Handleiding. VIS-Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten

Handleiding VIS-Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten versie maart 2009

Opmaak en indiening van een projectvoorstel: aanvraag-template op http://www.iwt.be/subsidies/vis-hbstudies/documenten

PROJECTFICHE Basiskenmerken VIS-haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten richten zich op het voorbereiden van belangrijke onderzoeks- en innovatietrajecten of het initiëren van samenwerking tussen reeds gesubsidieerde innovatie-actoren. Typische onderwerpen zijn : Voorbereiding van omvangrijke strategische initiatieven Studies om de haalbaarheid van innovatietrajecten, internationale samenwerkingsverbanden na te gaan Samenwerkingsprojecten tussen de verschillende organisaties van het Vlaams innovatienetwerk om de werking van dit netwerk te verbeteren. De projecten worden aangevraagd door een Vlaams Innovatie Samenwerkingsverband (VIS), al dan niet in samenwerking met overige innovatie-actoren. Een typisch project duurt tussen 4 en 12 maanden, het maximale budget is 200.000€. De subsidie bedraagt max. 80% van de aanvaarde kosten. Projectvoorstellen kunnen doorlopend ingediend worden.

Documentenoverzicht Deze handleiding Aanvraagtemplate voor het indienen van een project Beide beschikbaar op http://www.iwt.be/subsidies/vis-hbstudies/documenten

HANDLEIDING VIS-HAALBAARHEIDSSTUDIES en SAMENWERKINGSPROJECTEN

2 / 17

Inhoud 1

DOEL 1.1 1.2

2

Basiskenmerken van VIS-Haalbaarheidsstudies & Samenwerkings-projecten Situering t.o.v. verwante IWT steunprogramma’s KENMERKEN VAN HET PROJECTTYPE

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3

Projectconsortium & stakeholders Steunbare activiteiten Niet-steunbare activiteiten Projectbegroting en subsidie Gebruik van de resultaten BEHANDELING VAN EEN PROJECTVOORSTEL

3.1 3.2 3.3 4

Timing Ontvankelijkheid De evaluatie RECHTEN EN PLICHTEN

4.1 4.2 4.3 5

Overeenkomsten Opvolging en verslaggeving Uitbetaling MEER INFO

5.1

Voorbespreking

4 4 5 6 6 7 7 8 9 11 11 11 12 14 14 15 15 16 16

6

AANVRAAG

16

7

DEFINITIES EN BEGRIPPEN

17


3 / 17

1 DOEL Naast de individuele subsidie aan bedrijven, stimuleert de Vlaamse overheid het innovatieproces via programma’s die de samenwerking tussen bedrijven en kenniscentra subsidiëren In het interactieproces tussen kenniscentra, bedrijven, federaties… moeten heel wat drempels genomen worden vooraleer een gemeenschappelijk project tot stand komt : onderlinge samenwerking en afstemming, afbakening van de doelgroep, correct inschatten van de toekomstige noden van de doelgroep, bepalen van de juiste strategie… Dit projecttype heeft als doel deze drempels te verlagen1.

1.1 Basiskenmerken van VIS-Haalbaarheidsstudies & Samenwerkingsprojecten Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten ondersteunen het voorbereiden van belangrijke trajecten of stimuleren samenwerking tussen verschillende organisaties ten behoeve van een grotere doelgroep. Er zijn verschillende situaties waarbij dit projecttype een goede optie is : 1. Voor omvangrijke initiatieven zoals het opstarten van strategische onderzoekscentra, competentiepolen en proeftuinen, het uitwerken van projecten strategisch basisonderzoek met economische finaliteit… wijst de ervaring uit dat er een belangrijk voorbereidingstraject nodig is. Het uitwerken van deze initiatieven vergt niet alleen de vorming van een representatief Vlaams samenwerkingsverband, maar ook een onderbouwde visie op de toekomstige noden en evolutie van de doelgroep én van het initiatief zelf. Hierbij dient ook de toegevoegde waarde ten opzichte van reeds bestaande initiatieven op het terrein meegenomen te worden. 2. Soms zijn verkenningstrajecten nodig alvorens een project of activiteit kan opgestart worden. Vaak zijn deze te beperkt in omvang om binnen de normale projectfinanciering te passen of ze botsen op de timing van een jaarlijkse oproep… Typische verkenningstrajecten zijn : Behoeftenanalyses en technologieverkenningen met het oog op nieuwe innovatietrajecten De opstart van internationale samenwerkingsverbanden 3. Alle kenniscentra en actoren die bedrijven ondersteunen in hun innovatieproces zijn verenigd in het Vlaams Innovatienetwerk, kortweg VIN, (www.innovatienetwerk.be). Deze organisaties kunnen samenwerkingsprojecten indienen die leiden tot : een verhoging van de toegankelijkheid tot en transparantie van het VIN; een verbetering van de kwaliteit en het aanbod van innovatieondersteunende diensten; een verhoging van de performantie van het VIN;

1 De reglementaire basis voor dit projecttype is het ‘Besluit van de Vlaamse regering tot regeling van de steun aan

projecten van innovatiestimulering, technologisch advies en collectief onderzoek op verzoek van Vlaamse innovatiesamenwerkingsverbanden’ kortweg VIS-besluit genoemd, dd. 20 juli 2006.


4 / 17

Ook het onderzoeken van de haalbaarheid van clustering/samenvoegen van bestaande initiatieven past in dit kader. Voorstellen voor haalbaarheidsstudies en samenwerkingsprojecten kunnen doorlopend ingediend worden. De typische projectduur ligt tussen 4 en 12 maanden, en de maximale begroting bedraagt in principe 200.000€. De subsidie bedraagt maximaal 80% van de aanvaarde kosten.

1.2 Situering t.o.v. verwante IWT steunprogramma’s Haalbaarheidsstudies en samenwerkingsprojecten kaderen binnen het globale VIS-kader van waaruit diverse types projecten gesubsidieerd worden om een bepaalde (doel)groep bedrijven te ondersteunen in hun innovatieproces : thematische innovatiestimulering en netwerking (TIS), individuele technologische dienstverlening aan bedrijven (TD) en collectief onderzoek (CO). Voorbereidingstrajecten voor bovenvermelde projecten passen niet binnen dit projecttype. Ten behoeve van de ondersteuning van het Vlaams innovatienetwerk, beschikt IWT over een kredietlijn voor het uitvoeren van VIN-studies van algemene aard (bijv. BTW-studie, regime intellectuele eigendomsrechten, …). Deze algemene studies ter ondersteuning van de werking van het totale VIN worden in principe door IWT zelf geïnitieerd en gecoördineerd. Het TETRA-programma subsidieert toepassingsgericht onderzoek vanuit de hogescholen naar een doelgroep van bedrijven. Binnen het TETRA-programma bestaat de mogelijkheid om korte voorbereidende projecten van maximaal 1 jaar in te dienen. Voorbereidingstrajecten TETRA komen bijgevolg hier niet in aanmerking voor financiering. Via het programma ‘Strategisch BasisOnderzoek’ wordt strategisch basisonderzoek verricht door onderzoekscentra, ofwel met industriële ofwel met maatschappelijke finaliteit. Voorbereidingstrajecten voor projecten met primair maatschappelijke finaliteit worden gesubsidieerd vanuit het SBO programma, en komen hier dus niet in aanmerking voor subsidies. Individuele bedrijven kunnen ook haalbaarheidsstudies verrichten ter voorbereiding van belangrijke innovatietrajecten in hun bedrijf. Er zijn subsidiemaatregelen uitgewerkt zowel voor KMOs als voor grote bedrijven : KMO-haalbaarheidsstudies, O&O haalbaarheidsstudies. Meer informatie over bovenstaande programma’s vind u op www.iwt.be. VIS Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten dienen duidelijk complementair te zijn met bovenvermelde steunprogramma’s.


5 / 17

2 KENMERKEN VAN HET PROJECTTYPE 2.1 Projectconsortium & stakeholders 2.1.1 Aanvrager VIS-haalbaarheidsstudies en samenwerkingsprojecten worden aangevraagd door een Vlaams Innovatie Samenwerkingsverband (VIS), al dan niet in samenwerking met andere innovatieactoren.2 Een VIS, Vlaams InnovatieSamenwerkingsverband, is : ofwel een consortium van in hoofdzaak Vlaamse bedrijven, representatief voor een bepaalde doelgroep. Bij de aanvraag of minstens bij ondertekening van de steunovereenkomst dienen minimaal 10 bedrijven formeel lid te zijn van dit consortium met een representatieve KMO vertegenwoordiging. Indien het consortium bij de aanvraag niet beschikt over een juridisch statuut, dan duidt het consortium een vertegenwoordiger aan die als hoofdaanvrager optreedt. Deze vertegenwoordiger kan een bedrijf, een collectief centrum, beroepsfederatie of andere organisatie zijn die lid is van het consortium; ofwel een organisatie die de facto kan optreden namens een groep van bedrijven zoals bvb. een beroepsfederatie, een specifieke belangenvereniging. Het representatief karakter komt tot uiting door de niet-commerciële en neutrale positie, die wordt ingenomen ten aanzien van de betrokken bedrijven; ofwel een collectief centrum dat middels het VIS-besluit erkend is als de facto VIS; of een combinatie van voorgaande. Een VIS is per definitie open van karakter, wat zich moet vertalen in de structuren en de beheersorganen. Individuele bedrijven of groepen mogen niet uitgesloten worden.

2.1.2 Uitvoerder(s) Voor de uitvoering van een haalbaarheidsstudie of samenwerkingsproject kunnen de aanvragers een beroep doen op personeel verbonden aan de aanvragers of aan relevante kenniscentra. In elk geval dient de onafhankelijkheid van de uitvoerder voldoende gewaarborgd, waarbij bijzondere aandacht dient te gaan naar het vermijden van belangenvermenging en naar de neutraliteit en objectiviteit van de uitvoerders.

2.1.3 Uitbesteding Indien men beslist (een belangrijk deel van) de projectuitvoering uit te besteden, dient men de regels van openbare aanbesteding te volgen. Bij inzet van consultants dient minstens aan volgende voorwaarden voldaan te zijn bij indienen van de aanvraag :  er moeten minstens drie partijen vermeld worden in de aanvraag aan wie het bestek zal worden bezorgd  het mechanisme voor het selecteren van de uiteindelijke contractant dient te worden beschreven in de aanvraag  het offertebestek moet bij de aanvraag worden bijgevoegd. De selectie van de consultant zal doorgaans gebeuren na toekenning van de studie door IWT. Op het moment van de selectie, dient men een kopie van de verschillende offertes en de uiteindelijke keuze van contractant ter goedkeuring voor te leggen aan IWT.

2

Bij de aanvraag worden de nodige verklaringen gevoegd die het engagement van de deelnemende organisaties bevestigen HANDLEIDING VIS-HAALBAARHEIDSSTUDIES en SAMENWERKINGSPROJECTEN

6 / 17

2.1.4 Stakeholders en gebruikers Het project dient te resulteren in positieve effecten voor een zo ruim mogelijke doelgroep van Vlaamse bedrijven en/of VIN-organisaties. Afhankelijk van de aard en de omvang van het project is het doorgaans aangewezen om een overlegmechanisme met de doelgroep in te bouwen tijdens de projectuitvoering. De samenstelling van een eventuele gebruikers-/stuurgroep dient representatief te zijn voor de doelgroep van het project. De aanvrager bepaalt de frequentie van samenkomst in functie van een optimale aansturing van het project.3

2.2 Steunbare activiteiten Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten zijn bedoeld voor het voorbereiden van strategische trajecten en het initiëren van samenwerking tussen de diverse betrokken organisaties. De projectaanvragers dragen de verantwoordelijkheid om een kwaliteitsvol project voor te stellen. Alle zinvolle activiteiten die bijdragen tot de projectdoelstelling en kaderen in dit instrument kunnen daarbij in aanmerking komen. Het ingediende projectvoorstel moet voldoende kwalitatieve en kwantitatieve informatie bevatten om de geplande activiteiten en gevraagde begroting te verantwoorden. Gekaderd binnen de projectdoelstelling komen o.a. de volgende activiteiten voor subsidie in aanmerking:  De gezamelijke ontwikkeling van instrumenten, methodes en procedures;  Het uitvoeren dan activiteiten die kunnen leiden tot een betere onderlinge afstemming tussen de organisaties binnen het Vlaams Innovatienetwerk onderling of tussen VINorganisaties en gelijkaardige organisaties binnen de EU;  Het opzetten van overlegplatformen voor afstemming tussen bedrijven en/of kenniscentra voor het bepalen van collectieve intiatieven;  Het uitvoeren van studies, terreinverkenningen, roadmaps,….die het domein van de individuele aanvragers overstijgen of die zich in overlappende domeinen bevinden  Exploratiestudies  Het uitwerken van een gezamelijk actieplan en het onderzoeken van de haalbaarheid van dit plan  Activiteiten en studies ter voorbereiding van een groter initiatief zoals een competentiepool, strategische onderzoeksinstelling,…  …

2.3 Niet-steunbare activiteiten Activiteiten die kunnen opgenomen worden binnen de eigen portfolio van lopende projecten die reeds gesubsidieerd worden vanuit de Vlaamse overheid komen niet in aanmerking voor subsidies.

3

Bij de aanvraag kunnen verklaringen gevoegd worden die het engagement van de deelnemende organisaties bevestigen. HANDLEIDING VIS-HAALBAARHEIDSSTUDIES en SAMENWERKINGSPROJECTEN

7 / 17

2.4 Projectbegroting en subsidie 2.4.1 Projectbegroting De typische projectduur bedraagt tussen 4 en12 maanden. De maximale begroting bedraagt 200.000€. In uitzonderlijke en goed gemotiveerde gevallen kan hiervan zowel qua begroting als qua duur afgeweken worden. Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de eerste dag van de maand van indiening van het projectvoorstel. Een projectbegroting wordt opgesteld voor de volledige periode van het project en per partner.

2.4.1.1 Eigen kosten De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis van de projectbegroting. De personeelskosten moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De overige kosten van het project worden berekend als maximaal 50% van de aanvaarde personeelskosten. In principe is geen verantwoording a priori nodig en wordt geen onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte kosten. Het IWT behoudt wel het recht om bewijsstukken van de directe kosten op te vragen en de realiteitswaarde van de indirecte kosten van de organisatie te verifiëren. Personeelskosten De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de uitvoerder(s). Indien een uitvoerder niet voltijds actief is op het project, zullen de prestaties a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Enkel personeelsleden die activiteiten uitvoeren op het project kunnen op de projectbegroting ingebracht worden. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, enz. kan niet ingebracht worden. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt niet tot het directe personeel gerekend. De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer en andere voordelen zoals algemeen gangbaar in de onderneming of sector, die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid. Voor onderzoeksinstellingen zoals universiteiten en hogescholen geldt dat enkel personen op een project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden (zoals het Zelfstandig en Assisterend Academisch Personeel aan universiteiten, doctoraatsbursalen, onderzoeksmandatarissen, docenten met een vast contract aan hogescholen,...). Het betreft tijdelijk personeel, bursalen of personeel met een contract van onbepaalde duur dat geen leidinggevende verantwoordelijkheden heeft. Zo kunnen medewerkers die reeds een verloning krijgen via een andere financieringsbron, enkel promemorie meewerken (voor zover de eigendomsrechten van de resultaten niet in het gedrang komen en hun statuut dit toelaat). In bepaalde gevallen echter, indien hun directe inzet substantieel en noodzakelijk is, kan het equivalent aantal mensmaanden vergoed worden van een vervanger die aangeworven is/wordt voor hun normale (bijv. onderwijs-)taken. Dit dient uitdrukkelijk vermeld en gemotiveerd te worden. Bij elke ‘vervanger’ zal uitdrukkelijk worden aangegeven welke personen en welke mensmaanden daardoor op het project kunnen ingezet worden. Overige kosten HANDLEIDING VIS-HAALBAARHEIDSSTUDIES en SAMENWERKINGSPROJECTEN

8 / 17

De overige kosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen (bv. verplaatsingkosten, promotiekosten, kosten bij organisatie van seminaries, lidgelden, licenties, projectgerelateerde verbruiksgoederen voor testen, demo’s, onderaanneming tot 5000 euro, afschrijvingen van computer en promotiemateriaal,…) en anderzijds uit indirecte kosten. Dit zijn algemene kosten die weliswaar uit de projectactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn (bv. leasing auto, huur en onderhoud gebouw, communicatiekosten, kantoormateriaal, energiekost, erelonen advocaten, administratiekosten,…). Andere vormen van kosten kunnen ingediend worden mits de nodige verantwoording ten gronde.

2.4.1.2 Uitbestede kosten In geval consultants worden ingezet (onderaanneming > 5000€) dient men te werken op basis van een offerte. De ‘overige kosten’ zijn inbegrepen in de offerte. De aanvragers volgen de regels van de openbare aanbesteding voor de selectie van hun extern personeel. Men bezorgt IWT een copij van de ingediende offertes en men legt de uiteindelijke keuze van de contractant aan IWT voor ter goedkeuring. IWT kan een plafond opleggen met betrekking tot het geheel van personeels- en overige kosten, die samen de totaalprijs van de offerte uitmaken.

2.4.2 Gescheiden interne boekhouding voor VIS en onderzoeksorganisaties De Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden of de door het VIS besluit gelijkgestelde samenwerkingsverbanden verbinden zich ertoe de kosten en financiering van de door hen eventuele uitgeoefende economische activiteiten duidelijk te onderscheiden van de gesubsidieerde projectactiviteiten.

2.4.3 Subsidie De maximale subsidie bedraagt 80% van de aanvaarde begroting. Het niet-gesubsidieerde deel wordt in principe ge-cofinancierd vanuit de projectdoelgroep. De aanvrager moet expliciet aangeven via welke bronnen en op welke manier hij de resterende middelen zal verwerven om de projectbegroting sluitend te maken. Kennisinstellingen of consultants die ingeschakeld worden voor de projectuitvoering, moeten volledig worden vergoed voor hun prestaties en kunnen niet bijdragen tot de co-financiering.

2.5 Gebruik van de resultaten In VIS-haalbaarheidsstudies en samenwerkingsprojecten ligt de nadruk op studie-activiteiten ten behoeve van een ruime doelgroep van bedrijven of op de ontwikkeling van instrumenten ten behoeve van het VIN. De eigendomsrechten liggen in geval van economisch valoriseerbare resultaten bij de projectaanvrager(s). De projectresultaten mogen in geen geval in exclusieve eigendom toebehoren aan één of een beperkte groep van bedrijven. In de aanvraag dient duidelijk aangegeven hoe en onder welke voorwaarden de resultaten van het project algemeen ter beschikking zullen gesteld worden.


9 / 17

Daarnaast dient de projectleider bij de start van het project een publieke samenvatting van het project beschikbaar te stellen op het innovatienetwerk (www.innovatienetwerk.be), en dient deze samenvatting op het einde van het project up-to-date gemaakt te worden.


10 / 17

3 BEHANDELING VAN EEN PROJECTVOORSTEL VIS-haalbaarheidsstudies en samenwerkingsprojecten kunnen continu ingediend worden. Rekening houdend met de aard en complexiteit van het voorstel kiest IWT de meest geschikte selectieprocedure. Hieronder worden kort de hoofdstappen van het selectieproces beschreven.

3.1 Timing Hierna een indicatief schema voor de behandeling van een project :

3.2 Ontvankelijkheid Na de indiening gaat IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn aan de hand van de volgende criteria: -

De hoofdaanvrager is een VIS4; Het aanvraagformulier is ingevuld en de nodige verklaringen zijn ondertekend; Het project past binnen de doelstellingen van het projecttype; Het dossier is voldoende gestoffeerd om ter advies voor te leggen aan externe deskundigen.

Elke (hoofd)aanvrager ontvangt een bericht van de (on)ontvankelijkheid van zijn aanvraag binnen 30 werkdagen na de indieningsdatum. De projecten die niet ontvankelijk worden bevonden nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de hele behandelingsprocedure. IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheids-analyse ter vervollediging van de aanvraag.

4

Vlaams InnovatieSamenwerkingsverband – zie §7 voor uitgebreide definitie


11 / 17

3.3 De evaluatie 3.3.1 Evaluatieproces Na ontvankelijkheid zal het IWT met de aanvragers een gesprek organiseren en indien nodig bijkomende informatie opvragen. De aanvragers krijgen maximaal 10 werkdagen de tijd om de gevraagde informatie aan het IWT over te maken. Indien deze informatie niet tijdig wordt geleverd, wordt de aanvraag geëvalueerd op basis van de beschikbare elementen in het projectvoorstel. In principe worden alle voorstellen geëvalueerd op basis van advies van externe deskundigen, tenzij evt. bepaalde samenwerkingsprojecten. Indien opportuun kan IWT beslissen meerdere projectvoorstellen gegroepeerd te behandelen in eenzelfde evaluatieronde. Op basis van de beschikbare informatie en het advies van de externe deskundigen, wordt door de Raad van Bestuur van het IWT een beslissing genomen over het al dan niet toekennen van subsidie en de omvang en aard ervan, evenals over de bijzondere voorwaarden. De Raad van Bestuur van het IWT kan onafhankelijk van de evaluatieprocedure een negatieve beslissing nemen of aanvullende voorwaarden stellen op basis van het niet voldoen aan verplichtingen vanwege de overheid (bv. Vergunningen), onvoldoende financiële draagkracht van het samenwerkingsverband of niet correct gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Zowel het IWT-personeel, de externe deskundigen als de leden van de Raad van Bestuur van het IWT verbinden zich ertoe de informatie over elk project vertrouwelijk te behandelen tijdens het evaluatieproces, en geen gegevens mee te delen aan derden of aan te wenden ten voordele van zichzelf.

3.3.2 De evaluatiecriteria. De projecten worden gewaardeerd op 2 dimensies, de kwaliteit van het projectvoorstel en het valorisatiepotentieel van het voorstel. Bij de beoordeling van de kwaliteit van het projectvoorstel wordt o.a. met volgende elementen rekening gehouden: -

De omvang en de duidelijkheid van de projectdoelstelling, het innovatief karakter en de inhoudelijke formulering van het projectvoorstel;

-

De relevantie van het werkplan t.o.v. de projectdoelstellingen en de haalbaarheid ervan binnen het bepaalde tijdsbestek en budget;

-

De competenties en de expertise van de uitvoerders voor het welslagen van het project en de kwaliteit van de samenwerking tussen de betrokken organisaties in het project;

-

De omvang en de kwaliteit van de betrokkenheid van de doelgroep in het project.

Bij de beoordeling van het valorisatiepotentieel van het projectvoorstel wordt o.a. met volgende elementen rekening gehouden: -

De omvang van de beoogde doelgroep, vatbaar voor de valorisatie van de projectresultaten of baat hebbend bij het opstarten van het voorbereide initiatief;

-

De waarde voor en de impact van het vooropgestelde project bij de beoogde doelgroep;


12 / 17

-

Het economisch belang van het vooropgestelde initiatief, in relatie tot de gevraagde subsidie (kosten-baten);

-

De globale inpassing/complementariteit van het beoogde initiatief in het netwerk van innovatie-actoren, in het bijzonder het netwerk van adviseerdiensten, diensten van innovatiestimulering, interfacediensten, competentiepolen en onderzoeksactoren die worden ondersteund door het Vlaams Gewest. Dit criterium wordt geëvalueerd op 3 niveaus : 1. De complementariteit van de projecten onderling binnen hetzelfde projecttype. 2. De complementariteit van de projecten met de andere projecten uit de groep van een ander projecttype. 3. De spreiding van de projecten over de sector- of technologiedomeinen heen.

-

De kwaliteit en de resultaten van de projecten van de indieners die vooraf gesteund zijn, indien van toepassing. (criterium in te vullen door IWT-staf)

3.3.3 Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen steeds een nabespreking aanvragen bij de programmacoördinator. In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de projectaanvragers (zie hoofdstuk 4 Rechten en plichten). In het geval van een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij het IWT ingediend worden (binnen een termijn van 30 werkdagen na melding van de beslissing van de Raad van Bestuur)5. De vraag tot herziening moet gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare argumenten, zoals bijvoorbeeld concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door IWT kan daarover te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld.

5

Reglementair Besluit (B.S. 20 juli 2006)


13 / 17

4 RECHTEN EN PLICHTEN 4.1 Overeenkomsten Hierna worden de belangrijkste contractuele relaties kort omschreven :

4.1.1 IWT-overeenkomst De IWT-overeenkomst beschrijft de contractuele modaliteiten van het project tussen het IWT en het aanvragende VIS (begunstigde). De overeenkomst wordt door het IWT opgemaakt en bestaat uit twee delen. Een eerste deel betreft de algemene voorwaarden, consulteerbaar op : http://www.iwt.be/sites/default/files/subsidies/documenten/IWT_Algemene_voorwaarden. pdf Een tweede deel betreft de projectspecifieke voorwaarden. Dit deel wordt opgestuurd naar de persoon die de contractuele verbintenis aangaat voor het aanvragende VIS.

4.1.2 Samenwerkingsovereenkomst Een samenwerkingsovereenkomst beschrijft de onderlinge rechten en plichten van betrokken organisaties in een VIS-project. De samenwerkingsovereenkomst dient overeenstemming te zijn met de IWT-overeenkomst. De aanvrager dient samenwerkingsovereenkomst aan IWT over te maken binnen de vier maanden na verzending van de IWT-overeenkomst.

de in de de

Met het oog op de goedkeuring door IWT dient een samenwerkingsovereenkomst minimaal en op voldoende wijze de hierna volgende zaken te regelen: aanduiding van een vertegenwoordiger, zowel in het geval er meerdere aanvragers zijn als indien het een VIS zonder rechtspersoon betreft, en met wie IWT de overeenkomst voor het project afsluit. Het mandaat van de vertegenwoordiger wordt vastgelegd. afspraken rond evt. eigen inbreng van de niet-gesubsidieerde projectkosten; aanduiding van de te leveren diensten of producten, en evt. aandeel in het project budget hiervoor; afspraken met betrekking tot gebruik van de projectresultaten; wijze van regeling van onderlinge geschillen; Samenwerkingsovereenkomsten kunnen ofwel in één document alle afspraken beschrijven tussen alle betrokken actoren ofwel bestaan uit meerdere documenten. Ook de uiteindelijke gunningsovereenkomst bij uitbesteden van de projectuitvoering wordt beschouwd als een samenwerkingsovereenkomst.

4.1.3 Afspraken met de leden van de gebruikersgroep De oprichting van een gebruikersgroep voor de opvolging van het project is facultatief. De projectaanvrager dient evenwel aan te tonen dat er voldoende interactie is met de doelgroep van het project. De samenstelling van een gebruikersgroep dient representatief te zijn voor de doelgroep. De gebruikersgroep fungeert als ‘klankbord’ voor de opvolging van de projectvooruitgang en de rapportering. Een Reglement van Orde beschrijft de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikersgroep, de samenstelling en praktische werking, afspraken rond intellectuele eigendom en deontologische aspecten (confidentialiteit, e.d.). Een verklaring ‘ondertekening door alle leden’, en een copij van het Reglement van Orde worden ten laatste vier maanden na HANDLEIDING VIS-HAALBAARHEIDSSTUDIES en SAMENWERKINGSPROJECTEN

14 / 17

de startdatum van het project door de aanvrager aan het IWT bezorgd. Een vertegenwoordiger van IWT wordt als waarnemer uitgenodigd.

4.2 Opvolging en verslaggeving De aanvrager voorziet in zijn projectplan op regelmatige tijdstippen overleg met IWT om de voortgang van het project te bespreken. Hij voorziet ook de nodige stavingsdocumenten die toelaten de voortgang van het project te beoordelen . Tijdens de duur van het project worden de leverbaarheden zoals voorzien in het projectplan, tijdig aan het IWT ter goedkeuring bezorgd en de overlegmomenten georganiseerd zoals ingepland. De eindverslaggeving van het project bestaat uit een gemotiveerd eindrapport waarvan de inhoud wordt vastgelegd bij goedkeuring van het project. Tevens wordt een financieel verslag gevraagd ter controle van de gemaakte kosten versus de goedgekeurde kosten, en dit volgens het geldend kostenmodel. Eindverslag en financieel verslag worden ingediend bij IWT uiterlijk 2 maanden na de einddatum van het project.

4.3 Uitbetaling De uitbetaling van de subsidie gebeurt onder de vorm van een voorschot (80%) en een finale eindafrekening ( 20 %)6. Het voorschot wordt uitbetaald na ontvangst van de ondertekende IWT-overeenkomst & na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden (bijv. ondertekende samenwerkingsovereenkomst, verklaring reglement van orde,…) Nadere modaliteiten worden geregeld in de IWT-overeenkomst.

6

Voor projecten die langer dan een jaar duren geldt een ander betalingsschema.


15 / 17

5 MEER INFO 5.1 Voorbespreking Vooraleer een aanvraag op te stellen en in te dienen wordt sterk aanbevolen een voorbespreking aan te vragen. Tijdens een voorbespreking kan advies gegeven worden over o.a. de fit met de doelstellingen van het programma, het opstellen van de aanvraag, de aanvaardbare kosten, de aanvaardings- en selectiecriteria, de mogelijke samenwerking met derden, enz. Aanvragen tot voorbespreking kan u richten aan [email protected] bij voorkeur met een samenvatting van het voorstel en de eventuele vragen die u wenst behandeld te zien. Voor meer informatie kunt u ook contact opnemen met de programma-coördinator ([email protected] of 02 788 15 61).

6 AANVRAAG Alle documenten gerelateerd aan het indienen van een aanvraag en opvolging van een VIShaalbaarheidsstudie of samenwerkingsproject zijn beschikbaar op de website van IWT : http://www.iwt.be/subsidies/vis-hbstudies/documenten. Uw aanvraag wordt opgemaakt volgens de indeling voorzien in de aanvraagtemplate. Het gebruik van de aanvraagtemplate op zich is niet verplicht, het respecteren van de structuur (te leveren info en volgorde van de hoofdstukken) wel. De aanvraag is samengesteld uit 4 delen : -

een deel projectidentificatie (met invulmogelijkheden voor elke partij in het project) de projectbeschrijving de projectbegroting (met een excel-file als hulpmiddel) bijlagen


16 / 17

7 DEFINITIES EN BEGRIPPEN Innovatie-stimulering: een bundeling van activiteiten die tot doel hebben bedrijven, in het bijzonder KMO’s, bewust te maken van het belang van innovatie, zowel inzake de technologische als de de niet-technologische aspecten, en hen hierbij te ondersteunen door eerstelijnszorg en verdere doorverwijzing, en in voorkomend geval, hen te begeleiden bij de aanvraag en de verdere voortgangscontrole van een dossier voor het verkrijgen van overheidssteun inzake technologische innovatie. Deze activiteiten kunnen ingevuld worden vanuit een thematische, resp. (sub)regionale invalshoek. Vlaams innovatie-netwerk (VIN) : het geheel van Vlaamse organisaties die subsidies ontvangen van de Vlaamse overheid om innovatie in Vlaanderen te stimuleren. Deze organisaties kunnen gecontacteerd worden via een centrale webtool www.innovatienetwerk.be. Op de website vind u ook overzicht van alle lopende projecten innovatiestimulering. Vlaams innovatie-samenwerkingsverband (VIS): de gestructureerde samenwerking van in hoofdzaak Vlaamse bedrijven, met al dan niet een of meerdere organisaties of kennisinstellingen, met het oog op het uitoefenen van activiteiten van collectief onderzoek, technologisch advies en/of innovatiestimulering, die voldoet aan bepaalde voorwaarden. Volgende samenwerkingsverbanden worden erkend als VIS : ofwel een consortium van in hoofdzaak Vlaamse bedrijven, representatief voor een bepaalde doelgroep. Bij de aanvraag of minstens bij ondertekening van de steunovereenkomst dienen minimaal 10 bedrijven formeel lid te zijn van dit consortium met een representatieve KMO vertegenwoordiging. Indien het consortium bij de aanvraag niet beschikt over een juridisch statuut, dan duidt het consortium een vertegenwoordiger aan die als hoofdaanvrager optreedt. Deze vertegenwoordiger kan een bedrijf, een collectief centrum, beroepsfederatie of andere organisatie zijn die lid is van het consortium; ofwel een organisatie die de facto kan optreden namens een groep van bedrijven zoals bvb. een beroepsfederatie, een specifieke belangenvereniging. Het representatief karakter komt tot uiting door de niet-commerciële en neutrale positie, die wordt ingenomen ten aanzien van de betrokken bedrijven; ofwel een collectief centrum dat middels het VIS-besluit erkend is als de facto VIS; of een combinatie van voorgaande. Een VIS is per definitie open van karakter, wat zich moet vertalen in de structuren en de beheersorganen. Individuele bedrijven of groepen mogen niet uitgesloten worden. Kleine of middelgrote onderneming (KMO) : is een onderneming die voldoet aan volgende voorwaarden: in de onderneming werken gemiddeld niet meer dan 250 personen voltijds (of equivalenten) tijdens het kalenderjaar dat voorafgaat aan dat waarin de subsidie wordt aangevraagd; de onderneming realiseert in het kalenderjaar dat voorafgaat aan dat waarin de subsidie wordt aangevraagd een omzet, exclusief BTW en accijnzen, van minder dan 50 miljoen euro of een balanstotaal van minder dan 43 miljoen euro; niet meer dan 25% van het kapitaal van de onderneming is rechtstreeks of onrechtstreeks in het bezit van een of meer ondernemingen die zelf niet aan de definitie van KMO voldoen, met uitzondering van publieke investeringsmaatschappijen, participatiemaatschappijen of als er geen controle wordt uitgeoefend, institutionele beleggers.


17 / 17

Handleiding. VIS-Haalbaarheidsstudies en Samenwerkingsprojecten

Recommend Documents