HET INKOOPPROCES BEKEKEN DOOR EEN LEAN BRIL Hoe
komt
het
uitlopen
en
traditionele bekeken,
dat
grote
budgetten
complexe
projecten
overschrijden?
inkoopproces
worden
en
door
verspillingen
een
Wanneer
lean
pijnlijk
bril
vaak het wordt
zichtbaar.
INTRODUCTIE
Auteurs
Lean is een filosofie waarbij bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd door precies alleen
dàt
te
doen
waar
de
klant
waarde
aan
hecht.
Alle
niet
waarde
Hans Spitsbaard Mikolaj Fiksinski
toevoegende handelingen en processtappen worden geëlimineerd. Deze niet waarde toevoegende handelingen worden binnen de
lean filosofie verspillingen genoemd.
De focus van lean wordt vaak gelegd op de interne bedrijfsvoering. Optimalisatie mogelijkheden in transacties tussen bedrijven blijven daardoor onderbelicht. We nemen
in
dit
artikel
het
traditionele
inkoopproces
met
de
daarbij
behorende
interacties tussen de inkopende en aanbiedende partij onder de loep. Met een lean bril bekeken, zitten traditionele inkoopprocessen vol met verspillende activiteiten. Denk hier bijvoorbeeld aan de vele interacties die nodig zijn om tot een eenduidige specificatie of bestekdocument te komen tijdens de uitvraag of de faalkosten die tijdens de uitvoeringsfase de kop op steken wegens gebrekkige afstemming. Prestatieinkoop is een inkoopmethodiek waarbij deze verspillingen worden vermeden en die bovendien ook nog eens streeft naar het inkopen van de hoogst mogelijke (toegevoegde) waarde. Hoe Prestatieinkoop het inkoopproces lean maakt, wordt aan het eind van dit artikel nader toegelicht.
VERSPILLINGEN IN In
het
traditionele
TRADITIONEEL INKOPEN
inkoopproces
worden
doorgaans
de
zes
stappen
zoals
weergegeven in figuur 1 doorlopen. De inkopende partij specificeert tot in de details wat ze wil hebben vanuit de veronderstelling dat het daarmee voor de potentiële aanbieders helder is wat ze worden geacht te leveren. Vervolgens gaat er een, vaak voor beide partijen, frustrerend proces lopen waarin er tussen de aanbieders
Traditionele inkoopprocessen zitten vol met verspillende activiteiten.
en de inkopende partij veel interacties plaatsvinden. Om in de uitvoerende fase nog enige (schijn)zekerheid te hebben dat de projectrisico’s zijn afgedekt wordt er onder begeleiding van juristen een lijvig projectcontract opgesteld.
Figuur 1: Traditioneel inkoopproces, Bron: Van Weele, 1988
Met deze praktijkkennis in het achterhoofd kijken we vanuit de acht vormen van verspilling die we uit de lean filosofie kennen naar de zes stappen van het traditionele inkoopproces. De acht vormen van verspillingen zijn weergegeven in figuur 2.
Figuur 2: De acht verspillingen
De stappen uit het traditionele inkoopproces bekeken door een lean bril.
1.
Specificeren
In de specificatiefase wordt marktonderzoek uitgevoerd om te achterhalen
welke
partijen in aanmerking komen om mee te doen met de leveranciersselectie. Deze aanpak draagt het risico dat geschikte partijen niet mee mogen doen, omdat de inkopende partij simpelweg niet de kennis kan hebben van de mogelijkheden bij alle partijen. Wanneer inderdaad een geschikte partij niet wordt geïdentificeerd in deze fase dan is er dus sprake van verspilling van Talent.
We zouden dit ook nog onder de verspilling ‘Correctie’ kunnen vatten. Er wordt immers vanuit onvolledige kennis een kwaliteitsfout gemaakt door de inkopende partij. De tweede verspilling in de selectiefase betreft wederom een verspilling van talent die schuilt in het opstellen van een zeer uitgebreid bestek dat naar de potentiële opdrachtnemers wordt gestuurd. Het talent van de opdrachtgever wordt verspild doordat deze een bestek schrijft voor iets waar hij zelf niet de expert in is. Het talent van de opdrachtnemer wordt verspild aangezien deze niet wordt uitgedaagd zijn
slimste
idee
behoeftestelling. gedefinieerd,
uit
Er dus
te is
werken al
waarom
een
om
zo
goed
gedetailleerd
zou
er
nog
mogelijk
bestek extra
te
door moeite
voldoen de
aan
de
opdrachtgever
gedaan
worden?
Opdrachtnemers worden geconditioneerd om te leveren wat er wordt gevraagd en in ieder geval niets meer. Bovendien specificeert de opdrachtgever van alles wat de leverancier, die de expert is, al lang weet. Denk hier bijvoorbeeld aan de wettelijke dikte van asfalt. Dit is ook een verspilling namelijk die van Overbewerking.
2.
Selecteren
Doordat meerdere aanbieders in een vroeg stadium dikke uitgebreide plannen schrijven die beoordeeld dienen te worden is er veel Wachttijd. Eerst aan de kant van de opdrachtgever die wacht op de plannen, daarna aan de kant van de opdrachtnemers, die op de beoordelingen zitten te wachten. Overbewerking vindt plaats doordat alle aanbiedende partijen zaken in grote mate van detail moeten uitwerken, terwijl vooraf bekend is dat er slechts met een partij zaken zal worden
gedaan.
De volgende verspilling van
Overbewerking
heeft
betrekking op het feit dat de beoordelaars zich door alle enorme mappen van de aanbieders heen moeten worstelen, terwijl er uiteindelijk maar één plan echt in detail nodig is om de behoefte te vervullen. Ook
worden
in
dit
stadium
vaak
allerlei
papieren
gevraagd
(bijvoorbeeld
verklaringen) die op dit moment in het proces nog helemaal niet relevant zijn. Dit leidt tot de verspilling Voorraad, omdat de documentatie ligt te wachten.
Grootste verspillingen bij inkoop: Overbewerking Wachttijd Verspilling van talent Correcties
Alle
kosten
die
verbonden
zijn
aan
het
opstellen
en/of
verkrijgen
van
de
verklaringen hadden op zijn minst in een later stadium of geheel niet gemaakt kunnen worden.
3.
Contracteren
In het traditionele inkoopproces is het contract er om de leverancier mee te managen. Er is vaak zelfs een Contractmanager aangesteld om deze taak uit te voeren. Vaak is er weinig informatie over hoe het werk daadwerkelijk uitgevoerd gaat worden. Bij moeilijkheden in de uitvoering komt het contract boven tafel om controle mee uit te oefenen. Vanuit lean bezien is controle uitoefenen in zichzelf al een verspilling. Immers, de uitvoerende partij hoort haar werk in één keer goed te doen zonder controle van de opdrachtgever. Controle uitoefenen zorgt voor de verspilling Overbewerking.
4.
Bestellen
Met de huidige mogelijkheden die informatietechnologie biedt kan alle relevante informatie gedeeld worden zodat alle partijen in de keten online en real-time op de hoogte zijn van bijvoorbeeld de behoefte bij de opvolgende schakels in de keten. De opdrachtnemer zou bijvoorbeeld in staat kunnen worden gesteld om de voorraad bij de klant te zien en deze vanuit een autonome verantwoordelijkheid op pijl te houden. Bovendien is de uitvoerende partij de expert en weet dus als geen ander wat nodig is om het project tot een goed einde te brengen. In een dergelijke situatie zou de handeling van bestellen als Overbewerking gezien kunnen worden.
5.
Bewaken
Zoals hierboven aangegeven wordt ‘Controleren’ als een verspillende handeling gezien, omdat in de lean filosofie wordt uitgegaan van het ‘ín één keer goed’ doen. Hiermee wordt het contract bewaken een verspillende handeling. Wanneer wordt teruggevallen op het contract ontstaat er een proces waarbij de juridische invalshoek dominant wordt en de verspillingen Wachten, Correctie en Beweging in overvloed ontstaan. Bovendien, de opdrachtnemer op basis van het contract te
gaan sturen en dirigeren, raakt deze reactief en wordt zijn talent onvoldoende benut.
6.
Nazorg
Nazorg
ten
behoeve
van
het
netjes
afronden
van
de
werkzaamheden
naar
tevredenheid van de klant is uiteraard prima. Nazorg in de zin van het afhandelen van restpunten moet worden beschouwd als Correctie en is daarmee wederom een vorm van verspilling. Ook contractherziening komt in deze fase vaak voor wegens uiteenlopende projectverwachtingen. Dit is een vorm van correcties aanbrengen en daarmee een verspilling. Claims afhandelen is een onnodige interactie waarvoor de klant niet bereid is te betalen. Dit geeft onder andere de verspilling Beweging.
PRESTATIEINKOOP MAAKT INKOPEN LEAN Prestatieinkoop maakt een einde aan de meeste van bovengenoemde verspillingen. De aanbiedende partijen krijgen in deze methodiek de kans om de klantbehoefte op een zo slim mogelijke manier in te vullen. Het gaat hier niet meer om geleverde producten/diensten maar om het ontzorgen van de klant volgens een aanpak die de expert definieert. Het uitgangspunt bij Prestatieinkoop is de overtuiging dat de aanbiedende partij de expert dient te zijn in hetgeen de inkopende partij wilt inkopen. Immers, als de inkopende partij het zelf kon had hij het niet hoeven inkopen! Dit vergt een hele omschakeling van denken en een verschuiving van de rol van de inkoper. Deze wordt in het Prestatieinkoopproces neergezet als de regisseur van dit proces. De nadruk in het Prestatieinkoopproces ligt dan bij de opdrachtgever ook niet op de inhoud van de te leveren dienst of product, maar op het identificeren dat de aanbiedende partij daadwerkelijk de expert is in zijn gebied. Dit betekent dus geen stapels bestekken doorworstelen van alle aanbiedende partijen,
maar
het
proces
inrichten
op
basis
van
dominante
informatie.
Het
Prestatieinkoopproces is in figuur 3 schematisch weergegeven. De aanbiedende partijen worden slechts gevraagd twee A4-tjes in te leveren met daarop beschreven de
projectrisico’s
en
de
bijbehorende
beheersmaatregelen
en
eventuele
onderscheidende opties. Met deze aanpak worden zowel de inkopende partij als de aanbieders veel minder belast en wordt de doorlooptijd van inkooptrajecten tot wel
een derde gereduceerd en de indirecte kosten met 40-50% worden verlaagd. Bovendien levert deze aanpak een hogere kwaliteit en minder projectrisico’s op.
Figuur 3: Prestatie inkoopproces
Prestatieinkoop wordt sinds 2008 in Nederland steeds vaker toegepast. In eerste instantie in grote infrastructurele werken. Ondertussen heeft de toepassing zich uitgebreid naar een groot aantal gebieden, uiteenlopend van ICT, zorg en welzijn, facilitaire dienstverlening etc.. Evaluatie van de projecten leert dat:
Zowel werking
opdrachtnemers van
de
als
opdrachtgevers
methodiek.
Een
zeer
veelgehoorde
tevreden
zijn
opmerking
over
van
de
zowel
opdrachtgever als opdrachtnemers is: ‘Zonder deze methode hadden we nooit zo’n goede aanbieding kunnen maken c.q. gekregen’
Goed gekwalificeerde opdrachtnemers vaak verzuchten dat ‘ ze nu eindelijk hun ei kwijt kunnen’
In 50% van de gevallen de beste aanbieder ook de laagste prijs heeft
In 100% van alle gevallen de beste aanbieder een prijs indient in de top 3 van de aanbiedingen
De organisatorische kosten die gepaard gaan met de inkoop en verkoop dalen met gemiddeld 40-50%
Wilt u meer weten over dit onderwerp lees dan ons boek Prestatieinkoop of bezoek onze website www.scenter.nl.
