Handboek. Handboek BouwConnect CommunicatiePlatform versie BouwConnect

Handboek

Handboek BouwConnect CommunicatiePlatform versie 2013-1 © 2013 BouwConnect

1

Introductie

4

1.1

Algemeen

4

1.2

Registreren

4

1.3

Wachtwoord vergeten

4

2

Stappenplan voor Registreren

5

3

Bediening in hoofdlijnen

7

3.1

Algemeen

7

3.2

Inloggen en uitloggen

7

3.3

Acties (commando’s) en weergave

7

3.4

Wizard

8

3.5

Help

8

3.6

Tabbladen

8

4

5

6

7

2

BCP in een notendop

9

4.1

Algemeen

9

4.2

Mijn Projecten

9

4.2.1

Een Project

9

4.3

De digitale bouwkeet

9

4.4

Documenten

10

Startpagina

11

5.1

Mijn projecten

11

5.2

Mijn persoonsgegevens

11

5.2.1

Persoonlijke instellingen

12

5.3

Mijn bedrijf

12

5.3.1

Gegevens (bedrijfsgegevens)

12

5.3.2

Financiële gegevens

12

5.3.3

Medewerkers

12

5.3.4

Projecten van mijn bedrijf

13

5.4

Instructievideo’s

13

Een project – ingezoomd

14

6.1

Een Project

14

6.2

Projectgegevens

14

6.3

Team

15

6.4

Documenten

16

6.5

De digitale bouwkeet

16

Nieuw project

17

7.1

17

Maak een nieuw project

BouwConnect Communicatie Platform

8

9

10

11

12

Versie 2013-1

Documenten en berichten

19

8.1

Verschil tussen documenten en berichten

19

8.2

Documenten en berichten plaatsen

19

Documenten

20

9.1

Documenten (overzicht)

20

9.2

Eigenschappen van documenten

20

9.3

Weergave van documenten

21

9.4

Acties voor overzicht documenten

23

9.4.1

Zoeken

23

9.4.2

Upload (document)

24

9.4.3

Map

24

9.5

Acties op documentniveau

25

9.5.1

Nieuwe versie

25

9.5.2

Wijzigen

25

9.5.3

Rechten

25

9.5.4

Verplaatsen

25

9.5.5

Verwijderen

25

Documentmappen

26

10.1

Rechten op mappen en documenten

26

10.1.1

Rechten overdragen

26

10.2

Mogelijkheden van mappen

26

10.3

Aanmaken van een mappenstructuur

27

10.3.1

Nieuwe map aanmaken

27

10.3.2

Rechten voor mappen

28

10.4

Rechten voor documenten

28

De digitale bouwkeet (overzicht)

30

11.1

Berichten

30

11.2

Discussies

31

11.3

Besluiten

32

11.4

Actiepunten

32

Rechten en rechtengroepen

33

12.1

Basis rechtenniveaus

33

12.1.1

Rechten op het hoofdmenu

33

12.1.2

Rechtengroepen en personen

35

12.1.3

Rechtengroepen

35


3

1 Introductie 1.1 Algemeen Het BouwConnect Communicatie Platform (BCP) is een webservice, u hoeft dus geen software op uw pc te installeren. Wel dient u zich persoonlijk te registreren en aan te melden bij het bedrijf waar u werkzaam bent. De eerste persoon die een bedrijf aanmaakt op het platform wordt de bedrijfsbeheerder. Elke volgende persoon die zich aanmeldt kan eenvoudig het eerder aangemaakte bedrijf selecteren uit een lijst. Het registeren op het platform verplicht u tot niets en is kosteloos. Het deelnemen aan projecten is ook gratis. U gaat pas een betalingsverplichting aan, wanneer u zelf projecten aanmaakt. U bent dan de projectbeheerder. Klik op de link voor een overzicht van de tarieven.

1.2 Registreren Bestaande gebruikers kunnen bovenaan in de linker kolom inloggen. Als nieuwe gebruiker klikt u op de knop linksonder Nieuwe gebruiker registreren.

• • •

u voert uw gegevens in u meldt zich aan bij het bedrijf waar u werkt als uw bedrijf nog niet geregistreerd is, dient u (zelf) uw bedrijf aan te (laten) maken

1.3 Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten, dan kunt u zelf eenvoudig een nieuw wachtwoord aanmaken door te klikken op: wachtwoord vergeten? U ontvangt dan een e-mail op het e-mailadres waarmee u zich geregistreerd heeft op het BCP. Klik op de link in de e-mail om uw wachtwoord te wijzigen.

4


Versie 2013-1

2 Stappenplan voor Registreren Volg het stappenplan om een project aan te maken op het BCP. Zorg dat u onderstaande gegevens bij de hand heeft. Verder dient u te bepalen welke persoon de coördinerende rol voor uw bedrijf op zich neemt, wie de coördinator van het betreffende project wordt, en welke overige rollen ingevuld worden binnen het project (constructeur, installateur, et cetera). 1. • •

2. • •

Uw gegevens een digitale pasfoto toegang tot uw e-mail i.v.m. het bevestigen van uw registratiemail Per bedrijf KvK nummer (nodig bij aanmaken van een bedrijf) rekeningnummer van het bedrijf (nodig bij aanmaken van een project)

3.

Per project foto/afbeelding van het project NB: Wijzigen van gegevens is altijd mogelijk via de actie Wijzigen. •

Stap 1: Registreren U registreert zich op het platform door u aan te melden met uw e-mailadres. Dit e-mailadres is uw gebruikersnaam. Vul uw gegevens in en klik op aanmelden. U dient akkoord te gaan met de Registratieovereenkomst Bouwconnect. Registreren op het platform is kosteloos en verplicht u tot niets. De registratie is wel noodzakelijk om: • softwarelicenties te activeren • deel te nemen aan projecten • projecten aan te maken

Stap 2: Bedrijf registreren Typ minimaal 3 letters van de bedrijfsnaam en selecteer het bedrijf waar u werkt. Wanneer uw bedrijf nog niet geregistreerd is op het Communicatie Platform, dan kunt u dat zelf doen. De eerst aangemelde persoon van een bedrijf is automatisch de bedrijfsbeheerder op het platform. U dient nieuwe aanmeldingen van volgende personen bij uw bedrijf als bedrijfsbeheerder te accorderen.

Na uw registratie ontvangt u een bevestiging per e-mail. Klik op de link in de e-mail om uw aanmelding af te ronden. U kunt nu inloggen onder uw zojuist aangemaakte inlognaam.


5

Stap 3: Projecten aanmaken U dient eerst geaccepteerd te worden als medewerker door de bedrijfsbeheerder van uw bedrijf, voordat u verder kunt. De bedrijfsbeheerder heeft hiervoor een e-mail ontvangen, maar hij/zij kan uw aanvraag ook accepteren op het BCP via Mijn bedrijf – Medewerkers. Als u en uw bedrijf geregistreerd zijn, kunt u gaan deelnemen aan projecten: • wordt deelnemer bij een geregistreerd project • maak zelf een nieuw project aan Deelnemen aan een project Wanneer u wilt deelnemen aan een project dient de projectbeheerder van het project u uit te nodigen. U ontvangt een e-mail. Accepteer de uitnodiging en ga akkoord met de Gebruiksovereenkomst BouwConnect. Aanmaken van een nieuw project Wilt u zelf een project aanmaken, klik dan op de knop Maak nieuw project bovenaan de pagina Projecten. U wordt nu projectbeheerder en gaat financiële verplichtingen aan met BouwConnect. Klik op de link voor tarieven. U dient akkoord te gaan met de Gebruiksovereenkomst BouwConnect en met de Projectovereenkomst BouwConnect. Vervolgens kunt u derden uitnodigen voor deelname aan het project en documentmappen aanmaken. Voor mee informatie zie hoofdstuk 7 Nieuw project. NB: Wanneer een projectmedewerker nog niet is aangemeld op het platform, vraag hem/haar dat dan zo snel mogelijk te doen, zodat u het team kunt uitbreiden.

Tip: Ga na of participerende personen ook zijn aangemeld bij het bedrijf waar ze werken, voordat u uw project en projectteam samenstelt. U hebt dan een beter overzicht van uw projectpartners. Natuurlijk kunt u later ook aanpassingen doorvoeren. In hoofdlijnen zet u een project als volgt op:

Stap 4: Projectteam samenstellen Wanneer u zelf een project heeft aangemaakt kunt u als projectbeheerder het projectteam samenstellen met interne en externe personen. Zie 6.3 Team.

Stap 5: Documentmappen aanmaken (met rechten) Onder een projectmap kunt u naar eigen inzicht een mappenstructuur aanbrengen en auteursrechten verdelen onder de deelnemers. Zie 10 Documentmappen.

Stap 6: Documenten uploaden en reageren In de mappen waar u schrijfrecht heeft kunt documenten uploaden tot 2 GB per document en eventueel voorzien van een begeleidend bericht. Met één muisklik kunt u een hele reeks documenten uploaden. Zie 9.4 Acties voor overzicht documenten.

Stap 7: Overige projectcommunicatie regelen: In de Digitale Bouwkeet regelt u de overige communicatie met betrekking tot het project, in de vorm van discussies, berichten, actiepunten en besluiten. Zie paragraaf: 4.3 De digitale bouwkeet.

6


Versie 2013-1

3 Bediening in hoofdlijnen 3.1 Algemeen Nadat u bent aangemeld en ingelogd komt u op de startpagina van het BCP. De navigatie is uiterst eenvoudig. • In het menu aan de linkerzijde ziet u de hoofdnavigatie. • In het rechtergedeelte van het scherm ziet u de inhoud. In het overzicht ‘Mijn projecten’ staan de projecten waaraan u deelneemt. Dubbelklik op een projectfoto om dit project te openen op een nieuw tabblad.

Op het tabblad van het geselecteerde project staan de navigatiemogelijkheden binnen dit project in het menu aan de linkerzijde. U kunt net zoveel tabbladen (projecten) openen als u wilt.

3.2 Inloggen en uitloggen Bestaande gebruikers kunnen bovenin de linker kolom inloggen. Rechtsboven in het scherm kunt u uitloggen.

U logt altijd in met uw e-mailadres en wachtwoord. Binnen het BouwConnect Communicatie Platform kunt u via meerdere tabbladen met verschillende invalshoeken meerdere projecten benaderen. NB: De meeste internetbrowsers ondersteunen het gebruik van meerdere tabbladen per browser. Dit kunt u ook toepassen bij het gebruik van BCP, om vanuit meerdere invalshoeken naar verschillende gegevens op het platform te kijken. Houdt er wel rekening mee dat u per internetbrowser slechts als één en dezelfde persoon ingelogd kunt zijn. Een collega kan dus niet op dezelfde pc, op hetzelfde moment, in dezelfde browser inloggen op zijn account.

3.3 Acties (commando’s) en weergave Rechtsboven in de donkergrijze balk staan, indien van toepassing, knoppen om de weergave van de paginainhoud aan te passen. U kunt kiezen voor tegelweergave of lijstweergave. In de lichtgrijze balk daaronder staan de knoppen om acties te starten, bijvoorbeeld Maak nieuw project.


7

NB: Acties zijn gekoppeld aan rechten, wanneer u geen recht heeft om bepaalde acties uit te voeren, dan worden de acties eenvoudigweg niet getoond. Dit houdt het geheel per gebruikersniveau overzichtelijk en eenvoudig.

3.4 Wizard Regelmatig wordt u tijdens de bediening geholpen door een wizard. Het principe is eenvoudig: rechtsboven klikt u naar de volgende stap en links klikt u terug naar een vorige stap. Wilt u stoppen selecteer dan Terug naar overzicht.

3.5 Help Rechtsboven staat een ballonnetje met een vraagteken. Als u hierop klikt krijgt u extra informatie over de pagina. Ook naast invoervelden, tekstvakken of boven tabellen kunt u deze vraagtekens aantreffen. Als u met uw muis boven dit vraagteken blijft hangen verschijnt er een informatieblokje.

3.6 Tabbladen Als u onder Mijn projecten een project selecteert, wordt dat project geopend in een nieuw tabblad. Wanneer u vervolgens nog een ander project selecteert en opent, verschijnt er vóór het eerste tabblad een nieuw tabblad, van het tweede project. Zo kunt tussen verschillende projecten schakelen. U kunt ook één project op meerdere tabbladen openen, om bijvoorbeeld snel te schakelen tussen de documenten en het team van één project. Naar wens kunt u weer tabbladen sluiten. Alleen de startpagina blijft altijd actief.

8


Versie 2013-1

4 BCP in een notendop 4.1 Algemeen Projecten zijn de spil binnen het communicatieplatform. Alle documenten, personen en discussies zijn geordend per project. Het staat u verder vrij als auteur (projectbeheerder) om een mappenstructuur te creëren voor het delen van documenten. Bijvoorbeeld een eenvoudige mappenstructuur voor een kleine uitbouw. Of een zeer uitgebreide mappenstructuur met fasen en mappen per bedrijf voor een groot BIMproject met veel projectpartners - met rechten voor lezen en schrijven -.

4.2 Mijn Projecten Bij Mijn Projecten kunt u per project zien of er nieuwe documenten geplaatst zijn. Het aantal ongelezen documenten wordt tussen haakjes achter de projecttitel aangegeven. Dubbelklik op een projectfoto om het betreffend project te openen op een nieuw tabblad. ▪ Ga naar documenten om de nieuwe documenten te bekijken. ▪ Ga naar de digitale bouwkeet om te zien of er berichten, et cetera zijn.

4.2.1 Een Project Binnen een project vindt u altijd de volgende overzichten: Project

Projectgegevens en wijzigmogelijkheid: alle personen en documenten zijn geordend onder een project met een specifieke mappenstructuur.

Team

Overzicht van projectdeelnemers.

Documenten

Overzicht van documenten: hier vindt u een overzicht van gelezen en ongelezen documenten met bijbehorende revisies.

Digitale bouwkeet

De brievenbus van het project: alles wat belangrijk is in de projectcommunicatie kunt u hier lezen: berichten, discussies en actiepunten.

Rechten en groepen

Gereedschap om de rechten binnen het BCP en de projecten te regelen. Het BCP is echter zo ingericht dat de standaard-rechtenkeuze volstaat voor 90% van de gevallen.

De overzichten digitale bouwkeet en documenten zijn belangrijke overzichten voor de communicatie op het platform, evenals het Projectenoverzicht op de startpagina.

4.3 De digitale bouwkeet De digitale bouwkeet geeft alle berichten, discussies, actiepunten en besluiten per project weer. Hier hebt u dus een overzicht van uw gelezen en ongelezen berichten. Tevens kunt u hier nieuwe discussies, actiepunten en besluiten vastleggen, of reageren op een bestaande discussie.


9

U kunt ongelezen berichten openen via de digitale bouwkeet. Klik hiervoor op het woord berichten in de tekst. U wordt dan vanzelf doorgelinkt naar het berichtenoverzicht. Een bericht kan documenten bevatten. U kunt de documenten direct openen, er wordt dan doorgelinkt naar het documentenoverzicht.

4.4 Documenten Hier vindt u een overzicht van de projectdocumenten. Ook kunt u zelf nieuwe documenten uploaden. Ongelezen documenten zijn vetgedrukt weergegeven.

10


Versie 2013-1

5 Startpagina De hoofdnavigatie (links) van de startpagina bestaat uit de volgende onderdelen: Overzicht van uw projecten Overzicht van uw gegevens en mogelijkheid tot wijzigen Overzicht van uw bedrijfsgegevens Instructievideo’s m.b.t. de werking van het platform.

5.1 Mijn projecten De Startpagina opent standaard op Mijn Projecten. Hier staan alle actuele projecten waaraan u deelneemt. Dit kunnen projecten zijn waarvan uw bedrijf eigenaar is, maar u kunt ook deelnemen aan projecten van andere bedrijven. U kunt op deze pagina bestaande projecten openen en nieuwe projecten aanmaken. Klik op een projectfoto om de projectgegevens te bekijken. Hiervoor wordt een nieuw tabblad geopend. U kunt een nieuw project starten door te klikken op Maak nieuw project. Zie verder, hoofdstuk: 7 Nieuw project. Wilt u deelnemen aan een project van een ander bedrijf? Wacht dan tot u per e-mail wordt uitgenodigd. U kunt uzelf namelijk niet aanmelden voor een extern project.

5.2 Mijn persoonsgegevens De rubriek Mijn persoonsgegevens geeft een overzicht van uw persoonlijke gegevens. U kunt uw gegevens aanvullen of wijzigen door in de grijze balk te klikken op de knop Wijzigen.


11

Onder het kopje Account staat uw schermnaam. Dit is de naam waaronder u op het platform opereert. U kunt zelf kiezen welke schermnaam u gebruikt. Als u niets invult dan wordt automatisch een combinatie van uw voor- en achternaam gemaakt. Schermnamen moeten uniek zijn.

5.2.1 Persoonlijke instellingen Onder Persoonlijke instellingen kunt u aangeven met welke frequentie u berichten wilt ontvangen. U hebt de keuze: • per week • per dag • per halve dag • direct E-mailnotificaties worden door het BouwConnect Communicatie Platform verzameld. Op gezette tijden ontvangt u een 'totaalbericht' waarin deze notificaties zijn opgenomen. De frequentie van dit totaalbericht is afhankelijk van de bovengenoemde e-mailfrequentie. Wanneer u de e-mailnotificaties zo snel mogelijk wilt ontvangen, dient u de instellingen op direct te zetten. Direct houdt in dat er een timer van maximaal 5 minuten wordt gebruikt, bij het verzamelen van (bijna) tegelijk gestuurde e-mailnotificaties.

5.3 Mijn bedrijf Mijn bedrijf toont de gegevens van uw bedrijf. Alleen de bedrijfsbeheerder kan deze gegevens wijzigen met de optie Wijzig bedrijfsgegevens in de lichtgrijze balk. Overige gebruikers hebben deze optie niet. Mijn bedrijf toont de volgende informatie: • • • •

Gegevens (bedrijfsgegevens) Financiële gegevens Medewerkers Projecten van mijn bedrijf

5.3.1 Gegevens (bedrijfsgegevens) Op deze pagina kunt u zien aan welke projecten uw bedrijf deelneemt op het BouwConnect Communicatie Platform. Bovendien kunt u zien welke collega’s aan deze projecten werken.

5.3.2 Financiële gegevens Op deze pagina vult de beheerder van een bedrijf eenmalig de financiële gegevens in voor facturatie. Het is belangrijk de financiële gegevens correct en volledig in te vullen in verband met het zelf aanmaken van projecten.

5.3.3 Medewerkers Op deze pagina kunt u onder andere zien wie de beheerder van het bedrijf is (Bedrijfsmanager). Hij/zij kan de rechten wijzigen die aan personen zijn toegekend.

Medewerkers accepteren Wanneer een nieuwe medewerker zich bij registratie op het platform aanmeldt bij een bestaand bedrijf, dan dient de bedrijfsbeheerder deze medewerker te accepteren. De bedrijfsbeheerder ontvangt hierover een emailbericht. Openstaande aanmeldingen van medewerkers kan de beheerder terugvinden en accepteren onder Mijn bedrijf – Medewerkers. let op!: Het is belangrijk dat de beheerder van een bedrijf deze aanmeldingen zo snel mogelijk accepteert. De aangemelde persoon kan namelijk nog niets op het platform als hij nog niet gekoppeld is aan een bedrijf.

Beheer overdragen De persoon die een bedrijf aanmaakt is automatisch de beheerder van het bedrijf. U kunt het beheer voor het bedrijf echter overdragen of delen met meerdere personen. Klik hiervoor op de actie Wijzigen.

12


Versie 2013-1

5.3.4 Projecten van mijn bedrijf Deze pagina toont alle projecten van uw bedrijf. Dit zijn projecten die door één van uw collega’s zijn aangemaakt. Het kunnen dus ook projecten zijn die niet onder Mijn projecten staan, omdat u er zelf niet in participeert.

Klik op [+] om het project open te klappen. Zo kunt u zien wie de beheerder is van dit project. Projecten waaraan u deelneemt, kunt u vanuit hier ook openen door op de projectnaam te klikken.

5.4 Instructievideo’s De werking van het platform is in beeld gebracht in de instructievideo’s. Ook op de overige pagina’s treft u instructievideo’s aan.


13

6 Een project – ingezoomd

6.1 Een Project Wanneer u een project selecteert, opent dit project in een nieuw tabblad. Afhankelijk van de door de projectbeheerder ingestelde rechten, heeft u toegang tot de informatie die voor u van toepassing is. Hier vindt u alle documenten, personen en discussies behorende bij dit specifieke project. Het staat u vrij een mappenstructuur te creëren die past bij het soort project: van een kleine uitbouw (eenvoudige structuur) tot een groot BIM-project met een groot aantal projectpartners (uitgebreide structuur met fasen en mappen per bedrijf).

6.2 Projectgegevens Binnen een project vindt u altijd de volgende overzichten: Projectgegevens en wijzigmogelijkheid: alle personen en documenten zijn geordend onder een project met een specifieke mappenstructuur. Overzicht van projectdeelnemers. Overzicht van documenten: hier vindt u een overzicht van gelezen en ongelezen documenten met bijbehorende revisies. De brievenbus van het project: alles wat belangrijk is in de projectcommunicatie kunt u hier lezen: berichten, discussies etc. Gereedschap om de rechten binnen het BCP en de projecten te regelen. Het BCP is echter zo ingericht dat de standaard-rechtenkeuze volstaat voor 90% van de gevallen.

De overzichten digitale bouwkeet en documenten zijn belangrijke overzichten voor de communicatie op het platform, evenals het Projectenoverzicht op de startpagina.

14


Versie 2013-1

6.3 Team In het teamoverzicht ziet u alle projectdeelnemers met hun bedrijfs- en contactgegevens. Standaard worden de projectleden in tegelweergave getoond. Rechtsboven kunt u kiezen voor lijstweergave. Met het minteken kunt u bedrijven naar wens ‘dichtvouwen’.

Tegelweergave

Lijstweergave

In lijstweergave kunt u ook zien welke teamleden uw uitnodiging tot deelname aan het project nog niet hebben geaccepteerd. De gegevens van deze teamleden zijn oranje-gekleurd.

let op!: Het is belangrijk om uw contactgegevens zo volledig mogelijk in te vullen, zodat uw projectpartners u goed kunnen bereiken. Vul uw persoonsgegevens aan met een portretfoto, voor betere herkenbaarheid op het platform.

Wijzigen (teamsamenstelling) Natuurlijk kunt u continu wijzigen en aanbrengen in het team: • Selecteer een project. • Open overzicht team – teamoverzicht. • Kies voor actie Wijzigen.


15

6.4 Documenten Overzicht documenten is het archief van alle documenten. Hier kunt u ook nieuwe documenten uploaden, zie verder 9 Documenten. Overzicht documenten geeft een weergave van alle documenten, gelezen én ongelezen. Ongelezen documenten worden vetgedrukt weergegeven.

6.5 De digitale bouwkeet De digitale bouwkeet is eigenlijk de brievenbus van het project. De digitale bouwkeet geeft namelijk álle geposte berichten, discussies, actiepunten en besluiten van dit project weer. Hier hebt u dus ook een volledig overzicht van alle nog niet gelezen items. Tevens kunt u hier nieuwe discussies, actiepunten en besluiten vastleggen, evenals reageren op een bestaande discussie. Via de digitale bouwkeet kunt u doorlinken naar de ongelezen berichten/actiepunten/discussies/besluiten die u wilt bekijken. Vervolgens kunt u een specifiek bericht openen. Een bericht kan documenten bevatten. Selecteer de documenten om ze te openen, er wordt dan doorgelinkt naar overzicht documenten.

16


Versie 2013-1

7 Nieuw project Op de startpagina kunt u een nieuw project starten. Een wizard begeleidt u in een aantal stappen bij het aanmaken van een nieuw project. Daarna stelt u uw projectteam samen en maakt u een mappenstructuur aan, voor het uploaden en delen van uw documenten. let op!: Wanneer u projectbeheerder (auteur) wordt, gaat u financiële verplichtingen aan met BouwConnect: tarieven. Wanneer u participeert in een project van een ander dan zijn hieraan geen kosten verbonden.

Financiële gegevens Wanneer u een project aanmaakt gaat u een betalingsverplichting aan met BouwConnect. U dient voor de geautomatiseerde facturatie enkele gegevens in te voeren op het BCP.

Wanneer deze gegevens nog niet bekend zijn, dient de beheerder van het bedrijf (u) dit alsnog eenmalig te doen. Log in als bedrijfsbeheerder, ga naar Mijn bedrijf – Financiële gegevens en voer de correcte financiële gegevens in.

7.1 Maak een nieuw project Wilt u een nieuw project aanmaken, ga dan naar de Startpagina en kies de actie Nieuw project. U wordt in een vast aantal stappen begeleid bij het aanmaken van een nieuw project:

Stap 1: Voorwaarden Voordat u een project kunt aanmaken dient u akkoord te gaan met de voorwaarden.

Stap 2: Sjabloon

Bij het aanmaken van projecten dient u te kiezen voor een sjabloon (mappenstructuur). Beginnende gebruikers adviseren wij gebruik te maken van DNR-basisproject. U heeft hier zelf de mogelijkheid een mappenstructuur aan te maken per fase, per bedrijf/participant, óf een combinatie hiervan. De basismap (projectmap) wordt in deze stap aangemaakt. De overige mappen en rechten regelt u bij overzicht documenten, zie verder bij Stap 5: Maak een mappenstructuur.


17

Stap 3: Projectgegevens Een project heeft als basis een nummer, een naam, een omschrijving en een afbeelding. Voer voor de herkenbaarheid zoveel mogelijk gegevens in (vergeet niet een projectfoto/logo toe te voegen). Kies vervolgens voor Maak project. NB: Elk bedrijf dat aan het project deelneemt, kan naast de basisgegevens ook zijn eigen nummer en naam toekennen aan een project (als alias). Op het BCP komen immers verschillende projectwerelden bij elkaar: van architect, constructeur, installateur, et cetera. In een later stadium kunnen projectgegevens altijd gewijzigd of aangevuld worden.

Stap 4: Stel een Projectteam samen Het project is aangemaakt. De volgende stap is het samenstellen van het projectteam bestaande uit interne en externe medewerkers. Ga hiervoor in het projectmenu aan de linkerzijde naar team – team overzicht. Klik vervolgens in de lichtgrijze balk op Wijzigen. Meer informatie over het projectteam zie 6.3 Team.

Stap 5: Maak een mappenstructuur Wanneer u bij Stap 1 gekozen heeft voor een DNR-Basisproject, dan hangt er onder het nieuwe project één projectmap, waarvan u de projectbeheerder (auteur) bent. De projectmap is de hoofdmap van het project waar alle andere mappen onder vallen. Deze map kan niet verwijderd worden. Ook kunt u in deze map niet direct documenten plaatsen. Hiervoor dient u minimaal één onderliggend mappenniveau aan te maken. Wanneer u een submap aanmaakt, bent u automatisch eigenaar (auteur) van deze submap. Ga naar documenten, klik op de projectmap en maak onderliggende mappen aan met de knop map in de lichtgrijze balk. U leest meer over het aanmaken van een mappenstructuur in hoofdstuk 10 Documentmappen.

Stap 6: Communiceer via het Platform BouwConnect Nu het project is gestructureerd en alle deelnemers zijn aangesloten, kunt documenten en berichten gaan uitwisselen met uw project deelnemers. Hoe dit gaat leest u bij hoofdstuk 8 Documenten en berichten.

18


Versie 2013-1

8 Documenten en berichten 8.1 Verschil tussen documenten en berichten Op het platform is er een verschil tussen documenten en berichten. Documenten Documenten zijn: • • •

niet-bewerkbare bestanden in de vorm van jpg, bmp, pdf, et cetera, bewerkbare bestanden zoals: docx, xlsx, dwg, ifc, rvt, verzamelbestanden als: zip of rar.

BCP biedt een projectstructuur waarmee u eenduidig documenten kunt publiceren en delen met andere projectdeelnemers. Als ontvanger kunt op verschillende manieren snel een overzicht krijgen van nog niet bekeken documenten en al wel bekeken voorgaande revisies. De centrale opslag zorgt ervoor dat alle projectpartners per direct eenduidig geïnformeerd zijn over de laatste versies van documenten. In het overzicht documenten van een project verschijnen de documentmappen aan de linkerzijde. Berichten Berichten zijn de begeleidende commentaarteksten, vergelijkbaar met e-mails of verzendbrieven. De aan u gerichte berichten kunt u lezen in de digitale bouwkeet: 11 De digitale bouwkeet (overzicht). De berichten zijn via een link gekoppeld aan bijbehorende documenten. Berichten kunnen worden voorzien van een notificatie e-mail, zodat de ontvanger ook via zijn/haar e-mailbox op de hoogte kan worden gebracht van nieuwe berichten op het BCP.

8.2 Documenten en berichten plaatsen Wilt u een document of bericht plaatsen op het platform kies dan één van onderstaande mogelijkheden: ▪ ▪ ▪

Upload een document in een project map naar keuze, voorzien van een weergavebestand en een bewerkbaar bestand (zonder bericht/e-mail notificatie), zie 9.4.2 Upload document. Upload een reeks van weergavebestanden in een sessie voorzien van een bericht en notificatie e-mail, zie 9.4.2 Upload reeks . Plaats een nieuw bericht via de digitale bouwkeet (eventueel met bijlagen) zonder e-mail notificatie en zonder mapkeuze, voor ongedwongen communicatie over het project. Zie verder 11 De digitale bouwkeet (overzicht).


19

9 Documenten 9.1 Documenten (overzicht) Alle documenten worden per project gerangschikt. U dient dus naar een bepaald projecttabblad te gaan, om de documenten die bij dat project horen in te zien. Zie 3.6 Tabbladen. Klik in het projectmenu op documenten. Aan de linkerzijde verschijnt de documentmappenstructuur. In het rechtergedeelte van het scherm staat het Documenten-dashboard. Hier ziet u precies welke documenten en berichten u nog niet gelezen heeft. Nog niet bekeken documenten worden genummerd weergegeven op de startpagina met een getal tussen blokhaken en achter de mappen in de boomstructuur van het project.

Wanneer u een map selecteert, ziet u de bijbehorende documenten rechts in beeld. Rechtsboven in de donkergrijze balk kunt u kiezen voor detailweergave of grote afbeelding. Standaard worden de documenten in de detailweergave getoond. Als u (mede)beheerder bent van een map waarin documenten geplaats zijn, dan kunt u de documenten bewerken/reviseren of verwijderen. Bent u dat niet, dan kunt u de documenten alleen bekijken of downloaden.

9.2 Eigenschappen van documenten Het platform is primair bedoeld voor het delen van niet-bewerkbare documenttypen (bij voorkeur pdf). Zo bent u ervan verzekerd dat het document dat u gemaakt heeft, door anderen wordt ontvangen en gebruikt zoals u bedoeld heeft, zonder dat de documenten gemanipuleerd kunnen worden. Wanneer u dit gegeven combineert met maprechten voor elke deelnemende partij, blijft iedereen verantwoordelijk voor zijn gedeelte van de projectparticipatie. Documenten op het BCP kunnen bestaan uit twee typen documenten, verzameld in één document. (een soort automatisch zip-bestand). We onderscheiden: • Weergave bestanden (Max 10 MB) • Bewerkbare bestanden (Max 2 GB) Wilt u bewerkbare bestanden delen met derden, dan kunt u een bewerkbaar bestand uploaden (ifc, dwg, rvt, etc) en deze voorzien van een weergavebestand (foto of pdf)). De bewerkbare bestanden (mag ook zip of rar zijn) mogen maximaal 2 GB groot zijn. Een niet-bewerkbaar bestand mag maximaal 10 MB groot zijn.

20


Versie 2013-1

9.3 Weergave van documenten Als u in het projectmenu onder documenten in een map klikt, ziet u aan de rechterzijde de documenten die in de desbetreffende map staan. Klik op [+] om de details van de documenten zichtbaar te maken.

U verbergt de details door op het verschenen [-] te klikken. Meer over documenten: • Nog niet gelezen documenten worden met een getal-toevoeging achter de mapnaam weergegeven. • Nog niet gelezen documenten worden vetgedrukt getoond in de lijstweergave. • Op de Startpagina wordt met behulp van een getal tussen haakjes bij de projectnaam aangegeven hoeveel ongelezen documenten er in het betreffende project zijn. • Documenten kunnen aan een bericht gekoppeld zijn. Zie 11 De digitale bouwkeet (overzicht) voor werken met berichten • Wanneer u een notificatie e-mail heeft ontvangen dan geeft de link direct toegang tot het bericht op het BCP. • Wanneer u op een afbeelding (thumbnail) klikt wordt de afbeelding maximaal vergroot. (In een toekomstige versie van het BCP krijgt u ook de mogelijkheid om commentaar op de pdf te plaatsen (redlining)) NB: Als verzendende partij zullen de geüploade documenten of berichten voor u niet vetgedrukt worden gemarkeerd. Alleen de door u ontvangen nog niet gelezen documenten worden vetgedrukt getoond.


21

Voorbeeldweergave of downloaden U kunt bij een document kiezen voor een ‘voorbeeldweergave’ of een ‘download’ naar uw computer. ▪

Voorbeeldweergave:

▪

Download

Wanneer het bij uw download gaat om bijvoorbeeld een pdf-bestand, dan kunt u met Acrobat-reader het document bekijken. Wanner de extensie pdf in Windows gekoppeld is aan Acrobat, dan zal bij downloaden het bestand ook direct in de viewer openen. Beschikt u over een pdf-editor dan kunt u de pdf voorzien van opmerkingen en terug uploaden via uw eigen project-submap.

22


Versie 2013-1

9.4 Acties voor overzicht documenten Het overzicht documenten geeft - afhankelijk van de maprechten die u heeft - toegang tot de volgende acties: • Zoeken • Upload • Map Zie voor meer informatie: 10 Documentmappen Op documentniveau krijgt u - afhankelijk van de rechten- toegang tot de volgende acties: • Nieuwe versie • Wijzigen • Rechten • Verplaatsen • Verwijderen Hieronder worden de mogelijkheden voor alle acties uitgebreid beschreven.

9.4.1 Zoeken U kunt een document snel terugvinden met behulp van de actie Zoeken. Klik op zoeken en onderstaand zoekpanel verschijnt boven uw documentenlijst. Wilt u het panel weer sluiten, klik op verberg dit zoekpanel (links onder). Met dit zoekpanel kunt u snel filteren op de voor u belangrijke documenten.

De volgende filters kunnen in combinatie worden gebruikt: Tekst Vanaf en tot en met Auteurs Documenttype Fase Alle mappen Niet gezien Status

zoekt de titel van het document (vrij in te geven) bepaalt de periode geeft een keuzelijst van alle project relaties (is nog niet actief in versie 2013-1) (is nog niet actief in versie 2013-1) zorgt voor zoeken door het hele project en niet alleen de gekozen map (is nog niet actief in versie 2013-1) bijvoorbeeld: concept, definitief, etc.


23

9.4.2 Upload (document) U kunt documenten op twee manieren uploaden: 1. Upload document: voor het uploaden van één document per keer, eventueel voorzien van een bericht en notificatie e-mail. 2. Upload reeks: voor het uploaden van meerdere documenten in één handeling, eventueel voorzien van een bericht en notificatie e-mail. Upload document Dit is de meest eenvoudige en meest snelle manier om een document op het platform te plaatsen. 1.

• • • • • •

Selecteer de map waar u documenten wilt posten (linkerzijde in de boomweergave). Kies Upload - Upload document. Selecteer de gewenste document(en). Vul alle gegevens in, voor zover dit niet automatisch gebeurt. Voeg, desgewenst, een bericht en email notificatie toe. Kies voor opslaan. Uw document wordt nu geüpload naar het platform.

We gaan ervan uit dat u naar derden gewoonlijk alleen-lezen-documenten communiceert (pdf), zodat men niets kan wijzigen. U kunt echter ook originele bewerkbare documenten toevoegen (max. 2 GB), voorzien van een afdrukweergave in pdf (max 10 MB). Zo kunt u bij een samenwerking in BIM-verband 3D-modellen uitwisselen in IFC of 3D-DWG, etc. 2.

Upload reeks

Het uploaden van een reeks documenten is uitgebreider. Hier heeft u de mogelijkheid om meerdere bestanden tegelijk te selecteren in de geopende documentverkenner. Dit doet u door de Ctrl- of Shift- toets ingedrukt te houden terwijl u de benodigde documenten selecteert. Ook kunt u meerdere reeksen van documenten achter elkaar selecteren door nogmaals te kiezen voor Selecteer bestanden… Zo kunt u bijvoorbeeld bestanden uit een andere map selecteren. In stap 2 kunt u de titel en status van het document aanpassen. Vervolgens kunt u een bericht sturen aan de geadresseerden, om hen te informeren over het plaatsen van de documenten. • • • • • •

Selecteer de map waar u documenten wilt posten (linkerzijde in de boomweergave). Kies Upload - Upload reeks Stap 1: De door u gekozen map is geselecteerd, u kunt de doelmap hier eventueel nog wijzigen. Klik op de knop Stap2: verzamelen. Selecteer de gewenste documenten met Ctrl + Shift selectie, kies Stap 3: Aanpassen. U kunt nu per bestand titel, nummer en status nog corrigeren door te klikken op de pen-icoon in de kolom Wijzigen. Kies vervolgens Stap 4: Ontvangers. • Kies voor de ontvangers van dit bericht met bijbehorende documenten (alle, enkele of zelf aangemaakte groepen). Automatisch worden alle beschikbare projectmedewerkers getoond. De geadresseerden ontvangen een bericht op het platform (en een notificatiemail in hun e-mailbox). • Ga naar Stap 5: Bericht verzenden. • Schrijf een bericht waarin u de hele set documenten groepeert en toelicht. Geef een sprekende titel en omschrijving aan het bericht. • Kies voor ‘opslaan’. Uw document wordt nu geüpload naar het platform. De ontvangers krijgen het bericht en de documenten direct te zien. NB: Niet alle internet browsers ondersteunen de mogelijkheid om bijlagen met behulp van ‘Ctrl’ / ‘Shift’ selectie (multiselectie) toe te voegen. Op het moment van schrijven doen Google Chrome en Firefox dit wel.

9.4.3 Map Zie voor de actie map het hoofdstuk 10 Documentmappen.

24


Versie 2013-1

9.5 Acties op documentniveau Wanneer u de rechten heeft om documenten te schrijven dan zijn er ook ‘wijzigacties’ beschikbaar wanneer u naar de details van een al geplaatst bericht kijkt.

9.5.1 Nieuwe versie Met Nieuwe versie kunt u in dezelfde documenttitel een nieuwe revisie plaatsen. De vorige versie van het document wordt ook bewaard, zodat automatisch een keten van revisies ontstaat. Op het platform zal de laatste revisie als hoofditem worden getoond. Het prettige is dat de nieuwe revisie van het document niet van dezelfde documentsoort hoeft te zijn als het voorgaande exemplaar. Het eerste ontwerp kan bijvoorbeeld een digitale of gescande schets van het gebouw zijn, het tweede document een screenclip van een Sketch-Up bestand en de derde een pdf van het CADbestand. Bij het uploaden van een nieuw versie (revisie) heeft u ook de mogelijkheid om een bericht en notificatie e-mail te versturen.

9.5.2 Wijzigen Met Wijzigen kun je (alleen als auteur) wijzigingen aanbrengen in de eigenschappen van het document of bijgevoegde bestanden.

9.5.3 Rechten Voor rechten op bestandsniveau zie 10.1 Rechten op mappen en documenten.

9.5.4 Verplaatsen Met Verplaatsen kunt u een geselecteerd bericht verplaatsen naar een andere submap van het project. Let hierbij wel op de schrijfrechten (10.1 Rechten op mappen en documenten).

9.5.5 Verwijderen Met Verwijderen kun je (alleen als auteur) geplaatste documenten verwijderen, wanneer het gaat om een document met meerdere revisies kunt u stap voor stap de nieuwste revisie telkens verwijderen (tussenliggende revisies niet).


25

10 Documentmappen Het staat u als auteur vrij om: • eenvoudige mappenstructuur te creëren, voor het delen van documenten van bijvoorbeeld een kleine uitbouw. • een zeer uitgebreide mappenstructuur te creëren - met fasen en mappen per bedrijf, ingeregeld met rechten voor lezen en schrijven - voor het ondersteunen van een BIM-proces bij een groot project met veel projectpartners. Als u een mappenstructuur aanmaakt worden de standaard rechteninstellingen automatisch meegeven. Wilt u de rechtenverdeling echter anders inregelen, dan kan dat via Rechten en rechtengroepen. Met de overzichten op dit blad kunnen rechten uitgebreid en gewijzigd worden, zie 12 Rechten en rechtengroepen. .

10.1 Rechten op mappen en documenten Het basisprincipe van rechten in BCP is als volgt: rechten worden altijd geërfd van de bovenliggende rechtenstructuur. Alle personen die in de rechtengroep van het bedrijf zitten krijgen automatisch de rechten van de map van het bedrijf (bijv. om documenten te schrijven). Er is standaard maar één auteur van een projectmap. De projecteigenaar (auteur) van een projectmap is de enige die een onderliggende mappenstructuur kan aanmaken

10.1.1 Rechten overdragen Per aangemaakte map kunt u de auteursrechten op de map overdragen aan een andere auteur dan uzelf. Vanaf dat moment bent u geen eigenaar meer van die map. De andere auteur kan vervolgens het beheer voeren over de map en onderliggende mappenstructuur. Ook zijn de medewerkers van zijn bedrijf(groep) automatisch gemachtigd documenten te ‘schrijven’. Wanneer u een documentmap aanmaakt worden de rechten voor die map automatisch naar uw keuze ingesteld.

10.2 Mogelijkheden van mappen Rechten voor mappen en het lezen en schrijven van documenten regelt u op het overzicht documenten met de commando’s in de actie map. U dient wel rechten te hebben voor deze acties. Heeft u geen rechten, dan wordt de actie map eenvoudigweg niet getoond.

Onder de knop map zitten de volgende acties: Nieuwe map Wijzig map (inclusief auteur) Verplaats map Rechten op map Verwijder map

26

Nieuwe map met vrije naam en auteur naar keuze. Wijzig de map naam of de auteur. Verplaats de map met inhoud naar een andere locatie. Pas rechten aan op de map. Verwijder de map met inhoud. Let op! verwijderen is definitief.


Versie 2013-1

10.3 Aanmaken van een mappenstructuur Klik in het projectmenu op documenten. Aan de linkerzijde verschijnt de documentmappenstructuur. In het rechtergedeelte van het scherm staat het Documenten-dashboard.

10.3.1 Nieuwe map aanmaken • •

Selecteer een project (sub)map Klik in de lichtgrijze balk op map – Nieuwe map

• • •

Stap 1: De door u gekozen map is geselecteerd, u kunt hier eventueel de selectie nog wijzigen. Volg de onderstaande stappen in de wizard. Stap 2: Selecteer Standaard, dat geeft de meeste vrijheid. U kunt zelf de naam van de map ingeven, klik vervolgens op Stap 3: Auteur en rechten. Hier kunt u eventueel een andere auteur kiezen. Op die manier geeft u de rechten vanaf deze tak van de projectboom over aan een ander projectdeelnemer.

•

Op bovenstaande manier is het mogelijk om binnen projecten voor ieder deelnemend bedrijf een eigen postbus te maken. Alleen de auteur (bedrijf) van de map heeft recht om te schrijven en de mappenstructuur aan te passen. In de uiteindelijke mappenstructuur is aan de hand van de getoonde iconen te zien of u recht heeft om te schrijven in de map (map met pennetje) of niet (alleen map-icoon). let op!: Na het aanwijzen van een andere auteur heeft u zelf geen rechten meer in deze map.


27

10.3.2 Rechten voor mappen Rechten voor mappen en documenten regelt u niet op het overzicht Rechten en rechtengroepen maar op het overzicht documenten

Wijzig map (inclusief auteur) • Ga naar overzicht documenten • • • • •

Selecteer in het linker menu de map waarvan u de rechten wilt wijzigen. Klik op map Kies voor Wijzig map Stap 2 verschijnt, hier kunt u het maptype en de mapnaam wijzigen. Bij Stap 3 kunt u de auteursrechten van de map overdragen.

Rechten op de map – geavanceerd Wanneer u rechten op mappen nog preciezer wilt wijzigen selecteert u eerst de map waarvan u de rechten wilt wijzigen. Kies vervolgens voor map – Rechten op map. Hoe hoger in de boom u een map selecteert, de te meer van de mappenstructuur u in het overzicht ziet. Het overzicht toont de rechten voor de mappen en de documenten in de mappen. Ook kunt u in dit overzicht zien wie de auteur (mapeigenaar) van een project map of submap is. Met de filtermogelijkheden bovenaan: Rollen, Bedrijven, Personen filtert u het overzicht. Zet de gewenste vinkjes aan en klik op OK.

Wilt u rechten wijzigen, klik dan op ‘rechten wijzigen’ om aanpassingen te kunnen doen. Filter vervolgens het overzicht met de zojuist genoemde filters. Voer uw wijzigingen door en kies voor ‘Verwerk de selectie’.

10.4 Rechten voor documenten Wilt u rechten op documenten nog specifieker inregelen dan de rechten die door erving van de map echten worden overgenomen. Bijvoorbeeld omdat maar een paar personen van het project financiële documenten mogen bekijken. Dan kunt u ook de rechten op het documentniveau inregelen. Dit gaat namelijk niet automatisch. Wilt u rechten voor een document fijner inregelen? Bijvoorbeeld: U wilt ervoor zorgen dat bepaalde documenten alléén gelezen kunnen worden door uzelf en één collega. Dan moet u allereest een aanpassing maken in de Basisniveau rechten. Standaard heeft namelijk iedereen binnen uw bedrijf rechten op het Basisniveau en hier valt ook het recht om te Lezen onder. Dit recht moet dus vervallen. Vervolgens moeten u en uw collega wél het recht krijgen om te kunnen lezen. • • • • •

Ga naar overzicht documenten. Selecteer de map van het document in het menu aan de linkerzijde Selecteer het betreffende document Klik boven in de lichtgrijze balk op Rechten om de rechten in te regelen. Maak een filter met de knoppen Rollen, Bedrijven en Personen. Hiermee zorgt u dat u de rechteninstellingen van de juiste personen in beeld heeft. Klik dus onder Personen uzelf en uw collega aan.

• • • •

De rechteninstellingen worden weergegeven, klik op Wijzigen. Verwijder het vinkje voor Lezen op Basisniveau. (zie afbeelding 1) Verwijder het vinkje voor Lezen op het niveau van uw bedrijf. (zie afbeelding 1) Vink Lezen aan bij u en uw collega. (zie afbeelding 2)

28


Versie 2013-1

Het resultaat is dat niemand binnen of buiten uw bedrijf het document ziet op het overzicht behalve u en uw collega.

Afbeelding 1

Afbeelding 2


29

11 De digitale bouwkeet (overzicht) De digitale bouwkeet geeft toegang tot alle communicatie binnen een project. Vanuit het openingsscherm heeft u direct zicht op alle nog niet gelezen berichten en geplaatste actiepunten, discussies of besluiten.

11.1 Berichten Berichten hebben een minder dwingende projectstructuur dan documenten. Berichten zijn namelijk alleen gekoppeld aan een project en niet aan een specifieke projectmap. Klik op berichten in het menu aan de linkerzijde, of maak gebruik van de hyperlink in de digitale bouwkeet. U ziet nu het Berichtenoverzicht. Wilt u de lijst met afgebeelde berichten anders sorteren sleep dan een kolomtitel naar keuze met de linkermuisknop ingedrukt naar het vak erboven met de tekst ‘Sleep een kolomtitel in dit vak om de kolom te groeperen’ en het overzicht zal anders sorteren.

Hier kunt u nieuwe berichten versturen, eventueel met bijlage. Klik op een bericht om het te openen. Berichten kunnen de status open of gesloten hebben. In een open bericht heeft u de volgende mogelijkheden:

Terug naar overzicht: Wijzig: Sluit:

30

u sluit het bericht en gaat terug naar het berichtenoverzicht. u kunt hiermee de eerder geplaatste tekst aanpassen of de bijlagen veranderen of aanvullen. hiermee verandert u de status van het bericht van open naar gesloten. U kunt het bericht dus niet meer wijzigen nadat u op Sluit heeft gedrukt.


Versie 2013-1

11.2 Discussies Op het Discussie overzicht heeft u de mogelijkheid om een nieuwe discussie te starten of te reageren op een discussiepunt van een ander. Een discussie kunt u voorzien van bijlagen, wanneer dit foto’s zijn dan worden deze ook direct verkleind afgebeeld bij de betreffende discussie. Wilt u de lijst met afgebeelde berichten anders sorteren sleep dan een kolomtitel naar keuze met de linkermuisknop ingedrukt naar het vak erboven met de tekst ‘Sleep een kolomtitel in dit vak om de kolom te groeperen’ en het overzicht zal anders sorteren. Hier kunt u een discussie starten. Klik op een discussie om deze discussie te openen. Discussies kunnen de status open of gesloten hebben. In een open discussie heeft u de volgende mogelijkheden:

Terug naar overzicht: Wijzig: Sluit:

u sluit de dialoog en gaat terug naar het discussie-overzicht. u kunt hiermee de eerder geplaatste tekst aanpassen of de bijlagen veranderen of aanvullen. hiermee verandert u de status van het discussie van open naar gesloten. Projectdeelnemers kunnen niet meer op de discussie reageren wanneer u op Sluit heeft gedrukt. U heeft echter wel de mogelijkheid om een discussie te heropenen met behulp van de knop Wijzig. Verander de status onderin de dialoog.

Reageer:

u kunt reageren op een discussiepunt dan iemand anders heeft geopperd.


31

11.3 Besluiten In het Besluiten overzicht, ziet u welke definitieve besluiten er genomen zijn. U kunt ook zelf melding maken van een besluit. Wilt u de lijst met afgebeelde besluiten anders sorteren sleep dan een kolomtitel naar keuze met de linkermuisknop ingedrukt naar het vak erboven met de tekst ‘Sleep een kolomtitel in dit vak om de kolom te groeperen’ en het overzicht zal anders sorteren. Hiermee kunt u een nieuw besluit melden:

Terug naar overzicht: Wijzig:

u sluit de dialoog en gaat terug naar het besluiten-overzicht. u kunt hiermee de eerder geplaatste tekst aanpassen of de bijlagen veranderen of aanvullen. Ook kunt u de status van het besluit wijzigen:

Sluit:

Hiermee verandert u de status van het besluit van open naar gesloten. Het besluit krijgt dan de status Vervallen. U heeft de mogelijkheid om het besluit weer open of actief te maken met de knop Wijzigen.

11.4 Actiepunten In het Actiepunten overzicht ziet u alle geplaatste actiepunten. Wilt u de lijst met afgebeelde berichten anders sorteren sleep dan een kolomtitel naar keuze met de linkermuisknop ingedrukt naar het vak erboven met de tekst ‘Sleep een kolomtitel in dit vak om de kolom te groeperen’ en het overzicht zal anders sorteren. Hiermee kunt u een nieuw actiepunt aanmaken. Klik op een actiepunt om het te openen. In een open actiepunt heeft u de volgende mogelijkheden:

Terug naar overzicht: Wijzig:

u sluit de dialoog en gaat terug naar het actiepuntenoverzicht. u kunt hiermee de eerder geplaatste tekst aanpassen of de bijlagen veranderen of aanvullen. Ook kunt u de status van het actiepunt wijzigen:

Sluit:

Hiermee verandert u de status van het besluit naar voltooid. U heeft de mogelijkheid om het besluit weer van status te veranderen met de knop Wijzigen.

32


Versie 2013-1

12 Rechten en rechtengroepen Rechten binnen BCP worden geregeld via rechtengroepen. Onder deze rechtengroepen zijn objecten gekoppeld. Zo hoeft niet elk individueel onderdeel te worden voorzien van rechten, waardoor u op groepsniveau eenvoudig rechten kunt wijzigen voor alle daaronder gekoppelde zaken. Dit aanmaken van rechtengroepen gaat bijna automatisch: Wanneer u een bedrijf aanmaakt, wordt er voor dit bedrijf ook een rechtengroep aangemaakt. Wanneer u vervolgens aan dit bedrijf personen koppelt, erven deze personen automatisch de rechten van het bedrijf. Op de pagina rechten en rechtengroepen ziet u een samenvatting van de voor u ingestelde rechten. Om een en ander zo eenvoudig mogelijk te maken, is het rechtensysteem al standaard voor u ingericht op de meest gebruikelijke manier. Wilt u rechten verder aanpassen, dan kan dit voor een groot gedeelte met de mogelijkheden in dit overzicht. U kunt algemene rechten regelen via de volgende overzichten in de linker navigatieboom: • rechten op het hoofdmenu: overzichten en acties • rechtengroepen en personen: bedrijven en personen • rechtengroepen:

let op!: rechten voor mappen en het lezen en schrijven van documenten regelt u in het overzicht documenten met de commando’s onder actie map. Zie 10 Documentmappen.

12.1 Basis rechtenniveaus Het BCP kent een aantal algemene rechtenniveaus: • Projectbeheerder(auteur) • Basisniveau • Alleen-lezen Een standaard-medewerker krijgt de rechten op het basisniveau. Een bedrijfsbeheerder of projectbeheerder krijgt beheerrechten (auteur) over het bedrijf of de projectmap.

12.1.1 Rechten op het hoofdmenu Wanneer u naar het overzicht rechten op het hoofdmenu gaat, dan ziet u onderstaand basisoverzicht. Hier bepaalt u welke rechten u per rechtengroep toekent, met betrekking tot mappen, berichten en documenten. Dit zijn alle standaardrechten voor Projectbeheer, Basisniveau, Alleen lezen en Auteur. U kunt aanpassingen maken door in de lichtgrijze balk op Wijzigen te klikken.


33

In de lichtgrijze actiebalk staan 2 filterblokken om het overzicht van de rechtengroepen uit te breiden of te verkleinen. Zet in de filterblokken de gewenste vinkjes aan en klik op OK. 1.

Rollen: dit filterblok staat standaard aangevinkt.

•

2. • • • • • • • • • • • • •

34

Bedrijven: dit filterblok staat standaard uit.


Versie 2013-1

12.1.2 Rechtengroepen en personen In dit overzicht kunt u zien welke rechten zijn gekoppeld aan groepen en personen. Alle personen hebben een basisrecht. Standaard komen medewerkers in de rechtengroep van hun bedrijf.

12.1.3 Rechtengroepen In dit overzicht kunt u rechtengroepen aanmaken en rechtengroepen wijzigen. U kunt personen die u dezelfde rechten wilt geven verzamelen in één rechtengroep. U kunt dan de rechten instellen op het groepsniveau en de personen die deze rechten moeten krijgen lid maken van deze groep. Zij krijgen automatisch de rechten van de groep, zodat u niet per persoon alle rechten hoeft in te regelen. Het maken van aanvullende rechtengroepen geeft de mogelijkheid de rechten voor een groep collega’s tegelijk in te regelen of te wijzigen. Bijvoorbeeld: U maakt een groep Financieel aan, waarin u de personen koppelt die intern en extern als financieel team benaderd kunnen worden.


35

Handboek. Handboek BouwConnect CommunicatiePlatform versie BouwConnect

Recommend Documents