Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
ANALISA FAKTOR-FAKTOR YANG MENYEBABKAN KESALAHAN PENGIRIMAN BARANG DARI GUDANG (STUDI KASUS: PT. NIRO CERAMIC SALES INDONESIA) Donny Hendrawan Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti Email:
[email protected] Abstract: This thesis proposes to analyze some factors that caused error in delivery end products from the warehouse to customer at PT. Niro Ceramic Sales Indonesia. This research use the Five Whys Analysis and Fishbone Analysis as tools to identify some factors that caused errors in delivery end products from the warehouse. Results of this research showed that error of shipments of end products from warehouse to customer are caused by humans (the employee do not have enough training and do not have enough working hours) and methods (lack of Standart Operating Procedure, no exception rule order for loyal customers and the material order request always urgently needed), even for media or environment factors are not enough lighting and indoor building conditions is not properly manage. Based on that result, this research proposes some recomendation for the management of the company, i. e. conduct a routine training for all warehouse personnel, add the number of warehouse personnel, change the working hours become two shifts per day and evaluate daily expenditures‟s procedure for delivery of end product from warehouse to the customer or to dealer. Keywords: Error Delivery, Five Whys Analysis, Fishbone Analysis Abstrak: Tesis ini mengusulkan untuk menganalisis beberapa faktor yang menyebabkan kesalahan dalam produk akhir pengiriman dari gudang ke pelanggan di PT. Niro Penjualan Keramik Indonesia. Penelitian ini menggunakan lima Analisis Mengapa dan Analisis Fishbone sebagai alat untuk mengidentifikasi beberapa faktor yang menyebabkan kesalahan dalam produk akhir pengiriman dari gudang. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kesalahan pengiriman produk akhir dari gudang ke pelanggan disebabkan oleh manusia (karyawan tidak memiliki pelatihan yang cukup dan tidak memiliki jam kerja yang cukup) dan metode (kurangnya Standart Operating Procedure, ada perintah aturan pengecualian untuk pelanggan setia dan order permintaan bahan selalu sangat dibutuhkan), bahkan untuk media atau faktor lingkungan tidak cukup pencahayaan dan kondisi bangunan dalam ruangan tidak benar mengelola. Berdasarkan hasil tersebut, penelitian ini mengusulkan beberapa rekomendasi untuk pengelolaan perusahaan, i. e. melakukan pelatihan rutin bagi semua personil gudang, tambahkan jumlah personil gudang, mengubah jam kerja menjadi dua shift per hari dan mengevaluasi prosedur pengeluaran sehari-hari untuk pengiriman produk akhir dari gudang ke pelanggan atau ke dealer. Kata kunci: Kesalahan Pengiriman, Lima Analisis Mengapa, Analisis Fishbone
82
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
PENDAHULUAN Dewasa ini pertumbuhan industri yang sangat pesat menyebabkan persaingan yang sangat kompleks dalam semua hal, khususnya dalam bidang industri manufaktur. Dalam industri ini, setelah melewati beberapa macam proses produksi dan proses-proses sebelumnya maka akan menghasilkan suatu product atau barang jadi (finished goods). Barang/product yang sudah jadi ini, pada prosesnya kemudian diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan sebelum kemudian dilakukan proses pengiriman ke pelanggan (Hartungi, 2003). PT. Niro Ceramic Sales Indonesia adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang Granite Tile and Sanitary yang mempunyai beberapa gudang yang tersebar di seluruh kota-kota besar di Indonesia, seperti Jakarta, Medan, Surabaya, Pekanbaru dan sebagainya. Selama ini banyak sekali keluhan dari bagian penjualan maupun dari pelanggan mengenai terlalu seringnya pihak gudang melakukan kesalahan dalam mengirimkan barang, kesalahan ini bisa berupa salah item, salah code, salah surface, salah lot shade, quantity tidak sesuai dengan Surat jalan/DO (barang kurang atau lebih), barang masih tertinggal di gudang (tidak terangkut) dan lain sebagainya. Data di bawah ini merupakan daftar kesalahan pengiriman barang dari gudang dan sudah dikeluhkan oleh pihak penjualan di sisi internal perusahaan maupun pihak eksternal dari pelanggan (data diambil selama enam bulan terakhir), sebagai berikut:
Grafik 1. Jumlah Frekuensi Salah Kirim Barang dari Gudang Sumber: data diolah Berdasarkan Grafik 1 dapat disimpulkan bahwa selama 6 (enam) bulan di awal tahun 2011, frekuensi kesalahan pengiriman barang tertinggi terjadi di bulan Maret 2011 yaitu 6 kali kesalahan pengiriman barang dari total pengiriman sebanyak 40.344 dus. Frekuensi kesalahan terendah terjadi di bulan Januari 2011 yang mengalami 3 kali kesalahan pengiriman barang dari total pengiriman sebanyak 15.530 dus. Selama ini keluhan yang disampaikan oleh pelanggan ke bagian penjualan dilakukan dengan cara menuliskan email beserta dilampirkan foto pendukung dari barang yang salah
83
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
terkirim tersebut dan dari bagian penjualan diteruskan lagi ke bagian pengiriman/gudang via email untuk bisa dicek, diklarifikasi dan ditindaklanjuti. Dari keluhan yang masuk karena kesalahan pengiriman tersebut menimbulkan banyak sekali dampak atau akibat yang ditimbulkan, baik dari sisi internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Dampak internal bagi perusahaan sebagai berikut: (1) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan harus dilakukannya pengiriman ulang ke pelanggan.; (2) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan biaya tambahan untuk re-shipment ini.; (3) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan pihak gudang memerlukan tambahan waktu untuk rearrangement, melakukan loading on truck/containers dan unloading barang retur yang salah.; (4) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan pihak shipping departement harus mencari lagi trucking/ekspedisi untuk mengirim ulang dan menarik barang yang salah tersebut.; (5) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan pihak sales/bagian penjualan harus menginformasikan ulang skejul pengiriman kembali barang yang sesuai ke pelanggan. Dampak eksternal bagi perusahaan sebagai berikut: (1) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan lead time delivery tidak dapat terpenuhi, khususnya customer project.; (2) Kesalahan pengiriman barang menyebabkan tingkat kepercayaan konsumen terutama toko dan sub-dealer menjadi berkurang dikarenakan seringnya kejadian seperti ini. Permasalahan dalam penelitian ini adalah: (1) Banyaknya keluhan dari bagian penjualan maupun pelanggan bahwa gudang seringkali melakukan kesalahan dalam pengiriman barang.; (2) Kesalahan bisa berupa salah kuantiti, salah tipe, salah lot-shade, salah surface, aksesoris sanitary tidak lengkap dan sebagainya.; (3) Dampak yang ditimbulkan dari kesalahan pengiriman barang ini yaitu tingkat kepercayaan customer berkurang terhadap kebenaran barang kita kirim serta lead time delivery tidak terpenuhi, khususnya pelanggan project.; (4) Dampak lainnya yaitu harus kirim ulang ke konsumen barang yang benar, keluar biaya lagi untuk pengiriman, cancellation invoice dan faktur pajak dan sebagainya. Berdasarkan latar belakang dan fenomena diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang ini bisa seringkali terjadi dan hal ini bisa dirumuskan melalui beberapa pertanyaan penelitian sebagai berikut: (1) Faktor-faktor apa sajakah yang menyebabkan terjadinya kesalahan pengiriman barang dari gudang ?; (2) Dari beberapa faktor diatas, faktor manakah yang paling dominan yang menyebabkan terjadinya kesalahan pengiriman barang dari gudang?; (3) Bagaimanakah solusi dan rekomendasi yang tepat untuk perusahaan setelah mengetahui akar permasalahan dalam terjadinya kesalahan pengiriman barang dari gudang? Kerangka Pemikiran. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan di atas, maka kerangka pemikiran dalam penelitian ini dapat disajikan dalam Gambar 1.
84
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
Analisa : 1. Five Whys Analysis 2. Fishbone Analysis
Data :
Teori :
Primer Wawancara dengan divisi terkait. Sekunder Hasil komplain dari shipping departement dan sales selama 6 (enam) bulan.
Mjn pergud dan lay out Analisa akar masalah Teknik bertanya 5 Whys Fishbone Diagram
Hasil : Analisa dari akar masalah penyebab salah kirim barang dari gudang
Gambar 1. Kerangka Pemikiran HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasakan Tabel 1. berikut, dapat dilihat bahwa beberapa kali kesalahan kirim barang dari gudang diantaranya yaitu barang yang dikirim jumlahnya kelebihan atau kekurangan (tidak sesuai dengan kuantiti di Surat Jalan) serta ada beberapa yang salah item code dan surfacea. Faktor-faktor Penyebab Kesalahan Pengiriman Barang. Kita bisa meng-identifikasikan faktor-faktor yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang (Harsono, 2008), dengan pengelompokan sebagai berikut: (1) Kesalahan pengiriman barang yang disebabkan oleh Faktor Manusia (manpower/karyawan/staff gudang).; (2) Kesalahan pengiriman barang yang disebabkan oleh Faktor Metode (method/standart operating procedure/SOP).; (3) Kesalahan pengiriman barang yang disebabkan oleh Faktor Material (variansi product).; (4) Kesalahan pengiriman barang yang disebabkan oleh Faktor Media (lingkungan kerja, waktu kerja, lay-out).; (5) Kesalahan pengiriman barang yang disebabkan oleh Faktor Manajemen (supporting mananagement/soft skill training). Diantara ke-5 faktor utama yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang tersebut diatas, kita bisa cari tahu masing-masing penyebab (cause) dan alasan (reason), dengan menggunakan teknik bertanya sebanyak 5 kali yang disebut Five Whys atau 5 WHYS (Gasperz, 2000).
85
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
Tabel 1. Data Perincian Frekuensi Kesalahan Kirim Barang dari Gudang
Sumber: Dokumen PT. NCSI
Five Whys Analysis. Faktor Manpower. Masalah utama: Barang yang dikirim jumlahnya tidak sesuai dengan surat jalan (terkadang kelebihan dan ada kalanya kekurangan), yang intinya adalah salah kirim barang juga. (1) Mengapa bisa salah kirim ? Karena tally checker tidak teliti‟ (2) Mengapa tidak teliti ? Karena fisiknya kelelahan dan kecapekan; (3) Mengapa kecapekan ? Karena kurang tidur atau kurang istirahat; (4) Mengapa kurang isirahat ? Karena malam sebelumnya bekerja lembur; (5) Mengapa sampai harus kerja lembur ? Karena order dari sales terlalu sore. Sampai dengan tahap ini, dapat diperoleh kesimpulan sementara bahwa ada suatu prosedur yang tidak berjalan dengan semestinya, yaitu tidak adanya cut-off time terima order, dari bagian sales support ke bagian shipping/distribution sehingga order di terima gudang terlambat, yang menyebabkan staff gudang harus kerja sampai lembur sehingga menyebabkan kelelahan secara fisik. Hal ini terkait erat dan masuk dalam kategori Faktor Metode. Ada kalanya untuk case-case tertentu biasanya dengan dalih urgent dari sales minta dikirim keesokan harinya, order diterima sore hari dan minta barang harus dikirim besok paginya, sehingga terkadang bagian gudang harus lembur mempersiapkan barangnya supaya bisa dikirim ke-esokan paginya.
86
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
Dengan teknik bertanya yang lain, dapat disampaikan sebagai berikut: (1) Mengapa bisa salah kirim barang ? Karena staff gudang kurang terampil.; (2) Mengapa staff gudang kurang terampil ? Karena kurangnya pengetahuan.; (3) Mengapa kurang pengetahuan ? Karena tidak ada pelatihan khusus orang gudang dari manajemen. Sampai dengan tahap ini, dapat diperoleh kesimpulan sementara bahwa analisa penyebab kesalahan kirim barang ini dikarenakan kurangnya keterlibatan dari pihak Manajemen untuk memberikan pelatihan mengenai product knowledge dan pelatihan lainnya yang mendukung operasional sehari-hari di lapangan. Hal ini terkait erat dan masuk dalam kategori Faktor Manajemen. Faktor Metode. Masalah utama: Barang yang dikirim terutama sanitary/WC banyak yang kurang aksesoris dan kelengkapannya, serta beberapa ada yang cacat produksi yang intinya adalah salah kirim barang juga. (1) Mengapa barang tidak lengkap dikirim ke customer ? Karena staff gudang tidak mempunyai waktu untuk mengecek isi kardus satu per satu.; (2) Mengapa tidak mempunyai waktu untuk mengecek isi kardusnya ? Karena barang disiapkan pagi itu juga disaat trucking sudah menunggu.; (3) Mengapa baru disiapkan di hari yang sama ? Karena jika disiapkan sehari sebelumnya akan menyebabkan overtime.; (4) Mengapa harus overtime ? Karena jam kerja hanya ada 1 shift, yaitu jam 08.00-17.00 WIB sedangkan order diterima setelah jam 16.00 WIB.; (5) Mengapa cuma dibuat 1 shift di gudang NCSI ? Karena manpower terbatas.; (6) Mengapa tidak mengusulkan penambahan manpower ? Karena tidak adanya budget penambahan karyawan. Sampai dengan tahap ini, dapat diperoleh kesimpulan sementara bahwa kesalahan pengiriman barang terjadi karena tidak adanya standart operating procedure (SOP) yang jelas dan yang terukur. Selanjutnya, berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa faktor kesalahan pengirirman barang bisa disebabkan oleh akar masalah sebagai berikut: (1) Jam kerja hanya 1 (satu) shift.; (2) Manpower terbatas; (3) Budget tahunan tidak ada spare. Untuk merubah jam kerja menjadi 2 shift diperlukan penambahan manpower dan ini memerlukan keterlibatan dari sisi HR untuk menghitung berapa head count yang ada di departemen tersebut dan disesuaikan dengan budget tahunan, sedang Manager Gudang membuat perhitungan produktifitas manpower setiap bulan untuk pengajuan penambahan manpower tersebut ke manajemen guna menghindari overtime dan mengurangi kesalahan kirim barang. Hal ini masuk dalam kategori Faktor Metode dan Faktor Manajemen. Faktor Material. Masalah utama: Barang yang dikirim ke customer banyak yang tidak sesuai antara surat jalan dengan fisiknya, terutama di variansi ukuran misal di surat jalan minta ukuran 30 x 60 cm yang dikirim ukuran 15 x 60 cm, atau mintanya warna putih yang dikirim warna hitam, yang intinya adalah salah kirim barang juga. (1) Mengapa dapat barang yang dikirim tidak sesuai ? Karena tally checker gudang tidak secara detil memperhatikan kode di surat jalan.; (2) Mengapa tidak di cek secara detil ? Karena begitu banyaknya variansi quantity produk, variansi lot-shade, variansi ukuran dan variansi surface dan jumlahnya banyak.; (3) Mengapa jumlah yang banyak eceran berada dalam satu surat jalan ? Karena barang akan dipakai buat promosi, ke masing-masing toko atau dealer dan dibagikan ke seluruh Indonesia.; (4) Mengapa barang yang jumlahnya eceran
87
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
tersebut, tidak di cek terlebih dahulu ? Karena permintaan mendadak dari sales atau bagian promosi.; (5) Mengapa permintaan mendadak dari bagian promosi ? Karena tidak adanya SOP permintaan barang. Sampai dengan tahap ini, dapat diperoleh kesimpulan sementara bahwa kesalahan pengiriman barang terjadi karena banyaknya variansi produk, maka diperlukan manajemen pengaturan pengambilan barang untuk keperluan promosi. Sebagai contoh, misal dalam satu nomer Surat Jalan/DO ada sebanyak 33 lembar dengan jumlah item sebanyak 100 item barang dan jumlahnya masing-masing 1 (satu) dus, maka diperlukan beberapa hari sebelumnya bagi gudang untuk mempersiapkan barangnya. Hal ini termasuk kategori Faktor Metode. Faktor Media. Masalah utama: Barang yang dikirim ke customer banyak yang tidak sesuai antara surat jalan dengan fisiknya, terutama di item code-lot shading, di surat jalan minta tipe Ester GMA07 lot R1123A3M3 sedang fisik yang dikirim adalah Carolina GMA02 lot R1123A3M3, yang intinya adalah salah kirim barang juga. 1. Mengapa hal ini bisa terjadi ? Karena helper gudang yang ambil barang dari lokasi tidak teliti. 2. Mengapa helper tidak teliti waktu pengambilan barang dari lokasi ? Karena lokasi penempatan barang tersebut terletak di gudang paling belakang, yang kondisi penerangannya temaram, sehingga pandangan mata helper terganggu. 3. Mengapa bisa begitu, apakah ada alasan yang lain lagi ? Karena selain temaram, kondisi sebagian atap bocor sehingga menyebabkan kardus keramik beberapa ada yang basah dan rusak sehingga tulisan/marking item di kardus hilang serta samar sehingga helper banyak yang ragu-ragu serta asal ambil saja barangnya. Sampai dengan tahap ini, dapat diperoleh kesimpulan sementara bahwa lay-out lokasi penempatan barang perlu ditinjau ulang. Sedangkan dari sisi lay-out pengaturan 1 pintu saja untuk transfer in dan 1 pintu lain lagi untuk transfer out, untuk lebih memudahkan tally checker dan supervisor dalam mengontrol keluar masuknya barang. Hal ini masuk kategori faktor Media/Lingkungan/Environment. Faktor Manajemen. Masalah utama: Barang yang dikirim tipenya tidak sesuai antara fisik dengan surat jalan, di surat jalan yang diminta permukaan (surface) keramik yang halus, dikirimnya permukaan (surface) keramik yang kasar, yang intinya adalah salah kirim barang juga. (1) Mengapa bisa salah kirim barang ? Karena tally checker tidak mengecek tulisan marking di kardus dan tidak cek di Surat Jalan.; (2) Mengapa tidak di cek ? Karena order diterima oleh gudang terlalu sore.; (3) Mengapa order diterima telat, tetap saja barang minta dikirim keesokan harinya ? Karena adanya keputusan tidak tepat dari manajemen tentang prosedur pengiriman barang.; (4) Mengapa bisa keputusan dari manajemen tidak tepat ? Karena adanya ke-berpihak-an terhadap customer tertentu.; (5) Mengapa bisa berpihak ke salah satu customer ? Karena tidak adanya aturan baku tentang pengecualian order. Sampai dengan tahap ini, dapat diperoleh kesimpulan sementara bahwa tidak adanya aturan yang baku tentang pengecualian order bisa membuat gudang melakukan kesalahan dalam pengiriman barang. Hal ini masuk kedalam kategori Faktor Manajemen.
88
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
Pemetaan Fishbone Diagram. Dalam teknik bertanya 5 whys hasil yang diperoleh adalah saling berhubungan dan keterkaitan antara satu dengan yang lain, misalkan kita tetapkan faktor manpower maka jika diurutkan satu persatu dengan beberapa pertanyaan akan bersinergi dengan faktor lain seperti faktor metode, media, manajemen dan lain sebagainya. Dengan melakukan analisa dan diagnosa untuk mengidentifikasi faktor faktor yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang,, maka dari hasil analisa dan beberapa wawancara dengan metode 5 Whys diatas, dapat di petakan hasilnya kedalam diagram fishbone seperti gambar 2 di bawah ini. Dari Gambar 2. dibawah ini, terlihat bahwa kejadian salah kirim barang yang disebabkan oleh beberapa faktor 5 M mempunyai kesimpulan dan hasil akhir yang kesemuanya (paling dominan) disebabkan oleh Faktor Metode / SOP.
Gambar 2. Pemetaan Diagram Fishbone Salah Kirim Barang Sumber: diolah penulis Faktor Paling Dominan Penyebab Kesalahan Pengiriman Brg dari Gudang. Dari hasil wawancara dengan menggunakan Teknik Five Whys diatas, dapat diperoleh hasil sebagai berikut: (1) Untuk Faktor Manpower, setelah dilakukan hasil wawancara yang berkaitan dengan hal ini, hasil akhirnya di sebabkan oleh Faktor Metode dan Faktor Manajemen.; (2) Untuk Faktor Method, setelah dilakukan hasil wawancara yang berkaitan dengan hal ini, hasil akhirnya di sebabkan oleh Faktor Metode dan Faktor Manajemen.; (3)
89
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
Untuk Faktor Materials, setelah dilakukan hasil wawancara yang berkaitan dengan hal ini, hasil akhirnya di sebabkan oleh Faktor Metode.; (4) Untuk Faktor Media/Lingkungan/Environment, setelah dilakukan hasil wawancara yang berkaitan dengan hal ini, hasil akhirnya di sebabkan oleh Faktor Media dan Faktor Manajemen.; (5) Untuk Faktor Management, setelah dilakukan hasil wawancara yang berkaitan dengan hal ini, hasil akhirnya di sebabkan oleh Faktor Metode. Oleh sebab itu, dari beberapa macam diatas dapat ditentukan bahwa Faktor yang Paling Dominan dalam penyebab terjadinya kesalahan pengiriman barang dari gudang yaitu Faktor Metode. Upaya Perbaikan Kesalahan Pengiriman Barang. Dari banyak faktor diatas yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang, maka bisa diberikan beberapa alternatif solusi untuk mengurangi masalah tersebut diatas sebagai berikut: 1. Mereview semua proses bisnis internal perusahaan. Dari departemen penjualan, sales support, shipping dan warehouse department semua saling keterkaitan, sejak menerima order dari customer, pengecekan stock availability, pemesananan ekspedisi atau trucking dan proses penyiapan barang sebelum dikirim ke customer. 2. Memberikan 2 alternatif untuk meng-absorp schedulle delivery. Untuk bisa mengabsorp schedulle delivery sehari-hari, maka diperlukan 2 (dua) alternatif yang harus dilakukan diantaranya sebagai berikut: (a) Memberikan overtime kepada personil gudang atau jam kerja dibuat menjadi 2 shift.; (b) Jika jam kerja dibuat menjadi 2 shift, maka akan ada penambahan anpower. 3. Merubah prosedur pengambilan barang khusus sample atau promosi dari H-1 menjadi H-2 atau H-3 untuk memberikan ruang bagi bagian gudang dalam mempersiapkan segala sesuatunya. 4. Perbaiki kondisi fisik, sarana dan prasarana gudang. Dengan melihat kondisi fisik bangunan atau gudang, baik sarana dan prasarana, maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: (a) Terutama atap yang bocor supaya tidak mengakibatkan kondisi kardus rusak, basah, sobek, tinta marking di kardus hilang atau samar sehingga mengakibatkan helper gudang kesulitan dalam membaca kode barang di box sehingga salah ambil.; (b) Tambahkan penerangan yang maksimal supaya untuk beberapa gudang yang kondisinya dibelakang dan gelap, kondisi barang dan tulisan di marking bisa terlihat dengan maksimal.; (c) Desain lay-out gudang secara maksimal, buat jalur transfer in dan transfer out dalam satu pintu, untuk lebih mempermudah pengawasan keluar masuknya barang, merubah komposisi pengaturan penempatan barang dengan teori FIFO dan LIFO. 5. Keterlibatan dari manajemen guna memberikan pelatihan dan terus menerus terutama tentang Product Knowledge beserta update-nya, tidak hanya kepada sales and marketing tapi juga kepada staff gudang atau back office. Dari beberapa analisa faktor penyebab kesalahan pengiriman diatas serta faktor mana saja yang paling dominan yang menyebabkannya, dapat diketahui bahwa Faktor Metode memiliki peran yang cukup besar sebagai penyebab utama timbulnya kesalahan pengiriman barang, sedangkan untuk Faktor Manajemen menempati urutan berikutnya, sebagai faktor yang paling dominan yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang ini bisa terjadi.
90
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
Adapun dari Tabel 2 berikut ini bisa diketahui beberapa faktor yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang beserta rekomendasi atau upaya perbaikan yang wajib dilakukan oleh perusahaan untuk setidaknya meminimalisasi terjadinya kesalahan pengiriman barang dari gudang dengan berdasarkan unsur 5 W + 1 H yaitu Why, What, Who, When, Where dan How yang kesemuanya diuraikan satu per satu dalam Tabel 2 berikut ini. Tabel 2. Upaya Perbaikan bagi Manajemen berdasarkan Unsur 5 W (Why, What, Who, When and Where) + 1 H (How.)
Sumber: diolah penulis
91
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
PENUTUP Kesimpulan. Pertama. Setelah diidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan kesalahan pengiriman barang dari gudang PT. NCSI diketahui dan disebabkan oleh beberapa faktor sebagai berikut: faktor manpower (manusia), faktor method (metode), faktor materials (varians product), faktor media (lingkungan kerja) dan faktor management (manajemen perusahaan) atau biasa disebut dengan 5 M dan dari kelima faktor tersebut di atas, bisa diperinci detil dari akar masalahnya berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa departemen terkait dengan menggunakan teknik Five Whys yaitu sebagai berikut: (1) Faktor Manusia, akar permasalahannya yaitu kurang pelatihan dan order masuknya ke gudang terlalu sore.; (2) Faktor Metode, akar permasalahannya yaitu pada jam kerja yang hanya 1 (satu) shift dan keterbatasan manpower gudang.; (3) Faktor Material, akar permasalahannya yaitu pada jumlah varians dan banyaknya barang serta tidak adanya SOP permintaan.; (4) Faktor Media, akar permasalahannya yaitu pada penerangan yang kurang terang dan atap yang bocor sehingga menyebabkan marking di kardus di rusak, serta lay-out tidak cocok.; (5) Faktor Manajemen, akar permasalahannya yaitu tidak adanya aturan baku tentang pengecualian order. Kedua. Penyebab utama dari terjadinya salah pengiriman barang dari gudang adalah sangat komplek dan kalau dibuatkan urutan berdasarkan faktor yang paling dominan yaitu: Faktor Metode. Tidak menutup kemungkinan dari masing-masing faktor diatas saling keterkaitan antara yang satu dengan yang lain, misalkan faktor manusia atau tingkat ketelitian dari staff yang ada di lapangan, terkait juga oleh faktor metode yaitu prosedur pengiriman barang dari gudang serta faktor material yaitu variasi jenis produk yang dimiliki oleh perusahaan tersebut serta faktor manajemen perusahaan yang mau tidak mau juga turut ambil bagian dalam menciptakan suatu proses terjadinya kesalahan pengiriman barang. Ketiga. Adapun usulan atau upaya perbaikan yang wajib dilakukan oleh perusahaan yaitu mengenai perubahan jam kerja karyawan gudang, membuatkan SOP yang baku, merubah komposisi lay out penempatan barang, merubah pola pengiriman barang promosi dari H-1 menjadi H-3 dan me-review internal bisnis proses perusahaan serta untuk faktor manajemen diperlukan turun tangan secara langsung dari level top-management untuk menganalisa bisnis proses dan dari Human Resources-Training Department memberikan pelatihan berupa product knowledge. Rekomendasi. Setelah dilakukan penelitian, analisa data dan pengamatan di lapangan serta wawancara dengan beberapa departemen terkait, maka bisa diberikan solusi, usulan dan rekomendasi bagi perusahaan untuk melakukan upaya-upaya perbaikan, dari sisi: 1. Faktor Metode. Rekomendasi yang tepat dan sesuai bagi perusahaan untuk menyelesaikan masalah mengenai pengiriman barang dari faktor metode, diantaranya yaitu: (a) Melakukan review mengenai internal proses, dari terima Purchase Order sampai melakukan pengiriman ke customer.; (b) Membuat batasan cut-off secara sistem, dengan cara menentukan time limit penerimaan order dari sales department.; (c) Membuat SOP mengenai pelaksaaan proses In-Out di gudang, yaitu proses penerimaan barang import, barang transit, barang retur dan proses pengiriman barang kepada customer.; (d) Membuat SOP mengenai pengecekan secara fisik dan kelengkapannya untuk barang jenis sanitary (acsesories and physically check list).; (e) Merubah jam kerja dari 1 shift menjadi 2 shift.; (f) Mengganti prosedur pengiriman
92
Hendrawan 82 - 93
Jurnal MIX, Volume III, No. 1, Febuari 2013
barang khusus promosi, yang sebelumnya H-1 menjadi H-2 atau H-3.; (g) Merubah komposisi penyusunan barang serta metode pengambilan barang (Mulcahy, 2004) dari LIFO (Last In First Out) menjadi FIFO (First In First Out). 2. Faktor Manajemen. Rekomendasi yang tepat dan sesuai bagi perusahaan untuk menyelesaikan masalah mengenai pengiriman barang dari faktor manajemen, diantaranya yaitu: (a) Mengesahkan SOP pengiriman barang yang sudah dirancang, dibuat dan disepakati bersama di level manajerial.; (b) Memberikan sosialisasi kepada seluruh karyawan, baik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung, mengenai standart baku dan prosedur baru tentang proses pengiriman barang agar sampai di customer dengan cepat dan tepat.; (c) Menambah manpower gudang atas rekomendasi dari manager atau kepala gudang.; (d) Menghitung existing head count dan mencocokkannya dengan annually budget yang sudah disepakati sebelumnya.; (e) Menyetujui dan mengesahkan perubahan jam kerja dari 1 shift (jam 08.00–17.00) menjadi 2 shift (jam 07.00–15.00 dan jam 15.00– 23.00).; (f) Menyetujui dan mengesahkan prosedur pengambilan barang sampel atau promosi dari H-1 menjadi H-2 atau H-3 sehingga bisa memberikan ruang dan waktu bagi personil gudang untuk menyiapkan barangnya.; (g) Menyetujui, mengesahkan dan memberikan penekanan terhadap para sales and marketing department untuk bisa memprioritaskan penjualan yang barang-barang tipe lama (old stock) disamping barang-barang tipe baru (new product), guna meng-antisipasi banyaknya persediaan barang slow-moving.; (h) Memberikan assignment kepada Human Resources and Training Department untuk melakukan pelatihan kepada personil gudang tentang Product Knowledge, Production and Flow Process, Safety Induction and Warehouse Management System, yang mana pelatihan ini tidak terbatas hanya kepada bagian Sales and Marketing atau back office saja.; (i) Memberikan penilaian dan appraisal terhadap personil gudang setelah dilakukan pelatihan secara intensif dan reguler.; (j) Memberikan bimbingan, arahan dan konseling kepada personil gudang atau tally checker yang melakukan kesalahan dalam pengiriman barang di lapangan.; (k) Memanggil kontraktor guna memperbaiki sarana dan prasarana gudang, seperti menambahkan lampu penerangan di area gudang sehingga tidak temaram di malam hari, menambal atap yang bocor jika musim penghujan serta merapikan lantai yang berlubang dan tidak rata.; (l) Memanggil konsultan sistem untuk me-review penggunaan modul MFG Pro di perusahaan trading seperti PT. NCSI. DAFTAR RUJUKAN Gasperz, Vincent. (2002). Pedoman Implementasi Program Six Siqma terintegrasi dengan ISO 9001: 2000, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Harsono, Ari. (2008). Metode Analisis Akar Masalah dan Solusi. Makara, Sosial Humaniora, Vol. 12, (2), Desember 2008: 72-81 Hartungi, Djufri. (2003). Training Manajemen Pergudangan, C dan G Training Network Mulcahy, David E., (2004). Warehouse Distribution dan Operations Hand Book, Grand Rapids Michigan, Mc Graw Hill Inc.
93
