Duurzaam inkopen in Diemen

Duurzaam inkopen in Diemen Conform landelijk vastgestelde criteria

Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

27 juli 2011

De gemeente vervult een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaamheid en vult deze in door een inkoopbeleid dat duurzaam is en aandacht geeft aan Fairtrade. Bron: Coalitieakkoord Gemeente Diemen 2010-2014.

Deze notitie is vastgesteld door burgemeester en wethouders van Diemen op 26 juli 2011.

Gemeente Diemen Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling Team Ruimtelijk Beleid 270711/WG

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 1

Duurzaam inkopen in Diemen, conform landelijk vastgestelde criteria

INHOUDSOPGAVE Bladzijde Samenvatting

3

1. Inleiding

5

2. Het belang en de uitgangspunten van duurzaam inkopen 2.1. Verklaring van begrippen 2.2. Criteria van AgentschapNL

7 7 8

3. Beleid voor duurzaam inkopen in Diemen

10

Bijlagen 1. Overzicht producten waarvoor criteria gelden 2. Overzicht producten waarvoor informatie beschikbaar is 3. Nulmeting duurzaam inkopen in Diemen per 17 mei 2011 4. Beknopte handleiding voor duurzaam inkopen

14 16 17 19

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 2


SAMENVATTING Duurzaam inkopen is het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet. In het klimaatakkoord 2007-2011 VNG/Rijk is als doelstelling voor de gemeenten opgenomen: te streven naar 75% duurzaam inkopen in het jaar 2010 en 100% in het jaar 2015. Daaronder wordt verstaan dat duurzaamheid als zwaarwegend criterium is meegenomen in de besluitvorming. Daarbij moeten de door AgentschapNL opgestelde criteria voor duurzaam inkopen worden gebruikt. Deze staan op de website www.pianoo.nl/duurzaaminkopen. Op dit moment wordt er ook in Diemen al duurzaam ingekocht maar nog niet gestructureerd conform de criteria van AgentschapNL. De Stichting RIJK verzorgt voor de deelnemende gemeenten collectieve aanbestedingen. Daarbij worden de criteria van AgentschapNL altijd toegepast. Voor de overige inkopen en aanbestedingen in Diemen is thans nog sprake van volledige vrijheid om de criteria van AgentschapNL, voor zover die al bij de inkoper bekend zijn, wel of niet toe te passen. Uit een nulmeting per 17 mei 2011 is gebleken dat we bij 40% van de productgroepen en wellicht 74% van het inkoopvolume al voldoen aan alle landelijke eisen van duurzaam inkopen. Er valt in Diemen echter nog een hoop te verduurzamen. Zo wordt bijvoorbeeld maar aan 25% van de landelijke wensen voldaan. In het coalitieakkoord Gemeente Diemen 2010-2014 staat: „De gemeente vervult een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaamheid en vult deze in door een inkoopbeleid dat duurzaam is en aandacht geeft aan Fair Trade.‟. De voorliggende notitie voorziet in de implementatie van beleid voor duurzaam inkopen conform de criteria van AgentschapNL in het 4e kwartaal 2011. Fairtrade maakt onderdeel uit van duurzaam inkopen. Het worden van Fairtrade gemeente maakt nadrukkelijk geen onderdeel uit van deze notitie. Met de criteria van AgentschapNL is al enkele jaren ervaring opgedaan. De documenten zijn inmiddels aan de praktijkervaringen aangepast en voor sommige productgroepen is besloten om de eisen te laten vervallen. De meeste leveranciers kunnen aan de criteria voldoen. Bij het voldoen aan de criteria is vrijwel nooit sprake van meerkosten. Over nut en noodzaak van sommige criteria en het ontbreken van impulsen tot innovatie bestaat landelijk nog wel de nodige discussie. De criteria zijn echter niet statisch en zullen in de toekomst regelmatig worden aangepast aan de ontwikkelingen. Bij het opstellen van het beleid is daarom als uitgangspunt genomen, dat bij elke inkoop wordt getoetst aan de criteria van AgentschapNL. Daarbij is het overnemen van de eisen in beginsel verplicht en dient het al dan niet toepassen van de wensen te worden beoordeeld. Deze toetsing wordt vastgelegd in het Procedurehandboek Stichting RIJK, protocollen, checklisten en aanbestedingsdocumenten (vindt plaats in het 3e kwartaal 2011). Over het resultaat van duurzaam inkopen moet worden gerapporteerd, zowel intern als voor de landelijke monitoring. Aan de medewerkers van de gemeente wordt voorlichting gegeven over de nieuwe werkwijze (vindt plaats in het 4e kwartaal 2011). Aanvullende scholing zal nauwelijks aan de orde zijn. De volgende concrete besluiten zijn genomen. Deze sluiten aan op de bedragen en beslissingsbevoegden in de Budgethoudersregeling 2011 en zijn een uitwerking van het onderwerp duurzaam inkopen in het Procedurehandboek Stichting RIJK. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 3


De betreffende afdelingsmanager (budgethouder) is eindverantwoordelijk voor het opnemen van alle eisen en zoveel mogelijk wensen bij elke inkoop, voor zover voor de productgroep een criteriadocument van AgentschapNL beschikbaar is. De ambitie voor het voldoen aan de eisen voor de komende jaren is: 2011: 50% van de relevante productgroepen (inclusief collectieve aanbestedingen RIJK); 2012: 75% van de relevante productgroepen (na 1 jaar gestructureerd duurzaam inkopen); 2013: 90% van de relevante productgroepen; 2014: 95% van de relevante productgroepen; 2015: 100% van de relevante productgroepen (is de landelijke doelstelling voor gemeenten). Indien er zwaarwegende argumenten zijn om één of meer eisen niet te stellen bij de inkoop, dan wordt de volgende procedure gehanteerd: - opdracht tot € 10.000 per jaar: in de offerteaanvraag of de bestelling wordt door de aanvrager na overleg met de (sub)budgethouder expliciet en gemotiveerd aangegeven dat de betreffende eis(en) van AgentschapNL niet van toepassing zijn; - opdracht van € 10.000 tot € 50.000 per jaar: in de uitwerking van de selectiecriteria en gunningcriteria wordt door de budgethouder na overleg met de portefeuillehouder expliciet en gemotiveerd aangegeven dat de betreffende (eis)en van AgentschapNL niet van toepassing zijn; - opdracht vanaf € 50.000 per jaar: in de uitwerking van de selectiecriteria en gunningcriteria en in het B&W-voorstel wordt door de budgethouder na overleg met de portefeuillehouder expliciet en gemotiveerd aangegeven dat de betreffende eis(en) van AgentschapNL niet van toepassing zijn. Door dit expliciet, per eis gemotiveerd, op te nemen kan de duurzame aanbieder/inschrijver alsnog aangeven dat hij aan de eis kan voldoen, waarbij tegemoet wordt gekomen aan de in de motivatie opgenomen bezwaren tegen het opnemen van de eis. Voor het voldoen aan de wensen wordt geen harde ambitie/doelstelling vastgesteld, omdat er mogelijke sprake is van meerkosten waarvoor geen budget beschikbaar is. Voor het voldoen aan de wensen wordt geen officiële procedure ingevoerd. In het team- of werkoverleg kan een gezamenlijk standpunt worden ingenomen over nut en noodzaak van het opnemen van de afzonderlijke wensen. Vanuit de Werkgroep Duurzaamheid zal het voldoen aan de wensen worden gestimuleerd. Mocht uit de jaarlijkse monitoring blijken dat er geen of weinig toename is bij het voldoen aan de wensen dan zal het te voeren beleid opnieuw worden bekeken. De landelijke deelnameverklaring wordt ondertekend en daardoor wordt meegedaan aan de landelijke monitoring 2012 (vindt begin 2013 plaats). Om te beoordelen of de Diemense ambitie wordt gehaald, wordt de Diemense nulmeting jaarlijks herhaald. Over duurzaam inkopen wordt jaarlijks aan B&W en de gemeenteraad gerapporteerd in de Milieunotitie. De Diemerpress wordt gebruikt om de medewerkers regelmatig over de ontwikkelingen te informeren. Opvallende successen worden ook extern gedeeld door informatie op te nemen in de Diemen Info en op de gemeentelijke website. De ambtelijke Werkgroep Duurzaamheid (ingesteld bij B&W-besluit van 28 juni 2011) is belast met de afstemming en borging van duurzaam inkopen in de gemeentelijke organisatie. De coördinator van de werkgroep zorgt ervoor dat alle (in deze notitie opgenomen) acties worden uitgevoerd. Om de afstemming in management en bestuur te borgen is de coördinatie van duurzaamheid gelegd bij de afdelingsmanager ruimtelijke ontwikkeling respectievelijk de bestuurder met de portefeuille milieu. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 4


1. INLEIDING d Klimaatakkoord In het klimaatakkoord 2007-2011 dat de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) namens de gemeenten op 12 november 2007 heeft gesloten met het Rijk is als doelstelling voor de gemeenten opgenomen: te streven naar 75% duurzaam inkopen in het jaar 2010 en 100% in het jaar 2015. Daaronder wordt verstaan dat duurzaamheid als zwaarwegend criterium is meegenomen in de besluitvorming. Of daadwerkelijk een duurzaam product wordt ingekocht, hangt in de praktijk mede af van andere factoren, zoals de beschikbaarheid van productspecificaties en eventuele meerkosten. De gemeente Diemen heeft ingestemd met het bereikte klimaatakkoord VNG-Rijk. Dit impliceert dat in Diemen voldoende aandacht moet worden besteed aan duurzaam inkopen. Dit is bevestigd in het Coalitieakkoord Gemeente Diemen 2010-2012 waarin staat: „De gemeente vervult een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaamheid en vult deze in door een inkoopbeleid dat duurzaam is en aandacht geeft aan Fair Trade.‟. De VNG heeft voor duurzaam inkopen een ondersteuningsprogramma opgesteld, waaronder een handreiking voor de implementatie. AgentschapNL heeft criteria voor duurzaam inkopen opgesteld en actualiseert deze regelmatig. Het gaat daarbij om eisen en wensen. De criteria staan op website www.pianoo.nl/duurzaaminkopen. De criteria worden steeds vastgesteld door het ministerie van Infrastructuur en Milieu. e beleid duurzaam inkopen Huidige beleid duurzaam inkopen Op dit moment wordt er al duurzaam ingekocht in Diemen maar nog niet gestructureerd conform de criteria van AgentschapNL. De gemeente Diemen heeft zich per 1 december 2010 aangesloten bij de inkoopsamenwerking Stichting RIJK. Voor de aangesloten gemeenten verzorgt RIJK collectieve aanbestedingen. Daarbij worden de criteria van AgentschapNL altijd toegepast. Hiernaast verzorgt RIJK specifieke aanbestedingen in Diemen. Hierbij wordt de inkoper door RIJK geattendeerd op de criteria van AgentschapNL. De inkoper besluit vervolgens zelf of van deze criteria gebruik wordt gebruikt. Voor de overige inkopen en aanbestedingen in Diemen is nog sprake van volledige vrijheid om de criteria van AgentschapNL, voor zover die al bij de inkoper bekend zijn, wel of niet toe te passen. In het Procedurehandboek Stichting RIJK is een algemeen hoofdstuk (op hoofdlijnen) over duurzaam inkopen opgenomen. De voorliggende notitie duurzaam inkopen in Diemen voorziet in de uitwerking van het beleid voor duurzaam inkopen. Nulmeting duurzaam inkopen Uit een nulmeting per 17 mei 2011 is gebleken dat we bij de bestaande inkoop (jaarlijks of periodiek terugkerend) bij 14 van de 35 productgroepen al voldoen aan alle landelijke eisen van duurzaam inkopen en dat is 40%. Kijken we, zoals landelijk is voorgeschreven, naar het inkoopvolume dan gaan we al richting 74%. Dit is geen hard percentage omdat niet van alle, doch van 28 van de 35, productgroepen het inkoopvolume bekend is. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 5


De landelijke doelstelling is dat gemeenten streven om in 2010 voor 75% van het inkoopvolume duurzaam in te kopen en in 2015 voor 100%. Uit de landelijke monitoring 2010 is gebleken dat de deelnemende gemeenten in 2010 al 86-90% van het inkoopvolume duurzaam hebben ingekocht. Dat we in Diemen al hoog scoren komt met name omdat bij enkele productgroepen met een hoog inkoopvolume alleen sprake is van het voldoen aan al geruime tijd bestaande wettelijke eisen. Er valt in Diemen nog een hoop te verduurzamen, zowel wat betreft de eisen als de wensen (we voldoen maar aan 43% van de afzonderlijke eisen en 25% van de afzonderlijke wensen). Nog uit te voeren activiteiten duurzaam inkopen in Diemen Bij het opstellen van het beleid is als uitgangspunt genomen, dat bij elke inkoop wordt getoetst aan de criteria van AgentschapNL. Deze toetsing moet worden vastgelegd in het Procedurehandboek Stichting RIJK, protocollen, checklisten en aanbestedingsdocumenten. Over het resultaat van duurzaam inkopen moet worden gerapporteerd. Aanpassing van deze stukken vindt plaats in het 3e kwartaal 2011. Aan de medewerkers van de gemeente wordt in het 4e kwartaal 2011 voorlichting gegeven over de nieuwe werkwijze. Omdat de criteria van AgentschapNL al zeer veel achtergrondinformatie bevatten en steeds worden geactualiseerd, zal aanvullende scholing nauwelijks aan de orde zijn. Verantwoording In de voorliggende notitie is gebruik gemaakt van en zijn tekstdelen (letterlijk) overgenomen uit: Aan de slag met Duurzaam Inkopen!, een handreiking van de VNG, september 2008; Leidraad Duurzaam Inkopen, gemeente Amsterdam, december 2007.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 6


2. HET BELANG EN DE UITGANGSPUNTEN VAN DUURZAAM INKOPEN 2.1. Verklaring van begrippen urzaamheid Duurzaamheid Bij duurzaamheid gaat het om produceren en consumeren waarbij niet mateloos met grondstoffen wordt omgegaan en waarbij ook aandacht bestaat voor een verantwoorde verwerking van het ontstane afval. Hiernaast spelen sociale aspecten een rol, zoals het tegengaan van kinderarbeid, goede arbeidsvoorwaarden en een eerlijke prijs. Naast duurzaam produceren (maatschappelijk verantwoord ondernemen) en duurzaam inkopen wint ook duurzaam beleggen steeds meer aan populariteit. Door wetgeving, voorlichting en financiële prikkels wordt duurzaamheid afgedwongen en gestimuleerd. Denk bijvoorbeeld aan: roetfilters, energielabels, energieprestatie voor gebouwen, allerlei (ecologische) keurmerken, subsidie voor duurzame energietechnieken. efinitie duurzaam inkopen Definitie duurzaam inkopen AgentschapNL hanteert de volgende definitie van duurzaam inkopen: “Het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet.”. Duurzaam inkopen doen we om een gezonde balans te vinden tussen sociaal-economische ontwikkeling, de natuurlijke omgeving en maatschappelijk welzijn. eople, Planet, Profit People, Planet, Profit De brede focus op duurzaamheid wordt ook wel samengevat in de drie P‟s: People, Planet, Profit. Het gaat bij duurzaamheid om de mensen, de planeet en ook om het economisch profijt. Met deze drie P‟s wordt uitdrukking gegeven aan een integrale en mondiale visie op duurzaamheid. Tot nu toe heerste de opvatting dat duurzaamheid duur is. Echter, indien alle kosten worden meegenomen (Total Coast of Ownership) dan ziet het prijskaartje er heel anders uit. Onder alle kosten worden verstaan: productiekosten, gebruikskosten en de verwerkingskosten na gebruik. Ook een reële inschatting van de kans op milieuschade hoort daarbij. Cradle to Cradle Cradle to Cradle Een brede kijk op duurzaamheid is bijvoorbeeld te vinden in het concept van Cradle to Cradle. Daarbij wordt productie niet gezien als het verwerken van grondstoffen tot een eindproduct, maar wordt verder doorgedacht: wat gebeurt er met een product na gebruik? Bij voorkeur moeten producten worden hergebruikt, maar in ieder geval moeten de afvalstoffen en restproducten weer gebruikt kunnen worden voor een nieuw product. Dit wordt ook wel aangeduid met het motto „afval is voedsel‟. Afval is dan voedsel voor de aarde of grondstof voor de industrie. rade Fairtrade Fairtrade maakt onderdeel uit van duurzaam inkopen. De gemeente Diemen heeft, naar aanleiding van een door de gemeenteraad op 8 november 2007 aangenomen motie van GroenLinks, besloten om te onderzoeken of ze Fairtrade gemeente wil worden. Dit is een initiatief van Stichting Max Havelaar, COS Nederland, Landelijke Vereniging van Wereldwinkels en ICCO. Voldaan moet worden aan zes criteria: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 7


er moet een locale werkgroep actief zijn, waaraan de gemeente deelneemt; de gemeenteraad en ambtenaren verwoorden Fairtrade in hun beleid en handelen hier naar; in de plaatselijke winkels worden eerlijke producten duidelijk zichtbaar verkocht en de plaatselijke horeca serveert Fairtrade producten; lokale organisaties en bedrijven gebruiken Fairtrade producten; er worden activiteiten georganiseerd om de kennis over en de betrokkenheid bij Fairtrade te vergroten; er wordt een evenement georganiseerd bij het behalen van de titel Fairtrade Gemeente en een strategie ontwikkeld om de campagne lang in het nieuws te houden; de gemeente moet een nieuw initiatief lanceren op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Hierover is door de toenmalige afdeling Gebouwen en Facilitaire Zaken een raadsnotitie opgesteld die is besproken in de informatieve raadsvergadering op 28 augustus 2008. Toen is aangegeven dat het oppakken van Fairtrade waarschijnlijk niet budgettair neutraal kan (zoals in de motie was gevraagd). Tijdens de gemeentedag op 6 september 2008 zijn promotieactiviteiten, in samenwerking met de Wereldwinkel, gehouden. Het was de bedoeling om daarna een lokale werkgroep te formeren om de criteria uit te werken. Deze is echter niet van de grond gekomen. Daarna zijn geen verdere activiteiten ondernomen. De gemeente is vanaf (de nieuwjaarsreceptie in) 2009 steeds meer overgestapt op Fairtrade producten (inmiddels: koffie, thee, cacao, wijn, jus d‟orange, suiker, zoetjes, melk, roerstaafjes, koekjes, chocolaatjes). Het beschikbaar komen van andere Fairtrade producten wordt nauwlettend gevolgd. Het worden van Fairtrade gemeente maakt nadrukkelijk geen onderdeel uit van deze notitie. Social return Niet iedereen neemt even gemakkelijk deel aan het arbeidsproces. Om kwetsbare groepen, zoals langdurig werklozen en gedeeltelijk arbeidsgeschikten, een kans op de arbeidsmarkt te geven, zal de gemeente social return toepassen. Met de leverancier worden dan afspraken gemaakt over de inzet van kwetsbare groepen, zodat mensen werkervaring kunnen opdoen met mogelijk uitzicht op een baan. 2.2. Criteria AgentschapNL 2.2. Criteria AgentschapNL Voor duurzaam inkopen zijn door AgentschapNL milieucriteria opgesteld voor 52 productgroepen (producten, diensten en werken). Zie voor nadere informatie: bijlage 1. Aan het opstellen van sociale criteria wordt nog gewerkt. Aan het opstellen van de criteria, minimum eisen en gunningcriteria (wensen), heeft ook het bedrijfsleven meegewerkt. In 2008 kon circa 60% van de bedrijven voldoen aan de eisen. Uiteraard is dit percentage toegenomen, omdat bedrijven hun bedrijfsvoering aan de eisen hebben aangepast. De overheid is immers goed voor een inkoopvolume van € 40 miljard per jaar, waarvan € 20 miljard inkoop door de gemeenten. De criteria bevatten een uitgebreide productbeschrijving, voldoen aan de Europese aanbestedingsregels en worden door AgentschapNL actueel gehouden. Minimum eisen en gunningcriteria (wensen) Minimum eisen en gunningcriteria (wensen) Het gebruiken van de als minimum eis geformuleerde criteria is verplicht om als gemeente --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 8


te kunnen voldoen aan de landelijk opgestelde doelstellingen. Het gebruiken van de als wens geformuleerde gunningcriteria is vrijwillig. De wensen kunnen worden gebruikt om het belang van duurzaamheid te vergroten en „voorlopende‟ bedrijven daarvoor te belonen. Hierbij bestaat wel het risico dat het aanbod nog gering is en de kosten veel hoger kunnen zijn. In de toekomst kan worden besloten om criteria die meer gemeengoed zijn geworden op te waarderen van „wens‟ naar „eis‟. Onder het streven om 75% duurzaam in te kopen in het jaar 2010 en 100% in het jaar 2015 wordt verstaan dat duurzaamheid als zwaarwegend criterium is meegenomen in de besluitvorming. De gemeente is niet verplicht om duurdere producten in te kopen. Om tegemoet te komen aan het bezwaar dat de eisen innovaties beperken, worden naast de huidige criteria ook toekomstgerichte criteria opgesteld. Om innovaties te stimuleren geeft het rijk ook opdrachten voor opschalingprojecten en innovatie gerichte projecten. Van de 52 productgroepen hebben er 15 betrekking op de grond-, wegen waterbouw. De grote opdrachtgevers in deze sector zoeken naar een betere aansluiting van de criteria op hun manier van aanbesteden. Daarom zijn zij een initiatief gestart om duurzaam inkopen verder te ontwikkelen voor toepassing in geïntegreerde contractvormen, waarin de vraag functioneel gespecificeerd is. Dit houdt in dat bij het stellen van de vraag de oplossingsrichtingen zoveel mogelijk vrij worden gelaten. Voor 21 andere producten en diensten waren oorspronkelijk ook criteria opgesteld. Deze zijn komen te vervallen. In de documenten is aangegeven waarom er voor deze producten geen eisen en wensen meer zijn geformuleerd. Deze documenten worden niet geactualiseerd, waardoor de informatie gaat verouderen. Zie voor nadere informatie: bijlage 2. Sociale criteria Kinderarbeid, hongerlonen, onmenselijke arbeidsomstandigheden. Overheden kunnen bijdragen aan het uitbannen van dergelijke misstanden door sociale voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie in productieketens. De sociale criteria zijn nog in ontwikkeling en bedoeld als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden voor Europese aanbestedingen van producten, diensten en werken. Daarbij wordt als uitgangspunt genomen dat de leverancier is aangesloten bij een keteninitiatief of op een andere manier een redelijke inspanning zal leveren. De sociale criteria kunnen ook worden toegepast indien voor de productgroep geen milieucriteria beschikbaar zijn. Deelnameverklaring Indien de gemeente besluit om tot duurzaam inkopen conform de criteria van AgentschapNL over te gaan, dan kan de deelnameverklaring worden ingevuld. Daarin geeft de gemeente aan in welk jaar welk percentage duurzaam wordt ingekocht. Door het invullen van de deelnameverklaring geeft de gemeente tevens aan: 1. te zullen rapporteren over de concrete resultaten van duurzaam inkopen en het behalen van de doelstellingen; 2. deel te zullen nemen aan de tweejaarlijkse landelijke monitoring. De landelijke monitoring in 2010 had betrekking op alle Europese aanbestedingen, openbare nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen vanaf € 50.000. Gevraagd is naar het toepassen van de eisen en wensen en naar de ervaringen met duurzaam inkopen. Uit de landelijke monitoring 2010 is gebleken dat de deelnemende gemeenten in 2010 al 86-90% van het inkoopvolume duurzaam hebben ingekocht. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 9


3. BELEID VOOR DUURZAAM INKOPEN IN DIEMEN Met de criteria van AgentschapNL is al enkele jaren ervaring opgedaan. De documenten zijn inmiddels aan de praktijkervaringen aangepast en voor sommige productgroepen is besloten om de eisen te laten vervallen. De meeste leveranciers kunnen aan de criteria voldoen. Bij het voldoen aan de criteria is vrijwel nooit sprake van meerkosten. Over nut en noodzaak van sommige criteria en het ontbreken van impulsen tot innovatie bestaat landelijk nog wel de nodige discussie. De criteria zijn echter niet statisch en zullen in de toekomst regelmatig worden aangepast aan de ontwikkelingen. Bij het opstellen van het beleid is daarom als uitgangspunt genomen, dat bij elke inkoop wordt getoetst aan de criteria van AgentschapNL. Daarbij is het overnemen van de eisen in beginsel verplicht en dient het al dan niet toepassen van de wensen te worden beoordeeld. Deze toetsing wordt vastgelegd in het Procedurehandboek Stichting RIJK, protocollen, checklisten en aanbestedingsdocumenten. Over het resultaat van duurzaam inkopen moet worden gerapporteerd, zowel intern als voor de landelijke monitoring. Aan de medewerkers van de gemeente wordt voorlichting gegeven over de nieuwe werkwijze. Aanvullende scholing zal nauwelijks aan de orde zijn. De omslag naar duurzaam inkopen vergt: ambitie, tijd, inspanning en een zekere vasthoudendheid. Het is belangrijk om bereikte resultaten met elkaar te delen en elkaar enthousiast te maken en te houden. Gestructureerd duurzaam inkopen wordt (voor de meeste inkopers) een nieuw element in de aanbestedingsprocedure. De hoeveelheid extra werk zal naar verwachting gering zijn omdat AgentschapNL de criteria al heeft uitgewerkt en actueel houdt. Uitzonderingen daargelaten zal duurzaam inkopen niet leiden tot meerkosten bij de inkoop van leveringen, werken en diensten. De volgende concrete besluiten zijn genomen. Deze sluiten aan op de bedragen en beslissingsbevoegden in de Budgethoudersregeling 2011 en zijn een uitwerking van het onderwerp duurzaam inkopen in het Procedurehandboek Stichting RIJK. Ambitieniveau eisen Ambitieniveau eisen Welk resultaat willen bereiken? De landelijke doelstelling bedraagt 75% in 2010 en 100% in 2015. Dit wordt gemeten op basis van het inkoopvolume van alle inkopen met een ondergrens van € 50.000. Omdat het gemeentelijke inkoopvolume jaarlijks verschilt, twee productgroepen een hoog inkoopvolume hebben en niet alle bedragen per productgroep kunnen worden uitgesplitst, is het niet goed mogelijk om jaarlijkse doelen op basis van inkoopvolume te stellen. Het voldoen aan alle eisen in relevante productgroepen geeft wel een goed inzicht in de vorderingen die worden gemaakt. Diemen koopt per 17 mei 2011 voor 40% van de relevante productgroepen al voor 100% duurzaam in. Dit wil zeggen dat per productgroep aan alle eisen wordt voldaan. Bij onderstaande percentages wordt geen financiële ondergrens gehanteerd: het gaat om alle inkopen, klein en groot, waarvoor criteria beschikbaar zijn. De ambitie bij het voldoen aan de eisen voor de komende jaren is: 2011: 50% van de relevante productgroepen (inclusief collectieve aanbestedingen RIJK); 2012: 75% van de relevante productgroepen (na 1 jaar gestructureerd duurzaam inkopen); 2013: 90% van de relevante productgroepen; 2014: 95% van de relevante productgroepen; 2015: 100% van de relevante productgroepen (is de landelijke doelstelling voor gemeenten).

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 10


Om deze ambitie (voldoen aan de eisen) te bereiken zijn geen extra financiële en personele middelen noodzakelijk. Bij het voldoen aan de eisen is als regel geen sprake van meerkosten. Over het algemeen zijn de eisen al gangbaar. AgentschapNL heeft de criteria al uitgewerkt en houdt deze actueel, zodat het bij de eisen slechts gaat om het invoegen van extra tekst in aanbestedingsdocumenten. Ambitieniveau wensen Ambitieniveau wensen Bij de wensen (gunningcriteria) kan wel sprake zijn van meerkosten. Des te ouder het criteriadocument is (in afwachting van actualisatie) des te groter de kans is dat wensen al gemeengoed zijn geworden en niet of nauwelijks tot meerkosten zullen leiden. Dit impliceert dat de inkoper van geval tot geval moet afwegen of de wensen worden meegenomen bij de inkoop en hoe zwaar deze meetellen in het selectieproces. Op dit moment voldoen we in Diemen aan 25% van de afzonderlijke wensen in de 35 relevante productgroepen. Besloten is om voor het voldoen aan de wensen geen harde ambitie/doelstelling vast te stellen, omdat er mogelijke sprake is van meerkosten waarvoor geen budget beschikbaar is. Voor het beoordelen van de wensen zijn geen extra personele middelen noodzakelijk. Bij een goede voorbereiding van de inkoop vindt een (uitvoerige) vraagspecificatie plaats waarin duurzaamheid wordt meegenomen. AgentschapNL heeft de criteria al uitgewerkt en houdt deze actueel, zodat het ook bij de wensen slechts gaat om het invoegen van extra tekst in aanbestedingsdocumenten. Verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen Besloten is dat de betreffende afdelingsmanager eindverantwoordelijk is voor het opnemen van alle eisen en zoveel mogelijk wensen bij elke inkoop, voor zover voor de productgroep een criteriadocument van AgentschapNL beschikbaar is. Indien er zwaarwegende argumenten zijn om één of meer eisen niet te stellen bij de inkoop, dan wordt de volgende procedure gehanteerd: - opdracht tot € 10.000 per jaar: in de offerteaanvraag of de bestelling wordt door de aanvrager na overleg met de (sub)budgethouder expliciet en gemotiveerd aangegeven dat de betreffende eis(en) van AgentschapNL niet van toepassing zijn; - opdracht van € 10.000 tot € 50.000 per jaar: in de uitwerking van de selectiecriteria en gunningcriteria wordt door de budgethouder na overleg met de portefeuillehouder expliciet en gemotiveerd aangegeven dat de betreffende eis(en) van AgentschapNL niet van toepassing zijn; - opdracht vanaf € 50.000 per jaar: in de uitwerking van de selectiecriteria en gunningcriteria en in het B&W-voorstel wordt door de budgethouder na overleg met de portefeuillehouder expliciet en gemotiveerd aangegeven dat de betreffende eis(en) van AgentschapNL niet van toepassing zijn. Door dit expliciet, per eis gemotiveerd, op te nemen kan de duurzame aanbieder/inschrijver alsnog aangeven dat hij aan de eis kan voldoen, waarbij tegemoet wordt gekomen aan de in de motivatie opgenomen bezwaren tegen het opnemen van de eis. Besloten is om voor het voldoen aan de wensen geen officiële procedure in te voeren. Het is gewenst dat de afdelingsmanager of teamcoördinator regelmatig het onderwerp duurzaamheid aan de orde stelt in het team- of werkoverleg. Dan kunnen kennis en ervaring met elkaar worden gedeeld en kan een gezamenlijk standpunt worden ingenomen over nut en noodzaak van het opnemen van de afzonderlijke wensen. Vanuit de Werkgroep Duurzaamheid zal het voldoen aan de wensen worden gestimuleerd. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 11


Mocht uit de jaarlijkse monitoring blijken dat er geen of weinig toename is bij het voldoen aan de wensen dan zal het te voeren beleid opnieuw worden bekeken. Rapportage over duurzaam inkopen Besloten is om de landelijke deelnameverklaring te ondertekenen en daardoor vanaf 2012 mee te doen aan de tweejaarlijkse landelijke monitoring (vindt dan voor het eerst begin 2013 plaats). Hierbij geldt een ondergrens van € 50.000. Op basis hiervan wordt landelijk beoordeeld welke voortgang wordt geboekt. Om te beoordelen of de Diemense ambitie wordt gehaald is de landelijke monitoring te grofmazig en dus niet geschikt. Besloten is om de Diemense nulmeting jaarlijks te herhalen, waarbij op basis van de nulmeting per 17 mei 2011 alleen wijzigingen (totaal bedrag, meer eisen en wensen) moeten worden doorgegeven. Dit is met een beperkte inspanning mogelijk. De coördinator van de Werkgroep Duurzaamheid zal zorgen dat deelname aan de landelijke monitor en de jaarlijkse Diemense meting plaatsvinden en zal jaarlijks in de Milieunotitie over duurzaam inkopen rapporteren aan B&W en de gemeenteraad. De Diemerpress zal worden gebruikt om de medewerkers regelmatig over de ontwikkelingen te informeren. Opvallende successen worden ook extern gedeeld door informatie op te nemen in de Diemen Info en op de gemeentelijke website. Afstemming en borging in de gemeentelijke organisatie De ambtelijke Werkgroep Duurzaamheid (ingesteld bij B&W-besluit van 28 juni 2011) is belast met de afstemming en borging van duurzaam inkopen in de gemeentelijke organisatie. De werkgroep zal circa vier keer per jaar vergaderen om ondermeer: a. kennis en ervaring te delen; b. duurzaam inkopen te borgen in de gemeentelijke organisatie; c. afdelingsoverstijgende prioriteiten (met betrekking tot de wensen) te kunnen stellen. De Werkgroep Duurzaamheid zal zich (naast duurzaam inkopen) ook bezig houden met gemeentelijke interne milieuzorg en het energiebeleid (energiebesparing en het toepassen van duurzame energiebronnen). De Werkgroep Duurzaamheid is als volgt samengesteld: - beleidsmedewerker milieu, team ruimtelijk beleid (coördinator); - energiecoach, team ruimtelijk beleid; - coördinator team wijkbeheer; - coördinator team infra; - coördinator team gebouwen en facilitaire zaken - coördinator team sportbedrijf. Afhankelijk van te bespreken onderwerpen zullen andere medewerkers op ad hoc basis worden uitgenodigd aan een vergadering deel te nemen. Om de afstemming in management en bestuur te borgen is besloten om de coördinatie van duurzaamheid te leggen bij: - de afdelingsmanager ruimtelijke ontwikkeling; - de bestuurder met de portefeuille milieu. In een later stadium kan worden gedacht aan het opnemen van „het effect op duurzaamheid‟ in het bestuursvoorstel.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 12


Vervolgactiviteiten implementatie De coördinator van de Werkgroep Duurzaamheid zorgt in overleg met de inkoper van de Stichting RIJK voor het aanpassen van het Procedure handboek Stichting RIJK, protocollen, checklisten en aanbestedingsdocumenten; vindt plaats in het 3e kwartaal 2011. De coördinator van de Werkgroep Duurzaamheid zorgt tezamen met de inkoper van de Stichting RIJK voor het geven van voorlichting aan de medewerkers van de gemeente over duurzaam inkopen; vindt in het 4e kwartaal 2011 plaats. Een beknopte handleiding duurzaam inkopen is opgenomen als bijlage 4. Omdat de criteria van AgentschapNL al zeer veel achtergrondinformatie bevatten en steeds worden geactualiseerd, zal aanvullende scholing nauwelijks aan de orde zijn. Regelmatig worden voor diverse productgroepen landelijke of regionale praktijkbijeenkomsten georganiseerd waaraan zo nodig kan worden deelgenomen.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 13


BIJLAGE 1 OVERZICHT PRODUCTGROEPEN WAARVOOR CRITERIA GELDEN AgentschapNL heeft voor onderstaande 52 productgroepen criteria opgesteld en houdt deze actueel. Enkele productgroepen worden nog samengevoegd in één productbeschrijving, zodat uiteindelijk 46 productgroepen resteren. Onderstaand is een toekomstige samenvoeging aangegeven met *A, *B, enzovoort. De productgroepen zijn onderstaand gerangschikt naar team. Op de site www.pianoo.nl/duurzaaminkopen staan ze op alfabetische volgorde. Op 19 mei 2011 was de stand van zaken als volgt. Team gebouwen en facilitaire zaken, Team wijkbeheer 01. Bedrijfskleding (aanschaf) *A 02. Reiniging bedrijfskleding (exclusief schoeisel) *A Team personeel en organisatie 03. Externe vergaderen verblijffaciliteiten (i.v.m. vergaren/overdracht van kennis) Team gebouwen en facilitaire zaken 04. Kantoorgebouwen, beheer en onderhoud 05. Kantoorgebouwen, huur en aankoop 06. Kantoorgebouwen, nieuwbouw 07. Kantoorgebouwen, renovatie 08. Kantoorgebouwen, sloop 09. Beveiliging (dienstverlening voor beveiliging gebouw; geen producten/systemen) *B 10. Schoonmaak (alleen dienst schoonmaakbedrijf in kantoorruimte) 11. Transportdiensten (inhuur koerier, vracht- of verhuistransport) *B 12. Verhuisdiensten (in- en extern) *B 13. Elektriciteit (alleen levering via elektriciteitsnet) 14. Gas (nog niet vastgesteld) 15. Post (inhuur postdiensten voor verspreiding drukwerk) 16. Kantoormeubilair 17. Kantoorstoffering 18. Audiovisuele apparatuur (alleen televisie, videoapparatuur, beamer) 19. Groot keukenapparatuur (alleen professionele apparatuur, geen huishoudelijke) 20. Drankautomaten (alleen voor warme dranken en ook de producten) 21. Catering (alleen diensten en assortiment; geen automaten of apparatuur) 22. Reproductieapparatuur (printer, scanner, fotokopieerapparaat, fax) *C 23. Tonercardridges *C 24. Papier (alleen voor printen, kopiëren en drukwerk, ook uitbesteding) 25. Kantoorartikelen (alleen opbergmiddelen, etiketten, memoblaadjes, schrijfgerei) Team gebouwen en facilitaire zaken en Team communicatie 26. Drukwerk (alleen offsetdruktechniek) Team informatiemanagement Team informatiemanagement 27. Hardware (personal computer en monitor) 28. Netwerken (servers, telefoniediensten en telefoonapparatuur, ook mobiel)) Team wet maatschappelijke ondersteuning 29. Aangepast vervoer (alleen inhuur WMO-vervoersvoorziening) *D Team samenlevingsbeleid 30. Leerlingenvervoer (alleen inhuur georganiseerd per bus/taxi) *D --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 14


Team infra, Team vergunningen 31. Grondwerken, bouwrijpmaken, bodemreiniging en bodemsanering Team wijkbeheer, Team infra 32. Mobiele werktuigen (aanschaf/dienst met (dieselmotor)machines zonder kenteken) 33. Conserveringswerken (conserveren bij realisatie/beheer/onderhoud kunstwerken) 34. Groenvoorzieningen (alle natuur- en groenelementen, incl. sportvelden) 35. Wegen (diensten en werken voor wegen en voet- en fietspaden) 36. Straatmeubilair (inclusief verzamelcontainers afvalinzameling) Team wijkbeheer Team wijkbeheer 37. Dienstauto‟s (maximaal 9 personen en/of 3500 kg) 38. Zware motorvoertuigen (vanaf 10 personen, vrachtauto‟s, bussen) 39. Onderhoud aan transportmiddelen (dienstverlening door garage) 40. Gladheidbestrijding (als gevolg winterse neerslag en bevriezing) 41. Reiniging openbare ruimte (onkruid, graffiti, afvalbak, vegen, excl. groenvoorzieningen) Team infra 42. Kabels en leidingen (data, elektriciteit, drainage, afvalwatertransport) 43. Kunstwerken (beweegbare brug, viaduct, aquaduct, ecoduct, duiker, e.d.) *E 44. Waterbouwkundige constructies (dijken, kaden, havens, e.d. en baggeren) *E 45. Openbare verlichting (alle verlichting in openbare en publieke ruimte) 46. Riolering (alle diensten en producten m.b.t. afval-, hemel- en grondwater) 47. Gemalen (oppervlaktewater- en rioolgemalen) 48. Verkeersregelinstallaties (voor weg-, water- en spoorwegen) Bestuurssecretariaat 49. Buitenlandse dienstreizen (dienst van reisbureau, vervoerswijze en overnachting) Niet van toepassing in Diemen 50. Waterzuiveringsinstallaties, slibbehandeling (hele keten van realisatie tot beheer) 51. Vaartuigen (ontwerp, bouw, aanschaf, onderhoud groter dan 15 meter of 15 ton) 52. Openbaar vervoer (alleen aanbesteding busvervoer; gaat via Stadsregio)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 15


BIJLAGE 2 OVERZICHT PRODUCTGROEPEN WAARVOOR INFORMATIE BESCHIKBAAR IS Voor onderstaande 21 productgroepen zijn in 2007 en 2008 ook eisen en wensen geformuleerd. Deze zijn inmiddels komen te vervallen. In de documenten is aangegeven waarom er thans voor deze productgroepen geen eisen en wensen meer gelden. Deze documenten worden niet geactualiseerd. De informatie gaat derhalve verouderen. De productgroepen zijn onderstaan gerangschikt naar team. Op de site www.pianoo.nl/duurzaaminkopen staan ze op alfabetische volgorde. Op 19 mei 2011 was de stand van zaken als volgt. Alle teams 01. Externe adviesdiensten 02. Software 03. Studie en opleiding 04. Uitzendkrachten 05. Vakliteratuur en abonnementen Team gebouwen en facilitaire zaken 06. Bedrijfshulpverlening (materiaal) 07. Blusmiddelen 08. Bloemen en interieurbeplanting 09. Water(besparing) Team wijkbeheer 10. Gereedschappen 11. Huishoudelijk afvalbeheer Team Wet maatschappelijke ondersteuning 12. WMO hulpmiddelen 13. Hulp in het huishouden Team sociale zaken 14. Arbeidsmarktbeleid 15. Inburgeringtrajecten 16. Schuldhulpverlening Team handhaving 17. geweldmiddelen en uitrusting Team ruimtelijk beleid 18. grondverwerving 19. parkeren 20. stedenbouwkundig ontwerp Team financiën 21. Bankdiensten en verzekeringen

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 16


BIJLAGE 3 NULMETING DUURZAAM INKOPEN IN DIEMEN PER 17 MEI 2011 Bijlage 3. Nulmeting duurzaam inkopen in Diemen per 17 mei 2011 Conclusie Bij de bestaande structurele inkoop (jaarlijks of periodiek terugkerend) voldoen we bij 14 van de 35 productgroepen aan alle landelijke eisen van duurzaam inkopen en dat is 40%. Kijken we, zoals landelijk is voorgeschreven, naar het inkoopvolume dan gaan we al richting 74%. Dit is geen hard percentage omdat niet van alle, doch van 28 van de 35, productgroepen het inkoopvolume bekend is. De landelijke doelstelling is dat gemeenten streven om in 2010 voor 75% van het inkoopvolume duurzaam in te kopen en in 2015 voor 100%. Dat we in Diemen al hoog scoren komt met name omdat bij enkele productgroepen met een hoog inkoopvolume alleen sprake is van het voldoen aan al geruime tijd bestaande wettelijke eisen. Er valt in Diemen nog een hoop te verduurzamen, zowel wat betreft de eisen als de wensen (we voldoen maar aan 43% van de afzonderlijke eisen en 25% van de afzonderlijke wensen). Samenvatting Om te weten waar nu al staan met duurzaam inkopen conform de criteria van AgentschapNL is op 15 maart 2011 aan de coördinatoren van de teams een vragenlijst toegestuurd. In de periode 15 maart 2011 t/m 16 mei 2011 zijn door de verschillende teams de vragen bij de betreffende productgroepen zoveel mogelijk beantwoord. Op basis van de door de teams ingevulde vragenlijst zijn twee verzameloverzichten gemaakt. Verzameloverzicht 1: duurzaam inkopen op basis van het aantal productgroepen omschrijving inkoop

nummer(s) van de productgroep

aantal 100% duurzaam 12

aantal niet 100% duurzaam 0

aantal overig

aantal totaal

bestaande inkoop, bedrag bekend, duurzaam bestaande inkoop, bedrag bekend, niet duurzaam bestaande inkoop, bedrag niet bekend, duurzaam bestaande inkoop, bedrag niet bekend, niet duurzaam inkoop komt niet structureel voor inkoop (thans) niet van toepassing er gelden (nog) geen eisen totaal

02 03 13 24 25 27 29 35 40 43 44 46

0

12

01 04 09 10 15 16 20 22 23 26 30 34 36 41 45 47

0

16

0

16

38 42

2

0

0

2

28 32 33 37 39

0

5

0

5

05 06 07 08 11 12 17 18 48 49 19 21 50 51 52

0

0

10

10

0

0

5

5

14 31

0

0

2

2

totaal

14

21

17

52

Bij de landelijke monitoring geldt per productgroep dat, alleen indien in 100% van de inkopen aan alle eisen wordt voldaan, dit meetelt als duurzaam ingekocht. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 17


Op basis van verzameloverzicht 1 kunnen we concluderen dat we voor 14 van de 35 productgroepen bij de bestaande inkoop al volledig duurzaam inkopen en dat is 40%. Per productgroep kan sprake zijn van weinig tot veel eisen en wensen. Kijken we naar de afzonderlijke eisen en wensen dan voldoen we aan 43% van de eisen en 25% van de wensen. Er valt dus nog een hoop te verduurzamen. Bij de landelijke monitoring geldt ook, dat het percentage dat al duurzaam wordt ingekocht wordt berekend op basis van het totale inkoopvolume waarvoor criteria gelden. Dit betekent dat verzameloverzicht 2 voor de landelijke doelstelling maatgevend is. Verzameloverzicht 2: duurzaam inkopen op basis van het inkoopvolume team(s) nummer(s) productgroepen TGF 01 02 TWB TPO 03 TGF 04 05 06 07 08 TGF 09 10 11 12 TGF

13 14

TGF

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 26

TGF TCM TIM TWMO TSB TVG TIF TWB

27 28 29 30 31

TWB

32 33 34 35 36 32 33 34 35 36 37 38 39

TWB

40 41

TIF BS n.v.t.

43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

totaal

totaal

TIF

omschrijving productgroep(en) bedrijfskleding, aanschaf en reiniging externe vergaderfaciliteiten kantoorgebouwen, beheer en onderhoud, sloop, e.d. beveiliging, schoonmaak, transport/verhuisdiensten elektriciteit en gas (voor gas gelden nog geen eisen) post, kantoormeubilair en stoffering, div. apparatuur div. apparatuur, papier, kantoorartikelen, drukwerk drukwerk (bij TCM 100% maar bij TGF 0%) hardware en netwerken aangepast vervoer leerlingenvervoer grondwerken, waaronder bodemsanering (geen eisen) werktuigen, conserveren, groen, wegen, straatmeubilair werktuigen, conserveren, groen, wegen, straatmeubilair (vracht)auto‟s, onderhoud (vracht)auto‟s in garage gladheidbestrijding, reiniging openbare ruimte kunstwerken, verlichting, riolering, gemalen, VRI buitenlandse dienstreizen waterzuivering, vaartuigen, openbaar vervoer totaal

bedrag 100% duurzaam 10.000

bedrag niet 100% duurzaam 36.000

bedrag totaal

3.000 0

0 250.000

3.000 250.000

0

103.000

103.000

725.000

0

725.000

0

72.000

72.000

45.000

57.000

102.000

0

35.000

35.000

36.000 onbekend 261.000 0 0 230.000 onbekend 0

36.000 261.000 230.000 onbekend

46.000

0

115.000

115.000

2.306.000

623.000

2.929.000

onbekend

onbekend

19.000

120.000

139.000

1.912.000

292.000

2.204.000

0

0

0

onbekend

n.v.t. 5.317.000

n.v.t.

n.v.t.

1.933.000

7.250.000

Het totale inkoopvolume is niet bekend. Er kan daarom geen uitspraak worden gedaan over het precieze percentage duurzaam inkopen conform de landelijke definitie. Worden alleen de productgroepen meegenomen waarvan alle bedragen bekend zijn (28 van de 35 productgroepen) dan is sprake van 74% duurzaam inkopen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 18


BIJLAGE 4 BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR DUURZAAM INKOPEN Met het gereed komen van de duurzaamheidcriteria van AgentschapNL (zie bijlage 1 voor een overzicht) wordt het voor inkopers eenvoudiger daadwerkelijk duurzaam in te kopen. De criteria zijn juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. Voor de beschreven eisen en wensen in de duurzaamheidcriteria geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheden wil leveren, moet aan de eisen voldoen. Leveranciers kunnen zich op de wensen, net als op de prijs, onderscheiden. Voor de gemeente betekenen deze criteria een enorme steun in de rug, omdat het nu vooral een kwestie is van het toepassen van deze criteria in de inkoopprocedures en aanbestedingen. De duurzaamheidcriteria zijn in de verschillende fasen van het inkoopproces goed bruikbaar. Naast de eisen en wensen bevatten de criteria achtergrondinformatie, aandachtspunten en voorbeelden van contractbepalingen. De sociale criteria (nog niet beschikbaar) hebben betrekking op: eerlijke handel, mensenrechten en het bevorderen van de toepassing van internationale arbeidsnormen. Het gaat daarbij om vier fundamentele arbeidsnormen, zoals vastgelegd door de International Labour Organization (ILO): - afschaffing van dwangarbeid en slavernij; - afschaffing van discriminatie op het werk en in beroep; - afschaffing van kinderarbeid; - vrijheid van vakvereniging en recht op collectieve onderhandelingen. In het inkoopproces zijn de volgende vijf fasen te onderscheiden: inkoopvoorbereiding; specificeren en selecteren; contracteren en bestellen; bewaken en gebruiken; nazorg. Hierna wordt beschreven hoe duurzaam inkopen in elke fase van het inkoopproces een rol kan spelen, een vast aandachtspunt zal moeten zijn. Zie voor een uitgebreidere versie van deze handleiding, brochures en praktijkvoorbeelden www.pianoo.nl/duurzaaminkopen. PIANOo is het expertisecentrum aanbesteden van het Ministerie van economische zaken, landbouw en innovatie. Opgericht in 2005 na de bouwfraude. 1. Inkoopvoorbereiding Bij de inkoopvoorbereiding bepaalt u als inkoper de inkoopbehoefte en inventariseert u het aanbod in de markt. Ook wordt in deze fase bepaald hoe er wordt ingekocht. Wilt u gericht enkele leveranciers uitnodigen of is sprake van een openbare variant? Uiteraard gaat u na of AgentschapNL criteria heeft opgesteld voor de betreffende productgroep. Ga naar de website www.pianoo.nl/duurzaaminkopen. Hieronder volgen enkele suggesties voor de inkoopvoorbereiding. Vraag u af of het product of de dienst echt nodig is. Bedenk dat niet inkopen en besluiten tot hergebruik ook heel duurzaam is. Koopt u niet in, maak dat besluit dan bekend, laat de milieuwinst zien. Voorbeeld: een machine wordt weinig gebruikt, is

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 19


aan vervanging toe, maar het is milieuvriendelijker (en goedkoper?) om de werkzaamheden voortaan uit te besteden. Kijk of u kunt aansluiten bij andere beleidsdoelstellingen, zoals klimaatbeleid en beleid ter verbetering van de luchtkwaliteit. Voorbeeld van een sociaal criterium: door schoonmaakwerkzaamheden te laten uitvoeren tijdens schooltijden is de toegang tot werk voor mensen met kinderen gemakkelijker. Praat met collega‟s die een vergelijkbare inkoop hebben gedaan. Dat levert mogelijk suggesties op. Kijk ook op de website naar voorbeelden van andere gemeenten. Verken de markt en praat regelmatig met meerdere leveranciers. Aan welke duurzame oplossingen werken zij? Blijft de prijs acceptabel en is een eventueel hogere prijs terug te verdienen dankzij de energiezuinigheid of langere levensduur van het apparaat? Kijk ook wat iets minimaal mag kosten. Hoe wordt een lagere prijs bereikt? Zijn er wel sociaal aanvaardbare situaties op de werkvloer? Worden werknemers niet onderbetaald? Soms kunnen vergelijkbare producten op duurzaamheidaspecten met elkaar worden vergeleken, bijvoorbeeld verschillende soorten papier. Het is echter ook mogelijk om een keuze te maken voor geheel andere producten, bijvoorbeeld voor de fiets in plaats van gemotoriseerd vervoer. Dus probeer vernieuwend te denken! Bekijk of schaalvoordelen zijn te behalen door gezamenlijk met anderen in te kopen. Voorbeeld: de groene stroom die de gemeente gebruikt wordt in regionaal verband ingekocht. Vraag om een offerte per e-mail toe te sturen en/of om één exemplaar op dubbelzijdig bedrukt papier (dat uiteraard niet chloorgebleekt is en afkomstig is van hout uit duurzaam beheerde bossen) toe te zenden, waarbij het gebruik van metaal en kunststof (inbinden) is vermeden. 2. Specificeren en selecteren In deze fase wordt het in te kopen product, werk of dienst in termen van eisen en wensen bepaald. Ook worden de criteria vastgesteld, op basis waarvan een keuze wordt gemaakt voor de leverancier en de aanbieding. Deze informatie wordt beschreven in het programma van eisen, de selectiecriteria voor de leverancier en de gunningcriteria voor de inkoop. De gunningcriteria zijn alleen van toepassing indien is gekozen voor de economisch meest voordelige aanbieding. Programma van eisen Het programma van eisen bevat de minimumeisen die worden gesteld. Naast allerlei specifieke eisen voortkomend uit het vakgebied, neemt u ook de door AgentschapNL opgestelde eisen in het programma op. Leveranciers die niet aan de eisen van duurzaam inkopen voldoen, komen derhalve niet in aanmerking voor de opdracht (dit geldt ook als aan de vakinhoudelijke eisen niet wordt voldaan). Mochten er geen eisen van AgentschapNL voor duurzaam inkopen beschikbaar zijn, let dan bij het formuleren van het programma van eisen op de volgende duurzaamheidaspecten: Productiefase: herbruikbare grondstoffen en hulpstoffen; milieuvriendelijke ontginning grondstoffen; energie- en waterzuinige productie; beperkt gebruik schadelijke stoffen (bestrijdingsmiddelen, zware metalen); beperkt restafval en verantwoorde verwerking van afvalwater; gebruik van duurzame energie; milieuvriendelijk en beperkt transport; arbeidsnormen van ILO worden toegepast; er zijn stage-/werkplekken; Gebruiksfase: lange levensduur; milieuvriendelijk onderhoud; water- en energiezuinig; beperkt afval; vervangbare onderdelen; hervulbaar; gebruik van --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 20


duurzame energie; milieuvriendelijk transport; logistiek is slim en zuinig; toegepaste werktijden zijn geschikt voor participatie uit specifieke doelgroepen; er zijn ontplooiingsmogelijkheden voor het personeel; Afvalfase: hergebruik/recycling; demontabel; afvalverwerking voldoet aan ILOnormen; gebruik van duurzame energie. Functioneel specificeren kan een handig hulpmiddel zijn om duurzame oplossingen van leveranciers te stimuleren. Zo kunt u leveranciers stimuleren om met nieuwe duurzame oplossingen te komen, waar u zelf nog niet aan hebt gedacht. Vraag bijvoorbeeld naar het meest innovatieve, milieuvriendelijke product op een bepaald terrein. Voorbeeld: vraag niet om een schoonmaakmiddel, maar om de beste optie om de vloer schoon te houden (wellicht is het resultaat een deurmat). Denk bij de inhuur van adviesbureaus, aannemers en personeel van derden ook eens aan het beperken van het aantal af te leggen autokilometers. Selectiecriteria voor de leverancier Selectiecriteria voor de leverancier De selectiecriteria kunnen worden geformuleerd als eisen of wensen. Het gaat bijvoorbeeld om eisen en wensen met betrekking tot milieuzorg, zoals het beschikken over een ISO14001-certificaat (beschikken over een milieuzorgsysteem) of EMAS-certificaat (idem, maar dan uitgebreid met de verplichting om over duurzaamheid verslag te doen). Indien een leverancier niet beschikt over een certificaat, kan worden gevraagd op welke wijze het bedrijf aandacht besteed aan milieuzorg en de verbetering daarvan. Bij het kiezen voor het stellen van het criterium als eis, is het raadzaam om goed na te gaan of in de betreffende branche de certificering algemeen gangbaar is en/of niet onbedoeld kleine leveranciers worden uitgesloten. Neem bij twijfel het criterium alleen op als wens. In dat geval hebben bedrijven met een milieucertificaat op dit onderdeel een hogere score en vallen de bedrijven zonder certificaat niet meteen af. Gunningcriteria Gunningcriteria Kiest u voor de laagste prijs dan kunnen geen aanvullende criteria worden gesteld. Kiest u voor de economisch meest voordelige aanbieding dan kunt u diverse wensen formuleren (zoals: kwaliteit, levertijd, service), en ook de wensen voor duurzaam inkopen uit de criteria van AgentschapNL. Deze wensen gaan verder dan de eisen die in het programma van eisen zijn opgenomen. Op basis van deze wensen en de daarbij behorende wegingsfactoren worden dan de inschrijvingen beoordeeld. In het bestek dient concreet te worden aangegeven welke wensen van toepassing zijn, wat de rangorde daarvan is en welk relatief gewicht daaraan wordt toegekend. Mochten er geen wensen van AgentschapNL voor duurzaam inkopen beschikbaar zijn, dan kan worden verwezen naar een milieukeur. Op de website www.milieukeur.nl is een overzicht te vinden van de keurmerken per productgroep. Bij het noemen van een milieukeur voegt u altijd de zinsnede „of vergelijkbaar‟ toe. 3. Contracteren en bestellen U verwijst naar de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Diemen. In artikel I – 7. is geregeld dat de leverancier moet voldoen aan de in de overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties (waaronder duurzaamheid). In artikel I – 14. zijn milieuregels gesteld voor de verpakking van goederen. Een belangrijke tip bij het contracteren is om ook samen met de leverancier op zoek te gaan naar duurzaamheidwinst. Op welke terreinen zijn interessante ontwikkelingen te verwachten? En hoe kunnen die worden gestimuleerd? Ook hierover kunnen afspraken worden gemaakt in het contract. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 21


Het bestelproces kan op de volgende manieren worden verduurzaamd: - maak afspraken met leveranciers op plekken die weinig (openbaar) vervoer vereisen voor beide partijen; combineer afspraken; - probeer papier te besparen door zoveel mogelijk elektronisch af te handelen, dubbelzijdig te printen en het aantal stukken te beperken. 4. Bewaken en gebruiken In de fase bewaken en gebruiken wordt gewaarborgd dat u krijgt wat u hebt gevraagd. Zijn de producten op een milieuvriendelijke wijze verkregen? Voldoen ze aan de gewenste specificaties? Ook tijdens het gebruik is het zaak regelmatig te controleren of de afspraken door de leverancier worden nagekomen en het product doet wat het beloofd. Voorbeeld: is onderhoud echt milieuvriendelijker en minder frequent nodig? Interne communicatie is belangrijk als het product vraagt om een ander gedrag van gebruikers. Ook is communicatie met de leverancier van belang. Voldoet het geleverde product aan alle duurzaamheidcriteria, laat dan uw tevredenheid blijken. Dat is voor de leverancier een stimulans om op deze weg verder te gaan. Maar ook als u niet helemaal tevreden bent, moet u dat laten blijken. Wellicht is er met enkele ingrepen iets aan te doen of kunt u de leverancier uitdagen om een ingrijpende wijziging aan het product te ontwikkelen. 5. Nazorg In de fase van de nazorg wordt het hele proces van duurzaam inkopen van het product of de dienst nog eens onder de loep genomen. Wat zijn de goede en minder goede ervaringen? Aan welke aspecten moet de volgende keer meer tijd of inspanning worden besteed? Daarnaast gaat het om het afhandelen van klachten en claims, het afhandelen van meer- en minderwerk en het herzien van contracten. In deze fase kunt u de leveranciers die hun duurzaamheidafspraken nakomen belonen met bijvoorbeeld contractverlenging. Indien leveranciers hun afspraken niet nakomen kan een boete worden opgelegd en/of kan de gemeente afzien van contractverlening. Dit dient van te voren wel goed geregeld te zijn.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Blz. 22


Duurzaam inkopen in Diemen

Recommend Documents