Handleiding Bestelmodule Platform P Versie 1.0 november 2007
1. Introductie Wat kan je doen met de bestelmodule? Met de bestelmodule kun je regulier drukwerk bestellen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen standaard en variabel drukwerk. Bij variabel drukwerk gaat het om bijvoorbeeld visitekaartjes en receptenblocs. Regulier drukwerk kan je alleen bestellen en niet zelf aanpassen, visitekaartjes en receptenblocs (in verband met de tenaamstelling) echter wel. Je kan nieuwe visitekaartjes aanmaken en wijzigen, doorsturen naar iemand binnen de organisatie voor controle, archiveren en verwijderen. Zowel het reguliere drukwerk als de visitekaartjes worden in de bestelmodule producten genoemd. Verderop in deze handleiding wordt uitgelegd hoe je regulier drukwerk kunt bestellen en hoe visitekaartjes aangemaakt en besteld kunnen worden. Verder kan je de bestelgeschiedenis inzien. Alle bestellingen die je plaatst worden in de bestelmodule bewaard. Wat gebeurt er als ik een bestelling geplaatst heb? Alle bestellingen lopen via e-mail. Wanneer je een bestelling plaatst wordt er door de bestelmodule een e-mail gestuurd naar je contactpersoon bij Platform P. Deze contactpersoon is vermeld onder de tab “Informatie”. Zodra de bestelling bij Platform P verwerkt is ontvang je ter bevestiging een e-mail. Spoedbestellingen Een spoedbestelling is altijd mogelijk, deze optie is ook in de bestelmodule ingebouwd in de vorm van een keuzemogelijkheid tussen “normaal” en “spoed”. Waar vind je de bestelmodule? Van Platform P heb je een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen. Daarmee kan je inloggen op de website van Platform P ( www.platformP.nl ). Op de homepagina van Platform P klik je op ‘Platform voor klanten’. Heb je nog geen gebruikersnaam of wachtwoord gekregen? Neem dan contact op met je contactpersoon bij Platform P. Hoofdnavigatie Wanneer je bent ingelogd kom je op de homepagina van de bestelmodule. Linksboven zie je de hoofdnavigatie met daarin de volgende links: [ Home ] [ Variabel drukwerk ] [ Standaard drukwerk ] [ Bestelgeschiedenis ] [ Informatie ] [ Uitloggen ]
Om drukwerk te bestellen klik je op [ standaard drukwerk en kies je de vestiging] en om visitekaartjes of receptenblocs op te maken én te bestellen op [ Nieuw Project ]. Om je bestelgeschiedenis te bekijken klik je op [ Bestelgeschiedenis ] en om uit te loggen op [ Uitloggen ]. Achter de tab Informatie kun je de contactpersoon met gegevens vinden.
2. Bestellen De organisatie waarin je werkzaam bent heeft één of meerdere vestigingen. In de bestelmodule bestel je altijd voor één vestiging. Het is niet mogelijk om voor verschillende vestigingen in één project te bestellen. Het plaatsen van een bestelling gaat in twee stappen: Stap 1 | Bestelling opgeven Klik op [ Bestellen ] Kies in het uitklapmenu de vestiging waarvoor je wilt bestellen. Je krijgt nu het bestelformulier te zien met daarop een lijst van producten die voor de vestiging besteld kunnen worden. Hieronder wordt het bestelformulier beschreven. Houdt er rekening mee dat het bestelformulier niet voor iedere besteller gelijk is. Het bestelformulier heeft de volgende, meest voorkomende kolommen. •
Product De naam van het product eventueel met een productnummer of productcode.
•
Info Klik op de link [ Info ] om een scherm te openen met productspecificaties en, indien van toepassing, de prijzen en staffels.
•
PDF Klik op de link [ PDF ] om een voorbeeld van het product te bekijken. Als er geen voorbeeld beschikbaar is zal de link [ PDF ] niet zichtbaar zijn.
•
Formaat Het formaat van het product in millimeter (mm), breedte x hoogte.
•
Voorraad (indien van toepassing)
De huidige voorraad van het product. •
Eenheid De besteleenheid van het product. Een besteleenheid van 1.000 wil zeggen dat je 1.000 exemplaren ontvangt wanneer je 1 besteleenheid bestelt.
•
Produceren (indien van toepassing) Hier vul je het aantal te produceren eenheden in. De eenheden worden gedrukt en voor je op voorraad gezet. Een opdracht voor het in productie nemen van een bestelitem kan door enkele geautoriseerde medewerkers worden verstrektt. Niet iedereen heeft deze mogelijkheid.
•
Afleveren Hier vul je het aantal te af te leveren eenheden in. Deze eenheden worden bezorgd op het afleveradres van de vestiging
Geef je referentie op en plaats indien nodig een opmerking. Bij de afleverinstructie kun je bijvoorbeeld een afwijkend afleveradres vermelden. Of factuurgegevens. Soms moet een factuur naar een ander adres (bijv. financiele administratie) worden gestuurd dan de bestelling. Ook is het soms wenselijk een aparte kostenplaats op een factuur te vermelden. Dit kun je hier aangeven bijvoorbeeld met de tekst: “ svp op factuur kostenplaats (nummer) vermelden “. Je kan zelf je referentie bepalen, deze hoeft niet aan specifieke voorwaarden te voldoen. Klik op de knop [ Overzicht en bestellen ] Stap 2 | Bestelling controleren Controleer je bestelling en pas deze eventueel aan door op de knop [ Wijzigen ] te klikken. Klik op de knop [ Akkoord ] om de bestelling te plaatsen. Nadat de bestelling geplaatst is krijg je een pagina met een bevestiging te zien ondertekend door je contactpersoon bij Platform P. Nadat de bestelling verwerkt is bij Platform P ontvang je een email met daarin een overzicht van de door jou bestelde producten, het aflever- en factuuradres en de aflevertermijn.
3. Visitekaartjes 3.1 Projecten Om een visitekaartje of een receptenbloc op naam te kunnen bestellen moet je eerst een nieuw project aanmaken. Hieronder beschrijven we de aanmaak van visitekaartjes. Het bestellen van receptenblocs gaat op dezelfde wijze. Wat is een project? Ja kan een visitekaartje aanmaken, wijzigen en per e-mail voor controle naar iemand binnen de organisatie sturen (ook naar jezelf dus). Al deze handelingen hebben betrekking op het visitekaartje en vinden plaats binnen een project. Je kan een project beschouwen als een denkbeeldige map waarin het visitekaartje bewaard wordt. Het visitekaartje zelf is een Adobe PDF dat door de bestelmodule gecreëerd wordt. Hieronder wordt uitgelegd hoe je een nieuw project aanmaakt en een visitekaartje bestelt:
Stap 1 | Nieuw project Klik in de hoofdnavigatie op [ Projecten ] Je bent nu in het Visitekaartjes gedeelte van de bestelmodule. Klik op [ Nieuw project ] in de subnavigatie, links op je scherm. Je ziet nu het scherm ‘Nieuw project’. Je ziet hierbij de keuzemogelijkheid voor een visitekaartje of een receptenbloc. Nadat je deze keuze hebt gemaakt, vul je het volgende in:
•
Project Hier geeft je de naam van het project op (de naam van de denkbeeldige map waarin het visitekaartje bewaard wordt) Stel dat je een visitekaartje wilt bestellen voor iemand in de organisatie met de naam J. Jansen. Dan is het handig om het project J. Jansen te noemen.
•
Product Hier kies je het product. Afhankelijk van de organisatie kan je kiezen uit één of meer producten. Je organisatie bestaat bijvoorbeeld uit verschillende bedrijfsonderdelen met ieder een eigen visitekaartje.
•
Urgentie Je kiest uit Normaal of Spoed. Indien je voor spoed kiest zal Platform P je visitekaartje met voorrang drukken en afleveren.
•
Interne controle Kies Ja of Nee. Wanneer je kiest voor Interne controle heb je de mogelijkheid om de PDF van het visitekaartje voor controle naar iemand in je organisatie te sturen. Dit wordt verderop uitgelegd onder ‘Workflow’.
•
Email voor controle Hier vul je het email adres in voor interne controle.
Klik op [ Doorgaan ] Je ziet nu het invoerscherm voor het visitekaartje. Hier vul je alle gegevens in die op het visitekaartje gedrukt gaan worden:
•
Titels (voor) (na) Je selecteert de titel in het uitklapmenu en klikt op de knop met pijltjes naar rechts [>>>]. De titel verschijnt in het invoerveld rechts van de knop met pijltjes. Je kan de titel(s) ook handmatig invoeren of verwijderen.
•
Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Functie et cetera. Vul alle gegevens in die op het visitekaartje gedrukt moeten worden.
Klik op [ Doorgaan ]. Het nieuwe project en het visitekaartje zijn nu aangemaakt! Je ziet het scherm ‘Project gegevens’. Het is verstanding om altijd het nieuwe visitekaartje te controleren. Klik onder ‘Project opties’ op [ Bekijk PDF ]. De PDF van het visitekaartje zal worden geopend.
Stap 2 | Bestellen bij Platform P Klik onder ‘Project opties’ op [ Bestellen bij Platform P ] Kies in het uitklapmenu de vestiging waarvoor je wilt bestellen. Vanaf hier verloopt de bestelling op dezelfde wijze waarop je regulier drukwerk bestelt.
Receptenblocs – speciale instructie Receptenblocs kun je beschouwen als “gevoelig drukwerk”. In de instructie is het dus belangrijk om bij de bestelling van receptenblocs te vermelden aan wie deze persoonlijk moeten worden afgegeven. Hierover zijn afspraken gemaakt met Platform P, Het is belangrijk dat de bezorgdienst een aanspreekpunt heeft. Aflevering aan de behandelaar is niet handig, omdat deze niet altijd beschikbaar is om de aflevering in ontvangst te nemen. Het is dus handig om de naam van een receptionist(e) of secretaresse op te geven.
3.2 Werken met visitekaartjes binnen een project Hieronder worden alle handelingen, die binnen het project mogelijk zijn, beschreven. Indien je nog niet in het Visitekaartjes gedeelte bent: Klik op [ Visitekaartjes ] in het hoofdmenu. Kies het project waarin het visitekaartje bewaard wordt (klik op de naam van het project). Je ziet het scherm ‘Project gegevens’. Onder ‘Project opties’ zie je alle handelingen die mogelijk zijn: Bekijk PDF Klik op [ » Bekijk PDF ] om de PDF van het visitekaartje te openen.
Wijzig projectgegevens Klik op [ » Wijzig project gegevens ] Onderstaande gegevens kan je wijzigen: •
Project;
•
Urgentie;
•
Interne controle;
•
Email voor interne controle;
Wijzig PDF Klik op [ » Wijzig PDF ] om de gegevens op het visitekaartje te wijzigen. Wijzig PDF zonder de workflow te wijzigen Klik op [ » Wijzig PDF zonder de workflow te wijzigen ] om de gegevens op het visitekaartje te wijzigen zonder dat de workflow gewijzigd wordt (Zie Workflow). Stuur PDF voor interne controle Klik op [ » Stuur PDF voor interne controle ] De PDF wordt per e-mail gestuurd naar het email adres dat is opgegeven bij Project gegevens (zie Workflow) Bestellen bij Platform P Klik op [ » Bestellen bij Platform P ] Vanaf hier verloopt de bestelling op de zelfde wijze waarop je regulier drukwerk bestelt. Verplaats dit project naar het archief Klik op [ » Verplaats dit project naar het archief ] Om je werk overzichtelijk te houden kan je, nadat het visitekaartje besteld is, het project naar het archief verplaatsen. Indien je later het zelfde kaartje wilt bijbestellen kan je het project vanuit het archief activeren (terugplaatsen) Verwijder dit project Klik op [ » Verwijder dit project ] om het project en visitekaartje uit de bestelmodule te verwijderen.
3.3 Workflow De workflow is met name bedoeld om de interne controle te volgen. Wanneer je kiest voor Interne controle bij het aanmaken van een project wordt de workflow geactiveerd. Je vindt de workflow in het scherm ‘Project gegevens’ onder ‘Workflow’. Het bestaat uit: •
Interne controle
•
Platform P
Hoe werkt de workflow? Wanneer je een visitekaartje verstuurd voor interne controle krijgt de geadresseerde een email met de PDF van het visitekaartje. De geadresseerde controleert het kaartje en klikt op een link in de e-mail. De geadresseerde krijgt een scherm te zien waarop hij of zij het visitekaartje kan goed- of afkeuren.
Wanneer het visitekaartje niet goed is, kan de reden hiervoor opgegeven worden. Wanneer de controle heeft plaatsgevonden zie je het resultaat terug in de workflow: •
Goedgekeurd of afgekeurd (met eventueel de reden)
‘Workflow Interne controle’: •
Postvak UIT – het kaartje is nog niet verstuurd;
•
Goedgekeurd – het visitekaartje is goedgekeurd;
•
Afgekeurd – het visitekaartje is afgekeurd;
•
Interne controle is niet actief
‘Workflow Platform P’: •
Postvak UIT – het visitekaartje is nog niet besteld;
•
Verzonden – het visitekaartje is besteld;
4.0 Systeemeisen Om gebruik te maken van de bestelmodule heb je een internet browser nog. Dit is meestal standaard geïnstalleerd op je PC of Mac. De bestelmodule is geoptimaliseerd voor Microsoft Internet Explorer voor PC en Safari voor Mac. Beveiliginginstellingen De browser dient Javascript 2.0 te ondersteunen. Als je problemen ondervindt met de bestelmodule komt dit meestal door een te hoge veiligheidinstelling, waardoor bepaalde functionaliteiten van de browser niet werken.
