Evenementen maken de stad! NOTA EVENEMENTENBELEID 2012
Auteur Datum
: unit Veiligheid : 26 maart 2012
Inhoudsopgave 1. 2.
Evenementen maken de stad .......................................................................................................3 Onmisbaar element van Oosterhout Familiestad ......................................................................5 2.1 BLIJVENDE GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING .......................................................................................6 2.2 BESCHIKBAAR STELLEN VAN LOCATIES ..................................................................................................7 2.3 BUNDELING VAN KRACHTEN ..................................................................................................................8 3. Vergunningen ..................................................................................................................................10 3.1 TOEZICHT EN HANDHAVING .................................................................................................................11 4. Veiligheid .........................................................................................................................................12 4.1 CATEGORISERING .................................................................................................................................12 4.2 STANDAARDISERING ............................................................................................................................13 5. Financiën..........................................................................................................................................14 6. Conclusie .........................................................................................................................................15 Bijlage 1. Actiepunten Evaluatieverslag ...........................................................................................16 Bijlage 2. Procedure behandeling evenementenvergunningaanvraag..........................................17 Bijlage 3. Evenementenlocaties.........................................................................................................18 Bijlage 4. Programma 2012.................................................................................................................19
2
1. Evenementen maken de stad Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan het imago van Oosterhout Familiestad. Vanuit dit vertrekpunt is in mei 2007 de Nota “Evenementenbeleid Oosterhout” door de raad vastgesteld. De nadruk lag op het uitbreiden van het evenementenprogramma tot een complete en gevarieerde programmering en het ondersteunen van evenementenorganisaties. De uitvoering van het evenemen1 tenbeleid is in januari 2011 geëvalueerd en vastgelegd in een verslag . Hieruit blijkt dat de ambitie om een compleet en gevarieerd evenementenprogramma vast te stellen in de aflopen jaren gerealiseerd is. Het aantal evenementen in Oosterhout is in omvang en diversiteit toegenomen. Dit is vooral te danken aan al die Oosterhouters die zich de afgelopen jaren hebben ingespannen om het evenementenaanbod in onze gemeente naar een hoger plan te brengen. Naast een aanbod voor vele doelgroepen is ingezet op een evenwichtigere spreiding van evenementen gedurende het jaar. Het succes van de afgelopen jaren is een goede basis om het evenementenbeleid verder te ontwikkelen. Evenementen maken de stad! Evenementen zijn om twee redenen belangrijk voor de gemeente Oosterhout. In de eerste plaats omdat ze bijdragen aan de sociale samenhang binnen onze gemeenschap. Evenementen bieden bij uitstek gelegenheid aan Oosterhouters om elkaar op informele wijze te spreken en te ontmoeten. Oosterhout blinkt uit in het organiseren van gezamenlijke activiteiten. En die kleinschalige activiteiten kunnen dan zomaar uitgroeien tot een evenement van formaat. Het bouwen van een feestje als teken van gemeenschapszin zit als het ware in de genen van onze samenleving. Er is nog een tweede reden. Een rijk evenementenaanbod vormt onderdeel van het gevarieerde voorzieningenniveau waarmee Oosterhout zich onderscheidt ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Het verhoogt de aantrekkelijkheid van Oosterhout als woon- en werkstad en draagt bij aan een dynamisch imago. De aanwezigheid van aansprekende evenementen zal in veel gevallen mede bepalend zijn in de keuze voor mensen en bedrijven om juist voor Oosterhout als vestigingsplaats te kiezen. Goed evenementenbeleid is dus een belangrijk instrument in het kader van citymarketing, in het “verkopen” van het “merk Oosterhout”. Bovendien is er een niet onbelangrijk economische neveneffect: aantrekkelijke evenementen zorgen voor veel bezoekers van buiten Oosterhout. Zeker als we die bezoekers, bijvoorbeeld door het aanbieden van bepaalde arrangementen, langer aan Oosterhout weten te binden, dan levert dat de lokale horeca en detailhandel ook nog extra inkomsten op. Deze nota gaat dus uit van een positieve waardering van evenementen, zonder echter de negatieve effecten te willen wegpoetsen. Daarom wordt in deze nota ook ingegaan op die maatregelen die nodig zijn om de negatieve effecten die òòk aan evenementen verbonden zijn, binnen de perken te houden. In de hoofdstukken over veiligheid en vergunningverlening wordt hier aandacht aan besteed. Rol van de gemeente Dat evenementenbeleid belangrijk is voor Oosterhout betekent niet direct dat de lokale overheid – het gemeentebestuur –een sterk uitvoerende rol zou moeten spelen. Het organiseren van evenementen is namelijk bij uitstek het domein van, bij voorkeur innovatief, cultureel ondernemerschap. Zeker in tijden waarin de overheid zegt ruimte te willen bieden aan maatschappelijke initiatieven, past de gemeente een bescheiden rol.
1
Evaluatieverslag evenementen in Oosterhout 2007-2010, januari 2011
3
De rol die het Oosterhoutse gemeentebestuur op het gebied van evenementenbeleid wil spelen, laat zich in drie onderdelen uitsplitsen: • Enthousiasmeren en aanjagen. Ervoor zorgen dat er in Oosterhout ruimte is en blijft voor nieuwe initiatieven. • Faciliteren van evenementenorganisatoren. Er worden locaties beschikbaar gesteld, verkeersmaatregelen genomen en hand- en spandiensten verricht bij het inrichten van de locatie. • Beschermen van de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en het milieu. De nadruk ligt op het bevorderen van veiligheid en voorkomen van overlast. Vergunningverlening en coördinatie van de inzet van gemeente, politie, brandweer en GHOR zijn daar instrumenten voor. Rol van de evenementenorganisator Elke organisator is verantwoordelijk voor zijn evenement, van het tijdig aanvragen van de benodigde vergunningen en ontheffingen, de zorg voor de gezondheid en veiligheid van zijn bezoekers, tot het weer heel en schoon opleveren van de gebruikte locatie. De gemeente biedt samen met de operationele diensten advies en ondersteuning bij dit gehele proces. Evenementen en “Oosterhout Familiestad” Met de visie op Oosterhout Familiestad heeft het gemeentebestuur van Oosterhout aangegeven de bestaande kernkwaliteiten van de stad en haar kerkdorpen te willen behouden en waar mogelijk versterken. Het groene karakter, het brede palet aan voorzieningen en het grote organiserende vermogen van de samenleving zijn de kernkwaliteiten van waaruit verbindingen naar het evenementenbeleid kunnen worden gelegd. In de visie op Oosterhout Familiestad zit tevens de opdracht om Oosterhout met name aantrekkelijk te laten zijn voor gezinnen met jonge kinderen, jongeren en jong volwassenen. Deze overwegingen leiden tot de volgende inhoudelijke uitgangspunten voor het evenementenbeleid: • Evenementen dragen in belangrijke mate bij aan de aantrekkelijkheid van “Oosterhout Familiestad” voor bewoners en bezoekers. De Oosterhoutse evenementen onderscheiden zich in de omgeving door hun diversiteit. Ze bedienen het gehele jaar door alle leden van de Oosterhoutse familie. • Het evenementenaanbod is verfrissend en innovatief. De gemeente stuurt op nieuwe ontwikkelingen. • De overheid zorgt voor de juiste balans. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid een juiste afweging te maken tussen een interessant en divers evenementenprogramma enerzijds en een optimale leefomgeving anderzijds. Totstandkoming nota evenementenbeleid 2012 De actualisatie van het evenementenbeleid is in samenspraak met betrokken organisaties tot stand gekomen. Deze nota is opgesteld op basis van de aanbevelingen uit het evaluatierapport (zie bijlage 1). Evenementenorganisatoren, horecaondernemers, winkeliers, bewonersvereniging CBO, het VVV en het Uitpunt zijn geraadpleegd voor de totstandkoming van deze nota. Met de politie, brandweer en GHOR (de operationele diensten) is in de afgelopen jaren een intensieve samenwerking opgebouwd. Zij hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van het veiligheid- en vergunningenbeleid.
4
2. Onmisbaar element van Oosterhout Familiestad Evenementen dragen in belangrijke mate bij aan de aantrekkelijkheid van “Oosterhout Familiestad” voor bewoners en bezoekers. De Oosterhoutse evenementen onderscheiden zich in de omgeving door hun diversiteit. Ze bedienen het gehele jaar door alle leden van de Oosterhoutse familie. Het evenementenaanbod is verfrissend en innovatief. De gemeente stuurt op nieuwe ontwikkelingen. Aan het begin van deze nota over evenementenbeleid is het goed te definiëren wanneer een activiteit als evenement aangeduid wordt. Onder evenement wordt volgens de Algemene Plaatselijke Verordening Oosterhout 2010 (APV 2:24) ‘elk voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’ verstaan, uitgezonderd: a. bioscoop- en theatervoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; De Cultuurnota 2008 voorziet in beleid voor bioscoop- en theatervoorstellingen, de Marktverordening regelt de weekmarkten en de horecaondernemers bepalen zelf hun activiteiten, met inachtneming van de bestaande wet- en regelgeving. Programma Het versterken van het evenementenaanbod past in het collegebeleid om in algemene zin het voorzieningenniveau in Oosterhout op peil te houden. De kwaliteit van de voorzieningen bepalen namelijk in sterke mate de waardering die inwoners, bezoekers en ondernemers voor onze gemeente hebben. Het brede en gevarieerde evenementenaanbod speelt daarin een grote rol. Binnen de Brede Aanpak Voorzieningen wordt dit belang ook onderkend, waarbij er een uitdaging is om door de combinatie van evenementen met andere voorzieningen op het gebied van vrijetijdseconomie tot meerwaarde te komen. In het vorige hoofdstuk werd gesteld dat Oosterhout beschikt over een complete en gevarieerde programmering. Dit programma is ontstaan vanuit een succesvol evenwicht van vraag en aanbod. Zo zijn er in 2012 ca. 37 evenementen met meer dan ca. 1000 verwachte bezoekers in de categorieën sport (hardlopen, wandelen, fietsen en steppen), cultuur (muziek, dans, theater, beeldende kunst, cultuurhistorie), culinair en kermis of een mix van deze categorieën. Van deze evenementen richten 15 evenementen zich op bezoekers/deelnemers vanaf 4 jaar, 7 evenementen op bezoekers/deelnemers vanaf 16 jaar en 20 evenementen richten zich op overige doelgroepen (zie bijlage 4). Deze variëteit in doelgroep en categorie is goed te noemen omdat er een duidelijk accent ligt op de doelgroep van jeugd en jongeren (meer dan de helft) en zowel de disciplines cultuur, sport als culinair ruim zijn vertegenwoordigd. De kleine evenementen bieden levendigheid, sociale samenhang en dragen bij aan het voorzieningenniveau van de stad. Middelgrote en grote evenementen voegen hier economische waarde voor ondernemers in de binnenstad aan toe. Naarmate een evenement meer bezoekers naar de binnenstad weet te trekken, is het economisch interessanter voor horeca en detailhandel. Verder ontwikkelen van het evenementenbeleid heeft vooral tot doel het divers en gevarieerd evenementenprogramma voor Oosterhout te behouden en waar mogelijk te versterken.
5
Aanjagen en enthousiasmeren Theoretisch gezien zou het evenementenbeleid zich kunnen richten op het stimuleren of nastreven van een evenementenprogramma dat uit een bepaalde verhouding van categorieën bestaat. Het is echter niet mogelijk om vergunningen voor initiatieven te weigeren op basis van bepaalde voorkeuren. De weigeringgronden zijn in de APV duidelijk vastgelegd (zie hoofdstuk Vergunningen). Daarbij komt dat het overgrote deel van de bezoekers van evenementen uit Oosterhout zelf komt. Want Oosterhout kent een groot draagvlak voor evenementen en heeft duizenden vrijwilligers die zich beschikbaar stellen voor de organisatie. Nog sterker: voortbestaan van evenementen is afhankelijk van de inzet van bewoners (vrijwilligers en sponsoring). De gemeente kiest er daarom bewust voor ieder initiatief vanuit de samenleving te verwelkomen. Het behouden en versterken van een divers en gevarieerd programma kan vormgegeven worden door in de komende periode de volgende middelen in te zetten: -
Blijvende gemeentelijke ondersteuning Beschikbaar stellen van locaties. Bundeling van krachten
2.1 Blijvende gemeentelijke ondersteuning De gemeentelijke ondersteuning is divers te noemen want deze bestaat zowel uit facilitering als het in stand houden van voorzieningen, als ook uit het beschikbaar stellen van informatie via het Uitpunt. Daarnaast worden de nodige adviezen gegeven en maatregelen getroffen die nodig zijn om evenementen mogelijk te maken in de buitenruimte. Een bijzondere voorziening is die voor de buitenreclame. In de afgelopen jaren is gebleken dat er voor evenementenorganisaties te weinig mogelijkheden waren om hun evenement aan te kondigen via borden in de openbare ruimte. In het nieuwe gemeentelijke plan voor buitenreclame is het aantal borden voor evenementenreclame uitgebreid. De gemeente stelt nu 40 A0 informatiepanelen (80 vlakken) in de vorm van tweevlaksborden tegen betaalbare vergoeding (€ 1,25 per locatie, 2 vlakken per dag) beschikbaar aan evenementenorganisatoren. De VVV doet hier de coördinatie van. Voor de aankondigingen kan gratis gebruik gemaakt worden van 5 vrije plakplaatsen in de vorm van "peperbussen". In de komende periode zal ook een aanbesteding plaatsvinden voor digitale informatiepanelen bij de invalswegen van de stad. Samengevat bestaat de gemeentelijke facilitering uit: • Het bijhouden van de agenda en beschikbaar stellen van algemene gegevens van evenementen aan de organisatoren door het Uitpunt via www.uitinoosterhout.nl; • Onderhoud- en schoonmaakwerkzaamheden; • Voorzieningen in de openbare ruimte zoals borden voor buitenreclame, stroomkasten en wateraansluitingen. Stroomverbruik wordt in rekening gebracht; • Verkeersvoorzieningen, bewegwijzering en verkeersmaatregelen; • Veiligheidsmaatregelen; • Advisering en coördinatie. Subsidie Met subsidies kan een bijdrage geleverd worden aan het behouden en versterken van een divers en gevarieerd programma. Organisaties kunnen in aanmerking komen voor incidentele subsidie als hun evenement aanvullend is op de evenementenkalender, bijdraagt aan diversiteit en variatie of zich onderscheidt ten opzicht van evenementen in de regio. Deze subsidies zijn tijdelijk en doelgericht. Evenementen met een positieve begroting worden niet financieel door de gemeente ondersteund. De Oranjecomités krijgen als enige, onder bepaalde voorwaarden, structurele subsidie om onze nationale volksfeesten vorm en inhoud te geven. Actie 1: Er worden subsidieregels opgesteld om het divers en gevarieerd evenementenprogramma voor Oosterhout te behouden en waar mogelijk te versterken.
6
2.2 Beschikbaar stellen van locaties De kwaliteit van de leefomgeving wordt bepaald door het samenspel tussen fysieke kwaliteit, sociale kwaliteit, sociale kenmerken en veiligheid van de omgeving. Evenementen beïnvloeden bovenstaande kenmerken gedurende enkele dagen. De keuze van de locatie bepaalt de invloed die het evenement op de leefomgeving heeft. De gemeente kiest er voor om ieder initiatief te verwelkomen en zich faciliterend en flexibel op te stellen. Natuurlijk moet de overheid voor de juiste balans kunnen zorgen tussen een interessant en divers evenementenprogramma enerzijds en een optimale leefomgeving anderzijds. Dit betekent dat ieder verzoek om evenementen op een bepaalde bekende of nieuwe locatie te mogen organiseren op zijn geschiktheid wordt beoordeeld. Criteria daarvoor zijn bijvoorbeeld de toegankelijkheid van de locatie voor de operationele diensten, de omvang van het terrein in relatie tot het aantal bezoekers en de parkeermogelijkheden in het gebied. Er is een overzicht van locaties, met hun specifieke kenmerken, voor organisatoren beschikbaar. Dit is echter geen uitputtende lijst want de gemeente staat altijd open voor andere ideeën. De locaties waar de evenementen plaatsvinden dienen met zorg gebruikt te worden. Bij een aantal evenementen valt een frictie op te maken tussen het belang van evenementen en het belang van omwonenden, die bijvoorbeeld profijt hebben van veel voorzieningen in hun omgeving (centrum) of profijt hebben van een parkachtige omgeving (Slotpark en Heuvel), maar anderzijds de hoorbare gevolgen van evenementen soms als bovenmatig ervaren. Bij het verlenen van een evenementenvergunning wordt daarom rekening gehouden met het aantal evenementen, de soort evenementen en de duur van de evenementen op eenzelfde locatie. De Markt, Heuvel en Slotpark worden in toenemende mate als evenemententerrein gebruikt. Dit zijn tevens de locaties die een interessante aansluiting geven op het winkelcentrum en uitgaansgebied van Oosterhout. Naast de maatregelen die zijn genomen om de geluidsoverlast te beperken of te voorkomen door het aanscherpen van geluidsnormen, wordt ook gekeken naar een zo groot mogelijke spreiding binnen de stad. Het is van belang dat het diverse evenementenprogramma ook in de toekomst over verschillende locaties gespreid kan worden. Hier zal bij stedelijke ontwikkelingen, onderhoud, herinrichtingen en nieuwe ontwerpen in wijken en kerkdorpen rekening mee gehouden moeten worden. In onderstaand overzicht worden de locaties genoemd waar met enige regelmaat evenementen georganiseerd zijn in de afgelopen jaren. Dit is geen limitatief overzicht want evenementen kunnen bij wijze van spreke op elke hoek van de straat georganiseerd worden, afhankelijk van omvang, omstandigheden en soort activiteiten. In bijlage 3 is een overzichtstekening van deze locaties opgenomen. Bij onderhoud, herinrichtingen, nieuwe ontwikkelingen en in bestemmingsplannen wordt rekening gehouden met de functie van onderstaande locaties voor evenementen. Floralia, Showtuin Heuvel Houtse Heuvel Lukwelpark Markt Openluchttheater Schapendries
Slotjesveld Slotpark-Oost Slotpark-West Spoorstraat en Dennenlaan in Dorst Stadstuin de Schelp Recreatieoord de Warande Sportterrein Heihoef
Het Slotpark is een bijzondere locatie om evenementen te organiseren. Het park bevat veel monumentale bomen, die zeer gevoelig zijn voor directe en indirecte beschadigingen. Schade leidt tot een afnemende vitaliteit en een versneld afsterven van de bomen. Schade aan het bomenbestand is onomkeerbaar. Het aantal evenementen in het park en de omvang ervan is de laatste jaren steeds verder toegenomen. Om de instandhouding van de monumentale bomen te waarborgen, moeten evenementen in het park worden beperkt. Aan gebruikers van de Slotparken zal extra inspanning gevraagd worden om schade aan bomen te voorkomen.
7
Actie 2
Het organiseren van evenementen in Slotpark-Oost en Slotpark-West zal tot een minimum beperkt worden. Evenementenorganisatoren zullen worden verwezen naar alternatieve locaties. De evenementenfunctie van het Lukwelpark wordt bij renovatie van het park verder uitgebouwd.
Uitgangspunten voor het gebruik van evenementenlocaties Met onderstaande uitgangspunten voor het gebruik van locaties zorgt de gemeente voor de juiste balans tussen een interessant en divers evenementenprogramma en een optimale leefomgeving 1. Zoveel mogelijk spreiding van evenementen over de diverse locaties om te grote belasting van een bepaalde groep bewoners te voorkomen. 2. Bij gebruik van eenzelfde locatie voor 2 of meer opeenvolgende grootschalige muziekevenementen moet er minstens 1 weekend zonder activiteiten zijn tussen de opeenvolgende evenementen, voor de rust van direct omwonenden. 3. Het aantal evenementen in het Slotpark wordt beperkt tot een minimum qua aantal en omvang. 4. Organisatoren van grote muziek- en dansevenementen moeten zoveel mogelijk gebruik maken van locaties buiten het centrum van Oosterhout. 5. Aan het gebruik van gemeentelijke terreinen kunnen voorwaarden worden verbonden ter bescherming van de dagelijkse functies van deze terreinen.
2.3 Bundeling van krachten Evenementen zorgen voor meer naamsbekendheid van de stad en voor meer inkomsten voor detailhandel en horeca. Maar Oosterhout kan nog meer profijt halen uit alle inspanningen die geleverd worden door evenementenorganisaties en andere ondernemers. In 2011 is de waarde van evenementen voor het citymarketingbeleid van Oosterhout onderzocht. Een groot aantal evenementen dragen bij aan het positieve imago van Oosterhout2 maar heeft de potentie om zich nog verder te ontwikkelen. Ondernemers en evenementenorganisaties kunnen meer profijt van inspanningen hebben door samen te gaan werken. Met het goed gevulde evenementenprogramma van de afgelopen jaren lopen detailhandel en evenementen in de binnenstad elkaar soms in de weg of lijken zij elkaar te beconcurreren. Uit de evenementen op Koninginnedag en Parkfeest in 2011 en koopzondag in 2011, blijkt dat de stad levendiger en aantrekkelijker wordt voor bezoekers wanneer openingstijden van winkels in de binnenstad aangepast worden aan het programma van evenementen. Ondernemers in horeca en detailhandel willen graag aansluiten bij activiteiten in het centrum. Het is daarbij wel van belang dat evenementenorganisatoren in een vroeg stadium met omwonenden en ondernemers in horeca en detailhandel communiceren over hun voornemens. Evenementen leveren een goede bijdrage aan citymarketing, maar voor een blijvend succes is samenwerking een voorwaarde. Om samenwerking te motiveren en te bevorderen zal er daarom een jaarlijkse bijeenkomst georganiseerd worden om de capaciteiten van evenementenorganisatoren, winkeliers, horecaondernemers en marktkooplui te bundelen, waarbij ook kleinere initiatieven in het centrum, zoals die van Stadstuin de Schelp, worden betrokken. De wens van de winkeliers om de titel van “Beste binnenstad van Nederland in 2013” te verkrijgen kan in een dergelijk overleg op de agenda komen te staan. Daarnaast wordt er gekeken naar kansen om evenementenorganisaties te betrekken bij de ontwikkelingen als ‘Brabant culturele hoofdstad 2018’. Tijdens dergelijk bijeenkomsten kan aandacht besteed worden aan het gebruik van social media als facebook en twitter voor en tijdens evenementen.
2
Een onderzoek naar de (mogelijke) toegevoegde waarde van evenementen in de gemeente Oosterhout voor de citymarketing (afstudeerscriptie NHTV, Vera van Dongen, 2011).
8
Actie 3: De gemeente gaat minimaal één bijeenkomst per jaar organiseren waaruit een netwerk ontwikkeld kan worden voor een verfrissend en innovatief evenementenaanbod dat het imago van Oosterhout Familiestad versterkt. Ook spreiding van evenementen wordt daar besproken. Regelmatige inventarisatie van wensen en mogelijkheden van betrokken partijen gebeurt in gezamenlijkheid.
9
3. Vergunningen De overheid zorgt voor de juiste balans. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid een juiste afweging te maken tussen een interessant en divers evenementenprogramma enerzijds en een optimale leefomgeving anderzijds. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van Oosterhout is opgenomen dat men een vergunning nodig heeft om een evenement te mogen organiseren. Onder een evenement wordt ‘elk voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’ verstaan met een aantal uitzonderingen als bioscoopen theatervoorstellingen, weekmarkten en dansscholen (APV 2:24). De vergunning of ontheffing kan door de burgemeester worden geweigerd in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu (APV 1:8). Het is van belang dat evenementenorganisatoren en de gemeente Oosterhout weten wat zij van elkaar mogen verwachten. Eenduidigheid staat hierbij centraal. Een goede organisatie aan de voorzijde draagt immers bij aan een succesvol evenement. Hier kunnen inwoners en bezoekers de vruchten van plukken. Vergunningtrajecten moeten eenvoudiger en duidelijker gaan lopen. In de beleidsregels voor evenementen zijn een behoorlijk aantal maatregelen genomen waarmee de vergunning makkelijker en sneller aangevraagd kan worden. Bij jaarlijkse eenvoudige aanvragen kan, onder voorwaarden, volstaan worden met een herhalingsaanvraag waarbij verwezen wordt naar de gegevens van het voorgaande jaar. Hierdoor worden er geen gegevens meer aan burgers gevraagd die al bekend zijn. De categorisering in A, B, en C- evenementen zoals in het vorige hoofdstuk gesteld is, maakt dat standaardiseren van eenvoudige evenementenvergunningen mogelijk is. In het overzicht in bijlage 2 is ter illustratie het schema van de behandeling van een evenementenvergunningaanvraag weergegeven. De operationele diensten worden advies gevraagd voor de indeling van een evenement in de A, B of C-categorie (zie hoofdstuk Veiligheid). Na aanvraag, registratie en bevestiging van de vergunningaanvraag, wordt deze op volledigheid getoetst. Voor de behandeling van evenementen uit de Aen B-categorie kan volstaan worden met standaard voorschriften en verwijzing naar de beleidsregels. Voor een evenement uit de C-categorie zal eerst aan de operationele diensten om advies gevraagd worden waarna de burgemeester de evenementenvergunning kan weigeren of verlenen onder voorwaarden. Actie 4
De gemeente heeft aandacht voor mogelijke verdere vereenvoudiging en gebruiksvriendelijkheid van de vergunningaanvraag en minimalisering van het aantal handelingen om de vergunning te verlenen. Digitalisering en regionale afstemming kunnen hieraan bijdragen.
Drank- en Horecawet Om alcoholische drank te mogen schenken, behoort naast de evenementenvergunning ook een ontheffing bij de gemeente te worden aangevraagd in het kader van de Drank- en Horecawet. Hoewel evenementenorganisatoren maatregelen hebben genomen, zijn er in de afgelopen jaren toch diverse boetes uitgedeeld vanwege het schenken van alcoholische drank aan jongeren onder de 16 jaar. In 2011 heeft de organisatie van het Parkfeest samen met de regionale projectgroep “Think before you drink” een pilot gedraaid waarin verschillende acties verwerkt waren om drankmisbruik onder deze doelgroep tegen te gaan. In het rapport over de effecten van deze pilot staan aanbevelingen voor alle evenementenorganisatoren. Actie 5
De gemeente informeert evenementenorganisaties actief en zoekt samenwerking met betrokken partijen in Oosterhout en de regio om misbruik van alcohol tegen te gaan.
10
3.1 Toezicht en handhaving Om tijdig bij te kunnen sturen en zo nodig te kunnen handhaven is bij nagenoeg ieder evenement van enige omvang (meer dan 2.500 bezoekers en muziekoptreden) het geluidsniveau gemeten. Continue geluidsmeting op afstand via de Regionale Milieudienst is een mogelijkheid. Het aanschaffen van dergelijke meetapparatuur door de gemeente biedt de mogelijkheid om met minder personele inzet toezicht te houden op de gestelde geluidsnormen. Actie 6
De gemeente schaft geluidsapparatuur voor continumeting aan.
In de beleidsregels voor evenementen zijn algemene geluidsnormen opgenomen die rekening houden met duur, tijd en omvang van het evenement en de woningen in de (directe) omgeving van het eve3 nement . De eindtijd voor een evenement wordt op zondag vervroegd naar 23 uur, tenzij er een feestdag op volgt. Te veel geluid kan aantoonbaar schadelijk zijn voor de gezondheid. Daarom wordt de basisnorm 75 dB(A)4 op de gevel van omliggende woningen. Deze norm is een gemiddeld geluidsniveau, gemeten over een periode van tenminste 10 minuten. In die periode kunnen ook hogere waarden optreden van bijvoorbeeld 80 dB(A). Deze normering is een voortzetting van de huidige praktijk en sluit aan bij de normering in de regio. Indien er zich binnen een straal van 200 meter vanaf de gemodelleerde geluidbron woningen bevinden kan een hogere geluidnorm worden toegestaan. De handhaving van het geluidsniveau bij evenementen wordt voortgezet en vanaf 2012 geïntensiveerd. Dat betekent echter niet dat daarmee alle klachten voorkomen worden. Het ervaren van overlast kent immers ook subjectieve elementen. De gemeente zal de klachten serieus blijven nemen en duidelijk maken wat omwonenden mogen verwachten van de evenementenorganisatie en van de gemeente. Daar waar meerdere gebruikers van eenzelfde locatie in beeld zijn (zoals op de Markt) kan het nodig zijn dat de gemeente scherpere regels stelt en strikter handhaaft. Actie 7
Jaarlijks toetst de gemeente de klachten van bewoners aan de genomen maatregelen.
Grotere evenementen worden reeds op initiatief van het gemeentebestuur geëvalueerd met de organisatoren en de operationele diensten. Deze worden teruggekoppeld naar de portefeuillehouder. Daarbij worden ook eventuele klachten van omwonenden betrokken. De uitkomst van deze evaluatie kan aanleiding zijn om de uitvoering van het beleid bij te stellen en, indien mogelijk, tot verdere vereenvoudiging van regelgeving over te gaan De raad wordt hierover geïnformeerd via het jaarlijkse uitvoeringsplan, behorende bij het Meerjaren Plan Integrale Veiligheid. Actie 8
De gemeente blijft alle grote evenementen evalueren en stelt zo nodig de uitvoering van beleid bij.
Communicatie Met het publiceren van vergunningen in het Weekblad Oosterhout, zal voor zowel bewoners als voor ondernemers in de binnenstad de communicatie over evenementen verbeterd gaan worden. Dit voorkomt dat mensen in een laat stadium weten dat er een evenement bij hen in de buurt georganiseerd wordt. Zaken als bevoorrading van de winkeliers op andere tijden of klanten op de hoogte stellen van het afsluiten van parkeerplaatsen kunnen dan vroegtijdig in gang gezet worden.
3
Beleidsregels voor evenementen, Oosterhout, 2012 In de evenementenvergunning worden geluidnormen opgenomen die door berekening vastgesteld zijn, op één of meerdere locaties rondom het evenement, en wel zodanig dat kan worden voldaan aan de basisnorm. 4
11
4. Veiligheid De overheid zorgt voor de juiste balans. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid een juiste afweging te maken tussen een interessant en divers evenementenprogramma enerzijds en een optimale leefomgeving anderzijds. Bij de organisatie van evenementen vraagt het aspect veiligheid en openbare orde speciale aandacht. De burgemeester stelt daarom voorwaarden aan te verlenen vergunningen. De evenementenorganisator is verantwoordelijk voor de veiligheid van personeel, bezoekers en omwonenden of voorbijgangers. De politie, brandweer en GHOR (operationele diensten) zetten zo nodig personeel in ter advisering, toezicht of handhaving. Zoals eerder gesteld zijn de evenementen in Oosterhout in aantal en omvang toegenomen. Deze toename brengt een grotere kans op calamiteiten met zich mee. Dit vraagt om een hernieuwde werkwijze op het gebied van openbare orde en veiligheid en samenwerking met de operationele diensten. Het doel van de nieuwe werkwijze is om de veiligheid van evenementen te bevorderen en tegelijkertijd zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van de deskundigheid en inzet van gemeente, politie, brandweer en GHOR. De samenwerking met deze operationele diensten verloopt momenteel soepel, maar kan op onderdelen wel efficiënter. Een efficiëntere aanpak is om nog drie redenen noodzakelijk. Het rijk wil de toekomstige personele capaciteit van de operationele diensten (politie, brandweer en GHOR) beperken. Hoe en wanneer dat gaat gebeuren is nog niet duidelijk. Wel hebben de lokale operationele diensten nu al aangegeven efficiënter te willen werken en minder uren in te willen zetten op begeleiding van evenementen. Daarnaast willen de operationele diensten binnen de Veiligheidsregio in de toekomst een gezamenlijk (in plaats van ieder afzonderlijk) advies uit gaan brengen aan de gemeenten m.b.t. evenementenvergunning. Hierdoor zijn de redenen om een uniforme, regionale aanpak van advisering en begeleiding van evenementen in gang te zetten urgenter geworden. De veiligheid kan bevorderd worden door een juiste risico-inschatting te maken aan de voorkant zodat duidelijk wordt waar de werkelijke risico’s te verwachten zijn en hoe er mee om te gaan. Waar geen of weinig risico’s bekend zijn, kunnen gemeente en operationele diensten terugtreden en een goed verloop aan de verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator over te laten. Maar waar de risico’s groot zijn zullen gemeente en operationele diensten juist al hun expertise in willen zetten om de veiligheid te bevorderen. Om deze werkwijze uit te kunnen voeren is een risicoanalyse nodig.
4.1 Categorisering Het rijk heeft opdracht gegeven aan het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) en het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (CCV) eind 2011 een handreiking voor evenementen voor veiligheidsregio’s en gemeenten te publiceren. Deze handreiking bevat een risicoanalyse en andere instrumenten voor gemeenten. Om de risico’s bij evenementen in te schatten, wordt voorafgaand aan het evenement een risicoinventarisatie gehouden. Hierbij wordt gelet op drie profielen, namelijk: Activiteitenprofiel Hierbij wordt bekeken of de activiteiten die plaatsvinden tijdens het evenement zelf risico’s met zich meebrengen voor het publiek. Te denken valt aan het gebruik van installaties, tijdelijke bouwwerken en toestellen, het gebruik van gevaarlijke stoffen, de aanwezigheid en het gebruik van al dan niet gevaarlijke dieren of de inzet van motorvoertuigen. Publieksprofiel Dit is een beschrijving van de omvang en samenstelling van het publiek dat een evenement bezoekt, waarbij vooral wordt gelet op de samenstelling van het publiek, de gezondheid, leeftijd, cultuur, afkomst en mogelijk groepsgedrag. Ruimtelijk profiel De fysieke ruimte waarin het publiek zich beweegt en bevindt en waarbinnen de activiteiten zich af
12
spelen, evenals de infrastructuur bij evenementen, spelen hierbij een rol. Bereikbaarheid, toegankelijkheid, weeromstandigheden en de kenmerken van het evenementterrein staan hierbij voorop. Na het inventariseren van bovenstaande zaken wordt het evenement gecategoriseerd in een van onderstaande klassen. Hierbij dienen eventueel aanvullende maatregelen op het gebied van veiligheid te worden genomen. Bij de keuze van een methode van risicoanalyse wordt aangesloten bij regionale of landelijke systemen. Categorisering Evenementen worden onderscheiden in risicovolle en minder risicovolle evenementen. Op basis van de bovenstaande risico-inventarisatie worden drie categorieën gehanteerd: A klasse: onder deze categorie vallen relatief eenvoudige evenementen, met een laag risico. Voorbeelden van evenementen die in deze klasse vallen, zijn straat-, buurt- en verenigingsfeesten. Bij deze evenementen zijn de risico’s van dien aard dat er geen aanvullende maatregelen getroffen hoeven te worden, de standaard maatregelen voldoen. B klasse: er is sprake van een evenement met een gemiddeld risico. Bij dergelijke evenementen zijn vaak verenigingen of een hele gemeente betrokken, zonder dat er publiek van buiten de gemeente wordt verwacht. De organisator stelt een calamiteitenplan op. Op onderdelen waar in het risicoanalysemodel het hoogst mogelijke aantal risicopunten wordt gescoord, dient beoordeeld te worden of er aanvullende maatregelen genomen moeten worden. Meestal zijn deze maatregelen monodisciplinair, zoals alleen brandveiligheidmaatregelen of preventieve geneeskundige maatregelen. C klasse: er is sprake van een evenement met een sterk verhoogd risico. Bij dergelijke evenementen wordt niet alleen publiek uit de eigen gemeente verwacht, maar ook van buiten de gemeente. Naast een calamiteitenplan spreken operationele diensten gezamenlijk aanvullende maatregelen af. Daarnaast moeten hulpverleningsdiensten gezamenlijk aanvullende maatregelen afspreken bij een C klasse evenement en moet er een draaiboek voor het evenement door zowel de gemeente als de hulpverleningsdiensten worden opgesteld. Ieder evenement wordt ingedeeld in een A, B of C-klasse. Op de evenementen uit de A of B-klasse houdt de gemeente alleen steekproefsgewijs toezicht. Op C-evenementen wordt specifiek toezicht gehouden, wordt geluid gemeten, extra politie ingezet, locaties geïnspecteerd, draaiboeken gemaakt en wordt zo nodig gehandhaafd.
4.2 Standaardisering Door de coördinatie van vergunningverlening, toezicht en handhaving te koppelen aan de categorisering kan er efficiënter gewerkt worden. Voor de A- en B- evenementen worden standaard voorschriften en vergunningen ontwikkeld. Voor de C- evenementen worden draaiboeken gemaakt waarin de samenwerking van de diverse disciplines en de evenementenorganisatie wordt beschreven. De vergunningvoorschriften, het toezicht en de handhaving ten behoeve van deze evenementen, vragen om maatwerk waar alle disciplines bij betrokken zijn. Ook aan de rol van de meldkamer tijdens calamiteiten wordt aandacht besteed. Integraal advies levert op deze wijze meer duidelijkheid op voor bezoekers en organisatoren. Dit vraagt enerzijds minder inzet voor de A- en B- evenementen, anderzijds komt er meer tijd vrij voor de operationele diensten, meldkamer en gemeente om de openbare orde en veiligheid, maar ook de belangen van milieu en volksgezondheid bij evenementen, te beschermen. Met de vaststelling van de beleidsregels voor evenementen is er eenduidigheid voor de evenementenorganisatoren. Actie 9: De gemeente intensiveert de samenwerking binnen en met de regio en de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant om nog effectiever en efficiënter te kunnen werken.
13
5. Financiën Het evenementenbeleid wordt binnen de bestaande financiële kaders uitgevoerd. Leges Op dit moment betalen evenementenorganisatoren een bedrag van € 33,75 aan leges voor het aanvragen van een evenementenvergunning. Dit is ongeacht de omvang van het evenement. Dit bedrag staat in geen verhouding tot de kosten (met name ambtelijke inzet) voor het verlenen van een evenementenvergunning. Daarom worden in 2012 voorstellen ontwikkeld om te komen tot een nieuw gedifferentieerd systeem van meer kostendekkende leges. Mogelijke grondslagen op basis waarvan de leges bepaald worden zijn bijvoorbeeld het aantal bezoekers per evenementen of de locatie. Het is echter ook mogelijk om1 tarief voor alle evenementen vast te stellen. In ieder geval zal rekening gehouden worden met de betaalbaarheid zodat de leges organisatoren niet afschrikken een evenementenvergunning aan te vragen.
Actie 10
De gemeente doet in 2012 onderzoek naar mogelijke stijging van leges voor evenementenvergunningen.
14
6. Conclusie De visie op de betekenis van evenementen voor Oosterhout is in een drietal uitgangspunten vormgegeven: • Evenementen dragen in belangrijke mate bij aan de aantrekkelijkheid van “Oosterhout Familiestad” voor bewoners en bezoekers. De Oosterhoutse evenementen onderscheiden zich in de omgeving door hun diversiteit. Ze bedienen het gehele jaar door alle leden van de Oosterhoutse familie. • Het evenementenaanbod is verfrissend en innovatief. De gemeente stuurt op nieuwe ontwikkelingen. • De overheid zorgt voor de juiste balans. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid een juiste afweging te maken tussen een interessant en divers evenementenprogramma enerzijds en een optimale leefomgeving anderzijds. Evenementen leveren een grote bijdrage aan de aantrekkelijkheid van Oosterhout. De organisatie van evenementen komt volledig op conto van onze samenleving. Dit wordt ondersteund met een gemeentelijke visie op de betekenis van evenementen voor Oosterhout. De gemeente is verantwoordelijk voor vergunningverlening om de belangen van de openbare orde en veiligheid, milieu en volksgezondheid te beschermen. De uitvoering is gericht op verdere vereenvoudiging van vergunningverlening. Daarnaast biedt de gemeente ondersteuning van de organisatie van evenementen met: a. Verkeersvoorzieningen en verkeersmaatregelen b. Veiligheidsmaatregelen c. Voorzieningen in de openbare ruimte d. Advisering en coördinatie e. Subsidiering Categorisering van evenementen naar meer of minder risico’s bewerkstelligt een efficiëntere aanpak van coördinatie, vergunningverlening, handhaving en toezicht. De winst is te behalen in intensievere samenwerking tussen gemeente, politie en brandweer. Verdere samenwerking in de regio geeft op de langere termijn meer perspectief. Samenwerking tussen alle betrokken partijen helpt het evenementenprogramma van Oosterhout interessant te houden voor bezoekers uit Oosterhout en omgeving. Alertheid en jaarlijkse toetsing van de maatregelen aan de beleving van omwonenden en organisatoren maken dat de regelgeving mee kan groeien met de successen van evenementen waarbij de leefbaarheid in balans dient te blijven.
Actie 11
Twee jaar na vaststelling wordt de uitvoering van het beleid geëvalueerd.
15
Bijlage 1. Actiepunten Evaluatieverslag In het evaluatieverslag evenementen 2007-2010 zijn actiepunten opgenomen die in onderstaand overzicht zijn weergegeven. Per groep actiepunten is aangegeven waar de uitwerking te vinden is. De eerste vier actiepunten zijn opgenomen in de beleid- en spelregels voor evenementen. De overige punten zijn opgenomen in de hoofdstukken 2, 3, 4 en 5 van deze nota. Opgenomen in de beleid- en spelregels voor evenementen: • De parkeermogelijkheden bij evenementen zijn in kaart gebracht. • De fietsenstallingen in de binnenstad zijn open tijdens grote evenementen in het centrum. • Er is een overleg tussen evenementenorganisaties en Robbe en Q-park gestart om ook buiten de winkeltijden gebruik te kunnen maken van de parkeergarages. • Er zijn duidelijke veiligheidsvoorschriften opgenomen in de beleidsregels. Opgenomen in de hoofdstukken 2, 3, 4 en 5 van deze nota: Promotie van Oosterhout Familiestad (hoofdstuk 2) • Er zijn meer en betaalbare mogelijkheden om buitenreclame te kunnen maken. • Jaarlijks een bijeenkomst organiseren met de grootste evenementenorganisaties • Het evenementenprogramma aanvullen met activiteiten rond de kerstvakantie. • Een netwerk ontwikkelen voor vernieuwing van het evenementenprogramma. Veiligheid (hoofdstuk 3) • De gemeenschappelijke meldkamer operationele diensten is te weinig op de hoogte van aanrijdroutes bij evenementen, dit zal verbeterd moeten worden. Vergunningen (hoofdstuk 4) • Vereenvoudiging van de jaarlijks terugkerende vergunningaanvraag. • Samenwerking organisaties en gemeente om misbruik van alcohol tegen te gaan. • Continue geluidsmeting op afstand. Financiën (hoofdstuk 5) • Legeskosten aanpassen aan de werkelijk gemaakte kosten voor de vergunning.
.
16
Bijlage 2. Procedure behandeling evenementenvergunningaanvraag
Aanvraag Vergunning
Registratie en bevestiging ontvangst
Volledigheid aanvraag
Verzoeken om aanvulling Nee
Nee
Ja
Adviezen Operationele diensten
Vergunning positief of negatief Positief
Ja
Ja
Negatief
Buiten behandeling stellen (4:5 Awb)
Volledigheid aanvraag toetsen
Aanvrager horen
Nee
Negatief
Vergunning weigeren
Positief
Burgemeester kan vergunning verlenen
17
Bijlage 3. Evenementenlocaties 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Floralia, Showtuin Heuvel Houtse Heuvel Lukwelpark Markt Openluchttheater Schapendries
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Slotjesveld Slotpark-Oost Slotpark-West Spoorstraat en Dennenlaan in Dorst Stadstuin de Schelp Recreatieoord de Warande Sportterrein Heihoef
18
Bijlage 4. Programma 2012 Aangekondigd evenement
Datum 2012
Leeftijd
Kaaise dweildag
29-01
16 – 65
Carnaval
18-02 t/m 21-02
Paaspop Den Hout Koninginnenacht
07-04 en 08-04 29-04
Koninginnedag
30-04
Avondvierdaagse Oosterhout 08-05 t/m 11-05 Kaaienloop 12-05 80 van Oosterhout 12-05 en 13-05 Jaarmarkt Den Hout 17-05 Dreamvillage 19- 05 Parkfeest 01-06 t/m 03-06 WK Jousting, lanssteken te paard 08 – 06 t/m 10-06 Fiets 3-daagse 05-06 t/m 07-06 Avondvierdaagse Dorst 12-06 t/m 15-06 Midzomer Nachtfeest en kermis 15-06 t/m 17-06 Dorst Steptocht Den Hout 16-06 Oosterhout Live 29-06 t/m 01-07 Kunst op Markt Nog niet bekend Pruvement Nog niet bekend Floralia Countryfestival 12-8 Kermis Oosterhout 18-08 t/m 22-08 Etapastour 26-08 Mosselfeest 26-08 NK Zwemkampioenschappen 26-8 Open Water Kaais Zomercarnaval 01-09 en 02-09 Blues en Roots festival 06-09 t/m 09-09 Oosteinds spektakel 07-09 t/m 09-09 Open monumentendag 08-09 en 09-09 SMAAK Oosterhout 15-09 en 16-09 Kermis Den Hout 15-09 t/m 18-09 Oosterhout wandelt 30-09 Abrahamdag 06-10 Ronde van de Molen 07-10 Oosterhoutse tentfeesten Sinterklaasintocht Lukwelpark 18-11 Kunstijsbaan december
Discipline
Muziek/horeca Muziek/theater historie/beeldende Vanaf 4 kunst/horeca 16 - 40 Muziek/Dance/horeca 16 - 40 Muziek, horeca Muziek, sport, handel en historie, beeldende Vanaf 4 kunst Vanaf 4 Sport Vanaf 4 Sport Vanaf 55 Sport 09-05 Handel, muziek 16 - 30 Muziek, Dance, horeca Vanaf 4 Muziek, Dance, horeca Vanaf 4 Sport Vanaf 55 Sport Vanaf 4 Sport Vanaf 4
Muziek, kermis, handel
16 - 65 16 - 65 Vanaf 4 Vanaf 24 Vanaf 55 Vanaf 4 Vanaf 24 Vanaf 24
Sport Muziek, Dance, horeca Beeldende kunst, theater Culinair Muziek, horeca Kermis Culinair/Sport Culinair
Vanaf 6
Sport
Vanaf 4 40 - 65 Vanaf 4 Vanaf 40 Vanaf 24 Vanaf 4 0 - 100 Vanaf 50 Vanaf 24 Vanaf 16 Vanaf 4 Vanaf 4
Muziek, dans, beeldende kunst, horeca Muziek, dans, horeca Muziek, kermis, sport, horeca Cultuurhistorie Culinair Kermis Sport Theater, culinair, horeca Sport Muziek, dans Cultuurhistorisch, horeca Sport
19
