Help PodoFile 4 © 2015 FootFit
Handleiding PodoFile 4 Versie 4.5.4
Handleiding PodoFile 4 Voor Pedicure- en Podologiepraktijken FootFit
Software voor cliëntenregistratie en automatisering in de professionele prak tijk
Help PodoFile 4 © 2015 FootFit All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: oktober 2015 in Lelystad
4
Help PodoFile 4
Inhoudsopgave Voorwoord
Deel I Overzicht van het programma
8
10
1 Productondersteuning ................................................................................................................................... 10 2 Service-abonnement ................................................................................................................................... 11 3 Hoofdonderdelen ................................................................................................................................... 11 Menubalk .......................................................................................................................................................... 12 Patiëntgegevens .......................................................................................................................................................... 13 Functiebladen.......................................................................................................................................................... 13
4 Algemeen ................................................................................................................................... 14 Weergave van.......................................................................................................................................................... de benam ingen van program m a knoppen in deze handleiding 14 Patiënt of Cliënt .......................................................................................................................................................... 14 Veelvoorkom.......................................................................................................................................................... ende knoppen 14 Help en handleiding .......................................................................................................................................................... 16 Printen .......................................................................................................................................................... 16
5 Downloaden ................................................................................................................................... en installatie 16 6 Registratie ................................................................................................................................... 17 7 Overzetten ................................................................................................................................... naar een andere PC 18 8 Belangrijk: ................................................................................................................................... maak backups 18 9 Systeemvereisten ................................................................................................................................... 19
Deel II Patiëntgegevens
21
1 Selecteren ................................................................................................................................... 21 Selecteren van .......................................................................................................................................................... een patiënt 21 Verw ijderen van .......................................................................................................................................................... een patiënt 22 Invoeren van .......................................................................................................................................................... een nieuw e patiënt 22 Selecteer lijst.......................................................................................................................................................... vandaag behandeld 22
2 Extra ................................................................................................................................... functies 23 3 Invullen ................................................................................................................................... en wijzigen van patiëntgegevens 23 4 Behandelverslag ................................................................................................................................... 25
Deel III Functiebladen
28
1 Voetenkaart ................................................................................................................................... (anamnese) 29 2 Anamnese ................................................................................................................................... extra 31 3 Diabetische ................................................................................................................................... screening 32 4 Podologisch ................................................................................................................................... onderzoek 33 5 Screening ................................................................................................................................... Overige Risicovoet 34 6 Rekening ................................................................................................................................... 36 Algem een .......................................................................................................................................................... 37 Invullen van de .......................................................................................................................................................... rekeninggegevens 39 Num m ering van .......................................................................................................................................................... de rekening 43 Printen .......................................................................................................................................................... 44 © 2015 FootFit
Inhoud
5
Bekijken en bew .......................................................................................................................................................... erken van rekeningen en betalingsstatus 45
7 Notities ................................................................................................................................... 46 8 Rapportage ................................................................................................................................... 47 9 Documenten-dossier ................................................................................................................................... 49 10 Gezichtskaart ................................................................................................................................... 50 11 Handenkaart ................................................................................................................................... 52 12 Lichaamskaart ................................................................................................................................... 55 13 Huidanalyse ................................................................................................................................... 57 14 Behandelplan ................................................................................................................................... 57 15 Wellness ................................................................................................................................... massage 58 16 Sportmassage ................................................................................................................................... 59 17 Foto’s................................................................................................................................... beheren 60 18 Scanner ................................................................................................................................... 63 Scannen en scan-afbeeldingen .......................................................................................................................................................... im porteren 63 Bew erken .......................................................................................................................................................... 67
19 Agenda ................................................................................................................................... en kalender 72 Het m aken van .......................................................................................................................................................... een afspraak via de afspraakeditor 74 Afspraken aanpassen .......................................................................................................................................................... of m aken 75 Andere functies .......................................................................................................................................................... 76
20 Agenda-instellingen ................................................................................................................................... 78 21 Wachtlijst ................................................................................................................................... 80 22 Urenregistratie ................................................................................................................................... 80 23 Outlooksynchronisatie ................................................................................................................................... 84 24 Google-agenda ................................................................................................................................... synchronisatie 88 25 Synchronisatie ................................................................................................................................... opties 92 26 Online ................................................................................................................................... afsprakenagenda 93
Deel IV Menu-Functies: bestand en instellingen
100
1 Patiëntenbeheer ................................................................................................................................... 102 Selecteren .......................................................................................................................................................... 103 Archief .......................................................................................................................................................... 105 Exporteren .......................................................................................................................................................... 106 Im porteren van .......................................................................................................................................................... patiëntgegevens 107 Adres-etiketten .......................................................................................................................................................... printen 110
2 Backup ................................................................................................................................... 111 Backup instellen .......................................................................................................................................................... 111 Backup m aken .......................................................................................................................................................... 116 Backup im porteren .......................................................................................................................................................... 117
3 Instellingen ................................................................................................................................... snelkeuzelijsten 119 4 Kleur ................................................................................................................................... en stijl 120 5 Instellingen ................................................................................................................................... Rekening 120 6 Netwerk ................................................................................................................................... instellingen 123 Netw erk .......................................................................................................................................................... 123 Netw erkgroep .......................................................................................................................................................... 127 © 2015 FootFit
5
6
Help PodoFile 4 7 Opties ................................................................................................................................... 128 Briefpapier .......................................................................................................................................................... 129 Rekening......................................................................................................................................................... layout op maat 130 Wachtw oord.......................................................................................................................................................... 131 Selecteren en .......................................................................................................................................................... diversen 132 SMS en Em ail .......................................................................................................................................................... 132 Handtekening .......................................................................................................................................................... voor em ail 135 Tekst afspraakherinnering .......................................................................................................................................................... 135 Scanner .......................................................................................................................................................... 136 Kaarten .......................................................................................................................................................... 136
8 Functies ................................................................................................................................... in- of uitschakelen 137 9 Manipuleren ................................................................................................................................... van tabbladen 137
Deel V Menu-Functies: praktijk
140
1 Algemeen ................................................................................................................................... 140 2 Behandelingen ................................................................................................................................... 141 3 Verwijzers ................................................................................................................................... 142 4 Producten ................................................................................................................................... en voorraadbeheer 143 5 Accreditatie ................................................................................................................................... 145 6 Memo ................................................................................................................................... 145 7 Diverse ................................................................................................................................... kasmutaties (praktijkkas) 146 8 Losse ................................................................................................................................... verkoop en diversen 146 9 Kassa ................................................................................................................................... 147 10 Selecteer ................................................................................................................................... actieve AGB-code 147
Deel VI Menu-Functies: administratie
150
1 Rekeningenoverzicht ................................................................................................................................... 150 2 Kasboekoverzicht ................................................................................................................................... 152 3 Autoritten-administratie ................................................................................................................................... 154 4 Inkoopadministratie ................................................................................................................................... 154 Verw erken van .......................................................................................................................................................... inkoopkorting 157
5 Crediteuren ................................................................................................................................... 161 6 Btw-overzicht ................................................................................................................................... 162 7 Resultaten ................................................................................................................................... 164 8 Journaalposten ................................................................................................................................... 165 9 Boekhoudkoppelingen ................................................................................................................................... 166 10 Grootboektabel ................................................................................................................................... 169 11 Memoriaalposten ................................................................................................................................... 170 12 Declaraties ................................................................................................................................... 171 Debiteuren .......................................................................................................................................................... 171 Verzam elfacturen .......................................................................................................................................................... 172 E-declaraties.......................................................................................................................................................... aanm aken 176 E-declaraties.......................................................................................................................................................... verzenden 182 Controle op .......................................................................................................................................................... Verzekering 188 © 2015 FootFit
Inhoud
Deel VII Menu-Functies: extra, zoeken en help
7
192
1 Extra................................................................................................................................... 192 Voorraadgeschiedenis .......................................................................................................................................................... 192 Geschiedenis .......................................................................................................................................................... 193 Statistiek en.......................................................................................................................................................... analyse 194 EID-kaartlezer .......................................................................................................................................................... 196 Webapplicatie .......................................................................................................................................................... Sturen op Cijfers 197
2 Zoeken ................................................................................................................................... 201 Snel zoeken.......................................................................................................................................................... 202 Uitgebreid zoeken .......................................................................................................................................................... 202
3 Help................................................................................................................................... 202 4 Diversen ................................................................................................................................... 204 Boekhouden: .......................................................................................................................................................... w elke taken kan PodoFile uitvoeren? 205 Gegevens exporteren .......................................................................................................................................................... voor de boekhouding 206
5 Zorgmail ................................................................................................................................... 207
Deel VIII Appendices
214
1 Appendix ................................................................................................................................... A Behandelinggroepen 214 2 Appendix ................................................................................................................................... B Kostengroepen 215 3 Appendix ................................................................................................................................... C Informatie voor systeembeheerders 215 4 Appendix ................................................................................................................................... D Zorgprofielen 216
Index
0
© 2015 FootFit
7
8
Voorwoord
Voorwoord
PodoFile is een efficiënt programma ten behoeve van cliëntenadministratie en automatisering in de moderne pedicure- en podologiegepraktijk. Bij het ontwerp van PodoFile hebben de volgende uitgangspunten vooropgestaan: De functies en mogelijkheden dienen aan te sluiten bij de dagelijkse praktijk De bediening van het programma dient doelmatig, efficiënt en overzichtelijk te zijn Het programma dient relatief snel en gemakkelijk zijn te begrijpen en aan te leren. PodoFile 4 is door een Nederlands bedrijf ontwikkeld dat zijn roots heeft in voetverzorging en podologie. Het programma wordt ondersteund door een website (www.PodoFile.com) en een helpdesk. Het programma kan, gerekend vanaf de installatie, 60 dagen gratis worden uitgeprobeerd. Bij aankoop van het programma ontvangt men een registratiecode (zie paragraaf 2.2), waarmee definitief gebruik mogelijk wordt. De anamnese en de screeningsformulieren zijn zoveel mogelijk conform de eisen die daaraan worden gesteld in de professionele praktijk. Hierbij wordt aangetekend dat PodoFile door middel van updates en upgrades voortdurend wordt aangepast aan de evoluerende eisen en richtlijnen in de branche. Tevens is er een actieve interactie met de gebruikersgemeenschap die van tijd tot tijd leidt tot nuttige uitbreidingen en aanpassingen van de functionaliteit. Het wordt daarom sterk aanbevolen om na het aanschaffen van het programma ook steeds de updates te installeren. Updates zijn aanpassingen waarin problemen worden opgelost en relatief kleine veranderingen in de functionaliteit worden aangebracht. Daarentegen zijn Upgrades nieuwe versies met een sterk uitgebreide functionaliteit. Geregistreerde gebruikers met een serviceabonnement hebben recht op updates, upgrades, en helpdesk ondersteuning. Aanschaf van het programma is inclusief drie jaar serviceabonnement. Daarna dient dit abonnement jaarlijks verlengd te worden. Voor meer informatie en alle voorwaarden zie www.PodoFile.com.
© 2015 FootFit
Deel
I
10
1
Help PodoFile 4
Overzicht van het programma PodoFile is een efficiënt programma ten behoeve van patiëntenadministratie en automatisering in de moderne pedicure- en podologiepraktijk. Bij het ontwerp van PodoFile hebben de volgende uitgangspunten vooropgestaan: • De functies en mogelijkheden dienen aan te sluiten bij de dagelijkse praktijk • De bediening van het programma dient doelmatig, efficiënt en overzichtelijk te zijn • Het programma dient relatief snel en gemakkelijk zijn te begrijpen en aan te leren PodoFile 4 is door een Nederlands bedrijf ontwikkeld dat tevens actief is in de voetverzorgingen podologiebranche. Het programma wordt ondersteund door een website (www.PodoFile.com) en een helpdesk. Het programma kan, gerekend vanaf de installatie, 60 dagen gratis worden uitgeprobeerd. Bij aankoop van het programma ontvangt men een registratiecode (zie paragraaf 2.2), waarmee definitief gebruik mogelijk wordt. De anamnese en de screeningsformulieren zijn zoveel mogelijk conform de eisen die daaraan worden gesteld in de professionele praktijk. Hierbij wordt aangetekend dat PodoFile door middel van updates en upgrades voortdurend wordt aangepast aan de evoluerende eisen en richtlijnen in de branche. Tevens is er een actieve interactie met de gebruikersgemeenschap die van tijd tot tijd leidt tot nuttige uitbreidingen en aanpassingen van de functionaliteit. Het wordt daarom sterk aanbevolen om na het aanschaffen van het programma ook steeds de updates te installeren. Updates zijn aanpassingen waarin problemen worden opgelost en relatief kleine veranderingen in de functionaliteit worden aangebracht. Daarentegen zijn Upgrades nieuwe versies met een sterk uitgebreide functionaliteit. Geregistreerde gebruikers met een serviceabonnement hebben recht op updates, upgrades, en helpdesk ondersteuning. Aanschaf van het programma is inclusief drie jaar serviceabonnement. Daarna dient dit abonnement jaarlijks verlengd te worden. Voor meer informatie en alle voorwaarden zie www.PodoFile.com.
1.1
Productondersteuning Als u een vraag hebt over PodoFile, raadpleeg dan eerst: o deze handleiding o de online Help o de informatie op www.podofile.com Als u er niet in slaagt een antwoord te vinden op uw vraag, kunt u, mits u een serviceabonnement hebt, contact opnemen met de PodoFile helpdesk via www.podofile.com.
© 2015 FootFit
Overzicht van het programma
1.2
11
Service-abonnement De aanschaf van PodoFile 4 is inclusief een drie-jarig service-abonnement. Het wordt sterk aanbevolen om het abonnement daarna te verlengen (jaarlijks of twee-jaarlijks). Het service-abonnement geeft recht op: 1. Gratis updates: nieuwe versies van PodoFile met beperkte aanpassingen en verbeteringen 2. Gratis Upgrades: nieuwe versies van PodoFile met belangrijke aanpassingen en verbeteringen 3. Helpdesk: technische en gebruiks-ondersteuning 4. De mogelijkheid om gebruik te maken van elektronisch declareren en van Controle op Verzekeringsrecht via het portaal van VECOZO (Nederlandse gebruikers) 5. De mogelijkheid om een eID-kaartlezer aan te sluiten (Belgische gebruikers) 6. De mogelijkheid om te koppelen met een online afsprakenagenda van Libersy.com Zie de voorwaarden voor het Service-abonnement op www.PodoFile.com. Vanaf ongeveer. zes weken voor de datum dat het service-abonnement afloopt wordt de gebruiker hierop geattendeerd met een bericht (dialoog venster). Dit bericht zal zich regelmatig herhalen tot 3 maand na de genoemde afloopdatum. De verlenging kan worden aangevraagd via menu>Help>Service-abonnement verlengen of via www.PodoFile.com. Bij online betaling wordt er per ommegaande een nieuwe Deel 2 code verstrekt.
1.3
Hoofdonderdelen Het programmavenster bestaat uit vier hoofdonderdelen:
© 2015 FootFit
•
De menubalk linksboven
•
De patiëntgegevens aan de linkerkant met daaronder het behandelverslag
12
1.3.1
Help PodoFile 4
•
De functiebladen aan de rechterkant
•
De afsprakenagenda in een ander window
Menubalk De opties van de menubalk bestaan uit:
Bestand; met de functies backupbeheer, printen, patiëntbeheer en afsluiten Instellingen; met de functies snelkeuzelijsten, kleur en stijl, rekening, netwerk, opties, en functies in- of uitschakelen Praktijk; Algemeen met als onderverdeling in Basisgegevens, Medewerkers,
© 2015 FootFit
Overzicht van het programma
13
Zorgverzekeraars, Behandelingen, Verwijzers, Producten, Accreditatie, Memo, Diverse kasmutaties, Losse verkoop, kassa, Selectie AGB Administratie; met de functies rekeningenoverzicht, inkoopadministratie, autoritten, kasboekoverzicht, btw-overzicht, resultaten, memoriaalposten, journaalposten en boekhoudkoppelingen, crediteuren, grootboektabel Extra; met de functies statistiek en analyse, geschiedenis en voorraadgeschiedenis Zoeken; met Zoeken en zoeken uitgebreid Agenda Help; met de functies handleiding, index, weblink, verlengen serviceabonnement, controleren op update, nieuws , opgave emailnieuws en info- en support
1.3.2
Patiëntgegevens Het patiëntgegevensgedeelte heeft de volgende deelfuncties:
1.3.3
•
Selectie van patiënten
•
Weergave en aanpassing van patiëntgegevens
•
Weergave en aanpassing van behandelverslagen
Functiebladen De functiebladen bestaan uit:
© 2015 FootFit
•
Voetenkaart
•
Anamnese extra
•
Gezichtskaart
•
Diabetische screening
•
Podologisch onderzoek
•
Screening Overige Risicovoet
•
Rekening
•
Rapportage
14
1.4
Help PodoFile 4
•
Memo
•
Foto’s
•
Scanner
•
Lichaamskaart
•
Handenkaart
•
Agenda
Algemeen Weergave van benamingen in deze Help, Klant benaming, Veelvoorkomende knoppen, Help, Handleiding, Printen.
1.4.1
Weergave van de benamingen van programma knoppen in deze handleiding In deze handleiding worden de opschriften van de diverse knoppen en functies in PodoFile als volgt weergegeven (voorbeeld): “Opslaan”. Knoppen welke via het menu moeten worden bereikt worden weergegeven inclusief de menustructuur, bijvoorbeeld menu>backup>backup maken.
1.4.2
Patiënt of Cliënt In PodoFile kan men via de instellingen van het programma kiezen voor “patiënt” of “cliënt” als klantbenaming. In deze handleiding wordt het woord patiënt gebruikt.
1.4.3
Veelvoorkomende knoppen Diverse knoppen en functies komen op diverse plaatsen voor in het programma. Deze worden hier eenmalig besproken en komen in de beschrijving van de verschillende onderdelen zelf niet meer aan bod. Annuleren
Annuleer de laatste actie
Bewerken
Bestaand item wijzigen (bijvoorbeeld tarief behandeling)
Kopiëren
Kopieer de geselecteerde tekst naar het klembord
Cursief
Maak de geselecteerde tekst cursief
© 2015 FootFit
Overzicht van het programma
Exporteren
Exporteer de gegevens in een formaat dat door een ander programma kan worden ingelezen
Font (lettertype)
Pas het font van de geselecteerde tekst aan (type, grootte, kleur)
Knippen
Verwijder de geselecteerde tekst en plaats deze op het klembord
Nieuw
Nieuw document aanmaken (bijvoorbeeld rekening)
Nieuw
Nieuw database element aanmaken (bijvoorbeeld behandeling)
Ongedaan maken
Maak de laatste wijziging ongedaan
Opslaan
Sla de gewijzigde gegevens op
Plakken
Plak de tekst die op het klembord staat
Printen
© 2015 FootFit
Sorteren
Klikken op titelbalk van een kolom van een tabel: sorteer de tabel volgens de waarden in de kolom
Verwijderen
Verwijder het item
Vet
Maak de geselecteerde tekst vet
Uitlijnen
Kies de manier van uitlijnen van tekst
15
16
1.4.4
Help PodoFile 4
Help en handleiding
De meeste vensters hebben een herkenningsknop in de linkerbovenhoek. Wanneer daarop geklikt wordt verschijnt er Help informatie met betrekking tot de functies van het venster. Hier bijvoorbeeld het venster “behandelingenlijst”. Heel veel knoppen en andere elementen hebben een zogenaamde hint mogelijkheid. Dat wil zeggen als de muiscursor even stilgehouden wordt op die knop dan verschijnt er enige seconden lang een aanduiding met de betekenis.
1.4.5
Printen In PodoFile verloopt het printen van gegevens in bijna alle gevallen via een printvenster waarin een afdrukvoorbeeld wordt getoond. Vanuit dit venster kan men vervolgens het printen starten. Daarnaast kan de print-out vanuit dit venster als een pdf-bestand worden opgeslagen. Het pdf-formaat is het meest praktische en meest gebruikte bestandsformaat om documenten uit te wisselen met anderen. Windows 8 heeft standaard de mogelijkheid ingebouwd om pdf-documenten weer te geven. Om pdf-documenten te kunnen tonen in andere Windows versies is het nodig om een (gratis) programma zoals Acrobat Reader op uw PC te installeren. Dit programma is te downloaden van:
www.adobe.com/getreader_nl
1.5
Downloaden en installatie Surf naar www.Podofile.com en ga naar via het menu naar het scherm “Downloaden”. Klik nu op het tekstlabel “Downloaden van PodoFile”. Er verschijnt een dialoogscherm waarin u gevraagd wordt het bestand uit te voeren of op te slaan of te annuleren. Kies voor uitvoeren. Deze dialoog hangt enigszins af van het type browser. Volg de instructies van de installatie-wizard. Op een gegeven moment krijgt u een keuzemenu met de twee opties: “Eerste installatie” en “Update”. Kies alleen de allereerste keer dat
© 2015 FootFit
Overzicht van het programma
17
u installeert voor “Eerste installatie”. Dit maakt het mogelijk om het programma op een andere locatie te installeren. Wanneer u later een nieuwere versie installeert (een zogenaamde update of een upgrade) moet u altijd kiezen voor “Update”. Vergeet niet om aan te vinken dat u akkoord bent met de licentie-overeenkomst. Na voltooiing van de installatie treft u op uw bureaublad het volgende icoon aan:
Wanneer u daarop dubbelklikt, start het programma op.
1.6
Registratie Bij het opstarten wordt er een registratievenster getoond. Vul hier uw bedrijfsnaam in. U kunt het programma maximaal 60 dagen onbeperkt uitproberen. Klik op de knop Doorgaan om het registratiescherm te laten verdwijnen. Na of tijdens de 60-dagen periode kan het programma worden aangeschaft. Als u het programma bestelt via www.podofile.com krijgt u per omgaande het eerste deel van de registratiecode. Vul dit in op het registratiescherm en u kunt onmiddellijk verder werken. Na betaling ontvangt u het tweede deel van de registratiecode. Wanneer u het tweede deel invult in het registratiescherm zal het programma u accepteren als definitieve gebruiker. Vanaf dat moment wordt het registratiescherm niet meer getoond.
Let op: geef bij de bestelling uw Deel 0 code op. U kunt deze code vinden op het registratiescherm of via het menu-item “Help”, waarna u kiest voor “Info & Support” en vervolgens “Programma-informatie”.
De gegevens die u in de uitprobeerperiode hebt ingevoerd blijven behouden! Tenzij u besluit om naderhand (na meer dan 60 dagen) opnieuw te evalueren in plaats van te registreren. Als u een geregistreerde gebruiker bent van PodoFile 3, en u voert een update uit naar PodoFile 4, dan zal PodoFile 4 een registratiescherm tonen zonder Deel 2 code. Dat betekent dat u het programma een beperkte tijd kunt evalueren. Bij bestelling van de Upgrade van PodoFile 3 naar PodoFile 4 ontvangt u nieuwe code deel 2. Mocht u besluiten om PodoFile 4 niet aan te schaffen, dan moet u PodoFile 4 de-installeren en PodoFile 3 opnieuw downloaden en installeren. Na het opstarten van PodoFile 3 importeert u uw laatste PodoFile 3 backup. Let op: u kunt in PodoFile 3 geen backups van
© 2015 FootFit
18
Help PodoFile 4
PodoFile 4 importeren.
1.7
Overzetten naar een andere PC Wanneer u uw programma met de patiëntgegevens over wilt zetten naar een andere PC, volg dan zorgvuldig de hierna beschreven procedure. PROGRAMMA EN GEGEVENS OVERZETTEN NAAR ANDERE PC STAP 1 Maak een backup van uw patiëntgegevens op een USB-stick (memory-stick), of een ander medium of eventueel via een netwerk direct op de harde schijf van uw nieuwe PC. Zie het onderwerp Backup beheer. STAP 2 Installeer PodoFile op uw nieuwe PC. U kunt gebruik maken van uw PodoFile USB-stick of beter, indien de stick een oude versie bevat: het programma downloaden van www.PodoFile.com. STAP 3 Start het programma op. Er verschijnt een keuzescherm met de opties: “Ik wil PodoFile evalueren” en “Ik ben geregistreerd gebruiker”. Kies de tweede optie. PodoFile zal dan doorschakelen naar de backup importeer functie. Als u toch zou kiezen voor de eerste optie dan verschijnt het registratiescherm. Vul in dat geval alleen uw praktijknaam in en klik op “Doorgaan”. Ga vervolgens naar Menu > Backup beheer > Backup Importeren. STAP 4 Importeer de gewenste backup. Hiermee worden uw gegevens teruggeplaatst en het programma is bovendien weer automatisch geactiveerd (d.w.z. geregistreerd).
1.8
Belangrijk: maak backups Patiëntgegevens zijn van essentieel belang voor uw praktijk. Wanneer de gegevens opgeslagen zijn op een computer moet er dus voor gezorgd worden dat de gegevens niet verloren kunnen gaan door bijvoorbeeld een defect aan de harde schijf of een softwarecrash. Daarom is het noodzakelijk om uw gegevens regelmatig te backuppen, dat wil zeggen dat er een reservekopie wordt opgeslagen op een ander medium dan de harde schijf. Bijvoorbeeld een USB-stick, of een externe harde schijf. Daarvoor heeft PodoFile de functies backup en importeren ingebouwd. Bestudering en gebruik van deze functionaliteit wordt ten sterkste aanbevolen.
© 2015 FootFit
Overzicht van het programma
19
Advies: maak aan het einde van iedere werkdag een backup. Voor dubbele zekerheid: maak eens in de twee weken bovendien een backup op een tweede stick of externe harde schijf. Ervaren computergebruikers kunnen eventueel de methode toepassen om de data map (met de diverse submappen) te backuppen met een standaard back-upprogramma. Het pad van de data directory is te vinden via Menu>Help>Info en support>Programma-informatie.
1.9
Systeemvereisten Dit programma is geschikt voor schermresoluties vanaf 1024 x 600 pixels (WXGA) of hoger. De minimale schermbreedte is dus 1024 pixels. De minimale schermhoogte is 600 pixels. Dit betekent dat ook vrijwel alle mini-notebooks (netbooks) worden ondersteund. Maar net zo goed de meest geavanceerde (grote) schermen.
© 2015 FootFit
•
Dit programma is geschikt voor Windows VISTA, Windows 7 en Windows 8.
•
Aanbevolen werkgeheugen: 500 MB of meer
•
Aanbevolen schijfruimte: voor grote praktijk met foto’s en scans: ca. 1 GB
•
Aanbevolen USB-stick grootte: > 2 GB indien foto’s en scans worden gebruikt; dit getal hangt sterk of van de grootte van de praktijk en van de mate van het gebruik van foto’s en scans
Deel
II
Patiëntgegevens
2
21
Patiëntgegevens De linkerkant van het programmavenster bevat drie onderdelen: o
Selecteren
o
Invullen en wijzigen van patiëntgegevens
o
Behandelverslag
Als u het programma installeert, bevat het gegevensbestand een aantal fictieve patiënten als voorbeelden. Tevens zijn diverse lijsten ingevuld met fictieve namen (huisartsen), plaatsnamen, behandelingen en prijzen. Wanneer u de werking van het programma onder de knie hebt, kunt u deze voorbeelden verwijderen.
2.1
Selecteren
Met behulp van de functies in het selectiegedeelte kunt u een patiënt selecteren of verwijderen. Tevens kunt u een nieuwe patiënt toevoegen, een groep patiënten selecteren en er is een knop om naar de agenda te switchen.
2.1.1
Selecteren van een patiënt Met behulp van de uitklaplijst (Engels: drop-down list), hier verder snelkeuzelijst genoemd, kunt u een patiënt op naam selecteren. U gaat daarbij als volgt te werk. - Klik op het pijltje aan de rechterzijde van het selectievenster. Hierdoor komt de lijst tevoorschijn. U kunt nu met behulp van uw muis een patiënt selecteren. Als het aantal patiënten hoger is dan in het weergegeven deel van de lijst, kunt u scrollen met behulp van de scrollbar aan de rechterzijde van de lijst. - U kunt echter ook de naam van de patiënt intypen in het selectievenster. Zodra u de eerste letter of letters intoetst, maakt het systeem een voorlopige selectie. U kunt desgewenst de selectie afronden met een klik van de muis in de lijst, of door nog meer letters van de naam in te typen. Het intypen van de eerste letters is meestal de snelste selectiemethode wanneer het aantal
© 2015 FootFit
22
Help PodoFile 4
patiënten groot is. De functie werkt alleen als de selectielijst "focus" heeft. Dat wil zeggen u moet aan het programma duidelijk maken dat de tekens die u op het toetsenbord intypt, naar het selectievenster moeten gaan. U kunt het selectievenster focus geven door met uw muis in het venster te klikken. Met andere woorden: eerst met uw muis in het venster klikken en dan pas beginnen met het intoetsen van letters. Als het venster focus heeft is het bovendien mogelijk om door de lijst te scrollen (met scrollen wordt bedoeld het verticaal schuiven van de inhoud van de lijst) met behulp van uw muiswiel. De lijst geeft behalve de namen ook de telefoonnummers of de geboortedata weer, al naar gelang u dit zelf instelt (zie 6.7.4). Groep selectie Indien gewenst kunt u patiënten indelen in groepen. De benamingen van deze groepen moeten worden ingevuld bij menu>Instellingen>Snelkeuzelijsten >Patiëntengroepen. Als er meerdere groepen zijn ingesteld kan aan iedere patiënt een groep worden gekoppeld (zie Patiëntgegevens). In het selectieblok bevindt zich nu een groepselectie knop. Als u hiermee één van de ingestelde groepen selecteert, worden alleen de patiënten die aan die groep zijn gekoppeld weergegeven. De keuzelijst wordt dus korter. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een indeling wilt maken naar locatie of naar type patiënt.
2.1.2
Verwijderen van een patiënt Verwijder de geselecteerde patiënt voorlopig uit het systeem. De gegevens van de patiënt komen dan in het archief terecht, maar ze blijven wel behouden. De rekeningen blijven verschijnen in het rekeningenoverzicht. Deze voorlopige verwijdering kan later eventueel weer ongedaan gemaakt worden via de functie Patiëntenbeheer.
2.1.3
Invoeren van een nieuwe patiënt Voer een nieuwe patiënt in. Er verschijnt een invulscherm, waarin u de minimaal benodigde gegevens moet ingeven. Achternaam, voornaam en telefoonnummer zijn verplicht.
2.1.4
Selecteer lijst vandaag behandeld
Ga naar de “Vorige patiënt”. Hierbij gaat het alleen om patiënten waarvan de gegevens tijdens de momentele PodoFile-sessie zijn gewijzigd of aangevuld. Klik op het pijltje aan de rechterkant voor een selectielijst van alle patiënten van de momentele PodoFile-sessie. Een “sessie” begint wanneer het programma wordt opgestart en eindigt bij afsluiten.
© 2015 FootFit
Patiëntgegevens
2.2
23
Extra functies NL In de titelbalk bevinden zich drie knoppen, van links naar rechts (nederlandse gebruikers): - Kaart. Dit is een directe link naar Google maps of Bing maps om de adreslocatie van de patiënt weer te geven in uw browser. - COV. Dit is een snelkoppeling naar Controle op Verzekeringsrecht. - Profiel. Opent de profiel pagina van de patiëntenstatistiek. Hiermee krijgt u in een oogopslag waardevolle informatie over deze patiënt met betrekking tot behandelingen, producten, omzet, enz. Het tabblad rechts naast het profiel is van belang om na te gaan hoeveel er voor deze patiënt al is gedeclareerd bij de zorgverzekeraar, podotherapeut of anders.
BE In de titelbalk bevinden zich drie knoppen, van links naar rechts (belgische gebruikers): - eID-kaartlezer. Een snelkoppeling naar de eID-kaartlezer functie. - Kaart. Dit is een directe link naar Google maps of Bing maps om de adreslocatie van de patiënt weer te geven in uw browser. - Profiel. Opent de profiel pagina van de patiëntenstatistiek. Hiermee krijgt u in een oogopslag waardevolle informatie over deze patiënt met betrekking tot behandelingen, producten, omzet, enz. Het tabblad rechts naast het profiel is van belang om na te gaan hoeveel er voor deze patiënt al is gedeclareerd bij de zorgverzekeraar, podotherapeut of anders.
2.3
Invullen en wijzigen van patiëntgegevens Bijzonderheden bij het invullen of wijzigen van gegevens in het paneel Patiëntgegevens: Plaats U kunt een willekeurige plaatsnaam invullen. U kunt ook gebruik maken van de snelkeuzelijst, door te klikken op het pijltje rechts van het invulgedeelte. De plaatsnamen van de snelkeuzelijst kunt u zelf invullen via menu>Instellingen >Snelkeuzelijsten. Geboortedatum Klik op de dag, de maand, of het jaar. Vul de correcte waarde in vanaf uw toetsenbord of gebruik de omhoog- of omlaagtoetsen van uw toetsenbord. Als u op het pijltje rechts van de datum klikt, verschijnt er een kalender waarmee u de datum ook kunt selecteren met behulp
© 2015 FootFit
24
Help PodoFile 4
van uw muiscursor. Selecteer een ander jaar door op het jaartal te klikken en vervolgens de twee kleine pijlknopjes die verschijnen te bedienen. Klik op de maand om via een menu een andere maand te selecteren. Huisarts U kunt een willekeurige naam invullen. Beter is om gebruik te maken van de huisartsenlijst, door te klikken op het pijltje rechts van het invulgedeelte. De meest voorkomende namen van huisartsen bij uw patiënten kunt u invullen via het menu-item menu>Praktijk>Verwijzers.
TIP Beweeg uw muiscursor over de tekstlabel "huisarts" en er verschijnt een venster met de naam en adresgegevens van de arts. Handig als u snel een telefoonnummer nodig hebt bijvoorbeeld.
Telefoon en SMS Er zijn 2 vensters voor telefoonnummers. Bijvoorbeeld voor een vast nummer en een mobiel nummer. Wanneer u klikt op het mobiel-icoontje (links naast de telefoonnummers) activeert u de SMS-functie. Deze is bijvoorbeeld te gebruiken voor het versturen van een afspraakherinnering. Zie voor een verdere beschrijving van de SMS-functie bij Instellingen. Email Links naast het email venster bevindt zich een email-icoontje (envelop). Wanneer u hierop klikt activeert u uw emailprogramma om een mail te sturen naar het betreffende email-adres. Tenminste als er een geldig email-adres is ingevuld. Zie voor een verdere uitleg de beschrijving van de Email-functie bij Instellingen. Zorgverzekering Vul hier de zorgverzekeraar en het polisnummer in, gescheiden door een spatie. Het is handig om in plaats van de volledige naam van de zorgverzekeraar een afkorting te gebruiken. Voorbeeld: OHRA 408077. Dit gaat nog gemakkelijker wanneer u rechtsklikt op het venster zorgverzekering. Er verschijnt dan een lijst van alle zorgverzekeraars inclusief de afkortingen en de bijbehorende UZOVI-nummers. Selecteer met de muis de gewenste zorgverzekeraar. De lijst is alfabetisch. Desgewenst kan de lijst op nummervolgorde worden gebracht door middel van de knop "Sorteren op nummer". Als u elektronisch wilt gaan declareren, dan is dit nummer verplicht om daarmee de zorgverzekeraar te specificeren. Het UZOVI-nummer wordt uitsluitend tussen vierkante haken weergegeven en bestaat altijd uit 4 cijfers. Voorbeeld: [9664] OHRA 408077. Een uitgebreider overzicht van de UZOVI-nummering vindt u via © 2015 FootFit
Patiëntgegevens
25
menu>praktijk>algemeen>UZOVI-lijst. Meer informatie over de UZOVI-nummering is te verkijgen op http://uzovi.vektis.nl. Dubbelklik op Zorgverzekering om onmiddelijke web-informatie te raad-plegen over de vergoedingen die door de betreffende verzekeraar worden gehanteerd (voor zover aanwezig). Bijzonderheden Hier kunt u een willekeurige tekst invullen, welke voor u als behandelaar belangrijk is om in één oogopslag te kunnen lezen wanneer u de patiënt selecteert. Let op Dit veld is bedoeld voor opmerkingen en notities welke onmiddellijk uw attentie vragen, zodra u de betreffende patiënt hebt geselecteerd. Enkele tips als voorbeelden: type allergie; dunne gevoelige huid; bezig met chemo/bestraling; vorm van leukemie enz. Behandelverslag Het onderste gedeelte van het paneel Patiëntgegevens kan gebruikt worden om een kort rapport van de behandeling te vermelden. Ga hiervoor naar Behandelingsverslag. Indicatie Wanneer de muis boven één van de opties Risicovoet, Diabeet, Reuma enz. komt, zal er na een korte tijd een tekst met de indicatie verschijnen die gebruikt is op de laatste rekening. Naast het vinkje voor diabeet bevindt zich een knop om de Simms classificatie in te stellen (BE) of de combinatie Simms met Zorgprofiel (NL). Deze instelling wordt automatisch overgenomen in de anamese.
2.4
Behandelverslag
Het onderste gedeelte van het paneel Patiëntgegevens kan gebruikt worden om van elke behandeling van een patiënt enige of eventueel zelfs uitgebreide aantekeningen te maken. Hiervoor staan de volgende functies ter beschikking. Printen De inhoud van de aantekeningen kan worden uitgeprint of naar pdf worden omgezet in 1 of meer pagina's. Bewerkingsfuncties De knoppen Kopiëren, Knippen, Plakken en Ongedaan maken werken zoals gebruikelijk in andere Windows applicaties.
© 2015 FootFit
26
Help PodoFile 4
Datumlijn Geeft een horizontale lijn met dag en datum van vandaag als begin van een nieuw behandelverslag. Voor een andere datum: klik op de knop met uw rechtermuisknop en kies een datum, Standaardbehandelingen Snelkeuzelijst die u kunt gebruiken om één van uw standaard behandelingen in te voegen in de tekst van het verslag. De inhoud van deze lijst kunt u via het menu-item Praktijk> Behandelingen wijzigen. Wanneer in de instellingen geactiveerd, dan wordt de behandeling ook automatisch toegevoegd aan de rekening (zie menu>instellingen>rekening>diversen). Verkoopproducten Vul de snelkeuzelijst met verkoopproducten. Nu kun u de snelkeuzelijst gebruiken om één van uw verkoopproducten in te voegen in de tekst van het verslag. De inhoud van deze lijst kunt u via het menu-item Praktijk>Producten wijzigen. Door opnieuw op deze knop te klikken wordt de lijst opnieuw gevuld met de behandelingen, enz. Wanneer in de instellingen geactiveerd, dan wordt de behandeling ook automatisch toegevoegd aan de rekening (zie menu>instellingen>rekening>diversen). Knoppen met verticale pijl Met deze knoppen kunt u naar wens het venster van het behandelverslag vergroten of verkleinen.
© 2015 FootFit
Deel
III
28
3
Help PodoFile 4
Functiebladen De rechterzijde van het programmavenster bevat (maximaal) de volgende functiebladen: o
Voetenkaart (anamnese)
o
Anamnese extra
o
Diabetische screening
o
Podologisch onderzoek
o
Screening Overige Risicovoet
o
Rekening
o
Notities
o
Rapportage
o
Documenten-dossier
o
Gezichtskaart
o
Handenkaart
o
Lichaamskaart
o
Foto’s beheren
o
Scanner
Deze functies worden in de volgende paragrafen beschreven.
© 2015 FootFit
Functiebladen
3.1
29
Voetenkaart (anamnese) Met de functie Voetenkaart kunt u een deel van de anamnese uitvoeren en vastleggen.
Symbolen
© 2015 FootFit
30
Help PodoFile 4
Betekenis: kloven eelt mycose ingegroeide nagel likdoorn voetwrat Er zijn 6 symbolen waarmee u 6 typen voetklachten kunt aangeven en markeren op de voetenafbeelding. U gaat daarbij als volgt te werk. - Klik op de knop met het gekozen symbool. Hiermee activeert u dit symbool. - Ga vervolgens met uw muis naar de voetenafbeelding en klik op de plek waar het symbool geplaatst dient te worden - Herhaal dit voor andere typen voetklachten indien van toepassing Tekst informatie Als u een klacht wilt vermelden welke niet valt onder de genoemde 6 symbolen, kunt u via de selectielijst (snelkeuzelijst) een voetklacht selecteren en vervolgens met uw muis op een bepaalde plaats op de voetenafbeelding plaatsen. Het is tevens mogelijk nieuwe tekst in te typen en deze vervolgens op de afbeelding te plaatsen. Nieuwe teksten wordt door het systeem bewaard en komen in het vervolg op de lijst te staan. Deze lijst met teksten kan worden bewerkt (wijzigen, aanvullen, verwijderen van regels) via het menu-item Instellingen >Snelkeuzelijsten >Voetenkaart. Schoenmaat In de voetenkaart kan de schoenmaat van de patiënt worden ingevuld.
Verwijderen van een symbool Als u een symbool wilt verwijderen, klik dan eerst op het gummetje. En ga daarna met uw muis naar het betreffende symbool, en klik er op. Zo kunt u ook een tekst wilt verwijderen door
© 2015 FootFit
Functiebladen
31
er op te klikken.
Historie Indien aanwezig kunt u terugbladeren naar de voetenkaarten die in het verleden zijn opgeslagen. Deze historie-functie is toegevoegd sinds update 4.5. Symboolgeheugenfunctie U kunt het programma zo instellen dat de symbolen na de eerste keer uitgummen nog wel vaag zichtbaar blijven. Hierdoor hebt u bij een volgende afspraak een geheugensteun met betrekking tot de voorgeschiedenis. Bij de volgende keer uitgummen zal het symbool definitief verwijderd worden. Let op: deze functie is vervallen vanaf versie 4.5 in verband met de Historie-functie die is toegevoegd.
Alles verwijderen Als u alle symbolen in één keer wilt verwijderen, klikt u op de knop wissen.
Herstellen De knop ongedaan maken herstelt alle wijzigingen die tijdens deze sessie zijn uitgevoerd
3.2
Anamnese extra U hebt al diverse anamnesegegevens kunnen vastleggen op de voetenkaart en in het linkergedeelte onder patiëntgegevens. Het tabblad Anamnese Extra maakt het mogelijk om een aantal meer gedetailleerde gegevens vast te leggen indien u dat noodzakelijk vindt. De diverse invulblokken spreken voor zich.
Sommige onderdelen zijn eventueel te onderdrukken door op knop met het minteken te klikken in de linkerbovenhoek van het betreffende onderdeel.
U kunt dit naderhand ook weer ongedaan maken, door opnieuw op de knop te klikken (die dan © 2015 FootFit
32
Help PodoFile 4
een plusteken laat zien). In principe is het afnemen van de anamnese eenmalig. Vandaar dat dit tabblad niet meervoudig kan worden opgeslagen. Maar de inhoud kan wel elke keer indien nodig worden geactualiseerd. De anamnese gegevens kunnen desgewenst worden uitgeprint. Dit kan via het menu: Bestand > Printen.
3.3
Diabetische screening
Invulformulier voor diabetische screening. Selectievenster Hiermee selecteert u een nieuw formulier (tevens de beginsituatie) of een eerder ingevuld formulier. Een eerder ingevuld formulier kan niet worden gewijzigd, tenzij u op de knop Bewerken bestaand formulier klikt. De voetenkaart op dit formulier is bedoeld om de plaats van een aantal geobserveerde en geteste gegevens aan te geven: wondjes roodheid verminderde vibratiezin geen vibratiezin (gebruik de rechtermuisknop om het symbool te plaatsen) verminderd gevoel (monofilament) geen gevoel (monofilament) (gebruik de rechtermuisknop om het symbool te plaatsen) De testpunten voor vibratiezin zijn aangegeven met een liggend streepje. De testpunten voor monofilament zijn aangeven met een stip. U hoeft in deze gevallen dus alleen maar een symbool te plaatsen wanneer de test verminderd of geen gevoel, c.q. verminderde of geen vibratiezin oplevert. Het gebruik van de symboolknoppen en de uitgumknop is hetzelfde als bij de voetenkaart.
© 2015 FootFit
Functiebladen
33
Bewerken bestaand formulier
Bewerken bestaand formulier: maakt een bestaand formulier wijzigbaar Invoeren oude formulieren Indien u de overstap maakt van het werken met een kaartenbaksysteem, wilt u misschien oude diabetische screenings invoeren. U gaat dan als volgt te werk. Selecteer Nieuw formulier. Vul de gegevens in en sla deze op. Het formulier is dan opgeslagen onder de datum van vandaag. Selecteer vervolgens dit formulier via de selectielijst en klik op de knop Bewerken bestaand formulier. Nu kunt u de datum aanpassen en tenslotte het formulier definitief opslaan. Pop-up menu Als u uw muis boven het functieblad plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu waarmee eveneens bovengenoemde functies kunnen worden geactiveerd.
3.4
Podologisch onderzoek Invulformulier voor podologisch onderzoek.
Selectievenster Hiermee selecteert u een nieuw formulier (tevens de beginsituatie) of een eerder ingevuld formulier. Een eerder ingevuld formulier kan niet worden gewijzigd, tenzij u op de knop Bewerken bestaand formulier klikt. Bewerken bestaand formulier
Bewerken bestaand formulier: maakt een bestaand formulier wijzigbaar - Overnemen op nieuw formulier: als u eerst een oud formulier hebt geselecteerd, dan kunt u met deze functie de gegevens van het oude formulier kopiëren op een nieuw formulier. Dit is handig wanneer u bij dezelfde patiënt meerdere malen een onderzoek moet uitvoeren, omdat © 2015 FootFit
34
Help PodoFile 4
vaak een groot deel van de gegevens ongewijzigd zal blijken te zijn. Invoeren van oude formulieren Indien u de overstap maakt van het werken met een kaartenbaksysteem, wilt u misschien oude onderzoeksformulieren invoeren. Ga als volgt te werk. Selecteer Nieuw formulier. Vul de gegevens in en sla deze op. Het formulier is dan opgeslagen onder de datum van vandaag. Selecteer vervolgens dit formulier via de selectielijst en klik op de knop Bewerken bestaand formulier. Nu kunt u de datum aanpassen en tenslotte het formulier weer opslaan. Overnemen van oud formulieren
Het kan soms handig zijn om de ingevulde gegevens van een oud formulier over te nemen op een nieuw formulier. Selecteer het oude formulier en klik op deze knop. Pop-up menu Als u uw muis boven het functieblad plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu waarmee eveneens alle bovengenoemde functies kunnen worden geactiveerd. Betekenis van afkortingen BSG CWK LWK MTP M.N. OSG SIPS TIB
3.5
Bovenste spronggewricht Cervicaal wervelkolom Lumbaal wervelkolom Methatarso-phalangeaal Morton's Neuralgie Onderste spronggewricht Spina Illiaca Posterior Superior Tibiales
Screening Overige Risicovoet Invulformulier voor een screening Overige Risicovoet. Hieronder vallen de reumatische voet, de spastische voet, de oudere voet en de verwaarloosde voet.
© 2015 FootFit
Functiebladen
35
Selectievenster Hiermee selecteert u een nieuw formulier (tevens de beginsituatie) of een eerder ingevuld formulier. Een eerder ingevuld formulier kan niet worden gewijzigd, tenzij u op de knop Bewerken bestaand formulier klikt. Bijzonderheden bij het invullen van gegevens in het formulier De voetenkaart op dit formulier is bedoeld om de plaats van een aantal geobserveerde en geteste gegevens aan te geven: wondjes, roodheid, geen vibratiezin, en negatief monofilament. Zie hiervoor de beschrijving bij de diabetische screening. Bewerken bestaand formulier
Bewerken bestaand formulier: maakt een bestaand formulier wijzigbaar Invoeren van oude formulieren Indien u de overstap maakt van het werken met een kaartenbaksysteem, wilt u misschien oude screenings invoeren. U gaat dan als volgt te werk. Selecteer Nieuw formulier. Vul de gegevens in en sla deze op. Het formulier is dan opgeslagen onder de datum van vandaag. Selecteer vervolgens dit formulier via de selectielijst en klik op de knop Bewerken bestaand formulier. Nu kunt u de datum aanpassen en tenslotte het formulier definitief opslaan. Pop-up menu Als u uw muis boven het functieblad plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu waarmee eveneens bovengenoemde functies kunnen worden geactiveerd.
© 2015 FootFit
36
3.6
Help PodoFile 4
Rekening
Opstellen en uitprinten van een rekening (factuur of kwitantie). Algemeen Invullen van de rekeninggegevens
© 2015 FootFit
Functiebladen
37
Nummering van de rekening Printen Bekijken en bewerken van de rekening
3.6.1
Algemeen Bij het in rekening brengen van behandelingen en/of producten wordt er een factuur of kwitantie opgesteld, ingeboekt en uitgeprint. In plaats van uitprinten is het mogelijk om de factuur elektronisch (via mail) uit te geven in de vorm van een pdf-bestand. Tevens is het mogelijk om een zogenaamde prefactuur op te stellen. Een prefactuur wordt uiteindelijk toegevoegd aan een verzamelfactuur of e-declaratie. Bij het opmaken van de rekening moet daarom worden aangegeven welk type rekening het betreft: a) Factuur (factuur die niet onmiddellijk wordt voldaan, maar die binnen een bepaalde termijn moet worden betaald, meestal per bank). b) Contant (factuur of kwitantie die onmiddellijk wordt voldaan per kas). c) PIN (factuur of kwitantie die onmiddellijk wordt voldaan per PIN). d) Prefactuur (bestemd voor toevoeging aan een verzamelfactuur of e-declaratie)
© 2015 FootFit
38
Help PodoFile 4
Binnen Podofile kan men kiezen voor de optie “facturen en kwitanties gebruiken” of voor de optie “alleen facturen gebruiken”, zie Instellingen>Rekening>Facturen en nummering. Als de eerste optie is ingesteld dan worden de rekeningtypes "Contant" en "PIN" uitgegeven als kwitantie met een eigen oplopende nummering. Voor wat betreft de administratieve verwerking is er geen verschil tussen de opties. De knop Nieuwe rekening wist alle gegevens van de weergegeven rekening, zodat u een nieuwe rekening kunt opstellen. De normale volgorde van handelingen om een factuur of kwitantie aan te maken is: 1. Vul de rekeninggegevens in 2. Klik op de knop “Optellen” 3. Print de rekening uit indien gewenst 4. Corrigeer indien nodig: herhaal 1), 2) en 3) 5. Klik op de knop “Inboeken” 6. Het kassavenster verschijnt (indien zo ingesteld) en bedien de kassa
© 2015 FootFit
Functiebladen
3.6.2
39
Invullen van de rekeninggegevens Vul in de rekeningtabel alle in rekening te brengen producten en behandelingen in. Van links naar rechts: aantal, datum, behandeling/product, BTW-tarief (H=Hoog, L=Laag, 0= 0%), en stuksprijs. NB: de meest rechtse kolom niet invullen! Wanneer in de kolom Datum wordt geklikt zal standaard de datum van vandaag worden weergegeven. Via het pijltje aan de rechterkant kan een kalender worden opgeroepen om de datum te wijzigen. Wanneer in de kolom Behandeling/product wordt geklikt zal standaard een selectielijst verschijnen met daarin de lijst van behandelingen/producten welke zijn vastgelegd in Praktijk>Behandelingen c.q. Praktijk>producten. Desgewenst kunt u dit negeren en iets anders intypen. Controleer de naam en het adres en vul deze eventueel aan. Vul desgewenst in: registratienummer, BSN, indicatie. De indicatie-keuzelijst onthoudt nieuwe door u ingetoetste indicatie-benamingen. Deelbetaling Soms komt het voor dat iemand een factuur gedeeltelijk contant betaalt (kas, PIN of cadeaubon) en dat de rest later via de bank betaald wordt. Een dergelijke deelbetaling kan worden verwerkt door het deelbedrag in te vullen bij deelbetaling. Klik vervolgens op het icoontje rechts hiervan net zo lang tot het juiste icoontje zichtbaar is. Betekenis: Cadeaubon Kas PIN In principe kan ook een kwitantie een deelbetaling bevatten. Bijvoorbeeld een cadeaubon. Opmerking en betalingsmethode Het veld opmerking is bedoeld om een notitie of extra info toe te voegen. Wanneer “Opmerking ook op print-out weergeven” wordt aangevinkt wordt de opmerking op de geprinte rekening weergegeven. Dit kan voor allerlei zaken gebruikt worden. Zo kunnen sommige behandelaars op deze wijze extra referentiegegevens toevoegen aan de rekening. Bij een kwitantie wordt “Voldaan” toegevoegd op de rekening. Bij een nog te betalen factuur wordt tekst toegevoegd die is ingesteld in menu>Instellingen>Rekening>Betalingsmethode. De bedoeling hiervan is om betalingsinformatie zoals bankrekening en termijn op de rekening te vermelden. BTW
© 2015 FootFit
40
Help PodoFile 4
Het programma gaat uit van verkoopprijzen inclusief BTW, zoals gebruikelijk in de voetverzorgingbranche. Immers de dienst/het product wordt geleverd aan de consument. De vermelde BTW bedragen worden daarom als volgt berekend uit de prijs: BTW-bedrag = prijs x BTW-percentage / (100+BTW-percentage) Voorbeeld: een behandeling kost 20,- Euro voor de consument. Het btw-percentage is 19 %. Dan is het btw-bedrag dat in de prijs verdisconteerd is gelijk aan 20x19/119 = 3,19. Voor het instellen van BTW percentages zie Menu>Instellingen>Rekening>BTW. Optellen Klik daarna op de knop Optellen om de totalen en de BTW-bedragen te bepalen.
© 2015 FootFit
Functiebladen
41
Pop-up menu Wanneer u op de rechtermuisknop klikt verschijnt er een menu met een aantal extra functies. Zo kunt u de automatische product- of behandelingslijsten aan of uit zetten. U kunt ook een complete rekeningregel verwijderen, namelijk de rekening waar op dat moment de cursor op staat. Extra regels toevoegen
© 2015 FootFit
42
Help PodoFile 4
Een andere mogelijkheid via het rechtermuisknop-menu is het toevoegen van extra rekeningregels indien dat nodig is. Rekeningregel wissen Via hetzelfde menu kan gekozen worden voor “Rekeningregel wissen”. Selecteer de betreffende regel en druk op de Del knop. Cadeaubon verkoop Via hetzelfde menu kan gekozen worden voor “Cadeaubon”. Er wordt dan een regel toegevoegd aan de rekening met “cadeaubon” in de 2e kolom. Het bedrag dient u zelf in te vullen. Let er op dat er geen BTW over een cadeaubon wordt berekend. Diverse opbrengsten Te gebruiken als u iets in rekening moet brengen dat niet onder behandelingen en produkten valt. Korting
Via hetzelfde menu kan gekozen worden voor “Factuurkorting” of "Regelkorting". Regelkorting heeft betrekking op de regel waar de cursor op dat moment op staat en factuurkorting heeft betrekking op de hele rekening. In beide gevallen kan gekozen worden tussen een percentage en een bedrag. Het kortingsbedrag is inclusief BTW en is alleen toepasbaar op bedragen met hoge BTW. Als een rekening korting bevat verschijnt er na optellen een icoontje (Smiley) onder aan de rekening. Door hierop te klikken kan men het totale kortingsbedrag aflezen. In de printout van de rekening worden de kortingsbedragen als aparte regels zichtbaar gemaakt. Opmerking: verkoopkortingen worden geboekt op een speciale grootboekrekening. Wanneer u geen prijs stelt op deze kortingsfuncties, kunt u ze ook uitschakelen. Ga daarvoor naar menu>instellingen>rekening>diversen en vink "Verkoopkortingen toepassen" uit. Alternatief adres/debiteur Wanneer een rekening niet naar het officiele adres van een patiënt moet worden verzonden, maar naar een ander persoon/adres of email-adres. Dit alternatieve adres wordt door PodoFile bewaard. Rekening uitprinten zonder info...
© 2015 FootFit
Functiebladen
43
Selecteer deze optie als u een rekening voor een klant uitprinten zonder de informatie die normaliter noodzakelijk is voor het declareren bij een verzekering. Factuur uitprinten zonder betalingsinformatie Normaal gesproken wordt een factuur altijd uitgeprint met de informatie over de betaling zoals door u ingesteld. Wanneer u deze optie selecteert wordt deze informatie weggelaten.
3.6.3
Nummering van de rekening De automatische nummering kan worden ingesteld via menu>Instellingen>Rekening>Facturen en nummering. Opmerking: als een al ingeboekte rekening wordt verwijderd, let er dan op dat er dan een nummer zal ontbreken in de reeks van opeenvolgende rekeningnummers. Wanneer u dat ontbrekende nummer alsnog wilt gebruiken, kunt u bij een nieuwe rekening het rekeningnummer veranderen in het betreffende nummer. Echter het is boekhoudkundig correcter om een creditnota te maken in zo’n geval. Dan wordt de nummering niet onderbroken. Zie hierna bij “ verwijderen rekening”. Een prefactuur heeft aanvankelijk nog geen nummer. Wanneer een prefactuur is toegevoegd aan een verzamelfactuur, dan krijgt de prefactuur een nummer bestaande uit het nummer van de verzamelfactuur gevolgd door een / en een volgnummer. Patiëntnummer Aan elke ingevoerde patiënt wordt door het programma een uniek identificatienummer toegevoegd: het patiëntnummer. Dit nummer wordt weergegeven op de facturen indien dit is ingesteld via menu>Instellingen>rekening>diversen en kan als debiteurennummer worden toegepast. Dit nummer is niet te veranderen. AGB-code De AGB-code wordt in Nederland toegekend aan gekwalificeerde zorgverleners. Normaal gesproken zal men er de voorkeur aan geven om de AGB-code op te nemen in de kop- of voettekst van het briefpapier. Maar in sommige gevallen is het gewenst om de AGB-code per rekening aan te passen. Bijvoorbeeld wanneer in een praktijk (samen)gewerkt wordt door verschillende pedicures. De pedicure die momenteel actief is selecteert haar/zijn persoonlijke AGB-code in op de rekening, alvorens deze wordt ingeboekt of uitgeprint. Deze code blijft dan actief totdat hij wordt gewijzigd. De AGB-code is altijd vereist bij E-declaraties. Standaard wordt de persoonlijke AGB-code echter niet weergegeven op de printout van de rekening. Weergave ervan op de rekening moet worden geactiveerd in de instellingen (menu> Instellingen>Rekening>AGB-codes). Hier kan men desgewenst ook een praktijkAGB-code opgeven. In dat geval zal deze samen met de persoonlijke AGB-code op de
© 2015 FootFit
44
Help PodoFile 4
rekening worden weergegeven. AGB-codes moeten worden ingevuld via menu>Praktijk>Algemeen>Basisgegevens en menu>Praktijk>Algemeen>Medewerkers.
3.6.4
Printen Print de rekening uit. Wanneer u dit hebt aangegeven in menu>Instellingen>Rekening>Printer wordt een factuur twee maal uitgeprint (kopie voor u zelf). Maar u kunt ook twee maal achtereen een print opdracht geven. Met voorbedrukt of geprint briefpapier in uw printer krijgt u op deze wijze een professioneel uitziende rekening uitgeprint. Printen met logo, kop- en voettekst Zie de beschrijving hiervan in 6.7. Printen door middel van WORD
Een vierde mogelijkheid is de rekening automatisch te kopiëren naar een WORD document en dat uitprinten. Dit moet echter eerst worden voorbereid. Ten eerste is het nodig dat WORD op uw PC is geïnstalleerd (Word97 of latere versie). Ten tweede dient u uw briefpapier vast te leggen in een document-sjabloon, dit is een bestand met extensie “.dot” of “.dotx”. Zie de WORD documentatie voor verdere uitleg. Zorg ervoor dat uw bedrijfsgegevens in de kop- en/of voettekst van het sjabloon komen te staan. Laat de rest van de pagina leeg, dus ook geen lege regels. Zorg dat de stijl ingesteld is op enkele regelafstand zonder ruimte ervoor of erna. Dit sjabloon slaat u op onder een eigen gekozen naam (u bent nog steeds in WORD). Daarna sluit u WORD af en start PodoFile op. U moet dit WORD sjabloon dan selecteren, via het Menu>Instellingen >Opties>Briefpapier. Klik op “Bladeren” en zoek en selecteer het zojuist opgeslagen sjabloon. Lukt het niet het sjabloon op deze wijze te vinden, vul dan de volledige padnaam van het sjabloon in in het venster. Sluit af met “Opslaan”. Als u nu een rekening maakt en op het WORD-logo klikt zal WORD automatisch opstarten en de rekening samenvoegen met het sjabloon. Een voorbeeld-sjabloon is te downloaden van de website (zie de Veelgestelde vragen). PDF en email De rekening kan worden geprint als pdf-bestand en eventueel wordt verstuurd per email. In het laatste geval wordt er een email venster getoond, gericht aan het emailadres van de geselecteerde cliënt. Met behulp van de knop "Bijlage" is het mogelijk om extra bestanden toe te voegen. Bestanden kunnnen, na te zijn geselecteerd, ook worden verwijderd.
© 2015 FootFit
Functiebladen
3.6.5
45
Bekijken en bewerken van rekeningen en betalingsstatus Met behulp van de snelkeuzelijst kunt u eventuele oude rekeningen van de betreffende patiënt bekijken. Betalingsstatus Tevens kunt u, wanneer het een factuur (krediet) betreft, met de groene aanvinkknop, de betalingsstatus van de factuur wijzigen. Er verschijnt een dialoogscherm waarop u de betaaldatum en de betaalwijze kunt invullen. In de snelkeuzelijst zal het factuurnummer voorzien zijn van een vinkje bij volledige betaling. Nogmaals op dezelfde knop klikken maakt het mogelijk de betalingsstatus weer terug te zetten naar onbetaald. Het dialoogscherm biedt ook de mogelijkheid om een deelbetaling op te geven die is gedaan na de factuurdatum. Het dialoogscherm kan naar rechts worden uitgebreid om de volledige status en betalingshistorie te tonen.
Verwijderen van een rekening, creditnota
Een ingeboekte rekening kan worden verwijderd door deze te selecteren en vervolgens op de knop verwijderen te klikken. U krijgt dan de keuze om een creditnota te maken. Dit heeft boekhoudkundig de voorkeur. Een creditnota is tegengesteld aan de oorspronkelijke rekening wat betreft de bedragen: de verkoop wordt ermee ongedaan gemaakt. Het voordeel is dat de nummering niet onderbroken is op deze wijze en dus de administratie transparant blijft voor controle door de belastingdienst. Op de rekening komt als kop te staan: Creditnota. Als u geen creditnota maakt, maar de rekening echt verwijdert, dan zit er een hiaat in de lijst met opeenvolgende rekeningnummers. Het is mogelijk om bij een nieuwe rekening het nummer met de hand aan te passen om zo het hiaat op te vullen. Betaling van een creditfactuur (verkoop) boeken Een creditfactuur is altijd gerelateerd aan een normale factuur. Als de betaling is verricht, dan © 2015 FootFit
46
Help PodoFile 4
dient u beide als betaald in te boeken in PodoFile. Toelichting: a) Wanneer een verkoopfactuur in zijn geheel is gecrediteerd, dient u deze in uw boekhouding (dus niet in PodoFile) in het dagboek Memoriaal weg te boeken tegen de creditfactuur. U kunt ze niet via de Bank verwerken, omdat er geen betaling plaats vindt wanneer beide posten tegen elkaar wegvallen. In PodoFile kunt u daarom het beste zowel de verkoopfactuur als de creditfactuur als betaald boeken (bank). b) Is de factuur gedeeltelijk gecrediteerd dan kunt u de facturen in uw boekhouding in het dagboek Bank verwerken door beide boekingsregels op te nemen. Ook in dit geval boekt u in PodoFile zowel de verkoopfactuur als de creditfactuur in als betaald (bank).
Bewerken bestaande rekening
Een geselecteerde bestaande rekening kan hiermee worden bewerkt en opnieuw worden opgeslagen onder hetzelfde of een ander nummer. Als het een niet-gekoppelde prefactuur betreft, dan vraagt het programma eerst of de prefactuur moet worden omgezet in een gewone factuur. Herinnering
Wanneer u een ingeboekte factuur met het opschrift herinnering wilt uitprinten, selecteer dan de rekening, en klik op de knop herinnering. Vervolgens print u de rekening uit. Wanneer u Herinnering hebt aangeklikt in een factuur die in bewerking is, en vervolgens deze factuur opnieuw opslaat, dan zal er een rood uitroepteken te zien zijn in de uitklaplijst van de rekeningen. In Rekeningenoverzicht is ook te zien dat er voor de betreffende factuur een herinnering is verstuurd en wel in de kolom Betaaldatum. Als u dit echter weer ongedaan zou willen maken, bewerk en sla opnieuw op, maar dan met Herinnering uitgezet.
3.7
Notities
Met behulp van notities kunnen extra aantekeningen worden gemaakt die van belang zijn voor het behandelen van de betreffende patiënt. De menubalk bevat standaardknoppen voor het bewerken van tekst. Wisssen Alle tekst wordt gewist Printen
© 2015 FootFit
Functiebladen
47
De notities kunnen desgewenst worden geprint of omgezet naar een pdf-bestand. Speciaal: zelf ontworpen formulieren Soms is er behoefte om notities met betrekking tot de patiënt op een gestructureerdere manier te kunnen maken en vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn in situaties waarin de standaard anamnese- en behandelplan-formulieren niet voldoen en men dus met zelf-ontworpen formulieren wil werken. Een dergelijk formulier wordt hierna aangeduid als een sjabloon. De knoppenbalk "formulieren" voorziet in de genoemde behoefte. Deze bestaat uit drie functies, van links naar rechts:
1) Open sjabloon Notitie-sjablonen zijn rtf-bestanden. Een rtf-bestand kan bijvoorbeeld met behulp van Word worden gemaakt. De sjablonen dienen te zijn opgeslagen in een vaste map op de PC. Zodra deze maplocatie is ingesteld verschijnen de namen van de rtf-bestanden in het venster en kan er dus zo'n bestand worden geopend en in het tabblad Notities zichtbaar worden. 2) Opslaan van een notitiebestand Sla het ingevulde fomulier op. De naam van het opgeslagen bestand wordt automatisch gegenereerd. 3) Open een notitiebestand
3.8
Rapportage
Met deze functie kunt u snel en gemakkelijk een rapportage (brief) schrijven naar een verwijzer om het resultaat van een behandeling te melden. De functie vult voor in: Naam en adres arts, datum, naam patiënt, aanhef. Eventueel kunt u nog meer standaardtekst oproepen met behulp van een opgeslagen sjabloon. De functie bevat een aantal standaardknoppen voor tekstbewerking. Wissen Alle tekst wordt gewist
© 2015 FootFit
48
Help PodoFile 4
Verwijzers Selecteer de adresgegevens van een verwijzer aan wie u de rapportage wilt schrijven Foto's en figuren Foto's en figuren die van elders zijn gecopieerd kunnen in de tekst worden geplakt. Om een foto te verkleinen of te vergroten: selecteer de foto, rechtsklik en kies "vergroten/verkleinen geselecteerd beeld". Opmerking: op deze wijze kunt u ook foto's vanuit het tabblad foto's in de tekst plakken. Openen Door middel van het Openen menu van de Nieuw knop kan er gekozen worden voor een standaard sjabloon of een zelf aangemaakt sjabloon. Zie hiervoor de volgende alinea. Een sjabloon bevat altijd de regels "Betreft", "Datum" en "Geachte". De onderlinge afstanden en volgorde kunt u per sjabloon anders instellen. Wanneer de optie Open met NAW gegevens is aangevinkt, dan wordt de regel "Betreft" vervangen door meerdere regels met patientinformatie. Opslaan als ...en Opslaan als sjabloon… Sla de brief op in het dossier of op een andere locatie onder een door u gekozen bestandsnaam. Als u Opslaan als sjabloon aanklikt, zal het programma deze brief voortaan gebruiken als een standaardbrief. Er kunnen nog vier extra sjablonen worden opgeslagen. Selecteer zo'n extra sjabloon t.b.v. een nieuwe rapportage via het pijltje van de Nieuw knop. Printen Voor het uitprinten van de brief hebt u dezelfde mogelijkheden als bij het printen van een rekening (briefpapier etc.). Zie de beschrijving aldaar (4.7). PDF en email De rapportage kan worden geprint als pdf-bestand en eventueel wordt verstuurd per email. In het laatste geval wordt er een email venster getoond, met de rapportagebrief in pdf formaat als bijlage. Het email adres is het adres van de geselecteerde verwijzer. Met behulp van de knop "Bijlage" is het mogelijk om extra bestanden toe te voegen, onder meer foto's en scans van de betreffende patiënt. Bestanden kunnen, na te zijn geselecteerd, ook weer worden verwijderd.
© 2015 FootFit
Functiebladen
3.9
49
Documenten-dossier Het documenten-dossier is een map waarin bestanden van documenten kunnen worden bewaard, die aan de geselecteerde patiënt zijn gerelateerd. Deze bestanden kunnen naar en vanuit deze map worden gesleept. Net als bij andere mappen op de computer, kan men een bestand openen door er op te dubbelklikken. Ook diverse andere bewerkingen zijn mogelijk zoals o.a. hernoemen en verwijderen. Selecteer een bestand en rechtsklik om het menu voor deze bewerkingen op te roepen. De eerste knop in de knoppenbalk kan worden gebruikt om naar een bestand te bladeren en dit naar het documenten-dossier te verplaatsen. M.b.v. de tweede knop kan een bestand worden verwijderd. De volgende bestandstypen zijn toegestaan: '*.asc;*.csv;*.doc;*.docx;*.msg;*.gdoc;*.mcw;*.odm;*.odt;*.odp;*.pdf;*.ps;*.ppt;*.pptx;*.pps;*.r tf;*.txt;*.xlsx;*.xls'. N.B.: houd er rekening mee dat het toevoegen van veel bestanden zal resulteren in een evenzoveel groter backup-bestand.
© 2015 FootFit
50
3.10
Help PodoFile 4
Gezichtskaart
Met de functie gezichtskaart kunt u gezichtsbehandelingen en bijzonderheden vastleggen.
© 2015 FootFit
Functiebladen
51
Symbolen Er zijn 5 symbolen waarmee u 5 typen aandoeningen kunt aangeven en markeren op de gezichtsafbeelding. Namelijk
milia, acne, overbeharing, comedonen en teleangiëctasieën. U gaat daarbij als volgt te werk. - Kies het betreffende symbool en klik op de overeenkomstige knop. Hiermee activeert u dit symbool. - Ga vervolgens met uw muis naar de gezichtsafbeelding en klik op de plek waar het symbool geplaatst dient te worden - Herhaal dit voor andere typen aandoeningen indien van toepassing Symboolgeheugenfunctie U kunt PodoFile zo instellen dat de symbolen na verwijdering nog vaag zichtbaar blijven. Hierdoor hebt u bij een volgende afspraak een geheugensteun met betrekking tot de voorgeschiedenis. Stel deze extra mogelijkheid in via Menu > Instellingen > Snelkeuzelijsten > Gezichtskaart. Tekst informatie Als u een klacht wilt vermelden welke niet valt onder de genoemde 5 symbolen, kunt u via de selectielijst (snelkeuzelijst) een aandoening selecteren en vervolgens met uw muis op een bepaalde plaats op de gezichtsafbeelding plaatsen. Het is tevens mogelijk nieuwe tekst in te typen en deze vervolgens op de afbeelding te plaatsen. Nieuwe teksten wordt door het systeem bewaard en komen in het vervolg op de lijst te staan. Verwijderen van een symbool
Als u een symbool of tekst wilt verwijderen, klik dan op de knop uitgummen, ga met uw
© 2015 FootFit
52
Help PodoFile 4
muis naar het betreffende symbool/tekst, en klik er op. Als u een tekst wilt verwijderen, klik dan op de eerste letter ervan. Alles verwijderen
Als u alle symbolen en tekst in één keer wilt verwijderen, klikt u op de knop wissen. Herstellen
De knop ongedaan maken herstelt alle wijzigingen die tijdens deze sessie zijn uitgevoerd.
3.11
Handenkaart Met de functie handenkaart kunt u manicurebehandelingen en bijzonderheden vastleggen.
© 2015 FootFit
Functiebladen
53
Symbolen Er zijn 4 symbolen om markeringen aan te brengen. U gaat daarbij als volgt te werk. Kies het betreffende symbool en klik op de overeenkomstige knop. Hiermee activeert u dit symbool.
© 2015 FootFit
54
Help PodoFile 4
Ga vervolgens met uw muis naar de handenafbeelding en klik op de plek waar het symbool geplaatst dient te worden Herhaal dit voor andere typen aandoeningen indien van toepassing Symboolgeheugenfunctie U kunt PodoFile zo instellen dat de symbolen na verwijdering nog vaag zichtbaar blijven. Hierdoor hebt u bij een volgende afspraak een geheugensteun met betrekking tot de voorgeschiedenis. Stel deze extra mogelijkheid in via Menu > Instellingen > Snelkeuzelijsten > Handenkaart. Tekst informatie Als u een klacht wilt vermelden welke niet valt onder de genoemde 4 symbolen, kunt u via de selectielijst (snelkeuzelijst) een aandoening selecteren en vervolgens met uw muis op een bepaalde plaats op de afbeelding plaatsen. Het is tevens mogelijk nieuwe tekst in te typen en deze vervolgens op de afbeelding te plaatsen. Nieuwe teksten wordt door het systeem bewaard en komen in het vervolg op de lijst te staan. Deze lijst kan worden bewerkt (wijzigen, aanvullen, verwijderen van regels) via menu>Instellingen>Handenkaart. Verwijderen van een symbool
Als u een symbool of tekst wilt verwijderen, klik dan op de knop uitgummen, ga met uw muis naar het betreffende symbool/tekst, en klik er op. Als u een tekst wilt verwijderen, klik dan op de eerste letter ervan. Alles verwijderen
Als u alle symbolen en tekst in één keer wilt verwijderen, klikt u op de knop wissen. Herstellen
De knop ongedaan maken herstelt alle wijzigingen die tijdens deze sessie zijn uitgevoerd.
© 2015 FootFit
Functiebladen
3.12
55
Lichaamskaart Met de functie lichaamskaart kunt u manicurebehandelingen en bijzonderheden vastleggen.
Symbolen © 2015 FootFit
56
Help PodoFile 4
Er zijn 4 symbolen om markeringen aan te brengen. U gaat daarbij als volgt te werk. Kies het betreffende symbool en klik op de overeenkomstige knop. Hiermee activeert u dit symbool. Ga vervolgens met uw muis naar de handenafbeelding en klik op de plek waar het symbool geplaatst dient te worden Herhaal dit voor andere typen aandoeningen indien van toepassing Symboolgeheugenfunctie U kunt PodoFile zo instellen dat de symbolen na verwijdering nog vaag zichtbaar blijven. Hierdoor hebt u bij een volgende afspraak een geheugensteun met betrekking tot de voorgeschiedenis. Stel deze extra mogelijkheid in via Menu > Instellingen > Snelkeuzelijsten > Lichaamskaart. Tekst informatie Als u een klacht wilt vermelden welke niet valt onder de genoemde 4 symbolen, kunt u via de selectielijst (snelkeuzelijst) een aandoening selecteren en vervolgens met uw muis op een bepaalde plaats op de afbeelding plaatsen. Het is tevens mogelijk nieuwe tekst in te typen en deze vervolgens op de afbeelding te plaatsen. Nieuwe teksten wordt door het systeem bewaard en komen in het vervolg op de lijst te staan. Deze lijst kan worden bewerkt (wijzigen, aanvullen, verwijderen van regels) via menu>Instellingen>Lichaamskaart. Verwijderen van een symbool
Als u een symbool of tekst wilt verwijderen, klik dan op de knop uitgummen, ga met uw muis naar het betreffende symbool/tekst, en klik er op. Als u een tekst wilt verwijderen, klik dan op de eerste letter ervan. Alles verwijderen
Als u alle symbolen en tekst in één keer wilt verwijderen, klikt u op de knop wissen. Herstellen
© 2015 FootFit
Functiebladen
57
De knop ongedaan maken herstelt alle wijzigingen die tijdens deze sessie zijn uitgevoerd.
3.13
Huidanalyse Invulformulier voor huidanalyse. U hebt al diverse anamnesegegevens kunnen vastleggen op de voeten/gezichts/handen/ lichaamskaart en in het linkergedeelte onder patiëntgegevens. Het tabblad Huidanalyse maakt het mogelijk om een aantal meer gedetailleerde gegevens vast te leggen met betrekking tot de huid. De diverse invulblokken spreken voor zich.
Sommige onderdelen zijn eventueel te onderdrukken door op knop met het minteken te klikken in de linkerbovenhoek van het betreffende onderdeel.
U kunt dit naderhand ook weer ongedaan maken, door opnieuw op de knop te klikken (die dan een plusteken laat zien). In principe is het afnemen van de huidanalyse eenmalig. Vandaar dat dit tabblad niet meervoudig kan worden opgeslagen. Maar de inhoud kan wel elke keer indien nodig worden geactualiseerd. De huidanalyse gegevens kunnen desgewenst worden uitgeprint. Dit kan via het menu: Bestand > Printen. Opmerking: dit formulier is niet standaard aanwezig in PodoFile, maar is als extra module aan te schaffen.
3.14
Behandelplan
Invulformulier voor een schoonheidsbehandelplan. Selectievenster Hiermee selecteert u een nieuw formulier (tevens de beginsituatie) of een eerder ingevuld formulier. Een eerder ingevuld formulier kan niet worden gewijzigd, tenzij u op de knop Bewerken bestaand formulier klikt.
© 2015 FootFit
58
Help PodoFile 4
Bewerken bestaand formulier
Bewerken bestaand formulier: maakt een bestaand formulier wijzigbaar Invoeren oude formulieren Indien u de overstap maakt van het werken met een kaartenbaksysteem, wilt u misschien een vorig behandelplan invoeren. U gaat dan als volgt te werk. Selecteer Nieuw formulier. Vul de gegevens in en sla deze op. Het formulier is dan opgeslagen onder de datum van vandaag. Selecteer vervolgens dit formulier via de selectielijst en klik op de knop Bewerken bestaand formulier. Nu kunt u de datum aanpassen en tenslotte het formulier definitief opslaan. Overnemen van oud formulieren
Het kan soms handig zijn om de ingevulde gegevens van een oud formulier over te nemen op een nieuw formulier. Selecteer het oude formulier en klik op deze knop. Pop-up menu Als u uw muis boven het functieblad plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu waarmee eveneens bovengenoemde functies kunnen worden geactiveerd. Opmerking: dit formulier is niet standaard aanwezig in PodoFile, maar is als extra module aan te schaffen.
3.15
Wellness massage
Invulformulier voor wellness massage. Selectievenster Hiermee selecteert u een nieuw formulier (tevens de beginsituatie) of een eerder ingevuld formulier. Een eerder ingevuld formulier kan niet worden gewijzigd, tenzij u op de knop Bewerken bestaand formulier klikt.
© 2015 FootFit
Functiebladen
59
Bewerken bestaand formulier
Bewerken bestaand formulier: maakt een bestaand formulier wijzigbaar Invoeren oude formulieren Indien u de overstap maakt van het werken met een kaartenbaksysteem, wilt u misschien een vorig wellness massage formulier invoeren. U gaat dan als volgt te werk. Selecteer Nieuw formulier. Vul de gegevens in en sla deze op. Het formulier is dan opgeslagen onder de datum van vandaag. Selecteer vervolgens dit formulier via de selectielijst en klik op de knop Bewerken bestaand formulier. Nu kunt u de datum aanpassen en tenslotte het formulier definitief opslaan. Pop-up menu Als u uw muis boven het functieblad plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu waarmee eveneens bovengenoemde functies kunnen worden geactiveerd. Opmerking: dit formulier is niet standaard aanwezig in PodoFile, maar is als extra module aan te schaffen.
3.16
Sportmassage
Invulformulier voor sportmassage. Selectievenster Hiermee selecteert u een nieuw formulier (tevens de beginsituatie) of een eerder ingevuld formulier. Een eerder ingevuld formulier kan niet worden gewijzigd, tenzij u op de knop Bewerken bestaand formulier klikt. Bewerken bestaand formulier
Bewerken bestaand formulier: maakt een bestaand formulier wijzigbaar Invoeren oude formulieren © 2015 FootFit
60
Help PodoFile 4
Indien u de overstap maakt van het werken met een kaartenbaksysteem, wilt u misschien een vorig sportmassage formulier invoeren. U gaat dan als volgt te werk. Selecteer Nieuw formulier. Vul de gegevens in en sla deze op. Het formulier is dan opgeslagen onder de datum van vandaag. Selecteer vervolgens dit formulier via de selectielijst en klik op de knop Bewerken bestaand formulier. Nu kunt u de datum aanpassen en tenslotte het formulier definitief opslaan. Pop-up menu Als u uw muis boven het functieblad plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu waarmee eveneens bovengenoemde functies kunnen worden geactiveerd. Opmerking: dit formulier is niet standaard aanwezig in PodoFile, maar is als extra module aan te schaffen.
3.17
Foto’s beheren Met de functie Foto’s kunt u per patiënt foto’s opslaan.
© 2015 FootFit
Functiebladen
61
Importeren van een foto Er zijn twee manieren om een foto toe te voegen vanuit een map.
Navigeer via een dialoogvenster naar de gewenste map en foto. Men kan een foto ook “slepen” vanuit een map of vanuit het bureaublad naar het foto-tabblad.
Foto toevoegen vanuit een smartphone of een camera dieis aangesloten op de PC via USB.Blader door de mappen, selecteer de gewenste foto en klik op Open. Wat is “slepen”? © 2015 FootFit
62
Help PodoFile 4
In Windows is het mogelijk om bestanden te slepen van de ene naar de andere locatie. Ga met de muis op een icon staan, en klik met de linker muisknop. Ga vervolgens met de muis naar de gewenste doellocatie (dus bijvoorbeeld een andere venster) terwijl u de linkermuisknop ingedrukt blijft houden. Bij het doel aangekomen laat u de muisknop los. Het object is nu verplaatst of gekopieerd. PodoFile maakt een kopie van de oorspronkelijke foto. Indien nodig wordt de foto omgezet naar een lagere resolutie, om al te grote bestandsverzamelingen te voorkomen. Deze omzetting kan soms enkele seconden duren. Het is mogelijk om meerdere foto’s tegelijk naar PodoFile te slepen. Houdt er dan rekening mee dat de omzetting langer duurt. Bewerkingen De volgende knoppen hebben respectievelijk de functies: Rechtsom en linksom roteren (kwartslag) Verwijderen (dit kan ook met de Del knop van het toetsenbord) Laatste verandering ongedaan maken Uitprinten van de geselecteerde foto's in een document (ook eventueel als pdfbestand) of email de foto's als jpg bestand Onderschrift toevoegen of aanpassen Wisselen tussen kleine en middelgrote weergaven in het venster Vergrootte weergave van de foto Volgorde van de foto’s omdraaien Om deze bewerkingen te kunnen uitvoeren moet de foto geselecteerd zijn, d.w.z. aangeklikt met de muis zodat de foto een gekleurde omranding krijgt. Menu rechtermuisknop Selecteer een foto en rechtsklik voor een menu met de opties:
© 2015 FootFit
Functiebladen
63
Onderschrift: om het onderschrift te wijzigen Copieren: copieer de foto om elders te plakken (bijvoorbeeld in rapportage) Originele bestandsnamen weergeven: de oorspronkelijke foto-bestandsnamen zijn de bestandsnamen op het moment van importeren in het programma Activeren als pasfoto: de foto wordt als pasfoto toegevoegd aan de cliëntgegevens. Meerdere foto's selecteren Het is mogelijk meerdere foto’s te selecteren en tegelijk te bewerken of samen in één pdfdocument op te slaan. Vergrootte weergave van foto Wanneer u op deze knop klikt verschijnt de foto in een eigen venster. Dit venster heeft een knoppenbalk voor in- en uitzoomen, roteren, foto opslaan, en uitprinten. Er kan ook worden inen uitgezoomd door te klikken met de linker- en rechtermuisknop. Door met de linkermuisknop een rechthoek te selecteren kan die rechthoek vergroot worden weergegeven.
3.18
Scanner Met de functie Scanner kunt u met behulp van een scanner afbeeldingen inscannen. Er zijn speciale functies toegevoegd voor het maken en bewerken en printen van voetenscans.
3.18.1 Scannen en scan-afbeeldingen importeren
© 2015 FootFit
64
Help PodoFile 4
Met de functie Scanner kunt u met behulp van een scanner afbeeldingen inscannen. Er zijn speciale functies toegevoegd voor het maken en bewerken van voetenscans. Importeren van een scan Er zijn twee manieren om een scan toe te voegen. Navigeer via een dialoogvenster naar de gewenste map waar de scan is opgeslagen. De tweede manier is om de afbeelding direct in te voeren via een aangesloten scanner. Daarvoor dient er een Twain- of WIA-scanner op de PC te zijn geïnstalleerd. Bijna alle verkrijgbare scanners voldoen aan deze interfacestandaard. Let daar op bij de aanschaf. PodoFile kan werken met zowel A4 als A3 scanners. In de podologiepraktijk worden veelal de grotere A3 scanners gebruikt. Indien er meerdere Twain-apparaten op de PC zijn aangesloten moet men de gewenste scanner eerst selecteren door middel van de selectielijst aan de linkerkant van de knoppenbalk van het scanner tabblad. Scannen
Start het scanproces van de geselecteerde scanner Instellingen
Instellen van de resolutie en de beeldgrootte: •
300 dpi (A4)
•
150 dpi (A4 of A3)
•
72 dpi (A3)
Eenvoudige bewerkingen De volgende knoppen hebben respectievelijk de functies: Rechtsom en linksom roteren (kwartslag) Verwijderen (dit kan ook met de Del knop)
© 2015 FootFit
Functiebladen
65
Laatste verandering ongedaan maken Bewerken en printen Splitsen Onderschrift toevoegen of aanpassen Wisselen tussen kleine en middelgrote weergaven in het venster Vergrootte weergave van de scan Keer de tijdsvolgorde van de getoonde scans om Om deze bewerkingen uit te voeren moet de scan geselecteerd zijn, d.w.z. aangeklikt met de muis waardoor de scan een gekleurde omranding krijgt. Een aantal van de genoemde functies spreken voor zich. Hierna volgt een nadere toelichting op een aantal knoppen.
Printen De printfunctie kent vier opties: Ware grootte: geeft een printout met de voetafbeelding op ware grootte Passend op pagina: de afbeelding wordt verkleind zodat deze op een A4 past Email (jpg): verstuur de afbeelding op ware grootte als een jpg bestand Email (specifiek bestand): verstuur de afbeelding op ware grootte en bovendien aangepast aan het formaat van een specifieke zolenleverancier Splitsen
Deze functie splitst de scan in twee helften. Dit kan handig zijn wanneer men werkt met een A3 voetscanner. De bedoeling is om met behulp van deze functie van iedere voet een aparte scanafbeelding te kunnen bewerken. Vergrootte weergave
© 2015 FootFit
66
Help PodoFile 4
Wanneer u op deze knop klikt verschijnt de scan in een eigen venster. Dit venster heeft een knoppenbalk voor volgende afbeelding, vorige afbeelding, in- en uitzoomen, en opslaan. Er kan ook worden in- en uitgezoomd door te klikken met de linker- en rechtermuisknop. Door met de linkermuisknop een rechthoek te selecteren kan die rechthoek vergroot worden weergegeven. De scan kan vanuit dit venster worden geprint (eventueel in pdf) of verstuurd per email als jpg bestand.
© 2015 FootFit
Functiebladen
67
3.18.2 Bewerken
Ga naar het scanbewerkingsvenster De scanafbeelding kan in dit venster op diverse wijzen worden bewerkt en opgeslagen. Het is mogelijk om aantekeningen te maken, afstands- en hoekmetingen te doen, en informatie voor steunzolen of ortheses in te tekenen.
© 2015 FootFit
68
Help PodoFile 4
De horizontale knoppenbalk bevat de basisbewerkingen. De verticale knoppenbalk biedt bewerkingen zoals tekenen, tekst toevoegen en meten. Alle wijzigingen ongedaan maken Brengt de afbeelding terug in de originele vorm zonder ingetekende objecten. Verwijder de geselecteerde objecten
Objecten zoals tekst, lijnen, polylijnen, e.d. die zijn toegevoegd aan de scan kunnen weer verwijderd worden. Daartoe moeten ze eerst met de linkermuisknop worden geselecteerd. Bij selectie wordt het object gemarkeerd m.b.v. een frame. Voorbereiding voor printen
Sommige scanners (met name scanners zonder klep zoals voetscanners) geven een zwart of een zeer donker beeld rondom de voetafdruk(ken). Om print-inkt-verspilling tegen te gaan kan men met behulp van deze functie de zwarte gebieden omzetten in wit. Afhankelijk van het scannertype en het omgevingslicht moet er een methode en een optimale witmaak-detectiedrempel worden gekozen. De snelle methode heeft de voorkeur, maar zal niet altijd bevredigend zijn. Het vereist enig geëxperimenteer wellicht om de juiste drempelwaarde te vinden. Let er op dat er niet teveel licht op de scanner valt dat afkomstig is van raam of lamp. Spiegelen
Spiegelt de afbeelding in horizontale richting. Selecteren van deel van gescande afbeelding
Selecteer een gedeelte van de gescande afbeelding om dit te bewerken (contrast, helderheid of kleur) of om bij te snijden. Het geselecteerde gedeelte begint als een rechthoek op A4 grootte. Deze rechthoek kan worden verschoven en van vorm veranderd met behulp van de muis. Bijvoorbeeld wanneer u een voetenpaar inscant met een A3-scanner, dan kunt u met behulp van deze functie een voet selecteren en bijsnijden (zie de volgende knop), en daarmee verder werken en eventueel printen op A4. Hoe verandert u de vorm? Ga met de muiscursor op de stippellijn staan en sleep: de vorm verandert (smaller of breder in verticale © 2015 FootFit
Functiebladen
69
of horizontale richting). Of ga met de muis binnen de rechthoek staan en sleep. De vorm wordt nu verplaatst. Bijsnijden
Verkleint de afbeelding tot het met de vorige knop geselecteerde rechthoekige gedeelte. Contrast, helderheid en kleur aanpassen
Stel helderheid, contrast, en kleur in. Deze functie gebruikt een dialoogscherm dat een voorbeeld van het resultaat kan laten zien alvorens dit definitief te maken. Roteren Rechtsom en linksom roteren (kwartslag) Standaard informatie toevoegen Standaard notitie die wordt toegevoegd aan de print out. Indien uitgevinkt, dan wordt de notitie niet toegevoegd. De weergegeven informatie kan bovendien worden aangevuld of aangepast. Opslaan (vervang origineel)
De bewerkte scan wordt opgeslagen en vervangt het origineel. Opslaan als nieuwe afbeelding
De bewerkte scan wordt opgeslagen als een nieuw beeld. Tekenobjecten
Klik op de knop “Lijn”, ga met de muis naar de scan en klik op het punt waar de lijn moet beginnen. Houdt de linkermuisknop ingedrukt en verplaats de muis naar het punt waar de lijn © 2015 FootFit
70
Help PodoFile 4
moet eindigen. De lijn wordt weergegeven in de kleur en dikte zoals ingesteld (zie hierna).
Dit is een lijn die uit een serie kleine lijnsegmenten bestaat welke door achtereenvolgens te klikken op de juiste plaats worden gezet. Beëindig de polylijn door te dubbelklikken met uw muis. Een polylijn is heel geschikt om een gebogen kromme te tekenen, zoals bijvoorbeeld een (deel van) een zool op een voetafbeelding.
Selecteer de polylijn die u wilt aanpassen door er met de muis op te klikken. Als de polylijn is geselecteerd is, is er een rechthoekig frame zichtbaar van 8 bolletjes. Het kan zijn dat er een ander object al is geselecteerd, bijvoorbeeld een lijn. U moet dit dan eerst de-selecteren door op uw rechtermuisknop te klikken. Als de polylijn is geselecteerd kunt u twee verschillende bewerkingen uitvoeren. Beweeg uw muis naar een verbindingspunt van de polylijn (de muiscursor verandert), klik dan op de linkermuisknop en houdt die ingedrukt terwijl u de muis verplaatst. Daarmee sleept u het verbindingspunt naar een nieuwe positie. Op deze manier kan de hele polylijn nauwkeurig worden aangepast. De tweede mogelijkheid is om nieuwe verbindingpunten toe te voegen. Daarvoor gaat u met uw muis op de plek staan waar het punt moet komen en klikt met de linkermuisknop.
Een door de muisbeweging bepaalde lijn.
Teken een rechthoek. Klik met de linkermuisknop op een punt waar één van de hoekpunten moet komen, houdt de linker muisknop ingedrukt en beweeg naar de plek waar het tegenovergestelde hoekpunt moet komen.
Dit is een gevulde rechthoek.
Plaats met uw muis eerst een selectie-frame, net zoals bij het tekenen van een rechthoek. Vervolgens toetst u met uw toetsenbord de tekst in. De kleur, de stijl en het lettertype worden bepaald door de instellingen (zie hierna).
© 2015 FootFit
Functiebladen
71
Teken een lijn die voorzien wordt van een afstand in centimeters (mm nauwkeurigheid).
Plaats een samenstel van twee lijnen onder een hoek. Deze hoek wordt weergegeven in graden. Kleur en lijndikte Stel kleur en lijndikte in voor de tekenobjecten Tekstfont Stel tekstfont, kleur en stijl in voor de tekstobjecten Bewerken van objecten Om een object te kunnen bewerken moet het eerst worden geselecteerd. Selecteer het object dat u wilt aanpassen door er met de muis op te klikken. Als het object is geselecteerd is, is er een rechthoekig frame zichtbaar van 8 bolletjes. Het kan zijn dat er al een ander object was geselecteerd. U moet dit dan eerst de-selecteren door op uw rechtermuisknop te klikken. Een geselecteerd object kan worden verplaatst, verwijderd, of van vorm veranderd. Verwijderen kan met de verwijderknop of met de Del(ete) knop op uw toetsenbord. Verplaatsen kan door in het frame te klikken, de linkermuisknop ingedrukt te houden en vervolgens te “slepen”. Vormverandering: breng de muis naar één van de 8 bolletjes van het selectieframe, klik met de linkermuisknop, houdt vast en sleep. Calibratie Indien print-outs worden gebruikt om bijvoorbeeld zolen te ontwerpen is het van belang dat de afdruk op ware grootte wordt geprint. Een eventuele afwijking kan worden gecorrigeerd met behulp van de instelling calibratie (zie menu> Instellingen>Opties>Scanner ). De originele waarde van de calibratiefactor is 100 %. Deze factor geeft het percentage ten opzichte van 100% aan waarmee de afdruk op het printpapier wordt vergroot c.q. verkleind. Voer deze calibratie voor een bepaalde scanneer eenmalig uit op de volgende wijze. Neem een vel papier (A3 of A4) en teken daarop een rechthoek met afmetingen van exact 25 bij 20 cm. Scan deze in en print uit op “normale grootte”. Meet nu de lengte en breedte van de rechthoek. Stel de lengte is 24,1 cm in plaats van 25,0 cm. Dan moet u de calibratiefactor instellen op (25,0/24,1)x 100 = 103,75. Herhaal nu het scannen + printen en controleer of de rechthoek een lengte van 25,0 cm heeft op het uitgeprinte papier.
© 2015 FootFit
72
3.19
Help PodoFile 4
Agenda en kalender
De agenda biedt de mogelijkheid om afspraken te maken en te beheren. Afspraken kunnen worden vastgelegd, veranderd, en/of verwijderd. De agenda biedt een weekindeling met 1, 5, 6 of 7 dagen. De agenda begint altijd in de momentele week. Via de kalender aan de linkerzijde is het mogelijk naar andere data te gaan. Ook de menuknop “Ga naar” maakt het mogelijk naar een andere week te springen. Links- en rechtsboven het agendavenster bevinden zich de knoppen “vorige week” en “volgende week”. Indien men zich in een andere week/maand/jaar bevindt, kan men onmiddellijk terug door op de knop “Vandaag” te klikken. De agenda kan worden gesynchroniseerd met een Google agenda of een Outlook agenda. © 2015 FootFit
Functiebladen
73
Dit maakt het mogelijk om uw PodoFile agenda te gebruiken op een tablet of een smartphone. Om uw klanten hun eigen afspraak te laten inplannen, kunt u PodoFile koppelen aan de online afsprakenmodule van Libersy.com. Voor meer help informatie ga naar: Het maken van een afspraak Afspraken aanpassen of maken Andere functies Agenda instellingen Wachtlijst Urenregistratie Outlooksynchronisatie Google-agenda synchronisatie Synchronisatie opties Online afsprakenagenda (Libersy)
© 2015 FootFit
74
Help PodoFile 4
3.19.1 Het maken van een afspraak via de afspraakeditor
Ga met de muiscursor op het gewenste begintijdstip van de afspraak staan en dubbelklik (linkermuisknop) of klik met de rechtermuisknop. Er verschijnt nu het venster van de afspraakeditor (editor = bewerker). Voor de volgende stappen uit. Klik op één van de knoppen: bestaande patiënt, nieuwe patiënt, bedrijfsactiviteit, of notitie of privé. Bij een bestaande patiënt kan de naam geselecteerd worden d.m.v. de selectielijst. Als het een nieuwe patiënt is, iemand die bijvoorbeeld voor het eerst belt voor een afspraak, vult u de naam in bij “Naam”. En vul dan bij “Inhoud” het telefoonnummer van deze nieuwe patiënt in. Opmerking: als men vanuit de patiëntgegevens naar de agenda gaat en een afspraak maakt met bestaande patiënt dan zal de eerste keer automatisch de patiënt worden voorgeselecteerd welke momenteel bij de patiëntgegevens is geselecteerd. Mogelijkerwijs wilt u geen behandelingsafspraak maar een andere bedrijfsactiviteit inplannen of registreren. Dit is de derde optie. Selecteer dan met de snelkeuzelijst rechtsboven het type bedrijfsactiviteit: scholing, schoonmaak, administratie, overig indirect, overig direct. Voor het verschil tussen directe en indirecte activiteiten zie hierna. De vierde optie is een privéactiviteit en de vijfde is gewoon een notitie.
© 2015 FootFit
Functiebladen
75
In het blokje “Inhoud” kunt u eventueel extra gegevens toevoegen. Daaronder bevinden zich in het kader “ Extra info”de volgende instelmogelijkheden. Label: de mogelijkheid om de afspraak een kleur toe te kennen AGB-code: als u de praktijk runt met meerdere medewerkers, kunt u hier de afspraak aan een medewerker toewijzen. Praktijkruimte: geef aan of de afspraak in uw praktijk wordt uitgevoerd of niet. Het laatste is het geval als u ergens op locatie werkt of ambulant werkt. Deze wel/niet praktijk informatie wordt alleen gebruikt voor statistiek en analyse van de bedrijfsvoering. Verder in het rechterdeel van de afspraakeditor het kader “Timing”waar u eventueel begintijd, eindtijd, tijdsduur aan kunt passen. Het kader “Terugkeerpatroon” maakt het mogelijk om een reeks afspraken ineens te plannen. De lengte van de reeks, dus het aantal afspraken, geeft u op bij “Aantal keren”. Het patroon kan dagelijks zijn, eventueel met uitzondering van zondag en/of zaterdag, of het kan eens per aantal weken zijn. Dit laatste aantal moet worden ingevuld bij “op dezelfde dag elke .. weken. “ Tenslotte kan er een Herinnering worden ingesteld. Dan zal er een herinneringsscherm verschijnen op uw PC op de ingestelde tijd vooraf aan de afspraak (PodoFile moet wel zijn opgestart), eventueel met geluidssignaal indien dat is ingesteld (zie agendainstellingen). Klik tenslotte op “Opslaan” om de afspraak vast te leggen. Deze afspraak kan later desgewenst als volgt weer gewijzigd worden. Dubbelklik op de afspraak. De afspraakeditor verschijnt opnieuw, nu met de afspraakgegevens ingevuld. Pas nu de gegevens aan. Wat u nu niet kunt doen is het terugkeerpatroon aanpassen. Als een hele reeks verwijderd of aangepast moet worden, doe dit dan voor iedere afspraak apart. Wat u wel kunt doen is het aanvinken van “Afspraak niet nagekomen”. Als u de wijzingen hebt ingevoerd, klik weer op “Opslaan”om alles vast te leggen.
3.19.2 Afspraken aanpassen of maken Aanpassingen van een afspraak met de muis (zonder de afspraakeditor) Breng de muis naar de afspraak en klik op rechtermuisknop. Er verschijnt een menu met de volgende opties. - Bewerken: ga naar een andere datum, eventueel een andere week, en dubbelklik op het gewenste tijdstip. - Bewerken: toont het venster "afspraak bewerken". - Verplaatsen: ga naar een andere datum, eventueel een andere week, en dubbelklik op het gewenste tijdstip. - Copiëren: copieer de afspraak naar een andere datum/tijd . U kunt ook de Ctr-C toetsen © 2015 FootFit
76
Help PodoFile 4
gebruiken. Na copiëren moet de bewerking “plakken” op de nieuwe positie worden uitgevoerd (Ctrl-V). Doe dit weer met de rechtermuisknop, niet boven een afspraak. - Verwijderen: verwijder de afspraak. Verwijderen kan ook met de Del-knop. - Label: zelfde functie als in de afspraakeditor. - Naar wachtlijst: verplaats de afspraak naar de wachtlijst. - Selecteer: selecteer deze patiënt en verlaat de agenda - Stuur sms: als de optie “SMS toegestaan” aan is (menu>Instellingen>Opties>Sms en email), en de patiënt heeft een mobiel nummer, kan men direct vanuit de afspraak een SMS versturen, bijvoorbeeld een afspraakherinnering. De optie is niet geactiveerd indien geen mobiel nummer aanwezig is of indien SMS niet is toegestaan (instellingen zie 6.7.2). Deze afspraakherinnering bevat meteen ook de datum en tijd van de afspraak. - Stuur email: stuur de patiënt een email, bijvoorbeeld een afspraakherinnering, indien het email adres is ingevoerd in de patiëntgegevens. De optie is gede-activeerd indien geen emailadres aanwezig is (instellingen zie 6.7.2). Deze afspraakherinnering bevat meteen ook de datum en tijd van de afspraak. - Print afspraaklabel: print een label op een Dymo-labelprinter met de tekst: Volgende afspraak .. Naam ..datum en tijd. De begintekst kan eventueel worden gewijzigd (agendainstellingen). -Kaart. Snelkoppelingen naar de kaartlocatie van het adres van de patiënt in uw browser. Als men de afspraak selecteert, dat wil zeggen er op klikt (linkermuisknop) dan verandert de kleur en de vorm van de muiscursor. Op de boven en onderrand wordt de cursor richting kunt verslepen. Daartussenin is de cursorvorm:
, zodat u de rand met uw muis in verticale
, waarmee u de hele afspraak kunt verslepen naar een andere tijd of dag. Het maken van een afspraak via de direkte methode Klik met de muis op het gewenste begintijdstip, houdt de linkermuisknop ingedrukt, en beweeg naar onderen tot het gewenste eindtijdstip. Laat de linkermuisknop los. De afspraak die nu verschijnt is leeg of is toegekend aan de laatst geselecteerde patiënt in de patiëntgegevens. Het laatste is alleen de eerste keer het geval.
3.19.3 Andere functies Hele dag markeren Het is mogelijk via het menu een hele dag als bijzonder evenement aan te merken. Bijvoorbeeld een vrije dag of een feestdag. Dit is dus geen afspraak maar in feite een
© 2015 FootFit
Functiebladen
77
achtergrondkleur. Het evenement wordt tevens aangegeven in de kalender links. Afsprakenlijst Als men aan de linkerzijde kiest voor “Afsprakenlijst” dan worden de afspraakdata van de geselecteerde patiënt weergegeven. Door op een datum te klikken springt de agenda automatisch naar die afspraak. Dit is handig als iemand belt om een afspraak te wijzigen terwijl men niet meer precies weet wanneer dat was. De afsprakenlijst bevat tevens een selectielijst van alle bestaande patiënten. De afsprakenlijst kan worden uitgeprint. De lijst kan ook gedeeltelijk worden uitgeprint. Dat wil zeggen dat gedeelte dat door middel van de muis is geselecteerd. Zie menu>bestand>printen. Het printcommando is ook te vinden in het snelkeuzemenu dat verschijnt via de rechtermuisknop als de muiscursor in de afsprakenlijst staat. Slim terug naar de patiëntgegevens Het is mogelijk om vanuit de agenda direct naar een patiënt te gaan in de patiëntgegevens vanuit een bepaalde afspraak. Klik daarvoor op de afspraak en druk daarna op de Esc-toets van het toetsenbord. Mocht het een nieuwe patiënt zijn, dan opent PodoFile automatisch met het scherm “Nieuwe patiënt” en zijn achternaam en telefoonnummer meteen vermeld. Een andere manier om direct naar de gegevens van de betreffende patiënt te gaan is door de muis op de afspraak te plaatsen en de rechtermuisknop in te drukken. Klik vervolgens op “Selecteer” in het nu verschijnende menu. De functie met de Escape-toets werkt ook voor afspraken die op de wachtlijst staan. AGB-code zichtbaar maken Als er op de knop “AGB-code tonen” wordt geklikt dan zal in iedere afspraak de AGB-code die voor die afspraak is ingesteld zichtbaar zijn (nummer en naam). Voor het gemak kan men aan de AGB-codes bovendien een kleur toekennen (Zie menu>praktijk>algemeen>medewerkers). Agenda printen De agenda kan worden geprint in drie formaten waarbij 1 week wordt weergegeven. Bovendien kan de agenda per kwartaal worden weergegeven in pdf. Print label met afspraak-informatie Print een label (etiket) met de gegevens van een afspraak als u een Dymo labelprinter hebt geinstalleerd. Via het snelkeuzemenu (rechtermuisknop met muiscursor in afspraak).
© 2015 FootFit
78
Help PodoFile 4
Agenda-herstel PodoFile bewaart de laatste 30 dagen van de agenda-historie. Dat betekent dat het mogelijk is om de agenda terug te zetten in de toestand zoals die bestond op één van de weergegeven data. Zie hiervoor menu>bestand>agenda herstel. Men kan ervoor kiezen om de hele agenda te vervangen, maar het is ook mogelijk om slechts de weergegeven week te vervangen. Deze functie is slechts nodig in uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld wanneer per ongeluk een serie afspraken is verwijderd. Gebruik de functie zorgvuldig. Opmerking: afspraken welke in Outlook zijn verwijderd, en daarna door synchronisatie ook zijn verwijderd in PodoFile, kunnen individueel worden teruggezet. Zie Outlook synchronisatie.
3.20
Agenda-instellingen Algemeen - Weergegeven aantal dagen: kies het aantal weekdagen, 5, 6 of 7. De weergegeven week begint altijd met maandag. - Begin van de werkdag: het tijdstip waarop de normale weergave van de agenda begint minus 30 minuten. Deze waarde heeft GEEN invloed op de urenregistratie. De laatste kijkt alleen naar de gemaakte afspraken. - Einde van de werkdag: tijdstip waarop de normale weergave van de agenda eindigt plus 30 minuten. Deze waarde heeft GEEN invloed op de urenregistratie. De laatste kijkt alleen naar de gemaakte afspraken. - Standaard afspraakduur: de meest voorkomende duur van een afspraak, dit is de standaard waarde als een nieuwe afspraak wordt gemaakt. - Minuten per regel: als uw afspraken altijd beginnen om :00, :15, :30 en :45 kies dan 15. Als uw afspraken beginnen om :00, :10, :20, :30 enz. kies dan 10. Andere keuzes zijn uiteraard mogelijk. Let op: wanneer u afspraken vastlegt bijvoorbeeld per 10 minuten en u stelt later bijvoorbeeld 15 minuten per regel in, dan worden de al gemaakte afspraken weergegeven in eenheden van een kwartier. Bij aaneensluitende afspraken kan dit leiden tot (schijnbare) overlapping. - Regelhoogte: het aantal pixels per regel. Stel dit in naar persoonlijke smaak, mede afhankelijk van uw schermgrootte en resolutie. Een hoog aantal betekent dat de agenda verticaal wordt “uitgerekt”. - Lettergrootte: stel dit in naar persoonlijke smaak, mede afhankelijk van uw schermgrootte en resolutie. - Aantal zichtbare maanden: het aantal weergegeven maanden van de kalender links
© 2015 FootFit
Functiebladen
79
- Schaduw rand: hiermee kan de schaduwrand rond een afspraak worden uitgezet. Hierdoor wordt het mogelijk om de tekst in een afspraak te lezen ook al is de afspraak slechts 1 regel hoog. De regelhoogte moet dan wel voldoende groot zijn en de lettergrootte voldoende klein. Bijvoorbeeld de combinatie lettergrootte=8 en regelhoogte=22 werkt goed. Het beste is om dit zelf uit te proberen. N.B. het uit- en aanzetten van de schaduwrand wordt geactiveerd wanneer de agenda wordt geopend. Tip: experimenteer met lettergrootte, regelhoogte en schaduwrand totdat u tevreden bent over deze instellingen. -Tijdbalk bij elke dag: toont de verticale tijdbalk bij iedere dag - Brede track in afspraakweergave: bredere linker balk in een afspraak Kleurstijlen Stel de kleurstijlen in van agenda en het navigatiepaneel. Urenregistratie Zie hierna de paragraaf over urenregistratie. Labels Met kleuren labels kunt u gemakkelijk soorten afspraken onderscheiden. Kleuren worden al automatisch toegekend aan “afspraaksoorten” bedrijfsactiviteit, notitie en privé. De selectielijst bevat een optie “bewerken labels”. Hiermee kan men aan de labels een betekenis toekennen. Bijvoorbeeld: “Risicovoet”, “Diabeet” of “Reuma”. Dit zijn trouwens drie bijzondere betekenissen in die zin, dat als u deze woorden letterlijk gebruikt voor de labels, PodoFile automatisch de betreffende kleur zal toekennen. Diversen Indien een herinnering gepaard dient te gaan met een geluidsignaal dient dit hier aangevinkt te worden. Tevens kunnen hier de "Ga naar" periodes worden ingesteld.
© 2015 FootFit
80
3.21
Help PodoFile 4
Wachtlijst De wachtlijst kan geselecteerd worden door de Menu-knop “Wachtlijst” of door linksonder of de navigatiebalk “Wachtlijst” te klikken. Het plaatsen van een patiënt op de wachtlijst - Direkt Via de menu-knop “Wachtlijst”: klik het item “Nieuw” aan. Daardoor verschijnt de afspraakeditor. De gemaakt afspraak wordt in de wachtlijst geplaatst. - Vanuit een agenda-afspraak U kunt een bestaande afspraak verplaatsen naar de wachtlijst door a) te slepen; daarbij moet u tijdens het slepen de Ctrl-knop ingedrukt houden (dus: breng de muis naar de afspraak, klik op de linkermuisknop en op de Ctrl toets, houdt beide ingedrukt en beweeg de muis naar de wachtlijst). b) op de rechtermuisknop te klikken als de muis zich boven het afspraakblok bevindt en in het weergegeven menu te kiezen voor “naar wachtlijst’. Het verwijderen van een patiënt uit de wachtlijst Selecteer de afspraak door er op te klikken en toets daarna de DEL knop in. Of via de “Wachtlijst”-menuknop het item “Verwijder” aan te klikken.
De Afspraak verplaatsen vanuit de wachtlijst naar de agenda Sleep de afspraak vanuit de wachtlijst direct naar het gewenste tijdstip in de agenda.
3.22
Urenregistratie PodoFile berekent automatisch een urenregistratie. Vanzelfsprekend klopt deze alleen als a) de urenregistratie-instellingen goed zijn ingevoerd en b) als de afspraken en de andere geplande bedrijfswerkzaamheden consequent zijn ingepland en geregistreerd. Via de agenda instellingen, tabblad Urenregistratie kunnen de volgende waarden worden ingesteld. Voorbereidingstijd De voorbereidingstijd is de tijd vóór de eerste afspraak van een werkdag die u benut om alle © 2015 FootFit
Functiebladen
81
benodigdheden klaar te zetten. Deze tijd wordt meegerekend als werktijd. Afrondingstijd De afrondingstijd is de tijd na de laatste afspraak van een werkdag die u gebruikt om één en ander op te ruimen, af te sluiten e.d. Dit wordt meegerekend als werktijd. Overbruggingstijd De overbruggingstijd is de maximale waarde van de tijd tussen twee werkzaamheden die als werktijd gerekend wordt. Wordt de overbruggingstijd overschreden dan wordt in plaats daarvan de afrondingstijd genomen. Pauzetijd De pauzetijd is de tijd die eventueel wordt afgetrokken van de overbruggingstijd tussen 12 en 14 uur tenzij er in deze periode al ingeplande gaten zitten welke samen langer zijn dan de pauzetijd. Voorbeeld 1: Een werkdag bevat twee afspraken, namelijk de eerste van 9.30 tot 10.15 en de tweede van 12.00 tot 12.30. De ingestelde overbruggingstijd is 90 minuten, de voorbereidingstijd is 30 minuten, de afrondingstijd is 20 minuten. Omdat de tijd tussen de afspraken langer is dan de overbruggingstijd, wordt deze tijd niet meegerekend maar in plaats daarvan de afrondingstijd. Resultaat is dat de totale werktijd uitkomt op voorbereidingstijd + tijdsduur eerste afspraak + afrondingstijd + tijdsduur tweede afspraak + afrondingstijd = 145 minuten. Voorbeeld 2: Een werkdag bevat twee afspraken, namelijk de eerste van 9.30 tot 10.15 en de tweede van 11.00 tot 11.30. De ingestelde overbruggingstijd is 90 minuten, de voorbereidingstijd is 30 minuten, de afrondingstijd is 20 minuten. Omdat de tijd tussen de afspraken korter is dan de overbruggingstijd, wordt deze tijd wel meegerekend. Resultaat is dat de totale werktijd uitkomt op voorbereidingstijd + tijdsduur eerste afspraak +tijd tussen de afspraken + tijdsduur tweede afspraak + afrondingstijd = 170 minuten. Voorbeeld 3: Een werkdag bevat twee afspraken, namelijk de eerste van 11.30 tot 12.15 en de tweede van 13.00 tot 13.30. De ingestelde overbruggingstijd is 90 minuten, de voorbereidingstijd is 30 minuten, de afrondingstijd is 20 minuten. De pauzetijd is ingesteld op 30 minuten. Omdat de tijd tussen de afspraken korter is dan de overbruggingstijd, wordt deze tijd wel meegerekend. Echter deze tussentijd valt in de pauzetijd en dus wordt er 30 minuten afgetrokken. Resultaat is dat de totale werktijd uitkomt op voorbereidingstijd + tijdsduur eerste afspraak +tijd tussen de afspraken – pauzetijd + tijdsduur tweede afspraak + afrondingstijd = 140 minuten. Opmerking: als u één of meer van de instellingen van de voorbereidingstijd, afrondingstijd, pauzetijd, overbruggingstijd wijzigt, dan gebeurt dat normaal gesproken met terugwerkende
© 2015 FootFit
82
Help PodoFile 4
kracht vanaf het begin van uw agenda-afspraken. Wilt u dat de instellingsverandering pas op een later tijdstip moet gelden, lees dan het hierna volgende gedeelte onder “Instellingen geavanceerd”. Meerdere medewerkers en meerdere werkplekken Bij iedere afspraak kan men een medewerkerscode (AGB-code) invullen. Hierdoor is het mogelijk na te gaan hoeveel uren een bepaalde medewerker maakt. Als er afspraken van meerdere medewerkers parallel worden ingevoerd (dus twee of meer afspraken op hetzelfde moment) dan wordt aangenomen dat het evenzoveel werkplekken betreft. Bijvoorbeeld een werkplek in de praktijk en een “werkplek” ambulant. Of meer dan één behandelstoel in de praktijk. In dergelijke gevallen worden de voorbereidingstijd, afrondingstijd, overbruggingstijd, en pauzetijd voor iedere medewerker afzonderlijk berekend. Instellingen geavanceerd Als u op de knop geavanceerd klikt dan wordt er een historie van instellingswijzigingen getoond. Bovendien verschijnt er een keuzelijst waarmee u het kwartaal kunt specificeren vanaf wanneer de nieuwe instellingen van kracht moeten worden. Normaal gesproken hoeft u deze mogelijkheid niet te gebruiken. Alleen wanneer u bijzondere redenen hebt om de instellingen te laten veranderen vanaf een bepaald moment in het verleden kunt u hier gebruik van maken. Het vinkje Niet-vermelde AGBcode= .. is nu zichtbaar. Als dit wordt aangevinkt wordt aangenomen dat alle afspraken zonder AGB-code behoren bij de persoonlijke AGB-code die is ingevuld bij menu>praktijk>algemeen>basisgegevens .
In de het venster Urenregistratie bevinden zich 3 tabbladen: Jaaroverzicht Geeft het aantal uren per dag en week voor het linksboven geselecteerde jaar. In de knoppenbalk bevindt zich een selectielijst voor de uren-categorie. Behalve “alle uren” kan er gekozen worden voor: Direct: de directe uren zijn de activiteiten die verband houden met omzet, zoals behandelingen, verkopen, e.d. Maar men kan ook denken aan nevenactiviteiten die door de ondernemer worden uitgevoerd zoals het geven van lessen voetverzorging, beursassistentie, e.d. In de agenda kunnen dergelijke nevenactiviteiten worden weergegeven als bedrijfsactiviteiten van het type Overig Direct. Indirect: de indirecte uren zijn de uren welke niet direct met omzet verband houden, zoals scholing, administratie, schoonmaak. Bezettingsuren praktijk: het totaal aantal uren van de afspraken waarin “praktijk” is © 2015 FootFit
Functiebladen
83
aangevinkt. De voorbereidingstijd, afrondingstijd en overbruggingstijd worden niet meegerekend. In feite gaat het dus om “stoeluren”, dus de tijd dat er een patiënt werd behandeld. Vergeten afspraken: De totale opgetelde tijd van afspraken die als vergeten zijn aangemerkt. AGB-code: via de snelkeuzelijst AGB-code is het mogelijk om de bovenstaande categorieën weer te geven voor een bepaalde medewerker. Oranje of geel gekleurde dagen: dagen met geregistreerde uren zijn normaliter geel gekleurd. In sommige gevallen is de kleur oranje. Dit gebeurt alleen bij synchronisatie met Outlook of Google, waardoor er nieuwe afspraken in PodoFile terecht kunnen komen, zonder dat PodoFile "weet" of het een afspraak met een patiënt is of iets anders. Door de afspraken te koppelen met een bestaande of nieuwe patiënt of door er een bedrijfsactiviteit van te maken bijvoorbeeld wordt de afspraak benoemd en verandert de kleur naar geel. Totalen Dit tabblad geeft een overzicht van de genoemde uursoorten per maand en kwartaal van het geselecteerde jaar en eventueel de geselecteerde medewerker. Extra Onderverdeling van de directe uren naar behandelinggroep (percentages). Opmerking: deze tabel is gebaseerd op de combinatie van agenda en de informatie van de ingeboekte rekeningen. Voor iedere afspraak gaat het programma na of er een rekening is ingeboekt voor die betreffende patiënt en zoja wat dan de behandeling c.q. de behandelinggroep was. Met andere woorden, deze functie werkt alleen correct als de rekeningdatums of de behandeldatums op de rekeningen overeenkomen met de agenda-afspraken. Details urenregistratie van een bepaalde dag Bij dubbelklikken op een dag in het jaaroverzicht worden de details van die betreffende dag getoond. Hierin is goed te zien hoe de tijdsverdeling per categorie is opgebouwd.
© 2015 FootFit
84
Help PodoFile 4
Uitvoer De informatie zoals weergegeven in de Urenregistratie kan worden geprint of als pdf-bestand worden opgeslagen. Tevens is het mogelijk de tabellen van jaaroverzicht en totalen te exporteren naar Word, Excel of als CSV-bestand.
3.23
Outlooksynchronisatie De PodoFile-agenda kan periodiek worden gesynchroniseerd met een Outlook agenda op dezelfde PC. Dit betekent dat (nagenoeg) alle afspraken in beide agenda’s overeenkomen. Veranderingen in PodoFile worden overgebracht naar Outlook en vice versa. Het belang hiervan is dat veel smartphones een agenda hebben die met Outlook op een PC kan synchroniseren. Als die Outlook agenda voortdurend met Podofile gesynschroniseerd blijft , betekent dit dat de smartphone ook met de Podofile-agenda gesynchroniseerd kan blijven. Een vereiste is vanzelfsprekend dat op de PC waarop u PodoFile hebt geïnstalleerd ook een Outlook versie actief is : outlook 2003 of hoger. De 64-bits versie van Outlook kan momenteel nog niet worden ondersteund. Wel de 32-bits versie van Outlook (deze is het meest gangbaar, ook op 64-bits processoren).
© 2015 FootFit
Functiebladen
85
PodoFile synchroniseert met Outlook op basis van een vaste frequentie of zodra op de Synchronisatieknop wordt geklikt (zie de knoppenbalk van de agenda). Dit kan ingesteld worden: agenda instellingen > synchronisatie met een Outlook of Google agenda > agenda synchronisatie . Bij synchronisatie worden (nieuwe of veranderde) PodoFile afspraken gekopieerd naar Outlook. Echter dit geldt niet voor notities. Tevens worden Outlook afspraken gekopieerd naar PodoFile. Echter dit geldt niet voor reeksen. Verder maakt Outlook geen onderscheid tussen bedrijfsactiviteit en patiëntafspraak. Dit moet men zelf aangeven. Bij een patiënt staan achternaam en telefoonnummer in het onderwerp. Instellingen voor Outlook synchronisatie Ga naar menu>instellingen > synchronisatie met een Outlook of Google agenda en kies voor het tabblad Agenda synchronisatie. Selecteer hier Outlook. Selecteer in het uitklapmenu welke Outlook agenda u wilt synchroniseren, indien u meer dan één agenda hebt. De periode die wordt gesynchroniseerd kan worden ingesteld door middel van twee keuzelijsten: vanaf een bepaald aantal weken in het verleden tot een bepaald aantal weken in de toekomst. Verder is het mogelijk om handmatig of automatisch periodiek te synchroniseren. Tip: begin met "handmatig" en een korte periode om na te gaan of alles goed gaat en de instellingen correct zijn. Voor de andere instellingen zie synchronisatie opties. Afspraken in Outlook maken voor PodoFile Als het een patiëntafspraak betreft: type bij het onderwerp de naam in, eventueel gevolgd door een spatie en het telefoonnummer. Een reeks van 6 of meer achtereenvolgende cijfers zonder spaties of andere tekens wordt door PodoFile opgevat als een telefoonnummer. Als de afspraak een bedrijfsactiviteit betreft: type dan in het onderwerp Biz.: in, gevolgd door een spatie en de omschrijving van de in te plannen activiteit. Als u een privéafspraak wilt maken, klik dan op de optie “Persoonlijk” in Outlook. Behalve het onderwerp is het natuurlijk mogelijk om extra inhoud toe te voegen. Ook kunt u een herinneringstijd instellen. Echter de herinneringsperiode voorafgaand aan de afspraak in PodoFile is beperkt tot 1 week. Koppelen van in Outlook gemaakte afspraken Wanneer men in Outlook een afspraak maakt voor een patiënt dan zal deze afspraak na synchronisatie in PodoFile verschijnen (aangegeven door een oranje streep aan de linkerkant van de afspraak). Het is wel nodig om de naam vervolgens te koppelen aan een bestaande (of eventueel nieuwe) patiënt. Doe dit via het menu van de afspraak (muis op afspraak plaatsen; rechter muisknop) en klik op koppel patiënt aan afspraak en vervolgens bestaande patiënt of nieuwe patiënt. Een bestaande patiënt kan ook gekoppeld worden © 2015 FootFit
86
Help PodoFile 4
door te dubbelklikken op de afspraak waardoor de afspraakbewerker verschijnt en de betreffende naam geselecteerd kan worden. In het tabblad synchronisatie opties kan men aanvinken: gesynchroniseerde afspraken automatisch koppelen aan bestaande patiënt. In dat geval zal het programma op basis van naam en telefoonnummer zoeken naar de juiste patiënt. Reeksen Als men in PodoFile een reeks aanmaakt met behulp van het terugkeerpatroon dan zullen de afspraken hiervan zowel in PodoFile als in Outlook opgevat worden als zelfstandige afspraken. PodoFile herkent geen reeksen die in Outlook zijn gemaakt. Ongedaan maken van verwijderde afspraken Wanneer men afspraken in Outlook per ongeluk verwijdert en daarna een synchronisatie uitvoert, zullen die afspraken ook in PodoFile verwijderd worden. Ditzelfde zou veroorzaakt kunnen worden door een probleem in Outlook of eventueel zelfs in een PDA / pocket PC waarmee Outlook op zijn beurt is gesynchroniseerd. Ter beveiliging tegen dit soort situaties heeft PodoFile een functie “Verwijderingen ongedaan maken“. Ga hiervoor via het menu naar Bestand>Outlook synchronisatie> Afspraken terugplaatsen die door synchronisatie zijn verwijderd. Er verschijnt een lijst met afspraken welke in Outlook, al dan niet gewenst, zijn verwijderd en daardoor dus ook in PodoFile zijn verwijderd. Selecteer die afspraken die u terug wilt halen en klik op de knop “Ongedaan maken”. Hele-dag gebeurtenissen Een hele-dag gebeurtenis (allday event) die in Outlook is gegenereerd, wordt in PodoFile na synchronisatie weergegeven zoals in Outlook: bovenin in de regel onder de dagtitels. Deze gebeurtenissen zijn niet te verplaatsen, wel met de del-knop te verwijderen en inhoudelijk te bewerken. Kleuren De PodoFile agenda kent 8 labelkleuren voor gewone afspraken. Aan elke kleur kan een tekst worden gekoppeld. Als dit laatste inderdaad is gebeurd (menu>agendainstellingen>labels) dan zal aan deze tekst automatisch een categorie worden toegekend in Outlook na de eerstvolgende synchronisatie. De afspraak krijgt in Outlook dezelfde kleur. Met andere woorden alle 8 kleuren worden naar Outlook gesynchroniseerd indien ze van een labeltekst zijn voorzien. Omgekeerd kan men in Outlook dan ook afspraken maken en daarbij
© 2015 FootFit
Functiebladen
87
diezelfde categorieën toewijzen. Gebruik daarbij niet meer dan 1 categorie per afspraak. Echter als men andere categorieën in Outlook aanmaakt en gebruikt, dan worden deze kleuren niet naar PodoFile meegesynchroniseerd. Bijzondere situaties
Normaliter wordt de synchronisatie in twee richtingen uitgevoerd. Dat houdt in dat alle veranderingen aangebracht in Outlook worden doorgevoerd in PodoFile en omgekeerd. Maar er kunnen situaties zijn dat het gewenst is om één-weg synchronisatie uit te voeren. Bijvoorbeeld wanneer de afspraken in Outlook om één of andere reden zijn verdwenen. Oorzaken kunnen zijn dat bij een crash of het overzetten naar een andere PC de Outlook afspraken niet zijn meegekomen; of dat er iets fout is gegaan met het synchroniseren tussen Outlook en een agenda op een smartphone enz. In zo’n geval is het handig om Outlook te vullen met alle afspraken uit PodoFile, zonder de omgekeerde actie uit te voeren. Doe dit via Menu>Bestand>Outlook synchronisatie>Synchroniseer één-weg (van PodoFile naar Outlook) en Menu>Bestand>Outlook synchronisatie>Synchroniseer één-weg (van Outlook naar PodoFile) . Let er op dat deze commando’s verschillen: PodoFile naar Outlook toevoegen Alle afspraken die in PodoFile aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in Outlook. Eventueel andere afspraken in Outlook worden niet beïnvloed, en ook niet overgenomen in PodoFile. PodoFile naar Outlook vervangen Alle afspraken die in PodoFile aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in Outlook. Eventueel andere afspraken in Outlook worden VERWIJDERD. Outlook naar PodoFile Alle afspraken die in Outlook aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in PodoFile. Let op: eventueel andere afspraken in PodoFile worden VERWIJDERD. Outlook synchronisatie uitschakelen Via Menu>Instellingen>Functies in- en uitschakelen kan men de synchronisatie desgewenst uitschakelen. Meer synchronisatie opties
© 2015 FootFit
88
Help PodoFile 4
Zie synchronisatie opties Agenda onderhoud Synchroniseren kan soms agenda-fouten veroorzaken. Er worden immers verschillende apparaten en online-agenda's met elkaar verbonden. Door verkeerde instellingen, vergissingen of zelfs door verbindingsproblemen kan het wel eens voorkomen dat er afspraken ongewild worden gewist. De volgende functies zijn beschikbaar om fouten te herstellen. Agenda-herstel: uw agenda wordt elke sessie separaat opgeslagen (uiteindelijk maximaal 1 x per dag) gedurende ca. 30 dagen. Het is dus altijd mogelijk om de agenda te herstellen naar een vroegere situatie. Het is bovendien mogelijk om door die vroegere situaties heen te bladeren zonder te vervangen. Afspraken verwijderen in gespecificeerde periode: als er een reeks ongewenste afspraken steeds voorkomt op een bepaald moment/periode in de week, dan zijn deze m.b.v. deze functie te verwijderen. Dubbele afspraken van deze week verwijderen: soms levert een synchronisatie-actie verdubbeling op. Dat hoeft niet aan dit programma te liggen, maar kan net zo goed veroorzaakt worden door de App op uw telefoon. Met behulp van deze functie worden de dubbele afspraken verwijderd. Verwijderde afspraken van deze week terugplaatsen Exporteer en importeer het agenda-bestand in csv-formaat. Alle afspraken van deze week 1 uur verschuiven is soms handig als er iets is mis gegaan met de tijdzone instellingen van uw online agenda. Toon afspraken die zijn verwijderd na synchronisatie: als u vermoedt dat er afspraken ongewenst verdwijnen, vink deze functie dan aan. Verdwenen afspraken blijven dan altijd zichtbaar met een lila linkerbalk. Door te rechtsklikken op zo'n afspraak kan deze of definitief worden verwijderd of worden hersteld.
3.24
Google-agenda synchronisatie De PodoFile-agenda kan periodiek worden gesynchroniseerd met een Google agenda. Dit betekent dat (nagenoeg) alle afspraken in beide agenda’s overeenkomen. Veranderingen in PodoFile worden overgebracht naar de Google agenda en vice versa. Dit maakt het eenvoudig om te synchroniseren met smartphone agenda's (m.n. Android). Ook heeft men via elke browser toegang tot de Google agenda en dus daarmee de PodoFile afspraken. PodoFile synchroniseert met de Google agenda op basis van een vaste frequentie of zodra op de Synchronisatieknop wordt geklikt (zie de knoppenbalk van de agenda). Dit kan ingesteld worden: agenda instellingen > Synchronisatie met een Google of Outlook agenda>Agenda synchronisatie. Bij synchronisatie worden (nieuwe of veranderde) PodoFile afspraken gekopieerd naar de Google agenda. Echter dit geldt niet voor notities. Tevens worden Google agenda afspraken gekopieerd naar PodoFile. Echter dit geldt niet voor reeksen. © 2015 FootFit
Functiebladen
89
Verder maakt Google agenda geen onderscheid tussen bedrijfsactiviteit en cliëntafspraak. Dit moet men zelf aangeven. Bij een cliënt staan achternaam en telefoonnummer in het onderwerp. Instellingen voor de Google agenda synchronisatie Ga naar menu>instellingen> Synchronisatie met een Google of Outlook agenda en kies voor het tabblad Agenda synchronisatie. Selecteer hier Google Agenda en klik op "Verbinden". Google zal u dan vragen om in te loggen en toestemming vragen dat er vanuit het programma met de Google agenda wordt gewerkt. In Google kunt u meer dan één agenda aanmaken. De standaard agenda wordt initieel aangeduid met de naam van het email-adres. Dit is ook de agenda waarmee PodoFile synchroniseert, tenzij u hier een andere sub-agenda selecteert. De periode die wordt gesynchroniseerd kan worden ingesteld door middel van twee keuzelijsten: vanaf een bepaald aantal weken in het verleden tot een bepaald aantal weken in de toekomst. Verder is het mogelijk om handmatig of automatisch periodiek te synchroniseren. Tip: begin met "handmatig" en een korte periode om na te gaan of alles goed gaat en de instellingen correct zijn. Afspraken in de Google agenda maken voor PodoFile Als het een cliëntafspraak betreft: type bij het onderwerp de naam in, eventueel gevolgd door een spatie en het telefoonnummer. Een reeks van 6 of meer achtereenvolgende cijfers zonder spaties of andere tekens wordt door PodoFile opgevat als een telefoonnummer. Als de afspraak een bedrijfsactiviteit betreft: type dan in het onderwerp Biz.: in, gevolgd door een spatie en de omschrijving van de in te plannen activiteit. Als u een privéafspraak wilt maken, klik dan op de optie “Privé” in de Google agenda. Het is mogelijk om door middel van symbolen de verschillende bedrijfsactiviteiten te onderscheiden. Zie hier voor agendainstellingen>agenda-synchronisatie. Behalve het onderwerp is het natuurlijk mogelijk om extra inhoud toe te voegen. Ook kunt u een herinneringstijd instellen. Echter de herinneringsperiode voorafgaand aan de afspraak in PodoFile is beperkt tot 1 week. Koppelen van in de Google agenda gemaakte afspraken Wanneer men in de Google agenda een afspraak maakt voor een cliënt dan zal deze afspraak na synchronisatie in PodoFile verschijnen (aangegeven door een oranje streep aan de linkerkant van de afspraak). Het is wel nodig om de naam vervolgens te koppelen aan een bestaande (of eventueel nieuwe) cliënt. Doe dit via het menu van de afspraak (muis op afspraak plaatsen; rechter muisknop) en klik op koppel cliënt aan afspraak en vervolgens bestaande cliënt of nieuwe cliënt. Een bestaande cliënt kan ook gekoppeld worden door te dubbelklikken op de afspraak waardoor de afspraakeditor verschijnt en de betreffende © 2015 FootFit
90
Help PodoFile 4
naam geselecteerd kan worden. In het tabblad synchronisatie opties kan men aanvinken: gesynchroniseerde afspraken automatisch koppelen aan bestaande patiënt. In dat geval zal het programma op basis van naam en telefoonnummer zoeken naar de juiste patiënt. Reeksen
Als men in PodoFile een reeks aanmaakt met behulp van het terugkeerpatroon dan zullen de afspraken hiervan in de PodoFile agenda opgevat worden als zelfstandige afspraken.
Ongedaan maken van verwijderde afspraken Wanneer men afspraken in de Google agenda per ongeluk verwijdert en daarna een synchronisatie uitvoert, zullen die afspraken ook in PodoFile verwijderd worden. Ditzelfde zou veroorzaakt kunnen worden door een probleem in de Google agenda of eventueel zelfs in een PDA / smart phone waarmee de Google agenda op zijn beurt is gesynchroniseerd. Ter beveiliging tegen dit soort situaties heeft PodoFile een functie “Verwijderingen ongedaan maken“. Ga hiervoor via het menu naar Bestand>Agenda synchronisatie>Afspraken terugplaatsen die door agenda-synchronisatie zijn verwijderd. Er verschijnt een lijst met afspraken welke in de Google agenda, al dan niet gewenst, zijn verwijderd en daardoor dus ook in PodoFile zijn verwijderd. Selecteer die afspraken die u terug wilt halen en klik op de knop “Ongedaan maken”. Hele-dag gebeurtenissen
Een hele-dag gebeurtenis (allday event) die in de Google agenda is gegenereerd, wordt in PodoFile na synchronisatie weergegeven zoals in de Google agenda: bovenin in de regel onder de dagtitels. Deze gebeurtenissen zijn niet te verplaatsen, wel met de DEL-knop te verwijderen en inhoudelijk te bewerken.
Bijzondere situaties
Normaliter wordt de synchronisatie in twee richtingen uitgevoerd. Dat houdt in dat alle veranderingen aangebracht in de Google agenda worden doorgevoerd in PodoFile en omgekeerd. Maar er kunnen situaties zijn dat het gewenst is om één-weg synchronisatie uit te voeren. Bijvoorbeeld wanneer de afspraken inde Google agenda om één of andere reden
© 2015 FootFit
Functiebladen
91
zijn verdwenen. Oorzaken kunnen zijn bijvoorbeeld dat er iets fout is gegaan met het synchroniseren tussen de Google agenda en een agenda op een smartphone enz. In zo’n geval is het handig om de Google agenda te vullen met alle afspraken uit PodoFile, zonder de omgekeerde actie uit te voeren. Doe dit via Menu>Bestand>Google agenda synchronisatie>Synchroniseer één-weg (van PodoFile naar de Google agenda) en Menu>Bestand>Google agenda synchronisatie>Synchroniseer één-weg (van de Google agenda naar PodoFile) . Let er op dat deze commando’s verschillen: PodoFile naar de Google agenda (toevoegen) Alle afspraken die in PodoFile aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in de Google agenda. Eventueel andere afspraken in de Google agenda worden niet beinvloed, en ook niet overgenomen in PodoFile. PodoFile naar de Google agenda (vervangen) Alle afspraken die in PodoFile aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in Google. Eventueel andere afspraken in Google worden VERWIJDERD Van de Google agenda naar PodoFile (toevoegen) Alle afspraken die in de Google agenda aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in PodoFile. Eventueel andere afspraken in PodoFile worden niet beinvloed. Van de Google agenda naar PodoFile (vervangen) Alle afspraken die in de Google agenda aanwezig zijn worden exact zo overgenomen in PodoFile. Let op: eventueel andere afspraken in PodoFile worden VERWIJDERD. Vernieuwen Wanneer u synchroniseert terwijl u de Google agenda open hebt staan, kan het zijn dat de veranderingen niet meteen in de Google agenda te zien zijn. Klik dan in de Google agenda op "Meer" en selecteer "Vernieuwen". Google agenda synchronisatie uitschakelen
Via Menu>Instellingen>Functies in- en uitschakelen kan men de Google agendasynchronisatie desgewenst uitschakelen. Meer synchronisatie opties
© 2015 FootFit
92
Help PodoFile 4
Zie synchronisatie opties Agenda onderhoud Synchroniseren kan soms agenda-fouten veroorzaken. Er worden immers verschillende apparaten en online-agenda's met elkaar verbonden. Door verkeerde instellingen, vergissingen of zelfs door verbindingsproblemen kan het wel eens voorkomen dat er afspraken ongewild worden gewist. De volgende functies zijn beschikbaar om fouten te herstellen. Agenda-herstel: uw agenda wordt elke sessie separaat opgeslagen (uiteindelijk maximaal 1 x per dag) gedurende ca. 30 dagen. Het is dus altijd mogelijk om de agenda te herstellen naar een vroegere situatie. Het is bovendien mogelijk om door die vroegere situaties heen te bladeren zonder te vervangen. Afspraken verwijderen in gespecificeerde periode: als er een reeks ongewenste afspraken steeds voorkomt op een bepaald moment/periode in de week, dan zijn deze m.b.v. deze functie te verwijderen. Dubbele afspraken van deze week verwijderen: soms levert een synchronisatie-actie verdubbeling op. Dat hoeft niet aan dit programma te liggen, maar kan net zo goed veroorzaakt worden door de App op uw telefoon. Met behulp van deze functie worden de dubbele afspraken verwijderd. Verwijderde afspraken van deze week terugplaatsen Exporteer en importeer het agenda-bestand in csv-formaat. Alle afspraken van deze week 1 uur verschuiven is soms handig als er iets is mis gegaan met de tijdzone instellingen van uw online agenda. Toon afspraken die zijn verwijderd na synchronisatie: als u vermoedt dat er afspraken ongewenst verdwijnen, vink deze functie dan aan. Verdwenen afspraken blijven dan altijd zichtbaar met een lila linkerbalk. Door te rechtsklikken op zo'n afspraak kan deze of definitief worden verwijderd of worden hersteld.
3.25
Synchronisatie opties U kunt synchroniseren met een Outlook agenda die is geinstalleerd op uw PC of met een Google agenda op Internet. In beide gevallen is het mogelijk om in plaats van de standaard agenda een andere sub-agenda te selecteren. In het geval van Google moet er eerst op "Verbinden" worden geklikt en worden ingelogd. Ook zal Google u om toestemming vragen dat er vanuit PodoFile met de agenda wordt gewerkt. Als u de functie synchroniseren met Outlook agenda of Google Agenda gebruikt (voor uitleg hiervan zie hierna) kan hier de periode waarin wordt gesynchroniseerd worden ingesteld. Het begin van de periode kan ingesteld worden met “aantal weken voor deze week”. Het einde © 2015 FootFit
Functiebladen
93
met “aantal weken na deze week”. Tenslotte kan ingesteld worden of de synchronisatie actie alleen handmatig moet gebeuren (via de knop “synchroniseren met de Outlook (Google) agenda” in de knoppenbalk van de agenda) of automatisch met een bepaalde intervaltijd. Aanvinken van de optie Vanuit Outlook alleen afspraakonderwerp synchronisereng is normaal gesproken niet van toepassing. Gebruik dit alleen wanneer er onverhoopt beveiligingsmeldingen vanuit Outlook verschijnen. Let op dat er in dat geval geen synchronisatie plaatsvindt van de inhoud van een afspraak vanuit Outlook. De andere parameters worden wel meegenomen. Aanvinken van Afspraakkleuren heeft tot gevolg dat de kleuren van de PodoFile afspraken in Outlook (bij benadering) worden weergegeven. PodoFile zorgt er dan namelijk voor dat er in Outlook acht categorieën worden aangemaakt die overeenkomen met de 8 labels in PodoFile. Andere categorieën worden niet meegenomen in de synchronisatie. De optie Groepnaam als locatie weergeven zorgt er voor dat u in de Google of Outlook kunt nagaan welke patiëntengroep het betreft. Houd er rekening mee dat dit allen werkt in de richting van PodoFile naar Outlook/Google. Als u een groep "Ambulant" hebt aangemaakt kunt u bovendien aanvinken dat in dat geval het adres van de patiënt in het veld locatie wordt geplaatst. In de Google agenda bevindt zich in iedere afspraak een link kaart die de locatie van het adres toont d.m.v. Google maps. Symbolen gebruiken voor bedrijfsactiviteiten in Google In het programma wordt er onderscheid gemaakt in verschillende soorten afspraken: bestaande patiënt, nieuwe patiënt, privé, en 5 soorten bedrijfsactiviteiten. De bedrijfsactiviteiten worden in Google standaard aangegeven door het onderwerp te laten beginnen met Biz: maar verder onderscheid is er niet. Deze optie maakt het echter mogelijk om dit onderscheid wel te maken, namelijk d.m.v. een symbool gevolgd door een spatie. Het woordje Biz: moet dan niet meer worden gebruikt. Dit zijn de symbolen met hun betekenis. # Schoonmaak * Scholing $ Administratie % Directe werkzaamheden ! Indirecte werkzaamheden
3.26
Online afsprakenagenda
Laat uw klanten zelf hun afspraken inplannen via uw eigen website. Dat kan met een online afsprakensysteem. Wij adviseren daarvoor Libersy.com. Hier kunt u een abonnement
© 2015 FootFit
94
Help PodoFile 4
(account) nemen op een online afspraken-agenda om op uw eigen site te plaatsen of zelfs een complete website met zo'n agenda al ingebouwd. Een klant kan in die online-agenda zien wanneer er nog vrije periodes zijn voor een afspraak. De klant kiest uit een lijst van behandelingen die u zelf hebt ingevoerd met de daarbij behorende tijdsduur. Een nieuwe klant moet natuurlijk enige NAW gegevens invullen alsmede het email adres. Zo'n afspraakverzoek moet vervolgens door u worden bevestigd dan wel afgewezen. Dit gebeurt door middel van een email bericht. Voor meer informatie over alle mogelijkheden, tarieven en voorbeeld-sites verwijzen wij naar www.libersy.com en naar www.websalons.nl De Libersy agenda kan aan uw PodoFile agenda worden gekoppeld, mits u een geldig service-abonnement heeft. De koppeling wordt geactiveerd door middel van 3 inloggegevens (zie hierna) die u opvraagt bij Libersy, nadat u daar een (proef)account hebt verkregen. Als de koppeling wordt aangezet zal PodoFile iedere vijf minuten een synchronisatie uitvoeren. Dat betekent dat alle gewone afspraken in PodoFile als bezette tijd worden weergegeven in de Libersy agenda. En dat nieuwe afspraken/afspraakverzoeken vanuit Libersy in PodoFile zichtbaar worden. Deze afspraken kunnen in PodoFile worden bevestigd, afgewezen of verwijderd. Die veranderingen zullen dan meteen ook worden doorgevoerd in de Libersy agenda. Voorbereidingen 1) Ga in de agenda naar menu>instellingen>koppeling met een online afsprakenagenda. 2) Klik op Open de instellingen voor de online agenda koppeling 3) Vul de drie inloggegevens voor de koppeling in die u hebt ontvangen van Libersy (op aanvraag) 4) Test de verbinding 5) Zet de koppeling aan door de schuifswitch rechtsonder naar rechts te schuiven 6) Sla op 7) U ziet nu in de knoppenbalk van de agenda een nieuw item verschijnen met het Libersy logo.
8) Dit is een uitklapmenu met drie functies, t.w. A) Te bevestigen afspraken B) Geschiedenis C) Synchroniseer handmatig © 2015 FootFit
Functiebladen
95
Synchronisatie-proces Als u de koppeling hebt aangezet, en er is een internet verbinding, dan zal PodoFile iedere 5 minuten een synchronisatie uitvoeren. Daarbij worden alle in PodoFile gemaakte afspraken als bezet weergegeven in Libersy. Alle in Libersy binnengekomen of gemaakte afspraken worden in PodoFile weergegeven. Deze herkent u aan het Libersy-logo. Afspraken koppelen aan klanten in de PodoFile database Op basis van achternaam en telefoonnummer en/of emailadres wordt de Libersy-afspraak automatisch gekoppeld aan een PodoFile klant indien aanwezig. Mocht deze automatische koppeling niet werken omdat bijvoorbeeld het telefoonnummer is gewijzigd, dan kunt u de koppeling handmatig tot stand brengen (rechtsklik). Voor nieuwe klanten kunt u rechtsklikken op Nieuwe client om de klant toe te voegen aan de PodoFile database. Afspraken die gekoppeld zijn aan een klant in PodoFile krijgen een blauwe balk aan de linkerkant. Afspraken die nog niet gekoppeld zijn aan een klant in PodoFile krijgen een oranje balk.
Onbevestigde afspraken Afspraken die door een klant zijn gemaakt via uw website moeten bevestigd c.q. afgewezen worden. Dit kan in de PodoFile agenda plaatsvinden. Deze nog onbevestigde afspraken zijn eenvoudig te herkennen door hun zeshoekige vorm. Door via de rechtermuisknop op “Afspraak bevestigen of afwijzen” te klikken, verschijnt er een popup-venster waarmee u deze actie kunt afronden. Eventueel voorzien van een opmerking die wordt opgenomen in de email naar de klant (door Libersy verstuurd).
Lijst met alle onbevestigde afspraken
© 2015 FootFit
96
Help PodoFile 4
Via het uitklapmenu in de knoppenbalk kunt u een overzicht krijgen van alle momentele onbevestigde afspraken. Elke afspraak heeft een knop aan de rechterkant. Door hierop te klikken kunt u eveneens de afspraak bevestigen of afwijzen.
Bewerken van Libersy afspraken Libersy afspraken kunt u in PodoFile niet verplaatsen of van duur veranderen. Wel kunt u zo’n afspraak verwijderen, of er een label of een AGB-code aan toevoegen. Synchronisatie-periode De synchronisatie wordt uitgevoerd over een periode van 52 weken die begint met de huidige week. Meer dan 1 medewerker Zowel in in Libersy als in PodoFile kan men meerdere werknemers invoeren. Het is mogelijk
© 2015 FootFit
Functiebladen
97
om maximaal 5 werknemers te koppelen. Ga daarvoor naar instellingen > online agenda koppeling >synchronisatieopties. De werknemers die in Libersy zijn gedefinieerd verschijnen aan de linkerkant. per Libersy werknemer zijn de PodoFile medewerkers te koppelen. Zodra dit is gebeurd zullen de afspraken in PodoFile die zijn toegewezen aan een medewerker in Libersy terechtkomen in de agenda van de daarmee gekoppelde werknemer. Omgekeerd zullen afspraken vanuit Libersy in PodoFile meteen zijn toegewezen aan de gekoppelde medewerker. Afspraken in PodoFile die niet zijn toegewezen aan een medewerker zullen in Libersy terechtkomen bij de eerste werknemer.
Reset knop Als er om de één of andere reden een verschil is ontstaan tussen de twee agenda’s, ga dan naar instellingen > online agenda koppeling >synchronisatieopties. Klik op de Reset knop. Hierdoor begint het synchronisatie proces met een schone lei. Het kan eventueel nodig zijn om bovendien nog de bezet informatie in Libersy te verwijderen. Ga in de Libersy agenda naar Instellingen > werknemers> eerste medewerker > instellingen en klik op de knop “verwijder externe afspraken”. Handmatig synchroniseren © 2015 FootFit
98
Help PodoFile 4
In plaats van automatisch om de 5 minuten, kunt u er ook voor kiezen handmatig te synchroniseren via het uitklapmenu. Daartoe moet u in de opties aanvinken: Alleen handmatig synchroniseren. Email herinneringen Indien ingesteld, zal Libersy automatisch 24 uur voor de afspraak een email-herinnering sturen naar de klant. Dit gebeurt ook voor afspraken die in PodoFile zijn aangemaakt en zijn gesynchroniseerd naar Libersy. Uiteraard alleen als er voor die betreffende klant in PodoFile een emailadres is vastgelegd. Tip: minuten per regel Wat is het aantal minuten per regel in uw PodoFile agenda? 5 minuten, 10 minuten of 15 minuten? Zorg er dan voor dat de tijdsduur van de "diensten" (behandelingen) die u in Libersy vastlegt altijd gelijk is aan een veelvoud hiervan. Dus als u 10 minuten per regel hebt ingesteld: dan moet de tijdsduur van de dienst 10,20,30,40,50,60 (enz) minuten zijn. In Libersy kunt u per behandeling ("dienst") voorwerk en nawerk instellen. Hierdoor wordt er ruimte tussen de afspraken gepland. Als u dit doet, zorg dan dat ook voorwerk en nawerk altijd een veelvoud is van het aantal minuten per regel.
Waarschuwing Als PodoFile met Libersy synchroniseert wordt de agenda-informatie meteen verzonden. Maar soms kan het wel voorkomen dat de verandering(en) niet onmiddellijk zichtbaar zijn in de Libersy agenda maar dat dit enkele momenten kan duren.
© 2015 FootFit
Deel
IV
100
4
Help PodoFile 4
Menu-Functies: bestand en instellingen De volgende paragrafen behandelen de menubalk functies: Bestand
Netwerkgroep Patiëntenbehe er Backupbeheer Backup instellen Backup maken Backup importeren Printen Patientgegevens en voetenkaart Behandelverslag Anamnese+ Voetenkaart Gezichtskaart Lichaamskaart Handenkaart Print label met NAW van patiënt Afsluiten
Instellingen Snelkeuzelijste n Kleur en Stijl Rekening Netwerk Opties Functies in- of uitschakelen Alle Functies activeren Praktijk
Algemeen
Basisgegevens Medewerkers Zorgverzekeraars Nederland
Behandelingen Verwijzers Producten Accreditatie Memo
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
Diverse kasmutaties Losse verkoop en diversen Kassa Selecteer actieve AGBcode Administratie Rekeningenov erzicht Kasboekoverzi cht Inkoop Inkoopadministratie Crediteuren Declaraties Debiteuren Verzamelfacturen E-declaraties aanmaken E_declaraties verzenden Autoritten BTW-overzicht Resultaten Boekhouding Journaalposten en support koppelingen boekhoudprogramma ’s Memoriaalposten Grootboektabel Extra
Voorraadgesc hiedenis Geschiedenis Statistiek en Bedrijfsprestaties analyse Patiënten Voetklachten en behandelingen
Zoeken
Snel Uitgebreid
Help
Handleiding
© 2015 FootFit
101
102
Help PodoFile 4
Index Link Verlengen Serviceabonnement Controleren op update Nieuws Opgave emailnieuws Info- en Programmasupport informatie Ga naar Helpdesk Diagnose service Hulp-op-afstand
4.1
Patiëntenbeheer De functie Patiëntenbeheer heeft 5 tabbladen: o Selecteren o Archief o Exporteren o Importeren van patiëntgegevens o Adres-etiketten printen Links bevindt zich de selectielijst bestaande uit alle of een deel van de actieve patiënten.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
4.1.1
103
Selecteren
Het tabblad selecteren kan worden gebruikt om patiënten te selecteren op basis van één of meer zelfgekozen criteria. De hierdoor geselecteerde groep wordt zichtbaar in de lijst aan de linkerzijde, hier “Selectielijst Actieve Patiënten” genoemd. Deze lijst kan vervolgens weer worden gebruikt als uitgangspunt voor de functies die beschikbaar zijn in de diverse tabbladen. Selectie op criteria De namen in de Selectielijst Actieve Patiënten kunnen worden geselecteerd door middel van het activeren van één of meer selectiecriteria. Er zijn drie groepen criteria: patiëntkenmerken, kenmerken vastgelegde gegevens en diversen. Bijvoorbeeld wanneer “Handenkaart” wordt aangevinkt dan zullen alleen de patiënten waarbij de handenkaart is ingevuld zichtbaar zijn. Als bovendien leeftijdsgroep wordt aangevinkt, en de geselecteerde leeftijdsgroep is bijvoorbeeld 20-29 jaar, dan zullen alleen namen overblijven waarvan de handenkaart is ingevuld en de leeftijd tussen 20 en 29 jaar ligt. Naar Archief Met de muis kunt u één of meer patiënten uit de Selectielijst Actieve Patiënten selecteren om deze te verwijderen met de knop “Naar Archief”. Deze patiënten zijn dan niet meer zichtbaar in de gewone selectielijst en hun gegevens kunnen niet meer worden opgeroepen. Deze verwijdering is echter niet definitief en kan ongedaan gemaakt worden in het tabblad Archief. De administratieve informatie en de informatie t.b.v. statistiek blijft beschikbaar. © 2015 FootFit
104
Help PodoFile 4
Selectie omkeren Als er 1 of meer namen met de muis zijn geselecteerd, resulteert deze functie er in dat de selectie wordt omgekeerd: de niet-geselecteerde namen worden geselecteerd. Voorbeeldpatiënten De voorbeeldpatiënten die bij de eerste installatie van PodoFile aanwezig waren kunnen alleen definitief worden verwijderd en dus niet naar het archief verplaatst worden. M.b.v. de knop “Voorbeelden verwijderen” kunt u de voorbeeldpatiënten in één handeling definitief verwijderen. Merk op dat deze voorbeeldpatiënten in de lijst te onderscheiden zijn door de lichtgele achtergrondkleur. Als de voorbeeldpatiënten eenmaal zijn verwijderd is de knop “Voorbeelden verwijderen” niet meer zichtbaar.
Emails versturen: verstuur een email naar een groep geselecteerde patiënten. Gebruik daarvoor in het selectieproces de optie “email adres”. Deze adressen worden opgenomen in het BCC gedeelte van de email om te voorkomen dat anderen een lijst onder ogen kunnen krijgen van de emailadressen in uw bestand. Opmerking: deze functie werkt alleen als u een actief email-programma hebt dat compatibel is met PodoFile (bijvoorbeeld Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird e.d.). Opmerkingen Door in de titelbalk van de Selectielijst Actieve Patiënten op een kolomtitel te klikken wordt de lijst opnieuw gesorteerd op basis van die kolom. Door te dubbelklikken op een naam in de Selectielijst Actieve Patiënten worden de gegevens van de betreffende patiënt geselecteerd.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
4.1.2
105
Archief
Het tabblad “Archief” toont de lijst met voorlopig verwijderde patiënten. Reactiveren Selecteer één of meer patiënten in de lijst en klik op de knop “Reactiveren”. Hiermee wordt de voorlopige verwijdering van deze patiënten ongedaan gemaakt. De namen worden verplaatst naar de Selectielijst Actieve Patiënten.
Definitief verwijderen Selecteer één of meer patiënten in de lijst en klik op de knop “Definitief verwijderen”. Hiermee deze patiënten uit de database verwijderd. Deze verwijdering is niet meer ongedaan te maken. De laatste twee kolommen geven aan wanneer de betreffende patiënt het laatst
© 2015 FootFit
106
Help PodoFile 4
een afspraak had en wanneer de laatste factuur- of factuurbetaaldatum is geweest. Let op: dat definitief verwijderen betekent dat ook de rekeningeninformatie wordt verwijderd. Dit kan onverstandig zijn als de financiële gegevens van PodoFile beschikbaar moet blijven t.b.v. inspectie door de belastingdienst. Houdt er rekening mee dat de informatie minimaal 7 jaar bewaard moet blijven. Bovendien heeft dit mogelijk invloed op uw kassaldo. U dient het kassaldo opnieuw in te stellen op een datum die valt na de laatste factuurdatum van de verwijderde patiënten. Let op: dat definitief verwijderen betekent dat ook de rekeningeninformatie wordt verwijderd. Dit kan onverstandig zijn als de financiële gegevens van PodoFile beschikbaar moet blijven t.b.v. inspectie door de belastingdienst. Houdt er rekening mee dat de informatie minimaal 7 jaar bewaard moet blijven.
4.1.3
Exporteren
Exporteer patiëntgegevens in diverse formaten Deze functie maakt het mogelijk om een aantal basisgegevens van geselecteerde patiënten te exporteren in diverse formaten. Keuze mogelijkheden “Te exporteren informatie”: •
NAW: naam, adres, woonplaats. Hierin is “naam” de samengestelde naam inclusief initialen en voorvoegsel.
•
NAW extra: achternaam; voorvoegsel; voornaam; straat; huisnummer; postcode; woonplaats; geslacht; telefoonnummer; geboortedatum; email; klantnummer
•
Naam en telefoonnummer(s)
•
Naam en geboortedatum
Het bestandsformaat kan worden ingesteld met de keuzemogelijkheid “Export formaat”: a) CSV = Comma Separated Value formaat b) Word (Afdruk samenvoegen) = ten behoeve van het samenvoegen van adreslijsten voor brieven en etiketten in WORD c) Txt = Platte tekst Desnoods kan ook het lijstscheidingsteken zoals dat wordt gebruikt in de bestandsopbouw worden gewijzigd.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
107
Opmerking: voor informatie over de toepassing van “Afdruk samenvoegen” wordt verwezen naar de Help van MS WORD.
Exporteren patiëntgegevens in PodoFile formaat Na selectie van een of meer patiënten, kan met deze functie een bestand worden gemaakt met de extensie pff, dat alle gegevens van de betreffende patiënten bevat exclusief de rekeningen. Een pff bestand kan alleen door een ander PodoFile worden gelezen. Op deze wijze is het mogelijk om gegevens van de ene naar de andere PodoFile database over te zetten, zie Importeren van patiëntgegevens.
Printen van lijsten Print een lijst met adressen, of met naam+telefoonnummer, of met naam+geboortedatum van de geselecteerde patiënten.
4.1.4
Importeren van patiëntgegevens Importeren Importeer gegevens in PodoFile, bijvoorbeeld uit een vorig patiëntenbestand. Per patiënt kunnen maximaal 24 soorten gegevens worden geïmporteerd. Het importformaat moet CSV zijn, met 1 regel per patiënt. Het CSV formaat is onder andere te genereren m.b.v. Excel. De volgorde van de gegevens in de regels van het te importeren bestand dient u eerst op te geven. Selecteer hiertoe opties uit de lijst Import opties en verplaats deze naar de lijst Import regel specificatie. Zorg ervoor dat alle gewenste opties in de juiste volgorde in de rechter lijst komen. Gebruik de pijlknoppen indien nodig. De resulterende lijst geeft dus aan wat de volgorde is van de opties van links naar rechts voor iedere regel. Start daarna het import proces met de knop “Importeren”.
© 2015 FootFit
108
Help PodoFile 4
Tip: probeer eerst een kort bestand met enkele regels en controleer of de gegevens goed worden opgeslagen. Voorbeeld: Het bestand bevat regels die er als volgt uitzien: Baren;van;G.;8332VV;Lelystad;Houtweg;3;0320248247 Vul in dit geval de volgorde van de opties als volgt in: Achternaam Voorvoegsel Voornaam Postcode Woonplaats Straat Huisnummer
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
109
Telefoon
Ander voorbeeld: Lelystad;Baren;van;0320248247;Gerrit;8332VV;10-061950;Houtweg;3;Dhr;
[email protected] Vul dan de volgorde van de opties als volgt in: Woonplaats Achternaam Voorvoegsel Telefoon Voornaam Postcode Geboortedatum Straat Huisnummer Geslacht Email Importeren In podofile formaat U kunt patiëntgegevens importeren vanuit een andere PodoFile of PodoFile database, bijvoorbeeld van een collega met wie u samenwerkt. Deze gegevens moeten wel eerst in die andere PodoFile of PodoFile zijn geexporteerd. Zie de functie "Exporteren". De gegevens zijn opgeslagen in een formaat (pff bestand) dat alleen maar door PodoFile of PodoFile kan worden ingelezen. Wanneer u een dergelijk bestand wilt importeren en deze betreffende patiëntgegevens wilt toevoegen aan uw eigen database, klik op de knop "Importeren in PodoFile formaat"en selecteer dan het gewenste bestand.
© 2015 FootFit
110
4.1.5
Help PodoFile 4
Adres-etiketten printen
Print adresetiketten uit op A4 welke zijn geselecteerd door middel van de functie “Selecteren”. Stel eerst het aantal kolommen in (= aantal etiketten per A4 horizontaal) en het aantal rijen (= aantal etiketten per A4 verticaal). Vul ook de marges in, dat zijn de afmetingen in millimeters tussen de buitenste etiketranden en de paginaranden. In de knoppenbalk vindt u tevens keuzemogelijkheden voor het lettertype en de lettergrootte. Klik op de knop “Afdrukvoorbeeld” om na te gaan of één en ander goed is ingesteld. Wanneer het afdrukvoorbeeld er goed uitziet kunt u in het venster van het afdrukvoorbeeld klikken op de knop “Printen”. Tip: Neem om de etiketten in te stellen een blanco A4 en print daarop eerst de stickeradressen uit. Houdt daarna het stickervel over dit papier in het licht om te controleren of de afstanden goed zijn ingesteld. Dit voorkomt dat er meerdere stickervellen moeten worden weggegooid. DYMO labelprinter Als er een DYMO labelprinter is geïnstalleerd met de daarbij geleverde software (DYMO Label © 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
111
v.8), print dan één adres met de DYMO Labelprinter via DYMO Quickprint of meerdere adressen d.m.v. "Smart paste vanuit klembord" in DYMO Label software. Opmerking: PodoFile gaat er vanuit dat de Quickprint sneltoets is ingesteld als Ctrl-Shift-L.
4.2
Backup Met behulp van deze functie kunt u een reservekopie maken van uw patiëntengegevens. Belangrijk Reservekopieën maken van uw patiëntgegevens is zeer belangrijk. Een PC kan defect raken of de gegevens op de harde schijf kunnen door een softwareprobleem onbereikbaar worden. In zo'n geval is het noodzakelijk om over een reservekopie te beschikken. Een reservekopie wordt meestal kortweg aangeduid als een backup. U hebt een dergelijke backup van uw gegevens bovendien nodig als u uw PodoFile gegevens over wilt zetten naar een andere PC , iets dat vroeg of laat een keer gaat gebeuren. Waar wordt de backup opgeslagen? De backup kan worden opgeslagen op elke locatie die via uw PC bereikbaar is, dus ook op uw harde schijf. Maar dit laatste is natuurlijk niet aan te bevelen vanwege bovengenoemde redenen. Het beste is om de gegevens op te slaan op een USB-stick (ook genoemd memory-stick), op een externe harde schijf of op een andere computer via een netwerk verbinding. Tip: Maak na elke werkdag een backup op een USB-stick. Maak eens per week een extra backup op een ander medium (USB-stick, externe harde schijf of een andere netwerklocatie). Door middel van de wizard Backup instellingen kunt u de locatie en de frequentie van automatische backups vastleggen. De menuoptie Backup maken kan gebruikt worden wanneer u onmiddellijk een backup wilt maken. Wanneer u uw gegevens terug wilt plaatsen door middel van het importeren van een backup bestand kies dan Backup Importeren.
4.2.1
Backup instellen Backup instellingen kunnen worden vastgelegd door middel van een wizard. Dit is een stapvoor-stap procedure. Het eerste scherm is een intro-scherm. Klik op Volgende wanneer u de inhoud hebt gelezen. Het volgende scherm toont de huidige instellingen.
© 2015 FootFit
112
Help PodoFile 4
Ten eerste de backup-frequentie, dat wil zeggen hoe vaak een backup automatisch gemaakt moet worden. In de tweede plaats de locatie (map) waar de backups worden opgeslagen. En tenslotte geeft dit scherm weer wanneer de laatste backup is opgeslagen. In het volgende scherm kunt u eventueel een andere backup-locatie kiezen.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
113
Klik op de knop Bladeren. Er verschijnt nu een dialoogscherm waarmee u de backup-locatie kunt kiezen. Als u een USB (memory) stick wilt gebruiken is het raadzaam deze al in de PC te steken voordat u dit dialoogscherm start. In het voorbeeld ziet u dat in station E een apparaat zit met de naam KINGSTON. Dit is een voorbeeld van een USB stick. Klik hier dan op en vervolgens op OK. Bij het volgende scherm kunt u opgeven of u foto’s en scans wel of niet wilt backuppen. Dit is van belang indien u heel veel foto’s en scans hebt opgeslagen. Omdat PodoFile bij elke backup operatie de opgeslagen backup eerst weer terugleest en controleert, kan in zo’n geval het backup proces soms verscheidene minuten gaan duren. Bovendien moet u rekening houden met de opslagcapaciteit van uw stick. Als u bijvoorbeeld een backup grootte hebt van 2 GB dan hebt u een stick van minstens 8 GB nodig, want PodoFile onthoudt de laatste vier opgeslagen backups. U zou er daarom voor kunnen kiezen om foto’s en scans niet elke keer op te slaan, maar slechts zo nu en dan.
© 2015 FootFit
114
Help PodoFile 4
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
Tenslotte kunt u bij het laatste scherm de frequentie opgeven. De keuzemogelijkheden zijn:
a) Automatisch elke keer na afsluiten van PodoFile b) Automatisch één keer per dag bij het afsluiten van PodoFile c) Automatisch één keer per weekbij het afsluiten van PodoFile d) Alleen wanneer u daar expliciet opdracht toe geeft, namelijk via het Menu (menu>Bestand>Backup Beheer>Backup maken)
Tip: geef uw stick eerst een zelfgekozen naam, dat werkt gemakkelijker. PC's en laptops hebben steeds meer USB-randapparaten zoals memory sticks, draadloze aansluitingen voor muis en toetsenbord, communicatie enz. Om bij het instellen van een
© 2015 FootFit
115
116
Help PodoFile 4
backup en het eventueel importeren van een backup meteen te kunnen zien in welk station (D:, E:, F:, enzovoort) uw stick zich bevindt, is het aan te raden de stick een eigen naam te geven. Dat kan als volgt. Steek de stick in een USB-aansluiting van de PC. Selecteer via uw bureaublad de map "Deze computer". Plaats uw muis op de aanduiding van het station waarin uw stick zich bevindt en druk op de rechtermuisknop. Er verschijnt een menu waarin het commando: "naam wijzigen" of "rename" voorkomt. Hier kunt u een naam geven aan uw stick, bijvoorbeeld PODOFILE BU. Let op: als u meerdere sticks of andere USB-apparaten gebruikt en deze bij het verwisselen een ander slot krijgen kan het zijn dat de ingestelde backup locatie niet meer klopt. U krijgt dan van PodoFile een foutmelding en u zult of de instelling in PodoFile moeten wijzigen of de stick in het oorspronkelijke slot moeten plaatsen.
4.2.2
Backup maken
Met behulp van deze functie maakt u een reservekopie van uw patiëntengegevens. Als u de locatie van uw backup bestanden wilt wijzigen ga dan naar Backup Instellen.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
4.2.3
117
Backup importeren Met behulp van deze functie kunt u de patiëntgegevens vanuit een backup (reserve kopie) terughalen. Wanneer deze functie te gebruiken? a) Wanneer uw gegevens verloren zijn gegaan bij een computerdefect. b) Wanneer u uw programma wilt overzetten naar een andere PC. Importeren betekent: huidige gegevens worden vervangen Wanneer u een backup importeert, worden uw huidige gegevens overschreven. U moet er dus zeker van zijn dat u de juiste backup gebruikt. Als u op Volgende klikt verschijnt dit scherm:
Via zoeken geeft PodoFile een lijst van de backup-bestanden weer die op de computer inclusief USB-stick(s) e.d. zijn gevonden. Het kan zijn dat het er meer zijn dan één. Bijvoorbeeld doordat u backups op verschillende plaatsen hebt opgeslagen. Maar ook omdat © 2015 FootFit
118
Help PodoFile 4
PodoFile automatisch de laatste 4 backups in een zelfde map bewaart. Selecteer nu de backup gegevens die u terug wilt plaatsen. Houdt daarbij vooral rekening met de datum van de backup. U kunt de gewenste backup selecteren door met uw muis op de betreffende regel te dubbelklikken. Als PodoFile het gewenste backup bestand niet heeft gevonden dan kunt u dit zelf eventueel zoeken door op Bladeren te klikken. Het kan ook zijn dat u vergeten was uw stick in de PC te plaatsen. Doe dit alsnog en herhaal de bovengenoemde stappen. Klik dan op Volgende.
Dit scherm geeft het geselecteerde backup bestand weer. Indien u besluit de gegevens te vervangen door middel van de geselecteerde backup, klik dan op Voltooien.
Tip: Het heeft geen zin om in het Windows Verkenner venster te dubbelklikken op een backup bestand (zoals dat bijvoorbeeld wel kan met een Word bestand). U krijgt dan slechts onleesbare
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
119
code te zien. De enige goede manier om een backup te importeren is zoals hierboven beschreven. PodoFile herkent alleen backup bestanden met de volgende namen: PodoFile4.bck, PodoFile4~1.bck, PodoFile4~2.bck, PodoFile4~3.bck. PodoFile 4 kan tevens een backup-bestand vanuit PodoFile 3 inlezen: PodoFiledat.bck, PodoFiledat~1.bck, PodoFiledat~2.bck, PodoFiledat~3.bck. Het omgekeerde is niet mogelijk.
4.3
Instellingen snelkeuzelijsten PodoFile gebruikt diverse snelkeuzelijsten om het invoeren van gegevens te vergemakkelijken. De inhoud van een aantal van deze snelkeuzelijsten kan hier worden ingesteld. Let er op dat na het wijzigen van een lijst er op de knop Opslaan moet worden geklikt om de wijzigingen vast te leggen. U kunt kiezen uit 7 tabbladen: Plaatsnamen, Voetenkaart, Gezichtskaart, Handenkaart, Lichaamskaart, behandelinggroepen, Patiëntengroepen. Plaatsnamen Vul hier de meest voorkomende woonplaatsen in van de patiënten uit uw praktijk. Deze lijst wordt automatisch gekopieerd naar de betreffende snelkeuzelijst in het gedeelte Patiëntgegevens. De lijst wordt automatisch in alfabetische volgorde gezet. Voetenkaart Vul hier de meest voorkomende aandoeningen/bijzonderheden in die u als teksten wilt gebruiken op de voetenkaart. U kunt ook teksten verwijderen of aanpassen. Let op: bij het werken met de voetenkaart kunt u "nieuwe" teksten zonder meer intoetsen. Deze worden door het programma automatisch aan de lijst toegevoegd. De functie “herstel originele lijst” stelt u in staat om terug te keren naar de oorspronkelijke lijst van tekst- aandoeningen/bijzonderheden. Gezichtskaart, handenkaart, lichaamskaart Zie “Voetenkaart” hierboven. Behandelinggroepen Behandelingen kunnen worden ingedeeld in acht categorieën, zogenaamde behandelinggroepen. Zie menu>praktijk>behandelingen. Er zijn zes vaste behandelinggroepen: basisbehandelingen, behandelingen risicovoet, specialistische technieken, deelbehandelingen, cosmetische voetverzorging, overige behandelingen.
© 2015 FootFit
120
Help PodoFile 4
Daarnaast zijn er twee vrij te kiezen behandelinggroepen. De originele benamingen zijn “Extra I” en “Extra II”. Deze twee benamingen kunt u hier aanpassen. Patiëntengroepen Aan een patiënt kan men een patiëntengroep toekennen (zie Patiëntgegevens). U kunt deze groepen hier definiëren c.q. wijzigen. Toepassingsvoorbeelden: ambulant, verzorgingshuis, praktijk, etc. Het is dan mogelijk om de Patiëntenselectielijst te vullen met de patiënten uit een bepaalde groep. Indicaties Vul hier de meest voorkomende indicaties in ten behoeve van het opstellen van een rekening. Deze lijst wordt automatisch gekopieerd naar de betreffende snelkeuzelijst in het tabblad Rekening.
4.4
Kleur en stijl Pas kleur en stijlen van diverse programmaonderdelen aan. De kleur van de kleurkeuzeknoppen geeft de momenteel ingestelde kleur aan van het bijbehorende element/ programmaonderdeel. Klik op zo’n knop om een kleurkeuzemenu op te roepen en de kleur aan te passen naar eigen smaak. De keuzelijst Knoppenbalkstijl verandert kleur en stijl van de diverse menubalken. Het tabblad Behandelverslag maakt het mogelijk om de diverse elementen in het behandelverslag aan te passen zoals voorgrond- en achtergrondkleur van behandelingen en producten en datum. Ook kan eventueel de datumlijn worden onderstreept en een extra lege regel voor de datumlijn worden aangehouden. Met de knop Terug kan de wijziging ongedaan gemaakt worden. De knop Origineel herstelt alle kleuren naar de oorspronkelijk ingestelde waarden. In het tabblad Kleurselectiemethode kan gekozen worden tussen “Kubus” met een beperkt aantal vaste kleuren en “Spectrum” met elke gewenste kleur. In het tabblad Programma look kan een alternatief uiterlijk ("look") worden gekozen. Standaard is de Windows look.
4.5
Instellingen Rekening Betalingsmethode Tekstveld met omschrijving betalingsmethode. Vul hier de betalingsgegevens of andere informatie in die u standaard op een nog te betalen factuur vermeld wilt hebben. © 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
121
Facturen en nummering Keuzemogelijkheid tussen “Kwitanties en facturen gebruiken” en “Alleen facturen gebruiken” a) Kwitanties en facturen gebruiken: Facturen en kwitanties hebben ieder een eigen oplopende nummering. Kwitanties zijn rekeningen die meteen betaald worden (contant, PIN-betaling of cadeaubon). De kwitanties hebben een separate nummering. Facturen zijn in dit geval rekeningen die later betaald worden. b) Alleen facturen gebruiken: Er worden alleen facturen gebruikt zowel voor meteen betaalde rekeningen (“factuur contant”) als voor rekeningen die later worden betaald (“factuur krediet”). Er wordt één oplopende nummering gebruikt. Nieuwe Rekening initieel als factuur, PIN of contant instellen Stel hier in of een nieuwe rekening een kwitantie (contant), kwitantie (PIN) of factuur is. Nummering Facturen, kwitanties en andere kasmutaties (Praktijkkas functie) worden afzonderlijk genummerd door het programma en bestaan uit een getal van 4 cijfers, voorafgegaan door een voorvoegsel bestaande uit een combinatie van maximaal 8 letters en/of cijfers. De voorvoegsels kunnen gewijzigd worden. Het 4-cijferige getal van een nieuwe rekening loopt automatisch op. U kunt het vaste voorvoegsel wijzigen/aanpassen, bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw boekjaar. Het programma zal dan de nummering van het variabele deel opnieuw laten beginnen bij 0001. Een nieuwe rekening krijgt altijd een nummer dat 1 hoger is dan dan het hoogste nummer dat al aanwezig is met hetzelfde voorvoegsel. Wanneer de optie "De nummering automatisch opnieuw ..." wordt aangevinkt, dan is het voorvoegsel niet aan te wijzigen. Het voordeel is dat het voorvoegsel in een nieuw kalenderjaar automatisch wordt aangepast. Taal Stel een taalgebied in met name ten behoeve van uitgeprinte rekeningen. Ten aanzien van België (Nederlandssprekend) worden tevens enkele benamingen in het rekening-tabblad e.d. aangepast. Diversen - Automatisch invoegen: wanneer een behandeling of product wordt geselecteerd om toe te voegen aan het behandelverslag wordt deze automatisch ook vermeld op de rekening. -Product- en behandelcodes niet op rekening: de product- en behandelcodes worden standaard op de print-out van de rekening vermeld (nummer tussen rechte haken). Als u © 2015 FootFit
122
Help PodoFile 4
Product- en behandelcodes niet op rekening aanvinkt worden deze nummers niet op de uitgeprinte rekening weergegeven. -Patiëntnummer op rekening: indien aangevinkt wordt het interne patiëntnummer op de rekening vermeld. Toepassing: meestal ten behoeve van administratieve doeleinden (debiteurennummer). -Verkoopkortingen toepassen: indien aangevinkt kunnen verkoopkortingen (rekening) worden toegepast. - Kassaldo initiëren: Door consequent alle transacties in te voeren kan men het kassaldo bijhouden. Dit saldo wordt weergegeven in het kasboekoverzicht. Hier kan men het initiële kassaldo opgeven met de bijbehorende datum. Dit moet het saldo zijn aan het einde van de opgegeven werkdag. Het saldo met de datum moet eenmalig worden opgegeven en geactiveerd. Het is in principe niet de bedoeling het daarna nog te veranderen. Het momentele saldo wordt door PodoFile steeds uitgerekend en weergegeven in het kasboekoverzicht. Printer - Kop rechts: de kop van de rekening (FACTUUR, KWITANTIE) weergeven aan de rechterkant i.p.v. de linkerkant van de pagina - Adres rechts: het adres weergeven aan de rechterkant i.p.v. de linkerkant van de pagina (dit geldt niet wanneer het briefpapier in PodoFile is ontworpen) - Factuur 2 maal printen: print een factuur altijd twee keer achterelkaar - Geen printer dialoog: direct printen naar de standaard printer - Tabelkoppen in kleur: indien uitgevinkt worden overzichtstabellen zoveel mogelijk in zwartwit geprint Kassa - Kassa tonen: toon het kassavenster bij het inboeken van een rekening - Instellingen elektronische kassa PodoFile kan werken met een elektronische kassa-lade. Deze dient aangesloten te zijn op de serie-uitgang of een USB aansluiting van uw PC. In het laatste geval wordt er vanuit gegaan dat het daarbij behorende stuurprogramma een serie-uitgang emuleert. Omdat er verschillende kassa-lades bestaan met elk hun eigen specifieke commando’s kunt u hier de code instellen die bij uw kassa-lade behoort. Probeer door verschillende combinaties van de COM poort en de code uit welke de juiste is © 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
123
(knop Test). PodoFile zal de laatste instelling onthouden en gebruiken voor het commando “Kassa open”. Dit commando wordt gegeven bij het inboeken van een factuur contant (kwitantie ). U kunt de kassa desgewenst ook openen met de functietoets F2. AGB-codes - Persoonlijke AGB-code op de rekening: indien aangevinkt dan zal in de rekening een keuzelijst worden weergegeven om een persoonlijke AGB-code toe te voegen aan de rekening. Zie hiervoor ook de beschrijving over de AGB-codes bij het tabblad Rekening (4.7). De AGB-codes kunnen worden ingesteld bij menu>praktijk>basisgegevens. - Praktijk AGB-code op de rekening: indien aangevinkt dan zal op de rekening de bedrijfsAGB-code worden weergegeven. De bedrijfs-AGB-code kan worden ingesteld bij menu>praktijk>basisgegevens. Opmerking: een andere mogelijkheid is om deze codes op te nemen in de vaste kop- of voettekst van het briefpapier. BTW - BTW percentages: geef hier de geldende hoge en lage BTW tarieven op in procenten - Niet BTW-plichtig: indien aangevinkt dan wordt er geen BTW bedrag op de rekening vermeld - Bedrijfsvoering volgens Kasstelsel of Factuurstelsel De BTW-berekening wordt standaard ingesteld op factuurstelsel. Echter in beginsel moeten BTW-plichtige ondernemers in Nederland, die grotendeels aan consumenten leveren, het kasstelsel toepassen. Voor uitleg en toepassing raadpleeg het gedeelte over het BTWoverzicht.
4.6
Netwerk instellingen A) Hoe kun je PodoFile zo instellen dat je vanaf meerdere PC's kunt werken met dezelfde database? Ga daarvoor naar Netwerk. B) Hoe kun je samenwerken met andere collega's die ook een PodoFile licentie hebben op hetzelfde netwerk? Ga daarvoor naar Netwerkgroep.
4.6.1
Netwerk Benader uw PodoFile gegevens vanaf twee verschillende computers die zich in hetzelfde netwerk bevinden. Of die op een andere manier een gemeenschappelijke datalocatie (map) hebben. Maak daarvoor eerst een beslissing op welke locatie de gemeenschappelijke data opgeslagen moet worden. Dit kan de standaard data locatie van elk van de computers zijn of een nieuwe te selecteren locatie.
© 2015 FootFit
124
Help PodoFile 4
Stap 1: Zorg dat de gekozen locatie geen rootdirectory is. Bij systeemschijven moet de locatie zelfs twee niveaus diep zijn (Windows7 en Vista). Anders kan de locatie namelijk niet toegankelijk zijn voor het modificeren van data. Stap 2: Maak deze directory toegankelijk voor beide (PodoFile gebruikers op beide ) computers. Indien nodig, gebruik de optie “Delen van Eigenschappen” in Windows. Zie de Windows Help voor meer informatie. Stap 3: Start PodoFile op op computer 1. Klik in menu>Instellingen>netwerk op Bladeren en selecteer de betreffende directory. Selecteer tevens de optie "PodoFile in netwerkconfiguratie". Sluit nu PodoFile af. Stap 4: Herhaal stap 3 voor computer 2. Stap 5: Als de directory nog geen PodoFile data bevat, dan wordt er opgestart alsof het een eerste installatie is. Importeer vervolgens uw meest recente backup bestand. Hiermee vult u de database met uw gegevens en uw registratiecodes.
Waarschuwing bij meer dan 1 actieve PC Er kan slechts met één gebruiker (dus vanaf één PC) tegelijkertijd actief gewerkt worden. PodoFile zal dan een waarschuwing geven wanneer PodoFile wordt geopend vanaf een tweede PC. Men kan in dat geval PodoFile wel openen vanaf de tweede PC en de data raadplegen, maar er wordt geen informatie opgeslagen. Op de titelbalk van het hoofdvenster wordt “Alleen lezen” weergegeven.
Onterechte waarschuwing resetten Het kan soms voorkomen (door een computercrash of een netwerkprobleem) dat de genoemde waarschuwing onterecht is omdat de informatie over het laatste gebruik niet goed is afgesloten. U kunt in dat geval de waarschuwing uitzetten via menu>instellingen>netwerk>netwerk en klikken op “Reset”. Roulerende USB-stick in plaats van netwerk De gemeenschappelijk data locatie kan ook een USB-stick zijn (dit is optie 2 in de volgende figuur). Dit maakt het mogelijk om simpelweg de stick te laten rouleren over de twee computers. Een echte netwerkverbinding is in dat geval niet nodig. Dit is handig voor bijvoorbeeld de situatie met een vaste PC in de praktijk en een laptop voor het ambulante werk. Het maken van backups blijft dan overigens nog wel nodig, maar plaats de backup
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
125
bestanden in dat geval niet op de stick die u voor de gemeenschappelijke data locatie gebruikt. Want dan zou dat tot verlies van alle gegevens leiden als de stick wegraakt. Internet in plaats van netwerk De gemeenschappelijke data locatie kan een Internet locatie (cloud) zijn zoals bijvoorbeeld OneDrive, Google drive of Dropbox. Zie optie 3 in de volgende figuur. Na installatie van de cloud software “ziet” uw PC zo’n locatie gewoon als een externe harde schijf. U hebt dan genoeg aan een actieve Internet verbinding om te kunnen werken met PodoFile. Ook hier geldt dat het maken van backups noodzakelijk blijft. Opmerkingen: Europese richtlijnen stellen restricties aan het opslaan van patientgegevens op niet-europese cloudsystemen zoals de bovengenoemde. Meer hierover kunt u vinden op www.podofile.com. Daarnaast dient men rekening te houden met het feit dat het synchroniseren soms veel tijd vergt. Als na het afsluiten van PodoFile de betreffende PC meteen wordt uitgezet kunnen er daardoor dataverschillen ontstaan. Let op: PodoFile Helpdesk geeft in principe geen ondersteuning voor het installeren van en werken met dergelijke software.
© 2015 FootFit
126
Help PodoFile 4
Wanneer er via een netwerkverbinding of via Internet wordt gewerkt, kan PodoFile iets trager worden. Met name bij het ophalen/wegschrijven van foto’s, scans, en backup bestanden.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
4.6.2
127
Netwerkgroep
Onder netwerkgroep verstaan wij meerdere collega’s die (meestal onder één dak) samenwerken en ieder hun eigen PodoFile database bezitten. Daarbij wordt aangenomen dat ze allemaal op hetzelfde computernetwerk zijn aangesloten. Dit houdt in dat bestanden en mappen op dat netwerk gedeeld kunnen worden. In dat geval biedt PodoFile de volgende mogelijkheid indien installatie en instellingen correct zijn. Kijken in elkaar's PodoFile: Agenda en Patiëntgegevens Kijk wanneer u wilt in de PodoFile database van uw collega’s, waarbij u zowel door de patiëntgegevens als de agenda kunt bladeren. U hebt echter geen toegang tot de administratieve gegevens. Op deze wijze bent u in staat beter samen te werken. Bijvoorbeeld wanneer uw collega uitvalt en u een patiënt moet overnemen om maar een voorbeeld te noemen. Of gewoon omdat u een gezamenlijke patiëntengroep hebt. Daarom is het ook mogelijk om de patiëntgegevens vanuit de PodoFile database van uw collega met een simpele muisklik te copiëren naar uw eigen PodoFile database (uitgezonderd de rekeningen). Voordat dit mogelijk is moeten de volgende voorbereidingen worden getroffen. 1) Data-map delen Alle samenwerkende collega’s moeten hun PodoFile datalocatie zo instellen dat deze
© 2015 FootFit
128
Help PodoFile 4
uitleesbaar is voor de collega’s (“delen”). De data-locatie wordt weergegeven in menu>help>info&support> programma informatie. Deze locatie kan de standaard datalocatie zijn (stand-alone mode) of de netwerk-locatie die is ingesteld bij het tabblad Netwerk. 2) Tabel invullen op het tabblad Netwerkgroep Vul hier voor ieder van uw collega’s in: een naam (vrij te kiezen); het wachtwoord; en de PodoFile data-locatie. De laatste kunt u het beste selecteren door middel van de bladerknop. Het wachtwoord mag ook een “medewerker”-wachtwoord zijn. In de derde kolom zal een rood of een groen vierkantje (Icoon) verschijnen als de regel is ingevuld. Een groen vierkantje duidt er op dat PodoFile op die locatie inderdaad een database heeft aangetroffen. Een rood vierkantje betekent dat er iets niet in orde is. De locatie is kennelijk niet toegankelijk of bevat niet de juiste bestanden. 3) Activeer netwerkgroep op tabblad Netwerkgroep Vink “Activeer netwerkgroep” aan. Hiermee wordt het werken met de netwerkgroep geactiveerd. Zodra u dit hebt gedaan wordt het menu uitgebreid met de mogelijkheid om PodoFile op te starten op basis van de gegevens van uw collega(s) : menu>bestand>netwerkgroep>… Eenzelfde menu-uitbreiding is te vinden in de agenda: menu>bestand>netwerkgroep>… Navigeren door de database van een netwerkgroeplid Zodra u een naam van een netwerkgroeplid hebt aangeklikt zal er een PodoFile versie opstarten waarmee u door de patiëntgegevens en de agenda kunt bladeren. U kunt de gegevens niet wijzigen. Ook hebt u geen toegang tot instellingen, administratie, en dergelijke. Overnemen van patiëntgegevens Naast de knop Agenda is er een nieuwe knop zichtbaar: Export. Wanneer u hierop klikt worden de gegevens van de weergegeven patiënt naar uw eigen PodoFile verstuurd. Uw eigen PodoFile vraagt dan onmiddellijk of u de gegevens toe wilt voegen aan uw eigen patiëntenbestand. Het kan voorkomen dat de betreffende patiënt al in uw database aanwezig is. Dan wordt de data op een slimme wijze toegevoegd, waarbij de gegevens uit de twee databases zo correct mogelijk worden gecombineerd.
4.7
Opties Opties voor: Briefpapier
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
129
Wachtwoorden Selecteren en diversen SMS en email Handtekening Scanner
4.7.1
Briefpapier Voor het afdrukken van rekeningen en rapportagebrieven op uw eigen briefpapier met uw logo en praktijkgegevens biedt PodoFile verschillende mogelijkheden: a) Gebruik van voorbedrukt briefpapier b) Ontwerp briefpapier met behulp van PodoFile c) Briefpapier met pdf-sjabloon d) Briefpapier via WORD Gebruik van voorbedrukt briefpapier U laat uw briefpapier drukken of u print het eerst zelf uit en legt dit briefpapier in uw printer. In dit geval print PodoFile alleen de rekening-inhoud of de brief-inhoud en dus geen koptekst, voettekst, logo’s e.d. Iets complexer wordt het wanneer u de functie Geavanceerd gaat gebruiken. Deze wordt hierna apart besproken. Ontwerp briefpapier met behulp van PodoFile Klik op “Ontwerp en voorbeeld” om een ontwerp te maken met koptekst, voettekst, logo’s, en de positionering van de diverse elementen. Gebruik blanco papier voor het uitprinten. Briefpapier met pdf-sjabloon U hebt uw briefpapier als pdf-bestand beschikbaar (1 pagina A4). U hebt het bijvoorbeeld gemaakt of laten maken met een DTP programma of met WORD 20007/2010 of met OpenOffice om maar enkele mogelijkheden te noemen. Klik op “Ontwerp en voorbeeld” om dit pdf bestand te importeren en enkele andere gegevens vast te leggen. Opmerking: wanneer u in uw document een getekend object opneemt met doorzichtige inkleuring, dan zal het pdf-bestand indien “gepubliceerd” met Word dit niet goed weergeven in PodoFile. Wel als het pdf-bestand gemaakt is met bijvoorbeeld pdfcreator. Geavanceerd Bij Voorbedrukt briefpapier is de volgende optie mogelijk, bereikbaar via Geavanceerd. Deze optie is actief wanneer er niet direkt naar de printer wordt geprint maar naar een pdf-bestand, bijvoorbeeld om de rekening of brief te emailen. Geef dan aan of er een intern ontworpen kop-
© 2015 FootFit
130
Help PodoFile 4
en voettekst moet worden gebruikt, of een pdf-achtergrond. Dus samengevat: voor direct printen gebruikt u voorbedrukt papier en voor emailen e.d. gebruikt u intern ontworpen briefpapier (of met pdf achtergrond). Rekening layout op maat
Met behulp van de extra module Rekening-op-maat kan een geheel zelf te bepalen lay-out van het hoofdblok van een rekening worden ingesteld. Ga daarvoor naar Rekening layout op maat. Briefpapier via WORD Een ander methode voor het afdrukken van rekeningen en rapportagebrieven op uw eigen briefpapier met uw logo en praktijkgegevens is een koppeling tussen PodoFile en WORD. Dit laatste programma dient vanzelfsprekend wel geïnstalleerd te zijn (versies: WORD2000 en hoger; van Word 2010 wordt alleen de 32-bits versie ondersteund – deze wordt overigens ook geleverd bij 64-bits processoren). Selecteer hier een WORD document (*.dot of *.dotx) dat u wilt gebruiken als sjabloon voor uw standaard briefpapier. Uw logo en bedrijfsinformatie moet zijn opgeslagen in de kop- en voettekst van dit sjabloon. Let er op dat PodoFile de adres informatie van de rekening/brief plaatst op de eerste vrije regel van het WORD document. Met andere woorden u kunt dus van te voren door middel van de sjabloon deze positie instellen door het toevoegen van extra lege regels. Verder is het van belang dat de alinea instellingen van het WORD sjabloon zijn: Inspringing = 0; Afstand voor en na = 0; Regelafstand = enkel (of iets groter mag ook).
Tip: Hoe kunt u van uw briefpapier een sjabloon maken? Neem uw standaard bedrijfsgegevens inclusief logo e.d. in de kop- en voettekst van een blanco Word document. Sla dit vervolgens op als sjabloon met de extensie *.dot of *.dotx. Voor meer informatie zie de help documentatie van Word. Op de website kunt u een voorbeeldsjabloon vinden (ga naar “Veelgestelde vragen”). Als u de optie “WORD meteen printen zonder het WORD venster te tonen (rekening)” aanvinkt, zal het WORD venster niet zichtbaar worden en het print commando direct worden uitgevoerd. De knop “Lettertypes” opent een dialoogvenster om de lettertypes in te stellen die worden gebruikt voor het adres en het hoofdblok. 4.7.1.1
Rekening layout op maat
Met behulp van deze extra module kan een afwijkende lay-out van het hoofdblok van een rekening worden ingesteld. © 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
131
De posities van de verschillende variabelen van een rekening kunnen op iedere gewenste plek worden gedefinieerd. De vaste elementen echter zoals de tabellijnen, en de bewoordingen zoals datum, indicatie, debiteurnummer, bedrag, etc. moeten opgenomen zijn in een achtergrond pdf bestand. Voer de volgende stappen uit: 1) Activeer de module via menu>help>extra modules activeren door middel van uw activeringscode. 2) Ga naar menu>instellingen>opties>briefpapier en selecteer “briefpapier op basis van pdf” 3) Klik op “Ontwerp en voorbeeld” 4) Tabblad Elementen ontwerpen: selecteer uw pdf achtergrond bestand. Kies ook de lettertypes voor adres en hoofdtekst. 5) Tabblad Elementen plaatsen: geef elk element een horizontale en verticale positie in mm ten opzichte van de randen van het papier. 6) Tabblad Rekening lay-out op maat: geef elke variabele die voor u van toepassing is een horizontale en verticale positie in mm ten opzichte van de randen van het hoofdblok. 7) Vink aan “Rekening op maat lay-out actief” 8) Klik op OPSLAAN 9) Ga naar tabblad Afdrukvoorbeeld. Hier worden de momentele rekeningwaarden gebruikt. Opmerking: alle gespecificeerde parameters bevinden zich dus in de hoofdtekst en krijgen ook daarvan het font. Alle posities zijn relatief ten opzichte van de hoofdtekst positie.
4.7.2
Wachtwoord De toegang tot PodoFile kan worden beveiligd met een wachtwoord. Om een wachtwoord te kunnen invullen/wijzigen dient u eerst het huidige wachtwoord op te geven. Bij eerste installatie is er geen actief wachtwoord en vult u bij “huidig wachtwoord” dus ook niets in. Gebruik een zin of iets dergelijks als geheugensteun, voor het geval dat u uw wachtwoord vergeet. Let er daarbij wel op dat anderen de geheugensteun kunnen zien. Wachtwoorden met beperkte toegang Via de knop Geavanceerd kunnen meer wachtwoorden worden aangemaakt. Bijvoorbeeld een wachtwoord voor een boekhouder die daardoor alleen maar toegang heeft tot de financiële gegevens. Of een wachtwoord voor medewerkers, waardoor zij alleen toegang hebben tot de niet-financiële gegevens. Hierbij kunt u bovendien nog aangeven of de medewerker al of niet inzage heeft in de inkoopadministratie.
© 2015 FootFit
132
4.7.3
Help PodoFile 4
Selecteren en diversen Selecteren Door middel van het wel/niet aanvinken van telefoonnummer, geboortedatum of beide kunt u deze gegevens laten opnemen in de Patiëntenselectielijst. Diversen - Klantbenaming in PodoFile Keuzemogelijkheid voor Cliënt of Patiënt als benaming voor een klant in PodoFile. Verandering wordt effectief bij de volgende opstart van het programma. - Korte tabbladnamen Bij “smalle” beeldschermen kan de breedte van de tabblad-opschriften lastig zijn. Door Korte tabbladnamen aan te vinken worden deze opschriften korter. Het is trouwens ook mogelijk om sommige niet-gebruikte tabbladen onzichtbaar te maken via het instellingenmenu. Ook kan men veel-gebruikte tabbladen met de muis naar links slepen. - Agendavenster ontkoppelen Positioneer het agendavenster onafhankelijk van het hoofdvenster. Handig als u een breed scherm gebruikt, of zelfs twee schermen om uw bureaublad weer te geven. - Agendavenster altijd naast hoofdvenster Positioneer het agendavenster naast van het hoofdvenster. De vensters "kleven"aan elkaar. Handig als u een voldoende breed scherm gebruikt. - Kaarten 2D stijl Voetenkaart, lichaamskaart, handenkaart en gezichtskaart zijn sinds versie 4.1 vernieuwd. Vink aan indien u de voorkeur geeft aan de oude 2D-stijl van deze kaarten.
4.7.4
SMS en Email SMSjes versturen U kunt vanuit PodoFile eenvoudig een sms’je versturen naar uw cliënt. U moet daarvoor het volgende doen: Zoek een SMS-service provider. Bijvoorbeeld www.mail-sms.com (Nederland) of www.mobileweb.be (België). Koop bij de betreffende provider een bundel sms’jes. Daarbij geeft u een email-adres op, dat fungeert als afzender van uw sms-opdrachten aan de provider. Dit email adres moet worden ingevuld rechtsonder (“Email adres afzender”). b) Vul de SMS-service provider domeinnaam in (bijvoorbeeld mail-sms.com of sms.mobileweb.be) en vink aan: SMS berichten toestaan. c) Vul de SMTP server naam in (rechtsboven in tabblad “email account”). ). Deze © 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
133
servernaam is de SMTP server van uw internet-provider die u ook gebruikt om uw email account in te stellen in uw emailprogramma. Voor hotmail en gmail accounts (aanklikken) wordt de SMTP servernaam automatisch ingevuld. Voor sommige SMTP servers (geldt ook voor gmail en hotmail) dient u gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en eventueel “Beveiligd-wachtwoord verificatie verplicht”aan te vinken. Als nu bij een cliënt, waarvan een mobiel nummer is ingevuld, op het mobiele telefoon icoon wordt geklikt, zal er een window “SMS & Email” zichtbaar worden met in de linkerbovenhoek een icoontje van een mobiele telefoon. U kunt vervolgens een keuze maken tussen een afspraakherinnering en vrije tekst. T.b.v. de afspraakherinnering kiest u een datum en een tijdstip. Als de opdracht is verstuurd geeft PodoFile daarvan een melding. Ook wordt de melding in het behandelverslag toegevoegd. In het venster Telefoonnummers te beginnen met kunt u aangeven aan welke begincijfers een telefoonnummer moet voldoen om een sms te versturen. Plaats hierin cijfercombinaties gescheiden door komma's en gebruik geen spaties. Voor Nederland bijvoorbeeld: 06,00316, +316. Voor België gelden andere cijfer-combinaties.
© 2015 FootFit
134
Help PodoFile 4
Email versturen U kunt PodoFile ook eenvoudig een email laten versturen naar uw cliënt. Als u bij een cliënt waarbij een correct email-adres is ingevuld, op het email-icoon klikt (naast het email-venster) dan kan er een afspraakherinnering of een vrije tekst bericht per email worden verstuurd. Wanneer er geen SMTP-server c.q. afzender emailadres is ingesteld, zal PodoFile proberen om het bericht te versturen via uw standaard email-programma. In het tabblad “Email programma” kan worden aangegeven hoe de emails worden verstuurd. Er zijn drie opties: Verstuur emails met of zonder bijlagen altijd via Outlook. Outlook hoeft niet te zijn opgestart. Verstuur emails zonder bijlage altijd via het als standaard ingestelde emailprogramma. Verstuur alleen de mailings (via Patiëntenbeheer) met behulp van het standaard © 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
135
ingestelde emailprogramma. In het tabblad "Diversen" kunnen emailadressen worden ingevuld welke altijd een copie ontvangen van de uitgaande mail. In het venster CC kunnen adressen worden ingevuld die zichtbaar zijn voor de ontvanger van de mail. De adressen in het venster BCC zijn echter niet zichtbaar voor de ontvanger. De optie "Vraag leesbevestiging" zorgt er voor dat de ontvanger de mogelijkheid krijgt om via een terugmelding de ontvangst te bevestigen. Waarschuwing: deze optie werkt niet bij alle emailprogramma's. In het tabblad "Proxy" kunt u de gegevens van een proxyserver instellen. Dit is alleen van belang wanneer uw PC niet rechtstreeks op Internet is aangesloten, maar via een proxyserver. Dit komt voor in ziekenhuizen, gezondheidscentra e.d. Vraag eventueel de systeembeheerder naar deze gegevens. Vergeet niet "Proxy instellingen actief" aan te vinken. NB. wanneer u met uw laptop naderhand op een andere locatie direct met Internet bent verbonden moet u "Proxy instellingen actief" weer uitvinken.
Tip: Verstuur afspraakherinneringen aan het einde van elke werkdag naar de cliënten die de volgende dag een afspraak hebben. Kies voor sms of email of beide. Dit voorkomt de beruchte “vergeten afspraken”. Afspraakherinneringen kunt u ook direct genereren vanuit de afspraken in de agenda. Zie het onderwerp “Agenda”.
4.7.5
Handtekening voor email Geef hier de gewenste inhoud aan van een "handtekening" die u eventueel aan uw (vrije tekst) email toe wilt kunnen voegen. De handtekening bevat minimaal de praktijknaam. Deze is aangegeven als <
> en is dus verplicht. Wanneer u dit element verwijdert, dan zal het programma het weer terug plaatsen. Wanneer u een (vrije tekst) email opstelt, bevindt zich in de knoppenbalk van de email een optie "Handtekening" om deze inderdaad toe te voegen.
4.7.6
Tekst afspraakherinnering De standaardhandtekening van de herinneringsmail bestaat uit “Vriendelijke groet” gevolgd door de praktijknaam. Het is ook mogelijk om de email-handtekening toe te voegen (2e optie). Tenslotte is het mogelijk (3e optie) om een geheel eigen tekst te gebruiken. Hierin zijn echter wel drie elementen verplicht, namelijk <>, <>, en <>. Wanneer u een element verwijdert, dan zal het programma het weer terug plaatsen. Uiteraard kun u de elementen wel verplaatsen en uw eigen tekst toevoegen
© 2015 FootFit
136
Help PodoFile 4
waar nodig.
4.7.7
Scanner PodoFile kan rechtstreeks data inlezen van een scanner, zowel A4 formaat als A3. De laatste wordt vaak gebruikt als een voetscanner. Stel hier de standaard resolutie en de calibratiefactor in. - Resolutie Instellen van de resolutie: A4 en 150 dpi A4 en 300 dpi A3 en 72 dpi - Calibratie-factor Indien print-outs worden gebruikt om zolen te ontwerpen is het van belang dat de afdruk op ware grootte wordt geprint. Een eventuele kleine afwijking kan worden gecorrigeerd met behulp van de instelling calibratie-factor. De originele waarde van de calibratiefactor is 100 %. Deze factor geeft het percentage ten opzichte van 100% aan waarmee de afdruk op het printpapier wordt vergroot c.q. verkleind.
4.7.8
Kaarten Standaard gebruikt het programma Googlemaps, maar hier kunt u eventueel ook kiezen voor Bing. Klik op de knop voor de kaartlocatie van het adres van een patiënt. Deze knop vindt u in de opschriftbalk Patiëntgegevens.
Ook in de agenda is het mogelijk om de kaartlocatie te tonen. Rechtsklik op een afspraak en kies in het menu voor Kaart.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: bestand en instellingen
4.8
137
Functies in- of uitschakelen Via menu>Instellingen>Functies in- of uitschakelen kan men een verschillende functies (on)zichtbaar maken. Via menu> Instellingen>Functies in- of uitschakelen>Alleen basisfuncties worden de volgende functies in één keer uitgezet:
Fotos, Scanner, Accreditatie, Autoritten, Netwerkopties, Afspraakherinneringen, Medewerkers, Declaraties, Inkoopadministratie, Crediteuren, BTW-overzicht, Journaalposten, Memoriaalposten, Grootboektabel, Agenda. Dit kan weer ongedaan gemaakt worden via menu> Instellingen>Alle functies activeren. Tip: Als u nog niet zoveel computer en/of administratieve ervaring hebt dan zou u kunnen starten met PodoFile is de “beginners-stand”. Als u op menu>Instellingen>Functies in- of uitschakelen>alleen basisfuncties klikt dan worden de geavanceerde functies uitgezet. Als u het gebruik van het programma onder de knie hebt kunt u de geavanceerde functies ook aanzetten via menu> Instellingen>Alle functies activeren.
4.9
Manipuleren van tabbladen Tabbladen wel of niet zichtbaar
© 2015 FootFit
138
Help PodoFile 4
De tabbladen Gezicht, Diabetes, Podologie, Overige RIsicovoet, Lichaamskaart, Handenkaart, Foto’s, en Scans kunnen desgewenst onzichtbaar worden gemaakt. Dit geldt ook voor de administratieve functies Accreditatie, Inkoopadministratie, Autoritten, Memoriaalposten, Crediteuren, Journaalposten. Ga hiervoor naar menu-item Instellingen>Functies in- of uitschakelen en klik op de betreffende functienaam. Hierdoor zal het tabblad of de functie onzichtbaar worden. Wanneer u vervolgens opnieuw op de functienaam klikt wordt het tabblad weer zichtbaar, enz. Volgorde van de tabbladen De volgorde van de tabbladen is wijzigbaar. Door met de muis op de titel van een tabblad te gaan staan kunt u het tabblad naar links c.q. naar rechts slepen. Uitzonderingen zijn de tabbladen Voetenkaart en Anamnese+. Korte tabbladnamen Voor smallere tabs en dus betere zichtbaarheid van alle tabbladen bij kleinere schermen kan de optie Korte tabbladnamen worden ingesteld. Ga hiervoor naar Selecteren en diversen.
© 2015 FootFit
Deel
V
140
5
Help PodoFile 4
Menu-Functies: praktijk Het menu Praktijk bevat de volgende functies: o Algemeen o Behandelingen o Verwijzers o Producten en voorraadbeheer o Accreditatie o Memo o Diverse kasmutaties o Losse verkoop en diversen o Kassa o Selecteer actieve AGB-code
5.1
Algemeen Basisgegevens Via Menu > Praktijk > Algemeen > Basisgegevens kunnen een aantal vaste praktijkgegevens worden ingevoerd. Enkele van deze gegevens (BTW-plicht en Kasstelsel versus Factuurstelsel) worden hier weliswaar weergegeven voor de volledigheid, maar moeten elders worden ingesteld). Enkele aanwijzingen: BTW-nummer Het btw-nummer bestaat uit 14 karakters, bijvoorbeeld: NL901932873B01 Praktijk AGB code De praktijk AGB-code (voor nederlandse gebruikers) moet worden genoteerd in 7 cijfers, zonder haakjes of streepjes. Om de praktijk AGB code ook op de rekening geprint te krijgen, vink aan: menu>Instellingen>Rekening>AGBcodes> Praktijk AGBcode op rekening. Persoonlijke AGB code De persoonlijke AGB-code van de praktijkhouder moet worden genoteerd in 8 cijfers, zonder haakjes of streepjes. Als u als praktijkhouder ook daadwerkelijk meewerkt in de praktijk, voeg uw gegevens dan eveneens toe bij Medewerkers, inclusief uw persoonlijke AGB-code. Om de persoonlijke AGB code ook op de rekening geprint te krijgen, vink aan: menu>Instellingen>Rekening>AGBcodes> Praktijk AGBcode op rekening. Als er © 2015 FootFit
Menu-Functies: praktijk
141
meerdere behandelaars werkzaam zijn in de praktijk, zal de persoonlijke AGB-code van de actieve medewerker worden meegegeven met de rekening. De active medewerker kunt u instellen via Menu > Praktijk > Selecteer actieve medewerker of op het rekening tabblad bij Medew.
Medewerkers Via Menu > Praktijk > Algemeen > Medewerkers kunnen de gegevens van de diverse medewerkers worden ingevoerd of aangepast. Voer ook de gegevens in van de praktijkhouder/eigenaar als deze daadwerkelijk meewerkt in de praktijk. De medewerkergegevens worden gebruikt voor de agenda en de urenregistratie. Ook wordt bij het inboeken van een rekening vastgelegd door welke medewerker de behandeling en/of verkoop is verricht. Dit maakt het mogelijk om indien gewenst de persoonlijke AGB-code te vermelden op de rekening, c.q. mee te geven met de prefactuur t.b.v. een e-declaratie of verzamelfactuur. Voor het gemak kan men per medewerker een kleur kiezen. Deze kleur wordt gebruikt in de agenda en op diverse plekken bij medewerker-selectie. Zorgverzekeraars Nederland Via Menu > Praktijk > Algemeen > Zorgverzekeraars Nederland kan een lijst van Nederlandse zorgverzekeraars + vergoedingsysteem worden getoond (ProCert website). UZOVI-lijst Een lijst van nederlandse zorgverzekeraars met de bijbehorende UZOVI-codes.
5.2
Behandelingen Via Menu > Praktijk>Behandelingen wordt de lijst met behandelingen getoond. Pas deze lijst aan naar uw eigen praktijksituatie. Deze behandelingenlijst wordt op diverse plekken binnen PodoFile gebruikt, namelijk als snelkeuzelijst in het behandelverslag en in de rekening, maar ook in de overzichten van statistische gegevens. De behandelingen kunnen worden ingedeeld in behandelinggroepen. Dit is nuttig voor het analyseren en sturen op bedrijfsresultaten. Als een behandeling niet meer wordt toegepast, kan men deze in plaats van te verwijderen, aanmerken met de status “archief”. Dit houdt in dat deze behandeling niet meer voorkomt in de snelkeuzelijsten, maar nog wel kan worden gebruikt in in de overzichten met statistische gegevens. Let op: de prijs die vermeld moet worden is inclusief BTW, dat is de prijs die de klant betaalt.
© 2015 FootFit
142
Help PodoFile 4
Behandelingscodes Iedere nieuwe behandeling krijgt automatisch een 3-cijferige code. Deze code is bedoeld om er voor te zorgen dat de behandelingen altijd goed onderscheiden kunnen worden binnen het programma. Met name in het geval van rekeningen en statistiek. U kunt er voor kiezen om deze codes al of niet op de rekening te vermelden. Prestatiecodes E-declaraties die via VECOZO moeten worden verstuurd, moeten echter een specifieke code van 4 of 5 cijfers hebben. Deze zogenaamde prestatiecodes zijn niet vrij te kiezen maar worden voorgeschreven gekoppeld aan bepaalde behandelingen. Zie hiervoor de helpdocumentatie bij E-declaraties aanmaken. Als u een behandeling met een dergelijke prestatiecode wilt toevoegen, vink dan "prestatiecode ingeven" aan. De gewenste code kan dan worden ingevuld. Ten behoeve van pedicures, podologen/podotherapeuten, en huidtherapeuten verschijnt er bovendien een keuzelijst met de voor hen geldende prestatiecodes. Klik op de gewenste code om deze over te zetten naar de nieuwe behandeling. De nogal lange benaming die de behandeling hierdoor krijgt kan naar wens worden aangepast. Uiteindelijk is voor VECOZO slechts de code zelf van belang. Indeling De behandelingenlijst wordt normaliter op alfabetische volgorde weergegeven. Klik op de knop instellingen om uw eigen volgorde te kunnen instellen. U kunt dan een behandeling selecteren en vervolgens deze verplaatsen door de toetsen pijl omhoog of pijl omlaag tegelijk met de Ctrl toets in te drukken. U kunt bovendien scheidingslijnen invoegen. Door simpelweg op Nieuw te klikken en als behandelingsnaam in te vullen: --- (3 streepjes).
5.3
Verwijzers Via Menu > Praktijk>Verwijzers wordt de lijst met verwijzers getoond. Pas deze lijst aan naar uw eigen praktijksituatie. Deze verwijzerslijst wordt op diverse plekken binnen PodoFile gebruikt, namelijk als snelkeuzelijst in de patiëntgegevens (huisartsen) en als keuzelijst als men een rapportagebrief wil schrijven of mailen naar aanleiding van een behandeling/ anamnese.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: praktijk
5.4
143
Producten en voorraadbeheer De functie “producten” maakt het mogelijk om efficiënt producten en artikelen te selecteren net zoals de behandelingen, zowel bij rekeningen en inkoopfacturen als voor het behandelverslag. Bovendien kan men met deze functie voorraadbeheer realiseren. De lijst met producten is verdeeld in producten voor de verkoop en producten die gebruikt worden bij de behandelingen (verbruiksproducten). Van elk product dient men minimaal benaming, inkoopprijs (excl. BTW), verkoopprijs (incl. BTW), en BTW-tarief in te voeren. Tevens is het gewenst om de productcategorie te kiezen: “Voetverzorging” of “Overig”. Binnen PodoFile krijgen de producten een 4-cijferige code toegewezen. Verkoopproducten krijgen een code tussen 1000 en 1999. Verbruiksproducten krijgen een code tussen 2000 en 2999. Opmerking: als u in PodoFile 3 al codes had toegekend aan uw producten dan is de relatie met de nieuwe codes in PodoFile 4 als volgt: bij de verkoopproducten wordt 1000 opgeteld bij de oorspronkelijke code, en bij de verbruiksproducten wordt 2000 opgeteld bij de oorspronkelijke code. Het is mogelijk om aan een product een leverancier toe te kennen. Als de leverancier nog niet in de snelkeuzelijst leveranciers voorkomt, klik dan op de knop “Nieuw” rechts er naast om de lijst te openen. Zie verder 8.5. Als een product niet meer wordt toegepast, kan men deze in plaats van het te verwijderen, dit aanmerken met de status “archief”. Dit houdt in dat dit product niet meer voorkomt in de snelkeuzelijsten, maar nog wel kan worden gebruikt in de overzichten van statistische gegevens. De voorraadstatus bevat de volgende waarden: Voorraad: aantal stuks dat momenteel in voorraad is Voorraad op 1 januari: voorraad aan begin boekjaar Toenamen: aantal stuks dat sinds 1 januari is toegevoegd Afnamen: aantal stuks waarmee de voorraad sinds 1 januari is verminderd Besteldrempel: voorraadwaarde die een indicatie activeert om te bestellen Toevoegen van nieuwe producten Kies tabblad Verkoop of Verbruik en klik op de knop Nieuw. Vul de gegevens van het nieuwe product in aan de rechterzijde van het venster bij “Gegevens product”. Als de producten via een inkoopfactuur worden ingeboekt (zie functie “Inkoopadministratie”) wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. U hoeft in dat geval dus niet in dit venster een “Toename” in te voeren. Maar als u geen inkoopfacturen inboekt, of als u een al bestaande voorraad wilt invoeren, klik dan op “Toename” en vul de toename van het aantal producten in. Daarmee wordt de
© 2015 FootFit
144
Help PodoFile 4
voorraad opgehoogd. Verhogen van de voorraad van een bestaand product (inkoop) Als u inkoopfacturen inboekt (zie de functie Inkoopadministratie) hoeft u niets te doen: de voorraad wordt automatisch bijgewerkt. Als u geen inkoopfacturen inboekt, dan moet u de voorraad hier wel bijwerken. Selecteer dan het product. Klik op de knop “Toename” en vul de gegevens in. Het kan soms voorkomen dat een klant een aanvankelijk aangekocht product terugbrengt en dat dit weer wordt toegevoegd aan de voorraad. Gebruik dan de knop “Toename”. Als er een inkooprekening wordt gewijzigd of verwijderd waarop producten stonden vermeld, dan moet de voorraad handmatig worden gecorrigeerd. Verlagen van de voorraad van een product (verkoop of verbruik) Bij de verkoop van een product wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. U hoeft dat hier niet meer te doen. Echter bij de afname van een verbruiksproduct moet u dit altijd bijwerken door op de knop “Afname” te klikken en de gegevens in te voeren. Als er een verkooprekening wordt gewijzigd of verwijderd waarop producten stonden vermeld, dan moet de voorraad handmatig worden gecorrigeerd. Correcties Zowel de toenamen als de afnamen zijn te corrigeren door middel van het invullen van een negatieve waarde. Voorbeeld: u hebt voor een verbruiksproduct een afname “3” ingevoerd. Later ontdekt u dat u zich vergist hebt: u hebt slechts 2 eenheden van het betreffende product aan uw voorraad onttrokken. Voer dan ter correctie een afname in van “-1”. Speciale functies en opties Ontgrendel voorraadstatus Als je een hele voorraad producten wilt invoeren, kan het handig zijn om de voorraadaantallen direct in te toetsen. Dit kan door de knop “Ontgrendel voorraadstatus” in te toetsen. Normaal gesproken is dit echter niet de goede werkwijze en kan men beter de voorraad aanpassen zoals boven beschreven. Geschiedenis Alle voorraadmutaties worden in de voorraadgeschiedenis bijgehouden. Dit is handig voor controle en eventuele correcties. Beginvoorraad Als op de knop Beginvoorraad wordt geklikt dan worden de waarden van de voorraad gekopieerd naar “Voorraad op 1 januari”. Tevens worden de toenamen en de afnamen op 0 gezet. Normaal gesproken zal deze handeling worden uitgevoerd rond 1 januari, om zo een referentie van de voorraad aan het begin van het boekjaar vast te leggen.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: praktijk
145
Volledige tabelbreedte Schakel om naar een brede tabel, waarin alle gegevens per product zijn opgenomen. Tabblad Bestellijst Deze lijst geeft een overzicht van de producten die besteld moeten worden omdat de voorraad onder de drempel is gekomen. Tabblad Voorraadwaarde Deze lijst geeft een overzicht van de momentele inkoopwaarde van de voorraad. De lijst is opgesplitst in verkoop- en verbruiksproducten, en in de productgroepen en BTW-tarieven. Ook kan men zien wat de voorraadwaarde was per 1 januari, en wat de waarde van de toeen afnamen was. De inkoopwaarde is gebaseerd op de momentele prijs exclusief BTW. Bij aanpassing van de inkoopprijs van een product wordt niet alleen de momentele voorraadwaarde gewijzigd, maar ook die van de andere kolommen. Hiermee dient men rekening te houden als men de waarden zou willen gebruiken voor de balansposten in een boekhouding. Indeling De productenlijst wordt normaliter op alfabetische volgorde weergegeven. Klik op de knop instellingen om uw eigen volgorde te kunnen instellen. U kunt dan een product selecteren en vervolgens deze verplaatsen door de toetsen pijl omhoog of pijl omlaag tegelijk met de Ctrl toets in te drukken. U kunt bovendien scheidingslijnen invoegen. Door simpelweg op Nieuw te klikken en als behandelingsnaam in te vullen: --- (3 streepjes).
5.5
Accreditatie De functie “Accreditatie” is voor het bijhouden van het aantal behaalde of te behalen accreditatie punten. Na het klikken op “Bewerken” is de lijst aan te passen. Men kan de periode selecteren op jaar, op alles, en op een gespecificeerde periode. De laatst ingestelde periode wordt door PodoFile onthouden. M.b.v. de knop “Optellen” worden de weergegeven punten getotaliseerd.
5.6
Memo De functie “Memo” geeft de mogelijkheid om algemene notities bij te houden. Te denken valt aan ToDo-lijstjes, bestellingen die gedaan zijn, zaken die moeten worden uitgezocht, enz. Verwar dit memo niet met het tabblad “Notities” dat voor iedere patiënt afzonderlijk gebruikt kan worden.
© 2015 FootFit
146
Help PodoFile 4
De knop “Opslaan als” maakt het mogelijk om de inhoud als een afzonderlijk bestand op te slaan, bijvoorbeeld om het later in een tekstverwerker te gebruiken.
5.7
Diverse kasmutaties (praktijkkas) Om het kasboek goed bij te kunnen houden moeten niet alleen de opbrengsten middels de kwitanties worden ingevoerd maar ook de andere kastransacties. Deze laatste kunnen worden ingevoerd via de functie diverse kasmutaties. De transactie wordt vastgelegd op dezelfde manier als een factuur/kwitantie. De volgende transacties zijn mogelijk: Privé opname, privé storting; Diverse opbrengsten; diverse uitgaven; Naar bank (storting op rekening); van bank (opname van rekening) Voor contante productverkoop aan personen die niet behoren tot het patiëntenbestand, zie de volgende paragraaf. Deze kasboekstukken hebben binnen PodoFile een eigen nummering, vergelijkbaar met die van de facturen/kwitanties. Voor de instelling hiervan ga naar menu>Instellingen>Rekening>Facturen en nummering . Voor de knoppenbalkfuncties van dit tabblad zie het tabblad Rekening.
5.8
Losse verkoop en diversen De functie “Losse verkoop en diversen” is bedoeld om verkopen te registreren (en eventueel een factuur/kwitantie uit te reiken) aan personen of instellingen die niet tot het patiëntenbestand behoren. De nummering is identiek aan die van de facturen/kwitanties. Voor de knoppenbalkfuncties van dit tabblad zie het tabblad Rekening. Met behulp van de rechtermuisknop verschijnt een menu waarmee een cadeaubon of een regel “diversen” kan worden toegevoegd. “Diversen” is bedoeld voor opbrengsten die niet vallen onder productverkoop; bijvoorbeeld het verhuren van de praktijkruimte aan een collega. Het menu bevat ook functies voor het uit- en aanzetten van de productenkeuzelijst en het verwijderen van een rekeningregel. Debiteuren
Met behulp van de keuzelijst linksboven kan een debiteur worden geselecteerd. Indien voor "ongespecificeerd" wordt gekozen, wordt er geen debiteur geselecteerd. In dat geval kan de adres informatie vrij worden gewijzigd. Indien nodig kan via de knop Nieuwe debiteur het venster Debiteuren worden geopend en een nieuwe debiteur worden toegevoegd.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: praktijk
5.9
147
Kassa Indien de kassafunctie is geactiveerd (instelling) zal er een kassavenster verschijnen zodra er een rekening wordt ingeboekt.
Vul het ontvangen bedrag in in de tweede regel. De derde regel geeft het terug te betalen bedrag. Klik dan op “Kassa open”. Indien men een elektrische kassa-lade heeft aangesloten op de PC zal deze zich openen. Kijk hiervoor bij Menu> Instellingen > Rekening > Kassa.
5.10
Selecteer actieve AGB-code Als er met verschillende medewerkers wordt gewerkt in de praktijk, dan kan men met deze functie steeds de medewerker selecteren die momenteel de behandelingen/verkopen uitvoert. De betreffende AGB-code wordt dan automatisch opgeslagen bij alle transacties. In het rekeningoverzicht kan men later nagaan welke medewerker de transactie (rekening) heeft uitgevoerd. Ook wordt de AGB-code informatie gebruikt voor statistische doeleinden. Let er op dat de AGB-code voor agenda-afspraken separaat moet worden vastgelegd bij het bewerken van een afspraak. De AGB-codes met de namen moeten van te voren zijn ingevoerd bij menu>Algemeen>Basisgegevens en menu>Algemeen>Medewerkers Dit geldt ook voor de alleen-werkende praktijk/salonhouder. Wat is een AGB-code? Een AGB-code (Algemeen GegevensBeheer Zorgverleners) is een unieke cijfercode die in Nederland wordt verleend aan zorgverleners en praktijken. Deze code is bijvoorbeeld relevant voor de afhandeling van declaraties. Sommige gebruikers van PodoFile voeren behandelingen uit welke gedeclareerd kunnen worden bij een zorgverzekeraar. In dergelijke gevallen moet de AGB-code op de factuur worden vermeld.
© 2015 FootFit
148
Help PodoFile 4
Moet ik deze functie ook gebruiken terwijl ik geen AGB-code heb? Binnen PodoFile wordt de AGB-code ook gebruikt om medewerkers te onderscheiden, zodat er een betrouwbare urenregistratie mogelijk is en bovendien nagegaan kan worden welke rekeningen door welke medewerker zijn afgehandeld. Wanneer u geen AGB-code nodig hebt voor declaraties, kunt u voor uw medewerkers bij de AGB-code in dat geval een zelfbedachte code invullen, waardoor vastgelegd kan worden welke medewerker op welk moment actief is geweest. Zie menu>Algemeen>Medewerkers.
© 2015 FootFit
Deel
VI
150
6
Help PodoFile 4
Menu-Functies: administratie Het menu Administratie bevat de volgende functies: o Rekeningenoverzicht o Kasboekoverzicht o Autoritten-administratie o Inkoopadministratie met inkoop en crediteuren o Declaraties met Verzamelfacturen, Debiteuren en electronische declaraties o BTW-overzicht o Resultaten met Verlies en Winst rekening en Saldibalans o Journaalposten met boekhoudprogrammakoppelingen, memoriaalposten, en grootboektabel
6.1
Rekeningenoverzicht Genereer een overzicht van alle ingeboekte rekeningen van een bepaald jaar, kwartaal, maand of week. Het betreft hier alle verkopen (behandelingen en producten) en de praktijkkasmutaties. Selectiemogelijkheden Kies de periode: geheel jaar, kwartaal, maand of week. Kies vervolgens het nummer van de gewenste periode. Maak tevens een keuze tussen alle facturen (en kwitanties), alle facturen contant (kwitanties), alle facturen krediet, momenteel openstaande facturen, facturen die openstonden aan het eind van de geselecteerde periode, PIN-betalingen, bankoverschrijvingen, contante betalingen, cadeaubonbetalingen, (diverse) praktijkkasmutaties, en losse verkoop en overig. Onder PIN-betaling kunnen zowel kwitanties vallen, als met PIN-betaalde facturen. Ook als een kwitantie of factuur gedeeltelijk met PIN betaald is wordt deze opgenomen in deze selectie. Bankoverschrijvingen bevat de facturen welke (eventueel gedeeltelijk) per bank zijn betaald. Contante betalingen zijn kwitanties en facturen welke (eventueel gedeeltelijk) per kas zijn betaald. Cadeaubonbetalingen zijn kwitanties en facturen welke gedeeltelijk met een cadeaubon zijn betaald. “Openstaand aan eind periode” geeft een overzicht van openstaande rekeningen op een bepaalde datum, t.w. het einde van de geselecteerde periode. Tabel De tabel vermeldt per rekening de volgende gegevens: •
Naam: naam van de debiteur (patiënt)
•
Debiteurnummer: patiëntnummer,
•
Datum: datum van de factuur/kwitantie /praktijkkasboekstuk
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
•
Rekeningnummer: nummer van factuur/kwitantie/praktijkkasboekstuk
•
Soort:
151
F = Factuur krediet K = Factuur contant (kwitantie) Extra info:
/D = Deelbetaling [Cr] = creditnota •
Bedrag: bedrag van de rekening inclusief BTW
•
Status: “O” = volledig openstaand; bedrag = resterend openstaand bedrag; leeg = betaald
•
Duur: aantal dagen verstreken sinds de factuurdatum open factuur
•
Betaaldatum
•
Betalingswijze: Cad = cadeaubon Bov = bankoverschrijving Pin = PIN betaling Kas = Contante betaling aan kas Bij een rekening met deelbetaling staan hier twee betalingswijzen gescheiden door
een /
•
BTW hoog bedrag,
•
BTW laag bedrag.
•
Deelbetaling
•
AGB-code: AGB-code van de medewerker die deze rekening heeft ingeboekt
Sorteren Klik op de één van de kolommen in de titelbalk van het overzicht. Hiermee wordt het overzicht alfabetisch gesorteerd naar de aangeklikte kolom. Bij de volgende klik wordt antialfabetisch gesorteerd enz. AGB-codes De knop “AGB-codes” vult de laatste kolom met de AGB-codes van de medewerkers die de © 2015 FootFit
152
Help PodoFile 4
rekeningen hebben ingeboekt. Als men nogmaals op deze knop klikt dan wordt deze kolom weer gevuld met de deelbetalingbedragen, enz. Toelichting: bij het inboeken van een rekening kan er een AGB-code gespecificeerd worden. Dit kan ook als men de AGB-code niet op de rekening geprint wil hebben. In het laatste geval kan de code uitsluitend worden ingesteld via menu>praktijk>selecteer AGB-code. Filter Met de optie filter kan men de rekening van één bepaalde patiënt selecteren. Of indien AGBcodes zijn geactiveerd, de rekening welke door één bepaalde medewerker zijn ingeboekt. Als voor groep wordt gekozen, kan men rekeningen selecteren van een bepaalde patientengroep. Info knop De I-knop vermeldt voor het gemak een overzicht van de afkorting die in deze tabel worden gebruikt. Tevens enkele tips. Betalingen registreren Via het rekeningenoverzicht kunnen betalingen gemakkelijk worden vastgelegd. Selecteer de factuur, klik op de rechtermuisknop. Er verschijnt een blokje “betalingsstatus wijzigen”. Klik daarop en er verschijnt een dialoogscherm om de status aan te passen net zoals bij het tabblad Rekening. Rekeningen selecteren Dubbelkik op een rekening om de betreffende patiënt en de rekening onmiddellijk te selecteren. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand.
6.2
Kasboekoverzicht Overzicht van al uw kastransacties. In feite is het een (boekhoudkundig) kasboek, dat automatisch gegenereerd wordt uit de ingeboekte rekeningen. De tabel geeft per regel 1 kastransactie bestaande uit de datum, het rekening- of boekstuknummer, het type, de omschrijving, de specificatie, af- of bij, het bedrag en de factuurdatum indien van toepassing. De kolom type kan de volgende afkortingen bevatten: F = Factuur krediet K = Factuur contant (kwitantie) © 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
153
I = Inkoopfactuur NB. Inkoopfacturen en facturen (krediet) kunnen soms geheel of gedeeltelijk via kas betaald zijn. Dat is de reden dat ze voor kunnen komen in het kasboekoverzicht. De kolom specificatie geeft de eerste factuurregel weer. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand. Selecteren, zoeken, sorteren Er kan een geheel jaar worden geselecteerd of een deel van een jaar of alle jaren. Ook is mogelijk om deze week of vandaag of een willekeurige periode te selecteren. De knop “Zoeken” opent een zoekbalk onderaan de lijst. Vul hier een zoekterm in om snel een bepaalde factuur te kunnen vinden. Door te klikken op de titel van een kolom wordt de lijst gesorteerd volgens de waarden in die kolom. Wanneer u nogmaals op dezelfde titel klikt wordt de volgorde geïnverteerd. Saldo Boven de tabel worden de begin- en eindsaldo’s van de geselecteerde periode weergegeven. Ook het verschil tussen deze, dat is dus de toename (positief) of de afname (negatief) van het saldo in kas in de geselecteerde periode. Rechts wordt het momentele kassaldo weergegeven. De datum kan worden aangepast om het saldo op een willekeurig moment te tonen. Om het saldo kloppend te maken met uw werkelijke kassaldo is het nodig om eenmalig het beginsaldo in te stellen. Zie menu>Instellingen>Rekening >Diversen. Als u daarna al uw kastransacties correct invult, inclusief de kasonttrekkingen e.d. zoals privéopname en storting naar bank (via praktijkkasmutaties), dan moet dit kassaldo steeds blijven kloppen. Mocht dat niet zo zijn dan kunt u dit kasboekoverzicht gebruiken om na te gaan wanneer en waar het verschil is opgetreden. Als er geen beginsaldo is ingesteld, dan zal PodoFile het kassaldo niet weergeven. In dat geval gaat PodoFile er van uit dat bij het kassaldo 0 was voor de allereerste, opgeslagen kastransactie. Op deze veronderstelling is het weergegeven beginsaldo dan gebaseerd. Kassaldo is saldo aan einde van de dag Bij het instellen en weergeven van het kassaldo wordt altijd uitgegaan van het moment dat de kas wordt afgesloten aan het einde van de werkdag. Als u dus bijvoorbeeld instelt dat het kassaldo op 10 januari gelijk was aan 100,-, dan betekent dat er op 10 januari, na alle behandelingen en verkopen e.d. van die dag etc., precies 100,- euro in kas was.
Tip: Hebben de saldo’s een onwaarschijnlijke waarde? Dan kan het zijn dat u geen beginkassaldo hebt ingesteld (zie hierboven). Of dat de geselecteerde periode begint voor de datum
© 2015 FootFit
154
Help PodoFile 4
van het ingestelde beginsaldo. Stel het beginsaldo eenmalig in en verander het niet meer daarna! Hulp bij kasgeld tellen Wanneer er snel een hoeveelheid kasgeld moet worden geteld: vul de aantallen munten in in de kolom "Aantal" en klik op de knop "optellen".
6.3
Autoritten-administratie De functie “Autoritten” maakt het mogelijk om de autoritten ten behoeven van uw praktijk te administreren op een wijze die voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Bewerken Om een rit toe te voegen of te bewerken, klik op “Bewerken”. Begin met de datum. Vul daarna de beginstand van de rit in (stand kilometerteller). Wanneer hierboven een vorige rit staat vermeld wordt automatisch al de eindstand van die rit als beginstand ingevuld. U kunt dit getal aanpassen indien nodig. Vervolgens vult u de eindstand in. Als u nu op “Optellen” klikt wordt door het programma de ritlengte in kilometers ingevuld. Dit gebeurt tevens als u op “Opslaan” klikt. Verder kunt u doel, en opmerking invullen en aangeven of het wel of niet een privérit was. Ga nu verder met de volgende rit totdat u klaar bent. Tenslotte; klik op ”Opslaan” om alles vast te leggen. Of op “Annuleren” om de invoer ongedaan te maken. Selecteren en zoeken Er kan een geheel jaar worden geselecteerd of een deel van een jaar. Onder de lijst worden de totalen van de geselecteerde periode getoond. De knop “Zoeken” opent een zoekbalk onderaan de lijst. Vul hier een zoekterm in om snel een bepaalde factuur te kunnen vinden. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand. Opmerking Een goede autorittenadministratie is van belang wanneer de gemaakte kosten (geheel of gedeeltelijk) in mindering worden gebracht op de winst van de onderneming. Gebruik de resultaten van de autorittenadministratie om deze kosten in te voeren. Bijvoorbeeld via Memoriaal (8.11) als er voor de onderneming gereden wordt met een privéauto.
6.4
Inkoopadministratie De functie “inkoopadministratie” maakt het mogelijk om al uw inkoopfacturen in te boeken. Alhoewel deze taak ook uitstekend kan worden uitbesteed, heeft het een aantal voordelen om
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
155
dit in PodoFile te doen: 1. Voorraadbeheer: inboeken van facturen m.b.t. producten is gekoppeld aan het voorraadbeheer, met andere woorden de voorraad wordt dan automatisch bijgewerkt. 2. BTW-overzicht: dit maakt gebruik van de inkoopfacturen voor het berekenen van de voorbelasting (teruggave BTW) 3. Inzicht in bedrijfsprestaties: elders in PodoFile vindt u overzichten en analyses van de bedrijfsresultaten in de vorm van grafieken en tabellen. Deze overzichten maken ook gebruik van de kostenposten uit de inkoopadministratie 4. Kostenbesparing administratie: het invoeren van de facturen in de boekhouding hoeft niet meer te worden uitbesteed. U kunt de resultaten namelijk via een bestand (Excel of anders) aanbieden aan degene die uw boekhouding doet. Voor sommige boekhoudprogramma’s zijn er zelfs directe koppelingen en uitvoerformaten. Zie hiervoor de functie “journaalposten”. In het scherm “Inkoopadministratie” vindt u aan de linkerkant de lijst met facturen met de belangrijkste gegevens van de facturen. Als u met uw muis een factuur selecteert, worden alle gegevens van deze factuur aan de rechterkant gepresenteerd. Toevoegen nieuwe factuur Klik op de knop “Nieuw”. Voer nu (rechts) alle gegevens in van deze factuur: begin met de factuurdatum, het factuurnummer, en de crediteur. De crediteur kunt u selecteren uit de snelkeuzelijst. De eerste keer is deze lijst leeg omdat u wellicht nog geen crediteuren (leveranciers) hebt ingevoerd. Dan klikt u op de knop “Nieuwe crediteur”. Er verschijnt dan een nieuw venster “Crediteuren” waar u de nieuwe crediteur aan kunt toevoegen. Zie hiervoor de beschrijving van Crediteuren (8.5). Als u het crediteurenvenster daarna weer afsluit is de nieuwe crediteurnaam ingevuld. Eventueel kunt u meteen de betaaldatum en de betaalwijze invullen indien dat al gebeurd is. Vervolgens moeten de factuurregels worden ingevuld. Per regel is dat minimaal de omschrijving, de prijs en het BTW-tarief. Per factuurregel kunt u kiezen tussen verkoopproducten, verbruiksproducten of overig. Producten Bij verkoopproducten of verbruiksproducten wordt in de kolom “omschrijving” de huidige keuzelijst van die producten getoond. Als u nu daaruit een product selecteert dan worden automatisch omschrijving, de specificatie, prijs (exclusief BTW), en het BTW-tarief ingevuld. Het aantal moet dan nog wel ingevuld worden. Het kan natuurlijk zo zijn dat het een nieuw product is, dat nog niet op de keuzelijst staat. Klik dan op de knop “Nieuw product”. Hiermee verschijnt het venster “Producten” en kunt u het product toevoegen (geen toename van de voorraad invullen!). Als u deze werkwijze volgt dan wordt na het inboeken van de factuur de voorraad van de betreffende producten automatisch bijgewerkt. Overig
© 2015 FootFit
156
Help PodoFile 4
Alle inkopen en kosten die niet tot de producten behoren vallen onder de keuzecategorie: ”Overig”. In dit geval moet er een keuze gemaakt worden in de kolom “Specificatie”. De keuzelijst die in deze kolom kan worden geactiveerd bevat alle kostenposten die zijn ingesteld in de Grootboektabel (zie 8.10). In feite zijn deze kostenposten voor de boekhouding ook te gebruiken als grootboekrekeningen. De kolom “Aantal” wordt genegeerd als u “Stuksprijs” niet invult. Kortingskolom Als er op de factuurregel een korting is vermeld, kunt u het kortingspercentage instellen in de kolom "Kolom (%)". Voor de verwerking van kortingen op de factuur die niet voor een bepaalde regel gelden, zie hierna. Optellen en inboeken Wanneer u alle factuurregels hebt ingevuld – u kunt desnoods extra regels toevoegen met de knop “Factuurregel toevoegen” – klikt u op optellen om te controleren of het totaalbedrag en de BTW-bedragen kloppen met de factuur. Dit is totaalbedrag inclusief BTW. Als alles correct is klikt u op “Inboeken”. Als er op “Annuleren” geklikt wordt, wordt deze factuurinformatie niet ingeboekt. Bewerken en verwijderen Om een factuur te verwijderen: selecteer de factuur in de lijst en klik op “Verwijderen”. Om een factuur te bewerken, selecteer de factuur in de lijst en klik op de knop “Bewerken”. De reden kan zijn een correctie. Het kan ook zijn dat u de factuur hebt voldaan en daarom de betalingswijze en datum invoert. Popup-menu Via de rechtermuisknop verschijnt er een menu waarmee ook omgeschakeld kan worden tussen verkoopproducten, verbruiksproducten en diversen. Dit menu heeft tevens een functie om een rekeningregel te kunnen verwijderen. De muiscursor wordt op dat moment gelijk aan een prullebak-icoontje. Selecteren, zoeken en sorteren Er kan een geheel jaar worden geselecteerd of een deel van een jaar of alle jaren. Wanneer “Open facturen” wordt aangevinkt worden alleen de facturen getoond die nog niet als betaald zijn ingeboekt. De knop “Zoeken” opent een zoekbalk onderaan de lijst. Vul hier een zoekterm in om snel een bepaalde factuur te kunnen vinden. Door te klikken op de titel van een kolom wordt de lijst gesorteerd volgens de waarden in die kolom. Wanneer u nogmaals op dezelfde titel klikt wordt de volgorde geïnverteerd. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan © 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
157
tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand. Wat te doen bij verschillen? Na het inboeken en optellen van een inkoopfactuur kan de totale BTW eventueel worden aangepast om te corrigeren voor afrondingsverschillen. Het totaalbedrag van de factuur wordt daarop aangepast. Als er verschil optreedt doordat er een fout zit in de factuur kan men dit verschil boeken op grootboek “Betalingsverschillen”. Hoe moeten kortingen worden verwerkt? In Verwerken van inkoopkortingen wordt uitgelegd hoe om te gaan met kortingen die op de factuur zijn vermeld.
6.4.1
Verwerken van inkoopkorting
Kortingen op inkoopfacturen Op inkoopfacturen kunnen verschillende soorten korting zijn vermeld. De vraag is hoe moet je zo’n korting invoeren in het inkoopfactuur formulier van de inkoopadministratie? In de praktijk komen de volgende “soorten” korting voor. a)
Regelkorting
Er wordt een kortingspercentage vermeld op één of meerdere regels van de factuur. Dit percentage kan dus per product verschillen. Maar het kan soms ook zijn dat het voor alle factuurregels gelijk is. Je kunt zo’n korting op drie manieren Invoeren: Methode 1: de gemakkelijkste, namelijk selecteer het kortingspercentage in de kortingskolom. Methode 2: vul het te betalen bedrag in in kolom 7. Als er al een stuksprijs staat in kolom 4 (bij producten), wis dan de stuksprijs in kolom 4 uit of vul daar “0” in. Methode 3: reken de gekorte stuksprijs uit (in 3 cijfers achter de komma) en vul deze in in kolom 4. De hogere nauwkeurigheid is nodig om verschillen door afronding te voorkomen. b)
© 2015 FootFit
Staffelkorting
158
Help PodoFile 4
Soms worden er bij aankoop van een groot aantal van een bepaald product, één of meer extra producten gratis geleverd. Deze gratis producten staan dan wel vermeld op de factuur, maar zonder een te betalen bedrag. Je kunt dit het beste als volgt invoeren: • Maak voor de gratis producten een extra factuurregel aan en vul daarbij behalve het aantal als stuksprijs in: “0” (kolom 4) en als totaal ook ”0” (kolom 7). Opmerking 1: in plaats van deze methode kan je natuurlijk ook regelkorting toepassen zoals in a) omschreven. Opmerking 2: de leverancier kan een staffelkorting ook in de vorm van een percentage vermelden, behandel het dan als regelkorting. c)
Factuurkorting
Op het hele factuurbedrag wordt een korting toegepast. Als volgt in te voeren: • Pas het kortingspercentage toe op alle factuurregels op dezelfde wijze zoals hierboven beschreven onder punt a). Opmerkingen • Als het invoeren van de bovengenoemde methode(n) niet goed lukt, omdat “stuksprijs=0” niet wordt geaccepteerd, dan dient u een update van PodoFile uit te voeren. • In een volgende update zal er een kortingskolom worden toegevoegd aan het formulier, waardoor a) en c) sneller zijn uit te voeren.
Betalingsverschillen Soms blijken er kleine betalingsverschillen op te treden tussen de originele factuur en de overeenkomende factuur in PodoFile. Dit kan als oorzaak hebben dat er een fout zit in de originele factuur. Of dat er door de kortingen of door de afrondingsmethode ergens een afrondingsverschil is ontstaan. Dit kan simpel worden opgelost in de uiteindelijke boekhouding, door het verschil weg te boeken op een grootboekrekening “Betalingsverschillen”. Maar het is ook mogelijk om dit zelf al te doen in de inkoopfactuur in PodoFile. Ga dan als volgt te werk. Maak een grootboekrekening “Betalingsverschillen” aan met een nummer in de 9000 reeks (bijvoorbeeld 9990). Boek daarna het betalingsverschil op dit grootboekrekeningnummer als “overig” in de inkoopfactuur in PodoFile. Het BTW-tarief daarbij is 0. Het bedrag dat u invult kan negatief of positief zijn, maar zodanig dat het totaalbedrag gelijk wordt aan dat van de originele factuur. © 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
159
Grootboekrekening aanmaken Zo maakt u een extra grootboekrekening aan. Ga naar menu>administratie>boekhoudsupport>grootboektabel. Klik op “nieuw”. Vul het gewenste nummer, de omschrijving, de categorie, en eventueel BTW-tarief en kostengroep. Bijvoorbeeld “Betalingsverschillen” zoals hierboven gesuggereerd: Nummer: Omschrijving: Categorie: BTW: Kostengroep:
9990 Betalingsverschillen Verlies Winst 0 Diverse kosten
Voorbeelden
1-
© 2015 FootFit
Betalingsverschillen
160
Help PodoFile 4
Een betalingsverschil dat is ontstaan door een verschil in afrondingsmethode wordt weggewerkt d.m.v. 9990. Anders zou er een verschil van 0,01 zijn tussen de originele factuur en de PodoFile factuur.
2-
Staffelkorting en regelkorting verrekenen.
Het product Camilllenplus werd geleverd met 1 extra product gratis bij afname van 10 stuks. Dit is verwerkt door middel van de extra regel met aantal = 1 en prijs = 0. De derde regel is een voorbeeld regelkorting. Op de originele factuur stond een stuksprijs van 4,75 en een kortingspercentage van 2%. Daarom is hier voor de stuksprijs ingevoerd 0,98 x 4, 75 = 4,655. Let er op dat PodoFile bij weergave dat bedrag afgerond toont als 4,66, maar dat het wel blijft opgeslagen als 4,655.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
6.5
161
Crediteuren Het venster Crediteuren toont de lijst van crediteuren die gebruikt kan worden bij de Inkoopadministratie (linkerzijde). Als u met uw muis een crediteur selecteert, worden alle gegevens van deze crediteur aan de rechterkant gepresenteerd. Per crediteur dient minimaal de naam te worden ingevuld. Andere gegevens zijn niet verplicht. PodoFile kent aan iedere ingevoerde crediteur een nummer toe dat als referentie wordt gebruikt. Bij koppeling naar sommige andere boekhoudprogramma’s kan het noodzakelijk zijn om de crediteurnummering af te stemmen met Podofile. Een nieuwe crediteur toevoegen Klik op Nieuw. Vul vervolgens aan de rechterzijde de gegevens in van de nieuwe crediteur. Klik op Opslaan om de gegevens vast te leggen of op Annuleren om het invoeren van de nieuwe crediteur af te breken.
© 2015 FootFit
162
Help PodoFile 4
Bewerken en verwijderen Om een crediteur te verwijderen: selecteer de crediteur in de lijst en klik op Verwijderen. Om de gegevens van een crediteur te bewerken, selecteer de crediteur in de lijst en klik op de knop Bewerken. Klik op Opslaan om de veranderde gegevens vast te leggen of op Annuleren om het invoeren van de wijzigingen af te breken. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand. Hernummeren De nummering van de crediteuren kan eventueel worden aangepast. Dit is soms handig wanneer de facturen naar een boekhoudprogramma moeten worden geëxporteerd, waarbij het een vereiste is dat de nummeringen gelijk zijn. Klik op de Export knop (rechts) en kies voor Geavanceerd en vervolgens hernummeren. Waarschuwing: reeds ingevoerde inkoopfacturen zijn aan een crediteur gekoppeld via het crediteurnummer. Hernummering betekent dus dat alle inkoopfacturen gecorrigeerd moeten worden m.b.t. de crediteur! Importeren Het is mogelijk om een lijst van crediteuren te importeren via een excel bestand (.xls). De inhoud van dit bestand moet dezelfde kolommen bevatten als een export xls bestand. Let op: het import-bestand vervangt alle reeds aanwezige gegevens. Deze functie is bereikbaar via de Export knop (rechts) en vervolgens Geavanceerd>importeren.
6.6
Btw-overzicht Het BTW-overzicht kan in principe gebruikt worden voor uw BTW-opgave, per maand, per kwartaal of per jaar. Het BTW-overzicht presenteert drie totaalbedragen: a) De af te dragen BTW over leveringen die vallen onder het hoge BTW-percentage b) De af te dragen BTW over leveringen die vallen onder het lage BTW-percentage c) De omzet die belast wordt met 0% BTW d) Zogenaamde voorbelasting, dat is te vorderen BTW welke door u is betaald aan crediteuren. De eerste pagina geeft deze totaalcijfers voor de geselecteerde periode. De volgende tabbladen specificeren de details waar deze BTW-bedragen uit zijn opgebouwd. Per regel kan men indien gewenst de gerelateerde factuur/kwitantie gemakkelijk terugvinden.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
163
Voorwaarden voor correcte BTW-bedragen Voor wat betreft de af te dragen BTW is het noodzakelijk om alle verkopen (behandelingen en producten) in te boeken als factuur of kwitantie. Dit geldt tevens voor losse verkoop van producten (praktijkkas). Bovendien, als men het kasstelsel hanteert (zie hierna), moeten de betalingen van facturen (betaalwijze en datum) ook zijn ingeboekt. PodoFile geeft daarom aan hoeveel niet-betaalde facturen zich in de administratie bevinden. Voor wat betreft te vorderen BTW moeten alle inkoopfacturen zijn ingeboekt. En, indien van toepassing, privé-betaalde onkosten via de functie memoriaalposten. Indien er voor gekozen wordt om alleen inkoopfacturen van producten in te voeren, dan moeten de te vorderen bedragen van andere facturen vanzelfsprekend separaat worden bijgeteld. Kasstelsel en factuurstelsel Voor Nederlandse ondernemers die voornamelijk leveren aan consumenten geldt in beginsel dat men de administratie en dus de BTW-heffing moet uitvoeren volgens het kasstelsel. Dat betekent dat BTW verschuldigd is over de omzet op basis van de ontvangsten. Met andere woorden de BTW over een factuur is pas verschuldigd op de betaaldatum van de factuur en niet al op de factuurdatum. Dit wordt het kasstelsel genoemd. In tegenstelling hiermee kennen we het factuurstelsel, waarbij de BTW verschuldigd is op de factuurdatum, ook al is het factuurbedrag nog niet voldaan. Voor Nederlandse pedicures, podologen en zeker ook schoonheidssalons geldt het kasstelsel. Voor verdere info raadpleeg www.belastingdienst.nl. De keuze kasstelsel versus factuurstelsel is in principe eenmalig. In PodoFile kan dit worden ingesteld bij menu>Instellingen>Rekening>BTW. Overgang van PodoFile 3 naar PodoFile 4 Mogelijkerwijs hebt u in het verleden uw belastingaangifte ingevuld door eenvoudigweg de totalen van de BTW-bedragen in PodoFile 3 te gebruiken. Dat betekent dat in het geval u facturen uitgeeft die in een volgende BTW-periode betaald zijn/worden, u daarmee in feite het factuurstelsel toepast. Als u in PodoFile 4 het kasstelsel instelt en overgaat van BTW-berekening met PodoFile 3 naar PodoFile 4, dan kunnen er in principe nog open verkoopfacturen zijn die uitgegeven zijn in de vorige BTW-periode (en waarvoor dus al BTW is afgedragen), maar die in de huidige periode betaald zijn of nog betaald moeten worden (en dus meetellen voor de BTW in de huidige of zelfs volgende periode). Om deze dubbelbetaling te voorkomen dient u daarom deze facturen uit te sluiten van de BTW-berekening van de huidige periode. Dit kan door de BTW-bedragen van deze facturen op te tellen en af te trekken van uw aangifte in de huidige periode. Dit is eenmalig en alleen van belang wanneer de geschetste situatie op u van toepassing is. Opmerking: voor inkoopfacturen is er geen verschil tussen de twee stelsels. Zoeken De knop “Zoeken” opent een zoekbalk onderaan de lijst (tabblad specificatie). Vul hier een © 2015 FootFit
164
Help PodoFile 4
zoekterm in om snel een bepaalde factuur o.i.d. te kunnen vinden. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand
6.7
Resultaten Het venster “Resultaten” geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van de onderneming. De tabel kan op verschillende manieren worden gebruikt. 1. Voor het bepalen van de totalen van de omzet in een bepaalde periode. Hierbij wordt de omzet gespecificeerd naar behandelinggroepen, productgroepen en overig. Ook is er een opsplitsing naar BTW-tarief. 2. Voor het bepalen van de totalen van alle ingeboekte kosten (vooropgesteld dat de inkoopadministratie en de memoriaalposten worden bijgehouden) 3. Voor het bepalen van een Verlies-Winst berekening (vooropgesteld dat de inkoopadministratie en de memoriaalposten worden bijgehouden) 4. Voor het bepalen van de totalen van alle grootboekrekeningen die binnen PodoFile zijn gebruikt. Zoals bijvoorbeeld debiteuren (het totaal nog te ontvangen bedrag aan open verkoopfacturen), crediteuren (het totaal nog te betalen bedrag aan inkoopfacturen), BTW af te dragen etc. Omzet, VerliesWinst of Saldibalans De keuze Verlies-Winst geeft een overzicht van de Verlies-Winst rekening. Alleen opbrengsten en kosten worden in deze rekening weergegeven, alsmede het uiteindelijke saldo, zijnde winst of verlies. Er is een keuze mogelijk tussen wel of niet de inkoopkosten van de producten te verrekenen. De optie Om zet geeft een overzicht van de omzetrekeningen. Alleen de opbrengsten weergegeven, alsmede het totaal hier van. De keuze Saldibalans geeft de totalen van de mutaties van alle grootboekrekeningen. Als een grootboekrekening in de geselecteerde periode niet is veranderd, dan wordt deze niet weergegeven. Let er op dat het hier dus geen saldo’s betreft, ook niet bij de grootboekrekeningen van het balanstype. De volledig boekhoudkundige term voor een dergelijk overzicht is Saldibalans zonder beginsaldi. Opmerking bij saldibalans: De weergegeven waarden van de veranderingen in de productenvoorraden zijn gebaseerd op de "toenamen" tengevolge van ingeboekte inkoopfacturen. Dus handmatig aangebrachte "toenamen" in "Producten" worden daarin niet meegeteld. Opmerking bij Verlies-Winst inclusief Inkoopkosten. © 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
165
Om een goede indicatie te verkrijgen van de Verlies-Winst rekening moeten de inkoopkosten van de producten worden geschat. De inkoopkosten van verbruiksproducten worden door Podofile berekend uit de voorraadgeschiedenis. De inkoopkosten van de verkoopproducten worden door Podofile berekend uit de productverkopen. Selecteren Er kan een geheel jaar worden geselecteerd of een deel van een jaar. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand.
6.8
Journaalposten De functie journaalposten is bedoeld ter ondersteuning van de boekhouding. Alle journaalitems welke zijn ingevoerd door middel van rekeningen, inkoopfacturen en memoriaalposten worden hier als boekhoudkundige journaalposten weergegeven. De resultaten kunnen worden geëxporteerd naar Excel of als CSV-bestand. Ook zijn er uitvoermogelijkheden naar een aantal bekende boekhoudpakketten. Zie hiervoor de volgende paragraaf. Selectie De periode kan worden ingesteld per jaar, alle jaren, maand, dit kwartaal, deze maand, of een gespecificeerde periode. Alle journaalposten kunnen worden weergegeven of één van de categorieën verkoop, inkoop en memoriaal. Groeperen en grootboekkaarten Het menu Groeperen kent de volgende opties: Normaal Groeperen uitgeklapt: de posten zijn gesorteerd op grootboek, tevens worden de totalen per grootboek vermeld Groeperen ingeklapt: idem maar dan alleen de totalen Wanneer "Detailleren per factuurregel" is aangevinkt, dan wordt de posten uitgeplitst voor ieder regel in een factuur. Zoniet dan worden de posten per factuur gesommeerd per grootboeknummer. Zoeken en sorteren
© 2015 FootFit
166
Help PodoFile 4
De knop “Zoeken” opent een zoekbalk onderaan de lijst. Vul hier een zoekterm in om snel een bepaalde factuur o.i.d. te kunnen vinden. Klik op de titelbalk van één van de kolommen Nummer, Datum, Factuur, om de lijst volgens de waarden in die betreffende kolom te sorteren. Nogmaals klikken keert de sorteervolgorde om. Opmerkingen De journaalposten zijn genummerd zoals weergegeven in de eerste kolom. Let er op dat dit slechts display-nummers zijn. Het zijn dus geen vaste nummers per journaalpost. Een dergelijke vaste nummering vindt pas plaats in de uiteindelijke boekhouding. Een journaalpost bestaat uit minimaal twee regels. Per post moeten de som van de creditbedragen en van de debetbedragen altijd identiek zijn. Is dit niet het geval dan wordt er een foutmelding gegeven. De gebruikte grootboekrekeningnummers zijn gelijk aan de nummers zoals ingesteld in de grootboektabel. Veranderingen in de grootboektabel zullen dus direct invloed hebben op de journaalpostenweergave, inclusief die uit het verleden. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand.
6.9
Boekhoudkoppelingen Naast de algemene export mogelijkheden van journaalposten, kasboek en rekeningenoverzicht, ondersteunt PodoFile de export van factuurgegevens naar drie bekende boekhoudpakketten: Minipak, Account Informer, en Snelstart. Voor Snelstart is er bovendien een directe koppeling mogelijk, zodat er geen tussenbestanden nodig zijn. In het laatste geval is het echter wel noodzakelijke dat Snelstart op dezelfde PC is geïnstalleerd als PodoFile. Minipak Het scherm Minipak maakt het mogelijk om verkoopfacturen en/of inkoopfacturen te exporteren naar een formaat dat door Minipak kan worden ingelezen. Zorg er eerst voor dat de te gebruiken grootboekrekeningnummers in PodoFile en Minipak hetzelfde zijn. Ten tweede dient u de nummers van het inkoopdagboek en het verkoopdagboek van Minipak in te vullen. Deze nummers worden door PodoFile onthouden. Ten derde moet u het Minipak volgnummer van de eerste te exporteren factuur opgeven. PodoFile exporteert de facturen die zijn gedateerd in de in “Journaalposten” ingestelde periode. De betaaldatum van een factuur heeft geen invloed op deze selectie. Account Informer (versie Business Pro) Het scherm Account maakt het mogelijk om verkoopfacturen en/of inkoopfacturen te exporteren naar een formaat dat door Account kan worden ingelezen. Zorg er eerst voor dat
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
167
de te gebruiken grootboekrekeningnummers in PodoFile en Account hetzelfde zijn. Ten tweede dient u de nummers van het inkoopdagboek en het verkoopdagboek van Account in te vullen. Deze nummers worden door PodoFile onthouden. Bij Account moet het verkoopfactuurnummer een numerieke waarde zijn, dat wil zeggen het mag alleen uit cijfers bestaan. Wanneer u echter nummers gebruikt waarin zich een aantal letters bevinden in het eerste deel, dan krijgt u een waarschuwing, maar wel de mogelijkheid om door te gaan met aangepaste nummers waarvan de letters zijn verwijderd. PodoFile exporteert de facturen die zijn gedateerd in de in “Journaalposten” ingestelde periode. De betaaldatum van een factuur heeft geen invloed op deze selectie. Snelstart Het scherm Snelstart maakt het mogelijk om verkoopfacturen en/of inkoopfacturen te exporteren naar een formaat dat door Snelstart kan worden ingelezen. Zorg er eerst voor dat de te gebruiken grootboekrekeningnummers in PodoFile en Snelstart hetzelfde zijn. Ten tweede moeten de relatiecodes in SnelStart, dat zijn de debiteurnummers en de crediteurnummers gelijk worden aan die in PodoFile. Deze nummers zijn in PodoFile niet te wijzigen. PodoFile exporteert de facturen die zijn gedateerd in de in “Journaalposten” ingestelde periode. De betaaldatum van een factuur heeft geen invloed op deze selectie. In het programma Snelstart dient u een importprofiel aan te maken. Dit importprofiel moet de volgende velden per regel bevatten: 1. Dagboek 2. Boekingscode (= factuurnummer of crediteurnummer+factuurnummer) 3. Datum 4. Grootboeknummer 5. Relatiecode (=debiteurnummer of crediteurnummer) 6. Factuurnummer 7. Omschrijving (= naam debiteur of crediteur) 8. Debet 9. Credit Bij verkoopfacturen vult PodoFile voor de boekingscode het factuurnummer in. Bij inkoopfacturen vult PodoFile het crediteurnummer in gevolgd door het factuurnummer. Dit laatste is om dubbele boekingscodes te voorkomen. Zie ook de paragraaf hierna: Enkele bijzonderheden bij het exporteren naar SnelStart. © 2015 FootFit
168
Help PodoFile 4
Directe koppeling met Snelstart Als u Snelstart hebt geïnstalleerd op dezelfde PC als waarop u PodoFile draait, kan er een directe koppeling geactiveerd worden. Zorg er eerst voor dat de te gebruiken grootboekrekeningnummers in PodoFile en Snelstart hetzelfde zijn. Ten tweede moeten de debiteurnummers en de crediteurnummers gelijk zijn aan die van PodoFile. Klik eerst op “Open SnelStart koppeling”. Als gevolg hiervan worden er één of meerdere SnelStart administraties weergegeven. Selecteer de administratie welke u wilt gebruiken met uw muis en klik dan op “Openen”. Als de koppeling tot stand is gebracht wordt de naam van de gekozen administratie in het venster “Geopende administratie” weergegeven. Dit venster krijgt een groene achtergrondkleur en diverse knoppen in de menubalk worden geactiveerd. Via de knop "Lijsten SnelStart" worden overzichten getoond van de grootboekrekeningen, de debiteuren (klanten) en de crediteuren (leveranciers) in SnelStart. Ook is er een optie om de grootboekrekeningen van PodoFile en SnelStart te vergelijken en eventueel de nummers van SnelStart grootboekrekeningen aan te passen. Met behulp van de knop Klanten kunnen de PodoFile klanten, dit zijn zowel patiënten als debiteuren naar SnelStart worden geexporteerd. Hierbij kunnen of alleen de ontbrekende klanten worden toegevoegd of alle klanten, waarbij overeenkomstige relatienummers in SnelStart worden overschreven. Crediteuren worden geëxporteerd door middel van de knop Crediteuren. Klik op Verkoop of Inkoop om de facturen van de in “Journaalposten” geselecteerde periode naar Snelstart te verplaatsen. PodoFile exporteert de facturen die zijn gedateerd in de in “Journaalposten” ingestelde periode. De betaaldatum van een factuur heeft geen invloed op deze selectie. Facturen welke al in SnelStart aanwezig zijn worden genegeerd en dus niet geëxporteerd. Het exporteren wordt afgebroken met een melding wanneer een klantnummer c.q. crediteurnummer in SnelStart niet aanwezig is. Hetzelfde geldt voor grootboeknummers. Wanneer er betalingen van (geëxporteerde ) facturen in SnelStart zijn geboekt, dan kunnen deze betalingen weer worden doorgeboekt naar PodoFile door middel van de knop Betalingen. Nadat het exporteren is afgerond kan men de koppeling afsluiten.
Enkele bijzonderheden bij het exporteren naar SnelStart Zowel bij het gebruik van de directe koppeling als bij het exporteren via een bestand dienen de volgende punten in acht genomen te worden.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
169
1) In SnelStart is er een relatiecode gereserveerd voor het eigen bedrijf (de initiële waarde is 1). Met andere woorden in PodoFile moet dit nummer niet worden gebruikt als debiteurnummer c.q. crediteurnummer. Wanneer het nummer al in gebruik is, verwijder dan de betreffende patiënt en/of crediteur en voeg deze vervolgens opnieuw toe. 2) Facturen en kwitanties betreffende “Losse verkoop en diversen” krijgen een relatiecode mee als er geen debiteur is gespecificeerd. Deze relatiecode is standaard ingesteld op 10000. U kunt deze code wijzigen. Deze relatiecode moet dus in Snelstart aanwezig zijn.
Geschiktheid directe koppeling De directe koppeling is met name geschikt voor de startende SnelStart gebruiker. Wanneer men SnelStart al gedurende een langere periode gebruikt voor het debiteurenbeheer dan is het ook mogelijk om de koppeling te gebruiken, maar is het wel noodzakelijk om eerst de relatiecodes in SnelStart gelijk te maken aan de patiëntnummers in PodoFile.
6.10
Grootboektabel Het venster “Grootboektabel” toont een lijst van omzet- en kostengroepen zoals deze in een boekhouding worden gebruikt. Deze grootboektabel kunt u ongewijzigd laten. Het is echter ook mogelijk wijzigingen aan te brengen (verwijderen, aanpassen of toevoegen) om zodoende de lijst in overeenstemming te brengen met die in uw boekhouding. Let op: het is niet mogelijk om de regels met grijze achtergrond te verwijderen of te wijzigen. Wel kunnen de nummers hiervan worden aangepast. De reden is dat de functie van deze groepen door Podofile intern gebruikt wordt. Deze lijst, vaak grootboekrekeningen genoemd, wordt in PodoFile gebruikt voor de journaalposten functie (en dus ook voor export naar boekhoudprogramma’s). Bovendien wordt de lijst gebruikt om diverse kosten en opbrengsten te rubriceren om inzichtsvolle overzichten te genereren m.b.t. de bedrijfsprestaties. Bij verkopen worden de nummers door Podofile automatisch toegekend. Dit geldt ook voor inkopen van producten en bij praktijkkasmutaties. Bij andere inkoopfacturen (diversen) en bij memoriaalposten (privébetaalde kosten) dient men een grootboeknummer te selecteren door middel van een snelkeuzelijst. Nieuwe grootboekrekening toevoegen Klik op “Nieuw”. Vul vervolgens aan de rechterzijde de gegevens in van de nieuwe grootboekrekening. Men kan vervolgens weer op “Nieuw” klikken om nog een grootboekrekening toe te voegen, enz. Beëindig het toevoegen met “Opslaan”. Tenzij men de wijzigingen niet wil vastleggen, in dat geval moet op “Annuleren” worden geklikt. Bewerken en verwijderen Om een grootboekrekening te verwijderen: selecteer de grootboekrekening in de lijst en klik
© 2015 FootFit
170
Help PodoFile 4
op “Verwijderen”. Om een grootboekrekening te bewerken, selecteer de grootboekrekening in de lijst en klik op de knop “Bewerken”. Origineel Als men op “Origineel” klikt dan wordt de lijst teruggebracht naar de originele situatie zoals deze bestond bij installatie. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand.
6.11
Memoriaalposten Het venster “Memoriaalposten” maakt het mogelijk om een aantal kostenposten te boeken welke niet volgen uit ingeboekte facturen of kasmutaties. Dit zijn afschrijvingskosten en privébetaalde bedrijfskosten. De voordelen van het inboeken van deze posten zijn: 1. Het BTW-overzicht: dit maakt gebruik van ondermeer de privé-betaalde bedrijfskosten voor het berekenen van de voorbelasting (teruggave BTW) 2. Inzicht in bedrijfsprestaties: elders in PodoFile vindt u overzichten en analyses van de bedrijfsresultaten in de vorm van grafieken en tabellen. Deze overzichten maken ook gebruik van de kostenposten uit de memoriaalposten 3. Kostenbesparing administratie: het invoeren van deze memoriaalposten in de boekhouding hoeft niet meer te worden uitbesteed. U kunt de resultaten namelijk via een bestand (Excel of anders) aanbieden aan degene die uw boekhouding doet. De functie memoriaalposten in PodoFile is beperkt tot de genoemde categorieën: “afschrijvingskosten” en “privé-betaalde bedrijfskosten”. Afschrijvingskosten betreft de jaarlijkse of maandelijkse waardevermindering van de inventaris, bijvoorbeeld de pedicurestoel. Voor Nederland: Het gaat om inventarisstukken die bij aankoop duurder waren dan 450,- Euro (excl). Voor de juiste manier van afschrijven zie www.belastingdienst.nl . Privé-betaalde kosten betreft bijvoorbeeld autokosten die gemaakt zijn met een privéauto voor de onderneming. Een nieuwe post toevoegen Klik op “Nieuw”. Vul vervolgens aan de rechterzijde de gegevens in van de nieuwe memoriaalpost in. Maak een keuze tussen afschrijving en privé-betaalde bedrijfskosten. Vul omschrijving, datum, bedrag en BTW-tarief in. Beëindig het toevoegen met “Inboeken”. Tenzij men de wijzigingen niet wil vastleggen, in dat geval moet op “Annuleren” worden geklikt.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
171
Bewerken en verwijderen Om een post te verwijderen: selecteer de post in de lijst en klik op “Verwijderen”. Om een post te bewerken, selecteer de post in de lijst en klik op de knop “Bewerken”. De reden kan zijn een correctie. Selecteren en zoeken Er kan een geheel jaar worden geselecteerd of een deel van een jaar. De knop “Zoeken” opent een zoekbalk onderaan de lijst. Vul hier een zoekterm in om snel een bepaalde post te kunnen vinden. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand.
6.12
Declaraties De menu-optie Declaraties opent het volgende submenu: Debiteuren Verzamelfacturen E-declaraties aanmaken E-declaraties verzenden
6.12.1 Debiteuren Het venster “Debiteuren” toont de lijst van debiteuren die gebruikt kan worden bij “Losse verkoop en diversen” bij “Verzamelfacturen” (linkerzijde). Als u met uw muis een debiteur selecteert, worden alle gegevens van deze debiteur aan de rechterkant gepresenteerd. Per debiteur dient minimaal de naam te worden ingevuld. Andere gegevens zijn niet verplicht. PodoFile kent aan iedere ingevoerde debiteur een nummer toe dat als referentie wordt gebruikt. Bij koppeling naar sommige andere boekhoudprogramma’s kan het noodzakelijk zijn om de debiteurnummering af te stemmen met Podofile. Een nieuwe debiteur toevoegen
Klik op “Nieuw”. Als men het debiteuren venster oproept wordt onmiddellijk begonnen in deze “nieuw”-situatie, het is dan niet nodig op de knop “nieuw” te klikken. Vul vervolgens aan de rechterzijde de gegevens in van de nieuwe debiteur. Men kan vervolgens weer op “Nieuw” klikken om nog een debiteur toe te voegen, enz. Beëindig het toevoegen met “Opslaan”. Tenzij men de wijzigingen niet wil vastleggen, in dat geval moet op “Annuleren” worden geklikt. © 2015 FootFit
172
Help PodoFile 4
De snelkeuzelijst Ziektekostenverzekeraars gebruiken Ziektekostenverzekeraars, inclusief hun UZOVI-nummer, kunnen snel geselecteerd worden door gebruik te maken van de keuzelijst die getoond wordt als men op het pijltje van de "Nieuw"-knop klikt. Betaalovereenkomst Een ziektekostenverzekeraar in het Nederlandse declaratiestelsel wordt geïdentificeerd met het zgn. UZOVI-nummer. Wanneer een UZOVI-nummer wordt ingevuld, dan zal de optie "Betaalovereenkomst" zichtbaar worden. Hiermee kan worden aangegeven of er een overeenkomst met de ziektekostenverzekeraar is afgesloten tot het uitbetalen van de gedeclareerde vergoedingen. Er zal een waarschuwing verschijnen wanneer een Edeclaratie naar deze ziektekostenverzekeraar verstuurd wordt, terwijl "Betalingsovereenkomst" niet is aangevinkt. Bewerken en verwijderen Om een debiteur te verwijderen: selecteer de debiteur in de lijst en klik op “Verwijderen”. Een debiteur kan niet verwidjerd worden als er rekeningen op naam van de debiteur aanwezig zijn. Deze rekeningen dienen eerst verwijderd te worden. Verwijdering van rekeningen moet zorgvuldig gebeuren, immers de administratieve overzichten en eventueel het kassaldo worden beïnvloed. Om een debiteur te bewerken, selecteer de debiteur in de lijst en klik op de knop “Bewerken”. Als u meerdere debiteuren achtereen wilt bewerken, klik dan op het pijltje aan de rechterkant van de “bewerken”-knop. Actief of archief Debiteuren die aan opgeslagen rekeningen zijn gekoppeld kunnen niet worden verwijderd. Het is wel mogelijk om een debiteur de status Archief toe te kennen. Dat betekent dat deze debiteur niet meer wordt weergegeven in de selectielijsten. Uitvoer De getoonde lijst kan worden geprint of naar een pdf-bestand worden omgezet. De lijst kan tevens worden uitgevoerd als Excel-, Word-, of CSV-bestand. Nummering De nummering van de debiteuren kan niet worden aangepast.
6.12.2 Verzamelfacturen
Wat is een verzamelfactuur?
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
173
Onder een verzamelfactuur wordt een factuur verstaan waarmee behandelingen van meerdere patiënten worden gedeclareerd, bijvoorbeeld bij een zorggroep, een thuiszorginstelling, een verpleeghuis, of een andere bemiddelaar. De factuur vermeldt per behandeling de naam, de behandeling, het bedrag en eventueel extra gegevens zoals BSN, geboortedatum, zorgverzekering, indicatie. Een verzamelfactuur is verder gelijk aan een gewone factuur, maar dan niet gericht aan een patiënt, maar aan een debiteur. Een verzamelfactuur aanmaken De volgende stappen moeten worden doorlopen om een verzamelfactuur te maken. 1
Aanmaken prefacturen
Maak per patiënt een zogenaamde prefactuur aan. Dat wil zeggen selecteer de patiënt, ga naar Rekening, kies voor “prefactuur”. Vul de prefactuur in met de te declareren behandeling(en). Merk op dat de prefactuur zich onderscheidt van een gewone factuur doordat er geen factuurnummer aan wordt toegekend. Tel op en boek in. In de lijst met rekeningen verschijnt de prefactuur zonder nummer en met een rood pinnetje er voor. Doe hetzelfde voor alle andere patiënten waarvan u een behandeling aan de verzamelfactuur wilt toevoegen. 2
Naar verzamelfacturen
Ga naar menu>administratie>declaraties>Verzamelfacturen. Aan de linkerzijde is nu een lijst te zien met de namen en behandelingen die overeenkomen met de gemaakte prefacturen: de verzamellijst van prefacturen. U kunt eventueel door middel van de optie patiëntengroep een gereduceerde selectie maken van deze lijst. Dubbelklik op een regel in deze lijst om direct naar de betreffende prefactuur te springen. 3
Kies de debiteur
Kies de debiteur door middel van de selectielijst linksboven 4
Bepaal de extra informatie
Geef aan welke informatie op de verzamelfactuur moet komen naast behandeling en naam: BSN, geboortedatum, zorgverzekering, indicatie, huisarts. Voor de link Excel indeling zie de paragraaf "Speciale verzamelfacturen voor zorggroepen" hierna. 5
© 2015 FootFit
Selecteer de prefacturen
174
Help PodoFile 4
Selecteer met uw muis alle prefacturen die toegevoegd moeten worden aan deze verzamelfactuur. 6
Toevoegen en controleren
Klik op de knop Toevoegen. Klik op Optellen en klik dan op Afdrukvoorbeeld om de verzamelfactuur te controleren. 7
Afronden
Boek de verzamelfactuur in als alles goed is. De toegevoegde prefacturen verdwijnen nu uit de verzamellijst. Deze prefacturen krijgen een nummer bestaande uit het factuurnummer van de verzamelfactuur gevolgd door een schuine streep en een volgnummer. Nieuwe debiteur
Indien nodig kan via de knop Nieuwe debiteur het venster Debiteuren worden geopend en een nieuwe debiteur worden toegevoegd. Speciale verzamelfacturen voor zorggroepen en podotherapeuten Aan het printer uitklaplijstje zijn enkele opties toegevoegd: "Verzamelfactuur in Excel formaat tonen", "Verzamelfactuur in Excel formaat verzenden per email", "Excel indeling aanpassen" en "Verzamelfacturen verzenden in andere formaten". De factuur in Excel formaat bevat doorgaans veel meer kolommen met relevante gegevens dan een "gewone" factuur. Bovendien verschilt de vereiste kolomindeling per debiteur. Vandaar dat er maximaal 5 indelingen kunnen worden ingesteld. Dit is de derde optie. In het venster dat zich dan opent kan men de indelingen aanpassen en hier een naam aan geven naar eigen keuze. De vierde optie betreft specifieke verzamelfactuur-bestanden voor bepaalde declaratieportalen. De help instructie is te vinden in de betreffende vensters (klik op de Help knop aldaar). Opmerking: soms is het vereist om de tijdsduur van de behandeling te vermelden. Een goede methode is het om in dat geval de tijdsduur op te nemen in de naam van de behandeling (behandelingenlijst). Een andere optie is om de tijdsduur te vermelden in het vakje "opmerking" in de prefactuur. Het programma zal dan het aantal minuten weergeven in de kolom "Aantal min.".
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
175
Opmerkingen a) De prefacturen krijgen nu een speciaal nummer, namelijk het nummer van de verzamelfactuur gevolgd door een schuine streep en een volgnummer. Bijvoorbeeld: FN01012/3. b) De prefacturen zijn niet zichtbaar in het rekeningenoverzicht! c) Als een verzamelfactuur wordt verwijderd of gecrediteerd, of als een regel wordt gewist, dan zullen de overeenkomende prefacturen weer in de verzamellijst terugkeren. Dit geldt ook voor een gedeeltelijke creditering. Zie de paragraaf "Bijzondere situaties hierna". d) Een verzamelfactuur is niet bedoeld om aan een klant een jaaroverzicht te geven van al zijn rekeningen in het afgelopen jaar. Zo’n lijst kan wel gemaakt worden met behulp van Rekeningenoverzicht, waarbij het nummer van de klant als filter moet worden gebruikt.
Bijzondere situaties
Wat te doen als van een ingediende verzamelfactuur blijkt dat deze niet volledig wordt vergoed? Bijvoorbeeld een behandelingsbedrag wordt slechts gedeeltelijk of helemaal niet vergoed. Ga naar menu>declaraties>verzamelfacturen. Kies de juiste debiteur en selecteer de betreffende verzamelfactuur. Crediteer deze factuur. Pas nu deze creditnota aan zodat de niet-vergoede bedragen (op de juiste regels) worden gecrediteerd. De andere regels moeten worden gewist (rechtsklik met de muis op de regel en kies regel wissen in het menu). Tel op en boek in. De niet-vergoede of deels vergoede prefacturen komen nu terug in de verzamellijst. aan de linkerkant. Vervolgens moet u beslissen wat u doet met de niet-vergoede bedragen. Dubbelklik op één van deze prefacturen, waardoor deze meteen wordt weergegeven. In de prefactuur ziet u nu een geelgekleurd venster waarin de declaratie-status is weergegeven. Hierin is rechtsboven een link te zien naar "factuur eigen bijdrage". Als daarop wordt geklikt wordt er een factuur gegenereerd gericht aan de patient, waarin het niet-vergoede gedeelte in rekening wordt gebracht.
© 2015 FootFit
176
Help PodoFile 4
6.12.3 E-declaraties aanmaken Met behulp van PodoFile kan er elektronisch gedeclareerd worden via VECOZO aan zorgverzekeraars die daarbij zijn aangesloten. Een E-declaratie bevat declaratieregel(s) betreffende één of meerdere patiënten die bij de geadresseerde zorgverzekeraar zijn verzekerd. In PodoFile is het in feite een verzamelfactuur die voldoet aan bepaalde regels. PodoFile heeft directe beveiligde koppelingen met Vecozo. Dat wil zeggen, er hoeft niet eerst handmatig een inlogproces te worden doorlopen en men hoeft bestanden niet handmatig te uploaden en te downloaden. Hiermee is een efficiënt en doelmatig declaratieproces gecreëerd. PodoFile is geschikt om te declareren voor de sectoren: a. Overige Sectoren (hieronder vallen ondermeer pedicures). De declaraties voldoen dan aan de standaard OS301/302. b. Paramedische hulp (hieronder vallen ondermeer podotherapeuten en huidtherapeuten). De declaraties voldoen dan aan de standaard PM304/305.
Voorbereidingen 1. Vecozo Certificaat Als praktijk dient u zich eerst aan te melden bij Vecozo: http://www.vecozo.nl. In het pakket dat u dan ontvangt zit een overeenkomst die getekend dient te worden en een aanvraagformulier voor een systeemcertificaat. Zonder dit certificaat is het niet mogelijk om met Vecozo een koppeling tot stand te brengen. Installeer het systeemcertificaat op de PC waarop de declaraties vanuit PodoFile moeten worden verstuurd. Instructies met betrekking tot installatie en gebruik van het certificaat zijn © 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
177
ook te vinden op de Vecozo site. Opmerking 1: de zorgverzekeraars die van u, via Vecozo, e-declaraties gaan ontvangen, moeten op de hoogte gesteld worden van uw betaalgegevens (vraag een betaalovereenkomst aan). Per debiteur kunt u aangeven of u een betaalovereenkomst hebt afgesloten. Opmerking 2: wanneer u geen systeemcertificaat heeft, maar wel een persoonlijk certificaat, dan is het ook mogelijk om "handmatig" te declareren. Zie de betreffende paragraaf in Edeclaraties verzenden. 2. Praktijk- en medewerkergegevens Vul de volgende praktijkgegevens in bij menu>praktijk>algemeen>basisgegevens: BTW-nummer (14 karakters), Praktijk AGB-code (8 karakters), Persoonlijke AGB-code van de praktijkhouder (8 karakters). Vul in bij menu>praktijk>algemeen>medewerkers de persoonlijke AGB-code van de praktijkhouder (deze moet hier dus als medewerker worden opgevoerd, tenzij de praktijkhouder geen behandelingen uitvoert) en eventueel ook uw andere medewerkers. Gebruik alleen cijfers om de codes in te vullen, dus geen haakjes, streepjes, spaties e.d. 3. Debiteuren De declaraties zijn in feite electronische verzamelfacturen die naar een zorgverzekeraar worden gestuurd via Vecozo. Daarom moeten de betreffende zorgverzekeraars als debiteur worden toegevoegd. Ga naar menu>administratie>declaraties>debiteuren en klik op het pijltje van de knop "Nieuw". Er verschijnt dan een menulijst van alle ziektekostenverzekeraars met de bijbehorende UZOVI-nummers. Aangezien het aantal verschillende ziektekostenverzekeraars waarnaar u declareert in de praktijk beperkt zal zijn, is het aan te bevelen deze steeds pas aan uw debiteuren toe te voegen op het moment dat dit nodig is. Het UZOVI-nummer identificeert de ziektekostenverzekeraar in een e-declaratie. Een overzicht van alle UZOVI-nummers is te vinden op http://uzovi.vektis.nl
4. Patiëntgegevens Bij alle te declareren patiënten moeten minimaal de volgende gegevens aanwezig zijn: BSN (9 cijfers), geboortedatum, achternaam, voorvoegsel, voorletters, postcode, huisnummer. Bij "zorgverzekering" dient het UZOVI-nummer (4 cijfers) tussen blokhaken te zijn ingevuld. Voor dit doel kan men een keuzelijst openen via de rechtermuisknop op het venster "zorgverzekering".
© 2015 FootFit
178
Help PodoFile 4
De achternaam in PodoFile moet bij voorkeur overeenkomen met de achternaam die bij de zorgverzekeraar is geregistreerd. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat in PodoFile de achternaam van de partner is vermeld, terwijl de patënt bij de zorgverzekeraar onder haar geboortenaam is geregistreerd. In dat geval kan men de geboortenaam ook apart opgeven. Dubbelklik op het venster "achternaam" of open een keuzemenu via de rechtermuisknop (terwijl de muis in het paneel patientgegevens is) en kies "geboortenaam". Dan verschijnt het volgende dialoogscherm.
Als u hier de geboortenaam invult, zal deze gebruikt worden voor de declaraties, zonder dat de “gewone” achternaam beïnvloed wordt. Opmerking 1: Wanneer men de muis over de “gewone” achternaam beweegt dan verschijnt er een hint met onder andere de geboortenaam. Opmerking 2: Een goed alternatief is het natuurlijk om de naamsvermelding te gebruiken die getoond wordt door de COV (= Controle op Verzekering).
5. Behandelingen Ga naar menu>praktijk>behandelingen.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
179
Behandelingen die via Vecozo gedeclareerd mogen worden zijn gespecificeerd in een prestatiecodelijst (uitgegeven door Vektis) die geldt voor de sector waarin men werkt. Deze behandelingen worden geidentificeerd met een 4- of 5-cijferig nummer, de zogenaamde prestatiecode. Voor pedicures bijvoorbeeld zijn er op dit moment prestatiecodes mogelijk met de nummers 22000 en hoger. Voor podotherapeuten en huidtherapeuten gelden andere nummers. Zie voor meer informatie: https://tog.vektis.nl/WebInfo.aspx? ID=Prestatiecodelijsten Normaliter krijgt iedere nieuw ingevoerde behandeling in PodoFile automatisch een nummer tussen 1 en 999. Echter, als u prestatiecode ingeven aanvinkt, zijn er nummers toegestaan groter dan 3000. Vul uitsluitend nummers in zoals vermeld op de prestatiecodelijst die van toepassing is in uw geval. Voor pedicures wordt er een keuzelijst getoond waarop men kan klikken. Tip: pas de lange benaming van de prestatiecodelijst aan tot een kortere, voor u handiger versie. Deze benaming is alleen voor eigen gebruik. Het tarief van uw behandeling (=prestatie) bepaalt u zelf. U dient er rekening mee te houden dat de ziektekostenverzekeraar uitbetaalt volgens de met u overeengekomen afspraken.
© 2015 FootFit
180
Help PodoFile 4
6. Instellingen Ga naar menu>administratie>declaraties>E-declaraties verzenden. Kies Instellingen, tabblad Algemeen Vul een email adres in waar eventuele meldingen van Vecozo over uw declaraties naar toe kunnen worden gestuurd. Ook is het mogelijk, maar niet noodzakelijk, om van alle resultaten een melding te ontvangen: vink dan "Email Notificaties ontvangen" aan. Houd er rekening mee dat deze email-notificaties snelkoppelingen bevatten, die alleen kunnen worden uitgelezen wanneer men ook een persoonlijk certificaat heeft geinstalleerd (niet te verwarren met het systeemcertificaat). Het is een handige werkwijze om uw declaraties steeds per periode te versturen. Kies bij "Standaard periodeduur" uw voorkeur. N.B. Declaraties handmatig indienen voorlopig niet aanvinken.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
181
Het tabblad "Certificaten" laat zien welke Vecozo certificaten op de PC zijn geinstalleerd inclusief de geldigheidsduur. Een systeemcertificaat van Vecozo begint altijd met het cijfer 4 (eerste kolom). Als er geen systeemcertificaat getoond wordt, is er iets niet goed gegaan met de installatie van het certificaat. Wanneer u twee systeemcertificaten voor twee praktijk AGB-codes wilt gebruiken, zorg dan eerst dat deze certificaten goed zijn geïnstalleerd en dat de praktijk AGB-codes zijn ingevuld bij de Basisgegevens. Open daarna weer het tabblad "Certificaten". Nu kunt u in de meest rechtse kolom bij elk certificaat aangeven welke praktijk AGB-code daarbij hoort. In het tabblad "Proxy server" kunt u de gegevens van een proxyserver instellen. Dit is alleen van belang wanneer uw PC niet rechtstreeks op Internet is aangesloten, maar via een proxyserver. Dit komt voor in ziekenhuizen, gezondheidscentra e.d. Vraag eventueel de systeembeheerder naar deze gegevens. Vergeet niet "Proxy instellingen actief" aan te vinken. NB. wanneer u met uw laptop naderhand op een andere locatie direct met Internet bent verbonden moet u "Proxy instellingen actief" weer uitvinken.
Declaraties aanmaken Een declaratie aanmaken gebeurt in twee stappen. 1. Prefacturen Maak rekeningen (per patiënt) aan, uitsluitend met behandelingen uit de prestatiecodelijst zoals hierboven aangegeven. Kies als rekeningsoort voor Prefactuur. Controleer of alle benodigde gegevens (zie punt 4 hiervoor) aanwezig zijn. Zorg dat ook de AGB-code van de behandelaar is ingevuld. De prefactuur krijgt nu nog geen nummer. 2. E-declaratie aanmaken Ga naar menu>administratie>declaraties>E-declaraties aanmaken. Een e-declaratie wordt net zo aangemaakt als een verzamelfactuur. Kies ten eerste de gewenste ziektekostenverzekeraar (debiteur). In de verzamellijst aan de linkerkant komen alle prefacturen voor die nog niet zijn toegevoegd aan een e-declaratie of een verzamelfactuur. Selecteer de prefacturen waarvan het UZOVI-nummer overeenkomt met de gekozen debiteur en klik op "Toevoegen". Tenslotte optellen en inboeken. Bij het toevoegen en inboeken controleert PodoFile zoveel mogelijk de gegevens van de betreffende prefacturen. Als er een correctie nodig is kan er nog niet worden ingeboekt. Uit de informatie in de foutmelding kan worden opgemaakt welke aanpassingen er nodig zijn. Ga in dat geval naar de betreffende prefactuur/patiënt en vul de gegevens aan waar nodig. Boek de
© 2015 FootFit
182
Help PodoFile 4
prefactuur opnieuw in, indien van toepassing. Maak tenslotte de e-declaratie opnieuw aan. Als een e-declaratie wordt ingeboekt, dan krijgen de betreffende prefacturen het nummer van de declaratie gevolgd door een “/” en een volgnummer. Opmerking: e-declaraties worden dus aangemaakt per zorgverzekeraar meestal na afloop van een declaratie-periode (maand, halve maand, of week). E-declaraties verzenden
6.12.4 E-declaraties verzenden Ga naar menu>administratie>declaraties>E-declaraties verzenden. De declaraties die zijn aangemaakt staan in het overzicht. De lijst vermeldt in eerste instantie de open declaraties. Dat zijn die declaraties welke nog niet zijn vergoed of (volledig) gecrediteerd. Met behulp van de selectie-keuzelijst kan men ook alle declaraties van het afgelopen half jaar tonen, of juist alle declaraties die ouder zijn dan een half jaar. Als u nog weinig ervaring hebt met het declareren via Vecozo, raden wij aan om eerst een controle uit te voeren alvorens de e-declaratie daadwerkelijk in te dienen. 1. Controles
Klik op de pijlknop van de knop "Controle" en kies "Verbinding met Vecozo testen". Als blijkt dat er geen verbinding mogelijk is, dan kan dit te maken hebben met uw certificaat, met uw internet verbinding, of met het eventueel uitgevallen zijn van de Vecozo webservice. Het heeft dan geen zin om declaraties in te dienen of te valideren. Selecteer nu een declaratie en klik op de knop "Controle". Hiermee wordt de declaratie naar Vecozo gestuurd om deze te testen (dit wordt valideren genoemd). De terugmelding specificeert eventuele gebreken die u moet corrigeren alvorens de declaratie echt in te kunnen dienen. Bij dubbelklikken op een regel in het overzicht wordt er een venster zichtbaar met detail-info van de declaratie. Beweeg uw muis over de verschillende regels om regel-informatie te bekijken. Wat te doen als de declaratie niet correct is? Zie hierna de paragraaf “Declaraties corrigeren”. 2. Indienen
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
183
Selecteer een declaratie en klik op de knop "Indienen". De declaratie wordt dan verstuurd en krijgt van Vecozo een nummer toegewezen aangeduid als "declaratie-id". Dit is een uniek nummer om de declaratie in het vervolg te kunnen identificeren. Hiermee verandert tevens de status van de declaratie van "Geen" naar “Verzonden naar Vecozo”, wat is te zien aan het icoontje in de 1e kolom. Als het indienen echter mislukt wordt de status “Verzendfout” of “Afgekeurd door Vecozo”. Voor de betekenis van alle mogelijke icoontjes zie hierna. 3. Beschikbare Retourinfo
Opvragen of er een retourbericht klaar staat. Dit is een elektronisch bericht dat het antwoord vormt van de zorgverzekeraar op de ingediende declaratie. Hierin wordt aangegeven of de declaratie is goedgekeurd dan wel afgekeurd. Als een declaratie al door VECOZO is afgekeurd, kan het ook zijn dat de details in een retourbestand worden weergegeven. Als er voor een declaratie Retourinfo beschikbaar is, dan is dat te zien aan de icoontjes in de eerste kolom. Er is dan namelijk een 2e icoontje te zien waarmee aangegeven wordt dat er een retourbericht klaar staat. In het voorbeeld hierna staat er voor de declaratie met nummer 336906 een retourbestand klaar aangeduid door het extra icoontje met de groene pijl.
4. Retourinformatie
Als een declaratie is ingediend wordt deze door Vecozo gecontroleerd en indien goed bevonden doorgestuurd. Indien afgekeurd dan wordt er informatie teruggestuurd met een specificatie van de fout(en). Deze eerste controle vindt vrij snel plaats na het indienen
© 2015 FootFit
184
Help PodoFile 4
(meestal minder dan een minuut). Een door Vecozo goedgekeurde declaratie wordt verder doorgestuurd naar de zorgverzekeraar. De zorgverzekeraar beoordeelt de declaratie. Het resultaat kan zijn 1) volledig goedgekeurd, 2) volledig afgekeurd, 3) deels goedgekeurd. In alle gevallen wordt informatie teruggestuurd m.b.t. de fout(en) en vergoedingen. Deze retourinformatie wordt niet meteen verstuurd, maar kan enige tijd (dagen) op zich laten wachten. Selecteer een regel met een declaratie waarvoor er Retourinfo klaar staat. Wanneer u dan op de knop "Retourinfo downloaden" klikt dan wordt het beschikbare retourbericht opgevraagd. Dit retourbericht wordt meteen verwerkt door PodoFile. Herhaal dit voor andere regels met een declaratie waarvoor er Retourinfo klaar staat Uiteindelijk moet iedere declaratie daardoor (opnieuw) een veranderde status krijgen en wel één van de volgende mogelijkheden: Verzendfout Afgekeurd door Vecozo Volledig goedgekeurd door de Zorgverzekeraar Volledig afgekeurd door de Zorgverzekeraar Deels goedgekeurd door de Zorgverzekeraar Declaraties die de status Afgekeurd door Vecozo of Verzendfout gekregen hebben kunnen opnieuw worden verstuurd, nadat er correcties zijn aangebracht. De details van de retourinformatie en de eventueel toegekende bedragen zijn op te vragen door te dubbelklikken op de declaratie of door te klikken op de knop "Details". De prefacturen die in het detail-informatie venster zijn vermeld zijn snelkoppelingen waarop kan worden geklikt om direct naar de betreffende prefactuur te gaan. Als u de muis beweegt over een regel verschijnt er popup-informatie over die betreffende regel. Onderaan in het venster bevindt zich de knop "Rapport" voor een afdrukvoorbeeld van een tabel met alle relevante informatie m.b.t. de declaratie.
4. Crediteren en verder verwerken Als een declaratie (deels) is afgekeurd moet deze worden gecrediteerd, voor wat betreft de niet te vergoeden bedragen of gedeelten van bedragen. Het is immers een factuur met omzet en btw. Selecteer dan de declaratie en klik op de knop "Crediteren". Het nummer van de creditnota verschijnt in het overzicht in de meest rechtse kolom. Wat te doen met de niet vergoede bedragen? - Stel een prefactuur is volledig afgekeurd. In dat geval zal de credit-actie tot gevolg hebben © 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
185
dat deze prefactuur automatisch terugkomt in de verzamellijst van prefacturen. U kunt naar de prefactuur gaan en deze bewerken. Bijvoorbeeld om te corrigeren, of omzetten in een factuur voor de patiënt - Stel een prefactuur wordt gedeeltelijk vergoed. Dan zal de prefactuur niet terugkeren in de verzamellijst. Het niet-vergoede gedeelte dient u opnieuw te declareren (als er sprake is van een correctie) of dit deel te factureren (aan de patiënt). Nadat u het vergoedingsbedrag hebt ontvangen, boekt u de betreffende factuur in als "betaald" (op de normale wijze). Dan zal ook de achtergrondkleur van het factuurnummer in het Declaratie-overzicht veranderen van oranje naar wit, net zoals in het Rekeningenoverzicht. De declaratie wordt vanaf dit moment beschouwd als te zijn afgehandeld.
5. Betekenis van de status-iconen in het declaratie-overzicht
Icoon
Status
Opmerking
Geen
Nog niet ingediend
Verzendfout
Verbindingsprobleem
Verzonden naar Vecozo Afgekeurd door Vecozo
Het retourbestand bevat info over de afkeuring
Goedgekeurd door Vecozo
Doorgezonden naar Zorgverzekeraar
Retourbestand beschikbaar
Het retourbestand bevat info over de goedkeuring of (gedeeltelijke) afkeuring
Volledig goedgekeurd door ZV Deels goedgekeurd door ZV
Volledig afgekeurd door ZV
© 2015 FootFit
186
Help PodoFile 4
Status onbekend
6. Handmatig declareren
Wanneer u geen systeemcertificaat heeft, maar wel een persoonlijk certificaat, dan kunt u "handmatig" declareren met behulp van PodoFile. Voorbereiding: in Instelingen>algemeen moet Declaraties handmatig indienen zijn aangevinkt en moet er een map zijn aangegeven die gebruikt wordt als verzend- en ontvangstmap. Wanneer nu op de knop "Indienen" wordt geklikt zal de declaratie in de verzend- en ontvangstmap worden geplaatst. Log nu in op www.vecozo.nl en ga naar het onderdeel edeclareren. Dien de betreffende declaratie in waarbij u deze selecteert in de verzend- en ontvangstmap. De declaratie krijgt van Vecozo een declaratie-id. Ga nu naar PodoFile, selecteer de declaratie, klik op de rechtermuisknop en selecteer in het menu "Declaratie-id" invullen, en vul dit nummer in. Wanneer er retourberichten klaar staan dan haalt u deze op waarbij u weer de verzend- en ontvangstmap selecteert. U kunt daarna de knoppen "Beschikbare retourinfo"en "Retourinfo downloaden" gebruiken zoals boven beschreven.
7. Vragen en antwoorden
Mijn declaratie is (gedeeltelijk) afgekeurd, wat moet ik doen? a) Als een declaratie volledig wordt afgekeurd (Afgekeurd door Vecozo of Afgekeurd door ZV) kan de oorzaak liggen in een fout in de algemene gegevens van de declaratie. Ga dan als volgt te werk. 1. Corrigeer de fout(en) in de algemene gegevens. Dat kan bijvoorbeeld een foutieve praktijk AGB-code zijn. 2. Selecteer dan de declaratie via menu>administratie>declaraties>e-declaraties aanmaken en klik op "Bewerken". Vervolgens optellen en opnieuw inboeken. Door dit zo te doen wordt het gewijzigde gegeven opgenomen in de e-declaratie. 3. Ga nu naar menu>administratie>declaraties>e-declaraties verzenden. De betreffende declaratie heeft opnieuw de status Geen gekregen, en kan dus opnieuw worden ingediend. De oorzaak kan ook zijn dat deze zorgverzekeraar niet vergoedt via Vecozo. De declaratie moet worden gecrediteerd. Uiteraard moeten de prestaties (behandelingen) dan op een andere manier worden gedeclareerd.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
187
b) Als de declaratie gedeeltelijk is goedgekeurd (Deels goedgekeurd door ZV), moet deze eerst worden gecrediteerd. Klik dus op de knop Crediteren. PodoFile crediteert alleen die bedragen die niet zijn toegekend. Bij het niet of gedeeltelijk toekennen van een vergoeding aan een prestatie, handelt men als volgt: Dan moet de declaratie eerst worden gecrediteerd. Klik dus op de knop Crediteren. PodoFile crediteert alleen die bedragen die niet zijn toegekend. Dan zal de prefactuur ook terugkeren in de verzamellijst, ook als deze gedeeltelijk wordt vergoed. In het laatste geval wordt het bedrag in de meest rechtse kolom van de verzamemellijst nu in rood getoond met tussen haakjes het bedrag dat is gedeclareerd/toegekend. Beweeg uw muis over het bedrag om de volledige tekst te zien. Het niet-vergoede gedeelte kunt u in rekening brengen bij de patiënt. Ga dan naar de betreffende prefactuur. De prefactuur wordt nu weergegeven met een overzicht van de declaratie-gegevens. Rechtsboven in dit overzicht is een link Maak factuur eigen bijdrage te zien. Klik daar op om het resterende bedrag in rekening te brengen bij de patiënt.
Mocht u het resterende bedrag niet in rekening willen brengen, wijzig dan het bedrag in de prefactuur, zodat het gelijk is aan het toegekende bedrag.
Echter wanneer de oorzaak ligt in een foutieve declaratie (bijvoorbeeld in de patiëntgegevens of de prestatiegegevens), dan moeten de patiënt- c.q. prestatiegegevens worden gecorrigeerd, en moet de prestatie opnieuw worden gedeclareerd (nieuwe declaratie). Ik heb een declaratie ingediend, die is goedgekeurd door de zorgverzekeraar. Maar nu ben ik er achter dat ik een fout heb gemaakt en dat een bepaalde prestatie niet gedeclareerd had moeten worden. Hoe los ik dit op? In zo'n geval moet u dit corrigeren door een "credit-declaratie" in te dienen. Maak in dit geval GEEN gebruik van de knop "Crediteren" in “E-declaraties verzenden”. Maar handel als volgt. 1. Selecteer de patiënt en vervolgens de prefactuur van de prestatie in het rekeningtabblad (dit is dus een prefactuur met een nummer dat verwijst naar het factuurnummer van de e-declaratie) 2. Klik met de rechtermuisknop in het rekeningtabblad om het rekeningmenu te laten © 2015 FootFit
188
Help PodoFile 4
verschijnen 3. Klik dan op “Overnemen bestaande rekening” 4. U krijgt nu een nieuwe prefactuur waarop de prestatie van de oorspronkelijke prefactuur is weergegeven 5. Maak de prijs negatief. Bijvoorbeeld uw prijs was 50,-. Verander dit dan in -50,-. 6. Verwijder eventuele andere prestaties die niet gecorrigeerd hoeven te worden 7. Tel op en boek in 8. Maak nu een e-declaratie aan en verzend deze. 9. Met andere woorden maak in dit geval dus GEEN gebruik van de knop "Crediteren" in “E-declaraties verzenden”. Alleen door deze werkwijze te volgen wordt gegarandeerd dat de ingezonden credit-prestatie een referentienummer bevat waardoor de Zorgverzekeraar weet welke oorspronkelijke prestatie daarbij hoort. Anders wordt de credit-declaratie namelijk afgekeurd. U kunt zulke credit-prestaties eventueel ook toevoegen aan een nieuwe declaratie met normale prestatie-declaraties. Hoe kan ik zien hoeveel er dit jaar al gedeclareerd is bij een bepaalde patiënt? Klik in de opschriftbalk “Patiëntgegevens” op het profiel-icoontje. Het venster “Patiënten statistiek en trends” verschijnt. Selecteer het meest rechtse tabblad. Er wordt vermeld hoeveel er per debiteur per kwartaal en per jaar is gedeclareerd.
Als ik vooraf weet dat het door de zorgverzekeraar toegekende bedrag lager zal zijn dan mijn tarief, wat kan ik dan het beste doen? Stel uw tarief voor een behandeling is 30,- Euro, terwijl de verzekeraar zal echter maar 25,Euro vergoeden. Als u de prefactuur aanmaakt kunt u meteen de prijs wijzigen naar 25,- Euro . U maakt tevens een gewone factuur of kwitantie aan voor de patiënt voor de resterende 5,Euro.
Wat doe ik met een prefactuur die fout of ongewenst is? Een prefactuur zonder nummer, kunt u gewoon verwijderen. Crediteren is niet mogelijk, want het is immers geen factuur.
6.12.5 Controle op Verzekering Met behulp van deze functie controleert u de verzekeringstatus van een patiënt. Eventueel
© 2015 FootFit
Menu-Functies: administratie
189
kunt u de functie ook gebruiken om ontbrekende gegevens aan te vullen. De functie maakt gebruik van een webservice van Vecozo. Uiteraard dient er een actieve Internet verbinding te zijn. Voorbereidingen U dient een Vecozo systeemcertificaat te hebben geïnstalleerd op deze PC. Dit certificaat moet geauthoriseerd zijn voor Controle Op Verzekering (COV 3.0). Zonder systeemcertificaat wordt er een foutmelding gegenereerd. Ga naar menu>administratie>declaraties>edeclaraties verzenden>instellingen>certificaten om na te gaan of het systeemcertificaat is geïnstalleerd. Het nummer van een Vecozo systeemcertificaat begint altijd met een 4. Vragen met betrekking tot het verkrijgen en installeren van Vecozo certificaten worden beantwoord door de helpdesk van Vecozo. Zoekopdracht De functie zoekt op basis van één van de volgende drie paren gegevens: - Geboortedatum + BSN - Geboortedatum + Verzekerdenummer - Geboortedatum + postcode & huisnummer/toevoeging Initieel gaat het programma aan de hand van de al aanwezige gegevens na welke zoekopdracht als eerste wordt geprobeerd. Als blijkt dat er niets is gevonden is het mogelijk om opnieuw te zoeken op basis van een ander gegevenspaar. Resultaten De zoekresultaten worden weergegeven in het venster “Controle op Verzekering”. In de tabel vindt u alle verzekeringen met de bijbehorende gegevens. In de 1e kolom wordt aangegeven of de betreffende verzekering actief is of niet. De 2e kolom vermeldt de soort verzekering. De andere kolommen spreken voor zich. Betekenis Iconen en afkortingen: Kolo m1 De verzekerde heeft geen actieve verzekering De verzekerde heeft actieve verzekeringen De verzekerde is overleden Kolo © 2015 FootFit
190
Help PodoFile 4
m2
B A BZ H T AT
Basis verzekerd. Aanvullend verzekerd. Basisverzekering vanuit AWBZ Hoofdverzekering: een basisverzekering die geen onderdeel uitmaakt van de ZVW of AWBZ (bijvoorbeeld voor expats in het buitenland) Tandverzekering (los) Aanvullend + Tand: een gecombineerd pakket waarin zowel een gedeelte mondzorg als een aanvullend pakket is opgenomen. Niet alle verzekeraars maken gebruik van Tand of Aanvullend + Tand verzekeringen
Link zorgverzekeraars Nederland Om onmiddelijke web-informatie te raad-plegen over de vergoedingen die door de betreffende verzekeraar worden gehanteerd (voor zover aanwezig). Nogmaals zoeken Het is mogelijk om informatie op te vragen zoals deze geldig is op een andere peildatum (zowel in het verleden als in de toekomst). Selecteer dan een andere peildatum en klik op Opnieuw. Als de zoekactie geen resultaat opgeleverd heeft, kunt u opnieuw zoeken op basis van andere gegevens. Selecteer het gewenste gegevenspaar en klik op Opnieuw. Gegevens overnemen Het zoekresultaat kan gegevens opleveren die nog niet in PodoFile aanwezig waren. Klik desgewenst op “Gegevens overnemen”. Proxy-server Indien uw PC niet rechtstreeks maar via een proxyserver met Internet is verbonden, dient u eerst de proxy gegevens in te vullen in menu>administratie>declaraties>e-declaraties verzenden>instellingen>proxy-server.
© 2015 FootFit
Deel
VII
192
7
Help PodoFile 4
Menu-Functies: extra, zoeken en help Het menu Extra bevat de volgende functies: Geschiedenis Voorraadgeschiedenis Statistiek en analyse met de sub-menu functies: Bedrijfsprestaties Patiënten Voetklachten en behandelingen Sturen op Cijfers EID-kaartlezer Er zijn twee zoekfunctie: snel zoeken en uitgebreid zoeken.
7.1
Extra Het menu Extra bevat de volgende functies: Geschiedenis Voorraadgeschiedenis Statistiek en analyse met de sub-menu functies: Bedrijfsprestaties Patiënten Voetklachten en behandelingen EID-kaartlezer
7.1.1
Voorraadgeschiedenis Chronologisch overzicht van gewijzigde voorraadgegevens van producten. Dit overzicht is enerzijds een hulpmiddel om voorraadwijzigingen te kunnen controleren, anderzijds een overzicht welke transacties de voorraadmutaties hebben veroorzaakt. De lijst vermeldt de datum, de productcode, de productomschrijving, de mutatie (toename is positief, afname is negatief), de reden van de mutatie en de resulterende voorraad. De tijdsperioden zijn identiek aan die van “Geschiedenis”. Ook hier kunnen de perioden worden ingeklapt. In de linkerkolom wordt een icoon weergegeven dat gerelateerd is aan de reden. De volgende redenen voor een mutatie kunnen voorkomen. Reden Inkoop
Icon
Toelichting Automatisch gegenereerd door © 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
193
inkoopadministratie
7.1.2
Verkoop
Automatisch gegenereerd door verkooprekening
Verbruik
Afname verbruiksproduct (handmatig in “Producten” = voorraadbeheer)
Voorraadbeheer mutatiepositief
Toename product (handmatig in “Producten” = voorraadbeheer). NB. Hoeft niet te worden gebruikt indien men inkoopfacturen correct inboekt.
Voorraadbeheer mutatie negatief
Afname product (handmatig in “Producten” = voorraadbeheer). NB. Hoeft niet te worden gebruikt indien men verkoopfacturen correct inboekt.
Beginvoorraad 1 januari effectueren
In “Producten” (= voorraadbeheer) zijn de huidige voorraadwaarden gekopieerd naar “voorraad op 1 januari”. Toenamen en afnamen nul gemaakt.
Geschiedenis Chronologisch overzicht van gewijzigde patiëntgegevens en systeeminformatie. De lijst vermeldt per regel de wijziging van de gegevens van één patiënt. Datum, tijd, naam, telefoonnummer worden weergegeven en tevens of er een formulier voor diabetische screening (Ds), een podologisch onderzoeksformulier (Po), Overige Risicovoet formulier (Os), of een rekening is ingevuld. Bij een rekening wordt het rekeningnummer weergegeven. Tevens wordt de AGB-code vermeld indien deze geselecteerd was. Indien als extra module geactiveerd, worden de volgende codes weergegeven bij ingevulde formulieren Sportmassage (Sm), Wellness massage (Wm), en Schoonheidsbehandelplan (Bp). Periode De geschiedenisinformatie is opgedeeld in tijdsperiode: vandaag, gisteren, deze week, vorige week, vorige maand, dit jaar, ouder. Wanneer “–“ wordt geklikt links van een periodetitel, dan wordt die periode niet weergegeven (“ingeklapt”). Dit kan weer ongedaan worden gemaakt door vervolgens op “+” te klikken. Deze mogelijkheid maakt het gemakkelijker om de lijst te overzien. Naamfilter Wanneer u bij het naamfilter de naam van een bepaalde patiënt intoetst worden alleen
© 2015 FootFit
194
Help PodoFile 4
patiënten in de lijst vermeld met de betreffende achternaam. U kunt ook volstaan met een aantal letters, eventueel zelfs 1 letter. Systeem info Wanneer Systeem info is aangevinkt worden ook een aantal systeemgegevens weergegeven, met name het opstarten en het afsluiten van het programma. Gegevens wissen Indien gewenst kunnen de gegevens van de geschiedenis worden gewist.
7.1.3
Statistiek en analyse Bedrijfsresultaten De informatie die in de tabellen en grafieken van “Bedrijfsresultaten” wordt getoond komt het best tot zijn recht wanneer men alle administratieve functies gebruikt. Zie verder de Instructie op het eerste tabblad. De volgende tabellen en grafieken worden getoond. Patiënten: aantallen met omzet, met behandeling, per behandelinggroep Producten 1: aantallen met omzet, per productgroep, inkoopwaarde. Opmerking: de inkoopwaarde wordt berekend door het verbruik (verbruiksproducten) om te slaan. Producten 2: omzet en winst van de productenverkoop. Behandelingen 1 en 2: omzet en winst van de behandelingen Urenregistratie: aantallen uren, ook per behandelinggroep. Opmerking: de uren per behandelinggroep worden berekend door afspraken te correleren met rekeningen. Vereiste is dat de data van de rekeningen corresponderen met de data van de afspraken. Uren per AGB: uitsplitsing uren per AGB-code Bedrijfskosten: totalen van de diverse kostengroepen. Resultaat: omzet, bruto winst, kosten en winst Patiënten Een overzicht van verschillende parameters van uw patiëntenbestand. Samenstelling: aantal mannen, aantal vrouwen, en aantal geslacht onvermeld. Tevens het totaal aantal patiënten.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
195
Leeftijdsverdeling: aantal mannen, aantal vrouwen, aantal geslacht onvermeld, en totaal aantal patiënten per leeftijdsgroep. Trend: aantal actieve patiënten in uw praktijk gedurende de afgelopen jaren. Groepen en herkomst: Tabel met het aantal patiënten per patiëntengroep en de gemiddelde omzet per jaar per patiënt in die groep Herkomst: aantal patiënten per herkomstcategorie Profiel geselecteerde patiënt: toont een aantal gegevens met betrekking tot de geselecteerde patiënt (zie de snelkeuzelijst in de menu-balk). De volgende gegevens worden weergegeven: Algemeen: onder andere totale omzet en gemiddelde omzet per jaar Behandelingen: type, aantal en datum van de laatste afspraak voor dit type behandeling Verkoopproducten: type, aantal en datum van de laatste keer dat dit type product werd gekocht. Declaraties geselecteerde patiënt: geeft per debiteur aan welke bedragen er in het lopende en het afgelopen kalenderjaar zijn gedeclareerd. Dit is handig om snel te kunnen inschatten of het totaal aan declaraties het eventuele maximum heeft bereikt dat is toegestaan.
De bovengenoemde gegevens kunnen worden uitgeprint of omgezet in pdf-formaat. Voetklachten en behandelingen Een overzicht van de diversiteit en de frequentie van de voetklachten van uw patiënten. Voetklachten: aantallen patiënten met bepaalde voetklachten zoals deze zijn aangegeven in de voetenkaarten. De tabel vermeldt ook de met (eventueel eigen) teksten ingevoerde klachten/opmerkingen. Het diagram is beperkt tot de 6 standaardklachten. Eventueel kan men een patiëntengroep selecteren. Aandoeningen (gerelateerd aan voetverzorging): diverse aandoeningen/hulpmiddelen zoals deze in de patiëntgegevens voorkomen bij mannen en vrouwen. Eventueel kan men een patiëntengroep selecteren. Behandelingen (aantallen): de trend van het aantal behandelingen per jaar. Let er op dat de aantallen zijn berekend op basis van de uitgegeven rekeningen. Eventueel kan men een
© 2015 FootFit
196
Help PodoFile 4
patiëntengroep selecteren. Behandelingen (verdeling) 1: het aantal behandelingen per behandelinggroep voor mannen en vrouwen. Het jaar kan hier worden geselecteerd, waarbij men zich desgewenst kan beperken tot een kwartaal of een maand. Eventueel kan men een patiëntengroep selecteren. Behandelingen (verdeling) 2: het aantal behandelingen per behandeling.. Het jaar kan hier worden geselecteerd, waarbij men zich desgewenst kan beperken tot een kwartaal of een maand. Eventueel kan men een patiëntengroep selecteren. De bovengenoemde gegevens kunnen worden uitgeprint of omgezet in pdf-formaat.
7.1.4
EID-kaartlezer Belgische gebruikers die een EID-kaartlezer op hun PC hebben aangesloten kunnen EIDkaarten inlezen. De gegevens kunnen worden overgenomen in de patiëntgegevens inclusief een foto. Het EID-venster kan worden geactiveerd via menu>extra>Eid-kaartlezer of door te klikken op de EID-knop op de opschrift-balk "patiëntgegevens".
Het EID-venster ziet er als volgt uit:
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
197
Nadat de gegevens van de kaart zijn ingelezen, kan men op "Nieuw" klikken als het een nieuwe patiënt betreft. Bij een bestaande patiënt zal klikken op "Overnemen" resulteren in de overname van een aantal gegevens in PodoFile. De knop "Zoeken" is bedoeld om snel een bestaande patiënt te vinden die matcht met de kaartgegevens.
7.1.5
Webapplicatie Sturen op Cijfers Om het bedrijfsmatig professioneel werken te ondersteunen zijn een aantal “management informatie” functies toegevoegd. Zie menu>Extra >Statistiek en Analyse>Sturen op Cijfers. Dit zijn overzichten en trends van diverse activiteiten en omzetten in uw praktijk. De resultaten van de getoonde overzichten en trends kunnen uitgebreider geanalyseerd en
© 2015 FootFit
198
Help PodoFile 4
geëvalueerd worden door middel van de web-applicatie “Sturen-op-cijfers”, ontwikkeld door ProVoet in samenwerking met HBA en HBD. Hiermee kunt u een nog beter beeld krijgen van de sterke en zwakke punten van uw bedrijfsvoering. Het doel is dat u de bedrijfsvoering van uw praktijk zo kunt “bijsturen” dat de effectiviteit verbeterd wordt. Restrictie De koppeling met www.sturenopcijfers.nl alleen beschikbaar voor geregistreerde gebruikers van PodoFile met een geldig service-abonnement1). Voorbereidingen Om Sturen op Cijfers te kunnen gebruiken zijn er enkele voorbereidingen noodzakelijk. Ten eerste is het nodig dat u zich registreert op www.sturenopcijfers.nl voor de benodigde inloggegevens (gebruikersnaam, wachtwoord, en vestigingnummer(s)). Voor iedere vestiging van uw bedrijf die u opgeeft ontvangt u een nummer. Dit vestiging nummer hebt u nodig bij het exporteren van gegevens naar de webapplicatie Sturen op cijfers. Verder is het uiteraard nodig om de administratie in PodoFile op orde te brengen. Als u de cijfers van een kwartaal wilt exporteren naar www.sturenopcijfers.nl dan moet de administratie van dat kwartaal in PodoFile volledig en correct zijn ingevoerd.
Zorg voor een goed bijgehouden administratie De volgende tabel geeft aan welke "cijfers" uit uw PodoFile administratie nodig zijn om te kunnen exporteren naar www.sturenopcijfers.nl C ijfe r s
Soor t
Onderdeel van
Nodig voor export:
PodoFile Opbrengsten
Kosten
Verkoopfacturen en Klant-rekeningen en kwitanties van losse verkoop behandelingen, producten en overige opbrengsten
Verplicht
Inkoopfacturen van verkoopen verbruiksproducten
Inkoopadministratie
Sterk aanbevolen
Inkoopfacturen van andere kosten (loonkosten medewerkers en overige bedrijfskosten)
Inkoopadministratie
zie opmerking 4
zie opmerking 1,4,5
Sterk aanbevolen zie opmerking 1,4,5
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
Memoriaalboekingen van afschrijvingen en van privébetaalde kosten
Memoriaal
199
Sterk aanbevolen zie opmerking 1,5
Urenregistratie Klant-afspraken en andere bedrijfsactiviteiten
Agenda
Voorraadbehe Registratie van de afnamen er van de verbruiksartikelen
Voorraadbeheer
Verplicht zie opmerking 3
Niet verplicht zie opmerking 2
Opmerkingen: 1 Mocht u de inkoopadministratie niet bijhouden in PodoFile, dan biedt www.sturenopcijfers.nl nog wel de mogelijkheid om de diverse kostenposten handmatig in te vullen. Ditzelfde geldt ook voor afschrijvingskosten en privé-betaalde kosten in het memoriaal. Overigens bevelen wij aan om deze kosten wel degelijk in PodoFile bij te houden. 2 Als u wel de inkoopadministratie bijhoudt, maar in het voorraadbeheer niet de afnamen van de verbruiksproducten registreert (het actuele verbruik), dan kan PodoFile de inkoopkosten van de producten ook berekenen uit de binnengekomen inkoopfacturen in het betreffende kwartaal. Het nadeel van deze methode kan wel zijn dat deze kosten dan van kwartaal tot kwartaal fluctueren, doordat de inkoopbedragen van de verbruiksproducten niet ieder kwartaal hetzelfde zullen zijn. 3 Een belangrijke parameter om de uiteindelijke bedrijfsprestaties te kunnen bepalen en te vergelijken is het aantal gewerkte uren, zowel door de ondernemer zelf als door de medewerkers. Daarom is een goede urenregistratie onmisbaar. Binnen PodoFile worden gewerkte uren bijgehouden door middel van de afsprakenagenda. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de diverse medewerkers, tussen directe en indirecte uren, en tussen uren in de praktijk en ambulante uren. Het kan zijn dat de uren van de ondernemer zelf niet voorkomen in de afsprakenagenda. In dat geval moeten deze uren separaat worden ingevuld, zie hiervoor de volgende paragraaf. Tip: wanneer er meerdere personen in een praktijk werkzaam zijn, kunt u deze onderscheiden door middel van naam + AGB-code. Deze geeft u op bij menu>praktijk>algemeen>medewerkers. Voeg hieraan ook de ondernemer/ praktijkhouder zelf toe wanneer deze daadwerkelijk werkzaam is in de praktijk. Aan iedere afspraak die u in de agenda opneemt moet u vervolgens een medewerker koppelen.
© 2015 FootFit
200
Help PodoFile 4
4 In het scherm “Diverse kasmutaties” kunnen uitgaven en inkomsten worden opgegeven via respectievelijk de opties “Diverse uitgaven” en “Diverse inkomsten”. Het wordt aanbevolen om deze opties zo weinig mogelijk te gebruiken. De reden is dat deze mutaties niet nader gespecificeerd worden en altijd terecht komen in de grootboekrekeningen "Diverse kosten" c.q. "Opbrengsten". 5 Zorg er voor dat u bij het inboeken van kosten (inkoopfacturen overig; memoriaal privé betaalde kosten) zoveel mogelijk die grootboekrekeningen specificeert waaraan de juiste kostengroep is gekoppeld. Er worden 10 kostengroepen gehanteerd. Voor een overzicht van de betekenis en de toepassing ervan wordt verwezen naar appendix B van de PodoFile handleiding. 6 Check uw bankafschriften eventueel op vergeten posten, die nog moeten worden ingeboekt in inkoop of memoriaal.
Nu de cijfers exporteren U bent nu klaar om de cijfers te exporteren naar de webapplicatie. Ga via menu>Extra>Statistiek en analyse>Sturen op cijfers naar het Activatiescherm van Sturen-op-Cijfers. Vink aan: “Sturen op Cijfers activeren” en ga verder. U komt nu in het tabblad van Sturen op Cijfers (onderdeel van "Bedrijfsprestaties"). Het exporteren verloopt in drie stappen. Stap 1 Voordat de cijfers daadwerkelijk kunnen worden geëxporteerd, moeten er twee vragen worden beantwoord met JA of NEE De voorraad is bijgehouden, inclusief de afnamen voor gebruik Als u helemaal geen voorraadbeheer bijhoudt of als u niet bijhoudt in "Producten" welke verbruiksartikelen u tijdens het werk onttrekt aan de voorraad, vul dan NEE in. De uren van de ondernemer zijn opgenomen in de urenregistratie Wanneer u als ondernemer niet actief meewerkt in uw praktijk, dan bevat de urenregistratie ook geen uren van de ondernemer. Vul in dat geval NEE in, en geef in het vakje “Uren ondernemer” aan hoeveel uur u als ondernemer hebt gewerkt voor deze vestiging in het betreffende kwartaal. Wanneer deze twee vragen zijn beantwoord, klik dan op “Volgende”. © 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
201
Als alle bedrijfskosten 0 zijn, dan vraagt het programma aan de gebruiker te bevestigen of dit de bedoeling is. Namelijk dat de gebruiker deze waarden handmatig invult in de webapplicatie of gebruik maakt van de vast ingestelde waarden. Als de gebruiker dit niet bevestigt wordt er niet verder gegaan naar het volgende scherm en wordt de export niet uitgevoerd. Stap 2 Er wordt nu een overzicht van de te exporteren cijfers weergegeven. Controleer of één en ander klopt met wat u verwacht. Zoja, dan gaat u verder naar het volgende scherm. Stap 3 Nu komt u in het inlogscherm. Vul de inloggegevens in, inclusief het vestiging nummer. Bij de juiste gebruikersnaam/wachtwoord combinatie kunt u eventueel klikken op “Mijn vestigingen” om na te gaan welke vestigingen er zijn ingevoerd. Als u vervolgens op “Voltooien” klikt, dan worden de cijfers daadwerkelijk geëxporteerd naar de database van www.sturenopcijfers.nl
En dan verder op www.sturenopcijfers.nl Ga nu naar de website www.sturenopcijfers.nl en controleer of de cijfers inderdaad zijn “aangekomen”. Indien nodig vult u ontbrekende cijfers aan. Daarna kunt u gebruikmaken van de mogelijkheden die de website biedt om de resultaten weer te geven, te analyseren en te vergelijken. Zorg er voor dat u steeds na afloop van een kwartaal uw cijfers exporteert. Wanneer u uw administratie in PodoFile goed bijhoudt is het exporteren zelf een fluitje van een cent. Immers het doorlopen van bovengenoemde stappen is een kwestie van een halve minuut. Hoe meer gebruikers zich deze gewoonte aanwennen, hoe waardevoller de respons van het systeem wordt. Want hier geldt: “Samen Slimmer Ondernemen”. Noten: 1) Bij aanschaf van het programma is automatisch drie jaar service-abonnement inbegrepen
7.2
Zoeken Er zijn twee zoekfunctie: snel zoeken en uitgebreid zoeken.
© 2015 FootFit
202
7.2.1
Help PodoFile 4
Snel zoeken Selecteer soort Een selectielijst waarmee u kunt aangeven op welk type data u wilt zoeken: telefoonnummer, rekeningnummer, geboortedatum, verjaardag, voornaam, of BSN. Zoekvenster Geef hierin aan op welk telefoonnummer, geboortedatum enz. u wilt zoeken. Knop "zoeken" Wanneer de soort is geselecteerd en het zoekvenster is ingevuld, druk dan op de knop zoeken. U kunt deze functie ook activeren/deactiveren met de knop F5 van uw toetsenbord. Zoekresultaat Het resultaat verschijnt in een lijst, met namen van 1 of meerdere patiënten. De patiënt bovenaan de lijst wordt onmiddellijk geselecteerd. De lijst kan vervolgens gebruikt worden om andere patiënten te selecteren. Opmerking: wanneer u een gedeelte van een telefoonnummer als zoektekst opgeeft, geeft het programma alle patiënten met een telefoonnummer dat de zoektekst bevat.
7.2.2
Uitgebreid zoeken Het venster “Uitgebreid zoeken” biedt de mogelijkheid om in patiëntgegevens te zoeken op een willekeurige zoekterm. Enkele willekeurige voorbeelden: “voetencreme”, “diabetische behandeling”, “trauma”. U kunt het zoeken uitbreiden met de voorlopig verwijderde patiënten: vink aan “Inclusief patiënten in archief”. Het zoeken kan gevoelig gemaakt worden voor het verschil tussen hoofdletters en kleine letters. Indien gewenst kunt u meer dan 1 resultaat per patiënt weergeven indien van toepassing. In de huidige versie worden de volgende patiëntgegevens naar keuze wel of niet meegenomen: -Behandelingsverslagen -Bijzonderheden en Let op -NAW -Additioneel (email, telefoon, huisarts, beroep, BSN, zorgverzekering)
7.3
Help Het Help-menu bevat de volgende keuzemogelijkheden. Handleiding Hier kunt u de handleiding van het programma oproepen op uw scherm. Hiervoor dient u
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
203
Acrobat Reader op uw PC te hebben geïnstalleerd. Dit programma is gratis te downloaden van:
www.adobe.nl Index Bevat toegang tot alle help-informatie van het programma. U kunt onderwerpen zoeken via de inhoudsopgave. U kunt de helpinformatie ook oproepen met de knop F1 van uw toetsenbord Help video's Bekijk korte youtube filmpjes met diverse praktijkvoorbeelden die laten zien hoe het programma gebruikt moet worden www.PodoFile.com Door hier op te klikken zal uw webbrowser worden opgestart en surft u automatisch naar de website van PodoFile (actieve Internet verbinding vereist). Daar vindt u tips, nieuws en wetenswaardigheden over het programma. Tevens de helpdesk. Controle op update Controleer of er mogelijk een nieuwe update van PodoFile klaarstaat (actieve Internet verbinding vereist). Als dit het geval is kunt u ervoor kiezen om de update te laten beginnen meteen nadat u PodoFile afsluit. Aanrader: houdt het programma up-to-date door regelmatig updates uit te voeren. Service abonnement verlengen Als uw serviceabonnement bijna is afgelopen, kunt u dat hier verlengen (actieve Internet verbinding vereist). Extra modules activeren Activeer extra modules om de functies van Podofile uit te breiden voor specifieke toepassingen. Meer informatie op www.Podofile.com. Web Nieuws Lees hier het laatste emailnieuws betreffende PodoFile (actieve Internet verbinding vereist). Deze bevatten belangrijke informatie over nieuwe versies van het programma en tips met betrekking tot het gebruik er van.
© 2015 FootFit
204
Help PodoFile 4
Let op: wanneer u een actieve Internetverbinding hebt, zal uw Firewall via een dialoogscherm vragen om toestemming voor PodoFile om contact te maken met de website PodoFile.com. Geef hiervoor definitieve toestemming, zodat u altijd van het laatste nieuws omtrent het programma op de hoogte blijft. Email nieuws Om u via een mailbericht te abonneren op PodoFile nieuws – of om dit op te zeggen (actieve Internet verbinding vereist). Info en Support Het Programma-Info scherm geeft de volgende informatie weer: 1- De download code. Deze hebt u nodig bij het bestellen van het programma 2- De registratiecode. Indien u het programma hebt besteld en de registratiecode hebt ontvangen en ingetoetst op het registratiescherm 3- Programma versie 4- Informatie over het serviceabonnement 5- Informatie over uw PC, zoals onder ander de locatie van de data en de grootte van de opgeslagen gegevensbestanden Verder bevat Info en Support knoppen voor een link naar de Helpdesk, een diagnose email functie en Hulp-op-afstand. Opmerking: het is ten sterkste af te raden om de data in de data map locatie te wijzigen op wat voor wijze dan ook. Dit kan leiden tot onvoorspelbaar gedrag van het programma en verlies van gegevens. Problemen welke hierdoor ontstaan vallen per definitie niet onder de helpdesk service.
7.4
Diversen Gevoelige informatie verbergen Als u op de ESC knop van uw keyboard klikt dan wordt het behandelverslag, en de vensters “Bijzonderheden” en “Let op:” gemaskeerd. Nogmaals klikken en dit wordt weer ongedaan gemaakt. Help via F1 en F10 Via de Functie toets F1 kan men de algemene Help functie oproepen. In het hoofdscherm kan met behulp van F10 specifieke Helpinfo worden opgeroepen van het tabblad dat op dat moment zichtbaar is. Dit geldt ook voor Diverse kasmutaties en Losse Verkoop en Diversen.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
205
Kassa via F2 Met behulp van Functietoets F2 kan men de kassa ook openen Praktijkkas (diversen) via F3 Met behulp van sneltoets F3 wordt het scherm praktijkkas geopend. Agenda via F4 Met behulp van sneltoets F4 wordt de agenda geopend. Met F4 kan ook weer teruggegaan worden naar de patientgegevens. Zoeken via F5 Met behulp van sneltoets F5 wordt de zoekfunctie geactiveerd. Twee PodoFile-sessies gelijktijdig Het is in principe niet mogelijk om in één Windows gebruikerssessie het programma PodoFile meer dan één keer gelijktijdig op te starten. Het is wel mogelijk om op één PC twee of meer PodoFile administraties te onderhouden onder verschillende Windows gebruikersnamen. In dat geval kunnen de programma’s gelijktijdig actief zijn en onafhankelijk werken. Maar men moet dan natuurlijk wel steeds heen en weer schakelen tussen de Windows gebruikersnamen. Dit kan een goede oplossing zijn voor bijvoorbeeld twee pedicures die om de beurt gebruik maken van dezelfde praktijk locatie met dezelfde PC, maar die bedrijfsmatig zelfstandig zijn. Men dient in dat geval wel elk een eigen PodoFile licentie te hebben.
7.4.1
Boekhouden: welke taken kan PodoFile uitvoeren? PodoFile 4 is geen boekhoudprogramma, maar kan wel een heel groot deel van de routinematige boekhoudtaken voor zijn rekening nemen! De volgende taken kunnen worden uitgevoerd: Facturen/kwitanties aanmaken t.b.v. behandelingen en verkoop van producte Dit zijn de facturen/kwitanties die u uitreikt aan uw klanten. Diverse kasmutaties invoeren Hieronder vallen geld van kas naar bank; geld van bank naar kas; privé-opname, privéstorting, diverse uitgaven, diverse inkomsten. Inkoopfacturen invoeren Sommige memoriaalboekingen uitvoeren Afschrijvingen en privé-betaalde onkosten
© 2015 FootFit
206
Help PodoFile 4
BTW-overzicht/opgave Genereer overzicht en specificatie voor de aangifte van de BTW De eerste twee taken moeten altijd worden uitgevoerd voor een correcte facturatie en een correct kasboekoverzicht. De andere drie taken kunnen vanzelfsprekend ook buiten PodoFile worden uitgevoerd met behulp van een boekhoudprogramma. De voordelen van het uitvoeren in PodoFile van deze laatste taken zijn: a. De ingevoerde facturen en posten kunnen als electronisch bestand worden geëxporteerd naar een boekhoudprogramma. De boekhouder hoeft niet meer alles “in te kloppen”. b. Bij het inboeken van inkoopfacturen van producten wordt de voorraadadministratie automatisch aangepast. c. De kosten welke overeenkomen met deze facturen en posten worden verwerkt in de statistische overzichten (bedrijfsresultaten) en zijn handig bij het gebruikmaken van de webapplicatie “Sturen op cijfers” (ProVoet). d. U kunt zelf de BTW-opgave doen. NB: De volgende boekhoudtaken worden vooralsnog niet door PodoFile afgedekt: Bijhouden bankboek Uitvoering van eindejaarsverwerking
7.4.2
Gegevens exporteren voor de boekhouding Exporteer de journaalposten als Excel bestand of als CSV bestand. Hiermee kan uw boekhouder in de meeste gevallen uw administratie snel en gemakkelijk afronden. PodoFile heeft bovendien specifieke uitvoermogelijkheden van factuurbestanden voor de boekhoudprogramma’s Snelstart Classic, Account Informer, Minipak. Voor Snelstart Classic is er tevens een directe koppeling. Let op Ten behoeve van de (externe) boekhouding kan men in PodoFile de grootboekrekeningnummers aanpassen. Voor sommige programma’s moeten ook de debiteurnummers en/of crediteurnummers identiek zijn. Wanneer u de boekhouding voert volgens het kasstelsel (dit heeft betrekking op ondernemers in Nederland) dan is het nodig dat de betalingen van de verkoopfacturen steeds tijdig en correct worden ingeboekt. Anders zal de berekening van de af te dragen BTW onjuist zijn. © 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
7.5
207
Zorgmail De functie "Zorgmail aansluiting" is niet standaard beschikbaar, maar kan als extra module worden aangeschaft. WAT IS ZORGMAIL? Zorgmail is een beveiligd email systeem. Binnen Zorgmail kunnen aangesloten zorgverleners en instanties onderling emailberichten sturen op basis van email-adressen die alleen binnen Zorgmail geldig zijn. De verzonden berichten worden versleuteld en zijn daarom veiliger dan standaard email. Om Zorgmail te kunnen gebruiken heeft men een account nodig (abonnement). Zie hiervoor www.zorgmail.nl. Bij het account behoort een gebruikersnaam en een wachtwoord. Hiermee kan ingelogd worden op de webversie van het zorgmail systeem. Behalve het feit dat Zorgmail een gesloten en beveiligd emailsysteem is, is Zorgmail bovendien geschikt om gestandaardiseerde berichten volgens de Edifact specificatie te verwerken. In de zorg wordt veel gewerkt met informatiesystemen welke berichten kunnen uitwisselen volgens Edifact. Bijvoorbeeld de berichten uitgewisseld worden tussen de informatiesystemen van huisarts en specialist, tussen arts en laboratorium, tussen arts en apotheek e.d. voldoen hieraan. Om deze Edifact berichten (of EDI-berichten) te kunnen ontvangen c.q. te versturen is er een tweede gebruikersnaam (in dit geval een getal van 9 cijfers) + wachtwoord combinatie nodig. WAT HEEFT EEN PEDICURE OF PODOTHERAPEUT AAN ZORGMAIL? Pedicures die een contract hebben met een podotherapeut of een zorggroep, moeten veelal verzamelfacturen verzenden (excel-formaat). Daarnaast worden er behandelverslagen/ rapportages naar de podotherapeut verzonden. Omgekeerd kan een podotherapeut zorgplannen versturen naar de pedicure. In al deze gevallen gaat het om privacy-gevoelige gegevens en is derhalve een beveiligd email-systeem noodzakelijk.
WAT HOUDT DE AANSLUITING VAN PODOFILE MET ZORGMAIL IN?
Als u de extra module “Zorgmail-aansluiting” aanschaft, kunt u PodoFile direct koppelen aan Zorgmail. Dit betekent: a) U hebt vanuit PodoFile online toegang tot het Zorgmail adresboek en u kunt zorgmailadressen opvragen en opslaan van nagenoeg al uw verwijzers b) U kunt verzamelfacturen versturen (Excel) naar uw podotherapeut/zorggroep via Zorgmail © 2015 FootFit
208
Help PodoFile 4
c) U kunt een behandelverslag/rapportage, al of niet met hierin opgenomen foto’s, versturen naar een verwijzer via Zorgmail (pdf-bestand) d) U kunt Edifact berichten ontvangen van een verwijzer (type MEDVRI, dit is meestal een bericht betreffende een patiënt, bijvoorbeeld een zorgplan). Deze berichten kunnen worden doorgeleid naar het dossiergedeelte van de betreffende patiënt binnen PodoFile. e) Als dit bericht een patiënt betreft die nog niet in uw PodoFile bestand aanwezig is, kunt u deze m.b.v. 1 muisklik toevoegen inclusief de basisgegevens van die patiënt. f) U kunt Edifact berichten versturen naar een verwijzer (type MEDVRI, dit is een bericht betreffende een patiënt, bijvoorbeeld een behandelverslag). Wanneer de geadresseerde ook een zorgmail-gekoppeld informatiesysteem heeft, worden uw Edifact berichten automatisch verwerkt en toegevoegd aan dat systeem. Voorwaarde voor het gebruik van Zorgmail binnen PodoFile is een geldig serviceabonnement
VOORBEREIDING EN TEST ZORGMAIL ABONNEMENT EN INLOGGEGEVENS Vraag een Zorgmail abonnement aan (bij www.zorgmail.nl) en geef daarbij desgevraagd aan dat u gebruik maakt van het programma PodoFile. Van Zorgmail ontvangt u vervolgens uw inloggegevens. Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit: Accountgegevens Zorgmail (bestemd voor het EDI berichtenverkeer) ZorgMail nummer: 123456789 ZorgMail adres (EDI): [email protected] ZorgMail wachtwoord: Z654321 Activatiegegevens Secure e-mail (bestemd voor het veilig communiceren tussen zorgverleners) Gebruikersnaam: pedicurejansen Activatiecode: 0011223344 ZorgMail adres (Secure e-mail): pedicurejansen @zorgmail.nl Vervolgens moet u in Zorgmail.nl een wachtwoord opgeven voor uw secure email. Dit dient u te doen met gebruikmaking van uw gebruikersnaam en uw activatiecode. Dit door u zelf gekozen wachtwoord noemen we hierna het Mcenter-wachtwoord. ZORGMAILAANSLUITING IN PODOFILE Bestel via www.podofile.com de extra module “Zorgmail-aansluiting”. U ontvangt dan een 4cijferige activatiecode. Ga in PodoFile naar menu>help>extra modules. Vul bij de module Zorgmail deze 4-cijferige activatiecode in, en klik op “Bevestigen”. Start PodoFile opnieuw op.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
209
Als dat is gebeurd zal er in de menu-balk een optie “Zorgmail” verschijnen. Klik in dit menu op het eerste item: “Instellingen”. INSTELLINGEN Ga in PodoFile naar menu>Zorgmail>instellingen. Vul de inloggegevens in: het 9-cijferige zorgmailnummer met het bijbehorende (EDI) wachtwoord. En tevens de gebruikersnaam voor Secure email, het zorgmail adres en het bijbehorende wachtwoord dat u zelf heeft aangemaakt.
TESTEN SECURE EMAIL Klik op de knop “Testmail”. Als er geen foutmelding komt is uw eerste mail verstuurd en wel naar u zelf. Dit is als volgt te controleren. Klik op menu>zorgmail>inloggen in webversie. Uw browser opent nu de login pagina op zorgmail.nl. Als u daar inlogt met uw gebruikersnaam en wachtwoord, komt u in het scherm M.Center. Klik op de link: Open Secure Email. In dit scherm wordt de Inbox weergegeven van alle in Zorgmail ontvangen berichten die niet voldoen aan de Edifact standaard. Uw testmail moet hierin zijn weergegeven als een email met een pdf-bijlage. De bijlage kunt u openen door er op te dubbelklikken. In plaats van in te loggen in de webversie, kunt u de ontvangen mail ook bekijken in PodoFile zelf. Zie hierna. TESTEN EDI BERICHT Klik op de knop Test EDI. Er wordt een test bericht naar u zelf verstuurd dat voldoet aan de Edifact standaard. Om na te gaan of het bericht is ontvangen, logt u opnieuw in bij zorgmail.nl. Klik in Mcenter op Archief en vervolgens op Postvak IN (EDI). U kunt het © 2015 FootFit
210
Help PodoFile 4
ontvangen bericht tevens bekijken in PodoFile zelf. Zie hierna.
ADRESSEN VOOR VERWIJZERS In zowel “Debiteuren” als in “Verwijzers” is nu een knop “Zorgmail adresboek” zichtbaar. Wanneer u bijvoorbeeld bij een bestaande verwijzer op “bewerken” klikt en vervolgens op de Zorgmail-knop, dan opent zich het adresboek zoekvenster. Vul eenvoudigweg de naam in van de verwijzer en zoek in de lijst met resultaten naar de juiste regel. Vink aan en bekijk de gedetailleerde gegevens die aan de rechterkant van het venster zichtbaar worden. Als het de juiste verwijzer is, kunt u de gegevens overnemen. Of alleen het zorgmail-adres, of ook naam, telefoon, AGB en adres info. Het is ook mogelijk om te zoeken op plaatsnaam, AGBcode, praktijknaam enzovoort.
VERZENDEN VAN BERICHTEN VERZAMELFACTUREN VERSTUREN IN EXCEL FORMAAT VIA SECURE EMAIL Als u een excel (verzamelfactuur) wilt versturen naar een debiteur van wie u van te voren een zorgmailadres hebt ingevoerd, zal het email venster automatisch dit zorgmail-adres selecteren. In het emailvenster is nog wel een keuze mogelijk om van zorgmail af te zien en terug te vallen op gewone mail.
© 2015 FootFit
Menu-Functies: extra, zoeken en help
211
RAPPORTAGE VERSTUREN ALS PDF-BIJLAGE VIA SECURE EMAIL Wanneer u een rapportage wilt versturen in de vorm van een pdf bijlage, selecteer dan in het rapportage tabblad de optie (knop printer): Email of Zorgmail. Wanneer u van te voren voor de betreffende verwijzer een zorgmailadres hebt ingevoerd, zal het email venster automatisch dit zorgmail-adres selecteren. In het emailvenster is nog wel een keuze mogelijk om van zorgmail af te zien en terug te vallen op gewone mail. EDIFACT BERICHTEN VERSTUREN U kunt echter ook de optie EDI bericht via Zorgmail (alleen inhoudelijke tekst) kiezen. In dat geval wordt de tekst inhoud van de rapportage als Edifact bericht verstuurd, dus zonder de aanhef, datum en patiëntgegevens e.d. PodoFile zorgt er zelf voor dat de benodigde patiëntgegevens e.d. automatisch op de juiste wijze in het bericht terechtkomen. Een dergelijk Edifact bericht kan geautomatiseerd verwerkt en opgeslagen worden in het EDIsysteem (patiëntendossier) van de ontvanger.
ONTVANGEN VAN BERICHTEN Als u naar menu>zorgmail>ontvangen en verzonden berichten gaat, krijgt u ten eerste een overzicht van alle ontvangen berichten die aan Edifact voldoen: POSTVAK IN (EDI) Wanneer een bericht wordt geselecteerd zal de inhoud worden weergegeven in het leesvenster. Via rechtsklikken kan men een bericht verwijderen, terugzetten naar ongelezen (vet), of verplaatsen naar het dossier van de patiënt. Rechtsklikken in de meest rechtse kolom maakt het mogelijk om de vlag markering aan te passen. POSTVAK IN (SECURE EMAIL) Het tweede tabblad is een overzicht van de ontvangen berichten die niet aan de Edifact standaard voldoen. Binnen zorgmail aangeduid als Secure email. In principe kunnen dit alle soorten emailberichten zijn, al dan niet met bijlagen. Indien geselecteerd wordt de inhoud van het bericht weergegeven in het leesvenster. Indien er bijlagen zijn, kan men in het leesvenster klikken op de bijlage link om deze te openen. Via rechtsklikken kan men een bericht verwijderen, terugzetten naar ongelezen (vet), of verplaatsen naar het dossier van de patiënt. Rechtsklikken in de meest rechtse kolom maakt het mogelijk om de vlag markering aan te passen. VERZONDEN Het derde tabblad geeft een overzicht van alle verzonden berichten. In de meest rechtse kolom wordt aangegeven of een bericht van het Edifact type is of van het Secure email type.
© 2015 FootFit
212
Help PodoFile 4
De eerste kolom geeft d.m.v. een icoontje weer welk type bijlage er meegestuurd is. Beweeg de muis over zo’n icoontje voor meer informatie over het verzonden document. Bijvoorbeeld een excel-document van een verzamelfactuur.
© 2015 FootFit
Deel
VIII
214
8
Help PodoFile 4
Appendices Appendix A Behandelinggroepen Appendix B Kostengroepen Appendix C Informatie voor systeembeheerders
8.1
Appendix A Behandelinggroepen Definitie van de behandelinggroepen voor de voetverzorgingsbranche: Groep
Behandelingen
1 Basisbehandelingen
Volledige behandeling; inclusief eelt verwijderen, nagelbehandeling, likdoorns, drukvrij leggen (van nagel of plaats waar likdoorn zat), kloven, anamnese. Kleine voetmassage.
2 Behandelingen risicovoet
Diabetische voet. Reumatische voet. Overige risicovoeten (zorgverzekeraars vergoeden ook andere risico's bijvoorbeeld bij vaatproblemen en spastische voet). Voetscreening.
3 Technieken
Nagelbeugels. Nagelreparaties/nagelregulatie. Antidruktechnieken (drukverdelingstechniek). Orthese.
4 Overige behandelingen
Deelbehandelingen (max. 15 minuten) dit zijn: eelt/kloven, likdoorns, nagelaandoeningen behandelen, controlebehandeling. Voetwrat. Schimmelnageldiagnostiek.
5 Cosmetische voetverzorging
Luxe behandeling (als basisbehandeling maar met voetscrub, voetbad en uitgebreide been- en voetmassage). Voetpakking. Voet- en onderbeenmassage. Lakken nagels. Nail-art.
6 Nevenbehandelingen
Schoonheidsverzorging. Beenharsen. Manicure/nagelstyling. Lichaamsmassage. Voetreflexzonebehandeling. Sportmassage. E.a.
© 2015 FootFit
Appendices
8.2
215
Appendix B Kostengroepen Definitie van de kostengroepen zoals in de branche gebruikelijk. Kostengroep
Omschrijving
Loonkosten totaal
Ingeval van medewerkers: brutolonen incl. vakantietoeslag, werkgeverslasten, etc. van medewerkers. Ook de betaling aan de samenwerkingspartner met VAR. Beloning ondernemer niet meetellen.
Overige personele kosten
M.n. opleiding / scholing, bedrijfsuitje, reiskostenvergoeding (ingeval van gebruik van privéauto).
Huisvestingskosten
M.n. huur, energie, onderhoud, verbouwing, belasting, verzekering.
Auto- en vervoerskosten
M.n. onderhoud, belasting, verzekering, brandstof van de auto van de zaak.
Kantoor-, inventaris- en machinekosten
M.n. onderhoud machines / inventaris, kleine aanschaffingen, kantoorartikelen.
Reclame-, verkoop- en communicatiekosten
M.n. reclame/promotie, representatie, verpakking, telefoon, porti, internet.
Accountants-, advies- en beheerkosten
M.n. accountant/boekhouder, adviezen, overige verzekeringen.
Afschrijvingskosten
M.n. afschrijving huisvesting, auto, machines / inventaris.
Diverse kosten
M.n. contributies, lidmaatschappen, abonnementen. Tevens incidentele baten en lasten.
Rente en bankkosten
8.3
Appendix C Informatie voor systeembeheerders 1) PodoFile kan worden geïnstalleerd op elke Windows PC met XP, Vista, Windows 7 en Windows 8. Het is geen client-server programma, maar werkt stand-alone. 2) Het setup-programma van de momentele versie (4.x.y) is podofile4xysetup.exe. Hierin zijn x en y cijfers. Deze en toekomstige versies kunnen worden gedownload van de website www.podofile.com 3) Het programma kan alleen worden geïnstalleerd door een gebruiker met administratie rechten. 4) De standaard installatie directory is C:\program files\appdir, waarbij appdir gelijk is aan
© 2015 FootFit
216
Help PodoFile 4
“PodoFile”. 5) Een andere locatie is mogelijk. 6) PodoFile kan opgestart worden door iedere gebruiker op de PC (ook met beperkte rechten). 7) De eerste keer wordt daarbij een data directory geconstrueerd met daarin de database onderdelen. 8) Deze directory heeft als padnaam : CSIDL_LOCAL_APPDATA\FootFit\PodoFile\appdir\ 9) Dus voor XP: C:\Documents and Settings\Gebruiker\Local Settings\Application Data \FootFit\PodoFile\appdir\ 10) En voor Vista, Windows 7, Windows 8: C:\Users\Gebruiker\AppData\Local\FootFit \PodoFile\appdir\ 11) Als PodoFile voor de eerste keer wordt opgestart door een gebruiker verschijnt er een registratiescherm. Hierin moeten de praktijknaam en eventueel (indien beschikbaar) de registratiecodes worden ingevuld. Elke installatie vereist andere registratiecodes! 12) Echter wanneer PodoFile vanaf een geleverde PodoFile USB-stick wordt geïnstalleerd dan worden de gegevens van dit medium gelezen. 13) Voor educatie-versies daarentegen geldt dat voor iedere installatie dezelfde registratiecodes voldoen. 14) Updates dienen per PC te worden uitgevoerd. Een update is altijd een herinstallatie van het programma, zonder wijzigingen van de database.
8.4
Appendix D Zorgprofielen Overzicht van de Simms classificatie in relatie tot het Zorgprofiel zoals gehanteerd in de diabetische voetzorg (per 1-1-2015).
Indicatie
Classificati e
Geen verl i es PS of PAV
Simms 0
Ja a rl i jks geri cht voetonderzoek Verl i es PS of PAV met zel fzorgca pa ci tei t
Simms 1
Verl i es PS of PAV zonder zel fzorgca pa ci tei t
Simms 1
Verlies PS of PAV met vastgesteld Verhoogd risico op huiddefecten/infectie
Simms 1
Verl i es PS of PAV met va s tges tel d verhoogd ri s i co op drukpl ekken
Simms 1
Verl i es PS i n combi na ti e
Simms 2
Zorgprofiel
Prestatie code
0
22014
1
22013
1 2
22015
Via podotherapeut of 22016 (afh. van zorgverzekeraar)
© 2015 FootFit
Appendices
217
met PAV Verl i es PS of PAV i n combi na ti e Met verhoogde druk
Simms 2
Verl i es PS en PAV i n combi na ti e Met verhoogde druk
Simms 2
Ina cti eve Cha rcot
Simms 2 Simms 3
Genezen ul cus of a mputa ti e
Simms 3
Acti ef ni et-pl a nta i r ul cus met genezi ng bi nnen 2 weken
Acti ef ul cus
Acti ef pl a nta i r ul cus met genezi ng bi nnen 2 weken
Acti ef ul cus
Acti eve Cha rcot
Cha rcot
Acti ef ul cus zonder genezi ng bi nnen 2 weken
Acti ef ul cus
Acti ef ul cus met PAV, tekenen Va n Infecti e of met compl i ca ti es
Acti ef ul cus
3
Via podotherapeut of 22017 (afh. van zorgverzekeraar)
4
Via podotherapeut of 22018 (afh. van zorgverzekeraar)
Voeten tea m zi ekenhui s
Hoe komt de podotherapeut tot een bepaald zorgprofiel? Fontaine classificatie (PAV) Fontaine 1; Typische klachten van claudicatio ontbreken (neuropathie?) Fontaine 2a; Claudicatioklachten, max loopafstand >100m aaneengesloten lopen haalbaar Fontaine 2b; Claudicatioklachten, max loopafstand <100m aaneengesloten lopen haalbaar Fontaine 3;
Rustpijn, vooral 's nachts
Fontaine4;
Weefselverlies,necrose
Vastqesteld verhoogd risico op huiddefecten/infectie Fontaine 2b t/m Fontaine 4 Nefropathie; (pre) dialyse patienten lmmunosuppressiva/ prednison/ chemotherapie/ biologicals Vastgesteld verhoogd risico op drukplekken Voetdeformiteiten en/of limited joint mobility, bv bij reumatoide artritis Zelfzorgcapaciteit afwezig: cognitieve, visuele, sociale, adipositionele en bewegings-beperkingen die zelfzorg verhinderen.
© 2015 FootFit
218
Help PodoFile 4
Zorg binnen zorgprofiel 2,3,4 is basisverzekerde zorg Ulcera altijd ter beoordeling podotherapeut, plantaire ulcera en ulcera met tekenen van vaatlijden of infectie (met spoed) naar voetenteam.
© 2015 FootFit
219
© 2015 FootFit
