GEMEENTERAAD Datum raadsvergadering
: 16 juni 2015
Punt
: 6
Onderwerp
: Evaluatie Commissie Sociaal domein
Portefeuillehouder
: Commissie Sociaal Domein
Afdeling
: Griffie
Vragen bij
: W. Bruinsma
Voorstel 1) Bespreken conclusie en aanbevelingen. 2) Uitkomsten ter kennis brengen van de raad. 3) College en agendacommissie vragen de verbeterpunten door te voeren. Inleiding Op 26 juni 2014 is de Commissie sociaal domein Menameradiel ingesteld door de gemeenteraad. Op 14 oktober 2014 heeft de commissie haar rol en taken vastgesteld en daarbij is besloten dat er voor de zomer 2015 een evaluatie zal plaatsvinden. Het document met rol en taken is bijgevoegd bij deze vragenlijst. Probleemstelling De commissie is nu één jaar actief en heeft zes keer vergaderd. Aan de fracties en de portefeuillehouder is gevraagd input te leveren aan de hand van een vragenformulier. De antwoorden zijn de basis van deze evaluatie. U vindt alle antwoorden in de bijlage bij deze evaluatie. De vragenlijst is opgebouwd in drie onderdelen. • Vragen m.b.t. de rol en taken zoals de commissie deze voor zichzelf ziet. • Vragen die zijn afgeleid uit de praktijk. • Vragen gericht op eventuele ontwikkelrichtingen. Uitgaande van het idee dat de commissie een groeimodel is dat mee ontwikkelt met de veranderende rol van de overheid. Argumenten Kanttekeningen Aanpak/organisatie -
Belangrijkste bevindingen vragenlijsten: Rol en taken Als belangrijkste taken van de commissie sociaal domein worden gezien: 1. Contact met de samenleving 2. Informatieverwerving en kennis vergroten 3. Kaderstellen /Richting geven aan beleid 1 van 5
Hieronder wordt per onderdeel een samenvatting gegeven van de bevindingen van de fracties en de portefeuillehouder. De verbeterpunten zijn omkaderd weergegeven. Ad-1 Contact met samenleving De gemeente is 1 schakel in de totale keten van zorg. Zo is ook de zorgbehoevende zelf een schakel, evenals de zorgaanbieder, het gebiedsteam, de naasten, dorpsgemeenschap etc. Het is een taak van de gemeente om de schakels met elkaar te verbinden en de kwaliteit te waarborgen. Dit vraagt om een samenwerking met derden. De commissie onderneemt hiertoe de volgende initiatieven: • De commissie nodigt iedere vergadering 1 partij uit om zicht te geven op het werkveld en de problematiek die daar speelt. • Om te weten wat voor initiatieven er zijn in de gemeenschap worden initiatiefnemers uitgenodigd zichzelf te presenteren aan de commissie. • Om dicht bij de inwoners te staan wordt op locatie vergaderd. Belanghebbenden krijgen de kans vragen te stellen, maar het publiek krijgt ook de kans om inbreng te leveren bij bijvoorbeeld werksessies. • Er is een inloophalfuur ingesteld om technische vragen uit de commissie te houden en inwoners de kans te geven laagdrempelig in contact te komen met politiek en gebiedsteam. Belangrijkste bevindingen: De meeste partijen hebben nog te weinig zicht op de andere deelnemers in de keten. De werkwijze van de commissie geeft ruimte voor anderen om invloed uit te oefenen op het beleid. Maar de invloed die wij kunnen hebben op anderen in de keten niet overschatten. De gemeente heeft een rol om de samenhang tussen de schakels te bevorderen. De relatie met het gebiedsteam is zeker te zwak. Tot nu toe heeft het gebiedsteam zich regelmatig teruggetrokken vanwege interne beslommeringen. Een grotere verbinding en betrokkenheid van het gebiedsteam is gewenst. De commissie wordt door de fracties gezien als laagdrempelig en geeft belanghebbenden een goede mogelijkheid om inbreng te leveren. Er is vooralsnog geen peiling gehouden onder het publiek als het gaat om de waardering voor de werkwijze van de commissie sociaal domein. Over het algemeen worden de vergaderingen wel goed bezocht, maar vooral door mensen uit het werkveld en dorpsbelang. Er is nu twee keer een inloophalfuur gehouden. Dit wordt nog niet goed bezocht, al kwamen de tweede keer meer mensen dan de eerste keer. Er was een tweedeling tussen commissieleden en publiek. Dit zou vanuit de commissieleden verbeterd kunnen worden. Een andere suggestie is om het inloophalfuur te vervangen door inspreekmogelijkheid. Echter een reden dat het inloophalfuur is ingesteld was om de technische vragen uit de commissie te houden en de mensen de gelegenheid te geven meer persoonlijke vragen te kunnen stellen. Tot nu toe is het nog niet effectief gebleken. Het publiek moet ook nog wennen aan de nieuwe werkwijze dus er moet meer bekendheid komen. Verder is opgemerkt dat er nog weinig inhoudelijke discussie is in de commissie en er komt ook te weinig reactie vanuit de commissie op vragen of presentaties van derden. Er is tijd nodig om de kennis van iedereen op pijl te brengen. Verbeterpunten: 1. Investeren in de natuurlijke band met het gebiedsteam. 2. Meer doen aan zichtbaarheid van de commissie. (voor concrete verbeterpunten zie onderdeel communicatie) 3. Praat met de burger en niet over de burger. Commissie moet bijvoorbeeld meer reageren op inbreng van derden. 4. Kies vergaderlocaties waar zorgbehoevenden zijn. 5. Kies nog informelere opzet. Bij presentaties tussen publiek i.p.v. achter vergadertafel. 6. Tijdens het inloophalfuur als commissieleden actieve houding aannemen om mensen te benaderen en gesprekken aan gaan. 7. Commissieleden, ambtenaren en leden van gebiedsteam naambadge geven bij inloopspreekuur. 2 van 5
8. Bij rondvraag ook het publiek meenemen / inwoners de mogelijkheid geven zelf zaken te agenderen. 9. Ervoor waken dat de commissie een ombudsteam voor burgers wordt. Zorg dat burger weet wie we zijn en wat we voor elkaar kunnen betekenen. 10. Presentaties blijven aansluiten bij actualiteit. Zo houd je ook verbinding met de burger. Ad-2 Informatie verwerven en kennis vergroten De commissie is o.a. bedoeld om gezamenlijke kennis over specifieke onderwerpen te vergroten en het publiek in de ontwikkeling mee te nemen. Daarnaast informeert het college de commissie actief over ontwikkelingen, procesvoortgang, incidenten en andere zaken. De fracties vinden de informatieverstrekking vanuit het college over het algemeen voldoende maar noemen de volgende verbeterpunten: 1. voorkom dat commissieleden informatie uit de krant lezen (keukentafelgesprekken) 2. voorkom dat de raad te laat aan bod komt en financieel voor een voldongen feit staat(€ 100.000 gebiedsteam). De transitie wordt gezien als een gezamenlijke opgave. De traditionele rol van raad en college verandert daardoor en mogelijk ook de partijpolitieke verhoudingen. Alle fracties waarderen de nieuwe samenwerkingsvorm tussen raad en college. Echter er is sprake van een groeimodel waarbij we nog zoeken naar de juiste aanpak. Commissie en portefeuillehouder geven elkaar het vertrouwen en bij beide is sprake van goede wil. Verder worden een aantal aandachtpunten genoemd t.a.v. het beleid dat de fracties graag terug zien komen. • • • • • • • • •
Jeugdzorg in combinatie met onderwijs Beleid gericht op preventie De initiatieven van onderop stimuleren en geen ‘model’ opleggen. Creativiteit aanmoedigen en lokale initiatieven van dorpen inpassen in gemeentelijk beleid. Open staan voor advies van derden en goede adviezen overnemen. Brede visie ontwikkelen op rol gemeente in sociaal domein / gemeente heeft verbindende rol in gehele keten Meer samenwerken met het WMO platform Beleid ontwikkelen op openbare ontmoetingsplekken / Accommodatie- & dorpshuizen beleid Bestuur dorpsbelang rol geven als schakel in het proces. Meer afstemmen en samenwerken met andere deelnemers uit de schakel. Over en weer bespreken wat er van elkaar verwacht wordt en elkaar bevragen op innovaties.
Onderwerpen waarover informatie is gewenst: 1. Actuele informatie over ontwikkelingen op het gebied van het sociaal domein vanuit Den Haag en gevolgen daarvan voor gemeente. 2. Ontwikkelingen op het gebied van de Wet Werk en Bijstand 3. Hoe zorgaanbieders werken, wat ze te bieden hebben en problematiek die speelt 4. Werkwijze van Doarpswurk 5. Iemand uitnodigen van de Dienst over werkzaamheden dienst SoZaWe 6. In plaats van presentaties ook eens werkbezoeken afleggen. 7. Meer informatie over andere samenwerkingspartners. Concreet zijn genoemd de zorgaanbieders als werkers in het veld, (de klanttevredenheid van) zorgbehoevenden, hoe is de samenwerking met de vrijwilligerscentrale en meer (anonieme) praktijk casussen bespreken om inzicht te krijgen in de problematiek die speelt (gebiedsteam).
3 van 5
Ad -3 Kaderstellen / Richting geven aan beleid Alle fracties willen richting kunnen geven aan beleid in een vroeg stadium van het proces. Tot nu toe kwam dat nog onvoldoende uit de verf. Deels omdat we op een rijdende trein zijn gestapt, deels omdat dit vraagt om een andere werkwijze. Daarbij heeft de raad een groot deel van haar bevoegdheden aan de Dienst SoZaWe overgedragen. Er is gezocht naar een alternatieve methode om alsnog invloed uit te kunnen oefenen. Met de vaststelling van de strategische agenda op 28 mei 2015 is de eerste stap gezet. Via de strategische agenda wordt inzichtelijk wanneer wat gaat spelen en kan de commissie zelf aangeven of ze al dan niet inhoudelijke inbreng wil leveren. De commissie kan zelf onderwerpen aan de agenda toevoegen. Zoals dat recentelijk is gebeurd met de participatiewet. Alvorens de Dienst SoZaWe hierop beleid gaat ontwikkelen geeft de commissie kaders mee. Hoe dit in de praktijk straks uitwerkt zal de tijd moeten leren. Verbeterpunten: 1. Invloed op bijv. de dienst SoZaWe vergroten door via strategische agenda zaken tijdig te agenderen en kaders mee te geven. 2. Strategische agenda als vast agendapunt opnemen Communicatie De bekendheid van de commissie moet worden vergroot. Acties die tot nu toe worden ondernomen om de aandacht van het publiek te trekken zijn: - De agenda’s van de vergaderingen worden standaard opgenomen in de Ynformaasje, vermeld op de website en als actueel nieuws standaard getwitterd. - Er zijn c.a. 75 digitale abonnees die de vergaderstukken van de commissie sociaal domein ontvangen, waaronder individuele burgers, dorpsbelangen, lokale pers, Omrop Fryslân, thuiszorg etc. - Na iedere vergadering wordt een terugblik geplaatst in de ynformaasje en op de website. De terugkoppeling wordt sinds april 2015 ook naar de website en dorpskrant van het dorp dat is bezocht gemaild. De webpagina met daarop de terugblik en link naar de vergaderstukken wordt heel slecht bekeken. Verbetersuggesties: 1) Kijk naar de eigen website (vindplaats informatie, actueel nieuws plaatsen), twitter en andere social media. 2) Lijst met digitale abonnees nalopen en zo mogelijk completeren met ontbrekende zorginstellingen, dorpsbelangen, pers etc. 3) Meer gebruik maken van dorpensites en dorpskrantjes 4) Briefjes ophangen in winkels en bij de dokter, 5) Huis-aan huis uitnodigingen in het dorp waar vergaderd wordt. 6) Tweerichtingscommunicatie mogelijk maken door klachten of meldingenformulier op de website van de gemeente te plaatsen. 7) Kijken of weekbladen bereid zijn stukken te plaatsen. Gebiedsteam kan ook communiceren over vergaderingen commissie sociaal domein. 8) Meer persoonlijke uitnodigingen versturen aan direct betrokkenen. Samenwerking met de raad De commissie heeft als taak: a. de raad te ondersteunen bij, alsmede te informeren en adviseren over de voorbereidingen op en de uitvoering van de drie decentralisaties; b. de raad te ondersteunen, in de breedste zin van het woord, bij zijn kaderstellende rol binnen het sociaal domein. Voorstellen van het college over het sociaal domein gaan via de commissie naar de raad. Voorkomen moet worden dat discussies in de raad worden overgedaan, maar het moet ook niet zo zijn dat er in de raad niets meer gezegd mag worden. Daarom wordt in de praktijk de volgende werkwijze gehanteerd:
4 van 5
-
Wanneer iets als bespreekpunt doorgaat wordt er in de raad in principe alleen nog gesproken over dat onderdeel waar de meningen over verschillen. - Wanneer iets als hamerpunt doorgaat naar de commissie wordt er niet meer over gesproken, tenzij een lid van de raad wenst hiervan een bespreekpunt te maken. Opmerkingen: 1. Er moet meer tijd zitten tussen commissie en raad 2. De discussie in de raad niet over doen, maar een hamerpunt moet ook niet betekenen dat er niets meer gezegd mag worden. 3. Vergaderfrequentie: huidige frequentie aanhouden Voortbestaan commissie De PvdA vindt dat de commissie in de huidige vorm opgeheven kan worden. Wel vindt de partij het belangrijk dat belanghebbenden mee kunnen praten in een vroeg stadium, dat de dorpen worden bezocht, dat kennis wordt genomen van initiatieven en dat er presentaties worden gehouden. De behandeling van formele stukken kan in de raad. Er zou een ander model moeten worden gekozen. Voor de overige fracties staat het voortbestaan van de commissie voorlopig niet ter discussie. Wel stellen een aantal fracties dat het bestaansrecht in de toekomst voor een belangrijk deel afhankelijk is van de uitwerking van de Strategische agenda. Dus of de raad straks in een vroeg stadium van het beleidsvormingsproces richting kan geven. Conclusie: Alle fracties waarderen het contact met de belanghebbenden, de laagdrempeligheid van de commissie en de wijze waarop met inwoners gezamenlijk de kennis kan worden verbreedt. De meeste fracties missen de sturende mogelijkheid van de commissie. Voor de PvdA is dit een reden om te zoeken naar een ander model. De ander fracties vinden dat de nieuwe samenwerking tussen college en raad langzaamaan vorm krijgt. De effectiviteit van de strategische agenda als instrument zal zich nog moeten bewijzen, maar de verwachtingen zijn positief. De commissie moet zich blijven afvragen wat haar rol is en zich daarop blijven ontwikkelen. Durf nieuwe pilots aan en reken niet af. Er is behoefte aan een evaluatie over een jaar.
Financiën Juridische grondslag Communicatie Bijlagen Antwoordformulieren Rol en taken zoals vastgesteld door de commissie op 14 oktober 2014
Menaam, 1 juni 2015
5 van 5