Huis van het boek

'HVWDDWYDQGHULMNVFROOHFWLH 0XVHXP0HHUPDQQR+XLVYDQKHWERHN

De staat van de rijkscollectie, Museum Meermannno /Huis van het boek

Erfgoedinspectie

Pagina 2 van 27


Inhoud Samenvatting—5 1 1.1 1.2 1.3

Inleiding—7 Context van het onderzoek—7 Kader—7 Leeswijzer—7

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Organisatie—9 Profiel Museum Meermanno / Huis van het boek —9 Sturing en beleid—9 Financiële en facilitaire middelen—10 Personele organisatie—10 Kwaliteitszorg—10

3

Registratie—13

4

Beheer en behoud—15

5

Veiligheid—17

6

Zichtbaarheid—19

7

Administratieve organisatie—21

8 8.1 8.2

Bijlage—23 Werkwijze inspecties—23 Inspectie Museum Meermanno / Huis van het boek—24 Colofon—25

Erfgoedinspectie

Pagina 3 van 27


Erfgoedinspectie

Pagina 4 van 27


Samenvatting

Context en kader inspectie Op 24 maart en 7 april 2015 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij Museum Meermanno / Huis van het boek (MM). Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Museum Meermanno wordt aangestuurd door de directeur en ook door een tijdelijk aangestelde plv. directeur (via de Koninklijke Bibliotheek (KB) om de huisvestingsproblematiek verder te begeleiden. Voor de collecties is het hoofd Collectiebeheer (tevens plaatsvervanger van de directeur met volledig mandaat) verantwoordelijk. Sinds oktober 2013 wordt verkend hoe de samenwerking met de KB gestalte kan krijgen op het gebied van de (gezamenlijke) presentatie van collecties van beide instellingen, evenementen en bruiklenen. Juni 2015 zal over de samenwerking een adviesrapport aan de minister worden aangeboden. Dit adviesrapport was geen onderdeel van de inspectie. De Raad van Toezicht blijft aan tot 1-1-2017, het moment dat de samenwerking met de KB zijn beslag heeft gekregen. In het beleidsplan is de koers voor de periode 2013-2016 uiteengezet. Voor de komende twee jaar is de aandacht gericht op de reorganisatie, het bevorderen van de zichtbaarheid van het museum en digitalisering. Het Collectieplan 2011-2014 wordt in 2015 herzien voor de periode 2015-2017. Beschikbare middelen Bij de laatste subsidieronde heeft MM een bezuiniging opgelegd gekregen van 25% op de exploitatie (ruim € 400.000) en de eis om 18.5% eigen inkomsten te genereren. Voor het onderzoek naar mogelijke integratie met de KB kwam extra budget beschikbaar. MM heeft creatieve oplossingen gezocht en gevonden voor verhoging van de zichtbaarheid van het museum en instandhouding van de collectie. Maar de financiële situatie blijft zorgelijk. Om tegemoet te komen aan de bezuinigingseis, is ook een derde deel van het personeel ontslagen, dat vooral gevolgen heeft voor de Facilitaire dienst/beveiliging. Kwaliteitszorg Het museum beschikt over verschillende procedures, zoals voor registratie, bruiklenen en voor controle op ongedierte. Een integraal pest management plan is

Erfgoedinspectie

Pagina 5 van 27


in de maak. Regelmatig worden standplaatscontroles georganiseerd. Er zijn nog geen procedures voor controle op de conditie van de collectie en voor restauratie. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie 95% van de collectie is geregistreerd. Er zijn nog enkele registratieachterstanden bij archieven, ex libris en industriële boekbanden en bij de registratie van een aantal identificerende gegevens. Bij een aantal archiefcollecties is de achterstand lastig te kwantificeren. Daarnaast bestaat een achterstand in fotodocumentatie van de museale voorwerpen. Door MM worden middelen en menskracht zo efficiënt mogelijk ingezet met pilots en waar mogelijk een planmatige aanpak voor een verantwoord behoud van de collecties. Conservering van de Oude collectie is op orde. Aandacht behoeft nog de conservering van een aantal archieven. De veiligheidssituatie in het museum is risicovol met de beperkt beschikbare menskracht en verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Hiermee kunnen knelpunten ontstaan in de taakuitvoering. Calamiteitenplan en bijbehorende oefeningen zijn niet actueel.

De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: • •

•

Werk planmatig de laatste registratieachterstanden weg, inclusief het fotograferen c.q. digitaliseren van de museale voorwerpen. Stel een meerjarenplan op om de conservering van de archiefcollecties te optimaliseren. Hierin moeten procedures worden opgenomen voor regelmatige controle van de conditie, gekoppeld aan bijv. standplaatscontrole. Stel een actueel calamiteitenplan op met input van diverse deskundigen, gekoppeld aan de inzet en mogelijkheden voor beveiliging in de organisatie.

Erfgoedinspectie

Pagina 6 van 27


1

Inleiding

1.1

Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en 2012 1. Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in 2015. Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma 2015-2016 een eindrapport over ‘de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie’, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken.

1.2

Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 2. De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet 2001. In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg.

1.3

Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 7. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage (hoofdstuk 8) is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld.

1

2

De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) Staatscourant nr.26235 17 december 2012 Erfgoedinspectie

Pagina 7 van 27


Erfgoedinspectie

Pagina 8 van 27


2

Organisatie

2.1

Profiel Museum Meermanno / Huis van het boek Museum Meermanno / Huis van het boek, het oudste boekenmuseum ter wereld (opgericht in 1848), is een cultuurhistorisch museum dat als missie heeft om collecties van nationale en internationale boeken drukkunst te ontsluiten, te beheren, te verzamelen en te presenteren voor een zo breed mogelijk publiek. In Nederland is dit het enige museum over de boekvormgeving en de boekgeschiedenis. Het is ook het enige voorbeeld in Nederland van 19de eeuwse museuminrichting met speciaal daarvoor ontworpen ruimten, meubilair en behang in het voormalige woonhuis en de verzameling van baron van Westreenen van Tiellandt (1783-1848). In 1848 zijn het huis en de verzamelingen door hem nagelaten aan de staat. In het testament was vermeld dat er nimmer voorwerpen aan de collectie zouden mogen worden toegevoegd of onttrokken of weggevoerd uit het woonhuis. In 1935 en 1950 werd het testament aangepast, waardoor de toegankelijkheid van de collectie werd vergroot en er ook nieuwe aankopen konden worden gedaan. Met de vestiging van het Museum (sinds 2008 Huis) van het boek in Museum Meermanno-Westreenianum diende zich een nieuwe fase aan. De Koninklijke Bibliotheek gaf ten behoeve van het Museum van het boek enige collectieonderdelen in bruikleen, die de basis zouden vormen van de eigen collectie. De collectie van de baron is een typisch 19de eeuwse combinatie van verzamelingen met boeken en voorwerpen uit de Griekse, Romeinse en Egyptische oudheid. Daarnaast zijn er familieportretten, reissouvenirs en de archieven van Gerard en Johan Meerman, Van Westreenen en Van Damme. Ook met deze brede opzet onderscheidt het museum zich van andere (Europese) boekenmusea. De collecties van het Museum van het boek zijn gericht op de vormgeving en typografie van het Nederlandse boek in internationaal perspectief. Naast (inter)nationale boekkunst worden objecten verzameld vanuit wetenschappelijk en educatief oogmerk, zoals drukproeven, schetsen en grafisch materiaal. De collecties van MM zijn complementair aan die van de Koninklijke Bibliotheek (KB), de Universiteitsbibliotheek (Bijzondere Collecties) van de Universiteit van Amsterdam, de Zeeuwse Bibliotheek en de Stadsbibliotheek Haarlem. Regulier gebouwonderhoud vindt plaats door het Rijksvastgoedbedrijf. Beide museumpanden en het Koetshuis zijn rijksmonumenten -categorie 1- en onderdeel van een beschermd stadsgezicht. In 2014 zijn de hondengraven (van de baron) gerestaureerd en is een nieuwe koelinstallatie in het depot geplaatst. Er zijn volgens het museum nog zorgpunten, zoals de oude tuinmuren, de ontvochtiging in de depots, het schilderwerk en het bordes. Ook streeft het museum naar meer zeggenschap in bijv. de keuze voor de inschakeling van aannemers, om hierdoor het historische karakter van het museum beter te waarborgen.

2.2

Sturing en beleid MM wordt aangestuurd door de directeur en ook door een tijdelijk aangestelde plv. directeur (via de KB), onder meer om de huisvestingsproblematiek verder te begeleiden. Voor de collecties is het hoofd Collectiebeheer (tevens plaatsvervanger van de directeur met volledig mandaat) verantwoordelijk.

Erfgoedinspectie

Pagina 9 van 27


De Raad van Toezicht blijft aan tot 1-1-2017, het moment dat de samenwerking met de KB zijn beslag heeft gekregen. De Raad van Toezicht is intensief betrokken bij de heroriëntatie op de toekomst van het museum. MM werkt met inachtneming van de Governance Code Cultuur. Dit zal worden herzien in het kader van de integratie met de KB. Het beleidsplan is het Activiteitenplan Museum Meermanno waarin de koers voor de periode 2013-2016 is uiteengezet. Voor de komende twee jaar is de aandacht gericht op de reorganisatie, het bevorderen van de zichtbaarheid van het museum en digitalisering. Het Collectieplan 2011-2014 zal in 2015 worden herzien voor de periode 2015-2017. Sinds oktober 2013 wordt verkend hoe de samenwerking met de KB gestalte kan krijgen op het gebied van de (gezamenlijke) presentatie van de collecties van beide instellingen, evenementen en bruiklenen. Ook wordt onderzocht of collecties samen kunnen worden gebracht, passend binnen de verschillende collectieprofielen en of overdracht of bruikleen van (delen van) de moderne collectie van MM aan de KB mogelijk is in het kader van wetenschappelijk onderzoek. Juni 2015 zal over de samenwerking een adviesrapport aan de minister worden aangeboden. De verkenning van samenwerking met andere musea (zoals het Letterkundig Museum in Den Haag, de Stichting Nederlands Instituut voor het Beeldverhaal en het Stripmuseum in Groningen) heeft geen vervolg gekregen vanwege te grote verschillen in collectiegeschiedenis en toekomstvisies. 2.3

Financiële en facilitaire middelen Bij de laatste subsidieronde heeft MM een bezuiniging opgelegd gekregen van 25% op het exploitatiebudget (wat neerkomt op ruim € 400.000) en daarbij de eis om 18.5% eigen inkomsten te genereren. Voor het onderzoek naar mogelijke integratie met de KB is incidenteel budget beschikbaar gesteld door OCW. MM heeft creatieve oplossingen gezocht en gevonden voor verhoging van de zichtbaarheid van het museum, instandhouding van de collectie (zoals met het Project Boekengeluk, waardoor een financiële buffer kon worden gecreëerd, en het crowdfunding project Boek zoekt vrouw) en voor verhoging van de inkomsten (in 2013 met 28.9%); daarnaast heeft het museum schenkingen en legaten ontvangen. De financiële situatie blijft volgens het museum zorgelijk. Om de bezuiniging in te vullen is een derde deel van het personeel ontslagen; dit heeft vooral gevolgen voor het collectiebeheer en taken en werkzaamheden van de Facilitaire dienst/beveiliging.

2.4

Personele organisatie Op dit moment is in het museum 11.51 fte aangesteld en 3 fte vrijwilligers, waarvan 1.89 fte voor collectiebeheer en behoud beschikbaar zijn (conservator collectie/hoofd bibliotheek en twee medewerkers), 0,44 fte ingehuurd (conservator oude collectie) en 0,44 fte (3 vrijwilligers). Een knelpunt is er in beschikbare fte bij de afdeling beveiliging (3 fte).

2.5

Kwaliteitszorg Het museum beschikt over procedures voor bruiklenen, controle op ongedierte en voor registratie. Er zijn nog geen procedures voor controle op de conditie van de collectie en voor restauratie. Een integraal pest management plan is in de maak.

Erfgoedinspectie

Pagina 10 van 27


Conclusies • Door veel inzet is de opgelegde bezuinigingseis gehaald, maar dit heeft gevolgen. Er is onverminderde inzet voor beheer en behoud van de collectie, maar de beschikbare menskracht noopt tot prioriteiten en keuzes voor registratie en conservering van de collectie, waardoor op een aantal terreinen nog enige achterstand bestaat. Voor wat betreft de beveiliging is een risicovolle situatie voor de collectie ontstaan. • De verkenning van de samenwerking met de KB verloopt voorspoedig; op veel terreinen zijn mogelijkheden gevonden om samen te werken. Aanbeveling • Stel een plan op om de beschikbare menskracht binnen de organisatie zo in te zetten dat binnen een afzienbare termijn de veiligheidssituatie kan worden verbeterd.

Erfgoedinspectie

Pagina 11 van 27


Erfgoedinspectie

Pagina 12 van 27


3

Registratie

Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie.

Bevindingen Omvang collectie: De omvang van de collectie bestaat uit ca. 450.000 voorwerpen en is onder te verdelen in de collectie van Museum Meermanno-Westreenianum (‘Oude’ collectie) en de collectie van het Huis van het boek (‘Moderne’ collectie). De Oude collectie omvat Handschriften, Oude drukken, Oudheden, Schilderijen, Munten en penningen, Archieven en Inrichting (meubilair en papierbehang). De kerncollectie wordt gevormd door een verzameling (middeleeuwse) handschriften en incunabelen. De basis voor de Moderne collectie was het legaat Radermacher Schorer en de nalatenschap van drukker Van Royen. Thematisch is de Moderne collectie onder te verdelen in Bibliofielen en typografie, Boekverzorging, Grafische archieven en Ex libris en een naslagcollectie. Registratie: De collectie is voor 95% geregistreerd (inventarisnummer, standplaats en juridische status) en hiervan is 93% digitaal toegankelijk. De collectie (zowel de voorwerpen als de bibliotheekcollectie) is geregistreerd in het geautomatiseerde systeem Adlib Museum Plus. Hierin zijn 228.247 records geregistreerd in de Objectencatalogus en 78.252 records in de Boekencatalogus. Wanneer de registratie wordt benaderd vanuit de collectie van Museum MeermannoWestreenianum omvat deze ruim 31.000 objecten, waarvan 30.000 (de gedrukte werken, handschriften en munten) in Adlib zijn geregistreerd. De collectie van het Museum van het boek bestaat uit ruim 420.000 objecten, waarvan ca. 400.000 objecten in ruim 272.000 records in Adlib zijn geregistreerd. Bij de registratie van ex libris en archivalia is vaak gebruik gemaakt van ‘verzamelbeschrijvingen’ (zo zijn ca. 280.000 ex libris ondergebracht in een kleine 198.000 records, en ca. 60.000 archivalia ondergebracht in een kleine 12.000 records). Veel registratie-achterstanden zijn in de afgelopen jaren weggewerkt, zoals bij de ex libriscollecties en de industriële boekbanden. 10% van de museale voorwerpen is gefotografeerd, hiervan is 5% gedigitaliseerd. De foto’s die er zijn van de oude collectie, zijn nog niet gedigitaliseerd. De laatste standplaatscontrole vond plaats in 2013 en in 2014 voor het grote depot. De resultaten zijn vastgelegd in de collectieregistratie. Enkele achterstanden in registratie zijn er nog bij de recent verworven verzamelingen, de ex libris collectie Geerling (ca. 500 stuks), de archieven Ebing en Geerling en de industriële boekbanden (ca. 4.000 banden). De oude collectie is, op de voorwerpen na, geheel geregistreerd in Adlib en beschreven in catalogi. Van de ca. 1.350 voorwerpen (oudheden en schilderijen) bestaat een uitgebreide registratie

Erfgoedinspectie

Pagina 13 van 27


in Word, die in de loop van 2015 in Adlib wordt ingevoerd. Van de familiearchieven Van Westreenen, Meerman en Van Damme bestaat een zeer uitgebreide inventaris in boekvorm. De ontsluiting van dit archief wordt als (doorzoekbare) pdf op de website van het museum aangeboden. Er bestaan vooralsnog geen plannen de inventaris van het archief in Adlib onder te brengen. Lastig te kwantificeren zijn de achterstanden bij de archiefcollecties (8-10 meter; het betreft vooral de archieven van Stichting De Roos, een bibliofiele uitgeverij sinds 1940, het archief Salden en het archief Emile de Vries); er zijn inventarislijsten in Excel en Word, zodat in grote lijnen wel bekend is wat zich waar bevindt, maar dit moet nog worden ingevoerd in Adlib. Het archief van Stichting De Roos bevindt zich voor 70% in Adlib, maar niet elk vel is apart genummerd en beschreven. Bij de nieuwe archiefbeschrijvingen is gekozen voor een benadering als archief, waarbij niet meer elk item apart wordt genummerd, maar alleen beschreven op itemniveau als dat zinvol wordt geacht. Bevindingen steekproef: Alle objecten uit de steekproef werden teruggevonden. De steekproef toont aan dat er nog achterstanden zijn in registratie van identificerende gegevens in Adlib, zoals materiaalsoort (omdat de collectie vooral uit papier bestaat, is dit in het merendeel van de gevallen niet of niet consequent aangegeven), afmetingen en afbeeldingen. Ook herkomstgegevens zijn onvolledig geregistreerd, al is op zich wel bekend hoe voorwerpen zijn verworven of wat de status is van collectieonderdelen. De analyse uit DiMCoN van 226.886 records met een objectnummer uit de Objectencatalogus, toont aan dat hoog scoren de velden met objectnaam, vervaardiger, provenance, verwervingsjaar en de locatie. In ca. 50% is de datering en verwervingsmethode bekend. Laag scoren de velden met objectbeschrijving en materiaal. In de analyse voor de Boekencatalogus scoren hoog titel (en standplaatsaanduiding), jaar van publicatie en afmetingen. Rond de 60% scoren provenance, verwervingsjaar en verwervingsmethode. Laag scoort materiaalaanduiding.

Conclusies • 95% van de collectie is geregistreerd. Er zijn nog enkele registratieachterstanden bij archieven, ex libris en industriële boekbanden. Ook zijn er nog achterstanden in de registratie van identificerende gegevens. Bij een aantal archiefcollecties is de achterstand lastig te kwantificeren. • Een aantal collectieonderdelen is beschreven in Word, Excel of in boekvorm; deze zullen (deels al in 2015) worden ingevoerd in en geconverteerd naar het geautomatiseerde systeem Adlib. • 10% van de museale voorwerpen is gefotografeerd. Aanbeveling • Werk planmatig de registratieachterstanden weg, inclusief het fotograferen c.q. digitaliseren van de museale voorwerpen.

Erfgoedinspectie

Pagina 14 van 27


4

Beheer en behoud

Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang.

Bevindingen De collectie wordt tentoongesteld in het woonhuis (Boekzaal, Achterzaal) en in verschillende tentoonstellingsruimtes in het museum. Opslag van de collectie is in de depots van het museum, het Koetshuis en in een magazijn in de KB. Tussen 2003 en 2009 heeft een grootschalig conserverings- en restauratieproject rond de Oude collectie plaatsgevonden, waarbij de belangrijkste collectieonderdelen werden onderworpen aan een schade-inventarisatie en een ‘eerste hulp’-actie. Aansluitend werden noodzakelijke conserverings- en restauratiewerkzaamheden aan handschriften en oude drukken uitgevoerd, alle handschriften van een omslagdoos voorzien; op kleinere schaal werden ook prenten, charters en archivalia in dit project meegenomen. Achterstanden in conservering zijn er bij de archieven van Helmut Salden, De Vries, Olthof en Horodisch. Deze archieven zijn tamelijk gecompliceerd wat betreft conservering door (gebruik van) de verschillende materialen. Naast conservering is het plan om de archieven bij conservering ook beter te ontsluiten en meteen te digitaliseren. Voor 2015 is een actie gepland van herverpakking van deze archieven, maar dit is onvoldoende voor bewaren op de langere termijn. Vooral het archief van Helmut Salden moet (deels) beter worden geconserveerd; in 2015 is hiervoor een pilot uitgevoerd om de meest efficiënte methode voor conservering te bepalen. Het archief van de baron wordt frequent geraadpleegd en komt volgens het museum daardoor in aanmerking voor digitalisering en ontsluiting als één geheel. Het klimaatplan is in 2009 opgesteld door een extern bedrijf om te verkennen hoe in de museale ruimtes en de depots het binnenklimaat kan worden verbeterd en hoe de organisatie hiervan kan worden geoptimaliseerd. Dit resulteerde in een praktisch advies voor gebouw en apparatuur en een werkplan voor het klimaatbeheer. Voor kritische vertrekken zijn aanbevelingen gedaan voor o.a. RV en T. Een groot deel van de aanbevelingen uit dit plan is inmiddels uitgevoerd; een belangrijk knelpunt blijft vooralsnog de ontvochtiging in de zomermaanden. De isolatie in het depot is verbeterd; ook is begin 2015 een nieuw koelinstallatiesysteem geïnstalleerd en een nieuw computersysteem voor het gebouwenbeheerssysteem. In 2015 zal project Koelmachine deel II (ontvochtiger) worden uitgevoerd. Het doel is om voor de zomer 2015 alles gereed en in werking te hebben, omdat uit ervaring is gebleken dat dit de meest kritische klimaatperiode is voor het museum. Bij inspectie bleek dat onafhankelijke klimaatmetingen door het museum in verschillende periodes in 2014 en 2015 in verschillende museale ruimtes aantonen dat sinds maart 2015 een veel stabielere T en RV is bereikt binnen de gestelde eisen in vergelijking met de periodes daarvoor. Ook bleek bij de inspectie dat er bij de afdeling Facilitair beheer/beveiliging te weinig capaciteit is om de klimaatmetingen uit te lezen en regelmatig te volgen.

Erfgoedinspectie

Pagina 15 van 27


Het klimaat in het magazijn in de KB wordt gemonitord door de KB, evenals controle op ongedierte. Omdat deze ruimte onder zeeniveau ligt, is er enige zorg voor mogelijke wateroverlast, alhoewel hier wel tijdige signalering mogelijk is door de aangebrachte vochtdetectie in het depot en de voortdurende monitoring door de KB. In het klimaatplan zijn ook aanbevelingen opgenomen voor lichtbeheersing, met name voor de verlichting in de vitrinekasten. Het museum houdt zoveel mogelijk de luiken gesloten en er is UV-werende folie aangebracht op de ramen. De boeken in de vitrines in de Voorzaal worden regelmatig gewisseld. Er zijn procedures voor preventie en bestrijding van biologische en chemische aantasting. Preventieve (maandelijkse) signalering van ongedierte gebeurt door een extern bedrijf (vallen tegen kruipende en vliegende insecten en muizen); preventief is de gevel bespoten tegen spinnen en zijn deuren dicht gekit. Van de bevindingen wordt een logboek bijgehouden. Er is een schoonmaakplan (2009); schoonmaak wordt door een extern bedrijf gedaan voor de algemene ruimtes en kantoor; schoonmaak van voorwerpen geschiedt door de medewerkers Collectiebeheer. MM kan gebruik maken van het restauratie- en fotografisch atelier en beschikbare expertise in de KB. Ook wordt met de afdeling Fysiek Beheer van de KB samengewerkt voor betere opslag van de voorwerpen en worden de uitgaande bruiklenen door deze afdeling van de KB voor Museum Meermanno verzorgd. Er is een procedure voor controle op schimmel of ongedierte bij collectieonderdelen die nieuw binnen worden gebracht; indien dit wordt aangetroffen, gaan de voorwerpen eerst in quarantaine in de KB en worden deze zo nodig verder behandeld. Wanneer mogelijk worden collectieonderdelen aangepakt met beschikbare (extra) gelden, zoals een schade-inventarisatie van de boekcollectie of herstel van het hang- en sluitwerk van de kasten in de Voorzaal en vervanging van bekleding en bedrading in de vitrinekasten. De collectie is zeer divers, waardoor voor elke restauratie moet worden gezocht naar een oplossing op maat. Conclusies • Door MM worden middelen en menskracht zo efficiënt mogelijk ingezet met pilots en waar mogelijk een planmatige aanpak voor een verantwoord behoud van de collecties. • Conservering van de Oude collectie is op orde. Aandacht behoeft nog de conservering van een aantal archieven. • Er is onvoldoende menskracht beschikbaar in het museum om zowel klimaatgegevens als pest control bij te houden. • Er zijn procedures voor pest management en voor schoonmaak van de ruimtes. Deze zijn er nog niet voor de controle op de conditie van de collectie en voor restauratie. • Er wordt samengewerkt met het restauratie- en fotografisch atelier in de KB. Aanbevelingen • Stel een meerjarenplan op om de conservering van de archiefcollecties te optimaliseren. • Stel procedures op voor regelmatige controle van de conditie, gekoppeld aan bijv. standplaatscontrole.

Erfgoedinspectie

Pagina 16 van 27


5

Veiligheid

Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE.

Bevindingen Een geactualiseerde versie van het integrale veiligheidsplan is in 2014 opgesteld door externen en zal in 2015 verder op maat worden gemaakt door het museum. Het museum ziet dit als een nulmeting, waarbij de verschillende procedures en technische installaties met bijbehorend werkplan in kaart kunnen worden gebracht. Er komt een traject voor nieuw onderhoud en een nieuw beveiligingssysteem, inclusief noodstroom, een back-up systeem, vervanging van camera’s en intercom. Door het Haags Preventienetwerk is een collegiale toetsing op de veiligheidssituatie in het museum gedaan. De bevindingen zullen in het Calamiteitenplan (CHV is hier onderdeel van) worden verwerkt. De afdeling beveiliging, die bestaat uit het hoofd Facilitaire Dienst en twee facilitaire medewerkers/beveiligers (en ook verantwoordelijk voor het onderhoud) is klein (3 fte) ten opzichte van de verschillende gebouwen en ruimtes waar zich collecties bevinden, waardoor er snel knelpunten kunnen ontstaan in de taakuitvoering bij (langdurige) ziekte of verlof. In de Centrale Meld Kamer ligt een logboek voor calamiteiten en incidenten. Het museum is bekend met DICE, maar het ontbreekt aan mankracht om e.e.a. in te vullen. Er worden geen calamiteitenoefeningen meer georganiseerd wegens gebrek aan personeel. De buitenschil van het museum is beveiligd […]. Aan de voorzijde van het gebouw is er permanente politiecontrole vanwege een naastliggende ambassade en synagoge. De brandweer is bekend in het museum. Het museum heeft een contactpersoon bij de politie Haaglanden. Bij raadplegen van de collectie in de leeszaal is er altijd begeleiding vanuit de afdeling Collectiebeheer. Vrijwilligers die aan de collectie werken, worden gescreend. Elk jaar wordt de aanstelling van vrijwilligers geëvalueerd en wordt het contract opnieuw bekeken.

Erfgoedinspectie

Pagina 17 van 27


Conclusies • De veiligheidssituatie in het museum is risicovol. Hiermee kunnen knelpunten ontstaan in de taakuitvoering. • Het calamiteitenplan is niet actueel, ook worden geen calamiteitenoefeningen meer georganiseerd. Aanbevelingen • Stel een actueel calamiteitenplan op, waarin de mogelijkheden zijn opgenomen om de beschikbare menskracht binnen de organisatie (flexibel) in te zetten ter verbetering van de veiligheidssituatie. • Organiseer calamiteitenoefeningen.

Erfgoedinspectie

Pagina 18 van 27


6

Zichtbaarheid

Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid.

Bevindingen Het presentatiebeleid ligt vast in het Activiteitenplan 2013-2016 en is het laatst vastgesteld in 2013. Jaarlijks wordt één grote tentoonstelling met een (inter)nationaal karakter georganiseerd en een tentoonstelling voor de specifieke doelgroep van boekenliefhebbers en bibliofielen. In de zomer is er een laagdrempelige tentoonstelling voor een breed publiek. Er is een vast educatief programma over de geschiedenis van de boek(druk)kunst voor scholen en andere groepen met een middeleeuws scriptorium en een drukkerswerkplaats. De collectie wordt actief zichtbaar gemaakt via tentoonstellingen, catalogi en via publicatie van de collectie op internet. In samenwerking met de KB worden topstukken uit de collectie gedigitaliseerd en als bladerboek op de website gezet. Jaarlijks zijn er ca. 20 bruiklenen (uitgaand), alleen voor een wetenschappelijk of cultureel doel (in museum of vergelijkbare instelling). In 2013 trok het museum 22.447 bezoekers en in 2014 39.632 voor exposities binnen en buiten het museum. De website werd in 2014 87.864 keer bezocht (52.285 unieke bezoekers), via Facebook zijn er 1.474 volgers (en een bereik van 215.428), Twitter heeft 1.990 volgers en een bereik van 16.329. De online catalogus werd bijna 50.000 maal bezocht.

Conclusie • Het museum voert waar mogelijk een actief beleid om de collectie zichtbaar te maken. Aanbeveling • Geen

Erfgoedinspectie

Pagina 19 van 27


Erfgoedinspectie

Pagina 20 van 27


7

Administratieve organisatie

Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg.

Bevindingen Het museum beschikt niet over een kwaliteitssysteem. Wel zijn er periodiek audits op het collectiebeheer (de laatste was in 2013) en zijn er procedures voor bruiklenen en voor controle op ongedierte. Een integraal pest management plan is in de maak, in overleg met een (externe) ongediertebestrijder. Er zijn regelmatig standplaatscontroles. De laatste vonden plaats in 2013 en 2014 voor het grote depot. Er zijn geen procedures voor controle op de conditie van de collectie en voor restauratie. Voor registratie van de diverse collectie-onderdelen (boeken ex libris, archieven) bestaan procedures op schrift.

Conclusie • Het museum beschikt over diverse procedures voor beheer en behoud van de collectie. Systematische controle op de fysieke conditie van de collectie moet nog worden ontwikkeld. Aanbeveling • Stel een plan op om de fysieke conditie van de collectie regelmatig te monitoren en te koppelen aan de andere processen van behoud en beheer, zoals reguliere standplaatscontrole.

Erfgoedinspectie

Pagina 21 van 27


Erfgoedinspectie

Pagina 22 van 27


8

Bijlage

8.1

Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie 20132014. Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en –kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport.

Erfgoedinspectie

Pagina 23 van 27


8.2

Inspectie Museum Meermanno / Huis van het boek Op 24 maart en 7 april 2015 is een inspectie uitgevoerd bij Museum Meermanno/ Huis van het boek. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet • directeur • hoofd collectiebeheer • plv. directeur en projectleider haalbaarheidsonderzoek naar samenwerking tussen Koninklijke Bibliotheek en Museum Meermanno/Huis van het boek • hoofd Facilitaire Dienst en Beveiliging Documenten • Jaarverslagen 2012, 2013 en 2014 • Convenant samenwerking Koninklijke Bibliotheek en Museum Meermanno/Huis van het boek, oktober 2013 • Activiteitenplan 2013-2016 • Monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 en 2011-2012 • Klimaatuitdraaien in diverse ruimtes in verschillende periodes 2014 en 2015 • DiMCoN-analyse RCE, maart 2015 • Website Museum Meermanno/Huis van het boek • Collectieplan 2011-2014 • Visitatierapport 2011 • Klimaatonderzoek door Physitec, juni 2009 (Werkplan, Audit en Praktisch advies) • Inspectierapport 2007

Erfgoedinspectie

Pagina 24 van 27


Colofon

Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E: [email protected] www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, juli 2015

Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid.

Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op.

Erfgoedinspectie

Pagina 25 van 27

Huis van het boek

Recommend Documents