Functieprofiel Bibliothecaris
Juni 2014
Markt 1 • 2450 Meerhout • T 014 24 99 20 • F 014 24 99 57 E
[email protected] • www.meerhout.be
1. Contextinformatie 1.1 Situering Meerhout
Meerhout is een landelijke gemeente in de Antwerpse Kempen met ongeveer 10.000 inwoners. In het gemeentebestuur werken ongeveer 115 mensen. In het OCMW werken ongeveer 130 mensen. Binnen de gemeentegrenzen onderscheidt men 4 woonkernen: Meerhout-centrum, Gestel, Zittaart en Berg. 1.2 Missie
Mensen leven samen. Mensen ontspannen, sporten, genieten, rusten en verplaatsen zich. Mensen leven naast, tussen en soms met elkaar. Dit is niet altijd gemakkelijk. Het gemeentebestuur wil samen met zijn partners zorg dragen voor dit samen-leven. Het wil het samen-leven stimuleren en ordenen, zodat iedereen harmonieus naast en met elkaar kan leven. Dit vormgeven aan samen-leven doet het gemeentebestuur op verschillende manieren. Het voert vaak de regie over het samen-leven, soms door bemiddelend en verzoenend op te treden, soms door regels op te leggen. Soms verleent de gemeente ook zelf diensten, collectief uit eigen beweging of individueel op vraag van een burger. Soms vraagt het andere partners diensten te verzekeren. Soms behartigt het de belangen van onze inwoners bij andere organisaties of overheden. Het gemeentebestuur gaat bij de behartiging van deze belangen en rechten duurzaam te werk. Niet alleen de huidige inwoners zijn onze klanten, maar ook vroegere en volgende generaties. Het samen-leven van onze inwoners mag niet ten koste gaan van anderen. Tot slot wenst het gemeentebestuur democratie hoog in het vaandel te dragen. Het veronderstelt heldere afspraken tussen de verschillende gemeentelijke organen, transparantie en openheid en een actieve communicatie naar de burger. 1.3 Visie
p. 2 van 10
•
Veiligheid als rode draad: Mensen vinden veilige en leefbare woon - en werkomgevingen erg belangrijk. Op de weg heerst veiligheid als grootste prioriteit, beginnend bij de aanleg en het onderhoud tot en met controlerend toezicht. Inplantingen van woonwijken zijn onderhevig aan wensen van een sociaal veilige omgeving. Begrijpelijk dat veiligheid niet alleen materie is voor de hulpdiensten. Zaak is dus de juiste partners te engageren en een goede verhouding te vinden tussen preventie, ondersteunend beleid, repressie en nazorg.
•
Aangepast ouderenbeleid: De centrale aanwezigheid van De Berk en Ter Kempen biedt enorme troeven. De inplanting van meerdere bejaardenwoningen in de ganse gemeente voldoet aan een terechte behoefte. Toch mag hier niet stilgestaan worden, want de vraag naar opvang neemt almaar toe. Het promoten van de thuisverzorging blijft echter ook de volgende legislatuur de hoofddoelstelling.
•
Maatschappelijke integratie: Alle aanwezige geledingen van de bevolking moeten in Meerhout als volwaardig beschouwd worden. Van jong tot oud, van zelfstandig tot hulpbehoevend. Investeringen moeten getoetst worden aan de grootst mogelijke toegankelijkheid en een vernieuwd onthaalbeleid moet borg staan voor de beste dienstverlening. Inspanningen op gebied van sociale woningbouw mogen niet verminderen. Alles zal opgebouwd worden rond een sterk lokaal sociaal beleid.
•
Vrijwilligheid als cement voor de Meerhoutse samenleving: Vrijwillig, maar niet vrijblijvend; verbonden, maar niet gebonden; onbetaald, maar niet te koop: deze principes moeten de grondslag vormen voor de groepen van mensen die zich bereid verklaren positief te denken met als einddoelstelling zichzelf, maar vooral de ander, een goed gevoel te bezorgen. Zij verdienen de volledige ondersteuning vanuit het gemeentebestuur want zij vertegenwoordigen een belangrijk sociaal kapitaal.
•
Duurzame gemeente: Welvaart en welzijn voor eenieder vandaag, maar ook en zeker voor de volgende generaties. Hierbij moeten economie en ecologie een duidelijke plaats krijgen zonder de sociale invalshoek te verwaarlozen.
•
Billijk fiscaal beleid: Het fiscaal beleid zal oog hebben voor een billijke verdeling tussen burgers en bedrijven. Vereenvoudiging en transparantie zijn noodzakelijk om aan eenieder duidelijkheid te verschaffen
•
Bestuurlijke aanpak: Er zal waardering uitgaan naar een versterking bij de zelforganisatie van bewonersgroepen enerzijds en vrijwilligerswerk anderzijds. Deze aanpak moet de grondslag vormen van een sterk politiek leiderschap waarbij een voortdurend regie zal zorgen voor vormen van overleg, afstemmen, coördineren en sturen.
2. Functie-informatie 2.1 Functietitel
Bibliothecaris 2.2 Functiefamilie
Staffunctie - teamleiding 2.3 Loonniveau
B1-B3 2.4 Diplomavereisten
Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot niveau B en bij voorkeur beschikken over een diploma postgraduaat in de informatie- en bibliotheekwetenschap of een diploma graduaat in het bibliotheekwezen en documentaire informatiekunde. 2.5 Plaats in de organisatie
De bibliothecaris werkt onder leiding van de manager persoonsgebonden zaken en geeft leiding aan de medewerkers van de bibliotheek. 2.6 Missie en visie van de gemeentelijke openbare bibliotheek
1. Missie De bibliotheek van Meerhout wil binnen het kader van een kleine landelijke gemeente, een ontmoetings-, ontspannings- en informatieruimte zijn waar via cultuurspreiding en
p. 3 van 10
cultuurparticipatie de burgers, beter geïnformeerd door het gebruik van nieuwe technieken, op een tolerante wijze en met kennis van zaken kunnen deelnemen aan het sociaal en cultureel weefsel van de gemeente en daarbuiten. 2. Visie De Gemeentelijke Openbare Bibliotheek: geeft door middel van een efficiënte organisatie, een afgewogen aanbod en een professionele dienstverlening daadwerkelijk vorm aan het recht op vrije toegang tot informatie en ontspanning voor iedereen. werkt actief aan het verkleinen van de informatiekloof en helpt samen met andere actoren voorkomen dat maatschappelijk kwetsbare groepen verstoken blijven van (digitale) informatie, ontspanning en cultuurbeleving. werkt in een geest van objectiviteit en vrij van politieke, levensbeschouwelijke of commerciële beïnvloeding en belangen. De Gemeentelijke Openbare Bibliotheek van Meerhout wil haar missie in praktijk omzetten door: de creatie van een aanbod voor cultureel, informatief, educatief en recreatief gebruik waarbij gedrukte en digitale media elkaar aanvullen. het verstrekken van deskundig advies bij het zoeken naar informatie. het ondersteunen van culturele en educatieve activiteiten georganiseerd door derden. het met de aangewezen partners organiseren van kleinschalige en laagdrempelige activiteiten die de cultuurbeleving en de sociale zelfredzaamheid bevorderen. het actief participeren aan en doelgericht benutten van het netwerk van openbare bibliotheken.
p. 4 van 10
3. Jobomschrijving 3.1 Hoofddoel van de functie
De bibliothecaris is hoofd van de bibliotheek. Hij/zij is verantwoordelijk voor het beleid en beheer van de bibliotheek. Hij/zij geeft leiding en coördineert deze in al zijn aspecten zodat de missie en de vooropgestelde doelstellingen behaald worden en de gebruikers een optimale dienstverlening krijgen. 3.2 Resultaatsgebieden
De essentiële acties die de bibliothecaris neemt om zijn/haar doelstellingen te halen situeren zich op de volgende domeinen: 1. De bibliothecaris werkt het bibliotheekbeleid uit. Hij/zij ontwikkelt een duidelijke visie over hoe de bibliotheek kan ingezet worden en een bijdrage kan leveren aan de doelstellingen van de gemeente Meerhout en/of de ruimere context. Voorbeelden van activiteiten zijn: Participeert actief aan het opstellen van de meerjarenplanning van de organisatie. Op basis van indicatoren, wetenschappelijk onderzoek, maatschappelijke evoluties en binnen het kader van de lokale politieke prioriteiten formuleert hij/zij voorstellen tot actieplannen en acties zodat duidelijk wordt waar men met de bibliotheek naar toe wil. Evalueert en trekt conclusies met betrekking tot de prestaties van de bibliotheek en koppelt terug naar het beleid. Voert een collectie- en informatiebeleid dat beantwoordt aan de noden van de (potentiële) gebruikers. Zet de krijtlijnen een communicatie- en promotiebeleid uit voor de verschillende doelgroepen van de bibliotheek. Als secretaris van het beheersorgaan van de bibliotheek bereidt de bibliothecaris de vergaderingen voor en begeleidt de verkiezing van een nieuw beheersorgaan bij het begin van de legislatuur, dit in samenwerking met de cultuurbeleidscoördinator. 2. Bibliotheekinfrastructuur uitbouwen. De bibliothecaris neemt binnen het beleidskader initiatief om de dienstverlening naar de gebruiker toe facilitair mogelijk te maken. Voorbeelden van activiteiten zijn: Zorgt voor aangepaste, toegankelijke en aangename lokalen voor de bibliotheekgebruiker. Volgt het beheer van de gebouwen en de infrastructuur op i.s.m. de bevoegde teams. Volgt nieuwe ontwikkelingen in bibliotheektechnologie op. Tracht processen in functie van de dienstverlening te optimaliseren. Geeft concrete projecten m.b.t. de infrastructuur vorm bvb. AVM-afdeling, leescafé, aansluiting op bibliotheekportalen, implementatie hot spots, … 3. De interne organisatie en dagelijkse werking coördineren. De bibliothecaris staat in voor het plannen en organiseren van de dienstverlening en de dagelijkse werking binnen de bibliotheek. Voorbeelden van activiteiten zijn: Werkt procedures uit voor de dienstverlening in de bibliotheek. Gaat actief op zoek naar mogelijkheden om werkprocessen te optimaliseren. Werkt een dienstregeling uit in functie van de vereisten van de bibliotheek. Verdeelt opdrachten en taken aan de medewerkers. Bewaakt de voortgang van projecten, activiteiten (bvb. jeugdboekenweek, …), …
p. 5 van 10
Werkt samen met de verschillende teams van het gemeentebestuur (personeel, boekhouding, vrije tijd, ICT, OCMW, …). Rapporteert aan de manager persoonsgebonden zaken in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voorgang van projecten, … 4. Leiding geven. De bibliothecaris stuurt de bibliotheekmedewerkers aan en voorziet begeleiding bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Hij stimuleert de medewerkers om zich verder te ontwikkelen en samen te werken als een team. Voorbeelden van activiteiten zijn: Stuurt medewerkers inhoudelijk aan, helpt en biedt steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten. Evalueert de medewerkers op de dienst. Peilt naar opleidingsbehoeften en doet zelf voorstellen over opleidingen. Organiseert een optimale interne communicatie. Probeert spanningen en problemen tussen medewerkers op te lossen. 5. Budget beheren. De bibliothecaris staat in voor het aansturen en uitvoeren van de budgettaire aspecten van de bibliotheek. De implementatie ervan gebeurt binnen de grenzen van het uitgestippelde beleid van de gemeente. Voorbeelden van activiteiten zijn: Stelt een budget op in functie van een meerjarenplan. Volgt de subsidies van de hogere overheid op. Beheert en bewaakt het toegekende budget: opmaken van bestelbons, toezicht op de bibliotheekuitgaven, offerteaanvragen, goedkeuring facturen, … Oefent controle op de boeteadministratie uit. Werkt de aankoop inhoudelijk uit en volgt de gepaste procedure, onderhandelt en volgt contracten op. 6. Netwerken. De bibliothecaris legt en onderhoudt actief contacten die bruikbaar zijn voor het verkrijgen van informatie en voor het realiseren van de doelstellingen van de bibliotheek. Voorbeelden van activiteiten zijn: Communiceert met de gebruikers. Onderhoudt contacten met leveranciers. Werkt nauw samen met het team vrije tijd. Grijpt kansen aan om collega bibliothecarissen te ontmoeten. Investeert in de intergemeentelijke samenwerking K.erf-bibliotheken. … 7. Documentbeheer. De bibliothecaris ondersteunt het documentbeheer van de gemeente Meerhout. Zijn/haar taak bestaat erin om de toegang tot de documenten voor de teams te vergemakkelijken. Voorbeelden van activiteiten zijn: Werkt richtlijnen en procedures uit voor archiefbeheerstaken. Coördineert de opvolging van het documentbeheer bij archiefvormers: sensibiliseren, controleren, coachen. Signaleert problemen met het archiefbeheersysteem.
p. 6 van 10
4. Competentieprofiel 4.1 Waardegebonden competenties
Waardegebonden competenties zijn die competenties die rechtsreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden voor de hele organisatie. •
Klantgericht: Al onze aandacht gaat naar onze klanten, zowel interne als externe klanten. Dus ook onze collega’s. Je moet inspelen op en tegemoet komen aan hun vragen, wensen, behoeften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvol en een luisterend oor. Je garandeert hen een kwaliteitsvolle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau III: onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren: o o o o o o
•
Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …). Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften.
Integriteit of respect, eerlijkheid, betrouwbaarheid, verantwoordelijkheidsperspectief: Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Je komt afspraken na en neemt je verantwoordelijkheid op. Niveau IV: handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat: o o o o o
•
Oplossingsgericht: Denken in termen van oplossingen in plaats van in termen van problemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect voor regelgeving en deontologie. Nodeloos problematiseren vermijden en correct hulp zoeken in het realiseren van oplossingen. Niveau III: zoekt samen met andere diensten of entiteiten gericht naar oplossingen: o o o o o
•
p. 7 van 10
Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk. Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. Houdt in zijn rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator, … het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar. Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist. Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering te maken op de strikte regel, als dat het belang van de organisatie dient.
Ziet problemen aankomen en speelt hier tijdig op in. Begeleidt en ondersteunt anderen bij het oplossen van problemen. Koppelt terug over oplossingen voor problemen en evalueert het resultaat. Treedt, indien nodig, op als bemiddelaar. Gaat actief op zoek naar collega's uit andere entiteiten voor informatie, expertise om zo adequaat en efficiënt mogelijk een oplossing te vinden.
Samenwerken of werken in team, collegialiteit: Je levert, met het oog op het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau III: stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen:
Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. Geeft opbouwende kritiek en feedback. Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden.
o o o o o o o •
Kostenbewust: Kostenbewust handelen houdt in dat je in je denken en in je doen gericht bent op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget of de (project)begroting en houdt in de gaten dat er geen kostenoverschrijding ontstaat. Je hebt oog voor financiële consequenties en probeert daar waar mogelijk kosten te beperken. Niveau III: zoekt continu naar nieuwe, slimme werkwijzen om kosten te beperken: Realiseert verbetering van rendement op uitgaven door kosten af te wegen tegen baten; stuurt op doelmatigheid en doeltreffendheid. Maakt eigen kosten inzichtelijk en stimuleert anderen om middelen doelmatig en zuinig te gebruiken. Herkent indirecte en langere termijnkosten voor de organisatie.
o o o
4.2 gedragscompetenties
Gedragscompetenties omvatten je gedrag, houding, drijfveren, normen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persoonlijkheidskenmerken en bepalen grotendeels of en hoe je jouw kennis en vaardigheden inzet. •
Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen. Niveau III: Je werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving: o o o o o
•
Richting (leiding) geven: Je stuurt medewerkers aan, ontwikkelt en motiveert hen zodat ze hun doelstellingen en die van de dienst op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau III: geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. o o o o o o
p. 8 van 10
Formuleert uitdagende doelstellingen die impact hebben op de werking van anderen of van de dienst. Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing, enzovoort. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken. Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen. Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt.
Is een stuwende kracht in het team of de dienst (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch). Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de visie van de dienst of organisatie). Geeft richting of sturing aan een team of dienst door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil). Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team of dienst. Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen. Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren.
o o
•
Voortdurend verbeteren: Je verbetert voortdurend het eigen functioneren en de werking van de dienst, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau III: Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de dienst o o o o o
•
o o o o o
o o o o
Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de eigen organisatie en het eigen beroep of domein. Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn. Denkt kritisch en zelfstandig. Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext. Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden.
Analytisch vermogen: Je duidt een probleem in zijn verbanden. Je gaat op efficiënte wijze op zoek naar aanvullende, relevante informatie. Niveau II: legt verbanden en ziet oorzaken. o o o
p. 9 van 10
Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen. Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen. Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning. Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken en stuurt bij indien nodig. Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie. Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep. Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een "veilige" omgeving kunnen leren.
Visie (conceptueel vermogen): Je overstijgt de dagelijkse praktijk en werkt eigen ideeën uit voor de toekomst, je bekijkt feiten vanop een afstand en plaatst ze in een ruimere context en langetermijnperspectief. Niveau II: betrekt bredere (maatschappelijke, technische, …) factoren bij zijn aanpak. o
•
Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. Stuurt de eigen werking proactief bij naargelang wijzigignen op het niveau van de dienst. Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen.
Coachen: Je ondersteunt medewerkers bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Niveau III: coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor. o o
•
Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag. Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en doelstellingen van de organisatie.
Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie.
o o
Detecteert onderliggende problemen. Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie.
4.3 Vaktechnische competenties
Vaktechnische competenties zijn die competenties waarbij kennis en inzicht de noodzakelijke basis zijn voor succesvolle praktijk. Grondige kennis bibliotheekwetgeving. Kennis van de mogelijkheden inzake automatisering van de bibliothecaire dienstverlening. Basiskennis gemeentedecreet. Basiskennis van de juridische kaders m.b.t. documentbeheer. Vlotte kennis informatica-toepassingen.
Flor Boven gemeentesecretaris
p. 10 van 10
