online IN T E R NE T B OE K H O U D EN voor DE ondernemer
OVER MUIS SOFTWARE
Actuele cijfers online!
MUIS Software ontwikkelt al sinds 1984 professionele administratieve software. Vanaf het begin is het de doelstelling geweest software te ontwikkelen voor ondernemers, maar ook voor hun accountants- en administratiekantoren. Sinds de opkomst van Internet is MUIS Software zeer actief omtrent Internet boekhouden. Het product iMUIS Online Internetboekhouden, hetgeen bestaat uit modules zoals Financiële administratie, BTW-aangifte, Facturering, Telebankieren, Incasso’s, Budgettering, Activa-register, Transitorische boekingen, Inlezen journaalposten, Digitaal Dossier, Rekening Courant en Relatiebeheer, is als beste getest en gecertificeerd door gerenommeerde organisaties.
Over
Online
iMUIS Online is dé oplossing voor ondernemers die via het Internet de administratie willen voeren, waarbij de accountant, indien gewenst, mee kan kijken. Vanaf elke locatie met een internetverbinding kan de administratie worden gevoerd. Of de ondernemer nu alles zelf doet of een deel van de administratie overlaat aan de accountant, alle financiële cijfers zijn bij iMUIS Online altijd actueel en onder andere te raadplegen via het Dashboard. Via dit
2
Financieel Dashboard.
fraaie Dashboard worden de cijfers in grafieken en taartdiagrammen weergegeven. Denk hierbij aan het omzet/kostenverloop, banksaldi en de ouderdom van openstaande posten. Hiermee heeft de ondernemer een actueel inzicht in de financiële situatie van zijn of haar bedrijf. Ga voor meer informatie en een demoabonnement naar onze website op: www.muis.nl.
KIES VOOR
ONLINE
iMUIS Online Internetboekhouden werkt met een Internetbrowser. 24 uur per dag en 7 dagen per week online de administratie voeren. Up-to-date met de nieuwste programmatuur. Integratie tussen ondernemer en accountant. Accountant kijkt mee en adviseert. Werkt snel en is betrouwbaar. Favoriete programma’s in beeld. Met toetsenbord en muis te bedienen. iMUIS Online is eenvoudig en praktijkgericht. Bespaart tijd en daarmee kosten! Een scherpgeprijsd abonnement. Met meerdere gebruikers gelijktijdig werken in de administratie. Grafische weergave middels een financieel Dashboard.
Documenten scannen en digitaal opslaan bij bijvoorbeeld de openstaande post. Back-ups van uw administratie kunnen downloaden. Uitvoer rapportage naar PDF©, Word© en Excel©. Afstemmen op de bedrijfssituatie door de modulaire opbouw. Online Help en schriftelijke cursussen. Beschikbaar in het Nederlands en Engels. Abonneren bij MUIS Software of rechtstreeks bij de accountant.
samenwerking MET accountant Het grote voordeel van iMUIS Online is de samenwerking tussen de ondernemer en de accountant. Indien er toestemming verleend wordt, kan uw accountant moeiteloos meekijken en eventueel correcties doorvoeren zonder uitwisselingen van journaalposten of back-ups. Ondernemers kunnen gewoon door blijven werken in het huidige boekjaar. Zelfs wanneer de accountant bezig is met controles van het voorgaande boekjaar, waar hij de jaarstukken op zal baseren. Dit bespaart ondernemers veel tijd en moeite. De samenwerking tussen de ondernemer en de accountant kan naar behoefte georganiseerd worden: 1. De ondernemer voert de administratie zelf en de accountant heeft een controlerende functie. 2. De ondernemer factureert en houdt de kas en bank bij. De accountant voert de overige administratieve handelingen uit. 3. De accountant voert de administratie van de ondernemer, maar de ondernemer gebruikt de kijkfunctie om via rapportage en het financiële Dashboard inzicht te krijgen in de cijfers. * Indien de accountant nog geen iMUIS Online Internetboekhouden aanbiedt, kan er ook direct bij MUIS Software een abonnement worden afgesloten.
specifieke bedrijfssituatie Wordt er geen gebruik gemaakt van BTW? Geen kostenplaatsen of kostendragers? Geen debiteuren-, of crediteurenadministratie? Geen probleem voor iMUIS Online! Onderdelen die niet gebruikt worden zijn eenvoudig uit te schakelen.
communicatie Het iMUIS Online nieuws wordt over zichtelijk en up-to-date gepresenteerd in het iMUIS Online Dashboard. Via uw favoriete RSS-abonnement kan er tevens bepaald worden welk nieuws zichtbaar zal zijn op het Dashboard. De ondernemer en zijn accountant kunnen ook onderling communiceren door het versturen van berichten via een ingebouwde Chatfunctie. Beveiliging iMUIS Online is goed beveiligd! De verbinding tussen de ondernemer en zijn accountant, de inlogprocedure en de opslag van gegevens zijn binnen het pakket allemaal voorzien van een optimale beveiliging. De inlogprocedure bestaat niet alleen uit een gebruikersnaam en wachtwoord, maar wordt extra beveiligd via een unieke sessiecode die als SMS of per e-mail verzonden wordt. Het gebruik van SSL in de Internetbrowser zorgt voor een beveiligde communicatie. Indien gewenst kan de ondernemer zelf, zonder tussenkomst van zijn accountant, de back-up van zijn administratie downloaden.
Optimale samenwerking tussen ondernemer en accountant.
MUIS HOSTING Mocht gekozen worden voor het hosten op de servers van MUIS, dan worden de administraties opgeslagen in extra beveiligde databunkers. Deze databunkers zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen. De dagelijkse back-ups worden op meerdere geografisch gescheiden locaties opgeslagen. Uniek bij MUIS Hosting is dat ondernemers, indien zij dit wensen, een volledige back-up van hun eigen administratie(s) kunnen downloaden.
3
financieel Het iMUIS Online Financieel abonnement biedt de mogelijkheid om via het Internet een grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie te voeren.
Met de unieke jaaraansluiting is de eindejaarsverwerking verleden tijd!
ALGEMEEN EN BASISGEGEVENS De administratie laten inrichten door uw accountant of de keuze voor een basisadministratie. Geschikt voor MKB-ers, startende ondernemers, verenigingen, stichtingen en ZZP-ers. Uitbreidbaar met extra administraties. Snel wisselen tussen administraties. Keuze wel/geen BTW-administratie. Auditfile XML. Dashboard. Sneltoetsen.
Openstaande posten opvragen. Tijdens het boeken direct de grootboekkaart opvragen. Inkoop- verkoopfacturen uitsplitsen naar diverse kosten- of omzetrekeningen. Voorkeurstegenrekeningen bij debiteuren en crediteuren. Kostenplaatsen- en kostendragers. Voortschrijdend saldo kas, bank, giro.
PERIODES AFSLUITEN Direct kunnen doorwerken in een nieuwe periode/boekjaar. Periodes afsluiten. Jaaraansluiting.
RAPPORTEN
De bank bijhouden in het programma boeken.
BOEKINGSPROGRAMMA In meerdere jaren boeken. Boekingsregels aanmaken, corrigeren, tussenvoegen en verwijderen (bijvoorbeeld uw inkoopen verkoopfacturen, kas- en bankmutaties, memoriaalboekingen, loonjournaalposten). Vrije kolomindeling boekingsregel. Velden overnemen van de vorige regel. Automatische boekstuk- en factuurnummering. Negatieve kassignalering. Nieuwe debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen aanmaken. Betalingsverschillen en kredietbeperking worden indien gewenst automatisch afgeboekt.
4
Rekeningschema. Boekingsverslag/Journaal. Proef- en saldibalans (per kostenplaats/kostendrager). Kolommenbalans. Activa/passiva/winst/verlies overzicht. Winst- en verliesrekening per week. Historische mutaties grootboek, debiteuren en crediteuren. Historische mutaties kostenplaats/ kostendrager. Saldilijst debiteuren/crediteuren. Kostenplaats en kostendrager overzicht. Openstaande postenlijst debiteuren en crediteuren. Aanmaningen, eventueel vergezeld van een kopie-factuur (zie verkooporder). Relatieoverzicht (debiteur/crediteur) en adresetiketten.
INFORMATIE Opvragen van openstaande en betaalde facturen van debiteuren en crediteuren. Ouderdomsanalyse van debiteuren en crediteuren. Grootboektotalen t/m de periode en over meerdere jaren.
verkoop (facturering) iMUIS Online Verkoop biedt de mogelijkheid om snel en efficiënt artikelen en diensten te factureren. Een orderbevestiging, proformafactuur of een factuur afdrukken of e-mailen is standaard mogelijk. De factuur wordt automatisch verwerkt in de financiële administratie. Bij aanmaningen kunnen er kopiefacturen bijgevoegd worden. Flexibele lay-out iMUIS Online beschikt over standaard factuur lay-outs die gemakkelijk aan te passen zijn. Zo kan onder andere de positie van het factuuradres aangepast worden voor een vensterenvelop. Tevens kan de ondernemer zelf bepalen welke informatie op de factuur wordt afgedrukt. Denk aan de indeling van de factuurkop, de factuurregels en -voet. Als voorbeeld kan er wel of geen kortingspercentage, de BTW-code, het artikelnummer in de factuurregel geplaatst worden. Het eigen logo is te plaatsen. Facturen krijgen hierdoor een professionele uitstraling!
Factuur
Verzendadres Fietsparadijs B.V. L van der Spaak Rijksstraatweg 41 1969 LB HEEMSKERK
Factuurnummer Debiteur Betalingsplichtige Kenmerk Artikel 9001
Fietsparadijs B.V. J. de Vries Rijksstraatweg 41 1969 LB HEEMSKERK
20090061 10000 10000
Factuurdatum BTW-nummer
Aantal Eenh 4 Stuk
9002
3 Stuk
9003
1 Stuk
Subtotaal 1.940,00
12-01-2009 Ordernummer NL123456678B01 Verzendwijze Verkoper
200900521 Post G.P. de Groot
Omschrijving Finner fiets type 501 De Finner 501 wordt geleverd inclusief 1 jaar diefstal verzekering. Stuur de polis direct na aflevering naar ons op. Finner fiets type 504 mountainbike De Finner 502 mountain wordt geleverd inclusief 1 jaar diefstal verzekering. Stuur de polis direct na aflevering naar ons op. Finner fiets type 509 kinderfiets Voor kinderen tot 12 jaar.
Blad Orderdatum
1 12-01-2009
Prijs 210,00
Bedrag 840,00 H
300,00
900,00 H
200,00
200,00 H
Totaal ex. BTW BTW % BTW-bedrag 1.940,00 19,00 368,60
€
Te betalen 2.308,60
Betalen binnen 14 dagen op bankrekening 464607582, onder vermelding van 10000/20090061 Op al onze leveringen zijn onze voorwaarden van toepassing zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Deze voorwaarden worden u op verzoek kosteloos toegezonden. Rijksstraatweg 41 * 1969 LB * HEEMSKERK * Telefoon: 0251-241641 * Fax: 0251-244405 * E-mail:
[email protected] Bankrekening: 464607582 * BTW-nummer: NL261925143B01 * KvK: 74086387 te AMSTERDAM IBAN-nummer: NL91ABNA0464607582
Vanuit een verkooporder een factuur maken.
ALGEMEEN Directe facturering of alles factureren aan het eind van de dag. Snelle orderinvoer door het vooraf vastleggen van condities gekoppeld aan verkoper, cq. debiteur. Ordergegevens opvragen per debiteur, order en datum. Invoeren, wijzigen en verwijderen van order(s)(regels). Onbeperkt aantal orderregels per order. Prijzen in- of exclusief BTW. BTW-berekening binnen en buiten de EU. BTW-berekening hoog, laag, geen en verlegd. G-Rekening. Facturen in Nederlands, Engels en Duits. Factuur verzenden per e-mail of post. Kopiefacturen. Artikel- en verkoopstatistiek.
Uitsplitsing naar kostenplaatsen en -dragers. Instelbare kolomindeling voor orderkop en -regel.
ORDERKOP
Overal ter wereld factureren.
Afwijkende betalingsplichtige per order. Opmerking per order. Vracht- en orderkosten berekening. Verzendadressen en contactpersonen. Optioneel: de order kan niet gefactureerd worden totdat de orderbevestiging getekend retour is.
ORDERREGEL Interne en externe memo per regel. Kortingspercentage. Korting over korting. Aantal x prijs -/- korting = bedrag. Aantal x inhoud x prijs -/- korting = bedrag. 5
Nooit meer handmatig de bank boeken!
Telebankieren
INCASSO
iMUIS Online Telebankieren bestaat uit het geautomatiseerd inlezen van bankafschriften en het betalen van openstaande crediteurenfacturen.
Per debiteur kan aangegeven worden of facturen geïncasseerd dienen te worden. iMUIS Online Incasso zorgt ervoor dat er een incasso-bestand aangemaakt wordt op basis van de selectie.
Activa-REGISTER
Betalen van openstaande posten.
Het geavanceerde herkenningssysteem zorgt ervoor dat de dagafschriftregels uit de banksoftware in de administratie zo optimaal mogelijk verwerkt worden. iMUIS Online neemt de ondernemer zo veel werk uit handen! De openstaande crediteurenfacturen kunnen enkelvoudig of verzameld, geheel of gedeeltelijk betaald worden. Er is een signaleringsfunctie voor vervallen posten. Het betalingsbestand wordt gedownload, of per e-mail verzonden naar het e-mailadres van de ondernemer.
Elke onderneming beschikt over activa, waartoe o.a. auto’s, inventaris en gebouwen gerekend mogen worden. Tijdens het boeken van een activainkoopfactuur wordt er automatisch een activum gecreëerd. Per activum kan onder meer de looptijd, de afschrijvingsmethode, de residuwaarde, de locatie, het serienummer, de garantietermijn, het verzekerde bedrag en de grootboekrekeningen voor het verwerken van de afschrijvingen worden opgegeven. iMUIS Online boekt de afschrijvingen automatisch in de administratie. In iMUIS Online is het ook mogelijk om de afschrijvingen naar kostenplaats en kostendrager te specificeren, per activum het desinvesteringsbedrag aan te geven en de historische, actuele en toekomstige afschrijvingen van de activa op te vragen en af te drukken.
bUDGETTEn Budgettering en controle op overschrijding van budgetten vormen een onmisbaar instrument voor kostenbeheersing en omzetcontrole. Budgetteren met iMUIS Online betekent dat per grootboekrekening (eventueel ook per kostenplaats/kostendrager) per periode, per jaar, de budgetten worden vastgelegd in bedragen en aantallen. In het grootboek-informatieprogramma kunnen de werkelijke cijfers vergeleken worden met de budgetten. Door de budgetcontrole in te stellen, zal iMUIS Online tijdens het boeken een waarschuwing geven indien het budgetbedrag van een gebudgetteerde grootboekrekening overschreden wordt. Het budgetverloop is opvraagbaar middels rapportage.
Geautomatiseerd inlezen van dagafschriften.
6
btw-AANGIFTE Met iMUIS Online BTW aangifte kan een ondernemer de BTWaangifte elektronisch naar de Belastingdienst versturen middels een pincode. Tijdens het boeken worden de BTWbedragen automatisch uit de ingevoerde bedragen berekend door het gebruik van BTWcodes. Er hoeven geen BTW-bedragen ingevoerd te worden. Per BTW-code wordt onder andere het percentage, de berekeningsmethode en de formuliergroep vastgelegd.
Zodra de BTW is gecontroleerd kunt u de aangifte versturen naar de Belastingdienst.
Inlezen iMUIS Online Inlezen maakt het mogelijk om gegevens zoals journaalposten ten behoeve van de loonadministratie en debiteuren uit branchesoftwarepakketten in iMUIS Online in te lezen. iMUIS Online heeft standaard maskers voor het inlezen van journaalposten uit diverse loonpakketten. Op aanvraag kunnen specifieke inleesmaskers op maat worden gemaakt voor uw branchesoftware.
Transitorische posten Transitorische posten in iMUIS online zijn bedoeld om bepaalde opbrengsten- of kostenposten niet in één periode te laten vallen, maar te spreiden over meerdere perioden of zelfs boekjaren. Het automatisch verdelen van bijvoorbeeld uw verzekeringsnota’s of huurkosten over 12 periodes wordt zeer gemakkelijk.
kijkfunctie Functionarissen die alleen inzicht in financiële cijfers willen hebben, maar geen mutaties invoeren, kunnen de handige kijkfunctie gebruiken. Hiermee hebben zij de mogelijkheid om rapporten te printen en informatie op het scherm te bekijken, zoals debiteuren-, crediteurenen grootboekinformatie, proef- en saldibalans en openstaande posten lijsten.
rekening courant
Historische mutaties BTW.
Met iMUIS Online Rekening courant kan een rekening courant bijgehouden worden tussen twee (of meer) administraties. In de praktijk is dat bijvoorbeeld een rekening courant tussen een maatschap- en een privéadministratie, of een rekening courant tussen twee ondernemingen.
CRM (relatiebeheer) CRM staat voor Customer Relationship Management. Met deze module kan de ondernemer alle contacten met prospects en debiteuren vastleggen. Via de relatiehistorie is inzichtelijk wat in het verleden besproken is en welke acties hieruit zijn voortgekomen. Het grote voordeel van de CRM module is sneller en beter inzicht hebben in wensen en behoeftes van klanten. Dit kan resulteren in een hogere klanttevredenheid, omzet, winst en kostenbesparing. De CRM module is volledig geïntegreerd met het financieel pakket. Erg handig omdat er direct inzicht is in openstaande posten, vervallen posten en openstaande orders. Denk ook aan omzetstatistiek tot drie jaar terug. 7
Takenplanner Een onderdeel van de module iMUIS Online CRM richt zich op het structureren van de interne bedrijfsprocedures. Hiermee kunnen eenmalige, periodieke (dag, week, maand, kwartaal, jaar) en permanente bedrijfsprocedures vast gelegd en aan een medewerker worden toegewezen. Bij ziekte of verlof van een medewerker kunnen taken worden overgedragen aan een collega. Dit kan per taak worden ingesteld, juist om vertrouwelijke informatie alleen aan bevoegde medewerkers beschikbaar te stellen. Medewerkers zien continu in het Dashboard hun toegewezen taken. Teamleiders zien van hun teamleden de status van hun taken. Het is tevens mogelijk om een document te scannen en te koppelen aan een taak.
Digitaal dossier
kostensoorten. Nadat de medewerker alle kosten heeft ingevoerd ziet hij direct het totaalbedrag wat na controle naar zijn rekening overgemaakt zal gaan worden. Er wordt automatisch een openstaande post gecreëerd ten bate van de medewerker (crediteur) en een afschrift wordt per e-mail verstuurd naar zijn e-mailadres. Nadat de onkostendeclaratie door de ondernemer of een ander geautoriseerd persoon gefiatteerd is, wordt de openstaande post betaalbaar gesteld. De vooraf opgegeven kostensoorten zijn voorzien van de benodigde grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en de BTW-code. Hierdoor wordt de onkostendeclaratie automatisch goed in de administratie verwerkt.
iMUIS Online beschikt over een digitaal dossier. Middels het scannen van onder meer inkoopfacturen en kasbonnen, het selecteren van de crediteur en de inkoop/ kostenrekening wordt een inkoopfactuur automatisch verwerkt in de administratie. Vanuit de openstaande post is het gescande document weer opvraagbaar.
AANMELDEN
ONKOSTENDECLARATIES
Wilt u eerst iMUIS Online zelf uitproberen vraag dan een demoabonnement aan via www.muis.nl/demo.
Medewerkers van de ondernemer kunnen hun onkostennota’s zoals parkeergeld, benzinebonnen, lunches of kilometervergoeding indienen middels deze module. Als extra hulpmiddel kan via een routeplanner het aantal kilometers vermenigvuldigd worden met een opgegeven tarief. Deze informatie wordt automatisch geboekt als declaratieregel. Medewerkers kunnen hun kosten alleen invullen op vooraf opgegeven
Probeer het zelf! Bekijk de demo op www.muis.nl!
Ga naar www.imuisonline.com en meldt u rechtstreeks aan bij MUIS Software. Wilt u samenwerken met uw accountant ga dan naar de website van uw accountant of vraag hem of haar om u aan te melden.
OMZETTEN aDMINISTRATIES Wilt u overstappen van uw huidige pakket naar iMUIS Online? Wij bieden de mogelijkheid om vanuit diverse pakketten uw administratie, inclusief historie van boekingen, om te zetten naar iMUIS Online. Kijk voor meer informatie op onze website www.muis.nl of bel direct naar onze verkoopafdeling op 0251-241 641.
MUIS Software Rijksstraatweg 41 1969 LB Heemskerk Telefoon: 0251 241 641 Fax: 0251 244 405 Internet: www.muis.nl E-mail:
[email protected]
