EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBAYARAN KLAIM ASURANSI JAMINAN HARI TUA PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) CABANG YOGYAKARTA TAHUN 2013
TUGAS AKHIR Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Profesi Ahli Madya
Oleh: IMAM AZIZ SUDRAJAT 10409134026
PROGRAM STUDI AKUNTANSI DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2013
MOTTO Semua yang kita lakukan akan dipertanggung jawabkan di akhirat maka jadilah manusia yang selalu mengingat Allah SWT dengan cara menjalankan perintahnya, selalu tolong menolong, sabar, pemaaf dan rendah diri dalam perbuatan yang kita lakukan. Selalu berusaha apapun keadaannya. Allah SWT pasti memberikan jalan dan Allah SWT tidak memberikan cobaan melebihi batas kemampuan hambanya. Setiap cobaan yang kita lalui pasti ada hikmahnya, tinggal bagaimana kita memaknai hal tersebut dengan tawakal iklas dan sabar. PERSEMBAHAN Karya sederhana ini penulis persembahan kepada : 1. Kedua orang tuaku tercinta yang telah membesarkan dan membimbingku hingga sekarang ini. Harapan terbesarku adalah menjadi kebanggaan mereka dan menjaga nama baik mereka serta menjunjung tinggi nama kedua orang tua. 2. Semua sahabat-sahabat terbaikku dan adikku tercinta yang telah mendukung dan memotivasiku dalam menyusun tugas akhir ini. 3. Almamater Universitas Negeri Yogyakarta
v
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBAYARAN KLAIM ASURANSI JAMINAN HARI TUA PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) CABANG YOGYAKARTA TAHUN 2013 Oleh : Imam Aziz Sudrajat NIM. 10409134026 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk : (1) Mengetahui Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013, (2) Mengetahui Evaluasi terhadap Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013. Objek penelitian ini adalah Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jamian Hari Tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta.Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi dan wawancara. Adapun metode yang digunakan yaitu analisis deskriptif kualitatif yaitu dengan membandingkan antara teori yang ada dengan kenyataan yang sebenarnya pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta dalam bentuk uraian. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa : (1) Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari tua yang terdapat pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah memadai ditunjukan dengan adanya: a) Bagian yang terkait Costumer service officer, bagian Verifikator jaminan, Verifikasi akuntansi,bagian keuangan dan bagian kasir, b) dokumen yang digunakan: Permintaan Jaminan Hari Tua, Penetapan Jaminan, bukti pembayaran,voucher, cek dan nota transfer jika jumlah uang ditransfer, c) Catatan akuntansi: bukti pengeluaran kas dan general ledger, d) pelakasanaan prosedur pengeluaran kas: prosedur pengajuan jaminan, prosedur penetapan jaminan, prosedur pembuatan bukti kas keluar, voucher,pencatatan pengeluaran kas, prosedur pembuatan cek dan nota transfer jika jumlah uang ditransfer dan prosedur pembayaran tunai maupun trasfer, e) Sistem pengendalian intern pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah memadai dan baik sesuai kajian teori. Adapun kriteria penilaian dapat dilihat dari ; Struktur organisasi pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah memenuhi kriteria yang baik karena sudah memisahkan tanggungjawab dan fungsional, Sistem wewenang dan pencacatan prosedur pencacatatn sudah memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan, Praktik yang sehat telah dijalankan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap-tiap bagian dalam Sistem akuntasi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta, karyawan yang sesuai dengan bidang dan tanggung jawab telah dijalankan dengan baik oleh perusahaan. (2) Hasil evaluasi pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta telah sesuai dengan kajian teori dan berjalan dengan baik.
Kata kunci : Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi
vi
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013” yang dimaksudkan untuk memenuhi sebagai syarat penyelesaian studi program Akuntansi Diploma III Universitas Negeri Yogyakarta, untuk memperoleh gelar ahli madya (A.Md.) Penyelesaian tugas akhir ini dapat berjalan dengan lancar berkat dukungan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Prof. Dr. Rochmat Wahab,
M.Pd, M.A. Rektor Universitas Negeri
Yogyakarta. 2. Dr. Sugiharsono, M.Si. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Dapan, M.Kes. Pengelola Kampus Wates Universitas Negeri Yogyakarta. 4. Ani Widayati, M.Pd. Ketua Program Studi Akuntansi DIII Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 5. Dosen pembimbing Tugas Akhir Isroah, M. Si 6. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi yang telah memberikan pengetahuan dan ilmu selama penulis berada pada bangku perkuliahan. 7. Edy Siswanto yang telah membantu dalam pengambilan data.
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................ i HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ........................... ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................iii HALAMAN PENGESAHAN TIM PENGUJI .................................................. iv MOTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................................ v ABSTRAK ......................................................................................................... vi KATA PENGANTAR ...................................................................................... vii DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix DAFTAR TABEL .............................................................................................. xi DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xii DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................xiii BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1 B. Identifikasi Masalah ........................................................................... 4 C. Pembatasan Masalah........................................................................... 3 D. Rumusan Masalah .............................................................................. 4 E. Tujuan Penelitian ................................................................................ 4 F. Manfaat Penelitian .............................................................................. 5 BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................... 6 A. Pengerian Sistem Akuntansi ............................................................... 6 B. Faktor Penyusunan Akuntansi ............................................................ 7
ix
C. Sistem Pengeluaran Kas ..................................................................... 7 D. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ............................... 8 E. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dan Cek ................................. 13 F. Pembayaran Jaminan Hari Tua ......................................................... 19 G. Kerangka Berfikir ............................................................................. 26 H. Pertanyaan Penelitian ....................................................................... 27 BAB III METODE PENELITIAN.................................................................... 28 A. Tempat dan Waktu Penelitian ............................................................... 28 B. Jenis Data .............................................................................................. 28 C. Subjek dan Objek .................................................................................. 29 D. Metode Pengumpulan data .................................................................... 29 E. Metode Analisis Data ............................................................................ 30 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .................................. 31 A. Gambaran Umum PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta ......... 31 B. Hasil Penelitian ..................................................................................... 48 C. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembayaran JHT ....................................... 73 D. Pembahasan ........................................................................................... 75 BAB V PESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 84 A. Kesimpulan ....................................................................................... 86 B. Saran ................................................................................................. 88 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 89 LAMPIRAN ...................................................................................................... 90
x
DAFTAR TABEL Tabel
Halaman
1. Upah dan Iuran Perbulan ....................................................................... 48
xi
DAFTAR GAMBAR Gambar
Halaman
1. Gambar 1 Bukti Pengeluaran Kas ......................................................... 10 2. Gabar 2 Jurnal Pengeluaran Kas ........................................................... 11 3. Gambar 3 Prosedur Pengeluaran Kas .................................................... 13 4. Gambar 4 Prosedur Pengeluaran Kas .................................................... 14 5. Gambar 5 Buku Pengeluaran Kas Harian ............................................. 50 6. Gambar 6 General Ledger .................................................................... 51 7. Gambar 7 Flowcart Penerimaan Permintaan JHT Tunai ...................... 57 8. Gambar 8 Flowchart penetapan JHT..................................................... 58 9. Gambar 9 Flowchart menerbitkan voucher dan Bukti Pembayaran .... 59 10. Gambar 10 Flowchart Pembuatan Cek ................................................. 60 11. Gambar 11 Flowchart Pembayaran JHT Tunai ..................................... 62 12. Gambar 13 Flowcart Penerimaan Permintaan JHT Transfer ................ 63 13. Gambar 14 Flowchart penetapan JHT (Transfer) ................................. 64 14. Gambar 15 Flowchart menerbitkan voucher dan Bukti Pembayaran ... 65 15. Gambar 16 Flowchart Pembuatan Cek ................................................ 66 16. Gambar 18 Flowchart Pembayaran Transfer ........................................ 68
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur organisasi 2. Surat keterangan telah melaksanakan penelitian 3. Dokumen pengajuan klaim (Permintaan pembayaran) 4. Dokumen penetapan jaminan 5. Dokumen voucher jaminan
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Setiap orang bekerja selalu menghadapi risiko yang dapat berupa kecelakaan, sakit, cacat, usia, putus hubungan kerja dan meninggal dunia. Akibatnya
pendapatan
atau
penghasilan
berkurang
atau
hilang
keseluruhan. Untuk menanggulangi risiko tersebut, diperlukan jaminan sosial yang akan mengganti sebagian dari pendapatan atau penghasilan. Dengan demikian, untuk memenuhi kebutuhan hidup selanjutnya tidak membebani anggota keluarga atau masyarakat. Jaminan sosial tenaga kerja adalah program publik yang memberikan perlindungan bagi tenaga kerja untuk mengatasi resiko sosial ekonomi tertentu yang penyelenggarannya menggunakan mekanisme asuransi sosial. Sebagai program publik JAMSOSTEK memberikan hak dan membebani kewajiban secara pasti bagi pengusaha dan tenaga kerja berdasarkan Undang-undang No. 3 tahun 1992. Progam JAMSOSTEK merupakan program pemerintah yang bertujuan memberikan perlindungan dasar bagi tenaga keja untuk menjaga harkat dan martabatnya sebagai manusia dalam mengatasi masalah resiko-resiko sosial ekonomi yang timbul. Risiko sosial yang ditanggulangi oleh program ini terbatas pada saat terjadi peristiwa kecelakaan, sakit, hamil, dan sebagainya yang mengakibatkan berkurangnya penghasilan tenaga kerja. Kesejahteraan
1
2
pekerja meliputi upah dan gaji, tunjangan kesehatan dan jaminan sosial tenaga kerja perlu untuk diperhatikan. Jaminan sosial tenaga kerja dapat dilaksanakan melalui program JAMSOSTEK sehingga dapat menciptakan rasa aman dan ketenagaan kerja yang pada akhirnya yang akan nantinya akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Tantangan-tantangan yang dihadapi sangat kompleks, baik dari luar perusahaan (eksternal) maupun dari dalam perusahaan (internal), maka untuk menghadapinya diperlukan rencana-rencana pengendalian secara eksternal maupun internal dengan baik. Pengendalian eksternal dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk mengantisipasi lingkungan eksternal perusahaan yang terkadang sangat ekstrim dan dinamis, sedangkan pengendalian internal sangat dibutuhkan perusahaan untuk mengkoordinasi bagian-bagian dalam perusahaan agar dapat bekerja dengan baik dan efektif. PT Jamsostek adalah salah satu badan milik negara yang bergerak di bidang jasa, khususnya dalam pemberian jaminan pada peserta PT Jamsostek. Pada PT Jamsostek cabang Yogyakarta penerapan sistem akuntansi kurang berjalan dengan baik, seperti dalam membuat Bukti Kas Keluar (BKK) tidak terjadi pada hari terjadinya pencatatan tetapi hanya pada akhir bulan. Jadi di dalam kas tidak diotorisasi terlebih dahulu, dan masih terdapat beberapa tugas bagian yang merangkap, seperti bagian kasir membuat BKK yang seharusnya dilakukan oleh bagian lain.
3
Untuk menghindari timbulnya masalah dengan permasalahan pembayaran, perhitungan dan pencatatan pengeluaran kas maka PT Jamsostek perlu evaluasi sistem akuntansi dalam pengeluaran kas. Sistem akuntansi yang ada belum dapat mencegah timbulnya kecurangan ataupun kesalahan baik dalam pencatatan, perhitungan, maupun pembayaran masih juga perlu diuji. Berdasarkan uraian diatas dan melihat pentingnya sistem akuntansi sebagai sarana menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan maka penulis merasa tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dengan judul, “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013”. B. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis mencoba menguraikan beberapa permasalahan yang akan diangkat. Adapun permasalahan-permasalahan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penerapan Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta belum berjalan dengan baik. 2. Masih terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan dalam sistem Akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua yang dilaksanakan di PT Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta. 3. Sistem pengendalian intern pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta belum berjalan dengan baik dan efektif.
4
C. Pembatasan Masalah Berdasarkan identifikasi permasalahan diatas maka penulis berfokus pada Sistem Akuntansi Pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013. D. Rumusan Masalah 1. Bagaimana Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 2. Bagaimana Evaluasi terhadap Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? E. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang disajikan, maka tujuan penelitian ini adalah : 1. Mengetahui Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013. 2. Mengetahui Evaluasi terhadap Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013.
5
F. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Penelitian ini dapat digunakan sebagai pengembangan ilmu dan referensi dan sebagai sarana untuk membangkitkan minat, kreatifitas dan daya pemikiran ilmiah dalam mengembangkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah khususnya yang berkaitan dengan Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua. 2. Secara Praktis a. Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan yang dapat dipertimbangkan bahwa evaluasi terhadap sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua bermanfaat dalam peninjauan kebijakan mengenai sistem akuntansi yang diterapkan perusahaan. b. Bagi Penulis Penelitian ini dapat dijadikan sebagai dasar pertimbangan antara teori-teori yang didapat di bangku kuliah dengan penerapan secara langsung di perusahaan. c. Bagi Universitas Dapat menambah perbendaharaan referensi di perpustakaan UNY serta menambah pengetahuan dan informasi pembaca khususnya mahasiswa jurusan akuntansi dalam masalah yang sama.
6
BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi berasal dari dua buah kata yaitu sistem dan akuntansi. Sistem merupakan suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Adapun akuntansi artinya suatu aktifitas jasa yang memberikan informasi kuantitatif, terutama bersitat keuangan, mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk pengambilan keputusan-keputusan ekonomi (Samsul M dan Mustofa 1992:5). Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh menajemen guna memudahkan pengelola perusahaan (Mulyadi 2001:2). Lebih lanjut, menurut (Haward F. Slettler dalam Zaki Baridwan, 1991:4), sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihakpihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu kumpulan dari berbagai elemen yang
7
diolah menjadi satu sehingga menghasilkan suatu informasi akuntansi yang ada pada perusahaan dalam pengambilan keputusan. B. Faktor-faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi Penyusunan
sistem
akuntansi
untuk
suatu
perusahaan
perlu
mempertimbangkan beberapa faktor yang penting (Zaki Baridwan,1994:7) a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan kwalitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus membantu menjaga keamanan milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamana milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbagkan prinsip-prinsip pengawasan atau pengendalian intern. c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan dalam suatu informasi. Ketiga faktor diatas harus dipertimbagkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak ada satu faktor yang ditinggalkan sehingga dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan.
C. Sistem Pengeluaran Kas Sistem pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta merupakan sistem yang sama dengan sistem pengeluaran kas. Karena dalam hal ini PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta melakukan pembayaran klaim jaminan
8
kepada peserta sehingga terjadi pengeluaran kas. Berikut ini pengertian sistem pengeluaran kas : Menurut Soemarso S.R (2004:299). Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas. Pengertian lain menurut Mulyadi (2008:543) Pengeluaran kas yaitu Suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek mapun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya didefinisikan sebagai organisasi formulir, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran kas baik dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan dan menyebabkan berkurangnya kas perusahaan. D. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Unsur sistem akuntansi pengeluaran kas menurut Mulyadi (2001:513) meliputi : 1. Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi.
9
Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. b. Fungsi kas Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab dengan mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur melalui pos atau membayar langsung ke kreditur. c. Fungsi akuntansi Dalam fungsi akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: 1) Pencatatan
pengeluaran
kas
yag menyangkut
biaya
dan
persediaan. 2) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 3) Pembuatan bukti kas keluar yag memeberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam pengeluaran cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi perlengkapan dan kebenaran dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembukuan kas keluar. d. Fungsi pemeriksaan intern Dalam sisem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi
ini
bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik
10
dan mencocokan hasil perhitungan dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar). 2. Dokumen yang digunakan Dokumen yag digunakan dalam sistem pengeluaran kas antara lain : a. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kassa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Di samping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada nasabah. BUKTI PENGELUARAN KAS Jumlah yang diterima
Rp.
No. BPK
Jumlah yang telah dikeluarkan
Rp.
No. PPK
Jumlah sisa lebih (kurang)
Rp.
Tanggal
Tanggal
Disetujui
No. Rekening
Keterangan
Jumlah
Diperiksa Dibuat
Sumber : Mulyadi (2001:532) Gambar 1 : Bukti Pengeluaran Kas b. Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
11
c. Permintaan cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas sebagai fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar 3. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yag digunakan dalam akuntansi pengeluaran kas dengan cek : a. Jurnal pengeluaran kas Dalam pencatatan utang dengan account payable sistem, untuk mencatat transaksi pembelian menggunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas. Halaman
JURNAL PENGELUARAN KAS Debit Tanggal
Sumber
Keterangan
Dana Kas
Biaya Adm dan Umum
: Mulyadi (2001:534) Gambar 2 : Jurnal Pengeluarann Kas
Biaya pemasaran
12
b. Register cek Register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek dan cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para nasabah perusahaan atau pihak lain. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2001:516) jaringan prosedur
membentuk sistem
adalah : a. Prosedur permintaan cek Dalam prosdur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan
permintaan
pengeluaran
kas
dengan
mengisi
pengeluaran cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirim kebagian akuntansi. b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasar permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi, dalam pembuatan bukti kas keluar. c. Prosedur pembayaran kas Dalam prosedur ini fungsi kas mengisi cek dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. d. Prosedur pencatatan pengeluaran kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
13
5. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dan Cek Menurut Mulyadi (2001;522) Pada gambar 1 disajikan bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek. Dalam transaksi pembelian dalam jurnal pembelian dilaksanakan oleh bagian jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai dokumen sumber.
Bagan Alir (flowchart) Sistem Pengeluaran Kas 3
Mulai
Dari bagian pembelian Dokumen Pendukung Faktur dari pemasok
Faktur dari pemasok
Jurnar Pembelian
Jurnal pengeluaran kas
4 1
Sumber Mulyadi (2001:523) Gambar 3 Prosedur Pengeluaran Kas
14
Bagian Utang
Bagian Kasa
1
4
2
Faktur dari pemasok
Dokumen Pendukung
Faktur dari pemasok
Faktur dari pemasok
T
Disimpan menurut tanggal jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung
Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek
Pada saat faktur jatuh tempo 2
Dokumen Pendukung Faktur dari pemasok N
Cek
selesai Kartu utang
Sumber Mulyadi (2001:523) Gambar 4 Prosedur Pengeluaran Kas
Ke kreditur
3
15
6. Pengertian Pengendalian Intern Pengendalia intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen dan personil satuan usaha lainnya yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan (Haryono Yusuf,2001) , dalam hal-hal sebagai berikut : a. Kehandalan pelaporan keuangan b. Kesesuaian dengan undang-undang c. Efektifitas dan efisiensi operasi Pengendalian intern dalam arti sempit dapat diartikan sebagai “Intern Check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan. a. Sistem Pengendalian Intern Penyusunan dalam suatu sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan bertujuan agar tidak terjadi kesalahan dan berjalan sesuai prosedur. Dengan adanya pengendalian intern kesalahan yang terjadi dapat segera diselesaikan secepatnya. Setiap perusahaan berusaha membuat sistem yang memiliki pengendalian intern yang memuaskan.
16
Menurut
Mulyadi
(2001:,163)
penciptaan
sistem
pengendalian intern yang memuaskan diperlukan elemen-elemen sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsi secara
tegas.
Struktur
organisasi
merupakan
pembagian tanggung jawab fungsional
kerangka
kepada unit-unit
organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Tugas antara unit-unit organisasi berbeda sesuai dengan bidangnya. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut : a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap untuk transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utag, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang otorisasi atas pelaksanaan setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam wewenang.
17
Formulir juga memberikan otorisasi terlaksanaanya setiap transaksi dalam organisasi. Formulir juga merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan yag baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir. Pencacatan harus dilakukan dengan tingkat ketelitian dan kehandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Semua prosedur yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem, wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a) Penggunaan
formulir
bernomor
urut
tercetak
yang
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. b) Pemeriksaan mendadak c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari unit orgaisasi lain.
18
d) Perputara jabatan e) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaa dengan pencatatan g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern lain 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu dan kwalitas karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten, jujur dan ahli dalam bidang yang
menjadi
tanggung
jawabnya,
maka
akan
dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan efisien, tapi harus disadari bahwa manusia mempunyai kelemahan yang bersifat manusiawi seperti kelalaian, bosan, tidak puas, dan berbagai masalah pribadi
yang
menjadi
penghalang
dalam
melaksanakan
tugasnya. Untuk mengatasi kelemahan yang bersifat manusiawi inilah empat unsur pengendalian intern yang diperlukan dalam suatu organisasi, agar setiap karyawan yang melaksanakan sistem mampu melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga tujuan sistem pengendalian intern akan dapat berwujud. Perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya dengan cara-cara sebagai berikut:
19
a) Seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tututak perkembangan pekerjaannya. E. Pembayaran Jaminan Hari Tua (Sistem Pengeluaran Kas) Sistem pengeluaran kas adalah alur prosedur atau diskripsi kegiatan ketika perusahaan mengeluarkan kas. Dalam hal ini PT Jamsostek (Persero) melakukan kegiatan tersebut ketika mengeluarkan Jaminan Hari Tua. Program Jaminan Sosial merupakan program perlindungan yang bersifat dasar bagi tenaga kerja yang bertujuan untuk menjamin adanya keamanan dan kepastian terhadap risiko-risiko sosial ekonomi, dan merupakan sarana penjamin arus penerimaan penghasilan bagi tenaga kerja dan keluarganya akibat dari terjadinya risiko-risiko sosial dengan pembiayaan yang terjangkau oleh pengusaha dan tenaga kerja. Risiko sosial ekonomi yang ditanggulangi oleh program tersebut terbatas saat terjadi peristiwa kecelakaan, sakit, hamil, bersalin, cacat, hari tua dan meninggal dunia, yang mengakibatkan berkurangnya atau terputusnya penghasilan tenaga kerja dan/atau membutuhkan perawatan medis. Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial ini menggunakan mekanisme Asuransi Sosial.
20
Program
Jaminan
Hari
Tua
ditujukan
sebagai
pengganti
terputusnya penghasilan tenaga kerja karena meninggal, cacat, atau hari tua dan diselenggarakan dengan sistem tabungan hari tua. Program Jaminan Hari Tua memberikan kepastian penerimaan penghasilan yang dibayarkan pada saat tenaga kerja mencapai usia 55 tahun atau telah memenuhi persyaratan tertentu. Kemanfaatan Jaminan Hari Tua adalah sebesar akumulasi iuran ditambah
hasil
pengembangannya.
Jaminan
Hari
Tua
akan
dikembalikan/dibayarkan sebesar iuran yang terkumpul ditambah dengan hasil pengembangannya, apabila tenaga kerja: 1. Lingkup Pembayaran Jaminan Hari Tua a. Mencapai umur 55 tahun atau meninggal dunia, atau cacat total tetap. b. Mengalami cacat total tetap untuk selama-lamanya. c. Mengalami PHK setelah menjadi peserta sekurang-kurangnya 5 tahun dengan masa tunggu 1 bulan. d. Pergi
keluar
negeri
tidak
kembali
lagi,
atau
menjadi
PNS/POLRI/ABRI. e. Berhenti bekerja dari perusahaan sebelum usia 55 tahun dan masa kepesertaan sekurang-kurangnya 5 tahun dengan masa tunggu 6 bulan terhitung sejak saat tenaga kerja yang bersangkutan berhenti bekerja dan belum bekerja lagi.
21
2. Sistem Pembayaran Jaminan Hari Tua a. Dalam hal tenaga kerja masih tetap bekerja setelah mencapai usia 55 tahun dapat memilih untuk menerima pembayaran jaminan hari tua: 1) Pada saat tenaga kerja berada usia 55 tahun atau, 2) bagi tenag kerja yang telah mencapai usia 55 tahun dan telah mengambil JHTnya, jika yang bersangkutan melanjutkan kepesertaanyaprogram Jamsostek (Persero) maka hak JHTnya dapat dibayarkan kapan saja setelah berhenti dari perusahaan. b. Dalam hal tenaga kerja meninggal dunia, pembayaran jaminan hari tua dibayarkan sekaligus kepada keluarga dengan urutan sebagai berikut : 1) janda atau duda 2) anak, orang tua 3) cucu 4) kakek atau nenek 5) saudara kandung 6) mertua jika terjadi perselisihan antara ahli waris, maka PT Jamsostek (Persero)
membayarkan
setelah
ada
mengenai ahli waris yang berhak dari : 1) keputusan hukum yang berlaku.
keputusan/kesepakatan
22
2) keputusan hukum adat yang disahkan oleh pamong praja setempat. 3) Keputusan atau musyawarah dari keluarga yang disertai dengan surat pernyataan yang ditanda tangani oleh masing-masing ahli waris dan diketahui oleh pamong praja atau kelurahan setempat c. Dalam hal terjadinya perselisihan antara tenaga kerja dengan pihak lainnya menyangkut hutang piutang, JHT tetap dibayarkan kepada tenaga kerja namun sebelumnya perlu diinformasikan
dengan
pihak lain untuk menghindari kemungkinan adanya tuntutan. 3. besarnya Jaminan Hari Tua a. besarnya Jaminan Hari Tua yang dibayarkan tenaga kerja adalah keseluruhan iuran yang disetorkan beserta hasil pengembangannya. b. Besarnya hasil pengembangan Jaminan Hari Tua adalah hasil keputusan direksi PT Jamsostek (Persero), yang berlaku. 4. Prosedur Permintaan Pembayaran Jaminan Hari Tua a. Bagi tenaga kerja yang mencapai umur 55 tahun 1) PT Jamsostek (Persero) memberitahukan hak dan besarnya jaminan hari tua kepada tenaga kerja 1 bulan sebelum tenaga kerja tersebut mencapai usia 55 tahun melalui surat pembeitahuan. 2) Tenaga kerja melalui perusahaan mengajukan permintaan pembayaran jaminan hari tua dengan mengisi formulir Jamsostek 5 yang dilampiri dengan :
23
a) Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) b) Foto kopi kartu tanda penduduk tenaga kerja yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu tanda penduduk yang asli. Catatan : bagi tenaga kerja yang usia 55 tahun yang masa aktif bekerja yang telah mengambil JHT dan apabila kepesertaan dilanjutkan wajib mengisi forulir 1a dan diterbitkan KPJ yang baru. b. Bagi tenaga kerja yang mengalami cacat total tetap untuk selamalamanya. Tenaga kerja yang bersangkutan mengajukan permintaan pembayaran JHT dengan mengisi formulir jamsostek 5 yang dilampiri dengan : 1) Kartu Peserta Jamsostek (KPJ). 2) Surat keterangan dokter tentang kecacatan. 3) Foto kopi kartu tanda penduduk tenaga kerja yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu tanda penduduk yang asli. c. Bagi tenaga kerja yang meninggalkan Negara Republik Indonesia untuk selama-lamanya (menjadi Warga Negara Asing) tenaga kerja yang bersangkutan mengajukan permintaan pembayaran JHT dengan mengisi formulir jamsostek 5 yang dilampiri dengan : 1) Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) 2) Surat keterangan habis kontrak dari perusahaanatau surat berakhirnya masa tugas di Indonesia.
24
3) Foto kopi paspor yang masih berlaku dengan menunjukkan paspor asli. 4) Surat keterangan pindah kewarganegaraan (bagi WNI) dari Kedutaan Besar Negara yang tujuan. d. Bagi tenaga kerja yang meninggal dunia sebelum usia 55 tahun ahli waris tenaga kerja yang bersangkutan mengajukkan permintaan pembayaran JHT dengan mengisi formulir jamsostek 5 yang dilampiri dengan : 1) Kartu Peserta Jamsostek (KPJ). 2) Surat instansi dari pihak yang berwenang. 3) Foto kopi akta nikah dengan menunjukkan akta nikah yang asli. 4) Foto kopi kartu tanda penduduk (KTP) tenaga kerja yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu tanda penduduk (KTP) yang asli. 5) Syarat keterangan ahli waris yang dikeluarkan dari instansi yang berwenang. 6) Foto kopi kartu keluarga yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu keluarga yang asli. Jika tidak ada dapat menggunakan foto kopi surat keterangan domisili dengan menunjukkan yang asli. e. Bagi tenaga kerja yang berhenti bekerja dari perusahaan sebelum usia 55 tahun dengan masa kepesertaan 5 tahun dengan masa
25
tunggu 6 bulan terhitung sejak saat tenaga kerja yang bersangkutan berhenti bekerja. Tenaga kerja yang bersangkutan mengajukan permintaan pembayaran JHT dengan mengisi formulir jamsostek 5 yang dilampiri dengan : 1. Kartu Peserta Jamsostek (KPJ), jika hilang maka harus melampirkan surat keterangan hilang dari kepolisian dan tidak perlu diterbitkan KPJ duplikat. 2. surat keterangan pemberhentian bekerja dari perusahaan atau lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. 3. Foto kopi kartu keluarga yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu keluarga yang asli. Jika tidak ada dapat menggunakan foto kopi surat keterangan domisili dengan menunjukkan yang asli. 4. Foto kopi kartu tanda penduduk (KTP) tenaga kerja yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu tanda penduduk (KTP) yang asli. f. Bagi tenaga kerja yang menjadi pegawai negeri sipil atau TNI/Polri.
Tenaga
kerja
yang
bersangkutan
mengajukan
permintaan pembayaran JHT dengan mengisi formulir jamsostek 5 yang dilampiri dengan : 1) Kartu Peserta Jamsostek (KPJ).
26
2) foto kopi surat pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil atau TNI/POLRI dengan menunjukkan surat sebagai Pegawai Negeri Sipil atau TNI/POLRI yang asli. 3) Foto kopi kartu tanda penduduk (KTP) tenaga kerja yang masih berlaku dengan menunjukkan kartu tanda penduduk (KTP) yang asli.
F. Kerangka Berfikir . Dalam pelaksanaan pemberian Jaminan kepada tenaga kerja diperlukan sebuah sistem untuk mengaturnya. Sistem yang dibutuhkan adalah Sistem Akuntansi pengeluaran kas ( Pembayaran klaim Asuransi). Sistem akuntansi pengeluaran kas sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Dalam membuat Bukti Kas Keluar (BKK) tidak terjadi pada hari terjadinya penacatan tetapi hanya pada akhir bulan. Jadi di dalam kas tidak diotorisasi terlebih dahulu, dan masih terdapat beberapa tugas bagian yang merangkap, seperti bagian kasir membuat BKK yang seharusnya dilakukan oleh bagian lain. Oleh karena itu perlu adanya evaluasi terhadap sistem akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi (Pengeluaran Kas). Evaluasi terhadap
sistem
akuntansi
Pembayaran
Klaim
Asuransi
akan
mengidentifikasi dan mencocokan antara teori dengan praktik yang diterapkan pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta.
27
G. Pertanyaan Penelitian 1. Bagian dan fungsi apa saja yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 2. Dokumen apa saja yang digunakan dalam Sistem Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 3. Catatan apa saja yang digunakan dalam Sistem Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 4. Bagaiman prosedur Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 5. Bagaimana Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 6. Bagaimana Bagan alir (Flowchart) Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013? 7. Bagaimana Evaluasi Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013?
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitia ini dilaksanakan pada bulan Mei 2013 di PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta yang beralamat Jl. Urip Sumoharjo No. 106 Yogyakarta. B. Jenis Data 1. Data Umum Data umum merupakan dasar paling penting untuk memahami perusahaan/intansi yang diteliti, namun data ini tidak berkaitan langsung dalam pembahasan. Data umum yang dibutuhkan meliputi : a. Sejarah perkembangan berdirinya PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. b. Struktur organisasi PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. 2. Data Khusus Data Khusus yaitu data yang berhubungan langsung dengan masalah atau topik yang dibahas dalam penelitian. Data khusus yang dibutuhkan meliputi : a. Prosedur pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua. b. Dokumen yang digunakan dalam pembayaran. c. Catatan akuntansi dalam pembayaran. d. Bagan alir sistem akuntansi pembayaran.
28
29
C. Subjek dan Objek Subjek pada penelitian ini adalah PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sedangkan objek penelitian adalah sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua. D. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan ini, untuk memperoleh data yang diperlukan untuk menyusun tugas akhir ini dengan mengadakan penelitian langsung ke perusahaan yang bersangkutan. Metode-metode yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Metode Dokumentasi Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data dengan melakukan pencarian data melalui sumber-sumber informasi yang tertulis yang dapat dipercaya berasal dari dokumen yang sudah ada dalam perusahaan, yaitu : 1) Struktur organisasi 2) Bagan alir sistem akuntansi pembayaran JHT 3) Dokumen dan catatan akuntansi b. Metode Wawancara Metode wawancara adalah pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan pihak yang bersangkutan dengan perusahaan. Data yang diperoleh melalui wawancara antara lain : 1) Gambaran umum perusahaan.
30
2) Prosedur pembayaran klaim asuransi JHT. 3) Sistem otorisasi pembayaran klaim asuransi JHT. E. Metode Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan analisis deskriptif, yaitu dengan cara membandingkan kajian teori dengan praktek yang sesungguhnya di perusahaan. Hal ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua yang dijalankan sehingga diketahui apakah masih perlu perbaikan dalam meningkatkan sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta 1. Sejarah Berdirinya PT. Jamsostek (Persero) Penyelenggaraan Jaminan Sosial Tenaga Kerja bertitik tolak pada prinsip dasar atau visi dan misi pemerintah untuk mewujudkan kesejahteraan masyarakat secara menyeluruh. Visi pemerintah dalam menyelenggarakan jaminan sosial adalah menciptakan masyarakat Indonesia yang beradap guna manuju masyarakat yang sejahtera, sedangkan misi pemerintah dalam penyelenggaraan jaminan sosial universal sebagaimana tertuang dalam pasal 27-34 UUD 1945, pasal 22-25 Deklarasi Universal Ham 1948 dan Konvensi ILO No. 102 / 1952. Berdasarkan visi misi pemerintah tersebut berkembanglah dasar hukum dan sistem penyelenggaraan yang melandasi pelaksanaan jaminan sosial sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai pemenuhan hak warga negara mendapatkan perlindungan yang wajar dari berbagai peristiwa tertentu yang dianggap membutuhkan bantuan bagi masyarakat
umum
atau
resiko
akibat
kerja
baik
untuk
karyawan/pegawai swasta, pegawai negeri sipil, anggota TNI atau POLRI yang diatur dengan peraturan perundang-undangan. Sistem jaminan sosial tenaga kerja dimulai pada tahun 1964 dengan dibentuknya Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDYS), berdasarkan Keputusan Menteri Perburuhan nomor 5 tahun 1964, 31
32
seiring perkembangan pembagunan sejak Repelita 1 tahun 1969, maka kebutuhan akan adanya program jaminan sosial menjadi sangat penting sehingga pada tahun 1977 Pemerintah mengeluarkan PP (Peraturan Pemerintah) nomor 33 tahun 1977 tentang Program Asuransi Tenaga Kerja (ASTEK) yang mencakup Program Asuransi Kecelakaan Kerja (AKK), Tabungan Hari Tua (THT), dan Asuransi Kematian. Perbedaan PP nomor 33 tahun 1977 dari segi hukum dianggap masih kurang kuat dan programnya masih belum lengkap, maka selanjutnya pada tahun 1992 disempurnakan menjadi undang-undang (UU) nomor 3 tahun 1992 Tentang Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JKK) Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kematian (JK), dan jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK). Dengan adanya program ASTEK, perum Astek ditingkatnya statusnya menjadi PT. JAMSOSTEK (Persero) selaku p[engelola Program Jamsostek berdasarkan pada PP nomor 36 tahun 1995. PT. JAMSOSTEK (Persero) memiliki 110 Kantor Cabang yang tersebar diseluruh Indonesia. a. 1 Kantor Pusat yang berkedudukan di Jakarta b. 8 Kantor Wilayah yang berkedudukan masing-masing di kota Provisi yaitu : Medan , Palembang, Jakarta, Bandung,Semarang, Surabaya, Balikpapan, dan Ujung pandang.
33
c. 101 Kantor Cabang yang tersebar di Kota-kota Provinsi dan Kota kabupaten atau Kotamadya. 2. Visi dan Misi PT. Jamsostek (Persero) a. Visi Strategis PT. Jamsostek bertekat untuk memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermanfaat bagi seluruh pekerja melalui jaringan pelayanan yang palig luas dan terpadu di Indonesia. b. Misi Strategis Meningkatkan dan mengembangkan mutu pelayanan dan manfaat kepada peserta berdasarkan prinsip profesialisme. Memperluas cakupan
kepesertaan,
meningkatkan
budaya
kerja
melalui
peningkatan kwalitas budaya sdm dan penerapangood corporate covernance mengelola dana peserta dengan prinsip kehati-hatian. Meningkatkan corporate value dan corporate image. 3. Strutur Organisasi PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Adanya struktur organisasi merupakan syarat utama dalam suatu organisasi, sehingga pembentukan struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting. Struktur organisasi merupakan salah satu bagian penting dalam instansi atau perusahaan yang akan berpengaruh terhadap efektif tidaknya struktur pengendalian intern yang diterapkan perusahaan memberikan
yang
bersangkutan.
kerangka
kerja
bagi
Karena
struktur
perencana,
organisasi
pengarah
dan
pengendalian operasi. Oleh karena itu struktur organisasi herus dapat
34
menggambarkan secara jelas dan tegas mengenai wewenang da tanggung jawab masing-masing bagian serta hubungan yang jelas antar pimpinan dengan bawahan. PT. Jamsostek menyadari bahwa struktur organisasi merupakan hal yang penting bagi perusahaan. Struktur organisasi PT. Jamsostek Cabang Yogyakarta membagi unit-unit organisasi berdasarkan fungsifungsi atau bidang yang ada. Berikut ini gambaran secara garis besar dan deskripsi jabatan struktur organisasi yag ada pada perusahaan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta: a. Kepala kantor Cabang Pimpinan perusahaan PT. Jasostek (Persero) Cabang Yogyakarta adalah Kepala Kantor Cabag yang mempunyai fungsi utama untuk mengarahkan, merencanakan dan mengendalikan kegiatan kantor cabang. Kepala Kantor Cabang juga meastikan tercapainya target kantor cabang yang dipimpinnya dan menciptakan kinerja yang sehat. Adapun tugas utama dari kepala kantor cabang meliputi: 1) Menyusun rencana kerja dan anggaran kantor cabang. 2) Merencanakan pengendalian kegiatan kerja untuk pencapaian kinerja kantor cabang. 3) Mengarahkan dan mengendalikan pembuatan laporan dan kegiatan administrasi seluruh bidang agar dapat disajikan secara benar, tepat waktu dan akurat.
35
4) Membuat, menyusun dan menilai rencana bawahannya untuk menilai kinerja individu. 5) Melaksanakan tugas-tugas lainnya sesuai instruksi kepala kator wilayah untuk kelancaran kegiatan usaha. b. Sekretaris Tugas utama yang diemban sekretaris meliputi: 1) Mengagendakan acara dan kegiatan Kepala Cabang. 2) Menerima dan mendistribusikan surat keluar dan masuk. 3) Melakukan pemantauan penyelesaian surat keluar. 4) Membuat
dan
mengagendakan
risalah
rapat
serta
mendistribusikan ke unit terkait. 5) Melakukan penyimpana dokumen aktif yang berhubungan dengan ruag lingkup tugas Kepala Cabang. 6) Melakukan pemindahan dan ppembenahan dokumen aktif. 7) Menerima telepon dan memberikan penjelasan sesuai bidang tugasnya. 8) Melaksanakan dan menyiapkan dokumen pendukung untuk kegiatan kedinasan Kepala Kantor Cabang. c. Kepala Bidang Pemasaran Tugas utama yang diemba kepala bidang pemasaran meliputi: 1) Menghimpun informasi dari berbagai nstansi dan organisasi terkait untuk mendapatkan data perusahaan sebagai dasar untuk menyusun data potensi dan menetapkan target kepersertaan.
36
2) Menyusun Rencana Kerja (RK) Bidang Pemasaran setiap bulan. 3) Mengendalikan pelayanan administrasi kepersertaan serta keluahan. 4) Merencanakan strategi untuk meninjaklanjuti peserta wajib belum daftar (PWBD) 5) Memonitoring penyampaian data upah bulanan dari perusahhan untuk keancaran penerbitan pernyataan/daftar saldo jaminan hari tua (P/DSJTH). 6) Memproses dan mengusulkan penghapusan buku piutang iuran macet non aktif. 7) Melakukan kerja sama dengan mitra kerja dalam bentuk kerja sama
operasional
untuk
mendukung
tercapainya
target
kepersertaan dan iuran. 8) Melakukan
pembinaan
terhadap
bawahannya
untuk
meningkatakan kualitas pelayanan. Bidang Administrasi terdiri dari: 1) Account Officer Tugas utama yang diemban Account officer meliputi: a) Melaksanakan perluasan kepesertaan sesuai target penambahan yang menjadi bebannya. b) Membuat dan mengirimkan SPP (Surat Pemberihatuan Pembayaran) yang dilampiri F1.
37
c) Meneliti dokumen pendaftaran kepesertaan dan upah tenaga kerja, menghitung dan menerbitkan penetapan iuran. d) Meneliti serta mengoreksi data mutasi kepesertaan. e) Meneliti keakuratan Surat Pemberitahuan Iuran (SPI) dan menindaklanjuti SPI ke perusahaan. f) Melakukan validasi hasil rekonsliasi, menindaklanjuti dan memonitoring hasil rekonsliasi. g) Melakukan penyuluhan kepada peserta wajib belum daftar. d. Kepala Bidang Progsus Kepala bidang progsus ini merupakan program baru bagi PT. Jamsostek (Persero). Adapun yang menjadi tugas kepala bidang progsus : 1) Merencanakan pelaksanaan program jasa kontruksi, sektor informal. 2) Merencanakan strategi pemasaran untuk jasa kontruksi 3) Menghimpun dana dan informasi dari berbagai sumber yang relefan untuk mendapatkan potensi kepesertaan untuk program jasa kontruksi 4) Menetapkan target kepesertaan untuk program jasa kontruksi 5) Memonitoring dan membina AO program jasa kontruksi
38
6) Membuat rekapitulasi penerimaan iuran dan pembayaran jaminan program jasa kontruksi se-provinsi e. Kepala Bidang Pelayanan Kepala bidang Pelayanan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta berfungsi untuk mengorganisasi fungsi pelayanan di cabang dan untuk memastikan kelancaran pelayanan jaminan. Tugas utama Kepala Bidang Pelayanan : a) Menyusun rencana kerja bidang pelayanan untuk dijadikan rencana kantor cabang. b) Mengendalikan pelayanan serta jaminan manghadapi keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta. c) Melakukan
pembinaan
terhadap
bawahannya
untuk
meningkatkan kualitas pelayanan. d) Melakukan verifikasi berkas penetapan jaminan untuk menetapkan sesuai dengan kewenangan. e) Melakukan penetapan besarnya jaminan sesuai batas kewenangannya. Bidang pelayanan Terdiri atas : 1) Verifikator Jaminan Tugas utama Verivikator Jaminan :
39
a) Menerbitkan surat konfirmasi tahap I pengecekan data atau kasus yang dianggap meragukan sebagai bahan penyelesaian penetapan jaminan. b) Melakukan verifiklasi, merekam dan menetapkan klaim jaminan kecelakaan kerja dan jaminan pelayanan kesehatan. c) Menginformasikan klaim jaminan kecelakaan kerja siap bayar ke perusahaan atau ahli waris 2) Customer service officer : Tugas utama customer officer : a) Memberikan
pelayanan
informasi
program
jamsostek dan menerima keluhan peserta untuk meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat b) Menerima, meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen pendaftaran, dokumen pembayaran iuran dan dokumen pengajuan pembayaran jaminan untuk menjamin pelayanan yang baik dan benar. c) Menerima surat keterangan perawatan dari rumah sakit dan menyerahkan surat rawat kepada peserta. f. Kepala Bidang Teknologi Informatika Bidang ini merupakan pusat segala data dan merupakan jantung dari PT. Jamsostek (persero). Adapun tugas utam kepala bidang ini adalah :
40
1) Mengola data yang masuk baik dari Kantor Cabang lain maupun dari luar. 2) Bertanggung jawab terhadap sistem informasi yang ada diperusahaan 3) Bertanggung jawab atas pembuatan kartu jamsostek 4) Bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi yang lebih baik untuk pelayanan konsumen 5) Memonitoring perkembangan pemakaian storage data base dengan mengevaluasi kapasitas server. g. Kepala Bidang Keuangan Tugas utama dari kepala bidang keuangan meliputi : 1) Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan Kantor Cabang 2) Membuat cash flow berdasarkan rencana kerja anggaran perusahaan yang telah disetujui untuk digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kantor cabang 3) Memberikan otorisasi pengeluaran kas atau bank sesuai batas kewenangannya 4) Melakukan cash opname baik secara periodik maupun intedental 5) Melakukan investasi sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk mendapatkan hasil investsi yang maksimal
41
6) Mengendalikan laporan pertanggungjawaban Keuangan, pengendalian anggaran, pajak, cash flow, dan investasi 7) Menerbitkan neraca percobaan secara periodik 8) Melakukan koordinasi atas tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan intern maupun ekstern 9) Bertanggungjawab atas pengendalian anggaran di Kantor Cabang. Bidanng Keuangan terdiri atas : 1) Verifikator Akuntansi Tugas utam Verifikator akuntansi : a) Melakukan verifikasi atas semua bukti transaksi keuangan. b) Memisahkan
surat
Pemberitahuan
Iuran
dan
rekapitulasi iuran yang akan ditindak lanjut ke perusahaan c) Malakukan pencatatan atas segala jenis transaksi penerimaan maupun pengeluaran d) Menerbitkan Voucher dan bukti pembayaran. d) Memonotoring RC ( Rekonsiliasi)
42
e) Melakukan rekonsiliasi bank f) Membuat laporan Pertanggungjawaban keuangan, pajak, cash flow dan investasi yang akurat serta tepat waktu 2) Verifikator anggaran dan pajak a) Melaksanakan penyusunan rencana kerja dan aggaran b) Meneliti administrasi pengajuan DPKP/PUKK c) Memonitoring pelaksanaan penggunaan anggaran d) Melaksanakan penyetoran pungutan pajak e) Melaksanakan administrasi perpajakan h. Kepala Bidang Umum Tugas utama meliputi : a) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan pegawai b) Menyusun rencana penggandaan dan pemeliharaan sarana kantor untuk kelancaran pelaksanaan tugas c) Mamastikan terlaksananya administrasi dan pembinaan pegawai d) Melakukan
pembinaan
terhadap
karyawan
untuk
meningkatkan kualitas pelayanan e) Mempersiapkan pelaksanaan diklat untuk meningkatkan keterampilan dan wawasan karyawan f) Memastika tersedianya formulir induk jamsostek
43
g) Mengendalikan pelaksanaan pengumpulan laporan bulanan tiap bidang guna kelancaran pengiriman ke kantor wilayah Bidang personalia terdiri atas; 1) Arsiparis Tugas utama dari Arsiparis adalah : a) Menerima , mencatat da mendistribusikan surat masuk dan keluar b) Melakukan pengarsipan formulir c) Melakukan penataan dan pendiskripsian arsip d) Menentukan nilai guna arsip e) Memilih arsip vital dan duplikasi 2) Pengemudi Tugas utama pengemudi adalah : a) Melaksanakan
pemeriksaan
kelengkapan
dan
keadaan kendaran untuk layak jalan b) Melakukan
perawatan
mesin
dan
perbaikan
kerusakan
kebersihan
kendaraan c) Melakukan
ringan
agar
kendaraan dapat berfungsi 3) Satpam Tugas utama satpam adalah : a) Melaksanakan gedung kantor
pengamanan
dan
pemeriksaan
44
b) Menjalankan
dan
mengendalikan
ketertiban
lingkungan gedung kantor c) Mengatur
penempatan
serta
kelancaran
parki
karyawan dan tamu d) Melayani tamu atau pengunjung dan memberikan penjelasan dengan baik dan sopan. 4) Cleaning service Tugas utama dari cleaning service a) Merawat dan memelihara peralatan rumah tangga kantor b) Menyiapkan keperlua sehari-hari c) Menyiapkan peralatan dan konsumsi rapat d) Bertanggungjawab atas kebersihan kantor 4. Kepesertaan a. Pendaftaran Tenaga Kerja 1) Perusahaan mengisi formulir 1 (pendaftaran perusahaan), formulir 1a (pendaftaran tenaga kerja), dan formulir 1 b (daftar susunan keluarga) kemudian dikirim ke PT. Jamsostek. 2) Berdasarkan formulir 1, formulir 1a dan formulir 1b dari perusahaan, PT. Jamsostek menetapkan besarnya iuran dengan formulir 2. 3) Psling lambat 1 minggu setelah iuran dibayar PT. Jamsostek menerbitkan :
45
a) Sertifikat kepesertaan untuk perusahaan b) Kartu peserta jamsostek untuk tenaga kerja c) Kartu pemeliharaan kesehatan untuk tenaga kerja dan keluarganya 4) Kepesertaan berlaku efektif sesuai dengan bulan kepesertaan dan sejak formulir diterima oleh PT. Jamsostek (persero) b. Pembayaran iuran 1) Berdasarkan penetapan dari PT. Jamsostek, maka setiap bulan perusahaan membayar iuran sesuai dengan jumlah penetapan. 2) Berdasarkan pembayaran iuran, maka PT. Jamsostek (persero) menerbitkan kuitansi bukti pembayaran iuran. 3) Pelaksanaan pembayaran iuran selanjutnya dilaksanakan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. 5. Program PT. Jamsostek, Dasar hukum dan Besarnya Iuran dan Upah a. PT. Jamsostek memberikan program-program yang bermanfaat bagi tenaga kerja. Adapun program-program tersebut meliputi : 1) Program Jaminan Kecelakaan Kerja Program ini memberikan kompensasi dan rehabilitas bagi tenaga kerja yang mengalami kecelakaan mulai berangkat kerja sampai tiba dirumah atau menderita penyakit akibatt hubungan kerja. Iuran di bebankan kepada pengusaha berkisar antara 0,24% hingga 1,74% sesuai kelompok jenis usahanya.
46
2) Program Jaminan Hari Tua Program ini ditunjukan sebagai pengganti terputusnya penghasilan tenaga kerja karena meninggal, cacat total, hari tua dan diselenggarakan dengan sistem tabungan hari tua. Program ini memberikan kepastian penerimaan penghasilan yang dibayarkan pada saat tenaga kerja mencapai umur 55 tahun atau telah memenuhi persyaratan tertentu. Iuran yang ditanggung perusahaan sebesar 3,7 dan ditanggung tenaga kerja sebesar 2% dari upah. 3) Program Jaminan Kematian Program ini diberikan kepada ahli waris tenaga kerja dari peserta yang meninggal dunia, iuran yang ditanggungkan perusahaan sebesar 0,3%. 4) Program Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Program ini adalah penaggulangan dan pencegahan gangguan kesehatan yang memerlukan pemeriksaan, pengobatan dan perawatan termaksud kehamilan dan persalinan. Iuran program jaminan pemeliharaan kesehatan sebesar 3% dari upah sebulan tenaga kerja yang belum berkeluarga 6% dari upah sebulan bagi tenaga kerja yang telah berkeluarga. 5) Dasar Hukum Program Jamsostek kepesertaannya diatur secara wajib berdasarkan Undang-undang Nomor 3 tahun 1992 tentang
47
Jaminan Sosial Tenaga Kerja, sedangkan pelaksanaannya dituangkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 14 tahun 1993 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja, keputusan Presiden Nomor 22 tahun 1993 tentang penyakit yang timbul karena hubungan kerja dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor per 12/MEN/2007 tentang Petunjuk Teknis Pendaftaran Kepesertaan, pembayaran iuran, pembayaran santunan, pelayanan jaminan sosial tenaga kerja. Di samping peraturan-peraturan di atas secara operasional juga diatur dengan keputusan Direksi untuk melengkapi peraturan yang telah ada. Peserta Program Jamsostek adalah pengusaha dan pekerja. Pengusaha yang tidak melaksanakan program jamsostek dikenakan sanksi pidana berupa hukuan kurungan selama enam bulan dan denda setinggi-tingginya Rp. 50 juta. Pengulangan pelanggaran dikenakan sanksi lebih besar lagi. 6) Iura dan Upah Iuran Program jamsostek dihitung berdasarkan persentase dari upah keseluruhan sebulan yang diterima oleh tenaga kerja. Secara umum terif iuran yang dibayarkan adalah berdasarkan persentase dari upah sebulan sebagaimana tabel di bawah ini :
48
Tabel 1.Upah Iuran Perbulan Iuran Program
Iuran
Jamsostek (%) Program Jamsostek
Tanggungan
Tanggungan
Pengusaha
Tenaga Kerja (%)
1. JKK
0,24-1,74
-
2. JHT
3,70
2,00
3. JK
0,3
-
4. JPK
3,00 (Lajang)-6,00
-
*) Upah maksimal untuk Kepesertaan JPK Rp. 1.000.000
B. Hasil Penelitian 1. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Berikut ini akan diuraikan Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Asuransi Jaminan Hari Tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta : a. Bagian yang terkait Dalam
proses pembayaran klaim jaminan hari tua pada PT.
Jamsostek melibatkan beberapa bagian yang terlibat dan saling
49
berhubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Berikut ini diuraikan bagian yang terkait : 1. Customer Service officer adalah petugas yang melayani peserta jaminan secara langsung ketika mengajukan klaim. 2. Bagian Verifikasi Jaminan adalah petugas yang memberikan penetapan jaminan. 3. Bagian Keuangan adalah bagian yang membuat cek. 4. Bagian Verifikasi Akuntansi adalah bagian yang menerbitkan voucher jaminan dan bukti pembayaran jaminan serta mencacat pengeluaran kas setiap transaksi. 5. Bagian kasir (dari bank) adalah petugas yang melayani pembayaran JHT pada kantor PT. Jamsostek baik secara tunai maupun transfer. b. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam pembayara klaim jaminan hari tua adalah sebagai berikut : 1. Pengajuan Klaim Jaminan Hari Tua (PKJHT) Pengajuan ini berupa form yang harus diisi oleh peserta jamsostek ketika akan mengajukan klaim dan diserahkan kepada CSO. 2. Penetapan jaminan Hari Tua (PJHT) Penetapan JHT dibuat oleh verifikasi jaminan setelah CSO mendapat pengajuan klaim dari peserta
50
3. Bukti Pembayaran Jaminan (BPJ) Digunakan sebagai bukti bahwa telah dilakukan pembayaran dan diserahkan kepada tenaga kerja beserta uang jaminan. 4. Voucher,cek dan nota trasfer jika jumlah uang ditransfer. Voucher digunakan sebagai bukti pencairan dana kepada tenaga kerja. Cek yaitu dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada tenaga kerja yang tercantum pada cek dan nota transfer yaitu digunakan bank melakukan pembayaran kepada rekening tenaga kerja. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pembayaran klaim Jaminan Hari Tua sebagai berikut : 1. Buku Pengeluaran Kas Harian Catatan ini digunakan bagian akuntansi untuk mencatat transaksi pengeluaran kas
yang terjadi setiap
hari.
Catatan ini
digambarkan sebagai berikut: No
Kode Transaksi
Uraian Program BUBM Iuran Progsus Debet Kredit Debet Kredit
51
Gambar 5. Buku Pengeluaran Kas Harian 1) General Ledger Pada saat Verifikasi jaminan jaminan JHT menetapkan jaminan semua data direkam dan dimasukan kedalam General Ledger yang berbentuk listing edited. No
Tanggal
Keterangan
Debet
Kredit
Gambar 6 : General Ledger
d. Prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi pembayaran Pada PT. Jamsostek (persero) Cabang Yogyakarta Prosedur yang terdapat dalam pembayaran klaim jaminan hari tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sebagai berikut : 1) Prosedur pengajuan jaminan Prosedur ini bertujuan untuk menerima permintaan jaminan hari tua dari tenaga kerja. Prosedur ini dipegang oleh bagian Customer service officer. 2) Prosedur penetapan jaminan
52
Prosedur ini dilakukan oleh verifikasi jaminan yang bertujuan menetapkan besarnya jaminan sebagai permintaan cek. 3) Prosedur pembuatan bukti pembayaran, voucher jaminan dan pencatatan pembayaran Prosedur ini dilakukan oleh bagian verifikasi akuntansi yang bertujuan membuat bukti pembayaran, voucher dan pencatatan pembayaran dalam buku pengeluran kas harian. 4) Prosedur pembuatan cek Prosedur ini dilakukan oleh bagian keuangan yang bertujuan membuat cek dan nota transfer jika jumlah uang ditransfer. 5) Prosedur pembayaran tunai maupun transfer Prosedur ini dilakukan oleh kasir dari bank yan bertujuan membayarkan sejumlah uang yang tertera pada cek dan mengirimkan uang berdasarkan nota transfer. Deskripsi
Sistem
Akuntansi
Pembayaran
pada
PT.
Jamsostek (Persero) Cabag Yogyakarta adalah sebagai berikut : a) Menerima Permintaan Jaminan Hari Tua di bagian Customer Service Officer 1) Menerima dokumen permintaan jaminan hari tua yang telah diisi oleh tenaga kerja/peserta. Dokumen tersebut berupa formulir 5 dan juga menyerahka dokumendokumen pendukung.
53
2) Meneliti kelengkapan dokumen dan pengisian formulir 5 yang telah diajukan. Apabila ada kekurangan dalam pengisian formulir tersebut bagian customer service officer mengembalikan dokumen kepada tenaga kerja untuk dilengkapi. Kemudian diotorisasi Kepala Bidang Pelayanan. 3) Membuat
dokumen
tanda
terima
sebagai
bukti
lengkapnya dokumen-dokumen yang diajukan. 4) Semua dokumen-dokumen diajukan kepada bagian verifikasi jaminan untuk dianalisis dan menetapkan jumlah jaminan. b) Bagian Verifikasi Jaminan 1) Menerima dokumen dari Customer service officer. 2) Menganalisis data yang dilakukan secara komputerisasi dan dicatat pada general ladge. 3) Setelah dianalisis kemudian menetapkan jumlah jaminan yang akan diberikan dan diotorisasi oleh kepala bidang pelayanan. 4) Membuat dokumen penetapan jaminan hari tua rangkap 2. 5) Menyerahkan dokumen kebagian Verifikasi Akutansi
54
c) Bagian Verifikasi Akuntansi 1) Menerima dokumen dari bagian verifikasi jaminan untuk diteliti kembali. 2) Kemudian
bagian
verifikasi
akuntansi
menerbitkan
voucher jaminan rangkap 2 dan menerbitkan bukti pembayaran jaminan rangkap 2. 3) Menyerahkan dokumen penetapan jaminan hari tua, tanda terima dokumen, bukti pembayaran jaminan, dan voucher jaminan ke bagian keuangan d) Bagian keuangan (pembayaran tunai) 1) Menerima
dokumen
permintaan
jaminan
hari
tua,
penetapan jaminan hari tua, tanda terima dokumen, bukti pembayaran jaminan dan voucher jaminan. 2) Kemudian meneliti kembali semua kelengkapan dokumen dan setelah semuanya sesuai kemudian menyiapkan cek untuk diisi sesuai dengan nominal yang ditetapkan dan diotorisasi kepala bagian keuangan 3) Voucher jaminan nomor 1, bukti pembayaran nomor 1, penetapan jaminan hari tua 1, dokumen permintaan jaminan dan tanda terima diarsip permanen berdasarkan tanggal.
55
4) Voucher jaminan nomor 2 dan 3, bukti pembayaran jaminan 2,3, penetapan jaminan hari tua 2, 3 dan cek diserahkan kebagian kasir. e) Bagiana Kasir (pembayaran tunai) 1) Menerima Voucher Jaminan nomor 2,3, bukti pembayaran 2, 3, penetapan jaminan hari tua 2, 3 dan cek dari bagian keuagan. 2) Bagian kasir mencocokan semua dokumen pendukung. 3) Menyerahkan uang beserta voucher jaminan 2, cek, penetapan jaminan hari tua 2 dan bukti pembayaran jaminan 2 kepada tenaga kerja/peserta. 4) Bukti pembayaran 3, penetapan jaminan nomor 3, voucher jaminan 3 diarsip permanen berdasarkan nomor dan kemudian dococokan dengan bagian keuangan. f) Bagian Keuangan (Pembayaran Transfer) 1) Menerima
dokumen
permintaan
jaminan
hari
tua,
penetapan jaminan hari tua, tanda terima dokumen, bukti pembayaran jaminan dan voucher jaminan. 2) Kemudian meneliti kembali semua kelengkapan dokumen dan setelah semuanya sesuai kemudian menyiapkan cek untuk diisi sesuai dengan nominal yang ditetapkan dan menyiapkan nota transfer
56
3) Voucher jaminan nomor 1, bukti pembayaran nomor 1, dokumen permintaan jaminan, penetapan jaminan hari tua dan tanda terima diarsip permanen berdasarkan tanggal. 4) Voucher jaminan nomor 2 dan 3, bukti pembayaran jaminan 2,3, penetapan jaminan hari tua, nota transfer dan cek diserahkan kebagian kasir. g) Bagian Kasir (Pembayaran transfer) 1) Menerima Voucher Jaminan nomor 2,3, bukti pembayaran 2, 3, penetapan jaminan hari tua 2, 3, nota transfer dan cek dari bagian keuangan. 2) Bagian kasir mencocokan semua dokumen pendukung. 3) Mengirimkan uang ke no rekening dan bersamaan menyerahkan voucher jaminan 2, cek, bukti pembayaran jaminan 2, dan penetapan jaminan hari tua 2 kepada tenaga kerja/peserta. 4) Bukti pembayaran 3, voucher jaminan 3, nota transfer dan penetapan JHT nomor 3 diarsip permanen berdasarkan nomor dan kemudian dococokan denga bagian keuangan.
57
Bagian Customer Service Officer
Mulai
Dokumen permintaan JHT
Meneliti kelengkapan dokumen dan pengisian formulir
Dari tenaga kerja
Diotorisasi oleh bagian kepala bidang pelayanan
Membuat tanda terima dokumen
Dokumen permintaan JHT Tanda terima dokumen
1
Gambar 7 : flowchart Penerimaan Permintaan Jaminan Hari Tua Tunai
58
Bagian Verifikasi jaminan
1 Dokumen Permintaan JHT Data base kepesertaa n
Tanda terima dokumen
Otorisasi Verifikasi jaminan
Menganalis is data kepsertaan
Menetapkan jumlah jaminan
Menetapkan jumlah jaminan
Dokumen Jht Tanda terima dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3
2
Gambar 8 : flowchart Penetapan JHT
59
Bagian Verifikasi akuntansi 2
Dokumen JHT Tanda terima dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3
Meneliti kelengkapan dokumen Dokumen permintaan JHT Tanda Terima Dokumen
Menerbitkan voucher jaminan dan bukti pembayaran jaminan
Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3 Voucher JHT 1 Voucher JHT 2 Voucher JHT 3 Bukti Pembayaran JHT 1 Bukti Pembayaran JHT 2 Bukti Pembayaran JHT 3 3
Gambar 9: Flowchart penerbitkan voucher dan bukti pembayaran JHT
60
Bagian Keuangan (Tunai) 3 Dokumen permintaan JHt Tanda Terima Dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3 Voucher JHT 1 Voucher JHT 2 Voucher JHT 3 Bukti Pembayaran JHT 1 Bukti Pembayaran JHT 2 Bukti Pembayaran JHT 3
Diotorisasi Bagian keuangan
Meneliti kelengkapan dokumen
Membuat cek
4
Gambar 10 : Flowchart pembuatan cek
61
4 Dokumen Permintaan JHT Tanda Terima Dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3 Bukti Pembayaran JHT 1 Bukti Pembayaran JHT 2 Bukti Pembayaran JHT 3 Voucher Jaminan 1 Voucher Jaminan 2 Voucher Jaminan 3 Cek
T
5
Gambar 11 : Flowchart pembuatan cek ( lanjutan)
62
Bagian Kasir
5
Voucher JHT 2 Voucher JHT 3 Bukti Pembayaran JHt 2 Bukti Pembayaran JHt 3 Penetapan JHT 2
Penetapan JHT 3 Cek
N
Tenaga kerja beserta uang
Gambar 12 : Flowchart pembayaran JHT tunai
63
Bagian Customer Service Officer
Mulai
Dokumen permintaan JHT
Meneliti kelengkapan dokumen dan pengisian formulir
Dari tenaga kerja
Diotorisasi oleh bagian kepala bidang pelayanan
Membuat tanda terima dokumen
Dokumen permintaan JHT Tanda terima dokumen
1
Gambar 13 : flowchart Penerimaan Permintaan Jaminan Hari Tua (Transfer)
64
Bagian Verifikasi jaminan
1 Dokumen Permintaan JHT Data base kepesertaa n
Tanda terima dokumen
Otorisasi Verifikasi jaminan
Menganalis is data kepsertaan
Menetapkan jumlah jaminan
Menetapkan jumlah jaminan
Dokumen Jht Tanda terima dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3
2
Gambar 14 : flowchart Penetapan JHT (Transfer)
65
Bagian Verifikasi akuntansi 2
Dokumen JHT Tanda terima dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3
Meneliti kelengkapan dokumen Dokumen permintaan JHT Tanda Terima Dokumen
Menerbitkan voucher jaminan dan bukti pembayaran jaminan
Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3 Voucher JHT 1 Voucher JHT 2 Voucher JHT 3 Bukti Pembayaran JHT 1 Bukti Pembayaran JHT 2 Bukti Pembayaran JHT 3 3
Gambar 15: Flowchart penerbitkan voucher dan bukti pembayaran jaminan (Trasfer)
66
Bagian Keuangan (Tunai) 3 Dokumen permintaan JHt Tanda Terima Dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3 Voucher JHT 1 Voucher JHT 2 Voucher JHT 3 Bukti Pembayaran JHT 1 Bukti Pembayaran JHT 2 Bukti Pembayaran JHT 3
Diotorisasi Bagian keuangan
Meneliti kelengkapan dokumen
Membuat cek
Nota transfer
4
Gambar 10 : Flowchart pembuatan cek
67
4 Dokumen Permintaan JHT Tanda Terima Dokumen Penetapan JHT 1 Penetapan JHT 2 Penetapan JHT 3 Bukti Pembayaran JHT 1 Bukti Pembayaran JHT 2 Bukti Pembayaran JHT 3 Voucher Jaminan 1 Voucher Jaminan 2 Voucher Jaminan 3 Cek Nota transfer T
5
Gambar 17 : Flwochart pembuatan slip dan nota transfer (Lanjutan)
68
Bagian Kasir
5
Voucher JHT 2 Voucher JHT 3 Bukti Pembayaran JHt 2 Bukti Pembayaran JHt 3 Penetapan JHT 2
Penetapan JHT 3 Cek Nota transfer
N
Tenaga kerja
Gambar 18 : Flwochart pembayaran transfer
69
2. Sistem
Pengendalian
Intern
Pembayaran
Klaim
Asuransi
Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Bagian ini diuraikan mengenai evaluasi terhadap unsur-unsur sistem pengendalian intern yang berkaitan dengan Pembayaran Klaim Jaminan Hari Tua. Unsur-unsur pengendalian intern meliputi struktur organisasi, sistem otorisasi dan praktik yang sehat. a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional. Struktur organisasi pada PT. Jamsostek sudah cukup memadai, terbukti dengan tidak adanya wewenang atau tugas yang saling tumpang tindih antara satu dengan yang lainnya. Setiap bagian sudah mempunyai tugas dan kewajibannya, serta terdapat pemisah antara setiap fungsi. Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembayaran klaim jaminan hari tua antara lain : 1.
Fungsi Penerimaan Klaim Fungsi ini bertugas menerima pengajuan klaim jaminan hari tua dan menganalisis data dari tenaga kerja. Fungsi ini juga mengumpulkan informasi tentang kelayakan peserta menerima Pembayara Klaim Jaminan Hari Tua. Dalam struktur organisasi tugas ini dilaksanakan oleh Customer Service Officer.
70
2.
Fungsi Penetapan Jaminan Fungsi ini bertugas untuk menetapkan besarnya jaminan hari tua yang akan diberikan. Dalam struktur organisasi tugas ini berada pada bagian verifikasi jaminan.
3. Fungsi akuntansi Dalam bagian ini sistem pembayaran klaim jaminan hari tua fungsi ini bertugas untuk mencatat transaksi yang terjadi seperti pengeluaran kas yang dilakukan pada saat pembayaran dan penerbitaan bukti pembayaran dan voucher jaminan. Dalam struktur organisasi tugas ini dilakukan oleh bagian verifikator akuntansi. 4. Fungsi Keuangan Dalam bagian ini sistem pembayaran klaim jaminan hari tua fungsi ini bertugas menerbitkan cek dan mengarsip sebagian dokumen pembayaran jaminan yang nantinya dicocokan dengan bagian kasir. Dalam struktur organisasi tugas ini dilakukan oleh bagian Keuangan. 5. Fungsi Pembayaran Klaim Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran kepada tenaga kerja/peserta. PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta bekerja sama dengan Bank Mandiri. Fungsi ini berada pada bagian kasir.
71
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sistem otorisasi dan prosedur pembayaran klaim jaminan hari tua sudah berjalan dengan baik. Terbukti denga setiap transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Sistem otorisasinya sebagai berikut : 1. Sistem pengajuan klaim jaminan hari tua diotorisasi oleh Kepala bidang pelayanan.Penetapan jaminan hari tua diotorisasi oleh Kepala bidang pelayanan. 2. Pembuatan bukti pembayaran jaminan,voucher,cek dan nota transfer diotorisasi oleh kepala bidang keuangan sesuai dengan kewenangannya. Prosedur pencatatan transaksi pembayaran Klaim Jaminan Hari Tua sudah baik dan di atur sebagai berikut: a) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dan general ladger dilakukan oleh bagian akuntansi dan verifikasi jaminan yang diberi wewenang untuk melakukan pencatatan. b) Dokumen pembayaran yang sudah dibayarkan kemudian sebagian dokumen diambil untuk diarsip dan dicocokan dengan bagian keuangan. c. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat juga diterapkan pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Dari hasil penelitian praktik yang sehat jelaskan sebagai berikut:
72
1. Pemeriksaan mendadak. Pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta melakukan pemeriksaan secara mendadak. Pemeriksaan internal dilakukan oleh Direksi, selain itu dalam
jangka waktu tertentu juga
diperiksa oleh Audit Independen. 2. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lainnya. Transaksi yang terjadi pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta tanpa ada campur tangan pihak lain maka akan terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organsisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. 3. Perputaran Jabatan. Pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sistem perputaran jabatannnya dilakukan secara periodik menurut jangka waktu tertentu. 4. Secara periodik diadakan pencocokan kas yang ada di tangan dengan catatannya. PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta
melakukan
pencocokan kas yang ada di tangan dengan catatan akuntansinya
73
setiap hari di akhir penutupan transaksi. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi perselisihan antara kas dengan catatan yang ada d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab: PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta untuk memperoleh karyawan yang dapat dipercaya dan kompeten maka perusahaan melakukan beberapa cara yaitu : a) Perusahaan sudah melakukan proses seleksi karyawan yang betul-betul
disesuaikan
dengan
kebutuhan
dan
dituntut
mempunyai keahlian didalam bidangnya. b) Pengembangan pendidikan bagi karyawan yang diperintah oleh perusahaan untuk mengembangkan pendidikannya. 3. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembayaran Klaim Jaminan Hari Tua Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013. Berdasarkan uraian sebelumnya, penulis melakukan evaluasi sistem terhadap sistem pembayaran klaim asuransi yang meliputi bagian yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan yang digunakan, prosedur yang membentuk sistem, sistem pengendalian intern dan bagan alir sistem. Berikut ini evaluasi sistem akuntansi pembayaran klim asuransi pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Tahun 2013 : a. Evaluasi terhadap bagian yang terkait Dalam sistem pembayaran klaim asuransi (Pengeluaran kas) PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah terdapat pemisahan
74
bagian yang cukup baik berdasarkan struktur organisasi yang ada. Hal ini dibuktikan dengan bagian Costumer Service Officer terpisah dengan bagian keuangan. b. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan Pelaksanaan terhadap semua transaksi yang berkaitan dengan sistem pembayaran pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat hampir semua transaksi sudah dibuatkan berbagai dokumen. Setiap dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembayaran mendapat otorisasi dari bagian yang berwenang. c. Evaluasi terhadap catatan yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembayara klaim asuransi jaminan hari tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta adalah jurnal pengeluaran kas dan general ladge. Hal ini sudah cukup baik karena sudah memberikan perlindungan terhadap kekayaan perusahaan. d. Evaluasi terhadap prosedur yang terkait Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta prosedur yang digunakan pada pembayaran klaim asuransi JHT (pengeluaran kas) sudah cukup baik. Prosedur pada PT. Jamsostek dimulai dengan prosedur pengajuan, prosedur penetapan jaminan, prosedur pembuatan bukti kas keluar, voucher, pencatatan, prosedur pembuatan cek dan nota transfer dan prosedur pembayaran.
75
e. Evaluasi terhadap sistem pengendalian intern Sistem pengendalian intern pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dengan dari otorisasi yang telah dilakukan oleh bagian yang terkait, dokumen yang digunakan sudah dibuat rangkap, struktur organisasi yang ada sudah memisahkan tanggung jawab, seperti bagian costomer service officer terpisah dengan bagian akuntansi. f. Evaluasi terhadap bagan alir dokumen yang terkait Bagan alir sistem pembayaran klaim asuransi sudah memberikan gambaran secara rinci atas setiap kegiatan perusahaan. Bagan alir dokumen sistem akuntasi pembayaran klaim asuransi JHT sudah ada. Bagan alir tersebut digunakan untuk pengawasan arus dokumen perusahaan. C. Pembahasan Sistem akuntansi Pembayaran klaim JHT padda PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Dalam pembahasan ini, penulis akan membandingkan antara sistem Akuntansi pembayaran klaim JHT (pengeluaran kas) dengan teori yang sudah ada. Pembayaran klaim asuransi JHT pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta yaitu sebagai berikut : a. Bagian yang terkait dalam Sistem Pembayaran Klaim Asuransi pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta
76
Bagian yang terkait pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta yaitu bagian costomer service officer, verifikasi jaminan, verifikasi akuntansi, bagian keuangan dan bagian kasir dari bank. Dalam teori, fungsi yang terkait pada pembayaran klaim asuransi JHT (pengeluaran kas) yaitu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksaan intern. Fungsi yang terkait dalam pembayaran klaim JHT mempunyai tugas dan wewenang yang sama dengan penjelasan tugas dan wewenang diantaranya : Fungsi yang memerlukan
pengeluaran
kas
yaitu
fungsi
yang
bersangkutan
mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Pada pembayaran klaim asuransi JHT fungsi ini dipegang oleh verifikasi jaminan. Fungsi verifikasi jaminan memberikan perintah atau dokumen yang nantinya digunakan untuk membuat voucher jaminan, bukti pembayaran dan cek. Fungsi kas pada teori yang diterapkan oleh PT. Jamsostek (Persero) cabang Yogyakarta berada pada bagian bagian keuangan. Pada bagian ini tugas dari bagian keuangan adalah memeriksa dokumen dari akuntansi kemudian membuat cek atau nota transfer jika jumlah uang ditransfer kemudian diotorisasi kepala bagian keuangan. Fungsi ini sama dengan kajian teori yaitu mengisi cek dan meminta otorisasi. Fungsi akuntansi dalam teori yang diterapkan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta berada pada bagian akuntansi. Pada bagian ini fungsi akuntansi dalam perusahaan adalah mencatat transaksi pengeluaran kas, dan membuat voucher dan bukti pembayaran. Fungsi ini sama dengan teori yaitu
77
pencatatan
transaksi
pengeluaran
kas
yang
menyangkut
biaya,
pengeluran kas dalam jurnal dan pembuatan bukti kas keluar. Fungsi pemeriksaan intern pada teori yaitu melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocoka hasil perhitungannya. Pada perusahaan bagian peeriksaan intern terdapat pada bagian keuangan. Tugas dari bagian keuangan yaitu menyerahkan cek dan dokumen pendukung kepada kasir untuk pembayaran dan mengarsip sebagian dokumen yang nantinya pada sore hari mengadakan pencocokan terhadap jumlah jaminan yang diberikan, apakah sudah sesuai atau belum. Hal ini menjadikan kekayaan milik perusahaan dapat terjaga dengan baik. Dalam teori fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan kebenaran dokumen yang dipakai sebagai dasar pembukuan kas keluar. Jadi teori dan praktik telah berjalan denga baik. b. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembayaran klaim asuransi JHT PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembayaran klaim JHT meliputi Pengajuan klaim JHT, penetapan JHT, bukti pembayaran JHT voucher, cek dan nota transfer jika jumlah uang ditransfer. Dalam teori dokumen yang digunakan dalam sistem pembayaran (pengeluaran kas) yaitu bukti kas keluar, cek dan permintaan cek. Dokumen awal pada teori bukti kas keluar yaitu perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan
78
kepada kreditur. Dokumen ini sama pada PT. Jamsostek yaitu bagian akuntansi yaitu membuat bukti pembayaran yang nantinya diserahkan kepada tenaga kerja dan sebagia dokumen diarsip. Dokumen yang kedua pada kajian teori cek yaitu dokumen yang memerintahkan bank untuk membayar sejumlah uang kepada organisasi atau kepada orang yang tercantum pada cek. Bagian ini pada sistem pembayaran JHT sama yaitu cek yang dibuat oleh bagian keuangan untuk memerintahkan bank membayar kepada organisasi atau orang yang tercantum pada cek tersebut. Dokumen yang ketiga pada teori yaitu permintaan cek. Permintaan cek yaitu sebagai permintaan yang memerlukan pengeluaran kas sebagai fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dokumen ini pada PT. Jamsostek terdapat pada bagian verifikasi jaminan yaitu menetapkan jaminan kemudian memerintahkan pada bagian akuntansi untuk membuat bukti pembayaran Dalam hal ini pembayaran dilakukan kasir dari bank untuk menghindari pencurian dan kecurangan dalam pemberian jaminan. c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembayaran klaim asuransi JHT pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Catatan yang digunakan pada perusahaan antara lain buku pengeluaran kas dan general ladger. Dalam teori catatan yang digunakan yaitu jurnal pengeluaran kas dan register cek. Jurnal pengeluran kas yaitu untuk mencatat transaksi pembelian menggunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Pada
79
perusahaan sudah sama yaitu Buku pengeluaran kas harian. Buku pengeluaran kas harian pada perusahaan digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas yag terjadi setiap hari yang dibuat oleh bagian akuntansi. Pada kajian teori kedua yaitu register cek. Register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek sedangkan register bukti kas keuar untuk mencatat utang yang timbul. Pada PT. Jamsostek dokumen ini sama dengan general ladger yaitu Dokumen yang digunakan untuk mencatat jumlah jaminan yang dikeluarkan oleh verifikasi jaminan. d. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembayaran klaim JHT. Prosedur pembayaran klaim JHT pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah sama dengan kajian teori. Prosedur dalam teori meliputi: 1. Prosedur permintaan cek yaitu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan kepada fungsi akuntansi sebagai dasar fungsi yang terkahir ini dalam pembuatan bukti kas keluar. Dalam teori yaitu prosedur penetapan jaminan oleh bagian verifikasi jaminan yaitu
menetukan
jumlah
jaminan
yang
dikeluarkan
dan
memerintahkan bagian akuntansi untuk membuat bukti pembayaran sebagai dasar dalam pembuatan cek. 2. Prosedur pembuatan bukti kas keluar berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum dalam dokumen tersebut. pada bagian ini sama dengan
80
prosedur yang dipegang oleh bagian akuntansi yaitu menerima dokumen dari verifikasi jaminan kemudian membuat bukti kas keluar yang nantinya dikirim kepada bagian keuangan untuk pembuatan cek. 3. Prosedur pembayaran kas pada teori sama dengan prosedur yang terdapat pada PT. Jamsostek yaitu bagian pada bagian kasir. Kasir menerima dokumen dari bagian keuangan kemudian membayarkan jumlah jaminan sesuai dengan cek atau nota transfer yang dibuat oleh perusahaan dan menyerahkan sebagian dokumen kepada tenaga kerja. 4. Prosedur pencatatan pengeluaran kas pada teori sama dengan prosedur yang terdapat ada PT. Jamsostek yaitu fungsi akuntansi pada bagian keuangan. Tugasnya yaitu mencatat seluruh pengeluaran transaksi yang terjadi setiap hari. e. Bagan alir sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah terdapat bagan alir sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi JHT tunai maupun transfer yang digunkan untuk mengetahui gambaran kegiatan perusahaan secara terperinci dan memberikan informasi tentang alur dokumen, selain itu tanggung jawab setiap bagian dapat dilihat secara jelas melalui bagan alir tersebut.
81
f. Sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi JHT pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. a) Pada teori struktur organisasi digunakan untuk memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan masing-masing bagian yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern. Pemisahan tersebut antara lain bagian costomer service oficer, verifikasi jaminan, akuntansi,keuangan dan kasir dari bank. Semua bagian tersebut terpisah antara tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian. Jadi tugas costomer service oficer tidak boleh dilaksanakan oleh bagan yang lain, begitu juga sebaliknya. b) Sistem otorisasi/wewenang dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Berdasarkan kajian teori yang dijelaskan pada bab II sistem otorisasi dan prosedur pencatatan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang untuk menunjukan keabsahan dokumen. Pada PT. Jamsostek
(Persero)
cabang
Yogyakarta
sudah
memisahkan
pemberian otorisasi dan pencatatan dalam sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi JHT diantaranya : 1. Pengajuan Klaim Jaminan Hari Tua (PKJHT) diotorisasi oleh Kepala Bidang Pelayanan . 2. Penetapan jaminan Hari Tua (PJHT) diotorisasi oleh Kepala Bidang Pelayanan
82
3. Bukti Pembayaran Jaminan (BPJ) diotorisasi oleh Kepala Bidang Keuangan. 4. Voucher,cek dan nota transfer jaminan diotorisasi oleh kepala bidang keuangan. Prosedur pencatatan transaksi pembayaran Klaim Jaminan Hari Tua sudah baik dan di atur sebagai berikut: a. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dan general ladger dilakukan oleh bagian akuntansi dan verifikasi jaminan yang diberi wewenang untuk melakukan pencatatan. b. Dokumen pembayaran yang sudah dibayarkan kemudian sebagian dokumen diambil untuk diarsip dan dicocokan dengan bagian keuangan. c ) Praktik yang sehat dalam sistem akuntansi pembayaran klaim JHT pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta. Menurut kajian teori bab II Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem, wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta dalam menciptakan praktik yang sehat telah sama dengan kajian teori pada bab II adalah :
83
1. Pemerikasaan mendadak. Pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta melakukan pemeriksaan secara mendadak. Pemeriksaan internal dilakukan oleh Direksi, selain itu dalam
jangka waktu tertentu juga
diperiksa oleh Audit Independen. 2. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lainnya. Transaksi yang terjadi pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta tanpa ada campur tangan pihak lain maka akan terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organsisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. 3. Perputaran Jabatan. Pada PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sistem perputaran jabatannnya dilakukan secara periodik menurut jangka waktu tertentu. 4. Secara periodik diadakan pencocokan kas yang ada di tangan dengan catatannya. PT Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta melakukan pencocokan kas yang ada di tangan dengan catatan akuntansinya setiap hari di akhir penutupan transaksi. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi perselisihan antara kas dengan catatan yang ada.
84
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab: PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta untuk
memperoleh
karyawan yang dapat dipercaya dan kompeten maka perusahaan melakukan beberapa cara yaitu : 1. Perusahaan sudah melakukan proses seleksi karyawan yang betulbetul disesuaikan dengan kebutuhan dan dituntut mempunyai keahlian didalam bidangnya. 2. Pengembangan pendidikan bagi karyawan yang diperintah oleh perusahaan untuk mengembangkan pendidikannya. Data diatas yang dibuat oleh perusahaan sudah sesuai dengan kajian teori yaitu seleksi karyawan berasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya dan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan pengembanga pekerjaannya. g. Hasil evaluasi sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta Hasil evaluasi yaitu sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua yang dilakukan penulis telah sesuai dengan kajian teori dan berjalan dengan baik. Dilihat dengan adanya bagian yang terkait pada PT. Jamsostek telah berjalan dengan baik, tugas diantara bidang satu sama lain terpisah. Berbagai transaksi sudah terdapat dokumen. Catatan pada perusahaan sudah sesuai dan berjala dengan baik. Hal ini menjadi kekayaan milik perusahaan dapat terlindungi. Prosedur yang
85
membentuk sistem telah
berjalan dengan baikpada perusahaan dan
sesuai dengan kajian teori. Adapun penambahan prosedur pada perusahaan yaitu prosedur pengajuan jaminan dan prosedur pembuatan cek, nota transfer. Terdapat bagan sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi JHT, dapat menggambarkan tugas dari tiap-tiap bagian secara jelas dan terperinci. Pengendalian intern yang dilakukan PT. Jamsostek telah berjalan dengan baik, adapun kriterianya yaitu tanggung jawab dan fungsi secara jelas sudah terpisah dan tidak ada tindakan kecurangan karena telah dilindungi dengan catatan, dokumen, prosedur yang membentuk sistem, dan praktik yang sehat telah berjalan dengan baik.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil
penelitian yang dilakukan penulis pada PT.
Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian PT. Puser Bumi Mekon sudah baik, hal ini dibuktikan dengan hasil sebagai berikut : a. Sistem akuntansi pembayaran jaminan hari tua terdiri dari bagian yang terkait dalam proses pembayaran yaitu Customer Service Officer, verifikasi jaminan, Verifikasi akuntansi, keuangan dan kasir. b. Dokumen yang digunakan pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta yaitu pengajuan klaim, penetapan jaminan, bukti pembayaran jaminan, voucher, cek dan nota transfer . c. Catatan akuntansi yang digunakan yaitu buku pengeluaran kas yang diisi setiap pengeluaran kas berlangsung dan general ladge. d. Jaringan prosedur yang digunakan dalam Sistem Akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua terdiri dari prosedur pengajuan
jaminan,
prosedur
penetapan
jaminan,
prosedur
pembuatan bukti pembayaran, voucher jaminan dan pencatatan pembayaran, prosedur pebuatan cek dan nota transfer jika jumlah uang di transfer dan prosedur pembayaran tunai maupun transfer.
86
87
e. Sistem pengendalian intern pada sistem dan prosedur pembayaran klaim jaminan hari tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta adalah : 1) Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah baik karena sudah memisahkan tanggungjawab dan fungsional secara tegas. 2) Sistem wewenang otorisasi dokumen dan prosedur pencatatan sudah memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan. 3) Praktik yang sehat telah diterapkan pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta dalam pelaksanaan tugas sesuai wewenangnya
tiap-tiap
bagian
dalam
sistem
akuntansi
pembayaran jaminan. PT. Jamsostek bekerja sama dengan bank mandiri dalam melakukan pembayaran baik secara tunai maupun transfer. 4) Karyawan yang sesuai dengan bidang dan tanggung jawab telah dijalankan dengan baik oleh perusahaan. 2. Hasil evaluasi yang dilakukan penulis pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta sudah cukup memadai. Dalam hal ini sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Yogyakarta telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan kajian teori.
88
B. Saran 1. Dalam memberikan otorisasi pada pengeluaran kas dilakukan sebelum terjadinya transaksi. 2. Sistem akuntansi Pembayaran klaim asuransi JHT pada PT. Jamsostek (Persero)
Cabang
Yogyakarta
sudah
cukup
baik
dan
harus
dipertahankan oleh perusahaan dengan cara melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan sistem akuntansi pembayaran klaim asuransi jaminan hari tua yang ada di perusahaan agar tetap berjalan dengan lancar,
LAMPIRAN
90
