FAIL MEJA TIMBALAN PENDAFTAR PEJABAT NAIB CANSELOR UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
SEPT 2013
1
KANDUNGAN
KANDUNGAN
MUKASURAT
1.
Pendahuluan
3
2.
Latar belakang Pejabat Naib Canselor
4
3.
Misi, Visi dan Objektif UTM
6
4.
Objektif Pejabat Naib Canselor
7
5.
Struktur Organisasi UTM
8
6.
Struktur Organisasi Canseleri
9
7.
Struktur Organisasi Pejabat Naib Canselor
10
8.
Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan dengan
14
Pegawai Lain 9.
Peraturan-Peraturan Pentadbiran
17
10. Proses Kerja/Catra Aliran Kerja
19
11. Senarai Semak /Checklist
41
12. Senarai Borang Yang berkaitan Dengan Tugas
43
Pegawai 13. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)
48
14. Jawatankuasa Yang Dinggotai (Yang berkaitan Tugas)
50
15. Norma Kerja
52
16. Format Tugas Harian
54
2
PENDAHULUAN Fail Kerja Timbalan Pendaftar Hendaklah Dijadikan Rujukan Utama Kepada Setiap Staf Pejabat Naib Canselor Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan Dan ’Stake Holder’ Dengan Teratur, Cekap Dan Berkesan
3
LATAR BELAKANG PEJABAT NAIB CANSELOR Pejabat Naib Canselor terbentuk sejajar dengan wujudnya jawatan Naib Canselor sebagaimana yang ditetapkan dalam seksyen 11 (1) Perlembagaan Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Naib Canselor adalah dilantik oleh Menteri Pendidikan atas nasihat jawatankuasa yang dilantik selepas berunding dengan Lembaga Pengarah. Perlembagaan menetapkan Naib Canselor hendaklah menjadi Ketua Pegawai Eksekutif dan hendaklah bertanggungjawab bagi keseluruhan fungsi pentadbiran, akademik dan pengurusan dan hal ehwal hari ke hari Universiti.
Pejabat Naib Canselor merupakan salah satu pejabat dalam Canseleri yang berperanan membantu Naib Canselor memastikan semua fakulti dan bahagian melaksanakan fungsi masing-masing mengikut perancangan Universiti. Di samping itu, Pejabat Naib Canselor bertanggungjawab untuk menyelaras pentadbiran dan kewangan Canseleri.
Unit-unit lain dalam Canseleri
merangkumi Pejabat Hal Ehwal Korporat, Pejabat Hal Ehwal Perundangan, Majlis Profesor, Pusat Islam, Unit Kualiti Universiti, Unit Pemasaran Universiti, Sekretariat Universiti Penyelidikan, Unit Audit Dalam dan Bahagian Transformasi dan Pengurusan Risiko.
Pejabat Hal Ehwal Korporat (HEK) yang mempunyai struktur terbesar mengawal selia sendiri urusan pentadbiran dan kewangannya, manakala jabatan/unit lain adalah di bawah kawal selia Pejabat Naib Canselor dari segi kewangan dan penyelarasan pentadbiran.
4
Antara tanggungjawab utama Pejabat Naib Canselor ialah sebagai urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU). Jawatankuasa ini merupakan salah satu Pihak Berkuasa Universiti yang penting selain Senat dan Lembaga Pengarah Universiti (LPU). JPU adalah pihak berkuasa yang meluluskan program dan projek-projek UTM yang telah dirancang dalam Pelan Tindakan Universiti bagi mencapai matlamat UTM.
Mulai tahun 2013, terdapat perubahan struktur organisasi Canseleri yang meletakkan Pejabat Penasihat Undang-undang terus bertanggungjawab kepada Naib Canselor dan Iskandar Malaysia Research Centre (IMREC) diletakkan di bawah tanggungjawab Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi). Manakala, Sekretariat Universiti Penyelidikan diserapkan di bawah Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC).
Pejabat Naib Canselor juga berfungsi sebagai urusetia Mesyuarat Pemantauan Pelaksanaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI). Semua Pusat Tanggungjawab Universiti (PTJ) dan program pemantauan sebenar Naib Canselor ke PTJ bagi memastikan KPI Universiti dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
5
VISI, MISI, MATLAMAT, COGAN KATA DAN TAG LINE UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA VISI Diiktiraf sebagai pusat pentadbiran akademik dan teknologi bertaraf dunia
MISI Menjadi peneraju pembangunan modal insan teknologi dan inovatif demi pengkayaan khazanah Universiti
MATLAMAT Meningkatkan Kualiti Pendidikan Meningkatkan Kecemerlangan Penyelidikan Inovasi dan Pengajian Siswazah Meningkatkan Latihan Profesional dan Pembelajaran Sepanjang Hayat Meningkatkan Kedudukan di Peringkat Antarabangsa Memperkukuhkan Sumbangan Kepada Masyarakat Menyediakan Pengurusan Berkualiti dan Pengurusan Risiko yang Berkesan
COGAN KATA “Kerana Tuhan Untuk Manusia”
TAG LINE Innovative – Entrepreneurial – Global
6
OBJEKTIF PEJABAT NAIB CANSELOR
Untuk membantu Naib Canselor memastikan semua fakulti bahagian melaksanakan fungsi masing-masing mengikut perancangan universiti.
Untuk memberi khidmat keurusetiaan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) membantu proses membuat keputusan mengenai hal ehwal pentadbiran universiti.
Untuk menyelaras dan memastikan kelancaran pergerakan, aktiviti dan program Naib Canselor yang melibatkan pelbagai pihak dalam dan luar negara.
Untuk memastikan tadbir urus jabatan dari segi pengurusan pembangunan modal insan mematuhi peraturan dan undang-undang (Rules and Regulations) dan aturcara kewangan Canseleri.
7
8
CARTA FUNGSI UTM – PEJABAT CANSELERI
9
STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT NAIB CANSELOR NAIB CANSELOR Turus III PEMBANTU KHAS N32 TIMBALAN PENDAFTAR KANAN N54 SETIAUSAHA PEJABAT N27
PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44
TIMBALAN PENDAFTAR N48
PENOLONG PENDAFTAR N41
PEMBANTU TADBIR KANAN N26
PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN) W22 - KUP
PEMBANTU TADBIR 2 (P/O) N17
PEMBANTU AM PEJABAT N04
PEMBANTU TADBIR 1 (P/O) N17
PEMBANTU TADBIR 3 (P/O) N17
PEMBANTU AM PEJABAT N01
10
FUNGSI UTAMA PEJABAT NAIB CANSELOR
1. Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)
2. Membantu Naib Canselor memantau pelaksanaan KPI oleh Pusat Tanggungjawab
3. Memastikan kelancaran program-program Naib Canselor
4. Tadbir urus Canseleri
5. Mengurus Bank Idea Universiti
11
AKTIVITI - AKTIVITI MENGIKUT FUNGSI UTAMA PEJABAT NAIB CANSELOR Fungsi 1. Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)
Aktiviti 1.1 Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti 1.2 Mengurus sistem mesyuarat (emeeting) dan menyelenggarakan rekod Jawatankuasa Pengurusan Universiti
2. Membantu Naib Canselor memastikan pengurusan fakulti / bahagian mengikut perancangan.
2.1 Menguruskan Breakfast Meeting Naib Cabselor dengan Pengurusan Fakulti, Research Alliance dan lainlain. 2.2 Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ. 2.3 Menguruskan Surat/Dokumen Tindakan.
Dan
Pengagihan Pemantauan
2.4 Menguruskan Laporan Tindakan Mesyuarat Pelbagai Peringkat (Mesyuarat Pasca Kabinet, Jawatankuasa Naib Canselor, Mesyuarat Ketua-Ketua Eksekutif Badan-Badan Berkanun, KSN Dan Lain-Lain). 2.5 Memastikan Dan Memantau Laman Web, Facebook, Blog Naib Canselor, Universiti Dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini. 3. Memastikan kelancaran Naib Canselor
program
3.1 Menguruskan teks ucapan dan kata aluan Naib Canselor. 3.2 Menguruskan slaid bagi programprogram Naib Canselor. 3.3 Menguruskan Teleprompter
12
3.4 Menguruskan cenderahati dan bahan-bahan promosi lawatan Naib Canselor. 3.5 Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara 3.6 Menguruskan Naib Canselor Mengadap Sultan/Canselor UTM 4. Tadbir urus Canseleri (dari segi modal insan, kewangan dan pentadbiran am)
4.1 Menguruskan modal insane i. ii. iii. iv. v. vi.
Penilaian Prestasi Staf Canseleri Penilaian Prestasi Pegawai Kanan Pengurusan Pencalonan Darjah Kebesaran Pengurusan Cuti Staf Canseleri Permohonan perjawatan Perkhidmatan staf
4.2 Menguruskan Pembangunan Modal Insan i. ii.
Latihan Program Khusus Pembangunan Modal Insan
4.3 Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Pejabat Canseleri 4.4 Menyelaras Canseleri
Program
Kualiti
4.5 Pengurusan Kewangan Dan Aset 5. Mengurus Bank Idea UTM
5.1 Mengurus Bank Idea UTM 5.2 Mengurus Portal Idea Bank UTM Dan Sistem Maklumbalas 5.3 Mengurus Anugerah Idea Kreatif Dan Inovatif
13
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN Jawatan : Timbalan Pendaftar N48 Bahagian: Pejabat Naib Canselor TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN Naib Canselor/Timbalan Pendaftar Kanan
Menerima dan melaksanakan tugas
Berbincang mengenai pelaksanaan tugas
Mendapatkan pandangan berhubung dengan pelaksanaan program/aktiviti
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1. Menguruskan, menyelaras dan menyemak teks ucapan / kata aluan Naib Canselor bagi program anjuran UTM. 2. Mengedit surat menyurat sebelum diserah kepada Naib Canselor untuk ditandatangani.
KUASA YANG DIBERI
Merancang pelan tindakan pelaksanaan program dan aktiviti Naib Canselor/ Pejabat Naib Canselor
Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Pejabat TNCA/TNCPI/TNCP/TNCH EMA/Fakulti/Bahagian
Menyelaras pelaksanaan pelaksanaan program dan aktiviti Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor
Memantau perlaksanaan aktiviti Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor
Melaporkan pelaksanaan program/aktiviti
Mendapatkan maklumat tentang akademik, R&D, inovasi dan pengkomersialan, Modal Insan, hal ehwal mahasiswa, kolaborasi, program dan aktiviti serta lain-lain perkara yang diperlukan oleh Pejabat Naib canselor
Mengambil tindakan penabahbaikan
Menjadi sistem administrator Laman Web dan Facebook Naib Canselor, Facebook dan UTM newshub
Menyelaras segala data maklumat yang diberikan oleh fakulti/bahagian
3. Menguruskan keperluan bahan-bahan rujukan untuk keperluan Naib Canselor seperti buku, jurnal, keratan akhbar dan pelbagai sumber. 4. Menyelaras dan menyedia maklumat untuk persembahan (MS Powerpoint) untuk Naib Canselor semasa mesyuarat, seminar, forum dan seumpamanya. 5. Mengiringi Naib Canselor bagi menghadiri program anjuran UTM dan luar UTM mengikut keperluan dan arahan. 6. Mengkoordinasi pembangunan laman web UTM dan laman web Naib Canselor supaya sentiasa tepat, kemaskini secara harian. Berkomunikasi dengan Unit Laman Web, HEK tentang kerja upload
TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Pegawai Kementerian Pendidikan
14
bahan di website UTM. 7. Mengurus laman web website Naib Canselor /Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload berita, artikel, foto yang bersesuaian dalam dari semasa ke semasa.
Timbalan Pengarah Unit Web, UTM Pegawai Sistem Maklumat (Pengurusan Web)
http://www.utm.my/vicechancellor/adminis trator
Membuat perbincangan penambahbaikan laman web
http://www.utm.my/vicechancellor/ 8. Sebagai Sistem Administrator (SA) bagi Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload bahan keperluan bagi Mesyuarat Persekitaran, Kesihatan dan Kesihatan Pekerjaan (OHSE) dan Mesyuarat Penyelarasan Pejabat Canseleri dari semasa ke semasa.
Timbalan Pengarah (Komunikasi Korporat dan Penjemanaan) Penolong Pendaftar (KKP)
9. Menguruskan Program Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ mengikut jadual yang ditetapkan.
Perbincangan mengenai perkara yang berkaitan dengan komunikasi korporat dan penjenamaan
10. Menguruskan Mesyuarat Ad Hoc dan perbincangan lain yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau Timbalan Pendaftar Kanan.
Semakan dokumen/teks ucapan Bahasa Inggeris
Timbalan Pendaftar (Perhubungan Awam)
http://mesyuarat.utm.my/canselori/
11. Menguruskan Program Berbasikal Bersama Naib Canselor mengikut masa dan keperluan dari semasa ke semasa. 12. Menyemak dan memperakukan pembayaran bil dan tuntutan perjalanan, bil, bagi staf Pejabat Naib Canselor/Canseleri
Penolong Pendaftar (Protkol)
Mendapatkan maklumat semasa program
Menyediakan cenderamata dan bahan pemasaran
15
13. Meluluskan pembelian/perolehan Pejabat Canseleri di bawah RM50,000.
yang bersesuaian dengan majlis/tetamu
14. Mengkaji keperluan staf, peralatan, kaedah kerja dan bahan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam menjalankan tugas seharian.
Penolong Penaftar Kanan Pejabat Naib Canselor
Pengurusan pembelian, kewangan dan pembayaran
15. Mengurus prestasi staf di bawah seliaan.
Pengurusan rekod jabatan
Pengurusan Modal Insan
Pengurusan Am Pejabat
16. Menjalankan lain-lain tugas mengikut keperluan semasa diarahkan oleh Naib Canselor dan Timbalan Pendaftar Kanan dari semasa ke semasa.
Pembantu Tadbir
Menguruasn rekod
Menguruskan dokumentasi
Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
Membuat cetakan dokumentasi
Menjilid dokumentasi
Mengedarkan dan mengumpul surat, rekod dan dokumentasi
Menyediakan minuman tetamu dan mesyuarat
16
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
17
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 1.
Pekeliling dan Surat Kemajuan Perkhidmatan Awam.
2.
Pekeliling Am dan Surat Pekeliling Am Perkhidmatan Awam.
3.
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
4.
Akta Acara Kewangan 1957
5.
Akta OSH – Akta Keselamatan dan Pekerjaan
6.
Keputusan Mesyuarat OSHE Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim/Pejabat Canseleri
7.
Undang-Undang Malaysia Akta 605 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib
8.
dan Surcaj) 2000
9.
Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti
10. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti. 11. Keputusan Mesyuarat Senat Universiti. 12. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti. 13. Pekeliling Pentadbiran Universiti 14. Pekeliling Pejabat Bendahari.
18
PROSES KERJA/ CARTA ALIRAN KERJA
19
PROSES KERJA
AKTIVITI 1 : Menguruskan Teks Ucapan dan Kata Aluan Naib Canselor Jawatan
Proses Kerja
TPK / PANC
1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
TPK / PANC
2. Menyemak jadual Naib Canselor
PKNC / PANC
3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
PKNC
4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan
PKNC
5. Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin
PKNC
6. Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
TPK / PKNC
7. Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur
PKNC
8. Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor
PKNC
9. Membuat pindaan teks ucapan sekiranya ada
PKNC
10. Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
20
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1 : Menguruskan Teks Ucapan dan Kata Aluan Naib Canselor Carta Alir Mula
Menyemak jadual Naib Canselor
2
Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
3
Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin
5
Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
6
Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur
7
Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor untuk persetujuan
Ya
Buat pindaan
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
1
4
8.1
Proses Kerja
8
Pindaan?
Tidak
9
Tamat
Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
Selesai
21
PROSES KERJA AKTIVITI 2 : Menguruskan Slaid bagi Program-Program Naib Canselor Jawatan
Proses Kerja
TPK / PANC
1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
TPK / PANC
2. Menyemak jadual Naib Canselor
PKNC / PANC
3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
PKNC
4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan memerlukan persembahan slaid dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.
PKNC
5. Menyediakan slaid mengikut format
PKNC
6. Menghantar deraf slaid kepada Naib Canselor dalam tempoh tujuh hari sebelum program
TPK / PKNC
7. Mengemaskini slaid sekira ada perubahan
PKNC
8. Membuat cetakan slaid untuk salinan Naib Canselor/pihak penganjur jika perlu
PKNC
9. Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai pembentangan/program
22
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2 : Menguruskan Slaid bagi Program-Program Naib Canselor Carta Alir Mula
1
Proses Kerja Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
Menyemak jadual Naib Canselor Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak
2
penganjur
Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib
3
Canselor dan memerlukan persembahan slaid dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti. 4
Menyediakan slaid mengikut format
5
Mengemukakan deraf slaid kepada Naib Canselor dalam tempoh tujuh hari sebelum program untuk persetujuan
Ya
6.1
6
Buat pindaan
Pindaan? Tidak
7
Membuat cetakan slaid untuk salinan Naib Canselor/pihak penganjur jika perlu
8
Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai pembentangan/program
Tamat
Selesai
23
AKTIVITI 3 : Memastikan dan Memantau Laman Web dan Facebook UTM, Naib Canselor, dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini. Jawatan
Proses Kerja
TP/PKNC
1. Mendapatkan maklumat terkini tentang program-program yang melibatkan Naib Canselor dan peristiwa terkini tentang UTM sama ada fakulti/bahagian.
TP/PKNC
2. Menghubungi pihak penganjur/Pejabat HEK untuk mendapatkan maklumat mengenai program, foto dan lain-lain maklumat
TP/PKNC
3. Memuat naik maklumat peristiwa, program dan aktiviti ke dalam laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM
TP/PKNC
4. Mengemaskini laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM dari semasa ke semasa
TP/PKNC
5. Memaklumkan kepada Unit Web Pejabat Hal Ehwal Korporat jika terdapat sebarang cubaan untuk menggodam laman web. Bagi perkara yang dalam kawalan Pejabat Naib Canselor, tindakan serta merta diambil.
24
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 3 : Memastikan dan Memantau Laman Web, Facebook, Blog Naib Canselor, Universiti dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini. Carta Alir
Proses Kerja
Mula
1
Mendapatkan maklumat terkini tentang program-program yang melibatkan Naib Canselor dan peristiwa terkini tentang UTM sama ada fakulti/bahagian.
2
Menghubungi pihak penganjur/Pejabat HEK untuk mendapatkan maklumat mengenai program, foto dan lain-lain maklumat
3
Memuat naik maklumat peristiwa, program dan aktiviti ke dalam laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM
4
Mengemaskini laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM dari semasa ke semasa
5
Tamat
Memaklumkan kepada Unit Web Pejabat Hal Ehwal Korporat jika terdapat sebarang cubaan untuk menggodam laman web. Bagi perkara yang dalam kawalan Pejabat Naib Canselor, tindakan serta merta diambil. Selesai
25
PROSES KERJA AKTIVITI 4 : Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ Jawatan
Proses Kerja Sebelum Program
TPK & PKNC
1. Merancang jadual perjumpaan untuk tempoh setahun pada awal tahun. a. Waktu Program: b. Fakulti – mulai jam 8.30 pagi – 12.30 tgh. c. PTJ Bukan Fakulti mulai jam 2.30 – 5.00 petang d. Jumlah delegasi tidak melebihi 10 orang termasuk Ahli JPU
TPK / PANC
2. Mendapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai tarikh perjumpaan.
TP
3. Memaklumkan tarikh program kepada Dekan/Ketua PTJ, Pembantu Khas serta pegawai yang berkaitan berserta Jadual Program. 4. Menjemput 8 delegasi untuk menyertai lawatan bersama Naib Canselor termasuk Ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti antaranya yang perlu hadir TNC(P&I), TNC(P), Pengarah Kerja, Pendaftar, Bendahari, Pengarah CICT Pengarah Keselamatan, Pengarah OSHE, TPK & PKNC Pejabat Naib Canselor dan Jurufoto Pejabat HEK
TPK/PT1
5. Mengesahkan program di fakuli/PTJ bukan fakulti dan kehadiran delegasi yang turut hadir.
PANC/PT1
6. Membuat tempahan kenderaan bagi Naib Canselor jika perlu 7. Menetapkan tempat berkumpul delegasi untuk bertolak ke fakuli/PTJ
26
Semasa Program TPK/PKNC
8. Membuat catatan pembaikan dan kerja pernyelenggaraan semasa lawatan tapak
TPK/PKNC
9. Merekod semasa perbincangan bersama pengurusan fakulti / PTJ Selepas Program
TPK/PKNC
10. Membuat minit perbincangan dan hasil lawatan
PKNC/PATPK
11. Membuat deraf cetakan minit dan hasil lawatan untuk semakan TPK
TP
12. Membuat pembetulan minit dan hasil lawatan
TP
13. Mengedarkan minit perbincangan dan hasil lawatan kepada Dekan/Ketua PTJ atau pihak bertanggungjawab (antaranya PHB, Bendahari, CICT, Pendaftar) untuk diambil tindakan.
TP
14. Membuat naik foto yang bersesuaian dalam website Naib Canselor , Facebook Naib Canselor & UTM
27
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4 : Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ Carta Alir Mula
1
2
3
Proses Kerja Sebelum Program
Merancang jadual perjumpaan untuk tempoh setahun pada awal tahun. Waktu Program: Fakulti – mulai jam 8.30 pagi – 12.30 tgh. PTJ Bukan Fakulti mulai jam 2.30 – 5.00 petang Jumlah delegasi tidak melebihi 10 orang termasuk Ahli JPU Mendapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai tarikh perjumpaan. Memaklumkan tarikh program kepada Dekan/Ketua PTJ, Pembantu Khas serta pegawai yang berkaitan berserta Jadual Program. Menjemput 8 delegasi untuk menyertai lawatan bersama Naib Canselor termasuk Ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti antaranya yang perlu hadir TNC(P&I), TNC(P), Pengarah Kerja, Pendaftar, Bendahari, Pengarah CICT Pengarah Keselamatan, Pengarah OSHE, TPK & PKNC Pejabat Naib Canselor dan Jurufoto Pejabat HEK
4
Mengesahkan program di fakuli/PTJ bukan fakulti dan kehadiran delegasi yang turut hadir.
5
Membuat tempahan kenderaan bagi Naib Canselor jika perlu
6
Menetapkan tempat berkumpul delegasi untuk bertolak ke fakuli/PTJ Semasa Program
7
Membuat catatan pembaikan dan kerja pernyelenggaraan semasa lawatan tapak
28
A
8
Merekod semasa perbincangan bersama pengurusan fakulti / PTJ Selepas Program
11.1 Buat pindaan
Ya
9
Membuat minit perbincangan dan hasil lawatan
10
Membuat deraf cetakan minit dan hasil lawatan untuk semakan TPK
11
Ada pindaan?
Tidak
12
13
Tamat
Mengedarkan minit perbincangan dan hasil lawatan kepada Dekan/Ketua PTJ atau pihak bertanggungjawab (antaranya PHB, Bendahari, CICT, Pendaftar) untuk diambil tindakan Membuat naik foto yang bersesuaian dalam website Naib Canselor, Facebook Naib Canselor & UTM
Selesai
29
PROSES KERJA AKTIVITI 5 : Menguruskan Teleprompter Jawatan
Proses Kerja Sebelum Program
TPK / PANC
1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
TPK / PANC
2. Menyemak jadual Naib Canselor
PKNC / PANC
3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
PKNC
4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan memerlukan persembahan penggunaan teleprompter dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.
PKNC
5. Menyediakan teks ucapan mengikut format
PKNC
6. Menghantar deraf teks ucapan kepada Naib Canselor dalam tempoh tujuh hari sebelum program
PKNC
7. Memaklumkan tentang penggunaan peralatan teleprompter kepada pihak penganjur dan bahagian teknikal Pejabat Harta Bina
PHB/PKNC
8. Membuat rehearsal dan pengujian alat steleprompter sehari sebelum program Semasa Program
PHB/PKNC
9. Memasang peralatan teleprompter dan komputer
PHB/PKNC
10. Membuat penyelarasan ketinggian teleprompter dengan ketinggian Naib Canselor
PKNC
11. Mengawal komputer bagi teleprompter sehingga selesai ucapan Selepas Program
PHB/PKNC
12. Mengemas dan menyimpan peralatan teleprompter/Komputer 13. Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai program 30
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 5 : Menguruskan Ucapan Menggunakan Teleprompter Carta Alir Mula
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
1
Menyemak jadual Naib Canselor
2
Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan memerlukan persembahan penggunaan teleprompter dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.
3
6.1
Proses Kerja
4
Menyediakan teks ucapan mengikut format
5
Menghantar deraf teks ucapan kepada Naib Canselor dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum program untuk persetujuan
Ya
Pindaan?
6
Buat pindaan
Tidak
7
Memaklumkan tentang penggunaan peralatan teleprompter kepada pihak penganjur
8
Membuat rehearsal dan pengujian alat steleprompter sehari (1) sebelum program
9
Memasang peralatan teleprompter dan computer dan penyelarasan ketinggian (semasa hari program)
10
Mengawal komputer bagi teleprompter sehingga selesai ucapan
A 31
A Selepas Program 11
Mengemas dan menyimpan peralatan teleprompter/Komputer
12
Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai program
Tamat
Selesai
32
PROSES KERJA AKTIVITI 7 : Menguruskan Cenderahati dan Bahan-Bahan Promosi Lawatan NC
Jawatan TPK / PANC
Proses Kerja 1. Menerima pengesahan tarikh lawatan yang dihadiri oleh NC
TPK / PANC
2. Mendapatkan maklumat nama pegawai pengiring dan tempat yang akan dilawati
PKNC / PANC
3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
PKNC
4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan
PKNC
5. Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin
PKNC
6. Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
TPK / PKNC
7. Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur
PKNC
8. Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor
PKNC
9. Membuat pindaan teks ucapan sekiranya ada
PKNC
10. Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
33
CARTA ALIR AKTIVITI 7 : Menguruskan Cenderahati dan Bahan-Bahan Promosi Lawatan NC Carta Alir
Proses Kerja
Mula
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
Menyemak jadual Naib Canselor Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor untuk persetujuan Ya
Pindaan? Tidak
Buat pindaan
Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
Tamat
Selesai
34
PROSES KERJA AKTIVITI 8 : Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara Jawatan
Proses kerja
TPK/TP/PANC
1. Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara
TP/PANC
2. Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.
TPK/TP/PANC
3. Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program
TPK/TP/PANC
4. Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.
TPK/TP/PANC
5. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor
TPK
6. Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawaipegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan
PANC
7. Sediakan itenary/jadual program sepanjang lawatan 8. Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan
TPK/TP/PANC
9. Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item
TP/PANC
10. Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.
TP/PTW
11. Sediakan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor
35
TP TPK/TP/PANC TPK/TP/PT1
12. Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan 13. Memastikan semua perkara dalam disediakan dan disemak satu persatu
senarai
14. Mendapatkan laporan untuk pembentangan/makluman kepada universiti.
semak tujuan
36
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 8 : Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara Carta Alir
Proses kerja
Mula
Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara
1
Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.
2
Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program
3
4
Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor
5
Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawaipegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan
6
Sediakan itenerary/jadual program sepanjang lawatan
7
Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan
8
9
Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.
A 37
A
10
Uruskan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor
11
Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan
12
Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu
13
Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.
Tamat
Selesai
38
PROSES KERJA AKTIVITI 9: Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Pejabat Canseleri Jawatan TPK/TP
Proses Kerja 1) Menerima arahan/pemakluman Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE BCSI)
TPK/TP
2) Membentuk Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri mengikut akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)
TPK/TP
3) Mengeluarkan surat pelantikan ahli jawatankuasa
TPK/TP
4) Merangka program-program OSHE Canseleri dan memberi input kepada OSHE BCSI untuk membantu merancang program tahunan keseluruhan BCSI
TPK/TP
5) Melaksana program OSHE bagi Canseleri dan yang ditugaskan OSHE BCSI
TPK/TP
6) Mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi memantau pelaksanaan program-program OSHE Canseleri dan BCSI
TPK/TP
7) Menyediakan laporan dan membentangkan kepada OSHE BCSI
39
CARTA ALIR KERJA AKTIVITI 9: Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Pejabat Canseleri Carta alir
Proses Kerja
Mula
Menerima arahan/pemakluman Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE BCSI) Membentuk Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri mengikut akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)
Mengeluarkan surat pelantikan Ahli Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri Merangka program-program OSHE Canseleri dan memberi input kepada OSHE BCSI untuk membantu merancang program tahunan keseluruhan BCSI Melaksana program OSHE bagi Canseleri dan yang ditugaskan OSHE BCSI Mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi memantau pelaksanaan program-program OSHE Canseleri dan BCSI
Menyediakan laporan dan membentangkan kepada OSHE BCSI
Tamat
Selesai
40
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
41
SENARAI SEMAK / CHECKLIST TUGAS: Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara BIL. 1. 2. 3.
4.
5. 6.
7. 8.
9.
10.
11.
12. 13. 14.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan. Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan Sediakan itenerary/jadual program sepanjang lawatan Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawaipegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International. Uruskan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.
42
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI
43
Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG Rak A
1
Tempahan Ruang Gunasama dan Peralatan
UU/TRG-01/1
Laci 1 Rak A
2
Kebenaran Keluar Barang
-
Laci 2 Rak A
3
Pertukaran Klinik Panel Staf
PP/BPO/KPS/21.03
Laci 3 Rak A
4
Tuntutan Skim Pelajar Bekerja
Laci 4 Rak A
5
Tempahan Tiket Penerbangan (Domestik)
Laci 5 Rak B
6
Kelulusan Spesifikasi Alat
BEN/UPB/011
Laci 1 Rak B
7
Permohonan
Perabot
Laci 2
Permohonan Cuti Tanpa Rekod (Kemudahan Cuti
Rak B
Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat) –
Laci 3
(Baru/Penggantian/Penyelenggaraan)
8
Pekeliling Perkhidmatan Bil.10/2002 Rak B 9
Cuti Gantian Pejabat NC
Laci 4 Rak B
10
Tuntutan Bayaran Balik Rawatan Pergigian
PP/BPO/KPS/21.06
Laci 5 Rak C
11
Permohonan
Menghadiri
Latihan
di
Bawah
Program Pembangunan Staf
12
UTM.P(L)19.10 & 12
Laci 1
(PIN 06) – 1
Permohonan Mengumpul Cuti Rehat Yang Tidak
Rak C
Dapat dihabiskan
Laci 2
44
BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG Rak C
13
Pembelian Wang Panjar Runcit
Laci 3
Rak C 14
Tempahan Mesyuarat/Jamuan
Laci 4 Rak C
15
Sijil Cuti Sakit Pejabat NC
Laci 5 Rak D
16
Penanggungan Kerja
Laci 1 Rak D
17
Pemangkuan Kerja
Laci 2 Rak D
19
Permohonan Cuti Tanpa Rekod / Pelepasan
Laci 3
Keluar Pejabat (SUKAN) Rak D 20
Borang Penilaian Menghadiri Program
PP-F17
Laci 4 Rak D
21
Performa Invois
PMU/PP-F21
Laci 5 Rak E
22
Perakuan Pelupusan (PEP) Kenderaan
KEW.PA-16
Laci 1
Universiti Rak E
23
Permohonan/Perakuan Pelupusan Harta
KEW.PA-17
Laci 2
UTM Rak E
24
Sijil Pengesahan Pemusnahan Aset Alih
KEW.PA-18
Laci 3
Universiti Rak E
25
Sijil Pelupusan Harta Tetap
KEW.PA-19
Laci 4 Rak E
26
27
Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih
KEW.PA-20
Laci 5
Universiti
Kenderaan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Universiti
KEW.PA-21
Rak F Laci 1
45
BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG Rak F
28
Tender Pelupusan Aset Alih Universiti
KEW.PA-22
Laci 2 Rak F
29
Jadual Buka Tender Pelupusan Aset Alih
KEW.PA-23
Laci 3
Universiti
30
Kenyatan Tawaran Sebutharga Pelupusan
KEW.PA-24
Aset Universiti
31
Rak F Laci 4
Sebutharga Pelupusan Aset Alih Universiti
KEW.PA-25
Rak F Laci 5
32
Jadual Buka Sebutharga Pelupusan Aset
KEW.PA-26
Alih Universiti
Rak G Laci 1
Rak F 33
Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih
KEW.PA-27
Laci 2
Universiti Rak F 34
Senarai Aset Yang Dilelong
KEW.PA-27(A)
Laci 3
BORANG ELEKTRONIK
BIL
NAMA BORANG
1
Permohonan Keluar Negara
2
Cuti Rehat
3
Tempahan Flight
4
Tuntutan Kerja Lebih Masa
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG
46
5
Keluar Pejabat
6
Tuntutan Elaun Perjalanan
7
Pelbagai Pendahuluan
47
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN (PEKELILING)
48
Undang-Undang Dan Peraturan (Pekeliling) 1. Pekeliling dan Surat Kemajuan Perkhidmatan Awam. 2. Pekeliling Am dan Surat Pekeliling Am Perkhidmatan Awam. 3. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia. 4. Akta Acara Kewangan 1957 5. Undang-Undang Malaysia Akta 605 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib 6. dan Surcaj) 2000 7. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti 8. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti. 9. Keputusan Mesyuarat Senat Universiti. 10. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti. 11. Pekeliling Pentadbiran Universiti 12. Pekeliling Pejabat Bendahari.
49
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
50
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI (YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS SAHAJA)
1. Mesyuarat Pentadbiran Pejabat Naib Canselor - Ahli, kekerapan mesyuarat mengikut keperluan semasa. 2. Mesyuarat Jawatankuasa
Persekitaran, Kesihatan dan Keselamatan
Pekerjaan Pejabat Canseleri (OSHE)- Setiausaha, kekerapan mesyuarat 3 bulan sekali. 3. Mesyuarat Jawatankuasa
Persekitaran, Kesihatan dan Keselamatan
Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE) – Ahli kekerapan mesyuarat 3 bulan sekali. 4. Mesyuarat Sebutharga Pejabat Naib Canselor – Ahli Mengikut Keperluan. 5. Mesyuarat Green Office – Green Manager Pejabat Canseleri 6. Mesyuarat Ad-Hoc – Ahli, Mengikut Keperluan. 7. Lain-lain panggilan mesyuarat yang dibuat oleh fakulti/bahagian.
51
NORMA KERJA
52
NORMA KERJA BIL
JENIS KERJA
NORMA KERJA (Masa/Kuantiti)
1.
Menguruskan laman web, facebook Naib Canselor, facebook UTM
1 jam / hari
2.
Berkomunikasi dengan Naib Canselor, Timbalan Pendaftar Kanan, Timbalan/Penolong Pendaftar, rakan sekerja, tetamu melalui email, mobile internet telefon bimbit, telefon atau hadir ke pejabat.
3 jam / hari
3.
Merancang merancang kerja harian
1 jam / hari
4.
Menghadiri mesyuarat/perbincangan kerja
2 jam / hari
5.
Menderaf/menyemak surat, teks ucapan, kata aluan
1 jam / hari
6.
Mengambil tindakan surat menyurat
1 jam / hari
53
SENARAI TUGAS HARIAN
54
SENARAI TUGAS HARIAN NAMA: BAHARUDIN BIN MASTARI JAWATAN: TIMBALAN PENDAFTAR TARIKH: BIL.
TUGAS SAYA HARI INI
CATATAN
55
