Gedragscode
Gedragscode
November 2010 3
Inhoud Inleiding
5
Onze ambitie
6
Waar staan wij voor
7 7
Wij zorgen voor gezonde voeding Wij werken samen als gemotiveerde mensen
Wij geven om het milieu
7
7
Gedragsregels
8
1
8
2 Medewerkers
3 Bescherming van het milieu
Consumenten en afnemers
8 10
4 Relaties met leveranciers
11
5 Publieke activiteiten
12
6 Communicatie
12
7 Omkoping en corruptie
13
8 Zakenrelaties en geschenken
14 15
9 Concurrentie
10 Belangenverstrengeling
17
11 Integriteit van financiële verslaggeving
18
12 Bescherming van vertrouwelijke informatie
18
13 Wetgeving
Naleving van de Gedragscode
19 20
Beslisboom: Hoe om te gaan met ethische dilemma’s
en de Gedragscode?
21
Vragen of punten van zorg aan de orde stellen
22
Bijgaande tekst is de Nederlandse versie van de oorspronkelijke tekst in het Engels. Alleen de Engelse tekst is de officiele versie.
4
Inleiding De doelstelling van FrieslandCampina is het produceren en op de markt brengen van zuivelproducten op een zodanige wijze dat gedurende lange termijn duurzame waarde kan worden gecreëerd voor consumenten, afnemers, medewerkers, leden-melkveehouders, zakenpartners en de gemeenschappen waar FrieslandCampina actief is. Wij willen onze doelstelling bereiken op basis van de kracht van onze sterke merken en goede marktposities met consumentenproducten, onze positie als innovatieve partner met ingrediënten voor de voedingsmiddelen- en farmaceutische industrie en door de geografische spreiding van onze activiteiten. Wij zijn ons ervan bewust dat het behouden van het vertrouwen van onze stakeholders belangrijk is om onze doelstelling te kunnen bereiken. Wij willen aan dit vertrouwen inhoud geven door de principes die in deze Gedragscode zijn vastgelegd na te leven. Het is de verantwoordelijkheid van het management om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich bewust zijn van deze principes en deze naleven. Het gedrag van elk van onze medewerkers is bepalend voor de reputatie van onze onderneming. Samen maken wij deze onderneming. En om onze activiteiten tot een succes te maken moeten wij ons houden aan onze Gedragscode. Neem de tijd om deze Gedragscode door te lezen en pas deze toe bij het werken bij FrieslandCampina.
Cees ‘t Hart Chief executive officer Executive board
5
Onze ambitie FrieslandCampina heeft de ambitie de meest professionele, succesvolle en aantrekkelijke zuivelonderneming ter wereld te worden. Wij willen de meest professionele zuivelonderneming worden omdat wij dé expert willen zijn in melk en de manieren waarop melk kan worden verwerkt tot een breed scala aan producten en ingrediënten. Onze kennis van melk bouwen wij steeds verder uit door te investeren in onderzoek en ontwikkeling. Dat maakt het mogelijk om de kansen die zich in de markt aandienen zo goed mogelijk te benutten. Wij willen de meest succesvolle zuivelonderneming zijn in het uitbouwen en versterken van onze marktposities en in het efficiënt werken en produceren. Innovatie, zowel op het gebied van productontwikkeling als door technologische verbeteringen, speelt daarbij een belangrijke rol. En wij willen de meest aantrekkelijke zuivelonderneming zijn als afnemer en verwerker van melk van onze leden-melkveehouders, als partner voor onze afnemers en als werkgever voor onze medewerkers.
6
Waar staan wij voor Wij zorgen voor gezonde voeding De kracht en de mogelijkheden van melk zijn voor ons fascinerend. FrieslandCampina verschaft mensen wereldwijd al het goede dat melk te bieden heeft. Melk is van nature een van de rijkste voedingsbronnen. Onze zuivelproducten leveren niet alleen een unieke smaakbeleving, maar ook eiwitten, vetten, vitaminen, mineralen en melksuikers. Deze bouwstoffen en brandstoffen zijn belangrijk voor de gezondheid en het welzijn van mensen. Wij zijn ervan overtuigd dat wij nog veel meer te weten kunnen komen over melk en de waarde die wij met melk kunnen creëren. Wij stellen alles in het werk om die kracht vrij te maken en meer uit melk te halen.
Wij werken samen als gemotiveerde mensen Wij zijn een team dat de uitdagingen aangaat, samen verder groeit en zich verantwoordelijk voelt. Wij zijn een wereldwijd bedrijf met een sterke lokale focus waarbij wij nauw samenwerken met de mensen en de gemeenschappen waarin wij actief zijn. Wij creëren waarde binnen de totale zuivelketen en nemen verantwoordelijkheid voor onze acties, waarbij wij bouwen aan een cultuur die is gebaseerd op vertrouwen, integriteit en inspiratie.
Wij geven om het milieu Wij streven naar een milieuvriendelijke bedrijfsvoering en willen bijdragen aan een duurzame ontwikkeling ten behoeve van zowel de huidige als toekomstige generaties. Dit betekent dat wij zoeken naar een evenwicht tussen de resultaten die wij als bedrijf moeten behalen en onze inzet ten behoeve van de samenleving en het milieu. Dit evenwicht moet op lange termijn duurzaam zijn en bijdragen aan de blijvende gezondheid van het milieu, van mensen en van ons bedrijf. Wij doen ons best om alle handelingen die wij uitvoeren binnen de zuivelketen - de weg die melk volgt van de koe tot de consument duurzaam te maken.
7
Gedragsregels 1 Consumenten en afnemers FrieslandCampina richt zich op het creëren van duurzame waarde voor consumenten en afnemers door het aanbieden van een breed assortiment hoogwaardige en veilige zuivelproducten. FrieslandCampina zorgt ervoor dat deze producten minimaal voldoen aan alle overeengekomen en wettelijk vereiste voorschriften met betrekking tot de gezondheid en veiligheid van consumenten. Om ervoor te zorgen dat wij veilige en hoogwaardige producten maken, zijn in het Voedselveiligheids- en Kwaliteitssysteem van FrieslandCampina hoge standaarden vastgelegd voor grondstoffen, ingrediënten en de productie- en verpakkingsprocessen. Wij hanteren met betrekking tot de behandeling van consumentenklachten, transparante en doelmatige procedures die bijdragen aan een eerlijke en vlotte oplossing van geschillen met consumenten.
Gezondheid en veiligheid van de consument gaan voor alles! Onze afnemers en consumenten vertrouwen erop dat wij hen veilige producten leveren. Wij kunnen geen enkel risico nemen met productveiligheid. Iedereen moet zich daarom altijd houden aan het Voedselveiligheids- en Kwaliteitssysteem van FrieslandCampina. Wanneer u twijfels heeft op dit gebied moet u dit melden aan uw leidinggevende.
2 Medewerkers FrieslandCampina beschouwt de medewerkers als haar meest waardevolle bezit. Betrokkenheid op alle niveaus begint met open communicatie, ten aanzien van zowel specifieke bedrijfsaspecten als de activiteiten van de onderneming in het algemeen.
8
Het huidige en toekomstige succes van FrieslandCampina hangt voor een groot deel af van de kwaliteit van haar medewerkers. Daarom willen wij een aantrekkelijke, uitdagende en inspirerende werkomgeving bieden waarin medewerkers worden aangemoedigd om zichzelf zowel in professioneel als persoonlijk opzicht verder te ontwikkelen. Deze visie kan alleen worden gerealiseerd met gemotiveerde en goed opgeleide medewerkers; medewerkers die beschikken over de motivatie en de capaciteiten om een concurrentievoordeel tot stand te brengen. Wij onderschrijven de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties als universele standaard. In landen waar bedrijven van FrieslandCampina gevestigd zijn, steunen wij de mensenrechten, in overeenstemming met de internationale verplichtingen en beloften van de regering van het gastland en in overeenstemming met wat redelijkerwijs verwacht mag worden van een commerciële organisatie. Binnen het kader van geldende wet- en regelgeving, alsmede de gangbare arbeidsverhoudingen en -gebruiken, zal FrieslandCampina zich onthouden van enige vorm van discriminatie jegens medewerkers
•
in de uitoefening van hun functie, op grond van bijvoorbeeld ras, kleur, geslacht, geloof, politieke overtuiging, nationaliteit of maatschappelijke
afkomst, het recht van haar medewerkers om zich aan te sluiten bij wettelijk
•
erkende vakbonden respecteren, en
• kinderarbeid en gedwongen of opgelegde arbeid uitsluiten. FrieslandCampina hecht veel belang aan het bieden van een schone en veilige werkomgeving voor haar medewerkers in overeenstemming met ‘best practices’. Het management en de medewerkers van FrieslandCampina hebben de plicht alle voorzorgsmaatregelen te nemen die zij redelijkerwijs kunnen nemen ter voorkoming van het toebrengen van letsel aan zichzelf, collega’s of het publiek.
9
Respect voor elkaar Voor ons is een werkomgeving waarin medewerkers zich betrokken, verantwoordelijk en veilig voelen van grote waarde. Dat vraagt om een organisatie die zich kenmerkt door eerlijkheid, respect en integriteit. Dit impliceert ook dat wij veel belang hechten aan een open sfeer waarin medewerkers zich zeker voelen om kwesties onderling en met het management te bespreken. Probeer een kwestie met betrekking tot integriteit eerst te bespreken met de betrokken personen. Als dit niet tot een oplossing leidt, neem dan contact op met uw leidinggevende. Behandel elkaar met respect. Deel uw eigen vragen en zorgen en sta open voor vragen en zorgen van anderen.
3 Bescherming van het milieu FrieslandCampina streeft naar een milieuvriendelijke en duurzame bedrijfsvoering. Wij willen de negatieve gevolgen voor het milieu van onze processen en producten zoveel mogelijk beperken, in evenredigheid met onze bedrijfsactiviteiten. Om een gestage verbetering van onze milieuprestaties te bereiken, wordt een systematische aanpak gevolgd met betrekking tot milieuzorg. Op deze manier leveren we een bijdrage aan duurzame ontwikkeling, door aan de behoeften van dit moment te voldoen, zonder toekomstige generaties de mogelijkheid te ontnemen om in hun eigen behoeften te voorzien. Binnen FrieslandCampina zijn milieubeleid en milieuprogramma’s een integraal deel van de bedrijfsvoering. Bovendien worden de milieuprestaties jaarlijks gemonitored.
10
Milieu: Positieve instelling ten aanzien van duurzaamheid FrieslandCampina geeft om het milieu. Wij zijn voortdurend op zoek naar het verbeteren van onze productieketen op een meer duurzame manier. Dit vereist van alle medewerkers binnen FrieslandCampina dan ook een positieve houding ten aanzien van duurzaamheid. Wij hebben duidelijke targets voor het bereiken van duurzaamheidsdoelen. Dit kan soms een dilemma opleveren tussen winst- en duurzaamheidstargets. Een voorbeeld van een milieudilemma:
Ik ben brand manager bij FrieslandCampina. Wij hebben duidelijke targets voor het gebruik van duurzaam geproduceerde chocolade (UTZ-gecertificeerd) bij de productie van onze chocolademelk. Door een toegenomen vraag moet de productie worden opgevoerd. Maar er is niet voldoende UTZ-gecertificeerde chocolade op de markt verkrijgbaar. Als gevolg van de grotere productie kunnen we onze eigen duurzaamheidstargets niet halen. De duurzaamheidstarget voor UTZ-gecertificeerde chocolade is echter belangrijk voor de reputatie van onze onderneming. Wat moet ik doen? Deze vraag is niet gemakkelijk te beantwoorden. In situaties waarin meerdere doelen of waarden met elkaar conflicteren is het moeilijk om een perfecte oplossing te vinden. De eerste stap om tot een oplossing te komen is het dilemma te bespreken met collega’s en met het management en om open te zijn over de problemen waar u tegenaan loopt.
4 Relaties met leveranciers FrieslandCampina wil alleen zaken doen met leveranciers met een goede reputatie die bereid zijn de standaarden van FrieslandCampina toe te passen. De relaties met leveranciers worden gebenchmarkt en geëvalueerd met als doel een continue verbetering te bereiken op het gebied van kwaliteit, dienstverlening, etc.
11
5 Publieke activiteiten FrieslandCampina steunt geen politieke partijen, politieke organisaties of vertegenwoordigers daarvan en levert geen bijdrage, financieel of anderszins, aan groepen waarvan de activiteiten zijn bedoeld om de belangen van een politieke partij te bevorderen. Wij zullen voortdurend worden geconfronteerd met maatschappelijke en ethische vraagstukken. FrieslandCampina neemt actief deel aan de discussies hierover. Om de gerechtvaardigde zakelijke belangen van FrieslandCampina te bevorderen of te verdedigen worden het management en daartoe aangewezen medewerkers aangemoedigd om rechtstreeks of via instanties zoals brancheorganisaties, vragen te stellen en discussies aan te gaan over maatregelen of besluiten van overheden. Verder worden het management en daartoe aangewezen medewerkers aangemoedigd om samen te werken met overheden, overheidsinstanties, -functionarissen en andere organisaties aan het ontwikkelen van wetsvoorstellen en andere regelgeving die gevolgen kunnen hebben voor de gerechtvaardigde belangen van de onderneming.
6 Communicatie FrieslandCampina zorgt ervoor dat tijdig en regelmatig, betrouwbare en relevante informatie over haar activiteiten, financiële situatie en prestaties bekend wordt gemaakt. Omdat wij veel belang hechten aan open communicatie met alle stakeholders, worden deze aangemoedigd de onderneming te allen tijde aan te spreken op haar gedrag. De grenzen van zakelijke vertrouwelijkheid moeten echter altijd in acht worden genomen.
12
7 Omkoping en corruptie FrieslandCampina zal zich niet inlaten met omkoping of enige andere vorm van corruptie. Medewerkers mogen niet direct of indirect een ongepast (financieel) voordeel toezeggen, aanbieden of verschaffen aan enige persoon, waaronder functionarissen van een overheid of van een door een overheid gecontroleerde entiteit, om orders of diensten te krijgen of te behouden. Het is medewerkers evenmin toegestaan om gebruik te maken van externe partijen om het verbod op omkoping en corruptie te omzeilen. Medewerkers mogen geen (financieel) voordeel accepteren dat is beoogd om hen ertoe te bewegen zich niet te houden aan de voorgeschreven werkzaamheden (zie tevens de paragraaf over zakenrelaties en geschenken).
Geen compromissen wanneer het gaat om omkoping! Een voorbeeld van omkoping:
Stel u voor dat u hoofd sales bent bij een werkmaatschappij. U werkt aan het binnen halen van een grote opdracht voor de levering van producten aan een grote klant. Uw werkmaatschappij heeft deze opdracht echt nodig. U krijgt een telefoontje van de inkoopmanager van de klant, die tegen u zegt dat hij ervoor kan zorgen dat u de order krijgt als u hem een extraatje geeft door 500 euro te storten op zijn privérekening. De opdracht is een paar honderdduizend euro waard… Hoewel het verleidelijk kan zijn om op een dergelijk verzoek in te gaan, is dat niet toegestaan. Dit soort betalingen mag nooit plaatsvinden. FrieslandCampina staat voor eerlijk zakendoen. Ook willen wij ons houden aan de wetten die omkoping en corruptie verbieden.
13
8 Zakenrelaties en geschenken Binnen veel bedrijfstakken en in veel landen worden geschenken en entertainment gebruikt om zakenrelaties te verstevigen. Overal ter wereld geldt één algemene en duidelijke regel: Geschenken, gunsten of entertainment mogen niet worden geaccepteerd of aangeboden als deze de ontvanger tot iets verplichten of de indruk wekken de ontvanger tot iets te verplichten. Het aanbieden of accepteren van geschenken en entertainment kan passend zijn bij het ontwikkelen van een zakenrelatie. Geschenken en entertainment dienen evenwel bij te dragen aan de zakelijke belangen van FrieslandCampina en mogen niet overdadig of excessief zijn vergeleken met wat in het betreffende land of de betreffende bedrijfstak algemeen aanvaard wordt. Dezelfde regel geldt voor relaties met overheidsfunctionarissen. Bij het aanbieden of accepteren van geschenken of entertainment dienen in ieder geval de wet en het beleid van de onderneming van de ontvanger in acht te worden genomen. Indien geschenken en entertainment, ongeacht of deze worden aangeboden of geaccepteerd, reiskosten omvatten of overdadig of excessief lijken (in het geval van geschenken is dat >50 euro) moet een medewerker vooraf schriftelijke toestemming verkrijgen van de managing director van de werkmaatschappij/corporate staff director of de executive board. In het geval van geschenken met een waarde van meer dan 500 euro moet de company secretary hiervan op de hoogte worden gesteld. Het vragen om persoonlijke geschenken, gunsten, entertainment of diensten is onaanvaardbaar. Hetzelfde geldt voor het accepteren of aanbieden van geld. Voorts mogen medewerkers van FrieslandCampina hun positie niet gebruiken om leveranciers, inclusief financiële instellingen, te verzoeken om een individuele voorkeursbehandeling bij het vaststellen van prijzen of voorwaarden of bij het verstrekken van leningen.
14
Aanbieden/ontvangen van geschenken, gunsten of entertainment Voordat u een geschenk of entertainment, met inbegrip van een gunst of dienst, aanbiedt of aanvaardt moet u zichzelf een aantal vragen stellen. Wanneer u één van volgende vragen met ja beantwoordt, mag u het geschenk of entertainment niet aanbieden of accepteren. Neem in geval van twijfel altijd contact op met uw leidinggevende. Vragen: • Is het geschenk overdadig of excessief vergeleken met wat over het algemeen geaccepteerd wordt bij het ontwikkelen van zakenrelaties (in geval van geschenken is dat >50 euro)? • Wordt door het aanbieden of accepteren van het geschenk of entertainment de wet of de Gedragscode van FrieslandCampina overtreden? • Wordt het geschenk gegeven zodat er een verplichting voor de ontvanger ontstaat of lijkt te ontstaan? • Gaat het om geld? • Heeft u om het geschenk/entertainment gevraagd? • Zou u zich opgelaten voelen als u aan uw collega’s zou moeten uitleggen dat u het geschenk/entertainment heeft geaccepteerd? • Zou u zich ongemakkelijk voelen als u het geschenk/entertainment zou aanvaarden? • Dient het geschenk uitsluitend uw belang en niet het zakelijke belang van FrieslandCampina?
9 Concurrentie Binnen het kader van geldende wet- en regelgeving voert FrieslandCampina haar activiteiten op eerlijke en concurrerende wijze uit. Er geldt een specifieke FrieslandCampina Antitrust Gedragscode.
15
Anti-trustcode en concurrentiewetgeving: Hoe moet ik handelen? Stelt u zich de volgende situatie voor:
Een van de concurrenten van FrieslandCampina benadert een salesvertegen woordiger van de onderneming en stelt een gecombineerde benadering van een nieuwe buitenlandse markt voor. Zijn idee is om de markt in twee regio’s te verdelen, waarna de beide ondernemingen zich elk op één van beide markten richten, zodat de effectiviteit van benadering van beide bedrijven wordt versterkt en ieders voordeel ten opzichte van andere concurrenten wordt vergroot. Hoe moet je hierop reageren? Deze vorm van samenwerking met concurrenten zou in strijd zijn met de Anti-trustcode van FrieslandCampina. De Anti-trustcode is gebaseerd op de anti-trustwetgeving. De antitrustwetgeving is, onder andere, bedoeld om de onafhankelijkheid van individuele concurrenten bij het nemen van beslissingen over prijsstelling, productie en andere concurrentiegevoelige factoren te bevorderen en in stand te houden. Sommige van de ernstigste anti-trustovertredingen betreffen afspraken tussen concurrenten waardoor het onafhankelijke oordeel wordt beperkt en de handel wordt belemmerd, zoals afspraken om de beschikbaarheid van een door FrieslandCampina geleverd product te beperken of om een markt voor klanten, gebieden, producten of inkoop te verdelen. FrieslandCampina concurreert op basis van onafhankelijkheid, waarbij de kracht van haar producten, de vaardigheden van de medewerkers, de dienstverlening en prestaties bepalend zijn. Medewerkers mogen daarom geen afspraken maken met een concurrent over hiermee verband houdende onderwerpen, omdat dergelijke schriftelijke of mondelinge afspraken bijna altijd onwettig zijn.
16
10 Belangenverstrengeling FrieslandCampina vereist van haar medewerkers dat zij persoonlijke activiteiten en financiële belangen vermijden die strijdig zouden kunnen zijn met de uitvoering van hun functie. Werken bij FrieslandCampina betekent werken in het belang van FrieslandCampina.
Belangenverstrengeling Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer persoonlijke belangen uw motivatie om te handelen in het belang van FrieslandCampina of daarmee verbonden partijen (bijvoorbeeld een leverancier) in gevaar brengen. De volgende vragen helpen om inzicht te krijgen in de vraag of een bepaalde situatie een belangenverstrengeling zou kunnen inhouden: • Zou ik of een familielid, vriend of kennis enig (financieel) voordeel behalen door mijn functie bij FrieslandCampina? • Zouden persoonlijke belangen in deze situatie van invloed kunnen zijn op de beslissing die ik misschien zou nemen bij FrieslandCampina? • Heb ik het gevoel dat er als gevolg van de aard van de relatie die ik heb met een derde, op enige manier een verplichting op mij rust bij mijn werkzaam heden bij FrieslandCampina? • Zou deze situatie gevolgen kunnen hebben voor het uitvoeren van mijn werkzaamheden bij FrieslandCampina, of zou bij andere medewerkers van FrieslandCampina of bij externe partijen deze indruk kunnen ontstaan? • Zou ik in verlegenheid worden gebracht wanneer iemand binnen FrieslandCampina van de situatie op de hoogte zou zijn? • Zouden externe partijen, zoals klanten of leveranciers, zich kunnen gaan afvragen of zij eerlijk zijn behandeld als zij van de situatie op de hoogte zouden zijn? Als het antwoord op een van de bovenstaande vragen ‘ja’ is (of als bij anderen deze indruk zou kunnen ontstaan), dan kan dit betekenen dat de situatie waarin u zich bevindt een belangenverstrengeling inhoudt. Wanneer u niet zeker weet hoe u met de situatie moet omgaan, bespreek dit dan met uw leidinggevende.
17
11 Integriteit van financiële verslaggeving De financiële administratie en bijbehorende bescheiden van FrieslandCampina moeten een nauwkeurige weergave bieden van de aard van de onderliggende transacties in overeenstemming met de vastgestelde verslaggevingsregels. FrieslandCampina zal elke vorm van gedrag en elke afspraak vermijden die zou resulteren in onjuiste of fictieve boekingen, met inbegrip van onkostendeclaraties van medewerkers. Er zullen geen geheime of niet-geregistreerde rekeningen, fondsen of activa worden gecreëerd of aangehouden. De administratie moet in alle opzichten worden gevoerd in overeen stemming met de wet, de verslaglegginggrondslagen en het beleid en de procedures die FrieslandCampina heeft geïmplementeerd. FrieslandCampina zal zich niet opzettelijk schuldig maken aan het ontduiken van belastingverplichtingen. Alle belastbare voordelen die medewerkers mogelijk ontvangen, zullen worden bijgehouden en worden opgegeven bij de belastingdienst.
12 Bescherming van vertrouwelijke informatie Medewerkers van FrieslandCampina dienen ervoor te zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt bewaard en beschermd. Vertrouwelijke informatie is informatie die uitsluitend toebehoort aan de organisatie en die FrieslandCampina een concurrentievoordeel oplevert of zou kunnen opleveren. Het betreft informatie die, indien deze openbaar wordt gemaakt, zou kunnen leiden tot het verlies van een bestaand concurrentievoordeel. Informatie van deze aard mag aan niemand buiten de organisatie worden verstrekt.
18
Omgaan met vertrouwelijke informatie Wanneer u te maken heeft met vertrouwelijke informatie met betrekking tot de onderneming, klanten of collega’s, moet u het volgende in gedachten houden: • Bescherm dergelijke informatie op uw computer met een wachtwoord; • Berg vertrouwelijke documenten veilig op in uw bureau of in een kast voordat u uw werkplek verlaat; • Geef collega’s alleen toegang tot vertrouwelijke informatie als dit absoluut noodzakelijk is; • Deel vertrouwelijke informatie alleen met externe partijen als dit wettelijk vereist is of wanneer het corporate legal department hier toestemming voor heeft gegeven; • Wees voorzichtig met het bespreken van vertrouwelijke informatie in het openbaar. Wij begrijpen dat u bepaalde werkgerelateerde onderwerpen graag wilt delen met vrienden of familie, maar bepaalde vertrouwelijke informatie dient binnen het bedrijf te blijven.
13 Wetgeving In het streven hun gerechtvaardigde commerciële doelstellingen te realiseren, moeten de bedrijven van FrieslandCampina zich houden aan de wet- en regelgeving van de landen waarin zij actief zijn.
19
Naleving van de Gedragscode Deze Gedragscode geldt voor alle medewerkers van FrieslandCampina. De executive board van FrieslandCampina heeft tot taak ervoor te zorgen dat de gedragsregels van deze code worden gecommuniceerd naar en worden begrepen en nageleefd door alle medewerkers. De algemene gedragsregels die zijn opgenomen in deze code vormen het fundament; de naleving van een aantal van deze gedragsregels is nader vastgelegd in specifieke beleidsdocumenten en procedures. De naleving van de code door FrieslandCampina wordt regelmatig gemonitord. De bevindingen en aanbevelingen worden gerapporteerd aan de executive board.
Beslisboom: Hoe om te gaan met ethische dilemma’s en de Gedragscode? Wanneer u niet zeker weet of een bepaalde handelwijze acceptabel is volgens de Gedragscode en ons beleid, kan deze beslisboom misschien uitkomst bieden. Wanneer u zichzelf de onderstaande vragen stelt, wordt het gemakkelijker om de voorgenomen handelwijze kritisch te beoordelen.
20
Zou deze handeling wettig zijn?
Zou deze handeling in overeenstemming zijn met de Gedragscode en het beleid van FrieslandCampina?
Durf ik mijzelf nog in de ogen te kijken als ik dit zou doen? Denk na over uw eigen waarden, ambities en grenzen en hoe deze zich verhouden tot het dilemma en de verschillende oplossingen. Ga na wat u voelt bij de diverse mogelijkheden.
Zou het geen probleem zijn als deze actie op de voorpagina van een krant of in het bedrijfsmagazine beschreven zou worden? Probeer u voor te stellen hoe anderen zouden reageren als uw oplossing op het dilemma, uw beslissing of gedrag bekend zou worden.
Begeef ik mij niet op glad ijs of een hellend vlak? Vraag uzelf af wat er zou gebeuren als iedereen zou doen wat u wilt gaan doen, of uw gedrag consequent is en wat de gevolgen voor de toekomst zijn. Stel uzelf de vraag: kom ik niet terecht in een situatie die alleen maar complexer kan worden?
Als u op alle bovenstaande vragen ‘ja’ hebt geantwoord kunt u doen wat u van plan bent. Als het antwoord op één van de vragen ‘nee’ is, moet u dit niet doen en, eventueel advies vragen aan uw leidinggevende.
21
Vragen of punten van zorg aan de orde stellen Neem contact op met uw leidinggevende wanneer u nadere vragen heeft over deze Gedragscode, wanneer u behoefte heeft aan verdere praktische adviezen of wanneer u een kwestie aan de orde zou willen stellen. In geval u zich bewust bent van een overtreding van de gedragsregels van deze code of wanneer u vermoedt dat een gedragsregel is overtreden, moedigen wij u aan om dit melden. Wanneer u een punt van zorg aan de orde wilt stellen en het niet mogelijk is om dit te doen via uw leidinggevende of als u zich daar ongemakkelijk bij voelt, kunt u zich ook richten tot de Lokale Vertrouwenspersoon of
• • de Corporate Code of Conduct Compliance Officer of • de Externe Contactlijn. U kunt zich ook wenden tot de Lokale Vertrouwenspersoon en de Corporate Code of Conduct Compliance Officer als u behoefte heeft aan advies over gevoelige kwesties of zaken die u niet kunt of wilt bespreken met uw leidinggevende. Voor een nadere leidraad over het aan de orde stellen van (vermeende) overtredingen van deze Gedragscode verwijzen wij naar de Klokkenluiderprocedure.
22
Stationsplein 4 3818 LE Amersfoort T +31 (0)33 713 3333 www.frieslandcampina.com
