BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Informasi
dalam
bentuk
berkas
fisik
maupun
digital/elektronik adalah suatu kebutuhan yang sangat mendasar pada saat ini, kebutuhan terus bertambah dalam hitungan yang tidak sedikit tiap tahunnya. Sehingga limpahan informasi ini menyebabkan adanya kesulitan dalam pengelolaan arus informasi. Oleh karena itu, salah satu tantangan yang ada saat ini adalah bagaimana cara mengelola informasi tersebut sehingga dapat diakses, berkomunikasi, dan berkolaborasi dengan setiap orang maupun group sesuai dengan hak aksesnya. Salah satu solusi yang dapat digunakan untuk pemecahan masalah di atas adalah dengan pemanfaatan Virtual Office. Virtual Office adalah sistem untuk mengakomodasi informasi dalam bentuk elektronik yang bertujuan untuk mengelola informasi sehingga arus dan sumber informasi tersebut dapat dikelola dengan metode yang baik
serta
dapat
digunakan
sebagai
usaha
meningkatkan
produktivitas dan mengurangi biaya, dimana beberapa orang dengan jarak jauh yang saling terpisah dapat saling bekerja sama dan
berkomunikasi,
seperti
melakukan,
file
sharing,
pesan,
mengatur kalender dan kirim berita.
1
Virtual membentuk
Office suatu
dirancang metode
untuk
atau
mengelola
jaringan
informasi,
informasi,
serta
membentuk tata kelola dengan baik sehingga arus informasi tersebut dapat digunakan sebagaimana mestinya dengan teknologi berbasis web. Pada tugas akhir ini akan dibahas mengenai pemanfaatan virtual office dengan fitur-fitur untuk merepresentasikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan dalam bentuk data elektronik yang dibutuhkan dalam suatu perkantoran atau instansi pendidikan yang setiap waktunya semakin bertambah banyak dan mengurangi berkas fisik/kertas sehingga dalam pencapaian tujuan segera terwujud dengan implementasi sistem virtual office.
1.2
Rumusan Masalah Masalah utama yang dibahas dalam penulisan tugas akhir ini
adalah : 1. Bagaimana membuat aplikasi web yang menggunakan sistem virtual office dengan fitur-fiturnya. 2. Bagaimana membuat aplikasi yang memanfaatkan virtual office tersebut agar dapat mengakomodasi kegiatan dan kebutuhan serta mengelola berkas yang ada dalam sebuah perkantoran
1.3
Ruang Lingkup
Lingkup permasalahan yang diteliti meliputi:
2
1. Sistem akan memberikan alternatif solusi bagi para user dalam pemanfaatan sistem informasi berbasis web. 2. Bagaimana cara membuat sebuah sistem virtual office. 3. Fitur-fitur yang dibutuhkan dalam pengelolaan virtual office yaitu Menu Home, Menu Kalender, Menu Berita, Menu Dokumen, Menu Surat, Menu Pesan, Menu Presensi, dan Logout.
1.4
Tujuan Tujuan dari pembuatan aplikasi berbasis web “Virtual Office”
pada lingkungan perkantoran ini adalah: 1. Agar dapat menangani dan mengelola berkas digital dalam jumlah yang sangat besar, tanpa perlu memiliki dokumennya secara fisik. 2. Dapat membantu karyawan dalam memperoleh resources yang dibutuhkan dalam perkantoran. 3. Membantu
manager
atau
pihak
yang
berwenang
dalam
mengelola berkas digital yang ada dan mengatur siapa saja yang berhak mengakses berkas digital tersebut. 4. Mempercepat penyebaran informasi antar karyawan.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI
2.1
Tinjauan Pustaka
Dari penelitian yang dilakukan Fahmi Ja’far (2007) telah dibuat suatu aplikasi perkantoran berbasis web (Virtual Office) yang ada pada Program Pendidikan Profesi Akuntansi. Fitur-fitur tersebut antara lain: Menu Home, Menu Kalender, Menu Berita, Menu Dokumen, Menu Surat, dan Logout. Dalam tugas akhir, user menuliskan bahwa pemanfaatan virtual office belum bisa mengakomodasi kebutuhan pada kantor tersebut. Perlu ada fitur tambahan yaitu Menu Pesan dan Menu Presensi, sehingga pemanfaatan Virtual Office bisa difungsikan secara maksimal.
2.2
Dasar Teori Virtual Office merupakan suatu perangkat lunak berbasis web
untuk lingkungan perkantoran yang mempermudah komunikasi antar user, bagi-pakai data dan informasi, serta pengaturan agenda kerja yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi berbagai proses bisnis walaupun
user
berada
jauh
dan
berbeda
tempat
namun
bisa
mengakses kebutuhan kantor dan sesuai dengan tujuan enterprise mobility. Sistem
ini
dapat
menampilkan
agenda
harian
karyawan,
informasi/berita seputar kantor, berkas-berkas arsip digital, disposisi
4
surat, pesan, presensi karyawan, serta adanya fasilitas pencetakan rekapitulasi presensi. Virtual Office dapat membantu para pegawai maupun para pimpinan
dalam
berkas-berkas
suatu
digital
perusahaan sehingga
atau
mudah
perkantoran untuk
mengelola
diperoleh
dalam
perolehan, pertukaran, pencarian, dan pengaturan data dan informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan atau perkantoran tersebut. Data dan informasi digital tersebut diperoleh dari para pegawai untuk kemudian
dikelola
oleh
seorang
administrator
(admin)
yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pemeliharaan data dan informasi digital dalam Virtual Office, sehingga dapat diakses secara mudah melalui suatu jaringan komputer baik oleh para pegawai maupun para pimpinan perusahaan atau perkantoran tersebut.
5
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem Pada perusahaan dan perkantoran memiliki koleksi informasi dalam jumlah yang sangat banyak. Koleksi yang terdiri dari berbagai macam informasi digital yang berkaitan dengan dunia perkantoran tersebut belum terorganisir dengan baik, sehingga pimpinan (direktur, manager), pegawai maupun pihak terkait yang ingin memperoleh berkas-berkas
informasi
tersebut
akan
kesulitan
untuk
mendapatkannya.
3.1.1 Hardware Perangkat keras yang digunakan untuk membuat aplikasi Virtual Office adalah perangkat komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : Intel Pentium 4 CPU 2.00 GHz, Mainboard SHUTTLE MV43VN, Memory 512 MB, Keyboard dan mouse, Monitor 15”, Hardisk 80 GB
3.1.2 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam membuat program adalah Sistem Operasi Windows XP, Web Browser Mozilla Firefox 3.0.12, Macromedia Dreamweaver, Editor Notepad ++, Appserv (PHP dan MySQL)
6
3.2 Perancangan Sistem Sistem yang dikembangkan ini dibuat dengan menggunakan 3 perancangan, yaitu perancangan proses, perancangan basis data, dan perancangan antar muka.
3.2.1 Perancangan Proses Dari hasil pengembangan diterapkan aplikasi pada proses yang terjadi dalam virtual office yaitu : 1. Admin memasukkan data berupa data login, data presensi, data agenda/event,
data
berkas/file,
data
pesan,
data
informasi/berita, data cetak laporan rekap presensi, data update surat_masuk_surat_keluar,
data
surat_masuk,
data
surat_keluar dan data lembar_disposisi. Data-data tersebut dapat diperbarui, ditambah, dan dihapus oleh admin. 2. User
(para
pimpinan,
pegawai,
dan
pihak
terkait)
dapat
memasukkan data login, data presensi, data agenda/event, data berkas/file,
data
pesan,
data
informasi/berita
dan
data
status_disposisi_diterima. Data-data tersebut dapat diperbarui, ditambah, dan dihapus oleh user. Perancangan sistem virtual office diuraikan sebagai berikut : 1) Kesatuan Luar a. Admin Virtual Office, adalah pihak yang menangani pengelolaan informasi-informasi digital. b. User, adalah pihak-pihak yang menjadi sumber informasi-
7
informasi digital. 2) Data Masukan a. Data Login Data login merupakan data yang digunakan untuk data pengguna
virtual
office
dengan
masukan
berupa
:
username dan password. b. Data Presensi Data yang menyimpan informasi tentang waktu kapan seorang pegawai masuk dan keluar kerja pada hari itu. c. Data Agenda/event Data agenda/event merupakan data dengan masukan berupa agenda/event yang digunakan untuk menyimpan informasi tentang kegiatan yang dilakukan oleh pegawai beserta waktu pelaksanaan dan karyawan yang dilibatkan dalam agenda tersebut. d. Data Berkas/file Merupakan data mengenai informasi-informasi digital berupa file-file yang tersedia dengan masukan berupa nama file, jenis file, dan deskripsi singkat mengenai informasi digital tersebut. e. Data Pesan Merupakan data mengenai informasi-informasi digital yang digunakan untuk menyimpan informasi tentang pesan yang dikirim oleh seorang pegawai ke pegawai
8
yang lainnya. f. Data Informasi/berita Data informasi/berita seputar perusahaan tersebut. g. Data Cetak Laporan Rekap Presensi Data mengenai rekap laporan presensi pegawai h. Data Update Surat_masuk_surat_keluar Data yang menyimpan informasi update surat_masuk dan surat_keluar bagi admin. 3) Data Keluaran Data
keluaran
adalah
berupa
informasi
tentang
login,
agenda/event, berkas/file, pesan, presensi, informasi/berita, info
cetak
laporan
rekap
presensi,
dan
info
update
surat_masuk_surat_keluar.
3.2.1.1 Diagram Konteks Diagram konteks ini mempunyai 2 entitas luar dan satu proses, di mana proses ini mencakup proses secara keseluruhan dari sistem. Diagram konteks yang dihasilkan dari analisa tersebut adalah seperti Gambar 3.1 berikut ini.
9
Gambar 3.1 Diagram Konteks Virtual Office
3.2.1.2 DAD Level 1 Virtual Office Dari diagram konteks tersebut, selanjutnya dibuat DAD level 1 yang mempunyai 4 proses, yaitu : 1. Login, yaitu proses yang menggambarkan verifikasi pengguna, dan melakukan pencocokan data antara data yang diinputkan pengguna dengan data yang ada di data store vo_user. 2. Proses
Presensi,
yaitu
melakukan
presensi
pegawai
yang
masuk/keluar perusahaan/kantor untuk kemudian disimpan ke dalam data store vo_presensi. 3. Proses
Cetak
Laporan
Rekap
Presensi,
yaitu
melakukan
pencetakan laporan rekap presensi yang datanya diambil dari data store vo_presensi. 4. Aktivitas Data, yaitu proses yang menggambarkan seluruh proses penyimpanan data (penambahan, pengeditan, dan penghapusan). Proses
ini
menyimpan
data
ke
dalam
6
data
store,
yaitu
vo_agenda/event, vo_berkas/file, vo_pesan, vo_informasi/berita, vo_surat_masuk, dan vo_surat_keluar.
10
Proses DAD level 1 secara rinci digambarkan dalam gambar 3.2.
Gambar 3.2 DAD Level 1 Virtual Office
3.2.1.3 DAD Level 2 Proses 4. Aktivitas Data DAD level 2 Proses 4. Aktivitas Data (Update informasi/berita, update agenda/event, update berkas/file, update pesan, update surat_masuk_surat_keluar) DAD level 2 proses 4 digambarkan seperti pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 DAD Level 2 Proses 4 Aktivitas Data
11
3.2.1.4 DAD Level 3 Proses 4. Aktivitas Data DAD level 3 menguraikan kembali proses dari DAD level 2 sehingga didapat penjelasan yang lebih detail. A. DAD Level 3 Update Data Informasi/berita Proses 4.1 olah data jenis pustaka diuraikan dalam DAD level 3 update data informasi/berita dalam tiga proses yaitu proses tambah, proses edit dan proses hapus data informasi/berita.
Gambar 3.4 DAD Level 3 Update Data Informasi/berita Pada proses tambah data informasi/berita, admin dan user memasukkan data informasi/berita kemudian akan disimpan ke data store vo_informasi/berita. Sedangkan pada proses edit informasi/berita,
sistem
mengambil
data
dari
data
store
vo_informasi/berita, lalu admin dan user memasukkan data informasi/berita yang baru dan disimpan kembali ke data store vo_informasi/berita.
Untuk
sistem
data
mengambil
proses
hapus
informasi/berita
informasi/berita, dari
data
store
vo_informasi/berita, kemudian admin dan user dapat melakukan penghapusan terhadap 1 atau keseluruhan data. B. DAD Level 3 Update Agenda/event
12
Proses 4.2 update data agenda/event diuraikan dalam DAD level 3 update agenda/event dalam tiga proses yaitu proses tambah, proses edit dan proses hapus data agenda/event. 4.2.1 Tambah Agenda/event
4.2.2 Edit Agenda/event
4.2.3 Hapus Agenda/event
Gambar 3.5 DAD Level 3 Update Agenda/event Pada proses tambah data agenda/event, admin dan user memasukkan data agenda/event kemudian akan disimpan ke data store vo_agenda/event. Sedangkan pada proses edit agenda/event,
sistem
mengambil
data
dari
data
store
vo_agenda/event, lalu admin dan user memasukkan data agenda/event yang baru dan disimpan kembali ke data store vo_agenda/event. Untuk proses hapus agenda/event, sistem mengambil data agenda/event dari data store vo_agenda/event, kemudian admin dan user dapat melakukan penghapusan terhadap 1 atau keseluruhan data. C. DAD Level 3 Update Berkas/file Proses 4.3 update data berkas/file diuraikan dalam DAD level 3 update data berkas/file dalam tiga proses yaitu proses tambah, proses edit dan proses hapus data berkas/file.
13
Gambar 3.6 DAD Level 3 Update Berkas/file Pada
proses
tambah
data
berkas/file,
admin
dan
user
memasukkan data berkas/file kemudian akan disimpan ke data store vo_ berkas/file. Sedangkan pada proses edit berkas/file, sistem mengambil data dari data store vo_ berkas/file, lalu admin dan user memasukkan data berkas/file yang baru dan disimpan kembali ke data store vo_berkas/file. Untuk proses hapus berkas/file, sistem mengambil data berkas/file dari data store
vo_berkas/file,
kemudian
admin
dan
user
dapat
melakukan penghapusan terhadap 1 atau keseluruhan data. D. DAD Level 3 Update Data Pesan Proses 4.4 update data pesan diuraikan dalam DAD level 3 update data pesan dalam tiga proses yaitu proses tambah, proses edit dan proses hapus data pesan.
Gambar 3.7 DAD Level 3 Update Data Pesan
14
Pada proses tambah data pesan, admin dan user memasukkan data pesan kemudian akan disimpan ke data store vo_pesan. Sedangkan pada proses edit pesan, sistem mengambil data dari data store vo_pesan, lalu admin dan user memasukkan data pesan yang baru dan disimpan kembali ke data store vo_pesan. Untuk proses hapus pesan, sistem mengambil data pesan dari data
store
vo_pesan,
kemudian
admin
dan
user
dapat
melakukan penghapusan terhadap 1 atau keseluruhan data. E. DAD Level 3 Update Data Surat_masuk_surat_keluar Proses 4.5 update data surat_masuk_surat_keluar diuraikan dalam DAD level 3 update data surat_masuk_surat_keluar dalam tiga proses yaitu proses tambah, proses edit dan proses hapus data surat_masuk_surat_keluar.
4.5.1 Tambah Surat_masuk_ surat_keluar
4.5.2 Edit Surat_masuk_ surat_keluar
4.5.3 Hapus Surat_masuk_ surat_keluar
Gambar 3.8 DAD Level 3 Update Data Surat masuk/Surat keluar Pada proses tambah data surat_masuk_surat_keluar, admin memasukkan data pesan kemudian akan disimpan ke data store vo_surat_masuk dan vo_surat_keluar. Sedangkan pada proses
15
edit surat_masuk_surat_keluar, sistem mengambil data dari data store vo_surat_masuk dan vo_surat_keluar, lalu admin memasukkan data surat_masuk_surat_keluar yang baru dan disimpan
kembali
ke
data
store
vo_surat_masuk
dan
vo_surat_keluar. Untuk proses hapus urat_masuk_surat_keluar, sistem mengambil data surat_masuk_surat_keluar dari data store vo_surat_masuk dan vo_surat_keluar, kemudian admin dapat melakukan penghapusan terhadap 1 atau keseluruhan data.
3.2.2.1 Perancangan Basis Data Virtual office ini dirancang menggunakan sejumlah tabel sebagai berikut: 1. Tabel vo_presensi Tabel vo_presensi merupakan tabel yang menyimpan informasi tentang waktu kapan seorang pegawai masuk dan keluar kerja pada hari itu. Kunci dari tabel ini adalah field id. Tabel 3.1 Tabel vo_presensi Nama Field id userid tanggal aktif tidakaktif
Tipe
Ukuran
Integer Integer Date Time Time
11 11
2. Tabel vo_agenda Tabel vo_agenda merupakan tabel yang menyimpan informasi tentang
kegiatan
yang
dilakukan
oleh
pegawai
beserta
waktu
16
pelaksanaannya. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field id_agenda. Tabel 3.2 Tabel vo_agenda Nama Field id_agenda Agenda Start End Catatan Userid Groupid Status
Tipe Integer Text Datetime Datetime Text Integer Integer Enum
Ukuran 11
11 11
3. Tabel vo_agenda_viewer Tabel vo_agenda_viewer merupakan tabel yang menyimpan informasi yang terkait dengan tabel agenda. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field viewerid. Tabel 3.3 Tabel vo_agenda_viewer Nama Field Viewerid id_agenda Userid Lihat Edit Hapus
Tipe Integer Integer Integer Enum Enum Enum
Ukuran 11 11 11
4. Tabel vo_berita Tabel vo_berita ini merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi berupa berita yang ditujukan untuk pegawai. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah id_berita. Tabel 3.4 Tabel vo_berita Nama Field id_berita judul_berita Pengirim tgl_kirim isi_berita Hit
Tipe Integer Text Varchar Date Text Integer
Ukuran 11 100
11
17
Aktif Gbrhl Headline
Char Varchar Text
1 250
5. Tabel vo_koment_berita Tabel vo_koment_berita ini merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi berupa komentar pegawai terhadap berita yang ditampilkan. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah id.
Tabel 3.5 Tabel vo_koment_berita Nama Field
Tipe
Id Idberita Iduser Wkt Komentar
Ukuran
Integer Integer Integer Datetime Text
11 11 11 100
6. Tabel vo_file Tabel
vo_file
merupakan
tabel
yang
digunakan
untuk
menyimpan informasi tentang file yang dimiliki oleh pegawai secara detail. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field fileid. Tabel 3.6 Tabel vo_file Nama Field Fileid Namafile File Keterangan ukuran_file user_id id_parent id_a_parent Hit
Tipe Integer Varchar Varchar Text Varchar Integer Integer Integer Integer
Ukuran 11 250 255 100 11 11 11 11
7. Tabel vo_file_folder
18
Tabel vo_file_folder merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi tentang folder-folder yang berisikan file-file. Kunci yang terdapat pada tabel vo_file_folder adalah field idfolder. Tabel 3.7 Tabel vo_file_folder Nama Field
Tipe
Idfolder Foldergroup Folder
Integer Varchar Varchar
Ukuran 11 200 250
8. Tabel vo_group Tabel
vo_group
merupakan
tabel
yang
digunakan
untuk
menyimpan data tentang group yang terdapat dalam perusahaan. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field groupid. Tabel 3.8 Tabel vo_group Nama Field Tipe Ukuran Groupid nama_group
Integer Varchar
11 200
9. Tabel vo_jam_kerja Tabel vo_jam_kerja merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi tentang lama bekerja dari pegawai pada hari itu. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field idjamkerja. Tabel 3.9 Tabel vo_jam_kerja Nama Field Idjamkerja user_id Start End Hari
Tipe Integer Integer Time Time Char
Ukuran 11 11
2
10.Tabel vo_pesan Tabel
vo_pesan
merupakan
tabel
yang
digunakan
untuk
menyimpan informasi tentang pesan yang dikirim oleh seorang
19
pegawai untuk pegawai yang lain. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field pesanid. Tabel 3.11 Tabel vo_pesan Tipe
Nama Field pesanid subjek pesan waktu idpengirim idpenerima rdel sdel
Integer Text Text Datetime Integer Integer Enum Enum
Ukuran 11
11 11
11.Tabel vo_pesan_viewer Tabel vo_pesan_viewer merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi yang terkait dengan tabel pesan. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field viewerid. Tabel 3.12 Tabel vo_pesan_viewer Nama Field Tipe Ukuran viewerid pesanid idpenerima hit
Integer Integer Integer Enum
11 11 11
12.Tabel vo_surat Tabel
vo_surat
merupakan
tabel
yang
digunakan
untuk
menyimpan informasi tentang surat yang dimiliki oleh pegawai. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field suratid. Tabel 3.13 Tabel vo_surat Nama Field suratid judulsurat file keterangan userid Id_jenis_surat
Tipe Integer Varchar Varchar Text Integer Integer
Ukuran 11 250 255 11 11
20
waktu nosurat
Datetime Varchar
250
13.Tabel vo_surat_jenis Tabel vo_surat_jenis merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi tentang jenis surat yang dimiliki oleh pegawai apakah merupakan surat masuk atau surat keluar. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field id_jenis_surat. Tabel 3.14 Tabel vo_surat_jenis Nama Field Id_jenis_surat jenis_surat
Tipe Integer Varchar
Ukuran 11 250
14. Tabel Attachment Tabel vo_attachment merupakan tabel yang digunakan untuk menambah jenis file yang akan dikirim. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field id. Tabel 3.15 Tabel vo_attachment Nama Field id file referenceld type
Tipe Integer Varchar Integer Enum
Ukuran 10 255 10
15.Tabel vo_tugas Tabel
vo_tugas
merupakan
tabel
yang
digunakan
untuk
menyimpan informasi tentang tugas yang dimiliki pegawai beserta waktunya. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field idtugas. Tabel 3.16 Tabel vo_tugas Nama Field idtugas idpresensi
Tipe Integer Integer
Ukuran 11 11
21
awalkeluar akhirkeluar keterangan
Time Time Text
16.Tabel vo_user Tabel
vo_user
merupakan
tabel
yang
digunakan
untuk
menyimpan informasi tentang identitas pegawai. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field userid. Tabel 3.17 Tabel vo_user Nama Field userid username password status login lastlogin aktif realname foto idmood email alamat mobile phone info
Tipe Integer Varchar Varchar Varchar Enum Datetime Enum Varchar Varchar Integer Varchar Text Varchar Varchar Text
Ukuran 5 25 150 50
150 100 6 150 50 50
17.Tabel vo_user_group Tabel vo_user_group merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi tentang pegawai dan group yang diikutinya. Kunci yang terdapat pada tabel ini adalah field id. Tabel 3.18 Tabel vo_user_group Nama Field Id userid groupid
Tipe Integer Integer Integer
Ukuran 11 11 11
3.2.2.2 Relationship Tabel
22
Hubungan (relasi) antartabel dalam basis data Virtual Office dapat digambarkan sebagai berikut.
Gambar 3.9 Hubungan Antartabel 3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Rancangan komunikasi
antara
antarmuka pengguna
akan sistem
menunjukkan (user)
bagaimana
dengan
komputer.
Komunikasi ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi ke user atau dapat keduanya.
3.2.3.2 Rancangan Menu Rancangan menu sistem dapat dilihat pada gambar 3.10
23
Gambar 3.10 Rancangan Struktur Menu
3.2.3.3 Rancangan Form Form
dirancang
dengan
menggunakan
antar
muka
yang
menarik dan mudah digunakan (user friendly). Terlampir
24
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN SISTEM
4.1.
Implementasi Sistem Setelah melalui proses login, sistem secara default akan masuk
kedalam
halaman
perusahaan/kantor,
presensi kemudian
pegawai disimpan
untuk ke
masuk/keluar
dalam
data
store
vo_presensi. Ini berlaku kepada semua admin dan user yang terdaftar seperti pada gambar 4.1
Gambar 4.1. Halaman Presensi Virtual Office Cuplikan Kode Program absen.php (terlampir) Selanjutnya bagi admin di halaman presensi dapat melakukan Cetak Laporan Rekap Presensi seperti pada gambar 4.2
Gambar 4.2. Halaman Cetak Laporan Rekap Presensi Cuplikan Kode Program rekap.php (terlampir) Setelah melakukan Cetak Laporan Rekap Presensi kemudian masuk ke halaman Utama/Home dimana terdapat menu-menu untuk
25
melakukan Aktivitas Data antara lain Menu Home, Kalender, Berita, Dokumen, Surat, Pesan, dan Presensi pada Virtual Office seperti tampak pada gambar 4.3.
Gambar 4.3. Halaman Home Virtual Office Cuplikan Kode Program home.php (terlampir) 4.2 Pembahasan Sistem Setelah melalui proses Login, Presensi dan Cetak Laporan Rekap Presensi, Administrator dan User masuk ke halaman Utama/Home seperti tampak pada gambar 4.3. Pada halaman utama tersebut terdapat menu-menu administrasi seperti: Menu Home, Kalender, Berita, Dokumen, Surat, Pesan, Presensi
dan
Logout,
sehingga
administrator
dapat
melakukan
administrasi data sesuai menu-menu tersebut. Pada
tampilan
administrasi
utama,
terdapat
link
untuk
menambah, mengedit dan menghapus agenda dan akan menampilkan form masukan data agenda, adapun mengenai form tersebut akan dibahas lebih lanjut pada menu kalender. Selain itu terdapat link account admin, dan akan menampilkan form masukan data account untuk mengedit data dari administrator pada gambar 4.4
26
Gambar 4.4. Form Edit Account 4.2.1 Halaman Kalender Halaman
kalender
merupakan
halaman
yang
digunakan
pustakawan/administrator untuk melihat, menambah, mengedit, dan menghapus data-data yang berkaitan dengan suatu event atau agenda kegiatan. Tampilan halaman kalender yang ditampilkan dalam format bulanan ditunjukkan oleh gambar 4.5
Gambar 4.5 Halaman Kalender User dapat melihat halaman kalender secara detail, yang berisikan agenda kegiatan atau event yang ditampilkan harian, dapat dilakukan dengan cara mengklik link “Hari ini”. Tampilan halaman kalender yang berisi agenda kegiatan harian ditunjukan pada gambar 4.6 (terlampir) Pada tampilan kalender, terdapat link untuk menambah agenda
27
kegiatan dan akan menampilkan form agenda kegiatan seperti tampak pada gambar 4.7 (terlampir) User atau administrator dapat menambahkan data kegiatan atau event yang baru, seperti waktu pelaksanaan dari awal sampai akhir kegiatan, yang ditampilkan dalam format waktu (jam-menit), tanggal, bulan dan tahun. Kemudian subyek dari data kegiatan, keterangan, dan pilihan untuk men-share agenda kegiatan kepada user lain beserta hak aksesnya yang dikategorikan ke dalam tiga pilihan : edit, lihat, dan hapus. Jika penambahan data kegiatan/event berhasil, maka agenda kegiatan akan muncul pada halaman kalender dan halaman utama. Sedangkan jika data kegiatan/event yang ditambahkan tidak lengkap, maka akan tampil pesan kesalahan seperti tampak pada gambar 4.8 (terlampir) Untuk
pengeditan
data
kegiatan,
user/administrator
dapat
mengklik nama kegiatan pada tampilan halaman kalender, lalu akan tampil form masukan data kegiatan/event yang sudah terisi dengan kegiatan/event yang dipilih untuk diedit seperti tampak pada gambar 4.9 (terlampir) Untuk melakukan penghapusan terhadap data event/kegiatan, user/administrator dapat mengklik simbol “x” pada kegiatan yang bersesuaian, yang berarti penghapusan satu per satu. Link “Hapus” akan memanggil pesan konfirmasi penghapusan data seperti tampak pada gambar 4.10 (terlampir)
28
4.2.2 Halaman Berita Pada
tampilan
Home,
terdapat
link
Berita
dan
akan
menampilkan halaman berita seperti tampak pada gambar 4.11.
Gambar 4.11 Halaman Berita Halaman berita merupakan halaman yang digunakan untuk melihat dan menambah informasi berupa berita yang ditujukan untuk pegawai sekaligus user dapat memberikan komentar terhadap berita yang ditampilkan. 4.2.2.1 Halaman Kirim Berita Pada tampilan halaman berita, terdapat link untuk menambah berita dan akan menampilkan form masukan kirim berita seperti tampak pada gambar 4.12. (terlampir) Pada halaman kirim berita, form membutuhkan input berupa judul berita yang ingin dikirimkan user dan isi dari berita yang ingin ditampilkan beserta format penulisannya seperti ukuran huruf, jenis huruf yang digunakan dan lain sebagainya. Jika semua field pada form kirim berita telah diiisi maka tekan tombol kirim untuk mengirim berita sehingga dapat ditampilkan pada halaman arsip info berita yang berisi berita-berita yang telah dikirimkan oleh user beserta judul dan waktu
29
pengiriman
sebuah
berita
seperti
tampak
pada
gambar
4.13.
(terlampir) Untuk memberikan komentar terhadap berita yang ditampilkan maka user dapat memasukkan komentarnya pada form komentar yang terletak tepat di bawah dengan mengetikkannya pada form komentar kemudian pilih tombol kirim sehingga list komentar suatu berita langsung ter-update. Pada list suatu berita akan ditampilkan nama user, komentar serta waktu pengiriman komentar tersebut seperti tampak pada gambar 4.14. (terlampir) 4.2.3 Halaman Administrasi Dokumen Halaman administrasi dokumen digunakan administrator untuk melihat,
menambah,
mengedit,
dan
menghapus
data-data
berdasarkan direktori dokumen. Terdapat tiga buah direktori yakni: direktori pribadi, direktori grup, dan direktori umum. Direktori pribadi berisi data-data atau dokumen pribadi, direktori grup berisi data-data atau dokumen yang berkaitan dengan grup yang bersangkutan, sedangkan direktori umum berisi data-data atau dokumen yang bersifat umum dan dapat diakses secara publik. Adapun tampilan administrasi Dokumen ditunjukkan oleh gambar 4.15
Gambar 4.15 Halaman Administrasi Dokumen
30
Pada tampilan
administrasi dokumen, terdapat link untuk
menambah sub folder dan akan menampilkan form masukan tambah folder sesuai dengan folder diatasnya yakni folder pribadi, folder group, dan folder umum seperti tampak pada gambar 4.16, gambar 4.18 dan gambar 4.20. (terlampir) Pada
form
yang
ada
tersebut,
administrator
dapat
menambahkan folder pribadi yang baru yang baru dengan menuliskan nama folder yang ingin dibuat lalu menekan tombol “Simpan”. Sedangkan administrator dapat menekan tombol “Batal” jika batal membuat folder pribadi baru. Adapun tampilan halaman setelah folder baru tersebut berhasil dibuat tampak pada gambar 4.17 (terlampir) Pada halaman tersebut dapat dilihat bahwa sub folder pribadi telah berhasil dibuat, dan berada di bawah folder pribadi tampak pada gambar 4.18 (terlampir) Pada
form
yang
ada
tersebut,
administrator
dapat
menambahkan folder group yang baru yang baru dengan menuliskan nama
folder
yang
ingin
dibuat
lalu
menekan
tombol
Simpan.
Sedangkan administrator dapat menekan tombol batal jika batal membuat folder group baru tampak pada gambar 4.19 (terlampir) Pada
form
yang
ada
tersebut,
administrator
dapat
menambahkan folder umum yang baru yang baru dengan menuliskan nama
folder
yang
ingin
dibuat
lalu
menekan
tombol
Simpan.
Sedangkan administrator dapat menekan tombol batal jika batal membuat folder umum baru. Adapun tampilan halaman setelah folder
31
baru tersebut berhasil dibuat tampak pada gambar 4.20
Gambar 4.20 Halaman Dokumen Tampilan Sub Folder Umum Pada halaman tersebut dapat dilihat bahwa sub folder umum telah berhasil dibuat, dan berada di bawah folder umum. Di dalam sub folder
tersebut
administrator
dapat
menyimpan
file-file
yang
diinginkan, yakni dengan mengupload file seperti tampak pada gambar 4.21 dan 4.22. (terlampir) Untuk melakukan pengeditan berupa upload file pada sub folder yang telah dibuat, serta melakukan penghapusan terhadap sub-sub folder tersebut, administrator dapat mengklik menu upload file pada sub folder, sedangkan untuk mengedit dan menghapus file tersebut pada menu detail file dan administrator dapat mengklik link Edit dan link Hapus, seperti tampak pada gambar 4.23, 4. 24 dan 4.25. (terlampir) Sedangkan untuk penghapusan sub folder secara keseluruhan beserta file-file di dalamnya administrator dapat mengklik link Hapus yang berada di sebelah sub-sub folder tersebut. Link Hapus tersebut akan memanggil pesan konfirmasi penghapusan data seperti tampak pada gambar 4.26. (terlampir)
32
4.2.4 Halaman Surat Halaman surat merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh administrator. Halaman surat digunakan administrator untuk melihat, menambah, mengedit, mendisposisikan dan menghapus datadata surat. Halaman surat terdiri dari surat masuk dan surat keluar. 4.2.4.1 Halaman Surat Masuk Apabila administrator memilih menu surat maka akan langsung menuju ke halaman surat masuk. Tampilan halaman surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.27
Gambar 4.27 Halaman Surat Masuk Pada tampilan halaman surat masuk, terdapat link untuk menambah data surat dan akan menampilkan form masukan data surat seperti tampak pada gambar 4.28 Setelah proses penambahan surat berhasil dan surat disimpan, maka akan ditampilkan di halaman surat masuk. Dari halaman surat masuk, administrator dapat melakukan pen-disposisian surat ke user lain atau mengedit surat masuk dengan mengklik judul pesan pada pesan yang bersesuaian. Form untuk mengedit atau mendisposisikan surat ditampilkan pada gambar 4.29 (terlampir)
33
Jika administrator hanya akan mengedit kemudian menyimpan surat, maka dapat dilakukan dengan mengklik tombol “Simpan”. Sedangkan jika administrator akan mendisposisikan surat, maka dilakukan dengan menekan tombol “Disposisi”, kemudian menuju ke form disposisi. Tampilan from disposisi dapat dilihat pada gambar 4.30. (terlampir) Jika pen-disposisian surat
berhasil, maka surat akan muncul
pada halaman pesan dari user yang bersangkutan, untuk kemudian dapat didisposisikan kembali kepada user lain. Sedangkan jika data surat yang akan didisposisikan tidak lengkap, maka akan tampil pesan kesalahan seperti tampak pada gambar 4.31. (terlampir) 4.2.4.2 Halaman Surat Keluar Tampilan halaman surat keluar tidak berbeda dengan tampilan halaman
surat
masuk.
Halaman
surat
keluar
berfungsi
untuk
menyimpan surat-surat yang keluar dari instansi dan dapat digunakan sebagai
arsip.
Administrator
dapat
melakukan
pengeditan,
penambahan, dan penghapusan surat. Tampilan halaman surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.32.
Gambar 4.32 Halaman Surat Keluar
34
Pada tampilan halaman surat keluar, terdapat link untuk menambah data surat dan akan menampilkan form masukan data surat seperti tampak pada gambar 4.33
Gambar 4.33 Form Tambah Surat Setelah
proses
penambahan
surat
berhasil
dan
surat
disimpan, maka akan ditampilkan di halaman surat keluar dan dapat dilakukan hapus surat. 4.2.5 Halaman Pesan Halaman message merupakan salah satu fasilitas yang terdapat pada Virtual Office yang memungkinkan user untuk saling berkirim pesan antara satu dengan yang lain. Pada saat memasuki halaman message maka akan muncul beberapa ikon user yang ada dan setiap ikon terdapat status login user beserta link untuk mengirim pesan. Di bagian kiri terdapat ikon user pengirim, link menuju inbox dan outbox seperti tampak pada gambar 4.34.
Gambar 4.34 Halaman Pesan
35
Pengiriman pesan dilakukan setelah memilih link kirim pesan yang terletak di bawah ikon setiap user sehingga muncul form pengiriman pesan seperti pada gambar 4.35. Pada form pesan ini akan meminta informasi dari user berupa subjek pesan, user yang menjadi tujuan pengiriman pesan, isi pesan dan file yang ingin disertakan dalam pesan. File yang disertakan maksimum berukuran 10 Mb dan dibatasi file yang dikirimkan berformat doc, xls, ppt, pps, zip, rar, jpg, odt, ods serta pdf. Setelah semua field diisi maka pilih tombol “Kirim” untuk mengirimkan pesan kepada user yang dituju seperti tampak pada gambar 4.35. (terlampir) Jika dalam inbox terdapat pesan yang masuk maka link inbox akan berubah diikuti dengan angka sesuai jumlah pesan yang masuk. Dalam inbox sendiri, pesan yang masuk akan diurutkan berdasarkan waktu pengiriman sebuah pesan seperti tampak pada gambar 4.36. (terlampir). Pada setiap pesan terdapat option button yang digunakan bersama dengan tombol hapus yang berfungsi apakah sebuah pesan akan dihapus atau tidak. Untuk melihat pesan secara detail maka dapat dilihat dengan cara langsung mengklik subjek pada pesan sebagai link halaman detail inbox, seperti pada gambar 4.37. (terlampir) Pada detail inbox terdapat tiga buah link yakni link untuk membalas surat seperti tampak pada gambar 4.38 (terlampir) link teruskan untuk meneruskan surat atau disposisi ke user lain dan terakhir adalah link hapus untuk menghapus pesan.
36
Halaman outbox seperti tampak pada gambar 4.39. (terlampir) sendiri berisi pesan-pesan yang telah dikirim oleh user beserta detail pesannya seperti judul pesan dan waktu pengiriman. Seperti pada halaman inbox, pada halaman outbox juga terdapat option button yang digunakan bersama button Hapus yang berfungsi apakah suatu pesan akan dihapus atau tidak. 4.2.6 Halaman Presensi Halaman
Presensi
user/administrator
merupakan
halaman
melihat,
menambah,
untuk
yang
digunakan
mengedit,
dan
menghapus data-data presensi. Tampilan halaman presen ditunjukkan oleh gambar 4.40. (terlampir) Pada tampilan halaman Presensi, terdapat link untuk menambah data presensi dan akan menampilkan form masukan data presensi seperti tampak pada gambar 4.41 (terlampir) Pada
form
yang
ada
tersebut,
user/administrator
dapat
menambahkan data presensi yang baru dengan cara memilih status masuk, keluar atau ijin keluar sementara beserta keterangannya. Jika penambahan data presensi berhasil, maka akan ditampilkan pada halaman presensi. Untuk melakukan perekapan presensi, user/administrator dapat mengklik link rekap bulanan pada tampilan presensi, lalu akan tampil form
untuk
memilih
user
seperti
tampak
pada
gambar
4.42.
(terlampir) Apabila administrator sudah melakukan proses pemilihan user
37
yang akan di rekap presensinya, maka akan muncul tampilan seperti tampak pada gambar 4.43
Gambar 4.43 Halaman Rekap Presensi Bulanan Administrator dapat mencetak rekap presensi dan meng-export ke file dengan format Microsoft Excel. 4.2.7 Halaman Logout Halaman
Logout
hanya
berupa
sebuah
link
yang
dapat
digunakan administrator untuk keluar (Logout) dari aplikasi Virtual Office.
38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Virtual Office (VO) merupakan suatu perangkat lunak berbasis
web untuk lingkungan perkantoran. Sistem ini dapat menampilkan agenda harian karyawan setiap hari/bulan, mengirimkan/memperoleh informasi/berita seputar kantor, pengelolaan berkas-berkas arsip digital, pengelolaan/disposisi surat dan pesan, presensi karyawan, serta adanya fasilitas pencetakan rekapitulasi presensi sehingga perkantoran yang memiliki koleksi informasi dan aktifitas dalam jumlah yang sangat banyak dapat terorganisir dengan baik, sehingga pimpinan (direktur, manager), pegawai maupun pihak terkait yang ingin memperoleh berkas-berkas informasi tersebut dengan mudah untuk mendapatkannya, mempermudah komunikasi antar user serta meningkatkan efisiensi kerja.
5.2
Saran Pengembangan VO selanjutnya diharapkan dapat menambahkan
fitur Workspace dengan pesan peringatan. Jika ada user yang aktif, reminder kalender atau melakukan update data secara umum pada aktifitas data, akan muncul pada pesan peringatan tersebut dan dikelola/dilihat melalui Workspace.
39
DAFTAR PUSTAKA
Connoly T. 2002. Database Systems. Ed ke-3. England : AddisonWesley. Hariyanto B. 2004. Sistem Bandung:Informatika.
Manajemen
Basis
Data.
Hartono J. 1999. Pengenalan Komputer.Yogyakarta:Andi. Jubilee Enterprise. 2008. Membangun Virtual Office dengan MS Office Groove 2007. Jakarta. PT Elex Media Komputindo Madcoms. 2004. Apikasi Program PHP & MySQL untuk membuat Website Interaktif. Yogyakarta:Andi. Mcleod R. 1996. Sistem Informasi Manajemen : Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer, Hendra Teguh, penerjemah;. Hardi Sukardi, editor. Terjemahan dari: Management Information System : A Study of Computer Based Information System. Nugroho B. 2004. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver MX.Yogyakarta:Andi. Pressman RS. 1997. Rekayasa Perangkat Lunak. Ed ke-1. CN Harnaningrum, penerjemah; Yogyakarta:Andi. Terjemahan dari: Software Engineering a Practitioner’s Approach. PHP. 2009. Home Page. [terhubung berkala] http://www.php.net/docs.php. 2009 [02 Juli 2009] Sommerville I. 2001. Software Engineering. Ed ke-6. England : Addison-Wesley Publishing Company. Teguh W. 2005. PHP Triad Fundamental [Memahami Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL dalam 24 Jam]. Yogyakarta:Gava Media W3C. 2009. HyperText Markup Language (HTML) Home Page. [terhubung berkala] http://www.w3.org/overview.html [02 Juli 2009] ___________. 1998. Sistem Informasi Manajemen. Hendra Teguh, penerjemah; Jakarta:Pearson Education Asia Pte.Ltd.Terjemahan dari: Management Information System.
______________ 2001. Software Engineering a Practitioner’s Approach. Edisi ke-5. New York: McGraw-Hill
40
