GARIS PANDUAN AMALAN EKSA KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK (KKPS)
“Unggul Bersama EKSA”
ISI KANDUNGAN BIL
TAJUK
MUKA SURAT
1.
Tujuan
3
2.
Pengenalan
3
3.
Objektif Pelaksanaan EKSA
8
4.
Dasar EKSA
9
5.
Logo EKSA
9
6.
Slogan EKSA
10
7
Faedah Pelaksanaan EKSA
11
8.
Pelaksanaan EKSA di KKPS
12
9.
Jawatankuasa Induk EKSA
16
10.
Carta Organisasi Induk EKSA
17
11.
Peranan Jawatankuasa EKSA
28
12.
Pembahagian Zon EKSA
31
13.
Pelan Lantai
33
14.
Keseragaman EKSA di KKPS
38
15.
Penutup
55
2
PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK =================================
1
TUJUAN
Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Kolej Komuniti Pasir Salak (KKPS) dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) bagi menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah sebagai piawaian tindakan pembersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
2
PENGENALAN
Pengenalan Amalan EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK (KKPS).
3
Apakah Amalan EKSA?
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah amalan yang diamalkan oleh sektor awam di mana ia bertujuan bagi memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga Kolej Komuniti Pasir Salak.
Melalui pengamalan EKSA di organisasi dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi. Ia juga dikenalpasti dapat mengurangkan pembaziran melalui penekanan kepada Go Green, di mana barangan kitar semula digunapakai bagi tujuan yang bersesuaian.
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) mempunyai 5 tujuan utama bagi sektor awam. Antaranya:
1
2
Persekitaran kerja kondusif
Imej Korporat
3
Kepelbagaian Agensi
5
4
Kreativiti dan Inovasi
Go green
4
Imej Korporat
Menekankan kepada persektiaran kerja yang korporat dan kelihatan profesional. Memandangkan Kolej Komuniti Pasir Salak adalah satu institusi pendidikan yang mensasarkan graduan lepasan SPM dan komuniti, imej korporat adalah penting dalam meyakinkan golongan sasaran ini. Elakkan penggunaan hiasan yang berlebih-lebihan sehingga mengubah imej korporat tempat kerja.
Persekitaran kerja kondusif
Amalan EKSA menekankan mengenai persekitaran kerja kondusif iaitu selesa, kemas dan bersih. Penyediaan persekitaran yang kondusif dapat mendorong warga kolej lebih bersemangat melakukan tugasan seterusnya membantu dalam mencapai objektif yang telah ditetapkan.
5
Kepelbagaian agensi
Amalan EKSA sesuai dilaksanakan oleh semua agensi sektor awam. Ini menunjukkan bahawa EKSA boleh diaplikasikan secara global dan ia pemudahcara dalam menjalankan tugas-tugas di tempat kerja tanpa ada kekangan.
Kreativiti dan Inovasi
Amalan EKSA menekankan kreativiti dan inovasi dalam membentuk persekitaran kerja yang kompeten. Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan teknologi.
Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewu jud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Melalui kriteria kreativiti yang ditekankan oleh EKSA, ia dapat melahirkan warga kerja yang berupaya berfikir secara kritikal dan praktikal dalam menghasilkan idea baru yang menarik dan unik.
6
Kolej Komuniti Pasir Salak menekankan kepada warga kolej, di mana setiap warga berpeluang menunjukkan bakat dan idea mereka melalui pertandingan-pertandingan yang dilaksanakan sepanjang amalan EKSA dilaksanakan.
Go Green
Go Green adalah tindakan penyelamatan bumi di mana telah di ketahui masa kini bumi mengalami kerosakan dan pemanasan global akibat dari gaya hidup manusia sendiri. Go Green juga dikenali sebagai “Penghijauan Kembali”. Berikut langkah yang diterapkan di kalangan warga Kolej Komuntii Pasir Salak untuk melaksanakan GO GREEN :
1. Membuang sampah di tempat yang disediakan 2. Penjimatan penggunaan air 3. Penggunaan kertas secara maksima di mana kedua-dua bahagian digunakan sepenuhnya 4. Perbanyakkan tanda ‘Jangan merokok’, selain berguna untuk kesihatan juga mengurangi pelepasan gas di udara 5. Kitar semula sampah yang boleh diguna kembali 6. Penjimatan penggunaan elektrik
7
OBJEKTIF 1. Mengamalkan semangat kerja berpasukan melibatkan kakitangan KKPS secara langsung dalam aktiviti EKSA seperti gotong-royong, pertandingan dan lawatan sepanjang tahun. 2. Mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang sentiasa bersih dari sampah, habuk, minyak dan kotoran serta bau dengan memastikan amalan sapu dilaksanakan seperti berikut : i.
Semua staf membersihkan tempat kerja sendiri setiap hari, sebelum dan selepas kerja.
ii.
Ahli kumpulan bergotong-royong dalam aktiviti pembersihan tempat kerja mereka sekali dalam setiap bulan.
iii.
3.
Staf bergotong-royong bagi melaksanakan pembersihan setiap enam bulan sekali.
Pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan, kemudahan dan persekitaran di pejabat, fasiliti serta peralatan yang disediakan
8
DASAR EKSA Warga KKPS secara muafakat dan berdisiplin akan sentiasa mengamalkan EKSA secara berpasukan demi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dan berinovasi bagi memenuhi kepuasan pelanggan.
LOGO EKSA
9
KETERANGAN SETIAP ELEMEN LOGO
Merujuk kepada logo rasmi Kolej Komuniti Pasir Salak, Perak.
Bulatan pecah lima ini merujuk kepada lima zon utama yang terdapat di Kolej Komuniti Pasir Salak ; Alpha, Bravo, Charlie, Delta dan Echo.
Singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam dan merujuk kepada aktiviti go green yang sangat ditekankan dalam amalan EKSA.
Simbolik kepada penyatuan ahli zon dalam merealisasikan EKSA serta usaha untuk mewujudkan ‘sense of belonging’ atau semangat kekitaan dalam kalangan ahli zon
SLOGAN EKSA “Unggul Bersama EKSA”
10
7
FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
Pelaksanaan Amalan EKSA akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawal stok/inventori, urusan penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja. Faedah Amalan EKSA adalah seperti Rajah 1.
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi
Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran
FAEDAH EKSA Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
Meningkatkan semangat esprit de corp.*
Meningkatkan disiplin warga jabatan
*esprit de corp merujuk kepada semangat kerja berpasukan.
11
8
PELAKSANAAN EKSA DI KKPS
Pelaksanaan amalan EKSA dI KKPS melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan, penambahbaikan dan amalan yang berterusan. Kejayaan amalan ini juga atas penglibatan pihak pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga kerja organisasi. Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut: Selepas perancangan dan penyiapan semua skop asas yang diperlukan seperti pembentukan dasar, objektif dan motto EKSA, carta perbatuan telah dibuat untuk merancang setiap aktiviti yang perlu dilaksanakan. Skop tugas dan carta jawatankuasa juga dibina selepas ketua dilantik oleh Ketua Jabatan (Di kolej komuniti, ketua jabatan merupakan Tuan Pengarah). Pengarah akan secara automatik menjadi pengerusi jawatankuasa induk dan beliau akan memilih salah seorang pegawai di bawahnya (biasanya pensyarah) sebagai ketua. Selepas perbincangan antara pengerusi dan ketua, Jawatankuasa Induk EKSA ditubuhkan dengan surat , pelaksanaan amalan EKSA telah dijalankan mengikut langkah-langkah seperti dalam penerangan yang berikut.
LANGKAH 1
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA Menyediakan Buku Panduan EKSA Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan terhadap pelaksanaan EKSA Menyediakan latihan untuk penyelaras dan warga kerja KKPS Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan pensijilan untuk tujuan pendedahan.
12
LANGKAH 2
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya. Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, peta kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab. Menerangkan objektif EKSA kepada warga kerja KKPS Melaksanakan pelancaran EKSA
LANGKAH 3
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Mewujudkan Zon EKSA dan ahli. Melaksanakan gotong-royong. Melaksanakan aktiviti go green Mengenalpasti barang atau dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan. 13
Memastikan barang atau dokumen yang telah disisih, disapu dan disusun dengan kemas dan teratur. Melabelkan barang atau dokumen mengikut nombor atau warna mana yang bersesuaian. Menetapkan susunan barang atau dokumen yang bersesuaian mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan keseragaman.
14
LANGKAH 4
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Menubuhkan pasukan audit dalaman. Menyediakan pelan tindakan audit dalaman Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman. Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan
LANGKAH 5
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Melaksanakan audit dalaman sekurang-kurangnya 3 kali Memberi pengiktirafan EKSA kepada zon/ tempat terbaik. Melaksanakan audit jemputan luar (bagi mengukuhkan dapatan audit dalaman)
LANGKAH 6
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Mendapat dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU
15
9
JAWATANKUASA EKSA
Pengarah
Puan Salmah Binti IJam Pengarah KKPS
Penasihat 1
Puan Norjunainah Binti Juri
Penasihat 2
Puan Rafidah Binti Abu Nasir
Ketua EKSA
Puan Norshahlia Binti Haron
Penolong Ketua EKSA
Encik Jalani Bin Jasa
Fasilitator
Puan Multazimah Binti Rafie (dari Jabatan Agama Islam Negeri Perak)
Setiausaha
Puan Siti Afifa Binti Ramli
Jawatankuasa Latihan
Puan Siti Nurhaslinda Binti Damanhuri
Jawatankuasa Promosi
Puan Nurul Aina Binti Mohd Yusoff
Jawatankuasa Audit
Puan Muniammal A/P Gunasekaran
Jawatankuasa Keceriaan/
Puan Siti Humaizon Binti Said Ahmad
Keseragaman Jawatankuasa Keselamatan
Encik Ahmad Firdaus Bin Mohamad Mohsin
16
10 CARTA ORGANISASI
17
JAWATANKUASA AUDIT EKSA
18
JAWATANKUASA LATIHAN EKSA
19
JAWATANKUASA PROMOSI EKSA
20
JAWATANKUASA KECERIAAN & KESERAGAMAN EKSA
21
JAWATANKUASA KESELAMATAN EKSA
22
JAWATANKUASA ZON EKSA (ZON ALPHA)
MOHD MUSTAFA KAMAL [KETUA ZON]
HASLINDA [SETIAUSAHA]
HASNIZA [JK AUDIT]
HASIAWATI [JK PROMOSI]
HUMAIZON [JK KECERIAAN]
HASLISURIA [JK LATIHAN]
PN. SALMAH [AHLI ZON]
MASTURA [AHLI ZON]
RAFIDAH [AHLI ZON]
[JK KECERIAAN]
SURAIDA
KHARULJIZAM [JK KESELAMATAN]
RAS ADIBA [JK AUDIT]
23
(ZON BRAVO)
HANITA [KETUA ZON]
SHAZWANI [SETIAUSAHA]
NORSUHADA [AUDIT]
HISHAMUDIN [AUDIT]
AINA [JK PROMOSI]
FARAH [LATIHAN]
SABRINA [KECERIAAN]
AZIZAN
FATIMAH [PROMOSI]
JUNAINAH [AHLI ZON]
RAFIDAH [AHLI ZON]
AKHYAR [AHLI ZON]
NORAZILA [AHLI ZON]
AZIZAM [AHLI ZON]
NOORIZYAN [AHLI ZON]
SHAHLIA [AHLI ZON]
[KESELAMATAN ]
RAZUAN [AHLI ZON]
ILI [AHLI ZON]
** [AHLI ZON]
24
(ZON CHARLIE)
AZURA [KETUA ZON]
SAFIAH [SETIAUSAHA]
NABIL [AUDIT]
SULAIHAH [AUDIT]
UMI SANISAH [PROMOSI]
HASLINDA [JK LATIHAN]
ATIQAH [LATIHAN]
KARMILA [KECERIAAN]
FATIN [AHLI ZON]
NORHISHAM [AHLI ZON]
AHMAD [JK KESELAMATAN]
RAFIDAH [AHLI ZON]
25
(ZON DELTA)
AZIRINE [KETUA ZON]
NORAZMIRA [SETIAUSAHA]
MUNIAMMAL [JK AUDIT]
ZURIANA [AUDIT]
SHUHADA [AUDIT]
ZETTY [PROMOSI ]
SALEHA [JK LATIHAN]
SHAZILA [KECERIAAN]
AMIRUL [KESELAMATA N]
KHAIRI [AHLI ZON]
HASHIM [AHLI ZON]
KHAIRUNNISA [AHLI ZON]
LAILI [AHLI ZON]
HAJAR [AHLI ZON]
FARIZ [AHLI ZON]
JALANI [AHLI ZON]
NUHA [AHLI ZON]
HAZALINA [AHLI ZON]
HAZALINA [AHLI ZON]
AFIFA [AHLI ZON]
26
(ZON ECHO)
OMAR [KETUA ZON]
IZAMUDIN [SETIAUSAHA]
SHAHRIL [AUDIT]
ADHA [AUDIT]
SYAHIRAH [PROMOSI]
NORDEN [KECERIAAN]
FAIRUS [LATIHAN]
SOBUHAN [KESELAMATAN]
AZAM [AHLI ZON]
27
11 PERANAN JAWATANKUASA EKSA JAWATANKUASA INDUK EKSA KKPS Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA Membentuk pelan pelaksanaan Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan. Mengenalpasti AJK dan Ketua Zon Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA (bantuan JK Audit EKSA) Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (bantuan JK Promosi) Melatih dan membimbing warga KKPS ke arah pembentukan amalan-amalan EKSA (bantuan JK Latihan)
PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada kakitangan. Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan. Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras untuk menjalankan aktiviti EKSA
28
PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan
PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA. Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu amalan EKSA. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan perlaksanaan audit. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan
29
PERANAN JAWATANKUASA KECERIAAN/KESERAGAMAN EKSA Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahan untuk keceriaan Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk keseragaman semua Zon EKSA. Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep keceriaan terus diamalkan. Menggantikan tagging lama yang lusuh/usang dengan tagging baru. Sentiasa memastikan / mengingatkan warga IPK untuk terus mengekalkan keceriaan pejabat Membantu Ketua-Ketua Zon dalam merekabentuk bahan untuk keceriaan zon.
PERANAN JAWATANKUASA KESELAMATAN Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan keselamatan fizikal, dokumen dan komputer Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit keselematan dan kesihatan. Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan mengikut zon Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang mematuhi criteria E.
30
12 PEMBAHAGIAN ZON Tujuan pembahagian Zon EKSA di KKPS adalah bagi memudahkan pelaksanaan dan pemantauan amalan EKSA. kkps telah membentuk 5 zon yang berasaskan tema phonatic alphabet . Seorang ketua bagi setiap zon dilantik sebagai pemudahcara dan sekaligus merancang dan mengetuai ahli-ahli zon dalam amalan EKSA.
BIL
NAMA ZON
TEMPAT
KETUA ZON
1.
Zon Alpha
Blok A
Encik Mustafa Kamal
2.
Zon Bravo
Blok B
Puan Nor Hanita
3.
Zon Charlie
Blok C
Puan Zainatul Azura
4.
Zon Charlie
Blok D
Puan Azirine
5.
Zon Delta
Blok E
Encik Omar
31
PELAN PEMBAHAGIAN ZON AMALAN EKSA KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK
ALPHA BRAVO CHARLIE DELTA
ECHO
32
13
PELAN LANTAI
ZON ALPHA
33
ZON BRAVO
34
ZON CHARLIE
35
ZON DELTA
36
ZON ECHO
37
14 KESERAGAMAN EKSA DI KKPS Garispanduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU menjadi panduan utama Kolej Komunti Pasir Salak dalam penyediaan garis panduan EKSA jabatan. KKPS menggunakan garispanduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan EKSA jabatan.
BAHAGIAN
A FAIL DAN DOKUMEN EKSA
PERKARA
JAWATANKUASA INDUK
JAWATANKUASA ZON
Logo EKSA
Logo EKSA
Dasar EKSA
Dasar EKSA
Carta Organisasi Induk
Carta Organisasi Zon
Jadual Perancangan
Jadual Perancangan
Zon
Zon
Pelan Lokasi Semua
Pelan Lokasi Zon
Zon
Rekod Mesyuarat /
Rekod Mesyuarat /
Perbincangan Zon
Perbincangan Induk
Gambar Aktiviti Zon
Gambar Pelancaran
Gambar Sebelum dan
EKSA
Selepas
Gambar-gambar aktiviti
Laporan dan Teguran
Laporan-Laporan Jawatankuasa Pelaksana
Laporan Latihan
Laporan Audit
Laporan Promosi
Laporan Keceriaan/ Keseragaman
38
B
Perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA kepada semua warga Jabatan.
Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara yang berikut:
SUDUT EKSA Dasar EKSA GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM KKPS Carta Organisasi Jadual Perancangan Pelan Lokasi Gambar Aktiviti Gambar Sebelum dan Selepas Informasi Tarikh Kemaskini
Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkaraperkara berikut dibenarkan berada di atas meja kerja: Desktop dan Keyboard Mesin Cetak Bekas berisi pen, pensil dan alat tulis yang sering digunakan. Satu kalender tahun semasa Telefon Buku Nota Tray masuk keluar Stamp pad Cop-cop berkaitan
39
Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.
Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan teratur di atas meja.
C
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan
RUANG
Tanda nama, jawatan dan pergerakan pegawai diletakkan di
KERJA / BILIK
imej korporat.
ruang kerja/partition pegawai atau di pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian
Tray surat dilabelkan perkataan KELUAR, MASUK dan KIV.
PEGAWAI Bagi tray dua tingkat, labelkan KELUAR dan MASUK sahaja.Dokumen rujukan disimpan dalam fail berlabel dan mudah diambil.
Kew PA7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini.
Kabinet fail pegawai (sekiranya dibekalkan) perlu dilabelkan RASMI (mengikut tingkat yang ada) dan PERIBADI di tingkat paling bawah. Labelkan nama dan no fail di setiap tingkat rasmi.
Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.
Hanya sehelai blazer atau selendang disangkut dengan kemas di ruang penyangkut yang disediakan atau dibelakang kerusi yang diduduki pegawai.
40
Wayar atau kabel elektrik diikat kemas dengan menggunakan cabel ties/ black tape/ casing conduit/ flexible hose/ spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan pengguna.
CPU dan pendestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan mengikut kesesuaian ruang kerja.
Semua suis elektrik dimatikan selepas tamat waktu bekerja.
Wallpaper dan screen saver desktop atau komputer riba jabatan diseragamkan dengan imej logo EKSA.
Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak hiasan di atas meja atau almari
Kasut/seliper tambahan diletakkan di dalam kotak yang dikhaskan di bawah meja kerja.
Maklumat untuk rujukan pegawai boleh dipamer/tampal di satu ruang yang bersesuaian di dinding bilik atau partition pegawai.
Kabinet khas untuk barangan peribadi pegawai (jika ruang laci tidak muat untuk menempatkan barangan tersebut) boleh disediakan dan dilabel dengan kemas untuk kemudahan pegawai. Sekiranya cabinet tidak disediakan hanya satu (1) bag sahaja boleh diletakkan di bawah meja pegawai.
41
Setiap peralatan gunasama dan mudah alih diletakkan
D PELABELAN
diruang yang mudah dilihat dan boleh digunakan.
Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (Contoh: penebuk lubang – label dan tanda lot diletakkan di bawah penebuk lubang dengan gambar penebuk lubang sebagai pengenalan.)
DAN PENETAPAN LOT
Kaedah penggunaan perlu dipamerkan berhampiran tempat alatan tersebut untuk kemudahan pegawai lain menggunakannya.
Laci meja paling atas dilabelkan dengan perkataan ALAT
E PENGURUSAN LACI MEJA
TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas di ruang/partition/kotakyang dihasilkan mengikut kreativiti zon.
Laci tengah dilabelkan RASMI diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner, buku catatan dan dokumen rasmi yang difikirkan sesuai.
KERJA Laci bawah dilabelkan PERIBADI diguna bagi menempatkan alatan dan barang peribadi seperti beg tangan, telefon bimbit dan laIn-lain.
Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan lebih dari 3 laci maka keutamaan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.
42
F
Fail aktif disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail atau ruang yang mudah dicapai dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
PENGURUSAN DOKUMEN
Fail tutup disusun dirak yang dikhaskan mengikut tahun dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas
G BILIK FAIL
tanpa habuk.
Pelan susun atur fail / pelan lantai bilik fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat bagi memudahkan carian.
Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 60 saat.
Rekod pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail (Contoh: buku daftar, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
Fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berkunci dan berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat dilekatkan di bahagian dalam kabinet besi.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus bilik fail.
43
Etika penggunaan bilik fail dipamerkan.
H
Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih tanpa habuk dan kemas.
Pelan lantai stor dan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
BILIK STOR Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
Tanda amaran “DILARANG MASUK” dipamerkan dengan jelas.
Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO). (*Penanda Aras Minimum).
Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).
Bilik mesyuarat sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.
Gambar pemimpin tertinggi negeri/negara dipamerkan.
44
I BILIK
Peralatan dan kemudahan dalam bilik mesyuarat sentiasa dalam keadaan sempurna dan berfungsi.
Maklumat penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda (slot in board).
MESYUARAT Etika penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.
Papan putih dibersihkan setiap kali selepas mesyuarat selesai.
Barang-barang elektronik seperti projektor LCD, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat.
Sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kerusi meja
J BILIK
tersusun kemas.
Peralatan dan kemudahan di dalam bilik dilebel dengan betul dan berada dalam keadaan sempurna, selamat dan boleh digunakan.
KULIAH/
Hiasan perlu berimej korporat dan tidak terlalu sarat dan
BILIK
memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini
45
LATIHAN/ DEWAN
K
Pelan lantai dipamerkan ditempat yang mudah dilihat. (kecuali bilik latihan yang sentiasa berubah susunan)
Memastikan persekitaran bengkel / makmal bersih, kemas dan selamat.
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.
MAKMAL / BENGKEL
L PANTRI
Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang bersesuaian.
Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada sebarang serangga atau makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.
Semua peralatan, perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan manakala pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan dicuci dan dilap kering dan disimpan dalam cabinet
Labelkan kabinet yang menyimpan peralatan bagi memudahkan carian.
Perkakasan dan alatan seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.
Sinki tidak tersumbat, tiada sisa makanan, dibersihkan dan dilap kering selepas digunakan.
Meja makan seeloknya dialas dan berkeadaan bersih.
46
Pastikan barang-barang makanan tidak dicampur adukkan dalam peti sejuk.
Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup.
Tong sampah disediakan dan ditutup.
Etika di pantri dipamerkan ditempat yang mudah dilihat
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
M SURAU /
Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan warga Jabatan.
BILIK SOLAT Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah dan selipar.
Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas.
Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.
47
Menyediakan tandas yang sempurna termasuk tandas OKU
N TANDAS
yang berfungsi dengan baik.
Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai dan dinding sentiasa dalam keadaan bersih dan kering serta bau yang menyenangkan.
Peralatan dan kelengkapan seperti tong sampah, tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas.
Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.
Sinki dan paip berada dalam keadaan bersih dan tidak tersumbat dan dilabelkan nombor (jika lebih dari satu).
Memastikan sistem pengudaraan tandas dalam keadaan baik.
Mempamerkan nama pegawai bertanggungjawab menjaga kebersihan tandas.
Mempamerkan etika penggunaan tandas.
Sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
Menyediakan sistem/capaian/label bahan bacaan untuk memudahkan pelanggan.
48
O PERPUSTAKAAN
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantuan bahan bacaan.
Kemudahan kerusi meja/sofa disediakan bagi keselesaan pelanggan.
Tanda arah dan pelan lantai dipamerkan untuk kemudahan pelanggan
Etika ketika berada diperpustakaan dipamerkan.
Lantai sentiasa bersih dan kering
P KAFETERIA
Peralatan memasak dan pinggan mangkuk yang digunakan sentiasa bersih dan disimpan dengan baik.
Sinki dapur dan sinki cuci tangan tidak tersumbat dan sentiasa kering dan bersih.
Memastikan susunan kerusi dan meja sentiasa kemas.
Mempamerkan etika penggunaan kafetaria ditempat yang mudah dilihat.
Susunan peralatan, hiasan dinding dan hiasan pokok kemas
Q
dan tidak menganggu laluan.
Tiada halangan di pintu kecemasan.
49
LALUAN UTAMA/
Hiasan bunga hidup diuruskan dengan baik.
KORIDOR
Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur
R
serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan
Penyelenggaraan peralatan dijalankan secara berkala.
GIMNASIUM Peti kecemasan “First Aid Kit’ disediakan dan dipantau.
Rekod penggunaan gymnasium disediakan.
S GELANGGANG
Memastikan kawasan gelanggang, dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan.
Menyediakan dan memaparkan peraturan/etika penggunaan gelanggang.
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.
T
Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik.
50
PADANG
U KAUNTER UTAMA/LOBI
Memastikan rumput di kawasan padang pendek.
Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut: Sistem maklumbalas pelanggan Direktori warga KKPS Brosur mengenai jabatan Maklumat jabatan dan piagam pelanggan
Kaunter mestilah berimej ceria dengan hiasan yang minimum
Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan disediakan.
Meja kerja kemas, tidak berhabuk dan peralatan disusun
V
dengan baik.
Uniform disangkut dengan kemas ditempat yang disediakan
BILIK PEMANDU
W
Perhiasan bilik yang minimum untuk tujuan keceriaan.
Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas.
Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan.
Hanya pegawai bertanggungjawab sahaja dibenarkan masuk ke bilik server
51
BILIK SERVER Berkunci setiap masa.
Persekitaran kawasan parkir bersih, kemas dan selamat.
X PARKIR
Petak parkir ditandakan dengan jelas.
Petak parkir VIP dinyatakan dengan jelas.
Petak parkir OKU disediakan
Kenderaan perlu diparkir secara reverse parking
Y
Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.
GARAJ Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan.
Z KESELAMATAN
Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: Arahan keselamatan Latihan Pengungsian Bangunan (Firedrill) Tanda Amaran Pelan Laluan Kecemasan dan Tempat berkumpul Tanda Arah Laluan Kecemasan
PERSEKITARAN Memastikan lampu kecemasan berfungsi apabila lampu utama terpadam.
52
Pendawaian dan Kabel : Memastikan pendawaian kabel semua peralatan elektrik diselenggara dan diikat menggunakan kabel conduit untuk kekemasan. Plug dilabel mengikut kesesuaian alat.
Memastikan Alat Pemadam Api menepati criteria berikut: Penyelenggaran secara berkala Mempunyai tatacara penggunaan Berkeadaan bersih Diletakan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.
Mempamerkan nama pegawai yang bertanggungjawab menjaga
Laluan Tangga Kecemasan: Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Memaparkan tanda KELUAR dengan jelas. Tiada halangan objek diatas tangga kecemasan. Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
Semua lampu berfungsi dengan baik
AA
Soket berfungsi dengan baik
LAMPU DAN
Pelan lampu disediakan bagi suis yang melebihi 3 lampu.
SOKET
53
BB PENGURUSAN KUNCI
Kunci disimpan diruang penyimpanan yang selamat mengikut tatacara keselamatan yang dibenarkan.
Dipertanggungjawabkan kepada seorang pegawai yang menjaga
Menyediakan buku log pinjaman dan pemulangan kunci.
CC GO GREEN
Penyediaan notis / arahan penjimatan tenaga elektrik
Penggunaan lampu save energy
Penetapan suhu optimum
Penjimatan kertas
Penjimatan air
Kempen hijau
Melaksanakan program kitar semula
Menggunakan barang terpakai secara kreatif
54
DD KREATIVITI
Melaksanakan inovasi dan amalan terbaik yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga jabatan.
DAN INOVASI
15 PENUTUP Manual panduan EKSA KKPS ini diharapkan dapat memberi panduan kepada wargakerja KKPS dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang di sarankan oleh EKSA. Wargakerja KKPS haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha berpasukan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selamat serta mampu menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan mutu perkhidmatan. Pembudayaan EKSA seterusnya mampu menyumbang kepada peningkatan imej Kolej Komuniti Pasir Salak sebagai sebuah organisasi.
55
Jawatankuasa Induk EKSA, KK Pasir Salak Mengucapkan
TERIMA KASIH Kepada Tuan Pengarah Dan Semua warga Kolej Komuniti Pasir Salak Yang telah memberikan kerjasama cemerlang dalam usaha merealisasikan Garis Panduan Amalan EKSA
56
