GZA investeert in een electronisch patiëntendossier Peter Mulkens Ann Proost 6 november 2008
Sint-Augustinus, Wilrijk Aantal bedden: 610 Aantal medewerkers: 1764 Aantal artsen: 213
Sint-Vincentius, Antwerpen Aantal bedden: 302 Aantal medewerkers: 769 Aantal artsen: 103
Sint-Jozef, Mortsel Aantal bedden: 120 Aantal medewerkers: 284 Aantal artsen: 54
2
Agenda 1) IT-masterplan 2) Investeren in implementatie 3) C2P: Wat doet C2P? Projectaanpak Resultaten 3
IT-masterplan Bestaande situatie 2003 m a in f r a m e
Facturatie
e ig e n o n t w ik k e lin g W in d o w s aangekocht pakket
Patiëntadministratie verpleegkun dig dossier
OK
medicatie
Spoed
IZ
Radiotherapie
MKG DRG
verlos kamer Medisch dossier
Ordermanagement klinische paden
thuisconsultatie
Onderzoeken
Labo
4
Radiologie e.a.
afspraken thuisconsultatie
IT-masterplan Meerwaarde electronisch patiëntendossier: 1. 2. 3. 4.
5
Computerised patiënt records Workflow tussen diensten Afdwingbaar maken van standaarden Zorganalyse
IT-masterplan Toekomstig electronisch patiëntendossier C2M Portaal C2M: Medisch dossier
C2P+: Medicatie medicamenteus therapieblad
ETB
data-integreerbaarheid
ETBP
ETBV: Verpleegdossier en behandelplannen zorgblad
profiel
opvolgbladen
klinische paden
ETBO: Onderzoeksaanvragen MTD
Labo
data-integreerbaarheid
6
protocollen
Aanpak implementatie de eerste bekommernis van arts en verpleegkundige is de patiënt (niet de computer) Investeren in : - Betere dossiers - Patiëntenveiligheid - Multidisciplinaire samenwerking - Efficiëntere communicatie - …
7
gegevens invoeren door de arts of verpleegkundige (bron) = Tijdverlies op KT ; mondeling of krabbel is sneller
Aanpak implementatie Resultaat
=
Kwaliteit van de oplossing
x
Implementatie
Technische perfecte oplossingen, die niet aanvaard worden = geen resultaat
voldoende middelen voor implementatie: • • • • 8
Opleiding Configuratie van de toepassing Aanpassen van de bestaande werkwijze Begeleiden van het veranderingsproces
Aanpak implementatie Investeren in een projectteam : Implementatieverantwoordelijken: • • • •
bereiden de dienst voor geven een beperkte opleiding vlak voor de opstart zorgen bij de opstart voor training on the job 6 fte = het aantal fte nodig voor vervanging van verpleegkundigen tijdens normale klassicale opleidingen
Projectleider (interne consultant) 2 wekelijks overleg met IT, apotheek, directie nursing
9
Agenda 1) IT-masterplan 2) Investeren in implementatie 3) C2P: Wat doet C2P? Projectaanpak Resultaten 10
Wat doet C2P? toepassing voor medicatiebeheer
11
filmpje
12
Projectaanpak
Vision & Scope
Constructie Testen
Piloot
Voorbereiden implementatie
Uitrollen
Draaiboek Implementatieverantwoordelijken Opleidingsmodule Richtlijn 13
Projectaanpak ’06 voorjaar 07 juli ’07
: testen door IT : testen door pilootdiensten + aanwerving implementatieverantwoordelijken : opstart 2 pilootdiensten C5 SV / Cardio SJ
okt ’07
: opstart 2 pilootdiensten D14 SV en VE13 SA
’08 okt ’08
: optimalisatie herbevoorrading, aanpassingen C2P : opstart laatste pilootdienst VE 10 SA
najaar ’08 ’09 – ’10
: voorbereiding uitrol : uitrollen
14
Aanpassingen C2P Juli ‘07
vs 1.0D
Okt ’07
vs 1.1
Afdrukken van voorschriften, verbeteringen afteken- en klaarzetscherm, Kardexkoppeling
Maart ‘08
vs 1.2
Validatielijsten, afleveren obv geplande toedieningen, dosis wijzigbaar,….
Juli ‘08
vs 1.3
Infuusetiketten, nakijklijsten, karwissel Betere werking infusen, ontslagmedicatie, dosis wijzigbaar, ….
Sept ‘08
vs 1.4
Aanpassingen inzake gebruiksvriendelijkheid, performantie, automatische back-up
Dec ’08
vs 1.5
Ontslag ongedaan maken, infuus bij elkaar, interacties, performantie, verbeteringen bij afleveren aan diensten, …
Maart ’09
vs 1.6
Herwerken alerts, performantie, volledig produktbestand, …
15
Draaiboek week -7
week -6
week -5
*
*
(1)
(2)
week -4 kerngroep
week -3 test/ config (3)
week -2 test/ config (4)
week -1
week 1
week 2
week 3
week 4
week 5
week 6
week 7
oplei-ding
rollout
rollout
rollout
nazorg
nazorg
nazorg
*
(5)
(6)
(7)
<-- telefonische support -->
(1)
Eerste contact met nieuwe dienst (overleg met hfdvpk)
(5)
Opleiding
- Vaststellen van de kerngroep: hfdvpk, refvpk, 1 à 2 artsen
- vpk: 2x een sessie van 1,5u of 1 sessie van 3u
- Eerste afspraken inzake planning, protocollen en algemene timing
- artsen: demo van 1u
- Datum gezamenlijk overleg (week -6)
- extra opleiding on demand
- Opleidingsmomenten afspreken voor (week -4) - Aantal testmomenten afspreken (week -3; -2)
(6)
Rollout
- Opleidingsmomenten voor vpk afspreken voor (week -1)
- omschakeling van oude werkwijze naar C2P
- Demo voor artsen afspreken (week-1)
- 2 weken intensieve begeleiding (support on the job van 7u-22u)
- Datum rollout bespreken
- 1 week opvolging door C2P coördinatoren (aanwezig tijdens daguren)
- Protocollen bevragen voor invoer week -3 (samenspraak ts. vpk & dr)
- opstart op dinsdag zodat op maandag:
- Doorgeven van huidige richtlijn
* invoeren patienten in C2P
- Dienstgebonden uren & enkele protocols invoeren (voor demo)
* stockaanpassing door apotheek * validatie door artsen
(2)
Gezamenlijk overleg met alle leden van de kerngroep - Concrete planning overlopen - Kennismaking en achtergrond bij C2P
(7)
Nazorg - persoonlijk contact op regelmatige basis - op basis van telefonische hulp op afstand
(3)
Kerngroep (8) - Opleiding van de kerngroep - Analyse dienstvoorraad in overleg met apo + aanmaken dienstvoorraad
(4)
Test/configuratie - Huidige werkwijze van dienst + opmaken van dienstspecifieke richtlijnen - Oefenen met kerngroep - Lijst van alle vpk met gva-nr (en dr-nr van artsen?) (missch voor heel ZH?) - Opvragen van dienstgebonden uren Voorbereiden van de rollout - Invoeren van protocollen ism vpk (in de productie-omgeving)
16
Formeel afronden - formeel afronden van de implementatie van de dienst
(8)
Resultaten Reductie medicatiefouten niet meer overschrijven werken met protocollen leesbaar, visueel medicatieblad klaarzetten en toedienen o.b.v. on line informatie correcte informatie bij transfers duidelijke informatie voor patiënt bij ontslag correctere opnamemedicatie
Betere therapie ? Artsen, apotheker, diëtiste kunnen on line de volledige medicamenteuse therapie raadplegen Interactiecontrole, maximum dosis, standaard oplosmiddelen, bijsluiters, … Belangrijk werkinstrument voor de klinisch apotheker 17
Resultaten Evaluatie projectaanpak door pilootdiensten • Opleiding = basis; routine verwerft men al doende; het dubbelwerk voor artsen en verpleegkundigen is hierdoor beperkt; • Permanente aanwezigheid op dienst heeft bijkomende voordelen: - problemen worden onmiddellijk gedetecteerd, - werkt geruststellend • Model werkt goed voor 80 % van de medewerkers en artsen
Start roll out jan 2009 18
