Handleiding Meldpunt Inloggen: U bereikt de site door op Meldpunt te klikken op de site van Arbo Unie. Het is ook mogelijk rechtstreeks in de ardressenbalk van Internet Explorer het adres. https://meldpunt.arbounie.nl in te tikken. U ziet nu de inlogpagina. In het menu ziet u de volgende items Instructie: deze handleiding Home: ga terug naar deze pagina Login: inloggen voor geregistreerde gebruikers Login met de door Arbo Unie verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord. Als het de eerste keer is dat u inlogt, vult u bij wachtwoord "de postcode van uw vestigingsadres" in. Er verschijnt dan een scherm waarin u wordt gevraagd om uw wachtwoord te veranderen en een email-adres op te geven van de contactpersoon van uw bedrijf voor Meldpunt. Na het veranderen van wachtwoord kunt u klikken op verder. Een volgende keer, kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en het door u zelf opgegeven wachtwoord.
Uitloggen: Uitloggen kan door uw browser af te sluiten.
Starten: Om te beginnen met Meldpunt hoeft u geen gegevens in te voeren, het systeem wordt kant en klaar opgeleverd. U kunt echter de gegevens van uw werknemers controleren en eventuele onvolkomenheden muteren. Zoekschermen: Vrijwel elke pagina start met een zoekscherm. In dit zoekscherm kunt u op basis van een aantal zoekcriteria de gewenste werknemer zoeken. Het scherm ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
Keuzelijst
Zoekcriteria voor het tonen van alle werknemers van het bedrijf “Test”. In vrijwel elk zoekscherm kunt u zoeken op naam, sofi-nummer en geboortedatum. Als u alle werknemers wilt zien, vult u een asterisk (*) in het veld ‘Naam’. Na het invoeren van de gewenste zoekcriteria klikt u op Zoeken . Er zal een lijst verschijnen van de werknemers die aan uw zoekconditie voldoen.
Menukeuzes Na het inloggen verschijnt de welkomstpagina met aan de linkerkant een aantal opties in het menu: Instructie (online help) Home (startpagina) Login (gebruikers kunnen hier inloggen) Dienstverbanden (tonen dienstverbanden) Verzuimhistorie (overzicht van verzuimgevallen) Verzuimregistratie (tonen, invoeren en wijzigen van verzuim) Werknemers (tonen, invoeren en wijzigen ven persoons- en dienstverbandgegevens) Zieke Werknemers (overzicht zieke werknemers per datum) Aanpassen werknemergegevens: Klik in het menu op 'Werknemers' zoek de desbetreffende medewerker op naam, sofi-nummer of geboortedatum of typ een asterisk (*) in het veld ‘Naam’. U komt dan in het volgende scherm.
De volgende functies zijn mogelijk: Functie Aanpassen (in kolom naam) Aanpassen (in kolom dienstverband) Nieuw
Uitleg Hiermee kunt u de persoonsgegevens van de betreffende werknemer wijzigen en opslaan. Hiermee kunt u de dienstverbandgegevens van de betreffende werknemer wijzigen en opslaan. Hiermee kunt u een nieuw dienstverband toevoegen aan de betreffende werknemer.
Indien u een dienstverband wil wijzigen/maken krijgt u de volgende vraag:
Verzuim- en Hersteldmeldingen invoeren Klik in het menu op 'Verzuimregistratie' zoek de desbetreffende medewerker op naam, sofinummer of geboortedatum of typ een asterisk (*) in het veld ‘Naam’. U komt dan in het volgende scherm.
Let er op dat het verzuimregistratie altijd per dienstverband geschiedt. Het kan dus voorkomen dat eenzelfde werknemer meerdere keren in de lijst verschijnt, steeds voor een ander dienstverband. De volgende functies zijn mogelijk: Link Zieken/niet-zieken
Uitleg Bij het klikken op ‘Zieken’ worden alleen ziekgemelde (of gedeeltelijk ziekgemelde) werknemers die voldoen aan dezelfde zoekcriteria getoond. Deze werknemers kunnen vervolgens enkel hersteld gemeld worden. Na het klikken op 'Niet-zieken' worden alleen de werknemers die aan de criteria voldoen getoond, zonder een actueel verzuim. Deze werknemers kunnen vervolgens alleen ziekgemeld worden.
Keuzes verzuimregistratie In het overzicht van ‘Allen’ wordt in de laatste kolom per dienstverband een keuzelijst getoond. Deze lijst bevat een aantal acties die op deze werknemer met dit dienstverband uitgevoerd kunnen worden. De mogelijke keuzes zijn: Actie Ziekmelden Toon laatste melding Hersteldmelden Ged. ziekmelden Corr. laatste melding Historie
Uitleg De werknemer voor dit dienstverband ziekmelden. Gegevens opvragen over de laatste melding die gedaan is voor deze werknemer in dit dienstverband. De werknemer voor dit dienstverband hersteldmelden. De werknemer voor dit dienstverband gedeeltelijk ziek (of hersteld) melden) De laatste melding wijzigen. Een overzicht van alle meldingen voor deze werknemer in dit dienstverband opvragen.
Welke keuzes in de keuzelijst getoond worden, is afhankelijk van de toestand van de werknemer: “Toon laatste melding”, “Correctie “ en “Historie” zijn alleen zichtbaar indien er eerdere meldingen voor dit dienstverband aanwezig zijn. “Hersteldmelden” wordt uiteraard alleen getoond als er actueel verzuim is gemeld en “Ziekmelden” als dat er niet is (zo zal in het overzicht van ‘Zieken’ alleen de optie ‘Hersteldmelden’ mogelijk zijn). “Ged. Ziekmelden” is altijd mogelijk (een werknemer met actueel verzuim kan via deze optie gedeeltelijk hersteld gemeld worden). Ziekmelden Een volledige (100%) ziekmelding start u door in de keuzelijst, die getoond wordt bij de betreffende werknemer/dienstverbandcombinatie, “Ziekmelden” te selecteren. Na het klikken op “Ziekmelden” verschijnt het volgende scherm:
Na het aanvullen van de missende gegevens in dit scherm klikt u simpelweg op de knop ziekmelden waarna de medewerker is ziekgemeld. !!! Letop in dit scherm bevind zich tevens de mogelijkheid om een spoedcontrole aan te vragen. Het veld bijzonderheden mag NIET gebruikt worden voor het aanvragen van (spoed)acties.
Hersteldmelden Na het kiezen van “Hersteldmelden” uit de keuzelijst op de regel van de betreffende werknemer/dienstverbandcombinatie verschijnt de dialoog voor de hersteldmelding:
Het enige vrij in te vullen gegeven is hier de ‘Datum einde’ verzuim. Dit veld is verplicht en moet gevuld worden volgens de standaard format: “dd-mm-jjjj. Tevens geldt dit voor alle andere datumvelden in de webapplicatie. Na het klikken op Hersteldmelden wordt de hersteldmelding gecontroleerd en, indien akkoord, doorgevoerd. Bij een correctie hersteldmelding verschijnt het volgende scherm:
Voorbeeld van een goedgekeurde hersteldmelding Gedeeltelijk ziek/hersteldmelden Een gedeeltelijk ziek- (of hersteld) –melding start u door in de lijst van werknemers en dienstverbanden bij een combinatie in de keuzelijst Ged. ziekmelden te kiezen. Er verschijnt nu een scherm dat nagenoeg gelijk is aan het formulier voor een ziekmelding. Het aankruisvakje Spoedcontrole aanvragen ontbreekt echter en er is een extra veld waarmee een percentage ziek (verplicht) opgegeven kan worden. Uiteraard moet in deze velden een waarde tussen de 1 en de 100 ingevuld worden
Wanneer er geen verbinding gemaakt kan worden: Het kan gebeuren dat u na het inloggen onderstaande melding krijgt. Er kon geen verbinding gelegd worden met de registratiedatabase. U bent wel ingelogd en kunt u ziek- en hersteldmeldingen doorgeven. Gebruik daarvoor onderstaande links: Ziekmelden Hersteld melden
De meldingen zullen per e-mail naar de backoffice worden verstuurd. De verbinding met de Open Care Arbo database is dan (tijdelijk) verbroken. Alle keuzes in het menu zullen tot gevolg hebben dat er een boodschap wordt getoond dat betreffende functie momenteel niet mogelijk is t.g.v. een storing. U kunt echter ziek- of hersteldmeldingen per e-mail naar de backoffice sturen door gebruik te maken van de links in de getoonde tekst. Bij het klikken op 'Ziekmelden' krijgt u het volgende formulier te zien:
Als u het formulier volledig heeft ingevuld en u klikt op Ziekmelden zullen de gegevens over de ziekmelding per e-mail aan de backoffice worden verstuurd, alwaar ze dan handmatig in Open Care Arbo ingevoerd kunnen worden. Op dezelfde manier is het mogelijk een hersteldmelding te doen via het navolgend formulier dat u te zien krijgt als u op 'Hersteldmelden' klikt:
Zieke werknemers Wanneer u op de menukeuze Zieke werknemers klikt, kunt u een overzicht opvragen van werknemers die op een bepaalde datum ziek waren of heden ziek zijn.
Er kan gezocht worden op Afdeling, Naam , Werknemernr. en Sofi-nr. Tevens moet er een Peildatum ingevoerd worden, deze wordt altijd standaard gevuld met de systeemdatum (=datum van vandaag). De werknemers die op de gegeven dag ziek zijn (waren) zullen worden getoond. Na het invoeren van de velden en het klikken opTonen verschijnt het overzicht:
Indien u nog vragen heeft over MELDPUNT (zowel inhoudelijk als technisch), dan kunt u terecht bij uw vaste contactpersoon verzuim bij Arbounie.
