Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding Hoofdstuk 2 Gesprekscyclus Opbouw De tweejarige gesprekscyclus van SGRvN - Het voortgangsgesprek - Het beoordelingsgesprek Hoofdstuk 3
2 4 4 4 5 6
Geleidelijke invoering Startende medewerker
8 8
Hoofdstuk 4
Instrumenten Voortgangs‐ en beoordelingsgesprek
10 10
1
Gesprekscyclus Scholengroep Rijk van Nijmegen Hoofdstuk 1. Inleiding De kwaliteit van het onderwijs begint bij goed personeel! Goed personeel is een belangrijke voorwaarde om de kwaliteit van het onderwijs te garanderen. Het ontwikkelen van de professionaliteit van al onze medewerkers staat hierbij centraal. Een gesprekscyclus kan bijdragen aan een adequate beoordeling van het functioneren en de ontwikkeling van de medewerkers. Binnen de scholen van de Scholengroep is de gesprekscyclus niet gelijk qua inhoud en frequentie. Afgeleid van het strategisch plan heeft SGRvN afgesproken om de verschillende gesprekscycli beter op elkaar af te gaan stemmen, zodat een gemeenschappelijk en transparant instrument ontstaat dat bijdraagt aan ontwikkelingsgericht beleid. Dit stuk bevat een voorstel voor de inhoud en de invoering van een nieuwe gesprekscyclus voor de hele Scholengroep. Beoordeling in de huidige functie Uitgangspunt in deze cyclus is dat er wordt beoordeeld op het functioneren in de huidige functie. De beoordeling doet dus geen uitspraken over een toekomstige functie en het promotiebeleid. Voor het in aanmerking komen voor een hogere functie zal een sollicitatieprocedure plaats hebben. Op termijn kan de portfolio van de medewerker, waar de beoordeling onderdeel van uitmaakt, wel een rol gaan spelen. Integrale gesprekscyclus Een ander belangrijk punt van overweging is, dat de uitvoering van de cyclus haalbaar en uitvoerbaar moet zijn. Daarom wordt voorgesteld het ene jaar een beoordelingsgesprek te houden en het andere jaar een voortgangsgesprek. SGRvN kiest bewust voor een uitvoerbaar en overzichtelijk model. Daarom stelt zij voor geen afzonderlijke functionerings‐ en popgesprekken te houden, maar die onderdeel te laten zijn de twee genoemde gesprekken. Planningsgesprek Voordat de daadwerkelijke gesprekscyclus van start gaat, zal met elke medewerker een planningsgesprek gevoerd worden. In dit gesprek bespreken de medewerker en de direct leidinggevende de wederzijdse verwachtingen en maken afspraken over de inhoud van het takenpakket op basis van de nieuwe functiebeschrijving en de ambities van leidinggevende en betrokkene over de wijze van uitvoering van het takenpakket en de persoonlijke ontwikkeling. Zo weet de medewerker na afloop van dat gesprek wat er van hem of haar wordt verwacht en waarop uiteindelijk wordt beoordeeld. De medewerker krijgt op die manier de kans om aan de gestelde eisen en afspraken te voldoen. Het eerstvolgende gesprek is dan het voortgangsgesprek waarin de stand van zaken wordt besproken ten aanzien van de voortgang van de gemaakte afspraken. Pas daarna volgt het beoordelingsgesprek. Zo krijgt iedere medewerker twee jaar de kans om aan de gestelde eisen en gemaakte afspraken te voldoen, voordat er een beoordeling wordt uitgesproken. Jaarplanning Iedere beoordelaar (de leidinggevende) maakt elk jaar een jaarplanning van te houden gesprekken. De gesprekken wordt verspreid over twee jaar zodat niet alle medewerkers in het zelfde jaar worden beoordeeld of een voortgangsgesprek krijgen.
2
Instrumenten en procedures De in dit document genoemde instrumenten en formulieren moeten verder worden ontwikkeld. Het is de bedoeling om dat geautomatiseerd, gebruikersvriendelijk en integraal te doen, zodat gebruiksgemak en toegankelijkheid voor zowel de medewerker als de leidinggevende verzekerd is. Daarnaast zal nog een reglement Gesprekscyclus worden opgesteld waarin alle processtappen en de procedures staan uitgeschreven. Training De invoering zal vooraf worden gegaan door een gesprekstraining van alle leidinggevenden. Deels zal dat bestaan uit een instructie over werkwijze, aanpak en procedures en de betekenis van de inhoud van de instrumenten en deels uit een concrete gesprekstraining. Evaluatie SGRvN wil met het instrumentarium, zoals voorgesteld, gaan werken en ervaring op doen. Belangrijk hierbij is de cyclus regelmatig te evalueren om de stand van zaken te bespreken en ervaringen uit te wisselen. Op basis hiervan en van de leerervaringen kunnen we de cyclus, de instrumenten en de procedures eventueel bijstellen.
3
Gespre ekscyclus Scholengroep Rijk van Nijm megen Hoofdstuk 2. De gessprekscyclus w gesprekscyyclus Opbouw De gesprrekken word den gevoerd tussen medeewerker en d de direct leid dinggevende. Aan het be egin van de cyclus maakt de leidinggevende afspraken n met de me edewerker, w waarvan de vvoortgang ge edurende wordt, en waaar nodig worrdt bijgestuu urd. Aan het eeinde van dee cyclus vindt een de cyclus bewaakt w evaluatiee plaats en w wordt beoord deeld in welkke mate de o ontwikkel‐ en n resultaataffspraken beh haald zijn. De twee ejarige gesprrekscyclus vaan Scholengrroep Rijk van n Nijmegen De cyclus van SGRvN N is een tweeejarige gesprrekscyclus. In n de gespreksscyclus van SSGRvN worden twee ortgang gesprekkken gevoerd. In het ene sschooljaar bespreken leidinggevendee en medeweerker de voo in een vo oortgangsgesprek. In hett andere schooljaar beoo ordeelt de leidinggevende het functio oneren en de on ntwikkeling vvan de medeewerker in heet beoordelin ngsgesprek. dat er afwissselend een voortgangsgeesprek en een n Voor de cyclus betekkent dit dus d beoordeelingsgesprekk zullen plaattsvinden. Grafisch is dit als volgt weer te geven: Vo oortgangs‐ Beoo ordelings gesprek ge esprek Figuur 1. D De gesprekscyclus van SGRvN
Coachinggsgesprek Daar waar nodig of b behoefte is kkan de medewerker en/o of leidinggeveende een coachingsgesprek aanvrageen. Coachinggsgesprekken n kunnen inggezet worden n om de med dewerker te begeleiden in het behalen van de gemaakte resultaaat‐ en ontw wikkelingsafspraken. Hett doel is verb betering en het functioneeren van de m medewerkerr. Aanleiding kan zijn de u uitkomst van n een ondersteeuning van h voortgan ngs‐ en/of beeoordelingsggesprek, een hulpvraag, iincident of b bijzondere sittuatie.
4
Het voortgangsgesprek In dit gesprek gaat het om de voortgang van de afspraken, die tijdens het beoordelingsgesprek zijn gemaakt. Hierbij kan de leidinggevende de medewerker bijsturen en kan de medewerker om hulp vragen bij de uitvoering van de gemaakte afspraken. De werknemer stelt een verslag op van dit gesprek. Voortgangsgesprek Rechtspositionele Nee consequenties Doel Het gezamenlijk (leidinggevende en medewerker) sturing geven aan de professionalisering van de medewerker. In een voortgangsgesprek staat het huidige functioneren en nakomen van gemaakte afspraken centraal. De medewerker en de leidinggevende bespreken de stand van zaken rond gemaakte afspraken en de voortgang in de ontwikkeling van de medewerker. Eventuele knelpunten worden opgespoord en ze bedenken daarvoor samen oplossingen. Afspraken ‐ over de stand van zaken betreffende de ontwikkeling van de bekwaamheden van de medewerker ‐ over in welke mate gemaakte afspraken reeds behaald zijn of behaald zullen worden en waar nodig bijsturen ‐ de ervaren werkdruk van de medewerker Input Ontwikkel‐ en resultaatafspraken gemaakt tijdens het beoordelingsgesprek en eventueel zelfevaluatie Voorbereiding Beiden maken inzichtelijk wat de stand van zaken is vanuit de eigen optiek. Daarnaast kunnen volgende vragen aan bod komen: ‐ hoe heb ik tot nu toe gewerkt aan mijn ontwikkeling? ‐ welke vooruitgang heb ik geboekt? ‐ tegen welke knelpunten loop ik aan (bij mezelf en buiten mezelf)? ‐ kan ik daarvoor ontwikkelpunten noemen? ‐ moeten we afspraken aanpassen? ‐ welke andere opmerkingen zou ik t.a.v. mijn functioneren kwijt willen
5
Het beoordelingsgesprek Aan het einde van de cyclus vindt het beoordelingsgesprek plaats. Een beoordelingsgesprek bestaat uit twee delen. Deel 1. Beoordeling van het functioneren van de medewerker In deel 1 geeft de beoordelaar, de leidinggevende, een beoordeling over het functioneren van de medewerker in de huidige functie. De beoordeling is gebaseerd op het uitvoeren van het takenpakket en op basis van de competenties en bijbehorende gedragsindicatoren. Deel 2. Het maken van nieuwe afspraken over het takenpakket en de ontwikkeling van de competenties. In deel 2 worden de ambities en doelen voor de nieuwe gesprekscyclus uitgewerkt en SMART gemaakt. Hierin worden ook afspraken gemaakt over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Per medewerker wordt bekeken welke doelen die zichzelf kan stellen op de korte en lange termijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de levensfase van de medewerker. Hiermee wordt voldaan aan de eis in de CAO‐VO (art. 16.2 lid 4), dat het persoonlijk ontwikkelingsplan ten minste eenmaal per drie jaar wordt opgesteld c.q. geactualiseerd en in een gesprek aan de orde komt. Beoordelingsgesprek Rechtspositionele Het resultaat van de bevindingen kan aanleiding zijn tot het volgende consequenties rechtspositionele besluit: ‐ Overgang van een tijdelijk naar een verlengd tijdelijk of vast dienstverband of beëindiging van het dienstverband In de toekomst biedt de CAO‐VO ook de mogelijkheid van: ‐ Het toekennen van een extra (individuele) beloning ‐ Het toekennen of onthouden van een periodiek Het beoordelingsgesprek kan een rol spelen bij een eventueel ontslagbesluit Doel Inzicht geven in opgemaakte beoordeling en het maken van nieuwe afspraken. Het verbeteren van het functioneren, de prestatie en motivatie van de medewerker Afspraken Deel 1 ‐ over resultaten bereikt in het beoordelingstijdvak in relatie tot de gemaakte afspraken t.a.v. de uitoefening van de functie; ‐ over resultaten bereikt in het beoordelingstijdvak in relatie tot de gemaakte afspraken t.a.v. de ontwikkeling van competenties. Afspraken Deel 2 ‐ over de uitoefening van de functie en het takenpakket gebaseerd op de functiebeschrijving; ‐ over de gewenste ontwikkeling van competenties in de komende periode; ‐ de gewenste persoonlijke ontwikkeling van de medewerker in de komende periode; ‐ op welke wijze gedurende het komende beoordelingstijdvak de afspraken over de resultaatgebieden en de persoonlijke ontwikkeling gemeten zullen worden. Input Functiebeschrijving van de docent met bijbehorende resultaatafspraken Zelfevaluatie 360 graden feedback over competenties (van leerlingen, collega’s en
6
Voorbereiding
leidinggevenden) Lesobservatie met behulp van een kijkwijzer Gemaakte ontwikkelafspraken uit vorig gesprek en afspraken over het takenpakket De leidinggevende verzamelt gegevens voor de beoordeling van het functioneren van de medewerker in de huidige functie op basis van de resultaatgebieden. De medewerker is verantwoordelijk voor het tijdig aandragen van ‘bewijsmateriaal’ voor de beoordeling van de ontwikkeling van de competenties aan de leidinggevende. De leidinggevende baseert zijn oordeel over de competenties mede op dit bewijsmateriaal.
7
Gespre ekscyclus Scholengroep Rijk van Nijm megen Hoofdstuk 3. Geleidelijke invoerring Dit is grafisch h Voor de invoering vaan de gesprekscyclus is gekozen voorr een geleideelijk proces. D weergeggeven in figuur 2 en 3.
Schooljaaar 2010‐201 11
•Plannin ngs‐ gesprekk
Schooljaar 2011‐2012
Schooljaar 2012‐2013
SSchooljaar 2 2013‐2014
Scchooljaar 20 014‐2015
•Voortgan ngs gesprek
•Beoordelings gesprek
••Voortgangss gesprek
•Beoordelingss gesprek g
Figuur 2. G Geleidelijke invo oering van de ggesprekscyclus groep 1
Schooljaar 2011‐2 2012
•Plannings‐ gesprek
Schooljaaar 2012‐20 013
Schooljaaar 2013‐201 14
Schooljaar 2014‐2015 5
Schooljaar 2015‐2016
•Voortggangs gespreek
•Beoordelings gesprekk
•Voortgan ngs gesprek
•Beoordelings gesprek
Figuur 3. G Geleidelijke invo oering van de ggesprekscyclus groep 2
us is gekozen n om dit gefaaseerd te doeen. De ene helft van Voor de implementaatie van de geesprekscyclu de medeewerkers start in schooljaaar 2010‐201 11 met het traject, de an ndere helft in n schooljaar 2011‐ 2012. Dit voorkomt eeen te hoge tijdsbelastin ng gedurende e één schooljaar en dat aalle leidingge evenden eenmaal in de twee schooljaren alle beoordeelingsgesprekken moeten n houden meet alle mede ewerkers. Door de medewerkeers gefaseerd d te laten staarten heeft de leidinggevende in één jaar zowel beoordeelings‐ als voo ortgangsgesprekken. Bij aanvaang van de im mplementatie van de cycclus, vindt ee en planningsgesprek plaaats. Dit gesprrek dient als startggesprek voorr de gesprekkscyclus. De leidinggevende maakt nieuwe afspraken met medeweerkers, op baasis van de laaatst vastgestelde functie ebeschrijvingg. Tevens wo orden afsprakken gemaaktt omtrent dee persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Afhankelijk van de vo oortgang van n de oude geesprekscylcus op de locattie maakt dee leidinggeve ende een planningg van de implementatie vvan de gesprrekken. 14‐2015 is dee implementtatiefase van n de gespreksscyclus afgelopen en vind dt de Vanaf scchooljaar 201 tweejarige gespreksccyclus plaatss voor iederee docent.
8
De startende medew werker dewerker diee start bij SGRvN, zal een ander trajecct volgen tott het momen nt dat hij een n Een med aanstelliing voor onb bepaalde tijd heeft. De startende med dewerker zal in het eerstte jaar twee beoordeelingsgesprekkken voeren met een directielid of te eamleider (vo oor een voorrlopige en de efinitieve beoordeeling). Als hij een vaste beenoeming krrijgt, zal de gesprekscyclu us verder gaaan zoals in bovenstaaand schemaa staat weerrgegeven. Bij een verlenggd tijdelijke b benoeming kkrijgt de med dewerker ook in heet tweede jaaar tweemaal een beoord delingsgesprrek. Het procces start dan van vooraf aaan.
Start Schooljaar 1
•Planniings‐ gespreek
Halfweg schooljaaar 1
Vóór 1 meei schooljaar 1
•Beoord delings gesprekk (voorlo opige beoord deling)
•Beoordeelings gesprek •Benoem ming
Schooljaar 2 2
S Schooljaar 3
•Voortganggs gesprek
•Beoordelings gesprek
Figuur 4. D De gesprekscyclus bij nieuwe m medewerkers
9
Gespre ekscyclus Scholengroep Rijk van Nijm megen Hoofdstuk 4. Instrum menten
V Voortga angsgeesprek
‐ Analysses uit beoo ordelingsgessprek ‐ Formu ulier zelfevallualatie
B Beoord elingsggesprekk
‐ Beoorrdelingsform mulier taken npakket uit de functieb beschrijvingg ◊ ‐ 360º FFeedback op p competen nties ‐ Evaluaatieformulieer Persoonliijke ontwikkkeling ‐ Lesobservatie meet behulp vaan kijkwijzer ‐ Evaluaatieformulieer gemaaktee afspraken
Voorafgaaand aan hett beoordelin ngsgesprek w wordt door de e leidinggeveende een gespreksagend da opgemaakt en met d de medewerker besprokeen. Als agendapunt word dt structureeel opgenomeen het gesprek te besluitten met een reflectie op het gesprek.. ◊ Om dee uitvoering vvan het takenpakket te b beoordelen, ggebruiken w we een 3‐puntsschaal: O 1. Onvoldoend e 2. Voldoende/g V goed 3. Excellent
10
