Handboek voor. veldmedewerkers. thuisfrontcomités

Handboek voor veldmedewerkers & thuisfrontcomités

Versie: oktober 2014

1

Wycliffe Bijbelvertalers Nederland | De Bijbel in de taal van je hart!

Kantoorgegevens Wycliffe Bijbelvertalers Nederland Bezoekadres Hoofdstraat 55, 3971 KB Driebergen Postadres Postbus 150, 3970 AD Driebergen Kantooruren 8.30 – 17.00 uur E-mailadres algemeen [email protected] Telefoonnummer 0343-517444 Website www.wycliffe.nl

2


Inhoudsopgave Inleiding .............................................................................................................................................. 5 1. Wycliffe Bijbelvertalers Nederland - Algemeen ............................................................................... 6 1.1 Relatie WBN, kerk, tfc en veldmedewerker ............................................................................... 6 1.2 De vereniging WBN................................................................................................................... 7 1.3 Begeleiding van tfc’s ................................................................................................................. 7 1.4 Leerstellige grondslag van WBN ................................................................................................ 8 1.5 Informatieve dagen .................................................................................................................. 9 2. Opzet en verantwoordelijkheden van een tfc ............................................................................... 10 2.1 De opzet van een tfc ............................................................................................................... 10 2.2 De samenstelling van een tfc .................................................................................................. 11 2.3 De start van een tfc ................................................................................................................ 12 2.4 Taken binnen een tfc .............................................................................................................. 12 2.5 Functies van een tfc ................................................................................................................ 13 2.6 Tfc activiteiten ........................................................................................................................ 13 2.7 Bevoegdheden van tfc-leden .................................................................................................. 15 2.8 Uitzend- /afscheidsdienst ....................................................................................................... 15 2.9 Adressenbestand .................................................................................................................... 16 2.10 Verantwoordelijkheden van de veldmedewerker naar het tfc ............................................... 17 3. Comité en kinderen van veldmedewerkers .................................................................................. 18 3.1 Tijdens de veldperiode ........................................................................................................... 18 3.2 Tijdens de verlofperiode ......................................................................................................... 19 4. Gebed ........................................................................................................................................... 22 5. Financiën...................................................................................................................................... 24 5.1 Begroting (Field Worker’s Budget) .......................................................................................... 24 5.2 Comitébankrekening .............................................................................................................. 25 5.3 Sparen voor verzekering, pensioen en verlof .......................................................................... 26 5.4 Giftenoverzichten ................................................................................................................... 26 5.5 Automatische incasso’s .......................................................................................................... 26 5.6 Assessment ............................................................................................................................ 26 5.7 Vergoeding van gedane betalingen ......................................................................................... 27 5.8 Aftrek voor de belasting ......................................................................................................... 28 3


5.9 Bedanken van gevers .............................................................................................................. 28 5.10 Machtiging ........................................................................................................................... 28 5.11 Gang van het geld ................................................................................................................. 29 5.12 Verzekeringen ...................................................................................................................... 29 5.13 Projectfondsen ..................................................................................................................... 30 5.14 Studiekosten en -verlof......................................................................................................... 30 5.15 Diversen ............................................................................................................................... 31 6. Publiciteit en fondsenwerving ...................................................................................................... 32 6.1 Informatiefolder ..................................................................................................................... 32 6.2 Adressenbestand .................................................................................................................... 32 6.3 Nieuwsbrief ............................................................................................................................ 33 6.4 Publiceren via internet (websites, weblogs, sociale media) ..................................................... 33 6.5 Gebedsbrief met beperkte circulatie....................................................................................... 33 6.6 Andere mogelijkheden voor publicatie ................................................................................... 33 6.7

Fondswerving .................................................................................................................... 34

7. Verlof ............................................................................................................................................ 36 7.1 Verlofinformatie ..................................................................................................................... 36 7.2 Huisvesting ............................................................................................................................. 38 7.3 Toestemming voor Vertrek ..................................................................................................... 40 8. Comité in crisistijd ......................................................................................................................... 41 9. Comité voor veldmedewerker die vanuit Nederland werkt ............................................................ 42 10. FAQ/Veelgestelde vragen ............................................................................................................ 44 Bijlage 1 ............................................................................................................................................ 45 Bijlage 2 ............................................................................................................................................ 46 Bijlage 3 ............................................................................................................................................ 47 Bijlage 4 ............................................................................................................................................ 48 Bijlage 5 ............................................................................................................................................ 49 Bijlage 6 ............................................................................................................................................ 51

4


Inleiding Dit handboek voor thuisfrontcomités (hierna: tfc’s) van veldmedewerkers van Wycliffe Bijbelvertalers Nederland (hierna: WBN), is bedoeld als inspiratiebron en richtlijn voor nieuwe en bestaande tfc’s om hun taken goed uit te kunnen voeren. We hopen dat dit handboek zijn nut zal hebben en we staan open voor ideeën en suggesties voor verbetering. Elk nieuw tfc ontvangt dit handboek. Ook staat de meest recente versie op de website van WBN. Ieder lid heeft een vast aanspreekpunt op het kantoor. Voor algemene vragen kunt u terecht bij de secretaresse van de afdeling. Afdeling Personeelszaken bestaat uit de volgende medewerkers: Secretaresse Personeelszaken Annemarie Broer

– [email protected]

Contactpersonen voor leden en tfc’s Nicolette Baan


Antje Kieviet


Frits Niemeijer


Alinda Paul


5


1. Wycliffe Bijbelvertalers Nederland - Algemeen 1.1 Relatie WBN, kerk, tfc en veldmedewerker WBN heeft als doel Nederlandse christenen en hun kerkelijke gemeenten te motiveren en actief te betrekken bij de visie en het werk van SIL en andere veldorganisaties. (SIL, oorspronkelijk de afkorting van Summer Institute of Linguistics, is de belangrijkste partnerorganisatie van Wycliffe Bijbelvertalers). Hierbij valt te denken aan voorlichting en publiciteit, werving en begeleiding van nieuwe veldmedewerkers, contacten met uitzendende kerken en gemeenten, contacten met de diverse SIL-afdelingen in de wereld en met de internationale hoofdkantoren. WBN is een bemiddelingsorganisatie. Ze bemiddelt tussen Nederlandse christenen en hun kerkelijke gemeenten enerzijds en SIL en andere partnerorganisaties anderzijds. De doelstelling van Wycliffe (en van organisaties als SIL) is het bevorderen van Bijbelvertaalwerk, zodat elk mens de Bijbel kan lezen in de taal die hij/zij het beste begrijpt. Deze visie geeft al aan dat Wycliffe deel uitmaakt van een groter geheel: de wereldwijde zendingsopdracht. Daarom willen Wycliffe en haar partnerorganisaties niet onafhankelijk, maar interafhankelijk functioneren ten opzichte van de andere leden van het lichaam van Christus. De specifieke doelstelling van Wycliffe is: het bevorderen van Bijbelvertaalwerk door het betrekken bij en betrokken houden van christenen in Nederland bij de visie en het werk van haar partnerorganisaties. De meest concrete vormen van betrokkenheid zijn: christenen die zich (meestal in het buitenland) inzetten voor het werk; christenen die (regelmatig) geld geven voor het werk en zij die voor het werk en de medewerkers bidden. Het uitzenden van mensen wordt door Wycliffe gezien als de verantwoordelijkheid van de kerkelijke gemeente. Dit vloeit voort uit de normale zorg en verantwoordelijkheid van een gemeente voor de individuele gemeenteleden. Bijbelse voorbeelden maken duidelijk dat er een bijzondere relatie is en blijft tussen een gemeente en een gemeentelid dat geroepen wordt voor een zendingstaak. Met andere woorden: de gemeente neemt de uitzendende verantwoordelijkheid van een gemeentelid op zich, stelt dat gemeentelid vrij voor een fulltime zendingstaak en leent hem/haar uit aan Wycliffe voor uitlening aan een veldorganisatie als SIL. Wycliffe beperkt zich hierbij tot haar bemiddelende functie enerzijds en de selectie en begeleiding anderzijds. De uitzendende verantwoordelijkheid van de kerkelijke gemeente omvat zowel geestelijke als materiële aspecten. Deze verantwoordelijkheid begint zodra een gemeentelid roeping ervaart voor een taak binnen bijvoorbeeld het Bijbelvertaalwerk. Die roeping heeft bevestiging nodig van de kerkelijke gemeente en van Wycliffe. De manier waarop aan de uitzendende verantwoordelijkheid vorm en inhoud wordt gegeven, is per gemeente of kerkgenootschap verschillend. Wycliffe past zich uiteraard aan bij de traditie en opvattingen die binnen een gemeente of kerkgenootschap bestaan.

6


Het tfc vormt de schakel of het contact tussen de achterban, de veldmedewerker en WBN. Schematisch ziet dat er ongeveer zo uit:

Individuele achterban Gemeente tfc

WBN

Veldmedewerker (lid WBN)

SIL en andere partnerorganisaties

1.2 De vereniging WBN WBN begon als Nederlandse organisatie in 1970. Zij wordt bijgestaan en geadviseerd door een bestuur dat wordt gekozen door de veldmedewerkers. (De veldmedewerkers zijn de leden van de Vereniging WBN). De leden van dit bestuur zijn voor het merendeel niet werkzaam bij Wycliffe en SIL en vertegenwoordigen de volle breedte van de kerkelijke achterban van Wycliffe. WBN heeft naast leden ook ‘geassocieerde leden’. Geassocieerde leden worden uitgenodigd voor de jaarlijkse ledenvergadering van Wycliffe en ze hebben tijdens deze vergaderingen het recht van spreken, maar ze hebben geen stemrecht. (Een veldmedewerker kan een geassocieerd lid wel machtigen zodat diegene namens de veldmedewerker kan stemmen). Elk tfc krijgt het advies in ieder geval één geassocieerd lid te benoemen, die dus wordt uitgenodigd voor de jaarlijkse ledenvergadering. Geassocieerde leden krijgen ook de verkorte notulen van de vergaderingen van het bestuur van WBN. Geassocieerd lidmaatschap wordt aangevraagd via de secretaresse van afdeling Personeelszaken.

1.3 Begeleiding van tfc’s Eén van de taken van het kantoor van WBN is de begeleiding van en het contact onderhouden met de verschillende tfc’s. Het kantoor stuurt informatie over bijeenkomsten of conferenties naar de contactpersoon van elk tfc. Op het kantoor zijn folders en presentatiemateriaal beschikbaar voor tfc’s en veldmedewerkers. Ook is er de mogelijkheid verschillende dvd’s te lenen. De DVD “Licht in de Jungle” kunt u bij WBN aanvragen en is gratis voor tfc’s. Zie verder hoofdstuk 6 Publiciteit en fondswerving.

7


1.4 Leerstellige grondslag van WBN Van veldmedewerkers wordt instemming verwacht met de volgende stellingen die hoofdpunten uit het christelijk belijden omvatten: 

Wij geloven dat de Bijbel het geïnspireerde Woord van God is, dat volledig is te vertrouwen, en dat het hoogste gezag heeft in alle geloofszaken en in de praktijk van ons leven.



Wij geloven in één God, in alle eeuwigheid bestaande uit drie Personen: de Vader, de Zoon en de Heilige Geest.



Wij geloven dat ieder mens naar Gods beeld is geschapen en daarom waarde heeft voor Hem, maar tegelijkertijd geloven wij dat ieder mens ten gevolge van de zonde is vervreemd van God en van zijn medemens en verzoening nodig heeft.



Wij geloven dat Jezus Christus, de Zoon van God, geboren uit de maagd Maria, volledig God en volledig mens is. Hij liet Gods liefde voor zondaars zien door de straf op de zonde, de dood, voor ons te dragen. Hij stond lichamelijk op uit de dood en keerde terug naar de hemel waar Hij bidt voor ieder die bij Hem hoort.



Wij geloven dat ieder mens die zijn zonde belijdt en gelooft in Jezus Christus als zijn of haar Heer en Redder, door de genade van God rechtvaardig wordt verklaard en vergeving en eeuwig leven van Hem ontvangt.



Wij geloven dat de Here Jezus Christus persoonlijk zal terugkeren in heerlijkheid om de doden op te wekken en de wereld te oordelen.



Wij geloven dat alle mensen zullen opstaan uit de dood. Zij die bij Christus horen, om in vreugde eeuwig bij God te leven, zij die verloren gaan, om eeuwig gescheiden van God te blijven.



Wij geloven in de Heilige Geest, die nieuw leven geeft aan hen die bij Christus horen. Door Zijn aanwezigheid in alle gelovigen en door de kracht waarmee Hij hen verandert en zekerheid geeft, rust Hij hen toe om een heilig leven te leiden en een waardevolle bediening te hebben.



Wij geloven dat de Kerk het Lichaam van Christus is, de gemeenschap der heiligen en dat zij de opdracht heeft om discipelen te maken van alle volken.

Van de leden van een tfc wordt verwacht dat ze hiervan op de hoogte zijn en dat ze in alle zaken steeds handelen in overeenstemming met de wensen en stijl van de veldmedewerker en de organisatie WBN.

8


1.5 Informatieve dagen WBN werkt mee aan de jaarlijkse tfc-dag, georganiseerd door Stichting EA-EZA. Deze dag geeft door middel van workshops en lezingen zeer veel informatie aan tfc’s. Ieder jaar is er de algemene ledenvergadering van WBN, waarvoor veldmedewerkers en geassocieerde leden worden uitgenodigd. WBN organiseert jaarlijks of tweejaarlijks een Ouderdag, meestal in het eerste kwartaal van een kalenderjaar. Deze dag wordt zeer gewaardeerd en is vooral voor ouders van nieuwe veldmedewerkers heel waardevol. Ook organiseert WBN jaarlijks een Ontmoetingsdag voor betrokkenen. Op deze dag staan ontmoeting, gebed en het uitwisselen van informatie centraal. Van tijd tot tijd organiseert Wycliffe een oriëntatiedag. Het doel hiervan is geïnteresseerden informeren over en enthousiasmeren voor een functie of van het werk binnen WBN.

9


2. Opzet en verantwoordelijkheden van een tfc 2.1 De opzet van een tfc Een tfc is een groep vertrouwde medechristenen die achter de roeping staat van de veldmedewerker en die de verantwoordelijkheid voor een aantal taken op zich neemt, zodat het mogelijk is voor de veldmedewerker om zijn/haar werk te doen. Een groep van vertrouwde medechristenen De groep kan bestaan uit vertegenwoordigers van de kerkelijke gemeente en/of vrienden van de veldmedewerker. Tussen de veldmedewerker(s) en het tfc moet een grote mate van vertrouwen en openheid bestaan. De veldmedewerker heeft zo’n vertrouwensrelatie vooral nodig om zichzelf te kunnen zijn en om zichzelf te kunnen uiten over welke gedachten, gevoelens en behoeften dan ook. De tfc-leden hebben zo’n relatie nodig om tot een werkelijke steun te kunnen zijn voor de veldmedewerker. De roeping De roeping voor een bepaalde taak binnen Gods koninkrijk is een zaak tussen God en de veldmedewerker. In de visie en praktijk van Wycliffe dient die roeping bevestigd te worden door de Wycliffe-organisaties enerzijds en de kerkelijke gemeente en/of vertrouwde medechristenen anderzijds. Het is van cruciaal belang dat het tfc achter de roeping van de veldmedewerker staat. Een veldmedewerker die de roeping heeft om in de frontlinie te staan, heeft mensen nodig die meedoen. Ze horen bij elkaar en delen ook samen in de zegen (1 Samuël 30:24). De coördinatie van de uitzending Het tfc neemt initiatief in de voorbereiding van een uitzending en onderzoekt de verschillende behoeftes. Het tfc heeft een coördinerende functie. Dat betekent niet dat het zelf alles moet doen; ook niet dat het garant moet staan voor bijvoorbeeld de financiën. Voor allerlei praktische zaken schakelt het anderen in. Inhoudelijk omvat een uitzending drie verschillende terreinen: 

het geestelijke



het menselijke/sociale



het materiële

Het begin van een tfc We adviseren de veldmedewerker om al in een vroeg stadium, als hij/zij bezig is met een zendingsroeping in zijn/haar leven, na te denken over de vorming van een tfc. Het is belangrijk dat het toekomstige tfc al in een vroeg stadium deel uitmaakt van het proces tot uitzending. Op die manier voelen de tfc-leden zich ook meer direct betrokken bij de zendingsroeping van de veldmedewerker.

10


2.2 De samenstelling van een tfc De structuur en samenstelling van de zendende gemeente bepaalt gedeeltelijk de samenstelling van het tfc. Comités verschillen onderling. Dit komt omdat kerken, veldmedewerkers en tfc-leden ook verschillend zijn. Soms heeft een tfc geen enkele officiële band met de zendende gemeente van de veldmedewerker, en soms vormt de zendingscommissie van de kerk het tfc. Deze diversiteit houdt ook in dat er per tfc verschil bestaat in verantwoordelijkheden. Voor alle tfc’s geldt dat de leden met hart en ziel achter het werk van de uitgezondene staat en daar betrokken bij wil zijn. Bij de samenstelling van een tfc is het verder van belang een evenwicht te vinden tussen de volgende typen leden: 

Mensen die de veldmedewerker persoonlijk goed kennen (het is niet akkoord dat een familielid (of partner daarvan) uit het gezin van herkomst van de veldmedewerker lid is van een tfc);



Mensen die in de kerkelijke gemeente, en leiding daarvan, gerespecteerd worden en enige invloed hebben;



Mensen die kunnen enthousiasmeren voor gebed voor de veldmedewerker;



Mensen die financieel-administratieve gaven hebben;



Mensen die organisatorische gaven hebben;



Mensen die goed zijn in praktische werkzaamheden.

Indien de veldmedewerker getrouwd is en kinderen heeft, is het belangrijk dat er in het tfc ook één of meer leden zitten die gehuwd zijn en kinderen hebben, het liefst kinderen in dezelfde leeftijdscategorie. Dit geldt ook voor andere situaties, bijv. als de veldmedewerker single is, dan is het belangrijk dat er in het tfc ook één of meer singles zitten. De optimale grootte van een tfc is tussen de 4 en 7 leden. Een kleiner tfc betekent vaak te veel belasting voor enkelen, een groter is snel log. Voor bijzondere activiteiten kunnen altijd extra mensen aangetrokken worden. Het gaat er niet om dat je als tfc alles doet wat er gedaan moet worden. De kunst is delegeren, en ondertussen wel coördinatie, overzicht en eindverantwoordelijkheid behouden.

Advies: maak tijdig afspraken over hoe lang tfc-leden in een tfc mogen/moeten blijven en hoe je vervanging regelt en wat daarbij belangrijk is.

Het is van belang dat de veldmedewerker een zaakwaarnemer aanstelt die de privébelangen van de veldmedewerker behartigt. Te denken valt hier aan gemachtigde zijn t.a.v. de privébankrekeningen, toezicht op een verhuurd huis, enz. Het valt te overwegen iemand buiten het tfc van de veldmedewerker te kiezen.

11


Een zaakwaarnemer is iemand die vrijwillig de belangen van de veldmedewerker waarneemt zonder van de veldmedewerker voor elke handeling opdracht te krijgen en zonder dat de veldmedewerker vooraf van elke handeling op de hoogte hoeft te zijn. De zaakwaarnemer treedt dus in de plaats van de veldmedewerker en behartigt al diens belangen alsof hij/zij die ander zelf is. Voor officiële handelingen (bijv. de koop van een huis) is een regeling via een notaris nodig.

2.3 De start van een tfc De veldmedewerker vraagt een aantal mensen om zitting te nemen in het tfc. Een bijeenkomst wordt georganiseerd waarin deze mensen, de veldmedewerker en iemand van WBN (een hiervoor beschikbare medewerker van de afdeling personeelszaken) samenkomen. Tijdens deze bijeenkomst wordt het concept van een tfc uitgelegd en wordt overlegd welke vorm dit specifieke tfc dient te krijgen. Afhankelijk van wat mensen al over Wycliffe en SIL weten, wordt algemene informatie gegeven. Na deze bijeenkomst besluiten de genodigden officieel of ze al dan niet in dit tfc willen meewerken. Ook kan overlegd worden of het gepast is iemand van de zendingscommissie toe te voegen, of bijv. een ouderling of oudste. Tijdens deze (of een volgende) bijeenkomst worden de taken verdeeld onder de verschillende tfc-leden.

Tip: Neem als kersvers tfc met de veldmedewerker het boek Een thuisfront voor de zendeling van Neil Pirolo samen door. Via het Wycliffe-kantoor is voor elk tfc een gratis exemplaar van dit boek verkrijgbaar.

2.4 Taken binnen een tfc Dit zijn de taken in een tfc: 

een voorzittertaak/spil van het tfc: reilen en zeilen van het tfc in de gaten houden; tfc bij elkaar roepen; agendavoorstel opstellen; voorzitten vergaderingen; in het oog houden welke openstaande taken en afspraken er zijn en dat deze worden uitgevoerd;



een secretaristaak: notuleren; bijhouden van een adressenbestand; verzenden nieuwsbrieven;



een penningmeestertaak: beheren giftenadministratie; meedenken met de veldmedewerker over andere financiële zaken zoals verzekeringen en pensioen, de andere tfc-leden proactief informeren over de financiële stand van zaken (hoeveelheid inkomsten van de veldmedewerker ten opzichte van wat maandelijks nodig is);



een publiciteit taak;



een gebedscoördinatietaak;



een contactpersoon: degene die de informatie van het Wycliffe-kantoor ontvangt en doorstuurt naar de andere tfc-leden; meestal is de contactpersoon de secretaris, soms de voorzitter.

Het is niet zo dat één persoon slechts één taak op zich mag nemen. Het tfc bekijkt welke persoon wellicht twee goed combineerbare taken op zich neemt.

12


N.B. Een combinatie van de voorzittertaak en de secretaristaak bij één persoon of de voorzittertaak en penningmeestertaak bij één persoon is niet verstandig. Vertrouwenspersoon voor de veldmedewerker: dit is soms iemand binnen het tfc (bijv. degene met de gebedscoördinatietaak), maar vaker is dat iemand die ‘buiten’ staat en niet ‘meerdere petten’ op heeft; iemand van buiten de kerkelijke gemeente, tfc, WBN en familie.

2.5 Functies van een tfc 1. Op de hoogte zijn en blijven van de geestelijke en materiële behoeften van de veldmedewerker. 2. Manieren vinden om deze behoeften bekend te maken bij God, de gemeente(n) en individuele medegelovigen en wegen vinden om in die behoeften te voorzien. 3. Onderzoeken hoe de kerkelijke gemeente en/of andere vertrouwde medegelovigen kunnen helpen bij de uitvoering van de uitzendende verantwoordelijkheden. 4. In al deze en andere zaken steeds te handelen in overeenstemming met de wensen en stijl van de veldmedewerker en Wycliffe-organisatie. Dit houdt in dat de tfc-leden goed communiceren met de veldmedewerker en basiskennis hebben van het beleid en de uitvoering van Wycliffe en SIL.

2.6 Tfc activiteiten Het tfc zal in het algemeen haar taken willen afbakenen. Na het verdelen van de verschillende taken over de tfc-leden (voorzitter, penningmeester, secretaris, etc.) naar ieders bekwaamheden en beperkingen, wordt het tfc geacht de volgende activiteiten te organiseren: 1. Regelmatig vergaderen, inclusief notuleren (advies: 4-6 keer per jaar vergaderen; bij bijzondere omstandigheden frequenter); 2. Organiseren van regelmatig gebed voor de veldmedewerker en het project/land waar hij/zij bij betrokken is; 3. In sommige gevallen het postadres zijn voor de veldmedewerker; 4. Regelen van allerlei praktische zaken: verzending van nieuws- en gebedsbrieven, huisvesting en goede opvang tijdens verlof, etc.; 5. Bekendheid geven aan de visie van Bijbelvertaalwerk en het aandeel van WBN en SIL en dat van de eigen veldmedewerker; 6. Gemeenten en medechristenen zoeken die de veldmedewerker in gebed en financieel willen ondersteunen; 7. Het beheren van de giftenadministratie (zie hoofdstuk 6); 8. Een goede communicatie is erg belangrijk. Het tfc vormt de schakel tussen A) de veldmedewerker, B) de achterban en C) WBN. A. Communicatie met de veldmedewerker 

Het tfc houdt de veldmedewerker, voor zover nodig i.v.m. internet op het veld, op de hoogte van politieke en maatschappelijke ontwikkelingen in Nederland en, indien nodig, de kerkelijke gemeente;

13




Het stuurt regelmatig post en/of pakketten, bijv. met verjaardagen of andere hoogtijdagen en het helpt met kopen en verzenden van gevraagde artikelen;



Het helpt mee met het opstellen van de verlofagenda;



Het heeft ook een belangrijke taak in de morele ondersteuning van de veldmedewerker door bijv. actief luisteren, geestelijke bescherming bieden, aandacht voor familie en persoonlijke aangelegenheden, aandacht voor het werk en de werkomstandigheden op het veld.

B. Communicatie met de achterban, de kerkelijke gemeente, vrienden en familieleden van de veldmedewerker 

Adressenbestand van de achterban beheren (soms);



Gebedsonderwerpen van de veldmedewerker doorgeven aan de achterban;



Versturen van bedankbrieven voor ontvangen giften (in overleg met de veldmedewerker).

C. Communicatie met WBN 

Het tfc houdt WBN op de hoogte van veranderingen in het tfc (wijzigingen van adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie in het tfc – vooral als het betreft: de voorzitter, de penningmeester, de contactpersoon naar WBN toe);



Van vergaderingen worden altijd notulen (met actielijst) gemaakt. WBN en de veldmedewerker ontvangen hiervan een kopie;



Dringend advies: het tfc (of enkele personen daaruit) bezoekt bijeenkomsten (de tfc-dag (EZA) en de jaarlijkse algemene ledenvergadering als geassocieerd lid);



Het tfc wijst één tfc-lid aan als contactpersoon naar WBN toe (vaak is dit de voorzitter of de secretaris);



Alle tfc-contactpersonen ontvangen de Wycliffe Nieuws en de Wycliffe Gebedskalender. Dit is een goede manier om op de hoogte te blijven van het werk van Wycliffe wereldwijd. Naast de tfc-contactpersoon, zijn deze uitgaven ook nuttig voor andere tfc-leden.

14


2.7 Bevoegdheden van tfc-leden Een tfc is geen organisatorisch onderdeel van de Wycliffe-organisatie (als uitzondering geldt het gebruik van de tfc-rekening). Formeel is het tfc een op zichzelf staande eenheid en is ze geen verantwoording verschuldigd aan WBN. Omdat ze bestaat dankzij het feit dat iemand bij Wycliffe Bijbelvertalers en SIL werkt, verbindt het tfc zich er wel aan om binnen het raamwerk van uitgangspunten, doelstelling en visie van de beide organisaties te functioneren.

2.8 Uitzend- /afscheidsdienst Voordat de veldmedewerker vertrekt naar het veld wordt er een uitzend-/afscheidsdienst georganiseerd. Dit gebeurt in overleg met de veldmedewerker, de kerkenraad c.q. oudsten en het tfc. Het tfc kan bijdragen aan allerlei aspecten rond de uitzending zoals: het verzenden van een uitnodiging naar alle betrokkenen en medewerking verlenen aan de dienst. Verder kunnen de tfcleden voor het vertrek van de veldmedewerker meehelpen in bijv. het ontruimen van de woning, opslag van meubilair, vervoer, enz.

15


2.9 Adressenbestand Als de veldmedewerker begint met het maken van een adressenbestand voor nieuws- en gebedsbrieven, hierbij enkele adviezen: 1. Maak een lijst van alle mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn in de nieuws- en/of gebedsbrief. 2. Stuur de eerste nieuwsbrief aan deze mensen en sluit een begeleidend schrijven van het tfc bij, waarin het tfc vraagt om geestelijke en financiële steun. Voeg een antwoordkaart bij waarop mensen kunnen aangeven of ze de nieuwsbrief (4 tot 5 maal per jaar) en/of een eventuele gebedsbrief (elke maand) willen ontvangen en of ze bereid zijn tot het toezeggen van financiële steun (regelmatig of incidenteel). Veel mensen kiezen voor een digitale nieuws- en gebedsbrief. Het bespaart kosten, maar niet iedereen kan e-mail ontvangen en/of e-mail sneeuwt vaak onder in volle e-mailboxen en wordt niet gelezen. Geef de mogelijkheid aan op de antwoordkaart. Zie bijlage 1 voor een voorbeeld. 3. Stuur de nieuwsbrief naar WBN en naar alle bestuursleden van WBN. Zowel de kantoormedewerkers als de bestuursleden lezen nieuwsbrieven. De nieuwsbrieven worden ook gebruikt bij het samenstellen van de Wycliffe-gebedspublicatie. 4. Eén tfc-lid is verantwoordelijk voor het bijhouden van adreswijzigingen. 5. Het spreekt vanzelf dat de gegevens uit een adressenbestand vertrouwelijk moeten worden behandeld. Adressenbestanden mogen niet aan derden worden verkocht of met derden worden geruild. 6. Het is verplicht dat de veldmedewerker WBN de adressen van de nieuwsbrieflezers aan WBN geeft - vóór vertrek naar het veld -, om twee redenen: a.

WBN wil alle nieuwsbrieflezers de mogelijkheid bieden om de Wycliffe-publicaties te ontvangen (Wycliffe Nieuws, Wycliffe-magazine en de mailings) zodat zij ook op de hoogte blijven van Wycliffe in het algemeen. Dit helpt de achterban van een veldmedewerker om het werk van deze veldmedewerker in een bredere context te zien. Lezers van nieuwsbrieven van nieuwe veldmedewerkers krijgen een Wycliffe Nieuws en een brief met uitleg met daarin de mogelijkheid om zich voor post af te melden.

b. Daarnaast wil WBN vermijden dat mensen die een veldmedewerker steunen, telefonisch door WBN worden benaderd alsof zij Wycliffe helemaal niet kennen of steunen. Het adressenbestand wordt dus gebruikt om te voorkomen dat deze adressen dubbel worden benaderd.

16


2.10 Verantwoordelijkheden van de veldmedewerker naar het tfc De veldmedewerker is ervoor verantwoordelijk dat hij/zij zelf een open oog heeft voor de positie van de gemeente, WBN, het tfc en zijn/haar eigen positie. De veldmedewerker heeft zoveel mogelijk een initiërende rol ten aanzien van de onderlinge relaties en de praktische realisering van de uitzending: zelfstandig maar niet onafhankelijk.

Een goede en regelmatige communicatie tussen de veldmedewerker en het tfc is van groot belang. Bij afwezigheid van tijdige, wederzijdse communicatie kan er snel ‘ruis op de lijn’ ontstaan. De veldmedewerker heeft de verantwoordelijkheid het tfc op de hoogte te houden van het leven op het veld, de danken gebedspunten, specifieke materiële en geestelijke noden, etc. Maak als tfc (en veldmedewerker) naast e-mail regelmatig gebruik van telefoon, skype (tegenwoordig niet duur meer) etc. Dat is persoonlijker en werkt vaak véél beter dan alleen schriftelijk contact.

Het is belangrijk dat de veldmedewerker het tfc vóór de uitzending informatie geeft over bijv. wat wel en niet kan worden gepubliceerd, en over het toekomstige werkveld. Zie hiervoor ook het Publicatiebeleid WBN (bijlage 5)

Evalueren: het is goed om tijdens elk verlof gezamenlijk (tfc en veldmedewerker) te evalueren hoe de samenwerking is verlopen. Bespreek ook eventuele gegroeide irritaties open en met respect (en begrip) voor elkaars ‘ervaring’. Spreek vervolgens eventuele verbeterpunten af.

17


3.

Comité en kinderen van veldmedewerkers

Het tfc heeft een belangrijke taak m.b.t. de eventuele kinderen van veldmedewerkers. Als de veldmedewerker getrouwd is en kinderen heeft, is het belangrijk dat in het tfc ook leden zitten die getrouwd zijn en zelf kinderen hebben, het liefst kinderen in dezelfde leeftijdscategorie. Vaak is het zo dat de tfc-leden zich de kinderen herinneren zoals ze waren bij het laatste vertrek. Wees er in je communicatietoon alert op dat de kinderen ouder zijn geworden. Het is niet alleen voor de tfc-leden zelf, maar ook als uitleg naar derden handig als het tfc zich van de onderstaande zaken bewust is.

3.1 Tijdens de veldperiode Post Ook de kinderen van de veldmedewerker vinden het heel leuk post te krijgen, bijvoorbeeld: 1. van de zondagsschool of kindernevendienst. Een idee is om grote foto's van de kinderen in het dorp waar de veldmedewerker woont, in de zondagsschoolruimte op te hangen en de zondagsschool op de hoogte te houden van die kinderen. Zo zijn ze niet alleen op de hoogte van de zendingskinderen maar ook van hun vriendjes. 2. Audio-opnames van de hele kerkdienst worden zeer gewaardeerd, m.n. als de veldmedewerker wordt genoemd tijdens de mededelingen of in de gebeden of als er speciale aandacht is voor hoogtijdagen (bijv. de verjaardagen van de kinderen) in het zendingsgezin. Als de thuisgemeente haar diensten uitzendt via internet, is het goed dit te communiceren naar de veldmedewerker. 3. Een foto van leeftijdsgenoten in de gemeente (bijv. na een uitstapje van de zondagsschool) en het gemeenteblaadje met de jeugdpagina kan worden meegestuurd. 4. Losse nummers van een jeugdblad of een abonnement op een blad voor kinderen. 5. Op z’n tijd is het erg leuk om een hippe nieuwe blouse, short of nieuwe sokken uit Nederland te ontvangen. 6. Homevideo’s met opnames op school en interviews met vriendjes en familieleden, een DVD speciaal voor kinderen of een CD met de laatste (opwekkings)liederen etc. worden ook zeer gewaardeerd. 7. Cartoons voor kinderen. 8. Stickers, die als beloning binnen het thuisonderwijs kunnen worden gebruikt. 9. Als die hoogtijdagen weer aanbreken: Paas- of kerstservetten, sinterklaaspapier of verjaardag slingers. Voor mensen in Nederland is het vaak onbegrijpelijk als ze lange tijd niets horen van hun veldmedewerker. Vooral voor kinderen is dat moeilijk te begrijpen. Het is dus wel belangrijk om als tfc uit te leggen dat de post er vaak weken over doet. Zendingsgezinnen op afgelegen posten krijgen hun post soms maar een keer in 2 à 3 maanden. Het kan dus best lang duren voor je iets terug hoort. En bovendien raakt er ook nog vaak post kwijt. Het is belangrijk om enveloppen plat en saai te houden zodat ze niet worden gestolen. Een prioriteitszegel en een geschreven 'air mail' erop kunnen voorkomen dat poststukken zoekraken. Maar zelfs dan is het mogelijk dat je nooit iets

18


terug hoort. Vraag anders gewoon na een paar maanden per e-mail of de veldmedewerker de postzending heeft ontvangen. E-mail en internet Sommige veldmedewerkers ontvangen e-mail via hun telefoon. Let er in dat geval op dat het ontvangen van e-mails voor deze veldmedewerkers heel duur kan zijn. Bovendien zijn de verbindingen soms onbetrouwbaar. Bij het ontvangen van grote bestanden wordt de verbinding dan geblokkeerd. Daarnaast hebben sommige veldmedewerkers een ‘rem’ ingesteld: ze kunnen bijvoorbeeld geen e-mails groter dan 100 KB ontvangen. Vraag daar de veldmedewerker naar. Als u een leuke website voor kinderen hebt ontdekt, kunt u het adres doorgeven aan het zendingsgezin. School Als de kinderen met verlof langere tijd op school zijn geweest in Nederland, is het leuk als het tfc de voormalige klas af en toe vraagt brieven te schrijven: elk kind een A6-formaat tekeningetje met een of twee regels. Sparen Om de betrokkenheid vanuit de gemeente levend te houden is het een idee om met de kinderen een spaarproject op te zetten. Zo spaarden bijv. in een gemeente kinderen voor teenslippers om aan Afrikaanse kinderen te kunnen geven, zodat ze niet doorlopend worminfecties kregen. Een ander spaarproject was een schone waterput, die door vier zakken cement kon worden gerealiseerd. Vooral kleine, overzichtelijke projecten spreken kinderen aan. In gesprekken en brieven zijn het vooral praten over vreemde dingen, en de angst die je daarvoor hebt, die het leven in een andere cultuur voor de Nederlandse kinderen herkenbaar maken (bijv. slangen, gek eten, de regenboog waar de kinderen daarginds bang voor zijn). Ook zieke kinderen en honger maken indruk. Trends Wat voor kinderen op de basisschool heel erg in is, is ook belangrijk voor hun leeftijdgenoten in zendingslanden, bijv. spellen of sieraden. Als de kinderen hier bepaalde dingen graag krijgen, kan het waarschijnlijk ook wel naar kinderen overzee. Denk hierbij ook aan woorden die ‘in’ zijn. Op verlof kan een zendingskind er beter inkomen als het al weet welke trends er in Nederland zijn. Het is aan te bevelen de kinderen hierover te schrijven en een voorbeeld (echt of uit een reclamefolder) op te sturen.

3.2 Tijdens de verlofperiode Speelgoed Vóór het zendingsgezin terugkomt op verlof, kan het tfc vragen aan gemeenteleden om goed en leuk speelgoed mee te brengen voor de kinderen waar ze tijdens het verlof mee kunnen spelen. Een leuk aspect kan zijn dat er een band ontstaat tussen het kind dat speelgoed heeft gegeven en het zendingskind (bijv. ‘Dat is het kind van die cementauto’). Naar school Ga je als tfc-lid een zendingskind inschrijven op school, vraag dan de docent te spreken te krijgen

19


om dingen onder zijn/haar aandacht te brengen. Bijv. uit welke onderwijssituatie de leerling komt (Engelstalig / thuisonderwijs / kostschool). Het tfc-lid kan daarbij de brief Een Nederlandse leerling uit het buitenland aan de docent geven. Deze is te downloaden van www.mk-focus.nl. Rapporten (kopieën) laten zien is handig. Als thuisonderwijs wordt gegeven is een algemene folder over IVIO of de CEA folder van het Fruytier college goed. Misschien kan iemand van het tfc in de toekomstige klas van het zendingskind een geschiedenis- of aardrijkskundeles geven over het land waar het kind woont. Zo is de klas al enigszins voorbereid. Ook kan het tfc-lid erop wijzen dat de ouders tijdens hun verlof vaak centraal staan. Misschien is er op school voor het kind ruimte om een spreekbeurt over zijn eigen ervaringen te houden (bijv. "Leven in het oerwoud"). Het kind kan zelf aangeven wat het eventueel wil. Het zijn vaak kleine gedragscodes die problemen geven in Nederland als het kind uit een heel andere onderwijssituatie komt. Bijv. in de rij staan vóór de school begint, ‘u’ zeggen tegen de juf als het kind altijd ‘you’ of ‘tu’ heeft gezegd tegen volwassenen en alleen ‘u’ tegen God. Omdat het kind anders is, loopt het risico te worden gepest. (Zo werd een zevenjarige jongen, die net op verlof was in Nederland, gepest omdat hij de papieren pijltjes van andere jongens netjes opraapte en terugbracht bij de groep). De tfc-leden zouden de ouders digitaal artikelen kunnen opsturen over de veranderde omgangsvormen en verdwijnende normen in Nederland. Zo kunnen de ouders de kinderen voorbereiden op de Nederlandse samenleving (bijv. van je afbijten, grappen maken als iemand begint te schelden, etc.). Anders eten De meeste mensen verwachten dat een kind alles in Nederland heerlijk vindt. Soms is een zendingskind zo uit z'n vertrouwde wereld gerukt, dat het juist wanhopig verlangt naar gekookte maniokbladeren of naar foufou. Ontmoeting In Nederland kust men elkaar of geeft men elkaar een hand. Er wordt in elk geval oogcontact gezocht. Dit voor de ouders zo vertrouwde ritueel kan kinderen heel verlegen maken of dwars. Ze hebben in het buitenland misschien geleerd juist oogcontact te vermijden als ze respect betuigen aan een volwassene. Vaak zien kinderen dat zendelingen elkaar omhelzen met een hug. Kussen is erg wonderlijk in de meeste andere landen, dus zijn de meeste zendingskinderen daaraan niet gewend. Ook worden kinderen door buitenlandse volwassenen soms over het hoofd gezien. In Nederland krijgen ze juist allerlei vragen. Dat is leuk voor sommigen, overrompelend voor anderen. Een tfc kan de achterban hierop attent maken op een discrete manier. Op bezoek Van een kind wordt verwacht dat het mee hobbelt langs alle kennissen van pa en ma, terwijl het zich de meeste kennissen nauwelijks herinnert. Dat wordt als pijnlijk ervaren. Soms wil een kind over zijn eigen vrienden praten, ver weg. Er kan misschien worden geregeld dat de kinderen een weekend bij leeftijdgenoten logeren, terwijl pa en ma hun kennissen opzoeken? Of het tfc kan behulpzaam zijn bij het organiseren van één of meer trefdagen, waarbij de zendelingen een aantal vrienden tegelijk ontmoeten, zodat de reis- en bezoekdruk voor de kinderen afneemt. Ook kan het tfc kinderen een reisuitrusting geven: plakkertjes voor de autoruiten, puzzelboekjes, stiften en misschien een dvd-speler voor onderweg? Natuurlijk kan het tfc ook anderen attent maken op deze behoeften als idee voor welkomstcadeautjes.

20


Kleding/Mode Als het kind niet uit Rusland of Canada komt, zijn jas en schoenen een noodzakelijk kwaad voor hem/haar. Zendingskinderen zullen deze vaak als knellend of benauwd ervaren en blootsvoets of zonder jas naar buiten rennen. Zorg in elk geval voor kleding die niet uit de mode is, en die lekker zit. Een zendingsgezin is het gevoel voor mode vaak enigszins kwijt. Het helpt als iemand van het tfc vóór het verlof een paar tips schrijft over de mode in Nederland. Sport Als de kinderen nog geen zwemdiploma hebben, kan een tfc hen inschrijven voor zwemles, liefst ruimschoots voor het verlof ingaat. Schaatsen kan heel frustrerend zijn als je het nog nooit hebt gedaan. Het tfc kan misschien schaatsen in de juiste maat voor de kinderen vinden en ze af en toe eens meenemen naar een ijsbaan. Het kan ook leuk zijn om voetbaltraining, turnles etc. te regelen voor de kinderen. Een tfc kan met de ouders van tevoren corresponderen over de wenselijkheid daarvan en pakjes/schoenen proberen te regelen. Het is belangrijk de juiste maten te weten. Sport regelen kost een zendingsgezin veel tijd, omdat het overspoeld wordt met telefoontjes tussendoor en talloze familiebezoeken. Ook is het nog niet georiënteerd in Nederland. Het tfc kan hierin een enorme hulp zijn. Algemene kennis Het is voor kinderen heel handig als ze regelmatig kennis kunnen opdoen in musea. Vooral omdat ze jarenlang geen algemene kennis over Nederland opdoen en zonder Nederlandse media leven. Een museumjaarkaart is een leuk cadeau. Groepen of families kunnen door het tfc op de hoogte worden gebracht van deze behoefte. Veel musea zijn gratis voor kinderen tot en met 12 jaar. Geestelijke nood Kinderen op het zendingsveld groeien op met geheimzinnige verhalen over ongrijpbare krachten (soms zelfs magie, maar ook enge ziekten) en allerlei conflicten (regeringrebellen, corruptie, straatgeweld etc.). Vraag je af of er angsten zijn waar het kind mee zit. Of misschien kan er aandacht worden besteed aan het ophelderen van een misverstand. Is er een luisterend oor in de zondagsschool voor wat het kind vraagt of aan de orde stelt? Wordt er speciaal voor het kind gebeden? Het kan zinvol zijn als zendingskinderen in Nederland naar een christelijk kinderkamp gaan, waar, los van de ouders, speciale aandacht is voor zijn of haar noden. Het is van groot belang dat de voorbede voor het hele gezin blijft doorgaan, ook als het in Nederland is voor verlof. De geestelijke strijd gaat namelijk gewoon door, en is onafhankelijk van locatie en tijd. Wycliffe YOU WBN heeft in samenwerking met Youth for Christ een actiepakket ontwikkeld waarbij bewustwording en actie hand in hand gaan. Jongeren worden uitgedaagd om zich te laten sponsoren door 24 uur lang offline te zijn. Geen smartphone, geen internet en geen sociale media. Op deze manier ervaren ze hoe het is om onbereikbaar te zijn. Informatie hierover en andere acties vind je op de Wycliffe website voor jongeren: www.wycliffe.nl/you.

21


4. Gebed “En bidt daarbij met aanhoudend bidden en smeken bij elke gelegenheid in de Geest” (Efeze 6:18a) Het is niet zonder reden dat het hoofdstuk Gebed vóór Financiën geplaatst is. Tfc’s duiken vaak vol overgave in de financiën en in allerlei andere activiteiten. En het gebed? Dat blijft soms onderbelicht... Gebed ligt op een abstracter vlak en de resultaten zie je vaak niet direct, waardoor je de neiging hebt om de praktische zaken dan maar eerst te regelen. Dit is niet de juiste volgorde! In de praktijk is gebleken dat als er voldoende gebedsondersteuning is, de financiën zullen volgen. “Geld volgt mensen, nooit andersom” is een gezegde van een bekende bank, en o zo waar! Daarom vraagt WBN de veldmedewerker om vóór vertrek naar het veld ten minste 30 gebedspartners te hebben, die de veldmedewerker beloofd hebben om dagelijks voor hem/haar te bidden. De financiën komen dan ook! De Here van de oogst wil gebeden worden! Hij neigt Zijn oor tot ons. (Psalm 116:1-2) Zendingswerk en gebed zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Behalve het persoonlijk gebed is het heel belangrijk dat er een gebedskring is die regelmatig speciaal bidt voor de veldmedewerker, zijn/haar gezin en de mensen op zijn/haar werkterrein. In het boek “Een thuisfront voor de zendeling” geeft Neal Pirolo heel goede uitleg over gebed en hij geeft, n.a.v. Kol. 1:9-12, suggesties voor gebed voor de veldmedewerker en het gezin en het werkterrein. Ook besteedt hij aandacht aan de rol van vasten. Achter in zijn boek vindt u een uitgebreide lijst van goede literatuur over bidden. Een tfc heeft een belangrijke taak in het organiseren van regelmatig gebed voor de veldmedewerker. Sommige tfc’s hebben een maandelijks ‘uur van gebed’ of sturen een afgevaardigde naar de gebedsavond in de kerk, terwijl anderen extra tijd inruimen voor gebed tijdens hun regelmatige vergaderingen. Er zijn verschillende mogelijkheden om gezamenlijk gebed te hebben. Hieronder volgt een suggestie van een indeling: 

Welkom en korte introductie;



Enkele liederen;



Openingsgebed door degene die de avond leidt (evt. met gelegenheid voor stil gebed);



Overdenking/Bijbelstudie n.a.v. een gelezen Bijbelgedeelte (5 à 10 minuten);



Eventueel nog een lied;



Het verzamelen van danken gebedspunten;



Het gezamenlijk gebed eventueel afgesloten met het ‘Onze Vader’;



Afsluiting met een lied en/of mededelingen.

Het is van belang een gebedstijd goed voor te bereiden. Spreek af wie die zal leiden en de overdenking doet. Verzamel van tevoren de danken gebedspunten. De veldmedewerker kan vlak daarvoor via een e-mail de laatste punten doorgeven. Houd de gebeden kort en duidelijk, en spreek van tevoren af hoelang de bijeenkomst duurt. Een uur tot vijf kwartier is een goede tijdsduur.

22


De gebedsbijeenkomst is natuurlijk gericht op de situatie van de veldmedewerker. Vaak blijkt dat deze bijeenkomsten ook heel opbouwend zijn voor het tfc zelf! Gezamenlijk bidden en danken is een krachtige samenbindende factor. “Want waar twee of drie vergaderd zijn in Mijn naam, daar ben Ik in hun midden.” Mattheüs 18:20 Vraag ook gebed voor het tfc zelf. Gebed voor het tfc is eveneens onmisbaar. Bid ook door tijdens het verlof van de veldmedewerker (met gezin) in Nederland! De geestelijke strijd gaat gewoon door en is onafhankelijk van locatie en tijd. Vanuit WBN worden workshops met en voor tfc’s georganiseerd over gebed en voorbede. Voor een nieuw tfc is dit sterk aanbevolen om hierbij aanwezig te zijn. Kijk op de website van WBN voor actuele informatie hierover of vraag informatie aan via de secretaresse Personeelszaken, [email protected].

‘We hebben met het hele tfc een Wycliffe-workshop over gebed en voorbede bezocht. De hoofdlijn van de workshop was dat we aan het werk gezet worden om de voorbede voor onze zendeling te verbreden, zodat meer mensen zullen bidden. Inspirerend waren de Bijbelgedeelten, waarin het gaat over voorbede en hoe gebed en ook voorbidders een rol hebben in het werk van God.’ (citaat deelnemer workshop)

23


5. Financiën Dit hoofdstuk bevat belangrijke informatie voor de veldmedewerker en de penningmeester van het tfc. Het is belangrijk dat de penningmeester van het tfc voorafgaand aan de uitzending een afspraak maakt met afdeling financiën, zodat onderstaande onderwerpen voor de betreffende veldmedewerker besproken kunnen worden.

5.1 Begroting (Field Worker’s Budget) Wanneer iemand wordt aangenomen als lid van WBN is financiële ondersteuning een belangrijk aspect. Globaal kan de financiële ondersteuning op twee manieren: 1. Via een achterban, bestaande uit kerk(en)/gemeente(s), individuele leden, vrienden, kennissen, die, naast ondersteuning door gebed, regelmatig bedragen overmaken voor dit doel. Dit is de meest gebruikelijke manier. 2. Iemand wordt door een kerk(verband) uitgezonden en beschikbaar gesteld voor werk via de Wycliffe-organisatie. In dit laatste geval zorgt de kerk voor de volledige financiële ondersteuning. Ook dan zijn er enkele dingen af te spreken, maar dat verschilt per kerk(verband). Om te weten wat de veldmedewerker aan financiën nodig heeft, wordt door WBN een begroting gemaakt. Aan het eind van de Engelstalige begroting komt automatisch een samenvatting in het Nederlands. Een begroting heeft vier hoofdonderdelen. Op de eerste pagina staat een uitleg en instructies. Op de tweede pagina staan de persoonlijke gegevens en de totaalbedragen die nodig zijn voor de hoofdonderdelen. Deze hoofdonderdelen zijn: 1.

leefkosten (Basic living cost), bijv. huisvesting en levensonderhoud

2.

werkkosten (Ministry cost)

3.

verzekeringen pensioenkosten (Insurance cost)

4.

verlofkosten (Furlough Factor)

De leefkosten en werkkosten, zowel ‘business’ als ‘personal’ (bijv. eenmalige startkosten zoals aanschaf apparatuur, verschepingskosten), worden vastgesteld door het veldkantoor. Leefkosten omvat alles wat niet in de andere drie categorieën valt. De bedragen in deze categorie zijn vast en komen uit een door Wycliffe Global Alliance opgestelde lijst van bedragen per land. In de begroting kunnen bepaalde werkkosten worden opgenomen. In de praktijk legt het namelijk extra druk op veldmedewerkers als allerlei ‘externe’ werkkosten in de privébegroting worden opgenomen. Het is echter begrijpelijk dat als de veldmedewerker een aantal jaren op het veld is en betrokken is bij het werken in een bepaalde bevolkingsgroep, het werk een grotere omvang krijgt en er projectkosten ontstaan, zoals salariëring van lokale vertalers, alfabetiseringswerk en het verspreiden van literatuur en Bijbel(gedeelten). Dit zijn eigenlijk projectkosten; deze dienen te worden samengevat en ondergebracht ónder ‘special project’ (dus buiten de privébegroting van de veldmedewerker). De afdeling Projecten van WBN coördineert het project ([email protected]) en neemt de financiële projectverantwoording op zich. Voor verlofkosten, die WBN invult, wordt het bedrag van het ticket (heen en terug) genomen en verdeeld over de duur van de uitzendtermijn. WBN houdt dit bedrag maandelijks van de giften af

24


en spaart dit op een interne ‘verlofsparen’ rekening. Hiervan kunnen de tickets betaald worden of het bedrag kan bij verlof worden opgevraagd. De begroting wordt opgesteld door het veldkantoor voor wat de leefkosten en werkkosten betreft, in samenspraak met de veldmedewerker. Daarna stuurt het veldkantoor de begroting naar afdeling financiën WBN. WBN vult vooral de verlofkosten en verzekeringskosten in, in samenspraak met de veldmedewerker, en bekijkt het totaal. De afdeling Personeelszaken initieert en overziet dit proces. De begroting wordt opgemaakt in US-dollars en tegen de gemiddelde koers van de afgelopen twaalf maanden naar euro’s geconverteerd. De begroting is geldig, nadat deze door zowel het veldkantoor als de directie van WBN voor akkoord is ondertekend. De veldmedewerker, het tfc (en indien van toepassing de kerkelijke zendingsorganisatie) ontvangen een kopie van de volledig geaccordeerde begroting. Een begroting wordt opgesteld: vóór de eerste uitzending naar het buitenland en daarna zoveel mogelijk jaarlijks en altijd bij een substantiële verandering in het budget èn in elk verlof. Dit helpt de veldmedewerker en het tfc om bij het communiceren naar de achterban een reëel, actueel plaatje te kunnen geven van de financiële behoeften om het veldwerk te kunnen verrichten. Alleen als 100% van de benodigde support is toegezegd, wordt toestemming tot vertrek verleend.

5.2 Comitébankrekening Indien een veldmedewerker niet wordt uitgezonden door een kerkelijke organisatie, wordt in verband met te ontvangen giften uit de achterban een tfc-bankrekening geopend. Voordelen hiervan zijn: 1. Gevers kunnen rechtstreeks op deze bankrekening, die specifiek voor de veldmedewerker is, hun gift storten. 2. Het tfc is betrokken bij de financiën. De tfc-bankrekening wordt door WBN aangevraagd. De directie van WBN treedt op als rekeninghouder en is tekenbevoegd. De tenaamstelling van de tfc-bankrekening is: “Wycliffe Comité X” (X=naam veldmedewerker of project)”. Zodra het banknummer bekend is, vraagt WBN een automatische saldo-overboeking per de 15e van elke maand naar de centrale rekening van Wycliffe Bijbelvertalers te Driebergen aan. Behalve de automatische saldo-overboeking mogen er geen bedragen van de tfc-rekening worden afgeschreven. Officieel kan dat ook niet (de penningmeester van het tfc is niet gemachtigd voor het ondertekenen van betalingen).

25


5.3 Sparen voor verzekering, pensioen en verlof Voor ieder WBN lid wordt er een intern account bijgehouden genaamd: verzekeringsparen (incl. pensioen) en verlofsparen. Er wordt n.a.v. de begroting iedere maand een vast bedrag op deze interne accounts geparkeerd. Op deze manier wordt gewaarborgd dat er op het moment dat er een verzekerings- of pensioenpremie of een vliegticket betaald moet worden, er voldoende geld beschikbaar is.

5.4 Giftenoverzichten Afdeling Financiën WBN stuurt maandelijks per e-mail een bijgewerkt giftenoverzicht naar de penningmeester (en desgewenst naar de veldmedewerker). Dit overzicht bevat alle inkomsten, uitgaven en spaarbedragen. Van de penningmeester wordt gevraagd dit overzicht maandelijks te controleren en als iets niet klopt contact op te nemen met afdeling Financiën WBN. De penningmeester vergelijkt de gifteninkomsten met de begroting. Wanneer de giften structureel achterblijven, bespreekt de penningmeester met het tfc en WBN, in overleg met o.a. de veldmedewerker, wat het tfc hieraan wil gaan doen. De veldmedewerker kan kiezen waar het geld naartoe overgemaakt moet worden. Gewoonlijk kan de veldmedewerker op het veldkantoor geld opnemen en/of de rekening laten belasten.

5.5 Automatische incasso’s WBN adviseert elk tfc om zo veel mogelijk gebruik te maken van automatische incasso’s. De reden hiervoor is dat de bankkosten voor incasso’s lager zijn en de inkomsten regelmatiger en betrouwbaarder dan via overmakingen en losse giften. Nadat een persoon een machtiging voor een incasso getekend heeft, dient de penningmeester de betreffende donateur een bevestiging te sturen van de machtiging. Vervolgens kan WBN het bedrag maandelijks of per kwartaal of jaar van de rekening laten afhalen door de bank (incasseren). De incassering loopt, om praktische redenen, via de algemene rekening van WBN en niet via de tfc-rekening. De giften die via een incasso zijn ontvangen komen wèl maandelijks op het giftenoverzicht te staan. Het is mogelijk om via de website (www.wycliffe.nl) een machtiging in te vullen of eenmalig online te doneren per lid. Zie hiervoor www.wycliffe.nl/veldwerk/wereldkaart. Andere machtigingen kunnen gestuurd worden naar [email protected]

5.6 Assessment Iedere veldmedewerker (ieder lid van WBN) staat 10% van zijn inkomsten af aan de organisatie (wereldwijd). Dit is ter ondersteuning van de administratie.

26


5% is bestemd voor het uitzendende kantoor (WBN), 4% voor het veldkantoor in het land waar de veldmedewerker gaat werken en 1% voor het internationale hoofdkantoor. Het WBN-boekhoudprogramma is aangesloten op een internationaal financieel programma via internet. Iedere veldmedewerker krijgt een zgn. household ID, dat functioneert als internationaal rekeningnummer binnen het financiële systeem van Wycliffe en SIL. Bij het aanleveren van de gegevens met betrekking tot gelden van veldmedewerkers aan dit financiële systeem, wordt automatisch de assessment verwerkt. De veldmedewerker ziet op zijn overzicht in het ontvangende land dus 90% van het verstuurde geld als ontvangst. Uitgezonderd van deze 10% assessment zijn alleen: -

eigen geld

-

maximaal € 750 per kalenderjaar voor verjaardag-/kerstgeschenk, huwelijk,

-

geboorte ed.

-

ontvangen giften van andere veldmedewerkers

-

ontvangen leningen.

Over projectgeld moet wel assessment betaald worden. Projecten kunnen zijn: een auto, computer, alle inkomsten t.b.v. het werk, de bouw van een schoolgebouw in een dorp, aanleg elektriciteit enz. Het ontvangen van een lening is niet gebruikelijk en WBN raadt ook altijd aan een fondsenwervingsactie te organiseren voor een specifiek doel als het kopen van een huis. Als er toch een lening wordt ontvangen, moet dan uiteraard duidelijk vermeld zijn dat het een lening is en vooraf moet met afdeling financiën WBN zijn besproken hoe dit wordt verwerkt/doorgestuurd. Codes op financiële overzichten zijn: -

AG (assessable gift = gift waarop assessment wordt ingehouden)

-

MG (member gift = gift van een ander lid– geen assessment)

-

PF (personal funds = eigen geld – geen assessment)

Als de veldmedewerker zelf een contante gift ontvangt, geeft hij dat door aan afdeling Financiën WBN. De veldmedewerker kan het contante geld gewoon zelf houden; afdeling Financiën WBN haalt 10% van de gift van het interne grootboeknummer af. Op die manier wordt de assessment verrekend. Als niet de veldmedewerker zelf maar de penningmeester de contante gift ontvangt, stort de penningmeester het op de eigen rekening en boekt dat door naar de tfc-rekening. Op de tfcrekening kan namelijk geen contante storting gedaan worden.

5.7 Vergoeding van gedane betalingen Voor gemaakte onkosten ten behoeve van de veldmedewerker kan de penningmeester de onkostenvergoeding indienen bij WBN, met bijgevoegde kwitanties of kassabonnen. Vermeld op het formulier het banknummer waarop het bedrag kan worden gestort. De tfc-bankrekening kan niet gebruikt worden voor deze terugbetalingen. De vergoeding van deze

27


kosten kan niet hoger zijn dan het bedrag dat hiervoor is opgenomen in de begroting.

5.8 Aftrek voor de belasting Binnen de geldende regels zijn giften aftrekbaar voor de Inkomstenbelasting. De afschrijving op het bankafschrift is voor de Belastingdienst voldoende. Het is een goede gewoonte van vele tfc’s dat zij alle gevers jaarlijks informeren over de giften die in het achterliggende jaar naar de tfc-rekening zijn overgemaakt.

5.9 Bedanken van gevers Het bedanken van gevers is de verantwoordelijkheid van de veldmedewerker zelf. Hierbij kan het tfc de veldmedewerker assisteren. Goed overleg is daarbij belangrijk. Het tfc kan bijvoorbeeld alle nieuwe gevers een bedankbrief sturen of af en toe een brief/kaart met foto veldmedewerker met bedanktekstje aan alle gevers. Daarnaast is het belangrijk dat het tfc de achterban jaarlijks op de hoogte stelt van de totale inkomsten t.o.v. de begroting.

5.10 Machtiging Wanneer de veldmedewerker niet over een bankrekening beschikt in het buitenland, zal hij in veel gevallen een tfc-lid of familielid machtigen om betalingen voor hem te verrichten van een rekening die hij in Nederland heeft geopend of dit via internetbankieren doen. Dit kunnen zijn: abonnementen, giften aan andere organisaties e.d. WBN kan, op verzoek van de veldmedewerker, maandelijks een bepaald bedrag van de gifteninkomsten naar deze rekening overmaken.

28


5.11 Gang van het geld 1. De inkomsten voor de veldmedewerker komen binnen op diens tfc-rekening of als het om een automatische incasso gaat op de algemene WBN rekening. 2. Circa 4 werkdagen voor het eind van de maand wordt geld doorgestuurd naar de veldmedewerker. NB.1. Leden ontvangen het bedrag dat op hun begroting staat voor huisvesting en levensonderhoud (alles wat er meer binnenkomt, blijft achter op een fonds op naam van de medewerker). Veldmedewerkers die voor juli 2010 uitgezonden zijn, ontvangen het binnengekomen bedrag, minus de vaste lasten, tenzij anders aangeven door de veldmedewerker. NB.2. Bij definitieve beëindiging van de werkzaamheden voor WBN/SIL maakt WBN, in overleg met de veldmedewerker en het tfc, een eventueel resterend positief saldo over naar een ander project (-veldmedewerker) op het veld, dus conform het doel van WBN/SIL waarvoor de giften gegeven zijn. De veldmedewerker bespreekt met afdeling financiën WBN waarheen het maandelijks te ontvangen geld moet worden geboekt. Hiervoor zijn drie mogelijkheden: -

naar het veldkantoor;

-

naar de eigen privérekening;

-

naar een ECCU-dollarbankrekening*).

*) De ECCU (Evangelical Christian Credit Union) is een financiële coöperatie in de V.S. die samenwerkt met vele evangelische organisaties en ook met de internationale Wycliffe-organisatie (website: www.eccu.org.). Veldmedewerkers kunnen daar via [email protected] een rekening aanvragen die via een creditcard werkt.

5.12 Verzekeringen Jabes Verzekeringen verzorgt veel verzekeringen voor WBN en haar leden (www.jabesverzekeringen.nl) en kent de voorwaarden van uitzending van WBN. Iedere nieuwe veldmedewerker en iedere verlofganger dient een afspraak te maken met Jabes Verzekeringen. Een aantal verzekeringen is verplicht gesteld en andere zijn optioneel. Verplicht zijn: 1. ziektekostenverzekering, met volledige buitenlanddekking en volledige repatriëringsdekking 2. arbeidsongeschiktheidsverzekering 3. aansprakelijkheidsverzekering 4. vorm van oudedagsvoorziening 5. ANW-hiaatverzekering voor gezinnen met kinderen die afhankelijk zijn van de ouders 6. Vrijwillige AOW-verzekering voor (een van) de echtgenoten Zolang men in Nederland woont, bouwt men automatisch AOW op. Dat gebeurt vanaf het 15e jaar. Het is niet gerelateerd aan werk of betaalde bijdragen. Echter, wanneer je je buiten Nederland vestigt (en zich dus uit Nederland uitschrijft), stopt deze AOW-opbouw.

29


Jabes Verzekeringen geeft informatie over een AOW- verzekering voor veldmedewerkers. N.B. Voor medewerkers die maximaal één jaar naar het veld gaan, zijn een ziektekostenverzekering met volledige buitenlanddekking en volledige repatriëringdekking en een WA-verzekering verplicht. Verzekeringen, afgesloten bij Jabes, moeten jaarlijks vooruit worden betaald. WBN opent hiervoor een intern account genaamd ‘verzekeringssparen’. Maandelijks wordt een vast bedrag, conform de begroting, overgeboekt naar deze interne spaarrekening (de jaarlasten worden dus verdeeld over twaalf maanden). Correspondentie over declaraties van ziektekosten en onduidelijkheden daarover kan de penningmeester rechtstreeks voeren met Jabes of de betreffende verzekeringsmaatschappij.

5.13 Projectfondsen De maandelijkse giften voor de veldmedewerker zijn een belangrijk aandachtspunt voor het tfc. Sommige tfc’s zijn zeer actief in het vinden van fondsen voor speciale projecten. Ook WBN probeert fondsen te werven bij bepaalde organisaties. Het beleid van WBN is dat als een tfc aan fondsenwerving voor speciale projecten wil doen, het eerst contact opneemt afdeling Projecten. Er zal een projectrekening in de boekhouding van WBN worden aangemaakt (als deze nog niet bestaat). Het tfc en afdeling Projecten WBN overleggen hoe ze te werk zullen gaan. Sommige nationale projectfondsenorganisaties hebben WBN laten weten dat ze uitsluitend rechtstreeks met WBN willen overleggen i.p.v. met individuele tfc’s (bijv. EO Metterdaad). Op fondsen geworven voor speciale projecten wordt 10% assessment ingehouden, tenzij een (institutionele) donor andere eisen stelt. Deze 10% assessment is niet onderhandelbaar en moet in de begroting van het project meegenomen worden. WBN heeft ervaring met het aanvragen van fondsen voor specifieke projecten. Het tfc kan op die manier profiteren van de opgedane kennis en ervaring.

5.14 Studiekosten en -verlof Na een termijn op het veld, en in overleg met de partnerorganisatie, Wycliffe en het tfc, ontstaat soms de behoefte om een aanvullende Master opleiding te doen of om te promoveren. Deze studie is ten dienste van het veldwerk, en de veldmedewerker stelt zich na voltooiing van de studie minimaal een evenredige tijd als die van de studietijd beschikbaar voor Wycliffe. Zie voor de specifieke voorwaarden de bijlage ‘Beleid WBN ten aanzien van Graduate Studies van leden in actieve dienst, mei 2011)’.

30


5.15 Diversen Afdeling Financiën WBN kan nota’s betalen voor verlofreizen of diverse andere zaken. Zonder speciale afspraak daarvoor worden ze op de inkomstenrekening gedebiteerd. Het is mogelijk periodiek een gift over te maken naar een andere veldmedewerker. Dit kan voor een bepaalde periode, of tot opzegging. Als er een grote financiële nood dreigt, kan de veldmedewerker een verzoek voor een bijdrage uit het Noodfonds van WBN indienen bij de directeur van WBN [email protected]. Een gift uit het Noodfonds wordt gegeven voor onvoorziene noden (eventueel maar niet noodzakelijk als voorschot totdat de nood door de achterban (gedeeltelijk) is gefinancierd). Noodfondsgiften zijn niet bestemd voor structurele tekorten. In geval van structurele tekorten vraagt WBN de veldmedewerker en het tfc naar hun plan van aanpak inzake fondsenwerving (en eventuele andere zaken met betrekking tot inkomsten en uitgaven) en kan hierbij adviseren. Op voorwaarde dat het tfc een goed doordacht fondsenwervingsplan overlegt, kan het noodfonds wel eenmalig aangesproken worden ter overbrugging van een periode van 4-6 maanden van het tekort. Zowel een gift van WBN uit het Noodfonds als giften van derden voor noodsituaties van veldmedewerkers vallen onder de regel: 10% assessment. De veldmedewerker is niet verplicht bonnen te verstrekken van de gemaakte kosten waarvoor de gift uit het Noodfonds is aangevraagd. WBN heeft ook een Computerfonds. Bijdragen in dit fonds komen van iemand die regelmatig giften geeft voor ‘computers buitenland’. Voor de aanschaf van een computer (vooral als dit een nood vormt) kan op dit fonds een beroep gedaan worden via een berichtje naar [email protected]. Dit kan alleen indien de eigen achterban de aanschaf van een nieuwe computer of laptop niet financiert. Bij voorkeur gaan gelden hieruit steeds naar andere veldmedewerkers toe. Dit fonds is ook beschikbaar voor lokale vertalers. Het wordt gewaardeerd als de ontvanger een bedankbriefje, mogelijk met toelichting waarvoor de computer gebruikt wordt, naar de gever stuurt. Het adres van de gever wordt bij de toekenning van de gift meegestuurd. Ook is er via WBN een Eddie Kapel-studiefonds m.b.t. Mission Kids. Er is een aantal jaar geleden een bedrag naar WBN overgemaakt, waarvan in ieder geval de rente gebruikt kan worden voor de opleiding van kinderen van zendelingen die ook de zending willen ingaan. Sinds 2011 is dit fonds door het bestuur van WBN ook opengesteld voor het opleiden van lokale medewerkers (er moet dan wel een directe link zijn met een opleiding tot Bijbelvertaler). Bijdragen hieruit kunnen worden aangevraagd worden via de directeur van WBN [email protected]. Verdere vragen en verzoeken rondom financiën kunnen veldmedewerkers en tfc’s per e-mail sturen naar [email protected].

31


6. Publiciteit en fondsenwerving Op publiciteit en fondswerving is het Publicatiereglement van WBN van toepassing, d.w.z. dat alles wat wordt gepubliceerd in overeenstemming moet zijn met het Publicatiereglement van WBN èn met specifieke richtlijnen van SIL (de veldmedewerker is hiervan op de hoogte en hij/zij deelt deze specifieke SIL-richtlijnen met het tfc). Dit alles in de eerste plaats voor de veiligheid van de veldmedewerker en collega’s. Ook is het goed aan te sluiten bij de persoonlijke stijl van de veldmedewerker en bij wat in Nederland qua ‘toon’ gebruikelijk is. Publicaties betreffen: nieuwsbrieven, gebedsbrieven en gebedsmails, informatiefolders, websites, webpagina’s, weblogs, social media, visitekaartjes, antwoordkaartjes, interviews met kranten, tijdschriften, radio enz., opiniestukken voor kranten enz., presentaties, andere publieke uitingen. Het publicatiereglement is te vinden in bijlage 5.

6.1 Informatiefolder Eén van de eerste activiteiten van een tfc is het maken van een introductiefolder. Deze folder geeft informatie over Wycliffe Bijbelvertalers, de veldmedewerker, het werk dat de veldmedewerker hoopt te gaan doen en informatie hoe anderen betrokken kunnen zijn bij dit werk (door gebed, financiën, het ontvangen van de nieuwsbrief, etc.). Bij de folder zit een antwoordkaart. Een voorbeeld hiervan is te vinden in bijlage 1. Op het WBN-kantoor kan een voorbeeld van een informatiefolder worden aangevraagd.

6.2 Adressenbestand De desbetreffende folder wordt gestuurd naar mensen die wellicht geïnteresseerd zijn in het werk van de veldmedewerker. N.a.v. de teruggezonden antwoordkaarten of andere vorm van reactie, kan een meer definitief adressenbestand worden aangelegd. Dit zal uiteindelijk bestaan uit: 

mensen die op het antwoordkaartje of op een andere manier hebben aangegeven dat ze betrokken willen blijven;



de ondersteunende kerk(en), voorganger(s), zendingscommissies, etc.;



mensen die incidenteel een gift hebben gegeven aan de veldmedewerker;



alle bestuursleden van WBN;



het kantoor van WBN;



de veldafdeling waar de veldmedewerker bij hoort.

Binnen het tfc is één persoon verantwoordelijk voor het bijhouden van het adressenbestand. De veldmedewerker is ervoor verantwoordelijk dat vóór vertrek naar het veld dit adressenbestand bij WBN is aangeleverd (zie verder hoofdstuk 2.9 in dit Handboek).

32


6.3 Nieuwsbrief Om de betrokkenheid vanuit de achterban te behouden en te bevorderen is het van belang regelmatig informatie te verstrekken. De veldmedewerker schrijft daarom zo’n 4 tot 5 keer per jaar een nieuwsbrief. De veldmedewerker schrijft de tekst voor de brief, terwijl vaak iemand uit het tfc verantwoordelijk is voor de lay-out en het verzenden. Maak een leuke lay-out; dat bevordert het lezen (bij WBN zijn lay-outvoorbeelden te krijgen). Soms voegt het tfc zelf iets toe aan de nieuwsbrief, bijv. informatie over de financiën of over een speciale bijeenkomst die het tfc organiseert over het werk van de veldmedewerker. Stuur de definitieve versie van nieuwsbrieven altijd naar WBN, secretaresse Personeelszaken [email protected]

6.4 Publiceren via internet (websites, weblogs, sociale media) Er zijn veldmedewerkers die vaak via internet (bijv. via een website/weblog) de achterban regelmatig informeren over en betrekken bij hun leven en werk op het veld.

6.5 Gebedsbrief met beperkte circulatie Sommige tfc’s publiceren een (maandelijkse) gebedsbrief n.a.v. de onderwerpen die de veldmedewerker (per e-mail) heeft aangedragen. Deze gebedsbrief wordt (per e-mail) naar een groep mensen verstuurd die heeft aangegeven op deze manier betrokken te willen zijn. Stuur deze gebedsbrief/-mail ook altijd naar WBN, secretaresse Personeelszaken [email protected]. Bij WBN wordt elke werkdag gebeden voor o.a. de veldmedewerkers.

6.6 Andere mogelijkheden voor publicatie Een tfc schrijft vaak ook kleine artikelen voor het kerkblad n.a.v. een nieuws- of gebedsbrief. Ook is het een goed idee om, indien mogelijk, een publicatiebord in de hal van de kerk te plaatsen met informatie over de veldmedewerker en het land/project waarin hij/zij werkt. Andere mogelijkheden zijn interviews met de veldmedewerker in de plaatselijke of regionale krant. Er is een beamer beschikbaar bij WBN die gebruikt kan worden voor presentaties. Omdat de beamer bij voorkeur de dag na de presentatie teruggebracht dient te worden, is het vaak handiger om deze lokaal bij iemand te lenen. Op de website van WBN staan allerlei publiciteitsmaterialen om te gebruiken. Op het kantoor van WBN zijn folders en presentatiemateriaal beschikbaar voor tfc’s en veldmedewerkers. Ook is er de mogelijkheid verschillende dvd’s te lenen. De DVD “Licht in de Jungle” kunt u bij WBN aanvragen en is gratis voor tfc’s.

Tip bij het zoeken van nieuwe sponsors In een nieuwsbrief of andere publicatie kan een lid van het tfc zich kort voorstellen, met of zonder foto, met daarbij: ‘Ik geef vrijwillig mijn tijd en aandacht. Wilt u ook meedoen op uw manier?’

33


6.7

Fondswerving

Een van de activiteiten waarmee het tfc zich bezighoudt is fondswerving. Er is een sluitende begroting nodig voor de veldmedewerker vóór vertrek naar het veld en tijdens de jaren op het veld.

Nederland is een van de weinige landen ter wereld waar men met tfc’s werkt. In andere landen, zoals de Verenigde Staten, is het de veldmedewerker zelf die tijdens verlof actief en openlijk vraagt om financiële steun, maar hier in Nederland is zo’n actieve, directe vraag om steun niet gebruikelijk en een beetje not done. Het komt in Nederland professioneler over als een team dat achter de veldmedewerker staat, het verzoek om steun doet. Als tfc vertegenwoordig je de veldmedewerker en is het vragen van ondersteuning voor de veldmedewerker die je vertegenwoordigt een gebruikelijke manier, een manier die niet zo ‘bedreigend’ overkomt bij potentiële ondersteuners en meestal positieve reacties geeft. In het werven van fondsen heb je als tfc een gedeelde verantwoordelijkheid met de veldmedewerker. Het tfc organiseert de fondswervingsactiviteiten en de veldmedewerker werkt mee door het geven van presentaties (tijdens verlof) en het onderhouden van de gelegde contacten. Er is via internet veel materiaal over fondsenwerving beschikbaar (zie een aantal sites hierna). Houd steeds voor ogen dat een actie pas echt geslaagd is als er blijvende contacten worden gelegd en niet als er alleen maar geld in het laatje wordt gebracht (niets ten nadele van de inspanningen die alleen daarvoor al zijn geleverd)! Valkuil: een tfc kan zo sterk de verantwoordelijkheid voelen voor voldoende inkomsten dat het tfc langzaamaan vervormd raakt tot een activiteiten-tfc dat de ene na de andere actie organiseert. Tfc-vergaderingen gaan voornamelijk over de vraag ‘hoe komen we aan voldoende geld?

34


Je kunt als tfc vergeten dat je allereerst met een geestelijke zaak bezig bent. Als er fondsen zijn, maar geen biddende achterban, is uitzending niet verantwoord!

Het beste advies is om te beginnen (en door te gaan) met het werven van bidders.

Advies: het beste advies is om te beginnen met het werven van bidders. Dit is voornamelijk een activiteit van de veldmedewerker! Hij/zij gaat op zoek naar voorbidders in de achterban die bereid zijn om – liefst elke dag – voorbede te doen. Mensen die bidden zijn vaak ook mensen die geven! Sites: - Belangrijke informatie, ook over de nieuwe Geefwet van 2012! http://www.transmissie.nl/wat-we-doen/fundraising/vragen/fondsenwervingsplan - Direct toepasbaar fondswervingsysteem http://www.steun.nl/index.php?page=wat-is-steun - Ideeën voor fondswerving http://artikeldirectory.net/school-fondsenwerving-ideeen-er-s-veel-n-van-hen/ 

Rommelmarkt organiseren (incl. verkoop producten uit het land van de veldmedewerker)



Veiling van gedoneerde producten of van diensten tijdens zendingszondag



High Tea organiseren



Zelfgemaakte keukencreaties verkopen (gebak, jam, pizza’s etc.)



Sponsorloop



Benefietconcert geven



Creatieve workshop(s) geven (fotografie-tips; sieraden of gebruiksvoorwerpen maken; etc.)

‘Daarom ren ik niet als iemand die geen doel heeft, vecht ik niet als een vuistvechter die in de lucht slaat. Ik hard mezelf en oefen me in zelfbeheersing, want ik wil niet aan anderen de spelregels opleggen om uiteindelijk zelf te worden gediskwalificeerd.’ (1 Korinthiërs 9:26-27)

35


7. Verlof Voor een goed geslaagd verlof is tijdige voorbereiding erg belangrijk. Het tfc kan hierbij een belangrijke rol spelen. Als de data voor de verlofperiode bekend zijn, neemt het tfc, in overleg met de veldmedewerker, de planning voor de informatiebijeenkomsten op zich. Een paar maanden voordat de veldmedewerker in Nederland komt, attendeert het tfc de achterban op de verlofperiode en coördineert de aanvragen voor informatiebijeenkomsten of andere ontmoetingen. Dit alles gebeurt natuurlijk in nauw overleg met de veldmedewerker zelf. Vaak organiseert het tfc een algemene informatieavond waarvoor iedereen die een nieuwsbrief ontvangt, wordt uitgenodigd. Op deze manier kan de veldmedewerker zijn/haar verhaal in één keer doen voor een grotere groep mensen (i.p.v. meerdere keren hetzelfde verhaal voor individuen).

1. Het doel van verlof is drieledig: a.

om tot rust te komen, even afstand te nemen van het veld. b. de band met familie, vrienden, kerkelijke gemeente, tfc en ondersteuners te onderhouden, hen te informeren over het werk. En enigszins feeling blijven houden met Nederland. c. om zich voor te bereiden op een nieuwe termijn op het veld. Van een lid van Wycliffe Nederland wordt in principe verwacht dat hij/zij eens in de twee jaar op verlof komt in Nederland. 2. Algemene uitgangspunten voor verlof (op basis van een periode van minimaal 2 jaar op het veld): - 1 maand verlof per jaar op het veld voor partnership development (onderhouden van contacten met je achterban en leggen van nieuwe contacten) - 1 maand om beschikbaar te zijn voor activiteiten en bijeenkomsten van Wycliffe Nederland (group service), dit in overleg met WBN afdeling PR. - Eventueel kan een verlof met 1 maand verlengd worden, als de vakantiedagen van dat jaar in Nederland worden opgenomen.

7.1 Verlofinformatie Over verlofzaken kan het tfc (ook) de website van EZA raadplegen, www.eza.nl. Daarnaast is er via Jabes verzekeringen www.jabesverzekeringen.nl veel informatie verkrijgbaar over praktische zaken als verzekeringen, belastingen, kinderbijslag, etc. Het is goed dat het tfc deze dingen leest om zich daarmee een beter beeld te vormen van de uitdagingen (en problemen) die zich voordoen als iemand (tijdelijk) terugkeert naar Nederland. In het al eerder genoemde boek van Neal Pirolo ‘Een thuisfront voor de zendeling’ wordt in hoofdstuk 7 duidelijk uiteengezet wat de moeilijkheden en uitdagingen zijn die bij terugkeer in het thuisland meespelen. De goede zorg die een tfc te bieden heeft, blijft ook bij thuiskomst van de veldmedewerker zeer noodzakelijk! Het belangrijkste wat een tfc kan doen bij (tijdelijke) terugkeer van een veldmedewerker, is:

36




de praktische zaken zo goed mogelijk regelen;



de veldmedewerker met gebed omringen;



een luisterend oor bieden en goede vragen stellen.

Hieronder volgt een korte uitleg, ontleend aan materiaal van de EZA, over de terugkeerproblematiek van een zendeling. Terugkeerproblematiek voor de zendeling en de zeer noodzakelijke hulp van het tfc Vanuit de zendeling: G eestelijk

 Denominaties, discussies over bepaalde leerstukken en kerkelijk meeleven zijn veranderd sinds vertrek naar het buitenland.  Altijd herkend en erkend als geestelijk persoon, namelijk zendeling, nu gewoon één van de velen, maar wel met andere ideeën en ervaringen.

E motioneel

 “Partir, c’est mourir un peu”.  Vrienden achtergelaten.  Bij vertrek naar Nederland waren problemen op het veld niet opgelost; er is altijd het idee niet voldoende te hebben gedaan.  ‘Mijn’ werk wordt nu door anderen, anders of niet meer gedaan.  Onzekere toekomst.

Sociaal

 Daar: gastvrijheid en relaties onderhouden, op de tweede plaats (misschien) planning en werk. Hier: agenda’s, planning, resultaat, afspraak…Kortom: ‘Opzij, opzij, opzij…wij hebben ongelofelijke haast.’  Daar: respect, aandacht op mij gericht. Hier: één in de grijze massa, ook weer in de aandacht, maar deze lijkt negatief.  Gezinssituatie is veranderd.

Praktisch

 Bij terugkeer geen idee waar ik moet beginnen: 

verzekeringen en belasting;



werk en vervoer;



opleidingen, kinderen en volwassenen;



woning;



inkopen, waar, hoe en hoe duur;



gebruik nieuwe apparatuur: pinpassen, creditcards, betaalwijzen, communicatiemiddelen, kabel, enz.

De zendeling denkt terug te komen in z’n eigen cultuur en dat blijkt niet zo te zijn. Het is zijn veranderde denken tegenover de veranderde maatschappij in Nederland. Een cultuurschok is het gevolg. Vanuit het tfc: Realiseert u zich dat ervaringen, die de ‘thuisblijvers’ niet hebben ondergaan, de

37


veldmedewerker hebben gemaakt, zoals hij nu is. Hij/zij is dus bij aankomst anders dan bij zijn/haar vertrek naar het veld. R aadgeven:

 Alles wat voor thuisblijvers gewoon is, kan vreemd zijn voor de zendeling. Begin al met adviseren terwijl de zendeling nog op het veld is. Wees je ervan bewust dat andere zaken dan wij zouden verwachten, belangrijk kunnen zijn voor de veldmedewerker. Bijvoorbeeld een Hollands patatje kan meer doen dan een vijfgangenmaaltijd; eindelijk iets anders te eten krijgen, kan ook heel goed doen. Help de veldmedewerker tijd te hebben en te nemen om te wennen. Dit moet dus financieel mogelijk zijn, of gemaakt worden. Denk aan de datum van terugkomst: zorg dat er voldoende tijd is voor het hele gezin om gewend te raken aan een nieuwe omgeving. Probeer ervoor te zorgen dat kinderen niet meteen naar school moeten.

I nteresse:

 Probeer te begrijpen wat er in de veldmedewerker omgaat. Als hij geen vragen stelt, begin dan zelf met vragen. Sta hem toe desnoods 10 keer hetzelfde verhaal te vertellen en help hem deze ervaringen af te ronden. Zoek naar mogelijkheden voor spreekbeurten. Laat zien dat je de veldmedewerker wilt begrijpen.

E valueer:

 Volg het verwerkingsproces: Stel knelpunten vast en bespreek hoe deze kunnen worden opgelost. Let op de gezondheid. Vaak treden er ‘ziek, zwak en misselijk’gevoelens op. Deze kunnen te wijten zijn aan verandering van klimaat en vermoeidheid, maar ook door onverwerkte ervaringen. Vaak betreft het een combinatie van deze factoren.

M obiliseer:

 Na een tijd van acculturatie, het verwerken van alles wat anders is, moet de veldmedewerker geholpen worden te integreren. Hij moet weer zijn huis als zijn thuis gaan accepteren, zijn werk gaan waarderen, etc. Het kan enorm helpen als hij met een kleine groep van vertrouwelingen regelmatig bij elkaar kan komen om zaken in gebed te brengen.

InTransit is een goede organisatie voor psychologische gesprekken met veldwerkers tijdens hun verloftijd. Zie ook www.intransit.nl.

7.2 Huisvesting Het vinden van huisvesting voor de veldmedewerker die op verlof komt, is een van de praktische dingen waarin een tfc kan helpen. Het is belangrijk eerst de precieze behoefte te inventariseren: waar wil de veldmedewerker wonen, voor hoelang is er woonruimte nodig, wat is de maximale huur die betaald kan worden, hoeveel ruimte is er nodig. Daarna zijn er verschillende mogelijkheden: 

Wycliffe heeft een eigen verlofgangershuis. Het is een tussenwoning van alle gemakken voorzien, met drie slaapkamers in Alphen aan den Rijn. Wycliffe-leden hebben het eerste recht en voor periodes zonder aanmeldingen zal het beschikbaar zijn voor zendelingen van

38


andere organisaties. De huurprijs is € 400,- per maand voor WBN-leden en € 500,- per maand voor niet WBN-leden (prijzen zijn excl. gas/water/licht). Wees er op tijd bij, want we hanteren het principe ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’. Stuur hiervoor een berichtje naar Jeleen Vermeulen ([email protected]), zij beheert de reserveringslijst. 

Een oproep in het kerkblad plaatsen of vragen in de gemeente of iemand mogelijkheden voor (tijdelijke) huisvesting weet (soms is een pastorie tijdelijk onbewoond). Denk ook aan het kerkblad van andere kerkelijke gemeenten in het dorp/de stad/de regio.



In EZA-uitgaven (EZA-mail e.d.) en op de EZA-website wordt meestal in de rubriek ‘huisvesting voor verlof’ woongelegenheid voor zendelingen met verlof aangeboden in diverse plaatsen in Nederland.



Er zijn in Moerkapelle ook 2 huizen beschikbaar die niet op de EZA-website staan. Neem daarvoor contact op met familie Hertog: 079-5933231.



Een advertentie in de lokale krant plaatsen. Dit kan een huurwoning in de vrije sector opleveren.



Informeren bij de toekomstige woongemeente wat de spelregels zijn m.b.t. de toewijzing van woningen. Kan de veldmedewerker al vóór terugkeer als woningzoekende worden ingeschreven?



Mogelijkheid onderzoeken of de veldmedewerker tijdelijk bij familie of vrienden kan wonen.

39


7.3 Toestemming voor Vertrek Tijdens het verlof vult de medewerker een zogenaamd Toestemming voor Vertrek formulier in. Op basis van dit formulier verleent de directie van Wycliffe Nederland aan het einde van het verlof al dan niet toestemming om te vertrekken naar het veld. In dit formulier wordt gevraagd naar: 

Gegevens over je gezondheid (lichamelijk, geestelijk, emotioneel).



Gegevens over geestelijke, emotionele en praktische ondersteuning voor de nieuwe veldperiode.



Gedetailleerd overzicht van de financiële situatie en een begroting van de komende veldperiode



Gegevens over verplichte verzekeringen



ondertekening beleidsdocumenten

Doel van dit formulier is om de medewerkers goed verzorgd weer te laten vertrekken. De penningmeester kan eventueel helpen met het deel rondom begroting en verzekeringen.

40


8. Comité in crisistijd “Wanneer de wereld je haat, bedenk dan dat ze Mij eerder haatte dan jullie. Als jullie bij de wereld zouden horen, zou ze jullie hebben liefgehad als iets van haarzelf, maar jullie horen niet bij haar, want Ik heb jullie uit de wereld weggeroepen. Daarom haat ze jullie. Denk aan wat Ik gezegd heb: een slaaf is niet meer dan zijn meester. Ze hebben Mij vervolgd, dus zullen ze ook jullie vervolgen; maar wie zich aan Mijn woorden gehouden heeft, zal zich ook aan jullie woorden houden. Dit alles zullen ze jullie vanwege Mij aandoen, want ze kennen Hem niet die Mij gezonden heeft.” (Johannes 15:18-21) Als we de Bijbel lezen, zien we dat we in een geestelijke strijd verwikkeld zijn (Efeze 6). Dit is vaak ook merkbaar op het veld. Veldmedewerkers bleven en blijven zeker niet altijd gevrijwaard van gevaarlijke situaties of erger. Wanneer er crisissituaties op het veld ontstaan, ligt de primaire verantwoordelijkheid en de leiding bij de veldorganisatie. Deze informeert zo spoedig mogelijk de directeur van WBN. Het is niet WBN of het tfc die de leiding heeft in crisissituaties, maar altijd de veldorganisatie. De veldorganisatie SIL werkt volgens een vastgesteld veiligheid- en crisismanagementprotocol. Wat kan het tfc doen? Het tfc kan bij de directeur van WBN informatie over de situatie opvragen die het tfc mag delen met de achterban (maar niet via internet s.v.p.) om gebedssteun en medeleven te mobiliseren voor de veldmedewerker. Omgekeerd zal WBN erop letten dat het tfc (via WBN en/of de veldmedewerker) wordt voorzien van informatie die nodig en geschikt is om de achterban te informeren en te betrekken bij de situatie van de veldmedewerker. Schroom als tfc niet om contact op te nemen met WBN als er vragen zijn! Mocht de veldmedewerker naar Nederland moeten komen (verplichte repatriëring), dan is het tfc van groot belang voor het regelen van huisvesting en verdere ondersteuning.

41


9. Comité voor veldmedewerker die vanuit Nederland werkt Er kan een situatie ontstaan dat het noodzakelijk wordt voor de veldmedewerker om terug te keren naar Nederland. Vaak heeft de veldmedewerker de behoefte en wens om vanuit Nederland toch door te werken in het project op het veld. Noodzakelijke redenen voor terugkeer zijn: politieke omstandigheden, langdurige ziekte, geen passende scholingsmogelijkheden voor de kinderen op het veld. De terugkeer naar Nederland heeft vaak een veel grotere impact op het leven van de veldmedewerker en het gezin dan ‘het thuisfront’ verwacht. Het thuisfront (/het tfc) kan denken: -

Ze zorgen nu zelf voor het contact met kerk en achterban; het tfc wordt overbodig.

-

Een van beiden neemt natuurlijk een betaalde baan, dus ze redden zich financieel wel.

De teruggekeerde veldmedewerker kan denken: -

Waar pas ik sociaal, wie ben ik in Nederland? (belastingtechnisch, in de kerk, in de buurt)

-

Waar kan ik wonen en werken?

-

Welke scholing en waar, voor de kinderen?

-

Hoe snappen de mensen wat ik doe vanuit Nederland?

-

Hoe houd ik contact met mijn collega’s op het veld? (continuering werk, verwachtingen van het veld)

-

Hoe vaak per jaar ga ik op werkbezoek naar het veld? (effect op de gezinssituatie!)

-

Is het allemaal financieel haalbaar? Zou onze support op sterkte blijven? Maken wij kans op een (parttime) betaalde baan? Is er geld voor bijscholing? Wat zijn de leefkosten in Nederland?

-

Kan ik nog op het tfc rekenen (ja, toch?) en waarvoor dan precies? Wat kan en wil ik zelf oppakken als ik weer in Nederland woon?

Gedachten en verwachtingen van het thuisfront/tfc en de veldmedewerker kùnnen behoorlijk verschillen! Belangrijk om tijdig met elkaar te spreken hierover! Allereerst is het belangrijk dat de veldmedewerker naar de achterban communiceert dat het veldwerk gewoon doorgaat. Vaak is het veldwerk inmiddels in een beslissende fase gekomen en is juist nu de betrokkenheid van de achterban van ‘levensbelang! Als een vertaalproject in de afrondende fase is, dan is dat ook één van de mooiste fasen in het Bijbelvertaalwerk, waarin de kerk, de achterban betrokken moet zijn en waarschijnlijk ook graag wil zijn (zoveel jaren gesteund!). De kerkelijke gemeente kan zich achter de distributie van bijv. een Nieuw Testament scharen en daar op praktische, maar zeker ook op geestelijk wijze in meeleven.

42


Wat verandert er voor het tfc? -

Ze hoeft niet meer de veldmedewerker in alles te vertegenwoordigen naar de achterban toe.

-

Ze kan direct met de veldmedewerker communiceren.

-

‘Het buitenlandeffect’ is verder weg nu de veldmedewerker in Nederland is. Dat heeft vaak effect op de achterban; het is moeilijker om betrokkenheid (gebed en giften) voor de veldmedewerker te krijgen.

Waarop kan een tfc zich in de nieuwe situatie toeleggen? -

In het geestelijk begeleiden en bemoedigen van de veldmedewerker in Nederland (dit is nog even nodig als toen hij/zij nog op het veld was!!!)

-

Praktisch meedenken over re-entry

-

Praktisch meewerken in het voorbereiden van de re-entry (huis, scholing etc.)

-

Een keer met de veldmedewerker meegaan naar het veld om mee te helpen (informeer naar werkzaamheden die bij je passen)

-

De gemeente informeren en enthousiasmeren, samen met de veldmedewerker (bijv. als een Nieuwe Testament bijna klaar is of wordt opgedragen)

-

De gemeente meenemen in blijvende voorbede (Gebedsworkshop implementeren)

-

Brainstormen met de veldmedewerker over passende vormen van fondsenwerving en helpen bij de uitvoering ervan N.B. WBN stelt, in samenspraak met de veldmedewerker, een nieuwe begroting op, gebaseerd op leefkosten in Nederland.

-

Medeambassadeur zijn van het veldwerk dat de veldmedewerker vanuit Nederland doet.

Het belangrijkste is om samen de schouders onder dit geestelijk werk te blijven zetten, o.a. door gebed en een goede communicatie over en weer, voorafgaand aan en tijdens de werkperiode in Nederland. Het tfc is dus niet overbodig geworden! Tip voor de veldmedewerker: schroom niet om je behoeften kenbaar te maken aan je tfc. Het tfc wil best helpen, maar bespreek samen waarmee je het meest blij zou zijn en hoe. Overleg ook met afdeling Personeelszaken WBN (aanspreekpunt voor de veldmedewerker daar) als je als tfc en/of veldmedewerker advies nodig hebt.

43


10. FAQ/Veelgestelde vragen Dit Handboek heeft hopelijk nuttige informatie gegeven en veel vragen weggenomen. Hieronder nog 7 ‘frequently asked questions’ ofwel veelgestelde vragen.

1. Wanneer moet ik een tfc opzetten? Als je weet dat je in de toekomst uitgezonden gaat worden is het belangrijk om hier zo vroeg mogelijk mee te beginnen. 2. Wat voor mensen zoek ik voor mijn tfc? Lees paragraaf 3.2 van dit Handboek voor een goede start! 3. Wat doe je als je verschillende ondersteunende kerken hebt? Bij voorkeur stel je dan een tfc samen met uit elke kerk een vertegenwoordiger. Ook kun je er voor kiezen om twee tfc’s in het leven te roepen als de reisafstand te groot is. 4. Helpt Wycliffe mee bij het zoeken van sponsors? Nee, wel heeft WBN in dit Handboek informatie en fondswervingmodellen (op websites) gegeven. Elk tfc gaat hiermee biddend en creatief aan de slag, in overleg met de veldmedewerker. 5. Hoe stimuleer ik gebed in mijn gemeente? Vraag het WBN-kantoor naar de data van de volgende gebedsworkshop! De workshop is voor alle leden van het tfc. 6. Wat moet het tfc doen als er een crisissituatie op het veld is? Zie hoofdstuk 9 in dit Handboek. 7. Wat is het reglement van WBN en partnerorganisaties m.b.t. publicaties (nieuws- en gebedsbrieven, folders, websites, blogs etc.)? Het Publicatiereglement van WBN is opgenomen in dit Handboek, zie Bijlage 5. Voor aanvullende, specifieke SIL-richtlijnen die gelden in het land waar de veldmedewerker zit: vraag deze aan je veldmedewerker. Als u nog andere vragen heeft, kunt u mailen naar: [email protected]

44


Bijlage 1 Voorbeeld Antwoordkaarten bestaande tfc’s

De antwoordkaarten zijn op te vragen bij [email protected]

45


Bijlage 2 Aanbevolen literatuur Een thuisfront voor de zendeling door Neal Pirolo, Uitg. Gideon; 2000 Enkeltje Thuis door Neil Pirolo, Uitg. Interserve; 2001 Samen uit, samen thuis door Jaap Ketelaar, Uitg. EZA; 2006 Bruin brood met kaas (praktische handreiking over verlof houden voor zendingswerkers) door Kees Janse en Ada Heldoorn-Reijnoudt, Uitg. ZGG; 2010. Dit laatste boek verstrekt WBN aan de 1e verlofgangers. Zie de website van Intransit (www.intransit.nl/info/literatuur) voor goed leesmateriaal over: Terugkeer naar Nederland (re-entry) Mission kids en third culture kids Stress, culture shock, trauma Crossculturele communicatie Zie de website van EZA (www.eza.nl/thuisfrontcommissies/trainingsdag) voor zeer nuttige downloads. Deze gaan o.a. over: - het vasthouden van de visie; - gebed voor zendingswerker en tfc; - het schrijven van een goede nieuwsbrief; - blijvend goede communicatie tussen tfc en veldmedewerker; - fondsenwerving.

Soms wijken de informatie en tips in de downloads/boeken iets af van hetgeen in dit WBNHandboek is beschreven. WBN heeft op grond van ervaringen die in onze organisatie het beste werken, keuzes gemaakt. Voor elk tfc geldt het WBN-Handboek als de richtlijn/norm, niet de downloads/boeken.

46


Bijlage 3 Nuttige websites www.eza.nl

Evangelische Zendingsalliantie, o.a. lijst met verlofhuizen

www.jabesverzekeringen.nl

verzekeringen voor o.a. zendingswerkers

www.intransit.nl

o.a. trainingen voor zendingswerkers

www.membercare.nl

zorg voor zendingswerkers

www.stichtinghand.nl

praktische hulp, goederen, auto’s voor zendingswerkers en verlofgangers

www.mkfocus.nl

mkfocus is onderdeel EZA, t.b.v. missionkids

www.minocw.nl

Ministerie van onderwijs en wetenschap met o.a. informatie

www.wereldschool.nl

onderwijs aan Nederlandse kinderen in het buitenland

www.jfsg.nl

Jacobus Fruytier Scholengemeenschap in Apeldoorn

over onderwijs en leerplicht

(reformatorisch), biedt afstandsonderwijs voor Nederlandse leerlingen in het buitenland. Mail voor meer informatie naar [email protected].

47


Bijlage 4 Checklist Voor het vertrek naar het buitenland: -

Overleg met kerk, oudsten, voorganger(s), zendingscommissie, etc.

-

Samenstelling van een tfc en takenverdeling

-

Bijeenkomst met veldmedewerker, tfc en WBN

-

Gebedsondersteuning en financiële steun zoeken

-

Informatiefolder samenstellen en versturen

-

Adressenbestand aanleggen (zie 2.9)

-

Giftenadministratie opzetten (zie hfst. 6)

-

Praktisch meehelpen w.b. ontruimen huis, verkoop huis/auto, inpakken, afscheid regelen

Terwijl de veldmedewerker in het buitenland verblijft: -

Gebedsbijeenkomsten organiseren

-

Gebedsonderwerpen doorgeven aan achterban

-

Nieuws- en gebedsbrieven verzenden

-

Adressenbestand bijhouden

-

Administreren van giften

-

Bedankjes voor ontvangen giften regelen

-

Post en eventueel pakketten naar veldmedewerker (zie 3.6)

-

Regelmatig vergaderingen organiseren en notuleren (notulen ook naar WBN sturen)

-

Veranderingen in samenstelling van tfc doorgeven aan WBN

-

Bijeenkomsten bijwonen zoals tfc-dag (via EA-EZA); algemene ledenvergadering van WBN

Vlak vóór de verlofperiode -

Huisvesting en eventueel een auto voor de veldmedewerker zoeken

-

Eventueel school voor de kinderen uitzoeken en inschrijving regelen

-

Eventueel hobbyclubs, speelgoed en huisdier voor de kinderen regelen

-

Achterban voorbereiden op verlof van de veldmedewerker

-

Afspraken voor presentaties coördineren

Tijdens de verlofperiode -

Meehelpen bij presentaties, misschien een algemene ontmoeting/presentatie organiseren

-

De veldmedewerker helpen bij het opnieuw vestigen in Nederland

-

Gebedsondersteuning bieden

-

Als praatpaal en luisterend oor fungeren!

48


Bijlage 5 Publicatiebeleid WBN Beleid voor publicaties van en met betrekking tot sollicitanten en leden van Wycliffe Bijbelvertalers Nederland. Publicaties betreffen: * Nieuwsbrieven * Gebedsbrieven en gebedsmails * Sociale media (Hyves, Facebook, Twitter, Internet, enz.) * Websites, webpagina’s en weblogs * Presentaties * Informatiefolders * Visitekaartjes/antwoordkaartjes * Interviews met kranten, tijdschriften enz. * Opiniestukken voor kranten, enz. * Andere publieke uitingen NB: Voor veldmedewerkers gelden primair de publicatierichtlijnen van het veldkantoor. NB: Voor leden-in-opleiding die al weten naar welk land/regio ze worden uitgezonden gelden eveneens primair de publicatierichtlijnen van het veldkantoor (branch). Lees deze na via homepage Insite – Resources – Publicity Guidelines, per branch, met een contactpersoon. Daar staan o.a. de ‘sensitive areas’ omschreven, die strengere regels kennen. 1. Wycliffe-vermelding Vermeld zo mogelijk het WBN-logo. Het logo staat als download op de website: www.wycliffe.nl. Als je nog geen account hebt, kun je dat aanvragen bij de afdeling PR & Communicatie. Uitzondering: publicaties van leden die in ‘sensitive areas’ werken (het SIL-logo mag wèl). Vermeld, als je een colofon of voettekst gebruikt, duidelijk het (website-)adres van WBN, de contactinformatie van het thuisfronttfc en het bankrekeningnummer (ten name van Wycliffe tfc ‘achternaam’). 2. Correcte inhoud en correct Nederlands Geef i.v.m. culturele gevoeligheden geen openlijk negatieve mening over zaken in het land of de cultuur waar je verblijft of dat/die je bezocht hebt; schrijf niet negatief over personen of je organisatie. Schrijf alleen over Wycliffe-/SIL-projecten waar jij inhoudelijk verstand van hebt. Ook is het belangrijk dat alle publicaties opgesteld zijn in correct Nederlands. Spreek af dat iemand uit je achterban met je meeleest en je nieuwsbrieven corrigeert. Stuur de definitieve versie naar afdeling Personeelszaken: [email protected]. Twee nuttige websites voor het checken van spelling(sregels) en spelling aardrijkskundige namen: http://woordenlijst.org/ http://taaladvies.net/taal/aardrijkskundige_namen/

49


3. Kranten, radio, TV, presentaties Overleg met WBN (afdeling PR & Communicatie) als je benaderd wordt of van plan bent om voor een groter publiek (breder dan je eigen achterban) over je werk/Wycliffe/SIL te spreken of te schrijven. Laat artikelen voor een krant of tijdschrift vooraf door afdeling PR & Communicatie doorlezen, of, in geval van wetenschappelijke artikelen, door deskundige collega’s. Stel bij interviews door een krant of tijdschrift als voorwaarde aan de redactie dat je recht op correctie hebt voorafgaand aan publicatie. Afdeling PR ontvangt in alle gevallen graag een kopie van (of link naar) de definitieve versie. 4. Internet Fijn dat je kennis, ervaring en waardevolle informatie over je werk voor Wycliffe Bijbelvertalers met een breder publiek wilt delen. Tien vuistregels voor weblogs/-sites (waarvan 1 t/m 8 ook voor sociale media): 1. jij bent persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud; je beseft dat je als verlengstuk van WBN en SIL gezien wordt; 2. je geeft informatie correct weer - bij twijfel eerst checken, of weglaten; 3. je bent respectvol, ook in reacties en antwoorden; 4. je beseft dat wat je deelt, o.a. over je privéleven, altijd en wereldwijd blijft bestaan; 5. je vermeldt in relatie tot het werk van SIL geen evangelisatieactiviteiten: Bijbelvertaalwerk en Bijbelgebruik zijn onderdeel van SIL’s taalontwikkelingsstrategie en deze worden gestart vanuit de behoefte van de lokale christelijke gemeenschap; 6. je informatie is niet schadelijk voor het werk, de reputatie en relaties van Wycliffe, SIL of andere zendingsorganisaties; neem contact op met WBN (afdeling PR & Communicatie) als er door reacties een discussie of spanning ontstaat; 7. je staat open voor feedback op wat je publiceert (bijv. van collega’s of WBN); 8. je respecteert copyrights en geeft referenties aan het werk van anderen transparant weer; vraag toestemming aan betrokkenen voor het publiceren van foto’s, gesprekken, citaten; 9. je geeft het adres van je (nieuwe) weblog door aan WBN, afdeling Personeelszaken: [email protected] 10. je vermeldt op je weblog de volgende disclaimer: © (jaar van het online gaan van de website) (naam medewerker). De standpunten en meningen op deze website zijn de persoonlijke mening van (naam) en staan los van eventuele officiële standpunten van Wycliffe Bijbelvertalers Nederland. (naam) is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de uitlatingen en reacties van derden op de hier gepubliceerde stukken. Meer informatie over Wycliffe Bijbelvertalers Nederland is te vinden op www.wycliffe.nl. òf (in sensitive areas): © (jaar van het online gaan van de website) (naam medewerker). De standpunten en meningen op deze website zijn de persoonlijke mening van (naam). Ik ben niet persoonlijk verantwoordelijk voor de uitlatingen en reacties van derden op deze site.

50


Bijlage 6 Beleid WBN t.a.v. Graduate Studies van leden in actieve dienst (niet relevant voor tfc’s) Inleiding Wycliffe Bijbelvertalers Nederland (WBN) steunt initiatieven van leden in actieve dienst om Graduate Studies aan te vangen en te voltooien. Het kan om een universitaire graad gaan (Master’s degree, MA), na een HBO opleiding, of om een promotie (phD) na een universitaire opleiding. Aanleiding Op Insite staan de volgende SIL Guidelines van 2002, updated november 2007 (klik eerst onder ‘related pages’ op ‘SIL international information centre’): Home → International Personnel → Int'l Personnel Learning and Development → Scholarship Fund Human Resource & Administrative Personnel → Int'l Guidelines and Requirements in Selecting Members For Graduate Study Programs. Nadelen van Graduate Studies door veldmedewerkers: 

tijdsinvestering: tijd niet besteed aan project op het veld (PhD’s zijn vaak wel gebaseerd op onderzoeksgegevens uit het veld); het gaat om 2 tot 4 jaar



kosten: meestal verdisconteerd in de begroting, waardoor de achterban betaalt; niet alleen de studiekosten, maar ook reis- & verblijfskosten plus levensonderhoud.

Voordelen van Graduate Studies door veldmedewerkers: 

reinvention en Vision 2025: Wycliffe en SIL hebben leden nodig die lokale medewerkers kunnen begeleiden en trainen (competenties), ook (soms) op universitair niveau



academische excellentie: Wycliffe en SIL hebben een hoog academisch aanzien in de wetenschappelijke wereld en om deze positie te handhaven is doorgaande stroom van wetenschappelijke studies en publicaties vereist door gekwalificeerde medewerkers



HBO-ers die na werkervaring doorstuderen voor een Master’s Degree hebben vaak een verrijkende combinatie van competenties op praktisch en academisch vlak

SIL moedigt Master/promotiestudie aan na een (eerste) veldperiode, en verzoekt de veldmedewerkers hun thesis of dissertatie af te staan aan SIL’s Language & Culture Archives voor algemeen gebruik (Intellectual Property Policy 2001). WBN daarentegen moedigt voortgezette studie aan voorafgaand aan de eerste veldperiode, zodat de investering van tijd en geld door de (aanstaande) veldmedewerker zelf gedragen wordt. WBN constateert bij veldmedewerkers met een HBO-opleiding die in bijv. alfabetisering werken, dat vaak al na één veldperiode de behoefte ontstaat om een Master’s degree te halen. Voor HBO-ers in ondersteunende taken is dat meestal (nog) niet het geval en voldoet de Bachelor’s. Procedures Randvoorwaarden: 

training als levenshouding: elke veldmedewerker werkt aan zijn professionele competenties en zoekt met zijn supervisor naar gepaste training



iedereen een trainer: het veranderde internationale klimaat vraagt steeds meer van de veldmedewerker dat hij trainer wordt of van nature al is

51




diversiteit aan talenten: supervisors kijken qua training naar de talenten van de veldmedewerker in combinatie met de behoeften van de organisatie



succes verzekerd: alleen leden die een hoge kans van slagen hebben worden voor training geselecteerd, en wel tot het hoogste niveau dat ze kunnen bereiken

Wie komt in aanmerking: Het spreekt voor zich dat de veldmedewerker een sterke geestelijke en academische motivatie nodig heeft; daarnaast dat duidelijk is hoe zijn studie de behoeften binnen de organisatie zal dienen (pas in 2e instantie hemzelf). 

volharding: de veldmedewerker heeft bewezen regelmatig en tijdig zijn doelen te halen tijdens de afgelopen veldperiode, bijv. in zijn taalproject, administratief werk of ondersteunende rol



schrijfvaardigheid: het schrijven gaat de veldmedewerker goed en makkelijk af; een schrijfworkshop kan helpen, maar hij moet het zonder verdere hulp van buitenaf kunnen



zelfstandigheid: de veldmedewerker heeft bewezen onafhankelijk van een consulent te kunnen werken door gebruik te maken van de (veld)bibliotheek en andere vakinhoudelijke bronnen voor zijn werk; hij heeft ervaring met het oplossen van (grote) problemen of het volbrengen van een grote taak



analytisch vermogen: de veldmedewerker kan selectief met grote hoeveelheden informatie omgaan; dat heeft hij bijv. bewezen tijdens seminars en conferenties; ook aan de hand van zijn privé leesgedrag kan bepaald worden of hij graag leest



cross-culturele gevoeligheid: veldmedewerkers die verder studeren worden uiteindelijk vaak consulenten en hebben bij voorkeur een lokale taal geleerd, zodat hij in die taal lokale mensen kan trainen en begeleiden; hij heeft daarbij geduld voor mensen die minder goed mee kunnen komen; hij helpt anderen oplossingen vinden i.p.v. zelf problemen op te lossen.

Aanvullende voorwaarden WBN Van de veldmedewerker wordt verwacht dat hij voor elk jaar studie, hij minimaal één jaar actieve dienst verleent aan (een partnerorganisatie van) WBN na afronding van de studie. De veldmedewerker houdt WBN en zijn veldkantoor jaarlijks op de hoogte van zijn studievorderingen. Stappen besluitvormingsproces: De veldmedewerker overlegt de gekozen studie (onderwerp en inhoud), de studieperiode en –duur met de veldorganisatie, waarbij hij rekening houdt met de doelstellingen van het veldteam, met de mensen waarvoor/mee hij werkt, en uiteraard met de beschikbare financiën. Zowel de veldmedewerker, de veldorganisatie of de internationale organisatie, bijv. de technische of domein coördinator, kan het initiatief tot de studie nemen, in onderling overleg. De veldmedewerker betrekt WBN vroeg in het proces (CC op e-mails), zodat verwachtingen wederzijds vastgelegd kunnen worden. Akkoord is nodig van het tfc en de zendende kerk. De veldmedewerker stelt een voorlopige begroting op voor de komende studiejaren. Als de geraamde inkomsten voldoende zijn voor het eerste studiejaar, verleent WBN haar finale akkoord.

52


Verplichte SIL-stappen voor lid: 1. Overleggen met de leiding van de veldorganisatie en de betreffende (Internationale) domeincoördinator. 2. Overleggen met de zendende organisatie (WBN, afdeling Personeelszaken), kerk en TFC. 3. Invullen van studie-informatie op SIL-formulier MODEL SIL information sheet on approved study program.doc 4. Opsturen van dit formulier naar veldorganisatie ter ondertekening 5. Doorsturen van getekend formulier door veldorganisatie naar [email protected] en naar WBN De veldorganisatie communiceert vervolgens de functienaam en – nummer (of study-assignment) naar WBN om op te nemen in het internationaal personeelsinformatiesysteem Insite. De veldmedewerker valt vakinhoudelijk onder de verantwoordelijkheid van de veldorganisatie (AMPR; assessment gaat naar veldorganisatie). Als de studie in Nederland plaatsvindt, is WBN verantwoordelijk voor de zorg voor het lid (welzijn). Studiebeurzen Er moet vanuit gegaan worden dat de studie uit eigen middelen dan wel door de eigen achterban bekostigd wordt. Er is een (kleine) mogelijkheid voor SIL-leden om studiebeurzen aan te vragen bij: 

Intl. Coordinator for Personnel Training (office int’l Vice President for Personnel, Dallas): indien studie niet aan taal gerelateerd, maar bijv. op het gebied van Human Resource Management of Management Counseling



Intl. Vice President of Academic Affairs, Dallas, voor taal-gerelateerde studieprogramma’s, zoals alfabetisering, antropologie, taalkunde, missiologie, vertaaltheologie, Bijbelse talen. ([email protected])



WBN’s Eddie Kapelfonds



soms heeft de SIL Area ook een ‘potje’ voor Scholarships

Scholarship Application Approval Process Contributed by: Ken Wiggers (ken_wiggers) — last modified Nov 13, 2007 01:21 PM Scholarship Fund for Professional Development of Human Resources and Administrative Personnel 1. The application is turned in and completed with the necessary approval from the Entity and WO (as per the Guidelines and Requirements in Selecting Members for Graduate Study Programs) 2. The applications are emailed to the Committee members to review and give approval or denial. Approval is based on: 

A complete application



Appropriate organizational endorsement (which includes that the study will serve the organization and the member will continue to serve in that capacity)



The study program is in line with the corporation goals



The study program has a high potential for completion

3. The determination of money to be granted in the scholarship is based on the money available and the number of applications received. 4. Guidelines for determining the actual amount given is figured on the total cost of the program

53


with: 

The Entity of Assignment expected to provide 1/3,



The member (and their partners) expected to provide 1/3 and



The Scholarship seeking to assist with the final 1/3 of the cost—as funds are available.

5. Once approval of application and the amount to be given has been determined the member will be notified and asked to supply the appropriate account to which the money will be credited or the school to which the money will be sent will need to be identified. 6. Distribution of the money will be on a semester basis.

54

Handboek voor. veldmedewerkers. thuisfrontcomités

Recommend Documents