Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 0 INLEIDING... 2 HOOFDSTUK 1: WAT IS DE ACLO?... 3 HOOFDSTUK 2: STRUCTUUR VAN DE ACLO... 6

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................................... 0 INLEIDING .................................................................................................................................................................. 2 HOOFDSTUK 1: WAT IS DE ACLO? ...................................................................................................................... 3 HOOFDSTUK 2: STRUCTUUR VAN DE ACLO ..................................................................................................... 6 HOOFDSTUK 3: RELATIE ACLO - SPORTCENTRUM ...................................................................................... 10 HOOFDSTUK 4: VERPLICHTINGEN VAN VERENIGINGEN T.O.V. DE ACLO ............................................ 17 HOOFDSTUK 5: URENTOEKENNING ................................................................................................................ 21 HOOFDSTUK 6: ACLO-EVENEMENTEN ............................................................................................................ 23 HOOFDSTUK 7: SPORTBEWIJSBELEID .............................................................................................................. 25 HOOFDSTUK 8: SUBSIDIES .................................................................................................................................. 31 HOOFDSTUK 9: NSK, GNSK, EUC EN WUC ..................................................................................................... 39 HOOFDSTUK 10: PR-MOGELIJKHEDEN ............................................................................................................ 41 HOOFDSTUK 11: AANSPRAKELIJKHEID EN KLACHTEN .............................................................................. 43 HOOFDSTUK 12: PROJECT VERENIGINGSTRAINERS ................................................................................... 44 HOOFDSTUK 13: BESTUURSBEURZEN .............................................................................................................. 46 HOOFDSTUK 14: HANDIGE WETENSWAARDIGHEDEN ............................................................................... 47 HOOFDSTUK 15: DATA AB- EN SECTORVERGADERINGEN 2013-2014 ................................................... 49 HOOFDSTUK 16: KENNISMAKINGSGESPREKKEN 2013-2014..................................................................... 51 HOOFDSTUK 17: KALENDER EN JAARPLANNING 2013–2014 ................................................................... 53

Dagelijks Bestuur ACLO, Blauwborgje 16, 9747 AC Groningen, Tel.: 050-3634641

Verenigingsdocument 2013-2014

1


Inleiding In het verleden is gebleken dat er binnen de verenigingen behoefte is aan een document met informatie over de ACLO. In dit document zullen de relaties tussen de ACLO, het Sportcentrum en de verenigingen uitgelegd worden en daarnaast zullen de rechten en plichten van de verenigingen aan bod komen. De gebruikelijke procedures zullen uitgelegd worden en er zal worden ingegaan op de meest gestelde vragen. Wanneer er nog overige vragen of opmerkingen zijn, kunnen jullie contact opnemen met het Dagelijks Bestuur. Op werkdagen is er op het ACLO-kantoor altijd iemand aanwezig tussen 11.00 uur en 16.00 uur. Veel communicatie binnen de ACLO gaat via de website en e-mail: Website: www.aclosport.nl E-mail: [email protected] Het Dagelijks Bestuur 2013-2014 van de ACLO bestaat uit de volgende personen: Emmeke Kusters Voorzitter (vz) [email protected] Annet van Hunen Vicevoorzitter (vv) [email protected] Maureen Kanter Secretaris (se) [email protected] Guus Regelink Penningmeester (pm) [email protected] Hajo Aldershof Algemeen Adjunct (aa) [email protected] Jochem Smits Intern Coördinator (ic) [email protected] Het Algemeen Bestuur 2013-2014 van de ACLO bestaat uit de volgende personen: Mark Hollander Voorzitter Matthijs Plas Sector Sporthalgebruikers Iris van Sommeren Sector Buitensporten Oscar Hulleman Sector Veldsporten Jan-Fedde Bouma Sector Watersporten Wiggert van Ginkel Sector Zwembadgebruikers Jasper Dik Sector Zaalsporten Uge Meijer Sector Tennishalgebruikers Jochum Reitsma Ongebonden lid Berber Harkema Ongebonden lid Lisanne Nijhuis Ongebonden lid De e-mailadressen van de Algemeen Bestuursleden worden via het Dagelijks Bestuur verstrekt. Het Dagelijks Bestuur krijgt steun van de PR- en Activiteiten commissie (PRAccie). De commissie draait zelfstandig en assisteert het Dagelijks Bestuur bij evenementen en PR zoals open dagen. Daarnaast is ieder lid van de PRAccie hoofdverantwoordelijk voor de organisatie van een bepaald evenement. De personen die in het jaar 2013-2014 de PRAccie vormen zijn: Charlotte Benneker Manon Koning Foke Geevers Riemke Scharff Ineke Jansman

Voorzitter Secretaris Penningmeester PR PR


2


Hoofdstuk 1: Wat is de ACLO? De ACLO is de overkoepelende studentensportstichting van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de Hanzehogeschool Groningen (HG). Voor de studenten van deze twee instellingen bepaalt de ACLO het sportaanbod. De ACLO is opgericht in 1945 en is de grootste overkoepelende studentensportorganisatie (OSSO) van Nederland. De ACLO vertegenwoordigt de Groninger studentensport op landelijk niveau. Een ACLO-sporter kan een jaar lang onbeperkt sporten voor slechts €52,-. De ACLO is daarmee voor bijna 19.000 studenten uit Groningen de belangrijkste sportvoorziening. De ACLO is een stichting die uitsluitend door studenten wordt bestuurd en de beschikking heeft over een eigen budget. Het bestuur van de ACLO is autonoom in haar beleid. Het budget wordt aangewend ter realisatie van de doelstellingen van de ACLO: “Het doel van de ACLO is om studenten aan te zetten van niet bewegen tot bewegen en van

bewegen naar gevarieerder en/of beter bewegen. Daarnaast wil de ACLO een sociale functie vervullen door een voor studenten herkenbare eigen sociale omgeving te bieden, die zich onderscheidt van het bestaande sportaanbod buiten de universiteit en hogeschool.” Uit: Beleidsplan ACLO & Sportcentrum 2009-2014

De ACLO tracht zijn doelen te bereiken door:  Het ter beschikking stellen van deskundige begeleiding, accommodatie en materiaal, zowel aan in verenigingen georganiseerde deelnemers als aan ongebonden deelnemers;  Het erkennen van studentensportverenigingen, het leggen van contacten met deze verenigingen, tussen de verenigingen onderling en tussen verenigingen en studenten;  Het organiseren (en/of doen organiseren) van studentensport evenementen;  Het verstrekken van subsidie, zowel aan ongebonden sporters als aan verenigingen;  Het behartigen van de belangen van de studentensport. De ACLO streeft ernaar een uitgebreid en gevarieerd activiteitenpakket te kunnen aanbieden dat inspeelt op de behoeften van de (potentiële) deelnemer. Dit streven probeert de ACLO waar te maken, middels een grote variatie en omvang van de aangeboden sporten in de vorm van:  Algemene uren  Cursussen  Vrij reserveren  Verenigingen  Evenementen


3


Portefeuilleverdeling Dagelijks Bestuur van de ACLO: Voorzitter: [email protected]  Externe contacten van de ACLO (RUG, HG, SSN, Gemeente Groningen, etc.)  Leiden van het Dagelijks Bestuur van de ACLO  HR en statuten bewaken  Lid Sollicitatiecommissie Dagelijks Bestuur  Sportbewijsbeleid  Dispensatiesportbewijzen  Lid commissie MJBP Vicevoorzitter: [email protected]  Steun externe contacten  Studentenkampioenschappen (NSK’s, GNSK, ESK’s, Batavierenrace)  Sponsoring  Marketing/Promotie  Communicatie  Sportgids  Werving DB/AB Secretaris: [email protected]  Erkenningen verenigingen  Sollicitaties Dagelijks en Algemeen Bestuur en commissies  Contact en coördinatie Sportsbar  Contact en correspondentie verenigingen  Coördinatie kennismakings- en evaluatiegesprekken met verenigingsbesturen (KMG’s)  Verenigingsondersteuning  Coördinator sectoren AB-vergaderingen  Intern management (o.a. beheer archief en voorraden en uitgave ‘boekwerken’)  Schrijven van secretarieel jaarverslag  Interne binding (Borrels en etentjes) Penningmeester: [email protected]  Financieel beheer  Subsidies (materiaal-, garantie-, accommodatie- en (G)NSK-subsidies)  Steun urentoewijzing  Administratiesysteem  Hogere wedstrijdsport (HWS)  Schrijven van financieel jaarverslag Algemeen Adjunct: [email protected]  Urentoekenning aan verenigingen  Cursussen en algemene uren  Steun materiaal- en accommodatiesubsidies  Roosterindeling  Rooster PR  Onderzoek (MTO & KTO)  Project Verenigingstrainers (PVT)  ACLO-denktank


4


Intern Coördinator [email protected]  Evenementen  Coördineren van de commissies  ICT en Website  Interne PR  Werving DB/AB  Kledinglijn  Coördinatie ledenlijstcontrole


5


Hoofdstuk 2: Structuur van de ACLO Het hoogste orgaan binnen de ACLO is het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur is beleidsbepalend. Het orgaan bestaat uit elf personen. Zeven personen zijn vertegenwoordiger van een sector, drie zijn vertegenwoordiger van de ongebonden sporters en er is een onafhankelijke voorzitter. Het AB komt zeven keer per jaar bijeen tijdens een AB-vergadering en beslist over belangrijke beleidszaken die worden voorbereid door het DB van de ACLO. Het Dagelijks Bestuur van de ACLO regelt de dagelijkse gang van zaken. Dit houdt in dat het Dagelijks Bestuur het uitvoerend orgaan is dat het beleid uitzet en uitvoert. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur van de ACLO. Het Dagelijks Bestuur is het contactorgaan voor studentensportverenigingen.


6


Visueel ziet de structuur van de ACLO er als volgt uit:

Zwembadgebruikers

Watersporten

Veldsporten

Buitensporten

Zaalsporten

Algemeen Bestuur (AB) 11 leden, 7 vergaderingen + 5 overleggen per jaar

Sporthalgebruikers

Tennishalgebruikers Ongebonden pakket

Ucie Hulp met urentoekenning

Onafhankelijke voorzitter

Raad van Advies (RvA) (± 15 leden)

Dagelijks Bestuur (DB) 6 leden: dagelijkse gang van zaken

SuCo Meedenken over subsidieverdeling

Kasco Financiële controle

PRAccie Promotie & Activiteiten

COcie Sportbewijscontrole

Galacommissie ACLO-Sportgala

Lauwersloopcie Organiseren van de Lauwersloop

Beachcie Interne Beachvolleybalcompetitie

Futsalcie Interne Futsalcompetitie

comp

ACLO-Denktank Vertegenwoordigers ongebonden pakket + onderzoek ACLO


7


Elke studentensportvereniging die onder de ACLO valt is ingedeeld in een sector. De sectoren vergaderen zeven keer per jaar. Deze vergaderingen vinden plaats in de week waarin ook de Algemeen Bestuursvergadering gepland is. In een sector zitten verenigingen met over het algemeen dezelfde belangen en problematiek. Bij de sectorvergadering zit een vertegenwoordiger van elke vereniging uit die sector. Het is verplicht dat tijdens elke sectorvergadering een bestuurslid van elke vereniging aanwezig is! Het liefst ziet het DB zoveel mogelijk een vast persoon (of twee personen) uit het bestuur deelnemen aan de vergaderingen. Op deze manier wordt de continuïteit gewaarborgd en hoeft men niet telkens met andere mensen te vergaderen. Daarnaast zit er iemand uit het Dagelijks Bestuur van de ACLO (technisch voorzitter) en de sectorvertegenwoordiger vanuit het AB bij de sectorvergadering. De sectorvertegenwoordiger zit er om de mening van zijn sector te peilen om die later te verwoorden in de Algemeen Bestuursvergadering. Op deze manier kunnen de verenigingen invloed uitoefenen op het beleid van de ACLO. Toch zit de sectorvertegenwoordiger uiteindelijk op persoonlijke titel in het AB. In 2013-2014 zijn de sectorvergaderingen op de volgende dagen ingedeeld: Maandag: Veldsporten 18.00 uur Zaalsporten 18.30 uur Watersporten 20.00 uur Dinsdag: Zwembadgebruikers 17.30 uur Ongebonden overleg 18.00 uur Sporthalgebruikers 18.30 uur Buitensporten 20.00 uur Woensdag: Tennishalgebruikers 18.00 uur In 2013-2014 is de verdeling van de verenigingen over de sectoren als volgt: Atletiek G.S.A.V. Vitalis Buitensporten IJshockey G.S.IJ.V. The Bulldogs (Bs) Paardrijden G.S.P.V. Parafrid Paardrijden G.S.R. De Rijclub Schaatsen G.S.S.V. Tjas Triathlon G.S.T.V. Tritanium Wielrennen G.S.W.V. Tandje Hoger Adventure racing G.S.S.V. Moddervet Alpinisme G.S.A.C. Badminton G.S.B.C. AMOR Sporthalgebruikers Basketbal G.S.B.V. De Groene Uilen (Shg) Basketbal G.S.B.V. Moestasj Beachvolleybal G.S.B.V. Tweeslag Floorball U.C. Face Off Futsal G.S.F.V Drs. Vijfje Handbal H.V. De Cirkeltijgers Volleybal G.S.V.V. Donitas Volleybal V.V. Kroton Volleybal G.S.V.V. Veracles Squash G.S.S.V. Squadraat Tennishalgebruikers Tennis G.S.T.C. (Thg) Tennis TAM Tennis T.C. Veracket


8


Veldsporten (Vs)

Watersporten (Ws)

Zaalsporten (Zs)

Zwembad gebruikers (Zbg) Ongebonden

Golf Hockey Hockey Korfbal Lacrosse Rugby Voetbal Voetbal

G.S.G.V. G.C.H.C. G.S.H.C. Forward G.S.K.V. De Parabool Lacrosse Groningen G.S.R.C. G.S.A.V.V. Forward G.S.V.V. The Knickerbockers

Roeien Roeien Surfen Waterskiën Zeilen Kitesurfen Boksen Budo Mixed Martial Arts Schermen Stijldansen Tafeltennis Turnen Paaldansen

G.S.R. Aegir A.G.S.R. Gyas G.S.W.V. SurfAce G.S.W.V. The Bares G.S.Z. Mayday G.S.K.V. Released G.S.B.V. Pugilicé G.S.B.V. De Mattekloppers Deltaserat G.S.S.V. Donar 1881 SSV The Blue Toes G.S.T.T.V. Idéfix STUGG G.S.P.V. Noordpole

Duiken Duiken Waterpolo Zwemmen Geen verenigingen

G.S.D.C. Ad Fundum Calamari G.S.Z.C. De Walvisch G.S.Z.V. De Golfbreker Commissieleden van de ACLO-Denktank


9


Hoofdstuk 3: Relatie ACLO - Sportcentrum Het Sportcentrum RUG & HG zou je kunnen beschouwen als een ‘sportief’ Facilitair Bedrijf voor de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de Hanzehogeschool Groningen (HG). Bijna alles rondom het sporten wordt geregeld in overleg met het Sportcentrum. De ACLO is het beleidsbepalend orgaan wat betreft de studentensport. Het Sportcentrum is verantwoordelijk voor de planning, het personeel, het beheer en de exploitatie van de accommodatie en de materialen. De ACLO is de primaire huurder van de accommodatie en de sportleiders van het Sportcentrum. De verantwoordelijkheden van de ACLO en het Sportcentrum zijn duidelijk afgebakend, te weten: ACLO: Sportcentrum:

Bepalen en realiseren van het sportbeleid van de RUG & HG. Leveren van facilitaire en personele voorzieningen voor het door de ACLO te bepalen sportbeleid.

In de praktijk neemt de ACLO dus beslissingen ten aanzien van de urentoekenning, het cursusaanbod en de samenstelling en de frequentie van de algemene uren. Voor de uitvoering en de implementatie van het ACLO-beleid is het Sportcentrum verantwoordelijk. Dit betekent dat sportleiders, zaalhuur en zaalverhuur en de overige accommodatiezaken (bijvoorbeeld onderhoud of aanbouw van een nieuwe accommodatie) voor rekening van het Sportcentrum komen. Voorbeeld: de toekenning van het aantal uren is een beslissing van het Dagelijks Bestuur van de ACLO, maar de precieze invulling (de indeling van de uren en met welke sportleider) is een taak van het Sportcentrum. Voor de meest voorkomende situaties waarmee een vereniging te maken kan krijgen volgt hieronder een overzicht. Hieruit blijkt wie verantwoordelijk is: de ACLO of het Sportcentrum. De namen en/of functies van de aan te spreken personen zijn ook vermeld met hun telefoonnummers. A. Trainingen  Extra trainingsgroepen of uitbreiding van teams kan alléén na overleg met de ACLO en het Sportcentrum.  De inzet van trainers gebeurt in overleg met de betrokken kerndocent en Klaas Gansevoort. B. Competitie  Een vereniging kan in het weekend gebruik maken van de sportfaciliteiten in het Sportcentrum en het WAS voor het spelen van competitiewedstrijden.  In overleg met de betrokken vereniging, betrokken sportbond en Peter Zweistra worden de speeldata opgenomen in het jaarrooster van het Sportcentrum.  Wijzigingen met betrekking tot competitiedagen/tijden gaan in overleg met Peter Zweistra.  De vereniging zorgt voor één contactpersoon betreffende competitieaangelegenheden.  De thuisspelende ACLO-vereniging fungeert als gastheer naar de bezoekende verenigingen en zorgt dat alles ordelijk verloopt (gebruikte accommodatie in de juiste staat achter laten).  Een aantal verenigingen is via hun sportbond WA verzekerd, controleer of dit ook voor jouw vereniging het geval is. Het Sportcentrum is alleen aansprakelijk voor de staat van de faciliteiten, niet voor de activiteiten.  Inhaalwedstrijden en bekerwedstrijden die niet zijn opgenomen in het jaarrooster, moeten ruim van tevoren in overleg worden door gegeven aan Peter Zweistra.  De betaling van de huur van competitiedagen gebeurt via Jacques Wolters.


10


C. Toernooien en evenementen  Reserveringen voor het gebruik van sportzalen, sportvelden en tennisbanen gaan via Peter Zweistra. Hij zorgt ervoor dat het toernooi of evenement wordt opgenomen in het jaarrooster. Reserveringen kunnen op onze website www.aclosport.nl via de knop Reserveringen worden gedaan.  Bij elk evenement of toernooi is er één contactpersoon die voor aanvang via een draaiboek het evenement doorspreekt met Peter Zweistra.  Gebruikte accommodatie en materialen dienen in de juiste staat te worden afgeleverd. In geval van schade of het niet correct achterlaten, ontvangt de betrokken vereniging de rekening voor de gemaakte kosten.  Bij ongevallen of andere calamiteiten moet je direct contact opnemen met de balie van het Sportcentrum, van daaruit wordt verdere actie ondernomen afhankelijk van het voorval.  Controleer of je een evenementenverzekering moet afsluiten. Het Sportcentrum is alleen aansprakelijk voor de staat van de faciliteiten, niet voor de activiteiten.  Het gebruik van muziek is aan regels gebonden. Informatie is verkrijgbaar bij Peter Zweistra.  Het is zeer incidenteel mogelijk om op het Sportcentrum te overnachten. D. Vrij gebruik en oefenwedstrijden  Met je geACLOtiveerde collegekaart kun je een zaal reserveren op de uren dat er geen roosteractiviteiten zijn ingepland. Deze reservering loopt via de balie van het Sportcentrum.  Wanneer je op je eigen trainingsuren oefenwedstrijden wilt spelen, overleg je dit met je trainer en meld je dit bij de balie van het Sportcentrum.  Het gebruik van de sportvelden (gras) is nog altijd een zorg van het Sportcentrum. Wanneer je anders dan voor trainingen of wedstrijden een sportveld wilt gebruiken moet dit overlegd worden met Peter Zweistra.  Het is niet toegestaan om een (oefen)wedstrijd te spelen op een sportveld zonder dit vooraf te hebben overlegd. E. Velden- en tennisinfolijn Er is een speciale tennisbanen- en veldeninfolijn. Op dit nummer kun je horen of de velden en tennisbanen geschikt of ongeschikt zijn om op dat moment op te spelen. Het nummer hiervan is 050-3634241. F. Tarieven De tarieven voor het reserveren van sportzalen, sportvelden en tennisbanen zijn te vinden op onze website www.aclosport.nl onder de knop Reserveringen. G. Gedragsregels Sportcentrum

Geldt voor verenigingen die gebruik maken van de faciliteiten van het Sportcentrum RUG&HG/ACLO Geachte verenigingsbestuurders, De Rijksuniversiteit (RUG) en de Hanzehogeschool (HG) hebben de directeur van het Sportcentrum opdracht gegeven ervoor te zorgen dat, de met betrekking tot het gebruik gestelde - of te stellen gedragsregels , worden nageleefd. Het Sportcentrum (SC) merkt dat deze regels vervagen en lang niet altijd nageleefd worden, zoals afgesproken, ondanks diverse waarschuwingen die van de zijde van het personeel van het SC daarover in de loop der jaren gemaakt zijn. Wij hebben dan ook besloten om er strakker op toe te zien dat de gedragsregels rond competities, trainingen en evenementen beter nageleefd gaan worden. Deze afspraken en bijbehorende sancties willen we nog eens duidelijk met jullie delen. Wij wijzen er misschien ten Verenigingsdocument 2013-2014

11


overvloede op dat dit document nadrukkelijk, onderwerp van gesprek moet worden tijdens jullie bestuurlijke overdracht. Dit “lik-op-stuk” beleid is reeds ingezet door het SC en zal verregaande consequenties voor verenigingen kunnen hebben bij het herhaald overtreden van de gemaakte afspraken. Afspraken bij de organisatie van competitiewedstrijden en evenementen: competitie heeft voorrang boven een evenement tenzij een evenement traditioneel op een vast tijdstip gehouden wordt; in dat geval kan geprobeerd worden de competitie te verplaatsen.  evenementen moeten aangevraagd worden voor 1 november 2013, voor evenementen binnen datzelfde collegejaar.  vaste traditionele evenementen gaan voor incidentele/nieuwe evenementen  bij grotere evenementen waarbij een milieuvergunning aangevraagd moet worden gelden de volgende regels: o milieuvergunning moet voor 1 januari 2014 aangevraagd zijn bij het SC o eind januari wordt door het SC een bijeenkomst gepland met alle aanvragers o de definitieve gunning van een evenement door het SC zal voor 1 februari 2014 gebeuren o bij grote evenementen zal een voorgesprek plaats vinden m.b.t. planning en organisatie o vindt een evenement buiten plaats dan regelt de vereniging berichtgeving naar buurtbewoners met daarin vermeld de contactpersoon binnen de vereniging. o verzoeken om, rond een evenement, slaapgelegenheid te kunnen krijgen moeten voor 15 januari 2014 binnen zijn bij het SC. o muziekinstallaties van clubhuizen moeten begrenzers hebben die door de gemeente ingeregeld zijn.

N.B. Alle aanvragen voor evenementen lopen via het SC. Indien een milieu-aanvraag nodig is regelt het SC samen met de ARBO- en Milieudienst van de RUG een centrale aanvraag, ondertekend door het college, naar de gemeente!!

Afspraken en sancties m.b.t afval, alcoholgebruik en verkoop van waren, binnen accommodatie  tijdens competitie en evenementen worden gedurende de speeldag afvalstromen in gangen en sportgedeeltes bijgehouden. Na afloop van een speeldag of evenement wordt het afval en de materialen onmiddellijk opgeruimd.  alcoholgebruik is in de zalen en kleedkamers verboden. Op de tribune mag alleen alcohol uit plastic genuttigd worden.  de organiserende verenigingen zijn verantwoordelijk. Mogelijke sancties bij competities: o i.o.m. de ACLO, blokkeren van het sportbewijs van desbetreffende personen o bij het onvoldoende opruimen laat het SC dat doen en gaat de rekening naar de vereniging o het mogelijk aanstellen van een tweede baliemedewerker als controleur/handhaver op kosten van de betreffende verenigingen. o bij herhaling, het niet meer ter beschikking stellen van de accommodatie. o mogelijke sancties bij evenementen: zie hierboven. Bij herhaling zal er geen toestemming meer gegeven worden voor het desbetreffende evenement . o bij evenementen wordt de mogelijk gewenste catering altijd overlegd met het SC en/of het Sportsbar e

Afspraken en sancties m.b.t. afval, milieu en geluidsoverlast, buiten accommodatie  tijdens competitie en evenementen afvalstromen bijhouden gedurende de dag  afval op de velden en in de dug-outs dient onmiddellijk na afloop van de laatste wedstrijd opgeruimd te worden; bij het voetballen de doelnetten omhoog i.v.m. het maaien van de velden Verenigingsdocument 2013-2014

12


 omgeving van de clubhuizen moet op maandag n.a.v. competitie of weekeind-evenement om 09.00 uur opgeruimd zijn; dit i.v.m. milieuwetgeving en overige klanten van het SC.  muziek: muziekinstallatie moet ingeregeld zijn door de gemeente en mag dagelijks alleen binnen gebruikt worden, waarbij ramen en deuren gesloten dienen te zijn  muziek: bij een vergunning om buiten muziek af te spelen, mag dit pas vanaf: 18.00 uur  de organiserende vereniging of stichting is verantwoordelijk. Mogelijke sancties bij competitie en evenementen zijn: .i.o.m. de ACLO, blokkeren van het sportbewijs van desbetreffende personen o bij het onvoldoende opruimen laat het SC dat doen en gaat de rekening naar de vereniging o bij herhaling, het sluiten op bepaalde tijden van het clubhuis o bij herhaling, het niet meer ter beschikking stellen van de accommodatie o bij herhaling , geen toestemming krijgen voor het organiseren van een evenement o bij geluidsoverlast, bij het schenden van bovengenoemde afspraken ,zullen de sancties dezelfde zijn. Verantwoordelijkheid van verenigingen met clubhuizen Elke vereniging met een clubhuis heeft een “Akte vestiging opstalrecht” getekend, waarin opgetekend hun rechten en plichten. Nog even een aantal punten uit die akte:  art.7 lid 2: het is opstaller niet geoorloofd zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar (het SC) de grond mede te gebruiken voor het plaatsen en aanbrengen van voorwerpen, waarvan naar het oordeel van de eigenaar, gevaar, schade of hinder dan wel bezwaar uit oogpunt van welstand of milieu te duchten is.  art.8 lid 4: de opstaller is verplicht er voor zorg te dragen dat bij het gebruik van de opstallen en de omliggende terreinen de door de directeur van het SC m.b.t. het gebruik of te stellen gedragsregels worden nageleefd. Tot deze regels horen de opruimplicht, het niet veroorzaken van geluidsoverlast en het herhaaldelijk niet opvolgen van aanwijzingen van de directeur van het SC. Dit kan leiden tot tijdelijke ontzegging van het gebruik door of namens de eigenaar. Handhaving van bovenstaande afspraken zal in gezamenlijkheid gedragen worden door het personeel van het Sportcentrum. Met groet, Gerro Dijksma, directeur Sportcentrum RUG&HG


13


Contactgegevens Sportcentrum RUG & HG Adres: Blauwborgje 16 9747 AC Groningen Tel: 050 - 3638063 Gerro Dijksma, directeur E-mail: [email protected], telefoon 050 - 3634644  Eindverantwoordelijke Sportcentrum  Dagelijkse leiding van het Sportcentrum  Externe contacten van het Sportcentrum  Aanspreekpunt accommodatieproblematiek en clubhuizen  Personeelszaken beheertechnisch personeel  Zaken m.b.t. de informatiebalie Klaas Gansevoort, adjunct directeur E-mail: [email protected], telefoon 050 – 3634488  Vervanging directeur bij afwezigheid  Eindverantwoordelijke programma lichamelijke vorming en sport  Personeelszaken sporttechnisch personeel  Jaarplanning rooster Simon Arends, Jacques Wolters, Jacqueline Boelens, financiële administratie / facility manager E-mail: [email protected], [email protected], [email protected] Telefoon 050 – 3634643, 050 – 3636046 of 050-3638266  Zaken m.b.t. financiën, administratie (o.a. tarieven en facturering) en contracten  Facility management en kantoren  ICT Richard Slot, technische dienst / assistent beheerder E-mail: [email protected], telefoon 050 - 3634649, kamer: achter tussen Struik- en HGhal  Accommodatie: alle zaken die te maken hebben met onderhoud en schoonmaak van het SC  Bouwtechnische en geluidszaken (o.a. verhuur van apparatuur voor toernooien)  Keuring van velden voor competitie  Aanschaf en verantwoordelijkheid ‘vast materiaal’ op het SC (baskets e.d.)  Verantwoordelijk voor al het ‘rollend materiaal’, aangeschaft door de ACLO (ballen, rackets e.d.)  Veiligheidscoördinator (Bedrijfs HulpVerlening) Cees Reitsma, Contactpersoon topsport RUG E-mail: [email protected], telefoon 050 - 3634642, kamer: K0006  Coördinator topsport  Contactpersoon topsport Hanze: Tom van Klooster, [email protected].


14


Johan Poppinga, coördinator E-mail: [email protected], telefoon 050 - 3634116, kamer: K0006  Evenementen (o.a. KISS, Athenespelen)  Kerndocent zwemsport  Coördinatie personeelssport Peter Zweistra, coördinator E-mail: [email protected], telefoon 050 - 3638354, kamer: K0002  Afstemming, planning van accommodatie voor toernooien en competities (overleg met Sportcafé en beheer, huren van accommodatie bij derden)  Coördinatie en planning roosteractiviteiten (samen met de aa van de ACLO)  Samenstelling cursusprogramma (samen met de aa van de ACLO)  Kerndocent basketbal Hendrik Fredericks, coördinator E-mail: [email protected], telefoon 050 - 3634150, kamer: K0006  PR en marketing activiteiten Sportcentrum  Kerndocent conditietrainingen, beheer en coördinatie fitnesszaal Evert-Jan Nienhuis, coördinator E-mail: [email protected], telefoon: 050 – 5590390  Kerndocent voetbal  Kerndocent tennis Kerndocenten De kerndocent is een aanspreekpunt voor een specifieke vakgroep en overlegt met de diverse sportleiders die lesgeven binnen het vakgebied. Ook vindt er regelmatig overleg plaats met de betrokken verenigingen. Een kerndocent heeft een organisatorische verantwoordelijkheid betreffende zijn/haar vakgroep. De kerndocenten zijn te bereiken via hun postvakje op het Sportcentrum. Kerndocent: Rink Hooijsma Simon Leistra Joost van Geel Evert Jan Nienhuis Hennie Woldman Peter Zweistra Hendrik Fredericks Christel Vredeveld Johan Poppinga Nico Reijnders Klaas Gansevoort

vakgroep: badminton / squash / tafeltennis / turnen vechtsporten hockey voetbal / tennis volleybal basketbal / handbal / korfbal conditie / fitness / kwaliteitszorg / Sportplaza bewegen op muziek / dans zwemmen klimmen overige sporten

Naast de kerndocenten zijn er natuurlijk diverse sportleiders in dienst van het Sportcentrum. Zij zijn via hun postvakje te bereiken. Telefoonnummers van medewerkers worden niet verstrekt door het Sportcentrum, noch door de ACLO.


15


Ondersteunend personeel Bij de administratie en de informatiebalie zijn diverse personen werkzaam namens het Sportcentrum. Zij zijn te bereiken via het algemene informatienummer 050 - 3638063. Daarnaast zijn er personen die namens externe bedrijven zorg dragen voor de schoonmaak van het gebouw. Nina Folgerts Jacqueline Boelens Loes Schoonbeek Albert Koster Peter Pannekoek Richard Slot

administratie / balie financiële administratie portier/balie portier/balie portier/balie / groundsman tennis portier/balie / groundsman tennis

Sportsbar De Sportsbar op het Sportcentrum wordt beheerd door het Facilitair Bedrijf van de RUG. Het telefoonnummer van de Sportsbar is 050-3634650. Bij evenementen en toernooien moeten wensen met betrekking tot de Sportsbar-openstelling tijdig aangevraagd worden via de reserveringslijn: 050-3638888. De lunchroom van de Sportsbar is te reserveren via het e-mail adres: [email protected] Er is een speciale deal voor ACLO-verenigingen dat zij gratis gebruik mogen maken van deze vergaderruimte, mits er koffie en thee in de Sportsbar wordt afgenomen. Contactgegevens Willem Alexander Sportcentrum (WAS) Adres: Zernikeplein 17 9747 AS Groningen Tel: 050 - 5953702 Ondersteunend personeel: Mario de Pauw Marco Stuit Ruud de La Fred Helmers Hans Gras Jelte van der Laan Menno Ockeloen Bert Daems

conciërge conciërge conciërge conciërge conciërge conciërge conciërge conciërge


16


Hoofdstuk 4: Verplichtingen van verenigingen t.o.v. de ACLO Op het moment dat een sportvereniging is aangesloten bij de ACLO betekend dit dat de vereniging de rechten en plichten, zoals die zijn vastgelegd in de statuten en het Huishoudelijk Reglement (HR) van de stichting, zal erkennen en zal naleven. De statuten vormen samen met het HR de ruggengraat van de stichting. Doelstellingen, procedures en bepalingen die essentieel zijn voor het goed functioneren van de stichting zijn in deze stukken terug te vinden. Verenigingen zijn dan ook verplicht de statuten en regelementen te kennen en dienovereenkomstig te handelen. Wanneer een vereniging de statuten of het HR niet naleeft is zowel het Dagelijks Bestuur (DB) als het Algemeen Bestuur (AB) gerechtigd maatregelen te nemen. Deze maatregelen kunnen variëren van een geldboete tot een wijziging in erkenning. De statuten en het HR vallen onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het DB van de ACLO. Verenigingen kunnen de statuten en het HR bij de secretaris van de ACLO opvragen. In dit hoofdstuk zullen de belangrijkste verplichtingen van de verenigingen ten opzichte van de stichting behandeld en toegelicht worden. 4.1 Administratieve verplichtingen Jaarlijks moet er een aantal administratieve zaken bij het DB worden ingeleverd. Hieronder staat een overzicht met deadlines waarvoor de documenten moeten worden ingeleverd. Jaarlijks vóór: 2 december

Financieel jaarverslag (begroting van het afgelopen jaar en de bijbehorende afrekening en balans, allen voorzien van een toelichting), begroting van het lopende jaar met een toelichting en bonnen/facturen van de besteding van de materiaalsubsidie van het voorgaande jaar inleveren bij de penningmeester.

13 januari

Ledenlijst voor woensdag 15 januari om 12.00 uur ’s middags digitaal inleveren. De inloggegevens waarmee de ledenlijst gecontroleerd en ingeleverd kan worden, worden in oktober door het DB bekend gemaakt.

17 februari

Urenaanvraag, materiaal- en accommodatiesubsidie voor het aankomende studiejaar inleveren bij de algemeen adjunct en/of penningmeester.

9 juni

Secretarieel jaarverslag inleveren bij de secretaris.

Al deze zaken dienen digitaal ingeleverd te worden. Het financieel jaarverslag dient daarnaast ook als hardcopy versie ingeleverd te worden bij de penningmeester.


17


4.1.1 Administratieve financiële verplichtingen Jaarlijks dienen verenigingen drie financiële stukken en de facturen voor de materiaalsubsidie in te leveren vóór 2 december: Checklist financieel jaarverslag 1 Afrekening voorgaande jaar inclusief begrote cijfers *Toelichting op de afrekening van het voorgaande jaar 2 Balans na afrekening inclusief cijfers na afrekening voorgaande jaar *Toelichting op de afrekening van het voorgaande jaar 3 Begroting lopende jaar inclusief cijfers begroting en afrekening afgelopen jaar *Toelichting op de begroting 4 Bonnen en facturen besteding materiaal * In de toelichtingen dient uitgelegd te worden waarom een bepaald bedrag begroot wordt of gerealiseerd is. De toelichting dient dus meer te zijn dan de uitleg van wat de post inhoudt. Bij bijvoorbeeld een begrotingspost ‘contributie’ volstaat dus niet de uitleg dat het de post is waarbinnen de contributie wordt begroot. Er dient uitgelegd te worden hoeveel leden worden verwacht, hoe hoog de contributie is en waarom meer, minder of evenveel contributie-inkomsten worden verwacht. De ACLO wenst deze stukken te zien zodat zij een goed beeld heeft van de financiële situatie van de bij haar aangesloten verenigingen. De ACLO kan op deze manier beoordelen of een vereniging al dan niet financieel gezond is en desgewenst kan zij hulp bieden.  Ad. 1. Afrekening van het afgesloten verenigingsjaar met bijbehorende begroting en toelichting De afrekening van een verenigingsjaar dient gemaakt te zijn aan de hand van de voor dat jaar gemaakte begroting zodat posten vergelijkbaar zijn. De afrekening is per post en eventueel per subpost toegelicht. Hierdoor omvat de afrekening bijvoorbeeld ook het ledenaantal uit het betreffende jaar. Ter vergelijking zijn de bedragen uit de begroting en afrekening van het vorige jaar opgenomen bij vergelijkbare posten.  Ad. 2. Balans (beginstand en na afrekening) met toelichting De balans wordt na afloop van een verenigingsjaar opgemaakt aan de hand van de afrekening. Op de balans is duidelijk het resterende bedrag uit de afrekening terug te vinden (resultaat boekjaar) en zijn de bezittingen van de vereniging duidelijk weergegeven. De balans van het voorgaande jaar wordt ook gevraagd ter vergelijking.  Ad. 3. Begroting met toelichting De begroting van een verenigingsjaar omvat een realistisch beeld van de financiële gevolgen van de in het betreffende jaar geplande activiteiten. Ter vergelijking zijn de bedragen uit de begroting en afrekening van het vorige jaar opgenomen bij vergelijkbare posten.  Ad. 4. Bonnen/facturen Bonnen of facturen om aan te tonen dat de materiaalsubsidie van de ACLO van het vorige collegejaar ook daadwerkelijk aan (trainings-)materiaal is besteed. Wanneer dit niet kan worden aangetoond, kan de penningmeester besluiten het resterende deel terug te vorderen. Bij het niet tijdig inleveren van één van de onderdelen van het financieel jaarverslag treedt het boetebeleid van de ACLO in werking. Dit boetebeleid staat beschreven in paragraaf 4.3. Wanneer Verenigingsdocument 2013-2014

18


de stukken niet, of niet compleet, zijn ingeleverd, wordt een boete van €50,- opgelegd. Voor elke daaropvolgende week dat de stukken nog steeds niet, of niet compleet, zijn ingeleverd komt er €50,- boete bij. 4.1.2 Administratieve secretariële verplichtingen  Wijzigingen doorgeven De vereniging moet er zorg voor dragen dat de juiste (post)adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van de bestuursleden bij de ACLO bekend zijn. Deze wijzigingen dienen de verenigingen door te sturen naar [email protected]. Let hier goed op, want het komt nog te vaak voor dat oud-bestuursleden van verenigingen gebeld worden en dit leidt alleen maar tot irritatie aan beide kanten.  Secretarieel jaarverslag Jaarlijks moet er vóór 9 juni een secretarieel jaarverslag ingeleverd worden bij de ACLO. De ACLO zal dit verslag gebruiken om een overzicht te krijgen van de ontwikkelingen van de verenigingen door de jaren heen. Dit verslag zal tevens onderdeel uitmaken van het secretarieel jaarverslag van de ACLO. Het verenigingsverslag mag niet meer dan een halve pagina op A4-formaat beslaan. De volgende punten dienen terug te komen in het verslag; realisatie van de gestelde doelstellingen, hoogtepunten, knelpunten, leden (groei/stagnatie), toekomstperspectief. Het verslag dient digitaal (in een Word-bestand) aangeleverd te worden bij [email protected]. Het DB van de ACLO houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het verslag. Wanneer een vereniging te laat is met het inleveren van het secretarieel jaarverslag treedt het boetebeleid van de ACLO in werking, zoals beschreven in paragraaf 4.3. 4.2 Overige bestuurlijke verplichtingen  Kennismakingsgesprekken De verenigingen worden elk jaar zo snel mogelijk na de bestuurswissel van de verenigingen voor een kennismakingsgesprek uitgenodigd. De vereniging is verplicht op dit gesprek aanwezig te zijn met zoveel mogelijk bestuursleden. Dit gesprek is om het nieuwe DB van de ACLO kennis te laten maken met het (nieuwe) verenigingsbestuur en vice versa. Vanuit de ACLO zullen de sectorvertegenwoordigers vanuit het DB en AB aanwezig zijn bij dit gesprek. In hoofdstuk 16 staan alle data voor deze kennismakingsgesprekken.  Evaluatiegesprekken Voorgaande jaren was het voor een vereniging verplicht om aan het einde van haar bestuursjaar aanwezig te zijn bij een evaluatiegesprek. Er is besloten om dit niet meer verplicht te stellen. Er zal alleen nog een evaluatiegesprek plaatsvinden als die behoefte er is vanuit de vereniging óf als het DB van mening is dat er een evaluatiegesprek dient plaats te vinden. Het evaluatiegesprek is bedoeld om een beter beeld te krijgen van hoe de vereniging het contact met de ACLO heeft ervaren en vice versa. Vanuit het DB van de ACLO zal in ieder geval de sectorvertegenwoordiger aanwezig zijn bij dit gesprek. De verenigingen krijgen allemaal wel een digitaal evaluatieformulier.  Sectorvergaderingen De vereniging moet vertegenwoordigd zijn bij de sectorvergaderingen van haar sector. Deze vergaderingen worden zeven keer per jaar gehouden ter voorbereiding van de vergaderingen van het AB en om kennis uit te wisselen binnen de verenigingen. Er dient minimaal één afgevaardigde van het verenigingsbestuur bij de sectorvergadering Verenigingsdocument 2013-2014

19


aanwezig te zijn. Het DB verzoekt om zoveel mogelijk een vast persoon deel te laten nemen aan de sectorvergaderingen. De data van deze vergaderingen zijn aan het begin van het studiejaar bekend (zie hoofdstuk 15: Data AB- en Sectorvergaderingen). Een vereniging mag eenmaal per jaar met kennisgeving afwezig zijn. Voor de daaropvolgende vergadering waarop zij met kennisgeving afwezig is, staat een boete van €20,-. Daarnaast krijgt een vereniging altijd een boete van €20,- wanneer zij zonder kennisgeving afwezig is. Zie de planning in hoofdstuk 15 voor de data van de sectorvergaderingen.  Actieve houding Er wordt van de vereniging verwacht dat deze een ‘actieve houding’ aanneemt ten opzichte van haar leden, ten opzichte van de ACLO en naar buiten toe. Dat wil zeggen dat er sprake moet zijn van activiteiten die voor de leden georganiseerd worden, eventueel diverse commissies, borrels, toernooien en een clubkrant. De ACLO zou het erg op prijs stellen wanneer een exemplaar van de clubkrant tevens naar het DB gestuurd wordt. Ook de Kaderdag en de Bestuursspelen (verder toegelicht in hoofdstuk 6) zijn een initiatief waarbij de ACLO verwacht dat besturen actief aanwezig zijn, zodat onder andere (in)formele contacten met de andere verenigingsbesturen opgedaan kunnen worden. Als een vereniging niet aan de genoemde verplichtingen voldoet, zijn zowel het Dagelijks Bestuur als het Algemeen Bestuur gerechtigd maatregelen te nemen. Deze maatregelen kunnen variëren van een geldboete zoals beschreven in hoofdstuk 4.3 tot een wijziging in erkenning. 4.3 Boetebeleid ACLO Het boetebeleid van de ACLO stelt dat bij het overschrijden van een deadline een boete van €50,in rekening wordt gebracht. Deze boete wordt wekelijks met €50,- verhoogd, totdat het gevraagde is ingeleverd. Op de ledenlijstcontrole is een andere regel van toepassing. Wanneer de deadline (woensdag 15 januari 2013 vóór 12.00 uur) niet wordt gehaald, zal een boete van €250,- in rekening worden gebracht. Deze boete wordt dagelijks met €50,- verhoogd, totdat de ledenlijst is ingeleverd. Hiervoor is gekozen omdat het te laat inleveren van de ledenlijst te veel vertraging oplevert voor het proces van urenverdeling, urentoekenning en subsidieverdeling.


20


Hoofdstuk 5: Urentoekenning Ieder jaar vindt in de maanden februari en maart het proces van de urentoekenning aan verenigingen plaats. Tijdens dit proces wordt bepaald hoeveel accommodatie de verenigingen voor het volgende jaar tot hun beschikking krijgen om te trainen en hoeveel personeel de ACLO en het Sportcentrum voor deze trainingen ter beschikking stellen. De basis van de urentoekenning is het 1,5-uursmodel. In dit model wordt er naar gestreefd om iedere sporter 1,5 uur per week begeleid te laten sporten. Het 1,5-uursmodel werkt volgens de volgende formule: # uur training voor een vereniging = plafond = (ledenaantal / parameter) * 1,5 uur. Het urentoekenningsproces start met de ledenlijstcontrole, om te bepalen hoeveel leden iedere vereniging heeft. Kort na de ledenlijstcontrole vindt de urenverdeling plaats. Tijdens de urenverdeling wordt het beschikbare personeel op de ACLO en het Sportcentrum verdeeld over algemene uren, cursussen en verenigingsuren. Na de urenverdeling is bekend hoeveel uur per week de verenigingen in totaal training kunnen krijgen van een sportdocent van het Sportcentrum. In 2011-2012 is er 400 uur personeel verdeeld over de 49 ACLO-verenigingen. Na de urenverdeling kan de daadwerkelijke urentoekenning beginnen. De ACLO gebruikt voor de urentoekenning een softwareprogramma: de Subsidieverdeler. In de Subsidieverdeler wordt een aantal variabelen ingevoerd, waaronder het ledenaantal en de parameter (Voor wijziging van de parameter, kijk op pagina 35 van het verenigingsdocument) van de verenigingen. De Subsidieverdeler berekent dan het plafond van een vereniging. Dit is het aantal uur dat de vereniging volgens het 1,5-uursmodel gesubsidieerd zou moeten krijgen van de ACLO. Probleem hierbij is dat het Sportcentrum niet genoeg personeel in dienst heeft om elke vereniging volgens het 1,5-uursmodel begeleide training aan te bieden. Daarom worden tijdens de urentoekenning begeleide (accommodatie + personeel) en onbegeleide uren (alleen accommodatie) verdeeld. Ruim voordat het proces van de urentoekenning begint, ontvangen alle verenigingen een aanvraagformulier voor de begeleide en onbegeleide uren. Hierop kan worden ingevuld wat de wensen van de verenigingen aangaande het aantal uren zijn voor het komende seizoen. De aanvraag van het aantal uren is enorm belangrijk. De ACLO gaat er namelijk vanuit dat deze aanvraag de totale behoefte aan trainingsuren van de vereniging weergeeft. Vul dit aanvraagformulier daarom serieus in! Op basis van de aanvraag van de verenigingen verdeelt de Subsidieverdeler vervolgens de begeleide en onbegeleide uren. Het programma verdeelt begeleide uren totdat alle beschikbare uren van het personeel van het Sport Centrum verdeeld zijn. Vervolgens worden de onbegeleide uren verdeeld. Nogmaals: het totaal aan begeleide en onbegeleide uren van een vereniging kan in principe nooit hoger zijn dan het plafond. Als de Subsidieverdeler alle uren heeft verdeeld, wordt het resultaat bekeken door de ACLO en het Sportcentrum en getest op redelijkheid. Als de ACLO en het Sportcentrum vinden dat er een goede reden is om af te wijken van de verdeling die de Subsidieverdeler voorstelt, kan het resultaat worden aangepast. Redenen kunnen bijvoorbeeld zijn: slechte trainingsopkomst, te groot verval of te grote winst ten opzichte van voorgaande jaren of accommodatiekrapte. Er geldt een maximum van plus twee uren toekenning ten opzichte van het aantal toegekende uren van het voorgaand jaar. Ook is er een minimum van twee uren minder ten opzichte van het aantal toegekende uren van het voorgaande jaar. Als de aanpassingen door de ACLO en het Sportcentrum zijn doorgevoerd, moet het Algemeen Bestuur de urentoekenning definitief goedkeuren. Als dit is gebeurd, ligt de urentoekenning vast en kan er niets meer aan veranderd worden. Let op: de urentoekenning is belangrijk voor de vereniging, dus vul het aanvraagformulier goed en op tijd in en stel vragen wanneer iets niet duidelijk is. Wij helpen jullie graag. Na het besluit van Verenigingsdocument 2013-2014

21


het Algemeen Bestuur is de urentoekenning definitief en kan deze niet meer worden aangepast!


22


Hoofdstuk 6: ACLO-evenementen De ACLO organiseert ieder jaar een aantal evenementen voor verenigingsbesturen. Deze evenementen zijn niet verplicht, maar het wordt zeer op prijs gesteld als de verenigingen hierbij aanwezig zijn. Dit is goed voor de samenwerking en integratie tussen de ACLO en het verenigingsbestuur en tevens voor de verenigingsbesturen onder elkaar. Hieronder zullen de evenementen beschreven worden. 6.1 Sportplaza Samen met de KEI organiseert de ACLO ieder jaar de Sportplaza op het Sportcentrum (SC). Hierbij krijgen verenigingen de kans om hun vereniging bekend te maken onder de eerstejaarsstudenten in Groningen. De vereniging krijgt de beschikking over een stand en er zijn mogelijkheden om extra (sportieve) activiteiten te ontplooien tijdens de Sportplaza. De ACLO betaalt de kosten voor de stands voor de verenigingen. Indien de stand bij de Sportplaza niet de hele dag bemand is, berekent de ACLO de kosten van de kraam (€35,-) aan de desbetreffende vereniging door. 6.2 Overdrachtsborrel Jaarlijks vindt de overdrachtsborrel van de ACLO plaats. Deze vindt altijd plaats aan het begin van het collegejaar. Voorafgaand aan deze borrel is het nieuwe Dagelijks Bestuur geïnstalleerd en krijgt men de kans om het bestuur te feliciteren. 6.3 Penningmeestercursus Op donderdag 17 oktober organiseert de ACLO een penningmeestercursus voor de penningmeesters van haar verenigingsbesturen. De ACLO heeft gemerkt dat de kwaliteit van de financiële jaarverslagen die verenigingen in moeten leveren door deze cursus flink vooruit is gegaan. De ACLO raadt dan ook aan om alle penningmeesters van haar verenigingsbesturen bij deze cursus aanwezig te laten zijn. 6.4 Online IVA Tegenwoordig bestaat de mogelijkheid om de IVA-cursus gratis online te volgen. Deze cursus, waarin barvrijwilligers geïnstrueerd worden over het schenken van alcohol en de gevolgen van overmatig drankgebruik, is verplicht voor barmedewerkers en er wordt dan ook regelmatig gecontroleerd op certificaten. De site geeft alle informatie die een barvrijwilliger moet weten om verantwoord alcohol te schenken. Na het doornemen van deze informatie kan de test worden gedaan. Als je slaagt, wordt er een certificaat op naam beschikbaar gemaakt die de vrijwilliger kan uitprinten. De test is te vinden op http://www.nocnsf.nl/iva. 6.5 Kaderdag Rond oktober wisselen de meeste besturen van de studentensportverenigingen die aangesloten zijn bij de ACLO. De Kaderdag is een onderdeel van het beleid van de ACLO om de studentensportverenigingen ondersteuning te bieden. Jaarlijks organiseert de ACLO deze gezellige, informatieve en interactieve dag om verenigingsbestuurders informatie te geven door middel van lezingen en boeiende keuzeworkshops. Aan de hand van deze informatie hoopt de ACLO hen een zetje in de rug te geven aan het begin van hun bestuursjaar. Bovendien is het een goede manier om andere verenigingsbesturen beter te leren kennen. De dag wordt afgesloten met een borrel. Dit jaar wordt de Kaderdag gehouden op donderdag 12 november 2013. 6.6 Sportprijsverkiezing & ACLO Sportgala Jaarlijks worden tijdens het ACLO Sportgala de sportprijzen uitgereikt. Op deze manier wordt er Verenigingsdocument 2013-2014

23


teruggekeken op datgene wat er het afgelopen jaar op sportief gebied allemaal heeft plaatsgevonden. Ongetwijfeld zal dat variëren van sportieve teleurstellingen tot grootste prestaties en overwinningen. De ACLO en het Sportcentrum willen de grootste prestaties belonen. In aanmerking voor deze prijzen komen individuele studentensporters, studententeams en studentensportverenigingen. De verenigingsbesturen en sportleiders kunnen mensen aandragen. Hieruit zullen drie genomineerden per categorie worden gekozen. De winnaar wordt deels bepaald door een vakkundige jury en deels door stemming. Uiteraard zijn aan de verkiezing prijzen verbonden. De ACLO en het Sportcentrum stellen geldprijzen (€250,- per categorie) beschikbaar in de volgende categorieën: 1. Sporter/sportster van het jaar: voor een sporter of sportster die een bijzondere sportieve prestatie heeft geleverd. 2. Team van het jaar: voor een team dat een bijzondere sportieve prestatie heeft geleverd. 3. Vereniging van het jaar: voor een vereniging die zich op een bijzondere manier heeft onderscheiden in de studentensport. De sporters moeten hun prestatie geleverd hebben in de periode september 2012 – december 2013. Aanmeldingen voor nominaties kun je e-mailen naar de voorzitter van het Dagelijks Bestuur ([email protected]). Stuur naast de nominatie ook een toelichting. Aanvullende informatie, zoals bijvoorbeeld een persbericht, is altijd welkom. De deadline tot wanneer sporters en teams genomineerd kunnen worden volgt later. Daarna zal het mogelijk zijn om te stemmen. Hier zal te zijner tijd meer informatie over bekend gemaakt worden. 6.7 Bestuursspelen Een mooie afsluiting van het verenigingsjaar zijn de Bestuursspelen. Deze vinden meestal in mei plaats. Hierbij zullen verenigingsbesturen het tegen elkaar opnemen in verschillende sportonderdelen om te strijden voor de titel “Verenigingsbestuur van het jaar”. De dag wordt verder gevuld met eventuele demonstraties, een barbecue en een afsluitende borrel. 6.8 Diverse ACLO-evenementen Naast de evenementen voor verenigingen en haar bestuurders heeft de ACLO ook nog een aantal andere evenementen. Hoewel deze evenementen niet specifiek gericht zijn op verenigingssporters, is het wel erg leuk om hier aan deel te nemen. 6.8.1 ESN Meets ACLO ESN Meets ACLO is een evenement dat de ACLO samen met ESN Groningen organiseert. Het evenement zal begin september plaats vinden. Tijdens deze dagen krijgen internationale studenten de kans om kennis te maken met de ACLO en haar studentensportverenigingen door middel van workshops en informatiestands. In februari 2014 zal er ook een editie plaats vinden. 6.8.2 Het KISS Het Kerst Indoor Sport Spektakel zal op woensdag 18 december 2013 plaatsvinden. Het KISS is een sportieve afsluiting van het jaar in een kerstsfeer. Bij het KISS wordt er begonnen met een speciaal uitgezet Groot Circuit in de HG-hal. Hierna volgt een BOM-special. Aansluitend op deze twee uren zullen er verschillende sporttoernooien plaatsvinden waar men (ook niet-ACLOsporters) zich in teamverband voor op kan geven. De PRAccie benadert verenigingen om te helpen met het organiseren van de verschillende sporttoernooien.


24


Hoofdstuk 7: Sportbewijsbeleid Om te kunnen sporten bij de ACLO dienen studenten hun collegekaart te laten ACLOtiveren. Verenigingen zijn ervoor verantwoordelijk dat al hun leden in het bezit zijn van een geACLOtiveerde collegekaart of een ander geldig ACLO-sportbewijs. De Intern Coördinator van de ACLO controleert via de ledenlijstcontrole of dit het geval is. Wanneer er op de ledenlijst nog personen staan die geen geldig ACLO-sportbewijs hebben, dan moet de vereniging voor de desbetreffende persoon de prijs van een geACLOtiveerde collegekaart betalen plus de administratiekosten. Personen die niet binnen één van de doelgroepen, geformuleerd in het sportbewijsbeleid, vallen, maar van bijzondere bestuurlijke of sporttechnische waarde voor de vereniging zijn, kunnen een dispensatiekaart krijgen. De procedures voor de dispensatiekaarten en de ledenlijstcontroles worden verderop in dit document weergegeven. 7.1 ACLO-Regelement inzake het Sportbewijsbeleid

Recht om een ACLO-sportbewijs van €52,- te kopen, hebben:         



Voltijd- en deeltijd-studenten verbonden aan de RUG of de HG, in bezit van een collegekaart van het huidige jaar. Student die een deeltijd studie volgt in het kader van Hanze Hoge Professionals. Student die ingeschreven staat als cursist aan de HG of de RUG. Bursalen, doctoralen, postdoctoralen of PhD studenten (m.u.v. AIO’s en OIO’s) aan de RUG, met een aanstellingskaart van het huidige jaar. Buitenlandse studenten met een collegekaart (van de RUG of de HG) langer geldig dan zes maanden op vertoon van hun collegekaart of bewijs van inschrijving. Personen op voordracht van het NOC*NSF, dit loopt via de penningmeester van de ACLO. Studenten van de PABO Groningen van de Stenden Hogeschool, op vertoon van een bewijs van inschrijving aan de PABO Groningen van het huidige studiejaar. Studenten van de AVAG, op vertoon van een bewijs van inschrijving aan de AVAG van het huidige studiejaar. Studenten aan één der Nederlandse universiteiten op vertoon van een studentenkaart van het huidige collegejaar van de betreffende instelling. Tevens dient een bewijs van inschrijving bij het Universitair Sportcentrum van de betreffende universiteit getoond te worden. Studenten die een studie aan de Hogeschool voor Pedagogisch en Sociaal-Agogisch Onderwijs Groningen (SPO) volgen, op vertoon van een geldige collegekaart.

Wanneer je als RUG- of HG-student gedurende het collegejaar stopt met je studie, is het mogelijk om je ACLO-sportbewijs de rest van het jaar kosteloos te behouden. Hiervoor dien je aan de balie op het Sportcentrum je ACLO-sportbewijs om te laten zetten naar een Gestopt/Afgestudeerdensportbewijs.

Recht om een ACLO-sportbewijs van €120,- te kopen, hebben:  



Oud-studenten (gestopte HG of RUG) in het bezit van een collegekaart van de RUG of de HG van het vorige collegejaar. Studenten die gedurende dit collegejaar gestopt of afgestudeerd zijn en voor de uitschrijvingdatum nog geen ACLO-sportbewijs hebben gekocht, op vertoon van hun in- of uitschrijvingsbewijs van het huidige collegejaar. Studenten aan een andere Hogeschool met eigen sportfaciliteiten, in het bezit van een geldige collegekaart van de betreffende instelling. Deze regeling geldt alleen zolang het maximaal tien studenten per instelling bedraagt. Verenigingsdocument 2013-2014

25


  







Studenten die afgestudeerd zijn aan de RUG of HG tot drie jaar na afstuderen. Studenten van een andere instelling die stage lopen aan de HG of de RUG. Wanneer iemand binnen het sportbewijsbeleid geen recht heeft om een sportbewijs te kopen, kan hij/zij dispensatie van een ACLO-vereniging krijgen om een hoogtarief ACLO-sportbewijs aan te schaffen. Alle verenigingen dienen een lijst met deze dispensatieleden naar de voorzitter van de ACLO te sturen. De voorzitter geeft aan wanneer de leden hun dispensatiekaart aan kunnen schaffen. Alumni op vertoon van hun bul of diploma, voorzien van afstudeerdatum. De regel voor alumni is dat zij tot drie jaar na het afstuderen het recht hebben om een ACLO-sportbewijs te kopen. Personen op voordracht van oud-leden van het DB van de ACLO. Hieraan zit een maximum van één voordracht per persoon per jaar. Deze voordracht verloopt via de penningmeester van de ACLO. Studenten van andere universiteiten of hogescholen die stage lopen aan de RUG of HG, op vertoon van een bewijs dat zij stage lopen aan de betreffende instelling.

Recht om een ACLO-sportbewijs van €39,- te kopen, hebben: 

Buitenlandse studenten studerende aan de RUG of HG met een collegekaart geldig voor zes maanden of korter.

Recht op een gratis ACLO-sportbewijs, altijd op voordracht van de penningmeester van de ACLO, hebben: (De 00-sportbewijzen)  Personeel werkzaam bij het Sportcentrum gedurende het dienstverband.  Personen op voordracht van personeel van het Sportcentrum gedurende het dienstverband. Aan deze regeling is een maximum van één voordracht per personeelslid per jaar verbonden en dit geldt alleen voor een familielid of partner.  Studenten aan één der Nederlandse universiteiten met een verblijf van drie maanden of korter in Groningen, op vertoon van een studentenkaart van het huidige collegejaar van de betreffende instelling. Tevens dient een bewijs van inschrijving bij het Universitair Sportcentrum van de betreffende universiteit getoond te worden.  Buitenlandse studenten met een verblijf van drie maanden of korter op vertoon van een registratie- of collegekaart van de RUG of HG of een bewijs van inschrijving van de instelling.  Personen op voordracht van leden van het DB van de ACLO van het huidige studiejaar. Aan deze regeling geldt een maximum van één voordracht per jaar per lid van het DB.  Huidige- en oud-ACLO-DB‘ers hebben een ACLO-Goldcard ontvangen. Deze is voor de rest van hun leven geldig, maar dient elk jaar geACLOtiveerd te worden.  Oud-leden van het AB van de ACLO die minimaal twee jaar zitting hebben gehad in het AB hebben een ACLO-Silvercard ontvangen welke de eerste vijf jaren na het AB-schap geldig is. Deze kaart dient wel elk jaar geACLOtiveerd te worden.

Recht op een halfjaarsportbewijs (laagtarief €39,- en hoogtarief €89,-) geldig vanaf 1 februari hebben: 

Iedereen die binnen het sportbewijsbeleid valt, met uitzondering van verenigingsleden.

Recht op restitutie bedrag ACLO-sportbewijs hebben:  

Elk lid van het Algemeen Bestuur heeft recht op restitutie van het bedrag dat hij/zij voor het ACLO-sportbewijs heeft moeten betalen. Wel moet hij/zij dus zelf in staat zijn een sportbewijs aan te schaffen binnen dit kaartbeleid. Elk lid van de PRAccie, Futsalcie, Lauwcie, Beachcie, ACLO-Denktank en Galacie heeft Verenigingsdocument 2013-2014

26


recht op restitutie van het bedrag dat hij/zij voor het ACLO-sportbewijs heeft moeten betalen. Wel moet hij/zij dus zelf in staat zijn een sportbewijs aan te schaffen binnen dit sportbewijsbeleid.

Recht op duplicaat ACLO-sportbewijs hebben 

Duplicaat ACLO-sportbewijzen zijn verkrijgbaar aan de balie van het Sportcentrum op vertoon van een geldige legitimatie, Ov-kaart, of collegekaart. De kosten bedragen €5,-. Wanneer iemand een vervangende pas nodig heeft door afstuderen of stoppen met de studie, is een duplicaat ACLO-kaart gratis.

Kijk voor het meest recente sportbewijsbeleid op www.aclosport.nl. Verenigingsleden moeten doorgeven worden bij de balie als ze: - Gestopt zijn - Afgestudeerd zijn - Overgestapt zijn van de RUG of HG naar de andere partij 7.2 Dispensatiesysteem Verenigingen kunnen leden aannemen die niet in aanmerking komen voor het aanschaffen van een ACLO-sportbewijs. Deze mensen moeten dan een toegevoegde waarde hebben of belangrijk zijn voor de vereniging (bv. een goede speler van het eerste team of een bestuurslid). Voor dit soort leden heeft de ACLO in het verleden een procedure bedacht, het dispensatiesysteem, waarmee het verenigingslid dispensatie krijgt en zo toch in staat wordt gesteld om een ACLOsportbewijs aan te schaffen tegen hoogtarief. De procedure is als volgt: 1. De vereniging e-mailt naar de voorzitter van de ACLO welke leden zij dispensatie wil verlenen. Dit dient te gebeuren door de voor- en achternamen, geboortedata en eventueel de oude ACLOnummers in een Excel-bestand te e-mailen naar de voorzitter van de ACLO. Hiervoor is een format in Excel beschikbaar dat jaarlijks in augustus naar de verenigingen wordt verstuurd. Het aantal verenigingsleden wordt elk jaar bepaald aan de hand van de ledenlijstcontrole in januari/februari. Vanaf het collegejaar 2010-2011 wordt het aantal dispensatie-sportbewijzen per vereniging als volgt berekend: D(X) = L(X-1) * 0,055 D(X) is het aantal dispensatiekaarten in jaar X, L(X-1) is het ledenaantal dat vastgesteld is in de ledenlijstcontrole van het daaraan voorafgaande jaar. Hierbij geldt een minimum van 7 sportbewijzen en een plafond van 15 sportbewijzen per vereniging. De uitkomst uit de formule wordt afgerond op hele cijfers. Het aantal dispensatiekaarten waar een vereniging recht op heeft, is te allen tijde op te vragen bij de voorzitter van de ACLO. 2. De verenigingsleden waaraan dispensatie is verleend, kunnen hierna hun ACLO-sportbewijs aanschaffen aan de balie van het Sportcentrum. Vergeet dit niet aan de betreffende leden door te geven! Ook dient hij/zij bij het afhalen een geldig identiteitsbewijs te laten zien aan de portier. Het ACLO-G-nummer dat het dispensatielid krijgt, dient doorgegeven te worden aan de vereniging om te verwerken in de ledenlijst. Voor het doorgeven van de lijst met dispensatieleden staat in principe geen deadline. Wij raden alle verenigingen echter ten zeerste aan dit zo snel mogelijk te doen, aangezien vanaf het begin van het collegejaar op ACLO-sportbewijzen gecontroleerd zal worden bij de diverse sportfaciliteiten. Indien iemand niet in het bezit is van een geldig ACLO-sportbewijs zal de toegang worden geweigerd. Voorkom dus dat verenigingsleden Verenigingsdocument 2013-2014

27


de toegang wordt geweigerd en lever de dispensatielijst zo snel mogelijk in. 7.3 Digitale ledenlijstcontrole

Inleiding

Via de ledenlijsten van de verenigingen wordt gecontroleerd of alle leden in het bezit zijn van een ACLO-sportbewijs. Bij verenigingen bestaat vaak onduidelijkheid over de controle van de ledenlijsten en de daarbij behorende Centrale Inkoop van ACLO-sportbewijzen door de ACLO. Verenigingen kunnen zelf hun ledenlijsten via een website controleren totdat zij de definitieve ledenlijst digitaal sturen naar de administratie van het Sportcentrum. De website waarop dit kan, zal nader bekend worden gemaakt. Iedere vereniging zal van de intern coördinator de juiste inloggegevens ontvangen. Er is voor gezorgd dat het proces om de ledenlijst van je studentensportvereniging aan te leveren en te laten verwerken door de financiële administratie van het SC gemakkelijker verloopt voor de verenigingen, voor de ACLO én voor het Sportcentrum.

Procedure

Vanaf half oktober ontvangt iedere vereniging het ledenlijstcontrolepakket en de inlogcodes voor de website waarmee verenigingen zelf hun ledenlijsten kunnen controleren. In het ledenlijstcontrolepakket staat uitgebreid het proces beschreven hoe verenigingen om dienen te gaan met de website voor de digitale ledenlijstcontrole. De deadline voor het inleveren van de definitieve ledenlijst is woensdag 15 januari 2014. Eerder mag uiteraard altijd. De aanlevering van de definitieve ledenlijst geschiedt digitaal. Hoewel het boetebeleid van de ACLO ook op deze deadline van toepassing is, is het verlenen van uitstel absoluut niet mogelijk! De controle kan technisch gezien alleen gedaan kan worden voor álle verenigingen tegelijk. Wanneer de lijst van één vereniging te laat wordt ingeleverd, betekent dit dat het gehele proces van ledenlijstcontrole, urenverdeling, urentoekenning, subsidieverdeling en roostering vertraagd wordt. Het spreekt voor zich dat dit dusdanige problemen met zich meebrengt, dat het voor de ACLO onmogelijk is uitstel te verlenen voor deze deadline. De deadline is zo laat mogelijk gepland om verenigingen zoveel mogelijk tijd te gunnen voor het uitvoeren van de controle en om de instroom van nieuwe (internationale) leden na de kerst/winterstop mee te kunnen nemen in de controle. Naar aanleiding van de ingeleverde ledenlijst wordt de ledenlijst voor de laatste keer gecontroleerd door het Sportcentrum en op basis hiervan wordt de factuur opgesteld. Hierbij wordt per niet-aangeschaft ACLO-sportbewijs €15,- administratiekosten in rekening gebracht bovenop de €52,- voor het ACLO-sportbewijs. Half februari zullen de verenigingen de factuur ontvangen. Verenigingsleden die bij twee verenigingsen lid zijn, krijgen maar één maal een ACLOsportbewijs aangeschaft, maar zij krijgen wel bij beide verenigingen administratiekosten in rekening gebracht. Vaak maakt de ACLO mee dat leden van verenigingen bij de ACLO langskomen om te vertellen dat ze een boete hebben gekregen van hun vereniging, terwijl zij wel een ACLO-sportbewijs hebben aangeschaft. Meestal komt dit doordat er foute gegevens zijn aangeleverd. Zoals eerder gezegd, is de ACLO hier niet voor aansprakelijk, aangezien het een verantwoordelijkheid van de verenigingen is om een juiste ledenlijst aan te leveren. Het is ook niet de bedoeling dat individuele leden bij de ACLO komen. Alleen wanneer kan worden aangetoond dat de ACLO een fout heeft gemaakt, alle aangeleverde gegevens klopten en het lid ook daadwerkelijk al een ACLO-sportbewijs heeft, kan de vereniging na de factuur nog bezwaar maken. De vereniging kan contact opnemen met de intern coördinator van de ACLO als er vragen zijn, maar alleen als de gegevens op de ledenlijst correct zijn ingevuld. Verenigingsdocument 2013-2014

28


Het is van groot belang dat de correcte gegevens worden aangeleverd, aangezien het nu nog (te) vaak gebeurt dat een ACLO-sportbewijs, soms zelfs tegen hoogtarief, wordt aangeschaft voor leden die al een ACLO-sportbewijs hebben. Wanneer een lid van de ACLO van de HG naar de RUG is gegaan, dient hij/zij de collegekaart in te leveren. Met een bewijs van uitschrijving aan de HG en de nieuwe collegekaart van de RUG dient dit lid aan de balie van het Sportcentrum een ACLO-sportbewijs op de nieuwe collegekaart aan te vragen. Vervolgens dient dit lid het nieuwe geACLOtiveerde nummer door te geven aan de vereniging. Op de ledenlijst van de vereniging dient het nummer te staan dat op het moment van de controle geACLOtiveerd is. Het DB behoudt zich het recht voor om bij een aantal willekeurig gekozen verenigingen een nadere controle uit te voeren. Hierbij valt onder andere te denken aan het opvragen van NAWgegevens, contactgegevens, het vergelijken van de ledenlijst met de teamindeling en/of met lijsten van het CUOS en/of de bond van desbetreffende sport en het opvragen van een uitgesplitste verklaring van de inkomsten uit contributie. Het doel van deze nadere controle is om misbruik tegen te gaan. 7.4 Controle geACLOtiveerde collegekaart Zoals eerder vermeld in dit hoofdstuk wordt er via de ledenlijsten van de verenigingen gecontroleerd of alle leden in het bezit zijn van een geldig ACLO-sportbewijs. Naast deze controle wordt er door de ACLO ook gecontroleerd op locatie. Deze controle vindt plaats in en rondom het Sportcentrum en in het WAS. De ACLO heeft twee doelen met deze controles. Ten eerste wil ze zwartsporters proberen te weren. Daarnaast wil de ACLO de verenigingssporters aanzetten vroeg in het jaar hun collegekaart te ACLOtiveren zodat dit niet via de ledenlijstcontrole hoeft te gaan. Wanneer veel leden nog niet in het bezit zijn van een ACLO-sportbewijs kost de ledenlijstcontrole de verenigingsbesturen veel werk. Maak aan jullie leden duidelijk dat zij altijd een geldig ACLO-sportbewijs bij zich dienen te hebben als zij gaan sporten! Mocht men tijdens de controle op locatie geen geldig ACLO-sportbewijs bij zich hebben wordt hen de toegang ontzegd. Heeft men wel een identiteitsbewijs mee, dan mag men toch sporten wanneer men een boete van €1,- betaald. Heeft men in het geheel geen geldig ACLO-sportbewijs aangeschaft, dan kan men tegen betaling van €10,- éénmalig meedoen aan de training. Hiervoor dient hij/zij wel aan te kunnen tonen dat zij in aanmerking komen voor een ACLO-sportbewijs. Zie hiervoor het ACLO-sportbewijsbeleid. Wil men dit bedrag niet betalen, dan wordt men de toegang ontzegd. SPR-sporters Leden van de Sportvereniging Personeel Rijksuniversiteit/Hanzehogeschool (SPR) mogen geen lid worden van een studentensportvereniging, tenzij zij een dispensatiekaart aanschaffen. Het is jullie verantwoordelijkheid om dit duidelijk te communiceren naar de SPR-sporters. Let wel, de dispensatiekaart gaat natuurlijk af van het totaal aan dispensatiekaarten wat de vereniging mag hebben. Proefleden Als er mensen zijn die geïnteresseerd zijn in een vereniging maar nog niet zeker weten of zij lid willen worden, bestaat er de mogelijkheid om maximaal zes keer per collegejaar mee te trainen. De vereniging moet daartoe een lijst inleveren bij de intern coördinator van de ACLO met een vermelding van de namen en geboortedata van de mensen die het betreft en de duur van de Verenigingsdocument 2013-2014

29


periode waarvoor zij meetrainen. Deze lijst moet uiterlijk een week voor de betreffende training bij de ACLO zijn ingeleverd. De intern coördinator draagt er dan zorg voor dat deze mensen niet de toegang zal worden ontzegd door de Sportbewijscontrolecommissie. Trainingsleden Trainingsleden zijn leden die geen competitie spelen bij de vereniging en alleen gebruik maken van de trainingen. Ook deze leden dienen een geldig ACLO-sportbewijs te hebben. Verenigingstrainers Verenigingstrainers die niet werkzaam zijn bij het Sportcentrum en tevens geen ACLO-sportbewijs bezitten dienen door de vereniging te worden doorgegeven aan de intern coördinator van de ACLO. Zij worden dan op een lijst gezet, waarbij ook het tijdstip en plaats van de vereniging zijn vermeld. Zij kunnen dan doorgelaten worden wanneer zij training willen geven. Zwartsporters op de velden In het voorjaar en in de zomer zijn er veel zwartsporters in en rondom de ACLO te vinden. Dit is niet de bedoeling, omdat hierdoor de accommodatie en het materiaal onder andere eerder slijt. De ACLO, en indirect de sporters van de ACLO, draaien voor deze kosten op. Wanneer je het vermoeden hebt dat mensen geen ACLO-sportbewijs bezitten dan kun je de balie van het Sportcentrum hierover inlichten. Het telefoonnummer van de balie is 050 – 3638063.


30


Hoofdstuk 8: Subsidies In dit hoofdstuk zullen de mogelijkheden die de ACLO heeft om verenigingen met subsidies te ondersteunen uitgebreid worden toegelicht. Vervolgens worden mogelijke subsidies van andere instanties besproken. 8.1 ACLO-subsidies De ACLO kan subsidies toekennen voor bepaalde studentensportevenementen of projecten, zoals omschreven in het HR van de ACLO, hoofdstuk 14: ‘Subsidieverlening’. Hieronder staat een overzicht van de verschillende soorten subsidies: 1. Ter beschikking stellen van sportleiders en accommodatie 2. (Geldelijke) materiaalsubsidie 3. (Geldelijke) accommodatiesubsidie 4. Subsidie deelname studentenkampioenschappen 5. Garantiesubsidie 6. HWS-subsidie 7. Cursusvergoeding 8. Opstartsubsidie 9. Leningen 10. Project verenigingstrainers (zie hoofdstuk 12) 8.1.1 Ter beschikking stellen van sportleiders en accommodatie Voor de bepaling van de omvang van het aantal uren begeleiding in de vorm van een sportleider en accommodatie gaat de ACLO uit van het 1,5-uursmodel. Dit wil zeggen dat de ACLO iedere sporter in staat wil stellen 1,5 uur per week begeleid zijn of haar sport te beoefenen. Dit model gebruikt de ACLO om een zo optimaal mogelijke verdeling van trainingsuren te krijgen voor alle ACLO-sporters. Door het gebrek aan accommodatie is het echter niet vanzelfsprekend dat iedere vereniging werkelijk kan beschikken over het toegezegde aantal uren volgens het 1,5-uursmodel. Bij wijzigingen in de omvang van het aantal uren wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:  De bezettingsgraad van de huidige uren.  De inspanningen van een vereniging op het gebied van training. Er moet duidelijk behoefte zijn aan extra begeleiding, accommodatie en geld.  De verhouding met andere verenigingen.  De verhouding met de ongebonden sporters.  De parameter van de sport. (Parameter is het gemiddelde tussen het ideaal en het maximaal aantal sporters in een groep per uur in een tak van sport.)  Ledenaantal. 8.1.1a Procedure parameter De parameter is het aantal sporters op recreatief niveau dat door één docent te begeleiden is, rekening houdend met beschikbare accommodatie, veiligheid, kwaliteit en persoonlijke begeleiding. In formulevorm is dit het gemiddelde tussen het ideaal aantal en het maximaal aantal sporters in een groep per uur in een tak van sport. De getallen voor de parameter worden vastgesteld door navraag bij de betreffende bond, het opvragen van informatie bij relevante sportleiders, objectieve kennis, input van de betreffende vereniging en uiteindelijk de subjectieve afweging van de algemeen adjunct van het Dagelijks Bestuur. Een verlaging heeft een dergelijke invloed op de urentoekenning dat het maximaal aantal toe te kennen uren op basis van het 1,5-uursmodel wordt verhoogd. Bij de daadwerkelijke Verenigingsdocument 2013-2014

31


urentoekenning kan dit positief uitpakken voor de betreffende vereniging. Een aanvraag tot wijziging van de parameter dient goed beargumenteerd te zijn en vóór 1 december te zijn ingediend. 8.1.1b Roostering Voor de daadwerkelijke roostering geldt dat de algemene uren en cursussen als eerste (primetime) worden ingepland. Rondom deze uren worden de verenigingen geroosterd die kleine zalen gebruiken. De overige accommodatie wordt in blokken aangeleverd aan de kerndocenten van de vakgroepen, welke de onderliggende verenigingen inroosteren in overleg met de vakgroep en de betreffende verenigingen. De plaatsing van verenigingsblokken is afhankelijk van de competitiedag. De trainingsuren vanuit de urentoekenning worden als eerste geplaatst, vervolgens de vrije sporturen en daarna eventueel bijgehuurde uren, voor zover er nog accommodatie beschikbaar is. Teams die twee keer per week trainen, worden (indien mogelijk) één keer vroeg en één keer laat geplaatst. Sporten met een doorlopend karakter (40 weken) gaan voor kortere aanvragen (bijvoorbeeld korfbal). Begin juli is het gehele rooster rond. Het SC, in de naam van Klaas Gansevoort (Hoofd LV&S Sportcentrum), is verantwoordelijk voor de roostering. De ACLO doet alleen de urentoekenning. Voor roosterzaken dient daarom altijd contact te worden gezocht met Klaas Gansevoort. 8.1.2 (Geldelijke) materiaalsubsidie De ACLO stelt materiaal beschikbaar ten behoeve van de trainingen van de verenigingen. Afhankelijk van de locatie, aard, wensen en voorkeuren van de vereniging en de ACLO wordt deze subsidie verleend door middel van het direct ter beschikking stellen van materiaal, of door middel van het verstrekken van een geldelijke subsidie. Uitgangspunt bij beide subsidieverstrekkingen, dus zowel direct als geldelijk, is het bieden van materiaal dat noodzakelijk is voor het goed verlopen van een training. Afhankelijk van de tak van sport stelt de ACLO een gedeelte tot maximaal 98% van de kosten van het benodigde materiaal ter beschikking. Wanneer een vereniging materiaalsubsidie wil, dient een aanvraag te worden ingediend bij de algemeen adjunct van de ACLO voor 17 februari 2014. Hiervoor verstrekt het DB aanvraagformulieren. Deze aanvraag voor materiaalsubsidie gebeurt tezamen met de urenaanvraag voor het daaropvolgende collegejaar. De uitkering van de subsidies geschiedt in de maanden januari en juni van dit daarop volgende stichtingsjaar. De aanvraag dient voorzien te zijn van:  Argumentatie aanvraag  Kosten materiaal afgelopen jaren  Verwachte groei aanvraag komende jaren  Indien het een nieuwe subsidie betreft, een vergelijkbaar kostenplaatje van een andere vereniging Indien verenigingen een grote materiaal uitgave nodig hebben kunnen zij gebruik maken van de voorschotregeling. Hierbij zal de materiaalsubsidie van de komende jaren worden voorgeschoten. Hier dienen goede argumenten voor te zijn en dit verzoek dient ingediend te worden bij de penningmeester van de ACLO. Wanneer een nieuwe vereniging zich aansluit bij de ACLO gedurende een stichtingsjaar, is de deadline voor het aanvragen van de materiaalsubsidie al verlopen. In dit geval kan de bewuste vereniging alsnog materiaalsubsidie aanvragen, mits er nog een relevant aantal maanden in het stichtingsjaar over zijn totdat het nieuwe stichtingsjaar begint. Voor meer informatie dient er contact opgenomen te worden met de penningmeester van de ACLO. Verenigingsdocument 2013-2014

32


8.1.3 (Geldelijke) accommodatiesubsidie Uitgaande van het 1,5-uursmodel en de verdere invulling die aan dit model wordt gegeven, heeft een vereniging in principe recht op een aantal trainingsuren. Voor deze trainingsuren dient echter wel accommodatiesubsidie aangevraagd te worden. Afhankelijk van de tak van sport stelt de ACLO een gedeelte tot maximaal 98% van de accommodatie kosten ter beschikking. In sommige gevallen schiet de ACLO de rekeningen voor. In dit geval zal de ACLO, nadat de gehele accommodatie voor een jaar is voorgeschoten, bekijken of een vereniging over het toegekende subsidiebedrag voor accommodatie heen is gegaan. Als dit zo is, zal de vereniging een factuur krijgen van het overschreden bedrag. In andere gevallen, waarin de verenigingen zelf de rekeningen van de afgehuurde accommodatie betalen, zal de ACLO de geldelijke subsidie direct aan de vereniging uitkeren in dezelfde termijnen als de geldelijke materiaalsubsidie. Deze aanvraag moet opgenomen worden in de begroting van het komende jaar en dient voor 17 februari 2014 bij de algemeen adjunct van de ACLO ingediend te zijn. De aanvraag dient voorzien te zijn van:  Argumentatie aanvraag;  Subsidie vorige jaren;  Wensen komende jaren. 8.1.4 Begeleide training boven 50% van het plafond Van alle toegekende begeleide uren boven de helft van het plafond van de vereniging wordt 85% gesubsidieerd. Tot de helft van het plafond 100%. Als uit de urenaanvraag blijkt dat verenigingen niet alle begeleide uren tot het plafond (zie hoofdstuk 5 urentoekenning) wensen af te nemen, worden alleen alle afgenomen begeleide uren boven de helft van het plafond van de vereniging voor 85% gesubsidieerd. Indien een vereniging subsidie wil ontvangen voor de begeleide trainingsuren, dient een aanvraag te worden ingediend bij de algemeen adjunct van de ACLO voor 17 februari 2014 Verenigingen kunnen ervoor kiezen om met verenigingstrainers te werken in plaats van met trainers die zijn aangesteld door het SC. Hierdoor kunnen de kosten voor begeleide trainingsuren voor hen lager uitvallen. De urenaanvraag dient voorzien te zijn van:  Argumentatie aanvraag  (Meerjaren)beleid met betrekking tot verenigingstrainers  Wensen komende jaren 8.1.5a Procedure subsidie NSK-deelname Elk jaar worden er onder auspiciën van Studentensport Nederland (SSN) Nederlands Studenten Kampioenschappen (NSK’s) georganiseerd in ruim 40 takken van sport. Elke ACLO-sporter of ACLO-vereniging kan in principe mee doen aan een NSK en strijden om de titel van Nederlands Studentenkampioen in een tak van sport.

Deelname:

ACLO-sporters, al dan niet verenigd, kunnen deelnemen aan een Nederlands Studenten Kampioenschap in hun tak van sport. Om deze deelname te stimuleren kunnen zij de helft van het deelnemersgeld van het evenement terug krijgen, met een maximum van €15,- per persoon per evenement. Eén persoon per vereniging dient de gegevens van alle deelnemers aan de ACLO door te geven.


33


Aanvraag:

De NSK-subsidie kan uiterlijk twee maanden na afloop van het NSK schriftelijk worden aangevraagd. Bij een deelname namens een ACLO-vereniging geschiedt dit door de vereniging. Een aanvraag is voorzien van:  Bewijs van deelname van de betreffende personen, met de daarbij behorende studentnummers van deelnemers van de RUG of NAW-nummers van deelnemers van de HG;  Het bedrag dat zij voor deelname betaalden, met een verwijzing naar een plek waar dit inschrijfgeld vermeld staat;  Een som over het totaal aantal deelnemers waarvoor de aanvraag geldt.

Toekenning/uitkering:

Toekenning van de subsidie geschiedt op basis van de betrouwbaarheid van het deelnamebewijs. Uitkering geschiedt groepsgewijs in het geval het een vereniging betreft. De vereniging is verantwoordelijk voor verdeling van het geld over de deelnemers.

8.1.5.b Procedure subsidie GNSK Elk jaar wordt er onder auspiciën van SSN een Groot Nederlands Studentenkampioenschap gehouden. Het GNSK is een groot toernooi dat bestaat uit ongeveer 10 verschillende takken van sport. Om deelname aan GNSK’s te stimuleren geeft de ACLO GNSK-deelnemers subsidie. De subsidie hoeft niet aangevraagd te worden want deze wordt automatisch verrekend met het inschrijfgeld. Voor meer informatie over NSK’s, GNSK’s, ESK’s en WSK’s, zie Hoofdstuk 9: NSK, GNSK, EUC en WUC of surf naar www.studentensport.nl, www.eusa-unisport.org of www.fisu.net. 8.1.5.c Procedure subsidie EUC/WUC-deelname Door de internationale sportorganisaties EUSA en FISU worden er European University Championships (EUC) en World University Championships (WUC) georganiseerd in verschillende takken van sport. De sporten die tijdens een EUC en WUC worden georganiseerd zijn zowel individueel als in teamverband. De winnaars van een NSK mogen deelnemen aan een EUC of een WUC.

Deelname:

ACLO-sporters, die Groningen kunnen vertegenwoordigen in hun tak van sport tijdens een EUC of WUC kunnen een maximale subsidie van €100,- aanvragen bij de penningmeester van de ACLO. Deelname aan deze evenementen wordt hierdoor gestimuleerd. De hoogte van de toegekende subsidie zal afhangen van het kostenplaatje om deelname aan het evenement te kunnen bewerkstelligen en het aantal aanvragen.

Aanvraag:

De subsidie van de ACLO bedraagt maximaal €100,- per deelnemer met een maximum van €1.500,- in totaal op jaarbasis. De subsidie van het Sportcentrum bedraagt eveneens maximaal €100,- per deelnemer met een maximum van €1.500 totaal op jaarbasis. Aanvragen dienen uiterlijk voor 31 december voorafgaand aan het jaar waarin het kampioenschap plaatsvindt, binnen te zijn bij de ACLO. Zijn er meer teams die recht hebben op deelname aan een EUC of een WUC en ook daadwerkelijk aan dat EUC of WUC willen meedoen, dan wordt het subsidiebedrag evenredig verdeeld over het aantal spelers van de deelnemende teams. Verenigingsdocument 2013-2014

34


De toegekende ESK/WSK-subsidie wordt na afloop van het evenement schriftelijk aangevraagd. Bij een deelname namens een ACLO-vereniging geschiedt dit door de vereniging. Een aanvraag is voorzien van:  Bewijs van deelname van de betreffende personen, met de daarbij behorende studentnummers van deelnemers van de RUG of NAW-nummers van deelnemers van de HG;  Het bedrag dat zij voor deelname betaalden, met een verwijzing naar een plek waar dit inschrijfgeld vermeld staat;  Een som over het totaal aantal deelnemers waarvoor de aanvraag geldt.

Toekenning/uitkering:

Toekenning van de subsidie geschiedt op basis van de betrouwbaarheid van het deelnamebewijs. Uitkering geschiedt groepsgewijs in het geval het een vereniging betreft. De vereniging is verantwoordelijk voor verdeling van het geld over de deelnemers. 8.1.5 Garantiesubsidie De ACLO heeft een pot voor het subsidiëren van projecten en evenementen. Subsidies uit deze pot zijn garantiesubsidies en worden slechts uitgekeerd indien het project of evenement achteraf met financiële problemen kampt.

Aanvraag:

Aanvraag voor gelden uit deze pot geschiedt middels een schriftelijk verzoek, minimaal twee maanden voorafgaand aan het evenement, aan de penningmeester van de ACLO. Het verzoek is voorzien van:  Een motivatie;  Een begroting voor het project met, indien aanwezig, een afrekening van de voorgaande editie van het evenement;  Een toelichting op die begroting. In de begroting is duidelijk een onderscheid gemaakt tussen sportieve en recreatieve activiteiten, zoals feesten. Recreatieve activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidie. In de toelichting is duidelijk vermeld wat deelnemers, de vereniging en individuele derden bijdragen per instantie. De garantiesubsidie mag niet opgenomen zijn in de begroting. In de argumentatie van de aanvraag staat vermeld wat de doelgroep van het project is.

Toekenning:

De toekenning geschiedt voorwaardelijk aan de hand van de bovengenoemde criteria. Bovendien wordt de subsidie niet toegekend aan de hand van begrotingen die vooraf een tekort vertonen of waar de garantiesubsidie van de ACLO vooraf is begroot. Naast deze criteria kan het Dagelijks Bestuur van de ACLO elk redelijk argument aangrijpen om de subsidie niet toe te kennen. Toekenning geschiedt over het bedrag dat besteed wordt aan sportieve activiteiten. Per aanvraag wordt maximaal €230,- toegekend. Richtlijn voor het bedrag is 10% van het bedrag aan de uitgaven zijde voor sportieve activiteiten. Dit is een gebruikelijk tarief voor reserves en garantstellingen.

Afrekening:

Binnen twee maanden na afloop van het project of evenement vindt afrekening door de ACLO plaats. Voor deze afrekening gelden dezelfde criteria als de begroting. Bovendien moet de afrekening gemaakt zijn aan de hand van de begroting en staan de begrote bedragen per post ter vergelijking vermeld. Aan de hand van het behaalde resultaat omvat de afrekening een aanvraag tot uitkering van de subsidie. In die aanvraag is een argumentatie voor het niet halen van de begroting opgenomen. De aanvraag moet uiterlijk twee maanden na het evenement binnen zijn Verenigingsdocument 2013-2014

35


bij de penningmeester van de ACLO. De penningmeester van de ACLO zal vervolgens willekeurig van één of meer posten een specificatie vragen (inclusief facturen), welke vervolgens ook opgestuurd dienen te worden. Uitkering geschiedt alleen op basis van de afrekening. Maximaal wordt het tekort van het project gedekt. Daarnaast wordt niet meer uitgekeerd dan het toegekende bedrag. 8.1.6 HWS-subsidie (Hogere Wedstrijdsport subsidie) Het project HWS is een ondersteunend project voor verenigingen die op hoog sportniveau acteren. De richtlijn hiervoor is het op één na hoogste amateurniveau van Nederland in, mits de sport voldoende ontwikkeld is dat het een volwassen bond en een goed ontwikkelde competitie betreft. De maatstaven van de bond worden gehanteerd om te bepalen welke klasse het op één na hoogste amateurniveau van Nederland betreft. Aangezien de ACLO en het Sportcentrum de hogere wedstrijdsport voor verenigingen van de ACLO willen stimuleren is de HWS-subsidie in het leven geroepen. De ACLO heeft samen met het Sportcentrum een budget waaruit deze verenigingen gesteund kunnen worden. Iedere vereniging die aangesloten is bij de ACLO zullen van de penningmeester van de ACLO en Klaas Gansevoort van het Sportcentrum in mei een brief ontvangen waarin hen de mogelijkheid wordt geboden om een subsidieaanvraag ten behoeve van de Hogere Wedstrijdsport in te dienen. Deze subsidieaanvraag moet aan een aantal criteria voldoen:  De aanvraag moet gebaseerd zijn op een compensatie voor de hogere kosten voor de training van teams of individuen om op een hoog sportniveau, zoals dat hierboven staat beschreven, te kunnen acteren.  De aanvraag moet in eerste instantie gebaseerd zijn op een compensatie van de trainer/coach voor de extra tijd en geld die deze in het trainen en coachen van het team of individu steekt. Eventuele andere plannen die ten goede komen aan het op hoog niveau acterende team of individu komen na overeenstemming met de ACLO en het SC in aanmerking voor deze subsidie.  De aanvraag moet voorzien zijn van een begroting. Hieruit moet blijken dat de vereniging zelf ook financiële middelen en tijd reserveert voor de betreffende teams of individuen.

Toekenning:

De toekenning geschiedt in juni middels een brief van de penningmeester van de ACLO en Klaas Gansevoort aan de hand van de bovengenoemde criteria. Naast deze criteria kunnen Klaas Gansevoort en de penningmeester van de ACLO elk redelijk argument aangrijpen om de subsidie niet toe te kennen. De mogelijke bedragen per toekenning zijn: €2.500,-, €1.250,- en €675,-. Tevens kan worden gekozen om de sportleider voor €2.500,- extra te laten uitbetalen. De toegekende subsidie voor de hogere wedstrijdsport van een vereniging is één jaar geldig en dient dus elk jaar opnieuw te worden aangevraagd, alvorens de HWS-subsidie toegekend kan worden.

Afrekening:

Bij het indienen van de declaratie bij de penningmeester van de ACLO moet met een bon of factuur van het aangekochte duidelijk zijn dat de uitgave ten goede komt aan het op hoog niveau acterende team of individu van de vereniging. Dit geldt alleen als de HWS-subsidie is toegekend en indien afgesproken is dat de vereniging de betreffende bonnen of facturen kan declareren.


36


Aanvullende voorwaarde

Omdat de ACLO en het Sportcentrum door middel van de HWS bijdragen aan het spelen op hoog niveau, vragen zij hier ook iets voor terug. Aan het aanvragen van HWS-subsidie is naast de gestelde criteria ook een voorwaarde verbonden. Mocht Groningen tijdens het Groot Nederlands Studenten Kampioenschap (GNSK) 2014 uit kunnen komen in de sport die binnen jullie vereniging beoefend wordt, dan zal het team dat HWS-subsidie ontvangt binnen jullie vereniging bij vraag vanuit de ACLO of het Sportcentrum verplicht zijn deel te nemen aan het GNSK 2014. Bij het niet voldoen aan deze voorwaarde zal dit directe consequenties hebben voor jullie toekomstige HWSaanvragen. Enige uitzondering zal gemaakt worden voor teams met mogelijke competitieverplichtingen op de speeldata van het GNSK. 8.1.7 Cursusvergoeding Er is een aantal verenigingen dat de mogelijkheid benut om een cursus voor de ACLO te verzorgen. Dit biedt de vereniging een mooie gelegenheid om mensen kennis te laten maken met haar sport en nieuwe leden aan te trekken. Het is mogelijk om een tegemoetkoming in de kosten van de cursus te krijgen. De vergoeding is afhankelijk van aspecten als het deelnemersaantal, niveau/opbouw en de kwaliteit van de cursus. Om in aanmerking te komen voor deze cursusvergoeding, moet er vóór aanvang van de cursus een aanvraag worden ingediend bij de algemeen adjunct, met daarin een overzicht van de verwachte kosten en een opzet van de cursus. N.B.: Verenigingen die tijdens hun eigen trainingsuren een cursus verzorgen, komen niet in aanmerking voor kosten die al worden gesubsidieerd door de ACLO, zoals huur van de accommodatie. 8.1.8 Opstartsubsidie Er is voor opstartende verenigingen een mogelijkheid om een opstartsubsidie te krijgen van de ACLO. Deze is bedoeld om de kosten van het opstellen van de statuten in eerste instantie op te vangen. Daarnaast kunnen verenigingen, indien nodig, een éénmalige opstartsubsidie ten behoeve van de aanschaf van materiaal aanvragen. Wend je tot de penningmeester van de ACLO voor meer informatie. 8.1.9 Leningen Op zéér incidentele gronden kan de ACLO een lening verstrekken aan een vereniging. Dit kan alleen indien anders het voortbestaan van de vereniging in gevaar komt. Leningen worden alleen verstrekt aan verenigingen die permanent erkend zijn door de ACLO. Ben je van mening dat jouw vereniging hiervoor in aanmerking komt, neem dan contact op met de penningmeester van de ACLO. 8.2 Subsidies CUOS (Centraal Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties) Het CUOS, ontstaan in 2005, is het overkoepelend orgaan voor de facilitering van studentenorganisaties. Het CUOS adviseert het College van Bestuur over het RUG-beleid op dit gebied en verstrekt subsidies en huisvesting aan erkende studentenorganisaties. Het CUOS adviseert gevraagd en ongevraagd het College over het door de universiteit te voeren beleid ten aanzien van de studentenvoorzieningen en ten aanzien van studentenorganisaties. Ook adviseert het CUOS over een door het College vast te stellen meerjarenvisie en richtlijnen. De ondersteuning van sportorganisaties verloopt via de koepelorganisatie ACLO. Sportorganisaties komen niet in aanmerking voor organisatiesubsidie en huisvesting van het CUOS. Waar je als sportvereniging wel voor in aanmerking komt is erkenning van de RUG en de Verenigingsdocument 2013-2014

37


Afstudeerfondsregeling. Betreffende de Afstudeerfondsregeling heeft het CUOS als taak het adviseren aan het College over de herijking en de opname van studentenorganisaties in de Afstudeerfondsregeling van de RUG, binnen de door het College vastgestelde beleidsmatige en financiële kaders. In 2012-2013 zijn alle sportverenigingen in het kader van het Profileringsfonds herijkt. Valt de vereniging nog niet binnen de Afstudeerfondsregeling dan kan er een aanvraag worden ingediend welke binnen moet zijn vóór 15 november 2013. Erkenning kan altijd worden aangevraagd. Kijk voor meer informatie en de verschillende procedures op www.rug.nl/cuos. Naast al deze subsidies heeft het CUOS ook een incidentele subsidie waarvoor ook sportverenigingen in aanmerking kunnen komen. Voorwaarde is dat de activiteit nieuw is, dus niet een gewijzigde voortzetting van een bestaande activiteit, inhoudelijk vernieuwend en/of internationaliserend. Is de sportvereniging niet erkend dan geldt naast alle voorgaande voorwaarden dat 50% van de deelnemers van buiten de eigen achterban moet komen. 8.3 Subsidies Gemeente Groningen Naast de ACLO, kent ook de Gemeente Groningen een aantal subsidieregelingen op het gebied van sport. Hier zal kort worden ingegaan op de mogelijkheden van subsidieverlening voor het organiseren van sportevenementen in de Gemeente Groningen. De Gemeente Groningen kan subsidie verlenen als uit de begroting blijkt dat de uitgaven niet door de inkomsten worden gedekt. Daarvoor heeft de Gemeente Groningen de volgende richtlijnen: 1. Alleen sportverenigingen die zijn aangesloten bij een landelijke sportbond komen in aanmerking voor subsidie. 2. Het project/evenement moet een meerwaarde hebben voor de Gemeente Groningen. 3. De subsidie moet minstens twee maanden van tevoren worden aangevraagd. 4. De afrekening moet binnen drie maanden na afloop van het evenement worden ingeleverd. De Gemeente Groningen kent geen vaste richtlijnen voor de hoogte van de subsidie. De volgende factoren kunnen een rol spelen: 1. De omvang van de begroting en het aandeel van het tekort daarin. 2. De bijdrage die de organisatie zelf levert. 3. De omvang van de sponsoring en de eigen bijdrage van de deelnemers. 4. De mate van uitstraling van het evenement voor de Gemeente Groningen.


38


Hoofdstuk 9: NSK, GNSK, EUC en WUC 9.1 NSK (Nederlands Studenten Kampioenschap) In verschillende takken van sport worden Nederlandse Studenten Kampioenschappen georganiseerd. Deze NSK's worden georganiseerd onder auspiciën van Studentensport Nederland (SSN). Het doel van een NSK is de beste studentensporters in een bepaalde tak van sport te laten strijden om de titel Nederlands Studenten Kampioen. SSN heeft patent op de naam NSK. Het organiseren van een NSK kan daarom alleen als SSN hiervoor toestemming heeft gegeven. NSK's zijn erkend als officiële wedstrijden. Dit betekent bijvoorbeeld dat tijdens een NSK behaalde records officieel erkend zullen worden. Er zijn zowel individuele NSK's als NSK’s voor teamsporten. ACLO-sporters kunnen subsidie krijgen voor deelname aan een NSK (zie ook paragraaf 8.1.4c). Verenigingen kunnen een NSK organiseren. Een NSK wordt altijd toegekend door de SSN aan een OSSO (Overkoepelende Studenten Sport Organisatie), bijvoorbeeld de ACLO. De vereniging dient dus altijd eerst contact op te nemen met de ACLO voor deze aanvraag. Voor het organiseren van een NSK heeft SSN een NSK-handleiding. Verder bestaan er vaak draaiboeken van vorige organiserende commissies. In tegenstelling tot wat er wordt vermeld in de documenten van SSN, is de ACLO niet financieel verantwoordelijk voor het toegewezen NSK. De organisatie ligt in handen van de vereniging. De ACLO kan advies geven over de organisatie en kan helpen met promotie en algemene opzet van de organisatie. Ook uitzending naar NSK’s is belangrijk voor de profilering van de Groninger studentensport. Het streven van de ACLO is dat het sterkste team vanuit Groningen uitgezonden zal worden. De contactpersoon voor de NSK’s binnen de ACLO is de vicevoorzitter. Hij/zij kan aangeven dat in een jaar een bepaald NSK al georganiseerd is, van welke sporten er NSK's bestaan en of in bepaalde takken van sport NSK's georganiseerd mogen worden. Verder kan er altijd advies gevraagd worden omtrent alle vragen over een NSK. De penningmeester van de ACLO gaat over zaken als deelnamesubsidie, garantiesubsidie voor de organisatie, begroting en afrekening. Let op: de subsidietoekenning van SSN is niet meer vanzelfsprekend! Informeer bij de vicevoorzitter van de ACLO naar de huidige stand van zaken omtrent de subsidie-uitkering van de SSN voor de organisatie van een NSK. Let op: vanaf 1 januari 2013 is het nieuwe meerjarenbeleidsplan van SSN in werking gegaan. Hierin staat dat alleen studenten van een bij de SSN aangesloten instelling deel mogen nemen aan een NSK of GNSK. Dit zijn alle universiteitsstudenten, maar niet alle HBO-studenten. Sommige HBOinstellingen zijn namelijk niet bij SSN aangesloten. Studenten van de Hanze Hogeschool kunnen echter gewoon meedoen aan NSK’s en GNSK’s. 9.2 GNSK (Grote Nederlandse Studenten Kampioenschappen) Elk jaar wordt in een andere studentensportstad het GNSK georganiseerd. Het GNSK is één van de grootste studentensportevenementen van Nederland. Jaarlijks strijden ongeveer 1.200 studenten in teams, van bij SSN aangesloten sportraden, in minimaal tien geselecteerde NSK’s om de titel “Groot Nederlands Studenten Kampioen”. De afgevaardigde teams zijn vaak van een topniveau. Van de ongeveer tien sporten die op het GNSK voorkomen, kunnen datzelfde jaar geen afzonderlijke NSK’s meer worden georganiseerd. Kanttekening hierbij is dat er een aantal sporten is waarvan er op het GNSK bijvoorbeeld een indoor- of teamvariant (outdoor of individueel) worden georganiseerd. Behalve sport is het GNSK ook een evenement waarbij er gezelligheidsactiviteiten worden georganiseerd. In 2014 zal het GNSK plaatsvinden in Tilburg. Vanuit de ACLO vaardigen wij ieder jaar teams af naar dit nationale studentenkampioenschap. Verenigingsdocument 2013-2014

39


Graag willen wij als ACLO benadrukken dat het erg belangrijk is een sterke afvaardiging te sturen. Hiertoe wordt een sportleider vanuit het Sportcentrum aangesteld als teamleider en deze bepaalt vervolgens de selectie van het team. Een sterke afvaardiging is een mooie kans om Groningen als studentensportstad en ACLO als sportorganisatie te profileren. Als ACLO vragen wij dan ook jullie inzet en medewerking in het geval jullie door ons benaderd worden een team af te vaardigen. Wij leggen jullie geen formele verplichtingen op, maar hopen wel dat jullie beseffen dat het GNSK zeer belangrijk is voor de profilering van Groningen, RUG/Hanze, ACLO en jullie eigen vereniging/team. De contactpersoon voor het GNSK binnen de ACLO is de vicevoorzitter. Voor vragen kun je emailen naar: [email protected]. 9.3 EUC (European University Championship) EUC’s worden veelal georganiseerd onder auspiciën van de relatief jonge Europese sportkoepel EUSA. De ACLO houdt zich bezig met het uitzenden van NSK-winnaars of andere gekwalificeerde studententeams uit Groningen die namens de RUG en HG op een EUC uitkomen. Voor deelname aan EUC’s geeft de ACLO subsidie (zie ook paragraaf 8.1.4c). In 2014 vindt het EUC plaats in Rotterdam. De organisatie van een EUC loopt via SSN. De ACLO kan bij het opzetten van een dergelijk groot evenement adviseren. Voor meer informatie kun je kijken op www.aclosport.nl, of e-mailen naar [email protected]. 9.4 WUC (World University Championship) en Universiade Een stap groter dan een EUC is een WUC of een Universiade. Uitzending hiervoor is in principe de taak van de bond. In bijzondere gevallen zal de ACLO zich mengen met het uitzenden van studenten naar WUC’s en hier ook subsidie voor geven (zie ook paragraaf 8.1.4c). De organisatie van een WUC loopt via SSN. De ACLO kan bij het opzetten van een dergelijk groot evenement adviseren. Voor meer informatie kun je kijken op www.aclosport.nl, of e-mailen naar [email protected]. De Universiade is de Olympische Spelen voor studenten. Om de twee jaar wordt er een winter- en een zomereditie van de Universiade georganiseerd. Studenten die hieraan mee willen doen, moeten voldoen aan een bepaalde limiet welke is opgesteld door NOC*NSF in samenwerking met de betrokken sportbond. Selectie en uitzending worden door die instanties geregeld.


40


Hoofdstuk 10: PR-mogelijkheden 10.1 Internet De website www.aclosport.nl is de basis van alle informatie over de ACLO. Op de site staat informatie over de ACLO (cursussen, algemene uren, reserveringen, kaartprijzen etc.) en over alle sportverenigingen. Er wordt tevens naar de websites van alle verenigingen verwezen. Verenigingen kunnen op www.aclosport.nl een eigen stukje webruimte krijgen. Voor meer informatie kun je e-mailen naar [email protected]. 10.2 Prikborden Alle verenigingen hebben een eigen prikbord op het Sportcentrum. Deze prikborden zijn ten eerste bedoeld als publiciteitsmiddel voor de vereniging zelf en ten tweede om aan te geven welke verenigingen er allemaal bij de ACLO aangesloten zijn. De prikborden zijn de verantwoordelijkheid van de vereniging zelf. Het is de taak van de verenigingen dat de borden goed worden onderhouden. Dit houdt in dat er alleen recente informatie van de vereniging hangt en geen informatie van andere verenigingen. Contactgegevens, informatie over de vereniging, foto’s, folders en posters zijn enkele voorbeelden van zaken die de ACLO graag op de borden ziet. 10.3 Hanze-berichten Elke vereniging mag eenmaal per jaar een mededeling in de HanzeMag, onder het kopje ACLO, plaatsen. Het gaat hier om korte en bondige mededelingen van ongeveer 50 woorden. Het kan hierbij gaan om een bericht over een evenement of om leden te werven. Vermeld in dit bericht ook de link naar de verenigingswebsite. De ACLO kan geen garanties doen over het al dan niet plaatsen van de mededelingen, aangezien de HanzeMag het recht heeft mededelingen te schrappen. Voor de HanzeMag geldt dat de mededelingen tien dagen voor verschijnen ingeleverd dienen te zijn. De Hanzemag verschijnt elke tweede woensdag van de maand. Het inzenden van mededelingen gaat via e-mail: [email protected]. 10.4 KEI Sportplaza Sportplaza is een jaarlijks terugkerend evenement in de KEI-week, georganiseerd door de KEI in samenwerking met de ACLO. Op deze dag stellen de ACLO en de KEI een stand beschikbaar op het Sportcentrum om de sportvereniging te promoten bij de eerstejaarsstudenten. De ACLO neemt de huurkosten van deze stand op zich. Deze dag is erg belangrijk voor de verenigingen, omdat de meeste eerstejaars zich op deze dag willen oriënteren op de verschillende studentensportverenigingen. Het is dan ook van groot belang om op deze dag goed uit de verf te komen. 10.5 Digitale nieuwsbrief Voor ACLO-sporters is er de mogelijkheid om zich te abonneren op een digitale nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt via e-mail verstuurd en hierin staat allerlei informatie over de ACLO, haar activiteiten en haar verenigingen. Er wordt gestreefd om de mailinglist elke cursusperiode te versturen. Verenigingen mogen drie maal per jaar een mededeling aanleveren voor de nieuwsbrief. Deze dient wel tweetalig te zijn (Nederlands en Engels). Mededelingen aanleveren gaat via e-mail: [email protected]. 10.6 Nieuwsberichten Voor verenigingen is het mogelijk om een nieuwsbericht over een bijzondere gebeurtenis of evenement op de ACLO-website te laten plaatsen. Mocht je een bericht hebben dat onder de ACLO-sporters verspreid dient te worden, stuur dan het nieuwsbericht naar Verenigingsdocument 2013-2014

41


[email protected]. Deze dient wel tweetalig te zijn (Nederlands en Engels). 10.7 Evenementen Verenigingen die een (sport)evenement organiseren kunnen dit op de ACLO-website laten plaatsen in de agenda. Dit geldt met name voor belangrijke wedstrijden, NSK’s en landelijke evenementen. Het bestuur beslist of het evenement daadwerkelijk op de website wordt geplaatst. Stuur een e-mail naar [email protected] als een evenement in de online-agenda moet worden geplaatst. De melding dient wel tweetalig te zijn (Nederlands en Engels).


42


Hoofdstuk 11: Aansprakelijkheid en Klachten 11.1 Aansprakelijkheid Bij verenigingen bestaat vaak onduidelijkheid over wie aansprakelijk is voor ongevallen en andere incidenten en hoe de verenigingen zich daarvoor kunnen verzekeren. In het collegejaar 2004-2005 is er door het Dagelijks Bestuur van de ACLO al een begin gemaakt met het uitzoeken van de verzekeringen en aansprakelijkheid. Het is vaak niet duidelijk wanneer een vereniging goed verzekerd is. Dit komt vooral door het grote aantal factoren dat meeweegt in het bepalen van prijzen, zoals wel of geen clubhuis hebben, trainingslocatie, ledenaantal en tak van sport. Er is een brochure met informatie over aansprakelijkheid. Hierin wordt alle informatie duidelijk en overzichtelijk vermeld, zodat verenigingen in één oogopslag kunnen zien welke informatie voor hen van toepassing is. De brochure beantwoordt als het goed is alle vragen van de verenigingsbesturen omtrent dit onderwerp. Het document is te vinden op onze website via de knop Over ACLO en vervolgens de knop Documenten. Ook zijn er verschillende brochures over weten regelgeving gratis te downloaden op www.nocnsf.nl. 11.2 Klachten De ACLO en het Sportcentrum proberen een kwalitatief hoogwaardig sportpakket aan haar sporters aan te bieden. Toch kan het gebeuren dat een persoon/instantie niet geheel tevreden is over de accommodatie, de dienstverlening, het sportaanbod of iets anders. Dan kan er een klacht ontstaan. Voor de behandeling van de klachten heeft het Dagelijks Bestuur van de ACLO een klachtenprocedure opgezet. Deze klachtenprocedure en het klachtenformulier zijn te verkrijgen op het kantoor van het Dagelijks Bestuur en op onze website www.aclosport.nl via de knop Over ACLO en vervolgens de knop Documenten.


43


Hoofdstuk 12: Project Verenigingstrainers 12.1 Algemeen Het Project Verenigingstrainers (PVT) is ontstaan uit de doelstelling van de ACLO om de sportbewijshouders beter te laten bewegen. Op de onbegeleide uren van verenigingen wordt regelmatig lesgegeven door ongediplomeerde, niet-opgeleide trainers. Veelal zijn dit studenten uit de hogere teams. Het Sportcentrum en de ACLO zijn van mening dat hier nog een grote kwaliteitsverbetering kan plaatsvinden. Daarom geeft de ACLO subsidie aan verenigingen om een opleiding te (laten) verzorgen voor haar verenigingstrainers. Het initiatief voor het gebruikmaken van het PVT ligt bij de verenigingen. Zij dienen op zoek te gaan naar cursisten en cursusmogelijkheden, de ACLO heeft hierin een reactieve functie. Voor verenigingsleden die een trainersambitie hebben, is het PVT een mooie mogelijkheid, aangezien zij een gesubsidieerde cursus volgen en voor de vereniging is er middels het project een kwaliteitsslag (en eventueel een veiligheidsverbetering) te maken in de trainingen. Trainersopleidingen zijn in veel sporten te volgen bij de betreffende sportbond, voor enkele sporten biedt het Sportcentrum ook opleidingen aan. 12.2 Procedure 1. Aanvraag. Als een vereniging een cursusmogelijkheid en deelnemers voor de cursus heeft gevonden, kan gedurende het hele jaar, maar altijd voor het begin van de cursus een aanvraag voor subsidie worden ingediend bij de algemeen adjunct van het Dagelijks Bestuur. Dit kan het beste via mail: [email protected]. Voor sporten waarin meerdere verenigingen bij de ACLO zijn aangesloten kan (bij voorkeur) een gezamenlijke subsidieaanvraag worden gedaan. De aanvraag dient de volgende elementen te bevatten: Wie gaan de cursus volgen? Wat is de inhoud (doel, kwalificatie, inhoud) van de cursus? Wat gaan de cursisten na de opleiding voor de vereniging betekenen? Wat kost de cursus (uitgebreid gespecificeerd) en wat is het gewenste subsidiebedrag? Goedkeuring van de kerndocent, indien de vereniging binnen een vakgroep valt. Tijdsplanning waarin wordt aangegeven binnen welke periode verwacht wordt dat het project wordt afgerond. 2. Voorwaardelijke toekenning. Aan de hand van de subsidieaanvraag doet de ACLO een voorwaardelijke toekenning voor een bepaald subsidiebedrag. In de voorwaardelijke toekenning staan een aantal voorwaarden waaraan de vereniging dan wel de cursisten moeten voldoen. In ieder geval moeten de cursisten altijd een bepaalde tijd als trainer aan de vereniging verbonden zijn en dient de vereniging na afloop van de cursus een evaluatie van het project op te maken. De ACLO vergoedt alleen directe cursuskosten, dus geen verblijfs-, vervoers- of literatuurkosten of loon voor de trainers. Bovendien geldt er een maximale bijdrage vanuit de ACLO van €300,- per deelnemer en kan er bij hoge cursuskosten een eigen bijdrage van de vereniging en/of de cursisten verlangd worden. 3. Evaluatie. Als de cursus is afgerond dient de vereniging een evaluatie van het project in te leveren bij de algemeen adjunct. De evaluatie dient de volgende elementen te bevatten: Het verloop van de cursus, dit kan geschreven worden door de vereniging en/of door de cursisten zelf. Zijn de cursisten geslaagd en wat is nu hun toegevoegde waarde voor de vereniging? Indicatie hoe lang de vereniging heeft geprofiteerd/ nog gaat profiteren van de cursisten. Verenigingsdocument 2013-2014

44


4.

5.

Kostenoverzicht en eindafrekening. Definitieve toekenning. Als de evaluatie in orde bevonden is, doet de ACLO een definitieve toekenning voor een subsidiebedrag. Als aan alle voorwaarden uit de voorwaardelijke toekenning is voldaan, zal het volledige, voorwaardelijk toegekende, subsidiebedrag worden uitgekeerd. De ACLO behoudt zich echter het recht voor om minder subsidie uit te keren dan voorwaardelijk was toegekend, als het project niet volgens verwachting is gelopen. Met de definitieve toekenning komt een einde aan het project. Verplichtingen PVT Bij de PVT-aanvraag dient bij voorkeur voorafgaand aan het traject een gesprek te worden gevoerd tussen de Algemeen Adjunct van het Dagelijks Bestuur en de betreffende studentensportbestuurder. De ACLO ervaart het als wenselijk om de verenigingstrainers voor ten minste twee jaar na aanvraag van de PVT-subsidie inzetbaar te houden voor de vereniging. Wanneer een verenigingstrainer binnen de gestelde termijn van twee jaar in dienst wil treden bij het Sportcentrum dient dit te gebeuren in overleg met de Algemeen Adjunct van het Dagelijks Bestuur van de ACLO.

Als er nog onduidelijkheden zijn, kan contact worden opgenomen met de Algemeen Adjunct van het Dagelijks Bestuur via [email protected] of 050-3634641.


45


Hoofdstuk 13: Bestuursbeurzen Het besturen van een studentensportvereniging kost altijd zeer veel tijd, vooral wanneer dit een grote vereniging betreft. Het wordt door bestuurders vaak als moeilijk ervaren om naast de bestuursfunctie zich ook nog te concentreren op de studie. Veelal gebeurt het dan ook dat bestuurders een studievertraging oplopen door het bestuursjaar. Om studenten, die een jaar in een verenigingsbestuur gaan, tegemoet te komen, hebben de RUG en de HG een gezamenlijke regeling getroffen voor hun studenten. Hieronder wordt deze regeling uitgelegd. 13.1 Vereniging Een student die een bestuursfunctie bekleedt bij een studentensportvereniging kan aanspraak maken op een bestuursbeurs wanneer er van de betreffende sportverenigingen minimaal 150 leden studeren aan de RUG of HG. Verder moet de vereniging een aanzienlijke bestuurslast hebben op grond van ten minste twee wekelijkse activiteiten tijdens het sportseizoen (d.w.z. trainingen en wedstrijden) en ten minste vier bijzondere evenementen in een jaar, waarvan ten minste 2 van sportieve aard. Het CUOS besluit of jouw vereniging aan de eisen voldoet. Als dit zo is, kun je op onderstaande manier een beurs aanvragen. Voor de gehele regeling zie: www.rug.nl/cuos. 13.2 Aanvraag RUG-studenten kunnen hun bestuursbeurs aanvragen bij de Universitaire Fondsencommissie (UFC). Ze moeten dan een formulier aanvragen welke ingevuld moet worden en tezamen met een aantal bewijsstukken moet worden opgestuurd naar UFC. Voor vragen over de procedure en/of de bewijsstukken kun je terecht bij de informatiebalie van het STAG, bezoekadres: Uurwerkersgang 10, Groningen. Of bel op werkdagen van 10.00 – 16.00 uur, tel. 050-363 8004. Voor meer informatie kun je ook terecht op de volgende website: http://www.rug.nl/studenten/studiebegeleiding/studievertraging/bestuursbeurs HG-studenten kunnen hun bestuursbeurs aanvragen bij de Commissie Financiële Ondersteuning van Studenten (FOS). Ze moeten dan een formulier aanvragen welke ingevuld moet worden en tezamen met een aantal bewijsstukken worden opgestuurd. Voor vragen over de procedure en/of de bewijsstukken kun je op werkdagen bellen met 050-595 5591. Meer informatie is ook te vinden in het HG Studentenstatuut. 13.3 Collegegeldvrij besturen Vanaf september 2012 is het voor RUG-studenten ook mogelijk niet ingeschreven te staan als student mits je gebruik kunt maken van de regeling ‘collegegeldvrij besturen’. Voor meer informatie en voorwaarden kijk op http://www.rug.nl/infonet/studenten/regelingenklacht-inspraak/producten/pdf/profileringsfonds2013-14.pdf.


46


Hoofdstuk 14: Handige wetenswaardigheden Gemeente: Drank- en Horecawet Naar aanleiding van de Drank- en Horecawet is voor o.a. studentensportverenigingen die drank schenken een aantal zaken verplicht, namelijk een cursus sociale hygiëne en een certificaat Instructie Verantwoord Alcoholgebruik (IVA) voor barvrijwilligers. Zoals gesteld in hoofdstuk 5, is deze online af te nemen op www.nocnsf.nl/iva (gratis). Tevens moet er een alcoholbestuursreglement worden gemaakt. Dit alcoholbestuursreglement moet worden beoordeeld door de Gemeente Groningen. Verder is het beleid van de Gemeente Groningen gericht op het ontwikkelen van een alcoholbeleid dat past binnen de studentencultuur. Advies Commissie Introductietijden (ACI) De ACI is in 1998 opgericht door de studentengezelligheidsverenigingen en de colleges van bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen en de Hanzehogeschool Groningen. Met alle partijen is afgesproken dat de ACI kan adviseren omtrent de veiligheid van de studenten tijdens de KEI-week en de kennismakingstijd van de verenigingen. De ACI kan ook een bemiddelende rol vervullen wanneer zich problemen voordoen. Ze kan aanspreekpunt, adviseur en steun zijn voor de aankomende student, ouders/verzorgers, bestuur en introductiecommissie van de vereniging/KEI, Rector Magnificus, Collegevoorzitter. Bij incidenten volgt de ACI of de verenigingen voldoende maatregelen nemen, teneinde het vóórkomen en de gevolgen hiervan tot een minimum te beperken. Voor meer informatie kun je terecht bij de voorzitter van de ACLO. Huis voor de Sport Groningen Het Huis voor de Sport Groningen (2001) is een gezamenlijk initiatief van de provincie en alle Groninger gemeenten om invulling te geven aan de breedtesportimpuls (BSI). Dit is een politiek besluit (1999) om door middel van overheidssubsidies sport toegankelijk te maken voor alle burgers. De organisatie is innovatief, deskundig en klantgericht. Op praktische wijze biedt het Huis voor de Sport Groningen ondersteuning aan sportverenigingen, -organisaties en gemeenten ter bevordering en ontwikkeling van de breedtesport. Om de expertise binnen sportverenigingen te vergroten organiseert het Huis voor de Sport regelmatig cursussen en themabijeenkomsten. De provincie is ingedeeld in vijf regio’s, met elk een consulententeam. De consulent biedt sportverenigingen handvatten om beter te functioneren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een breed netwerk van sportbonden, opleidingsinstituten, sportraden en sportprofessionals. Omdat iedere organisatie zijn eigen achtergrond, ervaringen en specifieke vragen heeft, hangt het advies en de begeleiding die wij geven, helemaal af van de vraag. Wij beschikken over professionele expertise, vakkennis en deskundigheid op allerlei gebieden. Onderwerpen waarbij Huis voor de Sport Groningen de verenigingen veelal kan helpen zijn:  beleidsplannen  fusies  nieuwbouw/verbouw van accommodaties  sponsoring  wettelijke en juridische verplichtingen (IVA-cursus, verzekeringen). Jolande de Vries is de accounthouder voor de ACLO. Email: [email protected] Telefoonnummer: 06-26975364


47


NOC*NSF Centraal postadres: Postbus 302 6800 AH Arnhem E-mail: [email protected] Internet: www.sport.nl Bezoekadres: NOC*NSF Hoofdkantoor Papendallaan 60 Telefoon: 026-4834400 Landelijke contactpersonen: Otto Doosje / Wim van Dalen SSN (Studentensport Nederland) Sportcentrum Olympos Studentensport Nederland Uppsalalaan 3 3584 CT Utrecht 030-2539149

[email protected] www.studentensport.nl Gemeente Groningen Aanvraag subsidies bij de gemeente Gemeente: Trompsingel 29 Postbus 268 9700 AG Groningen Tel: 050 - 3676131


48


Hoofdstuk 15: Data AB- en Sectorvergaderingen 2013-2014 Week 43

Week 50

Dag Maandag

Datum 21 okt 2013

Tijd 18.00 18.30 20.00 17.30 18.00 18.30 20.00 18.00 19.30

Sector/AB Sector Veldsporten Sector Zaalsporten Sector Watersporten Sector Zwembadgebruikers Ongebonden overleg Sector Sporthalgebruikers Sector Buitensporten Sector Tennishalgebruikers AB-vergadering

Ruimte Vergaderzaal Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal PRAccie-ruimte Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal Lunchroom

Dinsdag

22 okt 2013

Woensdag Donderdag

23 okt 2013 24 okt 2013

Dag Maandag

Datum 9 dec 2013

Woensdag

Tijd 18.00 18.30 20.00 10 dec 2013 17.30 18.00 18.30 20.00 11 dec 2013 18.00

Sector/AB Sector Veldsporten Sector Zaalsporten Sector Watersporten Sector Zwembadgebruikers Ongebonden overleg Sector Sporthalgebruikers Sector Buitensporten Sector Tennishalgebruikers

Ruimte Vergaderzaal Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal PRAccie-ruimte Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal

Donderdag

12 dec 2013 19.30

AB-vergadering

Lunchroom

Dag Maandag

Datum 10 feb 2014

Dinsdag

11 feb 2014

Woensdag

12 feb 2014

Tijd 18.00 18.30 20.00 17.30 18.30 18.30 20.00 18.00

Sector/AB Sector Veldporten Sector Zaalsporten Sector Watersporten Sector Zwembadgebruikers Ongebonden overleg Sector Sporthalgebruikers Sector Buitensporten Sector Tennishalgebruikers

Ruimte Vergaderzaal Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal PRAccie-ruimte Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal

Donderdag

13 feb 2014

19.30

AB-vergadering

Lunchroom

Dag Maandag

Datum 17 mrt 2014

Dinsdag

18 mrt 2014

Tijd 18.00 18.30 20.00 17.30 18.00 18.30 20.00

Sector/AB Sector Veldsporten Sector Zaalsporten Sector Watersporten Sector Zwembadgebruikers Ongebonden overleg Sector Sporthalgebruikers Sector Buitensporten

Ruimte Vergaderzaal Lunchroom Vergaderzaal Vergaderzaal PRAccie-ruimte Lunchroom Vergaderzaal

Dinsdag

Week 7

Week 12


49


Week 20

Woensdag Donderdag

19 mrt 2014 18.00 20 mrt 2014 19.30

Sector Tennishalgebruikers AB-vergadering

Vergaderzaal Lunchroom

Dag Maandag

Woensdag Donderdag

Datum Tijd 12 mei 2014 18.00 18.30 20.00 13 mei 2014 17.30 18.00 18.30 20.00 14 mei 2014 18.00 15 mei 2014 19.30



Dag Maandag

Datum 23 jun 2014

Dinsdag

24 jun 2014

Woensdag Donderdag

25 jun 2014 26 jun 2014

Tijd 18.00 18.30 20.00 17.30 18.00 18.30 20.00 18.00 19.30



Dag Maandag

Datum Tijd 25 aug 2014 18.00 18.30 20.00 20.00 26 aug 2014 17.30 19.00 18.30 20.00

Sector/AB Sector Veldsporten Sector Zaalsporten Sector Watersporten Sector Tennishalgebruikers* Sector Zwembadgebruikers Ongebonden overleg Sector Sporthalgebruikers Sector Buitensporten

Ruimte Vergaderzaal Lunchroom Vergaderzaal Lunchroom Vergaderzaal PRAccie-ruimte Lunchroom Vergaderzaal

Dinsdag

Week 26

Week 35

Dinsdag

Woensdag** 27 aug 2014 19.30 AB-vergadering *=Maandag i.p.v. woensdag, omdat de AB-vergadering op woensdag is **= Woensdag i.p.v. donderdag, omdat donderdag Bommen Berend is

Lunchroom


50


Hoofdstuk 16: Kennismakingsgesprekken 2013-2014

Sector sporthalgebruikers (KMG SC is met Klaas Gansevoort) Week 43

46

Dag maandag

Datum 21 oktober

dinsdag

22 oktober

woensdag

23 oktober

woensdag

13 november

donderdag

14 november

KMG SC 15.00 16.00 14.00 15.00 14.00 15.00 14.00 15.00 14.00 15.00

KMG ACLO 16.00 17.00 15.00 16.00 15.00 16.00 15.00 16.00 15.00 16.00

Vereniging G.S.B.V. de Groene Uilen G.S.B.V. Moestasj U.C. Face Off G.S.F.V. Drs. Vijfje G.S.V.V. Donitas G.S.V.V. Veracles G.S.B.C. AMOR H.V. de Cirkeltijgers V.V. Kroton G.S.B.V. Tweeslag

KMG SC

14.00 G 15.00 G

KMG ACLO 16.00 16.00 17.00 16.00 15.00 13.00 15.00 15.00 16.00

Vereniging G.S.A.V. Vitalis G.S.IJ.V. The Bulldogs G.S.R. De Rijclub G.S.P.V. Parafrid G.S.T.V. Tritanium G.S.V.V. Tjas G.S.A.C. G.S.S.V. Moddervet G.S.W.V. Tandje hoger

KMG SC 15.00 G 16.00 G 14.00 K 15.00 K

KMG ACLO 16.00 17.00 15.00 16.00

Vereniging TAM T.C. Veracket G.S.S.V. Squadraat G.S.T.C.

Sector buitensport Week 42

44 47

Dag maandag dinsdag

Datum 14 oktober 15 oktober

woensdag donderdag

16 oktober 17 oktober

maandag woensdag

28 oktober 20 november

14.00 K

Sector tennishalgebruikers Week 44

Dag dinsdag

Datum 29 oktober

45

dinsdag

5 november


51


Sector veldsporten (KMG SC is met Gerro Dijksma) Week 41

48

Dag woensdag

Datum 9 oktober

donderdag

10 oktober

maandag

25 november

dinsdag

26 november

KMG SC 14.00 15.00 14.00 15.00 14.00 15.00 14.00 15.00

KMG ACLO 15.00 16.00 15.00 16.00 15.00 16.00 15.00 16.00

Vereniging G.S.G.V. G.S.K.V. De Parabool G.S.R.C. G.S.V.V. The Knickerbockers G.S.H.C. Forward Lacrosse Groningen Gladiators G.S.A.V.V. Forward G.C.H.C.

Sector watersport (KMG SC is met Gerro Dijksma, Gyas en Aegir met beide) Week 40

48

Dag dinsdag

Datum 1 oktober

woensdag

2 oktober

woensdag

27 november

KMG SC 14.00 15.00 14.00 15.00 16.00

KMG ACLO 15.00 16.00 15.00 16.00 16.00 17.00

Vereniging G.S.R. Aegir A.G.S.R. Gyas G.S.Z. Mayday G.S.K.V. Released G.S.W.V. The Bares G.S.W.V. SurfAce

Sector zaalsport (KMG SC is met Klaas Gansevoort) Week 44

Dag woensdag

Datum 30 oktober

47

maandag

18 november

dinsdag

19 november

KMG SC 14.00 15.00 16.00 14.00 15.00 14.00 15.00 16.00

KMG ACLO 15.00 16.00 17.00 15.00 16.00 15.00 16.00 17.00

Vereniging G.S.B.V. De Mattekloppers SSV The Blue Toes G.S.T.T.V. Idéfix STUGG G.S.B.V. Pugilicé Deltaserat G.S.P.V. de NoordPole G.S.S.V. Donar 1881

Sector zwembadgebruikers (KMG SC is met Klaas Gansevoort) Week 43

Dag vrijdag

Datum 25 oktober

46

maandag

11 november

KMG SC 14.00 15.00 14.00 15.00

KMG ACLO 15.00 16.00 15.00 16.00

Vereniging G.S.Z.C. De Walvisch G.S.Z.V. De Golfbreker G.S.D.C. Ad Fundum G.B.D. Calamari


52


Hoofdstuk 17: Kalender en Jaarplanning 2013–2014 Jaarplanning 2013/2014 Algemene uren rooster: Kerstvakantie: Vakantierooster:

maandag 2 september t/m zondag 22 december 2013 21 december 2013 t/m 5 januari 2014 maandag 7 juli t/m vrijdag 29 augustus 2014 (8 weken)

Cursusprogramma Duur cursusperiode (inschrijvingsperiode) 1a) 1b) 2a) 2b) 3a) 3b) 4a) 4b)

9 september t/m 13 oktober 2013 (inschrijving: 19 augustus t/m 30 augustus) 14 oktober t/m 17 november 2013 (inschrijving: 23 september t/m 4 oktober) 18 november t/m 22 december 2013 (inschrijving: 28 oktober t/m 8 november) 6 januari t/m 9 februari 2014 (inschrijving: 2 december t/m 13 december) 10 februari t/m 16 maart 2014 (inschrijving: 20 januari t/m 31 januari) 17 maart t/m 20 april 2014 (inschrijving: 24 februari t/m 7 maart) 21 april t/m 1 juni 2014 (inschrijving: 31 maart t/m 11 april) 2 juni t/m 4 juli 2014 (inschrijving: 12 mei t/m 23 mei)

Roostervrije dagen Woensdag 18-12-13 Vrijdag 18-04-14 Maandag 21-04-14 Zaterdag 26-04-14 Zondag 04-05-14

KISS (vanaf 16.00 uur geen rooster op het Sportcentrum) Goede vrijdag t/m (za. 19 en zo. 20 april geen les) 2e paasdag Koningsdag Roosterstop vanaf 18.00 uur. Lessen en trainingen, die voor 18.00

Maandag Woensdag Donderdag Donderdag Zondag Maandag

Bevrijdingsdag Athenespelen (uitval diverse lessen op het Sportcentrum) Athenespelen (uitval diverse lessen op het Sportcentrum) Hemelvaart 1e Pinksterdag 2e Pinksterdag

05-05-14 21-05-14 22-05-14 29-05-14 08-06-14 09-06-14

uur zijn gestart, worden in overleg met de docent afgemaakt.

Start rooster collegejaar 2014/2015: maandag 1 september 2014 (Wijzigingen voorbehouden)


53


Lijst met afkortingen AB BHV COcie CUOS DB ESK FB Futsalcie GNSK HG HIS HvdS HR HWS IVA KEI KISS Lauwcie LofA NSK OSSO PRAccie RvA RUG SC SPR SSA SSN UR WAS WSK

Algemeen Bestuur (ACLO) Bedrijfs Hulp Verlening Sportbewijscontrolecommissie Centraal Bestuursorgaan voor de studentenvoorzieningen (RUG) Dagelijks Bestuur (ACLO) Europese Studenten Kampioenschap Facilitair Bedrijf (RUG, o.a. repro, Sportcafé, groenvoorziening) Futsalcommissie (ACLO) Groot Nederlands Studenten Kampioenschap Hanzehogeschool Groningen Instituut voor Sportstudies van Hanzehogeschool Huis voor de Sport Huishoudelijk Reglement Hogere Wedstrijd Sport Instructie Verantwoord Alcoholverbruik Kommissie Eerstejaars Introductie Kerst Indoor Sport Spektakel Lauwersloopcommissie (ACLO) Letter of Agreement (RUG & HG) Nederlands Studenten Kampioenschap Overkoepelde Studenten Sport Organisatie PR & Activiteitencommissie (ACLO) Raad van Advies (ACLO) Rijksuniversiteit Groningen Sportcentrum Sportvereniging Personeel Rijksuniversiteit (RUG & HG) Stichting Studenten Activiteiten (HG) Studenten Sport Nederland Universiteitsraad (RUG) Willem Alexander Sportcentrum Wereld Studenten Kampioenschap

Functies DB ACLO: AA IC PM SE VV VZ

Algemeen Adjunct Intern Coördinator Penningmeester Secretaris Vicevoorzitter Voorzitter


54

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 0 INLEIDING... 2 HOOFDSTUK 1: WAT IS DE ACLO?... 3 HOOFDSTUK 2: STRUCTUUR VAN DE ACLO... 6

Recommend Documents