Perluasan dan Pengelolaan Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan Orientasi Persiapan Kerja
Tahun 2016
Struktur Oragnisasi
Direktorat Perluasan Kepesertaan dan HAL
Struktur Organisasi
Direktur Perluasan Kepesertaan dan Hubungan Antar Lembaga
Tata Kelola Kepesertaan
Perluasan Peserta PU
Perluasan Peserta BPU & Jakon
Divisi HAL dan Wasrik
Divisi Pengelolaan Kepesertaan
Divisi Perluasan Kepesertaan
Analisa Strategi dan Komunikasi Kepesertaan
Akun Manajemen
Pemanfaatan dan Dukungan Data Kepesertaan
Hubungan Antar Lembaga
Kemitraan
Wasrik
Direktorat Perluasan Kepesertaan dan HAL
Fungsi dan Peran Divisi Perluasan Kepesertaan (LST)
Perluasan Peserta PU
Perluasan dan Data Peserta BPU Perluasan dan Data Proyek/Jakon Sertifikat, KP BPJSTK dan Formulir Kepesertaan Pembinaan kepada MO
Divisi Pengelolaan Kepesertaan (KLT)
Divisi Hubungan Antar Lembaga dan Wasrik (HMW)
Tata Kelola Peserta PU
Perluasan Kerjasama
Tata Kelola Peserta PNS
Pembinaan antar Lembaga
Pelaporan Kepesertaan
Kemitraan dan MLT
Pembinaan kepada RO dan PMAP
Pengawasan dan Pemeriksaan
Monitoring Utilisasi e-Service Data Governance
CRM Piutang Iuran dan PDS
Organisasi Kantor Cabang Kantor Cabang Madya A,Kantor Cabang Madya B, Kantor Cabang Pratama A & Kantor Cabang Pratama B : Kepala Kantor Cabang Sekretaris
Bidang Pemasaran
Bidang Umum & SDM
Bidang Keuangan & TI
Kantor Cabang Perintis
Bidang Pelayanan
Organisasi Bidang Pemasaran PU
Kepala Bidang Pemasaran PU
Marketing Officer
Relationship Officer
Penata Madya Administrasi Pemasaran
Organisasi Bidang Pemasaran BPU
Kepala Bidang Pemasaran BPU
Penata Madya Pemasaran Peserta BPU
Penata Madya Administrasi Peserta BPU
Organisasi Kantor Cabang Perintis (KCP)
Kepala Kantor Cabang Perintis
Penata Madya Pemasaran, Keuangan & TI
Penata Madya Pelayanan dan Umum
Peran dan Fungsi Pemasaran
Peserta BPJS Ketenagakerjaan Peserta Penerima Upah a. Pekerja pada perusahaan b. Pekerja pada orang perseorangan c. Orang asing yang bekerja di Indonesia paling singkat 6 bulan Nb : Termasuk usaha jasa
Peserta Bukan Penerima Upah
a. Pemberi Kerja b. Pekerja di luar hubungan kerja atau Pekerja mandiri c. Pekerja yang tidak termasuk huruf b. yang bukan menerima Upah.
konstruksi yang mempekerjakan tenaga harian lepas, borongan, dan/atau
musiman 10
Segmen Peserta Segmen Peserta
Jenis Program
Penerima Upah Penyelenggara Negara (PN) Selain PN untuk WNI Selain PN untuk WNA
Diatur dalam PP tersendiri (PT Taspen) Ditetapkan sesuai skala usaha Ditetapkan sesuai skala usaha
Bukan Penerima Upah
Jasa Konstruksi
Wajib
Sukarela
Not Aplicable Tidak diikutkan menjadi peserta
11
Marketing Officer (MO)
Ruang lingkup : Mengumpulkan data potensi dan melaksanakan kegiatan pemasaran untuk
mengakuisisi kepesertaan baru atau mendapatkan kembali peserta yang telah keluar dari kepesertaan (untuk masuk kembali menjadi peserta), guna memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran yang telah dibebankan.
Marketing Officer (MO) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
1.
Mengumpulkan data potensi dan pemutakhiran data potensi
Data potensi akurat.
2.
Menyusun rencana kerja
Rencana kerja selaras dengan kebijakan.
3.
a. Melakukan kontak dengan calon peserta, termasuk SPP1 dan SPP2; b. Melakukan sosialisasi kepada calon peserta; c. Melakukan penyebaran informasi dan edukasi produk kepada calon peserta.
Penambahan jumlah keepsertaan.
4.
Membangun hubungan baik dengan pihak terkait dalam rangka perluasan kepesertaan.
Hubungan baik dengan pihak terkait.
5.
Menyiapkan administrasi untuk upaya penegakan hukum (UPH).
UPH berjalan lancar.
Marketing Officer (MO) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
6.
a. Meminta data dan dokumen dari calon peserta; b. Memastikan penerimaan iuran pertama dari calon peserta.
Tertib administrasi.
7.
a. Melakukan penyerahan data-data perusahaan baru kepada RO; b. Menyerahkan dokmen pendaftaran peserta baru kepada PMAP untuk diarsip.
Serah terima lancar.
8.
Menyusun laporan hasil kerja.
Laporan tepat waktu.
Relationship Officer (RO)
Ruang lingkup : Menelaah dan mengkoordinasikan pengumpulan data peserta, melaksanakan
kegiatan pembinaan kepada peserta (sebagai bagian dari program Customer
Relationship Management/CRM), memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengan cepat dan tepat, serta melakukan pembinaan kepada tim-nya,
guna tercapainya
terjalinnya hubungan baik meningkatkan iuran yang
tertib administrasi, dengan peserta, dan kepesertaan dan telah ditetapkan.
Relationship Officer (RO) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
1.
a. Mengumpulkan informasi untuk kebutuhan segmentasi perusahaan binaan; b. Menyusun segmentasi berdasarkan kebijakan.
Usulan segmentasi akurat.
2.
a. Menerima dan menangani keluhan peserta; b. Melakukan kunjungan perusahaan; c. Melakukan koordinasi dengan bidang pelayanan atas terpenuhinya pengajuan klaim dari perusahaan binaannya. d. Melakukan kegiatan sosialisasi, edukasi dan penyebaran informasi kepada peserta.
Pelayanan sesuai kebutuhan dan penurunan jumlah keluhan.
3.
a. Memastikan ketersedianaan dan validitas data kepesertaan; b. Melakukan koordinasi dengan PMAP dalam hal terpenuhinya tanda bukti kepesertaan; c. Melakukan koordinasi dengan PMAP dalam hal terpenuhinya SPI1, SPI2 dan arsip lainnya.
Tertib administrasi dan jumlah peserta yang menggunakan SIPP
Relationship Officer (RO) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
4.
a. Melaksanakan program CRM. b. Menekan dan menyelesaikan tunggakan iuran; c. Menekan dan menyelesaikan PDS TK, PDS Upah dan PDS Program.
Tertib administrasi dan kepatuhan peserta lama.
5.
Membina hubungan baik dengan mitra dan pihak terkait.
Hubungan baik.
6.
Menyusun laporan hasil kerja.
Laporan tersedia tepat waktu.
Penata Madya Administrasi Perusahaan (PMAP)
Ruang lingkup : Menghimpun dan mengelola data yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan administrasi kepesertaan, melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran serta denda (jika ada), guna menyediakan data
yang
akurat dan dokumen yang lengkap untuk mendukung kelancaran kegiatan pemasaran.
Penata Madya Administrasi Perusahaan (PMAP) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
1.
a. Mencocokan data potensi yang harus diinput dengan data base potensi dan data base kepesertaan. b. Membuat daftar PWBD; c. Menerbitkan SPP1 dan SPP2.
a. Data base potensi akurat dan terkini; b. Tersedianya data PWBD.
2.
Mengumpulkan dan menyusun laporan rekapitulasi kegiatan serta pencapaian target MO & RO.
a. Rekapitulasi hasil pemasaran tersedia.
3.
a. Melakukan koordinasi dengan bidang lain di cabang, untuk ketersediaan materi/slide/brosur/formulir. b. Menyimpan sarana dan prasarana bidang pemasaran termasuk materi/slide/brosur/formulir untuk penggunaan dikemudian hari.
a. Sarana dan prasarana tersedia. b. Terdokumentasi dengan baik sarana dan prasarana.
Penata Madya Administrasi Perusahaan (PMAP) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
4.
a. Meneliti dokumen kepesertaan dari MO/RO; b. Menerbitkan surat penetapan iuran pertama.
Dokumen kepesertaan lengkap.
5.
a. Menyiapkan dokumen yang akan dikirim ke calon peserta/perusahaan lama; b. Melakukan koordinasi dengan MO/RO terkait pengiriman dokumen kepada calon peserta/perusahaan lama; c. Menyimpan salinan dokumen yang telah dikirim kepada calon peserta/perusahaan lama.
Dokumen lengkap dan disampaikan tepat waktu.
6.
a. Melakukan pengarsipan dokumen kepesertaan & iuran tahun berjalan; b. Menyerahkan dokumen kepesertaan & iuran yang sudah lewat tahun berjalan kepada Bidang Umum & SDM.
Semua arsip kepesertaan terdokumentasi.
7.
Menyusun laporan hasil kerja.
Laporan tersedia tepat waktu.
Penata Madya Pemasaran Peserta BPU (PMPP-BPU)
Ruang lingkup :
Melaksanakan kegiatan pemasaran (untuk mengembangkan kepesertaan) dan pembinaan kepada peserta di sektor
informal dan jasa
konstruksi, memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengan cepat dan tepat, guna memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran informal yang telah dibebankan dan untuk menjaga kepuasan peserta.
Penata Madya Pemasaran Peserta BPU (PMPP-BPU) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
1.
Mengumpulkan data calon peserta dan peserta
Data akurat
2.
a. Menyusun dan melaksanakan rencana kerja pemasaran BPU/Jakons; b. Melakukan kontak dengan calon mitra BPU/Jakons; c. Melakukan kunjunga/pertemuan dengan mitra BPU/Jakons; d. Menerima pendaftaran BPU/Jakons.
a. Rencana kerja tersedia; b. Penambahan peserta BPU & Jakons
3.
a. Menyusun program pembinaan BPU/Jakons; b. Melaksanakan program pembinaan BPU/Jakons.
Program kerja pembinaan tersedia dan terlaksana.
Penata Madya Pemasaran Peserta BPU (PMPP-BPU) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
4.
a. Menerima dan menangani keluhan peserta; b. Melakukan koordinasi dengan Penata Madya Administrasi Peserta BPU, dalam hal : • Pelayanan administrasi; • Pelayanan dokumen; • Akurasi data.
a. Tertib administrasi kepesertaan; b. Penurunan jumlah keluhan.
5.
Menyusun laporan hasil kerja.
Laporan tersedia tepat waktu.
Penata Madya Administrasi Peserta BPU (PMAP-BPU)
Ruang lingkup :
Menghimpun data yang terkait dengan kegiatan
pemasaran dan administrasi kepesertaan BPU dan Jakon, menyiapkan sarana prasarana penunjang kegiatan pemasaran serta melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran serta denda (jika ada), guna menyediakan data yang akurat dan dokumen yang lengkap untuk mendukung kelancaran kegiatan pemasaran informal khusus.
Penata Madya Administrasi Peserta BPU (PMAP-BPU) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
1.
a. Mengumpulkan data potensi; b. Mencocokan data potensi yang akan diinput dengan data base potensi & data base kepesertaan; c. Menginput data potensi.
Data base potensi akurat dan terkini.
2.
Mengumpulkan dan menyusun laporan rekapitulasi kegiatan serta pencapaian target BPU & Jakons;
Rekapitulasi hasil pemasaran BPU & Jakons tersedia.
3.
a. Melakukan koordinasi dengan bidang lain di cabang, untuk ketersediaan materi/slide/brosur/formulir. b. Menyimpan sarana dan prasarana bidang pemasaran termasuk materi/slide/brosur/formulir untuk penggunaan dikemudian hari.
a. Sarana dan prasarana tersedia. b. Terdokumentasi dengan baik sarana dan prasarana.
Penata Madya Administrasi Peserta BPU (PMAP-BPU) NO.
Uraian Tugas
Hasil Akhir
4.
a. Menerima dan meneliti dokumen pendaftaran; b. Menerbitkan SPI1 & SPI2 Jakons; c. Melakukan rekonsiliasi iuran Jakons.
a. Data kepesertaan BPU & Jakons lengkap. b. Data rekonsliasi tersedia.
5.
a. Menyiapkan dokumen yang akan dikirim ke calon peserta/peserta lama (BPU & Jakons); b. Melakukan koordinasi dengan PMPP BPU terkait pengiriman dokumen kepada calon peserta/peserta lama (BPU & Jakons); c. Menyimpan salinan dokumen yang telah dikirim kepada calon peserta/peserta lama (BPU & Jakons).
Dokumen lengkap dan disampaikan tepat waktu.
6.
Menyusun laporan hasil kerja.
Laporan tersedia tepat waktu.
Proses Bisnis Pengelolaan Kepesertaan
Alur Bisnis Proses BPJS Ketenagakerjaan
Marketing
Sales
Pendaftaran
Pengelolaan
Pelayanan
28
Proses Perluasan Kepesertaan
Strategi Perluasan dan Pertumbuhan Peserta Sosialisasi Masif/ Marketing Communication
Sumber Perijinan (misal: PTSP)
2
1
Sosialisasi Klasikal
3
Pihak ke 3 (Empowerment)
4
Strategi Perluasan dan Pertumbuhan Peserta Optimalisasi Kantor Cabang Perintis dan Service Point Officer
Pengawasan dan Pemeriksaan
6
5
Pemanfaatan e-Channel
7
Pengelolaan Komunitas
8
Strategi Perluasan dan Pertumbuhan Peserta Pemanfaatan Payment Point Online Bank
Prioritas Daerah Potensial
9
10
Hubungan Kerjasama Nota Kesepahaman
Kerjasama Operasional
Kerjasama Fungsional
Bentuk lain yang disepakati bersama
Proses Data Potensi
Pencarian Data potensi
Perekaman Data Potensi
Penyusunan Rencana Kegiatan dan Strategi Tindaklanjut Data Potensi
Proses Pendaftaran Kepesertaan
Konfirmasi Karena Ada Selisih Iuran Perekaman Dokumen Pendaftaran
Penetapan iuran Pertama
Rekonsiliasi Iuran
Penerimaan Iuran Pencetakan Tanda Bukti Kepesertaan
Iuran
Iuran
PROGRAM
IURAN PENGUSAHA
PEKERJA
JKK
0.24% - 1,74%
-
JKM
0.3%
-
JHT
3,70%
2%
JP
2%
1%
* Dihitung dari upah sebulan
Mekanisme Pendaftaran dan Pembayaran Iuran BPU Cara Pendaftaran Peserta
Channel
Cara Pembayaran Iuran
Channel Yang Dikelola Sendiri Kantor Cabang Kantor Cabang Perintis Secara Individu
Website BPJS Ketenagakerjaan Mobile App
Secara Individu
Channel Yang Dikelola Bekerjasama dengan Pihak Kedua Paymen Point (PPOB) ATM Melalui Wadah/Kelompok
Service Point Office Mobile App Bank
Melalui Wadah/Kelompok
Cara Mendaftarkan Jasa Konstruksi (Jakon)
Hubungan Kerja Antara MO dengan RO dan Petugas Wasrik Hubungan Kerja Antara
Hubungan Kerja Antara
MO dengan RO
MO dengan WasRik
Akusisi calon peserta menjadi peserta
Menyerahkan daftar perusahaan tidak patuh (PWBD)
Membina selama minimal 3 bulan sejak awal kepesertaan Penyerahan kepada RO disertai
a. Berita Acara b. Memperkenalkan kepada peserta c. Menyerahkan seluruh dokumen
Penyerahan daftar disertai
a. SPP-1, SPP-2 b. Berita Acara Kunjungan c. Dokumen pendukung lain yang relevan Wasrik menindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku
40
Proses Rekonsiliasi Iuran
Proses Iuran Lanjutan
Konfirmasi Karena Ada Selisih Iuran Perekaman Mutasi Kepesertaan
Penetapan iuran Lanjutan
Rekonsiliasi Iuran
Penerimaan Iuran Pencetakan Tanda Bukti Kepesertaan
Hubungan Kerja Antara RO dengan Petugas Wasrik
Menyerahkan daftar
perusahaan tidak patuh (menunggak iuran dan PDS)
Penyerahan daftar
Penyerahan daftar
perusahaan menunggak
perusahaan PDS
disertai a. SPI-1, SPI-2 b. Berita Acara Kunjungan c. Dokumen pendukung lain yang relevan
disertai a. SP-PDS-1, SP-PDS-2 b. Berita Acara Kunjungan c. Dokumen pendukung lain yang relevan
Wasrik menindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku
43
Proses Penyelesaian Piutang
Matrik Perubahan Piutang PU
Piutang Jakons
Uraian Masalah
Old
Piutang BPU
X
New
Piutang Iuran
Cash Basis
Accrual Basis
Piutang denda
Cash Basis
Accrual Basis
Piutang Jakon
Digabung
di-break JKK dan JKM
Piutang denda
Digabung
di-break JHT, JKK, JKM
Jenis Denda
Denda keterlambatan pembayaran iuran.
Denda keterlambatan iuran dan denda WASRIK.
Tanggal Create Piutang
• KEU: akhir bulan KE & OPR: di-create pada • OPR: tgl 15 next month. akhir bulan.
Matrik Perubahan Uraian Masalah
Old
New
Dasar Perhitungan Piutang
• Operasional : sesuai DUSR (Data Upah Siap Rekon) dan ITRF (Iuran Terakhir Rekon Final) • Keuangan : DUSR tidak dibatasi umur piutang sedangkan ITRF max 3 bulan.
DUSR dan ITRF diterapkan sama dan konsistensi baik untuk Operasional & Keuangan
Klasifikasi Piutang Penerima Upah
• Lancar 1 bulan • Kurang lancar 2 .s.d 3 bulan • Macet > 3 bulan • Kontijensi selisih nilai antara Piutang KEU vs OPR
• Lancar 1 bulan • Kurang lancar 2 .s.d 3 bulan • Macet 4 s.d. 6 bulan • Kontijensi > 6 bulan
Matrik Perubahan Uraian Masalah
Old
New
Klasifikasi Piutang Jakon
• Lancar s.d. 3 bulan • Kurang lancar 4 .s.d 6 bulan • Macet > 6 bulan • Kontijensi tidak diatur
• Lancar 1 bulan • Kurang lancar 2 .s.d 3 bulan • Macet 4 s.d. 6 bulan • Kontijensi 7 s.d. 12 bulan
Umur Piutang Jakon
Dihitung dari akhir proyek
Dihitung dari jatuh tempo termin
Penagihan Piutang Iuran Iuran terakhir 1 Umur piutang
2
3
4
1
2
SPI-1
SPI-2
5
6
3 SPI-3
WASRIK • KPKNL • Kejaksaan
N
Proses Penyelesaian PDS
Jenis PDS
PDS Tenaga Kerja Perusahaan hanya mendaftarkan sebagian pekerja kedalam program BPJS Ketenagakerjaan
PDS (Perusahaan Daftar Sebagian)
PDS Upah Perusahaan hanya melaporkan sebagian upah pekerja kepada program BPJS Ketenagakerjaan
PDS Program Perusahaan hanya mendaftarkan sebagian program tidak sesuai dengan ketentuan perundangan
Proses Penyelesaian PDS
Identifikasi PDS
Membuat Daftar Perusahaan PDS
Penerbitan SPP1
Penerbitan SPP2
UPH
Kunjungan Perusahaan
Proses CRM
Customer Relationship Management (CRM) CRM adalah :
mengkolaborasikan setiap pelanggan/peserta dengan kemampuan menciptakan win-win solution, menambahkan value sehingga menjadi loyal Lintas Fungsional Proses CRM :
Proses pengembangan strategi
Proses penciptaan nilai
Proses manajemen informasi
Proses integrasi multi-channel
Segmentasi Pelanggan : PA1 : Perusahaan Aktif yang memiliki TK > 5
PA2 : Perusahaan Aktif yang memiliki TK < 6
Platinum
Gold
= ((PA1 x 20%) x 20%) x 20%
= ((PA1 x 20%) x 20%) x 80%
Segmentasi Peserta
Silver
Bronze
= ((PA1 x 20%) x 80%)
= (PA1 x 80%) + PA2 53
Cara mensegmentasi Model Relations 1
Model Relations 2
Model Relations 3
Metode Pareto Langkah 3
Langkah 1
Langkah 2
80% iuran
80% iuran
Platinum 80% iuran
Bronze 20% iuran
Silver 20% iuran
Gold 20% iuran
CRM
Customer BPJS Ketenagakerjaan
Perusahaaan (B2B) Orientasi Hubungan Maksimalisasi nilai suatu hubungan Proses pembelian dengan banyak tahapan, siklus penjualan panjang Keputusan pembelian rasional berdasarkan nilai-nilai bisnis
Tenaga Kerja (B2C) Orientasi produk
maksimalisasi nilai transaksi pasar sasaran luas dan banyak Proses pembelian ditentukan perusahaan, tenaga kerja memakai service Sikap thd produk emosional, berdasarkan status, keinginan dan harga
Customer Relationship Management (CRM)
Perusahaan
Tenaga Kerja
Skema Business to Business (B2B)
Skema Business to Customer (B2C)
Bentuk Kegiatan CRM
BAB XVIII
Sasaran CRM pada BPJS Ketenagakerjaan
Phone Call
Client Visit
Pengiriman Ucapan (Hari Raya/PHBN)
Sport Activities
Gathering Invitation
Personal Birthday
Regular Information
Report CRM Activities 56
Pemutakhiran Data Kepesertaan
Pemadanan data Adminduk
Aspek Legal UU 24/2013 j.o UU 23/2006 UU ADMINDUK NIK wajib untuk semua pelayanan publik termasuk jaminan sosial tenaga kerja Perpres 26/2009 Penerapan e-KTP Berbasis NIK scr Nasional
SE Dukcapil: 471.13/3376/Dukcapil tanggal 27 Maret 2015 KTP Elektronik (KTP-el) Bagi Peserta atau Calon Peserta BPJS Ketenagakerjaan
PKS BPJSTK vs Dukcapil
UU 40/2004 & UU 24/2011 UU SJSN & UU BPJS Direksi wajib memberikan Nomor Identitas Tunggal Peserta KEP/176/062014 Registrasi dan Update TK Berdasarkan NIK PERDIR/02/022014 Pedoman Nomor Identitas Tunggal Peserta BPJS Ketenagakerjaan NIK: WNI Paspor: WNA
Terima Kasih
Gedung BPJS Ketenagakerjaan Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan – 12930 T (021) 520 7797 F (021) 520 2310 www.bpjsketenagakerjaan.go.id
59
