Functieprofiel: Medewerker Praktijkbureau Functiecode: 0406

Functieprofiel: Medewerker Praktijkbureau

Functiecode: 0406

Doel

Context

Het (mede)opstellen van het stagebeleid en het beleid rond afstudeeropdrachten en na goedkeuring zorgdragen voor de uitvoering hiervan, in lijn met het onderwijsbeleid, teneinde te komen tot voldoende gelijkwaardige (inter)nationale stageplaatsen met duidelijke, eenduidige leerdoelstellingen, gebaseerd op onderwijseindtermen.

De Medewerker Praktijkbureau rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van: • Directeur • Manager • Teamleider

Resultaatgebieden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Beleidsondersteuning Reglement/-formulieren Acquisitie Toetsing stageen afstudeeropdrachten Aanbod stageplaatsen en afstudeeropdrachten Bemiddeling stageplaatsen en afstudeeropdrachten Stage- en afstudeeropdrachtcontract Gegevensverwerking Begeleiding studenten Informatieverstrekking Evenementen Voorlichting Coördinatie werkuitvoering

Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER

PRAKTIJKBUREAU – functiecode 0406, 1 april 2006

1

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 1. Beleidsondersteuning Doen van voorstellen omtrent doelstellingen, vormgeving en begeleiding van stages en afstudeeropdrachten

Kader

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Onderwijsbeleid en -doelstellingen Onderwijsprogramma’s en eindtermen

Bevorderen van onderling gelijkwaardige stages en stagebegeleiding, idem voor afstudeeropdrachten

•

• • •

2. Reglement/formulieren Opstellen en uitbrengen van een reglement (stage en/of afstudeeropdracht), waarin praktische zaken als duur, toelatingseisen, begeleiding en standaardformulieren opgenomen zijn

Stagebeleid Beleid rond afstudeeropdrachten Juridische richtlijnen

Studenten en docenten zijn geïnformeerd over inhoudelijke en procedurele eisen voor stages en afstudeeropdrachten en standaardformulieren zijn voorhanden

• • • • • •

Bijhouden van ontwikkelingen op het gebied van stages, afstudeeropdrachten en andere werk- en leervormen (bijvoorbeeld duaal leren) en deze vertalen in invulling en aanbod Doen van voorstellen omtrent rol, plaats en invulling van stages en afstudeeropdrachten binnen het onderwijsprogramma Doen van voorstellen omtrent stagebegeleiding en begeleiding bij afstudeeropdrachten Afstemmen van voorstellen met relevante organen en deze ter goedkeuring voorleggen aan opdrachtgever

Opstellen en up-to-date houden van het reglement stage en afstudeeropdrachten Toetsen en bespreken van het reglement bij/met een relevant adviesorgaan Jaarlijks herzien van het reglement en zorgen voor reproductie en verspreiding Conceptreglement ter vaststelling voorleggen aan opdrachtgever Opstellen van documenten als contract, beoordelingsformulier, voortgangsformulier en deze opnemen in een (digitaal) reglement Door (in)formeel informeren, bevorderen van het gebruik van de documenten en het reglement (via informele contacten, brochures, websites e.d.)

3. Acquisitie Het benaderen van bedrijven en instellingen voor stageplaatsen en afstudeeropdrachten

Kaders stages en afstudeeropdrachten


Voldoende stageplaatsen en afstudeeropdrachten, die aan de gestelde eisen voldoen

• • •


Opstellen en laten verzenden van mailings aan (potentiële) aanbieders van stageplaatsen en afstudeeropdrachten Het afleggen van bezoeken aan aanbieders Het organiseren van (interne) informatiebijeenkomsten voor studenten en medewerkers

2

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit Kader 4. Toetsing stageen afstudeeropdrachten Het toetsen van stageen Kaders stageplaatsen en afstudeeropdrachten uit acquisitie afstudeeropdrachten of via studenten aan de daaraan gestelde eisen

Resultaat


Stage- en afstudeeropdrachten, die aan de gestelde eisen voldoen

• • •

5. Aanbod Stageplaatsen en afstudeeropdrachten Verzamelen, archiveren en aan Kaders stages en studenten aanbieden van afstudeeropdrachten stageplaatsen/afstudeeropdrachte n en informatie geven over plaatsen, bedrijven en procedures

Aanbod van stageplaatsen en afstudeeropdrachten voor studenten

•

•

• 6. Bemiddeling stageplaatsen en afstudeeropdrachten Kaders stages en Koppelen van studenten aan afstudeeropdrachten stageplaatsen en afstudeeropdrachten Wensen student

7. Stage- en afstudeeropdrachtcontracten Het toezien op de afsluiting van Standaardcontract een tripartiet stageen afstudeeropdrachtcontract tussen student, bedrijf en instelling


Beoordelen van stageen afstudeeropdrachten op basis van de daaraan gestelde eisen Opnemen van contact met aanbieders indien er vragen zijn omtrent de geschiktheid van de opdracht Aan de klant voorleggen van opdrachten, die niet binnen de vastgestelde kaders beoordeeld kunnen worden

Bundelen en in overzichtelijke vorm presenteren (bijvoorbeeld elektronisch, fysieke map ter inzage) van beschikbare stageplaatsen/afstudeeropdrachten en bedrijven Aanbieden van informatie over procedures rond stages en afstudeeropdrachten en het aanbieden van de hiervoor benodigde formulieren Verstrekken van mondelinge en schriftelijke informatie aan studenten hieromtrent

Studenten voorzien van een geschikte stageplaats of afstudeeropdracht.

• • • • •

Voeren van intakegesprekken met studenten over hun wensen Controle of studenten aan de ingangseisen voldaan hebben Afstemmen van de opdracht met de studieloopbaanbegeleider Doen van voorstellen voor stageplaatsen en afstudeeropdrachten Plannen van kennismakingsgesprekken/sollicitatiegesprekken tussen student en bedrijf

Formeel vastgelegde leerdoelen, werkafspraken, condities en aansprakelijkheden gemaakt met alle betrokken partijen

• •

Verstrekken, innemen en archiveren van stageen afstudeercontracten Opstellen van contracten en deze laten ondertekenen door betrokken partijen Beoordelen van contracten van bedrijven zelf aan de hand van het standaardcontract en de gemaakte afspraken rond leerdoelen, werkafspraken, condities en aansprakelijkheden

•


3

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit

Kader

Resultaat


8. Gegevensverwerking Verzamelen en controleren, corrigeren, invoeren en opslaan van gegevens in de administratieve systemen

Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen

Tijdige beschikbaarheid van volledige en juiste gegevens

• Controleren van te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid • Parafering/autorisatie, zonodig doen van navraag respectievelijk inwinnen van aanvullende gegevens • Coderen van gegevens, uitvoeren van eenvoudige berekeningen • Inbrengen van gegevens in het (geautomatiseerde) systeem • Controleren van gegevens op juiste verwerking, (laten) uitvoeren van correcties • Opslaan/archiveren van bescheiden • Opstellen van periodieke overzichten door het genereren, bewerken en rangschikken van administratieve gegevens

Wensen en behoeften van studenten Kennis van de (specifieke) arbeidsmarkt Trainingsvaardigheden

Ondersteuning aan studenten bij het verkrijgen van een stageen afstudeerplaats

•

9. Begeleiding studenten Begeleiden van (groepen) studenten bij het zoeken van, solliciteren naar of reageren op stageen afstudeerplaatsen

Begeleidingsgesprekken voeren met studenten over keuzemogelijkheden, aansluiting van stage- of afstudeerplaatsen op hun studie, wijze waarop zij een bedrijf kunnen benaderen, e.d. Geven van trainingen in vaardigheden, die nodig zijn voor de betreffende (door de opdrachtgever gedefinieerde) opdrachten, zoals telefoontraining, training onderzoeksvaardigheden e.d. Organiseren van bijeenkomsten met gastsprekers, werkzaam in het betreffende veld Doorlezen van sollicitatiebrieven en curriculum vitae, studenten hier feedback op geven en voorbereiden of oefenen van gesprekken Suggesties doen voor inhoudelijke stagebegeleiders

•

• • • 10. Informatieverstrekking Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen, waaronder studenten en aspirantstudenten en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen

Interne richtlijnen, kaders en bevoegdheden


Adequate overdracht van informatie

• • • • •


Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie Naar de juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een vraag Opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne navraag Opsturen van schriftelijke informatie Het verrichten van baliewerkzaamheden

4

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 11. Evenementen Voorbereiden en begeleiden van evenementen

Kader

Resultaat



Optimaal verloop van evenementen

• • • • •

12. Voorlichting Schriftelijk en mondeling voorlichten van studenten, docenten en bedrijven over mogelijkheden van stages en afstudeeropdrachten en procedures hieromtrent


Adequate voorlichting rond mogelijkheden van stages en afstudeeropdrachten en de procedures hieromtrent

• • •

• • •

13. Coördinatie werkuitvoering Coördineren van de door medewerkers van het eigen organisatieonderdeel uit te voeren werkzaamheden

Verkregen bevoegdheden en richtlijnen

Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

• • • • • •



Inventariseren van specifieke wensen, behoeften, bedoeling en vormgeving bij opdrachtgever Opvragen van offertes, maken van (prijs)afspraken en toezien op (contractuele) vastlegging van afspraken Opstellen van een draaiboek en bijbehorende planning In opdracht regelen van sprekers, accommodatie, catering en (facilitaire) voorzieningen Verzorgen van de begeleiding op de dag van uitvoering

Opstellen van teksten op het eigen aandachtsgebied ten behoeve van de studiegids Opstellen, (laten) reproduceren en verspreiden van folders/brochures en deze informatie op de website plaatsen Inhoudelijk vullen en up-to-date houden van dat deel van de website, waarop informatie over mogelijkheden van stages en afstudeeropdrachten en procedures te vinden zijn Schriftelijk of mondeling beantwoorden van vragen van studenten/docenten aangaande de mogelijkheden en –procedures Bekendheid geven aan mogelijkheden van stage en afstudeeropdracht onder andere via studievoorlichtingsdagen, interne informatiebladen, e.d. Voorlichting geven bij evenementen

Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen Mede beoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen, welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost Overleg met klanten ten aanzien van standaardzaken rond producten, dienstverlening en planning

5

Indelingscriteria Medewerker Praktijkbureau Functieniveau

Medewerker Praktijkbureau 1



Indelingscriteria Beleid stages en afstudeeropdrachten

Doen van (verbeter)voorstellen omtrent praktische aspecten van vormgeving van stages/afstudeeropdrachten, zoals plaats in het studiejaar, duur, vorm van de begeleiding

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Toetsing stageen afstudeeropdrachten

Beoordelen van stage/afstudeeropdrachten aan de hand van de daarvoor geldende praktische criteria (tijdsduur, aantal studiepunten, in- en externe stage/afstudeerbegeleider, plaats binnen de studie en tijdstip studie). Zonodig contact opnemen met opdrachtgever om voorstellen te doen voor aanpassing hierin

Verzorgen van voorlichting aan studenten, docenten en bedrijven en instellingen, omtrent de geldende criteria voor stages en afstudeeropdrachten

Informeren van studenten met een eenduidige vraag omtrent de toetsing van stageen afstudeeropdrachten

Voeren van intakegesprekken met studenten over hun wensen omtrent een stage/afstudeerplaats en over de capaciteiten, kennis die ze hiervoor (nodig) hebben.

Voeren van intakegesprekken met studenten over hun wensen omtrent stage/afstudeerplaats. Doen van suggesties omtrent een stage/afstudeerplaats die qua inhoud en studieniveau past bij de student

Adviseren van studenten met een eenduidige adviesbehoefte omtrent stages en afstudeeropdrachten

Bemiddeling van stageplaatsen en afstudeerplaatsen

Beslissen of studenten geschikt zijn voor het succesvol uitvoeren van de stage/afstudeeropdrachten contact op kunnen nemen met het stagebedrijf over de betreffende opdracht

Externe contacten

Het werven van bedrijven en instellingen voor stageen afstudeerplaatsen binnen vastgestelde kaders


Het onderhouden van contacten met bestaande relaties, ten behoeve van stageen afstudeerplaatsen


Contacten met relaties gericht op de afstemming van praktische zaken

6

Functieniveau




Indelingscriteria Organisatie van bijeenkomsten en evenementen

Coördinatie werkuitvoering

Eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote bijeenkomsten/evenementen en het verrichten van daarop betrekking hebbende coördinerende werkzaamheden Coördineren van de door medewerkers van het eigen organisatieonderdeel uit te voeren werkzaamheden

Medeverantwoordelijk voor een deel van de voorbereiding en organisatie van kleinschalige bijeenkomsten

Regelen van vergaderingen, kleine bijeenkomsten en dergelijke

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Indelingsregels Manager Praktijkbureau • • •

Medewerker Praktijkbureau 3 is van toepassing indien het functieprofiel Manager Praktijkbureau van toepassing is Medewerker Praktijkbureau 2 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker Praktijkbureau 2 Medewerker Praktijkbureau 1 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker Praktijkbureau 1, uitgezonderd de Coördinatie werkuitvoering



7

Functieprofiel: Medewerker Praktijkbureau Functiecode: 0406

Recommend Documents