eerlijkheid
integriteit
respect
verantwoordelijkheid
HUNTSMAN ZAKELIJKE GEDRAGSCODE
Wij zien een betere wereld
Onze waarden Bij Huntsman (ons bedrijf) geeft onze passie voor wie we zijn en wat we doen ons een concurrerend voordeel in al onze zakelijke inspanningen. Onze toewijding aan onze waarden eerlijkheid, integriteit, respect en verantwoordelijkheid (waarden) verenigt ons wereldwijd en bevordert onze hoge ethische normen in onze relaties met elkaar, onze klanten en iedereen met wie we zaken doen. Het is voor ons allen belangrijk de waarden van ons bedrijf te handhaven zodat we elke dag de juiste beslissingen blijven nemen.
eerlijkheid integriteit respect
We zullen zorgvuldig en eerlijk zijn in al onze communicatie.
We zullen altijd handelen volgens de hoogste normen van integriteit.
We zullen respect tonen en aandacht hebben voor iedereen met wie we contact hebben.
verantwoordelijkheid 2
We zullen persoonlijk verantwoordelijk zijn voor het nakomen van onze verplichtingen.
Van onze CEO
Peter R. Huntsman directeur en CEO
Beste Huntsman-collega, Vandaag de dag werken wij met meer dan 10.000 medewerkers en voorzien we tienduizenden klanten van toepassingen in meer dan 80 landen wereldwijd. Het succes en de goede reputatie van Huntsman zijn te danken aan de integriteit, eerlijkheid en toewijding van onze medewerkers. Het beschermen van onze reputatie en waarden is van cruciaal belang voor onze voortdurende groei. Er wordt van ons allemaal verwacht dat wij in ons gedrag trouw blijven aan onze waarden: eerlijkheid, integriteit, respect en verantwoordelijkheid. Op de volgende pagina's vindt u de zakelijke gedragscode van Huntsman. Deze code dient als leidraad, niet alleen voor wat legaal is, maar ook voor wat correct is. Met deze code en uw goede handelen en toewijding om dingen op een correcte manier te doen, zullen onze hoogste ethische normen en reputatie gehandhaafd worden. Als u vragen hebt over wat juist is, neem dan contact op met een van de hulpbronnen die in deze code genoemd worden.
3
Inhoudsopgave
Onze waarden Van onze CEO
2 3
Onze zakelijke gedragscode Vraag om advies Een gedeelde verantwoordelijkheid Wereldwijd van toepassing Verantwoordelijkheden voor managers en leidinggevenden
6 7 7 7
Advies krijgen en vertrouwd rapporteren Zorgen melden en om hulp vragen Geen vergelding Gevolgen van schending van de code
8 9 9
Handhaving van onze waarden... voor ons bedrijf Fysieke eigendommen respecteren Intellectueel eigendom respecteren Gebruik van informatietechnologiesystemen van het bedrijf Social media Verzoeken van de pers, analisten en aandeelhouders
4
10 10 14 15 15
eerlijkheid integriteit respect verantwoordelijkheid
Handhaving van onze waarden... voor onze medewerkers en maatschappij Respect op de werkplek Werkplek zonder intimidatie Veilige en beschermde faciliteiten Het milieu Sociale verantwoordelijkheid Eerlijke werkgelegenheid Privacy Politieke activiteiten en bijdragen
16 17 18 20 20 20 21 22
Handhaving van onze waarden... voor onze klanten en zaken partners Interacties met klanten en verkopers Antitrust en eerlijke concurrentie
24 25
Handhaving van onze waarden... voor onze investeerders Belangenverstrengeling Anti-corruptie International Trade Compliance Handel met voorkennis Boekhouding
Vrijstellingen van onze code voor zakelijkgedrag
28 32 34 36 38
39
5
ON Z E Z A KE L IJ KE G E D RAGSCODE
Onze zakelijke gedragscode Deze code is opgesteld om ons te helpen de juiste beslissingen te nemen in ons dagelijks werk. Vraag om advies Als we twijfelen of er juist wordt gehandeld of als we twijfelen of een beslissing ethisch of legaal is, dan dienen we de volgende vragen te overwegen: Handel ik volgens onze code, procedures, ons bedrijfsbeleid, en alle wetten die op mijn taken van toepassing zijn? Welk advies heb ik nodig voordat ik deze beslissing kan nemen? Zou het bedrijf negatieve gevolgen ondervinden als gevolg van mijn acties? Is er iemand van het bedrijf die op de hoogte moet zijn van mijn voorgestelde of voltooide acties? Zou ik willen dat mijn acties openbaar worden gemaakt? Zouden mijn familie en vrienden trots zijn op mijn handelen? Als we onzeker blijven over wat te doen, dienen we advies te vragen aan een of meerdere bronnen die in deze code genoemd worden onder “Advies krijgen en vertrouwd rapporteren”. Als er een situatie ontstaat waardoor deze code, dit beleid, deze procedures of de wet mogelijk worden overtreden, dienen wij dit onmiddellijk te melden. Dit voorkomt dat legaal of ethisch wangedrag plaatsvindt, bestaande situaties verergeren, en dat wangedrag in de toekomst plaatsvindt. Wij ondernemen geen actie tegen een werknemer die zich te goeder trouw uitspreekt. Deze code bevat verwijzingen naar ons bedrijfsbeleid waarin aanvullende informatie over dit onderwerp wordt verschaft. Dit en ander belangrijk beleid zijn beschikbaar op onze intranetsite Ethics & Compliance.
6
Een gedeelde verantwoordelijkheid De reputatie van Huntsman is gebouwd op de acties van iedereen die namens ons bedrijf handelt. Wij verwachten dat onze hoge ethische normen worden nageleefd door de volgende personen: Medewerkers, inclusief ambtenaren en directeuren Leveranciers Verkopers Vertegenwoordigers Consultants Aannemers Joint ventures Klanten Andere zakenpartners
Wereldwijd van toepassing Deze code is overal van toepassing, ongeacht waar we werken. Wij dienen te allen tijde alle wetten te gehoorzamen, ook al zijn deze misschien complex, aan verandering onderhevig en per land verschillend. Hoewel ons bedrijf niet verwacht dat iedereen de wet van buiten kent, zijn we allemaal verantwoordelijk voor het bewust zijn, begrijpen en naleven van deze code en het beleid, de procedures en wetgeving die specifiek op onze locatie en taken van toepassing zijn.
Verantwoordelijkheden voor managers en leidinggevenden Managers en leidinggevenden worden verwacht de bedrijfswaarden bekend te maken aan de medewerkers. Als managers en leidinggevenden dienen wij: Het belang van deze code en ethisch gedrag te communiceren naar onze rechtstreekse ondergeschikten. Een positieve omgeving te creëren waarin onze rechtstreekse ondergeschikten en andere medewerkers zich op hun gemak voelen als zij vragen of zorgen hebben. Alert te zijn op situaties die onze code of de wet mogelijk schenden. Onmiddellijk de juiste personen in te lichten over elke situatie die onethisch is of schadelijk kan zijn voor de reputatie van het bedrijf. De vertrouwelijkheid te waarborgen van degenen die te goeder trouw melding doen en hen te beschermen tegen vergelding.
7
A D VIE S KRIJ G E N E N VE RTROUWD RAPPORTEREN
Advies krijgen en vertrouwd rapporteren Zorgen melden en om hulp vragen Soms zijn we onzeker over wat nu het juiste is om te doen. Als we hulp nodig hebben, een vraag hebben over een bepaalde situatie of een probleem of zorg moeten melden, dienen we contact op te nemen met een of meerdere van de volgende bronnen: Onze productiechef Onze lokale Human Resources-medewerker Onze Facility Compliance Officer Enige voorvechter van Compliance De afdeling Ethics and Corporate Compliance (afdeling Ethiek en Zakelijke naleving) Veiligheid, Gezondheid en Milieu (voor alle zaken die hier betrekking op hebben) De International Trade Compliance Group (voor zaken over internationale handel) De juridische afdeling De afdeling Interne Controle De General Counsel/Corporate Compliance Officer Bel met de hulplijn ListenUp® (zie het intranet voor de telefoonnummers per land) of stuur een e-mail aan
[email protected] De hulplijn ListenUp® wordt bemand door een extern bedrijf en is in verschillende talen beschikbaar, 24 uur per dag, 7 dagen per week. De identiteit van de beller kan op verzoek vertrouwelijk worden gehouden als de plaatselijke wet dit toelaat, en de zaak zal aan Huntsman worden voorgelegd voor onderzoek. U wordt aanbevolen uw naam te noemen wanneer u een melding doet, omdat de identiteit van de rapporterende medewerker het onderzoek kan helpen. Vertrouwelijkheid zal zoveel mogelijk beschermd worden terwijl er naar een geschikt onderzoek en oplossing wordt gezocht.
8
A
V Een collega van Rhona heeft haar toevertrouwd dat hij een melding heeft gedaan bij de hulplijn ListenUp®. Hij heeft Rhona verteld dat het gaat om hun manager. Sindsdien merkt Rhona dat haar manager haar collega respectloos behandelt en zij denkt dat dit komt door de melding. Rhona weet niet wat ze moet doen en denkt dat ze er maar beter niet bij betrokken kan raken. Moet Rhona zwijgen over de kwestie?
Nee, Rhona dient haar zorgen te melden. Het gedrag van haar manager kan een teken van vergelding zijn. Omdat Rhona's verdenkingen te goeder trouw zijn, dient ze de afdeling Ethics and Corporate Compliance, hulplijn of een andere bron in te schakelen. Huntsman tolereert geen vergelding, en door een melding te maken kan vergelding gestopt of voorkomen worden.
Geen vergelding Niemand die te goeder trouw melding doet van een verdachte kwestie zal aan vergelding worden onderworpen. “Te goeder trouw” betekent dat u naar voren komt met alle informatie die u hebt en dat u gelooft dat u een oprechte, op waarheid beruste en complete melding doet. Ons bedrijf tolereert geen vergelding tegen een ander persoon.
Gevolgen van schending van de code Schending van onze code kan ernstige gevolgen hebben, waaronder disciplinaire maatregelen of zelfs beëindiging van het dienstverband van de betrokkenen. Schending van de wet kan de betrokkenen of ons bedrijf ook onderwerpen aan civielrechtelijke of strafrechtelijke vervolging. Elke disciplinaire maatregel zal volgens het beleid en de lokale wetgeving worden toegepast.
9
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONS BEDRIJF
Handhaving van onze waarden... voor ons bedrijf Huntsman’s bezittingen omvatten fysieke eigendommen, intellectueel eigendom en vertrouwelijke en gepatenteerde informatie. Wij delen allemaal de verantwoordelijkheid deze bezittingen te beschermen en ze alleen te gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn en voor rechtmatige zakelijke doeleinden. Respecteer fysieke eigendommen Wij dienen het fysieke bezit van ons bedrijf, waaronder onze faciliteiten, tools en apparatuur, voertuigen, computers, kantoorbenodigdheden, communicatiemiddelen en fondsen, te beschermen. Wij mogen deze middelen alleen voor rechtmatige zakelijke doeleinden gebruiken. We dienen te voorkomen dat onze bezittingen risico lopen op verlies, verspilling, vernietiging, verduistering of enige andere manier van misbruik van bedrijfseigendommen. “Verduisteren” wordt gezien als het oneerlijk wegnemen van iets voor eigen gebruik.
A
V Joe gebruikt zijn reis- en onkostenkaart van Huntsman om een cadeau voor zijn vrouw te betalen. Hij denkt dat dit acceptabel is omdat hij het creditcardbedrijf zal betalen voor deze kosten. Is dit correct?
Nee. Hoewel Joe van plan is te betalen voor het cadeau, gelden de onbevoegde kosten als misbruik van bedrijfseigendom. Zie voor aanvullende informatie het reisbeleid.
Intellectueel eigendom respecteren Ons intellectueel eigendom (IE) is een van onze meest waardevolle eigendommen. Dit omvat: Patenten Handelsmerken Copyright Handelsgeheimen Enige andere gepatenteerde informatie Wij dienen de juiste stappen ondernemen om deze bezittingen te verkrijgen, te beschermen en te behouden. Daarnaast moeten we de geldige IE-rechten van anderen respecteren.
10
Huntsman's uitvindingen en intellectueel eigendom Het is belangrijk dat we alle uitvindingen en ander IE ontwikkeld door medewerkers, welke onze zaken betreffen, identificeren, bezitten en beschermen. Hieronder vallen alle ontwikkelingen die onder werktijd of op kosten van het bedrijf gemaakt worden. Huntsman bezit al dit IE, onderhevig aan wetten en een overeenkomst van de medewerker met het bedrijf. Als we IE ontwikkelen, wordt er van ons verwacht dat we: Dit IE meteen onthullen aan een IE-advocaat van de juridische afdeling. Dit IE aan Huntsman toewijzen, inclusief het recht om patent aan te vragen of andere bescherming onder IE-wetten. Wij dienen nieuwe producten en diensten te beschermen terwijl deze in ontwikkeling zijn. Dat betekent dat we ontwikkelingsproducten of -diensten niet mogen onthullen zonder geheimhoudingsverklaring. We dienen elk van de volgende situaties te vermijden voordat patentaanvragen zijn ingediend of wanneer besloten is geen patentaanvraag in te dienen: Het te koop aanbieden van ontwikkelingsproducten of -diensten aan onbevoegde personen Het verkopen van ontwikkelingsproducten of -diensten Het gebruiken van ontwikkelingsproducten of -diensten in het openbaar Ons bedrijfslogo, onze bedrijfsnamen handelsmerken dienen correct gebruikt te worden en beschermd te worden tegen wijziging of misbruik in commerciële of zakelijke transacties om hun aanzien te handhaven, wat een vereiste is om bescherming te garanderen. We dienen advies te vragen aan een medewerker van het Global Communication Shared Services- team voordat een bedrijfslogo of handelsmerk op enige manier wordt gewijzigd voor zakelijk of commercieel gebruik. We dienen een IE-advocaat van de juridische afdeling te informeren wanneer onze naam, logo of andere handelsmerken zonder toestemming door derde partijen voor commerciële doelen worden gebruikt. Voor het introduceren van een nieuw handelsmerk, dienen we toestemming te krijgen van de juridische afdeling. Elke verdenking van verduistering of schending van het IE van het bedrijf dient gemeld te worden bij een IE-advocaat van de juridische afdeling. We dienen uitspraken en verdenkingen betreffende verduistering of overtreding namens het bedrijf en zonder toestemming van een IE-advocaat van Huntsman te voorkomen. Intellectueel eigendom van derden Wij dienen geldige IE-rechten van anderen te respecteren wanneer we zaken van Huntsman uitvoeren. Onbevoegd gebruik of verduistering van andermans IE kan individuele medewerkers en ons bedrijf blootstellen aan ernstige civielrechtelijke en strafrechtelijke vervolging. We mogen auteursrechtelijk beschermd materiaal van derden niet kopiëren (of ander werk hierop baseren) voor ons gebruik, tenzij we hier toestemming voor hebben gekregen. Dat materiaal beschikbaar is op internet of geen copyright heeft, wil niet zeggen dat we het zomaar mogen gebruiken. Neem contact op met een IE-advocaat van Huntsman als: U vragen hebt over IE-rechten van een derde partij. Een derde partij beweert dat haar IE-rechten zijn geschonden We mogen niet op een dergelijke bewering reageren zonder toestemming van een IE-advocaat van Huntsman. 11
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONS BEDRIJF
Huntsman's gepatenteerde informatie De gepatenteerde informatie van ons bedrijf, ook wel bekend als vertrouwelijke informatie, omvat handelsgeheimen en andere business gerelateerde informatie die niet is gepubliceerd. Gepatenteerde informatie is niet altijd van technische aard, en kan inhouden: Proces- en productinformatie Productieplannen en vermogen Klantenlijsten Businessplannen en -resultaten Informatie over biedingen Niet-gepubliceerde prijsinformatie Nieuwe productplannen Interne rapporten, beleid en procedures Wij mogen gepatenteerde informatie van Huntsman alleen aan derden te onthullen als dit onze zakelijke doelstellingen ondersteunt en als er een vertrouwelijkheidsovereenkomst of geheimhoudingsverklaring is getekend. Het is belangrijk dat we de voorwaarden van geheimhoudingsverklaringen kennen en naleven wanneer we iets onthullen, en dat we bijhouden welke informatie wordt onthuld. Enkele andere verplichtingen met betrekking tot onze gepatenteerde informatie: Gebruik gepatenteerde informatie alleen ter ondersteuning van Huntsman's zaken. Beperk de inzage van gepatenteerde informatie tot collega's die er een zakelijk belang bij hebben. Verspreid gepatenteerde informatie alleen via veilige methoden. Vermijd het bespreken van gepatenteerde informatie op plaatsen waar deze door anderen kan worden opgevangen. Dit kunnen zijn: terminals op vliegvelden, treinen, restaurants, liften, lobby's, lunchruimtes van het bedrijf, en andere locaties. Zorg voor de veiligheid en bescherming van laptops, digitale kopieën, geheugenschijven, harde schijven van pc's en papieren documenten die gepatenteerde informatie van ons bedrijf bevatten. Meld het onjuist verkrijgen van onze gepatenteerde informatie door anderen bij een IE-procureur van Huntsman. Alle fysieke en elektronische materialen die gepatenteerde informatie bevatten zijn eigendom van Huntsman en dienen alleen gebruikt te worden voor de uitvoering van bedrijfszaken. Deze en andere verplichtingen gelden tijdens en na het dienstverband. Op verzoek of bij het verlaten van het bedrijf wordt er verwacht dat alle gepatenteerde informatie wordt teruggegeven.
12
A
V Ann is net aangesteld als verkoop vertegenwoordiger. Haar vorige werkgever is een concurrent van Huntsman. Anns leidinggevende vraagt haar de namen op te schrijven van klanten met wie ze tijdens haar vorige baan contact had, wat niet-openbare informatie is. Moet Ann haar leidinggevende deze informatie verschaffen?
Nee, het is onethisch en mogelijk illegaal om vertrouwelijke informatie van een vorige werkgever te onthullen. Ann dient het verzoek onmiddellijk te melden.
Gepatenteerde informatie van derden Wij ontvangen mogelijk gepatenteerde informatie van andere partijen, zoals klanten. We dienen gepatenteerde informatie van anderen net zo zorgvuldig te behandelen als onze eigen informatie, en we moeten: Ons bewust zijn van en voldoen aan de voorwaarden van de vertrouwelijkheidsovereenkomst of geheimhoudingsverklaring waaronder wij gepatenteerde informatie van een derde partij hebben ontvangen. Bijhouden welke gepatenteerde informatie aan ons is onthuld. De gepatenteerde informatie van de andere partij gescheiden houden van de gepatenteerde informatie van ons bedrijf. We dienen nooit ongepaste middelen te gebruiken om gepatenteerde informatie van derden te verkrijgen. Daarnaast mogen we, tenzij met uitdrukkelijke toestemming, gepatenteerde informatie van een vorige werkgever of andere derde partij niet gebruiken.
13
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONS BEDRIJF
Gebruik van informatietechnologiesystemen van het bedrijf Wij delen de verantwoordelijkheid om de netwerken en computersystemen van ons bedrijf op een ethische en legale manier te gebruiken. We dienen geen bedrijfsmiddelen of -systemen te gebruiken om de wet te overtreden of om inhoud te creëren, op te slaan of te verzenden die beschouwd kan worden als hatelijk, obsceen, bedreigend of intimiderend, die medewerkers, klanten of leveranciers kleineren, of die kan leiden tot intimidatie of pesterijen. Voorbeelden van zulk gedrag zijn beledigende opmerkingen bedoeld om iemands reputatie bewust te schaden of opmerkingen die bijdragen aan een vijandige werkomgeving op basis van ras, geslacht, beperking, religie of enig andere status die door de wet, onze code of het bedrijfsbeleid wordt beschermd. Wij dienen e-mails, chatberichten en sms'jes met dezelfde zorg te behandelen die geldt voor alle documenten van Huntsman. Onthoud dat elektronische berichten, zowel persoonlijk als zakelijk, blijvend en recupereerbaar zijn. Vermijd overdrijving, denigrerende taal en andere uitingen die uit hun verband kunnen worden gehaald. We dienen het gebruik van computers te vermijden als dit kan leiden tot verlies of schade, inclusief het binnenhalen van een virus of een andere inbreuk op de veiligheid van onze informatietechnologie (IT). Mogelijk hebben we een zakelijk belang om beledigende, illegale en niet-zakelijk gerelateerde sites te blokkeren, of enig andere site die als een gevaar kan worden beschouwd voor de veiligheid of werking van onze computersystemen. Huntsman kan elk bedrijfsmiddel, eigendom of elektronisch apparaat inspecteren of controleren zonder voorafgaande goedkeuring, kennis of toestemming van de medewerker, voor zover toegestaan door de wet. We dienen verantwoordelijk gebruik te maken van de software op de computersystemen van ons bedrijf. Alle software die op apparaten van ons bedrijf wordt gebruikt, dient goedgekeurd te worden door vermogensbeheer. In het bijzonder staan Microsoft Office-licenties ons niet toe software waarvoor Huntsman een licentie heeft te kopiëren voor thuisgebruik. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons Beleid voor het gebruik van computers, e-mail en internet.
14
Sociale media Hoewel het internet ons unieke zakelijke mogelijkheden verschaft via sociale media en blogs, zoals Facebook, Linked In, MySpace, Google+ en Twitter, dienen wij bij het gebruik van sociale media: Te beseffen dat het internet een openbare plek is. Gepatenteerde informatie te beschermen, inclusief die van onze collega's, verkopers en klanten. De indruk te vermijden dat we namens Huntsman spreken in persoonlijke communicatie, waaronder alle vormen van sociale media. Ervoor te zorgen dat familieleden of vrienden geen informatie online zetten of op sociale netwerken plaatsen als wij dat zelf, als medewerkers van Huntsman, ook niet zouden doen. Aan een medewerker van het Global Communications Shared Service-team toestemming te vragen voordat we als woordvoerder van het bedrijf informatie publiceren over Huntsman of over producten van het bedrijf. Advies te vragen aan een medewerker van het Global Communications Shared Service-team als we twijfelen of een communicatie juist is of niet. Zie voor meer informatie over dit artikel ons beleid, procedures en normen betreffende Sociale media-netwerk.
Verzoeken van de pers, analisten en aandeelhouders Om te verzekeren dat bedrijfsinformatie nauwkeurig, consistent en volgens de wet wordt gepubliceerd, mogen alleen woordvoerders van het bedrijf officiële bedrijfsinformatie communiceren namens Huntsman. We dienen alle pers of andere verzoeken tot officiële informatie (zelfs informele verzoeken) over ons bedrijf en aan het bedrijf gerelateerde nieuwsberichten door te verwijzen naar de vicepresident van Global Communications. Een verkeerde quote of een opmerking die uit zijn verband wordt gehaald, kan in bepaalde omstandigheden resulteren in ernstige gevolgen voor de betreffende medewerker die de opmerking heeft gemaakt en/of voor het bedrijf. Van bijzonder belang zijn verzoeken (zelfs informele) van iemand van de volgende groepen (hieronder genoemd) voor officiële aan het bedrijf gerelateerde informatie betreffende Huntsman-investeerders, vroegere of toekomstige verdiensten of prestatie-informatie. Dergelijke verzoeken dienen te worden doorverwezen naar de vicepresident van investeerdersrelaties: Investeerders Effectenanalisten Ratingbureaus Personen van de pers Houders van aandelen of schuldbewijzen van Huntsman Alle andere belangrijke publieke contacten Verzoeken om aan het bedrijf gerelateerde informatie van regeringsambtenaren of procureurs, dienen te worden doorverwezen naar de juridische afdeling. Zie voor meer informatie over dit artikel ons Aandelenbeleid en regelgeving inzake fair disclosure. 15
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE MEDEWERKERS EN MAATSCHAPPIJ
Handhaving van onze waarden... voor onze medewerkers en maatschappij Huntsman steunt en respecteert de bescherming van mensenrechten wereldwijd, en doet er alles aan om individuele rechten binnen ons vakgebied te garanderen. Hiertoe bieden wij redelijke werktijden en salarissen voor degenen die namens ons werken, en doen wij niet bewust zaken met personen die betrokken zijn bij gedwongen arbeid, mensenhandel of uitbuiting van kinderen. Als medewerkers van Huntsman dienen we deze verplichting uit te voeren door anderen eerlijk en met inachtneming van rechten en verplichtingen te behandelen.
Respect op de werkplek
V
Monica's manager heeft onlangs bepaald dat hij teambesprekingen voortaan elke vrijdag rond het middaguur wil houden. Monica legt uit dat ze dagelijks rond het middaguur moet bidden. Haar manager antwoordt dat als ze de besprekingen vanwege “haar religieuze opvattingen” niet kan bijwonen, ze mogelijk geen positieve beoordeling zal krijgen. Monica voelt zich beledigd door zijn opmerkingen. Wat moet ze doen?
Het met respect behandelen van iedereen is een bedrijfswaarde die voor ons allemaal geldt. Wij zijn toegewijd aan het creëren van een omgeving die de diversiteit weergeeft van de maatschappijen waarin we zaken doen. We dienen alle zakelijke beslissingen te nemen op basis van aan werk gerelateerde kwalificaties en niet op basis van: Ras Huidskleur Religie Geslacht Leeftijd Handicap Nationale afkomst Seksuele geaardheid Enig andere status die beschermd is in de landen waarin wij werken
A
16
De opmerkingen zijn voor Monica beledigend, ongeacht de vraag of er sprake is van discriminatie. Monica dient onmiddellijk haar de opmerkingen van haar manager te rapporteren aan haar lokale Human Resources-medewerker of een andere manager bij wie ze zich op haar gemak voelt.
A
V David, een collega van mijn afdeling, weigert voortdurend mij informatie te geven die cruciaal is voor mijn werk, maakt denigrerende opmerkingen, en zegt tegen andere collega's dat ik niet geschikt ben voor mijn werk. Zijn acties zijn kwetsend, maar ik wil hem niet kwaad maken of mijzelf in nog meer problemen brengen. Hoe moet ik de situatie aanpakken?
Intimidatie kan in veel vormen voorkomen. Davids gedrag is misschien niet illegaal, maar wel respectloos, en het verslechtert het vertrouwen, wat niet valt goed te praten. Onthoud dat u geen slachtoffer zult worden van vergelding als u te goeder trouw rapporteert. U dient Davids gedrag onmiddellijk te bespreken met uw manager of een andere bron die vermeld staat onder “Advies krijgen en vertrouwd rapporteren” van deze code.
Werkplek zonder intimidatie De bevordering van een intimidatie-vrije werkomgeving vereist wederzijds respect. Intimidatie kan elk beledigend en vijandig gedrag zijn tegenover een ander persoon. Intimidatie kan een intimiderende of vijandige werkomgeving tot doel of tot gevolg hebben. Seksuele intimidatie omvat ongewenste seksueel getinte uitspraken, afbeeldingen, gebaren of toenaderingen. Onder seksuele intimidatie worden ook verzoeken tot seksuele gunsten verstaan. Niet-seksuele intimidatie omvat stereotypering, belediging, schelden, grappen, grof taalgebruik of enig ander gedrag waarmee een persoon vanwege een karaktertrek wordt uitgelicht. Om een positieve werkomgeving te realiseren, dienen onze opmerkingen en acties over anderen te allen tijde eerlijk en respectvol te zijn. Als we discriminatie of intimidatie vermoeden, dienen we de situatie onmiddellijk te melden bij een of meerdere bronnen die in deze code genoemd worden onder “Advies krijgen en vertrouwd rapporteren”. Zie voor meer informatie over dit artikel ons Beleid tegen discriminatie, intimidatie en vergelding.
17
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE MEDEWERKERS EN MAATSCHAPPIJ
Veilige en beschermde faciliteiten Huntsman is toegewijd aan het naleven van de hoogste waarden van gezondheid, veiligheid en milieubescherming (VGM). We delen de verantwoordelijkheid aan deze waarden te voldoen door alle VGM-waarden, -praktijken, -processen, -procedures en van toepassing zijnde wetten en regels op te volgen om risico's voor onszelf en de mensen om ons heen te vermijden.
Veiligheid, gezondheid en milieu Ons bedrijf is toegewijd om het allerhoogste te bereiken als het gaat om de bescherming van veiligheid, gezondheid en milieu (VGM). Wij streven naar voortdurende progressie zodat het milieu geen schade wordt aangedaan. Veiligheid, gezondheid en milieu houdt in: VGM van producten (onderzoek en ontwikkeling, productie, gebruik, transport en distributie en management van grondstoffen, tussenproducten en verkoopproducten) Procesveiligheid (het ontwerp, de uitvoering, omgang met en onderhoud van chemische productieprocessen om gevaar te reduceren en rampen te voorkomen) Milieuprogramma's (naleving van regels en uitvoering) Beroepsgezondheid en -veiligheid Industriële hygiëne Veiligheid van faciliteiten en bescherming van bouwterreinen Enkele voorbeelden van onze verplichtingen m.b.t. product VGM: Registratie van stoffen en producten Voorlichting over gevaren Correct transport van gevaarlijke goederen en evaluatie van gevaren en risico's Rentmeesterschap van producten (herkennen, managen en verminderen van de veiligheids-, gezondheids- en milieurisico's tijdens de levenscyclus van een product) Wij dienen alle nationale en lokale wetten en regels met betrekking tot onze activiteiten na te leven. Schending van deze wetgeving kan leiden tot boetes of strafrechtelijke vervolging van een individuele medewerker of ons bedrijf. We dienen ook altijd te proberen incidenten te voorkomen die onszelf of anderen in gevaar brengen of die resulteren in het verlies van een vergunning of vermogen om een product te produceren, importeren of verkopen. Als we ons afvragen of een milieuvergunning vereist is, dienen we advies te vragen aan onze lokale VGM-manager. Als we bezorgd zijn over een bedreiging voor veiligheid, gezondheid of milieu, of een inbreuk op de beveiliging opmerken, dienen we contact op te nemen met onze lokale VGM-manager of een andere bron die genoemd wordt onder “Advies krijgen en vertrouwd rapporteren” van deze code.
18
Gebruik van drugs of alcohol Wij worden verwacht op tijd te werken en mentaal en fysiek in staat te zijn om onze taken uit te voeren. Dit betekent dat we niet onder invloed van drugs, alcohol of enig ander middel mogen werken dat ons vermogen om veilig te werken kan belemmeren. Het bezit, gebruik, de verkoop of verspreiding van illegale drugs, persoonlijke spullen of stoffen is voor alle medewerkers verboden tijdens werktijd of wanneer er namens het bedrijf zaken worden gedaan. Onthoud goed dat zelfs juist voorgeschreven medicatie ons werkvermogen kan belemmeren. Dit geldt te allen tijde voor iedereen in panden van het bedrijf.
Geweld op de werkplek Onze verplichting een veilige werkomgeving te creëren houdt in dat we nooit dreigingen van geweld mogen veroorzaken en tolereren, en nooit, tenzij uitdrukkelijk toegestaan door het beleid, een gevaarlijk wapen mogen meenemen naar een bedrijfspand. Elk bedreigend gedrag, ook al lijkt het op een grap, dient onmiddellijk gemeld te worden bij een leidinggevende, manager of lokale Human Resourcesmedewerker. Als onmiddellijk gevaar ontstaat, neem dan contact op met de beveiliging of de lokale autoriteiten.
19
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE MEDEWERKERS EN MAATSCHAPPIJ
Het milieu Wij worden geacht rekening te houden met het milieu terwijl we bedrijfszaken uitvoeren. Dit betekent dat we van toepassing zijnde milieuwetten en -regels naleven, net als alle procedures die door ons Bedrijf zijn vastgesteld. We dienen ernaar te streven zo efficiënt mogelijk te werken terwijl we ons milieu beschermen. We worden aangemoedigd om suggesties over meer innovatieve en milieuvriendelijke praktijken voor te leggen aan onze lokale VGM manager. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons VGM beschermingsbeleid.
Sociale verantwoordelijkheid Bij Huntsman geloven wij in onze verantwoordelijkheid om een verschil te maken voor mensen in onze gemeenschappen. Wij steunen een aantal sociale zaken, zoals kankeronderzoek, educatieve initiatieven, wereldwijde hulp en het voorkomen van dakloosheid en huiselijk geweld. We bemoedigen persoonlijke betrokkenheid en het helpen van individuen binnen onze gemeenschappen. Voor meer informatie over hoe wij helpen, zie “Sociale verantwoordelijkheid” in het artikel over duurzaamheid op www.huntsman.com.
Eerlijke werkgelegenheid Als lid van het Global Compact van de Verenigde Naties zijn wij toegewijd aan het werken volgens de normen in alle gemeenschappen waarin we zaken doen. Deze normen betreffen mensenrechten, arbeidsomstandigheden, gezondheid en anti-corruptie. Met het oog op onze toewijding voor onze wereldwijde maatschappij respecteren we de individuele mensenrechten. Om dit te ondersteunen, bieden we redelijke werktijden en eerlijke salarissen voor degenen die namens ons werken. Wij doen niet bewust zaken met onderaannemers, zakenpartners of leveranciers die zich bezighouden met gedwongen arbeid, mensenhandel of uitbuiting van kinderen. Als we vermoeden dat iemand met wie we zaken doen zich bezighoudt met een van deze praktijken, dienen we dat onmiddellijk te melden bij onze lokale Human Resources-medewerker.
20
Privacy We hebben samen de verantwoordelijkheid voor het beschermen van de privacy van onze collega's, klanten en anderen met wie we zaken doen. Dit doen wij door ons te houden aan de verscheidene privacywetten in de vele landen waar we opereren. Vertrouwelijke persoonlijke informatie of persoonlijk identificeerbare informatie die mogelijk verzameld dient te worden van collega's, bestaat deels uit: Prestatiegeschiedenis en educatieve achtergrond Adres of telefoonnummer Geboortedatum Rijbewijsnummer Bankinformatie Door de overheid uitgegeven identificatienummers Contactgegevens Burgerlijke staat Medische toestand of geschiedenis Als we vertrouwelijke persoonlijke informatie verzamelen of gebruiken voor ons werk, dienen we deze informatie zorgvuldig te beschermen. Wanneer we omgaan met vertrouwelijke persoonlijke informatie dienen we het: Alleen te gebruiken om aan onze taakverantwoordelijkheden te voldoen. Alleen te delen als er een zakelijk belang bij is. Te behouden voor zolang het nodig is om een taak te voltooien en om aan bewaarplichten te voldoen. Het behoud van privacy betekent dat vertrouwelijke informatie van ons werk beveiligd dient te worden door wachtwoorden of encryptie. Fysieke toegang dient te worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat zulke persoonlijke informatie niet ingezien kan worden door individuen die er geen zakelijk belang bij hebben. Voor vragen over hoe Huntsman vertrouwelijke persoonlijke informatie gebruikt of beveiligt, dienen we contact op te nemen met onze lokale Human Resources-medewerker of het Privacybeleid van ons bedrijf te lezen.
V John merkt dat zijn manager per ongeluk een document met de prestatiebeoordeling van een collega op het kopieerapparaat heeft laten liggen. John ziet dat deze persoonlijke informatie niet veilig is. Wat moet hij doen?
A Wij delen de verantwoordelijkheid om de privacy van onze collega's te beschermen. Vertrouwelijke persoonlijke informatie over collega's mag niet onbeveiligd worden achtergelaten of gedeeld. John dient het document onmiddellijk terug te geven aan zijn manager.
21
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE MEDEWERKERS EN MAATSCHAPPIJ
Politieke activiteiten en bijdragen Eenieder van ons is vrij om zijn/haar eigen ideeën te hebben over het politieke systeem en om persoonlijk betrokken te zijn bij politieke acties zolang het binnen de grenzen van het legale plaatsvindt. Hoewel Huntsman onze persoonlijke betrokkenheid bij het politieke proces aanmoedigt, verbiedt de wet vaak het gebruik van bedrijfsmiddelen en -faciliteiten voor politieke campagnes en verkiezingen. Het gebruik van onze bedrijfsmiddelen of -faciliteiten of -activiteiten tijdens werktijd, namens een kandidaat of campagne, vereist voorafgaande toestemming van de juridische afdeling. Omdat politieke bijdragen onderhevig zijn aan ingewikkelde wet- en regelgeving, dienen we elke persoonlijke betrokkenheid waaruit goedkeuring van Huntsman kan blijken, te vermijden. Onder beperkte en goedgekeurde omstandigheden kan Huntsman zijn faciliteiten gebruiken voor fondsenwerving of andere politieke activiteiten, zoals het oprichten van een politiek actiecomité (PAC) en het gebruik van bedrijfsfondsen om het PAC te besturen, zoals toegestaan door de wet en met goedkeuring van de juridische afdeling. Voorbeelden van bedrijfsmiddelen en -bronnen zijn: Werktijden Fondsen Briefhoofd Voorzieningen Computersystemen, inclusief e-maillijsten en andere contactinformatie voor medewerkers, klanten en leveranciers. Telefoonsystemen Faciliteiten of eigendommen Kopieerapparaten Faxapparaten
22
A
V Mijn afdeling wil de herkiezing steunen van een kandidaat die wetgeving heeft gesponsord die het gebruik aanmoedigt van een product dat Huntsman produceert. Mogen zij dit doen aangezien de campagne namens de kandidaat bevorderlijk is voor Huntsman?
Nee, uw afdeling mag hier niet mee doorgaan. Zulk gebruik van onze bedrijfsmiddelen of faciliteiten, inclusief activiteiten tijdens werktijd, vereist voorafgaande beoordeling en goedkeuring van de juridische afdeling.
Lobbyen Lobbyen is een poging om beslissingen van regeringsambtenaren, vaak wetgevers of leden van regelgevende instanties, te beïnvloeden. Lobbyen kan betrekking hebben op veel activiteiten zoals: Contacten met wetgevers, toezichthouders of uitvoerende ambtenaren en hun personeel Communicatie met regeringsambtenaren Pogingen om wetgevende of administratieve acties te beïnvloeden, inclusief gerelateerd onderzoek naar strategieën of voorbereidingen van andere communicatiemiddelen Giften of entertainment aanbieden aan regeringsambtenaren Persoonlijke opvattingen delen als aangewezen vertegenwoordiger van het bedrijf of op een manier waarop het toegeschreven kan worden aan het bedrijf. Omdat wetten m.b.t. lobbyen ingewikkeld zijn en per locatie verschillen, dienen medewerkers die contact onderhouden met regeringsambtenaren alle van toepassing zijnde anticorruptiewetten, lobbywetten en geheimhoudingsovereenkomsten na te leven. Voordat we actie ondernemen, dienen we vragen over zulke activiteiten te bespreken met de juridische afdeling om te bepalen of regels met betrekking tot openbaring en andere regels van toepassing zijn op onze situatie.
23
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE KLANTEN EN ZAKEN PARTNERS
Handhaving van onze waarden... voor onze klanten en zaken partners Als medewerkers van Huntsman dienen wij relaties met klanten eerlijk en in overeenstemming met onze waarden op te bouwen. We moeten ons, overal waar we zaken doen, houden aan alle mededingingswetgeving. Interacties met klanten en verkopers Om onze hoge ethische normen te handhaven, dienen we: Alleen uitspraken over Huntsman, zijn producten en diensten te doen die zijn gebaseerd op feiten. Alleen beweringen te doen over onze producten en diensten die waar zijn of die met voldoende informatie als waar beschouwd kunnen worden.
V Mariangela, die op de verkoopafdeling van Huntsman werkt, doet haar best om haar kwartaaldoelstelling te halen zodat ze een prestatiebonus krijgt. Tijdens gesprekken met een potentiële klant lopen de onderhandelingen stroef. Om de deal te sluiten zegt Mariangela dat het werk op zeer korte termijn afgerond kan worden, maar dit weet ze eigenlijk helemaal niet zeker. Ze rechtvaardigt deze actie door te denken dat zelfs wanneer het werk niet eerder kan worden afgerond, de klant dit niet erg zal vinden omdat er niet in het contract zal staan dat de vroegere deadline noodzakelijk was. Is het juist wat zij doet?
24
A Mariangela moet met haar leidinggevende overleggen als ze niet zeker weet of ze aan een verplichting kan voldoen, aangezien het vaststellen van voorwaarden waar Huntsman aan kan voldoen in overeenstemming is met onze waarden van eerlijkheid en integriteit. Gewenste prestatiedoelstellingen of quota’s mogen niet als compromis dienen voor onze ethische normen.
Antitrust en eerlijke concurrentie Hoewel er van ons verwacht wordt dat we krachtig concurreren, dienen we ons ethisch te gedragen en te voldoen aan alle concurrentiewetten die van toepassing zijn op onze wereldwijde zaken. Concurrentiewetten, die in sommige landen “antitrustwetten” worden genoemd, zijn opgesteld om een gelijk speelveld te creëren voor alle activiteiten. Dit wordt bereikt door open en eerlijke concurrentie te bevorderen en elke overeenkomst of praktijk die handel beperkt te verbieden. Concurrentie- en antitrustwetten zorgen ervoor dat markten voor goederen en diensten met elkaar concurreren. Dit stelt onze klanten in staat om de voordelen te ervaren van open concurrentie onder hun leveranciers, terwijl verkopers profiteren van concurrentie onder hun kopers. Huntsman profiteert van open concurrentie onder verkopers die belangstelling hebben voor onze activiteiten. Hoewel het belangrijk is onze markten en klanten te begrijpen, dienen we met het oog op concurrentie-informatie te onthouden dat: We informatie over onze concurrenten alleen van openbare bronnen mogen verzamelen, en de bron van de informatie wordt gedocumenteerd. Vertegenwoordigers, consultants of andere zakenpartners in de meeste gevallen namens ons geen niet-publieke informatie mogen verzamelen. Gepatenteerde of vertrouwelijke informatie van een concurrent teruggegeven of vernietigd dient te worden als deze ongewild is ontvangen, en de juridische afdeling ingelicht moet worden als dit gebeurt. We concurrentiemogelijkheden niet door bedrog of onjuiste beweringen mogen proberen te beperken. We nooit een medewerker mogen aanstellen om informatie te verkrijgen van een concurrent. Alle schriftelijke communicatie over concurrenten zorgvuldig opgesteld dient te worden ter voorkoming van afwijkingen of conclusies die verkeerd worden geïnterpreteerd of uit hun verband worden gehaald. Een klant in een van onze vakgebieden een concurrent kan zijn in een ander vakgebied. Een distributeur van Huntsman soms behandeld moet worden als concurrent. 25
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE KLANTEN EN ZAKEN PARTNERS
Concurrentiewetten weerhouden bedrijven die een machtige marktpositie hebben ook van praktijken die innovatie en concurrentie ontmoedigen. Om gedrag dat als dominant en schadelijk voor concurrentie beschouwd kan worden te voorkomen, mogen we niet: Onze producten onder de kostprijs verkopen met als doel concurrenten uit de markt te drijven De aankoop van bepaalde producten laten afhangen van de benodigde aankoop van aanvullende items Deals sluiten met klanten waarin wij alleen hun producten kopen als zij onze producten kopen Hoewel deze activiteiten niet altijd illegaal zijn, zijn ze juridisch gezien moeilijk te analyseren. We dienen de juridische afdeling in te lichten voordat we ons met zulke acties bezighouden of afspraken maken met concurrenten om gezamenlijk deel te nemen in een activiteit die de handel schaadt. Daarnaast dienen wij om advies te vragen aan de juridische afdeling als we bezorgd zijn over vertrouwelijke informatie die we mogelijk hebben ontvangen.
V Manish bezoekt een beurs als vertegenwoordiger van Huntsman. Tijdens de beurs dineert hij met een groep concurrerende vertegenwoordigers. Een van de vertegenwoordigers vertelt terloops dat ze hun biedingsstrategie willen veranderen en de groep begint hun moeilijkheden op de huidige markt te bespreken. Manish weet dat hij niet aan dit gesprek hoort deel te nemen, maar hij besluit te blijven en luisteren. Was dit een goed besluit?
26
A Eigenlijk zou Manish niet moeten gaan eten met concurrerende vertegenwoordigers. Als echter een dergelijk gesprek ontstaat, dient Manish niet deel te nemen aan de conversatie waar biedingsstrategieën worden besproken met concurrenten. Manish had het gesprek moeten beëindigen, zich moeten verontschuldigen en van tafel moeten gaan. Hij dient het incident ook onmiddellijk bij zijn manager en de juridische afdeling te melden.
Contact met concurrenten We dienen zelfs de schijn van een overeenkomst met een concurrent te voorkomen als dit concurrentie beperkt. We moeten goed onthouden dat een overeenkomst niet per se een ondertekend contract hoeft te zijn. Een simpele informele overeenkomst tussen twee partijen kan al beschouwd worden als een illegale overeenkomst. Zo kan een samenwerking (of slechts de schijn van een samenwerking) met een concurrent ook als illegaal beschouwd worden en loopt zowel de medewerker als ons bedrijf een groot risico op het schenden van concurrentiewetten. Schending van deze wetten brengt serieuze gevolgen met zich mee voor de betrokken personen, waaronder boetes en gevangenisstraf. Als communicatie met een concurrent nodig is, dienen we het Beleid inzake antitrust- en concurrentiewetgeving en procedures te raadplegen die van toepassing zijn op ons vakgebied, en deze op te volgen. Wanneer we communiceren met een concurrent mogen we de volgende onderwerpen niet bespreken: Niet-publieke gepatenteerde of concurrentiegevoelige informatie (inclusief bijbehorende voorwaarden over salarissen, voordelen of honoraria inzake medewerkers, onafhankelijke aannemers of verkopers, tenzij toegestaan door bepaalde arbeidswetten) Het verdelen van gebieden, klanten of producten Het maken van prijsafspraken met klanten of leveranciers Het in rekening brengen van een bepaald bedrag aan klanten Het leveren van een bepaald aantal producten aan klanten Het in rekening brengen van een bepaald bedrag aan leveranciers Het aanbieden van vergelijkbare kortingen of verkoopvoorwaarden Overeenkomsten om geen zaken te doen met een bepaalde klant, leverancier of verkoper Strategische plannen of productie-, capaciteits- of invoerkosten We dienen voorzichtig te zijn als we (informeel) met een concurrent praten, vooral tijdens een industrie- of handelsbijeenkomst. Beëindig onmiddellijk elk gesprek dat gaat over een concurrentiegevoelig onderwerp en meld het aan de juridische afdeling. Voor het aansluiten bij een industrie- of handelsorganisatie dienen we toestemming te krijgen van de vicepresident van een afdeling. Voor meer informatie over dit beleid, zie het beleid betreffende antitrust- of concurrentiewetten en de procedures die van toepassing zijn op uw locatie
27
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE INVESTEERDERS
Handhaving van onze waarden... voor onze investeerders Als medewerkers van Huntsman dienen we persoonlijke activiteiten of situaties te voorkomen waarin we op een onjuiste manier persoonlijk voordeel halen door onze rol als medewerker van Huntsman. We dienen nooit onze ethische normen te compromitteren om een concurrentievoordeel te realiseren of een zakelijke doelstelling te halen. Belangenverstrengeling Belangenverstrengeling doet zich voor wanneer persoonlijke belangen onze loyaliteit aan het bedrijf, of ons vermogen om objectieve zakelijke beslissingen te nemen, belemmeren. Zulke conflicten kunnen ook ons vermogen om effectief namens Huntsman te werken aantasten. Een belangenverstrengeling kan ontstaan als u, uw partner, een ander familielid of bekende een persoonlijk of financieel belang heeft in een bedrijf dat een van de volgende relaties heeft met Huntsman: Leverancier Potentiële leverancier Klant Potentiële klant Concurrent We mogen gepatenteerde of andere aan het bedrijf gerelateerde informatie van CSC, die we via ons werk hebben verkregen, niet gebruiken als het een conflict veroorzaakt tussen onze persoonlijke belangen en het belang van het bedrijf. Als er een potentieel conflict is ontstaan dat gerelateerd is aan een biedingsvoorstel of keuze voor een leverancier, mogen we onze positie niet gebruiken om het biedingsproces of de onderhandelingen te beïnvloeden. We dienen onmiddellijk onze manager of compliance-medewerker in te lichten over het potentiële conflict en onszelf uit het proces te verwijderen. Omdat veel gevallen van belangenverstrengeling kunnen worden opgelost, dienen we alle potentiële conflicten te bespreken met onze manager. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons beleid en onze procedures inzake belangenverstrengeling.
28
Externe ondernemingen en financiële belangen Investeren of deelnemen in een ander bedrijf kan een potentiele belangenverstrengeling veroorzaken of de schijn wekken dat onze beslissingen worden bepaald door vriendjespolitiek. We dienen persoonlijke investeringen en externe ondernemingen, die ons vermogen om in het belang van het bedrijf objectieve beslissingen te nemen in opspraak brengt, te vermijden. Dit betekent dat we niet: Mogen deelnemen aan ondernemingen die producten of diensten aanbieden, produceren of verkopen die met producten of diensten van Huntsman concurreren of hiermee vergelijkbaar zijn. Persoonlijke transacties met onze leveranciers of klanten mogen aangaan onder voorwaarden die verschillen van de voorwaarden die over het algemeen in het openbaar en voor medewerkers van Huntsman gelden. Zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring mogen optreden als medewerker, vennoot of directeur van een bedrijf dat zaken doet met Huntsman. Mogen investeren in klanten, leveranciers of concurrenten als dit niet op een nationale effectenbeurs of op de openbare markt gebeurt buiten de grenzen van ons beleid inzake belangenverstrengeling. Mogen deelnemen aan ondernemingen waardoor ons vermogen om onze taken uit te voeren wordt verhinderd.
Extern werk Het is toegestaan betrokken te zijn bij extern werk dat niet gerelateerd is aan onze rol bij Huntsman, onderhevig aan lokale wetgeving en arbeidsovereenkomsten. We dienen extern werk te vermijden als dit negatieve gevolgen heeft voor ons vermogen om onze verantwoordelijkheden objectief, effectief en op tijd uit te voeren.
Geven en aannemen van giften van klanten of leveranciers Aan de zakelijke belangen van ons bedrijf wordt het best voldaan als beslissingen zijn gebaseerd op commerciële criteria en niet worden beïnvloed door giften of entertainment. We mogen nooit iets geven of aannemen dat ons vermogen, of dat van een andere partij, om op een eerlijke en onpartijdige manier de juiste zakelijke beslissingen te nemen, kan belemmeren of lijkt te belemmeren. Zo nu en dan mogen we een gift of entertainment aanbieden of aannemen in de veronderstelling dat het een duidelijk zakelijk doel dient en de waarde en frequentie niet buitensporig is. Er wordt van ons verwacht dat wij ons gezond verstand gebruiken en ons bedrijfsbeleid inzake belangenverstrengeling volgen bij het bepalen van wat buitensporig is in bepaalde omstandigheden. We mogen nooit geld of geldequivalenten accepteren of aanbieden als gift of voor entertainment.
29
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE INVESTEERDERS
Giften die mogelijk als buitensporig en onacceptabel worden beschouwd zijn: Verkwistende maaltijden Goederen of diensten die niet zakelijk georiënteerd zijn Aandelen of obligaties Reizen zonder een echt zakelijk belang Dure flessen wijn of sterke drank Dure kaartjes voor entertainment of sportevenementen Gebruik van een residentie, vakantiehuis of andere accommodatie voor niet-zakelijk gebruik Alles van waarde waarvoor we niet de gebruikelijke marktprijs hoeven te betalen Als we niet zeker weten of een gift of entertainment acceptabel is, dienen we advies te vragen aan en toestemming te krijgen van onze manager, directeur of compliance-medewerker, voordat we een aanbod mogen accepteren. We dienen voorafgaande goedkeuring van onze manager en compliance-medewerker te krijgen voor elk reisaanbod, aangezien deze van buitensporige waarde kan zijn. Als we een onacceptabele of afgekeurde gift of entertainment krijgen aangeboden, dienen we deze vriendelijk te weigeren en uit te leggen dat de gift vanwege het bedrijfsbeleid niet kan worden geaccepteerd. Wij dienen elke gift aan een klant, leverancier of andere niet-regeringsambtenaar eerst te overleggen met een manager, directeur of compliance-medewerker, als deze gift als onacceptabel of buitensporig kan worden beschouwd.
Geldequivalenten omvatten:
V
Een verkoper biedt Greg twee scherp geprijsde kaartjes aan voor de eerste rang van een sportevenement. De verkoper zegt dat hij er niets voor terug wil hebben omdat hij het evenement zelf niet kan bijwonen. Mag Greg de kaartjes accepteren?
Geld Aandelen of obligaties Leningen Coupons of kortingen die niet voor algemeen publiek beschikbaar zijn Cadeaukaarten Cadeaubonnen
A
30
Omdat de waarde van de kaartjes de grenzen van wat volgens ons beleid inzake belangenverstrengeling is toegestaan mogelijk overschrijdt, dient Greg advies en toestemming te krijgen van zijn manager, directeur of compliance-medewerker voordat hij het aanbod mag accepteren.
A
V Sonya hoort dat haar manager aan een vriend vertelt dat zijn nieuwe smartphone een gift was van zijn vrouw. Ze weet echter dat de smartphone een gift was van een aannemer. Sonya vermoedt dat dit het beleid van Huntsman inzake het ontvangen van giften overtreedt, aangezien het apparaat duur is en het de grenzen van het bedrijfsbeleid inzake belangenverstrengeling overschrijdt. Wat moet Sonya doen?
Dit kan een onacceptabele gift zijn omdat het haar manager kan beïnvloeden of de indruk kan wekken dat het zijn objectieve beoordeling aantast. Sonya dient haar vermoeden onmiddellijk te bespreken met een van de bronnen die vermeld staan onder “Advies krijgen en vertrouwd rapporteren” van deze code.
Giften voor regeringsambtenaren Onze standaardrichtlijn aangaande giften en entertainment geldt niet wanneer we werken met een regeringsambtenaar. Een regeringsambtenaar een gift of entertainment aanbieden, of dit nu direct of indirect gebeurt, met als doel een beslissing te beïnvloeden of een onjuist voordeel te creëren voor ons Bedrijf, kan worden beschouwd als omkoping. Zonder voorafgaande goedkeuring van de afdeling Ethics and Compliance of juridische afdeling mogen wij nooit een gunst, gift of entertainment aanbieden aan een regeringsambtenaar of hun reiskosten betalen. Dit geldt zowel in de VS als in andere landen. Dit geldt ook voor iedereen die namens Huntsman zaken doet. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons beleid en onze procedures inzake anti-corruptie.
V
Een verkoper biedt Marco een volledig verzorgd tripje om een beurs bij te wonen. Bijwoning zou Marco helpen bij zijn werk. Mag Marco het aanbod accepteren?
A
Marco moet toestemming krijgen van zijn manager en compliance-medewerker voordat hij betaling van reiskosten mag accepteren. De reis kan alleen worden goedgekeurd als het de zaken van Huntsman bevordert en niet wordt aangeboden voor onjuiste doelen. 31
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE INVESTEERDERS
Anti-corruptie Ons bedrijf tolereert omkoping of corruptie niet. We mogen nooit giften, fooien of betalingen aanbieden met als doel zaken te verkrijgen of behouden, diensten te verzekeren of iemand te beïnvloeden ten behoeve van onze zaken.
Omkoping en smeergelden Omkoping of het aanbieden van smeergeld aan iemand, waaronder regeringsambtenaren, is een ernstige overtreding van anti-corruptiewetten in veel landen. Corrupte praktijken (zoals het aanbieden of zelfs de schijn van het aanbieden van steekpenningen of smeergeld) kan een overtreding zijn van de anticorruptiewetgeving van een land, zelfs als de activiteit plaatsvindt in een ander land. Anti-corruptiewetten (zoals die in de VS, Verenigd Koninkrijk en China) dragen mogelijke strafrechtelijke vervolging met zich mee voor een individu en voor ons bedrijf. Daarom zijn alle steekpenningen of smeergelden ten strengste verboden, ongeacht waar we ons bevinden of waar we zaken doen. Als we iemand verdenken van praktijken als omkoping of het aanbieden van steekpenningen, dienen we dit onmiddellijk te melden.
“Omkoping” is het aanbieden van iets waardevols aan iemand met de bedoeling hem of haar te beïnvloeden. Een ander persoon of derde partij steekpenningen laten aanbieden, is hetzelfde als de steekpenningen zelf aanbieden. “Smeergeld” is een soort omkoping waarbij een deel van het geld dat aan een bedrijf wordt betaald teruggegeven wordt aan een persoon om deze te beïnvloeden.
“Regeringsambtenaar” is een breed begrip en omvat medewerkers van de regering, overheidsinstellingen of staatsbedrijven, en kandidaten voor het politieke ambt.
In sommige landen kan het onduidelijk zijn of een persoon een regeringsambtenaar is. Elke voorgestelde betaling aan een persoon die mogelijk een regeringsambtenaar is (ook al beschouwen we deze betaling als vrijgesteld van de anti-corruptiewetten) dient vooraf goedgekeurd te worden door de afdeling ethics and compliance of juridische afdeling. Huntsman kan verantwoordelijk worden gehouden voor corrupte praktijken door een zakenpartner (zoals een vertegenwoordiger of consultant) die namens ons bedrijf heeft opgetreden, of wij hier nu wel of niet van op de hoogte waren. Daarom dienen we er alles aan te doen om de betrokkenheid van onze externe zakenpartners vast te stellen om corrupte praktijken te voorkomen.
32
Faciliterende betalingen We mogen geen faciliterende of bespoedigende betalingen doen, ook al zijn deze legaal of worden deze beschouwd als gangbare praktijk.
“Faciliterende betalingen” of “smeergelden” zijn meestal klein, worden contant betaald aan een regeringsambtenaar en zijn bedoeld om routinehandelingen van de overheid te bespoedigen, zoals vergunningen regelen, politiebescherming verschaffen of diensten waartoe het bedrijf bevoegd is.
Omdat het geld naar een regeringsambtenaar gaat, worden faciliterende betalingen in veel landen beschouwd als omkoping. Ons bedrijf verbiedt alle faciliterende of bespoedigende betalingen, ongeacht waar we zaken doen en of het een geaccepteerde lokale praktijk is. Om te bepalen of een interactie met een regeringsambtenaar geoorloofd is, dienen we advies te vragen aan de afdeling thics and compliance of juridische afdeling. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons beleid en onze procedures inzake anticorruptie.
V Amy werkt voor Huntsman in een verkoopkantoor in de VS, waar ze vaak zaken doet met een overheidsinstelling in Azië. Als ze een van deze ambtenaren een voorstel doet, stelt hij voor het proces te versnellen als zij $800 dollar betaalt. Wat moet Amy doen?
A Amy mag de betaling niet doen totdat ze van de juridische afdeling bevestigd krijgt dat het een formele bespoedigende betaling is of totdat ze de bevoegdheid krijgt van de afdeling ethics and compliance of juridische afdeling. Een onjuiste betaling aan een medewerker van de regering kan een ernstige overtreding zijn van anticorruptiewetten en kan resulteren in strafrechtelijke vervolging voor ons bedrijf en de betrokken personen.
33
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE INVESTEERDERS
International Trade Compliance Import/Export Vanwege nationale veiligheid en buitenlandse beleidsdoelen leggen veel landen import- en exportcontroles op en reguleren ze internationale financiële en handelstransacties. Aangezien ons bedrijf onze producten en diensten over de hele wereld levert, dienen we alle internationale en nationale wetten en regels na te leven die onze wereldwijde bedrijfsactiviteiten besturen. “Export” vindt plaats wanneer een product, dienst, technologie of informatie wordt verzonden naar een persoon in een ander land. Export kan ook plaatsvinden wanneer technologie, technische informatie of software wordt verschaft aan een niet-burger, ongeacht waar dit individu zich bevindt. Voordat we ons bezighouden met de export van een product, dienst, technologie of informatie, dienen we de geschiktheid van zowel het land van levering als de ontvanger te controleren. We dienen ook alle benodigde licenties en vergunningen te verkrijgen en alle van toepassing zijnde belastingen en tarieven te betalen. Een importactiviteit, het invoeren van goederen die we van een buitenlandse of externe bron kopen, is ook onderhevig aan verscheidene wetten en regels. Importactiviteiten vereisen mogelijk de betaling van belastingen en tarieven op de geïmporteerde goederen die het land binnenkomen, en het indienen van bepaalde documenten. Wetten betreffende handelscontrole zijn van toepassing op veel aspecten van onze handelingen, niet alleen op de verzending van onze producten. Uitwisseling van informatie en technologie over de landsgrenzen (inclusief training, e-mail en internettoegang) kan onderhevig zijn aan handelscontroles. Aangezien sommige landen (waaronder de VS) de onthulling van technische informatie aan niet-burgers binnen hun land controleren, dienen we ons bewust te zijn van en goed te letten op alle wetten betreffende trade compliance die met de overdracht van technologie te maken hebben. Als we niet zeker weten of er een handelsbeperking geldt, dienen we advies te vragen aan het International Trade Compliance-team. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons beleid inzake International Trade Compliance.
V Bernhard, een procurementspecialist, vertrekt morgen lastminute naar India. Hij neemt zijn laptop mee, maar realiseert zich dat hij een exportvergunning had moeten aanvragen omdat er veel programma-ontwerpen van Huntsman op de laptop staan. Kan hij zonder vergunning het land verlaten, zolang hij deze wel aanvraagt voordat hij vertrekt?
34
A Nee, Bernhard dient alle vergunningen te hebben voordat hij het land verlaat met technologie dat als export kan worden beschouwd. Handelscontroles voor export gelden voor de meeste producten, software of technologie die een medewerker van Huntsman mogelijk bij zich draagt tijdens zijn reis naar het buitenland, waaronder laptops en producthandleidingen. Als Bernhard niet weet of hij een exportvergunning nodig heeft, dient hij advies te vragen aan het International Trade Compliance team.
Sancties en boycots Sommige landen proberen bedrijven die binnen dat land opereren boycoteisen op te leggen. Vanwege onze internationale activiteiten dienen we alert te zijn op onjuiste boycotverzoeken en deze voor te leggen aan het International Trade Compliance-team.
Een “boycot” ontstaat wanneer een persoon, groep of land weigert zaken te doen met andere mensen of landen.
Een land (of een entiteit die met een land geassocieerd wordt) kan een boycotverzoek indienen bij een uitnodiging tot het doen van een bod, aankooporder, contract, factuur, verzendgegevens, vragenlijst, kredietbrief of mondeling bij een transactie. Een ongepaste boycot is bijvoorbeeld een verzoek waarin wij weigeren zaken te doen met een bepaald land of haar burgers, of met bedrijven die zaken doen met het geboycotte land. We mogen een boycotverzoek niet negeren of er op ingaan. Als we een boycotverzoek krijgen of gevraagd worden informatie te verschaffen over activiteiten in een geboycot land, kredietbrieven met boycotvoorwaarden uit te voeren, of negatieve certificeringen uit te geven, dienen we dit onmiddellijk te melden bij het International Trade Compliance-team.
35
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE INVESTEERDERS
Handel met voorkennis Wij mogen belangrijke niet-publieke informatie niet gebruiken om persoonlijk effecten (zoals aandelen, obligaties en opties) te kopen, verkopen of verhandelen. Daarnaast mogen we aandelen van een ander bedrijf niet kopen of verkopen aan de hand van informatie die we door onze positie binnen ons bedrijf hebben verkregen. Dit wordt gezien als handel met voorkennis en kan resulteren in strafrechtelijke vervolging van de medewerker en ernstige gevolgen voor ons bedrijf.
Informatie is “belangrijk” als het door een redelijke investeerder wordt gezien als belangrijk bij het bepalen of de aandelen van het bedrijf, waarop de informatie betrekking heeft, zullen worden gekocht, verkocht of behouden. Informatie wordt beschouwd als niet-publiek of geheim tot een volledige dag voorbij is sinds de publicatie van de informatie. Inside-information kan zowel positief als negatief zijn.
Ons verbod op handel met voorkennis omvat het gebruik van belangrijke niet-publieke informatie om investeringen aan te bevelen of om deze informatie aan anderen te geven ter ondersteuning bij het maken van beslissingen. Voorbeelden van inside-information zijn: Grafieken van toekomstige winsten of verliezen Nieuws over een lopende of voorgestelde fusie of overname Nieuws over een aanzienlijke verkoop van bezittingen Financieringen en andere acties betreffende de effecten van het bedrijf Veranderingen in uitvoerend management Belangrijke nieuwe producten of ontdekkingen Lopende of potentiële processen
36
Omdat ons Bedrijf specifieke processen heeft voor het onthullen van niet-publieke informatie door onze bevoegde woordvoerders, dienen we verzoeken tot het geven van niet-publieke informatie van het bedrijf voor te leggen aan de vicepresident van investeerdersrelaties.
Short sales zijn verkopen van effecten die de verkoper op het moment van de verkoop niet zelf bezit of die, als hij deze wel bezit, niet binnen 20 dagen na de verkoop geleverd zullen worden. Short sales worden vaak gedaan als de markt drastisch achteruit dreigt te gaan of de voorraad in waarde dreigt te dalen. Short sales van Huntsman's voorraad zijn van nature speculatief. Medewerkers die zich bezighouden met short sales van onze bedrijfsvoorraad wekken de indruk te profiteren van inside-information, ook al doen zij dit onbewust. Daarom dienen we ons niet bezig te houden met short sales van effecten van Huntsman.
Als we twijfelen of informatie als inside-information moet worden beschouwd, dienen we contact op te nemen met de juridische afdeling. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons beleid inzake Handel met voorkennis.
V Hans is van plan zijn Huntsman-aandelen te verkopen omdat zijn zoon naar de universiteit gaat. Door zijn werk weet hij dat het bedrijf verregaande onderhandelingen voert over de overname van een groot bedrijf. Mag hij zijn Huntsman aandelen nog wel verkopen?
A Nee. Als we aannemen dat het nieuws van de overname belangrijk is, dan moet Hans wachten tot de deal bekend wordt gemaakt voordat hij zijn aandelen verkoopt. Als hij zijn aandelen verhandelt terwijl hij belangrijke niet-publieke informatie bezit, dan kan hij aansprakelijk worden gehouden van handel met voorkennis en kan hij strafrechtelijk worden vervolgd.
37
H A N D H AVIN G VA N ON Z E WAARDEN... VOOR ONZE INVESTEERDERS
Boekhouding Wij dienen in alle communicaties eerlijk en integer te handelen, waaronder elk document dat we aanmaken en alle gegevens die we invoeren. Accurate boekhouding We dragen allemaal bij aan de juistheid van de informatie die ons bedrijf behoudt. Elk document (waaronder die over werktijden, uitgaven, facturen, financiële boekingen, uitkeringsaanvragen en veiligheidsdocumenten) dienen accuraat en compleet te zijn. We dienen ons bedrijfssysteem van interne controles en eisen voor het bijhouden van documenten op te volgen, zodat we alle financiële transacties nauwkeurig, tijdig en voorzien van de nodige documentatie, kunnen rapporteren. We mogen ons niet bezighouden met de volgende activiteiten: Bedrijfsfondsen verbergen Bedrijfstransacties verkeerd beschrijven (waaronder het gebruik van fondsen voor een ander doel dan staat beschreven in de documenten die deze fondsen ondersteunen) Geheime of niet-gerapporteerde fondsenrekeningen creëren Mogelijk illegale activiteiten bewust toestaan Als we twijfelen over een zaak dienen we dit te bespreken met de vicepresident van interne controle.
A
Q Ik wil graag enkele documenten weggooien als onderdeel van ons File Fitnessprogramma. Wat moet ik doen?
U dient eerst te bepalen of de documenten onderhevig zijn aan bepaalde eisen over documentbehoud en of ze gebonden zijn aan een bepaalde juridische kwestie. Als een van die gevallen van toepassing is, dienen de documenten behouden te worden voor de tijd die beschreven staat in het Schema voor documentbehoud of totdat het wettelijke behoud niet meer geldt (welke periode dan ook het langst is). Als de documenten niet onderhevig zijn aan beperkingen en vernietigd moeten worden, maar deze bevatten vertrouwelijke informatie, dan dienen ze versnipperd te worden.
Documentenbeheer en =behoud Het opvolgen van de documentenbeheerprocedures van ons bedrijf garandeert dat we de juiste informatie behouden om onze zakelijke beslissingen te ondersteunen. Het Schema voor documentenbehoud en het Documentenbeheerprogramma (retention policy) van het bedrijf geven aan hoe lang documenten bewaard moeten worden en onder welke omstandigheden deze vernietigd kunnen worden. Hoewel periodieke vernietiging van onbelangrijke kopieën is toegestaan, dienen we geen bedrijfsdocumenten te vernietigen voor de opgegeven tijd die in het schema genoemd wordt. Voor meer informatie over dit artikel, zie ons Documentenbeheerprogramma/ retension policy of uw plaatselijke coördinator. 38
Controles, overheidsonderzoeken of juridische geschillen Wij worden geacht mee te werken aan overheidsonderzoekers die onze faciliteiten inspecteren of onze acties beoordelen. We dienen elk document dat nodig kan zijn voor een procesvoering, onderzoek of controle op een goede manier te behouden. Dit betekent dat we nooit documenten of rapporten mogen vernietigen, verstoppen of wijzigen om een onderzoek, rechtsgeding, controle of beoordeling te belemmeren omdat dit ernstige gevolgen kan hebben voor een individuele medewerker en ons Bedrijf. Als we twijfelen of een document belangrijk is voor een onderzoek, dienen we de juridische afdeling te benaderen. We dienen de juridische afdeling in te lichten over dagvaardingen of schriftelijke verzoeken tot het verschaffen van gepatenteerde of andere business gerelateerde bedrijfsinformatie door een derde partij voordat we namens het bedrijf hierop reageren.
Vrijstellingen van onze zakelijke gedragscode Onze Zakelijke gedragscode geldt voor alle medewerkers, ambtenaren en directeuren van Huntsman. Als zodanig worden vrijstellingen van onze code slechts in zeer beperkte gevallen gegeven. Vrijstellingen voor executive officers of directeuren dienen vooraf goedgekeurd te worden door de raad van bestuur en in sommige gevallen bekend te worden gemaakt bij belanghebbenden. Wij documenteren vrijstellingen die door eisen van toepasselijke wetten en regels zijn verleend.
We willen de volgende medewerkers graag bedanken voor hun bijdrage aan de Huntsman Zakelijke Gedragscode Atif Ashraf Dave Burge Antonio Capozza Ouafaa Chawki Feixia Chen Roy Conn Roberto Dalziel Judie Dembicki Nathalie Detain Alessandro Di Carlo Sheila Dubs Stefan Emmenecker Vicky Fan Sharmarke Abdirizak Farah Connie Gee Alessia Giamminelli Aurelien Graffouillère Paul Holmes Ishak Ibrahim Fabio Invernizzi
Anthony Jewett Tony Jones Raymond Kaiser Violet Kong Inka Korteweg Laura Lahesmaa Melanie Libsig Yun-Shan Lui Heidi Era-Malik Francois Ernest Mongory Patrick Morton Sivaraman Muthukumaran Francesca Navini Monica Parson Eric Peng Sara Perkins Pascal Peron Dan Plutto Katherine Piasecki Matt Pogue
Lisa Raets Michael Ritchie Stephanie Rouderies Kathy Sellstrom Toon Severi Trent Shidaker Lihle Sibiya Mark Simon Mansur Sirin Danny Steegen Helen Sun Mihara Tennakoon Thomas Theobald Sebastien Trombini Paolo Vidal Maira Vilcane Nick Webster Felicia Zamarripa
39
Global headquarters Huntsman Corporation 10003 Woodloch Forest Drive The Woodlands Texas 77380 USA Telephone +1 281 719 6000 Fax +1 281 719 6416
www.huntsman.com Copyright © 2013 Huntsman Corporation or an affiliate thereof. All rights reserved. The use of the symbol ® herein signifies the registration of the associated trademark in one or more, but not all, countries.
