Handleiding BSBportaal.nl
September 2015
Voorwoord
Voor u ligt een beknopte handleiding voor het platform Bereken Sluit Beheer
Bereken Sluit Beheer is een nieuwe service van BSB Volmachten. Met deze software kunt u snel en simpel berekeningen maken, premies vergelijken, offertes aanvragen en direct afsluiten. Tevens kunt u met dit systeem uw gehele portefeuille beheren. In deze handleiding leggen we u in het kort uit wat u moet doen om in te loggen en hoe u met het systeem kunt werken. Wij wensen u veel gebruiksgemak en zakelijk succes toe met Bereken Sluit Beheer. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met BSB Volmachten via:
[email protected] 046 4 230 231
Bereken Sluit Beheer Inhoud 1. De website ........................................................................................................................ 7 1.1 Inloggen ....................................................................................................................... 7 1.2 Wachtwoord wijzigen ................................................................................................... 8 1.3 Uitloggen...................................................................................................................... 8 2. Premieberekening ............................................................................................................. 9 2.1 Premieberekening voor een nieuwe relatie .................................................................. 9 2.2 Premieberekening voor een bestaande relatie ............................................................. 9 3. Een offerte maken ............................................................................................................10 3.1 Autoverzekering .........................................................................................................10 3.2 Pakketverzekering ......................................................................................................10 3.3 Geselecteerde verzekeringen aanpassen/verwijderen ................................................11 3.4 Offerte aanvragen .......................................................................................................11 4. Een (pakket)verzekering aanvragen .................................................................................12 5. Polissen zoeken ...............................................................................................................13 6. Offertes zoeken ................................................................................................................14 7. Een polis toevoegen aan een bestaand pakket ................................................................15 8. Muteren ............................................................................................................................16 8.1 Relatie muteren...........................................................................................................16 8.2 Polissen muteren (nog niet mogelijk bij alle polissen) .................................................16
4
Bereken Sluit Beheer 9. Abonnementen .................................................................................................................19 10. Dossier ...........................................................................................................................21 11. Voorlopige dekking .........................................................................................................22 12. Alarmklasse auto ............................................................................................................23 13. BSB Alerts ......................................................................................................................25 14. Relatieoverzicht printen ..................................................................................................27 15. Facturen inzien ...............................................................................................................28 16. Documenten uploaden ...................................................................................................29 17. Externe polissen aanmaken ...........................................................................................31 18. Management Info............................................................................................................33 19. Widgets ..........................................................................................................................38 20. Takenlijst ........................................................................................................................40 21. Nieuwe relatie (prospect) invoeren .................................................................................43 22. Rekening Courant...........................................................................................................44 23. Prolongatieborderellen ...................................................................................................45 24. Eenmalige boekingen .....................................................................................................46 25. Schademeldingen ...........................................................................................................47 26. Mailen vanuit Bereken Sluit Beheer ................................................................................48 27. Contactenmodule ...........................................................................................................50 28. Offertes verwijderen .......................................................................................................53 29. Openstaande posten (financieel) ....................................................................................55 30. Clausules inzien .............................................................................................................56
5
Bereken Sluit Beheer 31. Tweede gezinsautoregeling ............................................................................................57 32. Uitgebreid beoordelen ....................................................................................................59
6
Bereken Sluit Beheer 1. De website 1.1 Inloggen Ga naar www.bsbportaal.nl en voer vervolgens de gebruikersnaam en het wachtwoord in dat u van ons heeft gekregen en klik op verzenden (zie afbeelding 1).
Afbeelding 1
7
Bereken Sluit Beheer 1.2 Wachtwoord wijzigen In de menubalk beneden in de pagina kunt u uw wachtwoord wijzigen (zie afbeelding 2).
Afbeelding 2
1.3 Uitloggen U kunt uitloggen door links beneden op logout te klikken (zie afbeelding 3).
Afbeelding 3
8
Bereken Sluit Beheer 2. Premieberekening 2.1 Premieberekening voor een nieuwe relatie - Ga naar nieuwe relatie, selecteer vervolgens de gewenste verzekering en start de premieberekening. Als u de polis uiteindelijk daadwerkelijk aanvraagt, wordt er een nieuwe relatie gemaakt.
2.2 Premieberekening voor een bestaande relatie - Ga naar bestaande relatie en zoek via het keuzemenu naar de betreffende relatie (zie afbeelding 4).
Afbeelding 4 - Klik vervolgens op “inzien” of dubbelklik op een relatie. Er komt een extra tabblad bij. Let op: Het tabblad dat vetgedrukt is, is het tabblad waarin u werkt ! - Ga vervolgens naar premieberekening, selecteer de gewenste verzekering en start de premieberekening.
9
Bereken Sluit Beheer 3. Een offerte maken 3.1 Autoverzekering
- Selecteer nadat de premie is berekend, de gewenste verzekeraar en druk op de button: “de ……. verzekeren” (zie afbeelding 5).
Afbeelding 5 Vul hierna de basisgegevens verder in.
3.2 Pakketverzekering - Vul de basisgegevens in, en selecteer in het volgende scherm welke verzekeringen u wilt berekenen. Klik hierna op “verder”. - Vul de benodigde gegevens per verzekering in, en klik op “toevoegen” om de verzekering aan het pakket toe te voegen. - Aan de rechterzijde ziet u een overzicht van de geselecteerde verzekeringen (zie afbeelding 6)
Afbeelding 6
10
Bereken Sluit Beheer 3.3 Geselecteerde verzekeringen aanpassen/verwijderen - Wilt u een geselecteerde verzekering aanpassen of verwijderen uit de selectie, dan kunt u de icoontjes uit afbeelding 7 hiervoor gebruiken
Afbeelding 7
Verwijderen Aanpassen
3.4 Offerte aanvragen - Wilt u de offerte aanvragen, klik dan op “offerte maken” onderaan het overzicht. - Vul hierna de persoonsgegevens in van de verzekeringnemer - Kies hierna hoe u de offerte wilt opslaan/versturen (zie afbeelding 8)
Afbeelding 8
11
Bereken Sluit Beheer 4. Een (pakket)verzekering aanvragen
- Doorloop dezelfde stappen als bij het maken van een offerte, echter kies nu bij het overzichtsscherm voor “aanvragen” (zie afbeelding 9).
Afbeelding 9 - Vul de ontbrekende persoonsgegevens in en klik op “volgende”. - Beantwoord hierna de slotvragen, geef eventueel een toelichting en geef hierna aan dat u akkoord gaat met de voorwaarden. - Klik hierna op “aanvraag verzenden”. - U krijgt hierna een bevestiging van uw aanvraag. U kunt hier tevens zien of er voorlopige dekking van kracht is (zie afbeelding 10) . Tevens ontvangt u een mail met de aanvraag.
Afbeelding 10
12
Bereken Sluit Beheer 5. Polissen zoeken - Ga naar het kopje “polissen”. - U kunt op product, kenmerk, polisnummer, status, relatie, of postcode zoeken. Klik vervolgens op inzien of dubbelklik op de polis. Er komt nu een extra tabblad bij van de betreffende polis (zie afbeelding 11).
Afbeelding 11
- In de relatie staan een aantal tabbladen. De gegevens die u hier ziet worden opgehaald uit ons systeem.
13
Bereken Sluit Beheer 6. Offertes zoeken - Ga naar het kopje “offertes”. - U kunt op relatie, product, postcode, of datum zoeken. Klik vervolgens op inzien, of dubbelklik op de offerte (zie afbeelding 12). - Er komt nu een extra tabblad met de gegevens van de offerte. Hier kunt u de offerte nogmaals inzien, of eventueel aanpassingen doorvoeren. - U kunt hierna een nieuwe offerte maken of een polis aanvragen.
Afbeelding 12
14
Bereken Sluit Beheer 7. Een polis toevoegen aan een bestaand pakket
- Zoek een bestaande relatie op. - Klik op “pakketten / onderdeel toevoegen” en selecteer het gewenste pakket. - Klik vervolgens op “pakket muteren” (zie afbeelding 13) - Na het aanvullen van de basisgegevens kunt u de gewenste verzekeringen selecteren. - Klik hierna op verder en doorloop de volgende schermen.
Afbeelding 13
15
Bereken Sluit Beheer 8. Muteren
8.1 Relatie muteren.
Om de NAW-gegevens van een relatie te muteren zoekt u eerst de relatie op in Bereken Sluit Beheer. (zie afbeelding 14). Klik hierna op volgende en de mutaties worden doorgevoerd in de relatiegegevens.
Afbeelding 14
8.2 Polissen muteren (nog niet mogelijk bij alle polissen) Indien het niet mogelijk is om een polissen te muteren krijgt u automatisch een melding. U kunt deze polissen echter wel altijd beëindigen Zoek een bestaande relatie op in Bereken Sluit Beheer. U kunt vervolgens kiezen voor polissen .
Afbeelding 15
16
Bereken Sluit Beheer Selecteer vervolgens de gewenste polis en klik op polis muteren (zie afbeelding 16).
Afbeelding 16 Auto- en bromfietsverzekeringen Bij een auto- of bromfietsmutatie krijgt u het scherm zoals afgebeeld in afbeelding 17. Indien u op “polis muteren” klikt dan komt u weer in het vergelijkingsscherm. Met de andere button kunt u de polis opzeggen of opschorten (zie afbeelding 18).
Afbeelding 17
Afbeelding 18
17
Bereken Sluit Beheer Overige verzekeringen Indien u kiest voor muteren bij verzekeringen anders dan de auto of bromfiets, dan komt u direct in de polis terecht en kunt u de mutatie doorvoeren.
Wilt u een mutatie annuleren of de aanpassingen terugdraaien, klik dan op het blauwe pijltje achter het product (zie afbeelding 19).
Afbeelding 19
18
Bereken Sluit Beheer 9. Abonnementen Het abonnement (dat u kunt toevoegen bij het brancheoverzicht) bevat verschillende mogelijkheden:
Afbeelding 20 Bij abonnementsoort kunt u het type abonnement ingeven. Dit is een vrij veld, dus bent u vrij om uw eigen abonnementsoorten te bedenken. Nadat u het maandbedrag heeft ingevuld, wordt het jaarbedrag vanzelf berekend. Bij het vakje extra toelichting, kunt u alle afspraken met betrekking tot het abonnement toevoegen. Tevens is het mogelijk om een abonnement los te sluiten, voor bijvoorbeeld elders verzekerden. Deze optie geldt dus niet alleen voor relaties die via BSB lopen.
19
Bereken Sluit Beheer Het abonnement is een overeenkomst die u zelf met uw relaties sluit. BSB doet hierin enkel de administratie. U moet dus zelf de voorwaarden bepalen voor uw eigen abonnementen!
20
Bereken Sluit Beheer 10. Dossier De dossierfunctie geeft u inzage in belangrijke informatie en data over uw relaties. Om inzage in een dossier te krijgen dient u de volgende stappen te ondernemen: - Zoek een relatie op in Bereken Sluit Beheer. - Klik vervolgens in de blauwe balk op Dossier (zie afbeelding 21).
Afbeelding 21
U krijgt nu een totaaloverzicht met alle inhoud van het dossier. Wilt u gericht zoeken op documenten, klik dan op het menu bij “soort” (zie afbeelding 22).
Afbeelding 22
21
Bereken Sluit Beheer 11. Voorlopige dekking Indien u voor een bestaande relatie een nieuwe autoverzekering aanvraagt dan kunt u bij de akkoordverklaring het vakje voorlopige dekking aanvinken (zie afbeelding 23). De slotvragen komen dan te vervallen en de voorlopige dekking wordt afgegeven.
Afbeelding 23 Tevens krijgt u een e-mail met daarin een link naar de slotvragen. Deze kunnen door de relatie ingevuld worden. De link in de e-mail is 14 dagen actief. Als de termijn is verstreken waarin voorlopige dekking is afgegeven, dan is de link niet meer bruikbaar en krijgt de relatie de melding dat hij contact met u op moet nemen. Let op: Deze functie werkt enkel voor bestaande relaties!
22
Bereken Sluit Beheer 12. Alarmklasse auto Bij een nieuwe autoaanvraag dient u de geïnstalleerde alarmklasse op te geven. Tevens wordt bij het vergelijkingsoverzicht de vereiste alarmklasse weergegeven (zie afbeelding 24).
Afbeelding 24
Indien deze twee niet overeenkomen, dan komt er op het moment van aanvragen een melding in rood (zie afbeelding 25).
Afbeelding 25
23
Bereken Sluit Beheer Tevens wordt er een extra vraag gesteld of men bereid is de alarmklasse te upgraden. Deze vraag en het antwoord worden ook opgenomen in het aanvraagformulier (zie afbeelding 26).
Afbeelding 26
Zodra er bij een aanvraag van een autoverzekering blijkt dat de geïnstalleerde alarmklasse niet overeenkomt met de vereiste alarmklasse dan moet de polis altijd worden beoordeeld door onze acceptatieafdeling. Er wordt in dit geval geen voorlopige dekking afgegeven.
24
Bereken Sluit Beheer 13. BSB Alerts Indien u een melding wilt maken bij een relatie die voor de toekomst belangrijk is (jubilea, trouwdag, verjaardag, overleden partner, etc) dan kunt u een alert aanmaken. Deze alert kunt u gebruiken als extra informatie, tijdens het volgende contactmoment met een relatie. U maakt een alert aan door de relatie op te zoek in Bereken Sluit Beheer. Klik hierna op overige acties > Alert aanmaken (zie afb 27). Door het ingeven van een begin- en einddatum kunt u zelf bepalen hoe lang de melding zichtbaar moet blijven. De omschrijving/inhoud van melding kunt u vullen met zelf gekozen tekst. Kies hierna voor opslaan en de melding is aangemaakt (zie afbeelding 28).
Afbeelding 27
Afbeelding 28
25
Bereken Sluit Beheer Wanneer u, of een collega de relatie opent, dan ziet u bovenaan het volgende symbool
Door op de tekst “er zijn meldingen” te klikken krijgt u een overzicht van de meldingen die voor deze relatie zijn aangemaakt. Dit kunnen ook meerdere meldingen zijn. U kunt een bestaande melding bekijken en verwijderen. Indien u kiest voor bekijken, dan kunt u de alert ook wijzigen (zie afb 29). De alerts ziet u ook terug in het dossier, echter deze zijn vanuit het dossier niet te openen.
Afbeelding 29
26
Bereken Sluit Beheer 14. Relatieoverzicht printen Indien u een overzicht van een relatie wilt printen (om bijvoorbeeld mee te nemen bij een bezoek) dan zoekt u de relatie op in Bereken Sluit Beheer. Klik hierna in de menubalk op overige acties, print relatieoverzicht (zie afbeelding 30).
Afbeelding 30 Let op: De gegevens die u ziet zijn de beschikbare velden in ons automatiseringssysteem. Zijn er velden niet gevuld, dan zijn deze ook niet bij ons bekend. Het is dus aan te raden om dit formulier met uw relaties door te lopen om te zien of de bekende gegevens nog up-todate zijn. Daarnaast is het belangrijk om te zien of lege vulden gevuld kunnen worden. Nieuwe informatie kunt u zelf toevoegen in Bereken Sluit Beheer (zie hiervoor hoofdstuk 8, muteren).
27
Bereken Sluit Beheer 15. Facturen inzien Om de facturen van uw relaties in te zien, zoekt u de relatie op in Bereken Sluit Beheer. Klik vervolgens op dossier, facturen (zie afbeelding 31).
Afbeelding 31
U krijgt vervolgens een overzicht van de facturen. Bij weergave kunt u kiezen welke facturen u wilt inzien; openstaande, betaalde of alle (zie afbeelding 32).
Afbeelding 32
28
Bereken Sluit Beheer 16. Documenten uploaden Indien u een storage-contract heeft afgesloten is het mogelijk om per relatie bezoekverslagen, foto’s of andere documenten te uploaden in zijn of haar dossier. Deze functie kunt u vinden door een relatie op te zoeken en te klikken op overige acties, uploaden documenten (zie afbeelding 33).
Afbeelding 33
Er zitten standaard 3 mappen in een relatiedossier. Indien u een nieuwe map wilt aanmaken klik dan op de rechtermuisknop en kies voor “nieuwe map” (zie afbeelding 34). Tevens kunt u ook op het blauwe mapje in de icoon-balk klikken (zie afbeelding 35).
Afbeelding 34
29
Bereken Sluit Beheer
Afbeelding 35
U kunt een document in een map plaatsen door de map te openen en te klikken op het icoon van de diskette (zie afbeelding 36).
Afbeelding 36
Selecteer het bestand dan u vanaf uw computer wilt uploaden en het bestand wordt in de map geplaatst. Overbodige documenten kunnen uit een map verwijderd worden met het rode kruisje.
30
Bereken Sluit Beheer 17. Externe polissen aanmaken U kunt polissen die niet via BSB lopen, nu ook zichtbaar maken in de relatiedossiers. Hierdoor krijgt u nog een beter overzicht van uw relaties. Om een externe polis bij een klant toe te voegen zoekt u eerst de klant op in Bereken Sluit Beheer. Klik hierna op overige acties, externe polis aanmaken (zie afbeelding 37).
Afbeelding 37
Vul hierna in de ontbrekende velden de kenmerken van de polis in (zie afbeelding 38).
Afbeelding 38
31
Bereken Sluit Beheer Klik hierna op opslaan. Indien u nog een document wilt uploaden (bv een kopie polis), klik dan na het opslaan op overige acties, uploaden documenten. Via het icoon van de diskette kunt u een bestand op uw computer selecteren. (zie afbeelding 39).
Afbeelding 39
32
Bereken Sluit Beheer 18. Management Info Bij management info in Bereken Sluit Beheer krijgt u in één oogopslag een geografisch overzicht van uw portefeuille. U kunt hierbij kiezen tussen de geografische verdeling van relaties, polissen en premie (zie afbeelding 40).
Afbeelding 40
33
Bereken Sluit Beheer U kunt door te scrollen met uw muis of door te klikken op de lijn (links) verder in- of uitzoomen per gebied. Indien u ver genoeg inzoomt en u ziet afzonderlijke relaties, dan kunt u met streetview ook de straat en het huis van een relatie zien. U doet dit door het oranje poppetje (links) te slepen naar de betreffende relatie (zie afbeelding 41).
Afbeelding 41
34
Bereken Sluit Beheer Draaitabellen Een draaitabel biedt de mogelijkheid om portefeuille-gegevens op een dynamische manier te visualiseren. Hierbij kan de gebruiker middels groeperen, sorteren en filteren de gegevens analyseren. De draaitabellen kunt u vinden bij management info (zie afbeelding 42).
Afbeelding 42
U kunt kiezen uit 3 soorten draaitabellen. 1. Polisverdeling. De polisverdeling laat het aantal polissen per branche zien van uw kantoor. Hiermee krijgt u dus snel een duidelijk overzicht van de productverdeling binnen uw portefeuille. 2. Polis transacties. Met polis transacties ziet u snel hoeveel nieuw polissen u heeft gesloten binnen een bepaalde periode. De nieuwe polissen zijn wederom onderverdeeld per branche. U kunt zelf aangeven welke periode u wilt meten. Dit doet u met de kalenders bovenin het scherm (zie afbeelding 43). Met de button status kunt u ook laten zien hoeveel offertes en mutaties er hebben plaatsgevonden binnen deze periode. Dit doet u door de knop status te slepen naar de horizontale as (zie afbeelding 44)
35
Bereken Sluit Beheer
Afbeelding 43
Afbeelding 44
36
Bereken Sluit Beheer 3. Top relaties. Bij top relaties ziet u de beste relaties (gebaseerd op premie) van uw portefeuille. Standaard worden de top 100 relaties weergegeven, echter dit kunt u aanpassen bovenin het scherm (zie afbeelding 45).
Afbeelding 45 U zult merken dat de gegevens in de tabellen op veel verschillende manier kan worden weergegeven. Bijna alle rijen en kolommen kunnen gefilterd en gesorteerd worden. Zo kunt u dus zelf bepalen wat voor u het beste overzicht geeft. Indien u een indeling heeft gevonden die u vaker wilt gebruik dan kunt u deze opslaan. Dit doet u met de knop layout opslaan en geef de layout een naam (zie afbeelding 46). Indien u deze indeling de volgende keer weer wilt laden, klik dan op layout laden, en selecteer de gewenste layout (zie afbeelding 46). Daarnaast is er nog de mogelijkheid om een gemaakt overzicht te exporteren naar Excel. Dit doet u door op het Excel logo te klikken (zie afbeelding 46).
Afbeelding 46
37
Bereken Sluit Beheer 19. Widgets Zodra u op het bsbportaal naar Bereken Sluit Beheer gaat ziet u verschillende grafische overzichten van uw portefeuille. Deze overzichten heten widgets. Wilt u een widget toevoegen, klik dan linksboven op toevoegen en selecteer de gewenste widget (zie afbeelding 47).
Afbeelding 47
Om een widget te verwijderen kunt u klikken op het kruis, rechtsboven in de widget (zie afbeelding 48)
Afbeelding 48
38
Bereken Sluit Beheer U heeft op dit moment de keuze uit de volgende widgets: Polisverdeling: U krijgt hier een eenvoudige en duidelijke inzage in uw portefeuille per hoofdbranche. Tevens kunt u per branche verder segmenteren ( procentueel en op aantallen). Door dubbel te klikken op een taartpunt zoomt u in op de betreffende branche. Recente relaties: Hier ziet u de laatst geopende relaties van uw kantoor. U kunt dus op een eenvoudige manier teruggaan naar de relaties waar u het laatste in gemuteerd heeft. AmNieuws: Hier staan de laatste nieuwsitems uit de branche. Deze items komen van amweb.nl Schaderendement: Hier heeft u inzicht in alle schades van uw relaties. U kunt zien welke klanten meerdere schades per jaar hebben. De schades zijn wederom verdeeld per branche. Tevens kunt u zien welke relaties schade hebben binnen een jaar na de ingangsdatum van de verzekering. Schademeldingen: Hier ziet u de schademeldingen per maand. Deze zijn ook weer onderverdeeld per branche. Met deze widget heeft u een duidelijk overzicht over de ontwikkelingen van de schademeldingen van uw kantoor.
39
Bereken Sluit Beheer 20. Takenlijst De takenlijst binnen Bereken Sluit Beheer biedt u de mogelijkheid om taken per gebruiker of per polis aan te maken.
Om een taak aan te maken zoekt u de gewenste relatie of polis op. Klik hierna op overige acties – taak aanmaken (zie afbeelding 49). Vul hierna de gegevens voor de taak in (zie afbeelding 50). Indien een relatie of een polis wordt geopend en er zijn voor de huidige gebruiker actieve taken aanwezig, dan zal er een notificatie (zie afbeelding 51). worden weergegeven dat er actieve taken aanwezig zijn. Indien er voor een polis actieve taken aanwezig zijn, dan zal dit ook bij de relatie worden getoond.
Afbeelding 49
Afbeelding 50
40
Bereken Sluit Beheer
Afbeelding 51
Wilt u een overzicht van al uw taken, dan dient u de widget van uw takenlijst toe te voegen op de startpagina van Bereken Sluit Beheer (zie hoofdstuk 19 voor het toevoegen van widgets). Nadat u de widget geactiveerd heeft krijgt u bijgaand overzicht (zie afbeelding 52). Het overzicht kunt u op verschillende manieren filteren: Taken - Mijn taken ( taken die aan u zijn toegekend). - Gedelegeerde taken ( alle taken die door u zijn aangemaakt maar die u aan iemand anders heeft toegekend. Deze taken zijn dus voor u ingevoerd voor een andere gebruiker (collega). Periode - Vandaag en eerder (alle taken waarbij de afloopdatum voor of op de huidige datum ligt - Toekomst (alle taken waarbij de afloopdatum in de toekomst ligt - Alle taken (alle taken worden getoond, onafhankelijk van de afloopdatum) Naast bovenstaande filters kan worden gefilterd en gesorteerd op iedere kolom. Dit doet u door op de betreffende kolom te klikken. Er verschijnt een blauw pijltje naast de kolom, waarna u kunt sorteren.
Afbeelding 52
41
Bereken Sluit Beheer Indien u een taak wilt wijzigen of verwijderen opent u de taak en klikt u linksboven op wijzigen (zie afbeelding 53). Hier kunt u alle gegevens aanpassen. Is de taak afgehandeld of wilt u de taak verwijderen, selecteer dan bij status de optie afgemeld.
Afbeelding 53 Alle taken die aan een relatie of polis worden toegevoegd zijn zichtbaar in het dossier (Zie afbeelding 54).
Afbeelding 54 Heeft u als kantoor meerdere inlogcodes, dan kunt u ook taken toewijzen aan collega’s. Dit doet u bij het aanmaken van de taak zelf. Onderin de taak staat de optie toekennen (zie afbeelding 55). Hier kunt u een collega selecteren aan wij u de taak wilt toekennen. Zodra u dit doet wordt de taak een gedelegeerde taak.
Afbeelding 55
42
Bereken Sluit Beheer 21. Nieuwe relatie (prospect) invoeren Indien u een nieuwe relatie wilt aanmaken zonder direct verzekeringen af te sluiten, klik dan op nieuwe relatie – nieuwe relatie aanmaken (zie afb 56). U heeft de keuze uit een particulier of een zakelijke relatie.
Afbeelding 56
43
Bereken Sluit Beheer 22. Rekening Courant Om uw rekening courant overzichten in te zien, gaat u naar management info, waarna u bij de optie financieel de mogelijkheid rekening courant selecteert (zie afb 57).
Afbeelding 57
Geef vervolgens de maand en het jaar waarvan u het overzicht wenst te ontvangen (zie afb 58).
Afbeelding 58
44
Bereken Sluit Beheer 23. Prolongatieborderellen De prolongatieborderellen werken op dezelfde manier als de rekening courant overzichten. Ga naar management info en selecteer financieel. Klik vervolgens op prolongatieborderellen en selecteer de gewenste periode (zie afb 59).
Afbeelding 59
45
Bereken Sluit Beheer 24. Eenmalige boekingen Naast de rekening courant overzichten en prolongatieborderellen kunt u ook eenmalige boekingen inzien. Deze zijn ook te vinden bij management info en financieel (zie afb 60).
Afbeelding 60
46
Bereken Sluit Beheer 25. Schademeldingen Indien u in het hoofdmenu kiest voor de optie schade (zie afb 61), krijgt u een overzicht van alle schades.
Afbeelding 61
U kunt deze vervolgens verder filteren op o.a. polisnummer, schadenummer, relatienummer etc. Zodra u de schade opent krijgt u meer inzage in de specifieke schade (zie afb 62).
Afbeelding 62
47
Bereken Sluit Beheer 26. Mailen vanuit Bereken Sluit Beheer 1. Zoek de relatie op en ga naar Overige Acties -> Email versturen (zie afbeelding 63).
Afbeelding 63
2. Type uw bericht en het onderwerp van de Email. Om een bijlage toe te voegen, klik op bestand toevoegen en selecteer de gewenste bijlage op uw computer (zie afbeelding 64).
Afbeelding 64
48
Bereken Sluit Beheer
3. Wilt u een dossieritem toevoegen, dan kan dat op 2 manieren; via de knop dossier item toevoegen (zie bovenstaande afbeelding) of via het dossier zelf. Achter elk item in het dossier is er een kolom geplaatst (mail). Door op het envelopje te klikken wordt automatisch een mail gemaakt met het dossieritem als bijlage (zie afbeelding 65). Handig als uw relatie bijvoorbeeld vraagt voor een polisblad.
Afbeelding 65
4. Klik vervolgens op mail versturen
49
Bereken Sluit Beheer 27. Contactenmodule In het kader van uw zorgplicht is het van belang om zoveel mogelijk contactmomenten met uw relaties vast te leggen. Denk hierbij aan telefoontjes, email, interne controles, signaleringen etc. Contacten kunnen vastgelegd worden op verschillende niveaus: 1. Relatie 2. Polis 3. Schade Binnen de contactenmodule zijn er twee functionaliteiten: 1. Contactregistraties toevoegen 2. Contactregistraties inzien Aanmaken contact Voor het aanmaken van een nieuw contactmoment kiest u in de blauwe taakbalk bij een bestaande relatie voor de menu optie: Overige acties (afbeelding 66). U krijgt dan de keuze uit:
Afbeelding 66
Als u kiest voor
dan opent zich het contactscherm (zie afbeelding 67)
50
Bereken Sluit Beheer
Afbeelding 67
Bij de keuze Opslaan & Taak aanmaken wordt automatisch het venster geopend van een nieuwe taak aanmaken. U kunt hier de benodigde gegevens invullen en daarna de taak opslaan. Voor een uitgebreide omschrijving van de takenlijst verwijzen we u naar hoofdstuk 20 van deze handleiding.
Nadat een contact is aangemaakt kunt u deze terugvinden onder het menu-item: Inzien (zie afbeelding 68)
Afbeelding 68
51
Bereken Sluit Beheer Door op inzien (rechterkant) te klikken zal de betreffende taak zich openen. Indien gewenst kan er alsnog een taak van worden aangemaakt. Klikt u hiervoor op Taak vanuit dit contact (zie afbeelding 69).
:
Afbeelding 69
52
Bereken Sluit Beheer 28. Offertes verwijderen Als u in Bereken Sluit Beheer kiest voor offertes – pakketten dan krijgt u een overzicht met alle uitgebrachte offertes (zie afbeelding 70).
Afbeelding 70
Indien u een offerte wilt verwijderen gaat u naar de kolom met daarin het icoontje afbeelding 71).
(zie
Afbeelding 71
53
Bereken Sluit Beheer Als u op het icoontje drukt wordt de offerte verwijderd nadat u onderstaande vraag heeft beantwoord met Ja (zie afbeelding 72).
Afbeelding 72
Mocht u de verwijderde offerte in de toekomst willen terughalen dan kunt u deze terugvinden via relatie – polissen – inactieve polissen. U ziet hier de offerte terug met de omschrijving Offerte (Afgewezen) - (zie afbeelding 73).
Afbeelding 73
54
Bereken Sluit Beheer 29. Openstaande posten (financieel) Met openstaande posten kunt u zien welke klanten een betalingsachterstand hebben. Tevens ziet u hoevaak de klant al door ons herinnert is hieraan. Voeg de widget “openstaande posten” toe aan uw beginscherm in Bereken Sluit Beheer. (voor meer informatie over widgets, zie hoofdstuk 19).
In het overzicht ziet u informatie als openstaande bedragen, relaties en factuurdata (zie afbeelding 74).
Afbeelding 74
U kunt deze gegevens gebruiken om uw relaties te attenderen op hun achterstand. Hiermee kunt u extra kosten in het verdere aanmaningstraject wellicht voorkomen
55
Bereken Sluit Beheer 30. Clausules inzien Indien u een clausule wilt inzien dient u eerst de polis te openen. Ga hierna naar het tabblad “voorwaarden en clausules” Klik op de infoboxen achter de clausules voor de gehele tekst (zie afbeelding 75).
Afbeelding 75
56
Bereken Sluit Beheer 31. Tweede gezinsautoregeling Open de premieberekening van de personenauto particulier
Onder het kophe hoofdbestuurder vindt u de vraag “wilt u een tweede gezinsautoregeling toepassen?” (zie afbeelding 76)
Afbeelding 76
Vul de vragen in (zie afbeelding 77).
Afbeelding 77
57
Bereken Sluit Beheer In de premievergelijking ziet u direct of een tweede gezinsauto mogelijk is bij een maatschappij (zie afbeelding 78).
Afbeelding 78
58
Bereken Sluit Beheer 32. Uitgebreid beoordelen Hiermee kan u bij het berekenen van de polis een opmerking meegeven. Deze opmerkingen worden vaker gegeven als er iets niet mogelijk is in portaal. Hiermee kan aanvraag naar beoordelen toe gebracht worden door de tussenpersoon door een eigen reden in te vullen (zie afbeelding 79). . Een aantal voorbeelden waarvoor het gebruikt kan worden: - Extra verzekerde bedragen mee laten verzekeren - Extra korting toepassen
Afbeelding 79
59
Bereken Sluit Beheer Let op: een polis komt pas bij beoordelen terecht indien u klikt op aanvragen. Kiest u enkel voor offerte dan gaat de polis niet naar beoordelen!
Ga hiera in het hoofdmenu naar “Beoordelen” (zie afbeelding 80)..
Afbeelding 80
In dit scherm zijn de volgende gegevens direct in te zien: Wie het aangevraagd heeft, aanmaakdatum, relatie, pakket etc
Hoe kan ik een conversatie met de afdeling acceptatie starten? Het chatten is mogelijk met de volgende taken: - Beoordeel taak - Conversatie taak Klik op het zwarte driehoekje zoals te zien is in de afbeeldingen 81 en 82.
60
Bereken Sluit Beheer
Afbeelding 81
Afbeelding 82
61
Bereken Sluit Beheer Wat gebeurt er met de polis en taak
Als een Acceptant op “Direct aanvragen” klikt dan: - Taak voor TP en Acceptant worden automatisch afgehandeld - TP ontvangt automatisch een bevestigingsmail dat die polis is geaccepteerd.
Als een Acceptant op “Akkoord en terug naar Offerte” klikt dan: - Taak TP en Acceptant blijft open staan, wordt geüpdatet met nieuwe datum en status. - In Conversatie nader toelichten hoe of wat precies - De Tussenpersoon kan de nieuwe offerte ophalen in “ Offertes”. - Taak wordt afgehandeld als de polis/pakket is aangevraagd. - Als een offerte wordt afgewezen moet de taak nog wel handmatig afgehandeld worden.
Als een Acceptant op “Afwijzen” klikt dan: - Taak voor TP en Acceptant worden automatisch afgehandeld - TP ontvangt automatisch een bevestigingsmail dat die polis is afgewezen.
62
Bereken Sluit Beheer Hoe moet u een taak afhandelen? Dubbel klik in de taken lijst, er opent dan een nieuw scherm. (Voor uitleg van de schermen zie afbeelding 83).
Afbeelding 83
63
