Dr. Ir. SUTARWI, MSc. • • • • •
•
• • •
Widyaiswara Ahli Utama Lahir di Pati 60 tahun yang lalu. Pembina Utama (IV/e) sejak 8 th yang lalu. Pernah bertugas di Pemkab Blora Lulus S1 dan S3 di UKSW Salatiga dan MSc dari AU Washington DC Pernah seminar/benchmarking ke Thailand, Malaysia, Korsel, Guangzhou Tiongkok, Vietnam, Florida, California, Michigan, Puerto Rico, Kanada, Australia, Singapura, Hongkong. Memfasilitasi Diklatpim Tk IV, III. II, dan Prajab. Berkeluarga dg seorang isteri dan 3 putra Bertempat tinggal di Ungaran
Deskripsi Singkat • Mata diklat ini membekali peserta dengan kemampuan membangun tim efektif untuk mengelola program instansinya melalui pembelajaran identifikasi stakeholder, pemetaan nilai dan interest stakeholder, dan strategi berkomunikasi. • Mata Diklat disajikan secara interaktif melalui metode ceramah interaktif, diskusi, dan praktik. • Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya membangun persepsi yang sama di antara para stakeholder untuk mewujudkan pengelolaan program instansinya.
HASIL BELAJAR Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu membangun tim yang efektif untuk mewujudkan pengelolaan program organisasi.
INDIKATOR HASIL BELAJAR Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat: • Mampu mengidentifikasi stakeholder dalam mengelola program • Memetakan nilai dan kepentingan stakeholder • Menyamakan persepsi stakeholder • Mempengaruhi stakeholder • Mengajak stakeholder membentuk tim
Tim adalah perpaduan dua atau lebih orang yang memiliki tujuan bersama dan memiliki saling ketergantungan. Hasil yang dicapai oleh tim bergantung pada kerjasama yang dilakukan pada sebagian besar waktu.
KERJASAMA TIM http://ikhtisar.com/membangun-tim-kerja-yang-efektif
CONTOH • • • •
DALAM PENYUSUN BUKU: 1. INDIVIDUAL (Penulis/Pengarang sendiri) 2.GROUP (Bunga Rampai/kumpulan tulisan) • 3. TEAM (disusun bersama)
TAHAPAN MEMBANGUN TIM EFEKTIF Forming (Pembentukan)
STORMING (Pencurahan)
NORMING (Pembentukan Norma)
PERFORMING (Kinerja)
Atributes of Successful Teams (Ciri-ciri Tim yang Sukses) • • • • •
1. A Clear,Elevating Goal (tujuan jelas bernilai tinggi) 2. Result-Driven Structure (struktur orientasi hasil) 3. Competent Team Members (anggota kompeten) 4. Unified Commitment (komitmen yang sama) 5. Collaborative Trust and Communication (kolaborasi dilandasi saling percaya dan komunikasi) • 6. Standards of Excellence (standar keunggulan) • 7. Support and Recognition (dukungan dan pengakuan dari luar)
Siapa saja (orang, organisasi, komunitas) yang dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu Upaya Perubahan organisasi Bisa pula mereka yang memiliki kepentingan kuat terhadap Upaya itu, baik alasan akademik, filosofis, atau politis, sekalipun mereka dan keluarganya, teman dan rekannya tidak langsung dipengaruhi Upaya itu
Stakeholders Primer (Primary Stakeholders) Orang / kelompok yang langsung dipengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif (dalam beberapa kasus ada Stakeholders Primer di kedua sisi)
Stakeholders Sekunder (Secondary Stakeholders)
Orang / kelompok yang secara tidak langsung dipengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif
Stakeholders Utama (Key Stakeholders)
Mereka yang bisa memiliki pengaruh positif / negatif terhadap Upaya itu mereka penting di dalam atau bagi organisasi yang terlibat dalam Upaya itu
• • • • • • •
Ekonomi Politik Sosial Budaya Etnis Lingkungan Keamanan
Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi perubahan Bisa memberi gambaran lebih jelas tentang konteks komunitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada Sense of ownership terhadap upaya perubahan
Fair bagi semua Meminimalisir penolakan Memperkuat posisi kita jika ada oposisi Menjembatani modal sosial bagi komunitas Meningkatkan kredibilitas organisasi kita : fair, etis, transparan, dan membuat orang suka bekerja dengan kita Meningkatkan peluang keberhasilan Perubahan
Stakeholders Utama Pejabat Pemerintah & Pembuat Kebijakan adalah mereka yang merencanakan, mensahkan, dan menjalankan hukum dan peraturan yang bisa memenuhi tujuan Upaya atau langsung membatalkannya Anggota DPR-DPRD yang membuat dan mensahkan hukum serta mengontrol anggaran publik Gubernur, Walikota / Bupati eksekutif yang menjalankan hukum, mengadministrasikan anggaran, dan laksanakannya bisa sangat berkontribusi bagi keberhasilan / kegagalan Upaya
Stakeholders Utama (lanjutan) Anggota pimpinan badan lokal Pimpinan badan kesehatan, perencanaan (BAPEDA), penzonaan wilayah bisa dengan kekuasaannya menjadi sekutu penting atau oponen berbahaya Badan Pemerintah Daerah sering membuat dan mengeluarkan peraturan yang adakalanya bisa membantu / membatalkan Upaya, tergantung pilihan mereka Pembuat kebijakan sering memiliki kekuasaan resmi (meskipun hanya “penasehat”) pendapat dan gagasannya sering dianut
Stakeholders Utama (lanjutan) Mereka yang bisa mempengaruhi pihak lain Media massa Orang dengan posisi yang bisa menyebarkan pengaruh ulama, dokter, CEO, Rektor Pemimpin komunitas yang didengar orang mungkin dihormati karena posisi mereka dalam populasi itu, menjadi penduduk lama yang mendapat kepercayaan masyarakat
Stakeholders Utama (lanjutan) Mereka yang punya kepentingan dengan hasil Upaya Komunitas bisnis bisa mendapatkan pekerja yang lebih baik, lebih mudah dan lebih banyak mendapat keuntungan Advokat bergantung kepentingan mereka Aktivis komunitas yang memiliki kepentingan filosofis atau politis berkaitan dengan isu yang diangkat oleh Upaya Orang yang mempunyai kepentingan akademik / penelitian terhadap isu / populasi Target Penyandang Dana nyata / potensial tanpa dukungan mereka Upaya tidak bisa terlaksana Masyarakat luas diperlukan dukungannya
NILAI DAN INTEREST STAKEHOLDERS
PENGERTIAN NILAI • “Values (Tata Nilai)” = prinsip-prinsip tuntunan dan perilaku yang melekat di dalam cara organisasi dan para tenaga kerjanya beroperasi seperti yang diharapkan. • Values mencerminkan dan memperkuat budaya yang diinginkan oleh organisasi, mendukung dan menuntun pengambilan keputusan setiap tenaga kerja, membantu organisasi dalam melaksanakan misinya dan mencapai visinya dengan cara yang memadai. • Contoh Values : integritas dan sikap fair dalam seluruh interaksi, melampaui ekspektasi pelanggan, menghargai tenaga kerja dan keberagaman, memproteksi lingkungan, dan bertekad untuk mencapai keunggulan kinerja setiap hari.
Sangat mendukung (melihat peluang untuk perbaikan hidup) Ambivalen Menentang ( menganggap sebagai beban)
Memetakan kompleksitas Pengaruh Stakeholder (Eva Schiffer) • Net Map
MANFAAT NET-MAP Membantu memahami : 1. Kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda 2. Network terkait kewenangan formal & informal 3. Bottlenecks serta penyebab keberhasilan & kegagalan 4. Bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada
PROSES & HASIL NET-MAP • Peta hubungan adalah rangka. Sedangkan diskusi justru sebagai substansinya • Hasil akhir : peta hubungan menunjukkan kepada siapa kita dapat bekerja sama • Proses yang maksimal akan melahirkan hasil yang maksimal (memberikan pandangan yang mendalam bagaimana mengeksekusinya)
LANGKAH DALAM MENGGUNAKAN NET-MAP 1. Rumuskan PERTANYAAN 2. Tempatkan stakeholders dalam map & buatlah kategorinya 3. Kaitkan hubungan formal & informal 4. Petakan posisi stakeholders dengan memberikan simbol positif/negatif 5. Tetapkan besarnya pengaruh tiap stakeholder (tower) 6. Sepakati hasil peta dan kompromikan kemungkinan tindakan 7. Bagaimana melakukan komunikasi kepada stakeholders yang stratejik
Bagaimana Memulai ?
Langkah 1 • Pertimbangkan kasus yang telah didiskusikan dalam kelompok dan definisikan pertanyaan : “Siapa saja yang mempengaruhi atau dipengaruhi keberhasilan proper anda……. ?”
MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Langkah 2 Pengelompokan Kategori stakeholder dalam net-map: • Pemerintah • Organisasi Masyarakat (NGO) • Dunia Usaha • Aktor Internasional • dll
Langkah
MENGAITKAN HUBUNGAN ANTAR STAKEHOLDERS 3
• Hubungan formal : hirarki, pelaporan, aliran dana, dsb • Hubungan informal : kesetiakawanan, konflik, advokasi
MEMETAKAN POSISI DARI TIAP STAKEHOLDERS
Langkah 4 Jenis Posisi: • Positif (+) = mendukung • Negatif (-) = menentang • Netral (+/-)
MENETAPKAN PENGARUH STAKEHOLDERS Seberapa besar pengaruh dari setiap aktor terhadap pertanyaan yang diajukan (pada langkah 1) ?
Langkah 5 Makin besar pengaruhnya maka makin tinggi tower-nya : Rendah : 1-2 Sedang : 3-5 Tinggi : 6-8 Sangat tinggi : 9 ≤ …..
Perluasan Layanan Unit Bedah RS Tugurejo
Membangun Sistem Rujukan Lab. Kesehatan
Net Map Stakeholders Keberhasilan Diklatpim Pola Baru
KepalaBK N
Menpan
Fasilitator
❸ (+/+) ❻
❶ (+/−)
(−)
Deputi V
Pakar ❻
Pemrt Pusat
(+/+)
Kepala LAN
❶
❿ (+/+)
❼ (+/−)
PKP2A
Deputi IV
❶(+)
❽ (+/+)
❼(+/−)
Pemrt Dae.
Menkeu ❶ (+)
External LAN Others
(+)
Reporting/coordinating Advocacy Funding Informal relationship
→ Positive (+), Strongly Positive (++) → Negative (-), Strongly Negative (- -) → Neutral (+/-)
Lemb. Diklat ❻
(−)
OBSERVASI & KEMUNGKINAN TINDAKAN OBSERVASI
Langkah 6
KEMUNGKINAN TINDAKAN
Bagaimana peta besar yang dihasilkan?
Apa yang dapat kita lakukan?
Apa/Siapakah motor utamanya ?
Siapa dapat mengerjakan apa?
Dimanakah kebuntuan terjadi ?
Dapatkah kita mengharapkan mereka melakukannya?
Menentukan: Stakeholders yang berpengaruh paling positif atau paling negatif terhadap Upaya Perubahan Stakeholders yang paling dipengaruhi oleh Upaya Perubahan Bagaimana kita harus bekerja bersama Stakeholders dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda
Power/Interest Grid Stakeholder Diagram High
Power
LATENS (High influence, low interest) (Pengaruh tinggi namun kepentingan rendah)
PROMOTERS (High influence, high interest) (Pengaruh tinggi dan kepentingan tinggi)
APATHETICS (Low influence, low interest) (Pengaruh rendah dan kepentingan rendah)
DEFFENDERS (Low influence, high interest) (Pengaruh rendah namun kepentingan tinggi)
Low Low
Interest
High
Ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholders: Promoters memiliki kepentingan besar terhadap Upaya dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya) Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi Upaya Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi Upaya jika mereka menjadi tertarik Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Upaya
Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholders Agar Upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses Upaya sepenuh hati Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain
Promoters (High Influence / High Interest) Benar-benar bisa membuat Upaya berjalan Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik Latents (High Influence / Low Interest) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya Upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka Tunjukkan bagaimana Upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya
Defenders (Low Influence / High Interest) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak perlu khawatir tertang ke terlibatannya di masa datang Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat Upaya perlu bertahan hidup Apathetics (Low Influence / Low Interest) Tidak peduli terhadap Upaya Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok atau karena posisinya di komunitas Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui newsletter
Menarik orang / organisasi ke dalam proses dan meng gerakkan ke arah Promoters Memperlakukan mereka dengan respek Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan menggunakan bakat mereka Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan
Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari sejak awal Apabila mengawali hanya dengan sedikit kekuasaan / pengaruh, mereka perlu dibantu belajar bagaimana memperoleh dan melatih pengaruhnya dengan bekerja bersama orang lain, dan mengembangkan keterampilan pribadi, berpikir kritis, dan politis
STRATEGI MEMOBILISASI STAKEHOLDER High
Power
LATENS: KEEP SATISFIED -Yakinkan manfaat perubahan, tapi jangan berlebihan yang membuat bosan.
PROMOTERS: MANAGE CLOSELY - Libatkan dalam perubahan dg respek - Lakukan upaya terbaik utk memuaskan mereka.
APATHETIC: MONITOR -Monitor secukupnya dan jangan komunikasi berlebihan sehingga membosankan mereka
DEFFENDER : KEEP INFORMED - Beri informasi yg cukup, bicara yang meyakinkan bhw tdk timbul masalah.
Low Low
Interest
High
PENGERTIAN STRATEGI KOMUNIKASI • Paduan dari perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen komunikasi (communication manajement) untuk mencapai suatu tujuan (goal). • Secara operasional pendekatan (approach) bisa berbeda-beda sewaktu-waktu, bergantung pada situasi dan kondisi.
STRATEGI KOMUNIKASI 1. Terbuka Kunci pertama untuk menciptakan Komunikasi yang efektif adalah transparansi, yaitu informatif dan jujur dalam berkomunikasi. 2. Terstruktur Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dalam cara yang menarik agar mudah dimengerti oleh audiens. 3. Bersemangat Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan.
4. Seimbang
LANJUTAN…………….
Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, Anda perlu mengatur frekuensi pesan. Komunikasi yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi. Di sisi lain, komunikasi yang terlalu sering akan menyebabkan sikap apatis. 5. Profesional Komunikasi harus dikemas secara profesional. Pesan yang dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih efektif dalam lingkungan kerja. 6. Wording Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih efektif
SPEKTRUM KOMUNIKASI Assertive
Agresif
Semuanya hanya tentang Anda, menghilangkan keberadaan stakeholder lain. Meniscayakan hak dan marta bat stakeholder lain. Pernyataan agresif merendahkan, mempermaluka n dan menghina
Menganggap anda sebagai yang utama, stakeholder lain adalah nomor dua (sekunder). Mengekspresikan kebutuhan dan keinginan dengan cara yang dapat diterima oleh stakeholder lain. Dapat menyampaikan informasi yang tidak menyenangkan dengan cara yang tidak mengancam dan membuat tersinggung stakeholder lain
Responsif Mengganggap stakeholder lain adalah yang utama, sedangkan anda justru yang sekunder. Menyadari stakeholder memiliki kekuatan, sumberdaya, dan persepsi berbeda terhadap kondisi/situasi tertentu. Berusaha mencari dan mengidentifikasi komponen diatas untuk dipertemukan pada kesamaan pandangan dan atau penyelesaian masalah
Non-Assertive Stakeholder lain adalah segalanya. Melepas tanggungjawab dan menyerahkan semuanya kepada stakeholder lain.
