Handboek ISO 9001 Versie: 2013|2014
Inhoudsopgave 0: 0.1:
Inhoudsopgave Directieverklaring Koudetechniek
Blz. 2 Blz. 4
1: 1.1: 1.2: 1.3: 1.4: 1.5: 1.6:
Organisatie Hoofdschema Organisatieschema Koudetechniek Organisatieschema service Organisatieschema Airco Functie- en taakomschrijvingen Opleidings- en ervaringseisen
Blz. 5 Blz. 5 Blz. 6 Blz. 7 Blz. 8 Blz. 9
2: 2.1: 2.2: 2.3: 2.4: 2.5: 2.6: 2.7: 2.8: 2.9: 2.10: 2.11:
Kwaliteitssysteemprocedures en documenten Overlegstructuur kwaliteitszorg Beheer kwaliteitshandboek Wijzigingenlijst Meting klanttevredenheid Interne audits Continue verbetering Beoordeling kwaliteitssysteem directie Beheer kwaliteitsregistraties Afhandeling verbeterpunten Selectie en beoordeling toeleveranciers Documentenbeheer
Blz. 10 Blz. 11 Blz. 12 Blz. 17 Blz. 18 Blz. 19 Blz. 20 Blz. 21 Blz. 23 Blz. 24 Blz. 25
3: 3.1: 3.2:
Kwaliteitsbeleid, missie en relatie met ondernemingsdoelstellingen Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsjaarplan
Blz. 26 Blz. 34
4: 4.1: 4.2:
Commerciële processen Offerte-orderacceptatie Calculatie
Blz. 35 Blz. 37
5: 5.1: 5.2: 5.3: 5.4: 5.5: 5.6: 5.7: 5.8:
Operationele processen Inkoop Bestelprocedure materialen Materiaalvoorziening Service Materieelbeheer Verstrekte producten klant Ingangscontrole, opslag en retouren Uitgaand materiaal Uitbesteding
Blz. 38 Blz. 39 Blz. 40 Blz. 41 Blz. 42 Blz. 43 Blz. 44 Blz. 45
6: 6.1: 6.2: 6.3: 6.4: 6.5: 6.6: 6.7:
Uitvoering bedrijfsprocessen Bedrijfsproces projecten Koudetechniek Bedrijfsproces projecten Service Ontwerpbeheersing software Geaccepteerde afwijkingen Wijziging na totstandkoming opdracht Producten met afwijkingen CE Markering/PED
Blz. 47 Blz. 50 Blz. 53 Blz. 54 Blz. 55 Blz. 56 Blz. 57 2
6.8: 6.9: 6.10: 6.11: 6.12:
In bedrijfstelling Oplevering Oplevering koelinstallatie STEK regeling Uitvoering onderhoud STEK regeling Klachtenbehandeling
Blz. 60 Blz. 62 Blz. 63 Blz. 64 Blz. 65
7: 7.1: 7.2: 7.3:
Ondersteunende processen Opleidingen Systeembeheer Beheer normen en voorschriften
Blz. 67 Blz. 68 Blz. 69
8: 8.1: 8.2: 8.3: 8.4: 8.5: 8.6:
VCA documenten en instructies VGWM intentieverklaring VGWM beleidsplan VGWM jaarplan VGWM instructies (zie onderstaande specificaties) Keuring en beproeving middelen Beheer keurings- meet- en beproevingsmiddelen
Blz. 70 Blz. 71 Blz. 73 Blz. 74 Blz. 78 Blz. 79
VGWM Instructies 1: Bedrijfshulpverlening 2: Persoonlijke beschermingsmiddelen 3: Opleidingseisen VCA 4: Richtlijn medische controles 5: Instructie tijdelijke en nieuwe medewerkers 6: VGWM Risicoproducten 7: VGWM Campagnes 8: werkplekinspecties 9: Toolboxbijeenkomsten 10: (Bijna) ongevallenmelding 11: Afvoer van chemisch afval 12: Opstellen VGWM plannen 13: Bedrijfsnoodplan 14: RIE 15: Taakrisicoanalyse 16: Directiebeoordeling 17: Ongevallenfrequentie index 18: Gerelateerde procedures
3
0.1 kwaliteitssysteem ISO 9001
directieverklaring koudetechniek
versie: 01-07-2014
Directieverklaring koudetechniek In dit kwaliteitshandboek zijn de bedrijfsprocessen koudetechniek geïntegreerd opgenomen binnen het kwaliteitssyteem ISO. In dit kwaliteitshandboek zijn tevens alle maatregelen nodig voor het certificaat VCA** opgenomen. De directie van Van Kempen Koudetechniek en van Kempen service b.v verklaart, dat zij: - verantwoordelijk is voor de juiste uitvoering van de voorwaarden zoals in de gangbare wetgeving voor Koudetechniek omschreven - het bedrijfsbeleid erop is gericht emissie van koudemiddel in het milieu te voorkomen - zal voldoen aan alle relevante wetgeving t.a.v. milieu- en veiligheidseisen - ervoor zal zorgen dat zijn medewerkers over de specifieke eisen van koudetechniek zijn geinstrueerd en dat hieraan in de praktijk bij voortduring wordt voldaan. - zich continue met bedrijfsverbeteringen bezig houdt en de werknemers hierop aanstuurt. De directie van van Kempen Koudetechniek b.v. en van Kempen service b.v. verklaart voorts, dat zij: - beschikt over een geldige F-gassen-erkenning (nummers: F.GAS-4.10.0092.NLD-rev.00 & F.GAS-4.10.0074-NLD-rev.00) - beschikken over een geldig VCA-certificaat. - de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers die werk uitvoeren, dat van invloed is op de kwaliteit, of daaraan leiding geven zijn gedefinieerd en vastgelegd in procedures en functie-en taakomschrijvingen. Namens de directie Jan-Vliet van Zante :
Datum: 01-07-2014
4
5
6
7
8
9
10
11
12
2.3 Wijzigingenlijst 4.1 | Offerte/orderacceptatie Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
– – – De ontwerper/calculator legt geen opdrachtnummer vast in syntess. Die eruit halen. – – Vier ogen-systeem wordt vier-ogen-principe. – – – – – Toevoegen: ontwerper/calculator draagt ook zorg voor het ordenen van de projectmap. – -
4.2 | Calculatie Aanpassingen handboek 0. – 1. Toevoegen: accountmanager neemt ook contact op met de klant voor aanvullende informatie. 2. – 3. – 4. – 5.3 | Materiaalvoorziening Service Aanpassingen handboek Geen wijzigingen. 5.4 | Materieelbeheer Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
– Toevoegen: en/of magazijnbeheerder/voorman. Aanpassen: wat type- en volledigheidfoutjes. – – – Toevoegen: zo nodig wordt het geregistreerd. – Aanpassen: De magazijnbeheerder/keurmeester zorgt ervoor dat in afwachting van reparatie, dat het materieel in een afgesloten ruimte wordt opgeslagen. 9. – 10. Aanpassen: De inkoper wordt De keurmeester. 13
Toevoegen: bepaalt zo nodig in overleg met…. 5.6 | Ingangscontrole, opslag & retouren Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
– Toevoegen: en/of magazijnmedewerker Toevoegen: en/of magazijnmedewerker Toevoegen: en/of magazijnmedewerker Toevoegen: en/of magazijnmedewerker Toevoegen: en/of magazijnmedewerker Toevoegen: en/of magazijnmedewerker. Toevoegen: vastgelegd op de pakbon en gemeld aan de inkoper 7. Toevoegen: magazijnmedewerker Vervolg: 1. – 2. – 3. Toevoegen: Magazijnbeheerder. 4. – 5. Toevoegen in schakel: archiveren retourbonnen leverancier
5.7 | uitgaand materiaal Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3.
– Aanpassen: De besteller registreert… de uit te geven materialen… Toevoegen: De magazijnmedewerker zet de materialen op project- en magazijnnummer -
6.1 | bedrijfsproces projecten Koudetechniek Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
– – Toevoegen: Schriftelijke vastlegging van Kick-offmeetings. – Punt vier kan eruit gehaald worden. Toevoegen: Indien nodig worden er bij grote projecten de tekeningen ook aan derden verstrekt. Werkvoorbereiding maakt basisontwerp (koeltechnisch schema). – – Aanpassen: De wekelijkse bespreking moet PT-overleg heten. – Toevoegen: n.a.v. de regelbespreking en de specificaties stelt de werkvoorbereider een koeltechnisch schema op. – – – 14
14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
– – – Deze schakel zou er eigenlijk uit moeten, want die controle gebeurt niet of nauwelijks. – – Toevoegen: en/of projectleider. Monteursmappen = montagemappen.
6.2 | Bedrijfsproces Service Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
– – – – – Aanpassen: Projectleider wordt Projectleider Koudetechniek – – – – – Toevoegen: soms ook via de telefoon. – – – – – – – – – – – – – –
15
6.8 | In bedrijfstelling Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
– Aanpassen: De bedrijfsleider koudetechniek zit niet bij de regelbespreking, eruit halen. – – – Toevoegen: Tijdens de overdracht van projectdocumenten van koude naar service dient er een paraaf voor juiste vrijgave van projectdocumenten gezet te worden. – – – Aanpassen: Er moet in deze schakel duidelijker naar voren komen dat Hoofd Inbedrijfstelling de planning maakt. Wijzigen: De monteur voert de werkzaamheden uit i.p.v. werkvoorbereider inbedrijfstelling. Toevoegen: Er dient een controle uitgevoerd te worden op de door de monteurs vastgelegde IB-rapporten. – – Toevoegen: Hoofd bedrijfsbureau procestechniek zit ook bij de bespreking van de resultaten.
7.3 | Beheer normen & voorschriften Aanpassingen handboek Geen wijzigingen. 8.5 | Keuring en beproeving middelen Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4.
Het doel ontbreekt. Doel formuleren Aanpassen: inkoper/werkvoorbereider wordt Keurmeester. – Toevoegen: een aantal middelen worden door een extern bedrijf gekeurd. Aanpassen: Hoofd uitvoering wordt Keurmeester. Tevens Justering toevoegen aan de procedure. 5. Aanpassen: Hoofd uitvoering wordt Keurmeester. 6. Aanpassen: Inkoper/werkvoorbereider wordt Keurmeester. 7. -
16
8.6 | Beheer keurings- meet- en beproevingsmiddelen Aanpassingen handboek 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
– Toevoegen: toegestane afwijkingen zijn vastgelegd in kwaliteitshandboek 2006. Aanpassen: De inspecteur wordt De keurmeester. Aanpassen: De inspecteur wordt De keurmeester. – Aanpassen: en/of de directeur… kan er uit gehaald worden. – Aanpassen: inspecteur uit het rijtje halen. Aanpassen: De groepsleider, de chef-monteur, de monteur mogen eruit gehaald worden. De Inspecteur wordt de Keurmeester.
17
2.4 meting klanttevredenheid
kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014 0
Deze procedure beschrijft de methode waarop periodiek de klanttevredenheid wordt gemeten. Doel van de procedure is het verkrijgen van structureel inzicht in klanttevredenheid en (indien noodzakelijk) maatregelen te treffen om tot continue verbetering te komen.
4
Voor projecten:bedrijfsleider of projectleider voeren enige tijd na afronding van opdracht (mondeling of schriftelijk) enquête uit Voor serviceopdrachten wordt om het jaar een omvangrijke enquête gehouden.
0 doel
6.2 bedrijfsproces service
1 uitvoeren operationele processen
4.1 offerte/orderacceptatie
6.1 bedrijfsproces projecten koudetechniek
2 opleveren installatie/ service/
6.9 oplevering
4 uitvoeren periodieke klantenenquêtes
5 evalueren klantenenquetes
stop
nee
6 maatregelen nodig ?
5 Door de bedrijfsleider en in de MT vergadering worden de uitkomsten van de klantenenquêtes beoordeeld op basis van de prestatie indicator.
6 de bedrijfsleider en in de MT vergadering wordt nagegaan of maatregelen noodzakelijk zijn
ja
7 nemen van maatregelen
7 de directeur treft corrigerende maatregelen conform genoemde procedure met eventuele terugkoppeling naar primaire processen
2.6 continue verbetering
18
2.5
interne audits ZEGELRECHT kwaliteitssysteem ISO 9000:2000 VCA
versie: 01-07-2014 0 deze procedure beschrijft de werkwijze van de interne audits. Deze audits hebben tot doel de werking van het kwaliteitssysteem periodiek na te gaan.
0 doel
1 de kwaliteitsmanager zorgt ervoor dat het gehele kwaliteitssysteem minimaal elke twee jaar is geaudit. Past zonodig de frequentie per te auditen onderdeel aan. Zorgt voor de voorbereiding en planning van de audits.
1 opstellen auditplanning
2 de kwaliteitsmanager bepaalt in overleg met de directie wie de (hoofd) auditor is voor een bepaald onderdeel (eventueel met medeauditor). Deze keuze wordt gebaseerd op: onafhankelijkheid, technische en organisatorische bekwaamheden, sociale vaardigheden, kennis van het kwaliteitssysteem c.q. onderdelen en kennis van de organisatie en interne richtlijnen
2 instrueren auditors
3 de interne auditor maakt o.b.v. het auditplan een afspraak met de gewenste gesprekspartners en stelt een vragenlijst op voor het te auditten proces,
3 voorbereiden audit
4 de interne auditor rapporteert zijn bevindingen via een auditrapport
4 uitvoeren audit en opstellen rapport
nee 5 audit correct uitgevoerd?
5 de kwaliteitsmanager beoordeelt of de audit correct is uitgevoerd, zo niet dan bespreekt hij dit met de auditor.
ja 6 bespreken maatregelen
6 de kwaliteitsmanager beoordeelt de uitkomsten van de audit op conformiteit met de NEN-ISO 9001 2000 norm. Zonodig worden corrigerende/preventieve maatregelen vastgelegd, of worden in geval van betrokkendheid van andere afdelingen c.q. functionarissen, voorstellen hiertoe gedaan.
continue verbetering, preventieve en corrigerende maatregelen
19
2.6 kwaliteitssysteem ISO 9001
0 doel
operationele processen
1 doen van voorstellen
Verslag registraties
stop
versie: 01-07-2014
continue verbetering
nee
2 nader onderzoek nodig ?
0 Deze procedure beschrijft de werkwijze voor het realiseren van continue verbetering ( intern en extern ) en het daaruit voortvloeiende aanpassen/ wijzigen van het kwaliteitsbeleid alsmede het nemen van corrigerende en preventieve maatregelen met enerzijds als doel oorzaken op te sporen , te analyseren, weg te nemen en in de toekomst te voorkomen (corrigerende maatregelen). Anderzijds om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen (preventieve maatregelen), gericht op continue verbetering om te kunnen blijven voldoen aan klantenwensen en -eisen. 1 de kwaliteitsmanager doet t.a.v. dringende complexe problemen onmiddelijk en verder per kwartaal schriftelijk voorstellen voor verbetering ,corrigerende en preventieve maatregelen aan de directie op grond van de evaluatieresultaten van kwaliteitsregistraties, de resultaten van de externe audits, gesignaleerde opleidingsbehoeften, actuele (technische) ontwikkelingen en overige relevante gegevens. De directeur vult/ past de voorstellen aan op grond van overleg met de kwaliteitsmanager, deevaluatieresultaten van de kwaliteitsdoelstellingen en beleidkeuzes voor de toekomst.
2 de directeur beslist of er nader onderzoek naar de oorzaken nodig is om effectieve maatregelen te kunnen nemen.
ja 3 3 uitvoeren onderzoek
nee
de kwaliteitsmanager voert nader onderzoek naar mogelijke oorzaken uit.Onderzoekt niet alleen de technische oorzaken, maar ook de werkwijze, beoordeling,kennis en communicatie. Gebruikt hierbij zonodig beschrijvende statistiek. De kwaliteittsmanager legt de resultaten schriftelijk vast en rapporteert deze aan de directie
4 vastellen maatregelen
4 de directeur bespreekt met de kwaliteitsmanager de voorstellen en eventueel de resultaten van het onderzoek en stelt definitieve maatregelen vast. Bepaalt wie de maatregel in moet voeren en wanneer dit gebeurd moet zijn. De beslissingen worden schriftelijk vastgelegd ( via de notulen van het directieoverleg of werkoverleg).
5 controle realisatie
5 de kwaliiteitsmanager controleert of de genomen maatregelen ingevoerd worden.envoert zonodig aangepaste procedures c.q. formulieren als proef in. Verifieert, eventueel via een extra interne audit, of de vastgestelde maatregelen daadwerkelijk ingevoerd zijn en of ze effectief zijn. Registreert resultaten.
6 6 maatregel ingevoerd ?
de kwaliteitsmanager spreekt de verantwoordelijke functionaris aan indien maatregelen niet ingevoerd zijn. De kwaliteitsmanager rapporteert de resultaten van de verificatie aan de directie.
ja
7 eindbeoordeling directie
7 de directeur beoordeelt maandelijks in het directieoverleg op grond van de rapportages van de kwaliteitsmanager de stand van zaken met betrekking tot de invoering en de effectiviteit van de genomen maatregelen. Indien nodig worden nieuwe maatregelen vastgesteld en verder bewaakt. De kwaliteitsmanager past indien nodig het kwaliteitssysteem definitief aan volgens aangegegeven procedure.
Continue verbetering
20
21
22
Overzicht kwaliteitsregistraties
De volgende documenten worden gebruikt als kwaliteitsregistratie: - Marketingplan - Notulen directie-overleg - Vastlegging beoordeling opleidingen - Vastlegging functioneringsgesprekken - Klanten enquêtes - Beoordeling toeleveranciers - Auditplanning - Auditrapporten (intern en extern) - Verbeterformulier - Klachtenregistratie - IKB schema - Overzicht geaccepteerde afwijkingen - Verslag directie-beoordeling - Personeelsdossier - Management informatie systeem
23
24
2.10
selectie en beoordeling toeleveranciers kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014
0 deze procedure beschrijft het selecteren en beoordelen van leveranciers. Doel van de procedure is het op peil houden en volgen van de betrouwbaarheid van de leverancier Op dat de juiste materialen op tijd geleverd kunnen worden om te kunnen voldoen aan afspraken met klanten.
0 doel
1 De inkopen stelt jaarlijks de criteria op (na overleg met de directeur) en past zonodig aan voor selectie en beoordeling van toeleveranciers. Het gaat om de volgende criteria: - prijs/kortingen - kwaliteit - levertijd - service (nakomen afspraken,retouren, technisch ondersteuning, e.d.) - afhandeling van klachten - identificatie/verpakking - kloppen de facturen t.a.v de gemaakte prijsafspraken - in het geval van een manco, heeft de leverancier u hier tijdig op attent gemaakt? - de verhouding aantal leveringen/aantal afwijkingen. Draagt zorg voor schriftelijke vastlegging afspraken.
1 opstellen selectiecriteria
2 beoordeelt leverancier o.b.v referenties, gegevens kvk etc.
2 nieuwe leverancier?
ja operationele processen
lijst geselecteerde leveranciers
lijst geselecteerde leveranciers
overlegstructuur
3 inkoper voert gesprekken op basis van criteria met alle bestaande hoofdleveranciers en nieuwe l leveranciers. Stelt betrokkenen op de hoogte van de gemaakte keuze.
3 gesprekken met leveranciers nee
4 inhuur personeel
5 beoordelen prestaties leveranciers
6 voeren evaluatiegesprek
4 bedrijfsleider koudetechniek behandelt de inhuur van personeel.
5 inkoper beoordeelt de toeleveranciers op leverbetrouwbaarheid, prijs en assortiment.
6 inkoper bepaalt de noodzaak tot het voeren van een evaluatiegesprek met de leveranciers voert jaarlijks een gesprek met de hoofdleveranciers.
lijst geselecteerde leveranciers
25
2.11 documentenbeheer kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014
0 doel beheer kwaliteitshandboek 1 beheer documenten en formulieren beheer kwaliteitsregistraties
instructie documentenbeheer
2 gebruik documenten
instructie documentenbeheer
3 uitgifte documenten en formulieren
instructie documentenbeheer
4 opslaan documenten en formulieren
5 vernietigen of bewaren documenten en formulieren
0 Deze procedure dient om zeker te stellen dat alle documenten die rechtstreeks betrekking hebben op de kwaliteit van een product of dienst(inclusief de tekeningen, e.d. van de klant) en die betrekking hebben op de veiligheidsbeheersing op de juiste wijze en door de juiste persoon worden vrijgegeven en bewaard. 1 de kwaliteitsmanager zorgt dat het gebruik van de formulieren en documenten, inclusief de documenten van externe oorsprong (normen, tekeningen, e.d.) goed in de procedures beschreven staan. De kwaliteitsmanager wijzigt dit mogelijk volgens de procedure " beheer kwaliteitshandboek" en behandelt de kwaliteitsregistraties volgens de procedure "Beheer van kwaliteitsregistraties"
2 de kwaliteitsmanager controleert of de formulieren en documenten worden gebruikt volgens de procedures in het handboek en door de verantwoordelijke persoon(vermeld in de instructie documentenbeheer)
3 de kwaliteitsmanager beoordeelt het uit te geven document en distribueert het document of formulier volgens de "instructie documentenbeheer"
4 de kwaliteitsmanager slaat de formulieren en documenten op volgens de instructie documentenbeheer.
5
de kwaliteitsmanager s bevoegd om na de bewaartermijn een keuze te maken tussen vernietigen of merken te maken. Vervallen documenten die niet worden vernietigd worden gemerkt d.m.v. een rode sticker.
overzicht documenten
stop
26
27
3.1
kwaliteitsbeleid, missie en relatie met ondernemingsdoelstellingen kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014
3. Beoordeling van het contract De orderdoorloop die binnenvan Kempen koudetechniek b.v. en van Kempen service b.v. de wordt gehanteerd, wordt in de volgende procedures geregeld: Offerte/ orderacceptatie Calculatie Bedrijfsproces projecten koudetechniek Bedrijfsproces service Deze procedures worden toegepast om te bewerkstelligen dat : - de offerteaanvraag doelmatig volgens de vastgelegde criteria plaatsvindt - de opdrachtacceptatie doelmatig, gecontroleerd en georganiseerd plaatsvindt. - het calculatieproces beheerst wordt uitgevoerd 4. Ontwerpbeheersing (N.V.T.) 5. document- en gegevensbeheer Het documentenbeheer van kwaliteitsdocumenten wordt o.a. gerekend tot het verantwoordelijkheidsgebied van de kwaliteitsmanager. Ter ondersteuning van zijn taken heeft de kwaliteitsmanager de volgende procedures tot zijn beschikking: - beheer kwaliteitshandboek - beheer normen/ voorschriften - documentenbeheer Deze procedures hebben tot doel om te realiseren dat: - procedures, werkinstructies en formulieren ten behoeve van het kwaliteitssysteem op een juiste en identieke wijze tot stand komen. - alle documenten die rechtstreeks betrekking hebben om de kwaliteit van het geleverde product of dienst op de juiste wijze en door de juiste persoon worden vrijgegeven en bewaard. - documenten betreffende tekeningen/ technische documentatie/normen door de juiste persoon worden vrijgegeven en bewaard. - alle voor het kwaliteitssysteem belangrijke documenten die tevens als computerbestand aanwezig zijn op de netwerkserver, op de juiste wijze worden beheerd door de daartoe bevoegde medewerker. Het wijzigen van procedures en werkinstructies vindt plaats aan de hand van resultaten van interne en externe audits, en onderlinge voorstellen die door het personeel d.m.v. kwaliteitsverbeteringrapporten kunnen worden ingediend. Bovendien kan de jaarlijkse directiebeoordeling van het kwaliteitssysteem aanleiding geven tot het wijzigen/ aanpassen van verschillende kwaliteitsdocumenten. Bij de uitgifte van een nieuw of gewijzigd document wordt door de kwaliteitsmanager een distributieformulier beschikbaar gesteld. Tevens informeert hij alle handboekbeheerders dat een nieuwe/ gewijzigde versie bij hem af is te halen. De vervallen documenten worden door de kwaliteitsmanager vernietigd. De autorisatie van de nieuwe documenten ligt binnen het verantwoordelijkheidsgebied van de directeur. 6. Inkoop van Kempen koudetechniek b.v. en van Kempen service b.v. kiest haar toeleveranciers op basis van hun vermogen om aan de gestelde eisen te voldoen. Het hoofd inkoop registreert hiertoe de prestaties van de bestaande toeleveranciers. Onze organisatie beschikt over een aantal vaste leveranciers waar al jaren zaken mee wordt gedaan. Dit heeft tot gevolg dat de coördinatie van inkoopactiviteiten op een juiste wijze kan plaatsvinden. Voor de beoordeling en selectie van toeleveranciers is een beoordelingssysteem opgezet, dat door het hoofd inkoop wordt onderhouden. Ter ondersteuning van de beoordelings-/registratieactiviteiten, is de procedure selectie en beoordeling toeleveranciers in het handboek opgenomen. Het doel van deze procedure is te beoordelen of een toeleverancier in staat is zijn leveringsverplichtingen na te komen. De jaarlijkse beoordeling van toeleveranciers behoort tot de verantwoordelijkheid van de directie. Aan de hand van het Registratieformulier toeleveranciers (vastgelegd in het leveranciersdossier) wordt beoordeeld of een leverancier aan de vastgestelde criteria voldoet. Indien nodig worden correctieve dan wel preventieve maatregelen genomen.
28
29
3.1
kwaliteitsbeleid, missie en relatie met ondernemingsdoelstellingen kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014
3. Beoordeling van het contract De orderdoorloop die binnenvan Kempen koudetechniek b.v. en van Kempen service b.v. de wordt gehanteerd, wordt in de volgende procedures geregeld: Offerte/ orderacceptatie Calculatie Bedrijfsproces projecten koudetechniek Bedrijfsproces service Deze procedures worden toegepast om te bewerkstelligen dat : - de offerteaanvraag doelmatig volgens de vastgelegde criteria plaatsvindt - de opdrachtacceptatie doelmatig, gecontroleerd en georganiseerd plaatsvindt. - het calculatieproces beheerst wordt uitgevoerd 4. Ontwerpbeheersing (N.V.T.) 5. document- en gegevensbeheer Het documentenbeheer van kwaliteitsdocumenten wordt o.a. gerekend tot het verantwoordelijkheidsgebied van de kwaliteitsmanager. Ter ondersteuning van zijn taken heeft de kwaliteitsmanager de volgende procedures tot zijn beschikking: - beheer kwaliteitshandboek - beheer normen/ voorschriften - documentenbeheer Deze procedures hebben tot doel om te realiseren dat: - procedures, werkinstructies en formulieren ten behoeve van het kwaliteitssysteem op een juiste en identieke wijze tot stand komen. - alle documenten die rechtstreeks betrekking hebben om de kwaliteit van het geleverde product of dienst op de juiste wijze en door de juiste persoon worden vrijgegeven en bewaard. - documenten betreffende tekeningen/ technische documentatie/normen door de juiste persoon worden vrijgegeven en bewaard. - alle voor het kwaliteitssysteem belangrijke documenten die tevens als computerbestand aanwezig zijn op de netwerkserver, op de juiste wijze worden beheerd door de daartoe bevoegde medewerker. Het wijzigen van procedures en werkinstructies vindt plaats aan de hand van resultaten van interne en externe audits, en onderlinge voorstellen die door het personeel d.m.v. kwaliteitsverbeteringrapporten kunnen worden ingediend. Bovendien kan de jaarlijkse directiebeoordeling van het kwaliteitssysteem aanleiding geven tot het wijzigen/ aanpassen van verschillende kwaliteitsdocumenten. Bij de uitgifte van een nieuw of gewijzigd document wordt door de kwaliteitsmanager een distributieformulier beschikbaar gesteld. Tevens informeert hij alle handboekbeheerders dat een nieuwe/ gewijzigde versie bij hem af is te halen. De vervallen documenten worden door de kwaliteitsmanager vernietigd. De autorisatie van de nieuwe documenten ligt binnen het verantwoordelijkheidsgebied van de directeur. 6. Inkoop van Kempen koudetechniek b.v. en van Kempen service b.v. kiest haar toeleveranciers op basis van hun vermogen om aan de gestelde eisen te voldoen. Het hoofd inkoop registreert hiertoe de prestaties van de bestaande toeleveranciers. Onze organisatie beschikt over een aantal vaste leveranciers waar al jaren zaken mee wordt gedaan. Dit heeft tot gevolg dat de coördinatie van inkoopactiviteiten op een juiste wijze kan plaatsvinden. Voor de beoordeling en selectie van toeleveranciers is een beoordelingssysteem opgezet, dat door het hoofd inkoop wordt onderhouden. Ter ondersteuning van de beoordelings-/registratieactiviteiten, is de procedure selectie en beoordeling toeleveranciers in het handboek opgenomen. Het doel van deze procedure is te beoordelen of een toeleverancier in staat is zijn leveringsverplichtingen na te komen. De jaarlijkse beoordeling van toeleveranciers behoort tot de verantwoordelijkheid van de directie. Aan de hand van het Registratieformulier toeleveranciers (vastgelegd in het leveranciersdossier) wordt beoordeeld of een leverancier aan de vastgestelde criteria voldoet. Indien nodig worden correctieve dan wel preventieve maatregelen genomen.
30
3.1
kwaliteitsbeleid, missie en relatie met ondernemingsdoelstellingen Kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014
7. Beheersing van de door de klant verstrekte producten Door de opdrachtgever/ klant beschikbaar gestelde materialen, zullen tijdens de ingangscontrole en opslag op dezelfde wijze worden behandeld, als ingekochte producten/ diensten. Om dit te bewerkstelligen worden de beschreven werkwijzen in de procedures Verstrekte producten klant, Ingangscontrole, opslag en retouren Producten met afwijkingen gehanteerd (zie ook .inkoop). 8. Identificatie en naspeurbaarheid van producten van Kempen koudetechniek b.v. en van Kempen service b.v. is met beschikbare registraties van de kwaliteitscontroles (zie "registratieformulier toeleveranciers"), het procesverloop in staat, haar producten/ diensten volledig na te speuren. Bovendien hebben wij de identificatie en naspeurbaarheid van producten/ diensten door middel van de volgende procedures gewaarborgd: - ingangscontrole, opslag en retouren - bedrijfsproces koudetechniek - bedrijfsproces service - in bedrijfstelling - oplevering Op de werktekeningen wordt tevens aangegeven welke producten er tijdens een product/ werk worden gebruikt (en waar deze zijn geplaatst). 9. Procesbeheersing In de procedures offerte/ orderacceptatie, werkvoorbereiding, bedrijfsproces projecten koudetechniek, bedrijfsproces service en in bedrijfstelling is de werkwijze tijdens vervaardiging en installatie beschreven. Bovendien wordt aangegeven welke kwaliteitsformulieren hierbij nodig zijn. De eisen voor goed vakmanschap zijn in de functieomschrijvingen vastgelegd. 10. Keuring en beproeving Ingangscontrole en beproeving Binnen de procedure Ingangscontrole, opslag en retouren en Producten met afwijkingen is vastgelegd op welke wijze het hoofd inkoop, de magazijnbeheerder en de verschillende monteurs in de buitendienst met afgekeurde materialen en producten dienen om te gaan. Deze worden voorzien van een rode (afkeur)sticker en gescheiden bewaard van goedgekeurde materialen. Indien materialen op de bouwplaats zijn afgekeurd en voorzien van een sticker, neemt de monteur onmiddellijk contact op met de magazijnbeheerder, die vervolgens contact opneemt met de leverancier i.v.m. de te volgens procedure. De projectleider beslist of niet goedgekeurd materiaal (na reparatie) toch nog mag worden gebruikt of verwerkt. Tussentijdse keuring en beproeving Aan de hand van de verschillende kwaliteitsformulieren/ checklisten worden tijdens het verloop van een project/ werk de volgende zaken geregistreerd volgens de procedure in bedrijf stelling: - gebreken; - afwijkingen; - functioneren; - kwaliteit. Bij de constatering van (ernstige) gebreken neemt de monteur onmiddellijk contact op met de projectleider. Deze beslist in overleg met de monteur welke procedure gevolgd dient te worden. Eindkeuring en beproeving In deze fase wordt de installatie op dezelfde wijze en criteria d.m.v. de daarvoor bestemde kwaliteitsformulieren beoordeeld. In de procedures in bedrijf stelling worden de te volgen werkwijze beschreven evenals de verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de volgende punten: - inplannen inspecties; - archivering en distributie van kwaliteitsformulieren/checklisten; - begeleiden oplevering; - verstrekken revisiegegevens aan werkvoorbereiding; - afhandeling van bij inspectie en/of oplevering geconstateerde gebreken; - (indien nodig) gereedmelding bij het energieleverend bedrijf; - evaluatie van inspectieresultaten.
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
5.4
Materieelbeheer Kwaliteitsysteem ISO 9001
Versie: 01-07-2014
0
deze procedure beschrijft de werkwijze inzake materieelbeheer met als doel zorg te dragen voor goed onderhouden materieel. Het betreft hier de aanschaf, inhuur en onderhoud van materieel.
1
de inkoper, de magazijnbeheerder en/of de voorman: - Beslist over aankoop of inhuur van materieel. - Regelt zonodig onderhoudscontracten. - Zorgt na toestemming dat inkoop/inhuur geregeld wordt. - Controleert bij ontvangst van het materieel of alles in orde is.
2 aanschaf en inhuur materieel
2
de monteurs leveren declaratie in bij aanschaf van gereedschap of PBM's. De inkoper/magazijnbeheerder beoordeelt of aanschaf past binnen normale gebruiksduur.
3 aanschaf/vervanging gereedschap en pbm's
3
de inkoper/magazijnbeheerder regelt de aankoop
4
De projectleider en/of de werkvoorbereider/calculator geeft na tot standkomen van de opdracht het benodigde materieel aan (wat, wanneer, enz.). De voorman geeft bij aanvang van het project specifieke wensen door aan de bedrijfsleider of de inkoper/magazijnbeheerder
5
De inkoper/magazijnbeheerder zoekt naar alternatieven in geval niet al het materieel aanwezig/beschikbaar is. Zorgt zonodig voor inhuur of aanschaf.
0 Doel
overzicht materieel
1 beheer materieel
4 bestellen benodigd materieel nee 5 materieel aanwezig/ beschikbaar?
ja 6 6 uitgifte materieel
7
De chefmonteur, de 1e monteur en de monteur leveren na einde van de werkzaamheden het materieel weer in. Registratie inlevering door inkoper/magazijnbeheerder .
8
De magazijnbeheerder/keurmeester: - Zorgt voor (preventief) onderhoud van materieel. - Controleert materieel regelmatig op bruikbaarheid en beschadigingen e.d. - Laat electrisch handgereedschap indien nodig keuren conform norm NEN 3140. - Zorgt ervoor dat in afwachting van reparatie het materieel in een afgesloten ruimte wordt opgeslagen.
7 retour materieel
8 onderhoud materieel
stop
nee
9 reparatie materieel ?
De inkoper/magazijnbeheerder geeft alleen materieel dat zich in goede staat bevindt. Elke uitgifte wordt zo nodig geregistreerd.
9 De keurmeester beoordeelt in overleg met de magazijnbeheerder of het materieel gerepareerd of vernietigd/afgevoerd moet of kan worden naar een extern bedrijf.
ja 10 De keurmeester/magazijnbeheerder vraagt bij reparatie prijsopgave aan. BePaalt Zo nodig in overleg met bedrijfsleider of materieel wordt vervangen of gerepareerd, 10 afhandelen reparatie
42
43
44
45
5.8 uitbesteding
kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-06-2013
0 0 doel
doel van de procedure is te borgen dat uitbesteed werk op de juiste manier wordt aanbesteed, uitgevoerd en gecontroleerd.
6.1 bedrijfsproces koudetechniek 1 de projectleider beslist op basis van de voorcalculatie en de capaciteitsplanning welke activiteiten worden uitbesteed.
1 vaststelling uit te besteden activiteiten
voorcalculatie
2 de projectleider en/of de werkvoorbereider stellen de specificaties c.q het programma van eisen op voor de uit te besteden activiteiten.
2 opstellen specificaties/ programma van eisen
3 de projectleider/werkvoorbereider overlegt met inkoop welke onderaannemers voor de uitvoering in aanmerking komen.
3 selectie van onderaannemers
selectie van leveranciers
4 aanvragen offertes
4 de projectleider/werkvoorbereider en/of de inkoper vragen offertes bij de geselecteerde onderaannemers. Daarbij wordt tevens nagegaan of de onderaanemer kan voldoen aan de VCA eisen.
5 beoordelen offertes
5 de projectleider beoordeelt of de ingediende offertes voldoen aan de eisen c.q. specificaties en voert overleg over de prijs. Bij overschrijding van het budget wordt naar alternatieven gezocht.
6 overschrijding budget ?
nee
6 de projectleider bespreekt de overschrijding van het budget met de bedrijfsleider koudetechniek.
ja
nee
7 overschrijding akkoord? ja 8 opstellen overeenkomst van aanneming
7 bij akkoord van de bedrijfsleider koudetechniek wordt de goedkeuring schriftelijk vastgelegd (paraaf). Bij niet accoord onderzoekt de projectleider meerdere alternatieven of stemt af met de klant over een mogelijke prijsverhoging of met de onderaannemer over een prijsverlaging 8 de controller stelt de overeenkomst van aanneming op. Zo nodig controleert de controller de financiële positie en de betrouwbaarheid van de onderaannemer .
Overeenkomst van aanneming
projectdossier
9 akkoord overeenkomst
9 de projectleider verzendt de overeenkomst. Na retourontvangst van de getekende oveeenkomst zendt de projectleider een opdrachtbevestiging.
1
46
47
48
6.1 bedrijfsproces projecten koudetechniek
kwaliteitssysteem ISO 9001
0 doel
0 Deze procedure beschrijft de werkwijze van het bedrijfsproces projecten. Door deze procedure wordt gestreefd naar een optimale overdracht tussen afdelingen te realiseren.
1 1 aanwijzen projectleider
2 kick-off meeting
projectplanning
3 afstemmen planning
4 detailleren ontwerp
geaccepteerde afwijkingen
ja
5 afwijking normen en voorschriften ?
versie: 01-07-2014
het hoofd bedrijfsbureau koudetechniek stelt de projectleider aan
2 de projectleider organiseert de kick-off meeting. In deze vergadering wordt de overdracht geregeld van verkoop naar uitvoering. Tevens worden met alle betrokken disciplines werkafspraken gemaakt. De samenstelling van de vergadering is afhankelijk van de complexiteit van het project. De kick-off meeting wordt schriftelijk vastgelegd. 3 de projectleider stemt de hoofd- en detailplanning af met het hoofd bedrijfsbureau koudetechniek en met de betrokken bedrijfsonderdelen.
4
De werkvoorbereiding detailleert het ontwerp in werktekeningen. Bij grote projecten worden deze, indien nodig, ook aan derden verstrekt.
5 bij constatering van afwijkingen van normen en voorschriften overlegt de projectleider met het hoofd bedrijfsbureau koudetechniek en wordt verder de procedure geaccepteerde afwijkingen gevolgd.
nee 6 detailleren bouwkundige voorzieningen
7 werkoverleg
8 planning van de bouw
6 de projectleider en de werkvoorbereider koudetechniek detailleren de bouwkundige voorzieningen.
7 wekelijks vindt een bespreking (PT-Overleg) plaats van de voortgang van de projecten. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Aanwezigen: hoofd bedrijfsbureau koudetechniek, projectleiders, hoofd inbedrijfstelling, hoofd bedrijfsbureau procestechniek, hoofd commerciële zaken. 8 de projectleider stemt de planning af met opdrachtgever. Hij vertaalt de mogelijke consequenties voor de interne planning en stemt deze intern af.
2
49
50
51
6.2 bedrijfsproces service
kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014
0
het beschrijven van de orderdoorloop van service, kleinwerk en storingen. Doel van de procedure is te borgen dat personeel met de juiste instructie en voorzien van de juiste materialen opdrachten uitvoert, conform de gemaakte afspraken met de klant.
1
eerst wordt er nagegaan of er een onderhoudscontract is. Als er geen onderhoudscontract aanwezig is, bieden wij er een aan.
0 doel
bedrijfsproces projecten koudetechniek
contract aanbieden
1 is er een onderhoudscontract?
nee
nee ja 2 de bedrijfsleider service voegt geacquireerde onderhoudscontracten toe.
2 overige opdrachten stop
3 opname in bestand onderhoudscontracten
bestand onderhoudscontracten
3
de administratief medewerkster service voegt de onderhoudscontracten toe aan het bestand.
ja
4 interne overdracht onderhoudscontracten
4 de bedrijfsleider service draagt de contracten over aan de servicecoördinator.
5 akkoord ?
5 Indien er gegevens ontbreken of niet volledig zijn worden deze door het hoofd inbedrijfstelling opgevraagd bij de projectleider koudetechniek en/of de bedrijfsleider service. Aircocontracten worden overgedragen via de administratief medewerkster service.
nee
ja 6 beheer onderhoudscontracten
7 plannen onderhoud
8 Melding via 24uurs service ?
6
de servicecoördinator houdt lijst met onderhoudscontracten bij, met daarop vermeld met welke frequentie en wanneer deze werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden.
7
de servicecoördinator plant medewerkers conform gemaakte afspraken met de opdrachtgever.
8 de servicecoördinator, de service engineer of de 1e technicus beslissen bij meldingen buiten werktijd of de melding in behandeling wordt genomen. - Bij twijfel raadpleegt hij zijn leidinggevende (kantoordienst). Binnen werktijd raadpleegt hij de servicecoördinator.
nee 2
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
6.11 kwaliteitssysteem ISO 9001
F-gassen regeling uitvoering onderhoud
versie: 01-07-2014 0 doel van de procedure is het realiseren van uitvoering van opdrachten conform de F-gassen regeling.
0 doel
1 bedrijfsproces service
1 acquisitie/ relatiebeheer
de bedrijfsleider service en/of de servicecoördinator voert acquisitie of relatiebeheer uit voor het verkrijgen van onderhoudsopdrachten.
2 de bedrijfsleider service beoordeelt de aanvragen. Indien een contract wordt afgesloten wordt deze overgedragen aan de servicecoördinator.
2 beoordelen aanvraag en opstellen contract
onderhoudscontract koeltechniek
3
3 logboek Aanwezig ?
de servicecoördinator gaat na of er een logboek aanwezig is.
nee Logboek F-gassen
bestand onderhoudscontracten
5 overdracht aan uitvoering
6 projectgegevens akkoord ?
5
de servicecoördinator draagt alle opdracht- en projectgegevens over aan de servicetechnicus met zonodig een mondelinge uitleg en instructie en eventueel toe te passen normen.
7 samenstellen werkopdracht
8 de servicetechnicus voert onderhoud en inspectie conform planning uit mbv. de projectgegevens, de meetinstrumenten, de controlelijst en het meetrapport. De resultaten van de metingen worden geregistreerd met aparte vermelding van de eventuele afwijkingen. Bij twijfel tijdens uitvoering stemt hij af inzake afwijkende situaties met de servicecoördinator. Voorafgaand aan de uitvoering controleert de monteur of er veilig gewerkt kan worden.
8 uitvoering van onderhoud en inspectie
9 overdracht gegevens
10 opdracht correct uitgevoerd ?
6 de servicetechnicus beoordeelt of alle benodigde projectgegevens aanwezig zijn.
7 de servicecoördinator stelt de werkopdracht samen Deze gegevens omvatten minimaal: - uitvoeren volgens F-gassen voorschriften -uit te voeren controlewerkzaamheden + controlemetingen - meetrapport en eventuele nadere werkinstructies
ja
Logboek F-gassen
de servicecoördinator maakt een logboek aan
ja
nee
Instructie LMRI
4 4 aanmaken logboek F-gassen
nee
9
de servicetechnicus parafeert documenten (checklisten, e.d.) en draagt alle gegevens over aan de servicecoördinator .
10 de servicecoördinator ziet toe op volledigheid van de werkbon en beoordeelt de resultaten van het uitgevoerde onderhoud. Indien correct wordt de werkbon overgedragen aan de administratie.
ja 11 Verzending rapport naar beheerder installatie
11 de servicecoördinator draagt zorg voor het toesturen van het rapport aan de beheerder van de installatie en archiveert deze.
67
68
69
7.1 opleidingen
kwaliteitssysteem ISO 9001
versie: 01-07-2014 0
het beschrijven van de werkwijze waarop voorzien wordt dat de medewerkers beschikken over voldoende kwalificaties voor het verrichten van de werkzaamheden alsmede het beschrijven van de werkwijze voor het vaststellen van de opleidingsbehoefte en het op peil houden van het opleidings- en ervaringsniveau van de medewerkers. Doel van de procedure is het opleidingsniveau op zodanig peil te brengen en te houden dat continue voldaan kan worden aan klantenwensen en-eisen.
1
de controller registreert in de personeelsdossiers de bestaande opleidingen en ervaring van alle vaste medewerkers.
2
de directeur, de bedrijfsleider en de controller stellen de opleidings- en ervaringseisen per functie vast en laten deze eisen vastleggen in de personeeldossiers.
3
de bedrijfsleider informeert de medewerkers over de vastgestelde eisen. Houdt de medewerkers op de hoogte van eventuele wijzigingen.
4
de bedrijfsleider registreert de van belang zijnde opleidingsbehoeften. Medewerkers kunnen eveneens opleidingsbehoeften kenbaar maken.
5
de directeur, de bedrijfsleider en de controller bepalen in elk geval, éénmaal per jaar, bij het opstellen van het opleidingsplan welke opleidingen c.q. de behoefte aan opleidingen opgenomen worden in het opleidingsplan.
6
de bedrijfsleider stelt vast wie, welke opleidingen gaat volgen.
7
de bedrijfsleider informeert de betrokken medewerkers over het opleidingsplan en de opleidingen die gevolgd moeten gaan worden.
8
de bedrijfsleider plant de vastgestelde opleidingen in. Controleert het daadwerkelijk volgen van de opleidingen door de betrokken medewerkers.
9
de directeur en de bedrijfsleider bespreken tijdens functioneringsgeprekken de effectiviteit van gevolgde opleidingen in de praktijk. Uitkomsten worden schriftelijk vastgelegd Eénmaal per 3 jaar wordt door de directeur beoordeeld of de totale vakbekwaamheid voldoet aan professionele- en markteisen. Eventuele lacunes worden opgenomen in het opleidingsplan.
O doel
1 registreren bestaande opleiding en ervaring
overzicht opleidingen
2 vaststellen en vastleggen opleidingsen ervaringseisen
opleidings- en ervaringseisen
3 informeren medewerkers
4 registreren opleidingsbehoeften
stop
nee
5 opnemen in opleidingsplan?
ja 6 vaststellen te plannen opleidingen
7 informeren medewerkers
8 plannen opleidingen
2.2.1 directiebeoordeling
Overzicht opleidingen
9 beoordelen kwaliteit opleidingen/ vakbekwaamheid
10 bijwerken personeelsdossier
10 de bedrijfsleider werkt het overzicht bij. Diploma's en certificaten worden in copievorm ter beschikking gesteld.
70
71
72
73
74
75
8.3 kwaliteitssysteem ISO 9001
jaarplan VGWM
versie: 01-07-2014
V.G.W.M-Jaarplan Het recentelijk opgezette beleid inzake het zorgsysteem voor de arbeidsomstandigheden en milieu binnen onze onderneming (hierna genoemd de V.G.W.M.-zorg) dient in de praktijk verder te worden ontwikkeld. Om dit te realiseren worden jaarlijks een aantal activiteiten gepland. Doel hiervan is om te komen tot een optimale structuur van de organisatie omtrent het V.G.W.M. beleid voor de komende periode met betrekking tot de volgende punten: - voorlichting en onderricht risicodragende functies; - her-evaluatie van de binnen de onderneming aanwezige risico's
Geplande activiteiten. 1. Aanpassing VGWM systeem In verband met het verlengen van het certificaat zal het handboek worden aangepast aan de regeling VCA 2008 Coördinatie Termijn
: V.G.W.M. Coördinator en directie : 2e halfjaar 2010
2. Actiepunten uitkomsten RIE De uit de RIE voortvloeiende actiepunten zijn opgenomen in het plan van aanpak. Coördinatie : V.G.W.M. Coördinator en directie Termijn : 2e halfjaar 2010
Voorlichting en het onderrichten van risicodragende functies 3. V.G.W.M. coördinator Een van de eisen die gesteld wordt aan een VCA** certificering is het feit dat er in de onderneming een personeelslid wordt aangewezen als V.G.W.M.coördinator. Dhr.A. van Boven is aangesteld als V.G.W.M. coördinator. 4. KAM coordinator De organisatie heeft een contract met Arbo-ned waarin is vast gelegd dat de ondernemeing op afroep een veiligheiddeskundige ter beschikking heeft.
5. Veiligheidspapieren Alle medewerkers dienen de veiligheidspapieren te behalen die in overeenstemming met hun functie vereist zijn. Hierbij zijn twee categorieen te onderscheiden, namelijk: VVA 1 : deze cursus is bedoeld voor alle nieuwe medewerkers die te maken hebben met de uitvoering van projecten. VCA-VOL : deze cursus is bedoeld voor de direct leidinggevenden die betrokken zijn bij de uitvoering van werkzaamheden op projecten. Alle monteurs en direct leidinggevenden zijn reeds in het bezit van het VVA1 certificaat. De monteurs die zich in hun proeftijd bevinden en nog niet in het bezit zijn van het VVA1 certificaat zijn verplicht om binnen 3 maanden na het verstrijken van hun proeftijd het certificaat behaald te hebben.
*
De punten die hierboven genoemd zijn, zijn verder gespecificeerd in het opleidingsplan/ matrix. Deze is terug te vinden ter inzage bij de V.G.W.M. coördinator. Dit opleidingsplan bevat naast cursussen/ opleidingen die in verband staan met het V.G.W.M. beleid ook cursussen / opleidingen die te maken hebben met andere zaken als bijvoorbeeld kwaliteit.
76
77
78
79
8.4
kwaliteitssysteem ISO 9001
VGWM instructies en richtlijnen
versie: 01-07-2014
12 Opstellen project VGM-plannen Doel Onveilige situaties van tevoren in kaart te brengen en aan te geven hoe per project veilig gewerkt kan worden. Geldt voor: eigen personeel, personeel onderaannemers en uitzendkrachten Werkwijze Daar waar dat is voorgeschreven (vanuit het bouwprocesbesluit of daar waar de opdrachtgever dit vraagt/vereist) wordt gewerkt met een projectveiligheidsplan. Hiervoor is binnen het bedrijf een standaard plan ontwikkeld. Dit wordt per werk dan ingevuld. Ook zorgt de bedrijfsleiding dat het projectveiligheidsplan op de bouw aanwezig is. Waar nodig wordt het projectveiligheidsplan met de opdrachtgever besproken. De leidinggevende op de bouw zorgt dat de medewerkers die bij hem de werkzaamheden uitvoeren op de hoogte zijn van de geldende regels op de bouw, door deze hierover te informeren. Indien specifieke instructies van de opdrachtgever gelden, worden deze duidelijk kenbaar gemaakt door de bedrijfsleiding aan de leidinggevende op de bouw, die deze instructies op zijn beurt ook doorgeeft aan zijn monteurs. 13 Bedrijfsnoodplan Het bedrijfsnoodplan is in de vorm van een instructie aanwezig en wordt door de arbocoördinator beheerd en gedistribueerd. 14 Risico inventarisatie en risico evaluatie (RIE) De arbocoördinator inventariseert zelf de risico’s met behulp van het RIEinstrument van Uneto, dan wel wordt opdracht gegeven aan een arbodienst. De arbocoördinator stelt aan de hand van de uitkomsten van de inventarisatie een prioriteiten overzicht op van geïnventariseerde risico's, dan wel neemt hij dit over uit het rapport van de arbodienst (overzicht kritieke taken). Als tijdens de inventarisatie een ernstig risico geconstateerd wordt dit, wanneer mogelijk, direct opgelost. Indien de arbocoördinator de inventarisatie en evaluatie van de risico’s uitvoert wordt het rapport toegestuurd aan een arbodienst ter goedkeuring. . Het wordt beoordeeld op: - Volledigheid en betrouwbaarheid. - Verwerking actuele V.G.W.M.-inzichten. De gedefinieerde actiepunten worden verwerkt in het jaarplan voor de komende periode. In dit jaarplan worden de punten aangegeven die moeten worden opgelost en aangepakt. De arbocoördinator bewaakt de uitvoering van de geplande actiepunten. 15 Taakrisico-analyse Doel Het geven van voorlichting over risicovolle taken, die niet in de RIE zijn afgedekt. Werkwijze De bedrijfsleiders en de arbocoördinator inventariseren mogelijke risico's die zich in de bedrijfssituatie kunnen voordoen. Op basis van deze inventarisatie wordt door de verantwoordelijke bedrijfleider voor de organisatie en uitvoering de onderwerpen ingepland. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de veiligheidsinstructies uit het blauwe boekje. Indien schriftelijke informatie aanwezig is wordt deze tijdens de toolboxmeeting ter beschikking gesteld. Indien medewerkers de toolboxmeeting niet hebben kunnen bijwonen wordt schriftelijke informatie aan hen nagezonden. Indien zich een bijna-ongeval of ongeval heeft voorgedaan wordt door de arbocoordinator een onderzoek uitgevoerd en een taakrisicoformulier ingevuld. Op grond hiervan wordt in overleg met de bedrijfsleiding bepaald of het ongeval als onderwerp in een toolboxmeeting behandel dient te worden. 16 Directiebeoordeling De directiebeoordeling is integraal onderdeel van de jaarlijkse directiebeoordeling ISO en VCA (zie procedure directiebeoordeling. 17 ongevallenfrequentie index en personeelsverloop Deze documenten worden beheerd door de arbocoördinator. 18 gerelateerde procedures In het kwaliteitssysteem zijn de volgende procedures opgenomen waarin VCA aspecten zijn geregeld: inkoop, ingangscontrole/opslag en retouren, uitgaand materiaal, producten met afwijkingen, uitvoering onderhoud STEK, oplevering koelinstallatie STEK, keuren van middelen, beheer meetinstrumenten en opleidingen. 19 LMRA en regels opdtachtgeve Instructie last-minute-risicoanalyse
Voor aanvang van de werkzaamheden controleert iedere operationele medewerker of er veilig gewerkt kan worden. Indien dit niet het geval is dan wordt er contact opgenomen met de direct leidinggevende dan wel met de opdrachtgever of de vertegenwoordiger daarvan om de werkomstandigheden zodanig aan te passen dat er sprake is van een veilige situatie. interne regels en procedures opdrachtgever Werkwijze Voorafgaand aan de start van de opdracht verifieert de verantwoordelijke voor de opdracht of expliciete en/of specifieke regels bij de opdrachtgever gelden. Indien dit het geval is maakt de verantwoordelijke voor de afspraken met de opdrachtgever en de monteurs over het bijwonen van toolboxmeetings of instructiebijeenkomsten. Na het bijwonen van een bijeenkomst vraagt verantwoordelijke voor de opdracht of de verantwoordelijke monteur een kopie op van de aanwezigheidsregistratie (b.v. toolboxmeetings) of vraagt om een verklaring van de opdrachtgever dat hij de bijeenkomst heeft bijgewoond. De documenten worden ingeleverd bij de leidinggevende en worden vervolgens ingeleverd bij de kwaliteitsmanager.
80
81
82