PAPER SIM Case TI Leaders: Reinventing TI as a Strategic Business Partner
DOSEN :
Dr.Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc(CS) OLEH : ABDI SURYAWARDANA (NIM P056121761.50 ) HERU PRATAMA (NIM P056121841.50)
MAGISTER MANAJEMEN PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1 1.2 Tujuan Penulisan ......................................................................................... 2 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 3 2.1 Manajemen Strategik .................................................................................. 3 2.2 Peran Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategis ........................... 4 2.3 Peran CIO dalam Manajemen Strategik ..................................................... 5 BAB III. PEMBAHASAN ................................................................................ 7 BAB IV. KESIMPULAN ................................................................................. 12 DAFTAR PUSTAKA
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Peranan IT dalam dunia bisnis adalah sebagai usaha revolusi inovasi yang dilakukan secara global dan hubungannya mengenai riset dan pengembangan (R&D), yang memiliki peran yang sangat penting dalam mewujudkan IT berbasis bisnis. IT merupakan alat utama suatu perusahaan saat menghadapi persaingan bisnis. Erik Brynjolffsson, seorang professor MIT dan ahli TI Global, mengatakan “IT adalah perangkat revolusi global yang harus diinovasi pada empat dimensi secara bersamaan, yakni: pengukuran, eksperimen, pembagian dan replikasi“. Brynjolfsson mengatakan, dengan melakukan keempat perubahan ini secara bersamaan, pada dasarnya perusahaan telah menciptakan suatu jenis baru dari riset dan pengembangan (R&D). Ketika perusahaan mampu memaksimalkan kinerja IT pada ke empat dimensi tersebut secara bersamaan, maka perusahaan telah bekerja secara maksimum. Argurmen
Brynjolfsson
menyatakan
bahwa
IT
membawa
suatu
perusahaan jauh kepada nilai kemajuan dan kemampuan. Perusahaan yang bersedia atau mampu memahami suatu pola teknologi informasi yang dilengkapi dengan data-data yang valid akan memenangkan persaingan bisnis pada era global. IT merupakan hal yang penting dalam menunjang perkembangan perusahaan. Perusahaan yang tidak dapat menggunakan teknologi informasi dengan baik akan tertinggal dari perusahaan lain. Karena arus informasi sudah memegang peranan sangat penting dibandingkan arus barang. Pebisnis yang hebat dalam memonopoli arus barang tidak akan banyak berarti jika pebisnis atau perusahaan tersebut tidak memiliki sistem informasi yang akurat, terkini, mudah diakses, dan terkendali dalam penguasaan distribusinya. IT digunakan dalam pengaplikasian strategi kompetitif dasar. CIO Steve Olive penggunaan IT yang dapat diandalkan dan sangat baik harus diberikan secara konsisten. Hal ini menyatakan bahwa penerapan teknologi informasi harus ada pengimplementasian secara kreatif dalam menunjang proses-proses berikut: memproduksi produk dengan efektif dan efisien; menjual dan melayani customer
dengan baik; dan bermuara pada maksimumisasi profit perusahaan. Darryl Lemecha, CIO ChoicePoint Inc bahkan menyatakan bahwa strategi teknologi informasi dan strategi bisnis sudah menjadi satu karena teknologi sudah tidak dapat dipisahkan dari setiap kegiatan perusahaan. Hal ini adalah wujud nyata tentang pemanfaatkan teknologi informasi dalam menciptakan produk dan jasa baru. Gardner Corp berpendapat bahwa 60% direktur eksekutif akan membuat CIO mereka bertanggung jawab untuk menggunakan informasi sebagai asset strategis (menghasilkan pendapatan) dan 40% seorang CEO akan membuat CIO bertanggung jawab untuk inovasi model bisnis. Pernyataan-pernyataan tersebut menggambarkan bahwa IT sangat penting dalam sebuah perusahaan.
1.2 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan paper ini merujuk pada kasus teknologi informasi pada Real World Case 4, IT Leaders: Reinventing IT as a Strategic Business Partner: 1. Mengetahui peran Sistem Teknologi Informasi dalam mengembangkan manajemen Strategik. 2. Mempelajari pentingnya divisi Teknologi Informasi dalam menjalankan proses bisnis di beberapa perusahaan dan aplikasinya. 3. Mengetahui pentingnya peran CIO dalam suatu perusahaan.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Strategik Manajemen strategi merupakan suatu proses sebagai panduan utama untuk mengalokasikan seluruh sumberdaya pada organisasi dengan tetap menjaga sumber daya manusia dalam kondisi yang terbaik (Hunton et. al, 2004). Sedangkan Gluck et. al (1999) menjelaskan bahwa manajemen strategi merupakan suatu konsep berkembang, dimana hal ini dapat dilihat dari perkembangan yang semula berasal dari perencanaan keuangan yang kemudian berubah menjadi perencanaan berbasis ramalan, dan kemudian menjadi manajemen strategi. Menurut pandangan Wheelen dan Hunger (2004), manajemen strategi merupakan perkembangan lebih lanjut dari kebijakan bisnis. Perbedaan dari manajemen strategi dengan manajemen bisnis adalah kebijakan bisnis lebih pada kegiatan manajerial umum yang berorientasi pada sisi internal organisasi dengan tujuan untuk mengintegrasikan semua aktifitas manajerial yang ada. Sedangkan manajemen strategi merupakan serangkaian keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja organisasi dalam jangka panjang. Manajemen strategik memiliki ruang lingkup yang lebih luas bila dibandingkan dengan kebijakan bisnis. Wheelen dan Hunger (2004) menyatakan bahwa manajemen strategik mencakup empat elemen yang meliputi : 1. Pemindaian lingkungan (environmental scanning) 2. Perumusan strategi (strategy formulation) 3. Penerapan strategi (strategy implementation) 4. Evaluasi dan pengendalian (evaluation and control) Pemindaian lingkungan
Perumusan strategi
Penerapan Strategi
Evaluasi dan pengendalian
Gambar 1. Elemen dasar proses manajemen strategi (Wheelen & Hunger, 2004)
Sedangkan manfaat dari manajemen strategi menurut Wheelen dan Hunger (2004) adalah : 1. Pemahaman yang lebih baik atas visi organisasi 2. Fokus yang lebih tajam pada apa yang secara strategis lebih penting bagi organisasi 3. Meningkatkan pemahaman akan situasi yang terus berubah dengan cepat
2.2 Peran Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan dalam pengolahan data yang didalamnya termasuk proses memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dalam berbagai bentuk cara dalam menghasilkan informasi-informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu yang dapat digunakan dalam keperluan pribadi, bisnis, pemerintahan dan menjadi informasi
yang strategis dalam pengambilan keputusan. Teknologi ini
menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer ke komputer lainnya sesuai kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi yang digunakan agar data tersebut dapat tersebar dan diakses secara global. Ada tiga sasaran utama dalam upaya penerapan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi dalam suatu organisasi. Pertama adalah memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomisasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, yaitu meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan
informasi
guna pengambilan keputusan. Ketiga,
memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002). Tetapi penerapan Teknologi Informasi kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologi saja. Oleh karena itu, cara yang efektif dalam mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi Informasi adalah lebih berkonsentrasi pada kajian ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis yang terjadi saat ini dan perubahan lingkungan serta mempertimbangkan Teknologi Informasi sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Perencanaan strategis Teknologi Informasi
mempelajari pengaruh Teknologi Informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis Teknologi Informasi juga menjelaskan berbagai peralatan, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi IT dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan-penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Karakteristik dari perencanaan strategis IT antara lain adalah adanya misi utama (Pant & Hsu, 1995): 1. Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis 2. Adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna 3. Pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down
2.3 Peran CIO dalam Manajemen Strategik CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas salah satu area fungsional utama jasa informasi. CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerjasama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis. Rencana bisnis strategis yang menyatukan informasi sebagai sumberdaya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumberdaya informasi (McLead dan Schell, 2004). Ralph Sprague dan Barbara McNurlin menyatakan bahwa ada lima fungsi utama CIO di sebuah perusahaan (Sprague et.al., 1993), yaitu: 1. Memahami Bisnis Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis perusahaan. 2. Membangun Citra Divisi Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini penting karena banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang.
3. Meningkatkan Mutu Penggunaan Teknologi Tugas ketiga yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas dalam memasyarakatkan teknologi informasi agar bisa digunakan secara lebih aktif bagi para karyawan perusahaan. Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. 4. Mencanangkan Visi Teknologi Informasi Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah menentukan visi perusahaan melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang. Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif. 5. Pengembangan Sistem Informasi Tugas terakhir dari seorang CIO adalah membuat semua hal yang ada di atas menjadi nyata, yaitu dengan cara merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, yang terdiri dari komponenkomponen seperti software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan yang lainnya. Secara berkesinambungan seorang CIO harus mampu mengaplikasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan saat ini secara optimum, sejalan dengan rencana pengembangan di masa yang akan datang.
III. PEMBAHASAN 1. Apa tantangan bisnis dan politik yang mungkin terjadi sebagai akibat dari transformasi TI dari aktivitas dukungan untuk peran mitra? Gunakan contohcontoh dari kasus ini untuk mengilustrasikan jawaban Anda.
Tantangan bisnis dan politik yang dapat terjadi akibat dari transformasi teknologi informasi mengharuskan sebuah perusahaan menerapkan teknologi yang kreatif agar perusahaan dapat memproduksi barang secara lebih efektif dan efisien dengan biaya yang lebih rendah, melakukan penjualan dan pelayanan yang lebih baik, sehingga akan mendapatkan margin profit yang optimal. Gardner Corp berpendapat bahwa seorang direktur eksekutif akan membuat CIO yang bertanggung jawab dalam menggunakan informasi sebagai asset strategis atau seorang CEO akan membuat CIO bertanggung jawab dalam inovasi model bisnis. Berikut adalah contoh-contoh yang terdapat pada kasus ini: 1. John Hinkle dari Trans World Entertainment Corp John Hinkle dari Trans World Entertainment Corp. melakukan penghapusan jabatan analis dan memindahkan perannya ke dalam Project Management Office (PMO), yang bertugas mengawasi semua teknologi dan proyek bisnis, serta semua perubahan proses bisnis untuk kedelapan ratus perusahaan toko musik. Manajer PMO mengembangkan keahlian dan hubungan khusus dengan fungsi-fungsi khusus bisnis tempat dimana mereka berada. Proyek baru dan perubahan sistem berjalan melalui PMO yang menggunakan proses manajemen proyek Six Sigma. Hinkle mengawasi PMO dan Hinkle adalah salah satu anggota dari dewan eksekutif perusahaan dan memiliki pengaruh kuat dalam semua keputusan bisnis. Hinkle terlibat dalam merchandising, perencanaan toko dan setiap pertemuan penting lainnya di perusahaan. Hinkle diharapkan sangat mahir dalam hal-hal tersebut, dan diharapkan mampu menjawab lebih dari pertanyaan-pertanyaan IT. Hinkle adalah bagian dari proses brainstorming strategi. Hinkle juga menerapkan stategi bahwa setiap staf IT akan menghabiskan minimal tiga hari di lapangan setiap tahun untuk bekerja di
toko, gudang, atau departemen seperti keuangan atau gaji. Dengan cara tersebut diharapkan setiap staf IT akan memiliki pengalaman dalam proses bisnis, sehingga mengetahui apa yang dibutuhkan oleh bisnis dan juga mengetahui bagaimana membantunya. 2. Lemecha dari ChoicePoint Pada ChoicePoint, Lemecha menciptakan dua posisi dalam Teknologi informasi, yaitu: a) untuk tenaga teknis, yang memegang jabatan arsitek TI b) Sebagai manajer, yang memegang jabatan business information officer (BIO). BIO ditempatkan di setiap bisnis ChoicePoint dan bertindak sebagai CIO lokal. Para CIO tersebut terjun langsung dalam bisnis ini, sehingga para CIO mengerti masalah operasional, para CIO mengenal semua pegawai, dan para CIO menghabiskan 100 persen waktunya di unit bisnis, dimana para CIO secara langsung berperan dalam pengaturan IT bisnis ini. Manfaat adanya pengaturan ini adalah dalam menyelesaikan suatu masalah, orang yang berada dalam bidang IT akan melakukan proyekproyek dengan tepat dan perusahaan akan memperoleh pendapatan dan menghasilkan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Pertumbuhan pendapatan ChoicePoint yang konsisten, berkisar antara 5-15 persen per tahun selama beberapa tahun terakhir merupakan bukti dari penerapan dari strategi ini pada perusahaan tersebut. 3. Passerini dari Procter dan Gamble (P&G) Procter & Gamble (P&G) merupakan perusahaan IT yang penting dalam beberapa tahun terakhir karena telah memunculkan kembali IT sebagai rencana stategis dalam perusahaannya. Pada tahun 2006, P&G membentuk ulang dan berganti nama, fokus kembali dan mulai memberikan pelatihan kembali kepada 2.500 orang tim IT. Departemen IT berganti nama menjadi Information and Decision Solution (IDS). Departemen IDS ini kemudian digabungkan ke dalam P&G Global Business Services, yang merupakan pusat bagi pengembangan sumber daya manusia, keuangan, perencanaan strategis, dan fungsi relokasi. Staf
IDS fokus secara khusus pada proyek-proyek berbasis IT tingkat tinggi, sedangkan tugas-tugas IT rutin diserahkan kepada Hewlett Packard Co. IDS dilibatkan kepada tiga tujuan bisnis yang sama dari setiap unit bisnis P&G, yaitu untuk meningkatkan keuntungan, meningkatkan pangsa pasar, dan meningkatkan volume penjualan. Selama 10 tahun, senilai 3 juta dolar yang ditandatangani pada tahun 2003
2. Apa implikasi pergeseran dalam pandangan strategis IT untuk pekerja IT tradisional dan untuk lembaga pendidikan yang melatih mereka? Bagaimana hal ini mengubah penekanan pada pengetahuan dan keterampilan apa yang harus dimiliki orang di masa depan?
Perusahaan yang memiliki teknologi informasi, belum tentu memiliki sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Para pekerja IT tradisional menguasai bidang teknologi informasi termasuk bagaimana dataware, hardware, software, brainware, dan netware yang dipadukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Ternyata kemampuan ini dinilai tidak cukup dalam membuat perubahan pada perusahaan, karena tidak adanya keselarasan antara IT dan karakteristik perusahaan yang sesungguhnya. Sehingga harus ada kerjasama yang baik antara pekerja IT dengan pelaku usaha yang mengetahui karakteristik bisnis. Implikasi yang terjadi adalah para pekerja IT tradisional harus menyediakan solusi inovatif dalam tantangan bisnis yang berarti para pekerja IT tradisional harus menerapkan teknologi yang kreatif untuk memproduksi barang yang lebih efektif dan efisien dengan biaya riset dan pengembangan (R&D) yang lebih rendah, untuk menjual dan melayani dengan lebih baik, dan untuk harus dilakukan dengan margin profit yang tertinggi. Pemanfaatan IT untuk menciptakan produk baru dan jasa dan seluruh model bisnis baru dimana strategi teknologi dan strategi bisnis sekarang menjadi satu dan bukan lagi soal IT yang mengotomatisasi bisnis. Ini merupakan inovasi bisnis, meningkatkan bisnis dan menciptakan kembali bisnis, yang dimulai dengan organisasi IT. Para pengajar TI dan lembaga pelatihan harus memikirkan bagaimana cara memulai suatu inovasi bisnis, meningkatkan bisnis dan menciptakan kembali
bisnis. Hal ini memiliki arti adanya perubahan orientasi pengajaran bidang IT bukan hanya tentang perubahan strategi IT seperti infrastruktur, dukungan aplikasi, dan jasa desktop, dan perubahan teknis (dataware, hardware, software, brainware, dan netware) melainkan harus kepada variabel-variabel tambahan yang mendukung strategi bisnis seperti posisi bisnis bergerak (ranking bisnis), bidang yang dijadikan bisnis, pasar yang akan dihadapi oleh perusahaan, karakteristik konsumen yang akan dihadapi bisnis tersebut dan perubahan mengenai kerangka kerja IT dan pandangan pengajar IT dalam peramalan arah bisnis dan prospek bisnis tersebut kedepan.
3. Seberapa jauh Anda setuju dengan ide bahwa teknologi dibutuhkan di hampir semua aspek kegiatan perusahaan? Berikan contoh, selain yang termasuk dalam kasus, dari pengenalan produk terbaru yang tidak mungkin terjadi tanpa ketergantungan pada TI.
Setuju seperti pada kasus ketika eksekutif IT dari dunia hiburan Trans Corp mengatakan bahwa “Anda tidak memiliki sistem rantai suplai atau sistem keuangan yang bekerja di sebuah kotak atau sistem point-of-sale yang hanya membutuhkan uang. Sekarang kita telah sangat terintegrasi aliran data, sehingga setiap proyek membutuhkan pemahaman dari semua sistem dan semua area bisnis. Ini berarti bahwa pelaksanaan rekayasa ulang proses bisnis harus dilakukan dan setiap pekerja IT harus memahami dengan peran bisnis perusahaan, jika masalah ini dapat dipecahkan maka perusahaan akan memiliki kesempatan yang besar dalam mengembangkan bisnis mereka dengan efektif dan efisien. Sebagai contoh dalam industri perbankan adalah tidak mungkin dalam menjalankan bisnis tanpa menerapkan IT, karena industri perbankan berurusan dengan puluhan juta data pelanggan dan banyak terdapat perhitungan yang harus dilakukan oleh perangkat lunak. Penerapan IT tidak akan dapat mencapai kinerja yang maksimum jika para pekerja IT industri perbankan tidak memahami peran bisnis dari industri perbankan itu sendiri, sehingga dibutuhkan kerjasama yang baik antara pekerja IT dan divisi operasional yang lain untuk mendapatkan suatu kinerja yang efektif dan efisien dari perusahaan dalam industri perbankan untuk memenuhi target dan
tujuan perusahaan, dan mendapatkan kepuasan pelanggan dalam persaingan pasar. Jadi kesimpulannya adalah IT merupakan hal yang sangat penting bahwa rekayasa ulang proses bisnis industri perbankan untuk mengubah pola pikir bahwa divisi TI hanya mendukung kegiatan bisnis inti untuk menjadi peran mitra untuk mencapai tujuan perusahaan.
IV. KESIMPULAN 1. Saat ini sangat dibutuhkan keberadaan Teknologi Informasi (TI). Karena keberadaan IT memberikan peran dalam peningkatan keunggulan kompetitif perusahaan. 2. Teknologi informasi dibutuhkan dalam seluruh proses bisnis tanpa terkecuali, sehingga sudah menjadi keharusan untuk mengimplementasikan IT di perusahaan. 3. Peningkatan efektifitas dan efisiensi perusahaan dapat dilakukan dengan pemberdayaan teknologi informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Earl, E. Peter.2002. Information, Opportunism and Economic Coordination. Cheltenham. Gluck, F.W., S.P Kaufman, dan A.S. Walleck. 1999. ”The Four Phases of Strategic Management”. Journal Business Strategy. No. 3 pp.417-456. Hunton, James E., Stephanie M. Bryant, dan Nancy Bagranoff.2004. ”Core Concepts of Information Technology Auditing”. John Wiley & Sons, Inc. New Jersey. McLead, Jr Raymond dan George P. Schell.2004. Management Information System, 9th edition. Prentice Hall, Inc. Sprague, and Barbara C McNurlin. 1998. Information Systems Management in Practice. Englewood cliffs. New Jersey: Prentice-Hall Inc. Ward, John. and Joe Peppard. 2002. Strategic Planning for Information System 3nd ed .England: John Wiley & Sons. Wheelen, Thomas L. Dan J. Davis Hunger. 2004. ”Strategic Business and usiness Policy” 9th edition. Pearson Education International
