Functieprofiel: Projectleider
Functiecode: 0302
Doel
Context
Voorbereiden en opzetten van projecten en bijbehorende projectorganisatie, alsmede leiding geven aan de uitvoering hiervan, binnen randvoorwaarden van kosten, kwaliteit, tijd, organisatie en communicatie, zodanig dat de geformuleerde projectdoelstellingen worden gerealiseerd.
De Projectleider rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van: • College van Bestuur • Directeur • Manager
Resultaatgebieden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Acquisitie Projectdefinitie Projectplan Projectleiding Aansturing projectteam Projectuitvoering Projectafronding Proces- en productverbetering Intergratie van projecten HRM
Hogeschool Utrecht, functieprofiel PROJECTLEIDER – functiecode 0302, 1 april 2006
1
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 1. Resultaatgebied Acquisitie Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten in een concurrerende omgeving
Kader
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Hogeschool Utrecht beleid. Beleid van de faculteit of de dienst
Voldoende werk en/of inkomsten voor Hogeschool Utrecht, de faculteit of de dienst
• • •
• • 2. Resultaatgebeid Projectdefinitie Vastgesteld beleid Opstellen van de Wet- en regelgeving projectdoelstellingen, de projectdefinitie en een Wensen/eisen van programma van eisen opdrachtgever(s)
Kader waarbinnen een projectplan wordt opgesteld
• • • • •
3. Resultaatgebied projectplan Opstellen van een projectplan/plan van aanpak
Projectdefinitie Wensen/eisen van opdrachtgever(s)
Vastgelegde voorwaarden voor een efficiënte en effectieve projectrealisatie
•
•
• • •
Hogeschool Utrecht, functieprofiel PROJECTLEIDER – functiecode 0302, 1 april 2006
Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers Volgen van in- en externe (markt) ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk of mogelijk maken Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s) Zorgdragen voor goede public relations Intern adviseren van het management over project c.q. contract activiteiten
Adviseren inzake in te schakelen in- en externe partijen en in te kopen producten Selecteren van mogelijk in te schakelen derde partijen Benaderen van en overleg met betrokken in- en externe partijen Opstellen van de projectdoelstellingen, projectdefinitie en een programma van eisen Definiëren van (deel)projecten
Bestuderen van opdrachtinformatie en overleggen met opdrachtgever over onder andere projectaanpak, fasering, rolverdeling, specifieke eisen en wensen Voorstellen doen voor oplossingsrichtingen en aangeven van geschatte doorlooptijd, benodigde middelen en randvoorwaarden voor de uitvoering van het project/ deelprojecten Opstellen van (een) (deel)projectplan(nen) met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, budget en kwaliteit (Mede)samenstellen van een projectteam Bevorderen van een tijdige accordering van het projectplan door opdrachtgever en eventuele andere belanghebbenden
2
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit Kader 4. Resultaatgebied projectleiding Realiseren van de uitvoering van Projectplan het projectplan, alsmede zorgdragen voor periodieke rapportages
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Eindresultaten die voldoen aan de met de opdrachtgever overeengekomen en in projectplannen vastgelegde projectdoelstellingen en resultaten
•
• • • • • •
5. Resultaatgebied aansturing projectteam Zorgdragen voor de adequate Projectplan aansturing en bezetting van het projectteam
6. Resultaatgebied projectuitvoering (Mede) uitvoeren van (delen van) Projectplan het project 7. Resultaatgebied projectafronding Doelstellingen en Toetsen van de opgeleverde specificaties vastgelegd in projectresultaten aan het projectplan projectplan en, na het bereiken Opleveringsprotocol van de gewenste projectdoelstellingen, overdragen van relevante kennis en documenten aan de faculteit of dienst
Randvoorwaarden ten aanzien van bemensing voor het realiseren van projectdoelstellingen
•
Realisatie van specifieke (deel)projectdoelstelling(en)
•
Projectoplevering voor opdrachtgever en afnemers
•
•
• • • •
Hogeschool Utrecht, functieprofiel PROJECTLEIDER – functiecode 0302, 1 april 2006
Fungeren als aanspreekpunt voor de projectomgeving en voeren van overleg met opdrachtgever, projectteam en overige belanghebbenden Monitoren van in- en externe ontwikkelingen die de uitvoering van het project beïnvloeden Zoeken naar en aanbrengen van samenhang met andere projecten Zorgdragen voor de praktische projectcoördinatie Bewaken van de voortgang van het project en bijsturen met corrigerende maatregelen in geval van afwijkingen Zorgdragen voor het uitbrengen van periodieke rapportages Communiceren met belanghebbenden over voortgang project ten behoeve van het creëren en onderhouden van draagvlak
Bewaken van effectieve en efficiënte rol- en taakverdeling binnen het team Zorgdragen voor prioriteitstelling
Verrichten van uitvoerende werkzaamheden in het project (zoals schrijven van notities en doen van onderzoek)
Opstellen van eindrapportage voor de opdrachtgever, inclusief een voorstel voor eventuele overdracht naar de organisatie Zorgdragen voor een adequate financiële afronding van het project Verzorgen van presentaties en andere vormen van kennisoverdracht ten behoeve van afnemers Afsluiten en evalueren van het project (inclusief onderzoek naar effectiviteit van het project) Zorgdragen voor projectarchivering en -documentatie
3
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit Kader 8. Resultaatgebied proces- en productverbetering Projectdoelstellingen en/of Doen van voorstellen tot procesdoelstellingen en productverbetering van de academie of dienst Uitgevoerde projecten
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Verbeterde kwaliteit van het geleverde proces en product ten behoeve van toekomstige projecten
• • •
9. Integratie van projecten Bewaken en bevorderen van de samenhang tussen verschillende met elkaar verbonden projecten
Strategisch plan Afdelingsplan
Realisatie van de programmadoelstellingen
•
• 10. HRM Uitvoeren van een deel van het HRM-beleid van team en/of project(en)
RGW-beleid Goedkeuring leidinggevende HRM-beleid van de instelling
Bijdrage aan het sturen op resultaten en ontwikkeling van medewerkers door actief informeren van de leidinggevenden over resultaten en ontwikkelingen van medewerkers in team en/of project(en)
Hogeschool Utrecht, functieprofiel PROJECTLEIDER – functiecode 0302, 1 april 2006
• • •
Analyseren van ervaringen tijdens uitgevoerde projecten, op basis van onder andere projectevaluaties Volgen van in- en externe ontwikkelingen op het eigen vakgebied Doen van voorstellen tot proces- en productverbetering
Opstellen van een samenhangend programma van projecten gericht op de realisatie van gekozen doelstellingen en/of de oplossing van vastgestelde knelpunten Bewaken van het samenhangende geheel van doelen, projecten en activiteiten, gericht op implementatie van de projecten
Mede selecteren van medewerkers Toezien op realisatie van met medewerkers gemaakte afspraken over te leveren resultaten en over de persoonlijke ontwikkeling Doen van voorstellen voor de beoordeling in het kader van de RGW-cyclus
4
Indelingscriteria Projectleider Functieniveau
Projectleider 1
Projectleider 2
Projectleider 3
Projectleider 4
Projectleider 5
Projectleider 6
zie Projectleider 4. zie Projectleider 4. Bevorderen van de intergratie en samenhang tussen verschillende projecten.
Projecten met een innovatief karakter. Projectdoelstelling en, projectdefinitie en programma van eisen zijn op globaal niveau gedefinieerd. zie Projectleider 5.
Te verrichten/aan te sturen werkzaamheden zijn complex en divers. Er moeten steeds nieuwe oplossingen worden gevonden. Projectdoelstellingen, projectdefinitie en programma van eisen zijn reeds gedefinieerd. Losstaande projecten
Te verrichten/aan te sturen werkzaamheden zijn divers. Er kan gekozen worden uit een groot aantal bekende oplossingsrichtingen Zelfstandige werkuitvoering binnen de kaders van het projectplan. Incidenteel worden werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van een Projectmanager uitgevoerd
Indelingscriteria Aard van het project en zelfstandigheid
Zie projectleider 2. Voor projectdoelstellingen, projectdefinitie en programma van eisen bestaan geen kaders. Integratie van veel sterk van elkaar verschillende complexe en gevoelige projecten met directe impact op niet bij de instelling betrokken personen/
Projecten met een sterk innovatief karakter. Voor projectdoelstellingen, projectdefinitie en programma van eisen bestaan slechts globale kaders. Integratie van elkaar verschillende complexe projecten
instanties
Hogeschool Utrecht, functieprofiel PROJECTLEIDER – functiecode 0302, 1 april 2006
5
Functieniveau
Projectleider 1
Porjectleider 2
Projectleider 3
Projectleider 4
Projectleider 5
Projectleider 6
Indelingscriteria Groot aantal betrokken in- en externe partijen, in welk contact een actieve beïnvloeding noodzakelijk is
Groot aantal betrokken in- en externe partijen
Zie Projectleider 4
Participeren in diverse vormen van overleg en samenwerking met in- en externe partijen
Meerdere betrokken (inen/of externe) partijen
Eén of enkele betrokken (in/externe) partijen
Impact van het project
Zie projectmanager 2
Doorslaggevend belang voor het strategisch en lange termijn functioneren van de organisatie als geheel of van essentiële onderdelen daarvan
Invloed op het lange termijn functioneren van meerdere van elkaar verschillende werkprocessen, of van een grote organisatorische eenheid
Invloed op het (middel-) lange termijn functioneren van één afzonderlijk werkproces of middelgrote organisatorische eenheid
Het uit te voeren project vormt veelal een ingrijpende inbreuk op het reguliere proces van de opdrachtgever en zijn omgeving
Het uit te voeren project vormt geregeld een inbreuk op het reguliere proces van opdrachtgever en zijn omgeving
Omvang projecten
Zeer grote projecten
Grote projecten
Veel kleine of één groot project(en)
Meerdere kleine projecten
Enkele kleine projecten
Samenwerking met andere partijen
Indelingsregels Projectleider • • • • • •
Projectleider 6 is van toepassing indien het functieprofiel Projectleider van toepassing is Projectleider 5 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Projectleider 5 Projectleider 4 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Projectleider 4 Projectleider 3 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Projectleider 3 Projectleider 2 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Projectleider 2 Projectleider 1 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Projectleider 1
Hogeschool Utrecht, functieprofiel PROJECTLEIDER – functiecode 0302, 1 april 2006
6
