einde jaar VCD Automotive

Periodieke handelingen DBS FinancieelEinde periode / einde jaar VCD Automotive

Van

VCD Automotive

Onderwerp

Einde periode / einde jaar procedure

Datum

1 december 2015

VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel

pagina. 1

DBS FINANCIEEL - PERIODIEKEN ....................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3.

Inleiding ................................................................................................. 3 Toelichting coderingen .............................................................................. 4 DBS Financieel ......................................................................................... 5


pagina. 2

DBS Financieel - Periodieken 1.1.

Inleiding

Inzake gebruik en periodieke acties verwijzen wij u naar de Help-functie van DBS Financieel. Voor de acties die in het bijzonder gelden voor het einde van het jaar en het begin van het nieuwe jaar staat dit uitgelegd in de Help-functie van DBS Financieel.

Om u een compleet beeld te geven over periodiek uit te voeren acties is ook voor DBS Financieel een overzicht gemaakt bij 1.2. Hier worden per module de stappen weergegeven welke werkzaamheden dagelijks, maandelijks en jaarlijks c.q. periodiek uitgevoerd moeten en kunnen worden. In de tabel bij 1.3 worden de verschillende gebruikte afkortingen en coderingen toegelicht. ‘Verplicht’ geldt voor een juiste bedrijfsvoering. De programmatuur zelf vereist dit niet. N.B. De functies zijn gebaseerd op DBS Financieel versie 11.50


pagina. 3

1.2.

Toelichting coderingen

Code

Omschrijving

Dag VP

Dagelijks VerPlicht (Gegevens zijn na einde maand of jaar niet meer te reproduceren)

Mnd VP

Maandelijks VerPlicht (Gegevens zijn na einde maand of jaar niet meer te reproduceren)

Dag VW

Dagelijks VrijWillig (Gegevens zijn nogmaals uit te draaien of niet interessant)

Mnd VW

Maandelijks VrijWillig (Gegevens zijn nogmaals uit te draaien of niet interessant)

Jaar VP

VerPlicht bij Einde jaar

Eigen D/M/J

Hier kunt u uw eigen keuze aangeven. (Er zijn bv 11 voorraadlijsten u kunt de lijst van uw keuze in de kolom eigen aangeven) M ❏ = Maandelijks of J ❏ = Jaarlijks

NT-Jup ❏ 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

8)

9)

Hier kunt U aangeven of u de betreffende actie in NT-Jup heeft gezet Indicatie uit te voeren opdracht Minimaal 1x per maand Overzichten zijn achteraf ook nog uit te draaien. Zolang het oude jaar niet verwijderd is zijn de mutaties ook nog op te vragen en uit te printen Afhankelijk van maand of kwartaalaangifte Deze lijsten hoeven niet gelijk aan de maand perioden gedraaid te worden. Het advies is om in ieder geval bij rapportage data deze lijsten te draaien ter controle Zo vaak als noodzakelijk Maandelijks en b.v. de laatste maand of twee maanden bewaren. Dus op 30-9 t/m 30-8 verwijderen. Minimaal één keer per maand hoeft niet gelijk te lopen aan de maandafsluiting. Het advies is om de periode af te sluiten op het moment dat de rapportage over de betreffende periode definitief is en de BTW berekend en definitief is. Wanneer u dit niet doet, kunnen er verschillen ontstaan tussen (externe) rapportage en saldi-/mutatie overzichten aangezien er in niet afgesloten periodes geboekt kan worden. De informatie is te exporteren naar bijv. Excel of niet-wijzigbaar elektronisch archief. Zie ook www.belastingdienst.nl inz. elektronisch archiveren en aanleveren van gegevens (VCD Automotive kan met behulp van programmatuur u behulpzaam zijn bij het aanleveren van informatie)

10)

Vóór het afvoeren uit te gaan voeren de DBS Financieel help raadplegen of de consultant

11)

Op verzoek kan VCD Automotive een splitsing maken tussen de (actuele) productiedatabase en een archiefdatabase.


pagina. 4

1.3.

DBS Financieel

Menu Keuze

Menu Keuze

Eige Dag Dag Mnd Mnd Jaar n NTVP VW VP VW VP D/M Jup /J

Koppeling

Opnemen debiteuren

❏

Opnemen crediteuren

❏

Opnemen ontvangstbonnen

❏

Opnemen externe mutaties

❏

Verwerken externe mutaties

❏

Boeken

Opnemen rekeningafschrift

Indien u met autoreconciliatie werkt

❏

Verwerken rek. afschrift

Indien u met autoreconciliatie werkt

❏

Opnemen rekeningafschrift

Indien u met kassa werkt

❏

Verwerken rek. afschrift

Indien u met kassa werkt

❏

Mutaties

Definitief maken

Hier worden dagelijks boekingen verricht zoals verkopen inkopen en Kas/Bank/Giro Memoriaal, Verk.facturen, Inkoopfacturen Ontv./betalingen Zelfstandig verdelen (minimaal 1x per maand)

❏

❏ 1)

Mutaties uit DMS dagelijks definitief maken. Direct na opnemen en verwerken. Vaste activa

Alleen wanneer u met deze module werkt

❏

Automatisch betalen


❏

Automatisch incasso


❏


pagina. 5

Overzicht

Mutaties grootboek

Periode grootboek

Grootboek

❏ 2) ❏ 9)

Kostensoort

❏ 2) ❏ 9)

Kostenplaats/soort

❏ 2) ❏ 9)

Kostenplaats drager

❏ 2) ❏ 9)

Kostendrager

❏ 2) ❏ 9)

Kostensoort/plaats/dra ger

❏ 2) ❏ 9)

Kostenplaats/drager/so ort

❏ 2) ❏ 9)

Kostendrager/plaats/so ort

❏ 2) ❏ 9)


❏ 2) ❏ 9)

Saldibalans

❏ 2) ❏ 9)

Kostensoort

❏ 2) ❏ 9)

Kostenplaats/soort

❏ 2) ❏ 9)

Kostenplaats drager

❏ 2) ❏ 9)

Kostendrager

❏ 2) ❏ 9)

Kostensoort/plaats/dra ger ❏ 2) ❏ 9)

Management rapport

BTW

Kostenplaats/drager/so ort

❏ 2) ❏ 9)


❏ 2) ❏ 9)

Budgetvergelijking

❏ 2) ❏ 2)

Jaarrekening

❏ 2) ❏ 9)

Kolommenbalans

❏ 2) ❏ 9)

Periodevergelijking

❏ 2) ❏ 9)

Controle

❏ 3) ❏ 3)

Aangifte

❏ 3) ❏ 3)


pagina. 6

Openstaande posten

Debiteuren

❏ 4) ❏ 4)

Crediteuren

❏ 4) ❏ 4)

Nog uit te splitsen facturen

❏ 4)

Nog te behandelen facturen door afdeling

❏ 4)

Saldilijst

Liquiditeitsoverzic ht

Debiteuren

❏ 4) ❏ 4)

Crediteuren

❏ 4) ❏ 4)

Debiteuren

❏ 5)

Crediteuren

❏ 5)

Aanmaningen

❏ 5)

Rekeningoverzicht

❏ 5)

Vaste activa

Afschrijven

❏

Herwaarderen (indien van toepassing)

❏

Desinvesteren (indien van toepassing) Wijzigen afschrijvingsmethode (indien van toepassing) Comptabele rente (indien van toepassing)

❏

❏

❏ ❏ 6)

Functielogging

Periodiek

Activeren standaard jp Afletteren

Archiveren

❏ Grootboekmutaties

❏ 7) ❏

Openstaande posten debiteuren

❏

Openstaande posten crediteuren

❏

Debiteurenmutaties

❏ 7) ❏

Crediteurenmutaties

❏ 7) ❏


pagina. 7

Afvoeren

Debiteurenmutaties (indien wenselijk)

❏ 10)

Crediteurenmutaties (indien wenselijk)

❏ 10) ❏ 8)

Afsluiten periode Aanmaken nieuw boekjaar Jaarovergang

Afsluiten boekjaar

Beheer

Systeem beheer

(maak op moment van behoefte alleen het komende jaar aan!) (naar behoefte, kan herhaaldelijk uitgevoerd worden) (sluit boekjaar af wanneer de jaarrekening van de accountant definitief is en ook de daaruit voortvloeiende journaalposten zijn verwerkt)

❏

❏

❏ 9)

Afvoeren oud boekjaar

(na 7 jaar)

❏ 11)

Afvoeren oude saldi

(na 7 jaar)

❏ 11)

Controle

Grootboek

❏ 7)

Grootboek aantallen

❏ 7)

Kostenverbijzondering

❏ 7)

Kostenverbijzondering aantallen

❏ 7)

Debiteuren

❏ 7)

Crediteuren

❏ 7)

Vaste activa

❏ 7)

Herstellen boekstuk

Na verstoringen

❏

Stamgegevens

Na verstoringen

❏

Relatie

Na verstoringen

❏

Server 1x per week rebooten

❏


pagina. 8

einde jaar VCD Automotive

Recommend Documents