GEDRAGSCODE HET LIGT IN ONZE HANDEN

GEDRAGSCODE HET LIGT IN ONZE HANDEN

2

INLEIDING Onze visie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Onze kernwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Waarom hebben we deze code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Speak Up! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1 OP ONZE WERKPLEK 1.1 Wij geloven in eerlijke arbeidsvoorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.2 Wij streven naar gezondheid en veiligheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.3 Wij bieden tal van mogelijkheden voor persoonlijke groei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.4 Wij zijn van mening dat diversiteit en integratie belangrijk zijn . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.5 Wij beschikken over nauwkeurige en volledige registraties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.6 Wij beschermen onze activa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2 IN ONZE MARKT 2.1 Wij streven naar kwaliteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2.2 Wij respecteren mededingingsrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.3 Wij garanderen verantwoorde handel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.4 Wij zien onze leveranciers als onze zakelijke partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 2.5 Wij garanderen bescherming van persoonlijke en bedrijfskritische informatie . . . . 34

3 SANDVIK IN DE WERELD 3.1 Wij hanteren zerotolerance voor omkoping en corruptie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 3.2 Wij zijn toegewijd aan onze verantwoordelijkheid voor het milieu . . . . . . . . . . . . . 40 3.3 Wij zorgen voor efficiënt en nauwkeurig fiscaal beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.4 Wij communiceren eerlijk, transparant en tijdig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 3.5 Wij gaan integer met publieke zaken om . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.6 Wij zijn actieve leden van de gemeenschappen waarvan we deel uitmaken . . . 48

Speak Up-lijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

3

HET LIGT IN ONZE HANDEN. DE GEDRAGSCODE VAN SANDVIK BEGELEIDT ONS IN ONZE DAGELIJKSE GANG VAN ZAKEN Sandvik kent een lange geschiedenis van ethisch en verantwoord zakelijk gedrag. Deze aanpak in al onze activiteiten heeft een belangrijke rol gespeeld in het wereldwijde succes van onze onderneming. Het is iets waar onze klanten op kunnen vertrouwen en waar we trots op mogen zijn. Maar zakendoen op wereldschaal, en in een complexe marktsituatie, kan lastig zijn. Ieder van ons kan soms worden geconfronteerd met situaties in onze dagelijkse bedrijfsactiviteiten waarin we twijfelen over hoe we nu moeten handelen of reageren.

ONZE GEDRAGSCODE ONDERSTEUNT ETHISCH EN VERANTWOORD ZAKENDOEN In deze gevallen biedt onze gedragscode duidelijke richtlijnen. Hierin wordt bevestigd dat wij ons sterk maken voor ethische en verantwoorde bedrijfspraktijken en naleving van de relevante wet- en regelgeving van de landen waarin wij actief zijn. Onze gedragscode beschrijft de gedragsprincipes waar wij allen naar streven en voorziet ons van praktische begeleiding in onze handelingen en alledaagse zakelijke beslissingen. Ik ben er stellig van overtuigd dat als we blijven werken in overeenstemming met de beginselen die zijn vastgelegd in onze gedragscode, we concurrentievoordeel behalen, verantwoordelijke en winstgevende groei kweken en toekomstige uitdagingen aankunnen.

WE OMARMEN DE BEGINSELEN VAN ONZE GEDRAGSCODE Onze visie “We set the industry standard” spreekt voor zich. Om in de branche de toon te zetten is het van fundamenteel belang dat wij zorgen voor onze mensen, onze zakenpartners, het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn. Onze kernwaarden, Customer Focus, Innovation, Fair Play en Passion to Win, ondersteunen onze bedrijfsvisie. Samen met internationaal erkende beginselen en wettelijke voorschriften vormen zij het fundament van onze gedragscode. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om te handelen in overeenstemming met onze gedragscode, ongeacht positie of plaats binnen Sandvik, en een omgeving te ondersteunen waarin wij vragen kunnen stellen of bezorgdheid kunnen uiten zonder angst voor represailles of vergelding. Daarom moedig ik u aan om bedenkingen die u hebt over onethisch gedrag tegenover uw manager of via Speak Up, het kanaal dat u de mogelijkheid biedt om vertrouwelijk te communiceren, uit te spreken. Ik kan het belang van werken volgens de hoogste ethische normen niet genoeg benadrukken, om zo onze weg naar verantwoorde en winstgevende groei te blijven vervolgen. Het ligt tenslotte in onze handen. We set the industry standard.

Olof Faxander PRESIDENT EN CEO

4

5

INLEIDING

ONZE VISIE

WE SET THE INDUSTRY STANDARD Sandviks visie “We set the industry standard” houdt in dat wij de standaard bepalen die anderen volgen. Dit bereiken we niet alleen door middel van technologie en expertise, maar ook en vooral door onze mensen en de relaties die we met onze klanten en stakeholders opbouwen. Het vereist een hoge mate van innovatief

denken overal in het bedrijf, binnen alle processen, en bij onze dagelijkse werkzaamheden. Onze visie ondersteunt het belang van een voortdurend streven om toonaangevend te worden in de branche en in de gekozen segmenten.

ONZE KERNWAARDEN Ons bedrijf heeft een lange en rijke geschiedenis, die mogelijk is gemaakt door generaties van medewerkers die gewijd zijn aan het succes van Sandvik. Onze kernwaarden zijn de ziel van het bedrijf. Ze begeleiden ons in onze activiteiten en dagelijkse beslissingen. Sandvik ontwikkelt voor de toekomst en daarom moeten wij ervoor zorgen dat onze waarden onze ambities blijven ondersteunen. Sinds de oprichting van Sandvik in 1862 heeft de onderneming dankzij een intense Customer Focus oplossingen kunnen creëren die beantwoorden aan de behoeften van onze klanten. Bij de industrialisatie van het Bessemerprocedé werd Sandvik-oprichter Göran Fredrik Göransson gedreven door Innovation, een waarde die

6

sindsdien onderdeel is van het bedrijfserfgoed. Fair Play is net zo belangrijk geweest voor het succes van de onderneming. Fair Play stimuleert medewerkers van Sandvik om bedrijfsactiviteiten uit te voeren volgens de hoogste ethische normen en met een sterke nadruk op duurzaamheid en de gemeenschap. En tot slot zouden Göran Fredrik Göransson en zijn team nooit zijn geslaagd zonder een Passion to Win - de passie om Sandvik een wereldwijd toonaangevend bedrijf te maken. Deze vier waarden hebben succes opgeleverd voor Sandvik in het verleden en zullen dat blijven doen in de toekomst.

CUSTOMER FOCUS Wij streven er voortdurend naar de verwachtingen van onze klanten te overtreffen en hen te laten excelleren in hun bedrijfsvoering. -- Ik zorg ervoor dat mijn dagelijkse werk meerwaarde oplevert voor onze klanten. -- Ik ben proactief en heb altijd de verwachtingen van onze klanten in gedachten. -- Ik zoek naar en reageer op de werkelijke behoeften van onze klanten.

FAIR PLAY

INNOVATION Wij geven de toekomst vorm met innovatieve oplossingen in al onze activiteiten. -- Ik heb de moed om op compleet nieuwe manieren te denken en ik omarm nieuwe perspectieven. -- Ik deel proactief kennis en ervaring. -- Ik probeer voortdurend onze manier van werken te verbeteren.

PASSION TO WIN

We doen zaken op een duurzame en verantwoorde wijze.

We worden gedreven door onze passie om ons bedrijf nummer één te maken.

-- Ik reageer altijd overeenkomstig onze hoge ethische normen en zet veiligheid voorop.

-- Ik ben moedig en neem graag het voortouw.

-- Ik houd altijd rekening met het milieu en de gemeenschappen waarin we actief zijn.

-- Ik stel ambitieuze doelen en kom mijn beloften na. -- Ik ben vastbesloten dat beetje extra te doen.

-- Ik geef om anderen en bouw relaties op die zijn gebaseerd op eerlijkheid, respect en vertrouwen.

7

INLEIDING

WAAROM HEBBEN WE DEZE CODE We willen graag een concurrerende, eerlijke, respectvolle en betrouwbare partner zijn voor onze klanten, onze huidige en toekomstige collega’s en onze leveranciers en andere stakeholders. Daarnaast willen we een maatschappelijk verantwoorde onderneming zijn. In de gedragscode van Sandvik (‘Code’) zijn de beginselen vastgelegd voor de manier waarop wij dit doen door onze visie en waarden om te zetten in dagelijks gedrag. De Code vertelt ons hoe we geacht worden te communiceren met onze stakeholders en de omringende wereld. De Code dient als een set van

principes voor ons dagelijks werk en is een beschrijving van onze gemeenschappelijke cultuur wereldwijd. De Code biedt ons een routekaart over hoe we bij Sandvik te werk gaan. Dit betekent dat we de tijd moeten nemen om deze Code te lezen en te begrijpen, consequent toe te passen en vragen te stellen als iets onduidelijk is.

DE CODE GELDT VOOR IEDEREEN De gedragscode geldt voor ieder van ons, van onze Raad van Bestuur tot al onze collega’s over de hele wereld. Als manager/supervisor of leidinggevende hebt u de bijzondere verantwoordelijkheid om het goede voorbeeld te geven door onze werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met deze Code en deze elke dag na te leven. U zorgt ervoor dat de mensen in uw team voorzien zijn van de nodige training om inzicht te krijgen in de Code en het bijbehorende beleid. We moeten altijd voldoen aan de lokale wetten, verordeningen en regels in elk van de landen waar we actief zijn. Onze Code stelt de minimale eisen. Als lokale, nationale of internationale wetgeving, voorschriften

of regels strengere eisen stellen aan zaken die zijn opgenomen in de Code, moeten die worden opgevolgd en nageleefd. Bij tegenstrijdigheid tussen deze Code en verplichte lokale wetten of regels, prevaleren de lokale wetten of regels. We hebben ook een aparte gedragscode voor leveranciers waarin wij onze eisen aangeven met betrekking tot integriteit, eerlijkheid en ethisch gedrag van onze leveranciers. Wij eisen van al onze leveranciers dat ze alles in het werk stellen om hieraan te voldoen, zowel in hun eigen bedrijfsvoering als hun toeleveringsketens.

WE MOETEN ONS ALLEMAAL HOUDEN AAN DE CODE Als bedrijf streven we ernaar onze zakelijke activiteiten uit te voeren op basis van eerlijkheid, integriteit en hoge ethische normen. Het is belangrijk dat ieder van ons dit begrijpt en tijdens de dagelijkse werkzaamheden dienovereenkomstig handelt, verantwoording aflegt en zich houdt aan deze beginselen en onze kernwaarden.

We dragen allemaal ons steentje bij om het succes van ons bedrijf nog lang te laten voortduren, onafhankelijk van onze functies. Het niet naleven van de principes uiteengezet in onze gedragscode wordt serieus genomen en kan leiden tot disciplinaire maatregelen of zelfs ontslag.

FUNDAMENT VAN ONZE CODE Goed presteren vanuit een verantwoord en duurzaam perspectief is cruciaal voor een succesvolle onderneming. Sandvik heeft een lange staat van dienst met werken in overeenstemming met geldende wetten en internationaal erkende beginselen en in samenwerking met onze lokale gemeenschappen. Het fundament van onze gedragscode is daarom, samen met onze kernwaarden, gebaseerd op de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, de ILO Verklaring over Fundamentele Principes en Rechten op het Werk, de Verklaring van Rio inzake Milieu en

8

Ontwikkeling en het Verdrag van de Verenigde Naties tegen Corruptie zoals geschetst in de tien principes van het United Nations Global Compact, waarvan wij deel uitmaken. Wij doen er alles aan om ons te houden aan deze principes, de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen en de VN-principes inzake het bedrijfsleven en mensenrechten. Wij zijn van mening dat we op die manier een stevige basis bieden die geschikt is voor een duurzamere toekomst voor Sandvik en voor onze stakeholders.

SPEAK UP! U kunt een situatie tegenkomen die niet in overeenstemming lijkt te zijn met de beginselen die in onze gedragscode, ons beleid of de wet zijn uiteengezet. In een dergelijk geval verwachten wij dat u het bedrijf op de hoogte stelt van uw bezorgdheid. SPEAK UP-MOGELIJKHEDEN Als u een medewerker bent, gaan wij ervan uit dat u gevallen van niet-naleving rechtstreeks aan uw manager rapporteert. Als u echter liever niet naar uw manager stapt, of als u geen medewerker bent, kunt u gebruikmaken van ons Speak Up-systeem.

Speak Up is 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar via onze intranet- of internetportals en via landelijke telefonische hulpdiensten in alle landen waar Sandvik activiteiten heeft. Naast het signaleren van incidenten kunt u via het systeem ook vragen stellen met betrekking tot de Code.

Speak Up online: SANDVIK.COM/SPEAKUP Telefonisch: zie het hotlinenummer van uw land op pagina 50 of op de Speak Up-portal

DE SPEAK UP-PROCEDURE Alle meldingen die we ontvangen worden beoordeeld door de desbetreffende Group Function en indien nodig wordt een intern onderzoek ingesteld. Relevante informatie die u (de melder) verstrekt, wordt opgenomen in een database voor dossierbeheer en mogelijk neemt een onderzoeker contact met u op voor meer informatie.

Wij doen ons uiterste best om de vertrouwelijkheid van de informatie die u ons verschaft te bewaren. Indien de plaatselijke wetgeving dit toestaat, kan de melder anoniem blijven. We moedigen alle melders echter sterk aan om zichzelf bekend te maken ter bevordering van een onderzoek.

Meer informatie over de procedure is te vinden op: SANDVIK.COM/SPEAKUP

BELEID VAN GEEN VERGELDING (NO RETALIATION POLICY) Uw privacy en integriteit zijn te allen tijde van het grootste belang voor ons. Dit is met name van belang voor die momenten dat u of een collega naar voren stapt met een probleem of het vermoeden van schending van

onze Code, ons beleid of de wet. Zoals beschreven in ons Speak Up-beleid hoeven medewerkers of zakelijke partners die in goed vertrouwen hun bezorgdheid uiten, geen represailles te vrezen.

9

1 OP ONZE WERKPLEK

OP ONZE WERKPLEK

1.1 WIJ GELOVEN IN EERLIJKE ARBEIDSVOORWAARDEN Eerlijke arbeidsvoorwaarden: een fatsoenlijke en humane werkomgeving, die iedereen in staat stelt om zo goed mogelijk te presteren in ons bedrijf en waar we actief zijn.

12

ONZE BEGINSELEN Als onderneming weten we wat onze verantwoordelijkheden zijn tegenover onze medewerkers en daarom bevorderen we veilige en gezonde werkmethoden. Wij hanteren een zerotolerancebeleid voor iedere vorm van kinderof dwangarbeid. Wij staan geen werktijden toe die niet in overeenstemming zijn met nationale wetten en branchenormen. Wij betalen lonen en bieden secundaire arbeidsvoorwaarden die concurrerend op de markt en conform de branchenormen zijn in de landen waarin we opereren. Wij erkennen en respecteren het recht van onze medewerkers op vrijheid van vereniging en collectieve arbeidsonderhandelingen.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- Het is uw verantwoordelijkheid inzicht te krijgen in uw eigen arbeidsvoorwaarden. -- Uw manager/supervisor heeft de bijzondere verantwoordelijkheid om het goede voorbeeld te geven en eerlijke arbeidsomstandigheden te bevorderen. -- U hebt recht op een schriftelijke arbeidsovereenkomst of werkaanbieding waarin de voorwaarden en bepalingen van uw dienstverband staan vermeld.

WAT MOET IK DOEN? ? In dit document wordt verwezen naar “wij”.

Wie zijn “wij”? ! De term “wij” wordt gebruikt om alle medewerkers

van Sandvik te beschrijven, ongeacht bedrijfsonderdeel, productgebied, functie of rol. Dit geldt voor al onze dochterondernemingen wereldwijd en de joint ventures die Sandvik beheert. Wij hebben allemaal de verantwoordelijkheid om onze Code, ons beleid en de wet- en regelgeving na te leven die gelden voor ons dagelijks werk.

? We hebben een grote bestelling ontvangen van

een klant, waarvoor velen van ons gedurende enkele maanden op rij maximaal moeten overwerken. Hoewel ik begrijp dat het belangrijk is voor het bedrijf, is het belastend voor mijn gezin. Is er iemand met wie ik kan praten om tot een werkbare oplossing te komen? ! Het is uiteraard de bedoeling dat u eerst naar

uw directe supervisor of manager stapt. Zorg dat hij/zij duidelijk begrijpt hoeveel druk dit legt op u en uw gezin. In de meeste gevallen is een passende oplossing mogelijk met een open en eerlijke dialoog. Als het niet mogelijk is om tot een aanvaardbare overeenkomst te komen, neemt u contact op met uw Human Resourcesvertegenwoordiger of Work Representative, indien van toepassing, voor verder advies.

-- U kunt duidelijke en regelmatige communicatie over uw loon en secundaire arbeidsvoorwaarden verwachten. -- U hebt het recht werknemersvertegenwoordigers te benoemen en werknemersorganisaties te vormen of lid te worden van een vakbond van uw eigen keuze. -- Uw beslissing over het al dan niet lid worden van een vakbond, vormen van een werknemersorganisatie of aanwijzen van een werknemersvertegenwoordiger is een individuele keuze; u wordt gerespecteerd ongeacht welke beslissing u neemt. -- In die situaties waarin het recht op vrijheid van vereniging en collectieve arbeidsonderhandelingen wordt beperkt door de wet, kan Sandvik u helpen met middelen voor onafhankelijke en vrije vereniging en onderhandelingen indien u hierom vraagt. -- U zult met respect worden behandeld en niet worden onderworpen aan fysieke, verbale of financiële bestraffing.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: concernbeleid voor beloningen en secundaire arbeidsvoorwaarden (Group Compensation and Benefits Policy) Contactpersonen: Uw manager/supervisor, Human Resources-team

13

OP ONZE WERKPLEK

1.2 WIJ STREVEN NAAR GEZONDHEID EN VEILIGHEID Gezondheid en veiligheid: de verstrekking van leiderschap, werkplekken en werkmethoden die resulteert in een cultuur waar iedereen streeft naar voorkoming van letsel en beroepsziekten

14

ONZE BEGINSELEN Bij de uitvoering van onze zakelijke activiteiten zijn wij toegewijd aan onze visie “Zero Harm” voor onze medewerkers, onze aannemers, onze leveranciers en onze klanten. We integreren gezondheid en veiligheid in elk aspect van ons dagelijks werk en geloven dat een volledig verankerde cultuur van veiligheid en gezondheid een zakelijk voordeel betekent. Wij zijn van mening dat actief, moedig en zichtbaar leiderschap op het gebied van veiligheid en gezondheid, ongeacht iemands functie, een kritieke succesfactor is. Wij erkennen, bevorderen en delen goede gezondheidsen veiligheidsgebruiken in het hele bedrijf.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U neemt de tijd om inzicht te krijgen in de gezondheids- en veiligheidsrisico’s van uw dagelijkse werkzaamheden en de acties die u kunt ondernemen om ze te voorkomen. -- U voldoet altijd aan alle huidige beleidsregels en de lokale wetgeving, regels en procedures op het gebied van veiligheid en gezondheid en deelt uw ideeën als u verdere voorstellen hebt om de risico’s te beperken. -- U voert een persoonlijke risicoanalyse uit onmiddellijk vóór de aanvang van een taak om te zorgen dat de procedures, persoonlijke beschermingsmiddelen en noodvoorzieningen afdoende en aanwezig zijn. -- U stopt met werken en meldt het onmiddellijk bij uw manager/ supervisor als u denkt dat een taak kan leiden tot ziekte of letsel voor u of uw collega’s. -- Ongeacht uw rol vertoont u actief, moedig en zichtbaar leiderschap op het gebied van gezondheid en veiligheid. -- U onderneemt persoonlijk actie om te zorgen dat uw gezondheid en welzijn niet negatief worden beïnvloed door uw werk en neemt deel aan de gezondheids- en veiligheidsprogramma’s die worden aangeboden op uw locatie.

WAT MOET IK DOEN? ? Ik heb een dringende taak te doen waarvan

ik dacht dat hij veilig was, maar nu de omstandigheden op de werkplek zijn veranderd, ben ik bang dat ik gewond kan raken. ! Voer een persoonlijke risicoanalyse uit om te

controleren of de procedures en uw apparatuur nog wel voldoen voor de taak. Als u nog steeds onzeker bent, stopt u met werken en neemt u onmiddellijk contact op met uw manager/ supervisor.

? Ik gebruik vrij verkrijgbare medicijnen die ik bij

de drogist heb gekocht om griepsymptomen te bestrijden. Er staat op de verpakking dat sommige mensen er slaperig van worden. Moet ik dit aan iemand op het werk vertellen? ! U moet dit bespreken met uw supervisor voordat u

aan het werk gaat, om zeker te zijn dat de effecten van de medicatie (of van een gebrek aan slaap veroorzaakt door de ziekte) u of anderen niet in gevaar brengen.

? Ik ben op zakenreis voor een paar dagen.

Waar moet ik aan denken voordat ik vertrek? ! Tref de volgende voorbereidingen:

-- Zoek uw route en bestemming op -- Neem deel aan een programma over veiligheidsvoorschriften -- Houd rekening met verschillende risicoscenario’s -- Zorg dat u een lijst hebt met actuele nummers en contactpersonen voor noodgevallen Uiteindelijk bent u verantwoordelijk voor uw eigen veiligheid.

-- Bij de uitvoering van bedrijfsactiviteiten en tijdens zakelijke reizen hebt u de verantwoordelijkheid om uw gezond verstand te gebruiken wat betreft veilig gedrag.§ -- U zorgt ervoor dat u altijd “in staat bent om te werken”. Dit betekent dat u geen nadelige effecten ondervindt als gevolg van medische of fysieke omstandigheden, medicijn- of alcoholgebruik, vermoeidheid of stress.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: beleid voor veiligheid, gezondheid en milieu (VGM) (Veiligheid, Gezondheid & Milieu Policy); gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en -procedures ter plaatse Contactpersonen: VGM-managers ter plaatse

15

OP ONZE WERKPLEK

1.3 WIJ BIEDEN TAL VAN MOGELIJKHEDEN VOOR PERSOONLIJKE GROEI Het prestatiemanagementproces draait om de ambitie om arbeidsomstandigheden aan te bieden die medewerkers stimuleren goed te presteren, persoonlijke verantwoordelijkheid te nemen en continu hun persoonlijke en professionele bekwaamheid te ontwikkelen.

16

ONZE BEGINSELEN We hebben een cultuur waarin medewerkers zich gesterkt voelen om de normen van morgen neer te zetten door bekwaamheden te creëren, te verwerven en over te dragen. Wij bieden ontwikkelingsmogelijkheden die onze mensen laten groeien en in staat stellen om hun ambitie om te zetten in duurzame ontwikkeling voor het individu, het team en het bedrijf. Ongeacht de locatie of organisatie hebben we allemaal het recht om deel te nemen aan het proces van prestatiemanagement. Wij fungeren als rolmodellen als het gaat om het stellen van doelen, voeren van het functioneringsgesprek en de follow-up.

WAT MOET IK DOEN? ? Ik ben onlangs verhuisd naar een

nieuwe afdeling en weet niet welke ontwikkelingsmogelijkheden er specifiek voor mijn nieuwe rol zijn. Tot wie moet ik me richten? ! Praat eerst met uw directe supervisor/manager.

Als hij of zij niet in staat is om u te helpen, gaat u naar een medewerker van Human Resources.

? Het is tijd voor de individuele

functioneringsgesprekken. Wat wordt er van mij verwacht als medewerker? ! Bereid uzelf voor door uw functieomschrijving en

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U bent verantwoordelijk voor uw eigen leerproces om continu kennis en vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om te slagen in uw dagelijkse werk.

uw doelstellingen door te nemen. Denk na over uw prestaties en al dan niet behaalde doelen. Denk aan uw wensen op het gebied van ontwikkeling.

-- U draagt bij aan het proces van doelen stellen, het functioneringsgesprek en de follow-up. -- U bent op de hoogte van de nieuwste zakelijke ontwikkelingen en de impact die ze hebben op uw dagelijkse werkzaamheden. -- Als manager zorgt u ervoor dat de bedrijfsstrategie wordt onderverdeeld in specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden doelstellingen (SMART) die duidelijk zijn voor iedereen in het team. -- Als manager moet u vorderingen beoordelen en medewerkers coachen door feedback te vragen en te geven.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: beleid voor prestatiemanagement (People Performance Management Policy), beleid voor aantrekken, werven en ontwikkelen (Attract, Recruit and Develop Policy), HR-strategie (People Strategy), leiderschapsmodel van Sandvik, kernwaarden van Sandvik Contactpersonen: HR Services, Center of Expertise, Talent & Developmen

17

OP ONZE WERKPLEK

1.4 WIJ ZIJN VAN MENING DAT DIVERSITEIT EN INTEGRATIE BELANGRIJK ZIJN Wij zien diversiteit als persoonlijke en culturele verschillen en als uiteenlopende werk- en levenservaring. Met integratie stimuleren we diversiteit. We stellen alle medewerkers in staat om een bijdrage te leveren in overeenstemming met hun volledige potentieel en daarvan gebruik te maken bij onze dagelijkse werkzaamheden.

18

ONZE BEGINSELEN Wij zijn van mening dat diversiteit en integratie bronnen van innovatie en hulpmiddelen vormen om te voldoen aan de verwachtingen van klanten in onze wereldwijde markt. We zien diversiteit en integratie als middelen om talent aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden. Samenwerken als een team en gebruikmaken van de unieke competenties en kennis van iedereen is cruciaal voor ons succes. Om te kunnen profiteren van al onze verschillende perspectieven, hechten we veel waarde aan een cultuur van integratie op onze werkplek. We streven ernaar gelijke kansen te bieden ongeacht ras, etnische afkomst, nationaliteit, godsdienst of overtuiging, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of -uiting, leeftijd, handicap, burgerlijke staat of gezinssituatie, of enig ander kenmerk beschermd door toepasselijke wetten en voorschriften. Wij aanvaarden geen enkele vorm van intimiderend of respectloos gedrag, pesterijen, intimidatie, ongewenste seksuele toenaderingen of onwettige discriminatie.

WAT MOET IK DOEN? ? José is nieuw in ons team. Als zijn manager

weet ik dat hij veel ervaring heeft die van grote waarde kan zijn voor ons. Tijdens vergaderingen wisselt hij echter zelden ideeën uit. Misschien komt dat omdat we onze vergaderingen in zijn tweede taal voeren. Moet ik hem met rust laten en hopen dat hij iets zal bijdragen in de toekomst? ! Nieuw zijn in een team is een uitdaging op zich,

maar des te meer tijdens vergaderingen – met name als je werkt in een tweede (of zelfs derde) taal. Vraag José wanneer de gelegenheid zich tijdens vergaderingen voordoet rechtstreeks naar zijn standpunt of ervaring. Maak het gemakkelijker voor hem om deel te nemen, net zoals u zou doen met elk ander teamlid dat zich niet vaak laat horen. José geeft er mogelijk de voorkeur aan dat u hem buiten de vergadering aanspreekt. Misschien voelt hij zich dan meer op zijn gemak en is hij meer bereid om iets bij te dragen.

? Op het werk heb ik gemerkt dat een van

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U stimuleert altijd een positieve werkomgeving waarin verschillen worden gewaardeerd en gerespecteerd en u bevordert een cultuur van integratie. -- U bent ruimdenkend, bevordert de teamgeest en -- moedigt nieuwe ideeën en leren van anderen aan. -- U sluit geen mensen uit van mogelijkheden voor ontwikkeling, discussies of werkgelegenheid binnen uw organisatie. -- U bevordert de ontwikkeling van een gevarieerd personeelsbestand op alle niveaus en in alle functies en moedigt dit aan.

mijn collega’s niet goed wordt behandeld. Zowel managers als collega’s praten over deze persoon op een veroordelende manier en tijdens lunchpauzes wordt de persoon systematisch genegeerd. Op een ochtend merkte ik ook dat het werkgereedschap van mijn collega kapot waren gemaakt. Wat verwachten jullie van mij? ! Het is niet makkelijk om u in dergelijke kwesties

te mengen, maar we moedigen alle medewerkers sterk aan om een probleem van waargenomen pesterijen, intimidatie of onwettige discriminatie te melden bij het management of Human Resources. U kunt het probleem ook melden via het vertrouwelijke rapporteringssysteem van het bedrijf: “Speak Up”. Daarnaast kunt u uw collega aanspreken over zijn of haar kijk op de situatie.

VOOR MEER INFORMATIE Relevant policies, procedures and guidelines: Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: beleid voor diversiteit en integratie (Diversity and Inclusion Policy), beleid voor aantrekken, werven en ontwikkelen, concernbeleid voor beloningen en secundaire arbeidsvoorwaarden, beleid voor beheer van talent en opvolging (Talent and Succession Management Policy) Contactpersonen: HR Services, Center of Expertise, Talent & Developmen

19

OP ONZE WERKPLEK

1.5 WIJ BESCHIKKEN OVER NAUWKEURIGE EN VOLLEDIGE REGISTRATIES Dit omvat zowel financiële als niet-financiële gegevens zoals notulen, nota’s, contracten, financiële overzichten, loonlijsten, uitgaven, dossiers van Human Resources, veiligheids- en milieugegevens, productinformatie en boekhoudkundige brondocumenten.

20

ONZE BEGINSELEN Wij zijn van mening dat de integriteit en nauwkeurigheid van onze bedrijfsgegevens van het grootste belang zijn. We houden goed beheerde en accurate gegevens bij die overeenkomen met alle toepasselijke juridische vereisten en branchenormen. Dit geldt voor elk onderdeel van ons bedrijf. Wij stellen onze financiële gegevens tijdig op en deze zijn gebaseerd op feiten die onze zakelijke transacties vertegenwoordigen. Wij hanteren een systeem van beheersmaatregelen om te verzekeren dat de bedrijfsgegevens te allen tijde nauwkeurig zijn.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U bent verantwoordelijk voor een accurate registratie van uw zakelijke transacties elke dag. -- U bewaart documenten en gegevens en houdt deze up-to-date in overeenstemming met de van toepassing zijnde vereisten van de klant en de wet. -- U komt de gedelegeerde bevoegdheid na voor goedkeuring van financiële en andere zakelijke beslissingen. -- U zorgt ervoor dat elke rapportage of registratie correct is en niet onjuist of misleidend.

WAT MOET IK DOEN? ? Het is de laatste week van het eerste kwartaal.

Om binnen onze begroting te blijven, denk ik erover om bepaalde uitgaven voor leveringen en andere materialen die wij eerder deze maand hebben ontvangen in het tweede kwartaal te boeken. Is dit toegestaan? ! Absoluut niet. Alle uitgaven en inkomsten moeten

worden opgenomen in de periode waarin ze zijn voorgekomen of gerealiseerd.

? Ik was op zakenreis en ben een paar kwitanties

voor taxi’s en maaltijden kwijtgeraakt. Kan ik een vergoeding krijgen als ik mijn kosten niet kan documenteren? ! Mogelijk. We raden u aan altijd een creditcard te

gebruiken tijdens zakenreizen omdat die gegevens kunnen worden gebruikt als bewijs van een uitgave. Als u per ongeluk uw kwitanties kwijtraakt, dient u contact op te nemen met uw manager/ supervisor om erachter te komen of u kunt worden vergoed. Voor uitgaven boven een bepaald bedrag kan uw manager/supervisor vergoeding zonder kwitanties weigeren. Zelfs als u recht hebt op vergoeding, moet alle documentatie die u verplicht bent te overleggen exact overeenkomen met uw uitgaven. Het is nooit aanvaardbaar dat u een valse, misleidende of onjuiste uitgave voor vergoeding indient.

-- U houdt uw werktijden en zakelijke uitgaven nauwkeurig bij volgens de plaatselijke voorschriften. -- U bent verantwoordelijk voor het documenteren en bijhouden van accurate en eerlijke registratie van product- en procescontroles.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: Power of Sandvik, beleid voor financiële verslaglegging en procedures (Financial Reporting and Procedures Policy) Contactpersonen: Group Finance, Groep Legal, HR Services, VGM-manager ter plaats

21

OP ONZE WERKPLEK

1.6 WIJ BESCHERMEN ONZE ACTIVA Activa zijn materieel of immaterieel. Voorbeelden van materiële vaste activa zijn onroerend goed, grondstoffen, producten, machines en persoonlijke uitrusting. Voorbeelden van immateriële activa zijn merken, patenten, handelsmerken, kennis, handelsgeheimen, auteursrechten, goodwill en informatie. Fraude omvat elke opzettelijke of doelbewuste handeling om de onderneming te beroven van eigendom of geld door misleiding of op andere oneerlijke wijze. Diefstal vindt plaats als bezittingen van de onderneming worden meegenomen zonder de vereiste goedkeuring.

22

ONZE BEGINSELEN Wij zijn ons bewust van onze activa en beschermen deze tegen schade, verlies en strafbare handelingen, aangezien ze van vitaal belang zijn voor ons bedrijf. Wij volgen interne beheersmaatregelen gericht op behoud en bescherming van onze activa. We gebruiken activa alleen voor zakelijke doeleinden, tenzij het betreffende management anderszins goedkeuring verleend. Wij gebruiken activa nooit voor persoonlijk gewin of voor illegale activiteiten.

WAT MOET IK DOEN? ? Een klant vertelt u dat een product dat hij/zij

heeft gekocht van zeer slechte kwaliteit is en hij/zij vermoedt dat het niet een echt product van ons bedrijf is, maar een namaakproduct met onze merknaam. ! Neem onmiddellijk contact op met het Trademark

Team, zodat ze een onderzoek kunnen starten naar de herkomst van het product en juridische stappen kunnen zetten. Voor de contactgegevens verwijzen wij u naar de portal van Intellectual Property op het Sandvik Group Intranet.

? Bij het afdrukken van een document op kantoor

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U hebt de verantwoordelijkheid om passende middelen te gebruiken ter bescherming van onze activa tegen verlies, diefstal, beschadiging en/of misbruik. -- U volgt en houdt zich aan de interne beheersmaatregelen en procedures van het bedrijf. -- U gebruikt onze merken, patenten, handelsmerken, kennis en auteursrechten op verantwoorde wijze en volgens de instructies. -- U gebruikt onze bedrijfscomputers, telefoons of IT-systemen niet om materiaal te bekijken dat ongepast, illegaal, seksueel expliciet of anderszins aanstootgevend is.

vindt u een kopie van een inkooporder. Het lijkt een order te zijn waarvan u weet dat die een paar dagen eerder is afgerond. U neemt de lijst met leveringen door en ziet dat er extra items lijken te zijn toegevoegd aan wat oorspronkelijk werd besteld. U vermoedt dat de oorspronkelijke inkooporder is gewijzigd om de extra items toe te voegen. Wat moet u doen? ! We raden u aan om uw twijfels of verdenkingen

bij uw manager te melden, of te rapporteren via het vertrouwelijke meldsysteem van het bedrijf: “Speak Up”.

-- Praat met uw manager als u diefstal, beschadiging en/of misbruik van onze activa opmerkt of vragen hebt over het juiste gebruik ervan. -- U draagt verantwoordelijkheid om vermoedens of twijfels over frauduleus gedrag, diefstal, witwassen van geld of andere illegale activiteiten te melden.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: IP-beleid (IP Policy), beveiligingsbeleid (Security Policy), beleid voor aantrekken, werven en ontwikkelen, merkenbeleid (Brand Policy), beleid voor zakelijk contentbeheer (Enterprise Content Management Policy), beleid voor externe communicatie (External Communication Policy), beleid voor interne communicatie (Internal Communication Policy) Contactpersonen: Group Security, Sandvik Intellectual Property, Group Communication

23

2 IN ONZE MARKT

IN ONZE MARKT

2.1 WIJ STREVEN NAAR KWALITEIT Kwaliteit is voldoen aan eisen en dat betekent dat we aandacht besteden aan elk aspect en leveren wat er van ons verwacht wordt, vanaf de eerste keer, keer op keer, en altijd op tijd.

26

ONZE BEGINSELEN Onze inspanningen en activiteiten worden ingegeven door een inzicht in onze klanten en hun wensen, en we zijn erop gebrand om de beste kwaliteit te leveren. We doen ons best om onze klanten te voorzien van producten en diensten die voldoen aan hun verwachtingen of die zelfs overtreffen. Kwaliteit van leiderschap, betrouwbaarheid, levering en duurzaamheid zijn van cruciaal belang voor optimale klanttevredenheid. “Geen gebreken” (zero defects) is ons uitgangspunt in alles wat we doen om hoge kwaliteit te bereiken.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- Met een “door mij goed afgeleverd”-mentaliteit (right from me) streeft u continu naar kwaliteit door de kans op fouten in elke afzonderlijke handeling en transactie te elimineren. -- U hebt een verantwoordelijkheid om onze kwaliteitsprincipes, doelstellingen en Key Performance Indicators (KPI’s) te begrijpen, onze zakelijke behoeften duidelijk te ondersteunen en onze klantgerichtheid te versterken. -- U luistert naar onze klanten (zowel intern als extern) en begrijpt hun behoeften en uitdagingen alvorens overeenstemming te bereiken over de eisen. -- U bent opgeleid en gekwalificeerd voor uw werk. -- U hebt een proactieve houding ten opzichte van leren en elke dag beter worden.

WAT MOET IK DOEN? ? Als we tijd hebben, doen we het goed. Echter,

aan het eind van een kwartaal voelen we de druk van “de cijfers” en is er soms niet genoeg tijd. Dan leveren we gewoon, ongeacht wat het resultaat is. ! Kwaliteit en veiligheid gaan hand in hand. Als we

producten en diensten leveren die niet voldoen aan de overeengekomen eisen, brengen we onze klanten en onze merknaam in gevaar. Dit is niet toegestaan. Praat met uw manager als u voelt dat het die kant opgaat.

? Ik heb gehoord over “door mij goed afgeleverd”.

Maar ik vind het moeilijk om er in mijn dagelijkse werk zeker van te zijn dat ik echt alles goed heb gedaan. Wat kan ik doen om dat te verbeteren? ! “Door mij goed afgeleverd” is eigenlijk een manier

van denken. De mentaliteit om alles de eerste keer goed te doen zou een van onze belangrijkste prioriteiten moeten zijn, omdat dit beter en efficiënter is dan dingen achteraf corrigeren. Zorg er daarom voor dat u alle vereisten met betrekking tot uw handelingen of taak begrijpt. Als u in een team werkt, bespreek dit dan met uw team en zorg ervoor dat iedereen het begrijpt. Zorg er ook voor dat u aan elke eis kunt voldoen. Als er twijfel bestaat, bespreek en verduidelijk dit dan met de persoon die uw werk in ontvangst neemt (dit is uw “klant”). Soms is het mogelijk een eis te veranderen ten behoeve van u en uw klant, maar elke verandering moet formeel plaatsvinden volgens de regels van uw organisatie (documentatie, goedkeuringen, enzovoort). Neem contact op met uw manager voor hulp.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: kwaliteitsbeleid per bedrijfsonderdeel (Business Area Policies on Quality) Contactpersonen: Uw manager, uw Quality Department

27

IN ONZE MARKT

2.2 WIJ RESPECTEREN MEDEDINGINGSRECHT Mededingings- en antitrustwetgeving verbieden mededingingsbeperkende overeenkomsten, misbruik van marktmacht en mededingingsbeperkende fusies en overnames.

28

ONZE BEGINSELEN Wij zijn van mening dat concurrentie in het belang is van ons bedrijf, onze aandeelhouders, onze klanten, onze medewerkers en de maatschappij in het algemeen vanwege de stimulerende werking op efficiëntie en innovatie, de basis van een goed functionerende markteconomie. Wij respecteren mededingingsrecht in alle markten waar wij actief zijn. We trainen onze medewerkers zodat zij op gedegen kennis hebben van het mededingingsrecht en situaties kunnen herkennen waarin mededingingsrechtelijke overwegingen relevant zijn. We zorgen voor intern deskundig juridisch advies om medewerkers te helpen bij het omgaan met mededingingsrecht.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U hebt een verantwoordelijkheid om het beleid inzake mededingingsrecht van ons bedrijf en de eisen met betrekking tot uw dagelijkse werkzaamheden te begrijpen. -- U maakt geen afspraken met concurrenten die mededinging kunnen beperken. -- U mag geen gevoelige commerciële informatie bespreken of uitwisselen met concurrenten. -- U dient zich bewust te zijn van de speciale regels die van toepassing zijn op ondernemingen met een aanmerkelijke marktmacht als u werkt met producten of diensten in een markt waarin Sandvik een marktaandeel heeft van meer dan 40% (20% in Brazilië). -- U moet tijdig juridisch advies inwinnen bij de Competition Law Compliance Manager of een ander lid van Group Legal Support als u een regeling overweegt waarvan het onduidelijk is of het wel op een legitieme manier invulling geeft aan een zakelijke doelstelling.

WAT MOET IK DOEN? ? Ik overweeg deel te nemen aan een bijeenkomst

waar ook concurrenten aanwezig zullen zijn. Waar moet ik rekening mee houden? ! U kunt alleen deelnemen aan een bijeenkomst

met concurrenten als u zeker weet dat het doel van de bijeenkomst legitiem is. Het is bijvoorbeeld algemeen aanvaardbaar om deel te nemen aan bijeenkomsten van brancheorganisatie of om met een concurrent af te spreken die ook onze leverancier is en de voorwaarden van levering te bespreken. Als u twijfelt of het doel legitiem is, moet u advies vragen aan Group Legal Support. Als u de bijeenkomst bijwoont, moet u inzicht hebben in de mededingingsrechtelijke verbodsbepalingen met betrekking tot contact tussen concurrenten en de procedures voor het omgaan met zulk contact. Lees voor meer informatie de procedure: “Contact met concurrenten” (Contacts with Competitors).

? Ik wil graag informatie verzamelen over de

strategieën en prijzen van onze concurrenten. Welke bronnen kan ik gebruiken? ! Informatie over het commerciële gedrag van

concurrenten kunt u verkrijgen uit alle openbare bronnen zoals websites, brochures, jaarverslagen en publicaties. U mag ook gegevens over een concurrent van een klant in ontvangst nemen als deze informatie vrijwillig tijdens legitieme onderhandelingen wordt verstrekt. Het is volstrekt illegaal om commercieel gevoelige informatie direct of indirect van concurrenten te verkrijgen.

-- U moet altijd contact opnemen met Group Legal Support als u merkt of vermoedt dat de mededingingsregels zijn overtreden.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: beleid inzake mededingingsrecht (Competition Law policy), intranetpagina’s over mededingingsrecht Contactpersonen: Group Legal Support Vragen kunt u sturen naar [email protected]

29

IN ONZE MARKT IN ONZE MARKT

2.3 WIJ GARANDEREN VERANTWOORDE HANDEL Handelsvoorschriften hebben betrekking op gebieden zoals herkomstregels, classificatie van goederen door de douane, tariefbepaling door de douane, classificatie van exportcontrole, beheer van uitvoervergunningen, screening op handelsbeperkingen, embargo’s en sancties, antiboycotbepalingen en verordeningen inzake conflictmineralen. Conflictmineralen zijn grondstoffen die door winning, transport of handel direct of indirect gewapende groepen steunen en/of leiden tot grove schendingen van mensenrechten in conflictgebieden en risicovolle gebieden.

30

ONZE BEGINSELEN Wij leveren producten en diensten aan landen over de hele wereld en houden toezicht op de naleving van alle toepasselijke importen exportwetten en -voorschriften. Wij werken actief aan een hoog bewustzijn van trade compliance in ons bedrijf en streven ernaar trade compliance in alle dagelijkse activiteiten te integreren. Wij zijn van mening dat een goed functionerende trade compliance-structuur nieuwe zakelijke kansen vergemakkelijkt. Wij streven ernaar een cultuur te creëren waarin het kennisuitwisseling en samenwerking wordt gestimuleerd, hetgeen leidt tot een wijdverbreide toepassing van best practices. Wij willen toonaangevend zijn als het gaat om verantwoorde handel en dragen bij aan de ontwikkeling van passende maatregelen in de wereldwijde handelswereld.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U hebt een verantwoordelijkheid om de trade compliancevoorschriften en -regelgeving met betrekking tot uw dagelijkse werkzaamheden te begrijpen. -- Bij handel moet u altijd rekening houden met de volgende factoren:

Wat – weet wat de kenmerken van uw goederen zijn, zowel de fysieke als de niet-fysieke

Vanuit – weet wat de herkomst van uw levering is en welke wetgeving in het land van verzending geldt Naar – weet wat de sancties en wetgeving van het land van bestemming zijn

Wie – weet zeker dat op uw zakelijke partner geen beperkingen van toepassing zijn



Waarom – weet wat het eindgebruik van de goederen is Speciale aandacht moet worden besteed aan de overdracht van immateriële goederen (niet-fysieke) vanwege de moeilijkheid om dergelijke goederen te controleren

-- You are responsible for understanding the company’s policy and position regarding conflict minerals when sourcing materials that may contain such minerals.

WAT MOET IK DOEN? ? Ik heb een directe levering aan een afnemer

in een land waarvoor een sanctiemaatregel/ embargo geldt. Kan ik de goederen rechtstreeks leveren of moet ik eerst ergens rekening mee houden? ! Alle zakelijke transacties met landen waarop

sancties/embargo’s van toepassing zijn, moeten een goedkeuringsprocedure doorlopen. Dit is om er zeker van te zijn dat Sandvik voldoet aan alle wettelijke eisen van de sanctie. Een belangrijke stap in het proces is de screening op handelsbeperkingen (Restricted Party Screening, RPS), die moet worden uitgevoerd voor alle zakenpartners alvorens een contract te ondertekenen. U kunt altijd contact opnemen met de Trade Compliance Advisor (TCA) van uw bedrijfsonderdeel/productgebied of met Group Trade Compliance als u hulp nodig hebt bij RPSscreening. Voor meer informatie en hulp kunt u ook de Trade Compliance-portal op het intranet bezoeken.

? Ik heb gemerkt dat de productgegevens

op import- en exportverklaringen niet altijd correct zijn (bijvoorbeeld land van herkomst, goederencode, douanewaarde) en soms veroorzaakt dit vertragingen van onze leveringen bij de douane. ! Het is zeer belangrijk dat u correcte informatie

gebruikt voor alle verklaringen. Informeer de Trade Compliance Specialist (TCS) van uw eenheid, zodat wij voor een juiste afwikkeling van deze kwestie kunnen zorgen. Als u niet weet wie die persoon is, neemt u contact op met de Trade Compliance Advisor (TCA) binnen uw bedrijfsonderdeel/productgebied. Hun contactgegevens vindt u op het intranet.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: douanebeleid (Customs Policy), exportcontrolebeleid (Export Control Policy), beleid inzake conflictmineralen (Conflict Minerals Policy), interne beheersprocedures per bedrijfsonderdeel/productgebied, Trade Compliance-intranetpagina’s Contactpersonen: Group Trade Compliance Vragen kunt u sturen naar [email protected]

31

IN ONZE MARKT

2.4 WIJ ZIEN ONZE LEVERANCIERS ALS ONZE ZAKELIJKE PARTNERS Leveranciers zijn alle bedrijven en organisaties die goederen of diensten leveren aan Sandvik. Dit kunnen materiële goederen zijn, zoals materialen, onderdelen of machines, of immateriële goederen, zoals software, tekeningen, intellectueel eigendom of kennis. Voorbeelden van diensten zijn onder andere: montage, reiniging, beveiliging, consultancy, verkoop of engineering.

32

ONZE BEGINSELEN Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor de leveranciers met wie wij samenwerken en verwachten van hen dezelfde mate van integriteit, eerlijkheid en ethisch gedrag die zij van ons kunnen verwachten. Wij werken samen met leveranciers met wie we wederzijds voordelige relaties kunnen opbouwen. We hechten veel belang aan de fundamentele beginselen van mensenrechten, arbeidsrechten, het milieu en de strijd tegen corruptie in onze activiteiten, en daar vallen ook onze leveranciers onder.

WAT MOET IK DOEN? ? Ik heb ontdekt dat een van onze leveranciers

niet voldoet aan de gedragscode voor leveranciers van Sandvik. Wat moet ik doen? ! Neem contact op met Sandvik Sustainable

Supplier Management voor hulp. Afhankelijk van de aard van de niet-naleving zijn er alternatieve maatregelen om de leverancier te helpen een plan van aanpak op te stellen om de zaak te corrigeren.

? Ik heb een nieuwe leverancier nodig.

Wat wordt er van me verwacht? ! Neem contact op met uw lokale inkooporganisatie

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- Als medewerker betrokken bij de inkoop draagt u de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de gedragscode voor leveranciers altijd deel uitmaakt van de contractuele overeenkomst met leveranciers. -- Wanneer u een bestelling plaatst bij een leverancier, moet u eerst controleren of de leverancier is goedgekeurd volgens de gedragscode voor leveranciers.

voor het uitvoeren van een risicobeoordeling en goedkeuren van de leverancier. Als onderdeel van de risicobeoordeling voert de leverancier zelf een interne evaluatie uit, en er wordt toegezien op hun naleving van de gedragscode voor leveranciers. Afhankelijk van de resultaten van de risicobeoordeling kan het compliancetoezicht ook een controle ter plaatse bevatten door ons Sustainable Supplier Management Team.

-- Als u op de hoogte bent van eventuele niet-naleving van onze gedragscode voor leveranciers, neemt u contact op met Sandvik Sustainable Supplier Management.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: gedragscode voor leveranciers van Sandvik Contactpersonen: Sandvik Sustainable Supplier Management, Purchasing

33

IN ONZE MARKT

2.5 WIJ GARANDEREN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS EN BEDRIJFSKRITISCHE INFORMATIE Persoonlijke gegevens zijn gegevens die direct of indirect verband houden met een individu. Bedrijfskritische informatie is informatie zoals bedrijfsplannen, strategische documenten, geplande fusies en overnames, productiegegevens, intellectueel eigendom, informatie over onderzoek en ontwikkeling, en financiële informatie. Onbevoegd gebruik of verspreiding van bedrijfskritische informatie kan leiden tot aanzienlijke schade aan onze onderneming of reputatie als het niet juist is, onbeschikbaar is of is vrijgegeven aan een onbedoeld publiek. Persoonlijke en bedrijfskritische informatie kan vele vormen aannemen, bijvoorbeeld op papier, elektronisch opgeslagen en uitgesproken tijdens vergaderingen.

34

ONZE BEGINSELEN

WAT MOET IK DOEN?

Wij zorgen ervoor dat de informatie betrouwbaar is en beschikbaar voor degenen die het nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben.

? Hoe kan ik bijdragen aan de bescherming van

We hechten veel belang aan de bescherming van persoonlijke gegevens van onze medewerkers en stakeholders.

! Door de informatie in te delen op grond van

We verwerken persoonlijke gegevens op verantwoorde wijze en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving in de landen waarin we actief zijn. We behandelen informatie over ons bedrijf en verbonden partijen met de nodige voorzichtigheid en nemen maatregelen die nodig zijn voor de bescherming van bedrijfskritische informatie.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U zorgt ervoor dat gegevens betrouwbaar en beschikbaar zijn voor diegenen die ze nodig hebben en wanneer ze deze nodig hebben, maar alleen op een ‘need-to-know’-basis. -- Zonder over juiste bevoegdheid te beschikken, zult u persoonlijke of bedrijfskritische informatie in geen geval openen, verzamelen, opslaan, verwerken of delen.

persoonlijke of bedrijfskritische informatie? het informatieclassificatiesysteem van Sandvik (Sandvik Information Classification System, SICS). Dit is te vinden op de intranetportal van de Sandvik Group onder Security. U brengt de rest van de organisatie ervan op de hoogte dat deze informatie moet worden beschermd en dienovereenkomstig moet worden behandeld. Als u te maken hebt met persoonlijke of bedrijfskritische informatie, moet u ervoor zorgen dat de gegevens correct zijn en beschikbaar voor diegenen die daar behoefte aan hebben. U moet ook extra maatregelen nemen ter bescherming van de informatie wanneer nodig.

? Waarom krijg ik geen toegang tot alle

informatie die beschikbaar is? ! Om de vertrouwelijkheid te garanderen. Toegang

tot persoonlijke en bedrijfskritische informatie vindt altijd plaats op een ‘need-to-know’-basis.

-- Als u bevoegd bent om persoonlijke of bedrijfskritische informatie met anderen binnen of buiten de organisatie te delen, zorgt u ervoor dat dit zowel in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid en de bedrijfsprocedures als met de wetten die gelden in het land waar u werkt. -- U beschermt de persoonlijke of bedrijfskritische informatie met betrekking tot onze klanten, leveranciers en joint ventures.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: beveiligingsbeleid, Securityintranetportal Contactpersonen: Group Security

35

3 SANDVIK IN DE WERELD

SANDVIK IN DE WERELD

3.1 WIJ HANTEREN ZERO-TOLERANCE VOOR OMKOPING EN CORRUPTIE Omkoping is het aanbieden, geven of ontvangen van iets van waarde of het daarom verzoeken, met als doel het gedrag van een ambtenaar of onderneming in de uitoefening van hun taken te beïnvloeden. Corruptie betekent misbruik van toevertrouwde bevoegdheid voor eigen gewin, inclusief belangenverstrengeling, verduistering, steekpenningen, afpersing of nepotisme/vriendjespolitiek.

38

ONZE BEGINSELEN Wij hechten grote waarde aan integer zakendoen en tolereren geen enkele vorm van omkoping en corruptie. Wij betalen geen steekpenningen en bieden ze niet aan, rechtstreeks noch via derden die namens ons optreden. Wij geven en accepteren geen giften die onze zakelijke beslissingen of die van onze partners onrechtmatig beïnvloeden. Wij nemen altijd beslissingen in het belang van ons bedrijf. Wij voldoen aan de relevante beleidsregels voor belangenverstrengeling die de bekendmaking van eventuele belangenverstrengeling bepalen. Wij hechten belang en voldoen aan alle antiwitwaswetgeving, inclusief meldingsverplichtingen.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U dient op de hoogte te zijn van de positie van het bedrijf inzake omkoping en corruptie. -- U doet geen faciliterende betalingen en staat niet toe dat anderen ze doen namens u. -- U onderneemt geen activiteiten die leiden tot enige vorm van verstrengeling van uw persoonlijke belang en het belang van ons bedrijf. -- Bij het gebruik van derden, zoals distributeurs of agenten, eist u dat zij overeenkomstige hoge ethische waarden voor integer en eerlijk zakendoen in acht nemen als die wij hanteren. -- In uw relatie met klanten, concurrenten, leveranciers en distributeurs vermijdt u activiteiten die eerlijke concurrentie beperken of invloed hebben op het oordeel van u of uw gesprekspartner (zoals overmatige geschenken of amusement).

WHAT SHOULD I DO? ? U wordt door een hooggeplaatste

vertegenwoordiger van een klant gevraagd om te helpen “bij het verkrijgen van een visum” voor zijn zoon die naar Duitsland op vakantie gaat. Dit is een zeer belangrijke klant en u bent bang dat u hem boos maakt als u weigert. Aan de andere kant weet u dat u eenvoudig een uitnodigingsbrief kunt regelen van ons Duitse kantoor en dat zijn zoon op basis daarvan een zakelijk visum kan krijgen. Wat moet u doen? ! Onze antiomkoop- en -corruptieregels

verbieden het geven van enig voordeel in ruil voor onrechtmatig profijt. Ons bedrijf mag niet afhankelijk zijn van gunsten die wij klanten verlenen en het feit dat er geen kosten mee zijn gemoeid, maakt de gunst niet aanvaardbaar. Bovendien is visumfraude een zeer ernstig delict in de Europese Unie en kunt u uw Europese collega’s in de problemen brengen door op het verzoek in te gaan. U moet het verzoek beleefd weigeren door uit te leggen dat ons bedrijf niet helpt met visumprocedures behalve voor zakenreizen georganiseerd door ons bedrijf.

? Uw broer is eigenaar van een bouwbedrijf.

Aangezien u bent benoemd tot Property Manager van ons bedrijf, hebt u het laatste woord over welke bouwbedrijven een contract krijgen voor de bouw van nieuwe fabrieken of gebouwen voor het bedrijf. U weet dat het bedrijf van uw broer kan profiteren van dergelijke contracten, maar u bent bang dat uw persoonlijke relatie met de eigenaar van de onderneming uw reputatie of baan in gevaar brengt. Wat moet u doen? ! U mag geen contract aangaan met een bedrijf

waar u direct of indirect persoonlijk belang bij hebt. U moet potentiële belangenverstrengeling vermijden door directe en/of indirecte belangen openbaar te maken.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: antiomkoop- en -corruptiebeleid (Antibribery and Anticorruption Policy) Contactpersonen: Group Compliance of uw Compliance Officer

39

SANDVIK IN DE WERELD

3.2 WIJ ZIJN TOEGEWIJD AAN ONZE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR HET MILIEU Verantwoordelijkheid voor het milieu houdt in dat we zakendoen en producten en diensten leveren op een manier die minimale gevolgen heeft voor het milieu en bijdraagt aan een duurzamere toekomst.

40

ONZE BEGINSELEN We creëren een cultuur waarin onze algemene ondernemingsdoelstellingen tot een verminderde impact op het milieu leiden en tegelijkertijd invulling wordt gegeven aan onze “Zero Harm”-visie. We werken actief aan de verbetering van onze milieuprestaties in onze eigen activiteiten en doen ons uiterste best invloed uit te oefenen op de prestaties van onze leveranciers en klanten. Wij maken gebruik van een risicogebaseerd duurzaamheidsperspectief bij de identificatie van milieuaspecten en het vinden van manieren om de impact van onze werkzaamheden op het milieu te verkleinen of te minimaliseren. Wij nemen positieve voorzorgsmaatregelen als we vaststellen dat onze activiteiten schadelijk kunnen zijn voor het milieu. Wij hanteren het principe “de vervuiler betaalt” – een algemeen aanvaard gebruik dat degenen die de vervuiling veroorzaken de kosten dragen om schade aan de menselijke gezondheid of het milieu te voorkomen.

WAT MOET IK DOEN? ? Op mijn productielocatie hebben we de

gewoonte om niet de lokale procedure voor afvalscheiding te volgen. Wat moet ik doen? ! Eerst moedigt u uw collega’s aan zich te verdiepen

in de lokale procedures voor afvalscheiding en deze op te volgen. U kunt ook contact opnemen met uw manager of uw lokale VGM-coördinator die steun kunnen bieden met afvalverwerkingstraining.

? Ik heb gemerkt dat we op mijn werk elektriciteit

niet altijd op een efficiënte manier gebruiken. Pompen, motoren en andere elektrische apparatuur blijven vaak stationair draaien en worden niet uitgeschakeld als ze niet in gebruik zijn. Wat moet ik doen? ! Neem contact op met uw supervisor, manager

of VGM-coördinator en leg uw suggestie voor verbetering voor. Indien de apparatuur kan worden ingesteld om alleen te worden ingeschakeld wanneer het nodig is, kan energie en geld worden bespaard. Deel uw voorstel voor energiebesparing, als het een succes is, met andere locaties.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U hebt een verantwoordelijkheid om de milieueisen van uw rol te begrijpen. -- U neemt de tijd om inzicht te krijgen in de milieurisico’s en belangrijke milieuaspecten van uw dagelijkse werkzaamheden en de preventieve maatregelen die u kunt nemen om ze te verminderen. -- U houdt rekening met de gevolgen voor het milieu als gevolg van de verkwisting van energie, water en andere hulpbronnen tijdens uw werk en brengt verbeteringen aan waar u kunt. -- U probeert materialen zo veel mogelijk te hergebruiken en/of te recyclen en u volgt uw lokale procedure voor afvalscheiding om milieuschade tot een minimum te beperken. -- U houdt u aan de geldende eisen en uw lokale procedures -- voor gebruik, opslag, etikettering, vervoer en verwijdering van chemicaliën. -- U rapporteert, wisselt gegevens uit en leert van incidenten, bijna-ongevallen en risico’s.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: beleid voor veiligheid, gezondheid en milieu Milieuvoorschriften en -procedures ter plaatse

Contactpersonen: VGM-managers ter plaatse

41

SANDVIK IN DE WERELD

3.3 WIJ ZORGEN VOOR EFFICIËNT EN NAUWKEURIG FISCAAL BEHEER Belastingen bestaan uit directe belastingen, indirecte belastingen en loonbelastingen. Directe belastingen zijn bijvoorbeeld vennootschapsbelasting en betaalde bronbelasting in vreemde landen. Indirecte belastingen omvatten belastingen als btw (belasting over toegevoegde waarde), belasting op goederen en diensten, omzetbelasting, sociale premies betaald door de werkgever, energie- en milieubelastingen, ozb (onroerendezaakbelasting) en grondbelasting, en loonbelasting zoals inkomstenbelasting ingehouden door de werkgever op het brutoloon van de medewerker, alsmede inkomstenbelasting betaald voor secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een auto van de zaak, huisvergoeding en ziektekostenverzekering.

42

ONZE BEGINSELEN Efficiënt en nauwkeurig fiscaal beheer houdt in dat we onze werkzaamheden en de daarbij behorende fiscale processen met aantoonbare integriteit uitvoeren, op een wijze die leidt tot juiste fiscale resultaten en nauwkeurige kosten. Wij zijn toegewijd aan onze sociale en juridische verplichting tot het betalen van de belasting die wettelijk is verschuldigd in elk rechtsgebied, zoals vereist door nationale wetgeving. We zetten ons ook in voor de verplichtingen ten aanzien van onze aandeelhouders om ondersteunende fiscale processen zo efficiënt mogelijk te beheren en efficiënte en correcte fiscale resultaten te produceren. Wij geloven in een open en transparante dialoog met betrekking tot fiscale vraagstukken.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U beheert uw activiteiten zorgvuldig vanuit fiscaal perspectief en bent op de hoogte van de fiscale raakvlakken van uw activiteiten. -- U betrekt Group Tax in een vroeg stadium bij de beoordeling of de uitvoering van een wijziging in de manier waarop wij werken. -- U houdt zich altijd aan relevante fiscale wetten, verordeningen en procedures in uw bedrijf. -- U houdt uzelf en anderen verantwoordelijk voor het onmiddellijk aanpakken van belastingzaken. -- U werkt proactief samen met andere groepen om fiscale mogelijkheden te benutten, fiscale risico’s te beperken en oplossingen te delen. -- U volgt relevante beleidsmaatregelen en procedures als u intern of extern fiscaal advies zoekt. -- U houdt rekening met de lokale en mondiale fiscale gevolgen van uw acties. -- U gaat bedachtzaam te werk in de communicatie over belastingzaken met derden.

WAT MOET IK DOEN? ? U huurt personeel in van een buitenlandse

onderneming van Sandvik en betaalt een vergoeding voor hun diensten. Als u de vergoeding rechtstreeks aan hen betaalt, moet u de betaling bruteren voor bronbelasting. Iemand doet de suggestie dat u het geld overmaakt naar een andere onderneming van Sandvik in een derde land, die vervolgens de eerste onderneming het bedrag vergoedt. Als gevolg van de toepassing van fiscale verdragen is er in dit alternatief geen bronbelasting verschuldigd en bespaart uw bedrijf het bedrag aan bronbelasting. ! Ga na of de voorgestelde regeling de commerciële

realiteit van de transactie weerspiegelt, of het wetten voor belastingontduiking schendt, welke invloed het kan hebben op Sandvik-bedrijven in de belastingjurisdictie die de bronbelasting wil toepassen, en ten slotte welke invloed het kan hebben op de reputatie van Sandvik. Als u zich zorgen maakt, neemt u contact op met Group Tax voor advies.

? U bent betrokken bij het onderhandelen over

en het opstellen van een belangrijk contract met een klant. Het contract is in een aantal opzichten internationaal, doordat de goederen worden geleverd in een ander land en de klant een buitenlandse entiteit is. ! Vaak is er sprake van een delicaat evenwicht tussen

de fiscale belangen van de klant en Sandvik. Tenzij u zeker bent dat u begrijpt welke belastingen van toepassing zijn (omdat u een fiscaal expert bent of omdat u zeer onlangs een identieke transactie hebt gedaan en om advies hebt gevraagd), dient u de fiscale gevolgen van de transactie zo snel mogelijk door uw lokale Finance Group te laten bevestigen. Indien zij niet kunnen helpen, zoekt u steun bij Group Tax. U zorgt ervoor dat de fiscale behandeling goed tot uiting komt in het contract en zoekt daarbij aanvullende steun indien nodig.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: Fiscaal beleid (Tax Policy) Contactpersonen: Group Tax

43

SANDVIK IN DE WERELD

3.4 WIJ COMMUNICEREN EERLIJK, TRANSPARANT EN TIJDIG Communicatie draait om de het vergroten van betrokkenheid binnen ons bedrijf; om het bouwen aan een sterk merk en het beheer van onze reputatie om onze zakelijke doelstellingen te bereiken. Dit kan mondeling en schriftelijk, intern en extern, en via kanalen als intranet, internet, publicaties en andere media zoals kranten, radio of televisie. Het omvat ook sociale media zoals blogs, internetforums, sociale netwerksites, contentcommunity’s en instant messaging.

44

ONZE BEGINSELEN Wij hebben officieel aangestelde woordvoerders om in het openbaar te communiceren namens ons bedrijf en verzoeken om informatie van de media, analisten en beleggers op professionele, consistente, juridisch conforme en eerlijke wijze te beantwoorden. Wij garanderen dat wij voldoen aan de verplichtingen die wij hebben als beursgenoteerde onderneming. We gedragen ons op een manier die te allen tijde onze kernwaarden weerspiegelt en die vertrouwen schept in ons merk, aangezien wij allemaal in ons dagelijkse werk ons bedrijf in de omgang met onze stakeholders en het publiek vertegenwoordigen. Wij houden onze klanten en andere externe stakeholders, alsmede interne stakeholders, goed en tijdig geïnformeerd, en helpen hen inzicht te krijgen in onze zakelijke ontwikkelingen. Wij delen openlijk informatie, best practices en feedback binnen de gehele organisatie en bevorderen transparantie, maar houden vertrouwelijke informatie te allen tijde voor onszelf. We zorgen er altijd voor dat informatie juist is en niet misleidend.

WAT MOET IK DOEN? ? Een journalist belde mij rechtstreeks met vragen

over een ongeluk dat onlangs plaatsvond in een van onze vestigingen. ! Alleen aangewezen woordvoerders binnen

Communications and Investor Relations zijn bevoegd om namens ons bedrijf vragen van de media te beantwoorden en met ze te praten. Stel de journalist hiervan op de hoogte en breng hem/ haar in contact met onze woordvoerders. ? Ik zit in de trein en hoor iemand achter mij

praten over onderwerpen die betrekking hebben op ons bedrijf. Het is ongepast dat deze zaken openlijk gedeeld worden in een openbare ruimte of worden doorgegeven aan personen buiten de organisatie. ! Herinner die persoon aan ons principe ons te

gedragen op een manier die onze kernwaarden weerspiegelt en die vertrouwen schept in ons merk, en dat de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens te allen tijde moet worden bewaard.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U spreekt alleen met de media, analisten of beleggers, of bent actief op sociale media namens ons bedrijf, als u hiervoor toestemming hebt. -- U deelt niet-openbare informatie die gevolgen kan hebben voor onze aandelenkoers niet met onbevoegde personen. -- U handelt met zorg en integriteit, gebruikt uw gezond verstand en neemt in al uw communicatie-uitingen, inclusief op sociale media, onze kernwaarden in acht. -- U voorkomt geruchten en bevordert open en constructieve dialogen.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: merkenbeleid, beleid voor crisismanagement (Crisis Management Policy), beleid voor externe communicatie, beleid voor interne communicatie, Group Communicationsportal, Power of Sandvik Contactpersonen: Uw communicatievertegenwoordiger, Group Communications, Investor Relations, Group Security

45

SANDVIK IN DE WERELD

3.5 WIJ GAAN INTEGER MET PUBLIEKE ZAKEN OM Publieke zaken omvatten contacten met de overheid, hun instanties en vertegenwoordigers tijdens lobbyactiviteiten of in de omgang met politieke partijen of beroepsorganisaties en hun vertegenwoordigers.

46

ONZE BEGINSELEN Wij zijn betrokken bij openbare beleidskwesties die essentieel zijn voor het succes van ons bedrijf en die betrekking hebben op ons bedrijf. Wij zijn verantwoordelijk voor het kennen en naleven van alle toepasselijke wetten en voor een integere aanpak in de omgang met overheden, hun instanties en hun vertegenwoordigers. Ons bedrijf is politiek neutraal. Onze medewerkers zijn vrij om deel te nemen aan publieke zaken en het politieke leven in hun vrije tijd en in hun hoedanigheid als particulieren. Wij zullen geen enkele bijdrage leveren, direct of indirect, aan kandidaten voor een openbaar ambt, politieke partijen of andere politieke organisaties behalve via brancheorganisaties.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U moet erop letten dat uw politieke activiteiten niet plaatsvinden namens ons bedrijf. Dit doet u in uw eigen tijd en alleen in de hoedanigheid als particulier. -- U krijgt geen betaald verlof voor politieke activiteiten, hoewel onbetaald verlof een mogelijkheid is als de lokale procedures hier ruimte voor bieden.

WAT MOET IK DOEN? ? Kan ik een bijeenkomst organiseren voor een

bepaalde zaak of kandidaat? Mag ik dit doen in de lobby van mijn werkplek? ! U hebt het recht om uw politieke standpunten en

mening in uw eigen tijd te uiten zoals u goeddunkt. U mag echter geen politieke bijeenkomsten organiseren of politiek gedrag vertonen tijdens werktijd of dergelijke activiteiten uitvoeren op het bedrijfsterrein.

? Mijn buurman is politiek betrokken en wil

langskomen op mijn werk. Mag ik hem binnenlaten? ! Het eerste wat u moet doen is contact opnemen

met uw manager en samen het doel van het voorgenomen bezoek evalueren. Als het bezoek uitsluitend een politiek doel heeft, is het waarschijnlijk ongepast. Als het echter nuttig is voor ons bedrijf, kan het een goede gelegenheid zijn om ‘ja’ te zeggen. Dit vraagt om een grondige discussie op basis van onze regels.

-- U mag alleen lobbyactiviteiten uitvoeren namens ons bedrijf als u hiervoor bent bevoegd. -- Als u bevoegd bent om u namens ons bedrijf bezig te houden met openbare beleidskwesties of lobbyactiviteiten, dient u zich te houden aan alle toepasselijke wetten en eerlijk, integer en respectvol te handelen.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: Merkenbeleid, beleid voor externe communicatie, beleid voor sponsoring en betrokkenheid bij de gemeenschap (Sponsoring and Community Involvement Policy), Group Communications-portal, Power of Sandvik Contactpersonen: Group External Communications, Group Security

47

SANDVIK IN DE WERELD

3.6 WE ARE ACTIVE MEMBERS OF THE COMMUNITIES IN WHICH WE OPERATE Actief lidmaatschap van de gemeenschap omvat handelingen zoals het doneren en ophalen van geld voor lokale goede doelen, ondersteuning van vrijwilligerswerk in een gemeenschap, het sponsoren van plaatselijke evenementen, mensen uit een gemeenschap opleiden en in dienst nemen, de economische groei van een gemeenschap ondersteunen en steun voor universiteiten, onderzoeksinstituten en andere liefdadigheidsinstellingen.

48

ONZE BEGINSELEN Wij zijn van mening dat ons succes op lange termijn is gekoppeld aan de ontwikkeling van gezonde en bloeiende gemeenschappen. Wij moedigen investeringen in gemeenschappen die onze strategie, visie en kernwaarden ondersteunen aan. We dragen bij aan de succesvolle ontwikkeling van de gemeenschappen waarin we actief zijn. Wij zien maatschappelijke investeringen als een belangrijke factor om ons te helpen mensen aan te trekken, te behouden, te betrekken en te ontwikkelen, en als een manier om de reputatie van onze onderneming als maatschappelijk verantwoorde onderneming te verbeteren. Wij zorgen ervoor dat tijd en middelen die worden besteed aan charitatieve bijdragen passend, redelijk en toegelaten zijn.

WAT BETEKENT DIT VOOR U -- U kunt alleen reageren op financieringsverzoeken van een gemeenschap namens ons bedrijf als u de bevoegdheid hebt om dat te doen. -- U bent zich bewust van uw keuze bij de sponsoring van doelen en gemeenschapsprojecten en u zorgt ervoor dat de geïnvesteerde middelen en tijd alle betrokken partijen ten goede komen met duidelijke doelen, meetbare uitkomsten en zichtbare resultaten. -- U hebt ook de plicht om te weten welke activiteiten de onderneming niet sponsort. -- Wanneer u deelneemt aan vrijwilligerswerk namens het bedrijf, zorgt u ervoor dat dit in overeenstemming is met internationaal en lokaal bedrijfsbeleid.

WAT MOET IK DOEN? ? Ik heb een verzoek ontvangen van onze

gemeenschap om samen te werken met een organisatie die investeert in de ontwikkeling van een school. Welke procedure moet ik volgen? ! Elke sponsoring of elk project dat de

gemeenschap betreft en waaraan ons bedrijf deelneemt, moet worden gezien als een zakelijke overeenkomst, inclusief een schriftelijke overeenkomst met de verplichtingen van beide partijen en een begroting. Al onze diensten moeten onze gedragscode volgen. De investering of sponsoring moet worden gemeten en bewaakt, en projectdoelstellingen en streefnormen moeten worden opgesteld in overeenstemming met de gebruikelijke criteria. Meer informatie hierover leest u in ons beleid voor sponsoring en betrokkenheid bij de gemeenschap (Sponsoring and Community Involvement Policy) dat beschikbaar is op het intranet.

? Waar kan ik informatie vinden over activiteiten

en projecten die het bedrijf niet sponsort? ! Enkele voorbeelden van activiteiten en projecten

die onze onderneming niet sponsort zijn activiteiten die op enigerlei wijze in strijd zijn met onze gedragscode, persoonlijke hobby’s of belangen van beleidsmakers of medewerkers, of riskante sportevenementen, projecten of andere evenementen. Lees ons beleid voor sponsoring en betrokkenheid bij de gemeenschap dat beschikbaar is op het intranet voor de volledige lijst.

-- U reageert tijdig en op respectvolle wijze op verzoeken om bijdragen van onze gemeenschappen.

VOOR MEER INFORMATIE Relevante beleidslijnen, procedures en richtlijnen: merkenbeleid, beleid voor sponsoring en betrokkenheid bij de gemeenschap Contactpersonen: Group Communications

49

SPEAK UP-LIJN U kunt de Speak Up-lijn van Sandvik online bereiken op www.sandvik.com/speakup of via de nummers hieronder*. Uw vraag of probleem kan in de meeste rechtsgebieden ter wereld anoniem worden verwerkt.

Het vermelden van uw naam kan echter helpen bij het beantwoorden van uw vragen of de opvolging van uw probleem.

LAND

TELEFOONNUMMER

LAND

TELEFOONNUMMER

Argentinië

0800-444-2811

Nigeria

7045261110

Australië

1-800-10-6763

Noorwegen

800-12177

Oostenrijk

0-800-200-288 en vervolgens 8553899175

Peru

België

0-800-100-10 en vervolgens 8553899175

Telephonica: 0-800-50-288 of Americatel: 0-800-70-088 of Telephonica: 0-800-50000 (Spaans) en vervolgens 8553899175

Botswana

7045261110

Fillipijnen

Brazilië

0800-892-0555

Bulgarije

00-800-0010 en vervolgens 8553899175

105-11 (Bayan, Digatel, Globe, Philcom, optie 2, Smart) en vervolgens 8553899175

Canada

8553899175

105-12 (Tagalog) en vervolgens 8553899175

Chili

800-360-311 (ENTEL) en vervolgens 8553899175

1010-5511-00 (PLDT) en vervolgens 8553899175

800-360-312 (ENTEL - Spaans) en vervolgens 8553899175

1010-5511-10 (PLDT - Tagalog) en vervolgens 8553899175

800-800-288 (Telefonica) en vervolgens 8553899175 800-225-288 (Telmex - 800) en vervolgens 8553899175 China

4008801394

Colombia

01-800-911-0010 en vervolgens 8553899175

Congo - DRC

7045261110

Tsjechië

800-144-068

Denemarken

800-100-10 en vervolgens 8553899175

Finland

196-002-8933

Frankrijk (inclusief Andorra)

0800-91-9647

Duitsland

0-800-225-5288 en vervolgens 8553899175

Ghana

7045261110

Hongkong

800-908-655

Hongarije

06800-20798

India

000-117 en vervolgens 8553899175

Indonesië

001-801-10 en vervolgens 8553899175

Polen

00-800-151-0071

Roemenië

0808-03-4288 en vervolgens 8553899175

Rusland

Kies 8 (wacht op tweede kiestoon), vervolgens 10-800-110-1011 en daarna 8553899175 Kies 363-2400 (Moskou) en vervolgens 8553899175 Kies 8 (wacht op tweede kiestoon) (buiten St. Petersburg), vervolgens 495-363-2400 en daarna 8553899175 Kies 363-2400 (St. Petersburg) en vervolgens 8553899175

Servië

7045261110

Singapore

800-110-2071

Slovakije

0-800-000-101 en vervolgens 8553899175

Slovenië

7045261110

Zuid-Afrika

0800-992-647

Spanje

900-99-0011 en vervolgens 8553899175

Zweden

020-109 169 0-800-890011 en vervolgens 8553899175

Ierland

1-800-550-000 en vervolgens 8553899175

Zwitserland

Italië (inclusief San Marino, Vaticaanstad)

800-788756

Taiwan

00-801-102-880 en vervolgens 8553899175

Japan

00531-11-0296 (KDD) 006633-830525 (Softbank) 0034800-600153 (NTT)

Thailand

001-80011-002-9728

Turkije

0-811-288-0001 en vervolgens 8553899175

Kazachstan

Kies 8 (wacht op tweede kiestoon), vervolgens 800-121-4321 en daarna 8553899175

Oekraïne

0-800-502-886 en vervolgens 8553899175

Verenigde Arabische Emiraten

Republiek Korea

00308-132886

8000-021 (U.A.E) en vervolgens 8553899175

Maleisië

1-800-81-7266

Mali

7045261110

Mexico

001-855-368-7514

Mongolië

7045261110

Mozambique

7045261110

Namibië

7045261110

Nederland

0800-022-9111 en vervolgens 8553899175

Nieuw-Zeeland

000-911 en vervolgens 8553899175

8000-555-66 (U.A.E. du) en vervolgens 8553899175 Verenigd Koninkrijk en Noord-Ierland

0808-234-1759

Verenigde Staten

8553899175

Vietnam

1-201-0288 en vervolgens 8553899175

Zambia

7045261110

Zimbabwe

7045261110

* Voor landen die ontbreken in de lijst gaat u naar de Speak Up-portal op www.sandvik.com/speakup. 50

51

SANDVIK.COM