S K R I P S I. Program

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

EVAL LUASI PE ENGENDA ALIAN IN NTERN PE ENGGAJJIAN Studi Kaasus pada PT T (Persero) S SUCOFINDO Cabang M Madya Banjaarmasin

SKRIPSI

Diaju ukan untuk M Memenuhi Saalah Satu Syyarat M Memperoleh Gelar Sarjanna Ekonomi Program m Studi Akuuntansi

Oleh : Derivatif Dwirora Girsang G M : 0421141154 NIM

PROGR RAM STU UDI AKUN NTANSI JURUSAN J N AKUNT TANSI FAKULTAS EKO ONOMI UNIV VERSITA AS SANAT TA DHAR RMA YOG GYAKAR RTA 2010


EVAL LUASI PE ENGENDA ALIAN IN NTERN PE ENGGAJJIAN Studi Kaasus pada PT T (Persero) S SUCOFINDO Cabang M Madya Banjaarmasin

SKRIPSI

Diaju ukan untuk M Memenuhi Saalah Satu Syyarat M Memperoleh Gelar Sarjanna Ekonomi Program m Studi Akuuntansi

Oleh : Derivatif Dwirora Girsang G M : 0421141154 NIM

PROGR RAM STU UDI AKUN NTANSI JURUSAN J N AKUNT TANSI FAKULTAS EKO ONOMI UNIV VERSITA AS SANAT TA DHAR RMA YOG GYAKAR RTA 2010 i


ii


iii


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama

: Derivatif Dwirora Girsang

Nomor Mahasiswa

: 042114154

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : Evaluasi Pengendalian Intern Penggajian Studi Kasus pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal : 14 Oktober 2010

Yang menyatakan,

(Derivatif Dwirora Girsang)

iv


NIVERSITA AS SANATA A DHARMA A UN FAKUL LTAS EKON NOMI JUR RUSAN AKU UNTANSI – PROGRA AM STUDI AKUNTAN NSI PERNY YATAAN K KEASLIAN N KARYA TULIS T Yang bertannda tangan dii bawah ini, saya menyaatakan bahwaa Skripsi denngan judul Y E Evaluasi Peengendalian n Intern Peenggajian Studi S Kasus pada PT (Persero) S SUCOFIND DO Cabangg Madya Baanjarmasin yang dimajjukan pada tanggal 30 A Agustus 201 10 adalah hasil karya sayya. Denggan ini sayya menyatakkan bahwa dalam skrippsi ini tidaak terdapat k keseluruhan atau sebag gian tulisann orang lainn yang sayya ambil deengan cara m menyalin, a atau meniruu dalam beentuk rangkkaian kalim mat atau sim mbol yang m menunjukka an gagasan atau a pendapat atau pem mikiran dari ppenulis lain yang saya a seolah-o aku olah sebagaii tulisan sayya sendiri daan atau tidakk terdapat bagian b atau k keseluruhan tulisan yang saya salinn, tiru, atau yang y saya am mbil dari tullisan orang l tanpa memberikan lain m p pengakuan p pada penulis aslinya. Apabbila saya meelakukan hall tersebut dii atas, baik sengaja mauupun tidak, d dengan ini saya menyaatakan mennarik skripsi yang sayaa ajukan seb bagai hasil t tulisan saya sendiri ini. Bila kemuddian terbuktti bahwa sayya ternyata melakukan t tindakan meenyalin atau meniru tulissan orang laiin seolah-olaah hasil pem mikiran saya s sendiri, beraarti gelar daan ijasah yanng telah dibberikan oleh universitas batal saya t terima.

Yogyakkarta, 30 Aggustus 2010 Yangg membuat pernyataan, p

(Derivvatif Dwirora Girsang)

v


“ Apapun juga yang kamu perbuat, perbuatlah dengan segenap hatimu seperti untuk TUHAN.” (Kolose 3: 23) “ Tetapi jika aku harus hidup di dunia ini, itu berarti bagiku bekerja memberi buah.” (Filipi 1: 22)

Skripsi ini kupersembahkan sepenuhnya untuk:

- ALLAH BAPA, YESUS, dan ROH KUDUS -

♥ Bapak (A.T. Girsang) dan Mama (Shakila L.M. Nainggolan) ♥ Kakak (Grisna Bulana .G.) ♥ Adik (Yastriana L.G., Lian R.G., & Merta P.G) ♥ Opung (Celina T. Situmorang) ♥ Tante (Surya D. Nainggolan) ♥ Dosen (Bu Gien & Pak Nicko) ♥ Semua saudara dan teman

vi


MOTTO Tuhan menetapkan langkah-langkah orang yang hidupnya berkenan kepada-Nya. (Mzm 37: 23)

The first and the most important step towards success is the feeling that we can succeed.

- Nelson Boswell -

“ Masalah adalah hal yang membuat kita senantiasa bersyukur sehingga kita dapat lebih dewasa lagi dalam menghadapinya. ” .Riri.

vii


KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada: a. Romo Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyotamtama, SJ. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis. b. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. c. Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Sanata Dharma. d. Dra. YFM. Gien Agustinawansari, M.M., Akt selaku pembimbing yang telah sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. e. Nicko Kornelius Putra, S.E. selaku pembimbing yang telah sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. f. Ir. Imam Hidajat selaku pimpinan PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin yang memberikan ijin untuk melakukan penelitian.

viii


g. Azhar Lubis selaku manajer keuangan dan administrasi, Ramlan Kamberani selaku kepala bagian PSDM, Rizaludin selaku kepala bagian Akuntansi dan Keuangan serta seluruh staf dan karyawan yang telah meluangkan waktu untuk memberikan informasi, masukan, serta data yang dibutuhkan untuk penyelesaian skripsi ini. h. Ayahku tercinta, atas doa, cinta, perjuangan, pengorbanan, motivasi, kesabaran, serta dukungan spiritual dan material. Keringat dan air mata beliau menjadi motivasi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. i. Mamaku tersayang, atas doa, cinta dan kasih sayang, perhatian, kesabaran yang membuat penulis menjadi semangat dalam menyelesaikan skripsi ini. j. Opung dan tante anie terkasih, atas doa, penghiburan, bimbingan. Terimakasih sudah mau menjadi pendengar, penasehat, dan memberikan masukan dan tips saat penulis menemukan kesulitan dalam penyelesaian skripsi ini. k. Kakakku terkasih ‘Kak Grisna’, atas doa, kasih sayang, nasehat, pengorbanan, semua yang ada pada dirimu telah kurasakan dalam hidupku. Kasihmu selalu terpatri dalam hatiku. l. Adik-adikku tersayang, Astri, Lian, dan Merta atas penghiburan, perhatian yang selalu membuat penulis ceria dan tidak berputus asa dalam menyelesaikan skripsi ini. m. Teman-teman terdekat yang sudah memberikan doa, semangat, masukan, dan menjadi tempat berbagi suka dan duka, antara lain teman- teman kost Patra Indah (Mbak Febby, dkk), Narpace (adhist, etha, yaya, kak esther), dan Surya 6 (Renta, Vera, Yessie, Dian, Mei, Happy, Ci Linda, Ci Vita, Kak Ellen,dll).

ix


n. Teman-teman seperjuangan MPT bimbingan ibu Gien, antara lain Yulia, Tian, Vita, Upu, Dian, Ariel, Willy, Thomas. o. Teman-teman kuliah, khususnya Prodi Akuntansi angkatan 2004 kelas D. p. Teman-teman KKP angkatan XIV (Januari 2008) lokasi Cebongan, Sleman kelompok 9: Caecilia Thiakanita (Man), Maria Deasy (Akt), Edo (Man). q. Teman-teman dari PMK (Persekutuan Mahasiswa Kristen) Efata, GKPS, GKI Gejayan, GBI Rock, NHKBP Yogyakarta. r. Mas Mbong selaku pelatih PSM (Paduan Suara Mahasiswa) Cantus Firmus Universitas Sanata Dharma Yogyakarta dan anggota PSM CF angkatan ’05. s. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 20 Juni 2010

Penulis

x


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL……………………………………………...……….…........i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING…………………………………..ii HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………iii HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI……………………………………..iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS………………….....v HALAMAN PERSEMBAHAN …………………………………………...…….vi HALAMAN MOTTO …………………………………………………………..vii KATA PENGANTAR…………………………………………………………..viii HALAMAN DAFTAR ISI……………….………………………………...….....xi HALAMAN DAFTAR TABEL…………...……………………………….…...xiv HALAMAN DAFTAR GAMBAR…………...…………………………..……...xv ABSTRAK……………………………………………………………………….xv ABSTRACT……………………………………………………………………..xvi BAB I PENDAHULUAN……………………….………………….…...............1 A. Latar Belakang Masalah……………......………………….……….1 B. Rumusan Masalah………………………..………………..………..2 C. Batasan Masalah…………………………..……………..….……...3 D. Tujuan Penelitian………………………..……………...……..……3 E. Manfaat Penelitian………………………..…………...……...….....4 F. Sistematika Penulisan……………………..…………...…….…......5 BAB II LANDASAN TEORI……………….......................................................6

xi


A. Evaluasi………………………..……………..………………….....6 B. Pengendalian Intern……………....……………..………….…........6 C. Sistem Penggajian…………………...…………….…………........14 D. Pengujian Kepatuhan Pengendalian Intern Penggajian.……..........29 E. Attribute Sampling Dalam Pengujian Kepatuhan…….……..…….29 F. Stop-or-go Sampling ……………………………………………...30 G. Hasil Penelitian Terdahulu…………………………….…….........33 BAB III METODE PENELITIAN………………………………………...……35 A. Jenis Penelitian………………………………………….…….…..35 B. Tempat dan Waktu Penelitian…………………………..…….…...35 C. Subjek dan Objek Penelitian……………………….….……...…...35 D. Data yang Dikumpulkan…………………………….…....….........35 E. Teknik Pengumpulan Data………………………….…….…........36 F. Teknik Analisis Data………………………………….......………37 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN………………..……...…......44 A. Sejarah Perusahaan……………….…………………...…..............44 B. Lokasi Perusahaan ………………………………….…..….…......46 C. Bidang Usaha………………………..……………….…….….......47 D. Struktur Organisasi Perusahaan ……..………………...….…........54 E. Personalia………………………………..…….………….….........67 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN……..……………....…......71 A. Deskripsi Data………………………………..……………...........71 B. Pengujian Kepatuhan terhadap Pengendalian Intern pada

xii


Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO……….………...104 C. Pembahasan……………………………………………………...113 BAB VI

PENUTUP…………………………………………………..….…..117 A. Kesimpulan………………………………………….…….……117 B. Keterbatasan Penelitian……………………………..…….........119 C. Saran………………………………………………….……......120

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………….....…... LAMPIRAN………………………………………………………………......

xiii


DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1 : Stop-or-Go Decision………………………………………..……........32 Tabel 2 : Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian (Zero Expected Occurance)………………….. ……………………………..40 Tabel 3 : Attribute Sampling Table for Determining Stop-Or-Go Sampling Sizes and Upper Precision Limit Population Occurance Rate Based on Sample Results……………………………………………..………43 Tabel 4 : Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin………………………......71 Tabel 5 : Perbandingan Struktur Organisasi………………………………….....92 Tabel 6 : Perbandingan Sistem Otorisasi…………………………......................98 Tabel 7 : Perbandingan Prosedur Pencatatan ……….…...……………………..99 Tabel 8 : Perbandingan Praktik yang Sehat………….……………...................103 Tabel 9 : Besarnya Sampel Minimum Untuk Pengujian Pengendalian (Zero Expected Occurance)…………………………………...…………. .105 Tabel 10: Stop-Or-Go Decision untuk atribut kelengkapan dokumen pendukung…………………………………………………………..106 Tabel 11: Stop-Or-Go Decision untuk atribut kelengkapan otorisasi pada dokumen...…………………………………………………………...107 Tabel 12: Stop-Or-Go Decision untuk atribut kesesuaian informasi antar dokumen..…………………………………………………………....107 Tabel 13: Hasil Pemeriksaan Atribut terhadap Sampel Dokumen Penggajian...108 Tabel 14: Ringkasan Hasil Pengujian Kepatuhan terhadap Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin……….115

xiv


DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 : Flowchart Sistem Penggajian………………………….………......20 Gambar 2 : Struktur Organisasi PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin……………………………………………………......55 Gambar 3 : Flowchart Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin……………………....………………….…….82

xv


ABSTRAK EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN Studi kasus pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Derivatif Dwirora Girsang NIM : 042114154 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2010 Penelitian ini bertujuan untuk (1) mengetahui apakah pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik, (2) mengetahui apakah pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah efektif. Jenis penelitian adalah studi kasus. Objek penelitian adalah pengendalian intern penggajian pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin yang berlokasi di Jl. Jend A. Yani. No.21A. Km 7,8 Banjarmasin. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dan pengujian kepatuhan. Hasil analisis data menunjukkan bahwa pengendalian intern penggajian pada PT(Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah baik, hal ini terlihat dari hasil jawaban kuesioner mengenai unsur pengendalian intern penggajian sebagian besar adalah “Ya”. Pengendalian intern penggajian untuk atribut kelengkapan dokumen pendukung dan kesesuaian informasi antar dokumen adalah efektif dan untuk atribut kelengkapan otorisasi pada dokumen penggajian dapat disimpulkan tidak efektif.

xvi


ABSTRACT

THE EVALUATION OF PAYROLL INTERNAL CONTROL A case study at PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin

Derivatif Dwirora Girsang Sanata Dharma University Yogyakarta 2010 The aims of this research were (1) to determine whether the payroll internal control applied by PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin had been implemented properly, (2) to determine whether the payroll internal control applied by PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin had been effective. The type of this research was a case study. The object of research was payroll internal control at PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin located on Jl. Jend A. Yani. No.21A. Banjarmasin 7.8 km. The data analysis techniques used in this research were descriptive analysis and compliance test. The results of data analysis showed that the internal control of payroll in PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin was already good, it was seen from the results of answers to questionnaires on the payroll internal control elements that were mostly “Ya”. The payroll internal control for completeness of supporting documents attributes and the suitability of information among the documents was effective and for the attribute of completeness of the payroll authorization in the document could be concluded to be ineffective.

xvii


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Persaingan bisnis di era globalisasi ini sangatlah ketat. Banyaknya perusahaan baru yang bermunculan menambah ketatnya persaingan. Salah satu upaya yang dilakukan perusahaan-perusahaan tersebut agar dapat memenangkan persaingan yaitu dengan menarik perhatian publik melalui hasil kinerja perusahaan yang baik. Gambaran dari kinerja perusahaan tersebut dituangkan dalam bentuk laporan keuangan. Sebuah laporan keuangan dapat dikatakan baik apabila informasi yang terdapat dalam laporan keuangan tersebut dapat dipercaya. Laporan keuangan harus

mencerminkan

keadaan

dipertanggungjawabkan

sehingga

yang para

sebenarnya pengambil

dan

keputusan

dapat yang

mendasarkan diri pada laporan keuangan tidak akan tersesat. Salah satu faktor yang menentukan dapat dipercaya tidaknya laporan keuangan yang dihasilkan oleh perusahaan adalah pengendalian intern yang terdapat dalam suatu perusahaan. Semakin efektif pengendalian intern yang berlaku maka laporan keuangan yang dihasilkan semakin dapat dipercaya. (Mulyadi, 1993: 51) Pengendalian intern memang bukan dimaksudkan untuk menghilangkan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan. Pengendalian intern yang kuat dapat menekan terjadinya kesalahan atau penyelewengan dalam batas-batas yang layak dan kalaupun kesalahan atau penyelewengan terjadi, hal ini dapat diketahui dan diatasi dengan cepat. (Nugroho, 2000: 138)

1

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2

Dalam sebuah perusahaan, manajer puncak bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern yang baik. Manajemen harus mengevaluasi apakah pengendalian telah dirancang dan diberlakukan untuk mencegah atau mendeteksi salah saji yang material dalam laporan keuangan. Di samping itu, manajemen juga harus menguji efektivitas pelaksanaan pengendalian untuk menentukan apakah pengendalian telah berjalan seperti yang dirancang, dan apakah orang yang melaksanakan memiliki kewenangan serta kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan pengendalian itu secara efektif. (Arens, 2006: 372) Penggajian merupakan salah satu biaya perusahaan yang harus dilaporkan dalam laporan keuangan. Pengendalian intern penggajian yang tepat dan efektif membuat perusahaan akan dapat mengatasi dan menghindari hal- hal yang dapat merugikan perusahaan dan karyawan. Pengendalian intern merupakan alat bantu yang digunakan sebagai pedoman kerja untuk mengawasi pelaksanaan penggajian. (Istiawan, 2003: 2) Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mengambil judul “Evaluasi Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin”.


B. Rumusan Masalah 1. Apakah pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik? 2. Apakah pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah efektif?

C. Batasan Masalah Unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian yang akan dibahas dalam penelitian ini meliputi: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas. b. Sistem otorisasi oleh pejabat yang berwenang. c. Prosedur pencatatan. d. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

D. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui apakah pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik. 2. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah efektif.


E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan pertimbangan atau masukan bagi perusahaan tentang kebaikan dan kelemahan pengendalian intern dalam sistem penggajian dan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui efektifitas pengendalian intern terhadap sistem penggajian. 2. Bagi Penulis Penelitian ini berguna untuk menambah pengetahuan mengenai sistem penggajian dan menerapkan teori yang telah dipelajari pada saat kuliah ke dalam praktik. 3. Bagi Universitas Sanata Dharma Penelitian ini diharapkan dapat menambah kepustakaan dan memberikan masukan dalam bidang akuntansi khususnya pengendalian intern penggajian.


F. Sistematika Penulisan Secara garis besar penulisan skripsi ini sebagai berikut: Bab I

Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

Bab II Landasan Teori Bab ini menguraikan teori mengenai pengendalian intern, sistem penggajian dan pengujian kepatuhan. Bab III Metode Penelitian Bab ini berisi informasi mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dikumpulkan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Bab IV Gambaran Umum Perusahaan Bab ini berisi penjelasan mengenai sejarah perkembangan perusahaan, organisasi perusahaan, bidang usaha, lokasi perusahaan, personalia. Bab V Analisis Data dan Pembahasan Dalam bab ini, penulis menguraikan mengenai hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengendalian intern penggajian. Bab VI Penutup Kesimpulan dari penelitian, keterbatasan dan saran akan dijelaskan dalam bab ini.


BAB II LANDASAN TEORI

A. Evaluasi Secara garis besar pengertian evaluasi adalah penilaian. Pengertian evaluasi dan penilaian menurut Peter Salim (1991: 411), yaitu: 1. Evaluasi adalah kegiatan dengan sungguh-sungguh mengamati, mengoreksi, menimbang baik buruknya suatu masalah yang dilakukan oleh suatu tim secara formal, dengan dasar-dasar tertentu kemudian memberikan penghargaan seberapa besar bobotnya, kualitasnya, dan kemampuannya. 2. Penilaian adalah kegiatan dengan sungguh-sungguh mengamati, mengoreksi, menimbang baik buruknya suatu masalah yang dilakukan perorangan, dengan dasar-dasar tertentu kemudian memberi penghargaan seberapa besar bobotnya, kualitasnya, atau kemampuannya. B. Pengendalian Intern 1. Pengertian pengendalian intern “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.” (SA 319.2) “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” (Mulyadi, 2001: 163) “Sistem pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen dan personil usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan.” (Jusup, 2001: 252)

6


2. Tujuan pengendalian intern Tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 178), yaitu: a. Menjaga kekayaan perusahaan atau organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan, atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan dilindungi dengan pengendalian yang memadai. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan yang teliti dan andal. c. Mendorong efisiensi Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu dalam kegiatan bisnis perusahaan dan mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan. 3. Komponen pengendalian intern Komponen pengendalian intern menurut Standar Profesional Akuntan Publik, yaitu: a. Lingkungan Pengendalian Faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas yang diantaranya adalah integritas dan nilai etika, komitmen


terhadap kompetensi, dewan direksi dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, penetapan wewenang dan tanggung jawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia. b. Penaksiran Risiko Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. c. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. d. Informasi dan Komunikasi “Informasi dan komunikasi adalah pengidentikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.” (SA 319.2) e. Pemantauan “Suatu tanggung jawab manajemen yang penting adalah membangun dan memelihara pengendalian intern. Manajemen memantau pengendalian untuk mempertimbangkan apakah pengendalian tersebut beroperasi sebagaimana yang diharapkan dan bahwa pengendalian tersebut dimodifikasi sebagaimana mestinya jika perubahan kondisi menghendakinya. Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.” (SA 319.11)


4. Unsur pengendalian intern Pengendalian intern suatu perusahaan terdiri dari empat unsur pokok (Mulyadi, 2001: 164), yaitu: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: 1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik


akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Praktik yang sehat dalam organisasi perusahaan dapat diciptakan dengan cara-cara berikut: 1) Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak yang pemakaiannnya harus dipertanggungjawabkan. 2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi. 4) Perputaran jabatan (job rotation). 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh: 1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.


2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 5. Prosedur untuk memperoleh pemahaman pengendalian intern a. Pengajuan pertanyaan yang berhubungan dengan tugas-tugas personil perusahaan tersebut. Aktivitas ini dilakukan untuk menetapkan pemahaman para pegawai tentang tugas-tugasnya, mengetahui kinerja masing-masing pegawai dalam melaksanakan tugasnya dan mengetahui frekuensi, penyebab serta sifat penyimpangan. b. Observasi pelaksanaan tugas para personil. c. Inspeksi

atas

dokumen-dokumen

dan

laporan-laporan

yang

menunjukkan pelaksanaan pengendalian. Aktivitas ini dilakukan apabila terdapat alur pelaksanaan transaksi, misalnya dalam pembubuhan tanda tangan dan cap apakah pengendalian telah dilaksanakan dan siapa yang melaksanakannya. d. Pengerjaan ulang pengendalian oleh auditor. 6. Pelaksanaan penilaian pendahuluan Menurut Sugiarto (1983:130) cara yang digunakan untuk melaksanakan penilaian pendahuluan adalah melakukan penelitian pendahuluan, yaitu: a. Mempelajari bagan organisasi b. Mempelajari deskripsi jabatan c. Mempelajari pedoman prosedur


Menurut Munawir (1999: 238), cara yang digunakan untuk melengkapi pelaksanaan penilaian pendahuluan, yaitu: a. Mempelajari bagan alir (flowchart) Flowchart merupakan teknik untuk menjelaskan struktur pengendalian intern dengan menggunakan simbol-simbol. Flowchart menunjukkan urut-urutan proses atau aliran dokumen dalam pencatatan dalan suatu struktur, pemisahan tugas, otorisasi, pengesahan dan verifikasi itern dalam struktur tersebut. b. Mengisi kuesioner pengendalian intern Kuesioner pengendalian intern adalah suatu rangkaian pernyataan mengenai pengendalian dalam suatu siklus pemeriksaan. Hasil kuesioner memberikan jawaban “ya” atau “tidak” dimana “ya” berarti menunjukkan kekuatan pengendalian intern, sebaliknya jawaban “tidak” menunjukkan potensi kelemahan pengendalian intern. c. Melakukan pengisian uraian tertulis untuk memperoleh kelemahan tentang gambaran perusahaan melalui penjelasan-penjelasan lisan dari pejabat perusahaan. Menurut Mulyadi (2002: 200), pemahaman atas pengendalian intern menggunakan tiga macam cara: a. Kuesioner pengendalian intern (Internal control quetionaires) b. Uraian tertulis (written description) c. Bagan alir sistem (system flowchart)


Setelah melakukan penelitian pendahuluan, maka dapat diketahui kelemahan dan kekuatan pengendalian intern. Menurut Standar Akuntan Publik, ada tiga cara yang bisa digunakan akuntan publik dalam melakukan pemahaman dan evaluasi pengendalian intern: a. Internal Control Quetionaires (ICQ) Internal control quetionaires atau kuesioner berisi pertanyaanpertanyaan mengenai operasi kebijakan dan prosedur pengendalian intern. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dibuat sedemikian rupa sehingga jawaban yang diperlukan cukup dengan kata Ya (Y) dan Tidak (T). Jika jawaban yang ditulis mayoritas “Ya” maka menunjukkan pengendalian intern yang baik dan jika jawaban mayoritas “Tidak” berarti pengendalian intern yang dimiliki organisasi tersebut tidak baik. b. Flowchart Flowchart

adalah

diagram

alur

yang

menggambarkan

dokumen-dokumen suatu mata usaha. c. Narrative Deskripsi narrative adalah deskripsi tertulis yang berisi komentar-komentar tentang pertimbangan atau penilaian mengenai pengendalian intern.


C. Sistem Penggajian 1. Pengertian gaji “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan.” (Mulyadi, 2000: 373) 2. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian a. Fungsi penerima pegawai (bagian kepegawaian) Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan calon karyawan, memutuskan penempatan calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatat waktu (bagian pencatat waktu) Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (supervisor) atau oleh karyawan yang bertanggung jawab atas pembuatan daftar gaji dan upah. c. Fungsi pembuat daftar gaji (bagian gaji) Fungsi ini bertanggung jawab untuk menghitung penghasilan setiap karyawan selama waktu pembayaran gaji. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji kemudian diserahkan kepada fungsi


pembuat bukti kas keluar guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. d. Fungsi pembuat bukti kas keluar (bagian utang) Fungsi ini bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Fungsi ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada bagian kasa untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. e. Fungsi pembayar gaji (bagian kasa) Fungsi ini bertanggung jawab mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Kemudian uang tunai tersebut dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. f. Fungsi akuntansi umum (bagian jurnal, buku besar, laporan) Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat gaji dalam jurnal umum. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian Dokumen lengkap yang digunakan dalam sistem penggajian (Mulyadi, 2001: 335), yaitu: a. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan pegawai baru, surat keputusan


kenaikan/ penurunan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan, dan lain sebagainya. b. Kartu jam hadir Kartu jam hadir merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan dapat berupa daftar hadir biasa atau kartu hadir yang di cap dengan mesin pencatat waktu. c. Daftar gaji Daftar gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi dengan potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang, dan iuran karyawan. d. Rekap daftar gaji Rekap daftar gaji merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. e. Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat sebagai suatu catatan bagi karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan. f. Amplop gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji.


g. Bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan dokumen yang berisi perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan. 4. Catatan akuntansi dalam sistem penggajian Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian (Mulyadi, 2001: 292), yaitu: a. Jurnal umum Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap pesanan dan departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal ini adalah bukti kas keluar. b. Kartu kos produk Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah. c. Buku pembantu biaya Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja (selain biaya tenaga kerja langsung) setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.


d. Kartu penghasilan karyawan Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Selain itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dokumen dan catatan dalam sistem penggajian menurut Haryono Jusup (2002: 191) adalah sebagai berikut: a. Otorisasi personil Memo yang diterbitkan oleh departemen personalia tentang pengangkatan pegawai beserta semua perubahan status pegawai untuk keperluan pembuatan daftar gaji. b. Kartu waktu hadir Kartu yang digunakan bagi setiap pegawai untuk mencatat jam kerja yang telah dilakukan pegawai yang bersangkutan setiap hari selama periode pembayaran (mingguan, dua mingguan, atau bulanan). Pencatatan ke dalam kartu ini dilakukan dengan menggunakan mesin pencatat waktu kerja (time clock). Dalam sistem yang lebih modern, kartu ini tidak digunakan lagi dan diganti dengan kartu elektronik (badge) yang


bila diselipkan pada terminal akan menghasilkan pencatatan waktu secara elektronis. c. Catatan waktu kerja Formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang pegawai pada suatu pekerjaan (job) tertentu. Jumlah jam kerja ini seringkali dicetak dengan mesin. d. Daftar gaji Daftar yang menunjukkan nama para pegawai, pendapatan kotor, potongan-potongan, dan pembayaran bersih untuk suatu periode. Daftar ini merupakan dasar untuk pembayaran kepada para pegawai dan pencatatan gaji. e. Rekening bank-gaji Rekening giro yang dibuka di bank, khusus untuk keperluan pembayaran gaji. Pada setiap periode pembayaran, rekening ini diisi sebesar jumlah bersih gaji yang harus dibayar, dan bank akan mengurangi rekening ini sebesar cek-cek yang diuangkan para pegawai di bank tersebut. f. Cek gaji Perintah tertulis kepada bank untuk membayar sejumlah tertentu kepada pegawai yang menunjukkan cek tersebut di bank. Cek ini biasanya juga dilampiri dengan informasi tentang pendapatan kotor pegawai serta potongan-potongan atas pendapatan pegawai yang bersangkutan.


g. Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja Laporan yang menunjukkan pengklasifikasian rekening dari pendapatan kotor para pegawai pabrik untuk setiap periode pembayaran. h. Formulir pajak penghasilan karyawan Formulir-formulir

yang

disediakan

oleh

Direktorat

Jendral Pajak (departemen keuangan) untuk pembayaran pajak atas gaji pegawai yang telah dipotong perusahaan dari pendapatan kotor setiap pegawai sesuai dengan undang-undang yang berlaku. i. Arsip pegawai Berisi data kepegawaian untuk setiap pegawai yang meliputi informasi pengangkatan pegawai yang bersangkutan, evaluasi jabatan, tindakan indispliner (jika ada), dan sebagainya. j. File induk data personil File komputer yang berisi data terkini semua karyawan yang diperlukan untuk menghitung gaji, seperti klasifikasi jabatan, dan potongan- potongan. k. File induk pendapatan karyawan File komputer yang berisi pendapatan kotor, potonganpotongan, dan pendapatan bersih setiap pegawai yang dihimpun dari pembayaran gaji per periode pembayaran sejak awal tahun sampai saat ini.


5. Bagan alir penggajian Menurut Mulyadi, gambaran sistem penggajian dapat disajikan dalam bagan alir (flowchart) sebagai berikut: Bagian Pencatat Waktu Mulai

Mencatat jam hadir karyawan

KJH

Membuat daftar hadir

KJH Daftar Hadir Karyawan

1 KJH : Kartu Jam Hadir Gambar 1: Flowchart Sistem Penggajian Sumber: Sistem Akuntansi, (Mulyadi: 2001, 392-395)


Gambar 1: Flowchart Sistem Penggajian (lanjutan 1) Bagian Gaji 6

1

KPK KJH

Daftar gaji

Daftar Hadir

2

3 Bukti kas keluar T

Membuat daftar gaji

Membuat rekap gaji

SPG 2 RDG

1 2 T

1 Daftar Gaji

Kartu Penghasilan Karyawan

KJH SPG RDG KPK 2

= Kartu Jam Hadir = Surat Pernyataan Gaji = Rekap Daftar Gaji = Kartu Penghasilan Karyawan

A


Gambar 1: Flowchart Sistem Penggajian (lanjutan 2) Bagian Utang 2

7

KPK SPG

RDG 2

RDG

DG

1

2 1

Bukti kas 1 keluar

2 1 Daftar Gaji

Membuat bukti kas keluar

8

KPK SPG 2

RDG

1 2

DG

1 3

Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

2 1 Bukti Kas Keluar

4 3

Register bukti kas keluar

KJH = Kartu Jam Hadir SPG = Surat Pernyataan Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji DG = Daftar Gaji KPK = Kartu Penghasilan Kary.


Gambar 1: Flowchart Sistem Penggajian (lanjutan 3) Bagian Kasa 1

4

KPK

KPK SPG RDG

SPG 2

RDG

2 DG

2 2

1

DG

3

1 3

Bukti kas 1 keluar

Bukti kas 1 keluar

Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek

Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji

6

Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji

Membayarkan gaji kpd karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan

Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya

1

7

DG RDG SPG KPK

= Daftar gaji = Rekap Daftar Gaji = Surat Pernyataan Gaji = Kartu Penghasilan Karyawan


Gambar 1: Flowchart Sistem Penggajian (lanjutan 4) Bagian Akuntansi Umum 3

7

RDG

1 2

RDG DG

Bukti kas keluar

2 1

Bukti kas 1 keluar

Membuat bukti memorial

RDG BKK

1 N

2

Bukti memorial

Register cek selesai Jurnal Umum

5 DG = Daftar Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji BKK = Bukti Kas Keluar


6. Prosedur penggajian a. Prosedur pencatat waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk perusahaan. Bentuk pencatatan waktu dapat menggunakan daftar hadir biasa atau clock card yang berguna untuk menentukan gaji karyawan yang bersangkutan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa). b. Prosedur pembuatan daftar gaji Pembuatan daftar gaji dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Data yang digunakan adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat, penghentian karyawan, daftar gaji sebelumnya, dan daftar hadir. c. Prosedur distribusi biaya gaji Distribusi biaya gaji dilakukan pada bagian-bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja.


d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan suatu perintah mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen yang dimaksud. e. Prosedur pembayaran gaji Fungsi pencatatan utang membuat perintah mengeluarkan kas kepada fungsi pembayaran gaji untuk menuliskan cek yang akan ditransfer pada nomor rekening karyawan untuk pembayaran gaji. 7. Unsur pengendalian intern sistem penggajian Unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2001: 345), yaitu: a. Organisasi 1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Otorisasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi. 2) Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi.


3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. c. Prosedur pencatatan 1) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. 2) Tarif gaji yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. d. Praktik yang sehat 1) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 2) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran. 3) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan.


4) Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. e. Mutu karyawan 1) Perekrutan pegawai harus berdasarkan seleksi 2) Calon pegawai harus memenuhi persyaratan tertentu sesuai dengan jabatan yang akan diduduki 3) Harus diadakan pelatihan bagi karyawan baru 4) Pegawai yang sudah ada harus diberikan tambahan pengetahuan sesuai dengan perkembangan pekerjaannya. D. Pengujian Kepatuhan Pengendalian Intern Penggajian Pengujian kepatuhan ditujukan untuk membuktikan apakah unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian benar-benar telah dilaksanakan oleh setiap fungsi pembentuk sistem tersebut. Langkah-langkah

yang

dilakukan

untuk

melakukan

pengujian

kepatuhan dalam sistem penggajian, yaitu (Mulyadi, 1992: 352-355): 1. Melakukan pengamatan terhadap pemisahan fungsi pembuatan daftar gaji dari fungsi pembayaran gaji dan fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi operasi, 2. Melakukan pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir dan jam kerja karyawan, 3. Melakukan pengamatan terhadap pembayaran gaji, 4. Mengambil sampel daftar gaji, 5. Mengambil kartu jam hadir karyawan.


E. Attribute Sampling dalam Pengujian Kepatuhan Attribute sampling atau proportional sampling digunakan untuk menguji efektivitas pengendalian intern atau pengujian ketaatan/kepatuhan (compliance test) guna mengetahui apakah ketentuan-ketentuan yang dibuat oleh manajemen telah ditaati. Ada tiga model pengambilan sampel dalam attribute sampling, yaitu fixed-sample-size attribute sampling, stop-or-gosampling dan discovery sampling. F. Stop-or-go Sampling Stop-or-go sampling digunakan apabila audit bertujuan untuk meyakinkan sesuatu, misalnya apabila auditor ingin menentukan apakah suatu karakter populasi, misalnya tingkat kesalahan (error rate) lebih rendah dari tingkat tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya oleh auditor yang bersangkutan. Jika auditor tidak menemukan adanya penyimpangan tertentu yang telah ditetapkan, ia dapat menghentikan pengambilan sampelnya. Prosedur yang harus ditempuh oleh auditor dalam menggunakan stopor-go sampling adalah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan populasi dan satuan atau unit sampling Populasi merupakan keseluruhan data yang ingin digeneralisir oleh auditor.

Satuan

atau unit sampling adalah unsur

(elemen) dalam

populasi, baik merupakan suatu dokumen, transaksi pencatatan (entry) ataupun baris tertentu dalam suatu pos (item) yang memiliki sifat-sifat/ karakteristik yang akan diukur oleh auditor guna membuat estimasi mengenai karakteristik seluruh populasi.


2. Menentukan atribut yang akan diperiksa Attribute adalah karakteristik yang bersifat kualitatif suatu unsur yang membedakan unsur tersebut dengan unsur lain. 3. Menentukan DUPL dan R% Desired Upper Precision Limit (DUPL) atau acceptable upper precision limit atau tingkat kesalahan yang diharapkan adalah tingkat kesalahan maksimum yang masih bisa diterima. Reliability level (R%) atau tingkat kepercayaan adalah probabilitas benar dalam memercayai efektivitas pengendalian intern. Ada tiga tingkat keandalan yang dapat digunakan, yaitu: a. 90%, artinya pengendalian intern cukup dapat diandalkan. b. 95%, artinya pengendalian intern dapat diandalkan. c. 99%, artinya pengendalian intern sangat dapat diandalkan. 4. Menentukan sampel pertama (sampel minimum) Besarnya sampel minimum yang harus diambil ditentukan dengan cara menentukan titik potong baris DUPL dengan kolom reliability level yang telah dipilih pada tabel Besarnya Sampel Minimum. 5. Memilih anggota sampel 6. Membuat tabel stop-or-go decision Tabel ini merupakan tabel untuk merencanakan pengendalian jumlah sampel. Langkah yang ditempuh untuk membuatnya adalah melakukan pemeriksaan sampai dengan jumlah sampel minimum yang


sudah ditentukan. Bila dari semua sampel tidak ditemukan penyimpangan maka pengambilan sampel dihentikan. Tabel 1 Stop-or-Go Decision Langkah ke-

1 2 3 4 5

Besarnya sampel kumulatif yang digunakan

Lanjutkan Lanjutkan ke ke langkah langkah 5 jika berikutnya kesalahan jika kesalahan paling tidak yang terjadi sebesar sama dengan 1 4 2 4 3 4 4 4 tidak meletakkan kepercayaan intern atau gunakan fixed-sample-

Berhenti jika kesalahan kumulatif yang terjadi sama dengan

60 0 96 1 126 2 156 3 Pertimbangkan untuk terhadap pengendalian size-attribute sampling

Sumber: Mulyadi, Auditing, Edisi 6, 2002, hal 266

7. Memeriksa attribute Pemeriksaan terhadap attribute dilakukan dengan mempelajari dan melakukan pendataan mengenai kesesuaian attribute. Jika terjadi penyimpangan dari unsur pengendalian yang seharusnya maka peneliti harus mencatat berapa kali penyimpangan yang ditemukan. 8. Mengevaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute anggota sampel. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute dilakukan dengan menghitung AUPL. AUPL (achieved upper precision limit) adalah kesalahan senyatanya yang dijumpai dalam sampel. AUPL dihitung dengan rumus sebagai berikut:

AUPL =


Jika AUPL = DUPL berarti pengambilan sampel dihentikan dan dapat diambil kesimpulan bahwa pengendalian intern sudah efektif. Tetapi apabila ternyata AUPL yang dihasilkan lebih besar dari DUPL maka perlu diadakan sampel tambahan. Sampel tambahan ini dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Sample size = G. Hasil Penelitian Terdahulu 1. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penggajian Pada Lembaga Pendidikan (Studi Kasus pada Yayasan Pendidikan Xaverius Palembang) oleh Gregorius Bayu Gunawan. Penelitian

ini

bertujuan

untuk

mengetahui

apakah

sistem

pengendalian intern penggajian sudah dilaksanakan sesuai dengan kajian teori yang ada dan apakah sistem pengendalian intern di Yayasan Pendidikan Xaverius Palembang juga sudah efektif. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, kuesioner dan dokumetasi.Teknik analisis data dilakukan dengan membandingkan antara teori dengan praktek yang dilaksanakan di Yayasan Pendidikan Xaverius Palembang. Analisis efektivitas

sistem

pengendalian

intern

pada

sistem

penggajian

menggunakan metode stop-or-go sampling. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penggajian Yayasan Xaverius Palembang sudah sesuai dengan kajian teori yang ada. Hasil pengujian kepatuhan


menyatakan bahwa dengan R% (reliability level)= 95% dan DUPL (desired upper precision limit)= 5%, tidak ditemukan attribute yang mengalami penyimpangan sehingga diperoleh AUPL (achieved upper precision limit)= 5%. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem penggajian Yayasan Pendidikan Xaverius Palembang sudah efektif, karena DUPL= AUPL. 2. Mengukur Efektivitas Pengendalian Intern pada Penggajian (Studi Kasus pada pabrik-pabrik Gula Madu Baru PT) oleh Elisabeth Dwi Lestari. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan dan efektivitas pengendalian intern pada penggajian di Pabrik-Pabrik Gula Madu Baru PT. Jenis penelitian adalah studi kasus. Data dikumpulkan dengan melakukan observasi, wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. Teknik pengambilan sampel dilakukan dengan cara ordinal dan teknik analisis data dilakukan dengan membandingkan struktur pengendalian intern yang berlaku di P2G Madu Baru PT dengan landasan teoritis, juga melakukan pengujian kepatuhan pengendalian intern dengan model fixedsample-size attribute sampling. Berdasarkan penelitian diperoleh hasil sebagai berikut: a. Pengendalian intern pada P2G Madu Baru PT sudah baik, hal ini dibuktikan dengan adanya karyawan yang kompeten. b. Pengendalian intern pada penggajian sudah dilaksanakan secara efektif dan hasil evaluasi keandalan 95% diperoleh AUPL sebesar 3%, sehingga AUPL lebih kecil dari DUPL (AUPL< DUPL).


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian adalah studi kasus pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin. Kesimpulan yang akan diambil berdasarkan penelitian hanya terbatas pada objek yang diteliti. Hasil penelitian serta hasil analisa data hanya berlaku pada perusahaan yang diteliti. B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Penelitian dilaksanakan di PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Jl. Jend A. Yani. No.21A. Km 7,8. 2. Penelitian dilaksanakan mulai bulan Desember 2008 sampai dengan Januari 2009. C. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian Subjek penelitian ini adalah bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia), bagian utang, kasir, dan satpam. 2. Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah pengendalian intern penggajian. D. Data yang Dikumpulkan 1. Gambaran

umum

PT

(Persero)

SUCOFINDO

Cabang

Madya

Banjarmasin meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi, fungsi dan tugas setiap bagian, bidang usaha, lokasi perusahaan, dan personalia.

35


2. Sistem

penggajian

PT

(Persero)

SUCOFINDO

Cabang

Madya

Banjarmasin meliputi fungsi yang terkait, dokumen dan catatan akuntansi yang

digunakan,

prosedur

penggajian,

bagan

alir,

serta

unsur

pengendalian intern. E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan cara tatap muka dan tanya-jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan data penelitian yang diperlukan oleh penulis. Peneliti melakukan wawancara dengan kepala bidang keuangan dan administrasi, sub bidang akuntansi keuangan, dan sub bidang sumber daya manusia untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum perusahaan dan sistem penggajian yang telah diterapkan oleh perusahaan. Pedoman pertanyaan wawancara dapat dilihat pada lampiran. 2. Kuesioner Kuesioner yaitu teknik pengumpulan data dengan cara menyusun daftar pertanyaan secara tertulis mengenai masalah yang diteliti. Teknik ini digunakan untuk memperoleh data primer, yaitu yang diperoleh dari penelitian. Data yang dapat diperoleh dari teknik ini yaitu pengendalian intern dalam sistem penggajian perusahaan. Kuesioner yang digunakan dalam penelitian ini adalah Internal control quetionaires yang ditujukan kepada bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia).


Internal control quetionaires atau kuesioner berisi pertanyaanpertanyaan mengenai operasi kebijakan dan prosedur pengendalian intern. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dibuat sedemikian rupa sehingga jawaban yang diperlukan cukup dengan kata Ya (Y) dan Tidak (T). Jika jawaban yang ditulis mayoritas “Ya” maka menunjukkan pengendalian intern yang baik dan jika jawaban mayoritas “Tidak” berarti pengendalian intern yang dimiliki organisasi tersebut tidak baik. 3. Dokumentasi Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari dokumen atau data yang ada dalam perusahaan yang berhubungan dengan sistem penggajian. Dokumen yang diperoleh dari perusahaan adalah bagan struktur organisasi, deskripsi jabatan, kartu absen, daftar ketidakhadiran, daftar lembur, laporan potongan pinjaman, rekap laporan gaji per bidang, SPPBPU (Surat Perintah Pengeluaran Bukti Pengeluaran Uang), BPU (Bukti Pengeluaran Uang), dan cek gaji. 4. Observasi atau pengamatan Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung di perusahaan tempat penelitian.


F. Teknik Analisis Data 1. Analisis Deskriptif Teknik analisis data yang dilakukan untuk menjawab masalah pertama dilakukan dengan analisis deskriptif yaitu mendeskripsikan data yang diperoleh dari hasil penelitian. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menjawab masalah yang pertama adalah sebagai berikut: a. Mendeskripsikan sistem penggajian yang diterapkan di PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin meliputi fungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang digunakan, prosedur-prosedur, bagan alir, serta pengendalian intern sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin. b. Membandingkan pelaksanaan pengendalian intern penggajian dengan

teori untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan pengendalian intern penggajian.

Apabila

pengendalian

intern

penggajian

yang

dilaksanakan telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern, maka dapat disimpulkan pengendalian intern telah dilaksanakan sesuai dengan teori. Namun, apabila unsur pengendalian intern tersebut tidak ditemukan pada sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin menunjukkan kelemahan pengendalian intern. Unsur pengendalian intern yang akan dibandingkan, yaitu struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.


c.

Memberikan penilaian atas pengendalian intern sistem penggajian dengan melihat jawaban kuesioner yang telah diisi oleh bagian PSDM. Pengendalian intern dikatakan baik jika sebagian besar jawaban “Ya” dan dikatakan lemah atau kurang baik jika sebagian besar jawaban “Tidak”.

2. Pengujian Kepatuhan Langkah yang dilakukan untuk menjawab masalah yang kedua yaitu dengan melakukan pengujian kepatuhan untuk menguji efektivitas pengendalian intern penggajian. Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam pengujian kepatuhan ini adalah stop-or-go sampling. Adapun prosedur dalam stop-or-go sampling adalah sebagai berikut : a. Menentukan populasi Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah laporan gaji karyawan bulan Desember 2008. b. Menentukan tingkat keandalan (reliability level/ R%) dan kesalahan maksimum yang masih bisa diterima (Desired Upper Precision Limit/ DUPL). Dalam penelitian ini tingkat keandalan (R%) dan DUPL yang digunakan adalah sebesar 95% dan 5%. c. Menentukan besarnya sampel minimum dengan cara mencari pertemuan antara R% dan DUPL dari tabel 2.


Tabel 2 Besarnya Sampel Minimum Untuk Pengujian Pengendalian (Zero Expected Occurance) Desired Upper Sample Size Based on Confidence Level Precision Limit 90% 95% 97,5% 10% 24 30 37 9 27 34 42 8 30 38 47 7 35 43 53 6 40 50 62 5 48 60 74 4 60 75 93 3 80 100 124 2 120 150 185 1 240 300 370 Perhatian : Jika kepercayaan terhadap pengawasan intern cukup tinggi, umumnya disarankan untuk tidak menggunakan tingkat keandalan kurang dari 95%. Oleh karena itu, dalam hampir semua pengujian pengendalian, besarnya sampel harus tidak boleh kurang dari 60 tanpa penggantian. Sumber: Mulyadi, Auditing, Edisi 6, 2002, hal 265

d. Menentukan atribut yang akan diperiksa Atribut yang akan diperiksa adalah sebagai berikut: 1) Adanya kelengkapan dokumen pendukung yang berkaitan dengan pembuatan laporan gaji karyawan. Kelengkapan

dokumen

pendukung

berguna

untuk

mengetahui apakah karyawan yang tercantum dalam laporan gaji karyawan benar-benar ada dan bukan pegawai fiktif. 2) Adanya kelengkapan otorisasi pada dokumen penggajian Kelengkapan otorisasi berguna sebagai bukti bahwa setiap aktivitas yang dilakukan telah diawasi dan disetujui oleh pihak yang berwenang.


3) Adanya kesesuaian informasi antar dokumen penggajian Kesesuaian informasi antar dokumen penggajian untuk mengetahui

apakah

gaji

benar-benar

dibayarkan

kepada

karyawan yang tepat dan jumlah yang dibayarkan sudah sesuai dengan hak karyawan. e. Memilih anggota sampel Pemilihan anggota sampel dilakukan dengan menggunakan program komputer Microsoft Excel, dengan cara merumuskan =INT(RAND()*M) dimana M adalah jumlah sampel. Cara menggunakan tabel acak yaitu, (Basalamah, 2003: 29) : 1) Pidahkan kursor ke tempat intruksi =INT(RAND()*M) tersebut berada 2) Tekan mouse pada Menu Bar Edit atau klik kanan pilih Copy 3) Pindahkan kursor dengan blok sel-sel yang akan dicopy 4) Tekan mouse, klik pada Menu Bar Edit atau klik kanan dan pilih paste f. Membuat tabel stop-or-go decision


g. Memeriksa dokumen penggajian Dokumen penggajian yang dipakai dalam penelitian ini, terdiri dari: 1) Dokumen utama Dokumen utama yang akan diperiksa yaitu laporan gaji karyawan. 2) Dokumen pendukung Dokumen pendukung yang diperiksa yaitu kartu absen, daftar ketidakhadiran karyawan/ daftar potongan transport, daftar lembur, laporan potongan pinjaman, rekap laporan gaji per bidang, SPPBPU (Surat Perintah Pengeluaran Bukti Pengeluaran Uang), BPU (Bukti Pengeluaran Uang), dan cek gaji. h. Mengevaluasi hasil pemeriksaan atribut Langkah

yang

dilakukan

untuk

mengevaluasi

hasil

pemeriksaaan atribut adalah sebagai berikut: 1) Menghitung besarnya AUPL Cara untuk menghitung besarnya AUPL adalah sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability for occurance observed Sample size = Desired Upper Precision Limit (DUPL)

Confidence level factor at desired reliability for occurance observed adalah besarnya nilai confidence level factor dapat dicari pada tabel 3, yaitu pertemuan antara tingkat keandalan pada kolom R% dengan jumlah kesalahan yang ditemukan pada


baris number of occurance. Sedangkan sample size yaitu jumlah sampel yang diperiksa. 2) Menentukan efektifitas hasil pemeriksaan atribut a) Jika AUPL ≤ DUPL, artinya unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif dan pengambilan sampel dihentikan. b) Jika AUPL > DUPL, maka pengambilan sampel dilanjutkan yaitu dengan memperbesar ukuran sampel kumulatif yang diperiksa. Cara untuk menghitung besarnya sampel kumulatif adalah sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability for occurance observed Sample size = Desired Upper Precision Limit (DUPL)

Tabel 3 Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-Go Sampling Sizes and Upper Precision Limit Population Occurance Rate Based on Sample Results Number of Confidence levels 90% 95% 97.5% occurance 2.4 3.0 3.7 0 3.9 4.8 5.6 1 5.4 6.3 7.3 2 6.7 7.8 8.8 3 8.0 9.2 10.3 4 9.3 10.6 11.7 5 10.6 11.9 13.1 6 11.8 13.2 14.5 7 13.0 14.5 15.8 8 14.3 16.0 17.1 9 15.5 17.0 18.4 10 . . . . . . . . . . . . 60.4 63.3 65.0 50 61.5 64.5 67.0 51 Sumber: Mulyadi, Auditing, Edisi 6, 2002, hal 268


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan PT (Persero) SUCOFINDO didirikan dengan akte notaris Johan Arifin Lumban Tobing Sutan Arifin Nomor 42 tanggal 22 Oktober 1956, yang anggaran dasarnya telah diumumkan dalam berita Negara RI nomor 293 tahun 1958. Anggaran dasar tersebut telah mengalami beberapa perubahan, yaitu: 1. Anggaran dasar seperti yang diumumkan dalam berita negara RI nomor 51 tertanggal 26 Juni 1970 dan tambahan berita negara nomor 195/1970. 2. Anggaran dasar seperti yang diumumkan dalam berita negara RI nomor 03 tertanggal 08 Januari 1971 dan tambahan berita negara RI nomor 21/1971. 3. Berdasarkan rapat umum pemegang saham yang telah dilaksanakan dalam akte notaris Sri Rahayu di Jakarta nomor 17 tertanggal 25 Juni 1985. Perubahan tersebut diumumkan dalam berita negara RI nomor 73 tertanggal 12 September 1986 dan tambahan berita negara nomor 1081/1986. PT (Persero) SUCOFINDO merupakan singkatan dari Perseroan Terbatas Superintending Company of Indonesia yaitu salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang surveyor independent yang berarti sebagai pihak penengah.

44


PT (Persero) SUCOFINDO merupakan usaha bersama antara pemerintah RI dengan Societe General De Surveillance (SGS) yang berkedudukan di Geneve Swiss, posisi pemilikan saham PT (Persero) SUCOFINDO, yaitu pemerintah RI 5% dan SGS 95%, kemudian pada tahun 1986 modal awal pemerintah RI menjadi 50% dan SGS 50% dan pada tahun 1990 sampai sekarang modal awal pemerintah RI menjadi 95% sedangkan SGS 5%. PT (Persero) SUCOFINDO sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) berkembang menjadi perusahaan surveyor dengan peralatan dan kemampuan teknis terlengkap di Indonesia dengan moto “Integritas, Profesionalisme, dan Kecanggihan dalam Pelayanan”. Berkat kemampuan dan integritasnya, PT (Persero) SUCOFINDO dipercaya oleh pemerintah untuk menyelenggarakan jasa surveyor dalam rangka pengadaan stok nasional, pengawasan surveyor dalam rangka pengadaaan stok nasional; pengawasan surveyor dan inspeksi; serta membantu terlaksananya ketentuan pemerintah dalam rangka tata niaga, perdagangan dan industri. Dalam melaksanakan aktivitasnya, PT (Persero) SUCOFINDO didukung oleh lebih dari 80 kantor cabang dan perwakilan, dengan peralatan laboratorium yang modern dan lengkap untuk analisa, serta oleh karyawan yang mampu dan terlatih dalam bidangnya. Salah satu Kantor Cabang PT (Persero) SUCOFINDO yaitu di kota Banjarmasin.


PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin berdiri sejak tanggal 1 Desember 1977 dengan status perwakilan. Pada tanggal 12 Juni 1989 terjadi perubahan dari status perwakilan menjadi salah satu cabang, kemudian pada tanggal 1 September 1997 terjadi perubahan lagi dari status cabang menjadi cabang madya. B. Lokasi Perusahaan PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin berlokasi di Jalan Ahmad Yani Kilometer 7,8 Nomor 21 A Banjarmasin, dengan status Hak Guna Bangunan (HGB). Kondisi tanah dan bangunan PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin saat ini adalah sebagai berikut: 1. Tanah Luas, panjang, dan lebar dari tanah PT (Persero) SUCOFINDO secara berturut- turut adalah 1.612 m², 85 m, dan 19 m. 2. Bangunan Luas, lebar, dan panjang dari keseluruhan bangunan kantor dan laboratorium adalah 900 m², 10 m, dan 30 m. Bangunan PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin terdiri dari 3 lantai, yaitu: a. Kantor dan laboratorium yang terdiri dari 3 lantai: 1) Lantai pertama dipergunakan untuk kegiatan di bidang operasional 2) Lantai ke dua dipergunakan untuk kegiatan di bidang keuangan dan administrasi


3) Lantai ke tiga dipergunakan untuk ruangan laboratorium b. Preparasi sampel batubara dan gudang Bangunan ini hanya terdiri dari 1 lantai saja. Kondisi fisik bangunan tersebut sebagian besar adalah semi permanen dengan luas 200 m², lebar 8 m, dan panjang 25 m. C. Bidang Usaha PT (Persero) SUCOFINDO memberikan jasa kepada masyarakat yang terdiri dari jasa tradisional, non tradisional, dan jasa-jasa khusus. Penjelasan mengenai jasa-jasa tersebut adalah sebagai berikut: 1. Jasa tradisional terbagi menjadi: a. Jasa Sarana Komoditi Umum (JSKU), meliputi: 1) Jasa Sarana Perdagangan (JSP), terdiri dari: a) Jasa manajemen agunan PT (Persero) SUCOFINDO melakukan pegawasan atas agunan barang-barang bergerak dijaminkan kepada para nasabah untuk memperoleh kredit dari Bank atau lembaga keuangan. Dalam kedudukannya sebagai pihak independen dan imparsial, PT (Persero) SUCOFINDO menjembatani kepentingan pihak Bank dan nasabah dengan menyajikan jasa varifikasi stock, pemeriksaan stock, pemantauan stock, pengawasan

gudang,

pergudangan umum.

pengelolaan

gudang,

manajemen


b) Jasa pengendalian hama Jasa ini terselenggara untuk quality maintenance terhadap komoditi dan struktur bangunan maupun kesehatan masyarakat melalui pengendalian hama. Pelayanan ini mencakup fumigasi barang di gudang, palka kapal maupun dalam

container

serta

penyemprotan

gudang

untuk

membersihkan dari hewan pengerat seperti tikus, serangga perusak, atau binatang pengganggu lainnya. c) Jasa perkapalan Kegiatan dari jasa ini meliputi pemeriksaan terhadap kondisi kapal, palka kapal, peralatan kapal, penentuan jumlah muatan kapal, pemeriksaan terhadap pemenuhan syarat untuk naik layar dan kebenaran bongkar muat. d) Jasa keagenan Llyod’s dan asuransi Sebagai agen Llyod’s, PT (Persero) SUCOFINDO bertugas mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai pergerakan kapal di seluruh pelabuhan nusantara serta informasi mengenai musibah yang terjadi terhadap kapal seperti kandas, tenggelam, hilang, atau terbakar. Sebagai agen asuransi PT (Persero) SUCOFINDO bertugas sebagai insurance surveyor, claim settling, maupun claim recovery.


2) Jasa komoditi umum (JKU) Jasa ini meliputi kegiatan pemeriksaan dan pengawasan untuk barang-barang yang diperdagangkan secara komersil, khususnya kualitas dan kuantitas. Jasa ini memberikan manfaat untuk melindungi kepentingan penjual di dalam negeri dan atau pembelian di luar negeri. Bidang-bidang yang dapat dilayani meliputi: a) Hasil pertanian Jenis-jenis jasa yang dapat ditawarkan meliputi cakupan yang luas. Beberapa jenis jasa yang sering dimanfaatkan pelanggan seperti pengawasan, penimbangan, pengambilan contoh, analisa mutu dan pengawasan pemuatan kapal, penghitungan jumlah kemasan yang dimuat, dan pelaksanaan fumigasi terhadap muatan. b) Hasil industri Produk-produk yang termasuk di dalam bagian ini adalah produk dalam negeri maupun luar negeri. Untuk produk dalam negeri selain digunakan untuk konsumsi dalam negeri juga untuk ekspor ke luar negeri. Produk tersebut terdiri dari pupuk, klinker, soda ash, pellet pup, produk logam/ besi, bleach soda, oil well cement, pestisida, alkana, kaustik soda, bleach craffpulp.


c) Hasil tambang Bidang jasa ini melakukan pemeriksaan terhadap bahan tambang logam dan non logam, batubara, bahan logam/ metal, produk metalurgi, pupuk, dan bahan kimia pada setiap tahap dari produksi sampai transportasi. d) Produk konsumen Bidang jasa ini melakukan pemeriksaan mutu barang produk konsumen, seperti tekstil, alat-alat kebutuhan rumah tangga, alas kaki dan lain-lain. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam

pemeriksaan

mutu

produk

konsumen,

yaitu

pengambilan contoh, pemeriksaan kuantitas, pemeriksaan kualitas

(komposisi

bahan),

pemeriksaan

kemasan,

pengawasan pemuatan/ pemadatan ke dalam container, dan pengawasan pemuatan ke atas kapal. b. Jasa Teknik Jasa ini merupakan jasa pemeriksaaan bagian sektor industri termasuk pabrik-pabrik, produsen minyak dan gas serta proyek perindustrian. Jasa teknik terdiri dari: 1) Jasa pemeriksaan komoditi migas dan petrokimia Merupakan jasa pemeriksaan mengenai kualitas dan kuantitas produk-produk minyak, gas bumi, dan petrokimia.


2) Jasa pengujian tanpa merusak Merupakan jasa inspeksi bahan, peralatan, mesin, dan bahan lainnya yang melalui pengujian teknologi tinggi seperti sinar X, sinar gamma, ultra sonic penetrasi warna dan sebagainya tanpa merusak bahan ujinya. 3) Jasa industri Merupakan jasa yang memberikan layanan pengawasan atas produk mesin dan peralatan serta melaksanakan kendali kualitas, survei kondisi dan uji daya. 4) Jasa konsultasi teknik Jasa yang melayani kebutuhan klien dalam bidang lingkungan konsultasi rancang bangun dan rekayasa dan manajemen supervisi. c. Jasa laboratorium Pelayanan jasa laboratorium PT (Persero) SUCOFINDO saat ini ditunjang oleh lima laboratorium penguji dengan peralatan lengkap dan modern. Laboratorium yang dimiliki oleh PT (Persero) SUCOFINDO tersebut, antara lain: 1) Laboratorium pemeriksaan dan analisa hasil tambang dan mineral 2) Laboratorium pemeriksaan dan analisa komoditi umum


3) Laboratorium

pemeriksaan

dan

analisa

lingkungan

dan

kependudukan/ AMDAL 4) Laboratorium pemeriksaan dan analisa minyak bumi dan petrokimia 5) Laboratorium pemeriksaan dan analisa petrifisika dan inti batuan. d. Jasa apraisal Jasa ini memberikan pelayanan yang luas untuk konsultasi engineering, manajemen dan pengawasan terhadap industri, utility dan lembaga pemerintah di seluruh Indonesia. Jasa tersebut meliputi jasa lingkungan, pengelolaan limbah industri, studi kelayakan ekonomi, keuangan dan teknis, manajemen dan pengawasan industri; manajemen resiko. 2. Jasa non tradisional Jasa non tradisional hanya terdiri dari satu bagian saja, yaitu jasa Aplikasi Tata niaga Ekspor (ATE). Jasa ini merupakan penugasan dari pemerintah yang mencakup kegiatan yang berkaitan dengan upaya menunjang dan meningkatkan ekspor, terutama komoditi non migas sekaligus memperlancar arus produksi. Kegiatan utama dalam jasa ini adalah: 1) Pemeriksaan barang ekspor dalam rangka pembebasan atau pengembalian bea masuk bagi bahan impor yang digunakan bagi produksi barang ekspor


2) Pemeriksaan barang yang mempergunakan fasilitas kawasan berikat 3) Penerbitan LPS (Laporan Pemeriksaan Surveyor), termasuk untuk komoditi yang tata niaganya dikendalikan atau diatur pemerintah dalam rangka mendorong ekspor barang. 3. Jasa-jasa khusus yang mendukung kegiatan ekspor-impor, antara lain: a. Jasa verifikasi masterlist Jasa ini membantu kelancaran investor untuk melakukan investasi-investasi yang menghasilkan produk ekspor. b. Jasa monitoring kuota tekstil Jasa ini membantu eksportir dalam penggunaan kuota dan memberikan kepercayaan pada importir produk TPT Indonesia. c. Jasa Comprehensive Import Supervision Service (CISS) Jasa ini memberikan kepercayaan pada importir barang-barang dari Indonesia di luar negeri atas barang-barang yang di impor di Indonesia. d. Jasa pengujian mutu ekspor yang dilaksanakan oleh unit laboratorium yang berakreditasi internasional e. Jasa sertifikasi produk jasa konsultasi dan sertifikasi manajemen mutu dan berdampak meningkatkan keunggulan kompetitif Indonesia di pasar global.


D. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi adalah kerangka atau susunan dengan pola tetap yang mempunyai hubungan antara fungsi-fungsi yang ada, tugas wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu organisasi. Menurut pola hubungan kerja dan lalu-lintas wewenang serta tangung jawab maka bentuk struktur organisasi yang diterapkan di perusahaan antara lain berdasarkan organisasi garis, organisasi fungsional, serta organisasi garis dan staf. Adapun struktur organisasi PT (Persero) SUCOFINDO

Cabang

Madya Banjarmasin

menggunakan

sistem

organisasi garis, dimana dalam sistem organisasi garis kekuasaan berjalan dari bawah ke atas. Disamping itu setiap atasan mempunyai bawahan tertentu di bawah kekuasaannya dan bawahan hanya mempunyai satu atasan tempat dimana ia mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya. Untuk

lebih

jelasnya,

struktur

organisasi

PT

(Persero)

SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin adalah sebagai berikut:


55

Kepala Cabang Penanggung jawab mutu

Bidang Operasi

Sub Bid. Komersial

Bidang Keuangan & Administrasi

Bidang Pemasaran

Sub Bid. Sub Bid. ATE Adm. Operasi

Sub Bid. Penjualan Jasa

Sub Bid. Pelayanan Pelanggan

Sub Bid. PSDM (Pengemb.Sumber Daya Manusia)

Satpam

Sub Bid. Akuntansi Keuangan (FAO)

APO

ARO

Staf

Staf

Sub Bid. Sistem Informasi (ITO)

Sub Bid. Umum (GAO) Process Officer

Kasir

Keterangan : Sub Bid = Sub Bidang ATE

ITO

= Aplikasi Tataniaga Ekspor

= Information & Technology Officer

GAO = General Affair Officer

APO

= Account Payable Officer

ARO = Account Receivable Officer

Gambar 2: Struktur Organisasi PT (PERSERO) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Sumber: PT (PERSERO) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin


1. Deskripsi Jabatan dalam Struktur Organisasi PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi di PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Kepala Cabang 1) Fungsi: Mengambil keputusan kebijaksanaan operasi dan unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya dan melakukan koordinasi dan konsultasi dengan direksi terkait dalam melaksanakan kegiatan di bidang operasi, pemasaran, keuangan dan administrasi serta jaminan mutu di unit kerjanya. 2) Tugas: a) Mengarahkan dan mengendalikan kebijakan manajemen di bidang operasi, pemasaran, keuangan, administrasi dan jaminan mutu di lingkungan cabang madya yang menjadi tanggung jawabnya. b) Mengkoordinasikan,

memantau

dan

mengevaluasi

pelaksanaan operasi jasa- jasa perusahaan di lingkungan cabang madya yang menjadi tanggung jawabnya. c) Mengantisipasi dan menindaklanjuti perkembangan peluang usaha jasa-jasa perusahaan di lingkungan cabang madya yang menjadi tanggung jawabnya.


b. Penanggung Jawab Jaminan Mutu 1) Fungsi Pelaksana kegiatan untuk pengembangan jaminan mutu 2) Tugas a) Melaksanakan, memantau, mengevaluasi, dan memberikan masukan dalam penyelesaian masalah di bidang jaminan mutu kepada kepala cabang. b) Membantu kepala cabang dalam menyiapkan data dan saran yang berhubungan dengan peningkatan mutu produksi di lingkungan cabang madya. c) Memasyarakatkan dan mengembangkan jaminan mutu yang ada di lingkungan cabang madya. d) Memberikan pelaporan secara periodik kepada kepala cabang terhadap usaha dan hasil pengembangan mutu yang telah dicapai. c. Bidang Operasi 1) Fungsi: Penyelenggara kegiatan operasi di lingkungan operasi dan di lingkungan cabang madya untuk bidang komersial, Aplikasi Tata niaga Ekspor (ATE) dan Administrasi Operasional serta membantu kepala cabang dalam mengambil keputusan dan perumusan petunjuk pelaksanaan serta penganalisis pelaksanaan kebijakan perusahaan di bidang jasa tersebut.


2) Tugas: a) Mengkoordinasikan

pelaksanaan

teknis

operasi

dari

pelayanan perusahaan di bidang komersial dan ATE. b) Mendayagunakan para inspektor, surveyor dan staf yang ada di lingkungan unit kerjanya agar lebih produktif. c) Memantau dan mempelajari perkembangan usaha teknologi pasar di bidang komersil dan ATE. d) Menyiapkan, mengelola, mengadministrasikan data dan dokumen kegiatan operasi pelayanan jasa perusahaan di bidang komersial dan ATE. d. Sub Bidang Komersial Bagian ini bertugas untuk menerima order di luar penugasan pemerintah yaitu jasa tradisional yang merupakan jasa khas SUCOFINDO. e. Sub Bidang ATE (Aplikasi Tataniaga Ekspor) Bagian ini melaksanakan tugas (penunjukan) pemerintah seperti kayu dan rotan, tambang, galian C. 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang jasa ATE. 2) Tugas: a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan jasa ATE b) Mengkoordinasikan pelaksanaan jasa ATE


c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan jasa ATE f. Sub Bidang Administrasi Operasi Bagian ini mengelola tugas khusus administrasi di bidang operasional mulai dari penerimaan order sampai dengan membuat surat perintah kerja untuk survey, penerbitan sertifikat, draf invoice Tugas: 1) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan administrasi operasi 2) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi operasi 3) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan administrasi operasi g. Bidang Pemasaran 1) Fungsi: Penyelenggara kegiatan operasional di cabang madya untuk bidang pelayanan pelanggan dan penjualan jasa serta membantu

kepala

cabang

dalam

perumusan

petunjuk

pelaksanaan dan penganalisa kebijakan di bidang jasa tersebut. 2) Tugas: a) Menyiapkan dan mengolah data tentang pelaksanaan kegiatan operasional pelayanan perusahaan di bidang pelayanan pelanggan dan penjualan jasa.


b) Mengkoordinasikan

pelaksanaan

teknis

operasi

dan

pelayanan teknis operasi dari pelayanan perusahaan serta penjualan jasa. h. Sub Bidang Penjualan Jasa 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang penjualan jasa 2) Tugas: a) Mengarahkan

dan

melaksanakan

kegiatan

di bidang

penjualan jasa b) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan rencana kegiatan penjualan jasa i. Sub Bidang Pelayanan Pelanggan 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang pelayanan pelanggan 2) Tugas: a) Mengarahkan

dan

melaksanakan

kegiatan

di bidang

pelayanan pelangan b) Mengkoordinasikan

pelaksanaan

kegiatan

di

bidang

pelayanan pelanggan c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan rencana pelayanan pelanggan


j. Bidang Keuangan dan Administrasi 1) Fungsi: Penyelenggara kegiatan operasi di cabang madya untuk bidang keuangan/ akuntansi, sistem informasi, pengembangan sumber daya manusia dan umum serta membantu kepala cabang dalam

pengambilan

keputusan

dan

perumusan

petunjuk

pelaksanaan serta penganalisis pelaksanaan kebijakan perusahaan di bidang tersebut. 2) Tugas: a) Mengkoordinasikan pelaksana teknis operasi dari pelayanan perusahaan di bidang keuangan/ akuntansi, sistem informasi, pengembangan sumber daya manusia dan umum. b) Menyiapkan dan mengolah data tentang pelaksanaan kegiatan operasi pelayanan perusahaan di bidang keuangan/ akuntansi, sistem informasi, pengembangan sumber daya manusia dan umum. c) Mendayagunakan para staf yang ada di lingkungan unit kerjanya agar produktif. k. Sub Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang pengembangan sumber daya manusia/ DIKLAT.


2) Tugas: a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan pengembangan sumber daya manusia/ DIKLAT b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pengembangan sumber daya manusia/ DIKLAT c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan pengembangan sumber daya manusia l. Sub Bidang Akuntansi Keuangan 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang keuangan atau akuntansi 2) Tugas: a) Mengarahkan

dan

melaksanakan

kegiatan

di bidang

pelaksanaan

kegiatan

keuangan/

keuangan b) Mengkoordinasikan akuntansi c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan keuangan/ akuntansi m. Sub Bidang Sistem Informasi 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang sistem informasi 2) Tugas: a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan pengembangan sistem informasi


b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang sistem informasi c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan di bidang sistem informasi n. Sub Bidang Umum 1) Fungsi: Pelaksana kegiatan di bidang umum 2) Tugas: a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan di bidang umum b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang umum c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan di bidang umum 2. Deskripsi Jabatan Bagian Penggajian a. HRO/ Bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia) Tugas dan tanggung jawab bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) adalah sebagai berikut: 1) Mengkonsolidasikan rencana kebutuhan pegawai dari masingmasing bagian untuk menjamin adanya perencanaan kepegawaian yang baik yang meliputi jumlah, kualitas, dan waktu kebutuhan pegawai di cabang Banjarmasin 2) Melakukan proses perekrutan pegawai sesuai dengan prosedur untuk menjamin tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam jabatannya.


3) Memonitor dan menyiapkan kontrak kerja pegawai serta menyiapkan dan memberikan perlengkapan kerja yang dibutuhkan untuk menjamin kelengkapan data- data kepegawaian 4) Melaksanakan

proses

pelatihan

pegawai

yang

meliputi

pendaftaran, pembayaran dan pemantauan, penyiapan sarana yang dibutuhkan serta melakukan evaluasi pelaksanaan program pelatihan untuk menjamin pegawai dapat mengikuti pelatihan dengan lancar dan dapat menerapkan pelatihan di lingkungan kerjanya. 5) Melaksanakan proses pembayaran gaji pegawai, menghitung upah lembur, kenaikan/ penurunan gaji, memproses klaim obat, bonus, THR dan benefit/ insentif lainnya, mencatat absensi pegawai untuk menjamin pegawai dapat menerima hak sesuai waktu yang ditentukan. 6) Melakukan

updating

data-data

kepegawaian

setiap

ada

penambahan/ perubahan yang terjadi serta menyimpan personal file dengan baik untuk menjamin tersedianya data kepegawaian yang uptodate dan aman. 7) Berhubungan dengan pihak asuransi, rumah sakit, untuk melakukan pendaftaran, pembayaran premi maupun mengajukan klaim karyawan yang mengalami kecelakaan, meninggal atau yang memutuskan hubungan kepegawaian dengan perusahaan


8) Berhubungan dengan depnaker atau instansi lain dalam mengurus pendaftaran, melaporkan atau menyelesaikan masalah perburuhan yang terjadi serta mengurus ijin ketenagakerjaan baik WNI atau WNA. 9) Mengkonsolidasikan hasil penilaian kinerja dari masing-masing bagian untuk mendapatkan data-data yang diperlukan dalam pengembangan karir pegawai di Cabang Banjarmasin. 10) Memonitor pelaksanaan kontrak jasa tenaga kerja dengan Labour Supply dan melaporkan kepada manajemen secara periodik. 11) Verifikasi tagihan rumah sakit, perusahaan Labour Supply, Surat Perintah Perjalanan Dinas, permohonan cuti, permohonan ijin kehadiran. 12) Melaporkan update data komposisi seluruh tenaga kerja/ karyawan di area dan sitesite secara periodik kepada manajemen. b. APO/ Account Payable Officer (Bagian Utang) 1) Menyiapkan dan verifikasi transaksi rutin non kas/ memorial pelengkap

yang

berkenaan

dengan

pembebanan

biaya,

pencadangan biaya, dan pengakuan pendapatan (Pendapatan Usaha Belum di-invoice-kan). 2) Input seluruh transaksi harian non kas di Orafin (General Ledger, dan Income/ Cost) setiap hari. 3) Verifikasi pembebanan dari unit lain pada Orafin (I/C), dan approve kalau data sudah valid.


4) Melakukan posting Orafin atas data GL, I/C, AP, dan AR setiap hari. 5) Mencetak hasil laporan keuangan maksimum 1 hari setelah tutup buku 6) Membuat

laporan

piutang

usaha

belum

di-invoice-kan

maksimum tanggal 6 7) Membuat laporan mutasi aktiva tetap dan persediaan maksimum tanggal 6 8) Membuat rincian buku pembantu pos-pos neraca sebagai lampiran laporan keuangan triwulan maksimum satu hari sebelum batas waktu yang ditetapkan kantor pusat. c. Staf APO 1) Verifikasi BPUK (Bukti Pengeluaran Uang Kas/Bank) dari sitesite, analisa, dan jurnal/ entry di Budget Control) sesuai pos anggaran (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) 2) Verifikasi, jurnal/ entry hasil BC di AP 3) Filing dokumen transaksi kas/ bank site-site 4) Membantu memproses bukti permintaan pembayaran di BC dan di AP sampai cetak invoice/ BPUK d. Kasir 1) Melakukan transaksi harian kas, bank PDO (Perkiraan Dana Operasi), dan bank PHP (Perkiraan Hasil Penagihan)


2) Melakukan pencatatan, entry data buku harian kas, bank PDO dan bank PHP 3) Menerbitkan cek dan aplikasi transfer bank 4) Membuat laporan harian kas, bank PDO, dan bank PHP 5) Payment invoice/ BPUK AP yang telah dibayar setiap hari 6) Filing dokumen BPUK, kas, bank PDO/PHP 7) Monitoring dan droping dana (transfer) dari kantor pusat di rekening bank PDO 8) Membuat laporan posisi hutang dan rencana pembayaran harian 9) Meminta print out rekening koran bank PDO/ PHP setiap hari. 10) Melakukan rekonsiliasi antara menurut catatan bank PDO/ PHP dengan R/K Bank setiap akhir bulan. e. Satpam 1) Menjaga keamanan dalam lingkungan perusahaan 2) Mengawasi proses absensi karyawan E. Personalia Karyawan PT (Persero) SUCOFINDO dibedakan menjadi 2 yaitu karyawan organik dan labour supply. Karyawan organik terdiri dari Pegawai Tetap (PT) dan Pegawai Tidak Tetap (PTT). Jumlah karyawan organik PT SUCOFINDO pada bulan Desember 2008 adalah sebanyak 119 orang. Jumlah labour supply (pegawai kontrak) sebanyak 350 orang. Pengadaan pegawai dilakukan dengan pemenuhan kebutuhan, mutasi pegawai, perekrutan tenaga kerja asing, dan perbantuan pegawai. Pemenuhan


kebutuhan pegawai disesuaikan dengan analisa kebutuhan yang telah dilakukan oleh perusahaan. Pemenuhan kebutuhan pegawai dilakukan dengan mengutamakan calon dari dalam perusahaan yang memenuhi persyaratan, apabila tidak ada maka pengusaha dapat mengadakan pemenuhan kebutuhan pegawai dari luar perusahaan. Perekrutan karyawan dari luar perusahaan dilakukan melalui iklan lowongan baik media cetak seperti koran dan media elektronik yaitu melalui radio. Adapun syarat umum bagi calon pegawai yang berasal dari luar perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Usia maksimum 25 tahun 2. Sehat secara fisik dan mental 3. Berkelakuan baik 4. Keterangan dari depnaker sebagai pencari kerja 5. Tinggi badan minimal 160 cm 6. SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) Proses seleksi terhadap calon pegawai/ karyawan dilakukan oleh bagian HRO (Human Resource Officer). Sedangkan ketentuan mengenai syarat pelamar ditetapkan oleh PSDM pusat.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Data 1. Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin berdasarkan hasil wawancara, dokumentasi, dan observasi adalah sebagai berikut: a. Fungsi yang terkait dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO 1) Bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia)/ HRO (Human Resource Officer) Bagian

PSDM

bertanggung

jawab

untuk

mengkonsolidasikan rencana kebutuhan pegawai dari masingmasing bagian, melakukan perekrutan dan seleksi pegawai, memonitor dan menyiapkan kontrak kerja pegawai, serta melaksanakan proses pelatihan pegawai. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat absensi karyawan dengan membuat daftar hadir karyawan. PSDM juga memegang fungsi pembuat daftar gaji yang bertugas untuk menghitung jumlah gaji yang akan diterima oleh karyawan, menghitung upah lembur dan kenaikan atau penurunan gaji karyawan sesuai dengan keputusan direksi. Selain itu, PSDM juga bertanggung jawab untuk

69


melakukan proses klaim obat, bonus, THR (Tunjangan Hari Raya) dan benefit/ insentif lainnya. 2) APO (Account Payable Officer)/ Bagian Jurnal APO (Account Payable Officer) bertugas untuk mencatat gaji dalam jurnal umum dan memposting ke dalam buku besar. 3) Staf APO (Account Payable Officer) / Bagian Utang Bagian ini bertugas untuk membuat bukti pengeluaran uang sebagai bukti pembayaran gaji karyawan. 4) Kasir Fungsi pembayar gaji dipegang oleh Kasir. Kasir bertugas untuk mentransfer gaji ke rekening bank masingmasing karyawan. 5) Satpam/ security Satpam bertugas untuk mengawasi jalannya proses absensi yang dilakukan karyawan perusahaan.


Tabel 4 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Fungsi

Nama Unit Organisasi

a) Fungsi penerima pegawai

Bagian PSDM

b) Fungsi pencatat waktu

Bagian PSDM

c) Fungsi pembuat daftar gaji

Bagian PSDM

d) Fungsi pembuat bukti kas Bagian Utang (staf APO) keluar e) Fungsi pembayar gaji

Kasir

f) Fungsi akuntasi

Bagian Utang (APO)

Sumber : PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin

b. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin yaitu: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen

pendukung

yang

menjadi

dasar

dalam

penghitungan gaji adalah surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian pejabat struktural, surat kenaikan atau penurunan pangkat, laporan potongan pinjaman koperasi, surat keterangan ijin, surat keterangan cuti, surat perintah perjalanan dinas, surat keterangan sakit dari dokter. 2) Kartu absen Kartu absen merupakan catatan jam hadir karyawan. Catatan jam hadir karyawan berupa kartu yang di cap dengan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Karyawan wajib melakukan

presensi

pada

waktu

akan

bertugas,

ijin


meninggalkan pekerjaan, dan usai bertugas. Kartu tersebut hanya berlaku untuk jangka waktu satu bulan. 3) Daftar hadir karyawan Bagian PSDM bertugas untuk membuat daftar hadir karyawan berdasarkan informasi yang berasal dari kartu absen karyawan pada bulan sebelumnya. Misalnya, absensi karyawan pada bulan November akan dimasukkan dalam daftar hadir bulan Desember. Dokumen ini berisi nomor, nama karyawan, jumlah terlambat pagi, jumlah terlambat hadir, pulang sebelum waktunya, alpa, cuti haid, ijin, ijin istimewa, sakit dengan keterangan dokter, lain-lain. Daftar hadir diperiksa dan di otorisasi oleh Manager Business Support dan Branch Manager (Kepala Cabang) sebelum digunakan sebagai dasar pembuatan daftar ketidakhadiran karyawan. 4) Daftar ketidakhadiran karyawan/ daftar potongan transport Daftar ketidakhadiran karyawan dibuat oleh bagian PSDM untuk menentukan potongan gaji bagi karyawan yang tidak hadir. Dokumen ini akan diperiksa dan ditandatangani oleh Branch Manager (Kepala Cabang). 5) Surat Perintah Kerja Lembur dan Laporan Hasil Kerja Lembur Surat Perintah Kerja Lembur adalah surat perintah kepala divisi kepada karyawan perusahaan untuk melakukan tugas tertentu yang akan dilakukan setelah jam kerja. Sedangkan


Laporan Hasil Kerja Lembur adalah laporan pelaksanaan lembur. Dokumen tersebut harus diotorisasi oleh kepala divisi yang memberikan perintah kemudian diserahkan kepada PSDM. Dokumen tersebut akan dipakai sebagai salah satu dasar dalam penghitungan upah lembur karyawan. 6) Daftar Lembur Karyawan Dokumen ini merupakan catatan yang berisi informasi mengenai jumlah jam lembur dan besarnya uang lembur yang diterima oleh karyawan tersebut yang dihitung berdasarkan jumlah jam lembur. Dokumen ini dibuat berdasarkan informasi dari Surat Perintah Kerja Lembur dan Laporan hasil Kerja Lembur. 7) Laporan potongan pinjaman Dokumen ini merupakan laporan pinjaman karyawan kepada perusahaan melalui koperasi simpan pinjam perusahaan. 8) Laporan gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji yang akan diterima oleh setiap karyawan setiap bulan yaitu jumlah gaji pokok ditambah tunjangan grade, lembur bulan lalu, tunjangan perum dan transport dan dikurangi dengan potongan-potongan seperti jamsostek, iuran SPS (Serikat Pekerja SUCOFINDO), arisan Perindo, iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman


barang koperasi, pinjaman bank, iuran telkomsel, potongan transport (potongan ketidakhadiran), dan lain- lain. 9) Rekap laporan gaji per bidang Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per bidang yang dibuat oleh PSDM berdasarkan laporan gaji. Dokumen ini ditandatangani oleh Branch Manager (Kepala Cabang), Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi), dan HRO (PSDM). 10) Slip gaji Slip gaji merupakan catatan penghasilan karyawan. Dokumen tersebut dibuat oleh bagian PSDM dengan tujuan agar karyawan dapat melihat dan mengetahui rincian gaji, potongan atas gaji serta

jumlah

gaji

yang

diterima

oleh

karyawan

yang

bersangkutan. Dokumen ini akan disimpan oleh bagian PSDM sebagai dasar pembuatan laporan PPH Pasal 21 karyawan yang ditanggung oleh perusahaan. Catatan ini juga digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. 11) Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang Kas/ Bank (SPPBPU) SPPBPU dibuat oleh bagian PSDM yang ditujukan kepada bagian utang sebagai permintaan untuk mengeluarkan bukti pengeluaran uang kas/ bank.


12) Bukti Pengeluaran Uang Kas/ Bank (BPU) Dokumen ini dibuat oleh staf APO (Bagian Utang) atas dasar Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang, Laporan Gaji, dan Rekap Laporan Gaji yang diterima dari bagian PSDM. Sebelum diserahkan ke kasir, dokumen ini diotorisasi terlebih dahulu oleh Branch Manager (Kepala Cabang) dan Manager

Business

Support

(Manajer

Keuangan

dan

Administrasi) 13) Rekening Simpanan Sementara Rekening tersebut merupakan rekening perusahaan pada bank merupakan fasilitas yang disediakan perusahaan yang digunakan sebagai sarana pembayaran gaji karyawan setiap bulan. 14) Berita acara serah terima Dokumen ini merupakan laporan pelaksanaan serah terima satu buah flash disc berisi autocredit payroll beserta print-out dari perusahaan ke bank. 15) Autocredit Payroll (Payroll Bank) Autocredit Payroll merupakan dokumen yang disediakan kasir kepada pihak bank untuk keperluan pembayaran gaji melalui rekening bank masingmasing karyawan. Adapun informasi yang terdapat dalam rekening ini yaitu: nomor urut, NPP (Nomor Pokok Pegawai), nama pegawai, nomor rekening,


dan jumlah gaji pegawai. Informasi tersebut membantu teller bank dalam melakukan transfer gaji karyawan ke masingmasing rekening. 16) Cek Gaji Cek Gaji merupakan perintah penarikan sejumlah uang kepada bank untuk keperluan pembayaran gaji karyawan. 17) Formulir setoran bank Formulir ini merupakan bukti setoran sejumlah uang berupa cek oleh kasir kepada pihak bank melalui rekening perusahaan. c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Penggajian PT (Persero) PT SUCOFINDO adalah sebagai berikut: 1) Jurnal Umum Transaksi pembayaran gaji karyawan yang dilakukan setiap bulan akan dicatat dalam jurnal umum oleh bagian jurnal (APO/ Account Payable Officer) berdasarkan bukti pengeluaran uang. Adapun pencatatan yang dilakukan adalah sebagai berikut: a) Catatan pada saat bagian PSDM mengeluarkan SPPBPU kepada bagian utang dan menyerahkan file payroll ke bagian kasir: Biaya Gaji Pegawai Pos Account Payable

xxx xxx


b) Catatan pada saat Bagian Utang menerbitkan Bukti Pengeluaran Uang ke bagian kasir: Pos Account Payable

xxx

Hutang Gaji

xxx

c) Catatan pada saat penerbitan cek yang akan diserahkan ke pihak bank: Hutang Gaji Kas/ Bank (Cek)

xxx xxx

2) Buku Pembantu Biaya Gaji Pegawai Buku pembantu ini merupakan rincian dari rekening biaya gaji pegawai. Dokumen sumber yang digunakan untuk membuat buku pembantu ini adalah laporan gaji, rekap laporan gaji. 3) Rekening Buku Besar Setelah melakukan pencatatan pada jurnal umum, bagian jurnal akan melakukan pembukuan (posting) ke dalam buku besar. Rekening ini merupakan ringkasan catatan pengeluaran kas untuk pembayaran gaji pegawai. d. Prosedur Penggajian Prosedur penggajian pada PT (Persero) SUCOFINDO dibantu dengan adanya sebuah program aplikasi komputer yaitu hurish. Program ini digunakan untuk membantu HRO dalam proses penghitungan gaji dan pembuatan laporan gaji karyawan. Program aplikasi ini juga terhubung ke bagian akuntansi (bagian utang dan


penjurnalan) sehingga data-data yang ada di bagian (PSDM) dapat ditransfer langsung ke bagian utang dan penjurnalan. Program tersebut dikendalikan oleh IT kantor pusat yang berdomisili di Jakarta. Prosedur penggajian manual yang ada di PT (Persero) SUCOFINDO cabang madya Banjarmasin adalah sebagai berikut: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat (merekam) jam hadir karyawan untuk menentukan besarnya potongan gaji (potongan transport). Jam hadir karyawan tersebut direkam dengan menggunakan mesin presensi (time recorder machine) yang diletakkan di dalam kantor pos satpam perusahaan. Setiap karyawan wajib melakukan presensi dengan memasukkan kartu absen (clock card) ke dalam mesin presensi (time recorder machine) di awal dan akhir jam kerja . Satpam bertugas untuk mengawasi karyawan yang melakukan presensi agar tidak terjadi kecurangan seperti mengabsenkan karyawan yang lain. Setiap akhir bulan kartu absen akan diserahkan ke bagian PSDM atau HRO (Human Resource Officer) yang akan digunakan sebagai dasar penghitungan pengurangan dan penambahan terhadap gaji karyawan. Potongan terhadap gaji akan dilakukan terhadap karyawan yang alpa (tidak hadir) dan gaji akan bertambah terhadap karyawan yang lembur.


2) Prosedur pembuatan laporan gaji Pembuatan laporan gaji dilakukan oleh bagian PSDM dengan menggunakan program Microsoft Excel. Prosedur pembuatan laporan gaji karyawan diawali dengan pembuatan daftar hadir karyawan. Dokumen sumber yang digunakan untuk membuat daftar hadir karyawan adalah kartu absen karyawan selama 1 bulan. Setelah membuat daftar hadir karyawan, PSDM menyiapkan daftar ketidakhadiran karyawan untuk menghitung potongan transport bagi karyawan yang tidak hadir (alpa). Selain membuat daftar hadir dan daftar ketidakhadiran karyawan, PSDM juga bertanggung jawab untuk membuat daftar lembur untuk menghitung upah lembur karyawan. Setelah itu PSDM memasukkan semua komponen gaji ke dalam form laporan gaji. Komponen gaji karyawan, yaitu gaji pokok, tunjangan grade, lembur bulan lalu, tunjangan perum dan transport, jamsostek, iuran SPS (Serikat Pekerja SUCOFINDO), arisan Perindo, iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman barang koperasi, pinjaman bank, iuran telkomsel, potongan transport (potongan ketidakhadiran), dan lain- lain. Gaji pokok dan tunjangan grade berasal dari surat keputusan direksi. Lembur bulan lalu berasal dari daftar lembur. Iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman barang koperasi, pinjaman bank, dan iuran telkomsel


berasal dari laporan potongan pinjaman koperasi. Potongan transport berasal dari daftar ketidakhadiran karyawan. 3) Prosedur pembuatan bukti pengeluaran uang Bagian utang atau staf APO (Account Payable Officer) akan membuat Bukti Pengeluaran Uang berdasarkan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan SPPBPU (Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang) yang diterima secara bersamaan dari bagian PSDM. Sebelum diserahkan ke bagian utang, dokumen tersebut harus mendapat otorisasi dari HRO (Human Resource Officer), BSM (Business Support Manager), dan Branch Manager atau Kepala Cabang. 4) Prosedur distribusi biaya gaji Distribusi biaya gaji ditujukan

untuk menghasilkan

laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tersebut. PT (Persero) SUCOFINDO menggunakan metode rekening berkolom, dimana biaya gaji dibebankan ke masingmasing divisi/ departemen. Masing- masing rekening akan diberi nomor akun secara urut. Setiap akhir bulan bagian akuntansi akan melakukan posting atau pembukuan. Media yang dipakai untuk sumber informasi untuk membebankan biaya gaji ke dalam


rekening berkolom ini adalah laporan gaji, rekap laporan gaji, surat permintaan penerbitan bukti pengeluaran uang, dan bukti pengeluaran uang. 5) Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji yang dilakukan oleh kasir adalah sebagai berikut: a) Kasir menyiapkan berita acara serah terima, kemudian diotorisasi oleh kepala bagian akuntansi, pihak bank, dan kasir. Berita acara tersebut dilampiri dengan Print out file payroll dan sebuah flash disc yang berisi file payroll. b) Kasir menyiapkan cek sebesar jumlah gaji karyawan yang akan ditransfer oleh pihak bank ke masing-masing rekening kayawan yang diotorisasi terlebih dahulu oleh BSM (Business Support Manager), Branch Manager dan kasir sebelum dibawa ke bank. c) Kasir membawa berita acara dan cek ke bank. Di bank, kasir akan mengisi form setoran rekening yang telah disediakan oleh pihak bank. Setelah itu kasir akan menyerahkan berita acara yang dilampiri dengan print out payroll, file payroll, cek, dan form setoran rekening sebanyak 2 rangkap. Setelah form setoran diotorisasi oleh teller, kasir akan menerima copy (salinan) form setoran rekening sebagai bukti pengeluaran bank.


e. Bagan Alir Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Sistem

Penggajian

perusahaan

yang

berkaitan

dengan

pembayaran gaji kepada karyawan dapat digambarkan melalui flowchart berikut ini: Satpam/ Security

Mulai

Mengawasi presensi karyawan

Kartu absen

1

Gambar 3: Flowchart Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin


Bagian PSDM

1

1

SPPBPU

Kartu absen

RLG Laporan Gaji

Membuat daftar hadir karyawan

Meminta tandatangan kpd MBS & KC

Kartu absen Daftar hadir karyawan N Membuat daftar ketidakhadiran & daftar lembur

Membuat laporan gaji, rekap laporan gaji, & SPPBPU

Menyiapkan payroll bank & mencetak slip gaji karyawan

File payroll bank Slip Gaji SPPBPU RLG

SPPBPU RLG

Laporan Gaji

Laporan Gaji 3

2

1

Diberikan kepada karyawan yang meminta

RLG = Rekap Laporan Gaji SPPBPU = Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang MBS = Manager Business Support atau Manajer Keuangan dan Administrasi KC = Kepala Cabang


Bagian Utang

Bagian Jurnal

2

2

BPU

SPPBPU RLG

SPPBPU RLG

Laporan gaji

Laporan Gaji Membuat & mencetak BPU

Membuat jurnal umum

BPU SPPBPU

Jurnal Umum

RLG Laporan Gaji

BPU SPPBPU RLG Laporan Gaji

2

4

RLG = Rekap Laporan Gaji SPPBPU = Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang BPU = Bukti Pengeluaran Uang Kas/ Bank


Kasir 3

4

BPU SPPBPU RLG

File payroll

bank

Laporan Gaji

Mencocokkan data pada payroll bank dengan dokumen dari bag. jurnal

N/T

Menyiapkan berita acara & mencetak payroll bank

Menyiapkan cek & meminta otorisasi MBS, kemudian di copy

Menyiapkan FSB & diserahkan ke teller bank

FSB 1 Payroll bank

2

Berita acara 2 Cek 1

Diserahkan ke pihak bank N FSB = File Setoran Bank


Uraian aktivitas dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin adalah sebagai berikut: 1) Satpam a) Satpam memulai tugasnya dengan mengawasi presensi karyawan b) Menyerahkan kartu absen kepada bagian PSDM 2) Bagian PSDM a) Menerima kartu absen dari satpam b) Membuat daftar hadir dan daftar ketidakhadiran karyawan, dan daftar lembur karyawan c) Membuat laporan gaji, rekap laporan gaji, serta Surat Perintah Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang d) Menyerahkan laporan gaji dan rekap laporan gaji kepada Branch Manager (Kepala Cabang) dan Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi) untuk di verifikasi dan diotorisasi e) Membuat file payroll bank yang akan diserahkan ke kasir dalam sebuah USB (flash disc) f) Membuat slip gaji karyawan yang akan diberikan kepada karyawan atas permintaan karyawan tersebut. 3) Bagian Utang a) Menerima laporan gaji dan rekap laporan gaji dari bagian PSDM yang telah diotorisasi oleh bagian PSDM, Branch Manager


(Kepala Cabang) dan Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi) b) Mencetak Bukti Pengeluaran Uang c) Menyerahkan laporan gaji, rekap laporan gaji dan bukti pengeluaran uang yang telah diotorisasi ke bagian jurnal 4) Bagian Jurnal a) Menerima laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang dari bagian utang b) Mencatat transaksi penggajian karyawan dalam jurnal umum berdasarkan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang. c) Menyerahkan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang ke kasir 5) Kasir a) Menerima file payroll bank dari bagian PSDM serta laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang dari bagian jurnal b) Mencocokkan data yang ada file payroll bank dengan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang c) Menyiapkan berita acara & mencetak payroll bank d) Menyiapkan cek dan meminta otorisasi kepada Manager Business Support dan Branch Manager. Kasir akan mengkopi cek yang telah diotorisasi dan disimpan sebagai arsip


e) Mengisi form setoran bank sebanyak 2 rangkap yang disediakan oleh pihak bank f) Menyerahkan cek, berita acara, file payroll bank, dan print out payroll bank, serta form setoran bank sebanyak 2 rangkap kepada teller bank. Kasir akan menerima salinan form setoran bank yang telah ditandatangani oleh teller bank. f. Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Pengendalian intern penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin berdasarkan kuesioner yang diisi oleh bagian PSDM adalah sebagai berikut: 1) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi pembayaran. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi. 3) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 4) Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang. 5) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 6) Kartu jam hadir karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.


7) Perintah lembur diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 8) Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 9) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 10) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji. 11) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 12) Kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar. 13) Penghitungan pajak penghasilan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. 14) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang. 2. Analisis Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Berdasarkan hasil kuesioner yang diisi oleh bagian PSDM, sebagian besar jawaban “Ya”, berarti sebagian besar unsur pengendalian intern pada sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik. Untuk mengetahui kelemahan pada pengendalian intern penggajian, maka dilakukan analisis perbandingan antara teori dan praktek sebagai berikut:


a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas Pemisahan tanggung jawab yang tegas dalam struktur organisasi dimaksudkan untuk menghindari perangkapan tugas yang dapat menyebabkan terjadinya kecurangan. 1) Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran. Untuk menciptakan pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem penggajian, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi dan fungsi pembayaran gaji merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan kedua fungsi tersebut dilakukan agar hasil penghitungan gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji di cek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi pembayaran gaji , sebelum gaji tersebut dibayarkan kepada karyawan yang berhak. Berdasarkan jawaban kuesioner, fungsi pembuat daftar gaji telah terpisah dari fungsi pembayaran. Fungsi pembuat daftar gaji dilaksanakan oleh bagian pengembangan sumber daya manusia (PSDM), sedangkan fungsi pembayaran gaji dilakukan oleh kasir. Dari hasil perbandingan, dapat disimpulkan bahwa PT (Persero) SUCOFINDO telah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai dengan teori.


2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Pemisahan

kedua

fungsi

ini

dimaksudkan

untuk

menghindari pencatatan jam hadir yang tidak sesuai dengan jam hadir yang sesungguhnya. Berdasarkan jawaban kuesioner, fungsi pencatatan waktu hadir pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin tidak terpisah dari fungsi operasi. Dari penjelasan deskripsi jabatan, yang bertugas sebagai fungsi pencatatan waktu hadir adalah bagian PSDM yang juga merupakan bagian operasional perusahaan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa data waktu hadir karyawan PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin belum dapat diandalkan karena belum adanya pemisahan fungsi secara tegas. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan

bahwa

PT

(Persero)

SUCOFINDO

belum

menerapkan pengendalian intern sesuai teori. Perbandingan antara teori tentang struktur organisasi dengan praktek pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:


Tabel 5 Perbandingan Struktur Organisasi Teori

Praktik

Keterangan

pembuat 1) Sesuai 1) Fungsi pembuat 1) Fungsi teori daftar gaji terpisah daftar gaji harus dari fungsi terpisah dari fungsi pembayaran gaji pembayaran gaji 2) Fungsi pencatatan 2) Fungsi pencatatan 2) Tidak sesuai waktu hadir tidak waktu hadir harus teori terpisah dari fungsi terpisah dari fungsi operasi operasi Sumber: PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa ada satu unsur pengendalian intern tidak sesuai dengan teori, yaitu fungsi pencatatan waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem otorisasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Menurut teori, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak atau karyawan fiktif. Dari hasil temuan lapangan, setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. Karena pembayaran gaji PT (Persero) SUCOFINDO


didasarkan atas dokumen daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama- nama karyawan yang dimasukkan dalam daftar gaji. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa PT (Persero) SUCOFINDO telah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai dengan teori. 2) Setiap perubahan gaji karyawan harus didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang. Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikian, setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi. Dari hasil kuesioner, setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang. Bagian PSDM akan melakukan perubahan komponen gaji (skala gaji dan tunjangan strata) karyawan yang berkaitan dengan prestasi kerja dan perubahan posisi pekerjaan sesuai dengan surat keputusan

direktur

utama.

PT

(Persero)

SUCOFINDO

Banjarmasin sudah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai teori.


3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Menurut teori, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus mendapat otorisasi dari yang berwenang supaya tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji yang merupakan hak karyawan. Dari jawaban kuesioner, setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Bagian PSDM akan mengotorisasi semua laporan potongan atas gaji karyawan seperti jamsostek, iuran SPS, arisan perindo, iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman barang koperasi, pinjaman bank, iuran telkomsel,

potongan

transportasi,

dan

potongan

lainnya.

Berdasarkan jawaban kuesioner dan temuan lapangan, unsur pengendalian intern sudah diterapkan sesuai dengan teori. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir tiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sahih sebagai dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lain. Berdasarkan jawaban kuesioner, kartu jam hadir karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin, kartu absen digunakan sebagai


dokumen

sumber

untuk

penghitungan

penghasilan/

gaji

karyawan dan yang berhak mengotorisasi dokumen tersebut adalah Bagian PSDM. Kesimpulannya, praktek sudah sesuai dengan teori. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam kerja reguler. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang dibutuhkan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang seharusnya dikerjakan di luar jam kerja reguler. Dari jawaban kuesioner, perintah lembur telah diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Pada PT (Persero)

SUCOFINDO

Banjarmasin,

karyawan

dapat

mengerjakan pekerjaan lembur apabila mendapat perintah dari kepala divisi karyawan yang bersangkutan. Kepala divisi mengotorisasi surat perintah lembur bagi setiap karyawan yang akan menambah jam kerja di luar jam kerja yang seharusnya sebelum surat tersebut diserahkan ke bagian PSDM yang akan


digunakan dalam penghitungan gaji karyawan. Dapat dikatakan bahwa PT (Persero) SUCOFINDO telah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai teori. 6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia untuk menunjukkan bahwa karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang, tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang, data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang, perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah di cek ketelitiannya. Berdasarkan informasi yang diterima dari bagian PSDM melalui kuesioner, daftar gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dari hasil dokumentasi, laporan gaji diotorisasi oleh Manajer SDM, Manajer Keuangan dan Administrasi, dan Kepala Cabang. Manajer SDM merupakan bagian yang berperan sebagai fungsi personalia pada cabang Banjarmasin. Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa temuan lapangan telah sesuai dengan teori.


7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar (Bagian Utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. Dari jawaban kuesioner dapat dilihat bahwa bukti kas keluar untuk pembayaran gaji telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pejabat yang berhak untuk mengotorisasi bukti pengeluaran uang yang berkaitan dengan pembayaran gaji adalah Manajer Keuangan dan Administrasi, karena manajer ini merupakan koordinator/ kepala pada bagian keuangan dan akuntansi perusahaan. Berarti telah ada kesesuaian antara teori dengan praktek. Perbandingan antara teori tentang sistem otorisasi dengan praktik pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:


Tabel 6 Perbandingan Sistem Otorisasi Teori Praktik orang yang 1) Setiap orang yang 1) Setiap namanya tercantum namanya tercantum dalam dalam daftar gaji daftar gaji harus memiliki memiliki surat keputusan surat keputusan pengangkatan karyawan pengangkatan karyawan yang ditandatangani oleh yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang pejabat yang berwenang (direktur utama). (direksi). 2) Setiap perubahan tarif gaji 2) Setiap perubahan tarif gaji didasarkan pada harus didasarkan pada surat keputusan pejabat surat keputusan pejabat yang berwenang (direktur yang berwenang (direksi). utama). 3) Setiap potongan atas gaji 3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari karyawan selain dari pajak pajak penghasilan penghasilan karyawan karyawan diotorisasi oleh harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang pejabat yang berwenang (fungsi personalia). (kepala fungsi personalia). 4) Kartu jam hadir harus 4) Kartu absen diotorisasi oleh pejabat yang diotorisasi oleh pejabat berwenang (fungsi yang berwenang (fungsi pencatat waktu). pencatat waktu). lembur 5) Perintah lembur harus 5) Perintah diotorisasi oleh kepala diotorisasi oleh kepala departemen karyawan departemen karyawan yang yang bersangkutan. bersangkutan. 6) Daftar gaji harus 6) Daftar gaji diotorisasi oleh pejabat yang diotorisasi oleh pejabat berwenang (kepala fungsi yang berwenang (kepala personalia yaitu MSDM). fungsi personalia). 7) Bukti kas keluar untuk 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji pembayaran gaji harus diotorisasi oleh pejabat diotorisasi oleh pejabat yang berwenang (kepala yang berwenang (kepala bagian akuntansi). fungsi akuntansi). Sumber: PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin

Keterangan 1) Sesuai teori

2) Sesuai teori

3) Sesuai teori

4) Sesuai teori 5) Sesuai teori

6) Sesuai teori

7) Sesuai teori


c. Prosedur Pencatatan Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji. Bagian PSDM akan membuat catatan penghasilan masingmasing karyawan setiap bulan, yaitu slip gaji karyawan. Dokumen yang merupakan sumber informasi data untuk slip gaji karyawan adalah daftar gaji. Ini berarti bahwa unsur pengendalian intern pada perusahaan telah diterapkan sesuai teori. Perbandingan antara teori tentang prosedur pencatatan dengan praktik pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 7 Perbandingan Prosedur Pencatatan Teori Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan

Praktik Keterangan Perubahan dalam catatan Sesuai teori penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan

Sumber: PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin


d. Praktik yang Sehat 1) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu Berdasarkan jawaban kuesioner, pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Berdasarkan hasil penelitian pada perusahaan, pengawasan terhadap proses absensi karyawan dilakukan oleh satpam. Sedangkan, bagian yang seharusnya bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap perekaman jam hadir karyawan adalah PSDM. Berdasarkan teori, pengawasan terhadap perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat menghindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa belum ada kesesuaian antara teori dengan praktek. 2) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran Menurut teori, fungsi pencatat utang harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji yang tercantum dalam daftar gaji yang dibuat oleh bagian gaji sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji.


Dari jawaban kuesioner diperoleh informasi bahwa kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar. Pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin, bagian utang dan Branch Manager akan melakukan pengecekan kembali terhadap ketelitian penghitungan dan pencatatan, kelengkapan dokumen pendukung, nama karyawan yang tercantum dalam daftar gaji yang dibuat oleh bagian PSDM. Berarti perusahaan telah menerapkan pengendalian intern sesuai dengan teori. 3) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji karyawan, dan besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan dapat diverifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan kartu penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari kuesioner, penghitungan pajak penghasilan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin,

penghitungan

pajak

penghasilan

karyawan

dilakukan oleh Manajer SDM berdasarkan informasi penghasilan


karyawan pada slip gaji karyawan. Manajer SDM akan melakukan

rekonsiliasi

penghitungan

pajak

penghasilan

karyawan dengan slip gaji karyawan. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penghitungan pajak penghasilan telah disesuaikan dengan catatan penghasilan karyawan. 4) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang. Menurut

teori,

kartu

penghasilan

karyawan

selain

berfungsi sebagai kartu penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji oleh karyawan yang berhak. Setelah fungsi pembuat daftar gaji mengisi data gaji karyawan, kartu penghasilan karyawan kemudian dikirimkan ke fungsi pembayar gaji untuk dimintakan tanda tangan karyawan sebagai tanda terima uang gaji. Setelah ditandatangani

oleh

karyawan

yang

bersangkutan,

kartu

penghasilan karyawan disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan. Berdasarkan jawaban kuesioner, catatan penghasilan karyawan pada PT (Persero) SUCOFINDO disimpan oleh fungsi yang berwenang. Catatan penghasilan karyawan yang ditemukan pada perusahaan adalah slip gaji. Catatan ini dibuat oleh bagian PSDM dengan tujuan agar karyawan dapat melihat dan mengetahui rincian gaji, potongan atas gaji serta jumlah gaji


yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Dokumen ini akan disimpan oleh bagian PSDM sebagai dasar pembuatan laporan PPH Pasal 21 karyawan yang ditanggung oleh perusahaan. Berarti temuan lapangan sesuai dengan teori pengendalian intern. Perbandingan antara teori tentang praktik yang sehat dengan praktik pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 8 Perbandingan Praktik yang Sehat Teori Praktik a. Pemasukan kartu jam hadir a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. fungsi pencatat waktu. b. Pembuatan daftar gaji harus b. Pembuatan daftar gaji diverifikasi kebenaran dan diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti oleh fungsi pembuat kas kas keluar. keluar. pajak c. Penghitungan pajak c. Penghitungan penghasilan karyawan penghasilan karyawan tidak direkonsiliasi dengan direkonsiliasi dengan kartu kartu penghasilan penghasilan karyawan. karyawan. penghasilan d. Catatan penghasilan d. Catatan karyawan disimpan oleh karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. fungsi pembuat daftar gaji. Sumber : PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin

Keterangan a. Tidak sesuai teori

b. Sesuai teori

c. Tidak Sesuai teori

d. Sesuai teori


B. Pengujian Kepatuhan terhadap Pengendalian Intern pada Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Untuk menjawab masalah apakah pengendalian intern terhadap sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah efektif maka dilakukan pengujian kepatuhan dengan model Stop-Or-Go Sampling. Model ini digunakan untuk mencegah pengambilan sampel yang terlalu banyak yaitu dengan menghentikan pengujian sedini mungkin. Selain itu model ini digunakan oleh peneliti karena peneliti yakin bahwa kesalahan yang diperkirakan dalam populasi sangat kecil jika dilihat dari hasil jawaban kuesioner. 1. Menentukan populasi Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah laporan gaji karyawan bulan Desember 2008. 2. Menentukan R% dan DUPL Tingkat keandalan (R%) 95% dan DUPL (tingkat kesalahan yang dapat diterima) 5%. 3. Menetapkan sampel pertama yang akan diperiksa Besarnya sampel pertama yang akan diperiksa adalah sebanyak 60 sampel dari 119 anggota populasi yang diambil dari daftar gaji bulan Desember 2008.


Tabel 9 Besarnya Sampel Minimum Untuk Pengujian Pengendalian (Zero Expected Occurance) Desired Upper Precision Limit

Sample Size Based on Confidence Level 90% 95% 97,5%

10% 24 30 37 9 27 34 42 8 30 38 47 7 35 43 53 6 40 50 62 5 48 60 74 4 60 75 93 3 80 100 124 2 120 150 185 1 240 300 370 Perhatian : Jika kepercayaan terhadap pengawasan intern cukup tinggi, umumnya disarankan untuk tidak menggunakan tingkat keandalan kurang dari 95%. Oleh karena itu, dalam hampir semua pengujian pengendalian, besarnya sampel harus tidak boleh kurang dari 60 tanpa penggantian. Sumber: Mulyadi, Auditing, Edisi 6, 2002, hal 265

4. Menentukan atribut yang akan diperiksa Atribut yang akan diperiksa adalah kelengkapan dokumen pendukung penggajian, kelengkapan otorisasi pada dokumen penggajian, kesesuaian informasi antar dokumen penggajian. 5. Memilih anggota sampel Pemilihan anggota sampel dilakukan dengan menggunakan program

komputer

Microsoft

Excel,

dengan

merumuskan=INT(RAND()*M) dimana M adalah jumlah populasi.

cara


Cara menggunakan tabel acak yaitu, (Basalamah, 2003:29) : a. Pidahkan kursor ke tempat intruksi = INT(RAND()*119) tersebut berada, b. Tekan mouse pada Menu Bar Edit atau klik kanan pilih Copy, c. Pindahkan kursor dengan blok sel-sel yang akan dicopy, d. Tekan mouse, klik pada Menu Bar Edit atau klik kanan dan pilih paste. Penulis memilih nomor urut pada daftar nama karyawan secara acak kemudian nomor urut yang terpilih selanjutnya akan dilakukan pemeriksaan. Khusus untuk dokumen kartu absen karyawan, penulis hanya dapat menguji 60 sampel. Hal ini dikarenakan bagian PSDM hanya memberikan 60 kartu absen untuk diuji. Sampel yang diuji yaitu sampel yang memiliki nomor urut yang telah terpilih secara random. 6. Membuat tabel stop-or-go decision Tabel 10 Tabel stop-or-go decision untuk atribut kelengkapan dokumen pendukung Langkah ke-



1

60

0



Tabel 11 Tabel stop-or-go decision untuk atribut kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen Langkah ke-

1 2

Besarnya sampel kumulatif yang digunakan 60 1.290

Berhenti jika kesalahan kumulatif yang terjadi sama dengan 0 -

Lanjutkan ke langkah berikutnya jika kesalahan yang terjadi sama dengan 51 -


Tabel 12 Tabel stop-or-go decision untuk atribut kesesuaian informasi antar dokumen penggajian Langkah ke-



1

60

0


7. Memeriksa atribut atas dokumen penggajian Hasil pemeriksaan atribut atas laporan gaji dan dokumen pendukung PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin dapat dilihat pada tabel berikut:


Tabel 13 Hasil Pemeriksaan Atribut terhadap Sampel Dokumen Penggajian NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

No Sampel Yang Terpilih 67 77 45 25 61 60 84 70 113 3 47 36 91 79 85 92 7 1 12 28 34 55 73 27 8 80 18 56 2 5 114 41 106 54 54

Nama Pegawai Sri Hartini Iyus Darmawan Ferdiana .I. Firhansyah Sunarli Ardi Moh. Alif Zen Suryadi Arpan Wahyudi R.M.Chitam Ernani Yuniarti Nurwahyu .B. Alpiannizar Lukmanul .H. Wahyu Trihandoyo Dodik Agus Zulkurnain Ramlan Kamberani Imam Hidajat Nanang Artanto Agus Yani Dewi Tuhu Rahayu Yanuar Yudhi Bangkit Ginantoro Kadarisman Ajir Tarigan Girsang Rizaludin Wiyana Ahmad Djaini Azhar Lubis Faulinah Tapip Ali Sadono Gunawan Iwan Srina Rasepa Rajuddin Noor Rajuddin Noor

1 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Atribut 2 √ √ √ √ √ √ √ -

3 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √


36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

112 4 31 115 17 99 75 26 44 64 109 72 17 98 61 86 41 74 18 116 20 31 6 1 43

A. Romeli Wijaya Komadun Ilham Rachman Senen Suhandi Bahrunsyah Mahyuni M. Eko Supriana Joko Kusdaryanto Ktut Bagus Satrio Bahagiani Limlim Abdul Halim Suhandi Didi Mayputra Sunarli Ardi Roy Thery Roring Gunawan Hamsi Wiyana Julfahriyanto Deddy Iswandi Ilham Adji Supeno Imam Hidajat Nanang Wariono

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √


Keterangan: Atribut 1 : Kelengkapan dokumen pendukung laporan gaji Atribut 2 : Kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen Atribut 3 : Kesesuaian informasi antar dokumen penggajian √

: atribut lengkap

-

: atribut tidak lengkap (kesalahan/ penyimpangan)

√ √ -

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √


8. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap atribut Evaluasi terhadap hasil pemeriksaan 60 anggota sampel akan dilakukan untuk masingmasing atribut, sebagai berikut: a. Atribut 1 ( kelengkapan dokumen pendukung) Dari 60 sampel yang diperiksa, tidak ditemukan adanya kesalahan/ penyimpangan maka pengambilan sampel dihentikan. Besarnya confidence level factor pada R%= 95 dan tingkat kesalahan 0 adalah 3, maka Achieved Upper Precision Limit (AUPL) dapat dihitung sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability for occurance observed AUPL= Sample size 3 60 = 5% Dari hasil penghitungan di atas dapat disimpulkan bahwa unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif, karena besarnya AUPL sama dengan DUPL, yaitu 5% b. Atribut 2 ( kelengkapan otorisasi) 1) Langkah 1 Dari

seluruh

dokumen

yang

diperiksa,

ditemukan

penyimpangan pada kartu absen karyawan. Dari 60 kartu absen karyawan yang diperiksa ditemukan 9 dokumen yang dilengkapi otorisasi dari bagian PSDM. Langkah berikutnya yaitu menentukan AUPL dengan terlebih dahulu menentukan besarnya


confidence level factor. Confidence level factor dapat dicari dengan menggunakan tabel attribute sampling table for determining stop-or-go sampling sizes and upper precision limit population occurance rate based on sample results (tabel 4). Besarnya confidence level factor dengan tingkat keandalan 95% dan tingkat kesalahan 51 adalah 64,5. Maka besarnya AUPL dapat dihitung sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability for occurance observed AUPL = Sample Size =

64.5 60

= 107,5 % Dari perhitungan diatas dapat diketahui bahwa AUPL melebihi DUPL yang ditetapkan sebesar 5%. Oleh karena AUPL>DUPL, maka dilanjutkan ke langkah berikutnya yaitu memperbesar ukuran sampel yang diperiksa dengan menentukan jumlah sampel kumulatif. Besarnya jumlah sampel kumulatif dapat dihitung dengan cara sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability for occurance observed Sample size = Desired Upper Precision Limit (DUPL) =

64.5 5%

= 1.290


2) Langkah 2 Dari hasil perhitungan sampel kumulatif, total jumlah sampel yang diperiksa adalah sebesar 1.290 sampel. Namun, karena dokumen yang dapat diperiksa hanya dibatasi sebesar 60 dari 119 anggota populasi, maka pengambilan sampel tambahan yang seharusnya masih dapat dilakukan terhadap 119 anggota populasi tidak dapat dilaksanakan dan kemudian penulis menggunakan metode fixed-sample size attribute sampling sebagai alternatif. Namun, dikarenakan keterbatasan waktu dan data yang diperoleh dari perusahaan, metode ini tidak dapat dilaksanakan dan penulis dapat berpendapat bahwa unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah tidak efektif. c. Atribut 3 (kesesuaian informasi antar dokumen) Dari 60 sampel yang diperiksa, tidak ditemukan adanya kesalahan/ penyimpangan maka pengambilan sampel dihentikan. Besarnya confidence level factor pada R%= 95 dan tingkat kesalahan 0 adalah 3, maka Achieved Upper Precision Limit (AUPL) dapat dihitung sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability for occurance observed AUPL= Sample size 3 60 = 5%


Dari hasil penghitungan di atas dapat disimpulkan bahwa unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif, karena besarnya AUPL sama dengan DUPL, yaitu 5%

C. Pembahasan 1. Evaluasi Pengendalian Intern Penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin. Analisis perbandingan antara praktek dengan teori untuk mengetahui apakah pengendalian intern yang dilaksanakan pada sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin telah dilaksanakan sesuai dengan teori. Berdasarkan hasil jawaban kuesioner, sebagian besar unsur pengendalian intern telah dilaksanakan dalam sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin. Namun, ada beberapa unsur pengendalian intern yang tidak sesuai dengan teori, yaitu: a. Fungsi pencatat waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi. Bagian PSDM yang berperan sebagai fungsi pencatat waktu hadir karyawan juga merupakan bagian operasional perusahaan. Hal ini menunjukkan belum adanya pemisahan fungsi secara tegas dalam struktur organisasi perusahaan. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu Pengawasan terhadap pencatatan waktu hadir (absensi) karyawan yang seharusnya merupakan tanggung jawab bagian PSDM


sebagai fungsi pencatat waktu dilakukan oleh satpam. Meskipun unsur pengendalian intern penggajian tersebut tidak sesuai dengan teori, tetapi pengawasan terhadap absensi karyawan masih tetap dilakukan sehingga data jam hadir karyawan masih dapat diandalkan. c. Penghitungan Pajak Penghasilan karyawan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Penghitungan Pajak Penghasilan karyawan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa unsur pengendalian intern penggajian tersebut tidak sesuai dengan teori. Meskipun demikian, ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan masih dapat diandalkan karena penghitungan pajak penghasilan telah direkonsiliasi dengan slip gaji karyawan yang merupakan catatan penghasilan karyawan. 2. Efektivitas pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada PT (Persero) SUCOFINDO Pengujian kepatuhan dilakukan dengan menggunakan model Stopor- go sampling. Jumlah sampel yang diambil berdasarkan jumlah sampel minimum adalah sebanyak 60. Atribut yang akan diteliti dalam pengendalian intern penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin, yaitu kelengkapan dokumen pendukung penggajian, kelengkapan otorisasi pada dokumen penggajian, kesesuaian informasi antar dokumen penggajian. Hasil pemeriksaan terhadap masingmasing atribut dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:


Tabel 14 Ringkasan Hasil Pengujian Kepatuhan terhadap Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin No

Jumlah sampel

Atribut

DUPL

CL/ R%

Jumlah Kesalahan

AUPL

Kelengkapan dokumen 60 5% 95% 0 5% pendukung Otorisasi dari 2 pejabat yang 60 5% 95% 51 107.5% berwenang Kesesuaian 3 informasi 60 5% 95% 0 5% antar dokumen Sumber: PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin 1

Kesimpulan

Efektif Tidak efektif Efektif

Dari tabel di atas dapat dilihat hasil pengujian kepatuhan terhadap pengendalian intern penggajian untuk masingmasing atribut adalah sebagai berikut: a. Kelengkapan dokumen pendukung penggajian Untuk atribut kelengkapan dokumen pendukung, besarnya R% = 95%, DUPL = 5%, jumlah sampel sebanyak 60 dan tingkat kesalahan adalah 0, maka AUPL adalah 5% sehingga AUPL= DUPL. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern untuk kelengkapan dokumen pendukung dokumen adalah efektif. b. Kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen penggajian Hasil

pemeriksaan

terhadap

otorisasi

pada

dokumen

penggajian ditemukan 51 kartu absen yang tidak diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, berarti jumlah kesalahan yaitu sebesar 51,


sehingga hasil perhitungan untuk AUPL adalah sebesar 107.5% lebih besar dari DUPL. Dari perhitungan diatas dapat diketahui bahwa AUPL melebihi DUPL yang ditetapkan sebesar 5%. Oleh karena AUPL>DUPL, maka dilanjutkan ke langkah berikutnya yaitu memperbesar ukuran sampel yang diperiksa dengan menentukan jumlah sampel kumulatif. Besarnya jumlah sampel kumulatif adalah 1.290 sampel. Namun, dikarenakan dokumen yang dapat diperiksa hanya dibatasi sebesar 60 dari 119 anggota populasi, maka pengambilan sampel tambahan yang seharusnya masih dapat dilakukan terhadap 119 anggota populasi tidak dapat dilaksanakan dan kemudian penulis menggunakan metode fixed-sample size attribute sampling sebagai alternatif ke dua. Namun, dikarenakan keterbatasan waktu dan data yang diperoleh dari perusahaan, metode ini tidak dapat dilaksanakan dan penulis dapat berpendapat bahwa unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah tidak efektif. c. Kesesuaian informasi antar dokumen penggajian Untuk atribut terakhir yang diperiksa, tidak ditemukan adanya kesalahan atau tingkat kesalahan adalah 0, maka besarnya AUPL adalah 5% sehingga AUPL= DUPL. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern tersebut sudah efektif.


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan 1. Pengendalian

Intern

pada

Sistem

Penggajian

PT

(Persero)

SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari jawaban kuesioner mengenai pengendalian intern pada PT (Persero) SUCOFINDO. Sebagian besar jawaban

kuesioner

menunjukkan

adanya

adalah

“Ya”.

Namun

ketidaksesuaian

antara

jawaban teori

“Tidak” mengenai

pengendalian intern penggajian dengan praktek, yaitu: a. Fungsi pencatat waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi. Bagian PSDM yang berperan sebagai fungsi pencatat waktu hadir karyawan juga merupakan bagian operasional perusahaan. Hal ini menunjukkan kelemahan pada pengendalian intern penggajian karena belum ada pemisahan fungsi secara tegas dalam struktur organisasi perusahaan. Perangkapan tugas tersebut dapat menimbulkan kecurangan dan kekeliruan dalam pencatatan waktu hadir karyawan. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu Pengawasan terhadap pencatatan waktu hadir (absensi) karyawan yang seharusnya merupakan tanggung jawab bagian PSDM sebagai fungsi pencatat waktu dilakukan oleh satpam.

117


Meskipun unsur pengendalian intern penggajian tersebut tidak sesuai dengan teori, tetapi pengawasan terhadap absensi karyawan masih tetap dilakukan oleh satpam sehingga data jam hadir karyawan masih dapat diandalkan. c. Penghitungan Pajak Penghasilan karyawan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Penghitungan

Pajak

Penghasilan

karyawan

tidak

direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa unsur pengendalian intern penggajian tersebut tidak sesuai dengan teori. Meskipun demikian, ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan masih dapat diandalkan

karena

penghitungan

pajak

penghasilan

telah

direkonsiliasi dengan slip gaji karyawan yang merupakan catatan penghasilan karyawan. 2. Efektivitas

Pengendalian

Intern

Penggajian

PT

(Persero)

SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin Untuk atribut kelengkapan dokumen pendukung dan kesesuaian informasi antar dokumen, besarnya R% = 95%, DUPL = 5%, jumlah sampel sebanyak 60 dan tingkat kesalahan adalah 0, maka AUPL adalah

5%

sehingga

AUPL=DUPL.

Dengan

demikian

dapat

disimpulkan bahwa pengendalian intern untuk atribut kelengkapan dokumen pendukung dan kesesuaian informasi antar dokumen adalah efektif. Sedangkan untuk atribut kelengkapan otorisasi pejabat


berwenang ditemukan 51 kesalahan, sehingga hasil perhitungan untuk AUPL sebesar 107.5% melebihi DUPL maka penulis menambah jumlah sampel menjadi sebesar 1.290 sampel. Namun, dikarenakan keterbatasan waktu dan data yang diperoleh dari perusahaan, maka penulis tidak dapat melanjutkan pengujian dan berpendapat bahwa atribut kelengkapan otorisasi tidak efektif. B. Keterbatasan Penelitian 1. Ada beberapa kekurangan yang ditemui pada kuesioner yang disebarkan, yaitu: a. Ada satu unsur pengendalian intern penggajian yang tidak dicantumkan, yaitu mutu karyawan. b. Pertanyaan-pertanyaan pada unsur prosedur pencatatan dan praktik yang sehat masih kurang mewakili karena masih terpaku dengan contoh kuesioner pengendalian intern penggajian pada teori. 2. Penulis hanya dapat menguji 60 sampel kartu absen yang telah terpilih secara random.


C. Saran Dari hasil pembahasan serta kesimpulan diatas dapat diberikan saran sebagai berikut: 1. Bagi Perusahaan a. Sebaiknya ada bagian khusus yang menangani pencatatan waktu hadir karyawan, untuk menghindari perangkapan tugas yang dilakukan oleh bagian PSDM. b. Sebaiknya kartu absen karyawan perusahaan diotorisasi oleh pihak yang berwenang supaya sah sebagai dasar penghitungan gaji karyawan dan sebagai kontrol terhadap kinerja karyawan. 2. Bagi peneliti berikutnya a. Peneliti berikutnya diharapkan untuk menambahkan unsur mutu karyawan pada unsur pengendalian intern penggajian dalam penelitiannya. b. Peneliti berikutnya dapat membuat pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner pengendalian intern penggajian berdasarkan pemahaman terhadap unsur pengendalian intern penggajian dan disesuaikan dengan temuan lapangan. Ada beberapa pertanyaan yang masih dapat ditambahkan pada unsur prosedur pencatatan dan praktik yang sehat.


DAFTAR PUSTAKA

Agustina, Lidya & Robertha Titik. (2003, April). Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Guna Mendukung Ketepatan Hasil Penghitungan Gaji dan Upah. Jurnal Ilmiah Akuntansi. Vol.2 No.2. Hal 51-67 Arens, A Alvin, dkk. 2006. Auditing dan Pelayanan Verifikasi (diterjemahkan oleh Ford Lumban Gaol). Ed 9. Jakarta: PT INDEKS Kelompok Gramedia. Basamalah, Anies SM. 2003. Audit Sampling dengan Statistik. Ed 2. Depok: Usaha Kami Chusing, Barry E. 1995. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan (diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih). Ed 3. Jakarta: Erlangga. Halim, Abdul. 2004. Auditing dan Sistem Informasi. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Jusup, Haryono. 2001. Auditing (Pengauditan). Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN. Mulyadi. 1992. Pemeriksaan Akuntan. Ed 4. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN. -------. 2002. Auditing. Buku 1. Ed 3. Jakarta: Salemba Empat. -------. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN. Munawir, S. 2002. Auditing Modern. Buku 1. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.

Nugroho, Heri Agustinus. 2002. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pembelian Secara Kredit Bahan Baku. Yogyakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma


LAMPIRAN



KUESIONER PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN

NO

PERTANYAAN STRUKTUR

YA

ORGANISASI

TIDAK

YANG

MEMISAHKAN TANGGUNG JAWAB 1.

Apakah fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari

√

fungsi pembayaran gaji? 2.

√

Apakah fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi? SISTEM

OTORISASI

DAN

PROSEDUR

PENCATATAN 3.

Apakah setiap orang yang namanya tercantum

√

dalam daftar gaji memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang? 4.

Apakah

setiap

perubahan

gaji

karyawan

√

didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang? 5.

Apakah setiap potongan atas gaji karyawan selain

√

dari pajak penghasilan karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 6.

Apakah kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat yang berwenang?

√


7.

Apakah perintah lembur diotorisasi oleh kepala

√

departemen karyawan yang bersangkutan? 8.

Apakah daftar gaji diotorisasi oleh pejabat yang

√

berwenang? 9.

Apakah bukti kas keluar untuk pembayaran gaji

√

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 10. Apakah perubahan dalam catatan penghasilan karyawan

direkonsiliasi

dengan

daftar

√

gaji

karyawan? PRAKTIK YANG SEHAT √

11. Apakah pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu diawasi oleh fungsi pencatat waktu? 12. Apakah kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam

pembuatan

daftar

gaji

√

diverifikasi

kebenarannya oleh fungsi pembuat kas keluar? 13.

Apakah

penghitungan

pajak

√

penghasilan

karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan? 14.

Apakah catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang?

√

S K R I P S I. Program

Recommend Documents