak zijn van een slechte hanteerbaarheid bij digitalisering. Dit speelt bijvoorbeeld bij stukken die heel dik en zwaar zijn, of anderszins een afwijkende ruimtelijke vorm en afmetingen hebben (afb.15). 65

66

Afb. 15. Archiefstukken van de Wisselbank met een gewicht van soms wel 30 kg.

Ook uitvouwen of losse fragmenten, zoals uitvouwkaarten en foto’s, kunnen hanteren lastig maken. De kaarten moeten bijvoorbeeld bij elke opname uit en weer in gevouwen worden. Daarbij is veel kans op scheuren van het papier op de vouw .67 Besloten kan worden om deze uit het boek te halen en los te digitaliseren op een scanner voor vlakke objecten (afb. 17, hoofdstuk 3) (eventueel van groot formaat). Ook dan speelt weer de vraag: gaan ze na digitalisering weer terug het boek in? Een ander probleem doet zich voor als de rug van het boek zwaar verlijmd is en heel hard geworden is. Hierdoor kan het boek niet helemaal vlak open liggen. Kraken is dan weer een optie, hoewel het stuk analoog wel leesbaar is. Het kraken heeft dan alleen als doel dat het boek op de meest eenvoudige (en goedkope) manier gedigitaliseerd kan worden.

65

Bülow, A. Preparing collections for digitization (Londen 2011) p.80-81.

66

Mooie Boeken, 2011, Amsterdam.

67

Vraaggesprek met Marike van Roon, Adjunct Hoofdconservator en Conservator Universiteitsgeschiedenis van de Universiteit van Amsterdam, gehouden op 15-08-2011.

33


1.2.3 kwetsbaarheid voor beschadigingen De vorm kan er ook voor zorgen dat stukken kwetsbaar zijn voor beschadigingen, met mogelijk materiaal- en/of informatieverlies tot gevolg. Voorbeelden zijn gedriegde stukken en liasseringen. Bij dit soort bindingen kunnen de bladzijdes bij het omslaan inscheuren, op de plek waar ze aan elkaar vastgenaaid zitten.68

68


34


Als de vorm ervoor zorgt dat de stukken niet geheel raadpleegbaar of slecht hanteerbaar zijn of wanneer de vorm de stukken kwetsbaar maakt voor beschadigingen, dan kunnen de volgende acties ondernomen worden: 

De manier van digitaliseren wordt aangepast aan de vorm van de stukken (3.1.2). Dit brengt meestal extra kosten met zich mee: hiervoor moet wel voldoende budget beschikbaar zijn (3.3). Waardeverandering/-verlies van het origineel wordt zoveel mogelijk voorkomen.



De manier van digitaliseren wordt niet aangepast en de vorm van de stukken wordt niet aangetast. De stukken worden toch gedigitaliseerd, met als gevolg verlies van informatie op de digitale kopie (dit is bijvoorbeeld het geval bij een bolling in het boekblok, waardoor stukken analoog wel goed raadpleegbaar zijn, maar een gedeelte van de bladzijde onscherp zal zijn op de digitale kopie). Waardeverandering/-verlies van het origineel wordt zoveel mogelijk voorkomen. Voor Imaging specialisten zal dit eigenlijk geen optie zijn, omdat zij onder andere streven naar een volledig scherpe digitale kopie (4.4).



De vorm van de stukken wordt aangetast, zodat digitaliseren op de meest eenvoudige manier mogelijk is. 

De vorm wordt na digitalisering weer hersteld. Dit breng extra kosten met zich mee: hiervoor moet wel voldoende budget beschikbaar zijn (3.3). Verloren waarde(n) worden (gedeeltelijk) weer hersteld. Helemaal hetzelfde zullen de stukken nooit meer zijn, maar wat is precies verloren gegaan (ondanks zorgvuldige documentatie) en hoe erg is dat?



De vorm wordt na digitalisering niet hersteld. Waardeverandering/ -verlies van de originelen is het gevolg. Voor restauratoren zal deze optie onethisch zijn (4.3), met name als het gebonden deel analoog wel goed raadpleegbaar is en digitalisering de enige aanleiding is voor de aantasting. De algemene vraag die zich hier aandient is: wat is belangrijker, het behouden van de vorm van de originele stukken of digitale beschikbaarstelling (en dus een verhoogde informatiewaarde omdat de tekstuele informatie voor een veel breder publiek toegankelijk is)? Deze vraag kan pas beantwoord worden als gedefinieerd is welke waarde(n) verloren gaan bij het aanpassen van de vorm.

35


De voorbereiding van archiefstukken op digitaliseren, komt in de praktijk op twee bijna tegenovergestelde behandelingen (en consequenties) neer: als de conditie van de archiefstukken zorgt voor complicaties bij het digitaliseren, dan kan conservering en/of restauratie uitkomst bieden (1.1). De archiefstukken gaan er dan fysiek op vooruit. Is het echter de vorm die zorgt voor complicaties, dan kan de voorbereiding inhouden dat die vorm juist wordt aangetast (1.2). Waarde(n)vermindering is dan vaak het gevolg. Verschillende problemen waar men in de praktijk tegenaan loopt zijn in dit hoofdstuk aan de orde gekomen. Ook mogelijke oplossingen zijn uiteengezet. Maar hoe wordt besloten voor welke oplossing men gaat? Voordat die vraag beantwoord kan worden, wordt een kijkje genomen in het veld waarin digitaliseringsprojecten plaatsvinden (hoofdstuk 2).

36


2. Een schets van het werkveld In dit tweede hoofdstuk wordt de context geschetst waarin het voorbereiden op digitaliseren van archiefstukken plaatsvindt. In de eerste plaats speelt dit zich af in en rond archiefinstellingen (2.1). Deze kunnen van de overheid zijn of van particulieren. Overheidsarchieven worden bewaard in archiefinstellingen van de overheid. Deze functioneren op verschillende niveaus: het Nationaal Archief (2.1.1), de Regionale Historische Centra (2.1.2) en archiefinstellingen van gemeenten en andere lokale archieven (2.1.3). Particuliere archieven kunnen eveneens ondergebracht zijn bij één van de archiefinstellingen van de overheid (slechts in bewaring dan wel geschonken). In principe kunnen ze zich echter overal bevinden. Met behulp van Het Centraal Register van Particuliere archieven zijn de locaties van particuliere archieven te traceren.69 Deze tekst richt zich voornamelijk op overheidsarchieven. Waar nodig zullen verschillen met particuliere- en/of bedrijfsarchieven worden benadrukt. Overheidsarchiefinstellingen zijn allen gebonden aan bepaalde wetten. In 2.1.4 wordt duidelijk welke dat zijn. In de overige hoofdstukken zal steeds naar relevante artikelen uit de wetten worden verwezen (bijlagen I, II & III). De Archiefwet geldt niet voor bedrijfsarchieven, maar andere wetten kunnen wel weer op bedrijfsadministraties van toepassing zijn.70 Voor de overige particuliere archieven bestaan geen regels.71 De afgelopen paar jaar heeft de overheid een aantal belangrijke impulsen gegeven op het gebied van digitalisering (2.2). Het begon allemaal in 1990 met de aandacht voor preventieve conservering van museale en archievencollecties in het ‘Deltaplan voor cultuurbehoud’ (2.2.1). De oprichting van Metamorfoze voor bibliotheken in 1997, lag in dezelfde lijn der ontwikkeling (2.2.2). In 1998 werd het begrip ‘Digitale Collectie Nederland’ geïntroduceerd in een onderzoeksrapport over de digitalisering van cultureel erfgoed in Nederland. Het programma ‘Het Geheugen van Nederland’ (2000) bracht deze metafoor dichter bij de werkelijkheid, door het digitaliseren van vele en diverse collecties (2.2.3). Tussen 2006 en 2009 was de subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ actief, waaraan aandacht wordt besteed in 2.2.4. In 2.2.5komt Digitaal Erfgoed Nederland aan bod; de belangrijkste speler op het gebied van informatievoorziening rond de digitalisering van cultureel erfgoed. In 2.2.6 is tot slot ruimte voor een blik vooruit en over de grenzen. 69

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005). p.39.

70

Archiefinspecties, Vragen, Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.archiefinspecties.nl/vragen.php

71

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005). p.37.

37


2.1 Archiefinstellingen Op het moment dat archieven gedigitaliseerd worden, bevinden ze zich doorgaans in archiefinstellingen (oftewel archiefbewaarplaatsen), waar ze in principe permanent worden bewaard. Ze zijn de verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en zijn (uitzonderingen daargelaten) voor iedereen openbaar (Bijlage II ARCHIEFWET - Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen, Artikel 15 & 17).72 Het gaat om archieven die reeds begonnen zijn aan hun ‘tweede leven’.73 Ze zijn namelijk niet door de instellingen opgemaakt en/of verzameld; ze zijn er op een gegeven moment naar overgebracht. Het eerste leven van archieven begint op het moment dat archiefstukken worden opgemaakt en vervolgens samengebracht worden. De personen die archieven opmaken en/of samenbrengen worden de archiefvormers genoemd. Zij houden de archieven bij en gebruiken ze bij hun werk. De archieven zijn dan (nog) niet voor iedereen openbaar en vallen onder de Wet Openbaarheid Bestuur in plaats van de Archiefwet.74 Overheidsarchieven worden gevormd door ambtenaren, terwijl particuliere archieven door allerlei bedrijven, privépersonen en organisaties gevormd kunnen worden. Als archieven verouderen, zijn ze voor de archiefvormers vaak steeds minder van belang bij het uitvoeren van hun taken en worden daarom steeds minder gebruikt. Papieren archieven nemen bovendien een hoop ruimte is beslag naast andere lasten die het bewaren met zich meebrengt. Archiefvormers willen en kunnen hun archieven daarom niet eindeloos blijven bewaren. En op dat punt kan het eerder genoemde tweede leven van archieven beginnen. Archieven van de overheid kunnen twintig jaar nadat het laatste dossier door de archiefvormer afgesloten is, worden overgebracht naar een archiefinstelling. Overigens worden veel archieven van de overheid inmiddels digitaal geproduceerd (onder andere vanwege dienstverlening van de e-overheid). Deze zullen na een kortere termijn overgebracht worden naar het e-depot, zodat de informatie duurzaam bewaard kan blijven.75

72

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005). p. 9-10.

73

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005). p. 10, 16.

74

Nationaal Archief, Openbaarheid en toegankelijkheid. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/openbaarheid-toegankelijkheid

75

Nationaal Archief, Nieuwe Archiefvisie, archiveren in het digitale tijdperk. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/actueel/persberichten/nieuwe-archiefvisie-archiveren-het-digitale-tijdperk

38


Ook in archiefinstellingen zijn de capaciteiten echter niet eindeloos. Slechts een deel (10 tot 15%) van de archieven wordt geselecteerd voor deze permanente bewaring en de rest wordt vernietigd (4,2).76 Eenmaal overgebracht naar een archiefinstelling worden de archieven, zoals eerder al gezegd, permanent en in de meeste gevallen voor iedereen openbaar bewaard, want:



burgers hebben recht op informatie en moeten in staat zijn om na te gaan hoe de overheid te werk gaat […];



overheidsorganisaties moeten informatie die eerder over een onderwerp is verschenen eenvoudig kunnen terugvinden;



documenten van nu kunnen over vele jaren waardevol zijn, omdat ze een deel van de geschiedenis van Nederland beschrijven. Ze behoren dan tot het cultureel erfgoed van ons land.

77

Bij particuliere archieven zijn bovengenoemde punten niet aan de orde. Of en wanneer een deze archieven naar een instelling wordt overgebracht (bijvoorbeeld bij het overlijden van de archiefvormer) verschilt per archief. Naar welke instelling de overheidsarchieven worden overgebracht is onder andere afhankelijk van de locatie van de archiefvormer en het niveau waarop hij functioneert binnen de overheid. Archiefinstellingen van de overheid zijn in Nederland te vinden op verschillende (geografische) niveaus. In de komende subparagrafen komen de verschillende niveaus van archiefinstellingen aan bod en wordt toegelicht welke archieven er bewaard worden. De belangrijkste en grootste archiefinstelling is het Nationaal Archief in Den Haag (2.1.1). Elke provincie (op Zuid Holland na) heeft een Regionaal Historisch Centrum (2.1.2). Daarnaast bestaan vele lokale instellingen, bijvoorbeeld op gemeentelijk niveau (hoewel gemeenten niet verplicht zijn om een archivaris aan te stellen) (2.1.3). Tot slot wordt kort ingegaan op de Archiefwet, de Archiefregeling en het Archiefbesluit: de wetten waar elke archiefinstelling binnen de overheid mee te maken krijgt (2.1.4).

76

Rijksoverheid, Archieven van de overheid. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/archieven/archieven-van-de-overheid

77


39


2.1.1 Het Nationaal Archief Het Nationaal Archief in Den Haag is de grootste archiefinstelling in Nederland (inleiding). De instelling heeft een dubbelfunctie: het bewaart zowel archieven uit de provincie Zuid Holland78 (die daarom ook geen Regionaal Historisch Centrum heeft (2.1.2)). Daarnaast bewaart het de archieven die heel Nederland aangaan, zoals archieven van openbare organen met nationale functies (de Rijksoverheid). Ook archieven van maatschappelijke organisaties en particuliere archieven hebben hun weg naar het Nationaal Archief gevonden. Het Nationaal Archief vervult als grootste archief een speciale rol en noemt zichzelf hèt kenniscentrum op het gebied van digitalisering, conservering en - meer in het algemeen - het beheer van archieven, dus ook van ‘digitaal- geboren’ archieven.79Voor meer informatie over het Nationaal Archief wordt verwezen naar de inleiding.

2.1.2 Regionale Historische Centra Regionale Historische Centra zijn instellingen die archieven beheren op provinciaal niveau. Los van archieven beheren ze ook andere collecties die voor de provincie van belang zijn, doordat ze in de jaren negentig zijn ontstaan uit de samenvoeging van verschillende culturele instellingen (waaronder de Provinciale Rijksarchiefbewaarplaatsen). Ze bevinden zich in de Provincie hoofdsteden. Alleen Zuid Holland heeft er geen, omdat het Nationaal Archief daar een dubbelrol vervult (2.1.1). Het gaat om de volgende instellingen: Brabants Historisch Informatie Centrum, Drents Archief, Erfgoedcentrum Nieuw Land, Gelders Archief, Groninger Archieven, Het Utrechts Archief, Historisch Centrum Overijssel, Noord-Hollands Archief, Regionaal Historisch Centrum Limburg, Tresoar en het Zeeuws Archief. 80 Ze beheren archieven van de rijksdiensten uit de betreffende provincie, archieven van openbare organen (tenzij de functies daarvan nationaal zijn, want dan gaan ze naar het Nationaal Archief) en de archieven van de betreffende provincie.81 Daarnaast beheren ze onder andere archieven van gemeenten en waterschappen (aangezien deze niet allemaal een eigen archief hebben) en particuliere archieven.. 78

Nationaal Archief, Regionaal Historische Centra. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/regionaal-historische-centra

79


80


81

Nationaal Archief, Archiefbestel Nederland. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/archiefbestel-nederland

40


2.1.3 Gemeente- en streekarchieven Gemeente- en streekarchieven bewaren archieven met vergelijkbare strekking als de Regionale Historische Centra, maar ze zijn meer lokaal georiënteerd. Een verschil is bovendien dat ze alleen archieven bewaren en niet zorg dragen voor verschillende collecties, zoals de Regionale Historische Centra dat doen.

2.1.4 Archiefinstellingen en wetgeving Archiefinstellingen van de overheid zijn gebonden aan strenge regels, die staan omschreven in een drietal wetten: de Archiefwet, de Archiefregeling en het Archiefbesluit. In deze paragraaf wordt alleen kort ingegaan op de algemene inhoud. Het doel is ervoor te zorgen dat de regels waar archiefinstellingen zich aan moeten houden, gemakkelijk opgezocht op te zoeken zijn. Zoals in de inleiding al naar voren kwam, wordt in de overige hoofdstukken steeds verwezen naar relevante artikelen. Deze zijn terug te vinden in de bijlagen I, II & III. In de Archiefwet van 199582 staan artikelen over het beheer van archieven van de overheid. Artikelen die direct gaan over het voorbereiden van archiefstukken op digitaliseren bestaan niet. Een aantal artikelen hebben er echter wel indirect invloed op. Zo hebben ze bijvoorbeeld een enorme invloed op de werkwijze en belangen van archivarissen (4.2). In 2010 is de Archiefregeling 200983 in werking getreden. Hierin zijn regels terug te vinden over de inrichting en bouw van archiefruimten, de geordende en toegankelijke staat van archiefmateriaal en de duurzaamheid van (digitaal) archiefmateriaal.84 Met name de ‘toegankelijke staat’ is van belang. Hieruit blijkt dat het wettelijk vastligt dat archiefstukken leesbaar (te maken) moeten zijn. De nadruk op de raadpleegbaarheid in het beslissingsmodel wordt daarmee onderbouwd (inleiding). In het Archiefbesluit 199585 staan onder andere artikelen over de regels omtrent substitutie van archieven: de vervanging van originelen door middel van (digitale) reproducties.

82

Rijksoverheid, Archiefwet. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_18-05-2012#HoofdstukII

83


84

Nationaal Archief, Nieuwe archiefregeling. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.nationaalarchief.nl/nieuwe-archiefregeling

85

Rijksoverheid, Archiefbesluit. Geraadpleegd: 2012-05-23 http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_23-05-2012#HoofdstukII

41


2.2 Het beleid van de overheid in grote lijnen Het digitaliseren van archieven is een tijdrovende en kostbare bezigheid (3.3). Om toch te kunnen digitaliseren werden en worden instellingen een handje geholpen door middel van (financiële) steun van de overheid. Dat betekent dat de overheid digitaliseren (in het algemeen maar ook specifiek van archieven) kennelijk belangrijk vindt. Dit is terug te zien is in het beleid. In de recente geschiedenis heeft de overheid een aantal belangrijke impulsen gegeven op het gebied van digitalisering. Het is in deze paragraaf nadrukkelijk niet de bedoeling een compleet overzicht te geven van de ontwikkelingen. Om de manier van voorbereiden beter te begrijpen is het echter zinvol om enigszins te begrijpen waar de stimulans om (massaal) te digitaliseren vandaan komt. Voor een uitgebreid overzicht wordt verwezen naar de website van Digitaal Erfgoed Nederland.86 De ontwikkelingen beginnen in 1990 met de aandacht voor preventieve conservering van museale en archievencollecties in het ‘Deltaplan voor cultuurbehoud ‘ (2.2.1). Als tegenhanger voor bibliotheken werd in 1997 Metamorfoze in het leven geroepen (2.2.2). Aanvankelijk was dit programma alleen bedoeld voor het conserveren van boeken-, kranten- en tijdschriftencollecties. Vanaf 2005 werden archieven aan het programma toegevoegd. Het is tot op de dag van vandaag de belangrijkste speler op het gebied van het digitaliseren van het papieren erfgoed. Het eerste beleidsstuk waarin digitalisering van collecties als zodanig aan de aandacht werd gebracht, was 'Alles uit de kast, op weg naar een nationaal investeringsprogramma digitale infrastructuur cultureel erfgoed’. 87 Het werd geschreven in 1998 in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.88 In het rapport stond dat Nederland achter liep op andere landen op het gebied van het digitaliseren van cultureel erfgoed.89 Bovendien werd duidelijk beargumenteerd waarom een investeringsprogramma in het digitaliseren van cultureel erfgoed nodig was.

86

DEN, Home. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.den.nl

87

W. Adriaans et. al., 'Alles uit de kast, op weg naar een nationaal investeringsprogramma digitale infrastructuur cultureel erfgoed’ (Utrecht: Wetenschappelijk Technische Raad SURF 1998). Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.surf.nl/SFDocuments/WTR_de_kast.pdf

88

Geheugen van Nederland, Achtergrondinformatie over het programma, Geraadpleegd: 2012-04-04.

89

Geheugen van Nederland, Achtergrondinformatie over het programma, Geraadpleegd: 2012-04-04.

http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/paginas/over_het_geheugen

http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/paginas/over_het_geheugen

42


Als één van de argumenten werd naar voren gebracht: Digitalisering is een nieuwe vorm van conservering van het culturele erfgoed dat als groot voordeel heeft dat het digitale erfgoed ongeacht plaats en tijd potentieel beschikbaar en toegankelijk is voor iedereen.90 Daarnaast werd in ‘Alles uit de kast’ het begrip ‘Digitale Collectie Nederland’ geïntroduceerd, wat refereert naar de ‘Collectie Nederland’ uit het Deltaplan voor Cultuurbehoud.91 De ‘Digitale Collectie Nederland’ staat voor het streven van erfgoedinstellingen, overheid en ondersteunende instellingen om digitaal erfgoed in samenhang toegankelijk te maken.92 Vervolgens wordt een aantal initiatieven in het leven geroepen met als doel het stimuleren van de digitalisering van cultureel erfgoed in Nederland.93 Een grote stap richting de realisatie van de ‘Digitale Collectie Nederland’ was de start van het digitalisering programma ‘Het Geheugen van Nederland’ in 2000. Met name tussen 2000 en 2004 werden vele en diverse collecties door het programma gedigitaliseerd (2.2.3).94 Tussen 2006 en 2009 was de subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ actief, waaraan aandacht wordt besteed in 2.2.4. In 2.2.5 komt Digitaal Erfgoed Nederland aan bod: de belangrijkste speler op het gebied van informatievoorziening rond het digitaliseren van cultureel erfgoed. In 2.2.6 volgt tot slot een blik vooruit en over de grenzen van ons land. Voordat dieper op initiatieven van de overheid die specifiek digitalisering van cultureel erfgoed tot doel hebben, is het goed aandacht te hebben voor een trend in de erfgoedsector, die zoals uit het volgende blijkt direct zijn weerslag heeft gehad binnen het Nationaal Archief:

In het cultuurbeleid van de afgelopen 15 jaar is de aandacht voor verbreding van het publiek sterk gegroeid. Die ontwikkeling heeft een grote betekenis gehad voor het bereik en de werkwijze van het Nationaal Archief. We richten ons niet meer alleen tot de goed ingevoerde archiefonderzoeker, maar tot iedere inwoner van ons land..

95

90

W. Adriaans et. al., 'Alles uit de kast, op weg naar een nationaal investeringsprogramma digitale infrastructuur cultureel erfgoed’ (Utrecht: Wetenschappelijk Technische Raad SURF 1998). p.27. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.surf.nl/SFDocuments/WTR_de_kast.pdf

91

DEN, Digitale Collectie Nederland. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/thema/126/digitale-collectie-nederland

92

Geheugen van Nederland, Achtergrondinformatie over het programma, Geraadpleegd: 2012-04-04. http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/paginas/over_het_geheugen

93

Ibidem.

94

Ibidem.

95

Nationaal Archief, Doelstellingen. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/doelstellingen

43


Het ontstaan van de Regionaal Historische Centra hoort bij dezelfde ontwikkeling. De vorming van de centra (door het samengaan van Provinciale Rijksarchiefbewaarplaatsen met andere instellingen en kleinere archieven) had als doel in die provincie een breder publiek aan te trekken. 96 Digitalisering van delen van de collectie sluit direct aan op deze ontwikkeling, aangezien het een manier is om het publieksbereik van een instelling te vergroten.

2.2.1 Deltaplan voor cultuurbehoud Een eerste duidelijke stap het huidige landschap rond de digitalisering van archieven, was het ‘Deltaplan voor cultuurbehoud’, dat in 1990 werd opgesteld door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Naar aanleiding van dat plan werden tot aan 2000 achterstanden in conservering van collecties (met name musea en archieven) weggewerkt. Het ging daarbij vooral om (massa) preventieve conservering. In het Deltaplan werd gesproken over de ‘Collectie Nederland, waarmee werd bedoeld dat niet de afzonderlijke collecties van verschillende erfgoedinstellingen centraal stonden, maar alle collecties als gezamenlijk nationaal bezit. 97 Conservering van boekencollecties in bibliotheken werd in het plan echter niet meegerekend. Daarom is uiteindelijk in 1997 Metamorfoze (in eerste instantie) voor bibliotheken ontstaan.

2.2.2 Metamorfoze Metamorfoze is het nationale programma voor conservering van het papieren erfgoed. Het is opgericht in 1997 en valt onder het ministerie van OCW. Metamorfoze subsidieert en begeleidt instellingen bij het uitvoeren van projecten die als doel hebben archieven, bijzondere collecties, boeken, kranten en todschriften van nationaal belang te behoeden voor verval.98 In het begin werd alleen subsidie gegeven aan conserveringsprojecten van boeken-, kranten en tijdschriftencollecties onder begeleiding van de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag. Vanaf 2005 werden echter ook archieven geconserveerd.

96


97

DEN, Digitale Collectie Nederland. Geraadpleegd: 2012-04-04

98

Metamorfoze, Home. Geraadpleegd: 2012-05-05 http://www.metamorfoze.nl/home

http://www.den.nl/thema/126/digitale-collectie-nederland

44


Zoals in de inleiding ook al naar voren kwam is Metamorfoze in 2011 opgesplitst in twee trajecten: het Archieven en Bijzondere Collecties traject, begeleid door het Nationaal Archief. 99 Het Boeken-, kranten- en tijdschriften traject blijft bestaan onder begeleiding van de Koninklijke Bibliotheek. Metamorfoze is een massa conserveringsprogramma met als doel: optimaal behoud van papieren erfgoed. Voor Metamorfoze is digitalisering een conserveringsmethode.100 De aanpak is tweeledig: enerzijds het conserveren van de informatie door deze over te zetten op een andere drager (aanvankelijk was dit microfilm, maar tegenwoordig gebeurt dit door middel van digitalisering). Anderzijds worden de originelen behouden door ze na digitalisering niet meer te gebruiken en door middel van ‘conserverende handelingen’.101 In 2011 werd voor het Archieven en Bijzondere Collecties traject de ‘Richtlijnen Conservering Metamorfoze ABC’ uitgebracht.102 Metamorfoze is daarmee het enige programma met concrete richtlijnen voor de voorbereiding van archieven op digitalisering.

2.2.3 Het Geheugen van Nederland Het ‘Geheugen van Nederland’ was het nationale programma voor de digitalisering van het Nederlands cultureel erfgoed en werd gecoördineerd door de KB. Tussen 2000 en 2004 worden door het programma circa vijftig collecties (o.a. archieven) door het programma gedigitaliseerd en gezamenlijk doorzoekbaar gemaakt op de centrale website www.geheugenvannederland.nl. Vanaf 2005 wordt minder gedigitaliseerd en gaat meer aandacht uit naar begeleiding van projecten. Het Geheugen van Nederland is begin 2012 opgeheven.103

99


100

Metamorfoze, Het programma. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/programma

101

Metamorfoze, Conservering papier. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/behoud

102

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze_ABC_Richtlijnen_ conservering_aug2011.pdf

103


45


2.2.4 Digitaliseren met beleid Tussen 2006 en 2009 was de subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ actief. Het had als doel het duurzaam inbedden van het digitaliseringproces in de organisatie, het beleid en de werkprocessen van culturele erfgoedinstellingen .104 Vele instellingen hebben met steun van deze regeling een informatieplan opgesteld (2.2.5).

2.2.5 Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Stichting DEN is het nationale kenniscentrum voor ICT in het cultureel erfgoed en zorgt voor richtlijnen waardoor onder andere archieven goed kunnen digitaliseren. Zelf omschrijft DEN zijn werkzaamheden als volgt:



DEN bevordert en bewaakt de kwaliteit van digitalisering en digitale dienstverlening voor de erfgoedsector.



DEN investeert in kennisontwikkeling op het gebied van open ICT-standaarden en andere landelijke kwaliteitsprincipes voor duurzame digitalisering.



DEN stimuleert de erfgoedinstellingen te innoveren en hun diensten aan te passen aan de eisen van de digitaliserende samenleving.



Door kwaliteitszorg versterkt DEN de toekomstvastheid en de publieksgerichtheid van een nationale infrastructuur voor digitaal erfgoed.



Door een stevige en onafhankelijke positie in nationale en internationale netwerken op het gebied van digitaal erfgoed en aangrenzende terreinen bewaakt DEN de aansluiting van de Digitale Collectie Nederland op andere nationale en internationale diensten en voorzieningen.

105

In afb. 16, de kwaliteitscyclus van DEN, zijn de stappen van een digitaliseringsproject schematisch weergegeven. Zoals daarin te zien is, bestaat een project uit veel meer dan het vervaardigen van een digitale kopie. Niet al deze stappen zijn relevant voor de voorbereiding van archiefstukken. Een aantal aspecten gaan daar echter aan vooraf en deze kunnen de voorbereiding (indirect) beïnvloeden (ze vallen onder de stappen ‘informatiebeleid’ en ‘plannen maken’).

104

Agentschap NL, Digitaliseren met beleid. Geraadpleegd: 2012-04-04

105

DEN, Over DEN. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/over-den

http://www.agentschapnl.nl/programmas-regelingen/digitaliseren-met-beleid

46


106

Afb. 16. Kwaliteitscyclus Digitalisering Digitaal Erfgoed Nederland.

De kwaliteitscyclus is opgesteld vanuit de overtuiging dat kwaliteitsverbetering het beste kan worden bereikt door een integrale aanpak, waarbij beleid en praktijk elkaar steeds beïnvloeden. 107

DEN moedigt instellingen dan ook aan een informatieplan te schrijven, zodat het

digitaliseren beleidmatig gebeurt. Een informatieplan bestaat uit een informatiebeleidsplan, een digitaliseringsplan en een duurzaamheidsplan.108

2.2.6 Een blik over de grenzen en vooruit Niet alleen in Nederland is digitalisering van cultureel erfgoed een steeds verder ontwikkelende trend. Over de hele wereld zijn vele initiatieven en beleidstukken gewijd aan het onderwerp. Een belangrijk initiatief is ‘Europeana’, dat in 2008 van start gegaan is met financiële steun van de Europese Commissie. Het heeft als doel het Europese culturele en wetenschappelijke erfgoed online beschikbaar te stellen. De website van Europeana verschaft toegang tot digitale collecties van allerlei culturele instellingen door heel Europa.

106

DEN, Kwaliteitscyclus. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://www.den.nl/pagina/326/kwaliteitscyclus

107


108

DEN, Informatieplannen. Geraadpleegd: 2012-06-02 http://www.den.nl/thema/116/informatieplannen

47


In 2011 werden de Europese lidstaten nog eens gemotiveerd om meer collecties via Europeana beschikbaar te stellen. Ze kregen de volgende aanbevelingen van de Europese Commissie:

 gedegen plannen uitvoeren voor investeringen in digitalisering en publiek-private partnerschappen stimuleren om de kosten van digitalisering te delen. In de aanbeveling worden de basisbeginselen uiteengezet die ervoor moeten zorgen dat deze partnerschappen billijk en evenwichtig zijn;

 tegen 2015 via Europeana 30 miljoen objecten beschikbaar stellen, waaronder alle Europese meesterwerken die niet langer auteursrechtelijk beschermd zijn, en alle met openbare middelen gedigitaliseerd materiaal;

 meer auteursrechtelijk beschermd materiaal online brengen, bijvoorbeeld door een kaderregeling tot stand te brengen voor grootschalige digitalisering en grensoverschrijdende toegankelijkheid van nietverhandelbare werken;

 hun strategieën versterken en hun wetgeving aanpassen om de langdurige bewaring van digitaal materiaal te verzekeren, door bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat het gedeponeerde materiaal niet te lijden heeft onder technische bescherming die de bewaring door bibliotheken verhindert.

109

Ook Nederland is betrokken bij Europeana. Het is hier ondergebracht bij het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek.110 Nederland heeft in het kader van het project ’Digitale Collectie Nederland in Europeana’ nationale collecties aan de website toegevoegd.111 In de Archiefvisie van 2011werden de voordelen van aansluiting bij het project benadrukt:

Het realiseren van de Archiefcollectie NL is pas compleet wanneer burgers hiertoe optimaal toegang hebben. Door een centrale toegang te creëren die bestaande digitale initiatieven bundelt wordt de Archiefcollectie NL zichtbaar en toegankelijk voor de samenleving. Een aanzet tot zo’n centrale toegang bestaat in feite met het project Europeana. […]Dit platform kan nog beter benut worden door de Archiefcollectie NL hierop aan te sluiten.

112

109

Europese Commissie, Digitale agenda: digitalisering van Europese cultuur aanmoedigen om groei te stimuleren (Brussel 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/11/1292&format=HTML&aged=0&language= NL&guiLanguage=en

110

DEN, Europeana – Think Culture. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/project/234/Europeana---Think-Culture

111

Digitale Collectie in Europeana, Project. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://digitalecollectie.nl/over/

112

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Archiefvisie 2011 (Den Haag 2011). p.7-8.

48


Nederland zal ook in de toekomst (archief)collecties blijven digitaliseren. Zoals in de inleiding van dit rapport naar voren kwam , staat in het Visiedocument 2009-2014 ‘E-archief in ontwikkeling’ de volgende doelstelling voor archieven omschreven: “Binnen 10 jaar is 10% van de voor het publiek meest interessante delen van de totale collecties digitaal beschikbaar”.113

In dit hoofdstuk werd het werkveld waarin de digitalisering van archieven plaatsvindt, geschetst. Na een overzicht van de verschillende archiefinstellingen in Nederland, werd een aantal investeringen van de overheid in de digitalisering van cultureel erfgoed uiteengezet. Geconcludeerd kan worden het digitaliseren van cultureel erfgoed, waaronder archieven, een trend is. Zowel nationaal als internationaal is in de ontwikkelingen een stijgende lijn te herkennen. Des te meer reden om goed na te denken over hoe we in dit proces om willen gaan met de originele stukken. Voordat meer aandacht wordt besteed aan dat vraagstuk, wordt het digitaliseringsproces nader bekeken in hoofdstuk 3.

Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/archiefvisie_0.pdf 113

Consortium van Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief, E-Archief in ontwikkeling, visiedocument 2009-2014. p.5. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.vng.nl/Documenten/Extranet/Cultuur/Archieven%20en%20musea/earchief_in_ontwikkeling.pdf

49


3 Digitaliseren In het vorige hoofdstuk is het werkveld waarin de digitalisering van archieven plaatsvindt geschetst. Met deze kennis als kader is het tijd om wat meer in te zoomen op de digitalisering van archieven zelf. Niet alle aspecten daarvan zijn relevant bij het beantwoorden van de in de inleiding omschreven vraagstelling. Een aantal aspecten verdienen echter wel de aandacht, omdat ze invloed kunnen hebben op de voorbereiding. De eerste daarvan is de gestelde doelstelling (3.1). Met welke reden zijn de archiefstukken geselecteerd voor digitalisering (hoofdstuk 1, inleiding) en welke resultaten worden nagestreefd? Een tweede aspect die van invloed kan zijn op de voorbereiding is de wijze van digitaliseren (3.2). De stukken kunnen op de meest eenvoudig manier gedigitaliseerd worden of op een aangepaste manier. Zoals in hoofdstuk 1 naar voren kwam, kan aangepast digitaliseren een alternatief zijn voor het aantasten van de vorm. Tot slot wordt kort stilgestaan bij de invloed die het beschikbare budget kan hebben op de voorbereiding van de stukken (3.3).

3.1 Doelstelling

Voor het digitaliseren van archiefcollecties zijn grofweg drie uiteenlopende doelstellingen te herkennen: conservering van de originele stukken (3.1.1), digitale beschikbaarstelling- en zichtbaarheid (3.1.2) en vernietiging van de originele stukken (3.1.3). Welk doel wordt nagestreefd is onder andere afhankelijk van de doelstellingen van de archiefinstelling in het algemeen.114

3.1.1 Conservering De conservering van de originele stukken is een vaakgenoemde doelstelling van digitalisering. Metamorfoze-projecten zijn hiervan een voorbeeld (2.2.2, citaat 3). Wanneer de stukken in slechte conditie verkeren of er hoe dan ook fysiek op achteruit gaan vanwege autonoom verval, dan kan digitalisering uitkomst bieden. De inhoud wordt veilig gesteld door het maken van een digitale kopie en de originelen kunnen vervolgens ontzien worden door ze aan het gebruik te onttrekken.

114


50


Citaat 3.

“Bij Metamorfoze hebben we vanaf het begin de lat heel hoog gelegd. We doen dus niet mee met veel en snel. Als we met z’n allen vinden dat iets van nationaal belang is, dan krijgt het ook de ‘full treatment’. Het moet gewoon goed, want het is een conserveringprogramma. In het begin van Metamorfoze ging het over papieren erfgoed van de periode 1840-1950. Voor dat papier werd houtpulp gebruikt in plaats van lompen, waardoor het papier vergaat. Daarom is het uitgangspunt: alles wat je in het origineel ziet, moet in het digitale exemplaar weer terug te zien zijn.”

Vraaggesprek met Erik van der Doe, Coördinator Archieven van Metamorfoze, gehouden op 30-08-2011.

Bij de Metamorfoze-projecten gaat het om archieven van nationaal belang die voor verder verval behoed moeten worden. Conservering is in andere gevallen misschien in eerste instantie de doelstelling, maar de beschikking over een digitale kopie kan de originelen vervolgens voor sommigen overbodig en tot last maken. Niemand weet hoe de doelstellingen er in de toekomst uit zullen zien (citaat 4.).

Citaat 4.

“In de toekomst, en die is vandaag al begonnen, kan het zo zijn dat we veel geld moeten besteden aan het behoud van het fysieke materiaal, waar we dan eigenlijk verder niks meer mee doen. Daarnaast moeten we dan ook nog eens veel geld besteden aan het in de lucht houden van het gedigitaliseerde materiaal. Bij ons is een verzoek van het Ministerie van OCW binnen gekomen om aan te geven of en zo ja wat wij van het gedigitaliseerde materiaal nog willen bewaren. Het is dus helemaal niet zo vanzelfsprekend dat digitaliseren conserveren is. Het kan ook betekenen: weggooien van het origineel. Dat was niet van te voren bepaald, maar het is voortschrijdend inzicht. Een politieke beslissing; zij gaan over het geld. We denken wel dat we het voor de eeuwigheid doen, maar dat doen we misschien niet. ”

Vraaggesprek met Henny van Schie, Senior medewerker toegangen van Nationaal Archief, gehouden op 1208-2011.

51


3.1.2 Digitale beschikbaarstelling en -zichtbaarheid De meeste instellingen digitaliseren om hun collectie digitaal beschikbaar te stellen en de digitale zichtbaarheid van de instelling naar het publiek toe te vergroten.

Marco de Niet van DEN: er is bij erfgoedinstellingen een sterke behoefte aan digitale zichtbaarheid. Veel digitaliseringsprojecten worden opgestart vanuit de gedachte een specifieke collectie op internet beschikbaar te maken.

115

De eindgebruiker doet daar zijn voordeel mee, want digitale stukken zijn voor iedereen en overal raadpleegbaar. Bovendien zijn ze veel beter doorzoekbaar dan de originelen (onder andere door de voordelen van full-text zoeken’. Door de digitalisering van beeld en beschrijvingen in databases en via het internet, treedt een democratisering van de informatie op.116 Maar voor wie worden de collecties precies digitaal beschikbaar gesteld? Waarvoor gebruiken ze de digitale kopieën en welke kwaliteit afbeeldingen zijn daarvoor nodig (citaat 5.)? Het is belangrijk dit van te voren scherp te formuleren, zodat de beschikbare collecties en de kwaliteit van de afbeeldingen aansluiten op de behoefte van de klant. Moet de kwaliteit heel hoog zijn, dan is informatieverlies op de digitale kopie geen optie. Daarmee is een mogelijk alternatief voor het aantasten van de vorm van stukken van tafel (1.2). Aan de andere kant wordt daarmee wel voorkomen dat de originelen in de toekomst misschien opnieuw gedigitaliseerd (en daarom gehanteerd) moeten, omdat de kwaliteit van de digitale kopieën niet aansluit op een nieuw geformuleerde doelstelling of doelgroep (citaat 6.).

115

DEN, Reactie op het NRC-artikel 'Het digitale drama' (2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/blog/bericht/3189

116

J.P. Sigmond, Nicolaas, E. Sint, Kijken naar geschiedenis. Onderzoeken en tentoonstellen van historische voorwerpen (Zwolle 2005). p. 18.

52


Citaat 5.

“Je kunt papier met zo’n hoge resolutie scannen dat je de vezels kunt zien, maar hoe zinvol is dat? Het kan voor een papierhistoricus of voor iemand die echt met dat materiaal bezig is, heel erg interessant zijn. En dat is precies de eeuwige discussie. Welk publiek wil je tevreden stellen met de digitalisering? Dat heeft alles met de doelstelling te maken. Verlies op de digitale kopie is moeilijk te definiëren. Wat voor de één een prima opname is, is voor de ander waardeloos. Iemand die alleen maar geïnteresseerd is in de tekst, zal met een bitonale opname tevreden zijn: je kunt de tekst prima lezen. Maar dat is niet goed genoeg voor iemand die met de vorm bezig is. Als je goed kunt omschrijven wat je doelstelling is en welk verlies je daarom voor lief neemt, dan ben je goed bezig. Je moet besluiten welke gemene deler je wilt bedienen.”

Vraaggesprek met Robèrt Gillesse, Senior officer van Stichting DEN, gehouden op 18-07-2011.

Citaat 6.

“Met digitaliseren willen we de technische ontwikkelingen voor zijn, zodat we niet over tien jaar hoeven te zeggen: wat hebben we gedaan, dat moet allemaal overnieuw! De Metamorfoze richtlijnen voor digitalisering zijn wetenschappelijk onderbouwd. Het is wiskunde en het gaat niet meer veranderen. Het is wiskundig onderbouwd en niet verbonden aan de eventuele technische beperkingen van apparatuur van dit moment. Ze worden hopelijk geheel of deels opgenomen in een ISO standaard. Als je een reproductie maakt, moet het gewoon zo zijn als het origineel. Dat heeft niks met schoonheid of de beleving van schoonheid te maken. Als je het volgens deze criteria doet met testkaarten, dan krijg je alles uniform. Welke fotograaf het ook digitaliseert, met welke apparatuur en waar ook ter wereld: het is allemaal eenduidig en goed.” Vraaggesprek met Hans van Dormolen, Imaging Specialist van de Koninklijke Bibliotheek en Metamorfoze, gehouden op 15-07-2011.

53


3.1.3 Substitutie Een doelstelling die haaks staat op de conservering van de originele stukken (3.1.1) is digitalisering ter vervanging, oftewel substitutie. Na digitalisering worden de originele stukken vernietigd en blijft enkel de inhoud digitaal beschikbaar. Substitutie gebeurt niet zomaar; het is aan strikte regels gebonden en er gaat een strenge selectie aan vooraf.117 Desondanks blijft het een omstreden praktijk (citaat. 7.)

Citaat nr. 7.

“Digitalisering is wat mij betreft geen vervanging. Digitale beelden en originelen vullen elkaar aan. Wanneer je met OCR en transcripties gaat werken, krijgt het digitale beeld meer waarde ten opzichte van het origineel, want het origineel is veel slechter doorzoekbaar. Bij archieven worden inderdaad wel originelen vernietigd en ik denk dat ze daar later spijt van zullen krijgen. Mensen vergeten vaak dat het veel geld kost om de digitale bestanden te onderhouden. Het is daarnaast veel makkelijker om een digitaal bestand verloren te laten gaan en bovendien leg je met digitalisering maar een beperkt deel van je origineel vast. Vernietigen is een grote stap.”

Vraaggesprek met Marike van Roon, Adjunct Hoofdconservator en Conservator Universiteitsgeschiedenis van de Universiteit van Amsterdam, gehouden op 15-08-2011.

Een kwestie die hierin meespeelt, en eigenlijk bij alle vormen van digitalisering, is die van de digitale duurzaamheid. Het duurzaam bewaren van bestanden levert uitdagingen op, die bij het bewaren van papieren collecties geen rol spelen (citaat 8.).

Citaat 8.

“Iedereen zou inmiddels moeten weten dat digitaal opslaan minstens zoveel zorg nodig heeft als fysieke opslag. Het probleem van digitale duurzaamheid is helaas nog niet bij iedereen doorgedrongen.”

Mailcontact met Robèrt Gillesse, Senior officer van Stichting DEN, 28-05-2012. .

117

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel digitale vervanging archiefbestanden (2008). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://wetten.overheid.nl/BWBR0023395/geldigheidsdatum_03-04-2012

54


3.2 Wijze van digitaliseren Het digitaliseren van gebonden archiefstukken kan ruwweg gebeuren op twee manieren: op de meest eenvoudige manier, in een bookscanner met een glasplaat (3.2.1), en op een aangepaste manier (3.2.2). In deze paragraaf worden ter illustratie een aantal voorbeelden getoond. De meeste digitaliseringsbedrijven hebben echter eigen apparatuur ontwikkeld en blijven deze steeds vernieuwen. De manier waarop stukken uiteindelijk precies gedigitaliseerd worden, is dus mede afhankelijk van het bedrijf waarvoor gekozen is. Deze keuze wordt niet altijd gebaseerd op de aard van het te digitaliseren materiaal, maar ook vaak op het te besteden budget (3.3).

3.2.1 Eenvoudig digitaliseren Vlakke objecten kunnen gedigitaliseerd worden in een doorvoerscanner of op een scantafel (afb.17). Voor gebonden stukken is dit helaas geen optie, want met een ‘normale’ ondergrond kunnen de te digitaliseren bladzijdes nooit vlak tegen de glasplaat gedrukt worden. Een oplossing hiervoor is de ‘boekenwip’(afb.18). Deze bestaat uit twee plankjes die los van elkaar in de hoogte kunnen bewegen. De glasplaat duwt de bladzijdes vlak op het moment van de opname. Tegelijkertijd wippen de twee plankjes in de juiste positie en ondersteunen het boek. De druk waarmee de glasplaat tegen het object aanduwt is door de medewerker van het scanbedrijf in te stellen. De rug van het boek krijgt hoe dan ook wat spanning te verduren. Er zijn nog eenvoudigere digitaliseringsmethoden voor boeken, maar deze zijn voor cultureel erfgoed vaak niet geschikt (bijvoorbeeld robot bookscanners).

118

Afb. 17. Scantafel voor vlakke objecten.

118

I. Korthagen, 2010, Microformat, Lisse.

119

I. Korthagen, 2010, GMS, Alblasserdam.

119

Afb. 18. Een bookscanner met een “boekenwip”.

55


3.2.2 Aangepast digitaliseren Als de vorm van de stukken niet direct geschikt is om op de meest eenvoudige manier te digitaliseren, dan kan aangepast digitaliseren in sommige gevallen een alternatief zijn voor het aantasten van de vorm. Digitaliseren in een hoek is hier een voorbeeld van. De stukken hoeven niet helemaal open te liggen, in tegenstelling tot het digitaliseren in een ‘normale’ bookscanner (3.2.1). Het digitaliseren in een hoek kan op twee manieren. De eerste manier is in een v-vormige bookscanner, met een v-vormige glasplaat (afb. 19). Het boek hoeft niet helemaal open, maar krijgt nog steeds te maken met de druk van een glasplaat. De tweede manier is digitaliseren met behulp van één of twee in een hoek geplaatste camera’s en een v-vormige steun.120 Hierbij wordt geen glasplaat gebruikt.

121

Afb. 19. Het boek hoeft niet helemaal open.

Digitaliseren in een hoek is bijvoorbeeld een uitkomst voor stukken met een zwaar verlijmde, harde rug, die niet goed open gaan. Aangepast digitaliseren is dan een alternatief voor het ‘kraken’ van de rug (1.2.2). Een nadeel van digitaliseren in een hoek is de schaduwvorming in de vouw, die kan zorgen voor informatieverlies op de digitale kopie.122 Een andere manier van aangepast digitaliseren, is het digitaliseren in een ‘gewone’ fotoopstelling met digitale camera’s (afb. 20 & afb. 21). Een voordeel hiervan is dat de stukken niet te maken krijgen met de druk van een glasplaat. Bovendien kan de opstelling steeds aangepast worden op het te digitaliseren object.

120


121

I. Korthagen, 2010, Microformat, Lisse.

122


56


123

124

Afb. 20. Een foto-opstelling.

Afb. 21. Elke opname op een andere manier.

Aangepast digitaliseren is altijd duurder dan digitaliseren op de meest eenvoudige manier. Dit komt omdat meer tijd nodig is per opname. Bovendien is vaak speciaal apparatuur ontwikkeld door de digitaliseringsbedrijven, waar vervolgens minder objecten mee gedigitaliseerd worden dan met de standaard apparatuur. In de volgende paragraaf (3.3) wordt dieper ingegaan op de kosten van digitaliseren.

3.3 Budget Digitaliseren kost geld. Niet alleen het digitaliseringsbedrijf moet betaald worden voor de geleverde digitale eindproducten; een digitaliseringsproject heeft vele uiteenlopende kostenposten. Hierbij kan gedacht worden aan personele kosten, kosten voor hanteren, kosten voor apparatuur, software en ict-infrastructuur, facilitaire kosten, kosten van het uitzoeken en de afdracht van gebruiksrechten, kosten voor promotie van een presentatie en kosten voor exploitatie en nazorg.125 Met behulp van het Rekenmodel digitaliseringskosten126 en bijbehorende handleiding127 kunnen de kosten van een geheel digitaliseringproject in kaart worden gebracht. 123

I. Korthagen, 2010, Stadsarchief, Breda.

124

I . Korthagen, 2012, Studio Buitenhof, Den Haag.

125

DEN, Kostenberekening. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/thema/36/kostenberekening

126

DEN, Rekenmodel digitaliseringskosten. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/nieuws/bericht/968

127

R. Gillesse, R. Jochems, M. Maris red., Handleiding rekenmodel digitaliseringskosten (Den Haag: DEN in samenwerking met Erfgoed Nederland 2010). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/art/uploads/files/Publicaties/Handleiding%20Rekenmodel%20Digitaliseringskosten_def. pdf

57


De kosten van de voorbereiding en het digitaliseren zelf zijn onder meer afhankelijk van de gewenste kwaliteit van de eindproducten, de doelstelling, de gebruikte scanapparatuur/de manier van digitaliseren, de hoeveelheid te digitaliseren stukken, de aard van de stukken en de gewenste/noodzakelijke behandelingen. In het beslissingsmodel (6.2) komt naar voren dat budget beschikbaar moet zijn om überhaupt te kunnen digitaliseren, om de vorm van stukken aan te kunnen passen, voor conservering en/of restauratie en voor het herstellen van de vorm na digitaliseren. Bovendien is, zoals in de vorige paragraaf naar voren kwam, aangepast digitaliseren duurder dan eenvoudig digitaliseren. Niet alle kosten van een digitaliseringsproject komen per definitie voor rekening van de archiefinstellingen zelf; ze kunnen een beroep doen op fondsen en subsidieregelingen.128 Toch zullen de financiële middelen nooit eindeloos zijn en moeten er keuzes worden gemaakt. Het budget moet verdeeld worden over alle kostenposten; de voorbereiding is daar slechts één van. In de praktijk zal dit erop neer kunnen komen dat het geld wordt besteedt aan bijvoorbeeld promotie en de uiteindelijke exploitatie van de digitale kopieën. Aan de voorbereiding kan daardoor minder worden besteed en waardevermindering, -verandering of -verlies van de originele stukken wordt geaccepteerd. In andere gevallen wordt gekozen voor een optimale behandeling van de originele stukken en wordt het geld uitgegeven aan de voorbereiding en/of aangepast digitaliseren (citaat 9.).

Citaat 9.

“Als wij zeggen dat we een hele langzame techniek willen gebruiken, omdat we de kwaliteit heel belangrijk vinden of omdat het materiaal heel kwetsbaar is, dan betaal je gewoon veel meer. Dat kan een factor tien of veertig zijn. Zo’n bedrijf vindt alles prima, zolang je maar betaalt.” Vraaggesprek met Marike van Roon, Adjunct Hoofdconservator en Conservator Universiteitsgeschiedenis van de Universiteit van Amsterdam, gehouden op 15-08-2011.

In dit hoofdstuk is aandacht besteed aan de verschillende doelstellingen die worden nagestreefd bij het digitaliseren van archiefstukken, de verschillende wijzes waarop het digitaliseren van boeken in zijn werk gaat en het beschikbare budget. In het volgende hoofdstuk komen de verschillende stakeholders van digitaliseringsprojecten aan het woord. 128

DEN, Fondsen en subsidieregelingen voor digitaal erfgoed, overzicht 2011-2012 (Den Haag 2012). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/art/uploads/files/Publicaties/SubsidieoverzichtDigitaalErfgoed-2011.pdf

58


4. Verantwoordelijkheden en belangen van stakeholders

De voorbereiding van archiefstukken, het werkveld en digitalisering zijn in voorgaande hoofdstukken besproken. Nu is het tijd om de mensen die hierin een rol spelen aan het woord te laten. Niet alle digitaliseringsprojecten worden op dezelfde manier georganiseerd. Daarnaast hebben verschillende instellingen diverse namen voor medewerkers die min of meer dezelfde taken hebben. In deze scriptie wordt uitgegaan van de volgende stakeholders129: project coördinatoren, archivarissen, restauratoren, imaging-specialisten en digitaliseringbedrijven. 130 In dit hoofdstuk komen hun verantwoordelijkheden en de belangen die daarbij horen aan bod. Daarnaast wordt aandacht besteed aan professionele normen en waarden die een rol spelen en de onderlinge verhoudingen tussen de stakeholders. Niet alle personen uit een bepaalde beroepsgroep hebben dezelfde gevoelens, gedachten en meningen. Met dit in het achterhoofd wordt een poging gewaagd de verantwoordelijkheden en belangen van de stakeholders in het algemeen te bespreken. Bij de stakeholders is een tweedeling aan te brengen tussen partijen binnen de archiefinstelling en externe partijen. Archiefinstellingen hebben zowel de taak om hun collectie in principe tot in de eeuwigheid te bewaren, als deze beschikbaar te stellen voor het publiek. Deze doelstellingen kunnen tegenstrijdig zijn. Externe partijen hebben een hele andere insteek: zij moeten geld verdienen en daarom de producten en/of diensten leveren die de instelling nodig heeft.

129

Bij digitaliseringsprojecten betrokken beroepsgroepen, met daarin eigen verantwoordelijkheden en belangen.

130

De eindgebruiker wordt in deze tekst niet gezien als stakeholder, omdat het hier gaat om het uitvoeren van een digitaliseringsproject en de eindgebruiker heeft daarin geen aandeel?

59


4.1 Project coördinatoren Het coördineren van een project is doorgaans geen full-time functie. “Projectcoördinatoren” vormen dan ook geen echte beroepsgroep, maar het is wel een groep van mensen die, zo lang de projecten duren, hetzelfde hoedje opgezet krijgen. Grotere instellingen hebben meestal mensen beschikbaar die de rol van projectcoördinator op zich kunnen nemen. Bij kleinere instellingen is dat vaak niet het geval en wordt regelmatig iemand van buiten de organisatie ingehuurd voor de periode dat het project loopt. “Projectcoördinatoren” kunnen dus zowel een interne al een externe partij zijn. Als spinnen in het digitaliseringsweb, hebben projectcoördinatoren contact met alle andere stakeholders. Intern in de beherende instelling zijn dat restauratoren (al kunnen externe ateliers ook ingeschakeld worden, wanneer veel materiaal tegelijkertijd behandeld moet worden of als de instelling zelf geen restaurator in dienst heeft), archivarissen en imaging-specialisten. Extern zijn dat de digitaliseringbedrijven en eventueel ook andere externe partijen, zoals Preservation Technologies, die verantwoordelijk is voor het ontzuren. Projectcoördinatoren hebben (net als projectleiders overigens, die slechts één project uitvoeren) als taak het beleid van de instelling uit te voeren en om te zetten in resultaten. Ze zijn verantwoordelijk voor het digitaliseringproces van begin tot eind. Dat houdt vooral in dat de voortgang van het project in de gaten gehouden moet worden en dat alle schakels in het digitaliseringproces aangestuurd moeten worden. Zelf kennis hebben over de voorbereiding van de stukken is vaak niet nodig: daarvoor worden restauratoren (intern of extern) ingeschakeld. Voor kennis met betrekking tot de inhoud van de stukken, wordt een beroep gedaan op de archivarissen. Het gaat er vooral om dat op het juiste moment een beroep wordt gedaan op de expertise van de juiste stakeholders. Projectcoördinatoren moeten ervoor zorgen dat producten die uiteindelijk worden afgeleverd, voldoen aan de van tevoren vastgestelde eisen. Bovendien moet het project worden afgerond in de daarvoor afgesproken tijd en mag het budget niet worden overschreden. Ook de manier waarop de projectdoelen worden behaald kunnen projectcoördinatoren belangrijk vinden (citaat 10). Overleg met en een beroep doen op overige stakeholders is daarom belangrijk. Het belang van projectcoördinatoren bij de voorbereiding van archiefstukken is kort samengevat: dat het conserveringsniveau en het werktempo aansluiten bij het van tevoren vastgestelde budget en tijdsbestek (citaat 11.).

60


Citaat 10.

“Bij het uitzoeken van een digitaliseringbedrijf kun je allerlei eisen stellen. Je stuurt het naar de kandidaten en ze zeggen allemaal: ’doen we wel’. Het is niet moeilijk om dat te zeggen. Vervolgens krijg je de offertes en wie wint: de laagste prijs. Dat wil ik niet. Daarom heb ik gezegd: ze moeten als leverancier een plan van aanpak meesturen. Daarin moet verwoord worden wat hun visie is op het project, hoe ze tegen het materiaal aankijken, hoe ze van plan zijn het te gaan verwerken en wat de kwaliteitsnorm is. Dat neem ik dan mee in de weging.” Vraaggesprek met Marc Holtman, Senior medewerker dienstverlening (Projectleider Digitalisering) van Stadsarchief Amsterdam, gehouden op 06-09-2011.

Citaat 11.

“Waar je verantwoordelijk voor bent is dat je een bepaalde hoeveelheid content oplevert op jaarbasis, als het even kan tegen zo gering mogelijke kosten. Dat is een ander uitgangspunt dan die van een afdeling restauratie en conservering, maar het is ook niet zo dat het botst. Het is continu zoeken naar een evenwicht en naar de mogelijkheden. Dat gesprek kun je goed voeren. Je kunt er altijd voor kiezen elk scheurtje te plakken en er iets prachtig moois van te maken, maar dan ben je over 10 jaar nog bezig. Als iets echter heel bijzonder gebonden is, dan moet je er rekening mee houden in je proces.” Vraaggesprek met Rick van Velden, Projectleider Digitale Content van Nationaal Archief, gehouden op 19-092011.

61


4.2 Archivarissen Archivarissen hebben kennis over de inhoud van archiefstukken en zijn daarom een belangrijke partij. Andere stakeholders kunnen bij archivarissen te rade gaan als het gaat om de waarde van de tekstuele informatie (citaat 12.).

Citaat 12.

“Ik werk graag samen met een archivaris die zijn collectie goed kent.”

Vraaggesprek met Elizabet Nijhoff Asser, Boek- en papierrestaurator en eigenaar van Mooie Boeken, gehouden op 29-07-2011.

De kerntaak van archivarissen is het selecteren van archieven die in de collectie van de archiefinstelling worden opgenomen (citaat 13.). Zoals in hoofdstuk 2 al werd gezegd, kan slechts 10 tot 15% van de overheidsarchieven bewaard blijven.

Citaat 13.

“Het is moeilijk te bepalen wat het bewaren waard is. Dat is typisch een archivarissen probleem. We kunnen maar een paar procent bewaren, dus vernietigen zit in onze natuur: je wordt ermee geïndoctrineerd als je archivaris wordt. Archivarissen zijn geen bewaarders, we zijn weggooiers. Natuurlijk is de selectie op de inhoud, omdat in de archiefwereld nooit aandacht, aandrang, belangstelling voor andere aspecten dan de inhoud zijn geweest.”


Dat kleine percentage heeft niet alleen te maken met de beschikbare ruimte. Archiefinstellingen van de overheid zijn verplicht archieven in ‘goede, geordende en toegankelijk staat’131 te bewaren (bijlage II, ARCHIEFWET - Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen, Artikel 3). Voor de ‘goede staat’ zijn de restauratoren verantwoordelijk (1.1, 4.3). Het waarborgen van de ‘geordende en toegankelijke staat’ komt grotendeels voor rekening van de archivarissen.

131


62


Met ‘geordend’ wordt bedoeld dat archieven voldoen aan een toetsbaar kwaliteitssysteem. Context en authenticiteit moeten daarnaast altijd achterhaald kunnen worden. Bovendien moet een ordeningsstructuur zijn aangebracht en moeten metagegevens vastgelegd zijn.132 (bijlage I, ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, § 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden, Artikel 16, 17 en 18). ‘Toegankelijk’ betekent in deze context dat de archieven gevonden moeten kunnen worden en dat ze leesbaar en waarneembaar te maken moeten zijn133 (bijlage I, ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, § 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden, Artikel 20). Wanneer teveel archieven bewaard blijven, is het praktisch onmogelijk om alles in deze staat te krijgen. Archiefinstellingen van de overheid zijn dan ook verplicht te selecteren.134 In de Archiefwet staat geen bewaartermijn omschreven 135, maar vernietigen na overbrenging is eveneens aan strenge regels gebonden. De stukken die niet naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht, moeten direct worden vernietigd . Het selecteren van archieven is een grote verantwoordelijkheid, want na vernietiging is de informatie voorgoed verdwenen. Het beoordelen of de inhoud (want daar gaat het bij deze selectie om) van stukken het bewaren waard is, is zo min mogelijk een kwestie van persoonlijke interpretatie. In de Archiefwet staat de strikte procedure omschreven die bij de selectie gevolgd moet worden136 (bijlage II, ARCHIEFWET - Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen, Artikel 5). Alleen de archieven die op zogenaamde selectielijsten voorkomen mogen vernietigd worden. De lijsten worden opgesteld door de zorgdrager van de archieven en worden gepubliceerd in de Staatcourant.137

132


133


134

Nationaal Archief, Wat is waardering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/waardering-selectie-waar-gaat-het-om/wat-is-selectie

135

Nationaal Archief, Wat is waardering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/waardering-selectie-waar-gaat-het-om/wat-iswaardering

136


137

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005). p. 37.

63


In het Archiefbesluit wordt de manier waarop selectielijsten tot stand komen, omschreven (bijlage III, ARCHIEFBESLUIT - Hoofdstuk II. Het ontwerpen van selectielijsten, alsmede de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden, Artikel 2 en 3). Hierin staan de belangen en waarden die meegewogen moeten worden bij het opstellen van de selectielijsten. Deze afweging wordt de waardering van archieven genoemd. De volgende punten staan in de wet omschreven: 

de taak van het overheidsorgaan;



de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;



de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;



het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor: 

overheidsorganen



recht- of bewijszoekenden



historisch onderzoek.138

Het Nationaal Archief zegt over de waardering: omdat niemand kan weten welke informatie in de toekomst van belang zal zijn, komt de waardering neer op een goed onderbouwd antwoord op de vraag: welke informatie over onze samenleving willen wij in - het algemeen belang nalaten aan volgende generaties?139 Als besloten is dat een archief bewaard moet blijven, dan moet nog bepaald worden naar welke instelling het wordt overgebracht. In grote lijnen is dat wel te bepalen aan de hand van de aard van het materiaal en het niveau van de archiefinstellingen (2.1). Daarnaast wordt de archivaris in goede banen geleid door het acquisitiebeleid van archiefinstelling waar hij werkzaam is. Volgens de Beroepscode van Archivarissen (voor de volledige lijst van hoofdpunten: bijlage IV) dient een archivaris deze te kennen en op onpartijdige wijze op te volgen.140

138


139

Nationaal Archief, Wat is waardering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/waardering-selectie-waar-gaat-het-om/wat-iswaardering

140

Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, Beroepscode voor archivarissen. Geraadpleegd: 2012-05-17 http://www.kvan.nl/files/nota/Beroepscode%20voor%20Archivarissen.pdf

64


Naast de selectie van archieven is de archivaris ook gedeeltelijk verantwoordelijk voor de manier waarop met archiefstukken wordt omgesprongen, zoals in de volgende punten uit de beroepscode scherp wordt omschreven:

1)

De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.

2)

De archivaris dient het archiefmateriaal te selecteren en te bewaren in zijn historische,wettelijke en administratieve context en, onder handhaving van het herkomstbeginsel, de oorspronkelijke verhouding tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.

3)

De archivaris dient de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken daarvan.141 -

De archivaris dient er voor te zorgen dat de archivistische waarde van archieven […] bij selectie, ordening, beschrijving, bewaring en gebruik niet wordt geschaad. […] Het vervangen van originele archiefbescheiden door andere gegevensdragers dient te gebeuren met inachtname van hun wettelijke, intrinsieke en informatieve waarde. […]142

Zodra bij stukken fysiek wordt ingegrepen, zullen archivarissen zich dus af moeten vragen of authenticiteit en integriteit gegarandeerd blijven (citaat 14.). “Het waarborgen van de integriteit betekent dat een document intact moet zijn en niet zodanig veranderd of gecorrumpeerd dat de betekenis ervan niet meer duidelijk is. Wijzigingen zijn tot op zekere hoogte aanvaardbaar, zolang de oorspronkelijke betekenis of functie van het document er niet door wordt aangetast”.143

141


142


143

Nationaal Archief, Integriteit. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/authenticiteit/authenticiteitvaststellen/integriteit

65


Citaat 14.

“Als je weet waarom bij de archiefvorming of de overdracht gekozen is om stukken op een bepaalde manier in te binden, pas dan kun je een besluit nemen [over de voorbereiding]. Dan pas kun je beoordelen wat de waarde van de band is. Die heeft niet alleen op zichzelf een waarde, maar ook een waarde ten opzichte van de documenten die erin zitten. Het kan onderdeel zijn van het proces van de archiefvorming. De neerslag van dat proces wil je eigenlijk zoveel mogelijk behouden, omdat dat ook informatie oplevert over de manier waarop bijvoorbeeld een overheidsorgaan heeft gewerkt. Als je het proces goed kunt reconstrueren, dan is de kans ook groot dat je meer kunt begrijpen van de inhoud van de documenten.

Vraaggesprek met Charles Jeurgens, Hoofd Beleidsontwikkeling Sector Selectie & Bestel vanNationaalArchief, gehouden op 26-08-2011.

Archivarissen zijn tot slot doordrongen van het besef dat stukken worden bewaard met het doel ze voor het publiek toegankelijk te stellen. De meeste archieven moeten (al speelt privacybescherming ook een rol) volgens de Archiefwet (Bijlage II, ARCHIEFWET - Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen, Artikel 15 en 17)144 voor iedereen openbaar zijn, want Openbaarheid van overheidsinformatie is een belangrijke voorwaarde voor het functioneren van een democratische rechtstaat.145 Ook de beroepscode laat daarover geen twijfel bestaan:

4)

De archivaris dient de voortdurende toegankelijkheid en begrijpelijkheid van archiefmateriaal te garanderen.

6)

De archivaris dient het gebruik van archieven zo breed mogelijk te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen.

7)

De archivaris dient zowel de openbaarheid als de privacy te respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante wetgeving.146

De vorm van archiefstukken is voor archivarissen ondergeschikt aan de inhoud, maar is ook niet helemaal onbelangrijk (citaat 15.) De informatie die de vorm bijvoorbeeld kan geven over archivistische ordeningsprincipes, is voor archivarissen wel interessant.147 144


145


146


66


Archivarissen hebben op de eerste plaats belang bij duurzaamheid en openbaarheid van de tekstuele informatie van archiefstukken.

Citaat 15.

“Als archivaris ben ik vooral gericht op de inhoud en de betekenis van het materiaal en de fysieke vorm is hoofdzakelijk (let op de nuancering) de drager. Of iets ingebonden of los is, is vrijwel nooit van belang. Soms kun je echter aan de fysieke verschijningsvorm betekenis ontlenen. Dat ben ik me vooral gaan realiseren toen we te maken kregen met digitaal materiaal. Impliciete kennis die je hebt opgebouwd door eerdere ervaringen met materiaal, kun je dan niet meer toepassen. Als je kennis hebt van hoe archieven er fysiek uitzien, kun je daar als gebruiker net iets meer betekenis uit halen. Je kunt bijvoorbeeld aan de fysieke eigenschappen een document redelijk dateren, terwijl het er niet op staat.”

Vraaggesprek met Charles Jeurgens, Hoofd Beleidsontwikkeling Sector Selectie & Bestel van Nationaal Archief, gehouden op 26-08-2011.

147

Vraaggesprek met Charles Jeurgens, Hoofd Beleidsontwikkeling Sector Selectie & Bestel van Nationaal Archief , gehouden op 26-08-2011.

67


4.3 Restauratoren Restauratoren zijn verantwoordelijk voor de conditie of materiële staat van de archiefcollectie. Ze zijn daarbij gebonden aan de ethische code voor restauratoren. De meest relevante punten uit de code zijn hieronder opgenomen en verwoorden duidelijk wat restauratoren proberen na te leven bij het uitoefenen van hun beroep.

Artikel 5- Restauratoren moeten respect hebben voor de esthetische, historische en spirituele betekenis en de fysieke integriteit van het cultureel erfgoed dat aan hen is toevertrouwd. Artikel 6 - Restauratoren moeten, samenwerkend met andere professionele collega’s die zich bezig houden met cultureel erfgoed, rekening houden met de vereisten van het maatschappelijk nut ervan terwijl ze het cultureel erfgoed behouden.

Artikel 9 - De Restaurator moet er naar streven om alleen producten, materialen en procedures te gebruiken die, naar het huidige kennis niveau, niet schadelijk zijn voor het cultureel erfgoed, het milieu of de mensen. De ingreep zelf en de gebruikte materialen moeten - als dat mogelijk is – geen enkel toekomstig onderzoek, behandeling of analyse belemmeren. Ingrepen moeten ook compatibel zijn met de materialen van het cultureel erfgoed en zo gemakkelijk en volledig reversibel zijn als mogelijk is.

Artikel 15- De restaurator mag geen materiaal van cultureel erfgoed verwijderen, tenzij dit onontbeerlijk is om het erfgoed te behouden of wanneer het in belangrijke mate de historische en esthetische waarde van het cultureel erfgoed aantast. Materialen die verwijderd worden, moeten zo mogelijk geconserveerd worden, indien mogelijk, en de procedure moet volledig worden gedocumenteerd.

Artikel 16- Als het maatschappelijk gebruik van cultureel erfgoed strijdig is met het behoud er van, moet de restaurator met de eigenaar of de wettig beheerder bespreken, of het maken van een reproductie van het object een passende tussenoplossing zou zijn. De restaurator moet dan de juiste reproductie procedures aanbevelen zodat het origineel niet beschadigd zal worden.

148

148

European Confederation of Conservator-Restorers’ Organisations, E.C.C.O. Richtlijnen voor het beroep (ii): Ethische code, (Brussel 2003). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.restauratoren.nl/upload/documenten/e.c.c.o-20code-20in-20ned.pdf

68


Uit bovengenoemde artikelen wordt duidelijk dat bijvoorbeeld het besluit om een stuk uit te band te halen enkel om het te kunnen digitaliseren ,strijdig is met de ethische code van restauratoren (citaat 16.). In Artikel 16 wordt expliciet genoemd dat wanneer het maken van een reproductie wordt overwogen, de restaurator procedures moet aanbevelen zodat het object geen schade oploopt gedurende het proces.149

Citaat 16.

“Ethisch gezien kun je als restaurator niet in je eentje de beslissing nemen om een stuk uit de band te halen ten behoeve van digitalisering.”


Naast de naleving van de ethische code hebben restauratoren te maken met het lidmaatschap van restauratoren Nederland.150 Een lidmaatschap als ‘restauratorlid’, staat garant voor een integere werkwijze. Goede conditie van de stukken wordt door restauratoren gewaarborgd of verbeterd door middel van conservering- en restauratiebehandelingen. Kennis met betrekking tot de vorm van de stukken is voor restauratoren onontbeerlijk. Daarbij kan gedacht worden aan materialenkennis, kennis over technieken, het maakproces en de constructie. Het herkennen en behandelen van schade behoord tot de kerntaak van restauratoren. Anne Bülow relativeert in haar boek:

For the conservator, who has traditionally focused their attention on preserving and developing the collection, emphasis is gradually shifting to using and supporting the use of the collection.

151

149


150

Restauratoren Nederland, Welkom bij Restauratoren Nederland. Geraadpleegd 2012-05-16 http://www.restauratoren.nl

151


69


Conservering van de collectie en het gebruik ervan kunnen echter twee tegenstrijdige doelstellingen zijn, waarin een acceptabele middenweg gevonden zal moeten worden. Daarnaast is ook voor conservering en restauratie maar een bepaalde hoeveelheid tijd en geld beschikbaar (citaat 17.)

Citaat 17.

“Omdat restauratie ambachtelijk werk is, haal je je arbeidsvreugde uit de kwaliteit van je werk. De kwaliteit moet echter ook binnen een financieel plaatje passen. Het gaat om kwaliteit , kwantiteit en de kosten en inkomsten. De opdrachtgever wil daarom dus nooit een tien.”


Kennis met betrekking tot de inhoud van de stukken is voor restauratoren minder belangrijk dan de vorm. Het is voor restauratoren echter wel gebruikelijk om je daarin eerst enigszins te verdiepen voordat tot behandeling wordt overgegaan. Niet alle instellingen hebben restauratoren in dienst. Als die er wel zijn, dragen zij bovendien zorg voor de hele collectie en kunnen zij zich mogelijk niet volledig op één project richten. Externe ateliers kunnen dan uitkomst bieden. Een verschil is dat je dan te maken krijgt met een commercieel bedrijf. Ook zij zijn echter gebonden aan de ethische code van restauratoren en zullen integer met de stukken omgaan.

70


4.4 Imaging-specialisten Imaging-specialisten houden zich uitsluitend bezig met de kwaliteit van de digitale kopieën. Bij een grotere archiefinstellingen (zoals het nationaal Archief) zijn ze vast in dienst. Door kleinere instellingen kan advies gevraagd worden, bijvoorbeeld bij de imaging-specialisten van Metamorfoze of DEN. Zij bepalen aan welke technische specificaties de digitale images moeten voldoen, die de digitaliseringbedrijven produceren. (citaat 18.). Imaging specialisten krijgen daarom vooral te maken met de digitaliseringbedrijven. Voor deze bedrijven is het prettig om duidelijk om te weten naar welke kwaliteit gestreefd moet worden (citaat 19.. Aan de andere kant blijken de specificaties, met name die van Metamorfoze, in de praktijk toch lastig consequent na te leven. Vaak moeten delen opnieuw gedaan worden door fouten.

Citaat 18.

“Het moet niet zo zijn dat in een kleurenscan rood groen is. Maar als ik hier tien niet gekalibreerde beeldschermen neerzet, dan zie je op elk scherm toch een andere kleur. Bovendien ziet iedereen kleuren weer anders. Wat maakt een klein verschil dan uit? Ik vind wel dat er richtlijnen moeten zijn en dat die gehandhaafd moeten worden. Als het niet goed is, dan moet het over.”

Vraaggesprek met Rob van Santen, Senior Accountmanager van Karmac, gehouden op 26-08-2011.

Citaat 19.

“Digitaliseringbedrijven moeten de theoretische onderbouwing een beetje snappen en hun apparatuur goed afstellen. Als je een brief digitaliseert met potloodaantekeningen en je contrast staat zo ingesteld dat je die kwijt bent, waarom digitaliseer je dan? De originelen kun je niet meer raadplegen, want die moet je koesteren [bij Metamorfoze projecten]. En dan heb je een digitale kopie die niet goed is. Dat is zonde van belastinggeld, tijd en moeite. Het digitaliseren moet je gewoon goed doen, no matter what.” Vraaggesprek met Hans van Dormolen, Imaging Specialist van de Koninklijke Bibliotheek en Metamorfoze, gehouden op 15-07-2011.

Op het gebied van de voorbereiding is het voor imaging-specialisten van belang dat de conditie en/of vorm geschikt is om zoveel mogelijk analoge informatie goed digitaal vast te kunnen leggen. Verlies van informatie op digitale kopieën is voor imaging specialisten niet wenselijk. 71


4.5 Digitaliseringbedrijven Instellingen digitaliseren meestal niet in huis, omdat daar geen voorzieningen voor zijn en omdat ze de productie van een professioneel scanbedrijf niet zo snel zullen evenaren. In Nederland zijn slechts een aantal bedrijven door Metamorfoze geschikt bevonden voor het digitaliseren van papieren cultureel erfgoed. Metamorfoze beoordeelt de digitaliseringbedrijven voornamelijk op het gebied van de kwaliteit van de digitale kopieën. Aan de manier waarop de bedrijven met de originelen omgaan, wordt minder aandacht besteed. De meeste bedrijven zijn productiebedrijven met een microfilmachtergrond. Ze zijn voornamelijk bezig met het digitaliseren van bulk en doen er bijvoorbeeld Metamorfoze projecten naast. Naast deze productiebedrijven zijn er ook fotostudio’s die zich bezig houden met het digitaliseren van cultureel erfgoed (citaat 20.).

Citaat 20.

“Gewone boeken wil ik niet eens fotograferen, want dat kan een ander veel goedkoper. Wij gaan juist voor dat gedeelte van de collectie waarvan ze zeggen: dat mag wat meer kosten, maar dan willen we de beste kwaliteit hebben en de meest voorzichtige behandeling. Daar kunnen we met speciale aandacht aan werken, in samenwerking met restauratoren. Het uitgangspunt is respect voor het materiaal. ”

Vraaggesprek met Willem Jan van Wijgeren, Fotograaf en eigenaar van Studio Buitenhof, gehouden op 29-082011.

De digitaliseringbedrijven zijn verantwoordelijk voor het vervaardigen van de digitale kopieën. Productie draaien is daarbij belangrijk. Bovendien is het, zoals bij elk commercieel bedrijf het geval is, de bedoeling daarbij winst te maken. (citaat 21.).

Citaat 21.

“We moeten geld verdienen natuurlijk. Het is niet zo dat we dit voor de kat z’n viool doen. Dit is een productiebedrijf. De doelstelling is geld verdienen, maar dan wel met zorg voor het materiaal.”

Vraaggesprek met Rob van Santen, Senior Accountmanager van Karmac, gehouden op 26-08-2011.

72


Om dat te kunnen doen, moeten ze ten eerste de beeldkwaliteit leveren die de opdrachtgever graag wil hebben. Op het gebied van de voorbereiding hebben digitaliseringbedrijven er belang bij dat de stukken makkelijk en snel verwerkt kunnen worden. De vorm en conditie moet dus goed genoeg zijn om de stukken raadpleegbaar en hanteerbaar te maken. Bovendien moet het ontstaan van schade tijdens het digitaliseren zoveel mogelijk worden vermeden (citaat nr. 22). De inhoud van de stukken is voor digitaliseringbedrijven niet zozeer van belang. Om aan de wensen van de klant te voldoen, wordt soms extra aandacht besteedt aan het hanteren van originelen (citaat nr. 23). Dat is echter niet altijd bij alle bedrijven aan de orde. Om schade zoveel mogelijk te beperken is het belangrijk dat vanuit de archiefinstelling duidelijk gecommuniceerd wordt over de aard van het materiaal en de wijze van hanteren .152

Citaat 22.

“Schade kan ontstaan doordat instructies vanaf onze kant niet helder geweest zijn of omdat er gewoon niet goed met de stukken omgegaan wordt bij het scanbedrijf. Ik zoek daarom steeds meer samenwerking met het scanbedrijf. Het zijn wel externe partijen, maar ik zie het wel als één proces. Ik probeer scanbedrijven heel nadrukkelijk te betrekken bij het materiaal, bij wat de inhoud van het project is. Aandacht voor het hele proces en zoeken naar samenwerking met een leverancier is binnen de erfgoedsector echter nog geen gemeengoed.” Vraaggesprek met Marc Holtman, Senior medewerker dienstverlening van Stadsarchief Amsterdam, gehouden op 06-09-2011.

Citaat 23.

“Vorig jaar is een hele ploeg naar het Stadsarchief Amsterdam geweest om een cursus in het omgaan met originelen te volgen. Zo proberen we een beetje gevoel voor dat materiaal te kweken bij onze medewerkers.” Vraaggesprek met Jeroen Bloothoofd, Accountmanager van Pictura – Imaginis, gehouden op 23-09-2011.

152

Metamorfoze, Metamorfoze ABC, Lijst met instructies voor het digitaliseringsbedrijf. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze%20ABC%20Lijst% 20met%20instructies%20voor%20digitaliseringsbedrijf_mrt2012.pdf

73


In dit hoofdstuk zijn de verantwoordelijkheden en belangen van de belangrijkste stakeholders van een digitaliseringsproject aan bod gekomen: project coördinatoren, archivarissen, restauratoren, imaging specialisten en digitaliseringbedrijven. In het volgende hoofdstuk (hoofdstuk 5) wordt het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ geïntroduceerd. De stakeholders wordt daarmee de mogelijkheid geboden om de eigen waardering van gebonden archiefstukken systematisch uit te voeren en te verwoorden.

74


5. Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering Het is tijd voor het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken’ . Stakeholders wordt daarmee de mogelijkheid geboden om de eigen waardering van gebonden archiefstukken systematisch uit te voeren en te verwoorden. Nadat waarden zijn toegekend, kan van gedachten gewisseld worden over het belang en de betekenis van objecten.153 Vervolgens kan hierdoor een weloverwogen en goed beargumenteerde beslissing genomen worden. In het beslissingsmodel (afb.22) komen vijf beslissingsmomenten voor waarin waarden een rol spelen (in paars aangegeven): I. II.

Heeft het object andere waarden dan puur tekstuele informatiewaarde? Wordt/worden deze waarde(n) aangetast als de vorm van het object aangepast wordt aan de digitaliseringsmethode?

III.

Wordt verlies van informatie(waarde) op de digitale kopie geaccepteerd?

IV.

Wordt verandering van de eerder gedefinieerde waarde(n) geaccepteerd?

V.

Kunnen de waarde(n) hersteld worden door vorm te herstellen na digitalisering?

Afb. 22. In paars de beslissingsmomenten waarin waarden een rol spelen. 153

154

Heritage Collections Council, Significance. A guide to assessing the significance of cultural heritage objects and collections (Canberra 2001). p.13.

154

G. Beentjes, Beslismodel conserveren/digitaliseren. Nationaal Archief, augustus 2011 (Aangepast door I. Korthagen: in paars de beslissingsmomenten waarin waarden een rol spelen.

75


Maar wat zijn waarden (5.1) en om welke waarden gaat het precies? Zoals eerder vermeld, worden archiefstukken in eerste instantie vanwege hun inhoud bewaard en beschikbaar gesteld voor het publiek (3.1). Maar archiefstukken zijn meer dan alleen schriftelijke bronnen. Naast (tekstuele) informatiewaarde zijn nog veel meer waarden toe te kennen; ook aan de vorm van de stukken. Omdat het aantal aan objecten toe te kennen waarden praktisch eindeloos is, is het nodig om vooraf te bepalen welke waarden relevant zijn bij het waarderen van voor digitalisering geselecteerde archieven. Dat is ook van belang, omdat bij voorkeur meerdere stakeholders mee waarderen (5.2.2). Wanneer van tevoren vastligt welke waarden worden meegewogen, hebben ze daarbij een duidelijk handvat.155 Het hulpmiddel begint daarom in 5.1.1 met een waardenkaart voor de te digitaliseren archiefstukken. In 5.1.2 worden de verschillende waarden die daarin voorkomen toegelicht. In 5.2 wordt de aandacht gericht op het gebruik van de waardenkaart bij het waarderen van archiefstukken. Allereerst moet het doel daarvan duidelijk voor ogen staan (5.2.1). Daarna moet worden bepaald wie gaat waarderen en waarom (5.2.2). Tot slot wordt de algemene waardenkaart opgevolgd door een vragenlijst, zodat een specifiek waardenprofiel kan worden opgesteld (5.2.3).

155

Kok, A., ‘Een waardestellend kader voor het mobiel erfgoed’, Erfgoed dat beweegt. Waardering van de Mobiele Collectie Nederland (Amsterdam 2006) 23.

76


5.1 Waarden Waarden worden altijd toegekend door mensen en zijn daarom per definitie subjectief. Bovendien is het een momentopname. Iets kan voor iemand op een bepaald moment heel waardevol zijn, maar voor dezelfde persoon een jaar later niet meer. Iets kan nu van geen waarde lijken en over tien jaar wel, bijvoorbeeld als er ineens een politiek gevoelige kwestie rond het onderwerp gaande is. Ook de context bepaalt de uiteindelijk waarde die wordt toegekend: welke informatie had iemand tot zijn beschikking en welke emoties speelden een rol? Waarde is onder andere afhankelijk van de expertise, smaak en mening van de beschouwer, beroepscodes, de heersende opvattingen, mode en het culturele en politieke klimaat.

Value is a social construct depending on social relationships. […] There is no value without some involvement of people. Value is bound to change through time and between cultures. […] We cannot know exactly how values will change in the future.

156

Waarden kunnen toegekend worden aan de inhoud en/of aan de vorm van archiefstukken. Als de vorm bij de voorbereiding wordt aangetast, dan is waarde(n) verandering, vermindering of – verlies mogelijk, als waarden volledig aan de vorm zijn toegekend. Ook als deze waarden niet worden aangetast, zullen ze nooit één op één te vangen zijn in een digitale kopie (citaat 24.). Onder andere omdat digitale kopieën alleen met het zicht waarneembaar zijn en andere zintuigen niet worden aangesproken.

156

Ashley-Smith, J., Risk Assessment for object conservation (Oxford: Butterworth Heinemann 1999) p.81.

77


Citaat 24.

“Dikke indexen vormen de toegang tot een archief. Als je daar alleen digitale bestanden van hebt, dan heb je geen idee van de manier waarop een dergelijke administratie in elkaar zit. Het is namelijk allemaal plat. Dat zoń dikke index iedere dag bijgehouden werd, binnen een half jaar echt een grote omvang had en hoe dat zich allemaal tot elkaar verhield, vind ik wel belangrijk. Bij digitalisering gaat echt een deel van die realiteit verloren. Ik denk dat er wel oplossingen zijn (bijvoorbeeld een afbeelding van het object toevoegen), maar er wordt gewoon nog niet zoveel rekening mee gehouden. Als archieven gedigitaliseerd worden, dan is dat nog heel erg informatiegericht.”


Worden waarde(n) toegekend aan de tekstuele informatie (wat eigenlijk vrijwel altijd het geval is), dan moet erop gelet worden het digitaliseren een nuttige investering blijft, mocht men kiezen voor informatieverlies op de digitale kopie. In de waardenkaart op de volgende bladzijde wordt steeds de mogelijkheid geboden om aan te kruisen of de waarde wordt toegekend aan de inhoud en/of aan de vorm. Een verdere toelichting volgt na de waardenkaart.

78


5.1.1 Waardenkaart te digitaliseren archiefstukken

Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering: waardenkaart 1. Gebruikswaarde 0 Juridische waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Wetenschappelijke waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Documentaire waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Informatiewaarde

0 inhoud

0 vorm

0 Waarde als getuigenis

0 inhoud

0 vorm

0 Functionele waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Cultuurhistorische waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Biografische waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Herdenkingswaarde

0 inhoud

0 vorm

0 Ouderdomswaarde

0 inhoud

0 vorm

0 Maatschappelijke waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Politieke waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Symbolische waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Waarde door historische sensatie

0 inhoud

0 vorm

0 Esthetische waarde

0 inhoud

0 vorm

2. Historische waarde

3. Actuele sociale waarde

4. Belevingswaarde

0 Zintuiglijke waarde

0 vorm

0 Emotionele waarde

0 inhoud

0 vorm

0 Uniciteit/zeldzaamheid

0 inhoud

0 vorm

0 Authenticiteit en integriteit

0 inhoud

0 vorm

0 Ontstaanswijze

0 inhoud

0 vorm

Meewegende factoren

0 Conditie 0 Beschrijving /metadata

0 vorm 0 inhoud

0 vorm

79


5.1.2 Toelichting waardenkaart In de waardenkaart zijn waarden opgenomen die het meest relevant zijn voor archiefstukken die geselecteerd zijn voor digitalisering. De waarden zijn opgedeeld in vier hoofdgroepen: 1. gebruikswaarde, 2. historische waarde, 3. actuele sociale waarde en 4. belevingswaarde. Onder deze hoofdgroepen staan vervolgens een aantal waarden die binnen de vier categorieën te plaatsen zijn, maar die los van elkaar toe te kennen zijn. Onderaan staat een aantal factoren die mogelijk meewegen in de waardering: ze kunnen de waarden uit de kaart versterken of verzwakken (esthetische waarde kan bijvoorbeeld worden afgezwakt doordat de conditie van een stuk heel slecht (geworden) is, de waarde door historische sensatie is doorgaans groter, wanneer authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn).

1. Gebruikswaarde Archieven in archiefinstellingen danken hun bestaansrecht in eerste instantie aan het feit dat ze door het publiek gebruikt kunnen worden. De Raad voor Cultuur spreekt […] van de functies van geheugen, herinnering en geweten.157 Zo kunnen burgers dankzij archieven bestuurders controleren, wat essentieel is binnen een democratie.158 Vele stukken (notariële akten bijvoorbeeld) hebben juridische waarde wanneer ze in de collectie worden opgenomen159. Deze waarde wordt steeds minder bij het verstrijken van de tijd, waarbij de historische waarde (waarde 2) steeds meer toeneemt. 160 De gebruikswaarde is bij uitstek afhankelijk van de context waarin gewaardeerd wordt. Welke vraagstelling moet beantwoord worden met behulp van de tekst ? Voor welke doelgroep moet de gebruikswaarde worden bepaald? Het is onmogelijk om zonder context gebruikswaarde toe te kennen aan de voorbeelden op de volgende bladzijde (afb. 23, afb. 24 & afb. 25).

157

Raad voor Cultuur, Besteladvies archieven (Den Haag 2010). http://old.cultuur.nl/files/pdf/advies/advies_750079e1-70c8-8dc9-2bd800006d965118_advies_archieven.pdf.

158


159

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven inNederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005). p. 12.

160

J.P. Sigmond, Nicolaas, E. Sint, Kijken naar geschiedenis. Onderzoeken en tentoonstellen van historische voorwerpen (Zwolle 2005). p. 14.

80


161

Afb. 23. Aantekeningen.

162

Afb. 24. Een boek vol nummertjes.

163

Afb. 25. Plattegrond.

Het is afhankelijk van de vraagstelling van een gebruiker of gebruikswaarde aan een stuk wordt toegekend: is het antwoord hierop terug te vinden met behulp van het stuk? Als zijn vraagstelling veranderd, is ook de gebruikswaarde en betekenis van het stuk weer anders.

De informatiewaarde van een voorwerp is sterk afhankelijk van de vraag die aan het voorwerp gesteld wordt. […] De vraag die aan het voorwerp gesteld wordt definieert als het ware de identiteit van het voorwerp.

164

161


162


163


164

Mensch, P., Het object als informatiedrager (2006). p. 13-14.

81


Met behulp van statistieken is bijvoorbeeld na te gaan wat de raadpleegfrequentie is van verschillende stukken en door welke groepen mensen ze worden opgevraagd. Aan de hand van dit soort informatie, in combinatie met ervaring, is een algemeen waardeoordeel met betrekking tot het gebruik wel toe te kennen. Digitale beschikbaarstelling vergroot de gebruikswaarde van de inhoud van archiefstukken enorm: ze worden overal en altijd voor iedereen raadpleegbaar (anyplace/anytime) en bovendien veel makkelijker doorzoekbaar. Daarnaast zijn ze vaak in combinatie met andere collecties doorzoekbaar, waardoor de inhoud automatisch in context wordt geplaatst. Ook aan de vorm kan gebruikswaarde worden toegekend, bijvoorbeeld als er tekst op de band staat (afb.26 & afb.27). Om deze waarde ook digitaal beschikbaar te kunnen stellen, moeten stukken integraal worden opgenomen.165 De band is daarnaast functioneel ten opzichte van de documenten die zich erin bevinden: het zorgt voor stevigheid en bescherming. Het feit dat de stukken zijn ingebonden, maakt de stukken bovendien veel makkelijker hanteerbaar dan wanneer het een stapel losse bladen betreft. Ook blijft de volgorde van de documenten op die manier gegarandeerd.166 De vorm kan gebruikswaarde hebben voor boekwetenschappers of andere gespecialiseerde onderzoekers.

167

Afb. 26. Tekstuele informatie op de band.

165

Hiermee wordt bedoeld: zowel rug, voor- en achterplat en schutbladen worden mee gedigitaliseerd.

166


167


82


168

Afb. 27. Tekstuele informatie op de rug.

Een voorwaarde voor gebruikswaarde van archieven, is raadpleegbaarheid, want wat is de waarde van informatie als die niet toegankelijk is omdat die niet raadpleegbaar is?169 Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kaart in de Archiefvisie 2011 aan: een archiefcollectie heeft pas werkelijk waarde, wanneer deze ontsloten kan worden. 170

2. Historische waarde Door het Instituut Collectie Nederland wordt de volgende vraag gesteld om te bepalen of historische waarde aan objecten toegekend kan worden: draagt het (archief) bij aan het begrip van een periode, plaats, activiteit, industrie, persoon of gebeurtenis, en zo ja, hoe?171 Geregeld gaat bij historische voorwerpen om bekende historische personen of gebeurtenissen. De vraag die dan onmiddellijk opdoemt, is wie bepaalt wat een historische gebeurtenis of wie een historisch persoon is? Die komen en gaan, afhankelijk van de tijd waarin ze relevant worden geacht.172 Bovendien zijn ze niet vanzelfsprekend bij iedereen bekend. Ook hierbij is het dus belangrijk om te bedenken: voor wie hebben deze stukken historische waarde en waarom? Archieven worden vaak gebruikt als historische bronnen bij (wetenschappelijk) onderzoek; historische waarde overlapt daarom de gebruikswaarde.

168


169

G. Beentjes,‘Wat doe je wel, wat doe je niet? En waarom dan? Een beslissingsmodel voor het digitaliseringklaar maken van archieven’ p.14.

170

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Archiefvisie 2011 (Den Haag 2011). p.7. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/archiefvisie_0.pdf

171

Instituut Collectie Nederland, Hulpmiddel bij de waardering van historische interieurs (2011) p.10. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.cultureelerfgoed.nl/sites/default/files/documenten/divers/historische_interieurs_jan_2011.pdf

172

J.P. Sigmond, Nicolaas, E. Sint, Kijken naar geschiedenis. Onderzoeken en tentoonstellen van historische voorwerpen (Zwolle 2005). p. 25-26.

83


Als de vorm van stukken nog oorspronkelijk is, kan ook hieraan historische waarde toegekend worden. De vorm heeft een eigen geschiedenis, die misschien interessant is en achterhaald kan worden wanneer de juiste vragen worden gesteld. De vorm kan bijvoorbeeld informatie geven over de manier waarop boeken werden gemaakt, papier werd geschept, watermerken werden aangebracht, hoe werd geschreven, gearchiveerd en welke materialen men gebruikte in een bepaalde periode. De gebruikte materialen kunnen vervolgens onder andere informatie geven over handelsbetrekking destijds, enzovoorts. Geregeld zijn archieven echter (recentelijk) herbonden op een standaard bindwijze.173 Hierdoor heeft de vorm minstens zijn ouderdomswaarde verloren. Welke andere waarden kwijtgeraakt zijn, zullen we nooit weten. Wanneer gedigitaliseerd wordt is het goed om te beseffen dat een archiefstuk een eigen geschiedenis heeft en dat de levensloop van de digitale kopie begint op het moment van de opname.

3. Actuele sociale waarde Actuele sociale waarde is toe te kennen aan stukken die op dit moment voor een bepaalde groep mensen van belang is. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een politieke discussie losbarst over een bepaald thema. Archieven over dat onderwerp kunnen dan plotseling van grote waarde zijn. Op het moment staan de betrekkingen tussen Turkije en Nederland extra in de belangstelling, vanwege een vierhonderdjarig jubileum. Archieven over dit onderwerp hebben daardoor voor bepaalde mensen een grote actuele sociale waarde. Deze waarde kan maatschappelijk zijn, politiek, maar ook symbolisch.

4. Belevingswaarde Belevingswaarde wordt misschien minder snel aan archieven toegekend dan de voorgaande waarden. Het kan echter wel degelijk een rol spelen en is moeilijk overdraagbaar op een digitale kopie. Een belevingswaarde kan bijvoorbeeld de waarde van ‘historische sensatie’ zijn, die authentieke (of als zodanig ervaren) objecten op kunnen roepen. ‘Historische sensatie’ is het gevoel door het voorwerp een directe en tastbare relatie te hebben met het verleden.174

173

G. Beentjes,‘Wat doe je wel, wat doe je niet? En waarom dan? Een beslissingsmodel voor het digitaliseringklaar maken van archieven’ p.18.

174

J. Huizinga, ‘Het Historisch Museum’ in: Brummel, L. Juynboll, W.R. en Locher, Th. J.G. (eds), Verzamelde Werken II (Houten 1948) p. 559-569.

84


Het besef dat je iets in handen hebt dat honderden jaren geleden door iemand is geschreven en ingebonden, kan waardevol zijn. ‘Historische sensatie’ grenst aan de historische waarde van een voorwerp, maar is toch anders omdat het een beleving betreft. Ook de esthetische kwaliteiten van stukken worden door mensen meegewogen, want het oog wil ook wat. Wanneer een band bijzonder mooi is uitgevoerd, dan zal het standpunt om deze los te halen moeilijker te verdedigen zijn (citaat 25.).

Citaat 25.

Als aan objecten een meer dan gemiddelde zorg besteed is, dan verdienen ze ook in de beheerfase een meer dan gemiddelde zorg. In de 19e en begin 20ste eeuw lieten besturen van instellingen of commissies hun notulen op een mooie manier inbinden. Die banden haal je er natuurlijk niet zomaar af, want ze vonden het zelf het belangrijkste deel van hun archief. Als ze toch uit elkaar moeten, dan is de methode inderdaad heel voorzichtig en ook weer netjes terug. Is daar geen geld voor, dan doen we het maar niet, of er wordt zo gedigitaliseerd dat je een deel van de tekst kwijtraakt. Als je daarvan echt iets wilt weten, dan kom je het origineel maar bekijken. Dat kan toch ook wel?” Vraaggesprek met Henny van Schie, Senior medewerker toegangen van Nationaal Archief, gehouden op 12-082011.

Alle waarden worden persoonlijk toegekend, maar dat geldt in het bijzonder voor emotionele waarde. Emotionele waarde kan verband hebben met de actuele sociale waarde van stukken, wanneer een actueel onderwerp emoties losmaakt. Als dat onderwerp zich in het verleden heeft afgespeeld, dan kan de emotionele waarde in relatie staan tot de historische waarde.

Meewegende factoren De meewegende factoren kunnen, zoals in de inleiding al naar voren kwam, waarden versterken of verzwakken. Archiefstukken zijn per definitie uniek, maar de zeldzaamheid van het soort inhoud of de bindwijze kan wel erg uiteen lopen.

85


Authenticiteit en integriteit zijn voor archiefstukken erg van belang en worden door archiefinstelling dan ook zoveel mogelijk gewaarborgd. Authenticiteit is een kernbegrip bij het bewaren van documenten. Een document mag niet veranderd of gecorrumpeerd worden als daarmee het origineel wordt aangetast. […] Dit maakt het document tot een waardevolle, oorspronkelijke bron van kennis.[…] Context, inhoud, structuur en uiterlijk staan vast en kunnen na de publicatie van een document niet meer worden gewijzigd. Dit maakt dat het een authentiek document is.175 Wanneer de vorm van een stuk wordt aangetast kan men zich na deze omschrijving dus afvragen of het nog wel een authentiek document is. Om te kunnen dienen als betrouwbare schriftelijk bron, moet de authenticiteit van de inhoud in ieder geval gewaarborgd blijven. De herkomst/ontstaanswijze omvat de plaats waar de stukken zijn (op)gemaakt en de manier waarop. Is de herkomst van een document onbekend, dan is ook de authenticiteit moeilijker vast te stellen. Ook de conditie van stukken is een belangrijke meewegende factor bij het waarderen van archiefstukken. Als door schade informatieverlies optreedt, kan dit bijvoorbeeld vergaande gevolgen hebben voor de gebruikswaarde. Tot slot kan een uitvoerige beschrijving/metadatering een meerwaarde opleveren. Als meer over het object bekend is, kan beter gewaardeerd worden. Een gebrekkige beschrijving kan ervoor zorgen dat potentiële waarde niet wordt herkend.

175

Nationaal Archief, Een authentiek papieren document. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/authenticiteit

86


5.2 Waarderen In de vorige paragraaf zijn de waarden vastgesteld en beschreven die in deze context toegekend kunnen worden aan te digitaliseren archiefstukken. De volgende stap is om met behulp van de waardenkaart daadwerkelijk waarden toe te kennen. In tegenstelling tot waarden, zijn waarderingen gekoppeld aan een bepaalde context, die niet meer zal veranderen. Het is natuurlijk wel mogelijk opnieuw te waarderen, in een nieuwe context.

Whereas value is variable with time and differs with viewpoint, a valuation is fixed at a particular time for a particular purpose.

176

5.2.1 Doel van het waarderen Het doel is het opstellen van een beargumenteerd waardenprofiel van archiefstukken waarin de waarden specifiek worden toegekend aan de vorm en/of de inhoud van de stukken. De aanpak hiervan is gebaseerd op een aantal andere publicaties.177 Het is belangrijk dat de waardering geen persoonlijke afweging wordt die gebaseerd is op persoonlijke voorkeur. De stakeholders maken wel gebruik van hun persoonlijke ervaring en expertise, maar beargumenteren de waardetoekenning waar mogelijk met feiten en onderzoek. Bepalen wat in de toekomst waardevol zal zijn is helaas onmogelijk en afgaan op trends wordt afgeraden, vanwege hun tijdelijke karakter. De waardering levert uiteindelijk twee producten op. Ten eerste per stakeholder een ingevulde waardenkaart waarop de toegekende waarden zijn aangekruist. Naar aanleiding van de ingevulde waardenkaarten kunnen de stakeholders met elkaar in gesprek. Hoe meer stakeholders mee waarderen, hoe vollediger het tweede product zal zijn: een vragenlijst die, wanneer hij ingevuld is, de vorm aanneemt van een beargumenteerd waardenprofiel.

176

Ashley-Smith, J., Risk Assessment for object conservation (Oxford: Butterworth Heinemann 1999) p.84.

177

Heritage Collections Council, Significance. A guide to assessing the significance of cultural heritage objects and collections (Canberra 2001).

Instituut Collectie Nederland, Hulpmiddel bij de waardering van historische interieurs (2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.cultureelerfgoed.nl/sites/default/files/documenten/divers/historische_interieurs_jan_2011.pdf Kok, A., ‘Een waardestellend kader voor het mobiel erfgoed’, Erfgoed dat beweegt. Waardering van de Mobiele Collectie Nederland (Amsterdam 2006) 23-28.

87


Hierin worden de waarden van alle meewaarderende stakeholders opgenomen en komen verschillen in mening over de waarden naar voren. Het waardenprofiel dient vervolgens als basis om de beslissingen te nemen uit het beslissingsmodel, waarin waarden een rol spelen. Net als het waardestellend kader van A. Kok, is dit waardenprofiel niet bedoeld om een categorisering of rangschikking van objecten uit te voeren, maar om een zorgvuldige weging van de […] waarden van een object door deskundigen mogelijk te maken.178

5.2.2 Wie waardeert? Zoals eerder werd gezegd is het waardenprofiel bij voorkeur gebaseerd op een waardering door meerdere stakeholders. Niet alle stakeholders hebben daar echter direct belang bij of kennis over (bijvoorbeeld de digitaliseringbedrijven). Archivarissen hebben daarentegen bij uitstek kennis over de waarde van de inhoud. Restauratoren hebben een specialistische kijk op de vorm. Daarom wordt voorgesteld het waardenprofiel minstens op een waardering door deze twee stakeholders te baseren en eventueel uit te breiden, als daartoe de wens en mogelijkheid bestaat. Op de volgende bladzijde staat de vragenlijst die de stakeholders op basis van de bevindingen gezamenlijk in kunnen vullen, waardoor het beargumenteerde waardenprofiel wordt opgesteld.

178

Kok, A., ‘Een waardestellend kader voor het mobiel erfgoed’, Erfgoed dat beweegt. Waardering van de Mobiele Collectie Nederland (Amsterdam 2006) 24.

88


5.2.3 Van waardenkaart tot waardenprofiel: de vragenlijst Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering: vragenlijst Welke waarden uit de waardenkaart worden toegekend aan de vorm van de stukken en waarom?

Welke waarden uit de waardenkaart worden toegekend aan de inhoud van de stukken en waarom?

Zijn deze waarden nog specifieker toe te kennen aan een bepaald aspect of onderdeel van de stukken?

Welke waarden moeten absoluut behouden blijven in het origineel en waarom?

Welke waarden moeten absoluut overgedragen worden op de digitale kopie en waarom? (Let hierbij op het feit dat waarden die aan de vorm toegekend worden, moeilijk of niet overdraagbaar zijn op een digitale kopie.)

Over welke waarden verschillen de partijen van mening? Geef de argumenten van beide partijen

89


In dit hoofdstuk werd het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ geïntroduceerd. Het hulpmiddel bied stakeholders een handvat om de eigen waardering van archiefstukken systematisch uit te voeren en te verwoorden. Het hulpmiddel bestaat uit een waardenkaart en een vragenlijst. De waardenkaart geeft een overzicht van waarden die aan archiefstukken toe te kennen zijn. Stakeholders kruisen op de kaart aan welke waarden ze voor de betreffende stukken relevant vinden. Daarbij bedenken ze gelijk of de waarden toegekend worden aan de vorm en/of de inhoud. Aan de hand van de ingevulde waardenkaart gaan de partijen goed voorbereid het gesprek met elkaar aan. Naar aanleiding van de ingevulde waardenkaarten en dit gesprek stellen zij (eventueel gezamenlijk) een waardenprofiel op met behulp van de vragenlijst. Hierin wordt ook beschreven waarin de partijen van mening verschillen. Het waardenprofiel dient vervolgens als handvat bij de beslissingsmomenten in het model waarbij waarden een rol spelen. Deze beslissingen kunnen daardoor goed beargumenteerd genomen worden. In het volgende hoofdstuk wordt het beslissingsmodel en gebruik ervan toegelicht. Het is het tijd voor beslissingen!

90


6. Tijd voor beslissingen! Na het bespreken van het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’, is de tijd aangebroken voor het beslissingsmodel (afb. 28). In 6.1 worden eerst de voor- en nadelen van beslissingsmodellen in het algemeen besproken.. Dit leidt tot een advies met betrekking tot de toepassing van het model van Gabriëlle Beentjes (6.2). Bovendien wordt met behulp van icoontjes vanuit het model (afb. 29) verwezen naar de voor de beslissingsmomenten relevante delen van dit rapport. In zijn geheel vormt het rapport een complete toelichting op het beslissingsmodel.

6.1 Beslissingsmodel: hulpmiddel of valkuil? Bij het gebruik van een beslissingsmodel ligt de verleiding op de loer om simpelweg de stapjes te volgen en de uitkomst direct te accepteren. De uitkomst is echter niet per definitie de beste oplossing. In een model kan nooit rekening gehouden worden met alle aspecten van de problematiek, alle nuanceringen en meewegende factoren. Allerlei (onvoorziene) invloeden kunnen ervoor zorgen dat een andere oplossing toch beter of meer verantwoord is (citaat 26.). Aan de andere kant heeft een beslissingsmodel als voordeel dat de juiste vragen op het juiste moment worden gesteld. Het maakt het beslissingsproces inzichtelijk.

6.2 Het beslissingsmodel Bij gebruik van het beslissingsmodel conserveren/digitaliseren (afb. 28.) is men vrij om van het model af te wijken. Het is, precies zoals hierboven staat, een hulpmiddel om het beslissingsproces inzichtelijk te maken.

Citaat 26.

“Altijd hou je uitzonderingen die weer andere beslissingen mogelijk moeten maken”. Vraaggesprek met Elizabet Nijhoff Asser, Boek- en papierrestaurator en eigenaar van Mooie Boeken, gehouden op 29-07-2011.

91


Als uit het model een uitkomst naar voren komt, dan is dat op zichzelf geen argumentatie dat het een juiste beslissing is. Het is aan de gebruiker om waar nodig te nuanceren en elke beslissing te beargumenteren. Ook de stelling ‘raadpleegbaarheid gaat altijd voor’ gaat wellicht in sommige gevallen toch niet op. Het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ kan wellicht ook bij beslissingen waarbij waarden niet expliciet vermeld staan een handvat vormen. Tot slot kunnen gesprekken met collega’s, juist met heel andere invalshoeken, verhelderende informatie opleveren. Hierdoor kan het zelfvertrouwen toenemen, waardoor de knoop wordt doorgehakt en de beslissing genomen. Na de normale weergave van het beslissingsmodel, volgt het beslissingsmodel waarin met icoontjes wordt verwezen naar de voor de verschillende beslissingsmomenten relevante delen van dit rapport (afb.29.). In zijn geheel vormt het rapport een complete toelichting op het beslissingsmodel.

92


Afb. 28. Het beslissingsmodel. 179

179

G. Beentjes, Beslismodel conserveren/digitaliseren. Nationaal Archief, augustus 2011

93


Afb. 29. Het beslissingsmodel met verwijzende icoontjes. 180

180

G. Beentjes, Beslismodel conserveren/digitaliseren. Nationaal Archief, augustus 2011 (Aangepast door I. Korthagen: verwijzende icoontjes).

94


Een archief is geselecteerd voor digitalisering. 

Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering: 

Inleiding, p.18.

Is de materiële staat (conditie) geschikt om op de meest eenvoudige manier te digitaliseren? 

1. Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering: 



1.1 Conditie, conservering en restauratie, p.21.

3. Digitaliseren: 

3.2.1 Eenvoudig digitaliseren, p.55.

Is het object raadpleegbaar in de huidige staat en/of vorm? 


1.1.1 Raadpleegbaarheid, p.25.




Is de vorm geschikt om op de meest eenvoudige manier te digitaliseren? 

1. Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering:



3. Digitaliseren:

 

1.2 Vorm en de aantasting daarvan, p.31.


Conserveren en digitaliseren op de meest eenvoudige manier 




Inleiding, p.18.



Is het object raadpleegbaar in de huidige staat en/of vorm? 






Raadpleegbaarheid gaat altijd vóór, dus vorm aanpassen en digitaliseren 





1.2.1 Raadpleegbaarheid, p..31

Is daar budget voor? 


3.3 Budget, p.57.

95


Niet digitaliseren (te hoge kosten) 


3.3 Budget, p.57.

Digitaliseren, de vorm mag aangepast worden 





Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering: 


Raadpleegbaarheid gaat altijd vóór, dus conserveren/restaureren 


1.1 Conditie, conservering en restauratie , p.21.






3.3 Budget, p.57.

Conserveren en digitaliseren, de vorm mag aangepast worden 






Digitaliseren (substitutie) 


3.1.1 Substitutie, p.54.

Niet digitaliseren (object en informatie zijn verloren)

Heeft het objecten andere waarden dan puur tekstuele informatiewaarde? 

5. Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitaliseren 

5.1 Waarden, p.77.



5.2 Waarderen, p.87.

96


Conserveren en digitaliseren, de vorm mag aangepast worden 










Wordt/worden deze waarde(n) aangetast als de vorm van het object aangepast wordt aan de digitaliseringsmethode? 




5.1 Waarden, p.77.






Conserveren, vorm aanpassen en digitaliseren 










Kan de manier van digitaliseren aangepast worden aan de vorm van het object? 


3.1.2 Aangepast digitaliseren, p.56.



3.3 Budget, p.57.

Aangepast digitaliseren 



Wordt verlies van informatie op de digitale kopie geaccepteerd? 






5.1 Waarden, p.77.




97


Conserveren en digitaliseren zonder het object te veranderen, met verlies van waarde op de digitale kopie 










5.1 Waarden, p.77.




Wordt verandering van de eerder gedefinieerde waarde(n) geaccepteerd? 


5.1 Waarden, p.77.




Niet digitaliseren (waardeverlies) 


5.1 Waarden, p.77.




Conserveren, vorm aanpassen ten behoeve van digitaliseren is mogelijk 


1.1 Conditie, conservering en restauratie , p.21.




Kunnen de waarde(n) hersteld worden door vorm te herstellen na digitalisering? 

1. Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering 



1.1.5 Restauratie, p.29.


5.1 Waarden, p.77.




Digitalisering heeft waardeverlies van het object tot gevolg 






5.1 Waarden, p.77.






3.3 Budget, p.57.

98


Digitalisering heeft waardeverlies van het object tot gevolg 





Hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitaliseren 

5.1 Waarden, p.77.




Digitalisering kan plaatsvinden met geen of weinig waardeverlies van het object 



1. Gebonden archiefstukken voorbereiden op digitalisering 

1.1.5 Restauratie, p.29.





5.1 Waarden, p.77.




99


Conclusies & aanbevelingen Digitale beschikbaarstelling van de collectie is voor archiefinstellingen een kerntaak geworden. Niet alle archiefstukken zijn echter direct fysiek geschikt om te digitaliseren. De wijze waarop daarmee wordt omgegaan is van verschillende factoren afhankelijk en is bij elk project weer maatwerk. Gabriëlle Beentjes, senior adviseur conservering en coördinator van het restauratie atelier van het Nationaal Archief, heeft daarom een ´beslismodel conserveren/digitaliseren´ ontwikkeld. Hiermee kan systematisch en relatief snel bepaald worden wat mogelijk een gewenste en realistische voorbereiding is. In het model staan vijf beslissingsmomenten waarin waarden direct een rol spelen, maar om welke waarden gaat het dan precies? Onder andere op dit gebied vroeg het model om toelichting en ondersteuning. Dit rapport voorziet daarin door de volgende hoofdvraag te beantwoorden: hoe kan efficiënter bepaald worden op welke wijze gebonden archiefstukken voorbereid kunnen/mogen worden op digitalisering? De hoofdvraag werd opgesplitst in de volgende deelvragen:

1. Wat zijn de mogelijkheden op het gebied van de voorbereiding? 2. Hoe ziet het werkveld eruit waarin de digitalisering van archieven plaatsvindt? 3. Welke invloed heeft het digitaliseren op de voorbereiding? 4. Welke verantwoordelijkheden en belangen hebben de stakeholders ten opzichte van de voorbereiding van de originele stukken? 5. Hoe kunnen archieven gewaardeerd worden voor digitalisering (op de beslissingsmomenten in het beslissingmodel waarin waarden een rol spelen)? 6. Hoe kan het beslissingsmodel worden toegepast?

100


Conclusies

De eerste twee deelvragen bleken goed te beantwoorden aan de hand van literatuuronderzoek: ze beschrijven voornamelijk een bestaande situatie. 

Als archiefstukken niet op de meest eenvoudige manier gedigitaliseerd kunnen worden, zijn er een aantal mogelijkheden op het gebied van de voorbereiding: 

Zijn de stukken vanwege de conditie niet direct geschikt om te digitaliseren, dan kan conservering en/of restauratie de oplossing zijn. De conditie bepaalt wat de voorbereiding precies inhoudt: de behandeling verschilt per schadebeeld.



Zijn de stukken vanwege de vorm niet direct geschikt om te digitaliseren, dan kan de voorbereiding inhouden dat de vorm wordt aangetast. Waarde(n)verandering of –vermindering van de stukken kan dan het gevolg zijn.



Raadpleegbaarheid is bij archieven van het grootste belang: het is immers de reden dat ze bewaard worden. Is de tekstuele informatie niet raadpleegbaar, dan kunnen rigoureuzere behandelingen meer geoorloofd zijn.



De digitalisering van archieven vindt in eerste instantie plaats door archiefinstellingen. Deze zijn te vinden op verschillende niveaus: het Nationaal Archief is de grootste instelling. De Regionale Historische Centra volgen op provinciaal niveau. Daarnaast bestaan op plaatselijk niveau gemeente- en streekarchieven.



Archiefinstellingen van de overheid zijn gebonden aan de Archiefwet, de Archiefregeling en het Archiefbesluit. Particuliere archieven zijn vrijwel niet aan regels gebonden.

Deelvragen drie en vier waren moeilijker te beantwoorden aan de hand van alleen de literatuur. De gesprekken met specialisten vanuit uiteenlopende invalshoeken, waren hierin een waardevolle toevoeging: de persoonlijke ervaringen en opvattingen zijn vaak erg illustratief. Met name deelvraag vier, over de belangen van de stakeholders, had nooit bevredigend beantwoord kunnen worden zonder de persoonlijke gesprekken met deze mensen. Zij waren zelf immers het onderwerp van studie. 

Digitalisering van cultureel erfgoed is de afgelopen jaren ondersteund doorverschillende initiatieven van de overheid. De belangrijkste daarvan zijn Metamorfoze, Het Geheugen van Nederland, Digitaliseren met beleid en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN).



Zowel binnen Nederland als internationaal staat digitalisering van collecties nog steeds op de agenda. De ambities voor de toekomst zijn hoog. Des te meer reden om goed na te denken over hoe men in dit proces om wil/ moet gaan met de originele stukken.

101




De voorbereiding van archiefstukken op digitaliseren is onder andere afhankelijk van de doelstellingen van een digitaliseringsproject. Dit kan digitale beschikbaarstelling van de collectie zijn, conservering van de originele stukken of juist de vernietiging daarvan.



Het digitaliseren van gebonden stukken kan op verschillende manieren aangepakt worden: op de meest eenvoudige manier, in een bookscanner met een glasplaat, of op een aangepaste manier. Dit laatste kan bijvoorbeeld inhouden dat de stukken onder een hoek gedigitaliseerd worden, zodat ze niet helemaal geopend hoeven te worden. Ook kan gewerkt worden met digitale camera’s, zodat het gebruik van een glasplaat die tegen de pagina’s aandrukt, niet nodig is.



Het budget dat beschikbaar is voor een digitaliseringsproject moet verdeeld worden over een groot aantal kostenposten. De ene keer is zorg voor de originele stukken de grootste prioriteit en wordt veel geld besteed aan de voorbereiding van de stukken en aangepast digitaliseren. In andere situaties zal een ander aspect van het project het meest belangrijk worden geacht en wordt waardeverandering of verlies van de originele stukken op de koop toe genomen.



Aan de digitalisering van archiefstukken werken verschillende stakeholders mee: project coördinatoren, archivarissen, restauratoren, imaging specialisten en digitaliseringbedrijven. Ze hebben elk eigen verantwoordelijkheden en belangen, die mede worden bepaald door regels en beroepscodes: de ethische code van restauratoren, de Archiefwet, Archiefregeling en het Archiefbesluit en de beroepscode van archivarissen.

Deelvraag vijf is beantwoord met behulp van reeds bestaand methodieken voor het waarderen van cultureel erfgoed van diverse aard. De laatste deelvraag is wederom beantwoord met behulp van eerdere ervaringen met andere beslissingsmodellen van de geïnterviewde specialisten. 

Om de stakeholders bij de beslissingen in het beslissingsmodel te betrekken wordt ze met het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ een concreet hulpmiddel geboden, om waardering van archiefstukken systematisch uit te voeren en te verwoorden.



Het beslissingmodel is bedoeld als ondersteuning van de gedachtegang over de voorbereiding. Op zichzelf is het model geen argument voor een beslissing. Stakeholders worden gestimuleerd om na te denken over de punten die in het model naar voren komen en deze zelf te beargumenteren, bijvoorbeeld aan de hand van het bovengenoemde hulpmiddel.



Dit rapport vormt in zijn geheel een complete toelichting op het model.

102


Aanbevelingen 

De waardenkaart is slechts een aanzet om de waarden van archiefstukken in kaart te brengen: meer onderzoek is nodig onder verschillende stakeholders en eventueel beoogde gebruikersgroepen om te bepalen welke waarden precies toe te kennen zijn en hoe relevant deze waarden zijn. Dit kan onder andere verschillen per instelling, collectie, collectiebeleid en beoogde doelgroep. Hierdoor kan de samenstelling van de waardenkaart beter worden onderbouwd en worden afgestemd op de specifieke context waarin gewaardeerd wordt.



Het waarderen met de waardenkaart en vragenlijst zou getest kunnen worden in de praktijk. Hierdoor kan bepaald worden of het waardeprofiel dat eruit naar voren komt bij alle beslissingsmomenten in het model toereikend is, of dat misschien nog een aantal vragen moet worden toegevoegd.



Het ‘hulpmiddel bij het waarderen van gebonden archiefstukken voor digitalisering’ is wellicht ook interessant voor andere toepassingen. Het waarderen van archiefstukken kan ook in andere situaties dan digitaliseren nuttig zijn.



De profielschetsen van de stakeholders zijn gebaseerd op slechts een aantal gesprekken. Een publieksonderzoek onder een grotere groep stakeholders, waarbij bijvoorbeeld gevraagd kan worden of personen uit een beroepsgroep zich in de profielschets herkennen, kan zorgen voor meer representatieve profielen en aanvullingen.



Nader onderzoek is nodig betreffende de rol van de eindgebruikers van archieven: welke waarden kennen zij wel toe aan digitale kopieën en niet aan originele stukken en andersom? Welke waarden moeten volgens hen gekoesterd worden?

103


Bronnen Literatuur Ashley-Smith, J., Risk Assessment for object conservation (Oxford: Butterworth Heinemann 1999). Beentjes, G.,‘Wat doe je wel, wat doe je niet? En waarom dan? Een beslissingsmodel voor het digitaliseringklaar maken van archieven’, Archievenblad 115-4 (2011) p. 14-18.

Berkhout, K., 'Het digitale drama', NRC Handelsblad (10 september 2011) p. 8-9.

Boersma, F., et al., Op de keper beschouwd. Handboek voor het behoud van textielcollecties. (Amsterdam, Stichting Textielcommissie Nederland, 2000).

Bos-Rops, Y., M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005).

Bülow, A. Preparing collections for digitization (Londen 2011).

Doe, E. van der ed., Schadeatlas archieven. Hulpmiddel bij het uitvoeren van schadeinventarisatie (Den Haag 2007).

Heritage Collections Council, Significance. A guide to assessing the significance of cultural heritage objects and collections (Canberra 2001). Huizinga, J., ‘Het Historisch Museum’ in: Brummel, L. Juynboll, W.R. en Locher, Th. J.G. (eds), Verzamelde Werken II (Houten 1948) p. 559-569. Kok, A., ‘Een waardestellend kader voor het mobiel erfgoed’, Erfgoed dat beweegt. Waardering van de Mobiele Collectie Nederland (Amsterdam 2006) 23-28.

Korthagen, I. Draaiboek digitaliseringklaar maken archieven (2010).

Mensch, P., Het object als informatiedrager (2006).

104


Sigmond, J.P, Nicolaas, E. Sint, Kijken naar geschiedenis. Onderzoeken en tentoonstellen van historische voorwerpen (Zwolle 2005).

Teuling, A.J.M., den, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (Den Haag 2003) p.8.

Publicaties internet Adriaans, W. et. al., 'Alles uit de kast, op weg naar een nationaal investeringsprogramma digitale infrastructuur cultureel erfgoed’ (Utrecht: Wetenschappelijk Technische Raad SURF 1998). Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.surf.nl/SFDocuments/WTR_de_kast.pdf Beentjes, G., ‘Ontzuren, een ‘vergeten’ conserveringsmaatregel’, Metamorfoze nieuws 02 (2011) p. 8-9. Geraadpleegd: 2012-05-16 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/metamorfozenieuws2011 -02.pdf

DEN, De digitale feiten, onderzoek naar de omvang en kosten van gedigitaliseerd cultureel erfgoed (Den Haag 2009). Geraadpleegd 2012-05-17 http://www.den.nl/getasset.aspx?id=Website/DDF_web.pdf&assettype=attachments

DEN, DEN woordenboek voor het digitaal erfgoed (Den Haag 2008). Geraadpleegd: 2012-0404 http://www.den.nl/abc

DEN, Fondsen en subsidieregelingen voor digitaal erfgoed, overzicht 2011-2012 (Den Haag 2012). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/art/uploads/files/Publicaties/SubsidieoverzichtDigitaalErfgoed2011.pdf

Dormolen, H. van, Richtlijnen voor Preservation Imaging Metamorfoze, Beeldkwaliteit, versie 1.0 januari 2012. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Richtlijnen_P reservation_Imaging_Metamorfoze_1.0.pdf

105



Gillesse, R., R. Jochems, M. Maris red., Handleiding rekenmodel digitaliseringskosten (Den Haag: DEN in samenwerking met Erfgoed Nederland 2010). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/art/uploads/files/Publicaties/Handleiding%20Rekenmodel%20Digital iseringskosten_def.pdf

Gnirrep, W.K. e.a., Kneep en binding. Een terminologie voor de beschrijving van de constructies van oude boekbanden (Den Haag 1992). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.kb.nl/cons/kneep/kneep_en_binding_digitaal_20080410.pdf

Instituut Collectie Nederland, Hulpmiddel bij de waardering van historische interieurs (2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.cultureelerfgoed.nl/sites/default/files/documenten/divers/historische_interie urs_jan_2011.pdf

Instituut Collectie Nederland, ICN-Kwaliteitseisen voor archieven, bibliotheken en musea (Amsterdam: 2002). Geraadpleegd: 2012-05-17 http://www.cultureelerfgoed.nl/sites/default/files/documenten/ICN-Kwaliteitseisenvoor-archieven-bibliotheken-en-musea_2002.pdf

Koninklijke Bibliotheek, Collectiebehoudsplan 2010-2013. Fysiek en digitaal integraal (Den Haag 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.kb.nl/hkc/collectiebehoudsplan/collectiebehoudsplan_2010-2013.pdf

Metamorfoze, Handboek Metamorfoze ABC (Den Haag: 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze_ ABC_Handboek_aug2011.pdf

Metamorfoze, Metamorfoze ABC, Lijst met instructies voor het digitaliseringsbedrijf. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/handboek/Metamorfoze %20ABC%20Lijst%20met%20instructies%20voor%20digitaliseringsbedrijf_mrt2012.p df

106


Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze _ABC_Richtlijnen_conservering_aug2011.pdf

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Archiefvisie 2011 (Den Haag 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/archiefvisie_0.pdf

Raad voor Cultuur, Besteladvies archieven (Den Haag 2010). http://old.cultuur.nl/files/pdf/advies/advies_750079e1-70c8-8dc9-2bd800006d965118_advies_archieven.pdf.

Websites Agentschap NL, Digitaliseren met beleid. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.agentschapnl.nl/programmas-regelingen/digitaliseren-met-beleid

Archiefinspecties, Vragen. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.archiefinspecties.nl/vragen.php

Consortium van Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief, E-Archief in ontwikkeling, visiedocument 2009-2014. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.vng.nl/Documenten/Extranet/Cultuur/Archieven%20en%20musea/earchief_in_ontwikkeling.pdf

DEN, Digitale Collectie Nederland. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/thema/126/digitale-collectie-nederland

DEN, Digitalisering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/thema/4/Digitalisering

DEN, Digitaliseringsplan (voorbeeld). Geraadpleegd: 2012-05-16 http://www.den.nl/standaard/48/Digitaliseringsplan-%28Voorbeeld%29

107


DEN, Europeana – Think Culture. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/project/234/Europeana---Think-Culture

DEN, Home. Geraadpleegd: 2012-05-28 http://www.den.nl DEN, Informatieplannen. Geraadpleegd: 2012-06-02 http://www.den.nl/thema/116/informatieplannen

DEN, Kostenberekening. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/thema/36/kostenberekening


DEN, Over DEN. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/over-den

DEN, Reactie op het NRC-artikel 'Het digitale drama' (2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/blog/bericht/3189

DEN, Rekenmodel digitaliseringskosten. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/nieuws/bericht/968

Digitale Collectie in Europeana, Project. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://digitalecollectie.nl/over/

Europese Commissie, Digitale agenda: digitalisering van Europese cultuur aanmoedigen om groei te stimuleren (Brussel 2011). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/11/1292&format=HTML& aged=0&language=NL&guiLanguage=en


108



Metamorfoze, Conservering papier. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/behoud

Metamorfoze, Het programma. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/programma


Metamorfoze, Originelen. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/behoud/originelen

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel digitale vervanging archiefbestanden. (2008). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://wetten.overheid.nl/BWBR0023395/geldigheidsdatum_03-04-2012

Nationaal Archief, Archiefbestel Nederland. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/archiefbestel-nederland

Nationaal Archief, Morgen is vandaag al verleden tijd, visiedocument 2008-2013. Geraadpleegd: 2012-05-29 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/morgen_is_vandaag_al_verleden _tijd_visiedocument_2008-2013.pdf

Nationaal Archief, Authenticiteit vaststellen. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer archiefvorming/authenticiteit/authenticiteit-vaststellen

Nationaal Archief, Behoud door verfilming en digitalisering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/duurzaam-fysiekarchief-bewaren-conserveren/preventie/beh

109


Nationaal Archief, Beslismodel voorbereiding digitalisering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/informatiebeheer-archiefvorming/archiefconserveren/preventie/behoud-door-verfilming-digitalisering/beslismo

Nationaal Archief, Doelstellingen. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/doelstellingen

Nationaal Archief, Duurzaam fysiek archief bewaren (conserveren). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/duurzaam-fysiekarchief-bewaren-conserveren

Nationaal Archief, Een authentiek papieren document. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/authenticiteit

Nationaal Archief, Integriteit. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheerarchiefvorming/authenticiteit/authenticiteit-vaststellen/integriteit

Nationaal Archief, Keuzemodel conservering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/duurzaam-fysiekarchief-bewaren-conserveren/keuzemodel-co


Nationaal Archief, Nieuwe aanpak van selectie en waardering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/waardering-selectie/nieuwe-aanpakselectie-waardering

Nationaal Archief, Nieuwe Archiefregeling. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.nationaalarchief.nl/nieuwe-archiefregeling

Nationaal Archief, Nieuwe Archiefvisie, archiveren in het digitale tijdperk. Geraadpleegd: 201204-04 http://www.nationaalarchief.nl/actueel/persberichten/nieuwe-archiefvisie-archiverenhet-digitale-tijdperk

110


Nationaal Archief, Normen goede staat. Geraadpleegd: 2012-05-17 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/normen_goede_staat_2.pdf


Nationaal Archief, Over de collectie van het Nationaal Archief. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/over-collectie-het-nationaal-archief Nationaal Archief, Regionaal Historische Centra. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.nationaalarchief.nl/organisatie/regionaal-historische-centra

Nationaal Archief, Wat is waardering. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/waardering-selectie-waar-gaat-hetom/wat-is-selectie

Restauratoren Nederland, Welkom bij Restauratoren Nederland. Geraadpleegd 2012-05-16 http://www.restauratoren.nl





Rijksoverheid, Koninklijke Bibliotheek en Nationaal Archief samen verder. Geraadpleegd: 2012-05-19 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/archieven/documenten-enpublicaties/persberichten/2011/12/23/koninklijke-bibliotheek-en-nationaal-archiefsamen-verder.html

111


Geïnterviewde personen Asser, Elizabet Nijhoff, Boek- en papierrestaurator en eigenaar, Mooie Boeken, 29-07-2011

Boer, Tanja de, Hoofd Collectiebehoud, Koninklijke Bibliotheek & Agterberg, Carlijn, Hoofd Afdeling Digitalisering, Koninklijke Bibliotheek, 08-10-2011 Bloothoofd, Jeroen, Accountmanager, Pictura – Imaginis, 23-09-2011

Doe, Erik van der, Coördinator Archieven, Metamorfoze, 30-08-2011

Dormolen, Hans van, Imaging Specialist, Koninklijke Bibliotheek en Metamorfoze, 15-07-2011

Gillesse, Robèrt, Senior officer, Stichting DEN, 18-07-2011

Holtman, Marc, Senior medewerker dienstverlening (projectleider digitalisering), Stadsarchief Amsterdam, 06-09-2011

Jeurgens, Charles, Hoofd Beleidsontwikkeling Selectie & Bestel (ten tijde van het interview, inmiddels niet meer werkzaam bij het Nationaal Archief), Nationaal Archief, 26-082011

Roon, Marike van, Adjunct Hoofdconservator en Conservator Universiteitsgeschiedenis, Universiteit van Amsterdam, 15-08-2011

Santen, Rob van, Senior Accountmanager, Karmac, 26-08-2011

Schie, Henny van, Senior medewerker toegangen (archivaris), Nationaal Archief, 12-08-2011

Velden, Rick van, Projectleider Digitale Content, Nationaal Archief, 19-09-2011

Wijgeren, Willem Jan van, Fotograaf en eigenaar, Studio Buitenhof, 29-08-2011

112


Afbeeldingenlijst

Afb.1. Het boek is te strak ingebonden, waardoor tekst verdwijnt in de vouw. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb.2. Het Nationaal Archief. I.Korthagen, 2012, Den Haag.

Afb. 3. Het Nationaal Archief. I.Korthagen, 2012, Den Haag.

Afb. 4. Door ezelsoren kan tekst niet raadpleegbaar zijn. I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

Afb. 5. Mengvorm: zowel een afwijkende vorm als een slechte conditie. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 6. Standaard archiefdozen. I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

Afb. 7. Verkleving van bladzijden. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 8. Mechanische verkleving. Mooie Boeken, 2011, Amsterdam.

Afb. 9. Verkleurde en vastgeplakte bladzijden. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 10. Gefragmenteerd door inktvraat. I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

Afb. 11. Zwak door vocht en schimmel. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

113


Afb. 12. Grote scheuren. I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

Afb. 13. Schade zorgt voor dreiging informatieverlies I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

Afb. 14. Inktvraat in een vergevorderd stadium. I. Korthagen, 2010, Nationaal Archief, Den Haag.

Afb. 15. Archiefstukken van de Wisselbank met een gewicht van soms wel 30 kg. Mooie Boeken, 2011, Amsterdam.

Afb. 16. Kwaliteitscyclus Digitalisering Digitaal Erfgoed Nederland. DEN, Kwaliteitscyclus. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://www.den.nl/pagina/326/kwaliteitscyclus

Afb. 17. Scantafel voor vlakke objecten. I. Korthagen, 2010, Microformat, Lisse. Afb. 18. Een bookscanner met een “boekenwip”. I. Korthagen, 2010, GMS, Alblasserdam.

Afb. 19. Het boek hoeft niet helemaal open. I. Korthagen, 2010, Microformat, Lisse.

Afb. 20. Een foto-opstelling. I. Korthagen, 2010, Stadsarchief, Breda.

Afb. 21. Elke opname op een andere manier. I . Korthagen, 2012, Studio Buitenhof, Den Haag.

Afb. 22. In paars de beslissingsmomenten waarin waarden een rol spelen. G. Beentjes, Beslismodel conserveren/digitaliseren. Nationaal Archief, augustus 2011 (Aangepast door I. Korthagen: in paars de beslissingsmomenten waarin waarden een rol spelen.

114


Afb. 23. Aantekeningen. I. Korthagen, 2010, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 24. Een boek vol nummertjes. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 25. Plattegrond. I. Korthagen, 2011, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 26. Tekstuele informatie op de band. I. Korthagen, 2010, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 27. Tekstuele informatie op de rug. I. Korthagen, 2010, Hoogduin Papierrestauratoren, Delft.

Afb. 28. Het beslissingsmodel. G. Beentjes, Beslismodel conserveren/digitaliseren. Nationaal Archief, augustus 2011

Afb. 29. Het beslissingsmodel met verwijzende icoontjes. G. Beentjes, Beslismodel conserveren/digitaliseren. Nationaal Archief, augustus 2011 (Aangepast door I. Korthagen: verwijzende icoontjes).

115


Verklarende woordenlijst A, B Aanvezelen

Het aanvullen van beschadigd papier met behulp van papierpulp.181

Analoog

De term ‘analoog’ is de tegenhanger van ‘digitaal’. Vooral in de muziekwereld en de media worden de twee termen vaak gebruikt, om het karakter van een geluids- of videosignaal aan te geven. Analoog wordt in de erfgoedwereld steeds vaker in algemene betekenis gebruikt als tegenhanger van digitaal: analoog erfgoed tegenover digitaal erfgoed, analoge collecties tegenover digitale collecties.182

Anyplace/anytime

Het altijd en overal toegang kunnen hebben tot een website. Door de sterk toegenomen mobiliteit van consumenten, biedt anyplace/anytime meerwaarde voor erfgoedinstellingen.183

Archief

Procesgebonden informatie, ofwel het geheel van bescheiden ontvangen of opgemaakt door een organisatie of persoon.184

Archiefbewaarplaats

Een bij of krachtens deze wet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.185

Archiefruimte

Een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid. 186

Archiefstuk

Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.187

181

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC (Den Haag: Nationaal Archief 2011) p.14. Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/Metamorfoze_ABC_Richtlijnen_ conservering_aug2011.pdf

182

DEN, DEN woordenboek voor het digitaal erfgoed (Den Haag 2008). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.den.nl/abc

183

Ibidem.

184

Metamorfoze, Handboek Metamorfoze ABC, p.8.

185

Rijksoverheid, Archiefwet. Geraadpleegd: 2012-05-18 http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_18-05-2012#HoofdstukI

186

Ibidem.

187

A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (Den Haag 2003) p.8.

116


Archiefvormer

De persoon, personen of instelling die de archiefstukken heeft ontvangen of heeft opgemaakt.188

Autonoom verval

Degradatie van het object door factoren die inherent zijn aan de eigenschappen van het papier of de gebruikte media: verzuring, inktvraat, kopervraat. 189

C Conditie van het object

De toestand waarin het object zich op het moment van de opdracht bevindt. 190

Conservering

Het geheel van maatregelen en handelingen dat erop gericht is de toestand van een voorwerp te consolideren, geconstateerd verval tegen te gaan of verval te verhinderen waarvan men de zekerheid heeft dat het binnen afzienbare tijd zal gaan optreden.191

Conservering van archieven

Dit is het geheel van maatregelen en handelingen dat erop gericht is de toestand van archivalia te consolideren, geconstateerd verval tegen te gaan of verval te verhinderen waarvan men de zekerheid heeft dat het binnen afzienbare tijd zal gaan optreden. Doel van conservering is het geconstateerde verval van een voorwerp tegen te gaan en te verzekeren dat het voorwerp beschikbaar blijft voor onderzoek en presentatie. Handelingen respecteren de historische en esthetische integriteit van een voorwerp. Er wordt zo min mogelijk ingegrepen. De behandelingen zijn reversibel. 192

Cultureel erfgoed

Sporen uit het verleden in het heden. Dat kunnen tastbare en zichtbare sporen zijn zoals voorwerpen in musea, archeologische vondsten, archieven, monumenten en landschappen. Maar ook de daaraan verbonden gebruiken, verhalen en gewoonten. Zo wordt ook wel onderscheid gemaakt tussen het materieel en immaterieel cultureel erfgoed.193

188

Y. Bos-Rops, M. Bruggeman, E. Ketelaar, Archiefwijzer, handleiding voor het gebruik van archieven inNederland (Bussum: Uitgeverij Coutinho 2005) p. 9.

189


190

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC, p. 14.

191

F. Boersma et al., Op de keper beschouwd. Handboek voor het behoud van textielcollecties. (Amsterdam, Stichting Textielcommissie Nederland, 2000). p. 198. Voor een vertaling van deze terminologie naar archieven wordt verwezen naar: Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC, p.4.

192

Nationaal Archief, Duurzaam fysiek archief bewaren (conserveren). Geraadpleegd: 2012-04-04 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/duurzaam-fysiek-archief-bewarenconserveren

193

DEN, DEN woordenboek voor het digitaal erfgoed.

117


D Degradatie

De geleidelijke afbraak van de samenstellende delen van het object194.

Digitaal

De eigenschap van een computer om gegevens of een signaal in binaire vorm te coderen, dat wil zeggen dat alle informatie in combinaties van nullen en enen wordt uitgedrukt.Deze codering maakt het mogelijk gegevens exact, zonder verlies, te kopiëren.195

Digitaal depot/ E-depot

Elektronisch depot, safe place Opslagsysteem ter archivering van digitale bestanden. Een digitaal depot verschilt van een documentenserver door de speciale aandacht voor het langdurig en duurzaam toegankelijk houden van de bestanden. 196

Digitaal erfgoed

Digitale verschijningsvorm van cultureel erfgoed. Er kunnen drie vormen worden onderscheiden: • Digital born erfgoed: erfgoedmateriaal dat van origine al digitaal is, zoals elektronische archieven, digitale kunst of foto’s die met een digitale camera zijn gemaakt. • Gedigitaliseerd erfgoed: erfgoedmateriaal dat van origine niet digitaal is, maar waarvan met digitalisering een reproductie is gemaakt. • Digitale informatie over erfgoed, bijvoorbeeld beschrijvingen, detailfoto’s of digitale reconstructies van het erfgoedobject. De informatie wordt meestal in een geordende vorm (bijvoorbeeld een database) beschikbaar gesteld. 197

Digitale Collectie Nederland

Metafoor voor een nationale verzameling digitaal cultureel erfgoed die toegankelijk en herbruikbaar is. Digitale erfgoedobjecten in de Digitale Collectie Nederland kunnen in samenhang toegankelijk worden gemaakt, los van de locatie van de fysieke originelen. Door het digitale materiaal boven de grenzen van de beherende instellingen uit te tillen ontstaan meer mogelijkheden tot combinatie en hergebruik. 198

194 195

Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC, p.14. DEN, DEN woordenboek voor het digitaal erfgoed.

196

Ibidem.

197

Ibidem

198

Ibidem.

118


Digitale duurzaamheid

Langdurige toegankelijkheid van digitale data. Dit is een grote technologische uitdaging voor databeherende instellingen, omdat er nog geen passende oplossingen voorhanden zijn. Het duurzaam beschikbaar houden van data vergt zowel beleidsmatige beslissingen in de vorm van een duurzaamheidsstrategie als praktische oplossingen voor beheer en behoud zoals bijvoorbeeld systemen die aangeven wanneer de authenticiteit van een bestand is aangetast of wanneer een bestandsformaat niet meer gelezen kan worden omdat er geen geschikte software meer is om het bestand te tonen. In 2008 stelt DEN in DE BASIS de minimale eisen voor digitaal erfgoed vast voor de thema’s digitale duurzaamheid en vervaardiging. 199

Digitaliseren

Het proces om een analoge bron (tekst, beeld, audio of video) om te zetten naar een digitaal bestand. Het betreft niet alleen het omzetten van de bron, maar ook het bewerken en beschrijven ervan ten behoeve van de vindbaarheid en presentatie in een digitale omgeving (bijv. internet). 200

Digitaliseringsplan

Onderdeel van het informatieplan, waarin het ICT-beleid van een erfgoedinstelling wordt vertaald naar de praktijk. De erfgoedinstelling legt in het digitaliseringsplan vast op welke manier en in welk tempo de collectie digitaal wordt geregistreerd, gedocumenteerd, gereproduceerd en beschikbaar gesteld. De prioriteiten in het digitaliseringsplan zijn meestal afgeleid van andere beleidsdocumenten, zoals een collectieplan of tentoonstellingsplan. 201

Doubleren

Het object voorzien van een extra, verstevigende laag Japans papier. 202

Duurzaamheidsplan

Beleidsdocument, dat een onderdeel is van het informatieplan. In het duurzaamheidsplan registreert een erfgoedinstelling de strategie om duurzame digitale toegankelijkheid van de (kennis over de) collectie tot stand te brengen. De strategie kan betrekking hebben op het inrichten van een infrastructuur voor lange-termijn-opslag (‘digitaal depot’) of op het veilig stellen van de data, bijvoorbeeld door te kiezen voor migratie, conversie of emulatie van de data. 203

199


200

Ibidem.

201

Ibidem.

202


203


119


E E-Depot van het Nationaal Archief

Een digitale archiefomgeving waarin permanente toegang tot digitale informatiebronnen wordt nagestreefd. Zonder een dergelijke omgeving zouden digitale bronnen snel onleesbaar worden, doordat software en hardware verouderen en de informatiedragers een beperkte levensduur hebben. 204

Eerstelijns conservering

Behandelingen die het archief digitaliseringklaar maken, zoals droogreinigen, vlakken, ezelsoren terugvouwen, scheuren repareren.205

E-overheid/ Elektronische overheid

De dienstverlening van de overheid aan burgers en bedrijven die gerealiseerd wordt met behulp van ICT, zoals het regelen van een vergunning via internet of het doorgeven van een verhuizing met een DigiD inlogcode. 206

F, G, H Full text zoeken

Zoekmethode waarbij de tekstuele inhoud (machineleesbaar) van documenten helemaal doorzocht wordt. Er wordt dus niet alleen naar koppen, titels of metadata gekeken. Om de computer goed en snel te laten zoeken wordt gebruik gemaakt van full text indexing. 207

Gemeentearchief, streekarchief

Archiefdienst voor het lokale niveau.208

I, J, K, L Image

204

205

Een digitale opname of afbeelding. 209

DEN, DEN woordenboek voor het digitaal erfgoed. Metamorfoze, Richtlijnen conservering Metamorfoze ABC, p.5.

206


207

Ibidem.

208

Bos-Rops, Bruggeman en Ketelaar, Archiefwijzer, p. 34.

209


120


Informatiebeleidsplan

Onderdeel van het informatieplan. In het informatiebeleidsplan leggen instellingen het ICT-beleid vast met betrekking tot hun collectie(s). Het toont hoe ICT optimaal ingezet kan worden ter ondersteuning van de algemene beleidsdoelstellingen van de instelling. De inzet betreft zowel mensen (intern/ extern) als middelen (infrastructurele voorzieningen). Het beleid zoals vastgelegd in een informatiebeleidsplan wordt uitgewerkt in een digitaliseringsplan, waarin is aangegeven op welke wijze en in welke volgorde de instelling digitaliseringsprojecten zal initieren. 210

Informatieplan

Plan waarin een instelling het ICT-beleid vastlegt. Hiermee is het een onmisbare schakel in de voorbereiding op digitaliseringsactiviteiten. Het informatieplan is opgebouwd uit een informatiebeleidsplan, een digitaliseringsplan en een duurzaamheidsplan. 211

Inktvraat

Schade veroorzaakt door het gebruik van ijzergallusinkt212

Kopervraat

Schade veroorzaakt door koperhoudende pigmenten; ook wel groenvraat genoemd213.

Katern(en)

Een verzameling van één of meer gevouwen vellen, zodanig in elkaar liggend dat de rugvouwen tezamen één (katern)vouw vormen. Een aantal katernen kan tot een boekblok genaaid worden.214

M, N Mechanische schade

Degradatie van het object veroorzaakt door externe omstandigheden zoals verpakking, gebruik, berging en transport. 215

Mechanische verkleving

Het in elkaar vastzitten van (gescheurde/gerafelde) delen van een object als gevolg van bijvoorbeeld gebruik of geweld.216

210


211

Ibidem.

212

E. van der Doe, ed., Schadeatlas archieven. Hulpmiddel bij het uitvoeren van schade-inventarisatie (Den Haag 2007) p.134.

213

Ibidem.

214

Ibidem.

215


216

van der Doe, ed., Schadeatlas archieven. p.135.

121


Metadata

Gestructureerde gegevens over fysieke of digitale objecten. De drie belangrijkste soorten metadata zijn: beschrijvende metadata (nodig voor het identificeren en vinden van objecten), structurele metadata (deze leggen de relatie vast tussen individuele objecten die gezamenlijk een eenheid vormen) en administratieve metadata (deze richten zich op beheer en management van objecten). 217

Nationaal Archief`

Archiefdienst in Den Haag voor de bewaring van archieven van de centrale overheid en instellingen met een nationaal werkgebied218.

O Ontsmetten

Het doden van alle stadia van micro-organismen en plaagdieren. 219

Oorspronkelijke staat

Op basis van referenties, materiële en historische context kan een redelijk vermoeden ontstaan van de staat waarin het object zich bevond toen het gemaakt of samengesteld werd. 220

P, Q Preservation imaging

Conserveringsmethode van digitale conversie om door autonoom verval bedreigd papieren erfgoed over te zetten op een andere drager, d.i. digitale afbeeldingen. De images hebben een zodanige kwaliteit en meetbare relatie tot het origineel dat ze het originele materiaal kunnen vervangen. 221

Preventieve Conservering

Het geheel van maatregelen en handelingen dat erop gericht is een optimale omgeving te scheppen voor het bewaren en exposeren van voorwerpen. De maatregelen en handelingen dienen het verval van voorwerpen zoveel mogelijk te verhinderen of in elk geval te vertragen. 222

217


218


219


220

Ibidem

221

Ibidem, p. 43.

222

Boersma et al., Op de keper beschouwd, p. 198.

122


R Regionaal Historisch Centrum

Archiefdienst in elke provinciehoofdstad (behalve Den Haag), waar men de archieven van de provincie en van rijks-en andere instellingen met een provinciale strekking beheert, naast de lokale archieven van de gemeenten en waterschappen die in het RHC zijn opgegaan.223

Reconstructie

Samenvoegen van losse delen om de oorspronkelijke samenhang te herstellen.224

Restauratie

Het geheel van handelingen om een beschadigd of gedeeltelijk verloren gegaan voorwerp in de oorspronkelijke of een andere, van tevoren gedefinieerde toestand terug te brengen. Doel van de restauratie is het voorwerp in een zodanige staat te brengen dat zijn functioneren ten behoeve van onderzoek en publiekspresentatie (weer) betekenis krijgt en gewaarborgd wordt.225

Restauratie van archiefstukken

Dit zijn alle handelingen die de levensduur van het archiefstuk verlengen in de oorspronkelijk (of een andere, van tevoren gedefinieerde) zichtbare verschijningsvorm. Hierbij worden esthetische, ethische, technische en (kunst) historische aspecten in acht genomen. Als er schade is ontstaan aan een archiefstuk dan wordt deze hersteld door een restaurator.226

Rug

Het gedeelte van een boek waar de balden met elkaar verbonden zijn.227

S, T, U, V Scannen

Omzetten van een fysiek origineel (tekst, afbeelding, object) naar een digitaal object door middel van beeldreproductie met behulp van een (flatbed) scanner. 228

Schade / beschadiging

Een aantasting/verlies van de oorspronkelijke staat van het object. 229

223


224


225

Boersma et al., Op de keper beschouwd, p. 198.

226

Nationaal Archief, Duurzaam fysiek archief bewaren (conserveren).

227


228


229


123


Stabiele staat

Het object is zodanig hanteerbaar dat bij normaal gebruik geen schade ontstaat als gevolg van de hantering van het object. 230

Verzuring

Het zuur van papier door interne (onder andere grondstoffen) enóf externe factoren (onder andere milieu).231

W, X. Y, Z Waarde

1 zedelijke, esthetische of persoonlijke betekenis van iets belang, gewicht, importantie, zwaarte; 232 2 Waarde: betekenis die iets heeft als bezit of ruilobject value;.233

Zorgdrager

Degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden 234

230


231


232

Van Dale Woordenboek

233

Ibidem.

234

Rijksoverheid, Archiefwet.

124


Bijlagen I Archiefregeling – relevante artikelen

ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden

§ 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden

Artikel 16. Kwaliteitssysteem De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.

Artikel 17. Context en authenticiteit De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a) de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b) wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c) de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden; d) de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en e) de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

Artikel 18. Overzicht en ordeningsstructuur 1. De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. 2. Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.

235

235


125


ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden

§ 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden (vervolg)

Artikel 19. Metagegevensschema en metagegevens 1. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast. 2. De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

Artikel 20. Toegankelijke staat De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn a) kan worden gevonden 1. aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of 2. door middel van een andere ontsluitingsmethode; en b) leesbaar of waarneembaar te maken is.

236

236

Rijksoverheid, Archiefregeling.

126


ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden

§ 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden

Artikel 9. Omslagen en mappen 1. Omslagen en mappen zonder hechtmechanieken voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 1. 2. Omslagen en mappen met hechtmechanieken voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummers 2 en 12.

Artikel 10. Archiefdozen 1. Archiefdozen voor standaardformaat papier voldoen aan: a) ICN-kwaliteitseis nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of b) ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.

2. Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan: a) ICN-kwaliteitseis nummer 10 of 16, indien omslagen met ICN-kwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of b) ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.

Artikel 11. Etiketten 1. Zelfklevende etiketten bestemd voor omslagen, mappen en archiefdozen voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 15. 2. Voor niet-zelfklevende etiketten wordt lijm op acrylaatbasis gebruikt. De zuurgraad van de lijm heeft een pH-waarde van ten minste 7,5 en ten hoogste 10.

237

237


127


ARCHIEFREGELING - Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden § 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden (vervolg)

Artikel 12. Overige materialen 1. Andere materialen dan die, bedoeld in de artikelen 9, 10 en 11, die rechtstreeks met de drager van archiefbescheiden in contact komen, bevatten geen: a) metaal; b) lignine; c) weekmakers; d) co-polymeren van vinylchloride; of e) andere stoffen die de archiefbescheiden kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen.

2. Voor zover de andere materialen, bedoeld in het eerste lid, kunststoffen bevatten, bestaan die kunststoffen uitsluitend uit: a) polystyreen; b) polyethyleen; c) polypropyleen; of d) polycarbonaat.

3. Het eerste lid, onderdeel a, is niet van toepassing op materialen als bedoeld in de artikelen 6 tot en met 8.

Artikel 13. Voorkoming reacties met andere archiefbescheiden Indien archiefbescheiden chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden wanneer zij met die archiefbescheiden in dezelfde verpakkingseenheid zouden worden bewaard, worden die andere archiefbescheiden binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt.

Artikel 14. Tijdige overzetting op nieuwe dragers Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:

a) natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of b) het in onbruik raken van het type drager.

238

238


128


II Archiefwet - relevante artikelen

ARCHIEFWET - Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen

Artikel 3 De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

239


Artikel 5 1. De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. 2. De lijsten worden, nadat Onze minister de Raad voor cultuur, bedoeld in artikel 2a van de Wet op het specifiek cultuurbeleid, heeft gehoord, vastgesteld, voor zover het betreft: a) archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning: bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan; b) archiefbescheiden van de ministeries: door Onze minister en Onze minister wie het mede aangaat; c) archiefbescheiden van andere overheidsorganen: door Onze minister.

3. Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

240

239


240


129



Artikel 15 1. Bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

a) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; b) het belang van de Staat of zijn bondgenoten; c) het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

Artikel 17 1. De beheerder van een archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen. 2. De beheerder is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd. 3. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen. 4. Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reprodukties, niet zijnde archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c 4°, ter beschikking worden gesteld.

241

241


130


III Archiefbesluit – relevante artikelen

ARCHIEFBESLUIT - Hoofdstuk II. Het ontwerpen van selectielijsten, alsmede de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden

Artikel 2 1. Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met: a) de taak van het desbetreffende overheidsorgaan; b) de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; c) de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en d) het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

2. Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.

Artikel 3 1. De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste: a) één of meer personen die deskundig zijn ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan; b) één of meer personen die deskundig zijn ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het desbetreffende overheidsorgaan; c) de algemene rijksarchivaris; d) indien het archiefbescheiden van een provincie of archiefbescheiden als bedoeld in artikel 40, eerste lid, van de wet betreft, tevens de provinciaal inspecteur; e) indien het archiefbescheiden van een gemeente of waterschap betreft, tevens de provinciaal inspecteur en, indien benoemd, de gemeentearchivaris onderscheidenlijk waterschapsarchivaris. […]

242

242


131


ARCHIEFBESLUIT - Hoofdstuk II. Het ontwerpen van selectielijsten, alsmede de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden (vervolg)

Artikel 6 1) De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

243

243

Rijksoverheid, Archiefbesluit.

132


IV Beroepscode voor Archivarissen - hoofdpunten

1)

De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.

2)

De archivaris dient het archiefmateriaal te selecteren en te bewaren in zijn historische,wettelijke en administratieve context en, onder handhaving van het herkomstbeginsel, de oorspronkelijke verhouding tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.

3)

De archivaris dient de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken daarvan.

4)

De archivaris dient de voortdurende toegankelijkheid en begrijpelijkheid van archiefmateriaal te garanderen.

5)

De archivaris dient zijn handelen met het archiefmateriaal te documenteren en in staat te zijn daarvan rekenschap af te leggen.

6)

De archivaris dient het gebruik van archieven zo breed mogelijk te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen.

7)

De archivaris dient zowel de openbaarheid als de privacy te respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante wetgeving.

8)

De archivaris dient het speciale vertrouwen dat hem gegeven is te aan te wenden in het algemeen belang en te vermijden dat hij zijn positie gebruikt om zichzelf of anderen onevenredige bevoordelen.

9)

De archivaris dient professionele deskundigheid na te streven door systematisch en voortdurend zijn archivistische kennis bij te houden en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van zijn onderzoek en ervaring.

10)

De archivaris dient het behoud en gebruik van het documentair erfgoed van de wereld te bevorderen door samenwerking met leden van de eigen en andere beroepsgroepen.

244

244


133

Hulpmiddel bij het waarderen

Recommend Documents