PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
1.0
TUJUAN Garis panduan ini menerangkan kaedah permohonan dan pelantikan Pembantu Penyelidikan di bawah peruntukan geran projek penyelidikan.
2.0
TERMINOLOGI DAN GLOSARI KP PTJ PT PTO PRMC RA TPGP TNCPI TDP
3.0
4.0
: : : : : : : : :
Ketua Projek/Penyelidik Pusat Tanggungjawab - Fakulti, Institut, Akademi dan Sekolah Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan Pembantu Penyelidik Timbalan Pengarah (Geran Penyelidikan), RMC Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Timbalan Dekan (Penyelidikan dan Inovasi)
TANGGUNGJAWAB 3.1
Ketua PTJ, TDP, PRMC dan KP adalah bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi.
3.2
Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan perolehan sumber manusia perlu mematuhi garis panduan ini.
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen -
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
Tajuk Dokumen Garis panduan penaja geran Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Pejabat Bendahari UPM (2002)
1 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
5.0
PANDUAN PELANTIKAN 5.1
Syarat-syarat pelantikan Pembantu Penyelidikan: (i)
Calon (awam) mestilah memiliki sekurang-kurangnya Sijil Pelajaran Malaysia atau yang setaraf dengannya. (ii) Calon (bukan pelajar) dan bukan warganegara Malaysia hendaklah mendapat pas bekerja selaras dengan polisi semasa kerajaan Malaysia. (iii) Calon (pelajar siswazah) perlu mendapat pengesahan dan kelulusan Sekolah Pengajian Siswazah. 5.2
Kuasa Pelantikan Majlis Universiti Pertanian Malaysia (UPM) dalam mesyuaratnya yang ke105 pada 1 Disember 1992 telah bersetuju mewujudkan Skim Pembantu Penyelidik dengan memberi kuasa kepada Dekan Fakulti atau Pengarah Pusat yang berkenaan untuk melantik Pembantu Penyelidik mengikut Skim tersebut dengan persetujuan Ketua Projek penyelidikan yang berkenaan.
5.3
5.4
Definisi Pembantu Penyelidikan (i)
Pembantu Penyelidikan bermaksud pegawai, orang perseorangan atau pembantu penyelidikan yang tugasnya membantu dalam pelaksanaan sesebuah projek penyelidikan sebagaimana yang telah ditentukan dalam cadangan penyelidikan dan telah diluluskan oleh pihak penaja geran penyelidikan.
(ii)
Pembantu Penyelidikan boleh terdiri daripada Pembantu Penyelidik (RA), pegawai pengumpul data (enumerator), pegawai pemproses data atau individu yang diterima bekerja bersama-sama kumpulan penyelidikan bagi mencapai objektif penyelidikan yang dibiayai dengan peruntukan geran projek atau dana khas yang berkaitan.
Definisi Geran Penyelidikan (i)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
Geran penyelidikan bermaksud geran yang di bawah pengurusan Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) seperti IRPA, ScienceFund, Fundamental, RUGS, SAGA, Toray-MTSF, MAKNA, FELDA dan lain-lain geran yang mungkin dikeluarkan dari semasa ke semasa dan tidak termasuk geran yang diuruskan oleh anak syarikat UPM Holdings;
2 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
(ii)
5.5
Manakala geran penyelidikan di bawah pengurusan Pusat Inovasi dan Pengkormesilan (ICC) seperti Technofund, Brain-Gain, penyelidikan pembangunan komersil dan lain-lain geran yang mungkin diterima dari semasa ke semasa dan tidak termasuk geran yang diuruskan oleh anak syarikat UPM Holdings Sdn. Bhd.
Permohonan (i)
Permohonan dibuka kepada semua fakulti / institut / pusat / akademi sepanjang masa bergantung kepada keperluan dan peruntukan yang disediakan. Peruntukan khas (jika ada) boleh digunakan untuk tujuan pelantikan ini.
(ii)
Permohonan untuk mendapatkan khidmat pembantu penyelidikan dan kerja upahan boleh menggunakan Borang Permohonan Pembantu Penyelidikan dan Kerja Upahan (PU/PY/BR05/RA).
(iii) Borang permohonan berserta dokumen sokongan hendaklah dihantar ke fakulti/institut/pusat/akademi yang berkenaan untuk diproses. 5.6
Skim Perkhidmatan (i)
Pembantu Penyelidikan boleh dilantik secara sementara (diberi gaji bulanan); atau secara sambilan (diberi gaji harian); tertakluk kepada baki peruntukan penyelidikan yang sedia ada, keperluan perkhidmatan dan persetujuan ketua projek yang berkenaan.
(ii)
Tempoh lantikan Pembantu Penyelidikan bertaraf sementara adalah sehingga maksimum 12 bulan dan boleh dilanjutkan atas dasar dari setahun ke setahun dengan persetujuan kedua-dua belah pihak.
(iii) Selain kemudahan-kemudahan yang diperuntukkan dalam skim ini, Pembantu Penyelidikan tidak menerima bonus, kenaikan gaji, kemudahan perubatan dan faedah-faedah sampingan keistimewaan tertentu sebagaimana yang diberi kepada staf tetap Universiti Putra Malaysia. (iv) Pembantu Penyelidikan adalah dikehendaki membantu dalam kerjakerja penyelidikan yang berkaitan sebagaimana yang diarah oleh penyelidiknya. Pada menjalankan tugas, Pembantu Penyelidikan adalah sentiasa tertakluk kepada peraturan Universiti dan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
3 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
bertanggungjawab kepada Dekan atau Pengarah melalui Ketua Projek yang berkenaan. (v)
Bagi Pembantu Penyelidikan (pelajar) yang dilantik secara sementara dan secara sambilan akan dibayar gaji sehingga kadar maksimum mengikut kelayakan seperti yang dinyatakan dalam Jadual A atau B mengikut mana yang berkenaan atau mengikut kemampuan (peruntukan) projek dan persetujuan Pembantu Penyelidikan yang berkenaan.
(vi) Bagi Pembantu Penyelidikan (orang luar), gaji permulaan yang lebih tinggi boleh ditimbangkan oleh pihak berkuasa melantik berasaskan kriteria yang berikut: pengalaman calon atau tahun bekerja; jawatan yang ditawarkan memerlukan pengalaman tersebut; kemampuan kewangan projek; dan lain-lain asas pertimbangan yang kukuh. (iv) Pembantu Penyelidikan tidak layak menuntut elaun imbuhan tetap atau bonus yang layak diterima oleh staf tetap UPM. (v)
Gaji yang ditawarkan adalah tertakluk kepada potongan untuk caruman pekerja kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) pada kadar yang ditetapkan oleh undang-undang yang berkenaan. Pembantu Penyelidikan yang berpendapatan RM2,000 sebulan dan ke bawah (atau seperti yang ditetapkan oleh undang-undang berkenaan dari semasa ke semasa) adalah diwajibkan juga mencarum kepada PERKESO.
(vi) Pembantu Penyelidikan bertanggungjawab membayar cukai dan pendapatan yang kena dibayar bagi gaji dan apa-apa pendapatannya yang lain. (vii) Pembantu Penyelidikan yang bertaraf sementara adalah layak diberi cuti rehat bergaji penuh selama 15 hari bagi tempoh perkhidmatan selama setahun. (viii) Pembantu Penyelidikan yang perlu membuat perjalanan rasmi kerana urusan yang berkaitan dengan penyelidikan boleh dibayar elaunelaun perjalanan (termasuk elaun makan, elaun harian dan elaun
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
4 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
lojing atau bayaran hotel serta tuntutan hitungan batu) mengikut kadar yang berkuatkuasa di Universiti Putra Malaysia seperti yang dinyatakan dalam Jadual C. (ix) Pembantu Penyelidikan boleh menghadiri seminar, konferensi atau kursus yang diadakan di Malaysia dengan kelulusan Ketua Projek penyelidikan dan Dekan atau Pengarah yang berkenaan. (x)
Semua bayaran gaji Pembantu Penyelidikan sama ada sementara atau sambilan akan diproses berdasarkan Penyata Pengesahan Bekerja bagi bulan berkenaan oleh Ketua Projek yang berkenaan.
(xi) Pelantikan Pembantu Penyelidikan bertaraf sementara boleh ditamatkan tanpa diberi sebarang sebab selepas diberi sebulan notis bertulis atau dibayar sebulan gaji sebagai ganti notis. Pembantu Penyelidikan yang berkenaan boleh melepaskan pelantikannya dengan cara yang sama. (xii) Pelantikan Pembantu Penyelidikan yang bertaraf sambilan boleh ditamatkan selepas diberi notis 24 jam. Pembantu Penyelidikan yang berkenaan juga boleh melepaskan pelantikannya dengan cara yang sama. 5.7
5.8
Perjanjian Kerahsiaan (NDA) (i)
Pihak Berkuasa Melantik atau PTJ akan mengeluarkan surat tawaran, Borang Pengesahan Tawaran dan satu Borang Perjanjian Kerahsiaan (Non-Disclosure Agreement) yang perlu ditandatangani oleh Pembantu Penyelidik.
(ii)
Borang Perjanjian Kerahsiaan (NDA) hendaklah dilengkapkan dan dimatikan setem dengan segala perbelanjaan berkenaan urusan ini hendaklah ditanggung oleh pihak Pembantu Penyelidik sendiri atau melalui akaun projek berkenaan.
Pemantauan Kerja-kerja Penyelidikan (i)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
Pihak berkuasa melantik atau PTJ hendaklah memantau perkhidmatan Pembantu Penyelidikan (seperti kehadiran bekerja, permohonan cuti, penilaian prestasi dan perlanjutan kontrak) dari semasa ke semasa.
5 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
(ii)
Penilaian prestasi Pembantu Penyelidik hendaklah dilaksana sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh pelantikan atau minimum tempoh perkhidmatan enam (6) bulan. Penilaian prestasi juga diperlukan untuk tujuan pembaharuan kontrak atau perlanjutan tempoh perkhidmatannya.
(iii) Pembantu Penyelidik yang ingin melanjutkan tempoh pelantikan perlu mendapat sokongan daripada Penyelia / Ketua Projek dan diluluskan oleh Ketua PTJ yang berkenaan. (iv) Penyelia Projek hendaklah menggunakan Borang Penilaian Prestasi Pegawai (PU/PY/BR06/NILAIPRESTASI) untuk tujuan ini.
5.0
REKOD KUALITI
Bil.
Tempat dan Tempoh Simpanan
Tanggungjawab Menyenggara
Kuasa dan Cara Melupus
UPM/(Kod PTJ)/500-4/6
RMC/PTJ
PTO & PT
TNCPI
Pengurusan Pembantu Penyelidikan (Nama atau Kod Geran)/ (Kod Projek)
5 tahun
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
1.
Rincih/ Arkib (jika berkaitan)
Borang Permohonan Pembantu Penyelidikan dan Kerja Upahan (PU/PY/BR05/RA). Borang Perjanjian Kerahsiaan (NDA) Borang Penilaian Prestasi Pegawai (PU/PY/BR06/NILAIPRESTASI) Surat berkaitan Dokumen lain
6.0
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia/ Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
TNCPI
WP
03/01/2011
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
6 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
JADUAL A GAJI PEMBANTU PENYELIDIKAN (PELAJAR) BERTARAF SEMENTARA
Pembantu Penyelidik bertaraf sementara akan dibayar gaji bulanan di atas tangga gaji (P1) yang bersesuaian dengan kelayakan masing-masing sebagaimana berikut: Kelayakan Ph.D
Tangga Gaji Q3 (P1T10)
Kadar Gaji Bulanan (RM) 1,905.00
Master
Q3 (P1T7)
1,707.00
Bacelor
Q3 (P1T14)
1,509.00
Diploma
Q6 (P1T5)
962.00
S.T.P.M
Q6 (P1T1)
786.00
S.P.M
Q7 (P1T1)
533.00
Sumber: Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Pejabat Bendahari UPM (2002) Seorang Pembantu Penyelidikan layak dibayar gaji sehingga kadar maksimum yang ditetapkan di atas.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
7 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
JADUAL B GAJI PEMBANTU PENYELIDIKAN (PELAJAR) BERTARAF SAMBILAN
Pembantu Penyelidikan bertaraf sambilan akan dibayar gaji harian mengikut formula seperti berikut: Gaji Permulaan Sebulan Mengikut Skim Perkhidmatan Pegawai Dilantik --------------------------------------27 Hari Bekerja
=
Kadar Gaji Harian
atau Kelayakan Doktor Falsafah
Kadar Gaji Harian (RM) 71.00
Master
63.00
Bacelor
56.00
Diploma
36.00
S.T.P.M
29.00
S.P.M
20.00
Sumber: Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Pejabat Bendahari UPM (2002)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
8 drp. 9
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP04/RA GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIKAN
JADUAL C KADAR TUNTUTAN PERJALANAN BAGI PELAJAR IJAZAH PERTAMA, PELAJAR PASCA SISWAZAH DAN STAF SEMENTARA Perkara
Tuntutan elaun perjalanan bertugas rasmi dan berkursus
Kategori
Pelajar Ijazah Pertama
Pembantu Penyelidikan (RA) Pelajar Pasca Siswazah (GRA/GRF) Pasca Doktoral (Utama, Kanan atau Muda)
Kadar Elaun Makan/ Penginapan* RM4.00 sejam atau RM40.00 sehari (Makan & Penginapan) Gred 17 hingga 40 atau yang setaraf Gred 41 hingga 44 atau yang setaraf Gred 45 hingga 52 atau yang setaraf
* Berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Bil. 3/2008 pada 28 Julai 2008
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
9 drp. 9