PELUPUSAN REKOD AWAM
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
OBJEKTIF Melaksanakan pelupusan rekod awam dengan betul
berdasarkan Panduan Pelupusan Rekod Awam Mengisi borang permohonan pelupusan rekod awam
dengan betul berdasarkan Panduan Pelupusan Rekod Awam
2 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
KANDUNGAN Definisi/ Tafsiran Larangan Pemusnahan Rekod Awam Tatacara Pelupusan Rekod Awam - Pemusnahan Rekod Awam yang Dinyatakan Dalam
Jadual Pelupusan Rekod - Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod Permohonan Pemindahan Rekod Awam Penangguhan Pemindahan Kaedah Pemusnahan Rekod Pemindahan Rekod Awam Bernilai Kebangsaan atau Sejarah Pemindahan Rekod Terperingkat bagi Tujuan Pemeliharaan Pelupusan Rekod Awam yang Rosak Pelupusan Rekod Pejabat Awam yang Tidak Berfungsi Lagi Faedah Pelupusan Rekod 3
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Panduan Pelupusan Rekod Awam
Cetakan Pertama - 2010 Cetakan Kedua - 2011 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Cetakan Ketiga - 2014 4
DEFINISI/ TAFSIRAN Rekod Aktif/ Semasa • Rekod yang kerap dirujuk bagi tujuan diambil tindakan di pejabat awam Rekod Separa Aktif/ Separa Semasa • Rekod yang kurang dirujuk dalam urusan semasa di pejabat awam
Rekod Tidak Aktif/ Tidak Semasa • Rekod yang tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil keatasnya dan tidak diperlukan untuk pentadbiran harian di pejabat awam 5 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
DEFINISI/ TAFSIRAN (samb…) Penutupan Fail Fail yang mengandungi 100 kandungan/ lampiran atau
ketebalannya 4 cm (mana-mana yang hendaklah ditutup dan fail baru dibuka
terdahulu)
Fail juga ditutup setelah selesai segala tindakan dan
tiada rujukan yang perlu diambil oleh pejabat awam
6 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
DEFINISI/ TAFSIRAN (samb…) Pelupusan
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan)
Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
7 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
DEFINISI/ TAFSIRAN (samb…) Tamat Tindakan
Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat atau tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut
8 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
DEFINISI/ TAFSIRAN (samb…) Jadual Pelupusan Rekod Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan
Seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
9 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
DEFINISI/ TAFSIRAN (samb…) Pemusnahan Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
10 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
DEFINISI/ TAFSIRAN (samb…) Pemindahan Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara
Seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
11 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
LARANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM Pejabat awam perlu mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara sebelum memusnahkan atau membenarkan pemusnahan rekod awam dibawah kawalannya
Seksyen 25, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
12 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Penalti Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara: didenda tidak lebih RM 5,000.00 ATAU 1 tahun penjara ATAU kedua-dua
13 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM Rekod
awam yang tidak aktif hendaklah dibuat pengasingan dan permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah ditetapkan
P.U.(A)
377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008
14 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM (samb…) Terdapat 2 kaedah: 1. Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Yang
Dinyatakan Dalam JPR: i. JPR Kewangan dan Perakaunan ii. JPR Urusan Am iii. JPR Urusan Fungsian 2. Permohonan Pelupusan Rekod Awam Yang Tidak
Dinyatakan Dalam JPR 15 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)
Rekod awam yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pelupusan berdasarkan TINDAKAN PELUPUSAN yang telah dinyatakan dalam JPR
16 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD URUSAN AM
Rujuk Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am 2012
17 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
Rujuk Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan 2008
18 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
CONTOH JPR URUSAN FUNGSIAN
19 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JPR Langkah-langkah: 1. Kenal pasti siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan dalam JPR
2. Asingkan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan 3. Lengkapkan borang yang berkaitan dengan betul 20 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
BORANG PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JPR
• Arkib 2/08
Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam
• Arkib 3/08
Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik
• Arkib 4/08
Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan
21 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JPR (samb…) Langkah-langkah: 4. Kemukakan satu (1) salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam ke ANM 5. Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua Pengarah ANM
22 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JPR (samb…) Langkah-langkah: 6.
Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan (Jika tidak dapat dilakukan dalam tempoh di atas perlu mohon pelanjutan tempoh kepada KP ANM)
7.
Laksanakan pemusnahan rekod secara fizikal seperti rincih, kitar semula, ditanam dan lain-lain
23 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JPR (samb…) Langkah-langkah: 8.
Maklumkan pemusnahan rekod kepada ANM dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang-borang berikut: • Arkib 12/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
• Kewangan- Arkib 13/08 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan 24 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Carta Alir Pelupusan Rekod Berdasarkan JPR
Kenalpasti siri rekod berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod
Asingkan rekod yang memenuhi tempoh simpanan dlm JPR dan susun ikut siri
PEMUSNAHAN Senaraikan menggunakan borang - Arkib 2/08 (Fail) - Arkib 3/08 (Rekod Elektronik) - Arkib 4/08 (Rekod Kewangan & Perakaunan
• JPR Urusan Am • JPR Kewangan & Perakaunan • JPR Urusan Fungsian
PEMINDAHAN Senaraikan menggunakan borang Arkib 11/08
Hantar borang beserta surat ke Arkib Negara
Hantar borang beserta surat ke Arkib Negara
Terima surat kebenaran pemusnahan daripada Arkib Negara dalam tempoh 14 hari bekerja
Terima surat kebenaran pemindahan daripada Arkib Negara dalam tempoh 14 hari bekerja
KEBENARAN MUSNAH Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 bulan
KEBENARAN PINDAH Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar permohonan & dapatkan tarikh pemindahan
Hantar borang penentusahan (Arkib 12/08) / (Arkib 13/08 ) ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan
Lakukan pemindahan dalam masa 3 bulan (Sertakan borang Arkib 11/08 bersama fail)
25 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR Langkah-langkah: 1.
Kenal pasti rekod telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut
2.
Asingkan rekod-rekod yang hendak dilupuskan
3.
Susun rekod mengikut tahun/ nombor seturut atau mengikut sistem klasifikasi sedia ada
4.
Senaraikan dalam borang yang betul dan lengkap 26
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
BORANG PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR (samb...) • Arkib 5/08
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail
• Arkib 6/08
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Kartografi
• Arkib 7/08
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Seni Bina
• Arkib 8/08
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar
• Arkib 9/08
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak
• Arkib 10/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik
27 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR (samb…) Langkah-langkah: 5.
Laksanakan penilaian ke atas setiap unit rekod bagi - menentukan nilai pentadbiran, perundangan, kewangan, penyelidikan, kebudayaan, sejarah dan kebangsaan - menentukan sama ada rekod dicadang simpan atau musnah di ruang cadangan pelupusan
6.
Kemukakan 2 salinan borang permohonan tersebut ke ANM bagi tujuan penilaian/ pelupusan 28
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR (samb…) Langkah-langkah: 7.
Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua Pengarah ANM
8.
Kenal pasti dan asingkan rekod yang telah diberi kebenaran pelupusan oleh ANM
9.
Pindah atau musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pelupusan 29
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR (samb…) Langkah-langkah: 10. Mohon pelanjutan tempoh pelupusan jika tidak dapat dilaksanakan dalam tempoh 3 (tiga) bulan 11. Majukan Borang Arkib 12/08 – Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam setelah pemusnahan selesai dilaksanakan dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan 30 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Kenalpasti Rekod Tidak Aktif & Tamat Tindakan
Carta Alir Pelupusan Rekod Yang Tidak Dinyatakan Dalam JPR
• Arkib
Senaraikan menggunakan borang yang betul
Hantar 2 salinan borang beserta surat ke Arkib Negara
5/08 - Fail • Arkib 6/08 - Kartografi •Arkib 7/08 - Seni Bina •Arkib 8/08 – Pandang Dengar •Arkib 9/08 – Terbitan & Bahan Bercetak •Arkib 10/08 – Elektronik
Penilaian oleh Arkib Negara
Terima surat kebenaran pelupusan dari Arkib Negara dalam tempoh 6 bulan
KEBENARAN MUSNAH Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 bulan
KEBENARAN PINDAH Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar permohonan & dapatkan tarikh pemindahan
Hantar Borang Penentusahan (Arkib 12/08) ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan
Lakukan pemindahan dalam masa 3 bulan (Sertakan borang Arkib 11/08 bersama fail)
31 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMINDAHAN REKOD AWAM Kaedah pemindahan Rekod Awam:
Dinyatakan Dalam Jadual
A
Kenal pasti rekod telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut dan patuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam JPR
T A U
Tidak Dinyatakan Dalam Jadual
Rekod/ fail yang diputuskan pindah berdasarkan keputusan penilaian rekod yang dinyatakan dalam Surat Kebenaran Pelupusan Rekod daripada Ketua Pengarah ANM
32 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMINDAHAN REKOD AWAM (samb...) Langkah-langkah: 1.
Asingkan dan susun rekod mengikut tahun/ nombor seturut atau berdasarkan sistem klasifikasi fail sedia ada
2.
Isi Borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod
3.
Kemukakan dua (2) salinan Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod ke ANM 33
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERMOHONAN PEMINDAHAN REKOD AWAM (samb...) Langkah-langkah: 4.
Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod Awam daripada Ketua Pengarah ANM/ Pengarah ANM Negeri
5.
Hubungi Pusat Rekod ANM/ ANM Negeri untuk membuat temujanji pemindahan rekod dan laksanakan pemindahan rekod
6.
Pindahkan rekod ke Pusat Rekod ANM/ ANM Negeri dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat atau tempoh lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah ANM 34
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PENANGGUHAN PEMINDAHAN
Sekiranya pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (3) bulan yang ditetapkan, permohonan secara bertulis hendaklah dibuat kepada Ketua Pengarah ANM untuk melanjutkan tempoh pemindahan rekod
35 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada jualan melalui
sebutharga, dibakar atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 JLD.4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan Bahan-bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/ Badan Berkanun Jabatan
boleh menggunakan cara-cara lain yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi tujuan pemusnahan rekod 36
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Rekod Ditanam
37 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Rekod Dirincih
38 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Rekod Dibakar
39 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Pemusnahan Menggunakan “Incinerator”
40 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG BERNILAI KEBANGSAAN/ SEJARAH Rekod yang perlu dipindahkan ke Arkib Negara: Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948
bagi Jabatan/ Agensi Kerajaan di Semenanjung Malaysia Rekod bertarikh pada dan sebelum 30 September 1963 bagi rekod-rekod Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan di Sabah dan Sarawak Minit Mesyuarat Ke Tujuh Lembaga Penasihat Arkib Negara pada 15 November 1974 41 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PEMINDAHAN REKOD TERPERINGKAT BAGI TUJUAN PEMELIHARAAN Rekod terperingkat sebelum kuatkuasa Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] pada 10 Oktober 2003 yang diputuskan pindah ke Arkib Negara hendaklah dipindahkan dengan segera tanpa perlu pengelasan semula (turun taraf) untuk tujuan pemeliharaan
42 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PELUPUSAN REKOD AWAM YANG ROSAK Kerosakan akibat: Bencana
alam, kebakaran, dimakan anai-anai dan sebagainya hendaklah dilaporkan kepada ANM Bagi rekod kewangan dan perakaunan, kebenaran pelupusan perlu dikemukakan kepada Arkib Negara, Jabatan Audit dan Jabatan Akauntan Negara Perbuatan khianat, sabotaj dan sebagainya yang melibatkan aduan polis hendaklah dilaporkan kepada ANM dan disertakan satu salinan laporan polis Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan mengemukakan laporan bertulis dan bergambar 43 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PELUPUSAN BAGI REKOD PEJABAT AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT) Rekod yang telah ditamatkan akibat sesuatu pejabat awam tidak berfungsi lagi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut tatacara pelupusan rekod awam
44 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
FAEDAH PELUPUSAN REKOD
Mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan
Memastikan rekod yang diperlukan sahaja disimpan dan disenggara di Pejabat Awam
Penjimatan kos ruang, peralatan dan penjagaan rekod
Rekod bernilai kekal dipindahkan segera ke ANM sebagai khazanah warisan negara 45
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PELAKSANAAN PROGRAM PELUPUSAN REKOD DI PEJABAT AWAM
46 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
47 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
48 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
49 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
TATACARA PENGISIAN BORANG PELUPUSAN
50 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
CONTOH BORANG PELUPUSAN YANG LENGKAP DIISI
51 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
KAEDAH MENGUKUR FAIL DALAM UKURAN METER PANJANG 35 cm tinggi = 0.35 meter panjang 100
52 cm tinggi = 0.52 meter panjang
100
52 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
KAEDAH MENGUKUR FAIL DALAM UKURAN METER PANJANG (samb…)
16 cm (saiz kotak) x 46 (jumlah kotak) = 736 cm
736 cm = 7.36 meter panjang
100
53 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
KESILAPAN PENGISIAN BORANG PELUPUSAN
54 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Mengisi borang permohonan dengan tulisan tangan
Tulisan tangan tidak dibenarkan
55 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Menggunakan borang permohonan lama
56 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Menandatangani dan mengecap disetiap muka surat borang
57 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Tidak melengkapkan tarikh diliputi
58 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Tidak menyatakan ukuran rekod
59 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PANDUAN MUAT TURUN BORANG PELUPUSAN REKOD DI PORTAL
60 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
1. Klik pada “Penjawat Awam” 2. Klik pada “Borang Pelupusan Rekod”
3. Muat Turun borang
61 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PANDUAN MUAT TURUN JPR
62 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
1. Klik pada “Penjawat Awam” 2. Pilih Pengurusan Rekod Kerajaan dan klik pada “Dasar/ Garis Panduan”
3. Klik pada “Konvensional”
4. Klik untuk muat turun JPR/ Panduan 63 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
MUAT TURUN BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN Borang-Borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008 boleh dimuat turun dari portal Arkib Negara Malaysia http://www.arkib.gov.my
64 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
SESI SOAL JAWAB
65 © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
SEKIAN TERIMA KASIH Hakcipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana kandungan slaid ini dalam apa bentuk dan dengan cara apa jua sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanik atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Arkib Negara Malaysia
Sekyen Konsultansi dan Latihan
[email protected] 0362090600
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia