Inhoudsopgave Financiële administratie............................................................................................5 Aanmaken van meerdere administraties (Optioneel) ....................................................................... 6 Facturatie ........................................................................................................................................ 10 De Facturatie:.................................................................................................................................. 12 Kopiefacturen .................................................................................................................................. 18 Aanmaken facturen is mislukt ......................................................................................................... 18 Creditnota’s aanmaken ................................................................................................................... 18 Openstaande posten....................................................................................................................... 18 Invoer betalingen per factuur .......................................................................................................... 18 Invoer betalingen per dagboek ....................................................................................................... 18 Voorbereidingen voor het maken van herinneringen...................................................................... 18 Het maken van herinneringen......................................................................................................... 18 Overzicht openstaande posten ....................................................................................................... 18 Overzicht geblokkeerde facturen .................................................................................................... 18 Koppeling tussen facturen en creditfacturen .................................................................................. 18 Incasso’s aanmaken ....................................................................................................................... 18 Factureren aan meerdere financiële administraties........................................................................ 18 Jaar facturatie ................................................................................................................................. 18
Pagina 3 van 44
Versie 2.14
Pagina 4 van 44
Versie 2.14
Financiële administratie Het Nationaal Golfpakket heeft ook de mogelijkheid om uw facturatie op zich te nemen. Ook is er als optie, de mogelijkheid om te werken met de openstaande posten module. Na het aanmaken van een journaal worden de bedragen opgenomen in de openstaande posten administratie. Wanneer deze posten zijn betaald kunnen de journaal betalingen worden uitgedraaid. Naast deze openstaande posten administratie bestaat er ook nog de mogelijkheid ons financiële boekhoudpakket Sovas Financieel (voorheen Fapak-W) te koppellen aan het Nationaal Golfpakket. Nu worden de factuurjournalen ingelezen in Savas, en kunnen de facturen in Sovas worden afgehandeld. Wat is Sovas Financieel?
Sovas financieel is een volledige grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. Na het oproepen van het betreffende dagboek waarin u wilt boeken kunt u direct aan de slag. Afhankelijk van het soort dagboek (kas, bank, giro, inkoop, verkoop of memoriaal) zal het scherm zich automatisch aanpassen. U ziet altijd de meest actuele saldi en overige gegevens op het scherm staan. Daar waar u wilt boeken op een grootboekrekening waaraan een subadministratie is verbonden (debiteuren, crediteuren) zal Sovas financieel automatisch overschakelen naar de betreffende subadministratie en u in de gelegenheid stellen om daar de gewenste boekingen te doen. Wanneer u gebruik maakt van de optie telebankieren zal deze boeking zelfs automatsch gebeuren. Verschillen zijn uitgesloten omdat u altijd een sluitende boeking maakt. Sovas financieel zorgt voor de rest; Balansen, Grootboekkaarten, Btw-aangifte, Debiteuren en Crediteuren beheer. In alle rapportages heeft u voldoende selectiemogelijkheden, zodat u altijd op het juiste moment van de correcte informatie wordt voorzien. Sovas financieel is in basis al zeer uitgebreid. Toch is ook dit programma modulair in opbouw. Op basis van uw wensen kiest u de voor u noodzakelijke functionaliteit. Zo kunt u kiezen voor Budgetteren, Telebankieren, Statistiek, Meerdere administraties of Multi-user.
Pagina 5 van 44
Versie 2.14
Aanmaken van meerdere administraties (Optioneel) We kunnen vanuit het NGP pakket meerdere administraties aanmaken. U moet hiervoor wel beschikken over de juiste licentie.
Door naar [Menu]Tabellen [Menu]Administratie te gaan komen we in een scherm waar we nieuwe administraties kunnen aanmaken.
Door op de plus button te klikken krijgen we de gelegenheid een nieuwe administratie aan te maken.
Pagina 6 van 44
Versie 2.14
Als eerst gegeven we een code op en een omschrijving.
In ons voorbeeld gebruiken we code 2, met als omschrijving “Onze tweede administratie”.
Pagina 7 van 44
Versie 2.14
Het tweede tabblad dat we vinden op dit scherm is “Externe koppeling” . Op dit scherm vinden we een aantal velden: Exportbestand debiteuren Hier wordt de locatie opgegeven van de locatie waar het exportbestand zich bevind met debiteuren. Exportbestand mutaties Hier wordt de locatie opgegeven van de locatie waar het exportbestand zich bevind met mutaties. Dagboek verkopen Hier wordt dagboeknummer ingevoerd. Betaalconditie We geven hier het aantal dagen op voor de betalingstermijn Versie van Exact. In dit veld wordt de versie van Exact aangegeven, wanneer men Exact gebruikt.
Pagina 8 van 44
Versie 2.14
Let op ! ! ! Dat de exportbestanden op een andere locatie komen te staan.
Pagina 9 van 44
Versie 2.14
Facturatie Als u in het bezit bent van de juiste licenties kunt u binnen NGP facturen aanmaken voor leden, nietleden etc. Het maken resp. samenstellen van facturen voor leden en niet-leden wordt mogelijk gemaakt door een aantal basisgrondslagen die elders in het NGP systeem reeds werden vastgelegd. Deze zijn: • de lidgegevens zoals de naam en het adres, • de lidsoort, • het feit of dit lid een hoofdlid of een sublid is, • de soorten verplichtingen van dit lid en • de status van dit lid. • De vervaldatum van de verplichting(en) • De betaalwijze (automatische incasso, girobetaalkaart etc.)
In het NGP wordt de gelegenheid geboden om op twee manieren een factuur voor een lid te produceren, te weten een directe productie van één individuele factuur vanuit het scherm “verplichtingen” bij de ledenadministratie en de zgn. batch productie van facturen, nadat u voor een aantal leden nieuwe financiële verplichtingen hebt gecreëerd. Beide maken gebruik van dezelfde basisgegevens. De structuur van de verplichtingen van leden is als volgt: • Een lid krijgt/heeft de status van hoofdlid of sublid. Wanneer een lid hoofdlid is, dan zal hij/zij ook een factuur krijgen wanneer hij/zij en één of meer van de tot zijn hoofdlidmaatschap behorende subleden één of meerdere verplichting(en) gefactureerd krijgen. Immers, het hoofdlid is dan de betalende partij. We kunnen dus voor elk lid, ongeacht of dit een hoofdlid of een sublid is, een factuur aanmaken. Het hoofdlid waarnaar bij de lidgegevens wordt verwezen zal steeds de factuur geadresseerd krijgen. • Elk lid heeft in het NGP een lidsoort aanduiding die staat vermeldt in de tab “financiële gegevens” als contributiecode. Onder deze contributiecode kunnen meerdere financiële verplichtingen vallen, zoals lidmaatschap, cateringbijdrage, NGF bijdrage, entreegelden, lockerhuur, tassenberging etc. Dit kunnen zowel jaarlijks terugkerende doorberekeningen zijn als eenmalig in rekening te brengen bedragen. Het feit of deze bedragen jaarlijks, periodiek in andere perioden als hele jaren of eenmalig (of slechts voor een aantal malen) worden berekend zal worden vastgelegd bij de tabel contributieverplichtingen (categorieën) onder de menukeuze [Menu]Tabellen {Menu]Categorie verplichtingen. Daar wordt ook per contributiesoort (Gewoon lid, Buitenlid, Student lid, Jeugdlid etc.) vastgelegd welke samenstelling en tariefstelling deze contributiesoort heeft en of elk van deze componenten met vaste perioden, jaarlijkse bedragen, eenmalig of verdeeld over een aantal perioden worden doorberekend. Pagina 10 van 44
Versie 2.14
De individuele componenten (lidmaatschap gewoon lid, buitenlid, jeugdlid, de huur van een locker, de cateringbijdragen, de entreevergoedingen etc.) worden vastgelegd bij de menukeuze [Menu]Tabellen [Menu]Categorie. De volgorde is dan ook dat u eerst de categorieën vaststelt en vastlegt; daarna per Contributiecode de voor elke lidsoort bijbehorende samenstelling van financiële verplichtingen creëert en daarmee het totaalpakket aan verplichtingen voor elk lid met die lidcode doet ontstaan. Daarna kunt u nog per lid individueel categorieën toevoegen en/of afwijkingen aanbrengen op de standaard door te berekenen tarieven. (bijv. voor aanvang lidmaatschap in de loop van het jaar, speciale kortingen op de tarieven). Dat laatste doet u bij de individuele tab “Verplichtingen” van dat betreffende lid. Bij de Tab [Menu]Leden [Menu]leden muteren [Tab]Verplichtingen dient u dan ook uiteindelijk het geheel van de voor dat lid door te berekenen verplichtingen te zien. Daarbij ziet u aan de rechterkant ook de datum staan waarop deze verplichtingen vervallen.
Wilt u hierin wijzigingen aanbrengen dan klikt u met de muis dubbel op een veld in die regel en er opent zich een window waar u deze verplichting individueel kunt aanpassen.
Let op: de datum van het vervallen van de verplichting kan ongelijk zijn aan de datum waarop u die verplichting werkelijk factureert. Wanneer de datum waarop de verplichting vervalt gelijk of ouder is dan de huidige systeemdatum, dan kunt u met de button die direct boven de opsomming van de verplichtingen staat, direct één factuur voor dit lid afdrukken. Is het lid een sublid wordt de factuur aan het hoofdlid gekoppeld.
Pagina 11 van 44
Versie 2.14
De Facturatie: Voor we beginnen met de echte facturatie draaien we eerst een advieslijst te factureren uit. Deze lijst moeten we eerst doorlopen voor we besluiten de definitieve facturatie uit te voeren.
Hier kunt u, na vermelding van de “datum t/m” welke verplichtingen, een controle uitvoeren of alle gewenste facturen hierbij staan (anders datum later zetten) en/of de te factureren personen en bedragen kloppen. Wanneer dit in orde is, kunt u kiezen voor de tweede optie nl. het “Aanmaken facturen uit verplichtingen”. De facturen zullen nu worden samengesteld en op de harde schrijf klaargezet om af te drukken. (We krijgen eerst de vraag of u een back-up heeft aangemaakt)
Pagina 12 van 44
Versie 2.14
Let erop dat u hierbij zowel de juiste “datum t/m” opgeeft waaronder alle verplichtingen moeten vallen die thans worden gefactureerd als de juiste datum van de factuur zelf. Ook moeten we in dit scherm de juiste administratie aangeven (als er gebruik wordt gemaakt van meerdere administraties) en we gegeven hier de factuurtekst op door middel van de knop “Zoek factuurtekst”.
Nu dat u op de knop heeft geklikt komt u in een nieuw scherm waar u de tekst kunt opzoeken.
Nadat u op heeft geklikt wordt de factuurtekst ingevuld.
Pagina 13 van 44
Versie 2.14
Als dit gebeurd is, kunt u overgaan tot het “Aanmaken van de facturen”. Dit doet u door op de knop “Aanmaken” te klikken.
Nadat we de facturen hebben aangemaakt komt de melding dat de factuur klaar zijn om af te drukken.
Zoals u in de melding ziet staan kunt u de facturen afdrukken door te gaan naar [Menu]Factureren [Menu]Afdrukken facturen.
Na voor deze keuze te hebben gekozen komen we in het scherm “Afdrukken facturen”.
Pagina 14 van 44
Versie 2.14 In dit scherm zien we het eerste en het laatste factuurnummer staan dat nog niet is afgedrukt.
We raden aan om als eerste, één factuur af te drukken om te zien of alles netjes op de afdruk komt te staan. Dit kunt u doen door het laatste factuurnummer gelijk te naken aan het eerste factuurnummer. Antwoord na de afdruk op de vraag of alles juist is afgedrukt met “Nee”. Zorg verder in dit scherm dat de juiste lay-out gebruikt wordt en de juiste printer is gekozen..
Staat alles juist ingevuld kiezen we voor “Afdrukken”. Na het afdrukken wordt de vraag gesteld of de facturen juist zijn afgedrukt.
Beantwoord u deze vraag met “Nee” dan worden de facturen niet op afgedrukt gezet en kan de run nogmaals worden afgedrukt. Beantwoorden we met “Ja”, dan wordt in de factuur een vinkje gezet bij afgedrukt.
De facturen kunne we inzien onder [Menu]Factureren [Menu]Onderhoud facturen en zijn daar individueel opnieuw af te drukken, aan te passen of kunt u ze laten vervallen. Uiteraard gelden deze laatste twee opties alleen zolang u de facturen nog niet hebt gejournaliseerd en/of doorverwerkt naar de administratie.
Pagina 15 van 44
Versie 2.14
Met de keuze “Journaal gefactureerd” kunt u de journaalposten afdrukken ten behoeve van de boekhouding. Ieder journaal wordt voorzien van een journaalnummer. Dit nummer wordt tevens bij de facturen opgenomen, zodat u achteraf kunt zien op welk journaal een factuur is verschenen. Het nummer van het journaal kunt u beïnvloeden in de Nummering onder “Systeem” ([Menu]Systeem [Menu]Nummering).
Na de keuze te hebben gemaakt in het menu komen we in het volgende scherm
Nadat het journaal is afgedrukt wordt dit ook in de factuur vermeld.
Als de factuur is gejournaliseerd, dan kunt u de facturen alleen op een juiste wijze corrigeren door deze eerst te crediteren in de boekhouding (en eventueel een creditfactuur te maken voor het lid). Daarna dient er uiteraard een nieuwe en correcte factuur gemaakt te worden. Wat er na de Journalisering gebeurd is afhankelijk van de optie waar uw club voor heeft gekozen. Deze opties zijn: • De factuur is afgehandeld. • Een gekoppelde Openstaande Posten Administratie . • Een doorboeking naar Fapak-W of andere financiële pakketten.
Pagina 16 van 44
Versie 2.14
Welke optie u heeft kunt u vinden onderaan de menukeuze “Factureren”.
Openstaande Posten Administratie houdt in: • De facturen verwerken (doorboeken) • Boeken van betalingen aan de hand van de betalingsdocumenten (kasbewijs, giroafschrift, bankafschrift).
Van deze afboekingen is weer een Journaal af te drukken dat vermeldt hoe en wanneer de betaling verwerkt is. Dit journaal kunt u per moment van afdrukken gelijk laten vervallen (om daarna weer een nieuwe te starten) of continue door te laten lopen. Het betreffende journaal is bestemd voor de afdeling boekhouding.
Pagina 17 van 44
Versie 2.14
De koppeling met Fapak-W bestaat uit het vormen van twee bestanden op de harde schijf. De namen hiervan en de plaats waar deze worden weggeschreven kan (eenmalig) worden ingesteld bij deze optie. Er worden twee standaard Fapak-W bestanden gevormd, te weten: • Een bestand genaamd “DEBITR.CSV”, dat de debiteurengegevens bevat die eerst moeten worden doorverwerkt naar Fapak-W . Dit zijn de Naam/Adres etc. gegevens die Fapak-W nodig heeft om de facturen bij de juiste debiteuren te boeken. • Een bestand genaamd “FMUTA.CSV” , dat de individuele factuurmutaties bevat die naar de onder 1 genoemde debiteuren moeten worden geboekt. Uiteraard worden de verdere doorboekingen in de grootboekadministratie binnen Fapak-W dan ook automatisch verwerkt.
Pagina 18 van 44
Versie 2.14
Kopiefacturen U kunt alle uitgebrachte facturen bekijken via de menukeuze [Menu]Factureren [Menu]Onderhoud facturen.
Kopiefactuur aanmaken
Hier kunt u de betreffende factuur opzoeken via diverse paden, nl. het factuurnummer, de factuurdatum, het debiteurnummer of de zoekcode van het lid (4 letters achternaam + volgnummer). Heeft u de factuur eenmaal gevonden dan kunt u deze afdrukken door op het printerteken te klikken in de knoppenbalk staat en waar de verklaring “Kopie factuur afdrukken” bij komt staan zodra u de muisaanwijzer op de printerafbeelding plaatst.
Pagina 19 van 44
Versie 2.14
Aanmaken facturen is mislukt Doormiddel van het abonnementen systeem, bent u als gebruiker het gehele jaar met de factuurrun van het volgende contributiejaar bezig. Hierdoor is het van belang dat tussentijdse correcties en aanvullingen zeer nauwkeurig worden bijgehouden. Het aanmaken van facturen mislukt namelijk als: • Er tijdens de conversie van het oude naar het nieuwe pakket dubbele debiteurennummers zijn meegekomen. • Aantal periodes van een verplichting op nul (0) staat en het interval staat op Jaarlijks, maandelijks, half jaarlijks of per kwartaal. • Het veld periodes van een verplichting is gebruikt terwijl het interval staat op eenmalig. Let wel op dat het hierbij gaat om de verplichtingen die bij het lid zelf staan gaat en dus niet om de categorieën die u kunt vinden onder menukeuze [Menu]Tabellen [Menu]Categorie verplichtingen Als eerste is het van belang wat de omvang is die u gaat afdrukken. Wanneer dit namelijk de jaarlijkse factuurrun is, is het erg veel werk omdat de mogelijke fout bij ieder lid kan zitten die een factuur zou krijgen. Deze zullen dan allemaal moeten worden gecontroleerd. MMS kan u hierbij eventueel assisteren wanneer u de back-up van uw bestand naar ons opstuurt. De kosten voor het herstellen hiervan, zullen worden doorberekend aan de betreffende club. Gaat het om van factuurrun van een kleinere omvang, kan het overzicht "advieslijst te factureren" worden afgedrukt om snel inzicht te krijgen om welke leden het gaat. Vervolgens kunt u al deze leden controleren op de hierboven genoemde punten.
Pagina 20 van 44
Versie 2.14
Creditnota’s aanmaken
Creditnota aanmaken
Wanneer u een factuur wilt crediteren zoekt u als eerste de betreffende factuur op. Hierna druk u op de knop crediteren. Er wordt vervolgens een nieuwe factuur opgebouwd, waar de bedragen van alle factuurregels negatief worde weergegeven. Eventueel kunt u bepaalde regels verwijderen of kunt bedragen aanpassen. Wanneer het op een credit bedrag gaat vergeet dan niet een '-' teken bij het bedrag aan te geven. Door op de knop akkoord te drukken, wordt de creditfactuur afgedrukt.
Let er hierbij wel op dat deze creditnota net als de factuur in de openstaande posten module afgeboekt dient te worden. U dient hiervoor het dagboek memoriaal gebruiken. Het is helaas niet mogelijk om dit automatisch door het systeem te laten doen, omdat de openstaande posten van zowel facturen als creditnota's pas worden gecreëerd op het moment dat uw heeft gejournaliseerd.
Pagina 21 van 44
Versie 2.14
Openstaande posten
De openstaande postenadministratie is bedoeld om bedragen die door de facturatie zijn open komen te staan te kunnen verweken. Ook kunnen we hier de herinneringen afdrukken. Hieronder vindt u de mogelijkheden van de openstaande posten administratie. • • • • • •
Invoer betalingen per factuur Invoer betalingen per dagboek Afdrukken van herinneringen Overzicht openstaande posten Overzicht geblokkeerde facturen Journaal betalingen
Pagina 22 van 44
Versie 2.14
Invoer betalingen per factuur
Met de keuze “Invoer betalingen per factuur” kunnen we, zoals de naam al zegt, de betalingen per factuur boeken. We zoeken d.m.v. van het boekje de juiste factuur op We zien dan onder in het scherm de factuurregels verschijnen.
Het is ook mogelijk om een factuur vanuit dit scherm te blokkeren. Willen we nu een betaling invoeren gaan we naar het tabblad “Betalingen”.
Pagina 23 van 44
Versie 2.14
In dit scherm kunnen met behulp van de “Plus” toets kunnen we nieuwe betalingen invoeren. Standaard zal het scherm komen met het bedrag dat openstaat. Betalingen kunnen we via dit scherm nog verwijderen totdat het rapport “Journaal betalingen” is gedraaid. Wanneer dit rapport is gedraaid wort er een vinkje geplaatst in het grijze vinkvakje.
Pagina 24 van 44
Versie 2.14
Invoer betalingen per dagboek
We kunnen ook kiezen om de betalingen in te voeren vanaf de afschriften die we binnen krijgen van de bank of giro. Voer hiervoor de volgende velden in. Dagboek Wanneer u het nummer uit uw hoofd weet kunt u die hier invoeren. U kunt natuurlijk ook op het boekje klikken.
Pagina 25 van 44
Versie 2.14
Boekstuknummer Dit is het volgnummer van het afschrift. Afschriftregels Hier voeren we regels, die te maken hebben met de facturen, in.
U kunt u beginnen met het factuurnummer in te typen. Tussen de velden kunt u springen met de [Tab] toets. Standaard wordt het openstaande bedrag in gevuld. Wanneer dit afwijkt kunt u dit aanpassen. Door verder te gaan met de [Tab] toets komt u automatisch op de volgende regel.
Pagina 26 van 44
Versie 2.14
Voorbereidingen voor het maken van herinneringen In het volgende hoofdstuk zit u hoe we nieuwe herinneringen kunnen wijzigen.
Door de keuze “Herinnering” te kiezen uit het menu komen we in het scherm “Teksten herinnering”
Herinnerings nummer (niet te wijzigen)
Aantal dagen
Type de tekst in die u wenst te gebruiken
Sla op door op het vinkje te klikken
Wanneer u beschikt over de module “Openstaande Posten Administratie” kunt u van de nog niet betaalde facturen herinneringen afdrukken. Het systeem werkt volgens het principe van 30-60-90 dagen. Er zijn dus drie typen herinneringen. Voor iedere herinnering kunt u onder tabellen de betreffende tekst invoeren.
Pagina 27 van 44
Versie 2.14
Lidgegevens: Wanneer u voor een bepaald lid geen herinneringen wilt afdrukken, kunt u dit aangegeven bij de financiële gegevens van het lid. Facturen: Wanneer u een bepaalde factuur uit handen geeft aan een incasso bureau kunt u deze factuur blokkeren in uw systeem, zodat betalingen via het incasso bureau moeten plaatsvinden. Van deze facturen kunt u een apart overzicht maken. Zie hiervoor verwerken betalingen
Pagina 28 van 44
Versie 2.14
Het maken van herinneringen
Om herinneringen te kunnen afdrukken moeten wel op een paar dingen letten. Ten eerste ! Staat het veld herinnering bij het lid op het tabblad “Financieel” op “Ja”.
Pagina 29 van 44
Versie 2.14
Ten tweede ! Zorg er voor dat alle drie de herinneringsteksten zijn ingevoerd.
Naast deze twee punten moeten we een aantal velden invoeren. Herinnering Hier kunnen we kiezen welke herinnering we willen gaan draaien. We hebben hier de keuze uit de aangemaakte herinneringen.
Pagina 30 van 44
Versie 2.14
Printer Kies de printer waarop afgedrukt moet worden. Lay-out Geef het lay-out aan welke moet worden gebruikt.
We kunnen zien welke mensen een herinnering krijgen door het uitdraaien van een openstaande postenlijst.
Pagina 31 van 44
Versie 2.14
Overzicht openstaande posten
We kunnen via deze keuze een lijst uitdraaien van alle openstaande posten. Voorbeeld van “Overzicht openstaande posten”
Op deze lijst zien we ook hoeveel herinneringen zijn verstuurd en hoeveel dagen deze factuur openstaat.
Pagina 32 van 44
Versie 2.14
Overzicht geblokkeerde facturen
We kunnen met deze keuze een lijst genereren waarop we alle geblokkeerde facturen zien staan.
In ons voorbeeld staan geen geblokkeerde facturen.
Pagina 33 van 44
Versie 2.14
Koppeling tussen facturen en creditfacturen
Wanneer we een creditfactuur hebben aangemaakt moeten we zorgen dat deze tegen de factuur wegvalt. Dagboek Kies hier memoriaal. Boekstuknummer Geef hier een eigen nummer op Datum Dit is de datum van de boeking Dagboekregels Zet hier zowel de factuur als de creditfactuur in Wanneer we deze memoriaal betaling hebben doorgevoerd staat deze factuur niet meer open.
Pagina 34 van 44
Versie 2.14
Incasso’s aanmaken Voor een snellere financiële afhandeling kunnen we een incasso bestand aanmaken dat we via het online bank systeem kunnen verzenden.
Ga naar [Menu]Factureren [Menu]Aanmaken bestand automatische incasso.
We komen in het scherm “Automatische incasso”. In dit scherm moeten we een aantal velden invoeren.
Pagina 35 van 44
Versie 2.14
Deze incasso opdracht maken we aan voordat we het Journaal gefactureerd aanmaken. Het eerste en laatste factuurnummer worden automatisch ingevoerd. Naaste deze velden moeten we de volgende gegevens zelf invoeren: • • • • • •
Administratie Geef hier aan om welke administratie het gaat. Bankrekeningnummer Het bankrekeningnummer waar de leden op gaan storten. Naam rekeninghouder Dit is de naam op wiens naam het rekening staat. Vaste omschrijving Dit is een omschrijving die op elke incasso komt te staan als omschrijving. Verwerkingsdatum Dit is de datum waarop de incasso wordt verwerkt. Bestandsnaam Onder deze naam wordt het incasso bestand opgeslagen.
Om de leden in het incassobestand te kunnen opnemen moet in de ledenkaart het veld incasso op “Ja” staan.
Als alles goed staat klikt u op “Verwerken”
Het bestand wordt aangemaakt, hierna kunt u de gegevens via telebankieren verder verwerken. Pagina 36 van 44
Versie 2.14
Factureren aan meerdere financiële administraties Het is, optioneel, mogelijk om facturen te genereren voor verschillende financiële administraties. Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar voor clubs die gebruik maken koppeling met FapakW (http://www.mms.nl/fapak) of andere financiële pakketten. Tijdens de installatie van versie 1.14 is er één standaard administratie aangemaakt. Voor het factureren aan verschillende administraties kunt u als volgt te werk gaan. 1. Via menukeuze; [Menu]Tabellen [Menu]Administratie, een extra administratie toevoegen. Het instellen van de exportgegevens kunt u op [TAB] “Externe koppeling” per administratie instellen.
2.
Via menukeuze; [Menu]Tabellen [Menu]Omzetgroep. Kan per omzetgroep worden aangegeven voor welke administratie deze is bestemd. De instellingen van de grootboekrekening kunt u aangeven op [Tab]Grootboek.
Pagina 37 van 44
Versie 2.14
3. Aan de categorie_verplichtingen kan vervolgens de juiste omzetgroep worden gekoppeld. 4. Bij het aanmaken van facturen, vanuit de lidverplichtingen of bulkfacturen, en de factuuradvies overzichten kan worden aangegeven voor welke administratie u de facturen wilt aanmaken.
5. De handelingen voor exporteren van gegevens naar de financiële administratie zijn gelijk gebleven, u dient alleen aan te geven van welke administratie de gegevens wilt verwerken.
Pagina 38 van 44
Versie 2.14
Jaar facturatie Voor de jaarfacturering dienen een aantal stappen doorlopen te worden. In onderstaande tekst wordt gesproken over leden. Wanneer u tevens factureert aan bedrijven dan dient u dezelfde stappen te doorlopen voor bedrijven. (In dit voorbeeld worden de jaartallen 2004 en 2005 gebruikt vervang deze voor de juiste jaartallen) 1.
Controleren contributiecodes ([Menu]Tabellen [Menu]Contributie [Tab]Overzicht) Als eerste dient u de contributiecodes te controleren, waarbij de vervolg contributiecode ingesteld dient te worden voor jeugdleden. Dit kunt u doen door een overzicht te maken van de contributiecodes. Aan de hand van dit overzicht kan de volgorde van de contributiecodes worden bepaald.
2.
Instellen vervolgcode van contributiegroep ([Menu]Tabellen [Menu]Contributie [Tab]Algemeen) Aan de hand van bovenstaand overzicht kunt u de vervolgcode van de contributie wijzigen. Bijvoorbeeld: contributiecode JL20 van 17 t/m 20 Jaar krijgt als vervolgcode JL25 van 21 t/m 25 Jaar.
3.
Instellen meetdatum van leeftijd ([Menu]Systeem [Menu]Algemeen [Tab]Golf) Hier kunt u ingeven op welke datum de leeftijd van het lid bepaald dient te worden. Wanneer deze datum op 01-05 staat, wordt gekeken wat de leeftijd van het lid is op 01-05 van het te facturen jaar.
4.
Controle leeftijden van leden ([Menu]Leden [Menu]Wijzigen van contributiecode [Menu]Advieslijst leden op basis van leeftijd) Op dit overzicht staan de leden met hun leeftijd op (zoals bij het vorige punt aangeven) 01-012005. Tevens wordt hierop aangeven wanneer we leden gaan overhevelen, naar welke contributiegroep zij worden verplaatst. Wanneer de advies contributiecode niet wordt weergegeven heeft u bij stap 2 geen vervolgcode aangeven.
5.
Automatisch doorvoeren contributiecode ([Menu]Leden [Menu]Wijzigen van contributiecode [Menu]Automatisch doorvoeren op basis van leeftijd) Wanneer het overzicht correct is kunt u deze leden automatisch laten overhevelen naar de volgende contributiegroep.
6.
Complete contributiegroepen wijzigen ([Menu]Leden [Menu]Wijzigen Contributiecode [Menu]Handmatig doorvoeren per contributiecode) Gebruik deze optie, wanneer u ook complete contributiegroepen wilt overhevelen van de een naar de ander. Let hierbij wel op dat bijv. de complete contributie JL25 naar bijvoorbeeld GL99 wordt verplaatst, er worden hier geen controles gedaan op basis van leeftijd e.d..
7.
Contributie wijzigen voor een lid ([Menu]Leden [Menu]Leden muteren [Menu]Financieel) Wanneer u de contributiecode voor één lid wilt wijzigen, kunt u dit bij het betreffende lid wijzigen. Hierbij wordt gevraagd om tevens opnieuw de verplichtingen te bepalen. Door hier met 'Ja' te antwoorden, zullen de verplichtingen opnieuw bepaald worden.
Pagina 39 van 44
Versie 2.14
8.
Aanpassen prijswijzigingen ([Menu]Tabellen [Menu]Categorieën verplichtingen [Knop]Prijswijzigen) Nu kunnen de prijswijzigingen van de categorieën worden aangepast. Hier kan de nieuwe prijs worden ingevoerd en kan de nieuw prijs op drie verschillende manieren worden doorgevoerd naar de leden: •
•
•
9.
Afwijkende prijzen niet aanpassen: Wanneer het standaard bedrag van deze categorie voor alle leden op €100,= staat. En bij een aantal leden niet de standaard €100,= als verplichting hebben maar €75,=, zal wanneer u deze keuze neemt de leden met afwijkende prijzen niet gaan aanpassen. Alle prijzen in lidverplichtingen aanpassen: Hierbij worden alle prijzen van de leden aangepast die deze categorie in hun verplichtingen hebben staan, dus ook afwijkende prijzen. Geen prijzen aanpassen in lidverplichtingen: De huidige lidverplichtingen zullen niet worden aangepast, maar wanneer u een lid van deze verplichting toekent zal de nieuwe prijs worden gebruikt.
Extra/verwijderen verplichtingen bij een contributiegroep ([Menu]Tabellen [Menu]Contributie) Wanneer u de verplichtingen van een contributiegroep wilt wijzigen. Selecteer de juiste contributiecode. Ga vervolgens naar tabblad categorie. Toevoegen: Voeg een categorie toe. Vervolgens kunt u deze categorie koppelen door deze op te slaan en zal de vraag gesteld worden of deze categorie doorgevoerd moet worden naar alle leden. De datum dient op 01-01-2005 te staan, namelijk de eerste dag van het nieuwe seizoen. Als u vervolgens op akkoord klikt zal de verplichting doorgevoerd worden naar alle leden van de contributiegroep waarin u dit doet. Let op!! Wanneer een categorie wel gekoppeld moet worden maar niet door berekend moet worden; Klikt u bij het doorvoeren van deze categorieën op 'ANNULEER'. Wanneer u hierna nieuwe leden gaat toevoegen met betreffende contributiecode zullen voor deze categorie wel verplichtingen worden aangemaakt. Verwijderen: Op gelijke wijze kunt u een categorie verwijderen, waarna de vraag gesteld wordt om de verplichtingen tevens te verwijderen bij de leden voor de contributiegroep.
10.
Instellen printerbakken ([Menu]Systeem [Menu]Algemeen en [Menu]Systeem [Menu]Printers) Wanneer u over een printer beschikt met meerdere printer bakken, dan kunt u in het pakket aangeven dat u kopieën vanuit een andere printer bak. Onder 'Systeem|Algemeen' geeft u aan dat kopieën gemaakt worden door het programma. Vervolgens kunt u onder 'Systeem|printers' aangeven welke papier bakken u wilt gebruiken.
11.
Factuurnummering ([Menu]Systeem [Menu]Nummering) Hier kunt u het factuurnummer invoeren waarmee u de facturen voor 2005 wilt beginnen. Om de nummering van de facturen te bewaren klikt u nadat de nummering is gewijzigd op het 'vinkje'.
Pagina 40 van 44
Versie 2.14
12.
Advieslijst facturen ([Menu]Factureren [Menu]Advieslijst) Nu kunt u een advieslijst afdrukken van de facturen ter controle, voordat u de facturen gaat aanmaken. De advieslijst datum kunt u het beste instellen t/m 01-01-2005. Draai ook een lijst uit t/m 31-12-2005. Deze twee lijsten moeten gelijk zijn. Is dit niet geval moeten de afwijkende verplichtingen op 01-01-2005 worden gezet.
13.
Controleer de advieslijst van de facturen. Controleer de advieslijst. Wanneer hier fouten op voorkomen, dient u een van bovenstaande stappen opnieuw uit te voeren en opnieuw een advieslijst te maken.
14.
Controleer en/of wijzig de tekst voor op de jaarfacturen ([Menu]Tabellen [Menu]Factuurteksten) Deze tekst kan later worden geselecteerd om op de facturen te worden afgedrukt.
15.
Aanmaken facturen ([Menu]Facturen [Menu]Aanmaken facturen vanuit verplichtingen) Wanneer de hierboven vermelde stappen gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd zijn kunnen de facturen worden aangemaakt. T/m aanmaakdatum: Deze datum dient u op 01-01-2005 te zetten zodat dat alle verplichtingen die in het jaar 2005 liggen worden meegenomen op de factuur. Factuurdatum: Datum die op de factuur komt te staan als zijnde factuurdatum. Tekst bij deze facturen: Hier kan d.m.v.
