Financieel Beleidsplan

Financieel Beleidsplan

Conceptmatig samengesteld door: mevrouw drs. A.A. Aalbregtse RA Financial consultant Comeet Vertaald naar de organisatie SPOM door: Werkgroep Lumpsum: Roland Brans Gerard Hofman Marius Peters Definitieve versie: oktober 2007 Bijgesteld op 28 oktober 2010

Financieel beleidsplan Lumpsum definitief.doc

1

Inhoudsopgave

Pagina 1.

Aanleiding A. Implementatieplan B. Medezeggenschapsstructuur

3 3 4

2.

Inleiding A. Rechtsvorm B. Organisatiestructuur C. Besturingsfilosofie D. Missie en doelstellingen E. Lumpsumfinanciering F. Beleidscyclus F.1 Planning & Control lange termijn F.2 Planning & Control korte termijn G. Financieel Beheer

5 5 6 7 7 9 9 10 11 12

3.

De Jaarrekening A. Conclusies en aanbevelingen; opzet en inhoud B 1. Reserves en voorzieningen B 2. Kortlopende schulden C Materiële vaste activa C 1. Activeringscriteria

14 14 15 16 17 18

4.

Financieel Beleid A. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

20 20

5.

Treasury

23

6.

Afspraken en besluiten; een samenvatting.

24

7.

Ken- en stuurgetallen

25

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6

Budgettoedeling Activeringscriteria Procedure vaste activa Ken- en stuurgetallen Het herverdeelmodel lumpsum personeel Verhoudingentabel van de functieschalen

26 28 29 31 32 34

Bijlage 7

Lijst met afkortingen

35

Pagina 2 van 37

FILENAME Financieel beleidsplan Lumpsum definitief.doc

1.

Aanleiding

A.

Implementatieplan

In navolging van andere onderwijssectoren worden met ingang van 1 augustus 2006 ook voor het primair onderwijs de lumpsum-financiering en een nieuwe financiële verslaglegging in de vorm van een jaarverslag ingevoerd. Het ministerie beoogt hiermee schoolbesturen en scholen in staat te stellen zelf beleid te ontwikkelen en zodoende omwille van de kwaliteit „onderwijs op maat‟ te bieden. Door de invoering van de lumpsumfinanciering wordt het huidige bekostigingsstelsel, het Formatie Budgetsysteem (FBS) verlaten. De implementatie van de lumpsumfinanciering en de nieuwe financiële jaarverslaglegging heeft zowel beleidsmatige consequenties voor het bestuur en de school als meer operationele consequenties voor de ondersteunende administratieve staf c.q. het administratiekantoor. De nieuwe wetgeving vereist een zorgvuldige voorbereiding door het Bestuur en het management. De Stichting SPOM heeft een implementatieplan lumpsum opgesteld, waarin zijn opgenomen:  De opzet van een projectgroep. De projectgroep is samengesteld uit: - Roland Brans - Gerard Hofman - Marius Peters  Het opstellen van de begrotingsbrief.  Besturingsmodel toeziend bestuur uitwerken/vaststellen  Infonet als tool voor managementrapportage implementeren  Schoolplannen; SPOM breed worden de nieuwe schoolplannen in 2006-2007 uitgewerkt en lumpsumproof uitgewerkt.  Medezeggenschap nieuwe WMS uitwerken/vaststellen per 1 januari 2008  Het opstellen van een financieel beleidsplan. Dit beleidsplan bevat o.a. de onderdelen: risicoanalyse, vermogensherschikking (indeling reserves, voorzieningen en kortlopende schulden) en kengetallen.  Het opstellen van meerjarenbegrotingen. De meerjarenbegroting geeft niet alleen inzicht in opbrengsten (rijksgelden en gemeentelijke projectgelden), kosten en personeelsformatie, maar ook in de ontwikkeling van reserves en voorzieningen, investeringsbegroting, meerjarenonderhoudsplanning, liquiditeitsontwikkeling en stuur- en kengetallen.  Het taxeren van de inventaris per 1 januari 2006.  Het beoordelen van de jaarrekening, het inrichten van de administratieve organisatie, het aanpassen van het rekeningschema.  Het beoordelen van lumpsum uitputtingsoverzichten; het beoordelen van de rapportage over het verloop van de budgetten.  Het inventariseren van aanvullende informatiebehoeften.

Pagina 3 van 37


B.

Medezeggenschapsstructuur

Met de invoering van lumpsumfinanciering en de nieuwe regels voor verslaglegging is de structuur van medezeggenschap gewijzigd, ondermeer ten aanzien van:  Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). Een GMR wordt voor alle stichtingen met ingang van 1 augustus 2007 verplicht, indien meerdere brinnummers ressorteren onder het bevoegd gezag. SPOM heeft al sinds 1 januari 2003 een GMR.  De GMR. Deze krijgt na de invoering van de WMS bij SPOM m.i.v. 1 januari 2008 een wettelijk vastgelegde stevige adviesbevoegdheid t.a.v. de financiën;  Transparante besluitvorming ondermeer op basis van het managementstatuut;  Een actieve informatieplicht vanuit het bevoegd gezag o.a. betreffende de begroting en de jaarrekening waarin de scholen afzonderlijk zichtbaar zijn. In de systematiek van de WMS worden aan de GMR een aantal eigenstandige bevoegdheden toegekend. In dat kader bepaalt artikel 16 lid 2: “De GMR wordt tevens vooraf in de gelegenheid gesteld om advies uit te brengen over elk door het bevoegd gezag te nemen besluit m.b.t.:  a. vaststelling of wijziging van de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid voor de desbetreffende scholen, waaronder de voorgenomen bestemming van de middelen, die aan het bevoegd gezag t.b.v. elk van de scholen uit de openbare kas zijn toegerekend of van anderen zijn ontvangen;  b. de criteria die worden toegepast bij de verdeling van deze middelen over voorzieningen op bovenschools niveau en op schoolniveau; Bovendien treedt de GMR, "Indien het aangelegenheden betreft die van gemeenschappelijk belang zijn voor alle scholen of voor de meerderheid van de scholen", in de plaats van de MR van die scholen; artikel 16 lid 1. M.a.w.; alle MR-bevoegdheden verschuiven naar de GMR indien ze onder het vorenstaande criterium vallen. Onder de WMO moesten die bevoegdheden worden overgedragen door de MR'en, onder de WMS gebeurt dat automatisch. In het kader van de financiën zijn de volgende onderwerpen geregeld op MR-niveau: - artikel 11 sub b is adviesrecht op schoolniveau voor het bepaalde onder artikel 16 lid 2 sub a; zie hiervoor; - sponsoring (artikel 10 sub f; instemming); - nieuwbouw of belangrijke verbouwing van de school (artikel 11 sub n; advies); - vaststelling of wijziging van het beleid mbt het overdragen van de bekostiging (artikel 12 sub j; instemming personeelsdeel) - ouderbijdrage (artikel 13 sub c; instemming ouderdeel). E.e.a. laat onverlet dat zowel MR als GMR gebruik kunnen (blijven) maken van hun bij wet toegekende algemene bevoegdheden zoals het initiatiefrecht en het recht op informatie.

Pagina 4 van 37


2.

Inleiding

A.

Rechtsvorm

De stichting SPOM is een stichting met de statutaire zetel in Boven-Leeuwen. Het bestuurskantoor staat in Horssen. Onder haar bevoegd gezag ressorteren 17 scholen voor primair onderwijs, die met ca. 350 personeelsleden onderwijs verzorgen voor meer dan 3750 leerlingen. Het bestuur van SPOM heeft haar visie op besturen uitgewerkt in de nota “bestuur en bovenschools management” van februari 2006. Op hoofdlijnen betekent dit dat het bestuur: - toezicht houdt op het functioneren van de stichting c.q. de algemeen directeur; - toeziet op de realisatie van de doelstelling; - belangrijke beleidsaspecten in relatie tot de doelstelling van de stichting bij- en vaststelt; - de kwaliteitscyclus volgt; evalueren, bijstellen enz; - het algemeen, financieel en sociaal jaarverslag vaststelt; De managementstructuur van de organisatie is als volgt opgebouwd: 1. De algemeen directeur; 2. Bovenschoolse Beleidsgroep (BBG); 3. De directeuren van de 16 Basisscholen en de sbo school; Ter ondersteuning van het bestuur en management worden diensten ingekocht bij de Onderwijs Service Groep (OSG), locatie Nijmegen. Dit administratiekantoor draagt zorg voor de salaris- en personeelsadministratie, is verantwoordelijk voor een adequate financiële administratie, geeft ondersteuning op het gebied van huisvesting en formatie en geeft desgewenst juridische adviezen en ondersteuning.

Pagina 5 van 37


B.

Organisatiestructuur

SPOM Bestuur Secretariaat Archiveren, notuleren, post verwerken, verwerken van BM facturen, agenda opstellen en versturen, secretarieel ondersteunen van bestuur, DBR en algemeen directeur

GMR Algemeen directeur; 1 fte Integraal eindverantwoordelijk. Specifiek verantwoordelijk voor de volgende beleidsterrreinen: 1. Algemene zaken Externe contacten, Innovatie. 2. Onderwijs 3. Personele zaken; m.n. beleid IPB (competentie)management.

Bovenschoolse beleidsgroep (B.B.G.) van 3 directeuren; Ieder jaar 1 lid wisselen. Bij afwezigheid van de algemeen directeur vervangt 1 lid voor maximaal 3 mnd. Bij langdurige afwezigheid wordt een interim directeur benoemd

MR

1 school

MR

Staf Fase 1: P&O; HBO 1 fte Beleidsondersteuning IPB, verzuim, Wet Poortwachter, werving en selectie, begeleiding van personeel, sociaal jaarverslag, formatie en planning, FG, beoordeling, personele conflicten Evt. tijdelijk inhuren van expertise op financieel gebied. Fase 2: Financieel; MEAO 0,5 fte treasuring, voorbereiden jaarrekening, benchmarken, fin.rapportage aan directeuren, verwerken facturen Materieel; MBO 0,5 fte aanvragen HVP, begeleiding projecten, budgetbewaking, toezicht, meerjarenbegrotingen opstellen, oplevering IHP, Arbozaken (veiligheid)

2 school

MR

3 school

MR

4 school

Etc.

Pagina 6 van 37


Etc.

C.

Besturingsfilosofie

Het bestuur draagt op basis van de statuten eindverantwoordelijkheid voor de hele stichting. Het bestuur bestuurt op hoofdlijnen, zoals in concept vastgelegd in de nota “Bestuur en management”. De algemeen directeur is gemandateerd tot het uitvoeren van taken en uitoefenen van bevoegdheden zoals vastgelegd in het concept document “Managementstatuut van SPOM”. De algemeen directeur is voor de gemandateerde taken en bevoegdheden eindverantwoordelijk naar het bestuur. De algemeen directeur is onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur belast met de dagelijkse leiding van de organisatie en draagt zorg van de voorbereiding en uitvoering van het door het bestuur vastgestelde beleid. De taken van de directeur bestrijken alle onderdelen. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directeuren zijn vastgelegd in het concept document “Managementstatuut” van SPOM, d.d. januari 2006. Het uitgangspunt is intergaal schoolleider met goede ondersteuning vanuit het bovenschools management. SPOM heeft de visie op leidinggeven uitgewerkt in de nota “Krachtige scholen, passend leiderschap”. Deze nota is september 2007 vastgesteld. De nota heeft grote gevolgen voor de inrichting van het management, voor de wijze waarop leiding wordt gegeven en voor de faciliteren en positionering van de leidinggevenden. Het managementteam van de scholen bestaat vanaf de implementatiedatum uit directeur, teamleiders of bouwcoördinatoren. De essentie van leiding geven is in de visie van SPOM gelegen in het onderwijskundig en persoonlijk leiderschap.

D.

Missie, visie en doelstellingen

De missie van de Stichting SPOM is verwoord in de volgende opdracht waar we gezamenlijk voor staan: “De Stichting Samenwerkingsverband Primair Onderwijs Maas en Waal (SPOM) maakt het haar scholen mogelijk onderwijs te bieden:  dat recht doet aan de levensbeschouwelijke achtergrond van de leerlingen en hun ouders/verzorgers, dat past in de huidige pluriforme samenleving.  dat gericht is op de optimale ontwikkeling van individuele mogelijkheden. Tegen de achtergrond van de geografische inrichting van het voedingsgebied van de scholen verplicht de Stichting zich al het mogelijke te doen om onderwijs aan te bieden in alle woonkernen.” De missie van de organisatie is uitgewerkt in de volgende visie: “De Stichting voor Primair Onderwijs in Maas en Waal is een samenwerkingsbestuur dat gevormd is na een samenwerkingstraject van enkele jaren. De stichting stimuleert de scholen onder haar gezag het onderwijs aan de kinderen zo in te richten dat het voldoet aan het in de mission statement gestelde. Daarnaast stimuleert de Stichting de scholen betrokkenheid met de gemeenschap in de woonkern te weerspiegelen in het schoolbeleid”.

De visie is voor de periode 2004-2008 vertaald in de volgende doelen:  Kwalitatief goed onderwijs bieden is onze kerntaak.  We willen de kinderen een nabije en veilige school bieden met veel individueel gerichte zorg en aandacht.  We streven naar betrokken en bekwaam personeel. We willen de deskundigheid van leerkrachten blijven bevorderen en evalueren. Financieel beleidsplan Lumpsum definitief.doc

7

 Personeel wordt een aantrekkelijke werkplek geboden, waar met plezier en in teamverband gewerkt kan worden.  We gaan steeds uit van de eigen kracht en mogelijkheden van iedere school.  De huidige pluriformiteit in onderwijskundige, pedagogische en levensbeschouwelijke identiteit wordt nu en in de toekomst gewaarborgd.  Binnen SPOM gaan we uit van solidariteit, betrokkenheid, vertrouwen en openheid.  Draagvlak op alle niveaus voor verdergaande samenwerking is een belangrijke voorwaarde.  Scholen maken optimaal gebruik van elkaars sterke kanten en ondersteunen elkaar waar mogelijk.  Het financiële en materiële beleid richt zich op het efficiënt inzetten van alle middelen ter ondersteuning en realisatie van de gestelde doelen.  We gaan steeds op zoek naar de dingen die ons binden. We willen werken vanuit en aan een gezamenlijke en gedeelde visie. Vergelijk het met een orkest: zodra duidelijk is welk stuk het orkest wil spelen (organisatiedoelstelling), weet de dirigent ook welke instrumenten hiervoor nodig zijn.

Hiermee worden de voorwaarden geboden waaronder de leerlingen zich binnen hun eigen mogelijkheden optimaal kunnen ontwikkelen en tot goede resultaten kunnen komen. De doelen worden vanuit het strategische beleidsplan zo SMART mogelijk uitgewerkt in afzonderlijke jaarplannen. SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdgebonden) De volgende thema‟s komen hierbij onder andere aan bod: - Integraal Personeels Beleid (IPB) - Informatie en communicatietechnologie (ICT) - De opzet van het managementinformatiesysteem - Kwaliteitszorg; invoeren van WMK - Ontwikkelen van beleid rondom huisvesting (IHP)

Pagina 8 van 37


E.

Lumpsum financiering

Met ingang van 1 augustus 2006 werd het Formatie Budgetsysteem afgeschaft en vindt de bekostiging van de personele component plaats op basis van lumpsumfinanciering. De berekening van het lumpsumbudget vindt plaats op schoolniveau volgens het daaraan gekoppelde brinnummer. Hierbij wordt rekening gehouden met de eigenschappen van het brinnummer t.w. aantal leerlingen onderbouw, aantal leerlingen bovenbouw, gewicht van de school, nevenvestigingen, gewogen gemiddelde leeftijd van het personeel. De verdeling van de lumpsumgelden vindt plaats op bestuursniveau. Een uitzondering hierop wordt gemaakt voor de zgn. BOA gelden, de extra subsidie op basis van de leerlingenweging. Dit zijn specifieke middelen, bestemd voor achterstandssituaties op bepaalde scholen. Binnen het primair onderwijs zijn de volgende financieringsstromen te onderscheiden:  Budget voor materiële instandhouding;  Budget voor arbeidsmarkt- en personeelsbeleid (P.A.B.);  Budget voor de personele formatie;  Geoormerkte bedragen;  Overige gelden. De bekostiging van de personele component (budget voor personeelsformatie) zal in eerste instantie vrijwel haarfijn aansluiten op het schoolspecifieke personele lastenpatroon door inbouw van tijdelijke schoolspecifieke elementen in de Bekostigingsformules, bijvoorbeeld: de gewogen gemiddelde leeftijd voor leraren, handhaving van de huidige groeiregeling en de kleine scholentoeslag. Het is echter te verwachten, dat deze elementen in de toekomst gaan verdwijnen en, evenals binnen de overige onderwijssectoren, uiteindelijk een financiering sec op basis van landelijke gemiddelden wordt beoogd. F.

Beleidscyclus

Op bijna alle beleidsterreinen en onderdelen ervan kan men vijf fasen onderscheiden in de beleidscyclus. Iedere geleding binnen de onderwijsinstelling heeft een specifieke rol en verantwoordelijkheid in deze cyclus. De exacte bevoegdheden staan omschreven in statuut en reglement.

De beleidscyclus is opgebouwd uit de volgende onderdelen:

1. Initiatief / Voorbereiding

5. Evaluatie 2. Overleg met de (G)MR

4. Uitvoering

3. Besluitvorming

Pagina 9 van 37


In bovenstaande werkwijze zijn twee cycli van planning&control te ontdekken: een lange termijn en een jaarlijkse planning&control cyclus, welke verschillend van karakter zijn.

F.1

Planning & Control; lange termijn

De eerste cyclus van planning&control gaat over het meerjaren strategisch beleidsplan. Hierin is de visie van het bestuur en de scholen op langere termijn uitgewerkt. De middelen die hiervoor nodig zijn worden in een aparte meerjarenbegroting uitgewerkt; welke middelen zijn nodig om de doelen te bereiken, wat is de discrepantie met de te verwachten inkomsten, welke keuzes en prioriteiten worden er gemaakt? Deze beleidscyclus duurt vier jaar en komt overeen met de inhoud en termijn van het strategisch beleidsplan en de schoolplannen. De volgende elementen zijn onderdeel van deze cyclus:

Onderwerp

Verantwoordelijke

Tijd

Ondersteuning

1.

Missie / visie

Eenmaal per vier jaar

Algemeen directeur

2.

Meerjarenbeleid; strategisch beleidsplan en schoolplan

Bestuur op organisatie niveau (Algemeen) directeur initieert


directeuren

3.

Meerjarenbeleid; strategisch beleidsplan en schoolplan

Bestuur stelt vast


4.

Kwantificeren van terugkerende kosten uitgezet in de tijd

(Algemeen) directeur

Jaarlijkse bijstelling

A.K.

5.

Kwantificeren van incidentele kosten uitgezet in de tijd


Jaarlijkse bijstelling

A.K.

6.

Confrontatie met inkomsten


Jaarlijks

7.

Keuzes maken c.q. prioriteiten stellen



8.

Opstellen meerjarenbegroting


9.

Vaststellen meerjarenbegroting op bestuursniveau

Bestuur

Eenmaal per vier jaar, jaarlijkse bijstelling Eenmaal per vierjaar, jaarlijkse bijstelling

10. Eventueel bijstellen meerjarenbegroting


Jaarlijks

11. Start nieuwe cyclus



Staflid P & O

A.K.

* (Algemeen) directeur betekent dat beiden, algemeen directeur en schooldirecteur, hiervoor op respectievelijk bovenschools en schools niveau verantwoordelijk zijn.

Pagina 10 van 37


F. 2

Planning & Control; korte termijn

Afgeleid van het meerjarenbeleid is er ook een jaarlijkse cyclus van planning & control. De volgende elementen zijn onderdeel van deze cyclus. De exploitatiebegroting per jaar is leidraad voor het handelen in dat jaar.

Onderwerp

Wanneer

Uitgevoerd door

Verantwoordelijke

1.

Opstellen jaarbegroting

oktober (t-1) *

Concept vanuit A.K.


2.

Vaststellen jaarbegroting

oktober (t-1)

Algemeen directeur

Algemeen directeur

3. 4.

Vaststellen bestuursbegroting Monitoring/Bewaking Managementrapportages

6.

Opstellen jaarverslag in cijfers

april

7.

Opstellen jaarverslag in letters

mei

8.

Accountantscontrole jaarrekening Vaststellen jaarverslag

mei

Bestuur Gegevens vanuit A.K.; draaitabel en infonet Gegevens vanuit A.K.; draaitabel en infonet Algemeen Directeur i.s.m. penningmeester SPOM (Algemeen) directeur i.s.m. penningmeester SPOM Accountant

Algemeen directeur (Algemeen) directeur

5.

Oktober (t-1) eenmaal per kwartaal 3 keer per jaar

juni

Bestuur

Bestuur

10. Eventuele bijstelling van beleid

september

Algemeen directeur

Bestuur

11. Start nieuwe cyclus

januari

Algemeen directeur

Bestuur

9.

Algemeen directeur Algemeen directeur


Bestuur

* Met oktober (t-1) wordt het jaar dat voorafgaat aan het moment van de peiling bedoeld

Pagina 11 van 37


G.

Financieel beheer

Hier volgt een uiteenzetting van de opzet en het beheer van de (bovenschoolse) middelen en het bestuursbudget. 1 Binnen de kaders van het financieel beleidsplan van het bestuur, opgesteld onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, stelt de directeur jaarlijks in overleg met het A.K., in oktober een voorstel op voor een begroting en een meerjarenbegroting, de 4 jarencyclus gekoppeld aan de schoolplancyclus met een doorkijk naar een periode van 10 jaar, met toelichting. Daarin zijn alle inkomsten en uitgaven van de school opgenomen. 2 Nadat het bestuur c.q. de algemeen directeur de verschillende begrotingen waaronder een investeringsbegroting heeft vastgesteld, zijn algemeen directeur en directeuren bevoegd tot het aangaan van verplichtingen binnen de onderscheiden vastgestelde begrotingsposten. 3 Procuratiehouder voor de bestuursbegroting is de penningmeester namens het bestuur. De procuratiehouder voor de bovenschoolse begroting en de begroting voor arbeidsmarkt- en personeelsbeleid is de algemeen directeur. De procuratiehouder voor de schoolbegrotingen is de directeur. 4 Aan de hand van (management)rapportages bewaken het bestuur en de algemeen directeur het gevoerde financiële beleid op organisatie- en op schoolniveau. 5 SPOM heeft met en aantal leveranciers afspraken gemaakt betreffende centrale inkoop: Onderwijsleerpakketten, copiers, schilderen, scholing in het kader van BHV, keuringen in het kader van veiligheid. 6 Bij bedragen boven € 5.000 worden op basis van een deugdelijk PvE minimaal 3 offertes aangevraagd. De algemeen directeur beoordeelt de offertes. De structuur van het financiële beheer is weergegeven in onderstaand overzicht. FINANCIËN

1

1 2 3 4

5 7

Initiatief Voorbereiding

Financieel beleidsplan; opstellen

Alg. dir

Financieel beleidsplan uitvoeren. Opstellen voorschriften financieel beheer. Opstellen model begroting en jaarrekening Meerjarenbegroting.

Jaarbegroting. Jaarrekening opstellen in cijfers en letters.

7. Beheer eigen vermogen en voorzieningen (o.a. reserveringen, beleggingen versus liquiditeit). 8. Aangaan van contracten en andere financiële verplichtingen binnen de kaders van het vigerende begrotingsbeleid:

(G).M.R

Besluitvorming, vaststelling

Advies GMR art 16, lid 2, sub a en b

Bestuur

Alg. dir Alg. dir Alg. dir

Dir.

Alg. dir

Dir.

Alg. dir

Dir.

Alg. dir

Dir.

Alg. dir

Alg. dir

Advies MR Art 11 b Advies GMR Art 16, lid 2 Dir. GMR Ter info overleggen Volgens vigerend treasury statuut

Dir.

Uitvoering

Evaluatie

Bestuur

Alg dir.

Alg. dir.

Bestuur

Alg dir.

Dir.

Alg dir.

Alg dir.

Dir.

Alg dir.

Alg dir.

Dir.

Alg dir.

Dir.

Bestuur

Dir.

Bestuur

Alg. dir.

Bestuur.

Alg. Dir. Dir.

Dir.

Dir.

Pagina 12 van 37


Alg dir.

Alg dir. Alg dir.

FINANCIËN

Initiatief Voorbereiding

9. Nieuwbouw of belangrijke verbouwing van een school.

Beleid Alg. dir

10. Beleid m.b.t. fondswerving en sponsoring.

Alg. dir

11. Accountantscontrole

Alg. dir

Dir. = Directeur

Uitvoering Dir

Besluitvorming, vaststelling

Uitvoering

Evaluatie

(G).M.R Advies MR; art 11 sub n.

Alg dir.

Dir.

beleid Alg dir.

Instemming MR; Art. 10 sub f.

Alg dir.

Dir.

Alg. dir.

Bestuur

Alg dir.

Alg. dir = Algemeen directeur

Uit oogpunt van adequaat financieel management worden alle liquiditeiten centraal beheerd

.

volgens het geldende treasury statuut Een klein deel van de gelden wordt decentraal beheerd voor die zaken welke onmiddellijk om een contante betaling vragen; de zgn. kleine kas. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de budgettoedeling t.b.v. de exploitatielasten op centraal en decentraal niveau, respectievelijk algemeen directeur en directeur.

Pagina 13 van 37


3.

De Jaarrekening

A.

Conclusies en aanbevelingen t.a.v. de opzet en inhoud jaarrekening oude stijl:



Conclusies: De balans is op het niveau van het bevoegd gezag opgesteld. De exploitatierekening is

 



  



zowel op het niveau van het bevoegd gezag beschikbaar als uitgesplitst naar de brinnummers van De grondslagen ten aanzien van de waardering van de diverse activa en passiva en de resultaatbepaling zijn opgenomen, hetgeen eveneens is voorgeschreven in het nieuwe jaarverslag Het financieel jaarverslag is tot nu toe cijfermatig van opzet. Woordelijke toelichting en analyse ontbreken tot nu toe vrijwel geheel.

Acties: Om het jaarverslag aan te passen aan de geconstateerde tekortkomingen wordt het als volgt aangepast:  Het wordt voorzien van een bestuursverslag. Hierbij wordt ingegaan op zaken als: de algemene instellingsgegevens, de financiën op balansdatum (hoe staan we ervoor? eventueel met behulp van ken- en stuurgetallen), de gang van zaken gedurende het verslagjaar (o.a. toelichting op de gemaakte beleidskeuzes in relatie tot het ontstane exploitatieresultaat, ontwikkeling van het aantal leerlingen) en toekomstige ontwikkelingen, zoals fusie, samenwerking en nieuwe beleidsaspecten. Dit bestuursverslag is een verplichting in het kader van het nieuwe jaarverslag;  De begrotingscijfers zijn als aparte kolom vermeld in de afzonderlijke exploitatierekeningen. Het heeft de voorkeur van de werkgroep lumpsum deze op te nemen tussen de cijfers van het actuele jaar en het daaraan voorafgaande jaar. Dit betreft ook een verplichting in het kader van het nieuwe jaarverslag. Vervolgens kunnen de oorzaken van realisatieafwijkingen ten opzichte van de begroting en de eventuele consequenties daarvan op het resultaat en hiermee dus op de reservevorming worden toegelicht; De lay-out van het huidige jaarverslag wordt overeenkomstig de nieuwe richtlijnen van EFJ ingericht. Dit vergemakkelijkt o.a. de vergelijking van het huidige jaar met het voorafgaande jaar. Een kasstroomoverzicht maakt aan de hand van balans- en exploitatie-elementen het verloop duidelijk tussen de liquide middelen aan het begin van het boekjaar en aan het einde van het boekjaar; Onderdeel van het nieuwe jaarverslag is een bijlage (D2 formulier) met daarin opgenomen een specificatie van de ontvangen rijksbijdragen. Ten aanzien van de geoormerkte bijdragen geldt dat per afzonderlijke subsidie dient te worden aangegeven welk deel reeds is ingezet, gescheiden in exploitatiekosten en investeringen. In het nieuwe jaarverslag richting OCW worden alle geldstromen verantwoord, die verkregen zijn vanuit de reguliere subsidiestromen. Uitzondering hierop vormen die private geldstromen welke in aparte rechtspersonen zijn ondergebracht en waarover het bestuur van de stichting geen directe zeggenschap heeft. Denk aan de middelen van ouderraden, acties enz. Voor deze middelen zijn aparte stichtingen in het leven geroepen. Deze rekeningen vallen onder de noemer van “Stichting vrienden van”.

Pagina 14 van 37


B.1

Reserves en voorzieningen

Ten aanzien van het eigen vermogen en de reserves geldt dat in het nieuwe model jaarverslag alle reserves onder de hoofdrubriek „eigen vermogen‟ moeten worden geschaard. De subrubrieken betreffen: het stichtingskapitaal (bedoeld wordt hierbij de eerste inleg bij de oprichting van de stichting), de algemene reserve en de bestemmingsreserve(s). Voor voorzieningen i.c. groot onderhoud, geldt op basis van bedrijfseconomische grondslagen, dat hieraan specifieke toekomstige betalingsverplichtingen dan wel (financiële) risico‟s ten grondslag dienen te liggen, waarvan de exacte omvang nog onzeker is, maar wel redelijkerwijs is in te schatten op basis van de huidige onderhoudsrapportages. Voorzieningen maken derhalve deel uit van het vreemd vermogen (op lange termijn).

Pagina 15 van 37


In het nieuwe jaarverslag onderscheidt men de volgende subrubrieken: reserves, onderhoudsvoorziening, voorziening personele verplichtingen. SPOM heeft de volgende reserves en voorzieningen:

1.

Algemene reserve Aan deze reserve wordt het jaarlijkse exploitatieresultaat toegevoegd dan wel onttrokken. Deze reserve blijft bestaan. De algemene reserve moet minimaal 20% van de jaarlijkse MTI zijn. Is deze hoger dan 25%, dan wordt het meerdere overgeboekt naar de vz onderhoud.

2.

Reserve Personeel en arbeidsmarktbeleid Deze reserve betreft het nog niet ingezette budget ten behoeve van personele doeleinden; ouderschapsverlof, functiedifferentiatie, nascholing, etc. Deze reserve wordt opgenomen onder de bestemmingsreserves, sub personele reserves en benoemd als reserve Personeel en arbeidsmarktbeleid.

3.

Reserve bestuurlijke krachtenbundeling (BKB) Deze reserve betreft de nog resterende gelden van de doelsubsidie bestuurlijke krachtenbundeling. Deze reserve wordt onderdeel van de reserve voor bestuur en management

4.

Voorzieningen Onderwijsleerpakket (OLP), Meubilair en ICT OLP, meubilair en ICT middelen worden geactiveerd en afgeschreven. De bestaande voorzieningen zijn m.i.v. 1 januari 2006 opgeheven en via een herschikkingsbesluit in de jaarrekening opgenomen.

5.

Voorziening Onderhoud Meerjarig onderhoud ter zake van de vaste activa van de Stichting. Jaarlijks wordt een bedrag in de vorm van een percentage van de Materiële Instandhouding (M.I.) aan de voorziening toegevoegd; de zgn. dotatie. Uitgaven voor meerjarig onderhoud worden per school gespecificeerd en uitgewerkt in geactualiseerde meerjarenramingen met een looptijd van 10 jaar.

6.

Spaarverlof De Stichting spaarfonds is per 1 augustus 2004 opgeheven. De middelen zijn gestort in een voorziening zodat de verplichtingen kunnen worden nagekomen.

7.

Voorziening personele verplichting: BAPO Deze voorziening moet gerealiseerd worden om de kosten voor medewerkers, die gebruik maken van het recht op uitgestelde BAPO, de zgn oude BAPO rechten, te kunnen betalen. Het herschikkingsbesluit hield o.a. een overheveling van € 400.000 ten gunste van deze voorziening in.

B 2.

Kortlopende schulden

Kortlopende schulden worden in principe binnen een jaar afgewikkeld. Gezien het karakter van deze posten kunnen deze ongewijzigd blijven. De (nog niet ingezette) bestemmingsbijdragen dienen in het nieuwe jaarrekeningmodel eveneens onder de kortlopende schulden te worden verantwoord.

Pagina 16 van 37


C.

Materiële vaste activa

De volledigheid van de passiva hangt samen met een bedrijfseconomisch juiste weergave van de activa. In de nieuwe verslaggevingregels is opgenomen dat zowel materiële activa (bijvoorbeeld inventaris, methoden en voorraden) als financiële vaste activa (bijvoorbeeld nevengeschakelde rechtspersonen en gegarandeerde geldleningen) en immateriële vaste activa (bijvoorbeeld ontwikkelkosten) dienen te worden opgenomen in de balans. Tot nu toe hanteerden veel onderwijsinstellingen, zo ook SPOM, het systeem van fondsvorming (het opbouwen van reserves en/of voorzieningen) en financiering van deze activa (vervanging van inventaris en methoden) rechtstreeks vanuit deze fondsen. SPOM heeft vanwege de invoering van lumpsum gekozen voor het bedrijfseconomisch juiste systeem van activeren en afschrijven. Een taxatie van de inventaris en lesmethoden op basis van vastgestelde activeringscriteria (soorten inventaris, afschrijvingstermijnen en ondergrens waarde activa) is intussen uitgevoerd door het Zuid Nederlandse Expertise Bureau (ZNEB) uit Breda. Deze activa worden in de balans opgenomen door tegenover de ingebrachte boekwaarde aan de passivazijde van de balans binnen het eigen vermogen een herwaarderingsreserve op te voeren. Volgens de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling moet de vrijval van de herwaarderingsreserve geboekt worden ten gunste van de algemene reserve. Ten slotte dient in dit kader te worden opgemerkt dat gebouwen en terreinen niet in de balans behoeven te worden opgenomen indien het economisch eigendom berust bij de gemeente. Veelal is dit het geval. Bouwkundige investeringen gefinancierd uit eigen middelen dienen dus wel geactiveerd en derhalve ook getaxeerd te worden.

Pagina 17 van 37


C.1

Activeringscriteria

In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de activeringscriteria voor inventaris, meubilair, OLP- en ICT-middelen op basis van in de sector onderwijs algemeen gehanteerde normen, welke zijn toegesneden op de Stichting SPOM. Alle zaken betreffende het onderhoud van het gebouw worden niet geactiveerd maar ten laste gebracht van de voorziening Onderhoud gebracht. In bijlage 3 is de administratieve beheerprocedure voor de vaste activa opgenomen.

Na de vermogensherschikking zien de fondsen er als volgt uit:

Eigen vermogen: 1. Algemene reserves Algemene reserve publieke middelen Materiële reserves; dat zijn de oude voorzieningen OLP, ICT en meubilair.

2. Bestemmingsreserves Personele reserves:

Vreemd vermogen: 3. Voorzieningen: Onderhoudsvoorziening Voorziening personele verplichtingen: Bapo

4. Schulden korte termijn Overlopende passiva Doelsubsidie WSNS Spaarverlof

Pagina 18 van 37


Weergave balans van de Stichting SPOM na herschikking van de jaarrekening 2006 Na de door ons voorgestelde herschikking kan de balans per 31 december 2006 van de Stichting als volgt worden weergegeven: Balans per 31 december 2006 in € Materiële vaste activa Meubilair ICT-middelen Onderwijsleerpakket

p.m. p.m. p.m.

Eigen vermogen: Algemene reserve publieke middelen Algemene reserve private middelen p.m. Materiële res: oude vz. OLP, ICT, meubilair Herwaarderingsreserve Bestemmingsreserve: Reserve personeelsbeleid Innovatiefonds. --------------- + Totaal eigen vermogen

Financiële vaste activa Effecten

Vlottende activa: Vorderingen - Vooruitbetaald en overige vorderingen

Vreemd vermogen: Voorzieningen: Onderhoudsvoorziening Voorziening pers. Verplicht: Bapo

p.m.

Kortlopende schulden: - Doelsubsidie WSNS - Spaarverlof

p.m.

Liquide middelen Deposito‟s

- Overig -------------- +

Totaal vlottende activa

------------- + Totaal kortlopende schulden

======== + Totaal

======== + Totaal

Pagina 19 van 37


4.

Financieel beleid

Het financieel beleid is erop gericht de continuïteit van de organisatie te waarborgen en optimale randvoorwaarden te creëren voor de missie en doelstellingen van de school. Op lange termijn moeten de continuïteit van het onderwijs, de werkgelegenheid en de materiële voorzieningen gewaarborgd worden op het niveau van de geprognosticeerde leerlingaantallen. De basis is gelegen in de jaarlijkse toestroom van nieuwe leerlingen naar de scholen van SPOM. Dit biedt de beste garantie dat voldoende financiële randvoorwaarden aanwezig zijn om missie en doelstellingen blijvend te realiseren. Om de continuïteit te waarborgen is weerstandsvermogen (vrij besteedbare reserves) nodig. De omvang van het benodigde weerstandvermogen is afhankelijk van het risicoprofiel. De werkgroep Lumpsum heeft de volgende deelgebieden in kaart gebracht: Deelgebied

Onderwerp

Bevindingen

Leerlingen

Ontwikkeling leerlingaantallen ongeveer daarna wordt.

De komende jaren een stijging van 50 leerlingen per jaar t/m 2010,

Kwaliteit onderwijs Personeel 52 jaar en ouder

Kwaliteit onderwijskundig beleid Leeftijdsopbouw

een lichte daling verwacht Op SPOM niveau goed. Zie PKO‟s 2006 Een derde deel van de medewerkers van

Deeltijders Achterstallig/uitgesteld onderhoud

wordt toegevoegd risico ligt bij gemeente; Kubus, Druten

Onderhoudsintensiteit

Mariaschool en De Dijk. Bij de andere scholen volgens onderhoudsrapportages van A.K. en Asset

Gebouwen Zuid,

De totale score resulteert in een bepaald percentage van de totale exploitatielast, het zgn. weerstandsvermogen. De risicoanalyse is een momentopname, derhalve is het gewenst deze 1 keer in de vier jaar uit te voeren. Het weerstandsvermogen is het vrije deel van het eigen vermogen (totale eigen vermogen verminderd met de herwaarderingsreserve inventaris) dat minimaal benodigd is om onvoorzienbare tegenslagen c.q. risico‟s op te vangen. Het ministerie zal de gemiddelde landelijke cijfers tezijnertijd publiceren. Hieraan wil SPOM zich de eerste jaren conformeren. Naast weerstandvermogen zijn voorzieningen noodzakelijk ter egalisatie van uitgaven in de tijd (o.a. de onderhoudsvoorziening) of ter dekking van toekomstige betalingsverplichtingen die hun oorzaak vinden in de bedrijfsvoering van het afgelopen jaar of de afgelopen jaren (o.a. de voorziening spaarverlof). De omvang van de voorziening wordt afgestemd op het (verwachte) uitgavenpatroon. Bij de invoering van de nieuwe jaarrekeningvoorschriften en daaraan gekoppelde wijzigingen in het administratieve systeem zijn de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling gewijzigd. De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling luiden nu als volgt. A.

De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De vaste activa worden gewaardeerd tegen de taxatiewaarde verminderd met de afschrijvingen. De overige activa en passiva worden gewaardeerd op nominale waarde. Hierbij wordt op vorderingen, indien noodzakelijk, een voorziening in mindering gebracht. De baten en lasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Op de vaste activa wordt afgeschreven op basis van de taxatiewaarde. Afschrijvingen zullen plaatsvinden volgens de lineaire methode op basis van de geschatte gebruiksduur. Pagina 20 van 37


Pagina 21 van 37


Materiële vaste activa De schoolgebouwen zijn juridisch en economisch eigendom van het bestuur. De gemeenten hebben volgend de WPO het economisch claimrecht, derhalve worden gebouwen niet in de balans gewaardeerd. Het kantoorgebouw is eigendom van de stichting SPOM. Verbouwingen die het bestuur voor eigen rekening neemt worden op de balans geactiveerd en afgeschreven in 40 jaar. Met ingang van 1 januari 2006 worden van de scholen de inventaris, de ICT-middelen en het OLP geactiveerd en afgeschreven.

Eigen vermogen Binnen het eigen vermogen zijn de volgende reserves opgenomen: o Algemene reserves. Aan deze reserve wordt het jaarlijks exploitatieresultaat van het Bestuur en de scholen toegevoegd, dan wel onttrokken. De reserve wordt aangewend ter dekking van bedrijfsrisico‟s. In verband met het risicoprofiel wordt gestreefd naar een omvang 20% van de middelen voor Materiële Instandhouding. o Bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn onderscheiden naar personele reserves en een materiële reserves. Personele reserves:  Personeelsbeleid Deze reserve dient ter dekking van toekomstige uitgaven ten behoeve van personele doeleinden aangaande o.a. functiedifferentiatie, nascholing, betaald ouderschapsverlof, Arbozorg, etc.  Stimuleringsbijdrage Deze reserve dient ter dekking van extra toekomstige uitgaven voor bestuuren management. Materiële reserves:  Materiële reserve. Alle scholen streven naar een materiële reserve van 25% van de Materiële Instandhouding (M.I.). Deze reserve moet minimaal 20% zijn. Jaarlijks wordt de algemene reserve, mits deze hoger is dan 25% van de MTI afgetopt tot 25%. Dit surplus wordt overgeheveld naar de voorziening onderhoud.

Voorzieningen Binnen het vreemd vermogen zijn de volgende voorzieningen opgenomen: o Voorziening Onderhoud. Deze voorziening is gevormd ter egalisatie van de kosten verbonden aan het meerjarig onderhoud ter zake van de gebouwen van de scholen. Jaarlijks wordt een bedrag aan de voorziening toegevoegd; de zgn. dotatie. Uitgaven voor meerjarig onderhoud worden ten laste van o Voorziening Bapo. Deze voorziening dient ter dekking van toekomstige betalingsverplichtingen in verband de opgebouwde rechten aangaande het uitgestelde Bapo-verlof van medewerkers. In de toekomst kunnen bij opname van deze rechten de daarmee samenhangende loonkosten worden gedekt. De omvang van de voorziening wordt afgestemd op het verwachte uitgavenpatroon.

Kortlopende schulden Conform de nieuwe verslaggevingregels van het ministerie zijn de nog niet bestede geoormerkte rijksbijdragen opgenomen onder de kortlopende schulden. Pagina 22 van 37


Spaarverlof: Dit dient ter dekking van toekomstige betalingsverplichtingen in verband de opgebouwde rechten van het personeel m.b.t. het gespaarde verlof. In de toekomst kunnen bij opname van deze rechten de daarmee samenhangende loonkosten worden gedekt. De omvang van de voorziening wordt afgestemd op het verwachte uitgavenpatroon.

Verdeling personele middelen Een belangrijk onderdeel van het financieel beleid van SPOM in de nabije toekomst is het verdelen van de per brinnummer verkregen subsidiegelden voor de personele lasten. De personele lasten kunnen per school sterk variëren. De personele lasten zijn niet alleen afhankelijk van de leeftijd van het personeel (deze schoolspecifieke factor wordt in de lumpsumfinanciering opgenomen in de bekostigingsformules) maar ook van salarisgaranties, relatief dure zij-instroom, relatief goedkope herintreders, afwijkingen in reiskosten e.d. SPOM kiest voor het poolen van de lumpsumgelden op bestuursniveau en het herverdelen van de personele gelden naar de scholen op basis van behoefte. In bijlage 5 zetten wij het beleid m.b.t. een intern herverdeelsysteem lumpsum personeel uiteen.

Pagina 23 van 37


5.

Treasury

Het ministerie van OCW heeft op 25 juli 2001 de regeling “Beleggen en Belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek” gepubliceerd (Uitleg 18ª). Op basis hiervan heeft het bestuur van SPOM op 23 juni 2003 een „Treasurystatuut SPOM‟ vastgesteld. Binnen de voorwaarden van de ministeriële regeling streeft het bestuur naar:  Het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde geldmiddelen tegen acceptabele condities (beschikbaarheid);  Het minimaliseren van de kosten van leningen (kosten minimalisatie);  Het optimaliseren van het rendement van de overtollige liquide middelen binnen de kaders van het treasurystatuut (rente maximalisatie);  Het beheersen en bewaken van financiële risico‟s die aan de financiële posities en geldstromen van de instelling zijn verbonden (risico minimalisatie);  Het bestuur treedt niet op als bankier. De primaire doelstelling van de Stichting SPOM is het verzorgen van onderwijs aan kinderen op de onder hen ressorterende scholen. Het doel van treasury binnen de stichting is het verkrijgen van een zo hoog mogelijk rendement over de financiële middelen tegen aanvaardbare risico‟s en minimale kosten, Het treasury statuut is dienend aan deze primaire doelstelling. In de jaarrekening van de stichting wordt het beleggen en belenen verantwoord door een overzicht te geven van de behaalde resultaten en een overzicht van soort en omvang van de beleggingen.

Pagina 24 van 37


6. Afspraken en besluiten; een samenvatting a. Op schoolniveau is de algemene reserve minimaal 20% en maximaal 25% van de MI. Het surplus wordt jaarlijks overgeheveld naar de voorziening onderhoud. b. Jaarlijks wordt een vast percentage van de MI (75%) aan de voorziening onderhoud toegevoegd. c. Voorzieningen en reserves mogen nooit negatief zijn. d. Op SPOM niveau wordt een eenduidig systeem van activeren en afschrijven gehanteerd. e. SPOM gaat bij de formatie uit van de GPL. Scholen werken met FPE‟s. Meer personeel op schoolniveau als het budget, regulier of ter vervanging, betaalt de school. Bovenschools wordt de leeftijdscomponent verrekend. f. De voorzieningen voor OLP. Meubilair en ICT zijn door de implementatie van lumpsum overbodig geworden. SPOM heeft deze voorzieningen in eerste instantie bestemd voor oude BAPO rechten en voor het op peil brengen van de algemene reserves van de scholen tot een niveau van 20% van de jaarlijkse vergoeding voor MI en voor het creëren van een innovatiefonds. Het restant is toegevoegd aan de voorziening onderhoud van de scholen. g. Het budget voor P.A.B. wordt als volgt verdeeld: 80% bovenschools en 20% voor de school. a. Bovenschools wordt uit deze middelen het volgende betaald: i. Ontwikkelen van bovenschools beleid; IPB, lumpsum ii. Scholing van leden van het management iii. Faciliteren van leden van het managementteam op schoolniveau; directieoverleg, toeslag kleine scholen, managementondersteuning iv. Arbo zorg en begeleiding van personeel v. Ouderschapsverlof vi. Jubilea, lief en leed vii. Werving en selectie viii. De vervangingspool ix. Personele knelpunten x. Begeleiding bij het vormgeven van identiteit op de scholen xi. Bijdrage in de kosten van het bovenschools management. b. Op schoolniveau wordt uit deze middelen het volgende betaald: i. Kosten voor scholing, minimaal de helft van dit budget. ii. Personele knelpunten op schoolniveau. h. Scholen mogen rekeningen onder de noemer “Vrienden van….” openen. Op deze rekeningen mogen geen reguliere subsidies gestort worden, wel de opbrengsten van acties, bijdragen van ouders enz. Voor regulier middelen worden de zgn. inzake rekeningen gebruikt. i. Alle middelen van de scholen staan op enkele gezamenlijke rekeningen, de zgn. rekening courant en een deposito. Dagelijks wordt eerst genoemde rekening zonodig afgeroomd of er wordt bijgestort om te zorgen voor een zo hoog mogelijk rendement. j. Het beleggen van de middelen van SPOM is geregeld in het treasury statuut van SPOM, dat de richtlijnen van het ministerie volgt. k. De directeuren zijn integraal verantwoordelijk voor de eigen school en ook voor het managen van de eigen vastgestelde begroting. l. Alle financiële handelingen vallen onder het zgn. vier-ogenprincipe. In dit document is uitgewerkt wie waarvoor verantwoordelijk is en wie tekeningsbevoegd zijn, zowel op school als bovenschools. m. Alle scholen van SPOM hebben een meerjaren investeringplan, waaronder een meerjaren onderhoudsplan, met een looptijd van 10 jaar. Alle geplande investeringen , materieel en personeel, zijn hierin opgenomen. n. Alle scholen van SPOM beschikken over een onderhoudsprogramma dat elke twee jaar door een extern bureau wordt geactualiseerd. Pagina 25 van 37


o. Bij bedragen boven € 5.000 worden op basis van een deugdelijk PvE minimaal 3 offertes aangevraagd. Het staflid materiële zaken beoordeelt de offertes

Pagina 26 van 37


7.

Ken- en stuurgetallen

De volgende ken- en stuurgetallen zullen worden gehanteerd. Weerstandsvermogen: Weerstandsvermogen is het vrije deel van het eigen vermogen (totale eigen vermogen verminderd met de herwaarderingsreserve inventaris) dat minimaal benodigd is om onvoorzienbare tegenslagen c.q. risico‟s op te vangen. De formule is:

eigen vermogen/totale baten

Het ministerie zal de gemiddelde landelijke cijfers tezijnertijd publiceren. Hieraan wil SPOM zich de eerste jaren conformeren. Solvabiliteit: Solvabiliteit geeft aan de mate waarin men in staat is om te kunnen voldoen aan alle verplichtingen. De formule is:

eigen vermogen(excl. voorzieningen)/totaal passiva

De bedrijfseconomische norm bedraagt 20%.

Liquiditeit: Liquiditeit geeft aan de mate waarin men in staat is om te kunnen voldoen aan de verplichtingen op korte termijn. De formule is:

vlottende activa/kortlopende schulden

Een liquiditeitsratio groter dan 1 wil zeggen dat men in staat is om te kunnen voldoen aan de korte termijnverplichtingen. Rentabiliteit: Rentabliteit geeft het resultaat van de organisatie weer. De formule is:

saldo gewone bedrijfsvoering/totale baten

In de non-profit sector wordt daarentegen een relatie gelegd tussen het behaalde exploitatieresultaat en de ontwikkeling hiervan op het weerstandsvermogen. Naast deze financiele ken- en stuurgetallen zijn in bijlage 5 aanvullende stuurgetallen en ratio‟s opgenomen.

Pagina 27 van 37


Bijlage 1 Budgettoedeling

Exploitatielasten 1. 1.1

1.2

2.

Bestuur/Alg. dir. Centraal

Directie Decentraal

Decentraal

centrale liquidit.

centrale liquidit.

decentrale liquidit.

Personeel Salarissen: Directie Onderwijzend personeel (OP) Onderwijs ondersteunend pers (OOP) Personeel t.l.v. gemeente Salariskosten OALT Salariskosten I/D-banen Salariskosten overig Salariskosten uit verzilvering Salariskosten spaar-/opfrisverlof Salariskosten vervangingsfonds Salariskosten WSNS Salariskosten bovenschools management

Overige personeelskosten Kosten uit verzilvering Eigen bijdrage participatiefonds Kosten vervangingsfonds Nascholing Bedrijfsgezondheidszorg / ARBO Ouderschapsverlof Herintreders Ondersteuning en begeleiding Kosten ambtsjubilea / afscheid Overige kosten bestuur en management Dotatie voorziening personeel Kosten outplacement Kosten werving en selectie

Afschrijvingen Afschrijving kantoorgebouw Afschrijving inventaris en apparatuur Afschrijving ICT Afschrijving OLP Afschrijving meubilair Afschrijving overig

x x x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x x x x x

x x

Pagina 28 van 37


x

x

x x x x x

Exploitatielasten 3.

4.

5.

Bestuur Centraal

Directie Decentraal

Decentraal

centrale liquidit.

centrale liquidit.

decentrale liquidit.

Huisvesting Materiaal/gebouwafhankelijk Gebruiksonderhoud Klein onderhoud gebouw Onderhoud tuin Schoonmaakonderhoud Energie en water Publiekrechtelijke heffingen Overige lasten Afdrachten aan gemeenten Dotatie voorziening onderhoud * Voor het bestuurskantoor gelden bovenstaande kosten ook.

* x x x x x x x x x x

Onderwijsmiddelen Materieel/leerling afhankelijk Medezeggenschap en ouderbijdrage WA-verzekering Culturele vorming Vertrouwenspersoon Onderwijsleerpakket ICT Dienstreizen Overige uitgaven Aanvullende materiele instandhouding Overige instellingslasten Materieel/overig Bijeenkomsten bestuur Contributie besturenorganisaties Overige uitgaven ABB/accountant Fusiekosten Bijdrage WSNS kosten administratiekantoor

x x x

x x

x x

x x x x x

x x x x x x x

Pagina 29 van 37


x

Bijlage 2 Activeringscriteria  * gewijzigd op 28 oktober 2010. Hoofdgroep

Ondergrens afschrijving €

Code 1

Kantoormeubilair

100,00

2

Schoolmeubilair

100,00

3

Speel- en sportmateriaal

100,00

4

Onderwijsleerpakket

100,00

5

Audiovisuele (hulp)middelen

50,00

6

Automatisering

100,00

7

Handvaardigheid

100,00

8

Duurzame apparatuur

100,00

jaren

%

Bureaus Kasten Stoelen Bureaus Kasten Stoelen Leerlingensets Schoolborden Whiteboards Zand /watertafels Poppenhoek Speelzaalinrichting Speeltoestellen

20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20

5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

20

5

Overig speelmateriaal Muziekinstrumenten Ontwikkelingsmateriaal (kleuters)

15 20 20 8 8

6,67 5 5 12,5 12,5

20

5

8

12,5

Audio/video/DVD/camera Computers/printers op de scholen* Servers op de scholen Netwerk (infrastructuur) Beamers Activ borden Touchscreen* ICT apparatuur Bovenschools Management* Werkbanken Werktafels Oven Machines; gereedschap

8 6 4 20 8 8 10

12,5 16,67 25 5 12,5 12,5 10

5

20

20 20 20 10

5 5 5 10

Tuinonderhoud Keuken apparatuur Schoonmaakinventaris (machines, hulpmiddelen) stofzuiger enz. Kantoormachines; sorteer, lamineer enz. Telefooncentrale Beveiliging (alarm, ontruiming)

10 10

10 10

10

10

10

10

10 10

10 10

Leermethodes Wandkaarten Instrumentarium/modellen natuurkennis Projectiemiddelen

Pagina 30 van 37


Bijlage 3 Procedure vaste activa Deelgebieden: Inkoop / betaling / registratie / beheer / afstoten („verkoop‟ en onderlinge leveringen). Inkoop De directeur is bevoegd tot het nemen van inkoopbeslissingen binnen de door de algemeen directeur vastgestelde jaarbegroting. Betaling De betaalprocedure sluit aan bij de huidige systematiek. De facturen c.q. bonnetjes worden verwerkt op een factuur begeleidstaat, gebundeld en voorzien van 2 tekeningsbevoegde medewerkers van iedere school waaronder de directeur en doorgestuurd/gemaild naar de financiële administratie van het onderwijsbureau. Registratie Het onderwijsbureau houdt de staat van vaste activa bij. De verantwoordelijkheid voor de aansluiting tussen activa registratie en de financiële administratie ligt bij de directeur van de school d.m.v. het correct toepassen van de afgesproken coderingen. Van alle facturen, opgenomen in de financiële administratie, wordt ten behoeve van de schooladministratie een kopie gemaakt. Een kopie van de factuur begeleidstaat en nota‟s worden op schoolniveau bewaard. Beheer Het beheer van de activa valt (uit oogpunt van werkbaarheid) onder verantwoordelijkheid van de directeur van de school. Jaarlijks vraagt het onderwijsbureau aan de scholen om de lijst van activa te controleren en te paraferen. De scholen van SPOM hanteren hiervoor een instrument dat de werkgroep lumpsum hiervoor heeft geselecteerd. Afstoten Het afstoten en verwijderen van activa uit de activaregistratie gebeurt na fiattering van de directeur van de school. Ditzelfde geldt t.a.v. verhuizingen van activa van de ene naar de andere school binnen SPOM. Dit heeft consequenties voor de eigen activa/balans.

Pagina 31 van 37


Inkoopproces (schematisch) Bestelling Budgethouder

Inkomende factuur

Leverancier crediteur

Controle levering/prijs door Budgethouder

Ja Codering en ondertekening door Budgethouder en tweede tekeningsbevoegde

Akkoord

Nee Inkijkfunctie directeur; Infonet Actie Budgethouder

Factuur Kopie factuur

Doorsturen naar administratiekantoor A.K. inclusief factuurbegeleidstaat

Vragen om nieuwe factuur of creditfactuur

Archivering Activaregistratie (school)

Pagina 32 van 37


Financiële administratie (onderwijsbu reau)

Archivering (onderwijsbureau)

Bijlage 4 Ken- en stuurgetallen Onderwerp Weerstandsvermogen Solvabiliteit Liquiditeit Rentabiliteit Rendement treasury

Niveau Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur

Frequentie 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar

Publicatie Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag

Genereren A.K. A.K. A.K. A.K. A.K.

B

Perc. Personele lasten Perc. Materiele lasten Perc. Huisvestingslasten Perc. Overige lasten

Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur

1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar

Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag

A.K. A.K. A.K. A.K.

C

Gemiddelde personeelslast per fte (GPL) Gewogen gemiddelde leeftijd O.P. Leeftijdsopbouw personeel Aantal personeelsleden Ziekte: percentage, frequentie, duur

Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur

1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 4x per jaar

Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Afzonderlijk

A.K. A.K. A.K. A.K. A.K.

D

Perc. Loonkosten directie Perc. Loonkosten OP Perc. Loonkosten OOP

Bestuur 1x per jaar Bestuur 1x per jaar Bestuur 1x per jaar

Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag

A.K. A.K. A.K.

E

Budget uitputtingsoverzichten Lumpsum uitputtingsoverzichten Meerjarenramingen

Bestuur 1x per maand Bestuur 1x per maand Bestuur 1x per jaar

Afzonderlijk Afzonderlijk Afzonderlijk

A.K. A.K. A.K.

F

Aantal leerlingen absoluut/gewogen Leerling-stromen (in, door en uit) Deelnamepercentage WSNS Verwijzingspercentage WSNS Inspectierapportages Cito scores

Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur

1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar

Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag Jaarverslag

School / cfi School School School Inspectie School

G

Cijfers personeelsenquête

School

Afzonderlijk

School

Cijfers ouderenquête

School

Afzonderlijk

School

Cijfers leerlingenenquête

School

1x per 2 à 4 jaar 1x per 2 à 4 jaar 1x per 2 à 4 jaar

Afzonderlijk

School

A

Pagina 33 van 37


Bijlage 5 Het herverdeelmodel lumpsum personeel Inleiding Op basis van de loonkostenberekening in gemiddelde personeelslast (GPL) op jaarbasis, kunnen we vaststellen, dat de onderlinge verschillen tussen de scholen groot zijn. Voor de goedkoopste school bedraagt deze € 47.668,00 en de duurste bedraagt € 54.944,00. Het gemiddelde voor de totale stichting komt op € 50.633,00. Landelijk is de GPL € 50.727,00. De gemiddelde gewogen leeftijd (GGL) is landelijk 40,26 jaar en op SPOM niveau 41,47 jaar. Op grond hiervan is een model voor interne herverdeling opgesteld, zodat de individuele school niet de dupe kan zijn van het toevallig duurder personeel. Herverdeling is daarnaast billijk omdat de personele situatie van de scholen en daardoor de GGL en GPL in enkele jaren tijd sterk kan fluctueren.

Uitgangspunten  Richtinggevend voor de Stichting SPOM is, dat de kwaliteit van het onderwijs in een continu proces vooropgesteld wordt.  Met ingang van 1 – 8 – 2006 worden de volgende financieringsstromen onderscheiden: o Rijksvergoeding voor materiële instandhouding; inclusief ABB o Rijksvergoeding voor personeels- en arbeidsmarktbeleid (voorheen het schoolbudget) o Rijksvergoeding voor Bestuur en Management o Rijksvergoeding voor personeelsformatie (lumpsumbudget) o Overige bijdragen o Geoormerkte bijdragen

Uitgangspunten voor personeelsformatie  De omvang van het lumpsumbudget wordt per brinnummer berekend, op basis van de systematiek t-1 (telgegevens per 1 oktober van het voorgaande schooljaar) en uitgekeerd aan het bestuur.  Het Vervangingsfonds (VF) blijft, vooralsnog, ook na invoering van lumpsum de kosten van ziektevervanging dragen.  Van de totale rijksvergoeding voor personeelsformatie wordt een bepaald percentage aangewend voor het stafbureau en het bovenschools management.  Het verschil in loonkosten van de scholen wordt bovenschools afgedekt.  Het personele lumpsumbudget is, met vermindering voor de bovenschoolse afdracht en met een eventuele aanvulling vanuit andere budgetten en na vaststelling, bepalend voor de formatieve inzet.  Het functiehuis van de Stichting SPOM wordt in m.i.v. 1 augustus 2008 vastgesteld. Uitgangspunt is het landelijk vastgestelde model.  Invulling van vacatures moet passen binnen de formatieve kaders van de school en in het beleid van de stichting SPOM (notitie werving en selectie SPOM).  Vooralsnog wordt in de toekenning van de lumpsumfinanciering rekening gehouden met het zittende personeel, middels de gewogen gemiddelde leeftijd. De ervaringen binnen de andere onderwijssectoren maken duidelijk, dat het ministerie zal streven naar financiering op basis van landelijke gemiddelden. Daarnaast is er het feit, dat de overgangsregeling van beperkte duur is. Op grond hiervan is vastgesteld dat de schooldirecteur als budgethouder gehouden is aan een sluitende begroting, mits hij in meerjarenperspectief aan kan tonen dat hij op termijn in staat is het huidige tekort te compenseren.

Pagina 34 van 37


Toekenning formatiebudget: De toekenning van het formatiebudget vindt op de volgende wijze plaats: A. Rechtstreekse toekenning van het lumpsumbudget aan de school, verminderd met de kosten van het bovenschools management, waarbij voor de formatieve inzet van het personeel gerekend wordt met de feitelijke loonkosten. B. Toekenning van het lumpsumbudget aan de school, waarbij voor de formatieve inzet gerekend wordt met de bestuursgemiddelde personeelslast. De feitelijke salariskosten worden bovenschools afgedekt. Sub A. Het vastgestelde personeelsformatiebudget wordt in de vorm van fpe‟s rechtstreeks toegekend aan de school. Voor de formatieve inzet van het personeel wordt gerekend met fpe‟s die gebaseerd zijn op de GPL op bestuursniveau. Hiervoor is de directeur verantwoordelijk. De werkgroep ontwikkelt een tool waarmee het budget in fpe wordt aangegeven. Hierdoor hoeft de schoolleider geen zicht te hebben op de complexe berekeningswijze van alle personele kosten inclusief werkgeverslasten, maar ontstaat wel inzicht in de beschikbare formatieruimte. Sub B. Het vastgestelde personeelsformatiebudget wordt in de vorm van fpe‟s toegekend aan de school, maar bovenschools beheert. De schaalgrootte van SPOM is voldoende om het verschil in loonkosten van de scholen bovenschools af te dekken. Voor de formatieve inzet van het personeel op schoolniveau, wordt gerekend met de GPL (Gemiddelde Personeelslast). Ook hierbij is het gewenst de schooldirecteur een tool ter hand te stellen. De tool is gebaseerd op de omrekening van de kosten van de aanwezige functies in het functiehuis, in een verhoudingsgetal ten opzichte van kosten van de functie leerkracht LA voor het basisonderwijs en de functie LB voor het speciaal basisonderwijs. De school koopt in feite fpe‟s in tegen de vastgestelde bestuurs-GPL. Voor de berekening van de verhouding van de kosten van de onderscheiden functies gaat SPOM uit van: 

Salarisschaal LA voor basisscholen en LB voor de sbo school.

Pagina 35 van 37


Bijlage 6: Verhoudingentabel van de functieschalen t.o.v. van de functieschaal LA (en LB)

LA=1,00 (leerkrachten Basisonderwijs)

DA DB DC AA AB LA 1 3 4

1,26 1,40 1,51 1,12 1,22 1,00 0,52 0,63 0,65

LB=1,00 (leerkrachten speciaal basisonderwijs) DB AB LB 1 3 4 8 11 11G

1,33 1,08 1,00 0,47 0,65 0,68 0,89 1,27 1,18

Pagina 36 van 37


Bijlage 7: Lijst met afkortingen ABB

Administratie, Beheer en Bestuur

A.K.

Administratie Kantoor

OCW

Onderwijs Cultuur en Wetenschappen

P.A.B.

Personeel- en Arbeidsmarktbeleid

IPB

Integraal Personeels Beleid

WMK

Werken met Kwaliteitskaarten

BBG

Bovenschoolse Beleidsgroep

P&O

Personeel en Organisatie

O.P.

Onderwijzend Personeel

O.O.P.

Ondersteunend Onderwijzend Personeel

GPL

Gemiddelde Personeels Last

GGL

Gemiddelde Gewogen Leeftijd

VF

Vervangings Fonds

OLP

Onderwijs Leer Pakket

BAPO

Bevordering Arbeids Participatie Onderwijs.

OALT

Opleiding Leraar Allochtone Levende Talen

ID

In- en Doorstroom banen

MI

Materiële Instandhouding

WSNS

Weer Samen Naar School

WMO

Wet Medezeggenschap Onderwijs

WMS

Wet Medezeggenschap Scholen

Pagina 37 van 37


Financieel Beleidsplan

Recommend Documents