Gedragscode. Imperial Tobacco Gedragscode DEFINITIEVE VERSIE

Gedragscode

Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

ENTER

contents onze gedragscode van Alison Cooper Section 1 Zakelijke Integriteit Section 2 Verantwoorde Commerciële Praktijken Section 3 Vertrouwen, Respect en Verantwoorde-lijkheid Section 4 Beheer van de Gedragscode


INDEX

P2ANCHOR

contents onze gedragscode Wat u moet weten over de Gedragscode van Imperial Tobacco?

zakelijke integriteit 1. Illegale handel 2. Het witwassen van geld 3. Mededinging en Antitrust 4. Antiomkoping en corruptie 5. Geschenken en entertainment 6. Verantwoordelijke aankopen en relaties met partners 7. Politieke relaties en schenkingen 8. Douane en belastingen 9. Internationale sancties en handelsbeperkingen

verantwoorde commerciële praktijken

6. Privacy van informatie (Gegevensbescherming) 7. Elektronische communicatie 8. Informatiebeheer 9. Vertrouwelijke informatie 10. Belangenconflicten 11. Handel met voorkennis 12. Externe communicatie

vertrouwen, respect en verantwoorde-lijkheid 1. Discriminatie en pesterijen 2. Een gezonde en veilige werkomgeving 3. Verantwoordelijkheid voor het milieu 4. Mensenrechten 5. Gemeenschapsbetrokkenheid en liefdadigheid

beheer van de Gedragscode

1. Nauwkeurige boekhouding, bijhouden van financiële records en openbaarmaking 2. Gebruik van bedrijfseigendommen, -activa en -middelen 3. Intellectuele eigendom 4. Verantwoordelijke reclamevoering en marketing 5. Hoge standaard inzake producten en bedrijfsprocedures


INDEX

onze gedragscode Een eerlijke en integere houding bij al onze activiteiten staat garant voor de duurzaamheid van onze onderneming


INDEX

Correct op het moment van publicatie. Voor een geactualiseerde versie, zie het intranet.

4

Beste collega Onze Gedragscode bepaalt de normen voor een verantwoord gedrag, normen die ieder van ons binnen elke afdeling van Imperial Tobacco geacht wordt te volgen. Verantwoord ondernemen is niet nieuw voor ons. Onze verantwoorde manier van handelen heeft bijgedragen aan het opbouwen van onze wereldwijde reputatie als een betrouwbare partner en werkgever. Wij staan echter voor steeds grotere uitdagingen, die er, samen met onze internationale schaal, toe leiden dat wij steeds strenger getoetst worden. Daarom is het meer dan ooit noodzakelijk om bij het uitvoeren van onze activiteiten een optimale integriteit aan de dag te leggen. Onze Gedragscode is van essentieel belang voor de duurzaamheid van onze Onderneming. Uw persoonlijke en collectieve verbintenis om de normen van de Gedragscode na te leven is van cruciaal belang voor ons streven naar een duurzame omzetgroei. De herziene Gedragscode brengt een aantal van onze al lang bestaande praktijken en beleidslijnen samen op één plek. In dit document wordt de aandacht gevestigd op het Groepsbeleid en krijgt u informatie over de personen tot wie u zich kunt wenden voor richtlijnen, hulp en advies. Ieder van u dient deze Gedragscode grondig te lezen: u dient te begrijpen wat van u verwacht wordt en de hierin vastgestelde principes toe te passen bij al uw dagelijkse activiteiten. Onze producten worden door sommigen misschien als controversieel beschouwd, dit mag echter nooit het geval zijn met de manier waarop wij zaken doen. Ons voortdurend succes is het resultaat van de strikte naleving van gedragsnormen: zij vormen de basis voor onze goede naam en staan garant staan voor een duurzame omzetgroei.

Alison Cooper Chief Executive


INDEX


5

Wat u moet weten over de Gedragscode van Imperial Tobacco? Wat is onze gedragscode? Onze Gedragscode bundelt een aantal reeds lang bestaande praktijken en beleidslijnen met betrekking tot individueel en zakelijk gedrag in één document. De Gedragscode stelt de normen vast voor verantwoord gedrag, normen die alle medewerkers van de Imperial Tobacco Group dienen te volgen, en geeft praktische aanwijzingen over hoe om te gaan met belangrijke ethische en juridische kwesties. De Gedragscode is bedoeld om iedereen te helpen bij het naleven van deze gedragingen. Wie moet de Gedragscode volgen? De Gedragscode geldt voor iedere werknemer bij de Imperial Tobacco Group, ongeacht zijn functie of geografische locatie, met inbegrip van alle bedrijven die onder een andere handelsnaam opereren. Ieder van ons moet steeds de normen en gedragingen volgen die zijn vastgesteld in de Gedragscode. Bovendien moeten alle derde agenten, contractanten, consultants en distributeurs die door ons worden aangesteld eveneens de normen en gedragingen van de Code volgen wanneer zij namens ons activiteiten verrichten.


INDEX


6

Waarom is de Gedragscode belangrijk? Daar onze omgeving ons voor steeds grotere uitdagingen stelt en door onze schaaluitbreiding worden wij voortdurend en nauwlettend in de gaten gehouden. Daarom is het noodzakelijk dat wij bij het uitvoeren van onze activiteiten een optimale integriteit in acht nemen. De Gedragscode is van essentieel belang voor onze duurzaamheid op lange termijn en voor het verwezenlijken van onze strategie van omzetgroei. De Gedragscode is een essentieel onderdeel van onze interne controle: zij biedt de nodige controles en fungeert aldus als een richtlijn voor werknemers wanneer zij opdrachten uitvoeren namens Imperial Tobacco. Onze interne controle wordt weerspiegeld in een hele reeks documenten en één daarvan is de Gedragscode Het onderstaande diagram geeft een overzicht van de documenten die de basis vormen voor onze interne controle, en toont hun onderlinge relatie. Meer informatie is te vinden op het intranet.

De toon aangeven

Risicobeheersing

Opportuniteiten scheppen voor onze mensen

Risicobeoordeling; compliancebeoordeling

Strategie Gedragscode Corporate handleiding

Groepsbeleid en -standaarden

Taken en verantwoordelijkheden

Functioneel beleid en functionele procedures

Market Risk Management

Richtlijnen en ondersteuning voor de naleving van het beleid

Hoe goed hebben we het gedaan?


Jaarverslag en de jaarrekening Niet-financiële verslaggeving

INDEX


7

Bevat de Gedragscode alles wat ik moet weten? De Gedragscode biedt informatie over een aantal internationale wetten, handelssancties en regelgevingen die relevant zijn voor onze activiteiten. Ze kan niet elke wet, elk beleid, elk proces of elke situatie beschrijven waarmee u geconfronteerd kunt worden. Na ieder thema in de Gedragscode vindt u verwijzingen naar het Groepsbeleid en naar andere richtlijnen. Daarnaast vindt u er gegevens over de personen aan wie u rechtstreeks hulp en advies kunt vragen. Uw collega’s in de onderneming zijn vertrouwd en hebben ervaring met verschillende thema’s. U kunt hen raad vragen om een weloverwogen en correcte beslissing te nemen. Wat kan ik doen als ik met een vraag of probleem zit? De Gedragscode kan niet iedere situatie beschrijven waarmee u geconfronteerd kunt worden. Als u twijfelt, dan zijn er een aantal manieren om hulp en advies te vragen. Als u niet zeker bent over de juiste manier van handelen in een bepaalde situatie, dan kunt u zich afvragen: • Is het legaal? • Is het ethisch verantwoord? • Is het in overeenstemming met de Gedragscode van Imperial Tobacco? • Geef ik het goede voorbeeld? • Zou ik het erg vinden om mijn acties kenbaar te maken aan collega’s, familie en vrienden? • Zou ik of Imperial Tobacco het erg vinden als anderen mijn acties in de media zouden lezen? • Heb ik raad gevraagd aan collega’s die kennis hebben van dit onderwerp om zo een weloverwogen beslissing te kunnen nemen? Als u bedenkingen hebt bij de acties van een collega, dan kan een gesprek met die persoon u helpen om uw eigen situatie op te lossen. Is dit niet het geval, bespreek dan uw probleem met uw Human Resources manager.


INDEX


8

Hoe zit het met de rol van managers en leidinggevenden? We moeten allemaal bijdragen aan het creëren van een werkomgeving die integriteit, teamwerk en vertrouwen bevordert. Samen met functionele en regionale directeurs en andere senior managers in onze onderneming bevordert onze afdeling Commercial Integrity goed zakelijk en individueel gedrag binnen de groep. Degenen die de leiding hebben over of toezicht houden op anderen hebben aanvullende verantwoordelijkheden; zij dienen: • ervoor te zorgen dat de Gedragscode verstrekt en toegelicht wordt aan en begrepen wordt door werknemers, onder wie ook nieuwe tijdelijke of contractuele werknemers; • richtlijnen te verstrekken over de manier waarop de personen waarover ze de leiding hebben de in de Gedragscode vastgestelde normen en gedragingen kunnen naleven; • persoonlijk het voorbeeld te geven om de in de Gedragscode vastgestelde normen en gedragingen te bevorderen; • ervoor te zorgen dat teamleden een passende training en begeleiding krijgen om de gedragscode te kunnen naleven; • te luisteren naar bedenkingen en personen die bedenkingen uiten te begeleiden. Hoe zit het met de verschillende wetten en regelgevingen die op verschillende markten bestaan? De vereisten van onze Gedragscode moeten voorrang krijgen, behalve in situaties waarin de normen van onze Gedragscode in strijd zijn met een specifieke lokale wetgeving. Alleen in deze uitzonderlijke omstandigheden, dus wanneer een plaatselijke wet een strengere norm oplegt dan onze Gedragscode, dan moet de lokale wetgeving worden toegepast. Als u niet zeker bent over de toe te passen wet of indien er een conflict tussen wetten lijkt te bestaan, dan dient u contact op te nemen met Group Legal alvorens verdere acties te ondernemen.


INDEX


9

Hoe zullen verontrustende feiten onderzocht worden? Als u eerlijk en te goeder trouw melding maakt van duidelijk wangedrag, dan zal de Onderneming u ondersteunen. Wij hebben procedures ontwikkeld voor het onderzoeken en behandelen van potentiële schendingen van de Gedragscode om binnen de onderneming een consistente benadering te verzekeren. Alle onderzoeken zullen grondig en eerlijk uitgevoerd worden in overeenstemming met de Gedragscode van de Onderneming, met de lokale wettelijke vereisten en met de mensenrechten van de werknemer. Deze worden uiteengezet in deel 4, Beheer van de Gedragscode. Iedereen die vermoedt dat de wet overtreden werd of dat onze Gedragscode geschonden werd, moet hierover eerst spreken met zijn Human Resources manager; deze zal dan helpen om een evenwichtig en onpartijdig oordeel te vellen over de ernst van het feit. Naleving van onze Gedragscode Alle werknemers van Imperial Tobacco dienen de in deze Code vastgestelde normen na te leven. Indien de Gedragscode geschonden werd, dan zullen passende disciplinaire maatregelen genomen worden, waaronder, in voorkomend geval, ontslag.


INDEX


10

zakelijke integriteit


INDEX


11

Een integere manier van zaken doen draagt bij aan de duurzame groei van onze onderneming.

Wij verbinden ons tot een eerlijke, billijke en legale manier van zakendoen met alle partijen.

Punten die in dit deel behandeld worden: 1. Illegale handel 2. Het witwassen van geld 3. Mededinging en Antitrust 4. Antiomkoping en corruptie 5. Geschenken en entertainment 6. Verantwoordelijke aankopen en relaties met partners 7. Politieke relaties en schenkingen 8. Douane en belastingen 9. Internationale sancties en handelsbeperkingen


INDEX


12

1. Illegale handel De preventie en bestrijding van de smokkel en namaak van tabak is een van onze belangrijkste zakelijke prioriteiten. We mogen ons nooit inlaten met illegale handel of illegale handel in de hand werken. We mogen alleen zaken doen met bedrijven en particulieren met een goede reputatie. We moeten samenwerken met overheden, toezichthouders en wetshandhavingsautoriteiten om de illegale handel in onze producten te voorkomen. Illegale handel in tabaksproducten is schadelijk voor ons bedrijf. Dit soort handel is in strijd met onze commerciële belangen en schaadt ons imago en onze merken. Het vermindert op significante wijze het mededingingsvermogen van de markten waarop wij actief zijn. Het ontneemt overheden inkomsten en zet consumenten ertoe aan om tabaksproducten te kopen van niet-gereguleerde bronnen. Bovendien ondermijnt het de regelgeving die van toepassing is op de legitieme tabaksindustrie en kan het gekoppeld zijn aan andere ernstige criminele activiteiten, zoals het witwassen van geld of drugshandel. Onder illegale handel vallen: Smokkel Legitieme producten die tax-free of met inbegrip van taxen gekocht worden, maar die gesmokkeld worden naar en illegaal verkocht worden op andere markten in overtreding met de fiscale of douanewetten. Deze producten zijn ook wel bekend als “zwartemarktwaren”. Namaak Illegale kopieën van bestaande merken die worden gemaakt en/ of verkocht in strijd met het merkrecht, en die vaak naar andere markten gesmokkeld worden zonder dat daarop enige rechten worden betaald. “Cheap Whites” Tabaksproducten die geproduceerd worden door kleine fabrikanten (die op de fabricageplaats een minimum aan belasting betalen) die vaak gesmokkeld worden naar en illegaal verkocht worden op andere markten. Ons beleid inzake supply chain stelt duidelijk dat wij alleen producten leveren aan goedgekeurde klanten en markten in overeenstemming met de regelgevende en wettelijke eisen van de markt van bestemming.


INDEX


13

We moeten: • uitsluitend producten leveren in hoeveelheden die evenredig zijn met de binnenlandse consumptie op de markt van bestemming en die voldoen aan de toelaatbare vereisten van de reizende consument; • ervoor zorgen dat er juridisch bindende schriftelijke contracten worden afgesloten die alle relaties met klanten, distributeurs, agenten en andere derde partijen vaststellen; • grondig alle incidenten in verband met productverduistering onderzoeken en passende maatregelen nemen om het risico van verdere verduistering te verminderen; • ervoor proberen te zorgen dat onze klanten onze integriteitsnormen naleven en op de hoogte zijn van de relevante elementen van onze Gedragscode; • ervoor zorgen dat klanten, distributeurs, agenten en andere derde partijen correct geëvalueerd worden door Group Security en Risk Management alvorens het product aan hen verkocht wordt; • alle vermoedens van de illegale handel in tabaksproducten melden aan een leidinggevende, manager, Customer Services Manager of Group Security en Risk Management, doch eerst zoveel mogelijk informatie verzamelen, zonder uw eigen veiligheid of de veiligheid van anderen in gevaar te brengen; • ieder voorstel om de levering van producten aan onze klanten op te schorten of te beëindigen wegens illegale handelsactiviteiten meedelen aan Commercial Integrity en Group Legal; en • alle klantgegevens jaarlijks beoordelen. We mogen niet: • onszelf blootstellen aan persoonlijke risico’s of gevaren bij het verzamelen of melden van vermeende gevallen van illegale handel; • verder handel drijven met klanten van wie is gebleken dat ze, opzettelijk of zonder scrupules, betrokken zijn bij illegale handelsactiviteiten; • negeren of moedwillig blind zijn voor het vermoeden dat een klant of leverancier betrokken is bij de verduistering van onze producten afkomstig van de wettige toeleveringsketen.


INDEX


14

2. Het witwassen van geld We mogen ons nooit inlaten met het witwassen van geld of het witwassen van geld in de hand werken. Bij het witwassen van geld wordt de schijn gewekt dat fondsen afkomstig uit criminele activiteiten legitiem zijn of afkomstig zijn van een legitieme bron. Het is een ernstige criminele activiteit. Aangezien smokkel en het witwassen van geld nauw met elkaar verbonden zijn, richten de wetshandhavingsautoriteiten hun inspanningen in toenemende mate op de illegale handel in tabaksproducten. We moeten ervoor zorgen dat onze producten niet kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld of om de opbrengsten van misdrijven te maskeren. Iedere markt moet over welbepaalde procedures beschikken zoals beschreven in ons Beleid inzake supply chain om de identiteit van hun klanten te controleren en te controleren of hun activiteiten legitiem zijn. Daarnaast moet elke markt over gedetailleerde procedures beschikken om te voorkomen dat mogelijk verdachte betalingen aanvaard worden. We moeten: • uitsluitend betalingen aanvaarden van klanten, distributeurs en andere bedrijven of particulieren waarmee wij gewoonlijk zaken doen en die wij volledig en zorgvuldig gecontroleerd hebben (ook op financieel vlak); • onmiddellijk alle dubieuze situaties melden aan Commercial Integrity, bijvoorbeeld, na het horen van een gerucht dat een klant betrokken is of zou zijn bij ongeoorloofde activiteiten; • zeer voorzichtig zijn in alle omstandigheden die laten veronderstellen dat ongepaste financiële transacties plaatsvinden. Voorbeelden zijn: - een klant die niet bereid is persoonlijke of zakelijke achtergrondinformatie te verstrekken; - een klant die wil betalen met grote hoeveelheden contant geld; - een klant die onverschillig blijkt voor prijzen of voor andere aankoopvoorwaarden; - een klant of leverancier die betaald wil worden op een bankrekening in een ander land dan het land van verblijf of van de transactie.


INDEX


15

We mogen niet: • geld of equivalenten daarvan aanvaarden die voortkomen of zouden kunnen voortkomen uit criminele activiteiten; • opzettelijk of onachtzaam de “rode vlaggen” negeren die laten veronderstellen dat ongepaste financiële transacties plaatsvinden.


INDEX


16

3. Mededinging en antitrust Imperial Tobacco verbindt zich ertoe om eerlijk en rechtvaardig met zijn concurrenten te wedijveren. Daarom moeten wij alle antitrusten mededingingswetten naleven die van toepassing zijn op onze activiteiten. De algemene principes die in deze rubriek worden genoemd gelden alleen als richtlijnen. De mededingingswetgeving die op een markt van toepassing is, heeft voorrang. Wij moeten dus allemaal op de hoogte zijn van de mededingingswetgeving die op onze lokale markt bestaat. Eerlijke concurrentie De meeste landen beschikken over een mededingingswetgeving en, afhankelijk van onze locatie, kunnen de wetten die op ons van toepassing zijn, verschillen. De mededingingswetgeving is ontworpen om een vrije markt te bevorderen en consumenten en bedrijven te beschermen. Deze wetten regelen ook onze omgang met concurrenten, klanten, distributeurs en andere derde partijen, en ook ons gedrag in omgevingen waar we over een aanzienlijke marktpositie beschikken. Het overtreden van mededingingswetten kan resulteren in hoge boetes en procesvoering door benadeelde groepen, en kan ook een negatieve impact hebben op de goede naam van de onderneming en op de aandelenkoers. Bovendien kunnen personen die betrokken zijn bij de meest ernstige vormen van concurrentiebeperkende activiteiten een gevangenisstraf oplopen. Overeenkomsten/Contact met concurrenten Mededingingswetten wereldwijd bepalen dat bepaalde soorten afspraken verboden zijn en dat het verboden is dergelijke afspraken te maken met concurrenten. Zulke afspraken met concurrenten vormen namelijk het grootst mogelijke risico van concurrentiebeperkende activiteiten. Daarom bekijken mededingingsautoriteiten afspraken tussen concurrenten vaak met argusogen. Als een verantwoorde onderneming moeten wij in alle gevallen onafhankelijk van onze concurrentie zaken doen en wedijveren.


INDEX


17

Naargelang de toepasselijke wetten mogen wij niet: • samen met concurrenten prijzen, kortingen of andere handelsvoorwaarden, waaronder minimum- of maximumprijzen, stabiliserende, wijzigende of coördinerende prijzen, vaststellen of, rechtstreeks of onrechtstreeks, aan hen laten weten dat wij bereid zijn hierover afspraken te maken; • met concurrenten afspraken maken over de kwaliteit of de hoeveelheid van producten die geproduceerd zullen worden voor of aan een bepaalde markt of klantengroep geleverd zullen worden; • aan enige vorm van offertevervalsing doen; • met concurrenten afspreken om een leverancier, klant of distributeur te boycotten; • met concurrenten afspreken om markten, klanten of productcategorieën te verdelen; • met concurrenten commercieel gevoelige informatie bespreken of uitwisselen, waaronder informatie over klanten en producten. Formele of informele mededelingen of afspraken, zoals de bovengenoemde, via een tussenpersoon of derde partij, zijn wellicht ook illegaal. Beroepsverenigingen Een bijeenkomst van de tabakberoepsvereniging met concurrenten kan een goed forum zijn om bepaalde aspecten in verband met de bedrijfstak te bespreken en in overweging te nemen, zoals regelgevende kwesties of maatregelen om illegale handel te bestrijden. Bijeenkomsten van de beroepsvereniging mogen echter niet gebruikt worden als een forum om commerciële of gevoelige informatie te bespreken of uit te wisselen. Er kunnen ook concurrentiebeperkende afspraken gemaakt worden tijdens contacten met derden, zoals klanten of distributeurs. Naargelang de toepasselijke wetten mogen wij niet: • vaste of minimumverkoopprijzen opleggen aan of afspreken met klanten of distributeurs of hun winstmarge of de maximale korting die zij kunnen bieden dicteren; • zonder goede en overtuigende motivering de gebieden of klantengroepen beperken waarbinnen onze klanten of distributeurs onze producten mogen verkopen.


INDEX


18

Monopolisering of misbruik van een dominante marktpositie In veel landen kunnen aanvullende regels ons verplichten om, indien wij een dominante marktpositie hebben, deze positie niet te misbruiken. Deze omgevingen kunnen ons beperken in ons handelen. Terwijl wij actief moeten blijven wedijveren voor marktaandeel, moeten wij ervoor oppassen dat onze activiteiten niet tot concurrentievervalsing leiden, bijvoorbeeld door concurrenten uit de markt te verdrijven of te voorkomen dat nieuwe concurrenten de markt te betreden. Het is belangrijk om juridisch advies in te winnen in situaties waarin we over aanmerkelijke marktpositie beschikken en er een redelijke kans bestaat dat een bepaalde activiteit concurrenten uitsluit van de markt. Over activiteiten, zoals kortingen, promotie- of handelsprogramma’s, die op het eerste gezicht gunstig of onschadelijk lijken, moet grondig worden nagedacht om te voorkomen dat zij op lange termijn de concurrentie schaden en oneerlijke discriminatie tussen klanten veroorzaken. Ieder van ons moet: • juridisch advies inwinnen in situaties van marktpositie indien eventuele kortingen, promotionele of handelsprogramma’s, of andere activiteiten kunnen leiden tot een misbruik van machtspositie. Het gaat onder meer om: - het bundelen of samen aanbieden van verschillende producten en diensten; - het gebruik van buitensporig agressieve kortingen of stimulansen om concurrenten te verdrijven; - het veroorzaken van oneerlijke discriminatie tussen klanten, bijvoorbeeld het aanrekenen van verschillende prijzen aan dezelfde soort klanten, zonder objectieve rechtvaardiging; - het beperken van de productie om klanten te benadelen; - het weigeren om aan nieuwe of bestaande klanten te leveren zonder objectieve rechtvaardiging.


INDEX


19

Verzamelen van informatie Het verzamelen, analyseren en gebruiken van gegevens en marktinformatie is een legitiem concurrentie-instrument. We moeten echter voorzichtig zijn wanneer we informatie over onze concurrenten verzamelen. Legitieme bronnen van informatie zijn onder andere: de media; het internet en websites van bedrijven; betrouwbare overzichten van de bedrijfstak; jaarverslagen; openbare toespraken van leidinggevenden; publiekelijk beschikbare archieven bij overheidsinstanties; het verzamelen van gegevens op het verkooppunt via het gebruik van door de Onderneming geleverde elektronische apparatuur, bijvoorbeeld Siebel, en gesprekken met klanten, maar niet met het specifieke doel vertrouwelijke informatie te verkrijgen. We moeten: • begrijpen welke concurrentie-informatie we kunnen verzamelen en hoe we deze kunnen gebruiken; • ervoor zorgen dat onze eigen concurrentie-informatie niet direct of indirect aan concurrenten wordt bekend gemaakt. Naargelang de toepasselijke wetten mogen wij niet: • proberen toegang te krijgen tot informatie over de activiteiten van een concurrent via illegale of ongepaste methoden, waaronder: - het verrichten van industriële spionage of undercoveractiviteiten om toegang te krijgen tot informatie die niet publiekelijk beschikbaar is; - het aanstellen van medewerkers van concurrenten om vertrouwelijke of commercieel gevoelige informatie te verkrijgen; - het benaderen van klanten of medewerkers van concurrenten om vertrouwelijke informatie te verkrijgen; • het hanteren van enige andere ongepast of illegaal geachte methode voor het verkrijgen van informatie; • het aanvaarden, openbaar maken of gebruiken van informatie waarvan we weten of reden hebben om aan te nemen dat ze vertrouwelijk aan ons werd meegedeeld met schending van een algemene geheimhoudingsverplichting of van een geheimhoudingsovereenkomst tussen een derde partij en een van onze concurrenten, bijvoorbeeld informatie over het voorstel van een concurrent tijdens een onderhandelingsproces.


INDEX


20

4. Antiomkoping en corruptie De naleving van antiomkopings- en corruptiewetten is verplicht. We mogen geen geschenken, betalingen of andere voordelen aanbieden, geven of aanvaarden die een ongepast voordeel zouden vormen voor Imperial Tobacco. De meeste landen hebben wetten die medeplichtigheid aan omkoping en corruptie illegaal maken. In een toenemend aantal landen worden daden van omkoping die plaatsvinden buiten hun grenzen strafbaar gesteld en vervolgd. Het overtreden van deze wetten is een ernstig strafbaar feit voor de medewerkers en de onderneming in kwestie. Sancties bestaan meestal uit gevangenisstraffen en hoge boetes (voor zowel het bedrijf als de personen). Bovendien krijgt de reputatie van de onderneming een flinke deuk. Bedrijven kunnen verplicht worden om overtredingen door hun medewerkers zelf te melden aan wetshandhavingsinstanties. De voornaamste corruptiemisdrijven zijn: • het betalen (of aanbieden) van steekpenningen; • het aanvaarden van steekpenningen. Steekpenningen kunnen bestaan uit geld, diensten, geschenken, buitensporig of ongerechtvaardigd entertainment en andere soortgelijke voordelen (met inbegrip van gunsten). Het geven, aanbieden of aanvaarden van gelijk welke van deze elementen kan gelijk staan met omkoping als het de bedoeling is om activiteiten te garanderen of te behouden of om enig ongepast voordeel te verkrijgen. Steekpenningen hoeven niet te bestaan uit grote hoeveelheden geld. Kleine betalingen aan overheidsambtenaren of overheidsvertegenwoordigers worden beschouwd als smeergelden, en kunnen direct of indirect worden gedaan, onder meer via een derde partij. Ook klanten, leveranciers, overheidsambtenaren en politieke vertegenwoordigers en hun familie en vrienden kunnen ontvangers van steekpenningen zijn. We mogen ons nooit inlaten met corrupt gedrag, en onze distributeurs, consultants of vertegenwoordigers net zo min.


INDEX


21

Overheidsambtenaren Een overheidsambtenaar is iemand die een wetgevende, administratieve of gerechtelijke functie bekleedt, ongeacht of hij op nationaal of lokaal niveau is aangesteld, of iemand die de activiteiten van dergelijke personen kan beïnvloeden. Bovendien moeten mensen die persoonlijk verantwoordelijk zijn voor het uitoefenen van een publieke functie, zoals iemand die voor een openbare internationale organisatie of een overheidsbedrijf werkt, ook worden beschouwd als overheidsambtenaren. Wees altijd voorzichtig in de omgang met de overheid en overheidsambtenaren, douanebeambten en medewerkers van overheidsbedrijven of gecontroleerde bedrijven, en met familieleden of vrienden of medewerkers van dergelijke personen om iedere schijn van corrupt gedrag uit te sluiten. Beroep op of betaling van consultants De benoeming, het beroep doen op of de betaling van consultants, adviseurs, businesspartners of andere derde tussenpersonen (“Consultants”) leidt tot specifieke risico’s. Antiomkopings- en -corruptiewetten gelden evengoed voor Consultants die voor ons werken als voor medewerkers. Pas onder andere op voor de volgende “indicaties”: • het land heeft een geschiedenis van corruptie; • de consultant is een niet-ingezetene of gebruikt fictieve of spookbedrijven; • een consultant heeft relaties met of wordt aanbevolen door een overheidsambtenaar; • verzoeken om “dringende” betalingen van hoge commissies in verband met de aangeboden diensten of om een offshore- of derdenrekening te gebruiken; • een consultant weigert een contract te ondertekenen dat voldoet aan de normen van Imperial. Wanneer u een beroep doet op een consultant moet u: • rekening houden met “indicaties” die er op wijzen dat er een risico van corruptie bestaat; • iedere voorgestelde consultant zorgvuldig controleren, en u daartoe laten bijstaan door Group Security & Risk Management; • toestemming verkrijgen van Group Legal alvorens een consultant aan te stellen; • een contract laten ondertekenen alvorens de Consultant voor ons mag werken. Group Legal zal u helpen bij het opstellen van het contract. Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


22

Smeergelden Vele landen maken geen onderscheid tussen smeergelden en omkoping. Smeergelden zijn kleine steekpenningen of betalingen direct of indirect aan overheidsambtenaren om de uitvoering van een routineactiviteit te garanderen of te versnellen of om de bureaucratie sneller te laten verlopen. Bijvoorbeeld om de vrijgave van goederen door de douane te verkrijgen of om een paspoort of visum zeker te stellen of om een telefoonaansluiting of nutsvoorziening te verkrijgen. Waar we ook werken, er zijn geen situaties waarin wij smeergelden mogen geven of toestaan. Onze hoofdzetel is immers gevestigd in het Verenigd Koninkrijk waar alle smeergelden illegaal zijn, ongeacht de lokale wetten of cultuur. Mocht u van mening zijn persoonlijk bedreigd te zullen worden indien u weigert smeergeld te betalen, dan moet u, indien mogelijk, onmiddellijk hulp en advies vragen aan Group Security en Risk Management of Group Legal. Zij zullen u dan helpen om een oplossing te vinden. U mag zich nooit blootstellen aan gevaar en als u smeergeld moet betalen om uw onmiddellijke veiligheid niet in gevaar te brengen, dan moet u dit doen. U moet het incident echter onmiddellijk schriftelijk melden aan uw lijnmanager en aan Group Security en Risk Management. We moeten: • ieder verzoek of iedere eis om een mogelijk corrupte betaling door een derde partij melden aan onze lijnmanager, lokale bedrijfsjurist of Group Legal; • de speciale regels volgen die gelden voor overheidsambtenaren en consultants; • alle “indicaties” onderzoeken die duiden op een risico van corruptie; • het gebruik van smeergelden op de markten waar we werkzaam zijn actief ontmoedigen; • advies vragen aan onze lijnmanager, lokale advocaat of Group Legal.


INDEX


23

We mogen niet: • een steekpenning of smeergeld betalen, aanbieden, aanvaarden of toestaan, of iemand anders vragen om dit te doen; • aan iemand iets waardevols aanbieden of geven om opdrachten te garanderen of te behouden of voor enig ander doel. Hieronder vallen ook betalingen om belastingen of douanerechten te verminderen; • een ongepaste betaling doen of toestaan of steekpenningen betalen of toestaan aan een overheidsambtenaar of een medewerker van een overheidsbedrijf of een gecontroleerd bedrijf; • proberen een overheidsambtenaar ertoe aan te zetten iets illegaals te doen; • een corrupte activiteit negeren of niet melden; • een niet-geregistreerd fonds oprichten (zoals een geheime rekening of een extra boekhoudkundige rekening) voor enig ander doel; • iemand anders aanmoedigen of stimuleren om een corrupte activiteit te plegen of te negeren.


INDEX


24

5. Geschenken en entertainment Als we geschenken of entertainment geven of krijgen, dan moeten wij ervoor zorgen dat ze onze zakelijke relaties niet vestoren, geen belangenconflict doen ontstaan en niet opgevat worden als een steekpenning. Het uitwisselen van geschenken en entertainment kan bijdragen aan het opbouwen van goodwill in een zakelijke relatie, maar het kan ons ook verhinderen om objectief te blijven over de persoon of het bedrijf met wie we te maken hebben. Hoewel de uitwisseling van geschenken en entertainment, binnen redelijke grenzen, een aanvaardbare zakelijke praktijk is, kan hierdoor een belangenconflict ontstaan. Er kan ook een belangenconflict ontstaan door het geven of ontvangen van gunsten of speciale behandelingen waaraan geen financiële waarde verbonden kan worden. Dergelijke speciale behandelingen leiden over het algemeen tot ‘payback’ verwachtingen en kunnen een zakelijke relatie verstoren. Met de woorden ‘geschenken en entertainment’ wordt alles bedoeld met een feitelijke of waargenomen waarde, zoals persoonlijke cadeaus, cadeaubonnen, kortingen of contant geld, kaartjes voor evenementen, reizen, restaurantmaaltijden, hotelaccommodatie en het aanbieden van een baan of van contracten voor vrienden en familie. Vanwege hun geringe waarde en hun aard vallen bepaalde type geschenken binnen de grenzen van het redelijke en mogen ze aangeboden of aanvaard worden zonder voorafgaande toestemming, op voorwaarde dat dit gebeurt in het kader van een motiveerbare zakelijke doeleinde. In het Verenigd Koninkrijk ligt de drempel voor wat als redelijk en aanvaardbaar wordt beschouwd op 200 GBP (van één bron in één kalenderjaar). In andere landen waar wij zaken doen, kunnen er plaatselijke juridische of andere redenen zijn waarom 200 GBP te hoog en dus onaanvaardbaar is. Hoofden van functieof bedrijfseenheden en regionale directeurs moeten schriftelijke richtlijnen geven over wat binnen ieder van hun activiteitsmarkten een aanvaardbare minimumwaarde is voor geschenken en entertainment die door één bron tijdens één kalenderjaar gegeven worden (“de Marktlimiet”). Een Marktlimiet mag nooit hoger zijn dan 200 GBP.


INDEX


25

Het diagram hierbij geeft het proces weer dat elke werknemer dient te volgen voor elk geschenk of entertainment, gegeven of aangeboden. Voorafgaande schriftelijke toestemming dient gegeven te worden door de lijnmanagers voor elk geschenk of entertainment dat de waarde van 200 GBP of de marktlimiet overschrijdt. Bijkomende regels zijn van toepassing indien er een overheidspersoon of autoriteit bij betrokken is. AANBIEDEN van geschenken of entertainment (aan u of door u)

• G eringe waarde (minder dan 200 GBP of de Marktlimiet) EN • normaal maaltijden, sport/ cultuurentertainment OF • promotieartikelen, OF • bescheiden geschenken

• G eschenken en entertainment meer dan 200 GBP of Marktlimiet, OF • betrokkenheid van Overheidsambtenaar of -werkenemer

MEESTAL AANVAARDBAAR

• G eld of kasequivalenten OF • geen motiveerbare zakelijke reden, OF • alles wat illegaal of niet gepast is, OF • alles waarover u zich ongemakkelijk zou voelen als het openbaar zou worden

WEES VOORZICHTIG

• B etrokkenheid van overheidsambtenaar of -werknemer

1. Voorafgaande schriftelijke toestemming van de regionale directeur of hoofd van functie/bedrijfseenheid EN

ALTIJD ONAANVAARDBAAR

• G eschenken en entertainment van meer dan 200 GBP of hoger dan de marktwaarde EN • Geen betrokkenheid van • overheidsambtenaar of -werknemer

2. Schriftelijke kennisgeving aan de directeur Commercial Integrity EN

1. Voorafgaande schriftelijke toestemming van lijnmanager EN

3. Registratie in lokaal geschenkenregister

2. Registratie in lokaal geschenkenregister

ALS ALLE STAPPEN WERDEN GEVOLGD, GA DAN VERDER Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


26

Overheidsambtenaren en –medewerkers We moeten vermijden om geschenken, gunsten of entertainment aan overheidsambtenaren of overheidsmedewerkers te geven omdat dit geïnterpreteerd zou kunnen worden als corrupt gedrag en bij lokale wet verboden zou kunnen zijn. Om dezelfde reden is voorzichtigheid geboden bij het ontvangen van geschenken en entertainment van overheidsambtenaren. Wij zijn eveneens verantwoordelijk voor alle giften, gunsten en entertainment die door derde agenten, adviseurs of consultants die namens ons handelen, verstrekt worden aan overheidsambtenaren. Van tijd tot tijd kunnen wij een gegronde zakelijke reden hebben om aan een overheidsambtenaar of -medewerker een geschenk of entertainment te verstrekken. Een dergelijk geschenk is onderworpen aan speciale regels. U dient vooraf de schriftelijke toestemming te krijgen van uw regionale directeur of het hoofd van de functieof bedrijfseenheid; ook moet de directeur Commercial Integrity schriftelijk in kennis gesteld worden en moet hiervan melding gemaakt worden in het lokale geschenkenregister (zie hieronder). Geschenken- en entertainmentregisters Alle geschenken of vormen van entertainment met een waarde van meer dan 200 GBP of hoger dan de Marktlimiet, OF die gegeven worden aan of ontvangen worden door een overheidsambtenaar of –medewerker - en die een voorafgaande schriftelijke toestemming vereisen - moeten geregistreerd worden in een plaatselijk geschenken- en entertainmentregister (“geschenkenregister”). Wordt een formele procedure gevolgd die transparant en consistent is binnen de hele groep, dan kan noch u, noch de Onderneming beschuldigd worden van wangedrag of ongepast gedrag. In iedere functie- en bedrijfseenheid op lokaal niveau moeten geschenkenregisters worden aangemaakt en bijgehouden: zij moeten een formeel schriftelijk overzicht bevatten van geschenken en entertainment met een waarde hoger dan 200 GBP of de Marktlimiet, of die gegeven worden aan of ontvangen worden van overheidsambtenaren of -medewerkers. De registers moeten tevens de details bevatten van de toestemmingsprocedure dat voor ieder geregistreerd item gevolgd werd.


INDEX


27

We moeten: • altijd de voorafgaande schriftelijke toestemming krijgen van het hoofd van de functieof bedrijfseenheid of van de regionale directeur, alvorens iets te geven aan of te krijgen van een overheidsambtenaar of -medewerker, en dit ongeacht de waarde ervan; • voor ieder geschenk en iedere entertainment een motiveerbare zakelijke reden hebben; • altijd onze lijnmanager raadplegen voor richtlijnen en een schriftelijke toestemming alvorens een geschenk of vorm van entertainment te geven of te ontvangen met een waarde hoger dan 200 GBP of de toepasselijke Marktlimiet; • ervoor zorgen dat alle geschenken en vormen van entertainment met een waarde hoger dan 200 GBP of de toepasselijke Marktlimiet nauwkeurig geregistreerd worden in ons lokale geschenkenregister. We mogen niet: • iets aanbieden, geven of aanvaarden dat illegaal of onethisch is of dat zou leiden tot een overtreding van de wet of onze Gedragscode; • geld of voordelen aanbieden, geven of aanvaarden in ruil voor een commercieel voordeel, bijvoorbeeld van een leverancier in ruil voor de toekenning van een opdracht. Geschenken die niet teruggegeven kunnen worden Uw lijnmanager zal bepalen wat er moet gebeuren met een geschenk met een waarde hoger dan 200 GBP of de toepasselijke Marktlimiet. In normale omstandigheden moet een dergelijk geschenk beleefd worden geweigerd of teruggegeven. Indien dit echter ongepast zou zijn (omdat het als een grove belediging beschouwd zou worden), dan kan het geschenk aanvaard worden als een geschenk aan de Onderneming en niet aan u persoonlijk. In deze omstandigheden moeten de normale procedures voor de registratie van geschenken in uw lokale geschenkenregister gevolgd worden EN moet een schriftelijke kennisgeving verstuurd worden naar de directeur Commercial Integrity. De directeur Commercial Integrity zal samen met het hoofd van uw functieof bedrijfseenheid of met uw regionale directeur bepalen wat er met het geschenk in kwestie moet gebeuren.


INDEX


28

Meestal aanvaardbaar, zonder voorafgaande toestemming: • b escheiden etentjes met zakenpartners, klanten of leveranciers; normale sport-, theater- en andere culturele evenementen, mits er een gegronde zakelijke reden is; • p romotionele artikelen met een nominale waarde, zoals pennen, kalenders en sleutelhangers, mits deze items over het algemeen aangeboden worden aan leveranciers en klanten; • v ergelijkbare voorbeelden van geschenken en entertainment op voorwaarde dat zij een lagere waarde hebben dan de Marktlimiet.

Altijd onaanvaardbaar: • a lles wat illegaal is of wat opgevat zou kunnen worden als een schending van de plaatselijke wetgeving of van onze gedragscode; • h et schenken van geld of equivalenten ervan; tickets voor cultuur of sportevenementen voor persoonlijk gebruik; • h et aanbieden, geven of ontvangen van iets als deel van een afspraak om daarvoor iets in ruil te krijgen of te doen; • e lke gebeurtenis die ongepast geacht kan worden, bijvoorbeeld seksueel getint entertainment, of iets anders dat de goede naam van Imperial Tobacco zou kunnen schaden.


INDEX


29

6. Verantwoordelijke samenwerking met leveranciers We mogen alleen zaken doen met betrouwbare leveranciers die bekend staan om hun professionele en ethische manier van handelen. We zijn er erg trots op dat de relaties met onze leveranciers steunen op wederzijdse ondersteuning, openheid en samenwerking. Het uitbouwen en onderhouden van open, eerlijke en billijke partnerships met betrouwbare leveranciers is een integraal onderdeel van ons zakelijk succes op lange termijn. Wij moeten in onze relaties met leveranciers steeds onpartijdig, eerlijk en loyaal blijven. We moeten leveranciers kiezen en met leveranciers samenwerken die net als wij op een integere wijze zaken doen. Van tijd tot tijd moeten wij onze leveranciers op onpartijdige wijze herevalueren aan de hand van objectieve criteria zoals geschiktheid van het product of de dienst en prijs, kwaliteit, prestaties en betrouwbaarheid. We moeten: • onze leveranciers op een degelijke manier selecteren, en hen zorgvuldig screenen om ervoor te zorgen dat hun praktijken op geen enkele wijze onze reputatie schaden; • in al onze formele contracten melding maken van onze Gedragscode (door verwijzing naar onze website) om er zeker van te zijn dat onze leveranciers op de hoogte zijn van onze ethische normen en ermee akkoord gaan de dwingende principes van de Gedragscode na te leven; • ervoor zorgen dat onze dagelijkse dienstverleners, zoals de bedrijven die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en het schoonmaken van onze kantoren, kennis hebben van onze Gedragscode omdat deze op hen van toepassing is; • al onze leveranciers aanmoedigen en ondersteunen om onze normen na te leven; • altijd handelen in overeenstemming met het inkoopbeleid van de groep; • bedenkingen over de activiteiten van toeleveranciers melden aan Group Compliance zodat potentiële risico’s afdoende onderzocht kunnen worden. We mogen niet: • activiteiten van leveranciers accepteren of negeren waarvan wij vermoeden dat ze in strijd zijn met ons Inkoopbeleid of met ons beleid inzake mensenrechten of met onze Gedragscode.


INDEX


30

7. Politieke relaties en schenkingen Onze relaties met overheden, regulerende instanties, het bedrijfsleven en groeperingen van algemeen belang vormen een belangrijk en noodzakelijk element van onze activiteiten. Dergelijke relaties moeten wettig zijn en plaatsvinden in het optimale belang van de Imperial Tobacco Group PLC. Bovendien moeten wij bij al deze zakelijke relaties politiek neutraal blijven. Imperial Tobacco erkent het recht van zijn werknemers om als particulier deel te nemen aan politieke activiteiten. Wij moeten er echter voor zorgen dat onze persoonlijke standpunten en onze meningen niet geïnterpreteerd kunnen worden als die van de Onderneming. Politiek engagement In sommige landen waarin we actief zijn, kunnen werknemers krachtens lokale wetten het recht hebben om politieke actiecomités of soortgelijke organisaties op te richten. Indien deze organisaties wettelijk zijn toegestaan, moet vooraf de schriftelijke toestemming verkregen worden van de raad van bestuur van Imperial Tobacco. Indien wij voor ons werk contact moeten hebben met regeringen, regulerende instanties en het bedrijfsleven of groeperingen van algemeen belang: moeten wij: • strikt de richtlijnen volgen die verstrekt worden door Group Corporate Affairs en Group Corporate Communications. Raadpleeg de rubriek Corporate Affairs Issues Resource (CAIR) op het intranet voor de richtlijnen en de rubriek Externe communicatie van de Gedragscode voor meer informatie; • vermijden om geschenken, gunsten of entertainment aan overheidsambtenaren of overheidsmedewerkers te geven omdat dit geïnterpreteerd zou kunnen worden als corrupt gedrag en bij lokale wet verboden zou kunnen zijn. Een dergelijke gift is onderworpen aan de bijzondere regels uiteengezet op pagina 26 en 27 van deze Gedragscode.


INDEX


31

We mogen niet: • de Onderneming vertegenwoordigen of beweren deze te vertegenwoordigen in politieke activiteiten die wij als particulier beoefenen. Politieke schenkingen Het maakt deel uit van ons Groepsbeleid dat wij geen schenkingen doen aan politieke partijen of daaraan verbonden personen. Alleen de raad van de Imperial Tobacco Group PLC kan instemmen met voorgestelde bijdragen aan een politieke partij of het doen van politieke schenkingen.


INDEX


32

8. Douane en belastingen We moeten integer handelen in al onze contacten met overheidsinstanties, en ook in onze contacten met douane- en belastingambtenaren. Onze binnenlandse en geïmporteerde producten zijn onderworpen aan een reeks douane- en fiscale weten regelgevingen. Het is belangrijk dat we deze goed begrijpen en naleven als ze betrekking hebben op onze producten en diensten. We moeten voldoen aan alle voorschriften in verband met invoerrechten, btw, accijnzen en dergelijke die eventueel betaald moeten worden in verband met onze producten, en aan alle fiscale, opslag- of andere regelgevingen die van toepassing zijn op belastbare of belastingvrije zendingen of zendingen met belastingopschorting. Nu en dan komt het voor dat wij producten waarvoor reeds lokale of importheffingen en -belastingen betaald werden, moeten vernietigen. Het gaat dan onder meer om vervallen, beschadigde of besmette voorraden, wijzigingen in de specificaties van pakketten of producten op grond van regelgevingen of marketing en de retour van producten door klanten of consumenten. Bij de vernietiging van dergelijke producten bieden veel markten ons de mogelijkheid om de betaalde belasting terug te vragen van de lokale belastingen douaneoverheden. We moeten: • ervoor zorgen dat alle lokale documenten in verband met de vernietiging van producten en het terugeisen van taksen nauwkeurig worden ingevuld en de productvolumes en -waarden vermelden; • ervoor zorgen dat onze documenten steeds opgesteld worden in volledige overeenstemming met alle lokale belastings- en douaneregels en -voorschriften; • ervoor zorgen dat onze producten vernietigd worden in een gecontroleerde omgeving en dat alle lokale boekhoud- en financiële verslagen nauwkeurig bijgewerkt worden met alle voorraadvernietigingen; • alle regels en beperkingen kennen en naleven omtrent het werken met overheidsambtenaren en hun werknemers of contractanten. Raadpleeg de rubriek Antiomkoping en corruptie en Geschenken en entertainment in de Gedragscode voor meer informatie; • eerlijk, accuraat en open zijn bij al onze verklaringen. eventuele problemen bespreken met onze lijnmanager, Group Finance of Group Compliance We mogen niet: • vermoedelijke overtredingen van onze standaards inzake douane- en belastingnormen aanvaarden of negeren. Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


33

9. Internationale sancties en handelsbeperkingen We moeten alle internationale sancties en handelsbeperkingen begrijpen en naleven. De Verenigde Naties, de Europese Unie en tal van afzonderlijke landen leggen strenge controles op in verband met de uitvoer naar en de handel met bepaalde landen, particulieren en bedrijven. Hoewel sancties tussen landen kunnen verschillen, bestaan ze over het algemeen uit beperkingen of een verbod op: • de invoer van producten uit een gesanctioneerd land; • de uitvoer van producten naar een gesanctioneerd land; • het verzenden van producten door een niet-gesanctioneerd land naar een gesanctioneerd land; • financiële transacties en activiteiten waarbij een gesanctioneerd land of particulieren en bedrijven in deze landen betrokken zijn; • nieuwe investeringen in een gesanctioneerd land; • reizen naar of van een gesanctioneerd land. De beperkingen kunnen ons ook verplichten om voor specifieke producten een uitvoervergunning te verkrijgen. De sancties door de Verenigde Staten zijn bijzonder streng: zo is het niet alleen aan Amerikaanse burgers en ingezetenen verboden om activiteiten te beoefenen waarbij gesanctioneerde landen betrokken zijn (bv. Cuba en Syrië), maar geldt dit verbod ook voor iedereen die fysiek in de VS woont. Amerikaanse burgers en mensen van onze Onderneming die naar de Verenigde Staten reizen moeten deze sancties begrijpen en volledig naleven, want zelfs telefoongesprekken en e-mails in verband met zakelijke activiteiten in deze landen zijn verboden. We moeten: • begrijpen welke sancties en handelsbeperkingen relevant kunnen zijn voor onze functies en verantwoordelijkheden; • alle sancties en handelsbeperkingen naleven. We mogen niet: • vermoedens dat internationale sancties of handelsbeperkingen op enigerlei wijze worden geschonden, accepteren of negeren.


INDEX


34

verantwoorde commerciële praktijken Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


35

We moeten verantwoord en eerlijk handelen bij het verrichten van onze zakelijke acitiviteiten.

Goede bedrijfs- en individuele praktijken zijn van essentieel belang bij het werken met de middelen, documenten en informatie van Imperial Tobacco.

Punten die in dit deel behandeld worden: 1. Nauwkeurige boekhouding, bijhouden van financiële records en openbaarmaking 2. Gebruik van bedrijfseigendommen, -activa en -middelen 3. Intellectuele eigendom 4. Verantwoordelijke reclamevoering en marketing 5. Hoge standaard inzake producten en bedrijfsprocedures 6. Privacy van informatie (Gegevensbescherming) 7. Elektronische communicatie 8. Informatiebeheer 9. Vertrouwelijke informatie 10. Belangenconflicten 11. Handel met voorkennis 12. Externe communicatie

Als u geconfronteerd wordt met een ernstige situatie die, naar uw mening, niet opgelost kan worden via de normale kanalen, dan dient u, zoals beschreven in het deel Beheer van de Gedragscode op het einde van dit document, een beroep te doen op ons beleid inzake het onthullen van feiten in het algemeen belang (klokkenluidersregeling). Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


36

1. Nauwkeurige boekhouding, bijhouden van financiële records en openbaarmaking We moeten eerlijk, nauwkeurig en objectief al onze financiële en nietfinanciële informatie rapporteren en registreren, want zij stelt de onderneming in staat gefundeerde zakelijke beslissingen te nemen, onze middelen te beschermen, onze taken te vervullen en onze wettelijke en reglementaire vereisten na te leven. Financiële en niet-financiële informatie kan vele vormen aannemen, van kosten en tijdsroosters tot de registratie van transacties, prognoses, individuele bedrijfsrekeningen en het jaarverslag van Imperial Tobacco. Ieder van ons speelt een belangrijke rol in ervoor te zorgen dat financiële en bedrijfsgegevens accuraat en compleet zijn. Het vervalsen van gegevens en rekeningen en het verkeerd voorstellen van feiten zijn vormen van fraude en managers hebben een extra verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de gerapporteerde financiële en niet-financiële informatie steeds relevant is en eerlijk wordt voorgesteld, en dat aan het senior management objectieve gegevens en standpunten verstrekt worden. We moeten: • ervoor zorgen dat alle financiële verslagen, informatie, voorspellingen en analyses waarvoor wij verantwoordelijk zijn, eerlijk en nauwkeurig worden voorgelegd; • alle wetten, externe boekhoudkundige verplichtingen en bedrijfsprocedures voor het rapporteren van financiële en andere zakelijke informatie naleven; • blijk geven van integriteit en zorg bij het overleggen van onze eigen reis- en onkostendeclaraties en bij de goedkeuring van die van anderen; • ten volle samenwerken met Group Compliance en met onze externe auditors; • contante transacties vermijden. Als er geen andere mogelijkheid is, moeten contante transacties toegestaan, behoorlijk geregistreerd en gedocumenteerd worden; • ervoor zorgen dat alle contractuele verbintenissen die we namens de onderneming aangaan tot onze bevoegdheid behoren. Raadpleeg het beleid inzake gedelegeerde financiële goedkeuring voor meer informatie; • alles in het werk stellen om een eventuele onjuiste voorstelling van rekeningen, gegevens of records aan het licht te brengen of om mogelijke fraude of misleiding vast te stellen en ons met vragen over de nauwkeurigheid of volledigheid van financiële rapporten wenden tot de lokale, regionale of functionele financiële verantwoordelijken, de directeur Accounting, Forecasting and Tax of het hoofd van Group Compliance. Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


37

We mogen niet: • informatie aanmaken of voorleggen met de bedoeling de ontvanger ervan te misleiden; • in een rapport of record een oneerlijke of misleidende vermelding maken; • de correcte doelstelling van een transactie onjuist voorstellen; • een niet-geregistreerd of onjuist beschreven fonds creëren voor welk doel ook; • bedrijfsmiddelen verkopen, overdragen of van de hand doen zonder voorafgaande toestemming en zonder de correct ingevulde documenten; • bedrijfsrecords wijzigen of beschadigen tenzij dit op grond van bepaalde beleidslijnen en procedures toegestaan is; • deelnemen aan activiteiten met als doel verkoopvolumes of winst tussen verslagperiodes aan te dikken of te verplaatsen, en zo onze financiële prestaties vertekenen; • over onze transacties mondelinge of schriftelijke informatie verstrekken waardoor een klant of leverancier een onnauwkeurige of bedrieglijke jaarrekening kan opstellen.


INDEX


38

2. Gebruik van bedrijfseigendommen, -activa en -middelen Wij krijgen bedrijfseigendommen, -activa en -middelen ter beschikking voor zakelijke doeleinden. We moeten deze correct gebruiken. Elk ongepast gebruik heeft een directe invloed op de rentabiliteit van ons bedrijf Bedrijfsfondsen zijn liquide middelen en equivalenten waaronder cheques, onkostendeclaraties, creditkaarten, facturen, ontvangstbewijzen en bedrijfsmiddelen. Bedrijfsuitrustingen zijn computers, netwerken, hardware en software, e-mail, telefoons en mobiele apparaten, kopieermachines en voertuigen. We mogen geen bedrijfsuitrustingen gebruiken op een wijze die voor ons of voor de onderneming schadelijk, ongepast of gênant is. Bedrijfstijd is de tijd die we gebruiken om onze taken uit te voeren. Ieder van ons moet zijn tijd en de tijd van zijn collega’s optimaal benutten. Bedrijfsinformatie en -gegevens, documenten en intellectuele eigendom zijn voorbeelden van bedrijfseigendommen, -activa en -middelen. Ieder van ons moet de informatie en gegevens van de onderneming beschermen met het oog op een goed documenten recordbeheer en de bescherming van onze intellectuele eigendom, zoals handelsmerken. Wij moeten de bedrijfseigendommen, -activa en -middelen beschermen. Dit betekent dat wij moeten zorgen voor hun fysieke beveiliging, ongeacht de waarde, en ervoor moeten zorgen dat zij niet zonder toestemming weggenomen of gebruikt kunnen worden. Dit betekent ook dat ze altijd op verantwoorde wijze gebruikt dienen te worden. Ieder van ons moet ook meehelpen aan het opsporen en voorkomen van diefstal via fraude, bedrog of het opzettelijk onjuist rapporteren van tijdsof onkostendeclaraties. We moeten: • bedrijfsfondsen en -eigendommen beschermen en gebruiken zoals we dit met onze eigen eigendommen zouden doen, en ze behoeden voor diefstal, verlies, fraude en misbruik; • ervoor zorgen dat alle zakelijke uitgaven, met inbegrip van onkostendeclaraties, bewezen worden aan de hand van eerlijke, accurate en juiste facturen, ontvangstbewijzen en documenten; • gepresteerde uren eerlijk en nauwkeurig rapporteren; • op redelijke wijze voor persoonlijke doeleinden gebruik maken van de elektronische systemen die de onderneming verstrekt, zoals pc’s, laptops en mobiele apparaten. Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


39

3. Intellectuele eigendom We moeten het intellectuele eigendom van Imperial Tobacco, zoals handelsmerken, modelrechten, patenten en copyrights beschermen omdat het om waardevolle bedrijfsmiddelen gaat. Dankzij deze eigendommen en dankzij onze vertrouwelijke zakelijke informatie (zie het deel Vertrouwelijke informatie in deze Gedragscode) kunnen consumenten veilige keuzes maken bij het kopen van onze producten. Daarnaast bieden ze ons een concurrentievoordeel. Als onze eigendommen misbruikt worden, worden bijgevolg onze belangen en die van onze consumenten geschaad. We moeten: • de intellectuele eigendommen van Imperial Tobacco beschermen en, gezien hun belang voor ons bedrijf, ook de intellectuele eigendommen van anderen eerbiedigen; • alle producten melden waarvan wij vermoeden dat ze een inbreuk vormen op de intellectuele eigendomsrechten van Imperial Tobacco, waaronder ‘copycat’ producten en vermoedelijk nagemaakte producten, (zie het deel Illegale handel in deze Gedragscode voor meer informatie); • ervoor zorgen dat schriftelijk in overeenkomsten vastgesteld wordt dat Imperial Tobacco de eigenaar is van de intellectuele eigendomsrechten in alle materialen die voor ons gecreëerd of ontwikkeld worden. We mogen niet: • bij het verkopen of promoten van producten van Imperial Tobacco namen, handelsmerken of andere designelementen gebruiken die de consument zou kunnen associëren met anderen; • technologie, waaronder software, gebruiken die een inbreuk zou kunnen vormen op de intellectuele eigendomsrechten van anderen.


INDEX


40

4. Verantwoorde reclamevoering en marketing Onze activiteiten zijn onderworpen aan specifieke reclame- en marketingeisen die gebaseerd zijn op de wet, de voorschriften van de bedrijfstak, convenanten en onze eigen Internationale Marketingstandaarden (IMS). Waar we ook actief zijn, we moeten steeds deze normen naleven. Onze IMS moeten voorrang krijgen, behalve in die zeldzame situaties waar de lokale wetgeving strengere normen oplegt. We moeten tevens alle agentschappen of andere partijen, die onze marketing- of promotionele activiteiten ondersteunen, contractueel verplichten om te voldoen aan de lokale wetgeving en aan onze IMS. Alle bedrijfsomgevingen en markten moeten over procedures beschikken die de naleving van onze IMS garanderen. We moeten: • ervoor zorgen dat alle tabaksproducten die wij maken of distribueren duidelijk zichtbaar waarschuwen voor het risico voor de gezondheid, ongeacht of dit al dan niet een wettelijke vereiste is; • ons Reclamebeleid en onze Internationale Marketingstandaarden maar ook de lokale culturen, praktijken en tradities die op onze markt bestaan, altijd eerbiedigen; • onze producten op een eerlijke en oprechte manier toelichten en beschrijven zodat de consument niet misleid wordt; • ervoor zorgen dat al onze beweringen waar zijn en gestaafd kunnen worden. We mogen niet: • onze producten adverteren of verkopen aan personen jonger dan 18 jaar. Dit betreft ook het gebruik van afbeeldingen of andere inhoud die door minderjarigen als aantrekkelijk kunnen worden beschouwd.


INDEX


41

5. Hoge standaard inzake producten en bedrijfsprocedures Voor de duurzaamheid van onze onderneming is het belangrijk dat wij aan onze klanten en consumenten hoogwaardige producten en diensten verstrekken. Wij moeten hoge standaarden nastreven door actief te werken aan een verbetering van onze activiteiten, en in het bijzonder onze verkoopactiviteiten. We moeten met onze klanten samenwerken om te voldoen aan hun vereisten en aan de huidige en toekomstige voorkeuren van de consument. We moeten: • strenge normen hanteren door ons altijd en overal te focussen op kwaliteit; • voortdurend streven naar een verbetering van onze bedrijfsprocedures en van de kwaliteit van onze diensten en producten; • de verwezenlijking van onze doelstellingen ondersteunen door vastgestelde procedures te volgen en in stand te houden; • ervoor zorgen dat alle relaties met zakelijke partners, onder wie klanten, leveranciers en derden-producenten plaatsvinden in overeenstemming met onze normen; • doeltreffende controles in stand houden om ervoor te zorgen dat alle problemen met normen of kwaliteit vlug vastgesteld worden en wij corrigerende acties kunnen ondernemen; • problemen aanpakken en teamwerk aanmoedigen om onze prestaties te verbeteren. We mogen niet: • slechte normen aanvaarden of negeren.


INDEX


42

6. Privacy van informatie (Gegevensbescherming) Wij moeten persoonlijke informatie met eerbied en respect behandelen in overeenstemming met onze privacyverplichtingen en de wetgevingen inzake gegevensbescherming. De onderneming verzamelt, onderhoudt en beheert persoonlijke informatie over medewerkers, klanten, leveranciers en andere personen. Deze informatie wordt vaak aangeduid als ‘persoonsgegevens’. We moeten: • persoonlijke informatie alleen gebruiken of verzamelen voor de zakelijke doeleinden van de onderneming; • ervoor zorgen dat personen van wie we informatie bezitten, hiervan op de hoogte zijn, en begrijpen waarvoor ze gebruikt zal worden; • persoonlijke gegevens alleen delen als de mensen van wie we informatie bezitten, verwachten dat we dit doen; • persoonlijke gegevens veilig bewaren, of dit nu elektronisch of op papier is; • de toegang tot persoonlijke informatie beperken tot degenen die er kennis van moeten hebben; • ervoor zorgen dat persoonlijke informatie accuraat en up-to-date is; • persoonlijke informatie vernietigen of verwijderen zodra ze niet langer nodig is; • ervoor zorgen dat medewerkers die persoonlijke informatie verwerken hun verantwoordelijkheden begrijpen en ze in praktijk brengen; • voldoen aan alle bijkomende lokale wettelijke vereisten in verband met persoonlijke gegevens. We mogen niet: • persoonlijke gegevens doorgeven aan andere landen zonder passende bescherming.


INDEX


43

7. Elektronische communicatie Er wordt ons elektronische apparatuur zoals telefoons, computers en draagbare communicatieapparaten ter beschikking gesteld om ons te helpen bij ons werk. De elektronische apparatuur en de informatie die deze bevat, zijn eigendom van Imperial Tobacco. De onderneming behoudt zich het recht voor om de inhoud of communicatie te controleren of te filteren en zo de onderneming te beschermen tegen veiligheidslekken, gegevensverlies of gerechtelijke acties. Het is toegestaan om op redelijke wijze persoonlijk gebruik te maken van de elektronische apparatuur die de onderneming verstrekt, mits dit gebruik geen impact heeft op de veiligheid of de prestaties van het netwerk, in overeenstemming is met onze Gedragscode en toegestaan is door het plaatselijke management. Alle informatie die opgeslagen wordt op en meegedeeld wordt met gebruik van de door de onderneming verstrekte diensten en apparatuur kan beschouwd worden als een uiting van de standpunten en meningen van de onderneming. Hieronder valt ook persoonlijke inhoud. We moeten: • apparatuur beschermen tegen ongeoorloofd gebruik of diefstal wanneer we ze onbewaakt achterlaten; • voorkomen dat persoonlijke opmerkingen of bijdragen de goede naam van de onderneming schaden of de onderneming ertoe verbinden iets te doen waarvoor wij niet bevoegd zijn; • gevoelige informatie beschermen tijdens het reizen of bij het verzenden van informatie aan anderen; • verlies van gevoelige bedrijfsinformatie melden. We mogen niet: • toepassingen installeren op een apparaat van de onderneming of het aansluiten op andere apparatuur, tenzij hiervoor de toestemming gegeven werd door de lokale Information Systems-afdeling (IS); • veiligheidsvoorzieningen van apparatuur uitschakelen; • gegevens raadplegen, opslaan of delen die beschouwd kunnen worden als beledigend voor anderen of ons of de onderneming blootstellen aan gerechtelijke acties; • onze persoonlijke wachtwoorden met anderen delen. Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


44

8. Informatiebeheer Onze bedrijfsrecords bevatten waardevolle informatie die door de onderneming gebruikt wordt om onze activiteiten en beslissingen te bewijzen. Dankzij deze records kunnen we ook aantonen dat wij aan onze regelgevende en wettelijke verplichtingen voldoen. Wanneer wij informatie registreren, dan dient dit nauwkeurig te gebeuren en moeten we voor voldoende geheimhouding en beveiliging zorgen. Records kunnen vele vormen aannemen waaronder een papieren en elektronische vorm. Elektronische records zijn onder meer e-mails en visuele media zoals foto’s of films. Records kunnen ook bestaan uit spraak- en tekstberichten, instant messaging en opmerkingen op websites, blogs of sociale netwerken. Onze records kunnen bewaard worden in papieren of elektronische vorm en dit op vele locaties. Ze kunnen ook voor ons bewaard of beheerd worden door externe bureaus. Ingevolge weten regelgevingen en omwille van zakelijke doeleinden zijn wij verplicht om records gedurende een bepaalde periode te bewaren, afhankelijk van hun inhoud en aard. We moeten: • de zakelijke activiteiten waarvoor wij verantwoordelijk zijn, zorgvuldig en accuraat registreren; • ervoor zorgen dat records zo worden bijgehouden dat ze adequaat gedeeld kunnen worden; • voldoen aan alle wettelijke en zakelijke vereisten voor het bijhouden van records; • records op een regelmatige basis beoordelen en de records die niet langer bijgehouden hoeven te worden of die krachtens de wet verwijderd moeten worden, veilig verwijderen, om aldus te voldoen aan de voorschriften inzake gegevensbescherming en aan ons beleid inzake documenten en bedrijfsrecords; • voldoen aan alle verzoeken van Group Legal of lokale wettelijke adviseurs om de verwijdering van records op te schorten, onder meer in het kader van hangende geschillen of juridische onderzoeken.


INDEX


45

9. Vertrouwelijke informatie Wij creëren, gebruiken en delen dagelijks vertrouwelijke informatie. We moeten deze informatie beschermen om onze eigen belangen en de belangen en naam van onze onderneming veilig te stellen. De beperkingen op het delen van vertrouwelijke informatie zijn van toepassing totdat deze informatie beschikbaar is voor het publiek en blijven van toepassing nadat wij niet langer bij de onderneming werken. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn producten procesontwikkeling, verkoop, marketing- en financiële gegevens, businessplannen, wijzigingen in het senior management en informatie over overnames en fusies. Net zoals we onze eigen informatie geheimhouden, moeten we ook de geheimhouding van de informatie van anderen beschermen. We moeten: • vermijden dat wij vertrouwelijke informatie bespreken of gebruiken in openbare ruimtes, waar deze gezien of gehoord kan worden; • zorgen voor veiligheidsmaatregelen zodat vertrouwelijke informatie niet verloren kan gaan of gestolen kan worden, met name tijdens het reizen of wanneer we ze naar anderen sturen; • ervoor zorgen dat de juiste formele regelingen worden getroffen met betrekking tot de noodzakelijke vrijgave van vertrouwelijke informatie. We mogen niet: • informatie openbaar maken die niet publiek toegankelijk is voor anderen binnen Imperial Tobacco, tenzij ze een zakelijke reden hebben om kennis te hebben van deze informatie; • informatie verstrekken aan personen of organisaties buiten ons bedrijf, behalve wanneer de openbaarmaking ervan nodig is voor zakelijke doeleinden of vereist is bij wet; • vertrouwelijke informatie proberen te verkrijgen of gebruiken met betrekking tot andere personen, onder wie onze concurrenten, zelfs als we de informatie onrechtstreeks ontvangen; • vertrouwelijke informatie van een voormalige werkgever gebruiken.


INDEX


46

10. Belangenconflicten Onze zakelijke beslissingen moeten altijd worden genomen in het beste belang van Imperial Tobacco en we moeten altijd voorkomen dat onze persoonlijke of familiale belangen in conflict komen met onze verplichtingen tegenover de onderneming. Een belangenconflict kan ontstaan in de volgende situaties: • als uw partner, familielid of naaste verwant tewerkgesteld wordt door een concurrent, leverancier of klant van de onderneming; • als u een financieel belang hebt bij een feitelijke of potentiële concurrent, leverancier of klant van de onderneming; • als u een partner, familielid of naaste verwant hebt die voor de onderneming werkt of met de onderneming wil samenwerken. Als u redenen hebt om aan te nemen dat u zich in een positie bevindt waarbij een belangenconflict of een schijnbaar belangenconflict zou kunnen ontstaan, dan moet u dit melden aan uw lijnmanager en aan Group Compliance. Het is mogelijk dat er geen werkelijk conflict is of dat voor het conflict, zodra het bekend is, een gepaste oplossing bestaat. We moeten: • situaties vermijden waarin onze persoonlijke belangen of die van onze partner, een familielid of naaste verwant in conflict kunnen komen met de belangen van de onderneming. We mogen niet: • onze positie in de onderneming gebruiken voor persoonlijk profijt of ten behoeve van onze partner, een familielid of naaste verwant.


INDEX


47

11. Handel met voorkennis We moeten vermijden dat we de wetten schenden inzake het handelen met voorkennis. Voorbeelden van voorkennis zijn: • financiële resultaten voorafgaand aan de publicatie; • inhoud van ons ontwerpjaarverslag en onze ontwerpjaarrekening; • belangrijke organisatorische wijzigingen; • lancering van nieuwe producten; • fabriekssluitingen of andere herstructureringsinformatie; • nieuws van mogelijke acquisities, desinvesteringen, overnames, fusies of joint ventures. We moeten: • de Code van Imperial Tobacco inzake Voorkennis naleven • onze Code inzake het verhandelen van aandelen naleven indien deze op ons van toepassing is. We mogen niet: • aandelen van Imperial Tobacco of andere effecten verhandelen op basis van voorkennis want dit is in vele landen strafbaar; • een andere persoon binnen of buiten de onderneming aanraden aandelen te kopen of te verkopen op basis van voorkennis; • gebruik maken van voorkennis met betrekking tot andere ondernemingen; • deelnemen aan het verspreiden van valse of onjuiste informatie over beursgenoteerde aandelen om de koers van die aandelen te beïnvloeden, een praktijk die bekendstaat als ‘marktmisbruik’. Opmerking: Aandelen omvatten ook ‘American Depositary Shares’ (ADS’en of ADR’s).


INDEX


48

12. Externe communicatie Onze goede naam hangt af van ons professioneel en ethisch gedrag. Alles wat we doen en zeggen en alles wat onze externe belanghebbenden over ons zeggen, is bepalend voor de goede naam van Imperial Tobacco. Wij moeten de integriteit van de door ons verstrekte informatie beschermen door ervoor te zorgen dat we iedereen gelijke toegang geven tot eerlijke en accurate informatie. Onze externe belanghebbenden zijn onder andere beleggers, analisten, consumenten, de media, onze gemeenschappen en toezichthouders, politici, regeringen en commerciële partners zoals onze leveranciers, businesspartners en klanten. Aandeelhouders, financiële analisten, klanten en vele anderen zijn van ons afhankelijk om accurate en betrouwbare informatie over de activiteiten, prestaties en financiële vooruitzichten van onze onderneming te verstrekken. Velen van ons hebben regelmatig contact met een of meer groepen van belanghebbenden. Bij al deze contacten moeten we strikt de richtlijnen volgen die verstrekt worden door Corporate Communications. Daarnaast moeten we ook het deel Politieke relaties en schenkingen van de Gedragscode begrijpen en naleven. We moeten: • ervoor zorgen dat er geen misverstanden kunnen bestaan tussen onze persoonlijke standpunten en die van de onderneming. Zo mogen wij geen briefpapier, logo’s of e-mail van de onderneming gebruiken om persoonlijke standpunten te verkondigen of voor persoonlijke aangelegenheden; • ervoor zorgen dat aankondigingen in de media en persberichten goedgekeurd worden door een daartoe bevoegde persoon of door Group Corporate Communications; • ervoor zorgen dat voorgelegde regelgevende elementen en publieke verklaringen worden goedgekeurd door Group Corporate Affairs; • investeerders of financiële analisten die ons benaderen doorverwijzen naar Investor Relations; • vragen van de media en de pers overmaken aan een daartoe bevoegde persoon of aan Group Corporate Communications.


INDEX


49

We mogen niet: • namens de onderneming spreken of schrijven tenzij we toestemming hebben gekregen om dit te doen; • namens de onderneming spreken of schrijven over onderwerpen die buiten ons expertisedomein vallen; • iets schrijven op Weblogsites, tenzij we expliciet aangeven dat we onze eigen persoonlijke meningen en standpunten te kennen geven, en niet die van de onderneming of van het bedrijfsmanagement.


INDEX


50

vertrouwen, respect en verantwoordelijkheid Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


51

Onze zakelijke activiteiten hebben een rechtstreekse en onrechtstreekse invloed op gemeenschappen en samenlevingen wereldwijd.

We verbinden ons ertoe te werken aan een werkomgeving die integriteit, teamwerk, diversiteit en vertrouwen bevordert.

Punten die in dit deel behandeld worden: 1. Discriminatie en pesterijen 2. Een gezonde en veilige werkomgeving 3. Verantwoordelijkheid voor het milieu 4. Mensenrechten 5. Gemeenschapsbetrokkenheid en liefdadigheid

Als u geconfronteerd wordt met een ernstige situatie die, naar uw mening, niet opgelost kan worden via de normale kanalen, dan dient u, zoals beschreven in het deel Beheer van de Gedragscode op het einde van dit document, gebruik te maken van ons beleid inzake het onthullen van feiten in het algemeen belang (klokkenluidersregeling). Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


52

1. Discriminatie en pesterijen We moeten allemaal meewerken aan een rechtvaardige en respectvolle werkplek, vrij van elke vorm van pesterijen, discriminatie of enig ander vernederend gedrag. Gedrag of acties die indruisen tegen dit principe, en in het bijzonder intimidatie of pesterijen, zijn niet aanvaardbaar en mogen niet getolereerd worden. We moeten ervoor zorgen dat niemand van onze collega’s het voorwerp is van ongewenste handelingen of gedragingen op grond van zijn leeftijd, ras, afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, handicap, politieke mening, godsdienst, burgerlijke staat of lichamelijke of geestelijke gezondheid. Andere onaanvaardbare gedragingen zijn uitspraken van kwetsende of potentieel kwetsende aard, waaronder die van raciale, etnische, religieuze, politieke of seksuele aard, het verspreiden of tonen van aanstootgevend materiaal, en het gebruik van voicemail, e-mail of andere elektronische apparaten om beledigende of discriminerende informatie mee te delen. Ook moeten we er ons samen met de onderneming toe verbinden om een werkomgeving van gelijke kansen te creëren waar functies worden ingevuld door de meest geschikte kandidaat en iedereen eerlijk wordt beloond op basis van zijn vaardigheden, houding, bekwaamheid, ervaring, kwalificaties en prestaties. Arbeidsrelaties We moeten ervoor zorgen dat alle werknemers op alle locaties eerlijk en veilig worden tewerkgesteld in overeenstemming met alle lokale arbeidswetten en -regelgevingen. In landen waar er ondernemingsraden, vakbonden en werknemersorganisaties bestaan, moeten wij open en eerlijk met hen handelen. Respect tussen rokers en niet-rokers Er moet respect bestaan voor rokers en niet-rokers. Rokers moeten begrip tonen voor de voorkeuren van niet-rokende collega’s, met name bij het werken in besloten ruimten, zoals gedeelde kantoren of vergaderzalen, zelfs in situaties waarin roken in die zones bij wet is toegestaan. Evenzo moeten niet-rokers eerbied hebben voor collega’s die wensen te roken en samen met hen wederzijds aanvaardbare regelingen overeenkomen.


INDEX


53

We moeten: • alle collega’s eerlijk en op gelijke voet behandelen in overeenstemming met hun vermogen om te voldoen aan de vereisten en normen van hun functietaken; • respect tonen voor culturen die zouden verschillen van de onze; • werven en selecteren, ontwikkelen, bevorderen, disciplineren en arbeidsomstandigheden scheppen, ongeacht iemands leeftijd, ras, afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, handicap, politieke mening, godsdienst, burgerlijke staat of lichamelijke of geestelijke gezondheid of enige andere wettelijk beschermde status; • in redelijkheid aanpassingen doorvoeren voor iemands handicap of religieuze overtuigingen of praktijken. We mogen niet: • toelaten dat discriminerende factoren een rechtstreekse of onrechtstreekse invloed hebben op onze beslissingen in verband met iemands aanwerving, beloning of loopbaanontwikkeling; • deelnemen aan enige vorm van pesterijen of misbruik, of gedragingen die opgevat zouden kunnen worden als kwetsend, intimiderend, kwaadwillig of beledigend; • gedragingen accepteren of zelf gedragingen hanteren die een individu of een groep van individuen uitsluiten van team- of groepsactiviteiten, sociale verplichtingen, teamgebeurtenissen of enige andere activiteit die hun team onderneemt; • gedragingen accepteren of zelf hanteren die een vijandige werkomgeving creëren.


INDEX


54

2. Een gezonde en veilige werkomgeving Ons handelen moet een positieve gezondheidsen veiligheidscultuur in de hand werken en wij moeten onaanvaardbaar of potentieel gevaarlijk gedrag verbannen. We moeten: • onze activiteiten uitvoeren in overeenstemming met lokale gezondheidsen veiligheidsvoorschriften en met ons eigen beleid inzake arbeidshygiëne, veiligheid en milieu omdat dit strenger kan zijn dan wat de lokale wet voorschrijft; • de gevaren, risico’s en controlemaatregelen van onze eigen activiteiten en omgeving begrijpen; • weten wat te doen in een noodsituatie en testen of we dit daadwerkelijk begrijpen; • proactief nadenken over onze eigen gezondheid en veiligheid en over die van collega’s en anderen; • gezondheid en veiligheid integreren in onze dagelijkse werkzaamheden; • alle ongevallen, incidenten, bijna-ongelukken en overtredingen van de arbeidshygiëne- en veiligheidsvoorschriften melden aan uw lokale gezondheidsen veiligheidsmanager. We mogen niet: • vermeende foute gezondheidsen veiligheidspraktijken accepteren of negeren.


INDEX


55

3. Verantwoordelijkheid voor het milieu Wij verbinden ons ertoe milieuvriendelijker te werken. We moeten allemaal bijdragen tot een vermindering van de impact van onze activiteiten op het milieu. We moeten: De impact van onze dagelijkse activiteiten op het milieu verminderen door: • de milieunormen en -richtlijnen van de groep toe te passen; • het gebruik van hernieuwbare materialen en de ontwikkeling van milieuvriendelijke verpakkingen te stimuleren, terwijl we blijven voldoen aan de verwachtingen van onze klanten en de voorkeuren van onze consumenten; • ons eigen gedrag te wijzigen om de impact op het milieu te verkleinen door de hoeveelheid afval te verminderen, onnodig reizen te vermijden en water en energie te besparen; • ervoor te zorgen dat onvermijdbaar afval hergebruikt, gerecycleerd of op een verantwoorde manier verwijderd wordt; • alle nodige maatregelen te nemen om inbreuken op ons beleid inzake arbeidshygiëne, veiligheid en milieu te voorkomen; • alle lozingen of ongewone emissies in de lucht of het water te melden aan onze lijnmanager of lokale gezondheids-, veiligheids- en milieuadviseur. We mogen niet: • vermoede of bekende inbreuken op ons beleid inzake arbeidshygiëne, veiligheid en milieu negeren of accepteren.


INDEX


56

4. Mensenrechten We moeten de mensenrechten bevorderen en beschermen en ervoor zorgen dat wij niet rechtstreeks of onrechtstreeks meewerken aan eventuele schendingen van de mensenrechten. We moeten eventuele schendingen van mensenrechten op de arbeidsmarkt trachten te elimineren, vooral indien wordt vastgesteld dat zij op een of andere manier verband houden met onze activiteiten of onze toeleveringsketen. We moeten: • op zoek gaan naar bewijzen van daadwerkelijke of potentiële niet-naleving, met name in regio’s waar het bekend is of vermoed wordt dat kinderarbeid of gedwongen arbeid bestaat, en met anderen samenwerken om deze problemen aan te pakken; • anderen, zoals belangengroepen en overheden, ondersteunen en begeleiden en met hen samenwerken om hen te helpen bij hun inspanningen om schendingen van mensenrechten te elimineren; • samenwerken met onze leveranciers, licentiehouders, agenten en joint ventures om de toepassing van normen inzake minimumleeftijd en gedwongen arbeid aan te moedigen en te ondersteunen; • iedereen die direct of indirect met ons samenwerkt aanmoedigen om onze normen na te leven; • het recht beschermen van alle werknemers op vrijheid van gedachte, geweten en godsdienst, en op vrijheid van mening en meningsuiting, zoals beschreven in het deel Discriminatie en pesterijen in de Gedragscode; • de rechten vrijwaren van alle werknemers op gelijke bescherming tegen discriminatie zoals beschreven in het deel Discriminatie en pesterijen in de Gedragscode. We mogen niet: • personen tewerkstellen die jonger zijn dan vijftien jaar of dan de minimale tewerkstellingsleeftijd van de lokale omgeving of dan de leerplichtige leeftijd, afhankelijk van welke het hoogst is; • een onderscheid tegen een werknemer toelaten of maken op basis van de politieke, religieuze of jurisdictionele status van het land of het grondgebied waartoe hij behoort en, indien nodig, ervoor zorgen dat hij over een geldige werkvergunning beschikt indien hij tewerkgesteld wordt buiten het land van zijn nationaliteit; • discriminatie toestaan op grond van het recht van een werknemer om vrij deel te nemen aan zijn gemeenschapscultuur. Imperial Tobacco Gedragscode | 09.08.10 | DEFINITIEVE VERSIE

INDEX


57

5. Gemeenschapsbetrokkenheid en liefdadigheid Wij verbinden ons ertoe een positieve bijdrage te leveren aan de gemeenschappen waarin we werken en waar we tabak halen door de betrokkenheid van onze werknemers bij lokale gemeenschapsactiviteiten te ondersteunen en aan te moedigen. We moeten: • de voorafgaande goedkeuring krijgen van het gepaste Community Investment Committee alvorens ons ertoe te verbinden om namens de onderneming een goed doel of gemeenschapswerk te steunen; • goed nadenken alvorens, op verzoek van klanten, zakelijke partners, politici of ambtenaren, liefdadigheidsschenkingen of gemeenschapsinvesteringen te doen (zie de delen Belangenconflicten, Omkoping en Corruptie, Smeergelden en Geschenken en Entertainment in de Gedragscode); • nadenken over de gevoeligheid van gemeenschapsinvesteringen die verband houden met minderjarigen; • raadpleeg onze Internationale Marketingstandaarden om ervoor te zorgen dat eventuele schenkingen of investeringen op geen enkele manier ons eigen beleid schenden. We mogen niet: • gemeenschapsinvesteringen doen in of liefdadigheidsschenkingen aan nietgeregistreerde liefdadigheidsinstellingen of non-profitorganisaties die informeel of niet erkend zijn of personen of organisaties die niet zorgvuldig gescreend werden. Zie het intranet voor ondersteuning en richtlijnen met betrekking tot ons Gemeenschapsinvesteringsprogramma, onder meer wat betreft de kerngebieden waarop de onderneming zich focust en de voorwaarden onder welke financieringsaanvragen worden goedgekeurd.


INDEX


58

Meer informatie nodig? Raadpleeg het volgende Groepsbeleid op het intranet: • Gemeenschapsinvesteringen Raadpleeg ook de rubriek Bedrijfsverantwoordelijkheid op het intranet. Verdere informatie is ook te vinden in de volgende delen van deze Gedragscode: • Antiomkoping en corruptie • Geschenken en entertainment • Internationale sancties en handelsbeperkingen • Politieke schenkingen

Advies, begeleiding of hulp nodig? Wend u tot: • uw lijnmanager; • uw Community Investment Committee; • Group Corporate Responsibility.


INDEX


59

beheer van de Gedragscode


INDEX


60

Onze Gedragscode is speciaal ontworpen om zowel binnen als buiten de onderneming onze zakelijke activiteiten op consistente wijze te beheren.

Imperial Tobacco heeft waarheid, openheid en objectiviteit hoog in het vaandel. Wij hebben procedures ontwikkeld voor het onderzoeken en behandelen van potentiële schendingen van de Gedragscode om binnen de hele onderneming procedureconsistentie te garanderen.


INDEX


61

Verantwoordelijkheden De Chief Executive is verantwoordelijk voor het beheer van onze Gedragscode. Het Operationeel toezicht verloopt onder leiding van de secretaris van de onderneming, de directeur Commercial Integrity en de HR-directeur van de groep. Rapportering en registratie van mogelijke inbreuken op de Code Als u vermoedt dat onze Gedragscode geschonden werd, dan moet u zich eerst afvragen of de mogelijke inbreuk anoniem behandeld moet worden. Als u van mening bent dat dit zo is, dan moet u de zaak anoniem melden in overeenstemming met ons beleid inzake het onthullen van feiten in het algemeen belang (klokkenluidersregeling). Aspecten die in sterke mate uw verontrusting wekken, houden veelal verband met iets wat u gevraagd werd, met een situatie waarmee u geconfronteerd wordt of met het gedrag van anderen. Het gaat meestal om ernstige zaken zoals: • verdenkingen van criminele activiteiten; • het niet melden van een mogelijke productverduistering door een klant of leverancier; • omkoping, fraude of andere vormen van corrupte of oneerlijke praktijken; • het vervalsen van bedrijfsrecords of -rekeningen; • het opzettelijk verstrekken van onjuiste informatie of gegevens; • diefstal of misbruik van bedrijfseigendommen of -activa; • belangenconflicten; • een overtreding van de procedures of wetgeving op het vlak van gezondheid, veiligheid en milieu; • discriminatie of andere onnodige en nadelige behandeling tegen wie dan ook. De meeste zaken kunnen behandeld worden door een daartoe bevoegde Human Resource manager. Bespreek uw verontrusting met de Human Resource manager: hij zal u helpen om tot een evenwichtig en onpartijdig oordeel te komen. Veel van deze gevallen vormen geen schending van de Gedragscode en kunnen behandeld worden volgens lokale procedures.


INDEX


62

Dankzij dit gesprek zullen beide partijen kunnen bepalen of de zaak lokaal opgelost kan worden dan wel of er sprake is van een mogelijke schending van de Gedragscode. Als een potentiële inbreuk wordt vastgesteld, dan moet de Human Resource manager deze inbreuk registeren: hij moet daartoe een Gedragscoderapport opstellen met zo veel mogelijk informatie. Elk Gedragscoderapport moet onmiddellijk naar de directeur Commercial Integrity gestuurd worden, die dan samen met de HR Manager zal bepalen of de zaak lokaal dan wel door Commercial Integrity onderzocht moet worden. Als de persoon die de zaak oorspronkelijk gemeld heeft, het gevoel heeft dat de situatie niet adequaat werd opgelost, dan kan hij verdere acties ondernemen in overeenstemming met de klokkenluidersprocedure.

Het melden van bedenkingen

1. Bespreek de zaak met de aangewezen HR manager 2. Bepaal samen de omvang ervan

3. P robeer, indien mogelijk, lokaal een oplossing te vinden 4. Registreer de zaak

Rapportering van verontrustende feiten

1. Meld het feit aan de directeur Commercial Integrity

2. B epaal samen het onderzoeksniveau 3. S tart een onderzoek

Onderzoek eventuele overtredingen

1. V oer een onderzoek uit 2. Trek conclusies

3. R apporteer de conclusies

Rapportering van de resultaten

1. Overtredingen vastgesteld 2. Disciplinaire maatregelen

3. Corrigerende maatregelen


Breng de zaak indien nodig naar buiten

INDEX


63

Represailles Eventuele represailles tegen een werknemer die een mogelijke schending van onze Gedragscode meldt, zullen worden beschouwd als een schending van de Gedragscode. Wie betrokken blijkt te zijn bij de vermeende represailles zal onderworpen worden aan een onderzoek en, indien nodig, zullen verdere acties ondernomen worden. Onderzoek naar mogelijke overtredingen van onze Gedragscode Als een melding van een mogelijke schending van onze Gedragscode niet onmiddellijk opgelost kan worden, dan zal er een onderzoek plaatsvinden. Alle onderzoeken zullen grondig en eerlijk uitgevoerd worden in overeenstemming met de Gedragscode van de onderneming, met de lokale wettelijke verplichtingen en met de mensenrechten. Onderzoeksprincipes In overeenstemming met de registratie en de melding van potentiële inbreuken op de Code (zie hierboven), zullen de Human Resource manager en de directeur Commercial Integrity gezamenlijk bepalen of de zaak lokaal dan wel door Commercial Integrity onderzocht zal worden. Om de eerlijkheid en objectiviteit van de procedure te garanderen, zal, in voorkomend geval, de onderzoeksinstantie bestaan uit personen buiten de lokale werkomgeving waarin de eventuele overtreding heeft plaatsgevonden. Het onderzoek zal: • zo vlug mogelijk worden uitgevoerd om onrechtvaardigheid tegenover een betrokkene te vermijden; • uitgevoerd worden op een manier die de rechten van betrokkene ten volle eerbiedigt en garandeert dat de rechten van anderen niet worden geschonden. Dit houdt ook in dat de betrokkenen volledig in kennis gesteld worden van de aantijgingen tegen hen; • gebaseerd zijn op bewijsstukken, waaronder schriftelijke documenten en verklaringen van getuigen; • uitgevoerd worden op een professionele en respectvolle manier; • uitgevoerd worden in overeenstemming met de lokale praktijken en garanderen dat de betrokkenen tijdens de onderzoeksbijeenkomst een recht van vertegenwoordiging hebben; • streven naar transparantie inzake schriftelijke en mondelinge bewijzen; deze bewijzen zullen vertrouwelijk gehouden worden in overeenstemming met de rechten van de werknemer en met de toepasselijke wet. Indien uit een onderzoek redelijkerwijs blijkt dat een schending van de Gedragscode heeft plaatsgevonden, zullen verdere acties ondernomen worden, zoals disciplinaire acties.


INDEX


64

Disciplinaire maatregelen De normale disciplinaire procedures worden gevolgd en indien de Gedragscode geschonden werd, zullen passende disciplinaire maatregelen genomen worden, waaronder, in voorkomend geval, ontslag. Indien bewezen is dat de schending van de Gedragscode ook een crimineel karakter heeft, zal de onderneming de bevoegde autoriteit ondersteunen bij de vervolging van de betrokkene(n). Nadat alle onderzoeken krachtens de Gedragscode zijn uitgevoerd, worden de gegevens van de onderzoeksresultaten en de uiteindelijke beslissing, inclusief kopieën van alle afgegeven formele brieven, toegevoegd aan het persoonlijke dossier van de werknemer die de Gedragscode geschonden blijkt te hebben. Werknemers moeten zich ervan bewust zijn dat dergelijke informatie in hun arbeidsgegevens aanwezig kan blijven gedurende een door lokale overeenkomsten en bij wet vastgestelde periode. Rechten van beroep Alle personen die de Gedragscode geschonden blijken te hebben, hebben recht op een onafhankelijke beroepsprocedure tegen de beslissing en de voorgestelde maatregelen. Meer informatie over het recht op beroep kan verkregen worden bij uw Human Resource manager of uw vakbondsvertegenwoordiger of werknemersvertegenwoordiging/ondernemingsraad. Reporting Elke lokale medewerker dient eerlijk en accuraat alle feitelijke of potentiële schendingen van de Gedragscode te rapporteren. Human Resource managers moeten bij iedere zaak een Gedragscoderapport opstellen. Dit rapport moet onmiddellijk naar de directeur Commercial Integrity gestuurd worden. Raadpleeg Registratie en melding van inbreuken op de Code, Onderzoek naar potentiële inbreuken op de Code en Onderzoeksprincipes voor informatie over de manier waarop het gemelde feit behandeld zal worden.


INDEX


65

Commercial Integrity zal de CEO, de secretaris van de onderneming en de Human Resources directeur van de groep inlichten over alle voltooide en hangende onderzoeken naar schendingen van de Gedragscode, alsook over uiteindelijke beslissingen en genomen disciplinaire en corrigerende maatregelen. De secretaris van de onderneming zal het auditcomité van de groep en het risicocoördinatiecomité op de hoogte brengen van ernstige misdrijven. Handtekeningen en bevestiging Alle bestaande en nieuwe medewerkers moeten een bevestiging ondertekenen dat zij de Gedragscode gelezen hebben en akkoord gaan met de naleving ervan. Alle werknemers zullen op periodieke basis soortgelijke bevestigingen moeten ondertekenen. Het niet lezen van de Gedragscode of het niet tekenen van een bevestiging is in geen geval een reden om de Gedragscode niet na te leven.


INDEX


66

Gedragscode. Imperial Tobacco Gedragscode DEFINITIEVE VERSIE

Recommend Documents