Functieprofiel: Medewerker Marketing en Communicatie Functiecode: 0602

Functieprofiel: Medewerker Marketing en Communicatie Functiecode: 0602

Doel

Context

Verzorgen van activiteiten op het gebied van communicatie en/of voorlichting voor Hogeschool Utrecht of onderdelen daarvan, aan verschillende in- en externe doelgroepen binnen de geldende beleid- en besluitvormingskaders, zodanig dat een maximale bijdrage wordt geleverd aan de realisatie van communicatiebeleid en -doelstellingen.

De Medewerker Marketing en Communicatie rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van: • Directeur • Manager • Teamleider

Resultaatgebieden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Beleidsondersteuning en advisering Acquisitie Uitvoeringsplannen Communicatietrajecten Communicatie uitingen Informatieoverdracht en voorlichting Evaluatie Administratieve ondersteuning Projecten Coördinatie

Hogeschool Utrecht, functieprofiel MEDEWERKER

MARKETING EN COMMUNICATIE – functiecode 0602, 1 april 2006

1

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit Kader 1 Resultaatgebied Beleidsondersteuning en advisering Verrichten van Communicatiebeleid beleidsondersteunende en adviserende werkzaamheden

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Tijdige beschikbaarheid van beleidsinformatie en voorstellen

•

• • • • •

2 Resultaatgebied Acquisitie Verwerven van nieuwe of aanvullende opdrachten op het gebied van de uitvoering van communicatietrajecten in een concurrerende omgeving

Hogeschool Utrecht beleid

Voldoende werk en/of inkomsten voor de dienst en/of eenheid

• •

•

•

3 Resultaatgebied Uitvoeringsplannen Begeleiden en ondersteunen van Wensen en eisen opdrachtgevers bij het opzetten opdrachtgevers van uitvoeringsplannen voor Budget marketing- en communicatietrajecten

Uitvoeringsplannen, programma’s en draaiboeken die voldoen aan de behoefte van opdrachtgevers

•

•

• • •

4 Resultaatgebied communicatietrajecten Uitvoeringsplannen (Doen) organiseren van de Draaiboeken logistiek en faciliteiten ten Budget behoeve van marketing- en communicatietrajecten

Efficiënte en effectieve realisatie van communicatietrajecten

•

•

• •

•


Verzamelen, analyseren en interpreteren van relevante (marketing) informatie, ken- en stuurgetallen, e.d. Volgen van in- en externe ontwikkelingen op het vakgebied Adviseren van leidinggevenden Uitwerken van specifieke vragen Opstellen van notities Deelnemen aan afdelingsoverleg

Leggen en onderhouden van contacten met (potentiële) opdrachtgevers Volgen van in- en externe ontwikkelingen die aanvullende projecten noodzakelijk maken Schrijven van (project)voorstellen en offertes en deze presenteren en bespreken met de (potentiële) opdrachtgever(s) Zorgdragen voor goede public relations

Verzamelen, analyseren en beoordelen van voor de communicatie noodzakelijke informatie adviseren over de in te zetten communicatiemix, media en communicatieuitingen, rekening houdend met de aard van de uit te dragen boodschappen en de aard en samenstelling van de doelgroep(en) Opstellen van uitvoeringsprogramma’s en draaiboeken Bewaken van budgetten en zonodig hierover overleggen met opdrachtgever Eventueel organiseren van aanvullende of parallelle programma's en activiteiten voor specifieke deelnemersgroepen

Regelen van benodigde in- en externe faciliteiten zoals accommodatie en transport, restauratieve verzorging en technische faciliteiten Regelen van de plaatsing van advertenties, verzorgen van de distributie en verzending van informatiemateriaal Bewaken van planning en budget Opstellen van uitnodigingen, benaderen van sprekers voor onder andere congressen Op de dag van uitvoering verlenen van ondersteunende diensten zoals ontvangen en te woord staan van deelnemers, verstrekken van documentatie, e.d.


2

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit Kader 5 Resultaatgebied Communicatie-uitingen (Doen) vormgeven en produceren Budget van in- en externe communicatieCommunicatieplannen uitingen

Resultaat Tijdig opgeleverde efficiënte communicatie-uitingen met een optimale prijsprestatie verhouding

Voorbeelden van activiteiten •

•

• •

•

6 Resultaatgebied Informatieoverdracht en voorlichting Verzorgen van mondelinge Bestaand informatieoverdracht ten behoeve voorlichtingsmateriaal van in- en externe Duidelijk afgebakende en doelgroepen/geïnteresseerden eenduidig samengestelde doelgroepen Communicatiedoelstellingen 7 Resultaatgebied Evaluatie Periodiek meten van de klanttevredenheid en naar aanleiding hiervan komen tot verbeteringen in aanbod of werkwijze

Standaardvragenlijst Format voor rapportage

Juist en tijdig geïnformeerde doelgroepen en individuen

• •

•

Verbeterde kwaliteit van dienstverlening, producten en klantenbinding

• • •

•

8 Resultaatgebied Administratieve ondersteuning Uitvoeren van Administratieve procedures administratieondersteunende en formats werkzaamheden

Tijdige en accurate verslaglegging van- en inzicht in informatie

• • • •

•

9 Resultaatgebied Projecten Aansturen van dan wel participeren in projecten

Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied

Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen

• • • • •


(Laten) opstellen/redigeren van (digitale) brochures, advertenties, persberichten, congresmappen, e.d. Selecteren van externe uitvoerders (auteurs, vormgevers, drukkers) en maken van afspraken over prijs, kwaliteit en overige eisen Laten vervaardigen van reclame- en promotiemateriaal Beoordelen van de kwaliteit van in- of extern geproduceerde communicatieuitingen Bewaken van de huisstijl

Beantwoorden (schriftelijk/mondeling) van individuele vragen Verstrekken van informatie aan vertegenwoordigers van de media of specifieke doelgroepen Verzorgen van presentaties

(Laten) ontwikkelen en up-to-date houden van een standaardvragenlijst Periodiek uitzetten van de vragenlijst en (laten) verwerken van de resultaten Terugkoppelen van resultaten naar communicatieadviseurs enerzijds en direct leidinggevende anderzijds Doen van suggesties voor verbeteringen en hierover afspraken maken met vertalers/redacteuren/tolken

Registreren/inschrijven van deelnemers van congressen, symposia, e.d. Aanleggen en onderhouden van databestanden zoals mailingbestanden Bijhouden van betalingen door deelnemers Archiveren en documenteren van folders, promotiemateriaal, programma's, e.d. Verzorgen van op de werkzaamheden betrekking hebbende correspondentie

Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en planning Aansturen en coördineren van de projectuitvoering Communiceren over en draagvlak creëren voor het project Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eindresultaten na afgesproken periode(s) Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen


3

RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit Kader 10 Resultaatgebied Coördinatie Coördineren van de door Verkregen bevoegdheden en richtlijnen medewerkers van de eenheid uit te voeren werkzaamheden

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

• • • • •


Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen Mede beoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost


4

Indelingscriteria Medewerker Marketing en Communicatie Functieniveau Indelingscriteria

Planning en uitvoering marketing- en communicatietrajecten

Communicatie-uitingen

Informatieoverdracht en voorlichting

Coördinatie werkuitvoering

Medewerker Marketing en Communicatie 1



Adviseren over en samen met interne opdrachtgevers vormgeven en opzetten van in of extern gerichte, nieuwe communicatietrajecten (seminars, studiedagen, open dagen)

Adviseren over en samen met interne opdrachtgevers vormgeven en opzetten van in of extern gerichte, nieuwe communicatietrajecten (seminars, studiedagen, open dagen)

Adviseren van interne opdrachtgevers over de mogelijkheden voor het opzetten van in- of extern gerichte communicatietrajecten

In opdracht van opdrachtgever voorbereiden, organiseren en begeleiden van de uitvoering van grootschalige en/of complexe, gevoelige communicatietrajecten/ campagnes op hogeschool- of faculteits-niveau

In overleg met direct leidinggevende en/of opdrachtgevers plannen, budgetteren en (laten) organiseren van nieuwe kleinschalige communicatietrajecten

Op basis van verkregen opdrachten voorbereiden, organiseren en begeleiden van de uitvoering van kleinschalige communicatietrajecten

Uitvoeren van werkzaamheden op logistiek-organisatorisch en secretarieel-administratief gebied ter ondersteuning van de realisatie van communicatietrajecten

Zie Medewerker Marketing en Communicatie 3


(Laten) vervaardigen en/of organiseren van de uitbesteding van communicatiematerialen

Vervaardigen of volgens contract begeleiden van de uitbesteding van communicatiematerialen

Adviseren over en samen met interne opdrachtgevers vormgeven en opzetten van in- of extern gerichte, wat betreft boodschap en/of doelgroep grootschalige of complexe communicatietrajecten

Geven van voorlichting op een specifiek aandachtsgebied (onderzoek, onderwijs, bestuur en beleid) aan een of meer qua aard overeenkomstige in- of externe doelgroepen

Geven van voorlichting over producten en diensten (studieprogramma's, studiefaciliteiten) van de organisatie of academies, ten behoeve van individueel geïnteresseerden binnen of buiten de organisatie

Beantwoorden van standaardvragen (schriftelijk/mondeling) van individueel geïnteresseerden binnen of buiten de organisatie over producten en diensten van de organisatie of academies


Coördineren van de door medewerkers uit te voeren werkzaamheden

Coördineren van de door medewerkers uit te voeren werkzaamheden

Niet van toepassing




5

Indelingsregels Medewerker Marketing en Communicatie • •

•

•

Medewerker Marketing en Communicatie 4 is van toepassing indien het functieprofiel Medewerker Marketing en Communicatie van toepassing is Medewerker Marketing en Communicatie 3 is van toepassing indien aan 2 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker Marketing en Communicatie 3, waarbij in ieder geval wordt voldaan aan het criterium ‘Planning en uitvoering marketing- en communicatietrajecten’ of ‘Informatieoverdracht en voorlichting’ zoals omschreven bij Medewerker Marketing en Communicatie 3 Medewerker Marketing en Communicatie 2 is van toepassing indien aan 2 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker Marketing en Communicatie 2, waarbij in ieder geval wordt voldaan aan het criterium ‘Planning en uitvoering marketing- en communicatietrajecten’ of ‘Informatieoverdracht en voorlichting’ zoals omschreven bij Medewerker Marketing en Communicatie 2 Medewerker Marketing en Communicatie 1 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij medewerker Marketing en Communicatie 1



6

Functieprofiel: Medewerker Marketing en Communicatie Functiecode: 0602

Recommend Documents